Äritehingutes on rangelt ametlikud dokumendid, mis on koostatud ühe malli järgi või vastavalt aktsepteeritud standarditele (näiteks) ja peaaegu mitteametlikud, mis koostatakse siis, kui on vaja lahendada ootamatu probleem, abi otsida või väljendada. tänulikkust. Ekslikult arvatakse, et “vaba” vormi on lihtsam kasutada; vastupidi, veenva pöördumise või kirja kirjutamiseks peate tegema palju rohkem pingutusi kui standardvormi täitmine.

Teine dokumentide kategooria hõlmab mitmesuguseid taotluskirju, mille näidised leiate allpool. Sellise sõnumi asjatundlik ja selge koostamine pole mõnikord vähem oluline kui. Allpool on näited abipalvekirjadest, samm-sammult juhised täiusliku dokumendi loomiseks ja näpunäited selle adressaadile saatmiseks.

Juhised palvekirja kirjutamiseks

Ja abipalveteateid ei saa arusaadavatel põhjustel koostada ühe mudeli järgi: ühtset vormi kasutades on lihtsalt võimatu konkreetsete oludega kohaneda. Tõepoolest, selleks, et taotlus avaldaks soovitud mõju, on äärmiselt oluline võtta arvesse saaja isiksust, tema sotsiaalset staatust, praegust finantsseisundit ja muid tegureid. Lisaks peaks kiri olema selgelt konfidentsiaalne: kui tegemist on rangelt ametliku dokumendiga, eelistab vaikepositsioonil olev adressaat suure tõenäosusega vastata tellimusest loobumisega või lihtsalt keelduda dialoogist, saates sõnumi prügikast.

Tähtis: Kogu kirjas peate säilitama sooja ja lugupidava tooni. Me ei tohi unustada, et taotluskiri ei ole ametlik nõue, saaja võib seda kergesti ignoreerida või tagasi lükata. Austus üksi ei anna tulemusi ilma piisava motivatsioonita, kuid suudab vähemalt lugeja tähelepanu köita, sundides teda jõudma teksti lõpuni.

Enne kui hakkate koostama palvekirja probleemi lahendamiseks, maksete edasilükkamiseks või allahindluseks, on mõttekas otsustada adressaadi üle. Sõltuvalt asjaoludest võivad need olla:

• eraisik – näiteks jõukas investor või mõjukas teadlane;
• üksikettevõtja või piiratud vastutusega äriühingu omanik;
• juriidiline isik tervikuna, kui saatja ei tea direktori nime või talle ei ole loogiline, kes sõnumile täpselt vastab;
• mis tahes taseme riigiteenistuja - väikelinna linnapeast kuberneri või mis tahes struktuuri vastutava juhini.

Loomulikult erineb keskpärasele ettevõtjale saadetud kiri olemuselt hoopis teistsugune kui ametlik kiri, milles palutakse abi riigiettevõtte esimehelt. Kõigi päringukirjade struktuur on aga ligikaudu sama; Piisab, kui koostaja mõistab, millised elemendid peavad igas kirjas olema, mida saab varieerida ja millest on parem täielikult loobuda. Seda on palju keerulisem teha, kuid siiski võimalik. Järgmised juhised aitavad teil olukorda mõista.

Teine küsimus, mis vajab enne taotluskirja kirjutamist selgust, on dokumendi ülesehitus. Nagu juba mainitud, ühtset sõnumivormi pole, kuid mis tahes ärikirjade üldplaan on peaaegu sama – seda tuleks järgida. Ametlik või poolametlik abi-, abi- või teenusetaotlus koostatakse järgmistest plokkidest:

1. "Müts". Koosneb organisatsiooni logost, lisamustritest (soovitatav on kasutada oma disaini, mitte laos olevaid; selleks ei tee paha palgata professionaalne disainer) ja saatva organisatsiooni nimest, kui viimane ei kuulu logo. Vastupidiselt levinud arvamusele ei ole vaja päisesse lisada Vene Föderatsiooni riigisümboleid, sealhulgas lippu ja vappi, eriti kui saatja on eraisik, üksikettevõtja või väikeettevõte, kellel puudub igasugune seos. valitsusagentuurid. Lipu ja vapi olemasolu tõenäoliselt ei mõjuta saaja otsust, kuid (ebaõigel kasutamisel) äratavad need atribuudid lugejas kahtlust taotleja usaldusväärsuse suhtes.
2. Sissejuhatav osa. See sisaldab:
   • saatva ettevõtte ametlikud nimed (täis- ja lühendatult) või päringu kirja saatja perekonnanimi, eesnimi ja isanimi;
   • adressaadi andmed, sealhulgas TIN, OGRN, statistilised koodid, registreerimisnumbrid ja arvelduskonto;
   • kontaktteave: täielik aadress koos sihtnumbriga, telefoninumbrid, e-posti aadress, kontod kiirsõnumite ja sotsiaalvõrgustikes jne;
   • valikuliselt - saaja ees- või perekonnanimi, ees- ja isanimi, olenevalt sellest, kas tegemist on juriidilise või füüsilise isikuga;
   • tervitus, mis on põhitekstist eraldatud tühja reaga ja esile tõstetud suurema kirjatüübiga;
   • kaebuse aluse viited (hilinemise esinemine, tulemuste analüüs, suulise kokkuleppe olemasolu, telefonivestlused jne);
   • palvekirja eesmärk (arusaamatuste kõrvaldamine, probleemi kiire lahendamine või viivitamatu abistamine isikule).
3. Põhitekst. Kirja sisuks peaks olema (võimalikult lühidalt, arusaadavalt ja kirjanduslikus vene keeles) ära toodud taotluse olemus: tasuda võlg, teostada remonditööd, anda varjupaigale rahalist abi või teha allahindlust. Kohe teksti alguses on vaja rõhutada, et kiri on täpselt palve; Lihtsaim viis seda teha on kasutada sobivaid tuletisi: "Ma küsin siiralt", "Me küsime teilt", "Meie organisatsioon küsib", "Ma esitan teile taotluse" - ja teised. Nagu juba mainitud, ei ole palvekiri nõue, veel vähem tellimus, seetõttu tuleb sõnumi algusest lõpuni rangelt kinni pidada austavast toonist, pidades meeles, et huviline on sel juhul saatja, mitte lugeja. Ainsaks erandiks on sõnumid, milles palutakse võlg tagasi maksta; kuid ka sel juhul ei tohiks unustada lugupidamist adressaadi vastu. Samuti ei tee paha lisada kirja algusesse paar sooja sõna (kui saatja ja saaja teineteist hästi tunnevad) ega ametlikke komplimente, kui kirjutaja ja saaja pole varem suhelnud või suhtlemine toimus rangelt äritegevuse raames. raamistik. Kui ühes kirjas on mitu sisuliselt erinevat või omavahel seotud taotlust, tuleb igaühele neist anda oma lõik või veelgi parem – koostada täpploend, millel on pideva teksti ees märkimisväärne visuaalne eelis.
4. Järeldus. Kui kirjal on saatja jaoks eriline tähendus, tasub siinkohal lugeja veel kord (lühidalt ja veenvalt) tegudele kutsuda. Seda saab teha kas kahe või kolme lausega, mis on põhiteksti kvintessents, või tähelepanu äratava loosungi abil. Siiski ei tohiks te liiga ära minna; taotluskiri peab olema konfidentsiaalne ja mitte kaubandusliku või reklaami iseloomuga. Parem on, kui tema stiil oleks lihtne kui tahtlikult kontrollitud, sisendades lugejas kahtlusi saatja siiruse suhtes. See on eriti oluline, kui kiri sisaldab abi- või abipalvet.
5. Hüvastijätt ja allkiri. ei ole alati paigutatud. Kui dokumendi koostamise eesmärk on abi või tuge saada, on mõttekas selle valemi asemel kasutada mõnda muud valemit, näiteks "Ette tänades", "Ette tänades", "Tänan tähelepanu eest" ”, „Suur aitäh abi eest” ja nii edasi. Ükskõik, millist fraasi kasutatakse, eraldatakse see kindlasti ja tingimusteta allkirjast endast komaga ja, kui ruumi lubab, ka uue reaga. Kirjavahemärgil on sel juhul mitte funktsionaalne, vaid graafiline tähendus, mis muudab lugeja jaoks teksti tajumise lihtsamaks; sama kehtib ka allkirja järgmisele reale viimisel.
6. Kuupäev ja tempel. Vahetult pärast allkirja kirja allosas peate panema selle koostamise kuupäeva või, kui see oli eelnevalt kirjutatud, saatmise kuupäeva. Templi ja isikliku allkirja panemine ei ole vajalik, kuid väga soovitatav: see on järjekordne märk adressaadist lugupidamisest. Isegi kui teade saadetakse elektrooniliselt (kuigi soovitav on kasutada paberdokumente), tasub lehe lõppu panna pitsati jäljendi (templi) ja saatja isikliku allkirja elektroonilised koopiad või kinnitada dokument täiustatud elektrooniline digitaalallkiri.

Nõuanne: kui adressaadi jaoks on oluline saada päringukirjale vastus teatud aja jooksul, tuleb see põhitekstis ära märkida: näiteks „Ootame teie vastust hiljemalt... ” või „Loodame selgitusi saada hiljemalt...”. Vastasel juhul võib saaja, kes ei ole seotud dokumendiga seotud kohustustega, vastamisega viivitada, mis tekitab saatjale täiendavaid raskusi.

Abi- või võlgnevuse tagasimaksmise palvekirja saatmisel tuleb tähele panna, et organisatsioonides tegeleb saabuva kirjavahetuse töötlemisega sekretär või selleks volitatud isik. Seetõttu peab taotleja, kes soovib, et juhataja või direktor tema sõnumit otse loeks, tegema ümbrikule märke “Isiklikult käes”, “Konfidentsiaalne” või “Arutelu... (adressaadi perekonnanimi ja initsiaalid). ” Kui aga dokument sisaldab taotlust, mis ei puuduta isiku-, äri- ega töösaladust, siis pole midagi hukatuslikku, kui sõnumi loeb ja registreerib esmalt sekretär ning alles seejärel edastatakse see direktorile või juhile.

Mõned näpunäited abi paluva sõnumi kirjutamiseks:

1. Kiri peab olema kirjutatud heas vene keeles, vigade ja kirjavigadeta. See pole mitte ainult märk saatja kirjaoskusest, vaid ka tema austusest saaja vastu. Kui dokumendi autor ei vaevunud teksti uuesti läbi lugema, on vähemalt ebamõistlik rääkida tema poolt adressaadi suhtes kasutatud soojade sõnade siirusest.
2. Kui kirjaplangi kasutamine pole võimalik (näiteks seda lihtsalt pole olemas), peaksite vähemalt proovima valida atraktiivse fondi, kasutades erinevaid suurusi ja stiile. Palvekiri ei peaks olema mitte ainult veenev, vaid ka silmailu pakkuv – vastasel juhul ei pruugi adressaat olla kannatlik ja lõpetada lugemise keskel, ilma asja juurde jõudmata.
3. Pidades meeles, et abi- või abipalve sõnum ei ole rangelt ametlik dokument, tuleks seda kirjutades püüda vältida bürokraatlikku keelepruuki ja liiga pikki lauseid. Mida lihtsam on saajal dokumenti lugeda ja päringu olemusest aru saada, seda tõenäolisem on, et ta vastab ja võtab vajalikud meetmed.

Vead palvekirja kirjutamisel

Taotluskirjade kirjutamise reeglite ja funktsioonide lõpuks mõistmiseks peaksite kaaluma väikest näidet, mis sisaldab kogenematutele autoritele tüüpilisi vigu:

Kallis A. D. Valenski!

Palume teil annetada meie Moskva regiooni metsikute siilikute kaitse fondi mis tahes summa, alates 500 tuhandest rublast. Ootame teie vastust hiljemalt selle aasta 25. augustiks. Meie arvelduskonto on 1234567890.

Petrov L.M., fondi esimehe esimene asetäitja.

Kirjas tehtud vigade loetelu ja näited õigetest lahendustest:

1. "Kallis Valensky A.D!" Õige variant:"Kallis Andrei Denissovitš!" (ees- ja isanime mainimine mõjub adressaadile paremini kui perekonnanime külmalt formaalne adresseerimine).
2. Palvekirjas puuduvad täielikult sõbralikud sõnad ja komplimendid. Õige variant:"Me teame, et olete pikka aega ja tulemuslikult töötanud selle nimel, et taastada haruldasi siilipopulatsioone ja omada oma väike loomaaed, samuti olete 2009., 2011. ja 2015. aasta riikliku auhinna "Aitame siile" laureaat.
3. Näites pole veenvat argumenti. Õige variant:"Te mitte ainult ei vii läbi sõltumatuid uuringuid ja suhtlete siilide eugeenika valdkonna juhtivate ekspertidega, vaid aitate aktiivselt ka erinevaid keskkonnaorganisatsioone, samuti olete korduvalt väljendanud soovi sponsoreerida mistahes tegevust, mis on seotud nende imetajate jaoks soodsa emotsionaalse keskkonna loomisega. .”
4. "Palume annetada..." Ühele inimesele kirjutades, eriti ärikirjas ja eriti kui see sisaldab soovi, on vaja asesõna “Sina” kirjutada suure algustähega. Teistsuguse kirjapildi kasutamine on selge märk koostaja lugupidamatusest või vähemalt tähelepanematusest, mis on sellise sõnumi puhul täiesti kohatu. Õige näide:"Palume teil annetada."
5. Taotluskirja põhiosa sisaldab kas liiga vähe või liiga palju konkreetsust. Sihtasutuse töö olemust tuleks täpsemalt kirjeldada, kuid samas anda lugejale võimalus annetuse suurus iseseisvalt valida. Puudub ilmselge vajadus märkida vastuse saamise täpset kuupäeva: selle mainimine peab olema kas põhjendatud või kirja sisust välja jäetud. Õige näide: « Seoses teie huviga probleemi vastu palume siiralt teha annetus meie sihtasutusele, mis on alates 2009. aastast kogunud teavet Moskva oblasti siilipopulatsioonide suuruse ja nende eksisteerimise tingimuste kohta ning arendanud projekte. ebasoodsas olukorras olevate loomade ümberpaigutamiseks mugavamatesse kohtadesse. Saate teha ülekande meie arveldusarvele 1234567890 või meie esindajaga ühendust võttes valida mõni muu mugav viis siilide abistamiseks. Kui Teil ei ole raske, siis palun vastake kirjale hiljemalt selle aasta 25. augustiks: juba septembri alguses käivitame mahuka ja kuluka projekti, milles saate ka Teie osaleda.»
6. Puuduvad ka ülaltoodud palvekiri ja järeldus. Õige näide: " Loodame teie mõistvale suhtumisele ja kaastundele. Oleme alati valmis vastama kõikidele küsimustele ja arvestama kõigi kommentaaridega. Terved ja õnnelikud siilid on meie ökoloogia tulevik!
7. Annetust paluvas sõnumis pole lõplikku viisakuse valemit. See, nagu enamik muid vigu, viitab kas saatja suutmatusest ärikirja koostada (kuidas siis talle raha usaldada?) või selget lugupidamatust adressaadi vastu. Õige näide:

Tänan teid abi eest juba ette!

Sihtasutuse esimehe esimene asetäitja

L. M. Petrov.

Taotluskirjade näidised

Kuigi palvekirjad on kirjutatud vabas vormis, on kirjutajal, eriti sellel, kellel pole varem sellist kogemust, kasulik tutvuda levinumate sõnumite näidistega.

Raha eraldamisest

Kui teil on vaja otsida abi või kasu investorilt, sponsorilt või laenuandjalt, peaksite väljastama rahataotluse kirja.

Kauba kohaletoimetamise kohta

Mõnikord on vaja paluda tarnijal nihutada kaupade tarneaega ühes või teises suunas või esitada võimalikult kiiresti uue partii tellimus.

Edasilükatud makse kohta

Üüri alandamisest

Kui üürileandja otsustab üüri tõsta või mõni aeg pärast lepingu sõlmimist saab üürnik aru, et oleks võinud vähem kulutada, võite proovida olukorda parandada, saates teisele poolele kirja, milles palub üüri alandada. .

Allahindluste tegemisest

Alati ei ole toote või teenuse müüja see, kes pakub püsi- või eriti tulusatele klientidele soodusprogrammis osalemist. Allahindlust taotleva kirja saatmine aitab saavutada õiglust, säilitades samal ajal suurepärased suhted osapoolte vahel.

Võlgade tasumise kohta

Aeg-ajalt unustab ka kõige soliidsem laenuvõtja või klient ära järgmise osamakse või kohustuse ostu eest tasuda. Võla tasumist paluv kiri aitab õrnalt tähelepanu juhtida tema sobimatule käitumisele.

Abist probleemi lahendamisel

Kui probleem pole puhtalt rahaline ja kodanik või organisatsioon vajab igakülgset abi, saab olukorrast välja tulla, kirjutades ja saates mitmele mõjukale adressaadile kirju, milles palutakse abi probleemi lahendamisel.

Taotluskirja saatmise tunnused

Abi või abi paluvate ametlike sõnumite saatmiseks on mitmeid juhiseid:

1. Parem on kasutada dokumendi paberversioone, mitte elektroonilisi, saadetakse kulleriga või tähitud kirjaga Venemaa Posti kaudu. Selline lähenemine näitab mitte ainult saatja erilist huvi, vaid ka tema valmisolekut teatud kuludele vastuse saamiseni jõuda, mis jätab saajale kindlasti positiivse mulje.
2. Mõnel juhul on mõttekas kirjutada kiri käsitsi(muidugi hõlpsasti loetava ja silmale meeldiva käekirjaga) ja heal paberil. Tõenäoliselt ei sobi see meetod massipostitusteks, kuid kindlasti aitab see konkreetsele adressaadile huvi tekitada.
3. Kirjad tuleb registreerida saatva organisatsiooni väljaminevate dokumentide päevikus, ja kättesaamisel - saaja saabuvate dokumentide ajakirjas. Kui kirjavahetus käib eraisikute vahel, pole sõnumeid vaja registreerida.

Võtame selle kokku

Abi paluv kiri tuleks kirjutada õigesti ja võimalikult lühidalt. Dokumendi kujundamiseks on parem kasutada kirjaplanki ja kui see pole võimalik, siis vähemalt valida atraktiivsed fondid. Valmis kiri on parem saata kulleriga või posti teel.

Sõnum peab sisaldama preambulit, paar sooja sõna adressaadile, palve põhjendust ja olemust. Kokkuvõtteks peaksite kasutama traditsioonilisi viisakusvormeleid: "Ette tänades" või "Austusega". Dokument on soovitatav kontrollida juhi allkirja ja organisatsiooni pitsati või templiga ning e-postiga saatmisel allkirja ja pitsati jäljendi skaneeritud kujutistega või elektroonilise digiallkirjaga.

Kasutades äriline kirjavahetus toimub mitte ainult äritegevuse koordineerimine, vaid ka konkreetse organisatsiooni jaoks vajaliku teabe kogumine, mille järele on nõudlus erinevate aruandlusauditite käigus. Seetõttu kuulub haldustöötajate ülesannete hulka ennekõike äridokumentatsiooni korrektne hooldus, milleks töötatakse välja erinevad sisejuhised ja vormid. Tüüpvormi eeliseks on asjaolu, et inimene täidab selle automaatselt, säästes sellega enda ja ettevõtte aega.

Ärikirjavahetus peaks sisaldama:

Usaldusväärne ja täielik teave;
- lühikokkuvõte jutustuse puudumise tõttu;
- neutraalne pöördumise toon, kuid sõbralikult;
- loogiline ahel, mitte emotsionaalne hinnang väidetavatele faktidele.

Kuidas kirjutada ärikirja?

Kõige tähtsam on otsustada, mis tüüpi ärikiri antud olukorras sobib. Seda on mitut tüüpi:

Meeldetuletus;
- kinnitamine;
- keeldumine;
- kaaskiri;
- kutse;
- garantii;
- informatiivne;
- märgukiri ja tellimus.

Reeglina nõuavad vastamist ärikirjad, mis sisaldavad taotlust, ettepanekut, pöördumist, järelepärimist või nõudmist.

Ärikirja kirjutamise reeglid.

Ärikirja toon kannab endas väga olulist emotsionaalset koormust, sest laitmatutest suhtlusvõtetest hoolimata ilmneb varjatud lugupidamatus. Eriti ettevaatlik peaksite olema keeldumist sisaldava ärikirja kirjutamisel. Sel juhul ei tohiks te keeldumist kirja alguses märkida. Sõnumi esimeses osas peaksite esitama veenvad argumendid oma seisukoha kasuks, selleks võite kasutada selliseid valemeid nagu;

- "Kahjuks ei saa me teie taotlust rahuldada";
- "Meil on väga kahju, kuid teie taotlust ei ole võimalik rahuldada" jne.

Keeldumisel on oluline meeles pidada, et meie ülesanne on keelduda, kuid mitte kaotada klienti, partnerit vms.

Niisiis, ärikirja kirjutamise põhireeglid:

Kirja olemuse õigesti mõistmiseks on vaja adressaadile suunatud taotlust tekstis mitu korda korrata;
- keeldumiskirjas on oluline märkida põhjused, miks seda taotlust ei saa rahuldada;
- pakkumise tagasilükkamine on keeldumise valem.

Ärikirjavahetuse keel.

On oluline, et ärikirjade lugeja saaks aru ainult selle olemusest, mitte keelest, milles see on kirjutatud. Just selles seisundis peitub ärikirja kirjutamise reeglite valdamine, mis on välja töötatud paljude aastate jooksul.

Tuleb meeles pidada, et ärikirjas:

On vaja kasutada lihtsaid sõnu sisu vaesustamata;
- kasutage omadussõnade asemel sagedamini tegusõnu - see muudab tähe teksti dünaamilisemaks;
- püsida pöördumise tähenduse lähedal, laskumata detailidesse ja arutluskäikudesse;
- ärge kasutage pikki lauseid, kuna need tõmbavad lugeja tähelepanu kõrvale;
- üleminek fraaside vahel peaks olema loogiline ja nähtamatu;
- kasutage võimalikult vähe asesõnu.

Ärikirja eristab kirjaoskus ja stiil.

Ärikirjade koostamine.

Ärikirja kirjutades pidage meeles, et ülemine osa (1/4 A4-lehest) peaks jääma kirjaplangi jaoks vabaks. Samuti on kirja ülemises nurgas märgitud väljamineva kirja number ja kuupäev, mis registreeritakse spetsiaalses väljamineva posti päevikus.

Alumises vasakus nurgas on märgitud juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning lehe päris lõpus on ärikirja täitja perekonnanimi ja tema telefoninumber lisateabe saamiseks.

Seega koosneb ärikiri kolmest osast: taotluse olemus, selle põhjendus ja lisateave.

Kirjale vastates tuleks sisu esimeses osas viidata antud adressaadi viimasele kirjale. Kui on välismaist kirjavahetust, siis parema selguse huvides on vaja kirjale lisada brošüür, mille link on selles kirjas märgitud. On väga oluline lõpetada selline kiri tänuga koostöö eest ja fraasiga "Lugupidamisega (nimi) ..."

Ärikirjade vormid

Kirjavorm on paberkujul, millel on eelnevalt taasesitatud üksikasjad, mis sisaldavad püsivat teavet organisatsiooni - dokumendi autori kohta.

Vormide kasutamine kiirendab oluliselt dokumendi loomise protsessi (tänu pideva info kättesaadavusele), vähendab tööjõukulusid koostamiseks, lihtsustab info tajumist ja parandab juhtimistöö kultuuri. Vorm muudab teabe ametlikuks.

Organisatsioonile adresseeritud dokumendi saamisel pööratakse põhitähelepanu loomulikult selles sisalduva info olemusele, kuid paratamatult on tähelepanu pööratud ka dokumendi välimusele - paberi kvaliteedile, värvikasutusele. , logo kujundus, kirjastiil, kirjaplangi pealdiste kompositsioon. Nende märkide põhjal jääb mulje korrespondendist, tema soliidsuse ja prestiiži astmest. Tuleb püüda luua meeldejääv vorm, mis võib jätta organisatsioonist soodsa mulje, peegeldades mitte ainult teatud teavet organisatsiooni kohta, vaid ka selle stiili. Hästi kujundatud kirjaplangil olevad dokumendid on organisatsiooni kuvandi lahutamatu osa, selle ainulaadne visiitkaart.

Nõuded organisatsiooniliste ja haldusdokumentide vormidele on kehtestatud järgmiste dokumentidega: 1) GOST R. 6.30-2003. “Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele“; 2) Föderaalvõimude bürootöö tüüpjuhised, kinnitatud Rosarkhivi korraldusega 27. novembril 2000 nr 68.

Sõltuvalt organisatsiooni asutamisdokumentidest võib kirja vorm sisaldada järgmist:

Vene Föderatsiooni riigivapp või Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp (ainult riigiettevõtete puhul);

Organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);

Organisatsiooni kood;

ettevõtte nimi;

Viiteteave organisatsiooni kohta;

Dokumendi kuupäev;

Dokumendi registreerimisnumber;

Dokumendi koostamise või avaldamise koht (vajadusel).

GOST R. 6.30-2003 näeb ette vormi üksikasjade paigutuse kahes versioonis: piki- ja nurgeline.

Esimesel juhul asetatakse kõik vormi detailid pikisuunas ja joondatud kas laiuselt või keskele.

Kui detailid asetatakse nurka, hõivavad need lehe vasakus nurgas 73 x 88 mm ala ja on joondatud kas vasaku veerise või eraldatud ala keskele.

Vormide valmistamiseks kasutatakse A4 (210 x 297 mm) ja A5 (210 x 148 mm) formaadis paberit. Ühe või teise vormingu kasutamise määrab koostatava dokumendi maht. Väiksem formaat on mõeldud dokumentidele, mille tekst on väike (kuni seitse rida); Selliste dokumentide puhul on ebaratsionaalne kasutada A4 formaadis.

Blanke on lubatud toota trükimeetodil, kasutades online-trükivahendeid või arvutitehnoloogiat vahetult konkreetse dokumendi valmistamise käigus. Erandiks on organisatsioonide kirjaplangid, millel on Vene Föderatsiooni riigivapp või Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste vapid. Ankeetide trükkimine arvutist on väikestele organisatsioonidele väga ökonoomne, kuid ei kaitse võltsimise eest. Trükitud vormid on selles mõttes usaldusväärsemad. Lisaks tellivad mõned organisatsioonid blankettide ebaausa kasutamise eest kaitsmiseks trükikodadest nummerdatud blankette ja peavad nende kasutamise üle hoolikat arvestust. Samal eesmärgil kasutavad riigi- ja munitsipaalasutused erinevat tüüpi dokumentide jaoks erinevat värvi blankette.

Ankeetidele tehakse ainult dokumendi esimene leht, järgnevate lehtede tegemiseks kasutatakse standardseid paberilehti. Kui dokument tuleb saata mitmele aadressile, siis vormistatakse iga dokumendi eksemplar.

Teenuskirja vormi näide (detailide pikisuunaline paigutus)

Dokumendi igal lehel, olgu kirjaplangil või ilma, peavad veerised olema järgmised (mm): vasak - vähemalt 20, parem - vähemalt 10, ülemine - vähemalt 20, alumine - vähemalt 20.

Paljudes organisatsioonides on dokumentide koostamist reguleerivate juhiste ja reeglitega kehtestatud standardis nõutavast suuremad väljad. Siin on näited organisatsiooni kirjaplangil olevate kirjade kohta (joonis 2–4).

Riis. 2

Riis. 3

Riis. 4