Свой мастер-класс, воркшоп или битву ученых - это только половина дела: важно, чтобы о проекте своевременно узнала аудитория, на которую он рассчитан. Руководитель отдела SMM компании Sterno.Ru Мария Вуль о том, как привлекать лидеров мнений и пользоваться хэштегами, чего ни в коем случае не стоит делать в своем паблике и почему «Одноклассники» не так безнадежны, как кажется. T&P публикуют видео и основные тезисы мастер-класса.
Вы решили провести лекцию, мастер-класс, семинар или любое другое образовательное событие - подготовили лекцию, представляете, на какую аудиторию она рассчитана, а на лекцию никто не пришел - просто потому что не знал о ней. Чтобы избежать подобного рода роковых ошибок, нужно научиться информировать общественность о ваших гениальных идеях. Ведь вся блогосфера с форумами и сайтами, социальными сетями Facebook и Вконтакте и многими другими находится в полном вашем распоряжении.
Перед тем как начинать процесс продвижения вашего мероприятия, нужно представить себе целевую аудиторию и задать несколько простых вопросов:
Кого нужно привлечь?
Где их искать?
Как с ними разговаривать?
Что им нужно?
Как им это дать?
Изучайте соцсети
Важно понять, что штампы и стереотипы о соцсетях не имеют никакого отношения к реальности. Легенда о том, что пожилые унылые тетушки сидят, например, в «Одноклассниках» - это миф, там преобладают бодрые люди 25–35 лет. Нужно ориентироваться не на устаревшие клише, а на то, что реально творится сегодня в соцсетях. Кроме того, часто, когда люди продвигают образовательное событие, они забывают о таких соцсетях, как Instagram, Twitter, Foursquare. Они тоже могут значительно помочь вам в продвижении вашего проекта.
С чего начать и куда податься?
Если у вас не очень много денег и вы не можете позволить себе обратиться в специализирующиеся на продвижении контента компании, существует набор действий, который довольно эффективен для самостоятельного продвижения события:
Разместите события на бесплатных ресурсах-афишах;
Свяжитесь с бесплатными городскими пабликами и пабликами по теме события;
Обратитесь к администрации нишевых площадок;
Пригласите лидеров мнений, которым ваше событие ДЕЙСТВИТЕЛЬНО интересно;
То же самое касается вашего списка друзей.
Во всех местах, где вы будете вешать объявление о своем событии, нужно оставлять домашнюю ссылку, по которой пользователь сможет к вам прийти. Затем, используя сервис Яндекс-метрика, вы сможете узнать, откуда пришли люди, что сработало более эффективно. В соцсетях всегда нужно использовать кнопку «я пойду» или «возможно», чтобы примерно представлять, сколько людей к вам придет.
Вы можете сразу же оставить сообщения о своих событиях на сервисах Lookatme.ru, Exchang.es, а вот с сервисами Афиша, Mail.Ru или Yandex.ru имеет смысл договариваться заранее.
Предположим, ваша лекция посвящена единорогам. Найдите форумы и паблики любителей единорогов, найдите все места, где сидят эти люди, не забывайте про ссылки на те места, где вы хотите аккумулировать свою аудиторию. Выясняйте, где находится ваша целевая аудитория.
Лидеры мнений получают много приглашений каждый день - нужно заинтересовать нужных вам людей своим мастер-классом, доказать им, что вы уникальны. Даже если человек не придет, он может порекомендовать ваше событие, и это уже будет отличной рекламой. Запомните: не нужно спамить всю вашу френд-ленту сообщением о мероприятии 15 раз в день, то же самое не нужно делать с вашей целевой аудиторией, иначе она начнет вас тихо ненавидеть.
Сообщите о событии заранее, но в разумных приделах - примерно за неделю. Если нужно купить билеты, то сообщать нужно немного раньше. Если у вас есть информация о мероприятиях, которые вы уже организовывали по этой теме, выложите отчет и фотографии.
Сообщая о вашем будущем мероприятии, будьте всегда оригинальны и разнообразны:
Покажите людям, что их ждет на мероприятии;
Придумайте хэштеги и всегда используйте их!
В ваших сообщениях всегда оставляйте ссылки, чтобы люди знали, куда идти, если картинка будет расшарена. Пользуйтесь хэштегами всюду - и в социальных сетях, и на заставке, и на баннере. Если у вас есть свои группы, блоги и т.д., используйте их для оповещения о вашем мероприятии.
Собирайте и накапливайте свою аудиторию. Когда мы, например, занимаемся продвижением лектория Высшей школы экономики, для каждой лекции мы создаем ивент и оповещение на электронную почту для людей, которые в Facebook ранее сказали «я пойду» на наши предыдущие лекции.
Рассказывая о месте, где будет проходить лекция, сделайте карту - упростите жизнь людям, которые к вам придут.
Не нужно по сто раз в день писать «у нас очень классная лекция, приходите, пожалуйста» и т.д., не нужно доставать людей. О событии можно напоминать раз в день или раз в два дня используя разные картинки, список литературы к лекции, ссылки на фильмы по теме, можно нарисовать картинку, дать цитату.
Важность интонации
Нельзя в разных сетях говорить одинаковым языком. Можно сделать опрос, картинку, обсуждение для Вконтакте или Facebook. Если вы планируете сделать серьезную научную лекцию, вы отпугнете людей, если будете вешать веселые картинки в соцсетях про квантовую физику. Нужно понимать, кого вы хотите зацепить и как они привыкли, чтобы с ними общались.
Если есть деньги, можно продвинуть ваш пост в соцсетях - Facebook в этом смысле устроен очень удобно, он сам вас проведет по всем ступеням создания рекламного поста. И у Фейсбука, и у Вконтакте есть понятные инструменты, которые помогут вам понять, как работает ваша реклама и поменять картинку или текст вашего объявления, если вы не довольны эффектом. У Вконтакте текстово-графический блок работает не всегда эффективно - можно заказать размещение анонса или связаться с редакторами паблика Вконтакте если основная аудитория этого паблика соответствует интересам вашей лекции.
Обратная связь
Когда лекция прошла, не забывайте о социальных сетях - вам ведь нужна лояльная аудитория и в будущем. Не расслабляйтесь: скажите большое спасибо людям за то, что пришли на лекцию, предложите задать вопросы, если они у них остались, выложите фото и презентацию.
Попросите людей оставить комментарии, отвечайте на них, не оставляйте их висеть в одиночестве. Можно сделать небольшое исследование: в Яндексе вбиваете хэштег, вашу фамилию, название лекции и смотрите, что о вас пишут люди. Напоминайте людям о хэштеге, чтобы они, когда пишут или выкладывают что-то, использовали его.
Вы можете расшарить картинки, вопросы, темы лекции, а также темы для обсуждения, которые требуют реакции. Всегда говорите «большое спасибо за вашу конструктивную критику» и отвечайте на заданные вопросы. Используйте в вашем ивенте дополнительный полезный контент. Создайте контент, который вам самим хочется перепостить.
Не надо делать так!
Звать на событие всю френдленту без разбора;
Отмечать людей на фото без их разрешения;
Без конца апдейтить ивент;
Анонсировать событие в десяти пабликах одновременно;
Забывать об анкетах, физическом присутствии хэштега на мероприятии;
Игнорировать негативные отзывы, удалять комментарии.
Во время события можно вести twitter-трансляцию, можно объединить лекцию в небольшое видео, чтобы человек, который не присутствовал на ней, понял все за три минуты. Все время, пока мы проводим событие, и после мы мониторим отзывы по хэштегам, по фамилиям, по ключевым словам.
Пользуйтесь Instagram, даже если вам нечего фотографировать. Всегда можно вытащить что-то из области экспертизы. Посмотрите на Instagram General Electric - смотреть фотографии про моторы мало кому интересно, но они просто волшебно ведут свой Instagram.
Все мы знаем о том, что обозначает слово "мероприятие". Но иногда, когда нас просят выразить словами наши знания, у нас получается не очень складная речь. Это происходит из-за того, что мы не очень четко себе представляем предмет разговора. Ведь если человек не может чего-то описать, значит, он это не понимает. В этой статье мы разберемся в терминологии и узнаем что же это такое - мероприятие.
Значение слова
Мероприятие - это действие людей, которые объединены, какой-либо общей целью. Это общее определение, у которого есть несколько нюансов. Например, группа подростков, собравшаяся выпить пива у подъезда, не может назвать свою встречу мероприятием. И это происходит не потому, что словарный запас этой прослойки общества порою скуден, а потому что это сборище не ставит своей целью культурное развитие.
Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятие - это встреча группы людей, которые собрались культурно просветиться, узнать что-то новое или поведать другим свою точку зрения. А также мероприятием называется встреча людей в количестве большем, чем две персоны.
Публичное мероприятие
Из прошлой части статьи мы поняли, как называется событие, когда небольшая группа людей собирается с целью просвещения или полезного времяпрепровождения. Теперь нужно понять, когда мероприятие можно называть публичным. Чаще всего такое определение можно встретить у демонстрации, митинга, театрального вечера, открытия выставки и т. д.
Можно сделать вывод, что публичное мероприятие - это собрание большого количества незнакомых друг с другом людей, которые объединены общей целью.
Но, например, ярмарку, которая отлично подходит под определение, сложно назвать публичным мероприятием. Все люди имеют одинаковую цель купить продукты, но каждый это делает для себя.
Другой пример, театр. На представлении люди тоже получают удовольствие, причем каждый для себя. Но ведь это публичное мероприятие. Все дело в том, что во втором примере актеры играют для всего зала, отдают свое время и дарят талант, чтобы зрители получили эстетическое наслаждение.
Детское мероприятие
Утренники, творческие вечера или игры в детском парке - все это подходит под наше определение. Детское мероприятие - это деятельность взрослых, направленная на развлечение своих маленьких зрителей. Организованный детский праздник будет отличаться от игры одноклассников тем, что в первом случае есть видимый лидер, который задает правила. Аниматор диктует условия и смотрит за тем, чтобы они были выполнены.
Конечно, необязательно чтобы взрослые развлекали детей, они могут устроить мероприятия силами самих детей. Яркие примеры этого: утренники, школьные концерты и театральные постановки. Все это прививает маленьким членам общества командный дух, ответственность за свои поступки. Дети избавляются от комплексов, преодолевают скромность, учатся демонстрировать свои многочисленные таланты. По сути, высказывание о том, что детские праздники отличаются от взрослых лишь возрастным контингентом, в корне не верно, в этом мы убедились с вами из вышепри веденных тезисов.
Так что, как говорится, доверяй, но проверяй. И в следующий раз, когда в разговоре всплывет тема культуры мероприятий, вы сможете дать хорошо продуманный ответ.
Если ваш проект предполагает частое проведение реальных мероприятий, и вы каждый раз сталкиваетесь с массой организаторских трудностей, то этот материал специально для вас. Елена Сергеева, опытный event-организатор, расскажет о главных шагах и основных моментах, которые стоит учесть на пути к успешному проведению небольшого события.
Моё организаторское утро начинается не с кофе, а с того, что я обновляю страничку продаж билетов на мероприятия, которые находятся в работе. Возможности event-маркетинга не ограничиваются только продажей билетов, с помощью этого инструмента можно решать самые разные бизнес-задачи. Например, создавать поток клиентов для независимых специалистов и фрилансеров, объединять людей вокруг бренда или продвигать свежеоткрывшееся заведение.
На примере образовательного интенсива разберём, как организовать мероприятие и какие шаги нужно пройти от идеи до реализации.
Шаг 1. Развиваем идею в концепт
- Придумываем название и формат.
- Планируем длительность с учётом тайминга выступлений, перерывов на отдых/еду.
- Определяем количество участников.
Если вы планируете выступать на мероприятии, но опыт для вас новый, не стоит сразу гнаться за большими цифрами. Быть одновременно в двух ролях - спикера и организатора - довольно трудно, и есть риск всё провалить.
У нас формат пятичасового (с часовым перерывом на обед) интенсива «Продвижение событий с бюджетом и без от 50 до 5 000 человек». В заголовке мы без лишнего креатива сузили и конкретизировали тему.
- На этом этапе не забываем про портреты целевой аудитории.
О том, что нужно знать свою ЦА, вы слышите постоянно, но без этого и правда дальше не продвинуться. Варианты аудиторий удобно структурировать в любой программе по составлению mindmap (я использую ХMind).
Встреча Travel Massive в Санкт-Петербурге
для специалистов из туристической индустрии
Шаг 2. Поиск площадки
Определив формат и количество участников, можно начинать искать подходящую площадку.
Где искать? В первую очередь расспросите коллег или оставьте запросы в тематических группах в соцсетях. Если контактов в этой сфере пока совсем нет - открываем афишу мероприятий в своём городе и смотрим, на каких площадках они проходят. Полезно заглянуть в выбранные места во время чужих мероприятий - так можно увидеть площадку вживую и в действии и сделать окончательный выбор.
Чем масштабнее ваше мероприятие, тем раньше нужно искать для него временный дом.
На 50-70 человек в крупных городах площадку можно найти и за 3-5 дней. Но лучше не рисковать и спокойно выбрать подходящий вариант за 3-4 недели.
Для поиска нужно заранее составить список требований: транспортная доступность и расположение в городе, площадь и количество стульев, наличие проектора, экрана и звукового оборудования, кулера с питьевой водой или возможность его установки, количество туалетов, наличие окон и хорошей вентиляции или кондиционера. Это базовый набор для небольшого мероприятия лекционного формата на 50–70 человек, который можно дополнять множеством опций в зависимости от вашей концепции.
Опытные организаторы также учитывают фактор адекватности администрации площадки: обращайте внимание на то, как с вами общаются при первом звонке или встрече.
Аренда площадки часто занимает львиную долю бюджета всего мероприятия. Поэтому можно смело включать крутого переговорщика, не бояться спрашивать о скидках или даже договориться на частичную или полную бартерную аренду: мой опыт подтверждает, что это вполне реально как для бесплатных мероприятий, так и для платных. Например, недавно открывшиеся площадки нуждаются в PR и притоке гостей, поэтому часто дают очень выгодные условия.
Шаг 3. Продвижение мероприятия
На эту тему можно написать несколько книг, но попробую коротко обозначить пару важных моментов. Если мероприятие бесплатное и бюджета на продвижение совсем нет (а так чаще всего и бывает), то можно придумать специальные условия участия (например, участник делает репост анонса на своей страничке в соцсети с обязательным комментарием, почему он хочет пойти на мероприятие). Таким образом, вирусное распространение поможет собрать аудиторию. Не стоит упускать из виду вариант взаимодействия с партнёрами: составьте список городских и тематических сообществ и попросите их поддержать вас.
Для платных мероприятий при отсутствии бюджета задача сильно усложняется. Помимо взаимодействия с инфопартнёрами стоит выделить минимальный бюджет на платную рекламу (например, с первых продаж).
На нашем интенсиве для организаторов на 50 человек со средним чеком за билет 1000 рублей рекламный бюджет на продвижение во ВКонтакте составил всего 4 600 руб. Как видите, вполне подъёмные числа, которые окупились нам во много раз.
На сегодняшний день некоторые форматы ВК уже практически потеряли свою эффективность в продвижении (например, таргетированные объявления сбоку в веб-версии), зато отлично работает формат промопостов (рекламных записей, которые появляются в ленте).
Важно не только написать текст и подобрать картинку к промопосту, но и правильно выбрать аудиторию, которой вы покажете это объявление. Здесь пригодятся тот самый mindmap с сегментами из первого шага и специальные сервисы ретаргетинга (Церебро, Таргет Хантер), которые помогут точечно подобрать аудиторию под ваши задачи: самых активных участников сообществ, подписчиков и друзей лидеров мнений, участников мероприятий-конкурентов, тех, кто состоит в 3–4 сообществах по теме вашего ивента и так далее.
С каналами привлечения план наметили. Что дальше? Нужно где-то размещать информацию об ивенте и продавать билеты или собирать регистрации. Самый бюджетный и быстрый вариант - это создание встречи мероприятия в соцсети и подключение билетного сервиса (например, Timepad). Во встрече вы можете размещать анонсы и «подогревать» аудиторию, а страничка на Timepad поможет вам удобно и законно собрать данные об участниках и подключить продажу билетов онлайн.
Шаг 4. Обработка заявок
Если вы подключили онлайн-покупку билетов, то вам остаётся только обновлять страничку билетного сервиса и радоваться результатам (или нет). Часто бывает так, что часть заявок остаются неоплаченными и организаторы с ними никак не работают. А зря! Ведь вы уже заплатили за эти заявки временем или деньгами (а чаще и тем, и другим), и жаль сдаваться на этапе, когда победа так близка.
Если вы запрашиваете при регистрации email участников, отправьте им напоминание или расскажите побольше о себе или мероприятии. Если у вас есть телефоны, не стесняйтесь прозвонить, уточнить, что остановило человека от покупки билета. Такой подход помогает мне получать дополнительно 30–40% продаж от количества неоплаченных заявок.
Шаг 5. День X. Провести ивент и выжить
Здесь пригодится небольшой чек-лист:
- подготовьте “утренний чек-лист”, где пропишите все действия для старта мероприятия - так вы ничего не забудете, а разгруженный мозг будет подавать сигналы, что всё под контролем, и наполнять вас спокойствием и уверенностью;
- если вы и спикер, и организатор, то в день мероприятия возьмите одного-двух человек в помощники, чтобы встречать гостей, в том числе и опаздывающих (когда вы уже начнёте выступать);
- заранее обсудите с администрацией площадки, кто настроит оборудование и будет ли технический специалист на протяжении всего мероприятия;
- для образовательного мероприятия лекционного формата на 50–70 человек приезжать на площадку имеет смысл за 1–2 часа (если нет сложных декораций и монтажа);
- не забудьте угостить гостей чаем и вкусностями, пока они ждут начала. Это будет вам стоить несколько сотен рублей, а ценность мероприятия и дружелюбность атмосферы возрастут в разы;
- попросите фотографа обязательно сделать общие фото зала, эмоций людей и спикера, деталей, передающи дух мероприятия;
- не забывайте делать перерывы на отдых и еду. Даже если вы чувствуете, что готовы рассказывать четыре часа без остановки, помните, что не все готовы слушать без перерыва, да и базовых человеческих потребностей никто не отменял.
В любой компании рано или поздно встает вопрос о необходимости организации неформального мероприятия для сотрудников. И каждый специалист по работе с персонал начинает думать, как это должно быть. Основываясь на практическом опыте, в данной статье рассмотрим, как правильно подходить к подобному вопросу.
Во-первых, перед проведением мероприятия необходимо поставить себе четкие задачи – для чего проводится мероприятие? Если коллектив в процессе формирования и многие сотрудники незнакомы друг с другом, если Ваши коллеги общаются очно не часто (большинство времени по электронной почте и телефону), то можно выделить следующие основные задачи мероприятия:
Знакомство и сплочение коллектива;
Формирование навыков межличностного взаимодействия в команде;
Формирование и поддержка позитивного настроя участников на совместную деятельность.
Значит, оптимальным становится проведение командообразующего мероприятия. К нему необходимо готовиться заранее. Вначале нужно определиться с форматом проведения мероприятия. Для командообразования основных форматов несколько.
Тренинг «Веревочный курс»
Самый известный формат. Участники проходят испытания, установленные на трех уровнях различной высоты (1-5 метров, 5-8 метров и 8-15 метров). При этом весь комплекс заданий образует веревочный город Вашей компании.
Основная направленность «Веревочного курса» – преодоление себя и личный вызов. Сплочение коллектива происходит посредством межличностной поддержки друг друга при прохождении испытаний. Главное – обеспечение безопасности участников. Поэтому его организацией занимаются сотрудники, имеющие сертификаты альпинистов с допуском работы с группами. Еще очень важно (на всякий случай) сделать медицинскую страховку для каждого участника.
Классический тренинг командообразования
Коллектив компании делится на малые группы в произвольном игровом порядке или согласно пожеланиям. Все команды проходят определенные задания и испытания, работая на единый результат. Задания и испытания доступны абсолютно всем и подразделяются на физические, логические и творческие. Кульминацией становится достижение общей цели.
По итогам предоставляется отчет о межличностном взаимодействии в коллективе, выраженных и скрытых лидерах, сильных и слабых сторонах команды.
Сценарный тимбилдинг
Это создание индивидуальной программы, основанной на корпоративных ценностях и идеологии компании, с учетом направления и рода деятельности. Индивидуальный сценарий позволяет транслировать заложенную в него информацию в игровом формате, что способствует быстрому вовлечению всех участников в процесс командообразования. Готовые сценарии, без адаптации под конкретную компанию, не эффективны.
Ролевое и интеллектуальное сплочение команды
Разгадывая загадки и находя подсказки в самых необычных местах, взаимодействуя с самыми необычными людьми и персонажами, все движутся к общей цели. Для каждого предусмотрена отдельная роль, следуя которой, необходимо выполнить определенные задания. Это приводит к достижению командой общего результата.
Творческое командообразование
Такое событие запомнится сотрудникам надолго. Все участники делятся на команды для выполнения большого творческого задания. Это может быть съемка фильма или ролика, театральная постановка в любой форме и многое другое. Каждая группа создает только часть общего действия, которое будет объединено в кульминации. Реализовать можно как на открытом воздухе, так и помещении. При этом, помимо подготовки индивидуального сценария, инструкторы проводят профессиональный мастер-класс по сценическому и актерскому мастерству.
Командообразование в формате «Квест»
Симбиоз классического и сценарного создания команды с элементами «Веревочного курса» в виде поиска и приключения. Команды по подсказкам и контрольным точкам идут к одной цели. На каждой точке необходимо выполнить задание. Достигнуть общей цели можно только сообща.
Какие же форматы подходят, если необходимо просто собрать сотрудников в неформальной обстановке? Это различного рода развлекательные мероприятия, так называемый EVENT. К ним можно отнести:
Спортивные развлечения и соревнования;
Концертные развлекательные программы;
Приключения различного рода и уровня;
Мотивационные программы и т.д.
В любое развлекательное мероприятие возможно внесение элементов командообразования, но полноценным по своей сути оно являться не будет. Можно выделить следующие форматы корпоративных событий.
Творческие мероприятия
Совместная деятельность участников. Примером творческих мероприятий могут быть распространённые программы «Корпоративный театр», Съемка корпоративного игрового фильма («Премия Оскар») и «Корпоративный КВН».
FamilyDay
Совместный семейный праздник для сотрудников и их близких может стать примером лояльности компании к поддержанию семейных ценностей и важности каждого сотрудника. Его возможно провести в самых различных форматах, от спортивного до экстремального. Примером идей подобных мероприятий может быть программа «Древний город мастеров». Концепция программы строиться на различных мастер – классах, доступных любому возрасту, и ярмарочном приключении для всей семьи.
Экстремальное приключение
Зачастую в некоторых компаниях принято вносить элементы экстрима в свои мероприятия: речной сплав с элементами квеста, джипинг, поход, рафтинг, каньониг и пр. Рассмотрим в качестве примера джипинг. Внедорожное мероприятие проводится в живописных окрестностях лесных дорог. Представляет собой внедорожное ориентирование на весь день по специально подготовленной трассе. Наполнение может быть как по определённой легенде (участники погружаются в определённую тематику – например, поиск сокровищ, разминирование города, и т.д. – с тематическим антуражем и формой одежды), так и просто на соревнования между командами (прохождение контрольных точек на скорость и точность).
Познавательный формат
Участники смогут пройти ряд мастер–классов и заданий, которые расширят кругозор и максимально заинтересуют. Примером подобного формата может быть программа «Ночь в музее», «Кулинарный поединок» и многие другие.
Социальный формат
Социальные мероприятия для каждого участника становятся значимыми и немного личными. Например, мытье окон в детском доме, высадка деревьев в городском парке, выступление для ветеранов… Они позволяют каждому участнику чествовать свою значимость и показывают корпоративную ответственность.
Как правило, социальные мероприятия становятся традиционными для компании и собирают максимальное число участников.
Вечернее развлекательное мероприятие
Так же может состоять из самых различных концепций. Наиболее интересным примеров служит формат нескольких карнавалов или творческое «корпоративное Евровидение». Вы перенесетесь на концертную площадку и организуете музыкально-песенное шоу по своим правилам. Коллеги и руководство оценят ваши таланты.
Спортивное корпоративное мероприятие
Спорт, как часть нашей жизни, присутствует, так или иначе, рядом с любым человеком. Важно просто правильно выбрать время и распланировать его, отведя какое-то место именно спорту, потому что свободного времени много не бывает. И порой, проводя 5 дней неделю в офисе, желание заниматься спортом или велико, или наоборот – очень близко к «нулю». Спортивные корпоративные мероприятия являются не только прекрасным отдыхом, но и возможностью развития здорового образа жизни.
Если вы определились с необходимым форматом мероприятия, то настало самое время его реализовать.
Алгоритм
- Необходимо примерно понимать то, что бы хотелось организовать. Приблизительно определить количество участников и день проведения корпоративного события.
- Для понимания того, каким должно быть наполнение мероприятия, необходимо обратиться в 4-5 компаний, предлагающих подобные услуги и попросить подготовить предложение. Там должна быть программа, возможное место проведения мероприятия и дополнительные услуги (трансфер, питание и т.д.).
- После анализа рынка у вас будет представление о предложениях, стоимости и возможном креативном наполнении мероприятия.
- Выбрать понравившиеся предложения и попросить исполнителя детализировать их. Указать все возможные расходы и налоги. Если вам непонятна какая-либо позиция – требуйте развернутого ответа. Обратите внимание, что у многих компаний те или иные услуги могут предоставляться бесплатно по акции или действуют скидки.
- Выбираете понравившегося подрядчика и продолжаете работу с ним. Постарайтесь сделать сценарий выбранного формата мероприятия индивидуальным, написанным непосредственно для вашей компании.
- Пытаясь сэкономить, помните, что это может отразиться на качестве всего мероприятия. Но и видя явно завышенные позиции (например, простую минеральную воду по 200 рублей) смело говорите о скидке.
- Выбирая место проведения мероприятия, стоит обратить внимание на его удаленность от Москвы и качество питания на площадке. Оптимальный средний чек на 4 000 рублей, включая кофе-паузу, обед и вечерний банкет. Это будет сытное вкусное меню, но без излишеств.
- Если у вас профессиональный подрядчик, то подготовка будет только в радость.
Надеюсь, данная статья поможет организовать и провести ваше корпоративное мероприятие на самом высоком уровне и с минимумом затрат! Удачных вам начинаний!
О ключевых моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия, рассказала Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность».
Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.
Организация мероприятия - непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google , программы, например, Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek . Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель . Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой .
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
---
Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2 Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
Загрузка...
