Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .
Судебная практика
Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:
- пытался трудоустроиться без трудовой;
- потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.
Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.
В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.
Алгоритм действий работодателя
Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:
- Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
- Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
- После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .
Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.
Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.
Правильное составление документации играет важную роль. Обычно, если неверно написать ту или иную бумагу, ее могут попросту не принять в разнообразных службах, да и вообще она потеряет свою действительность. Поэтому важно знать, как правильно написать данного документа будет представлен далее. На самом деле нет ничего трудного или особенного в этом процессе. Достаточно просто следовать некоторым советам и рекомендациям. Тогда получится написать правильно бумагу. Соответственно, она будет иметь законную силу. Так на что обратить внимание? О каких особенностях придется узнать каждому гражданину?
Основные виды
Для начала следует уяснить, что важную роль играет вид уведомления. От него будет зависеть многое. Общие правила написания сохраняются, но некоторые особенности все равно появятся в том или ином случае.
Как правильно написать уведомление? Образец данного документа будет представлен несколько позже. Перед этим следует изучить всю актуальную информацию по созданию оного.
Среди основных видов уведомлений выделяют:
- о расторжении договора/соглашения;
- налоговые;
- об изменении договора;
- о задолженностях;
- об оказании услуг;
- информационные.
Это далеко не все типы изучаемого документа. Но именно они встречаются на практике чаще всего. Есть еще один момент, на который рекомендуется обратить внимание.
Типы писем
Как правильно написать уведомление? Образец данной бумаги будет представлен несколько позже. Для начала граждане должны знать о том, что существует несколько типов писем. Они различаются по целям. И среди них можно отыскать уведомления. Чем они отличаются от иных бумаг, которые присылаются населению?
Среди современной документации выделяют:
- Извещения. Их цель - сообщить о проведении/происхождении чего-либо. Обычно рассылка производится массово.
- Сообщения. Как правило, служат в качестве информирования отправителем о фактах, пригодных для получателя и того, кто отправил документ. Обычно указывают на чью-то инициативу или служат в качестве ответа.
- Уведомления. В подобной документации пишутся сведения, которые представляют важность для адресата. Соответственно, можно получить подобное письмо и на одном листе, и на нескольких с разнообразными приложениями и дополнениями.
Теперь понятно, что, в принципе, собой представляют уведомления. Но как их писать? Что должен знать каждый отправитель о данном процессе, независимо от того, по какой причине отправляется документ?
Начало
Итак, теперь можно приступить к написанию бумаги. Важную роль играет причина, по которой направляется документ. Но это не основополагающий нюанс.
Уже было сказано, что уведомление может растягиваться на несколько страниц и включать в себя разнообразные приложения и прочие важные составляющие. Именно от причины написания письма зависит размер документа.
Как правильно написать уведомление? Образец (ЖКХ или любая организация будет отправителем этого документа - не суть важно), который будет представлен далее, является универсальным шаблоном. Изменяя его в той или иной степени, можно без особого труда сформировать и отправить любое уведомление.
Как только причина обозначена, можно задумываться над тем, как именно сформировать документ. Начало - это не что иное, как стандартный момент, имеющийся у всех
В правом верхнем углу желательно написать данные об отправителе и получателе (если таковые не были указаны на отдельном листе). Контакты для связи тоже желательно указать. А что дальше? Начальный этап завершен. Теперь можно приступить к более важным нюансам.
Основные правила
Как правильно написать уведомление? Образец для тех или иных случаев будет составлен несколько позже. Тогда, когда будет ясно, какие правила помогут верно сформировать документ.
Как уже было сказано, некоторые особенности будут зависеть от того, какой именно тип уведомления имеет место. Но общие принципы все равно есть.
К примеру, требуется придерживаться следующих правил:
- Посередине листа в самом начале документа пишется слово "Уведомление". Это обязательный пункт. Под данным словом рекомендуется написать причину обращения к гражданину. Например, "Уведомление об отказе в назначении пособия по безработице".
- Основной текст разделяют на несколько частей. Если точнее, то на две. В первой пишут причину обращения к гражданину, во второй приводят факты, аргументы, решения, доказательства и предложения.
- Все приложения, которые зачастую прилагаются к уведомлению, оформляются по определенным правилам. На них в тексте письма делается ссылка, а в конце составляется список всего, что прилагается с указанием количества дополнительных листов.
- Как правильно написать уведомление (образец документа представлен далее)? В конце бумаги обязательно проставляются данные об исполнителе. Делается это уже после проставленных подписей. Не следует забывать об оставлении контактов для связи с исполнителем.
Пожалуй, это все основные правила. А вот содержание документа напрямую зависит от того, по какой причине он был составлен и направлен гражданину. Какие варианты имеют место?
О долгах
Нередко граждане сталкиваются с уведомлениями, указывающие на наличие долга. Подобные документы составляются без особого труда. Их, как правило, рассылает налоговая служба. Но если долг образовался не из-за налогов, то ждать "письмо счастья" придется из другой компании.
Как правильно написать уведомление о задолженности? Образец основной части, представленный ниже, поможет ответить на данный вопрос. Перед этим важно помнить, что:
- документ составляется организацией, которой задолжали денежные средства;
- отправляется в качестве письма с уведомлением о получении или отдается получателю лично в руки;
- направляется спустя сутки после даты (времени), указанной в договоре или установленной по закону, отведенной для погашения долга;
- уведомление направляется с актом сверки.
Как только все вышеперечисленные нюансы учтены, можно посмотреть, как правильно написать уведомление о задолженности. Гражданин получит письмо приблизительно такого типа:
"Уведомление о возникновении долга. Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что по договору № 55555 от 25.08.2009 г. по поставкам молочных продуктов у вас возникла задолженность перед компанией "ООО МолокоПлюс". Общая сумма задолженности на 15.04.2010 г. составляет 200 000 рублей 25 копеек (двести тысяч рублей двадцать пять копеек). До 30.05.2010 г. необходимо оплатить долг, иначе на основании заключенного соглашения "ООО МолокоПлюс" вынуждена будет обратиться в суд.
Это только первый документ, который имеет место на практике. Какие еще уведомления и по каким правилам составляют в тех или иных случаях? На что обратить внимание населению?
Расторжение договора
Скажем, можно задуматься над другими причинами оформления изучаемой бумаги. Как правильно написать уведомление? Образец о расторжении договора, приведенный далее, хорошо показывает, каким именно образом пишется основная часть подобного документа. На практике он встречается не так часто, как вариант с задолженностью.
Правила, помогающие в данной затее, следующие:
- в самом начале указывается пункт для расторжения соглашения;
- далее пишется основание, по которому прекращается действие договора;
- обязательно пишется срок, когда событие вступает в силу;
- если это предусмотрено, то прописываются условия сохранения соглашения.
Приблизительный шаблон будет выглядеть так:
"Уведомление о расторжении трудового договора. Согласно договору № 4545 от 8.10.2005г. п. 5 компания "СтройГрад" имеет право расторгнуть ранее заключенное соглашение с Ивановым Иваном Ивановичем. Действие совершается ввиду неоднократного появления сотрудника на рабочем месте в нетрезвом состоянии. Договор расторгается 20.11.2010 г."
Ничего трудного или особенного в этом нет. Обычно подобные письма занимают от 1 до нескольких листов с подробным описанием обстоятельств и оснований прекращения действия соглашения.
Отказы
Как правильно написать уведомление? Образец об отказе, например, в получении налогового вычета, представлен ниже. Подобный документ обычно направляется организацией, которая предоставляет те или иные услуги. Ничего особенного или трудного нет.
В целом схема составления документа остается прежней. Отказ может выглядеть приблизительно так:
"Уведомление об отказе в предоставлении налогового вычета на квартиру. Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что Налоговая служба Ленинградского района г. Москвы отказывает в предоставлении налогового вычета за квартиру, купленную по договору № 7777 от 5.03.2015 г в связи с отсутствием полного пакета документов и реквизитов для перечисления денежных средств. Убедительная просьба в течение месяца донести недостающую документацию".
Соответственно, об отказе в любых услугах и действиях уведомления имеют подобную форму. Есть ли еще какие-либо особенности, о которых должен знать гражданин?
Повышение аренды
Да. На самом деле уведомлений, как уже можно было догадаться, очень много. И у каждого документа есть свои особенности. Как правильно написать уведомление? Образец о повышении арендной платы предлагается следующий:
"Уведомление о повышении арендной платы с 1 января 2017 года. Уважаемый Иванов Иван Иванович, уведомляем вас, что с 1.01.2017 г. повышается сумма ежемесячной арендной платы за жилье по договору № 8888 от 14.09.2014 г. Отныне она составляет 20 000 рублей (двадцать тысяч рублей ноль копеек)".
После указанного сообщения обычно пишется информация для связи с собственником, а также прочие важные данные, разрешающие расторгнуть договор. Ничего особенного или трудного.
Итоги
Отныне понятно, как правильно написать уведомление. Образец этой бумаги был представлен в нескольких количествах. Процесс составления документа не отнимает много времени и сил. Главное - правильно прописать все особенности и нюансы дела, а также причину уведомления гражданина о чем-либо.
Уведомления на практике встречаются крайне часто. Данный документ - это далеко не самая сложная Если хорошенько продумать основную часть бумаги, то никаких трудностей с формированием уведомления не возникнет.
06.09.2019
После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.
При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.
В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.
В каких случаях составляется?
Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.
Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.
Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.
Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.
Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.
Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.
Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.
С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.
Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.
Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.
К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.
Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.
Как оформить при необходимости забрать документ?
Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.
При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.
При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.
Структура документа может выглядеть следующим образом:
В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.
Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его .
Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.
Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.
Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.
Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.
При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.
Скачать образец на получение
Скачать пример оформления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку после увольнения – .
Полезное видео
О порядке и сроках уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, рассказано в данном видео:
При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении. Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.
Какими правовыми нормами регулируется
В последний день работодатель передает сотруднику все документы, которые связаны с его трудовой деятельностью. Важнейшим из них является . Она выдается сотруднику на руки, о чем ему необходимо поставить подпись в специальном учетном журнале. Невыдача трудовой книжки недопустима и является нарушением трудового законодательства.
Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.
Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку, если он не сделал этого при увольнении.
В каких случаях требуется
На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:
- по личным мотивам ;
- в результате возникновения обстоятельств , на которые стороны не могли оказать никакого влияния.
Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:
- Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день , трудовой договор с ним расторгнут.
- Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
- При увольнении осужденного сотрудника : он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
- При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы . Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
- В случае работника . При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.
Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.
Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.
При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.
Как составить
В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69. Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.
Уведомление о необходимости получения трудовой книжки следует отправить незамедлительно: на следующий рабочий день после последнего дня работы сотрудника.
Как правильно отправить
Уведомление допускается направить в адрес работника одним из следующих способов:
- «Почтой России» – желательно сделать отправление посредством ценного письма с описью вложения. Само уведомление о вручении не нужно, так как отслеживание движения письма возможно по трек-номеру с помощью электронных сервисов.
- Собственной курьерской службой компании или сторонней курьерской компанией . Подтверждением отправки уведомления станет подпись сотрудника в накладной или специальной ведомости.
Если сотрудник получит уведомление, но никак не отреагирует на него, то работодателю следует передать трудовую книжку на хранение в архив. По закону они должны храниться в течение 75 лет.
Ответственность за неотправку
Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.
Когда работодателем является организация, то штраф за невыдачу трудовой книжки установлен в размере 50 тыс. р. Для предпринимателя величина ответственности составляет 5 тыс. р.
По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.
Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.
Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит . Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.
В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:
- Издать новый о расторжении трудового договора . Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления.
- Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной . Затем вносится запись с другой датой увольнения.
- Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки . Средний заработок определяется как , умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).
Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.
Помимо этого, с работодателя могут взыскать денежную компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки, которая установлена Банком России (по ст. 236 ТК), и компенсацию морального вреда, который был причинен неправомерными действиями администрации (по ст. 237 Трудового кодекса).
Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день. Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником. Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.
(Пока оценок нет)
Загрузка...
