Сроки внесения изменений в должностную инструкцию. Внесение изменений в должностную инструкцию работника: порядок и образцы. Можно ли вносить изменения

порядок изменения должностной инструкции
*
* этапы разработки положений о структурных подразделениях,
* планы

Правильно внести изменения в должностную инструкцию

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными, оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные изменения, происходящие при организации труда и управлению трудом у конкретного работодателя. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному обновлению. Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами, содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления.
Как часто надо менять текст должностной инструкции? В этом вопросе возможна крайность: некоторые кадровые работники, проявляя излишнее усердие, обновляют должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправдано. Внесение изменений в должностные инструкции необходимо, например, в следующих случаях:

при изменении должностных правомочий и обязанностей;
при переводе на другую должность (работу) у того же работодателя;
при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
при реорганизации юридического лица;
при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения;
при изменении фамилии (или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной) и др. В некоторых случаях используют индивидуальные (персональные) должностные инструкции, которые пишутся для конкретного работника и содержат в заголовке к тексту его фамилию и инициалы. Это целесообразно делать только в качестве исключения. Если инструкция пишется на конкретного человека, а не на должность, то при приходе нового работника он не сможет на ней расписаться, это потребует внесения в нее соответствующих изменений или утверждения новой должностной инструкции.

Порядок внесения изменений в должностные инструкции может различаться в зависимости от того, когда они внесены: до приема работника на соответствующую должность или после.
В первом случае процедура внесения изменений носит упрощенный характер - не требуется дополнительного оформления согласия работника. Можно создать новую должностную инструкцию и утвердить ее или внести изменения в должностную инструкцию соответствующим приказом руководителя.
И другая ситуация, когда руководство пожелало внести изменения в должностную инструкцию сотрудника уже работающего в данной должности.
При этом процедура внесения изменений в должностные инструкции сильно различается от характера вносимых изменений, а именно, касаются они определенных сторонами условий трудового договора или нет.
Трудовым законодательством определенные сторонами условия трудового договора подразделяются на обязательные (необходимые), т. е. условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и на дополнительные (факультативные), наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон.
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности,- место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с действующим Трудовым Кодексом Российской Федерации или иным федеральным законом;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. К дополнительным в части 3 статьи 57 ТК РФ относит следующие условия:

об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
об испытании;
о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Этот перечень не является исчерпывающим и может дополняться по соглашению сторон.
Если должностная инструкция была оформлена приложением к трудовому договору, то внесение изменений в нее будет означать изменение определенных сторонами условий трудового договора.
Изменение определенных сторонами условий трудового договора должно осуществляться в порядке, предусмотренном статьей 72 Трудового кодекса Российской Федерации. То есть по общему правилу любые условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.
Соответственно, внесение изменений в должностную инструкцию, конкретизирующую те или иные определенные сторонами условия трудового договора, должно быть оформлено дополнительным документом - соглашением, заключаемым между работником и работодателем в письменной форме.
Встречается довольно распространенная ошибка: при изменении того или иного положения в должностной инструкции старое просто вычеркивается и делается новая запись. Ни в коем случае в должностной инструкции зачеркивание не допускается, это юридически обесценивает этот документ.
Под изменением определенных сторонами условий трудового договора понимается в том числе перевод на другую работу.
Согласно статьи 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на другую работу у того же работодателя допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ. То есть при наличии обстоятельств чрезвычайного характера (в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части), перевод не требует согласия работника, но может быть осуществлен на срок до одного месяца.
Перевод на другую работу следует отличать от перемещения работника на другое рабочее место. Согласно ст. 72.1 ТК РФ не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
Порядок документального оформления письменного согласия работника о переводе зависит от того, от кого исходит инициатива о переводе, соответственно, это может быть заявление работника или соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора. На основании документа, отражающего письменное согласие работника, издается приказ (распоряжение) о переводе работника, данный приказ является основанием для внесения изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию работника, с этим приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.
В случае перевода, носящего постоянный характер, целесообразна иная процедура: издание новой должностной инструкции и ее утверждение.
Допускается возможность изменения определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя, но лишь по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и в случае предварительного уведомления работника в письменной форме (ст. 74 ТК РФ). При этом по инициативе работодателя допускается изменение всех определенных сторонами условий трудового договора, за исключением изменения трудовой функции работника (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы).
Под изменением организационных или технологических условий труда согласно пункту 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ № 2 следует понимать такие изменения организации труда и организации производства, как:
изменение техники и введение новой технологии;
совершенствование рабочих мест на основе их аттестации;
структурная реорганизация производства и тому подобное.
В случае трудового спора обязанность представить доказательства, что изменение определенных сторонами условий трудового договора вызвано изменением организационных или технологических условий труда, лежит именно на работодателе.
Поэтому данные изменения должны быть подтверждены документально, например, в приказе об изменении организационных и технологических условий труда нужно упомянуть, какие конкретно условия и перемены имеются в виду (ввод в эксплуатацию нового оборудования, автоматизация бухгалтерского учета на базе компьютерных программ и другое) со ссылкой на подтверждающие документы.
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.
Работник должен ознакомиться с этим уведомлением или приказом (распоряжением) работодателя и подтвердить этот факт своей подписью на документе и проставлением даты ознакомления. В случае отказа работника расписаться в получении уведомления (иного документа) о предстоящем изменении определенных сторонами условий трудового договора необходимо составить акт об этом с привлечением свидетелей.
На основании данного уведомления (иного документа), изданного работодателем, вносятся соответствующие изменения в тексты трудового договора, должностной инструкции, и иные локальные нормативные акты (штатное расписание, положение о структурных подразделениях и другие).
Работнику, который не согласен на продолжение работы в новых условиях, работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Таким образом, если должностная инструкция регулирует те или иные определенные сторонами условия трудового договора, то ее правовой статус обуславливает два возможных для работодателя варианта внесения изменений:
по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ);
в одностороннем порядке по инициативе работодателя, но с учетом правил, предусмотренных ст. 74 ТК РФ (при этом трудовая функция работника обязательно должна остаться неизменной).
Решая кадровые вопросы, руководители часто сталкиваются с проблемой перераспределения трудовых обязанностей, замещения временно отсутствующего работника и так далее.
В случае возложения на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) необходимо руководствоваться статьей 60.2 ТК РФ и соблюдать требования статьи 151 ТК РФ о доплате при совмещении профессий (должностей), а также при расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Поручение работнику дополнительной работы допускается только с письменного согласия работника. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем также с письменного согласия работника. Исполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) требует внесения соответствующих изменений, дополнений в трудовой договор и должностную инструкцию работника. На основании документа, отражающего письменное согласие работника о выполнении дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) , издается приказ (распоряжение) о внесении изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию работника, с которым работник знакомится под роспись.
Либо составляется отдельный документ - соглашение о внесении изменений в должностную инструкцию, который подписывается работником и работодателем.
Бывает и такая ситуация, что работник уже принят на работу, а должностная инструкция в отношении его должности утверждается работодателем позже. Такая должностная инструкция вводится в действие в отношении данного работника только в случае, если работник в письменной форме выразит на это свое согласие.
Реорганизация юридического лица, изменение наименования работодателя, внесение иных изменений в учредительные документы, или изменение наименования структурного подразделения также сопровождается внесением соответствующих изменений в локальные нормативные акты на основании приказа (распоряжения) работодателя, а также в трудовые договоры, трудовые книжки и, соответственно, в должностные инструкции работников.
Важным с юридической точки зрения является также учет внесения изменений в должностные инструкции. В специальном журнале (книге) регистрации должностных инструкций должна фиксироваться информация о дате внесения изменений в конкретную должностную инструкцию и характере этих изменений (название раздела, что изменено, добавлено или удалено).
После замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться три года (пункта 35 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.).
Разрабатывая должностную инструкцию, как правило, основное внимание уделяют ее содержательной части, что, безусловно, важно.
Однако нельзя забывать о том, что текст становится документом только после придания ему юридической силы, т.е. он должен иметь соответствующую форму со всеми необходимыми реквизитами, правильно внесенными.
1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Под наименованием организации или за ним указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Реквизит «Место составления или издания документа» указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
2. Наименование документа. Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно кроме названия организации указать и название организационно-распорядительного документа(должностная инструкция). Наименование «Должностная инструкция», как правило, пишется в левом верхнем углу бланка. В принципе, если в вашей организации требуют, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением и на юридическую силу это не окажет никакого влияния. 3. Дата и номер документа. Датой документа является дата его утверждения. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.
4. Заголовок к тексту(наименование должности).Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: кого? Например, должностная инструкция инспектора по кадрам.
5. Гриф утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
6. Подпись разработчиков документа. Сразу после текста идет подпись разработчика, а за ней – визы согласования. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, составившего и подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи – инициалы, фамилия. Например, Начальник отдала снабжения личная подпись А.М.Борисов
7. Гриф согласования. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например,
СОГЛАСОВАНО
Руководитель юридического отдела ООО «Парус»
Личная подпись А.С.Власова
Дата
И подпись разработчика и визы согласования ставятся на должностной инструкции до ее утверждения.
8. Отметка об ознакомлении работника с документом. Отметка об ознакомлении работника с документом завершает процедуру составления должностной инструкции. В состав этого реквизита входят: личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата. Например,
С инструкцией ознакомлен: личная подпись И.М.Перов 01 февраля 2010г.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А4. Бланк следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления, если он есть) нумеруют, подшивают и заверяют печатью организации или индивидуального предпринимателя. На обороте последнего листа инструкции делают запись: «В должностной инструкции пронумеровано, подшито столько-то листов» (количество листов - прописью). Лицо, утверждавшее должностную инструкцию, заверяет своей подписью данную запись, ставит расшифровку подписи и дату. И, наконец, ставится печать.
Только после этого у работодателя есть юридические, документально оформленные основания, требовать от работника исполнения возложенных на него должностных обязанностей

Узнайте, как заполнить образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию, каков порядок внесения изменений в должностную инструкцию (образец).

Из статьи вы узнаете:

Каков порядок внесения изменений в должностную инструкцию (образец)

Регламент оформления и изменения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно. Наиболее распространенными способами внесения изменений в должностную инструкцию (образец) являются:

составление и подписание дополнительного соглашения к действующему трудовому договору, если должностная инструкция была оформлена приложением к нему;
утверждение должностной инструкции в новой редакции или оформление соответствующего документа, содержащего реестр определенных корректировок к изменяемой инструкции, если она являлась отдельным документом.

В соответствии с действующим законодательством ДИ (должностная инструкция) не считается обязательным компонентом в документообороте организации. Но при этом большинство руководителей предприятий все же составляют этот документ. Основной причиной такого решения служит то, что ДИ позволяет упростить трудовые взаимоотношения между сторонами, обеспечить взаимное понимание объемов и характера должностных обязанностей по конкретным позициям. А в случае возникновения конфликтных ситуаций инструкция станет инструментом, позволяющим доказать правоту со стороны работодателя или сотрудника.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Важно! Государственные организации обязаны оформлять должностные инструкции. Для них использование должностных инструкций является обязательным.

Учитывая, что ДИ может быть оформлена в форме самостоятельного документа и утверждена приказом работодателя или являться приложением к трудовому договору, порядок внесения изменений в должностную инструкцию (образец) отличается. Вопрос о том, какой вариант будет выбран, находится полностью в компетенции работодателя. Специалисты в сфере делопроизводства рекомендуют при принятии решения учитывать ряд важных факторов.

Скачать документы по теме:

Несмотря на то, что коммерческие организации могут не использовать должностные инструкции, если такие документы все-таки применяются в документообороте, оформление и утверждение должно проводиться в соответствии с установленным порядком. Независимо от применения типовых или именных ДИ, работника необходимо ознакомить с содержанием документа. Сотрудник ставит свою подпись в специальном журнале или на бланке ознакомления, прикрепленном к документу. Возможен и такой вариант, когда подпись ставится непосредственно на инструкции, но он больше подходит для небольших компаний, где частая смена кадров отсутствует.

Когда возникает необходимость внести изменения в должностную инструкцию (образец)

Необходимость изменить должностную инструкцию возникает, если меняется объем должностных обязанностей работника. Кроме этого, такие корректировки могут потребоваться, к примеру, если изменились организационные, условия труда на предприятии. На законодательном уровне порядок, по которому вносятся соответствующие изменения в ДИ (должностную инструкцию), не урегулирован. Соответственно организации вправе определить такой порядок самостоятельно и закрепить это в локальном нормативном документе.

Вместе с тем, внесение изменений в должностную инструкцию (образец) проводится с учетом:

способа оформления документа, который необходимо изменить (определяют, является ли ДИ приложение к трудовому договору или самостоятельным документом);
характера изменений, которые предстоит отразить в инструкции (затрагивают ли такие изменения или нет).

Как составить приказ об изменении должностных инструкций (образец)

Если должностная инструкция оформлена в качестве приложения к трудовому договору, работодателю необходимо подготовить к основному трудовому договору, заключенному с работником при трудоустройстве. Такой порядок необходимо применять независимо от того, какой характер изменений будет внесен в должностную инструкцию. Работодатель выпускает приказ об изменении должностных инструкций.

Если должностная инструкция оформлена в качестве отдельного документа, а вносимые корректировки не касаются обязательных условий трудового договора, необходимо подготовить:

должностную инструкцию (ДИ) в новой редакции;
или соответствующие изменения непосредственно к должностной инструкции (это документ, в котором содержится весь перечень вносимых поправок к действующей ранее редакции должностной инструкции).

ДИ в новой редакции (внесенные ) утверждают приказом. Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию составляет и подписывает руководитель организации. После чего необходимо ознакомить с инструкцией сотрудника под подпись.

Если ДИ является отдельным документом, а вносимые поправки будут касаться обязательных условий трудового договора, необходимо получить согласие работника на то, чтобы продолжить трудовые отношения на новых условиях. Только после этого можно вносить непосредственные изменения в должностную инструкцию.

Кроме модификаций, которые вносятся в саму инструкцию (необходимо подготовить ДИ в новой редакции или документ с изменениями к ней), придется оформить и дополнительное соглашение к ранее заключенному трудовому договору с сотрудником.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию составляет руководитель, если сотрудник согласен с тем, что ранее действующую редакцию ДИ изменяют. Новую ДИ утверждают приказом о внесении изменений в должностные инструкции и в общем порядке проводят с ней сотрудника под роспись.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Приказ о внесении изменений в типовую должностную инструкцию (образец)

При внесении изменений в ДИ работника, которая оформлена в форме самостоятельного документа, учитывается объем необходимых модификаций. Если незначительные и не затрагивают трудовую функцию, целесообразно оформить соответствующий приказ о внесении таких изменений. В приказе перечислить то, что относится к конкретным обновлениям данного документа.

При значительных модификациях, стоит заполнить образец приказа об изменении должностной инструкции с введением ДИ не в новой редакции, а полностью в измененном виде. Работника необходимо ознакомить с новым документом под роспись. Порядок ознакомления работников с должностной инструкцией, измененной по инициативе работодателя, должен реализовываться с учетом статьи 74 ТК РФ. Письменное с информацией о проведении модификаций направляют за два месяца до введения в действие новой ДИ.

Приказ об изменении должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору

Если ДИ оформлена в форме приложения к трудовому договору, работодатель не только издает приказ о внесение изменений, но и составляет к трудовому договору, так как изменение должностных обязанностей в данном случае рассматривается в качестве изменения существенных трудовых условий, закрепленных в трудовом договоре. Обо всех модификациях работника необходимо предупредить за два месяца до проведения модификаций.

Пример внесения изменений в должностные инструкции (приказ)

ПРИМЕР

Внесение изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Изменения необходимы, так как изменились организационные условия труда

ООО «Альфа» расположено в Москве. При этом обособленное подразделение находится в Иркутске. ДИ главного бухгалтера предусматривает, что главбух головной организации А.С. Глебова два раза в год выезжает в командировку в обособленное подразделение, чтобы проводить финансовый анализ и подготовку к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2017 года руководством было принято решение о ликвидации обособленного подразделения. Непосредственно на следующий день главбуху вручили уведомление о том, что в ее должностную инструкцию внесут изменения. Глебова дала свое согласие на изменения и сделала соответствующую запись на подготовленном уведомлении.

20 декабря 2017 года обособленное подразделение компании закрыли. Отдел кадров подготовил:

дополнительное соглашение к трудовому договору;

Руководитель организации утвердил изменения к ДИ главного бухгалтера своим приказом.

Склярова Марина Евгеньевна , инспектор по кадрам
ГБУК ВО «Воронежский областной центр народного творчества»

Многие вопросы трудовых отношений: дополнительная работа, совмещение, привлечение к дисциплинарной ответственности за неисполнение своих трудовых обязанностей, изменение условий труда - зависят от того, как изначально закреплена трудовая функция работника в его должностной инструкции. Должностная инструкция - это локальный нормативный акт, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника, его ответственность. В общепринятой практике разрабатывается руководителем или его заместителем для своих подчиненных и согласовывается с юристами (юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех экземпляров для каждого работника: один экземпляр храниться в отделе кадров; второй - у руководителя отдела (подразделения); третий - у работника.

Но в наше динамичное время может возникнуть потребность изменения положений должностной инструкции. Как это сделать правильно, соблюдая нормы законодательства и не нарушая прав работника? И в этом случае практика правоприменения не дает однозначного ответа. Одни работодатели подписывают с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, другие сами разрабатывают новую должностную инструкцию и просто знакомят с ней работника. Так кто же прав?

Вопрос непраздный, так как анализируя тематику жалоб работников на сайте Роструда, можно увидеть, что около 10% из них составляют жалобы работников на нарушения их прав при изменении условий труда. Для начала обратимся к комментариям и ответам Роструда на жалобы работников, касающиеся порядка изменения должностных инструкций.

Роструд поясняет, поскольку порядок составления инструкции нормативно-правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает как его оформить и внести изменения. Однако возложение на работника дополнительных обязанностей должно быть согласованно с работником. Так ч. 1 ст. 72 Трудового кодекса РФ говорит, что изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Работодатель вправе осуществить изменение должностных обязанностей работника, если необходимость данных изменений вызвана причинами, связанными с изменением организационных или технологических условий труда. Но при этом работодатель не может менять трудовую функцию (должность) работника, т.е. изменение может осуществляться в рамках существующих трудовых обязанностей. Действия работодателя правомерны, если для изменения должностной инструкции у него есть вышеуказанные причины. И он уведомил работника о них и об изменении инструкции за два месяца (ч.2 ст. 74 ТК РФ).

Если изменение должностной инструкции повлечет изменение условий трудового договора, то работодатель не вправе в одностороннем порядке изменять трудовую функцию работника. Изменение трудовой функции работника при изменении условий трудового договора допускается только по письменному соглашению сторон трудового договора.

Роструд стоит на позиции, что утверждение должностных инструкций находится в компетенции работодателя. Поступая на работу, работник ознакамливается с должностной инструкцией и либо соглашается, либо не соглашается на соответствующие условия трудового договора. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а так же утверждаться как самостоятельный документ. Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласиться на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому договору, изменения в и должностную инструкцию вносятся путем подготовки дополнительного соглашения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, утверждается должностная инструкция в новой редакции, работник должен быть ознакомлен с ней письменно.

Позиция Роструда ясна: изменение должностной инструкции в одностороннем порядке работодателем возможно, если это не влечет за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора. А что является обязательными условиями трудового договора, и какие из них могут содержаться в должностной инструкции работника?

Вернемся еще раз к тому, что содержит в себе должностная инструкция. Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

Общие положения;

Функции;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность;

Взаимоотношения (связи по должности);

Режим рабочего времени и времени отдыха;

Сроки подготовки служебных документов и т.д.

Мы можем наблюдать, что разные разделы должностной инструкции имеют разную юридическую природу. Так взаимоотношения (связи по должности) базируются на регламенте работы, принятом у работодателя. Режим рабочего времени и времени отдыха - на правилах внутреннего трудового распорядка. Как правило, данные документы в соответствии с абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель разрабатывает самостоятельно и обязательно знакомит работника с ними под роспись. Хотя в последнее время наблюдается тенденция в практике принимать данные локальные нормативные акты как часть коллективного договора между работодателем и работниками. То есть односторонность имеет тенденцию сменяться взаимным обсуждением и договоренностью.

Вместе с тем должностная инструкция содержит и положения совсем иной юридической природы. Это разделы, посвященные функциям и должностным обязанностям работника. Обратим внимание, что Трудовой кодекс РФ относит к содержанию трудового договора, его обязательным условиям. В трудовом договоре, наряду с другими условиями, указывается трудовая функция работника (ст. 57 ТК РФ). В соответствии с ч. 1 ст. 15 трудовая функция - работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы. В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник имеет право на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором. Принуждать его к другой работе - нарушать один из основополагающих принципов трудового законодательства, установленный ст. 4 ТК РФ.

На наш взгляд, разделы должностной инструкции, посвященные функциям и должностным обязанностям работника, относятся к обязательным условиям соглашения, заключаемого между работником и работодателем. Следовательно, порядок изменения данных положений должен включать согласие работника с этими изменениями. А вот положения должностной инструкции, касающиеся регламента работы, можно изменять в одностороннем порядке, просто ознакомив работника с новой редакцией.

По нашему мнению, необходимо более детально обсуждать вопрос порядка изменения должностной инструкции в научной среде. Несомненно, имеется социальный запрос на упорядочивание практики правоприменения данного вопроса со стороны главного регулятора правоотношений - Верховного суда.

В каждой компании встречается такая ситуация: взяли на работу сотрудника для исполнения определенных обязанностей, а через несколько месяцев его функционал был существенно откорректирован с учетом потребностей фирмы. В соответствии с этим необходимо изменить и документы, в которых зафиксирован круг дел работника. Кадровые специалисты уверяют: своевременно вносить в кадровые бумаги такие уточнения очень важно.

«Это позволяет избежать конфликтов между тем, что вы действительно хотите от своих сотрудников, и положениями, прописанными в уже устаревшей должностной инструкции», - говорит Ася Ахмедьянова , руководитель отдела по работе с персоналом портала Superjob.

Эксперты по кадровым проблемам, конечно, правы, но на деле возникает множество вопросов, четких ответов на которые не дает даже законодательство. Основные моменты, о которые «спотыкаются» бухгалтеры: какой документ необходимо откорректировать для изменения обязанностей работника, и следует ли у самого сотрудника спрашивать на это разрешения?

Что менять?

Сложность изменения обязанностей сотрудника заключается в том, что без детального изучения всех бумаг, которые подписаны между работником и руководством компании, невозможно определить, какой же документ требует корректировки. Обязанности сотрудника прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции. В зависимости от того, где содержится исчерпывающий перечень дел, которые должен выполнять специалист на рабочем месте, и зависит механизм внесения изменений в документы, которые повлияют на функционал работника.

Нередко должностная инструкция является приложением к трудовому договору, неотъемлемой его частью, о чем сказано в самом ТД. Поэтому, если бухгалтеру необходимо внести изменения в ДИ, менять придется и сам договор, причем еще раз заверять документ у сотрудника. Однако это встречается довольно редко.

Чаще всего в ТД сказано, что «трудовые обязанности работника определяются должностной инструкцией и иными локальными нормативными актами». В этом случае корректировке подлежит только сама инструкция, при этом договор остается в первоначальном виде, и ставить на нем какие-либо дополнительные пометки об изменении ДИ нет нужды.

С самого начала

Каждый бухгалтер знает, что предусмотреть проблему легче, чем устранять ее последствия. Это применимо и к должностным инструкциям. Многие компании систематически занимаются пересмотром требований и обязанностей, которые предъявляются к кандидатам на свободные вакансии. Составление четкой ДИ до приема сотрудника несет в себе массу преимуществ. Во-первых, вы можете изучить негативный опыт специалиста, который ранее трудился на вакантной должности, и включить в должностную инструкцию навыки, которых не доставало предшественнику, или напротив, закрепить документально те преимущества, которыми обладал уволившийся сотрудник, но они не имели отражения в ДИ.

Кроме того, должностная инструкция помогает существенно сузить круг поисков нового сотрудника, ведь результатом ее составления будет полный перечень навыков, которыми должен обладать человек. Также ДИ позволяет отказать неподходящим кандидатам на законных основаниях, так как отрицательный ответ работодателя должен быть аргументирован, что несложно сделать при наличии четких требований к сотруднику, которым не соответствует соискатель.

Выше планку

Проще всего внести изменения в должностную инструкцию, если сотрудник согласен с корректировкой этого документа. К примеру, когда в компанию приходит новичок, который первое время только знакомится с новым делом. Сначала он выполняет простейшую работу, но постепенно ему поручают более сложные задачи, и они, естественно, уже не укладываются в рамки той должностной инструкции, которую человек подписал изначально.

В такой ситуации сотруднику выгодно, чтобы должностная инструкция изменилась, и в ней появились те масштабные задачи, которые ему доверили, а заодно исчезли мелкие поручения, которые приходилось выполнять ранее.

Против воли

Самой сложной ситуацией является уточнение должностной инструкции для работающих сотрудников, которые не заинтересованы в изменении своих обязанностей. Кадровики до сих пор спорят, имеет ли право работодатель менять объемы работы, вводить новые задачи, не спрашивая разрешения специалиста. Общепринятая точка зрения говорит о том, что без согласия сторон сделать это невозможно. Однако есть обратное мнение, а также разъяснения чиновников, которые его подтверждают.

В соответствии с частью второй ст. 57 ТК в договоре с сотрудником обязательно должна указываться трудовая функция. Под ней принято понимать работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации либо конкретного вида поручаемых обязанностей. Круг работ, составляющих содержание трудовой функции, может быть указан непосредственно в ТД, и в этом случае согласования с сотрудником его новых рабочих задач не избежать. Так как для корректировки обязанностей, которые выполняет специалист, требуется внести поправки в самый важный документ, заключенный между специалистом и работодателем – трудовой договор.

Но если инструкция является локальным нормативным актом, а не частью трудового договора, кадровики справедливо указывают, что юридически условия ТД не изменяются при внесении корректировки в ДИ. И в этом случае работодатель имеет право устанавливать те обязанности, которые ему необходимы.

Тем не менее, опасаясь санкций за изменение обязанностей сотрудника без его согласия, кадровики, юристы, бухгалтеры стремятся получить разъяснения по вопросу правомерности таких действий в контролирующих органах. Так в письме Роструда от 07.04.2008 № 805-6-1 сотрудники ведомства на просьбу бухгалтеров прокомментировать ситуацию ответили следующим образом: «В настоящее время порядок составления должностной инструкции трудовым законодательством не урегулирован. В связи с этим, работодатель самостоятельно решает вопрос о порядке оформления и изменения инструкции. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работника. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Одним из способов может быть также утверждение должностной инструкции в новой редакции». Таким образом Роструд не исключает возможности самостоятельного изменения ДИ работодателем, без согласования с сотрудником.

Последним аргументом за изменение должностной инструкции может служить Единый тарифно-квалификационный справочник. Если сотруднику планируется передать обязанности, которые он не выполнял ранее, но по ЕТКС специалист этой профессии является исполнителем таких работ, руководитель имеет право дополнить ДИ новыми функциями. При этом вносить изменения в трудовой договор не требуется, так как ТД уже содержит наименование специальности, которая подразумевает выполнение этого вида работ.

Противники изменения должностной инструкции без согласия сотрудника утверждают, что при подписании трудового договора и ознакомлении работника с ДИ стороны согласовали круг обязанностей, которые выполняются за определенную плату. Соответственно корректировка функционала специалиста не может произойти без согласования с ним. Приведенный довод логичен, однако, законодательство находится на стороне работодателя. И тем не менее предоставленной возможностью пользуются не многие компании. Руководители стараются утверждать новые обязанности подчиненных при их непосредственном участии. И на то есть веская причина: если человек не согласен с навязанными ему условиями труда, он вряд ли задержится на своем рабочем месте.

Ирина Голова, эксперт журнала "Расчет"

Должностная инструкция входит в перечень предприятия. Правом принятия этого документа обладает руководитель. В ряде случаев возникает необходимость откорректировать Порядок внесения изменений в этот документ рассмотрим в статье.

Общие сведения

При оформлении договора стороны оговаривают трудовую функцию работника. Ее содержание составляют конкретные обязанности по должности, перечень которых соответствует штатному расписанию. Как правило, они закрепляются в должностной инструкции. Этот документ является приложением к договору.

Осуществляется по соглашению сторон, если корректировки затрагивают содержание трудовой функции. Законодательство предусматривает отдельные исключения из этого требования (ст. 72.2, 73 ТК), однако, они относятся к специфическим ситуациям, на которые общие правила не распространяются.

При внесении изменений в должностную инструкцию с работником должно быть заключено отдельное письменное соглашение. Иначе новая редакция локального документа не может быть применена. Данное правило распространяется и на ситуации, когда пересмотр инструкции влечет изменение других, не связанных с трудовой функцией, условий договора.

Особенности разработки документа

Трудовое законодательство не требует от нанимателя обязательного наличия должностных инструкций для сотрудников. Тем не менее, данные документы разрабатываются на всех предприятиях. Их наличие позволяет предотвратить возможные спорные моменты.

Конфликты, например, могут возникать по поводу конкретной работы, которую должен исполнять служащий. Причиной таких споров является неоднозначность обозначения обязанностей. Зачастую такие конфликты заканчиваются расторжением договора. Однако, сотрудники в таких ситуациях подают в суд и успешно оспаривают действия нанимателя. Предотвратить такие последствия можно, грамотно составив должностную инструкцию.

При разработке документа необходимо принимать во внимание сведения Единого квалификационного справочника по должностям и профессиям. Однако, перечень функциональных (должностных) обязанностей не обязательно приводить в полное соответствие с ним. Каждый наниматель составляет инструкции для персонала с учетом особенностей деятельности предприятия.

Нюансы корректировки

В Трудовом кодексе отсутствует четкий . Поэтому на предприятии могут быть разработаны собственные правила. Но они не должны, однако, противоречить принципам трудового законодательства. Установленные правила внесения изменений в должностные инструкции фиксируются в локальном документе.

При корректировке инструкций следует учитывать:

Способ оформления документа, подвергающегося изменению. Инструкция может быть приложением к договору или отдельным (самостоятельным) документом.
Специфику корректировок. Необходимо определить, касаются ли изменения существенных условий договора.

Если инструкция оформлена в виде приложения к договору, то она выступает как неотъемлемая его часть. Соответственно, любые корректировки сопровождаются изменением условий контракта. В данном случае характер изменений не будет иметь значения. Если это правило не соблюдено, сотрудник может отказаться от исполнения новых обязанностей.

Если инструкция является отдельным документом, а корректировки не касаются существенных условий договора, нужно исходить из того, что фактически трудовые функции служащего остаются прежними. Соответственно, конкретизировать те или иные обязанности наниматель вправе без учета мнения самого сотрудника.

Схема действий

Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется следующим образом:

Разрабатывается проект новой редакции документа. Можно также составить акт, в котором закрепить перечень корректировок в действующую инструкцию.
Утверждается новая редакция документа. Для этого составляется приказ о внесении изменений в должностную инструкцию или об утверждении новой редакции.
Сотруднику предоставляется новый документ для ознакомления под подпись.

Этот порядок действует в том случае, если инструкция является приложением к договору, а корректировки не касаются изменения существенных условий контракта. К примеру, сотруднику может поручаться исполнение обязанностей, предусмотренных в характеристиках других должностей. При этом, они не требуют специальных навыков, знаний или другой квалификации. В таком случае внесение изменений в должностную инструкцию не будет затрагивать трудовую функцию. Согласие работника в таких ситуациях не требуется.

Если корректировка затрагивает существенные условия контракта

В такой ситуации необходимо:

Получить от работника согласие на внесение изменений в должностную инструкцию. Уведомление сотрудника должно быть составлено в письменной форме, на которое он должен ответить также письменно.
Оформить дополнительное соглашение к договору.
Утвердить инструкцию в новой редакции.
Ознакомить с документом работника под подпись.

Внесение изменений в должностную инструкцию: образец распоряжения

Приказ руководителя предприятия является обязательным распорядительным документом. Его составление необходимо во всех случаях, затрагивающих деятельность организации. Этот документ должен соответствовать требованиям, предусмотренным в трудовом законодательстве для локальных актов.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию содержит следующие сведения:

Дату, номер составления.
Наименование предприятия.
Название документа.
Реквизиты инструкции или приказа о ее утверждении в первоначальной редакции.
Содержание изменений. Необходимо указать, какие именно пункты теряют силу, излагаются в новой редакции или какие условия дополняют документ.
Дату вступления изменений в действие. Это может быть конкретное календарное число или момент времени (к примеру, со дня ознакомления работников).
ФИО и должность сотрудника кадрового отдела, ответственного за информирование работника о принятых изменениях.

Отказ работника от ознакомления с инструкцией

В таких ситуациях наниматель составляет акт, в котором расписываются свидетели (не менее двух) из числа сотрудников предприятия.

Часто на практике руководитель направляет новую редакцию инструкции работнику по почте. Отправление оформляется в виде заказного письма с описью и уведомлением. В этом случае будет считаться, что сотрудник ознакомлен с инструкцией в новой редакции.

Необходимо сказать, что факт отказа работника нельзя расценивать как дисциплинарный проступок. Основания для привлечения к ответственности возникнут у нанимателя в том случае, если сотрудник впоследствии будет уклоняться от исполнения своих обязанностей в соответствии с принятым документом. Несогласие работника с какими-либо пунктами инструкции не считается основанием для ее отмены.

Особенности корректировок

Должность (специальность, профессия) и квалификация.
Вид деятельности, которую должен осуществлять сотрудник.

Необходимо учесть, что отсутствие указания на должность в штатном расписании нельзя считать препятствием для признания правоотношений трудовыми.

Установить иную трудовую функцию или существенно изменить прежнюю можно при наличии согласия работника. Фактически такие действия рассматриваются как перевод сотрудника на другую работу. Без согласия лица изменять функцию можно только временно и в случаях, определенных ТК.

Корректировка обязанностей в рамках трудовой деятельности по конкретной должности изменяют трудовую функцию только в том случае, если они фактически приводят к осуществлению деятельности по другой должности.

Специфика уведомления

Согласно положениям 56, 57 статей ТК, предмет контракта составляют:

Описание функции работника.
Условия осуществления сотрудником трудовой деятельности.

В связи с тем, что содержание инструкции не регламентировано законом, в ней может присутствовать информация, относящаяся к предмету контракта. Изменение условий договора, в свою очередь, производится:

По соглашению участников правоотношений. Это общее правило, закрепленное 72-й статьей ТК. Именно поэтому изменения инструкции, являющейся частью договора, оформляются дополнительным соглашением.
По инициативе нанимателя. В этом случае корректировка обуславливается организационно-технологическими изменениями на предприятии. Причем, трудовая функция работника остается прежней. В этой ситуации за 2 месяца до введения в действие изменений сотрудник уведомляется о них.

Важный момент

Следует сказать, что правила разработки инструкции либо ее пересмотра, согласования, утверждения приказа о введении в действие изменений доводить до сведения работника необязательно. Дело в том, что указанные акты и процессы не затрагивают трудовые права гражданина и не включаются в перечень сведений, подлежащих предоставлению в соответствии с 1 пунктом 62 статьи ТК. В качестве предмета информирования в необходимых ситуациях является исключительно содержание инструкции.

Дополнительно

Основаниями для внесения изменений в должностную инструкцию могут служить корректировки технологических либо организационных условий производственной деятельности. В таких ситуациях возникает необходимость скорректировать объем обязанностей сотрудников.

При изменении технологических или организационных условий производственной деятельности уведомление персонала о пересмотре инструкций является обязательным. Это требование действует вне зависимости от того, является ли она отдельным документом или приложением к контракту. Соответственно, пересмотр инструкции может производиться только после получения согласия от сотрудника. За уклонение от исполнения данного предписания к нанимателю могут быть применены санкции.

Если работник не соглашается на новые условия, наниматель обязан предложить ему вакантную должность по его квалификации. Если и в этом случае сотрудник не желает продолжать трудовую деятельность, договор может быть расторгнут.