Küsimus 5. Dokumentide liigitus

Dokumendi klassifikatsioon- dokumentide jaotamine gruppidesse (tüüpidesse) lähtuvalt sisuomadustest, koostamise vormist jms, et korrastada ja tõhustada nendega töötamist.

Klassifitseerimine võimaldab välja töötada teatud meetodid iga dokumendirühmaga töötamiseks, koondada need juhistesse ja korrastada dokumente kontoritöös. 2. Tavaliselt võib dokumendid jagada järgmistesse rühmadesse: vastavalt dokumenteerimismeetodile: käsitsi kirjutatud; elektrooniline;

Graafika;

filmi-, foto-, helidokumendid;

kasutusala järgi: organisatsiooniline ja haldus; finants- ja raamatupidamine; teaduslik ja tehniline; tööjõu järgi; aruandlus ja statistika;

koostamise kohas:

Sissetulevad (organisatsiooni poolt vastu võetud);

Väljuv (organisatsioonilt saadetud);

Sisemine (koostatakse ja kasutatakse organisatsiooni enda sees);

vastavalt juurdepääsupiirangu templile:

avatud (liigitamata);

juurdepääsupiirangu templiga. Dokumentidel võivad olla järgmised templid:

"Ametlikuks kasutamiseks" (ametlik teave, mis on mõeldud ainult konkreetse organisatsiooni või tööstusharu töötajatele); “Saladus”, “Täiesti salajane”, “Erilise tähtsusega” (riigisaladust sisaldav teave); "Konfidentsiaalne" (teave, millele juurdepääs on piiratud Vene Föderatsiooni õigusaktidega);

Ärisaladus (teave, millel on kolmandatele isikutele teadmatuse tõttu äriline väärtus, millele puudub õiguslikul alusel vaba juurdepääs ja mille suhtes sellise teabe omanik on kehtestanud kaitserežiimi);

päritolu järgi:

ametnik (ametnik) (organisatsiooni huve mõjutav, juriidilise isiku või üksikisiku koostatud, ettenähtud viisil vormistatud); isiklik (mis puudutab konkreetse isiku huve ja on isiklik);

lõunas juriidilist tähtsust:

originaalid või originaalid (ametlike dokumentide esimesed või üksikkoopiad, mille autor on isiklikult allkirjastanud);

koopiad (dokumendid, mis reprodutseerivad täielikult originaaldokumendi teavet ja kõiki selle väliseid tunnuseid või nende osa, ilma juriidilise jõuta);

kinnitatud ärakirjad (dokumentide koopiad, millele on kehtestatud korras kantud vajalikud rekvisiidid, andes neile juriidilise jõu);

duplikaadid (algdokumendi korduvad koopiad, millel on juriidiline jõud);

esitusvormi järgi:

individuaalne (mille sisu on esitatud vabas vormis);

šabloon (kui struktuur, dokumendi osa, tüüplaused on eelnevalt koostatud ja teine ​​osa täidetakse ettevalmistamise käigus, näiteks töökoha tõend);

standardne (loodud standardsete olukordade, näiteks töölähetuste dokumenteerimiseks ja mida kasutatakse kõigis organisatsioonides);

säilivusaja järgi:

alaline ladustamine;

pikaajaline ladustamine (üle 10 aasta); ajutine ladustamine (kuni 10 aastat).

1 . Elektrooniline dokument– dokument, milles teave esitatakse elektroonilisel kujul koos selle kehtivaks tunnistamiseks vajalike andmetega.

Elektrooniline dokument peab vastama järgmisele nõuetele:

loodud, töödeldud, salvestatud, edastatud ja vastu võetud tarkvara ja riistvara abil;

olema kuvatud (reprodutseeritud) tajumiseks arusaadaval kujul.

Elektrooniline dokument Võib olla reprodutseeritakse vormis ja vormis, lihtne mõista: ekraanil; paberil;

muu arvutikandjast eraldatav materiaalne objekt visuaalseks kontrollimiseks ligipääsetaval kujul. Elektroonilise dokumendi kasutamisel ei pea selle paberkandjal koopiat esitama, välja arvatud Vene Föderatsiooni normatiivaktides või poolte kokkuleppel sätestatud juhtudel. Eelisedelektrooniliste dokumentide kasutamine:

arvutis olevate valmisnäidiste kasutamisel vähendatakse arvuti dokumentide komplekti miinimumini; elektrooniliste dokumentide (näiteks kaubataotluste) arvutitöötlus on palju kiirem kui paberdokumentide töötlemine;

kiirendatakse ja lihtsustatakse mis tahes dokumendi või teabe kogumist, süstematiseerimist ja nendest otsimist; e-posti kasutades saab dokumente kiiresti edastada mis tahes vahemaa tagant; elektrooniliste dokumentide säilitamine võimaldab salvestada suurel hulgal teavet väikestele andmekandjatele ega vaja seetõttu arhiivi jaoks suuri alasid; väheneb rutiinsete tehniliste toimingute maht dokumentidega, vabaneb aeg sisuliste juhtimisprobleemide lahendamiseks;

vähendatakse teadmata asukohaga dokumentide kadumise arvu;

saab võimalikuks saadud infot kasutada mõne teise dokumendi (aruanne, kokkuvõte, retsensioon vms) koostamiseks, tõstes seeläbi koostatava dokumendi efektiivsust ja kvaliteeti.

Elektroonilise dokumendi kavandi kinnitamine on järgmine eeliseid:

dokumendi lugemine arvutiekraanil ilma seda paberile printimata; dokumendi projektis tehakse parandused;

Puuduste juurdeelektroonilisi dokumente saab klassifitseerida: lühike säilivusaeg võrreldes paberdokumentidega;

vajadus tehniliste vahendite järele lugemiseks; volitamata muudatuste tegemise võimalus (elektroonilise digitaalallkirja (EDS) või muu kaitsevahendi puudumisel).

3. Elektrooniline dokumendihaldus- elektrooniliste dokumentide liikumise, töötlemise, säilitamise ja vahetamise protsess. Elektrooniliste dokumentide vahetamises osalejad - füüsilised ja juriidilised isikud, Vene Föderatsiooni valitsusasutused, elektrooniliste dokumentide vahetamises osalevad kohalikud omavalitsused.

Elektroonilise dokumendi saatja- elektrooniliste dokumentide vahetuses osaleja, kes koostab elektroonilise dokumendi, allkirjastab selle oma digitaalallkirjaga ja saadab selle otse või teabevahendaja kaudu saajale.

Elektroonilise dokumendi saaja- elektrooniliste dokumentide vahetamises osaleja, kelle aadressile elektrooniline dokument saabus.

Vahendaja elektrooniliste dokumentide vahetamisel (teabevahendaja)- juriidiline isik või üksikettevõtja, kes osutab teenuseid, mis on seotud elektrooniliste dokumentide vahetamisega elektrooniliste dokumentide saatjate ja vastuvõtjate vahel.

Elektrooniliste dokumentide vahetamisel tuleb kasutada infoturbemeetmeid vastavalt Vene Föderatsiooni normatiivaktide nõuetele.

Elektrooniline dokument kuulub kontrollimisele, et kinnitada selle ehtsus digitaalallkirja kontrollimise abil. Elektroonilise dokumendi ehtsuse kinnitamise teostab elektroonilise dokumendi saaja, kasutades digitaalallkirja kontrollimise vahendeid, mille on talle andnud digitaalallkirja kontrollimise vahendite saatja või levitaja. Elektroonilise dokumendi autentsus loetakse kinnitatuks, kui elektroonilise dokumendi saaja poolt digitaalallkirja kontrollimise teel ettenähtud toimingute tegemise tulemusena tuvastatakse selle kõigi andmete muutumatus. Elektrooniline dokumendihaldusmäärustega reguleeritud:

valitsus;

sektoritevaheline;

tööstus;

kohalikud (ettevõtted).

Õiguslik regulatsioon elektrooniliste dokumentide ringluse valdkonnas saadetud:

rakendada ühtset riiklikku poliitikat elektrooniliste dokumentide ringluse valdkonnas;

teabe turvalisuse ja kaitse tagamine selle loomisel, töötlemisel, säilitamisel, edastamisel ja vastuvõtmisel;

elektrooniliste dokumentide kasutajate õiguste ja õigustatud huvide tagamine;

õiguslik tugi elektrooniliste dokumentide loomise, töötlemise, säilitamise, edastamise ja vastuvõtmise tehnoloogiale. Tööd tehakse e-posti teel saadetud elektrooniliste dokumentidega sarnaselt paberdokumentidega töötamine. Seetõttu nimetatakse ka elektroonilist dokumendihaldust automatiseeritud kontoritöö. Igale e-posti tellijale määratakse individuaalne postkast, millele on määratud kasutajakood ja nende postkastide kaudu vahetatakse elektroonilisi sõnumeid.

Elektroonilise dokumendi saatja loob sõnumifaili, määrab selle nime, kuupäeva, saatmise kellaaja ja käivitab meili saatmise programmi.

Elektroonilised dokumendid edastatakse saajatele vastavalt postitamise juhendile.

Saaja saab dokumendi arvutiekraanile, mille saab vajadusel paberile üle kanda. Arvuti abil registreeritakse elektroonilised dokumendid.

Juht, olles saanud elektroonilise dokumendi, teeb sellele otsuse ja dokument saadetakse sisevõrgu kaudu täitja(te) arvutisse.

Elektrooniliste dokumentide vormistamise protsess sarnased paberdokumentide vormistamine. Elektrooniline dokumendivoog suureneb pidevalt, eriti seoses internetikaubanduse arenguga. Elektrooniliste dokumentide säilitusaeg sama, nagu paberkandjal (näiteks pangateatised ja ülekandetaotlused - 5 aastat). Failide säilitamine selliseks perioodiks võib viia nende kadumiseni, seetõttu on soovitatav luua CD-dele spetsiaalsed elektrooniliste dokumentide arhiivid.

Kell elektrooniliste dokumentide säilitamine elektroonilises arhiivis tuleb pakkuda:

elektrooniliste dokumentide kaitsmine volitamata juurdepääsu ja moonutamise eest;

võimalus tagada huvitatud isikutele juurdepääs säilitatavatele elektroonilistele dokumentidele eeskirjadega ettenähtud viisil;

võimalus kinnitada elektrooniliste dokumentide autentsust kogu nende säilitamise aja jooksul;

säilitatud elektrooniliste dokumentide esitamise võimalus paberkandjal koopiana.

Edaspidi on elektroonilise dokumendihalduse arendamine keskendunud elektrooniliste dokumentide maksimaalsele kasutamisele, mis eeldab seniste kodumaiste kontoritöö traditsioonide muutumist ja järkjärgulist loobumist paberkandjast.

Mõiste "elektrooniline dokument"

Infotehnoloogia arenguga on laialt levinud nn elektroonilised dokumendid, mille kasutamine annab kasutajatele palju eeliseid:

• 1. Dokumendivoo protsesside kiirendamine;
• 2. Võimalus edastada dokumenti digitaalsete sidekanalite kaudu;
• 3. Kergesti muudetav sisu (toimetamine);
• 4. Igavese säilitamise teoreetiline võimalus;
• 5. Piiramatu hulk juriidilist jõudu omavaid eksemplare jne.

Kuid mõiste “elektrooniline dokument” ei ole alati olnud üheselt mõistetav ja on endiselt vastuoluline.

Mõiste “elektrooniline dokument” ilmus umbes 1990. aastate alguses, kuid kodumaises dokumenditeaduses hakati seda aktiivselt kasutama alles 1990. aastate lõpus. Enne seda olid kodu- ja välismaises kirjanduses üldiselt aktsepteeritud terminid "masinloetav dokument", "dokument masinkandjal". Eelkõige on mõiste "Masinkandjal dokument" määratletud kehtivas GOST R 51141-s. -98: "see on dokument, mis on loodud meediumi- ja salvestusmeetoditega, mis tagavad selle teabe töötlemise elektroonilises arvutis"

Tuleb märkida, et elektrooniline dokument on masinloetav, kuid mitte iga masinloetav dokument pole elektrooniline. Arvutitehnoloogia areng muutis mõiste “masinloetav dokument” ja selle peamise tunnuse – sobivuse masinlugemiseks – 1990. aastatel elujõuetuks: tänapäevastes tingimustes on masinloetav info igast paberdokumendist. Vaja on uut kontseptsiooni, mis käsitleb dokumente, mis läbivad oma elutsükli kõik etapid – loomisest hävitamiseni või üleandmiseni igaveseks arhiivihoidlasse – elektroonilisel kujul. Sellest sai "elektroonilise dokumendi" mõiste.

Enamik olemasolevaid mõiste "elektrooniline dokument" määratlusi rõhutavad mõistete "dokument" ja "elektrooniline dokument" sarnasust. Sel juhul on rõhk kontseptsiooni teabekomponendil: elektrooniline dokument on määratletud ennekõike teabena. Erijuhtudel võib elektrooniliste dokumentide kategooriasse kuuluda andmebaasid (registrid, katastrid, nimekirjad jne) ja paberdokumentide digiteeritud koopiad.

Venemaa õigusaktides ilmus elektroonilise dokumendi regulatiivne määratlus esmakordselt 10. jaanuari 2002 föderaalseaduses nr 1-FZ "Elektroonilise digitaalallkirja kohta": "elektrooniline dokument on dokument, mille teave esitatakse elektroonilisel digitaalsel kujul. ” Mõiste on esitatud ka 27. juuli 2006. aasta föderaalseaduses nr 149-FZ "Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta": "elektrooniline dokument - teave, mis on esitatud elektroonilise arvutitehnoloogia elementide olekute komplektina (ECT), muud elektroonilised vahendid teabe töötlemiseks, säilitamiseks ja edastamiseks, mida saab teisendada inimese ühemõtteliseks tajumiseks sobivasse vormi ja millel on dokumendi identifitseerimise atribuudid.

«Elektrooniliste dokumentide eripära on see, et nende info esitatakse elektroonilisel digitaalsel kujul ning sellest tulenevalt on see inimesele tajutav vaid vastava riist- ja tarkvara abil. Elektroonilised dokumendid täidavad aga samu funktsioone ja omavad sama tähendust kui traditsioonilised dokumendid. Seetõttu ei ole mõne arenenud riigi arhiiviseadustes "dokumendi" ja "elektroonilise dokumendi" mõistete määratlemisel rõhku pandud mitte dokumentide vormile, vaid nende funktsioonidele.

Selle seaduse kohaselt esitatakse elektroonilisele dokumendile järgmised nõuded: see peab olema loodud, töödeldud, edastatud ja säilitatud tarkvara ja riistvara abil; olema seadusega kehtestatud struktuuriga ja sisaldama selle tuvastamist võimaldavaid üksikasju; esitada inimese tajule arusaadaval kujul.

Vastavalt seadusele on elektrooniline dokument arvutikandjal võrdne paberkandjal ja sellel on sama õiguslik jõud. Seega kaotab seadus igasuguse ebakindluse, paigutades elektroonilised dokumendid muude tehnotrooniliste dokumentide hulka ja pannes rõhku üldmõistele – dokument.

Seega on USA rahvusarhiivi definitsiooni kohaselt elektroonilised dokumendid dokumendid, mis sisaldavad digitaalset, graafilist ja tekstilist teavet, mida saab salvestada mis tahes arvutikandjale (st mis sisaldab teavet, mis on salvestatud kujul, mis on töötlemiseks kättesaadav ainult arvuti abil). ja mis vastab mõiste "dokument" määratlusele: "kõik raamatud, paber, kartograafilised, fotograafilised, masinloetavad ja muud kirjalikud materjalid, olenemata nende füüsilisest vormist või omadustest, mille on loonud või saanud Ameerika Ühendriikide föderaalagentuur aastal vastavalt föderaalseadusele või seoses valitsuse tegevuste elluviimisega ja mida see föderaalasutus või selle õigusjärglane säilitab või säilitab tõendina föderaalameti tegevuse (organisatsioon, funktsioonid, reeglid, otsused, protseduurid, tegevused või muu) kohta. valitsusele või selles sisalduvate andmete teabeväärtuse tõttu.

Erinevalt traditsioonilistest dokumentidest ei ole elektroonilised dokumendid aga füüsilised, vaid loogilised terviklikud. Disketti või faili ei saa lugeda elektrooniliseks dokumendiks. Elektrooniline dokument tunnistatakse elektrooniliseks dokumendiks ainult siis, kui see on tegevuse tulemus ja tõend.

Elektrooniliste dokumentide eripära seisneb ka selles, et neil on oma füüsiline ja loogiline struktuur, mis ei kattu meie varasemate traditsiooniliste ettekujutustega dokumendist. See sõltub andmete arvutikandjale paigutamise meetodist ning kasutatavast tarkvarast ja riistvarast. Elektrooniliste dokumentide loogiline struktuur määrab ära semantilised seosed dokumendi osade vahel erinevat tüüpi andmete kujul: tekst, tabelid, graafika, animatsioon, multimeediakirjed jne. Dokumendi jäädvustamine ja reprodutseerimine toimub sobivate infotehnoloogiate abil modulaarselt.

Elektroonilised dokumendid sõltuvad otseselt infotehnoloogiast, millel on pöördumatu tendents vananeda (muutuda) koos teaduse ja tehnika arenguga tehnoloogia ja tarkvara vallas. Elektrooniliste dokumentide spetsiifilisus, aga ka uute infotehnoloogiate massiline kasutamine, arvutitehnoloogia valdkonna spetsialistide sissetung dokumentatsioonihalduse ja arhiveerimise valdkonda on tekitanud teatud terminoloogilise segaduse ja mõistete segaduse. elektrooniline kirje”, “dokument”, “videogramm” jne.

Ühel juhul mõistetakse elektroonilist dokumenti kui arvuti andmekandjat, teisel juhul eraldi faili sellel kandjal, kolmandal juhul väljatrükki paberil, neljandal teatud “maatriksit arvutimälus”. ekraanil, sealhulgas e-posti teel Internetist ja muudest võrkudest saadud (virtuaalne dokument). I.L. Bachilo kirjutab sellega seoses, et elektroonilisi dokumente on võimalik liigitada tüüpidesse nende sihtatribuudi järgi:

„Elektrooniline dokument on traditsioonilise dokumendi elektroonilisel kujul säilitamise meetod, tuvastades samal ajal algdokumendi isiku;

Elektrooniline dokument - esmase dokumendina, mis on loodud elektroonilises süsteemis, sisaldub info- ja sidesüsteemis ilma pabervormita (arvutiprogrammid, andmed mööda põhja-põhja joont, arvuti-arvuti)

Elektrooniline dokument on kasutaja vahetu teavitamise meetod; kuva, fail, telefailid, elektrooniline väljaanne - CDROM jne;

Elektrooniline dokument - elektroonilises õigussuhtes osaleja tahte väljendamise vahend - on juriidiliselt oluline fakt, õigustoiming (tahteavalduse edastamise vahend) tehingutes, teadusliku teabe vahetamises, jne.)."

„Selle olukorra teaduslik dokumendianalüüs ajaloolisest aspektist eeldab ennekõike pöördumist kirjanduses leiduvate elektrooniliste dokumentide definitsioonide uurimise poole. Nii oli võimalik tuvastada üle neljakümne sellise spetsialistide sõnastatud ja ametlikes dokumentides esitatud määratluse. Nende analüüs näitab, et vaatamata lähenemisviiside mitmekesisusele saab eristada kolme peamist määratluste rühma:

• 1. Elektrooniline dokument on masinloetav dokument, masinkandjal olev dokument;
• 2. Elektrooniline dokument on dokumendi eriliik;
• 3. Elektrooniline dokument on elektrooniline vorm;

Hoolimata mõiste “elektrooniline dokument” laialdasest kasutamisest kirjanduses ja praktikas ning selle seadusega fikseerimisele ei ole definitsiooni veel paika pandud. Selle näiteks on VNIIDAD uurimisprojekti “Elektrooniliste dokumentide dokumentaal- ja arhiiviprobleemid” raames läbi viidud praktiliste arhiivitöötajate küsitluse andmed. Need andmed pakuvad uurimistöö jaoks suurt sõltumatut huvi. Samas näitavad need arhiiviasutustes üldiste ideede puudumist uuringu teema kohta, mis on „elektroonilise dokumendi” mõiste ebastabiilsuse ja terminoloogilise ebakindluse näitaja. Ka ettevõtte infosüsteemide spetsialistide hiljuti avaldatud töös märgitakse, et elektrooniline dokument on "dokument, mille kandjaks on elektrooniline kandja - magnetketas, magnetlint, kompaktketas jne".

Vastavalt A.P. Kurilo, elektroonilist dokumenti esitletakse kui „teatud viisil üksteisele vastavate erisümbolite, koodide ja elektriliste signaalide organisatsioonilist kogumit, mis eksisteerib ainult arvutusliku telekommunikatsioonikeskkonnas, on füüsiliselt immateriaalne ja inimesele kättesaamatu, välja arvatud juhul, kui ta kasutab spetsiaalset varustust." Elektrooniline dokument A.P. arvamuse kohaselt. Erinevalt paberist puudub Kurilol selle tähtsuselt teine ​​komponent - materiaalne kandja, mis on rangelt kooskõlas sellel sisalduva teabega

See arusaam kajastab ainult elektroonilise dokumendi füüsilisi ja tehnilisi omadusi, jättes sellest väljapoole dokumendispetsialisti ja praktilist kontoritöötajat huvitavat - dokumendi eesmärgid, eesmärgid ja funktsioonid.

Võite kaaluda ka teist elektroonilise dokumendi määratlust. S.I. Semiletov mõistab seda kui "kirjalikku dokumenti, mis vormistatakse kas objektiivse digitaalse masinkoodi salvestamise vormis elektroonilistes tehnilistes vahendites sisalduvale materiaalsele kandjale või mitmesuguste signaalide (elektromagnetiliste, elektriliste) füüsilise välja kujul. , optiline ja akustiline) edastatakse telekommunikatsioonikanali kaudu ajas ja ruumis." Selle definitsiooni juures on positiivne see, et autor ei laienda enda dokumenti definitsioonist kaugemale, vaid ainult moderniseerib materiaalse infokandja definitsiooni.

Viimane seisukoht elektroonilise dokumendi definitsiooni osas kuulub M.N. Kostomarov, kes usub, et selle uue nähtuse olemust peegeldab kõige täpsemalt mõiste "elektrooniline dokumendivorm" ja "elektrooniline dokument" on vaid vaheseisund, dokumendi moodustavate elementide ajutine vorm arvutimällu salvestamiseks. .

Niisiis, tekst analüüsib mõistet "elektrooniline dokument". See näitab, et neis on eristatavad järgmised komponendid: see on teatud viisil kandjale salvestatud teave koos võimalusega seda tuvastada; elektroonilised dokumendid täidavad samu funktsioone ja omavad sama tähendust kui traditsioonilised dokumendid; elektroonilistel dokumentidel on oma füüsiline ja loogiline struktuur.

Eeltoodust tuleneb ka, et siiani puudub täpne mõiste “elektrooniline dokument”. Traditsioonilise dokumendi kõrval on “elektroonilisel dokumendil” mitmeid funktsioone: uute infotehnoloogiate massiline kasutamine; elektrooniline digitaalallkiri; jäiga sidumise puudumine kandjaga; dokumentide saatmine elektroonilisse arhiivi kohe pärast nendega töö lõpetamist kontoritöös.

29. juuni 2017 kell 12:55

Kunagi seisid ametnikud vastu üleminekule paberajakirjadelt elektroonilistele dokumendihaldussüsteemidele. Nüüd toimub enamikus organisatsioonides dokumentide sisemine kinnitamine juba EDMS-is ja see ei tekita muret. Nüüd on meil uued võimalused, mis annavad veelgi rohkem väljavaateid täiesti “paberivabale” tööle üleminekuks. Ent samal ajal hakkavad meist võitu saama uued hirmud.

Mõnel võib tekkida ebameeldiv ebakindluse ja kahtluse tunne, lugedes väljendit “elektrooniline dokument”. Nii mõnigi küsimus tuleb kohe meelde: kas see on usaldusväärne? Kuidas säilitada? Kas kohtud aktsepteerivad seda?

Aga miks keegi ei küsi paberiga töötades samu küsimusi lihtsalt sellepärast, et see on tuttav ja tundub usaldusväärne. Kuigi "paberil" seadusandlus ei ole täiuslik ja võib leida puudusi. Jah, ka elektroonilise dokumendihalduse regulatiivne raamistik pole kaugeltki täiuslik ja pimealasid on veel, kuid see areneb ja täiustub pidevalt, samal ajal kui "paber" seadusandlus hakkab tasapisi aeguma.

Aga mida teha meie küsimustega? Peame neile vastuseid otsima. Elektrooniline dokument – ​​säilitage ja saatke kohale.

Nüüd on aeg olla kursis elektrooniliste dokumentidega ja mitte elada oma ajastut paberiga. On aeg saada vastused oma küsimustele ja muredele, et mitte lõpuks järele mängida.

Elektroonilise dokumendi õiguslik tähendus

Et aru saada, milliseid dokumente saab ilma paberita kasutada, tuleb esmalt välja selgitada, kuidas hinnatakse elektroonilist dokumenti juriidilisest aspektist.

Kuid ka elektroonilised dokumendid vallutavad selle konservatiivse ala. Isegi sellise näiliselt muutumatult paberkandjal nagu tööraamat plaanivad seadusandjad peagi elektroonilisele vormile muuta.

Siiski on personaliarvestuse dokumente, mida saab juba täielikult elektroonilisele vormile teisendada:

• töölepingute ja nende muudatuste registreerimise päevik;
• töökorralduste päevik;
• vorm T-60 (arvestusmärge töötajale puhkuse andmise kohta);
• vorm T-61 (arvestusmärge töötajaga töölepingu lõpetamisel (lõpetamisel) (vallandamisel));
• ajaleht jne.

Mis puudutab nende dokumentide säilitamist, siis seaduse kohaselt säilitatakse elektroonilisi dokumente sama kaua kui nende paberkandjal. Kuna aga tegemist pole lihtsalt dokumendiga, mille saab sarnaselt paberdokumendiga lihtsalt riiulilt võtta, lisanõue rahaliste vahendite hoidmiseks, mis pakub elektrooniliste dokumentide reprodutseerimist, samuti elektroonilise allkirja autentsuse kontrollimise vahendeid. Nende vahendite säilitusaeg on võrdne dokumentide säilitusajaga.

Elektrooniliste dokumentide kasutamisel peate meeles pidama, et need peavad olema vastaspoolte, reguleerivate asutuste ja vajadusel kohtuasutuste poolt edastamiseks valmis. Eelkõige kehtestab föderaalne maksuteenistus ranged nõuded vahetusvormingule ja -meetodile. Vahetus osapooltega on lihtsam.

Allolevas tabelis on esitatud kõik võimalikud dokumendid, mida föderaalne maksuteenistus on kirjutamise ajal aktsepteerinud (vastavalt föderaalse maksuteenistuse 29. juuni 2012 korraldusele nr ММВ-7-6/465@). Dokumendid jagunevad nendeks, mis tuleb saata rangelt kindlas formaadis (xml) ja nendeks, mida saab saata skannitud piltidena.

Kinnitatud vormingutes genereeritud elektroonilised dokumendid, mida saab esitada kontrollile xml failis (formaliseeritud dokumendid)

Dokumendi tüüp	Dokumendi eesmärk	Lisainformatsioon
Arve		Elektrooniline arve on juriidiliselt kehtiv originaal, nagu ka selle paberarve. See sisaldab samu rekvisiite ja andmeid, peab olema allkirjastatud juhataja või volitatud esindaja poolt ja väljastatud viie päeva jooksul. Elektrooniline arve tuleb kajastada ka päevikus ning ostu-müügiraamatus ning säilitada elektrooniliselt vähemalt 4 aastat. Seda saab esitada käibemaksu mahaarvamise saamise alusena. Vastavalt Venemaa föderaalse maksuteenistuse 4. märtsi 2015 korraldusele nr MMV-7-6/93@ peab see sisaldama elektroonilise dokumendihalduse operaatori identifikaatorit. Müüjal ja ostjatel peavad olema samad arved (kas ainult elektrooniliselt või ainult paberkandjal). Kasutatud kuni 30. juunini 2017, enne 1. juulit 2017 koostatud arveid aktsepteeritakse kuni 31. detsembrini 2020.
Ostude raamat	Ette nähtud kaupade ostu, tehtud tööde, osutatud teenuste käibemaksu tasumist kinnitavate dokumentide registreerimiseks, et määrata kindlaks mahaarvatava (tagastatava) maksusumma Vene Föderatsiooni maksuseadustikuga kehtestatud viisil.	Täidetakse rangelt ühtse vormi järgi. Vabade vormide kasutamine on keelatud ja maksuspetsialistid lükkavad need tagasi. Ostu-müügiraamatu vorm on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 26. detsembri 2011. aasta määrusega nr 1137. Seda tuleb säilitada vähemalt 4 aastat (alates viimase sissekande kuupäevast). Venemaa Föderaalse Maksuteenistuse 4. märtsi 2015. aasta korraldusega nr ММВ-7-6/93@ kinnitatud elektrooniliste ostu- ja müügiraamatute vorming
Müügiraamat	Mõeldud arvete ja mõnikord ka muude dokumentide registreerimiseks kaupade müümisel (tööde tegemine, teenuste osutamine) organisatsioonide ja ettevõtjate poolt kõigil juhtudel, kui on kohustus
Saabunud ja väljastatud arvete päevik	Käibemaksu (KM) aruandlusdokument, mis kajastab laekunud ja väljastatud arveid.	Sõltumata esmasest registreerimisest (paberil või elektrooniliselt) esitatakse see reguleerivatele asutustele eranditult elektroonilisel kujul. Tuleb märkida, et õigusaktid ei näe ette vajadust esitada parandatud Teataja, kui selles avastatakse viga pärast reguleerivale asutusele saatmist. Kuid enamik eksperte soovitab seda teha, tühistades esmalt vigased kirjed. Päevikut tuleb koos kõigi esmaste dokumentidega säilitada vähemalt 4 aastat.
Osturaamatu lisaleht		Sarnaselt ostu-müügiraamatutele.
Müügiraamatu lisaleht	Kasutatakse parandatud arvete fikseerimiseks pärast selle maksustamisperioodi lõppu, mil viga tehti
		Ei kehti alates 1. juulist 2017.
		Kasutatud kuni 30. juunini 2017, enne 1. juulit 2017 koostatud korrigeerimisarveid aktsepteeritakse kuni 31. detsembrini 2020. Alates esimesest juulist moodustatakse need vastavalt föderaalse maksuteenistuse 13. aprilli 2016 korraldusele nr ММВ-7-15/189.
Kauba üleandmise dokument kaubandustoimingute ajal	Dokumendiga vormistatakse kaupade vastuvõtmine ja üleandmine lepingute täitmisel ostu-müügisuhete raames.	Kehtib vastavalt Vene Föderatsiooni Föderaalse Maksuteenistuse 30. novembri 2015 korraldusele nr ММВ-7-10/551@
Töötulemuste ülekandmise dokument (teenuste osutamise kohta)	Dokument, mis dokumenteerib tehtud töö (osutatud teenuste) tulemuste vastuvõtmist ja üleandmist	Kehtib vastavalt Vene Föderatsiooni Föderaalse Maksuteenistuse 30. novembri 2015 korraldusele nr ММВ-7-10/552@
Arve ja dokument kauba saatmise (tööde teostamise), omandiõiguse ülemineku kohta (teenuste osutamise dokument), sh arve	Universaalne ülekandedokument, mis asendab tehingu esmast dokumenti või sulgemisdokumentide komplekti. UPD asendab: Arve; Esmane dokument: arve/akt; Dokumentide komplekt: arve + saateleht/akt.	Sõltuvalt sellest, millises mahus kompilaator vormingut kasutab, sisaldab xml-fail teatud nõutavate üksikasjade komplekti. See on kohustuslik alates 1. juulist 2017. Kui UPD-d kasutatakse esmase dokumendina, siis saab selle üle anda ilma elektroonilise dokumendihaldusoperaatori osaluseta. Kui UPD-d kasutatakse arve ja põhidokumendina, siis ilma EDF-i operaatorita ei saa.
Korrigeerimisarve ja dokument, mis kinnitab saadetud kauba maksumuse (tehtud tööd, osutatud teenused), üleantud omandiõiguse muutusi, mis sisaldab korrigeerimisarvet	Universaalne kohandamisdokument, mida saab kasutada korraga mitmel otstarbel: korrigeerimisarvete jaoks; algdokumentide parandamisel; esmaste dokumentide, sh arve korrigeerimisel (universaalsed ülekandedokumendid).	Sõltuvalt sellest, millises mahus kompilaator vormingut kasutab, sisaldab xml-fail teatud nõutavate üksikasjade komplekti. Kohustuslik alates 1. juulist 2017. Kui uut vormingut kasutatakse ainult tarnitud kaupade (tehtud tööde, osutatavate teenuste) maksumuse muutuste, üleantud omandiõiguste (UCD staatusega "2") dokumendi funktsiooniga, siis sisaldab ka vahetusfaili müüjateabe esitamiseks ja vahetusfaili ostjateabe edastamiseks, mida (olenevalt Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku sätetest) ei pruugi olla olemas. Sel juhul müüja infovahetusfail korrigeerimisarvet ei sisalda ja vastavalt sellele allkirjastatakse selline fail ainult majanduselu fakti registreerimise eest vastutava isiku elektroonilise allkirjaga.
Vastus selgitustaotlusele	Vastus antakse maksuinspektsiooni õigusele, mis on sätestatud Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artiklis 88, tuginedes deklaratsiooni ja muude käibemaksu ja käibemaksu mahaarvamiste kohta teavet sisaldavate dokumentide auditi tulemustele. aruandeperioodi maksumaksjal nõuda käibedeklaratsiooni kohta selgitusi.	Alates 1. jaanuarist 2017 tuleb käibemaksu selgitustaotlusele vastus esitada ainult elektrooniliselt telekommunikatsioonikanalite (TKS) kaudu. Paberkandjal inspektsioonile saadetud päringu vastus loetakse esitamata. See on sõnaselgelt sätestatud 05.01.2016 föderaalseaduse nr 130-FZ artiklis 88. Selgituste esitamata jätmise (või mitteõigeaegse esitamise) eest määratakse rahatrahv 5000 rubla.

Elektroonilised dokumendid mis tahes formaadis (või paberkandjal), mida saab ülevaatusele Interneti kaudu edastada graafilises vormingus jpg, tif, pdf või pgn (formaleerimata dokumendid)

Dokumendi tüüp	Dokumendi eesmärk	Lisainformatsioon
Arve	Dokument, mis tõendab kauba tegelikku lähetamist või teenuste osutamist ja nende maksumust.	Eespool kirjeldatud
Saateleht	Kauba transpordi kulude kinnitamise alus. Väljastatakse mõnel juhul, sealhulgas juhul, kui kauba tarnib kolmas isik	See koostatakse kauba transportimisel koos UPD-ga ja täidetakse 4 identses eksemplaris: üks kaubasaajale ja saatjale ning 2 eksemplarile transpordiettevõttele. Alates 1. juulist 2017 muudatusi ei ole. Hetkel on kohustuslik paberkoopia. TKS-i abil saate aga esitada reguleerivatele asutustele. Tuleb märkida, et selle dokumendi muutmine elektrooniliseks vormiks on transpordiettevõtete jaoks oluline küsimus. Praegu on isegi ettepanekuid TTN-i vahetusprotsessi täiustamiseks, need leiate artiklist
Töö (teenuse) vastuvõtuakt	Kinnitab töö (teenuste) teostamise fakti.	Eespool kirjeldatud
Kauba tollideklaratsioon/transiidideklaratsioon	Põhidokument, mis vormistatakse kauba üle riigi tollipiiri toimetamisel (eksport, import). See on piiriületuse aluseks.	Vead, plekid, kustutamised on välistatud. Kui tegite deklaratsiooni täitmisel vea, võite ebaõiged andmed läbi kriipsutada ja nende kohale märkida õiged andmed. Iga muudatus on kinnitatud deklarandi allkirja ja pitseriga. Soovitatav on esitada see elektrooniliselt, et vältida ülalkirjeldatud olukordi (mis võib kaasa tuua deklaratsiooni tagastamise läbivaatamiseks, sh loetamatu käekirja tõttu). Elektroonilise deklaratsiooni vormi kasutamisel deklareerib kauba deklareerija elektroonilisel kujul tollideklaratsioonil märgitavad andmed, samuti esitab tollile andmed kauba tollivormistuseks vajalikest dokumentidest vastavalt valitud tollirežiimile. elektroonilise teabevahetusmeetodi kaudu. Rakendatud vastavalt Vene Föderatsiooni Riikliku Tollikomitee 30. märtsi 2004. a korraldusele nr 395
Lasti tollideklaratsiooni/transiidideklaratsiooni lisaleht	Kasutatakse kauba eksportimisel tolliterritooriumilt.	Sama mis lasti tollideklaratsioon/transiidideklaratsioon.
Hinna (kulu) spetsifikatsioon (arvestus, arvutus)	Dokument, mis määratleb täpselt, täielikult ja kontrollitavalt süsteemi, komponendi, toote, tulemuse või teenuse nõuded, konstruktsiooni, käitumise või muud omadused ning protseduurid, mis võimaldavad kindlaks teha, kas need tingimused on täidetud rahaliselt ) ühiku või ühikute rühma tootmiseks või teatud toodanguliikideks.	Funktsioone ei tuvastatud.
Saateleht (TORG-12)	Kaupade ja materjalide kolmandatele isikutele väljastamise registreerimine ja vastavate tehingute üle arvestuse pidamine.	Eespool kirjeldatud
Täiendus lepingule	Selle täiendus või lisa, mis on lepingu lahutamatu osa. Lepingu lisad muudavad reeglina lepingu olulisi tingimusi ja allkirjastatakse kas lepinguga samaaegselt või hiljem, tehingu teostamise käigus.	Esiteks peavad pooled sõlmima omavahel kaks täiendavat lepingut. Neist esimene kirjeldab poolte poolt valitud dokumendivahetusviisi (tänapäeval on üheks turvalisemaks võimaluseks vahetamine elektroonilise dokumendihaldusoperaatorite teenuste kaudu). Teises lepingus on vaja märkida elektroonilise allkirja liik, mille kasutamises pooled kokku leppisid, ja võrdsustada see omakäelise allkirjaga. Kui pooled on kokku leppinud täiustatud kvalifitseeritud allkirja kasutamises, ei ole vaja teist lepingut sõlmida, sest Seda tüüpi elektrooniline allkiri on samaväärne organisatsiooni käsitsi kirjutatud allkirja ja pitseriga. Lepinguid saab sõlmida kas elektrooniliselt või paberkandjal. Seega saab vastavalt elektrooniliste kauplemisplatvormide seadusandlusele ja praktikale avaliku enampakkumise tulemuste põhjal valitsuse korralduse tegemisel sõlmida eranditult elektroonilise lepingu. Kuid kui tellimus esitati muul viisil, võidakse väljastada paberversioon.
Kokkulepe (leping, leping)	Kahe või enama isiku vaheline kokkulepe tsiviilõiguste ja -kohustuste kehtestamiseks, muutmiseks või lõpetamiseks
Korrigeerimisarve	Dokument, mis on aluseks ostjale müüja esitatud käibemaksusummade mahaarvamisele vastuvõtmisel, mis koostatakse tarnitud kauba maksumuse (tehtud töö, osutatud teenuste), üleantud omandiõiguste muutumisel, sealhulgas juhul, kui hinna (tariifi) muutusest ja (või) tarnitud kauba koguse (mahu) täpsustamisest (tehtud töödest, osutatud teenustest), üleantud omandiõigustest.	Eespool kirjeldatud
Teadus- ja arendustegevuse aruanne	Aruanne tööst, mille eesmärk on saada uusi teadmisi ja praktilist rakendust uue toote või tehnoloogia loomisel.	Föderaalne maksuamet tuletas 26. märtsi 2013. aasta kirjas nr ED-4-3/5206@ meelde, et kui maksumaksjal on õigus võtta T&A kulusid arvesse koefitsiendiga 1,5, peab ta tuludeklaratsiooniga kaasas olema. koos teadus- ja arendustegevuse aruandega. Aruande tehtud uurimistöö kohta esitab maksumaksja iga teadus- ja arendusprojekti (üksiku tööetapi) kohta ning see peab vastama riiklike standarditega kehtestatud üldnõuetele teadus- ja tehnikaaruannete koostamise ülesehitusele (a. eelkõige GOST 7.32-2001). Selle maksuhaldurile esitamiseks peate kasutama dokumendivoogu tellijate kirjalike taotluste rakendamiseks (Venemaa föderaalse maksuteenistuse 9. novembri 2010. a korralduse lisa nr 5 nr ММВ-7-6/ 535@). Samuti soovitab föderaalne maksuteenistus esitada uuringuaruande pärast maksuhaldurilt tuludeklaratsiooni aktsepteerimist kinnitava kviitungi saamist.

Pärast Venemaa föderaalse maksuteenistuse 18. jaanuari 2017 korralduse nr ММВ-7-6/16@ jõustumist, millega kinnitati dokumentide inventuuri jaoks uus xml-faili formaat, sai võimalikuks mõlema xml-faili esitamine. ja paberdokumendid skannitud piltidena (jpg, tif, pdf formaadis). Uus inventar kehtib 01.06.17. Seega saab TKS-i kaudu saata mitte ainult elektroonilisi, vaid ka algselt paberkandjal vormistatud dokumente.

Tuleb meeles pidada, et maksuhaldurile saadetud konteiner võib korraga sisaldada nii xml-laiendiga faile kui ka sobivas vormingus skannitud faile.

Ülalolevas tabelis toodud dokumentide loetelu on ammendav (hetkel) ja kui maksumaksjalt küsitakse muid andmeid, siis ei ole nende ülekandmiseks võimalik kasutada ei maksumaksja isiklikku kontot ega elektroonilist dokumendihaldussüsteemi. Sel juhul peate kasutama mõnda muud Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artiklis 93 sätestatud meetodit.

Väljundi asemel

Ajaga sammu pidamiseks peate alati kõndima ja mõnikord jooksma, käsikäes uute toodetega. Ja et see jooks oleks lihtne, peate kasutama kõiki saadaolevaid tööriistu. Antud juhul on olulisim töövahend elektrooniline dokumendihaldussüsteem (sisemine) ja juriidiliselt olulised elektroonilised vahetusteenused (välised). Müüjad ja operaatorid hoiavad seadusandlusel ja tehnoloogial kätt pulsil ning oskavad nõustada ja aidata teil elektrooniliste dokumentidega tööd õigesti korraldada.

Mõiste “elektrooniline dokument” mõistmine on seotud tavadokumendi definitsiooniga.

Erinevad regulatiivsed õigusaktid ei anna päris üheselt mõistet “dokument”. Kõige õigem määratlus sisaldub teabeseaduses: dokumenteeritud teave(dokument) - materiaalsele andmekandjale salvestatud teave koos üksikasjadega, mis võimaldavad sellist teavet kindlaks teha, või Vene Föderatsiooni õigusaktidega kehtestatud juhtudel selle materiaalset andmekandjat.

Venemaa Föderatsiooni riiklik standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Teabe, raamatukogu ja kirjastamise standardite süsteem" määratleb dokumendi mõiste mõnevõrra erinevalt. Dokument– identifitseeritav teave, mis on salvestatud materiaalsele andmekandjale, mille organisatsioon või üksikisik loob, võtab vastu ja säilitab tõendina juriidiliste kohustuste või äritegevuse toetamiseks (24).

Dokumendi põhijooned on rekvisiidid Ja sisalduva teabe (sealhulgas üksikasjade) ühendamine materiaalse andmekandjaga, millele teave salvestatakse.

Dokumendi üksikasjad võimaldavad teil määrata (identifitseerida) dokumendi tekstis sisalduvat teavet.

Vene Föderatsiooni riiklik standard GOST R 6.30-2003 “Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem.

Nõuded dokumentide vormistamisele" sisaldab dokumentide koostamise kohustuslike elementidena detailide koosseisu vaid 30 punkti (25).

Dokumentide koostamisel ja töötlemisel kasutatakse järgmisi põhiandmeid: Vene Föderatsiooni riigivapp; organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk); ettevõtte nimi; dokumendiliigi nimetus; dokumendi kuupäev; dokumendi registreerimisnumber; sihtkoht; resolutsioon; teksti pealkiri; dokumendi tekst; allkiri; dokumendi pitsat ja viisa kinnitamine; pitseri jäljend; märk esineja kohta; märge dokumendi kättesaamise kohta organisatsiooni poolt; dokumendi elektroonilise koopia identifikaator jne.

Riigistandardite tekstides materjali kandja dokumenteeritud teave on materiaalne objekt, mida kasutatakse kõne-, heli- või visuaalse teabe, sealhulgas muundatud kujul, fikseerimiseks ja talletamiseks (26).

Materiaalne kandja võib olla paber, magnetiline, elektrooniline või optiline, arvutiketas, foto või põhinäidis või nende kombinatsioon (27).

Dokumendi materjalikandja liik on masinloetav meedium, millele on salvestatud dokumenteeritud teave viisil, mis tagab sellise teabe töötlemise elektroonilises arvutis (28).

Seega võib dokumenteeritud teabe materiaalne kandja olla kas paberkandjal (traditsiooniline) või elektrooniline (masinloetav).

Traditsiooniline materiaalne kandja salvestab paberil loodud dokumendi. Sellisel dokumendil on mehaanilisel (käsitsi kirjutatud) meetoditel loodud põhiandmed (allkiri; pitsat ja viisad dokumendi kinnitamiseks; pitsat jäljend jne), kuigi dokumendi muid kohustuslikke elemente (detaile) saab luua ka dokumendi abil. arvuti.

Elektrooniline (masinloetav) materjalikandja salvestab arvuti abil loodud dokumendi.

Dokumendi omadused

Dokument peab objektiivselt kajastama ühiskonna elu- ja majandamisolusid: mida täpselt ette võeti või otsustati, milliseid meetmeid seoses sellega tehti, millel on õiguslik tähendus.

Dokument peab vastama selle äritegevuse vajadustele, millega see on seotud. Sama oluline nõue dokumendile on selle kasutamine aruandluse eesmärgil.

Vene Föderatsiooni riiklik standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Teabe-, raamatukogu- ja kirjastamisstandardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded" (24) määratleb dokumenti iseloomustavad üldnõuded:

1. Autentsus.

Dokumentide autentsuse tagamiseks on vaja kehtestada dokumentide loomise, vastuvõtmise, edastamise, säilitamise ja valiku (väljavõtmise) kontrollimise põhimõtted ja kord, tagades sellega dokumentide loojate tuvastamise ja dokumentide kaitstuse loata lisamise eest. , kustutamine, muutmine, kasutamine ja varjamine (klassifikatsioon).

2. Usaldusväärsus.

Usaldusväärne dokument on dokument, mille sisu võib pidada tehingute või faktide täielikuks ja täpseks kajastamiseks ning mida saab järgmistes tehingutes või edasistes tegevustes usaldada. Dokumendid tuleks luua tehingu või olukorra ajal või vahetult pärast seda, millega need on seotud. Dokumente koostavad isikud, kellel on usaldusväärsed teadmised tehingutest või faktidest.

3. Ausus.

Dokumendi terviklikkuse määrab selle täielikkus ja muutumatus.

Dokumendihalduse poliitikad ja protseduurid peaksid täpsustama, milliseid täiendusi või muudatusi võib pärast selle loomist dokumendile teha, millistel asjaoludel võib lisamine või muudatus olla lubatud ja kellel on selleks õigus. Kõik dokumendis lubatud muudatused, täiendused või kustutamised peaksid olema selgelt identifitseeritud ja kontrollitud.

4. Kasutussobivus.

Kasutatav dokument on dokument, mida saab lokaliseerida, leida, reprodutseerida ja tõlgendada. Reprodutseerimisel peab see kajastama seost äritegevuse või tehinguga, millest see loodi. Dokumendi konteksti viited peaksid andma teavet, mis on vajalik dokumentide loomise ja kasutamise äritegevuse mõistmiseks.

5. Süstemaatilisus.

Dokumendid tuleb luua korrastatud dokumendihaldussüsteemis, sh nende kasutamine ja säilitamine. Süstemaatiline töö dokumendihalduse vallas saavutatakse nii dokumendihaldussüsteemi kui ka teiste ärijuhtimissüsteemide kavandamise ja rakendamise kaudu.

Dokumendi nimetatud tunnused määravad ka nende haldamise ja kasutamise võimalused. Dokumendihaldussüsteem peab olema suuteline pikaajaliselt ja tõhusalt toimima vastavalt nõutud dokumendihaldusprotseduuridele.

Seetõttu tutvustab standard mõistet "dokumendihaldussüsteemid"- infosüsteem, mis võimaldab dokumentide kogumist (dokumentide süsteemi kaasamist), dokumendihaldust ja neile juurdepääsu.

Kontseptsioon "dokumendihaldus"(dokumentide haldamine) määratletakse kui süsteemsete ja tõhusate toimingute kogumit dokumentide loomiseks, kasutamiseks, säilitamiseks ja hävitamiseks organisatsioonides, et tõendada äriliste (juhtimis)toimingute läbiviimist.

Dokumendihaldussüsteem peaks:

• kaasama kõik dokumendid, mis kuuluvad temaga hõlmatud majandustegevuse valdkonda vastavalt kehtestatud korrale;
• korraldama dokumendid nii, et need kajastaksid dokumentide koostaja (täitja) äriprotsesse;
• kaitsta dokumente volitamata juurdepääsu eest (muutmine, arestimine või hävitamine);
• toimida peamise teabeallikana dokumentides registreeritud toimingute kohta;
• pakkuda juurdepääsu kõigile asjakohastele dokumentidele ja seotud metaandmetele.

Kõik organisatsioonid peavad välja töötama ja rakendama küsimusi reguleerivaid juhiseid juurdepääs dokumentidele.

Juurdepääsupiirangud võivad kehtida nii organisatsiooni töötajatele kui ka välistele kasutajatele. Juurdepääsu dokumentidele tuleks piirata, kui äritegevus seda nõuab. Juurdepääsupiirangud peavad kehtima mõistliku aja jooksul, pärast mida tuleb need tühistada või neid muuta.

Asjakohase juurdepääsukontrolli tagamine toimub nii dokumentidele kui ka üksikisikutele konkreetse juurdepääsu oleku määramisega.

Juurdepääsuprotsessi haldamine näeb ette järgmised tingimused:

• dokumendid kategoriseeritakse vastavalt nende juurdepääsuolekule konkreetsel ajal;
• dokumentidele pääsevad juurde vaid isikud, kellel on neile juurdepääsustaatus;
• salastatud või piiratud juurdepääsuga dokumente saab lugeda ainult vastava loaga;
• protsesse ja toiminguid dokumentidega viivad läbi ainult need, kes on volitatud neid tegema;
• Konkreetsete ärifunktsioonide eest vastutavad organisatsiooniüksused määravad kindlaks nende vastutusalaga seotud dokumentide juurdepääsetavuse taseme.

Väga oluline asjaolu, mis selgitab dokumenteeritud teabe tähendust, on mõiste metaandmed - andmed, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja nende haldamist (24).

Standardi reeglid määratlevad metaandmetele esitatavad nõuded:

• dokumendi struktuur, vorming ja seosed dokumendi moodustavate elementide vahel peavad jääma muutumatuks, mitte moonutama metaandmete poolt;
• dokumendi metaandmed peavad kajastama selle loomise, vastuvõtmise ja kasutamise konteksti (sh äriprotsess, mille osaks tehing on, tehingu kuupäev ja kellaaeg ning selles osalejad);
• dokumendi metaandmed peaksid näitama seoseid üksikute dokumentide vahel, mis koos moodustavad ühtse dokumentide kogumi.

Teisisõnu määrab metaandmete mõiste iga dokumendi sisu, struktuuri ja kasutamise info- ja tmassilise kasutamise tingimustes. Seetõttu viitab metaandmete mõiste eelkõige dokumendi elektroonilisele vormile.

Teabeseadus määratleb selle mõiste "elektrooniline dokument"- dokumenteeritud teave, mis on esitatud elektroonilisel kujul, st kujul, mis sobib inimese tajumiseks elektrooniliste arvutite abil, samuti teabe- ja telekommunikatsioonivõrkude kaudu edastamiseks või infosüsteemides töötlemiseks.

Ülaltoodud definitsioonis on esile tõstetud elektroonilise dokumendi põhitunnus – selle elektrooniline vorm, need. Teabe eriliik, mis luuakse arvuti ainulaadseid võimalusi kasutades: spetsiaalse tehiskeele (binaarmärgisüsteemi) kasutamine kontode, arvutusvõimaluste ja arvutimälu moodustamiseks, millel on füüsilised ja tehnilised (elektroonilised) omadused.

Seetõttu on "elektroonilise dokumendi" mõiste esimene märk selle elektrooniline vorm, mis antakse talle loomise ja arvutis töötlemise tulemusena.

Teiseks tunnuseks on dokumenteerimise erireeglid, st. elektroonilise dokumendi loomise (teostamise), esitamise ja huvitatud isikutele edastamise reeglid.

Mõiste “elektrooniline dokument” kolmas tunnus on see, et see on varustatud kohustuslike elementidega (detailidega).

Arvutis loodud ja reeglite kohaselt vajalike detailidega “vormindatud” dokumenteeritud teave ei ole veel täisväärtuslik elektrooniline dokument, vaid ainult originaaldokument füüsilisel paberkandjal.

Kui selline dokument sisestatakse elektroonilisse suhtlussüsteemi, muutub see haavatavaks moonutuste ja võltsimiste suhtes. Sel juhul vajab elektrooniline dokument spetsiaalseid kaitsevahendeid. Lisaks on sellised vahendid vajalikud käsitsi kirjutatud allkirja autentsuse tuvastamiseks, s.t. näo tuvastamiseks. Neid funktsioone täidab elektrooniline allkiri, millest saab elektroonilise dokumendi peamine nõue.

Seega on elektrooniline dokument varustatud spetsiaalse rekvisiidiga - elektroonilise allkirjaga.

Elektrooniliste dokumentidega töötamiseks on kehtestatud erireeglid "Föderaalvõimude kontoritöö reeglid" (29).

Föderaalses täitevorganis luuakse, töödeldakse ja säilitatakse süsteemis elektroonilisi dokumente elektrooniline dokumendihaldus- elektrooniliste dokumentide liikumine nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise lõpetamiseni, asjasse paigutamiseni ja (või) elektroonilisse arhiivi saatmiseni.

Elektroonilisi allkirju kasutatakse föderaalse täitevorgani elektrooniliste dokumentide allkirjastamiseks. Kasutatavad elektroonilise allkirja vahendid peavad olema ettenähtud korras sertifitseeritud.

Elektrooniliste dokumentide läbivaatamisel ja kinnitamisel föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis võib kasutada meetodeid selliste toimingute kinnitamiseks elektrooniliste dokumentidega, milles elektroonilist allkirja ei kasutata.

Teostatakse elektrooniliste dokumentide vastuvõtt ja saatmine kontorihaldusteenus- föderaalse täitevorgani struktuuriüksus, kellele on usaldatud dokumentide pidamise ülesanded, samuti föderaalse täitevvõimu teistes struktuuriüksustes arvestuse pidamise eest vastutavad isikud.

Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmisel kontrollib dokumendihaldusteenus elektroonilise allkirja ehtsust.

Saabunud elektrooniliste dokumentide esitamisel föderaalse täitevorgani juhile arutamiseks, elektrooniliste dokumentide saatmisel föderaalse täitevorgani struktuuriüksustele ja vastutavatele juhtidele, elektrooniliste dokumentide saatmisel ja elektrooniliste dokumentide säilitamisel edastatakse koos elektrooniliste dokumentidega ka nende registreerimisandmed.

Täidetud elektroonilised dokumendid süstematiseeritakse failideks, mis kujutavad endast spetsiaalset kausta. Juhtum on dokumentide kogum või eraldi dokument, mis on seotud föderaalse täitevorgani ühe küsimuse või tegevusvaldkonnaga vastavalt föderaalse täitevorgani asjade nomenklatuurile.

Nomenklatuur failid on föderaalse täitevorgani koostatud süstematiseeritud loetelu juhtumite nimedest, mis näitab nende säilitamise tähtaegu.

Nomenklatuuri koostamisel märgitakse, et faili menetletakse elektrooniliselt.

Elektroonilisi dokumente tuleb pärast nende täitmist säilitada föderaalses täitevorganis kehtestatud korras samalaadsete paberkandjal dokumentide jaoks ettenähtud ajavahemike jooksul. Elektrooniliste dokumentide säilitamisel on omadused, mis erinevad paberdokumentide säilitamise meetoditest. Neid seletatakse teabe elektroonilise vormi loomise ja pikaajalise säilitamise tehniliste ja tehnoloogiliste omadustega. Elektroonilise teabe füüsilise kandja salvestamiseks on vajalik spetsiaalne salvestuskeskkond (niiskus, temperatuur jne). Lisaks võivad säilitamise ajal muutuda nii arvuti tehnilised omadused kui ka elektrooniliste dokumentide kasutamise tarkvara.

Pärast elektrooniliste failide (elektrooniliste dokumentide) säilitamiseks kehtestatud tähtaja möödumist kohaldatakse nende hävitamiseks eraldamise akti alusel, mille on heaks kiitnud föderaalse täitevorgani juhataja, kindlaksmääratud elektroonilised failid (elektroonilised dokumendid). hävitamisele.

Igasuguse teaberessursi loomine algab teabele vormi andmisest dokument. Dokumenteeritud teave omakorda võib lisada mis tahes teabebaasi.

Regulatiivne tugi

Vastavalt föderaalseaduse nr 149 sätetele dokumenteeritud teave salvestatakse materiaalsel teabekandjal. Teatud üksikasju kasutatakse andmete või nende allika tuvastamiseks.

Sõnal "dokument" on ladina juured. Tõlkes tähendab see "tõestust". 1964. aasta teooria ja praktika terminoloogilises sõnastikus on sõna "dokument" määratletud kui materiaalset objekti, mis sisaldab teavet salvestatud kujul.

Teoreetiline alus

Iga dokument sisaldab kolme elementi: teabe sisu, selle esitamise vorme ja dokumenteeritud teabe kandjat.

Andmete salvestamise meetodite ja nende kandjate omaduste uurimine toimub sellise distsipliini nagu dokumendihaldus raames. See teadussuund uurib arhiveerimise, kontoritöö ja dokumendivoo protsesse. Põhitähelepanu pööratakse traditsiooniliste dokumentide vormi reguleerimisele ja nende detailide turvamisele.

Teabe salvestamise omadused

Dokumenteeritud teave on teave, mis sisaldub mingil materiaalsel andmekandjal, mille üksikasju saab kasutada teabe tuvastamiseks. Praegu on teabe kaitsmiseks palju võimalusi. Tavaliselt jagunevad need mitmeks klassiks.

Paberdokumendid on teabe kandjad, mida on võimalik tajuda ilma täiendavaid tehnilisi vahendeid kasutamata. Seda dokumenteerimismeetodit peetakse kõige levinumaks.

Viimasel ajal on aga üha laiemalt levinud meediumid, kust saab infot vaid tehnilisi vahendeid kasutades. Need võivad olla elektroonilised dokumendid, videod, helisalvestised (failid), kodeeritud teave jne.

Identifitseerimine

Andmetega töötamise eelduseks on tuvastamiseks vajalike detailide olemasolu dokumenteeritud teave.

Andmeallika määramine on vajalik selleks, et andmekandja algne sisu sobituks kasutajale saadud dokumendi sisuga. Vajadusel tehakse teabe uurimise käigus kindlaks andmete identsus ja kokkulangevus.

Reguleeriv määrus

Dokumenteeritud teabe õiguslik režiim föderaalsete täitevstruktuuride poolt teabe salvestamise korra kehtestab valitsus. Teiste valitsusasutuste ja territoriaalsete omavalitsusorganite poolt oma pädevuse piires kinnitatud dokumendivoo ja bürootöö eeskirjad ei tohiks minna vastuollu valitsuse määrustes sätestatuga.

Riigistruktuur, mis teostab normatiivset ja metoodilist regulatsiooni dokumenteeritud teave on Föderaalne tehniliste eeskirjade ja metroloogia agentuur. Varem täitis neid funktsioone Gosstandart. Reformide käigus muudeti see agentuuriks.

Dokumentide standardimisega seotud küsimused on reguleeritud föderaalseaduse nr 184 "Tehniliste eeskirjade kohta" sätetega. Sektoritevaheline juhtimine organisatsioonides kuulub föderaalse arhiiviameti pädevusse. Dokumentatsioonitoetuse valdkondlikku juhtimist teostavad vastavad ministeeriumid, võttes arvesse Arhiiviameti soovitusi.

Identifitseerimise eripära

Säilitusviise on mitu dokumenteeritud teave. Definitsioon Konkreetne valik sõltub selle valdkonna spetsiifikast, kus teavet kasutatakse.

Andmeid saab esitada elektroonilisel kujul ja salvestada spetsiaalsetes andmebaasides. Sellises olukorras on tuvastamisel mõned iseärasused. Need seisnevad selles, et andmete õigsust peab kinnitama andmebaasi omanik või volitatud ametnik.

Autentsuse kinnitamiseks on ka teisi viise dokumenteeritud teave. See informatsioon võib eelkõige olla tõendatud digitaalallkirjaga. Elektroonilise allkirjaga või omakäelise allkirja analoogiga kinnitatud elektrooniline dokument tunnistatakse samaväärseks paberkandjal. Föderaalseadustes või muudes määrustes võib ette näha erandeid.

Teabeallikad

Neid peetakse juriidiliste isikute, kodanike ja riigi vaheliste suhete objektideks. Olemasolev tagab andmekaitse.

Reguleerivat reguleerimist teostavad õigusnormid, mis kehtestavad:

• Teabe dokumenteerimise reeglid.
• Dokumentide ja nende massiivide omamine, sh infosüsteemides.
• Andmete kategooria vastavalt sellele juurdepääsu tasemele.
• Infoturbe tagamise kord.

Teaberessursse loovad mis tahes tasandi valitsusasutused, äriüksused, avalikud ühendused, asutused ja üksikisikud. Iga õppeaine moodustab ühe või teise ressursi oma otstarbeks ja kasutamiseks dokumenteeritud teave. See võivad olla tootmis-, juhtimis-, haridus-, teaduslikud eesmärgid.

Inforessursid erinevad üksteisest oluliselt mahult. Mõnda esindavad mitmed teatmeteosed, teised aga suured raamatukogukogud. Lisaks on olemas liigitus korraldamise meetodi ja andmete esitamise järjekorra järgi.

Riigi infoallikad

Sellistes ressurssides kasutatud materjalide omanikud on Venemaa Föderatsioon, piirkonnad ja omavalitsused. dokumenteeritud teave. Need infot kogutakse, luuakse, hangitakse eelkõige eelarvevahenditest.

Riigi inforessursse haldavad valitsusasutused ja territoriaalsed omavalitsusstruktuurid neile antud volituste raames.

Riigil on õigus kasutada, tagasi osta dokumenteeritud teave. See võimalus realiseerub juhtudel, kui teistele isikutele (juriidiline isik või kodanik) kuuluv teave on seotud riigisaladusega, samuti muudel seaduses sätestatud juhtudel.

Sundraha kui dokumenteeritud teabe liik

Kohustuslik koopia on paljundatud dokumendi koopia, mille tootja peab edastama vastavale organisatsioonile. Sel juhul tunnustatakse dokumenti kui teavet sisaldavat materjali. Seda saab esitada teksti, fonogrammi, illustratsiooni või nende kombinatsioonina. Koopia on originaaliga identne näidisdokument.

Selle sordi jaoks dokumenteeritud teabe õiguslik režiim on sätestatud föderaalseaduses nr 77. Normatiivakt määrab kindlaks riikliku poliitika sundeksemplaride kui ressursibaasina rahvusraamatukogu kogu komplekteerimiseks ja bibliograafiasüsteemi arendamiseks. Seadus sätestab andmekandjate ohutuse tagamise reeglid ja avaliku kasutamise eripärad.

Saajad

Sundeksemplarid jagatakse juriidiliste isikute vahel, kellel on õigus teavet tasuta või tasu eest säilitada, vastu võtta ja kasutamiseks anda. Saajad on:

• Raamatukoda, Riiklik, Teaduslik, Tehniline ja Riiklik Venemaa Teaduste Akadeemia, Venemaa Teaduste Akadeemia Siberi filiaal, Kaug-Ida teaduslik raamatukogu. Need asutused saavad väljaandeid.
• Venemaa pimedate raamatukogu. See asutus tarnib väljaandeid nägemisprobleemidega inimestele.
• Föderaalne Tööstusomandi Instituut. See asutus võtab vastu elektroonilisi patendidokumente.
• Parlamendi raamatukogu. See saab ametlikud dokumendid.
• Föderaalne Riigistandardite Fond, ülevenemaaline tehniliste ja majanduslike andmete ning välisriikide piirkondlike/rahvusvaheliste reeglite, soovituste ja standardimisnormide klassifikaator.

See ei ole kogu adressaatide loend. Samuti on olemas spetsiaalsed asutused, mis võtavad vastu video-, heliteavet, arvutiprogramme jne.Vene Föderatsioonis on loodud teadus- ja tehnikakeskused dokumentide säilitamiseks elektroonilisel kujul. Nad saavad teavet valdkondades, mis vastavad nende spetsifikatsioonidele.

Kõik need organisatsioonid avaldavad regulaarselt teavet neile laekunud tasuta legaalsete koopiate kohta. Asutused moodustavad rahvusraamatukogu teavikukogu.

Materjalide kohaletoimetamine, nende tsentraliseeritud levitamine ja tarbijate teavitamine toimub seaduste ja vastavate organisatsioonide määrustega kehtestatud tähtaegadel. Kehtestatud eeskirjade rikkumine dokumendi koostajate poolt toob kaasa haldusvastutuse.