उत्तर पत्र
प्रतिक्रिया पत्र अनुरोध पत्र के संबंध में संरचना और विषय वस्तु पर निर्भर पाठ के रूप में कार्य करता है। प्रतिक्रिया में मूल पत्र और उसके विषय का लिंक होना चाहिए। दोनों पत्रों में उनकी प्रस्तुति, शब्दावली, शब्दांकन और संदर्भ प्रणाली के क्रम में सामग्री के समान पहलू होने चाहिए।
सकारात्मक निर्णय के साथ प्रतिक्रिया पत्रनिम्नलिखित योजना के अनुसार बनाया गया है:
- उदाहरण के लिए, स्थिर भाषा फ़ार्मुलों का उपयोग करके अनुरोध की सामग्री को दोहराना: स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति के लिए आपके अनुरोध के जवाब में... हम सूचित करते हैं...; आपके अनुरोध के जवाब में... हम भेज रहे हैं...;
- अनुरोध पर सूचना की प्रस्तुति।
इनकार का पत्रइस प्रकार बनाया गया है:
- अनुरोध की सामग्री की पुनरावृत्ति (सकारात्मक निर्णय वाले पत्र के समान रूप में);
- कारण (या कारण) का एक तर्कसंगत विवरण कि अनुरोध क्यों स्वीकार नहीं किया जा सकता है या प्रस्ताव स्वीकार क्यों नहीं किया जा सकता है;
- किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करने या अस्वीकार करने का विवरण।
इनकार पत्र में, ऐसी भाषा का उपयोग करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो पत्र भेजने वाले को विनम्र बने रहने और ऐसे पत्र के प्राप्तकर्ता के आत्मसम्मान को बनाए रखने के बारे में चिंतित रहने में मदद करे। कई स्थितियों, जैसे इनकार की स्थिति, सकारात्मक निर्णय में देरी, असहमति, के लिए मुख्य वाक्यांश की शुरुआत में खेद व्यक्त करने वाले शब्दों के उपयोग की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए: हमें आपको यह बताते हुए खेद है कि आपके अनुरोध को पूरा करना असंभव है... ; दुर्भाग्य से, हम आपकी शर्तों से सहमत नहीं हो सकते... ; दुर्भाग्य से, समस्याएँ... हमें निकट भविष्य में आपके ऑफ़र का लाभ उठाने की अनुमति नहीं देतीं...और इसी तरह।
पर एक वाणिज्यिक अनुरोध का जवाबविक्रेता, यदि वह खरीदार के अनुरोध को तुरंत पूरा कर सकता है और सामान वितरित कर सकता है, भेजता है प्रस्ताव (प्रस्ताव). अन्यथा, वह उपरोक्त नियमों द्वारा निर्देशित इनकार पत्र भेज सकता है, या एक पत्र जिसमें वह आवश्यक जानकारी प्रदान करता है:
- विचारार्थ अनुरोध की स्वीकृति पर;
- खरीदार को रुचि के सामान की आपूर्ति की संभावनाओं का पता लगाने के बारे में;
- अनुरोध की शर्तों को बदलने के बारे में (माल, मॉडल, ब्रांड, डिलीवरी समय, आदि की मात्रा में परिवर्तन);
- खरीदार को रुचि के सामान की आपूर्ति के लिए एक प्रस्ताव भेजने का वादा।
इस मामले में, प्रतिक्रिया पत्र लिखते समय, आपको निम्नलिखित प्रमुख वाक्यांशों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है:
- हम आपको सूचित करते हैं कि इस उत्पाद की उच्च मांग के कारण... ;
- आपकी ख्वाहिशों को पूरा करना... ;
- हमें छूट के आपके अनुरोध पर सकारात्मक प्रतिक्रिया देने में खुशी होगी यदि... ;
- हालाँकि, दुर्भाग्य से, हम आपकी भुगतान शर्तों से सहमत नहीं हो सकते...;
- हमारे दीर्घकालिक साझेदार के रूप में, आप निश्चित रूप से अच्छी तरह से जानते हैं कि...;
- हम आपकी सभी टिप्पणियों पर विचार करने के लिए तैयार हैं... ;
- इस मुद्दे पर आपके विचारों पर विचार करते हुए...;
- हमें उम्मीद है कि आपको हमारे प्रस्ताव में रुचि होगी... ;
- आपको इस समस्या (हमारे प्रस्ताव) के प्रति एक नए दृष्टिकोण में रुचि हो सकती है...आदि।
प्रतिक्रिया पत्र व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण के प्रकारों में से एक है। इसका संकलन पहले प्राप्त पहल पत्र पर किसी प्रकार की प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता के कारण है। प्रतिक्रियाएँ दो प्रकार की होती हैं: सकारात्मक और नकारात्मक। नकारात्मक प्रतिक्रिया वाले पत्र को कभी-कभी इनकार पत्र कहा जाता है।
एक नियम के रूप में, एक प्रतिक्रिया पत्र एक पहल पत्र के अनुरूप तैयार किया जाता है, अर्थात, यह समान शब्दावली और समान भाषण पैटर्न का उपयोग करता है। बेशक, यह नियम तभी लागू होता है जब स्रोत कोड व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकताओं के अनुसार सही ढंग से संकलित किया गया हो। ज्यादातर मामलों में, इस प्रकार का पत्र बनाते समय, मूल संगठन के लेटरहेड का उपयोग किया जाता है।
संकलन
प्रतिक्रिया पत्र में उपयोग किए जाने वाले सबसे आम वाक्यांश हैं "आपके दिलचस्प प्रस्ताव के लिए धन्यवाद," "हम अपनी तत्परता की पुष्टि करते हैं...", "हम इसके लिए अपनी सहमति व्यक्त करते हैं..." या "दुर्भाग्य से, इस समय हम नहीं हैं के लिए तैयार..."।
पहल पत्र की तारीख और संख्या प्रतिक्रिया की पंजीकरण संख्या में इंगित की जानी चाहिए। यह आवश्यकता आवश्यक है क्योंकि यह आपको इनकमिंग और आउटगोइंग व्यावसायिक पत्राचार को व्यवस्थित करने की अनुमति देती है। इस जानकारी को सीधे पत्र के मुख्य भाग में शामिल करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। प्रतिक्रिया पत्र लिखने के नियमों का उल्लंघन निम्नलिखित वाक्यांश होगा: "आपके पत्र के जवाब में, संख्या... से... हम आपको सूचित करते हैं..."।
इनकार पत्र लिखते समय, आपको कारण बताना होगा। अनुचित इनकार प्राप्तकर्ता के प्रति अनादर की अभिव्यक्ति है। इसलिए, ऐसे पत्र की शुरुआत "के संबंध में..." वाक्यांश से होनी चाहिए। यदि इनकार पत्र के लेखक के पास यह जानकारी है कि किसके द्वारा, कब, किस मामले में और किन परिस्थितियों में अनुरोध या पूछताछ वाले मूल पत्र पर सकारात्मक प्रतिक्रिया दी जा सकती है, तो यह अनुशंसा की जाती है कि इस जानकारी को इनकार में शामिल किया जाए।
इनकार पत्र के समापन पर प्रवर्तक के हस्ताक्षर होते हैं। ज्यादातर मामलों में, पत्र पर प्रबंधक या अन्य अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्रवर्तक की संपर्क जानकारी को इंगित करना भी एक अच्छा विचार होगा ताकि, यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता इस व्यक्ति से संपर्क कर सके और अतिरिक्त जानकारी प्राप्त कर सके।
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प्रतिक्रिया पत्र अनुरोध पत्र के संबंध में संरचना और विषय वस्तु पर निर्भर पाठ के रूप में कार्य करता है। प्रतिक्रिया में मूल पत्र और उसके विषय का लिंक होना चाहिए। दोनों पत्रों में उनकी प्रस्तुति, शब्दावली, शब्दांकन और संदर्भ प्रणाली के क्रम में सामग्री के समान पहलू होने चाहिए।
सकारात्मक निर्णय के साथ प्रतिक्रिया पत्र निम्नलिखित योजना के अनुसार संरचित है:
- उदाहरण के लिए, स्थिर भाषा फ़ार्मुलों का उपयोग करके अनुरोध की सामग्री की पुनरावृत्ति: हम आपको स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति के लिए आपके अनुरोध के बारे में सूचित करते हैं। ; आपके अनुरोध के जवाब में. हम निर्देशन करते हैं. ;
- अनुरोध पर सूचना की प्रस्तुति।
इनकार पत्र इस प्रकार संरचित है:
- अनुरोध की सामग्री की पुनरावृत्ति (सकारात्मक निर्णय वाले पत्र के समान रूप में);
- कारण (या कारण) का एक तर्कसंगत विवरण कि अनुरोध क्यों स्वीकार नहीं किया जा सकता है या प्रस्ताव स्वीकार क्यों नहीं किया जा सकता है;
- किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करने या अस्वीकार करने का विवरण।
इनकार पत्र में, ऐसी भाषा का उपयोग करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो पत्र भेजने वाले को विनम्र बने रहने और ऐसे पत्र के प्राप्तकर्ता के आत्मसम्मान को बनाए रखने के बारे में चिंतित रहने में मदद करे। कई स्थितियाँ, जैसे इनकार की स्थितियाँ, सकारात्मक निर्णय में देरी, असहमति, मुख्य वाक्यांश की शुरुआत में खेद व्यक्त करने वाले शब्दों के उपयोग की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए: हमें आपको यह बताते हुए खेद है कि आपके अनुरोध को पूरा करना असंभव है . ; दुर्भाग्य से, हम आपकी शर्तों से सहमत नहीं हो सकते। ; दुर्भाग्य से, इसमें समस्याएं हैं... निकट भविष्य में हमें अपने ऑफ़र का लाभ उठाने की अनुमति न दें। और इसी तरह।
वाणिज्यिक अनुरोध का जवाब देते समय, विक्रेता, यदि वह खरीदार के अनुरोध को तुरंत पूरा कर सकता है और सामान वितरित कर सकता है, तो एक प्रस्ताव (प्रस्ताव) भेजता है। अन्यथा, वह उपरोक्त नियमों द्वारा निर्देशित इनकार पत्र भेज सकता है, या एक पत्र जिसमें वह आवश्यक जानकारी प्रदान करता है:
- विचारार्थ अनुरोध की स्वीकृति पर;
- खरीदार को रुचि के सामान की आपूर्ति की संभावनाओं का पता लगाने के बारे में;
- अनुरोध की शर्तों को बदलने के बारे में (माल, मॉडल, ब्रांड, डिलीवरी समय, आदि की मात्रा में परिवर्तन);
- खरीदार को रुचि के सामान की आपूर्ति के लिए एक प्रस्ताव भेजने का वादा।
इस मामले में, प्रतिक्रिया पत्र लिखते समय, आपको निम्नलिखित प्रमुख वाक्यांशों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है:
- हम आपको सूचित करते हैं कि इस उत्पाद की उच्च मांग के कारण। ;
- आपकी इच्छाओं को पूरा करना. ;
- यदि छूट के लिए आपके अनुरोध पर सकारात्मक प्रतिक्रिया देने में हमें खुशी होगी। ;
- हालाँकि, दुर्भाग्य से, हम आपकी भुगतान शर्तों से सहमत नहीं हो सकते। ;
- हमारे लंबे समय के साथी के रूप में, आप निश्चित रूप से यह अच्छी तरह से जानते हैं। ;
- हम आपकी सभी टिप्पणियों पर विचार करने के लिए तैयार हैं। ;
- इस मुद्दे पर आपके विचारों को ध्यान में रखते हुए। ;
- हमें उम्मीद है कि आपको हमारे प्रस्ताव में रुचि होगी। ;
- आपको इस समस्या (हमारे प्रस्ताव) के प्रति एक नए दृष्टिकोण में रुचि हो सकती है। और इसी तरह।
प्रतिक्रिया पत्र कैसे लिखें?
प्रतिक्रिया पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो किसी आधिकारिक अनुरोध या अनुरोध पत्र के जवाब में लिखा जाता है। ऐसे पत्र में सकारात्मक या नकारात्मक निर्णय हो सकता है (इस मामले में यह इनकार का पत्र है)।
चूँकि हम व्यावसायिक पत्राचार के बारे में बात कर रहे हैं, ऐसे कई निश्चित नियम हैं जिनका पत्र लिखते समय पालन किया जाना चाहिए:
यदि आपको कोई अनुरोध पत्र या अनुरोध प्राप्त होता है, तो आपको यथाशीघ्र आधिकारिक प्रतिक्रिया देनी होगी। देरी, सबसे पहले, आपके संगठन को प्रतिकूल रूप में दिखा सकती है और आपके सहयोगियों या ग्राहकों को आपको एक अविश्वसनीय भागीदार मानने का कारण दे सकती है। दूसरे, देर से प्रतिक्रिया के अक्सर अधिक गंभीर परिणाम होते हैं: डिलीवरी में व्यवधान, अनुबंध की शर्तों का उल्लंघन, आदि।
किसी भी व्यावसायिक पत्र को संगठन के लेटरहेड (यदि कोई हो) पर तैयार किया जाना चाहिए, जिसमें दोनों पक्षों के सभी आवश्यक विवरण और दस्तावेज़ का आउटपुट डेटा (संगठन का पूरा नाम, पता, ओआरजीएन, आईएनएन, पंजीकरण संख्या, तैयारी की तारीख) शामिल होना चाहिए। , हस्ताक्षर, निष्पादक का संकेत, आदि)।
प्रतिक्रिया पत्र अनुरोध के संबंध में एक रचनात्मक और विषयगत रूप से निर्भर दस्तावेज है, जिसके जवाब में इसे सीधे तैयार किया जाता है। अर्थात्, उत्तर में समान शब्द और शब्दांकन होने चाहिए, मुख्य अर्थ संबंधी पहलू मेल खाने चाहिए और प्रस्तुति की निरंतरता बनाए रखनी चाहिए। स्रोत दस्तावेज़ का एक लिंक भी होना चाहिए। हालाँकि, हमें प्रस्तुति की साक्षरता के बारे में नहीं भूलना चाहिए। यदि अचानक पहल दस्तावेज़ में व्याकरणिक और विराम चिह्न त्रुटियाँ हों, तो उन्हें प्रतिक्रिया के पाठ में स्थानांतरित नहीं किया जाना चाहिए।
जैसा कि ऊपर बताया गया है, लिखित प्रतिक्रिया में सकारात्मक या नकारात्मक निर्णय हो सकता है। पहले मामले में, प्रतिक्रिया को अनुरोध पत्र की सामग्री को दोहराना चाहिए और इसमें कुछ स्थिर फॉर्मूलेशन शामिल होने चाहिए। उदाहरण के लिए: "आपकी कंपनी के अनुरोध के जवाब में... हम जानकारी सूचित/भेजते/प्रदान करते हैं...आदि।" आपसे जो जानकारी मांगी गई थी उसका विवरण इस प्रकार है।
जहाँ तक नकारात्मक उत्तर का सवाल है, ऐसे पत्र की संरचना इस प्रकार है:
- अनुरोध की सामग्री (आप अपनी कंपनी से संपर्क करने के लिए आभार व्यक्त कर सकते हैं);
- डेटा प्रदान करने या किसी अन्य अनुरोध को पूरा करने से इनकार करने के कारण;
- प्रस्ताव की अस्वीकृति या अस्वीकृति का विवरण।
इनकार करते समय, आपको विनम्र भाषा का उपयोग करना चाहिए ताकि अनुरोध भेजने वाले को ठेस न पहुंचे। संभावित विकल्प: "हमारी गहरी निराशा के कारण...", "हमें खेद के साथ आपको सूचित करना पड़ रहा है", "दुर्भाग्य से, हमारी कंपनी आपके प्रस्ताव का लाभ उठाने में सक्षम नहीं है..."।
इसके अलावा, यह अनुशंसा की जाती है कि यदि आप किसी भी जानकारी के अनुरोध को अस्वीकार करते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता को उन संगठनों के बारे में जानकारी प्रदान करें जो आवश्यक जानकारी प्रदान करने में सक्षम हैं, वे कब और किन परिस्थितियों में ऐसा कर सकते हैं (यदि आपके पास प्रासंगिक डेटा है) ).
नमूना दस्तावेज़: प्रतिक्रिया पत्र
यदि इस विषय पर आपके कोई प्रश्न हैं, तो आप उन्हें टिप्पणियों में पूछ सकते हैं।
नमूना प्रतिक्रिया पत्र
एक लिखित अनुरोध के लिए प्राप्तकर्ता से एक प्रेरित, विस्तृत प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। प्रतिक्रिया पत्र एक आवश्यक दस्तावेज़ है जिसे ऐसे मामलों में लिखा जाना चाहिए। संदेश मुफ़्त रूप में लिखा गया है और इसमें प्रमाणपत्र के साथ बहुत कुछ समानता है। सूचना पत्र में एक सीमित कथात्मक रूपरेखा शामिल है और इसमें केवल आवश्यकता में पूछे गए प्रश्न का उत्तर दिया जाना चाहिए। एक अनुभवहीन व्यक्ति के लिए भी प्रतिक्रिया पत्र लिखना आसान है, जिसके पास कंप्यूटर और प्रिंटर है। इस संसाधन का पृष्ठ चर्चा किए गए पेपर के नमूने को मुफ्त में डाउनलोड करने और इसे अपने जीवन में लागू करने का अवसर प्रदान करता है।
- उस संस्था का पता और नाम जिसे प्रतिक्रिया पत्र भेजा गया है;
प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से प्रतिक्रिया पत्र भेजना सबसे अच्छा है। बदले में, आपको दूसरी प्रति पर एक रसीद टिकट प्राप्त करना होगा। यदि व्यक्तिगत रूप से प्रतिक्रिया पत्र वितरित करना संभव नहीं है, तो आपको एक अधिसूचना और अनुलग्नक के विवरण के साथ एक दस्तावेज़ भेजकर डाक सेवाओं का उपयोग करना होगा। साइट पर उपलब्ध नमूना और अन्य प्रपत्रों और उदाहरणों का एक सेट आपको स्वयं आवश्यक अपील बनाने में मदद करेगा। अधिकांश टेम्प्लेट का प्रारूप सबसे सरल होता है और इन्हें Microsoft Word में आसानी से संपादित किया जा सकता है। अपने उपयोग का आनंद लें.
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एक विशेषज्ञ की सलाह - कार्य और कैरियर सलाहकार
व्यावसायिक पत्राचार कई उत्पादन प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग है। इसमें एक महत्वपूर्ण स्थान नियामक सहित विभिन्न संगठनों के आधिकारिक अनुरोधों की प्रतिक्रियाओं का है। ऐसे पत्रों के लिए, एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली की आवश्यकता होती है, जो काफी स्वीकार्य है, और इसके अलावा, बेहतर भी है। भावनाओं के लिए कोई जगह नहीं है, भले ही आपको प्राप्त अपील में शामिल मांगें गैरकानूनी हों। बस इन सरल चरण-दर-चरण युक्तियों का पालन करें और आप अपने काम और करियर में सही रास्ते पर होंगे।
- इंटरनेट एक्सेस या प्रिंटर;
- संगठन का लेटरहेड;
- डाक सेवाएं, कूरियर या प्राप्तकर्ता के कार्यालय में व्यक्तिगत यात्रा (सभी मामलों में नहीं);
— उस पत्र का पाठ जिसका आप उत्तर दे रहे हैं।
तो, आइए सकारात्मक परिणाम के लिए खुद को तैयार करते हुए कार्रवाई पर उतरें।
अपना उत्तर लिखने के लिए कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें। पत्र को एक आउटगोइंग नंबर निर्दिष्ट करना न भूलें, इसे सचिव या कार्यालय के साथ पंजीकृत करें और उस पर तारीख डालें। ऐसा करने के बाद, अगले चरणों पर आगे बढ़ें।
उत्तर उस व्यक्ति को संबोधित करें जिसके हस्ताक्षर पत्र पर हों। इसमें आम तौर पर प्रारंभिक अक्षर के साथ एक पद और उपनाम शामिल होता है। उसका नाम और संरक्षक जानने का प्रयास करें। ऐसा इंटरनेट के माध्यम से या सीधे उस संगठन को कॉल करके करें जहां से पत्र आया है। आमतौर पर किसी आधिकारिक पत्र के नीचे कलाकार का नाम और उसका टेलीफोन नंबर दर्शाया जाता है। जरूरत पड़ने पर यह जानकारी आगे की बातचीत में उपयोगी होगी। हालाँकि, प्रतिक्रिया उस व्यक्ति के नाम पर भेजी जानी चाहिए जिसके हस्ताक्षर आपको प्राप्त अपील के तहत हैं। उत्तर के शीर्षलेख में उनके प्रारंभिक अक्षर ही पर्याप्त हैं। लेकिन पत्र नाम और संरक्षक के पते से शुरू होना चाहिए: "प्रिय इवान इवानोविच!" ऐसा करने के बाद, अगले चरणों पर आगे बढ़ें।
प्रतिक्रिया की शुरुआत में, पत्र के आउटपुट विवरण को इंगित करें। आमतौर पर, आधिकारिक अनुरोधों में एक मूल संख्या शामिल होती है; तारीख अवश्य बताई जानी चाहिए। पहले वाक्यांश का आम तौर पर स्वीकृत शब्दांकन: "आपके पत्र (अपील, सूचना अनुरोध, दावा, शिकायत - स्थिति के आधार पर) के जवाब में, ऐसी और ऐसी तारीख पर, हम इसे आवश्यक मानते हैं (विकल्प - हम निम्नलिखित रिपोर्ट कर सकते हैं।" ऐसा करने के बाद, अगले चरणों पर आगे बढ़ें।
यदि पत्र के लेखक द्वारा आपके या आपके संगठन के खिलाफ व्यक्तिगत रूप से की गई कोई भी मांग या दावा, आपकी राय में, गैरकानूनी है, तो इंगित करें कि वे संतुष्ट नहीं हो सकते हैं और वर्तमान कानून के प्रावधानों का हवाला देते हुए कारण बताएं, जो आपके राय, विरोधाभास. ऐसा करने के बाद, अगले चरणों पर आगे बढ़ें।
अपनी प्रतिक्रिया के अंत में "ईमानदारी से" शब्द का प्रयोग करें। आपको यह करना ही होगा, भले ही आपको लगे कि सम्मान पाने वाला अयोग्य है। हालाँकि, इस राय को प्रदर्शित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। अपना पद, अंतिम नाम और आद्याक्षर भी शामिल करना न भूलें। यदि आप कोई कागजी उत्तर भेज रहे हैं तो कृपया उस पर हस्ताक्षर करें।
हमें आशा है कि प्रश्न का उत्तर - किसी आधिकारिक पत्र का जवाब कैसे दें - में आपके लिए उपयोगी जानकारी शामिल होगी। आपके कार्य और करियर में आपको शुभकामनाएँ! अपने प्रश्न का उत्तर जानने के लिए फ़ॉर्म का उपयोग करें - जगह खोजना।
अन्य सामग्री
व्यावसायिक पत्राचार में, प्रत्येक दस्तावेज़ का अपना अर्थ होता है और यह किसी न किसी तरह से भागीदारों के बीच संबंधों को प्रभावित कर सकता है। विभिन्न प्रकार के ऐसे दस्तावेज़ों की विशाल संख्या में, प्रतिक्रिया पत्र एक विशेष स्थान रखता है।
व्यावसायिक पत्रों का वर्गीकरण
पार्टियों के बीच, अधिकांश मुद्दों को लिखित रूप में हल किया जाता है। और कानून के अनुसार, जैसा कि आप जानते हैं, मौखिक समझौते मान्य नहीं हैं। इसलिए, प्रत्येक उद्यम को व्यावसायिक पत्राचार अवश्य करना चाहिए। यह विभिन्न संगठनों और उद्यमों के बीच आधिकारिक संपर्कों के परिणामस्वरूप सूचनाओं के आदान-प्रदान का एक आम तौर पर स्वीकृत साधन है।
सभी व्यावसायिक पत्रों को दो श्रेणियों में बांटा गया है:
- जिनके लिए अनिवार्य प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।
- जिन्हें ऐसी प्रतिक्रिया की जरूरत नहीं है.
प्रतिक्रिया पत्र दूसरी श्रेणी में आता है। यह अनुरोध, सूचना, चेतावनी, प्रस्ताव, अनुस्मारक या प्रस्तुति पत्र के साथ-साथ व्यावसायिक प्रकार के दस्तावेजों में से एक है। ऐसे कागजात आमतौर पर पार्टियों के बीच विभिन्न अनुबंधों और अन्य समझौतों के समापन और आगे समर्थन के समय उपयोग किए जाते हैं। प्रतिक्रिया पत्र, दूसरों के विपरीत, कुछ भी नहीं मांगता है और कुछ भी प्रदान नहीं करता है। इसमें केवल वही जानकारी शामिल है जो पहले दूसरे पक्ष द्वारा अनुरोध की गई थी।
आवेदन की पुष्टि
विभिन्न मामलों में एक प्रतिक्रिया पत्र तैयार किया जाता है। यह किसी विशिष्ट शिकायत, दावे या अनुरोध की प्रतिक्रिया हो सकती है। इसके अलावा, यह सकारात्मक और नकारात्मक दोनों हो सकता है। दूसरे मामले में, दस्तावेज़ एक प्रकार के इनकार पत्र का प्रतिनिधित्व करेगा। लेकिन इसमें उन कारणों का विस्तृत विवरण दिया जाना चाहिए जिनके कारण ऐसा निर्णय लेना पड़ा। उदाहरण के तौर पर, हम एक ऐसे मामले पर विचार कर सकते हैं जहां एक कंपनी को एक विशेष निर्दिष्ट अवधि के लिए एक निश्चित प्रकार के उत्पाद के उत्पादन के लिए आधिकारिक लिखित आदेश प्राप्त हुआ। यदि उद्यम के लिए ऐसा सहयोग वांछनीय है, तो उसे तुरंत प्रतिक्रिया देनी होगी। उत्तर यादृच्छिक रूप से संकलित किया गया है। इसकी शुरुआत इन शब्दों से हो सकती है: "आओ इसे करें" या "हम इसे बनाएंगे।" समय सीमा के रूप में, माल का उत्पादन करने और उसे गोदाम में स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक समय को ध्यान में रखते हुए, शिपमेंट की तारीख को इंगित करना बेहतर है। इसके अलावा, भुगतान की शर्तें निर्धारित करना आवश्यक है, क्योंकि ग्राहक कई चरणों पर भरोसा कर सकता है। इसके बाद, जो कुछ बचा है वह कुल राशि की गणना करना और अपना विवरण प्रदान करना है, जिसमें ग्राहक धन हस्तांतरण करेगा। इस तरह के दस्तावेज़ पर आमतौर पर निदेशक और मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और अंत में प्रत्यक्ष निष्पादक के निर्देशांक की सूचना दी जाती है।
व्यक्तियों के साथ पत्राचार
कुछ उद्यम, अपनी गतिविधियों की प्रकृति के कारण, व्यक्तियों से सीधा संपर्क रखते हैं। यह सेवा क्षेत्र में काम करने वाला संगठन या उपभोक्ता सामान बनाने वाली कंपनी हो सकती है। ऐसा उद्यम नागरिकों से सकारात्मक और नकारात्मक दोनों प्रकार की बहुत भिन्न प्रकृति की जानकारी प्राप्त कर सकता है। फिर भी, इसके लिए उचित प्रतिक्रिया और अनिवार्य प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। ऐसे मामलों में, आप खुद को व्यक्तिगत बातचीत या टेलीफोन कॉल तक सीमित नहीं रख सकते। नागरिक को उसके हित के सभी मुद्दों पर पूर्ण स्पष्टीकरण दिया जाना चाहिए। यह पत्र का विस्तृत उत्तर होना चाहिए।
ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:
- किसी भी व्यावसायिक पत्राचार के लिए आधिकारिक लेटरहेड का उपयोग करना बेहतर है।
- ऐसे दस्तावेजों को तैयार करने की ख़ासियत को ध्यान में रखना आवश्यक है। मुख्य बात यह है कि उन्हें समानता के सुप्रसिद्ध नियम के अनुसार लिखा जाना चाहिए, यानी उनमें वही शब्दावली और भाषाई अभिव्यक्तियाँ होनी चाहिए जो आरंभकर्ता लेखक द्वारा उपयोग की गई थीं। यह आपको अधिकतम आपसी समझ हासिल करने की अनुमति देगा।
- अनुरोध पत्र का लिंक अवश्य बनाएं, उसकी संख्या और तारीख बताएं।
- पाठ को वाक्यांश के साथ शुरू करना बेहतर है: "आपके पत्र के जवाब में, संख्या...", "आपके अनुरोध के जवाब में..." या "हम आपको सूचित कर रहे हैं..."।
सख्ती से आधिकारिक
यदि आपको किसी आधिकारिक पत्र का उत्तर देना है, तो आपको इसे सही ढंग से करना होगा। हमें याद रखना चाहिए कि ऐसा व्यवहार निश्चित रूप से विनम्र और सही होना चाहिए। साक्षरता के बारे में भी मत भूलना. किसी प्रतिष्ठित संगठन द्वारा प्रदान की गई जानकारी में स्पष्ट त्रुटियाँ देखना हास्यास्पद है।
प्रारंभ से ही, पता ऊपरी दाएं कोने में मुद्रित होता है। यह लिफाफे पर अंकित बातों की हूबहू नकल है। उत्तर हमेशा किसी न किसी प्रकार के अनुरोध का दिया जाता है, इसलिए, ऊपर बाईं ओर पंजीकरण टिकट में, इसका प्रारंभिक विवरण (संख्या और प्रस्थान की तारीख) नोट किया जाना चाहिए। फिर प्राप्तकर्ता के लिए एक संक्षिप्त पता होता है (आप प्रारंभिक नाम के बिना केवल अंतिम नाम बता सकते हैं)। पाठ में रुचि की समस्या के संबंध में विस्तृत स्पष्टीकरण होना चाहिए। केवल सत्यापित डेटा का उपयोग तर्क के रूप में किया जाना चाहिए। किसी भी परिस्थिति में आपको अफवाहों और अटकलों पर भरोसा नहीं करना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो आप प्रासंगिक लेखों को दर्शाने वाले विनियमों के अंशों का उपयोग कर सकते हैं। उद्यम के निदेशक ऐसे दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते हैं, और ठीक नीचे जिम्मेदार निष्पादक के नाम और टेलीफोन नंबर के साथ एक नोट बनाया जाता है।
प्रतिक्रिया पत्र कैसे लिखें
ध्यान
Ipc-zvezda.ru
बैंक अक्सर ग्राहकों को बकाया कर्ज या नई ऋण शर्तों के बारे में याद दिलाते हैं। आप रिक्तियों और नौकरी आवेदनों के बारे में उस व्यक्ति को जानकारी भेज सकते हैं जिसे आप अपनी टीम में देखना चाहते हैं। कंपनी के कर्मचारियों को लिखित रूप में कुछ संचार प्राप्त करना होगा। यह अनुशासनात्मक प्रतिबंधों और छंटनी की चेतावनी के बारे में जानकारी है।
400 गलत अनुरोध
नमूना प्रतिक्रिया पत्र
क्या बेलीफ को एक आधिकारिक लिखित संदेश भेजना, दस्तावेजों की प्रासंगिक प्रतियां संलग्न करना, यह बताते हुए पर्याप्त होगा कि देनदार लंबे समय से संगठन में काम नहीं कर रहा है? इस स्थिति में, वर्तमान कानून में नियोक्ता को निष्पादन की रिट के साथ कोई अन्य दस्तावेज़ संलग्न करने की आवश्यकता नहीं है।
हालाँकि, यह देखते हुए कि कर्मचारी ने संगठन द्वारा निष्पादन की रिट प्राप्त होने से पहले इस्तीफा दे दिया था, कर्मचारी को बर्खास्त करने के आदेश की एक प्रति संलग्न करना उचित होगा।
- पुरानी स्थिति;
व्यावसायिक पत्र
- माफ़ी पत्र
आपके पत्र के जवाब में, हम आपको सूचित करते हैं कि कर्मचारी काम नहीं कर रहा है।
आपका अनुरोध
म्यूनिख यूनिवर्सिटी अस्पताल अधिकतम देखभाल वाला एक चिकित्सा संस्थान है। अक्सर, मरीज़ अपने सामान्य चिकित्सक के निर्देश पर या किसी विशेषज्ञ द्वारा जांच के बाद या किसी अन्य अस्पताल में रहने के बाद इलाज के लिए हमारे पास आते हैं।
हम सावधानीपूर्वक जांच करते हैं कि आपके अनुरोध पर हम अपने क्लिनिक में आपको आवश्यक चिकित्सा देखभाल प्रदान कर सकते हैं या नहीं।
आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी आपके अनुरोध पर कार्रवाई करने में हमें बहुत मदद करेगी।
आवश्यक जानकारी
अतिरिक्त जानकारी
अनुरोध भेजा
- उन्हें अज्ञात जेपीईजी प्रारूप में सहेजें और अपने ईमेल के साथ अनुलग्नक के रूप में हमें भेजें
- हमारे विश्लेषण के लिए प्रासंगिक छवि अंशों के स्क्रीनशॉट लें (3-5 टुकड़े), उन्हें पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन के रूप में सहेजें और हमें ईमेल द्वारा प्रेजेंटेशन भेजें
- हमें मेल द्वारा एक डिस्क भेजें, जिसमें निदान परिणामों के आधार पर एक डॉक्टर का नोट भी शामिल है
यदि आप रोगी का डेटा हमारे पते पर भेजना चाहते हैं, तो आप निम्नलिखित विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं:
हम अपने सर्वर पर आपके लिए एक ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर भी बना सकते हैं जहां आप अपने दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं।
संपर्क व्यक्ति
- आप अपना अनुरोध सीधे किसी विशिष्ट क्लिनिक को भेज सकते हैं। अक्सर, ऐसा करना तभी समझ में आता है जब हम बाह्य रोगी उपचार के बारे में बात कर रहे हों।
व्यावसायिक पत्राचार का स्थिर कारोबार
यदि आप किसी जटिल चिकित्सा समस्या के संबंध में हमसे संपर्क करने का निर्णय लेते हैं, तो सबसे पहले विदेशी मरीजों के साथ काम करने के लिए हमारे विभाग से संपर्क करना सबसे अच्छा है। इस मामले में, आपका अनुरोध बहुत तेजी से संसाधित किया जाएगा।
आवेदन प्रसंस्करण समय
- हम आपसे प्राप्त जानकारी की पूर्णता के लिए सावधानीपूर्वक जांच करते हैं, यह देखने के लिए कि क्या हम इसके आधार पर कोई धारणा बना सकते हैं। यदि आपने पूरी जानकारी प्रदान की है, तो आपके अनुरोध पर कार्रवाई की अवधि आपकी समस्या की जटिलता पर निर्भर करेगी। इसके बाद आप अपने अनुरोध पर अंतिम प्रतिक्रिया पर भरोसा कर सकते हैं लगभग पाँच कार्य दिवस।
उपचार योजना और परामर्श/परीक्षा की नियुक्ति
- उपचार योजना - निर्धारित उपचार का एक मोटा विवरण
- भुगतान योजना - उपचार की लागत की अनुमानित गणना
- अनुसूची - डॉक्टर और अस्पताल में भर्ती के साथ निर्धारित परीक्षाओं/परामर्श की तारीखें
आपके आवेदन पर कार्रवाई करने के बाद, आपको हमसे प्राप्त होगा:
भुगतान योजना
एक सार्वजनिक स्वास्थ्य सेवा संस्थान के रूप में, हम अपने द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं की लागत के संबंध में अधिक पारदर्शिता प्रदान करने में रुचि रखते हैं।
हमारी सेवाओं की लागत जर्मनी में अपनाए गए टैरिफ ढांचे के साथ-साथ वर्तमान विधायी मानदंडों पर आधारित है। दुर्भाग्य से, हम आपको चिकित्सा समाप्त होने के बाद ही सेवाओं की सही लागत बता पाएंगे।
उपचार की लागत जांच और उपचार की जटिलता और मात्रा पर निर्भर करती है। सबसे अधिक बार, नियम लागू होता है: रोगी की बीमारी जितनी गंभीर होगी और उसकी चिकित्सा जितनी जटिल होगी, पूरे उपचार की लागत उतनी ही महंगी होगी। इस कारण इलाज की शुरुआत में ही इसकी अंतिम लागत का सटीक अनुमान लगाना मुश्किल होता है।
आपके पत्र के जवाब में, हम आपको सूचित करते हैं कि कर्मचारी काम नहीं कर रहा है।
हमारी सामान्य शर्तें - नकद, कोई छूट नहीं, कोई शिपिंग दस्तावेज़ नहीं। भुगतान की शर्तें डिलीवरी की सामान्य शर्तों (अनुबंध की प्रति) की संलग्न प्रति में विस्तार से दी गई हैं। अन्य शर्तें - डिलीवरी (बिक्री) की सामान्य शर्तों के अनुसार। हम आपसे इस प्रस्ताव की पुष्टि (दिनांक) से पहले (पत्र प्राप्त होने की तारीख से...दिनों के भीतर) करने के लिए कहते हैं। कृपया (तारीख) से पहले (भेजने की तारीख से...सप्ताह के भीतर) प्रतिक्रिया भेजें। यह पत्र) यह प्रस्ताव (तारीख) तक वैध है... पत्र की प्राप्ति की तारीख से महीनों तक, इस पत्र की प्राप्ति की तारीख से ... दिनों के भीतर फैक्स द्वारा आपकी स्वीकृति प्राप्त होने के अधीन, केवल तभी जब उत्पाद हो आपकी प्रतिक्रिया प्राप्त होने से पहले नहीं बेचा गया। कृपया रिटर्न मेल द्वारा प्रतिक्रिया (हमें) भेजें (हमारे प्रस्ताव पर विचार करें, यदि आप प्रस्तावित उत्पाद खरीदने में रुचि रखते हैं तो हमें बताएं) कृपया उत्पाद बेचने की समय सीमा को ध्यान में रखें और निर्णय लें जितना जल्दी हो सके।
प्रतिक्रिया पत्र कैसे लिखें
अनुबंध दिनांक... (संख्या) के अनुसार, हमें माल की इस खेप को स्वीकार करने से इनकार करने का अधिकार है, जिससे हमें चालान मूल्य पर छूट का अधिकार है। अनुबंध द्वारा दिए गए अधिकार के आधार पर, हम जोर देते हैं (जोर देते हैं) हालांकि, वस्तुनिष्ठ कारणों को ध्यान में रखते हुए (हमारे दीर्घकालिक व्यापार संबंध..., तथ्य यह है कि...) यदि आप हमें देते हैं तो हम इस उत्पाद को स्वीकार करने के लिए सहमत हुए हैं 10% की छूट। हम, अपवाद के रूप में, माल के इस बैच को स्वीकार करने के लिए तैयार हैं, बशर्ते कि आप... उपरोक्त के आधार पर, हम आपसे इसे एक नए से बदलने के लिए कहें घटिया सामान के बदले, हमें अनुबंध की शर्तों के अनुसार सामान भेजें। हम आपसे नुकसान की भरपाई करने के लिए कहते हैं (अतिरिक्त भुगतान करें, अतिरिक्त लोड करें, अतिरिक्त रूप से वितरित करें) हम आपसे लापता सामान की लागत की प्रतिपूर्ति करने के लिए कहते हैं ... मार्कडाउन होना चाहिए... राशि के लिए हमारे संगठन को% क्रेडिट करें... (लागत स्थानांतरित करें..
आपके पत्र के उत्तर में हम आपको सूचित करते हैं
प्रिय... हम... (उत्पाद का नाम) की आपूर्ति के लिए... आपके अनुरोध के लिए आपको धन्यवाद देते हैं। हम वर्तमान में आपको उस उत्पाद के लिए एक प्रस्ताव प्रदान करने की संभावना पर विचार कर रहे हैं जिसमें आप रुचि रखते हैं। हम आपको सूचित करेंगे जितनी जल्दी हो सके हमारे निर्णय के बारे में। या तो: दुर्भाग्य से, हम आपके अनुरोध का सकारात्मक उत्तर नहीं दे सकते हैं और आपको (उत्पाद का नाम) की आपूर्ति के लिए एक विशिष्ट प्रस्ताव नहीं भेज सकते हैं। हम आपसे इस प्रश्न को तब तक के लिए स्थगित करने के लिए कहते हैं... या:... और आपको सूचित करता हूं कि उल्लिखित उत्पाद के लिए आपको हमारे एजेंट - कंपनी से संपर्क करना चाहिए ..., जो आपको उस उत्पाद के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करेगा जिसमें आप रुचि रखते हैं। भवदीय, हस्ताक्षर प्रस्ताव (प्रस्ताव) (यदि विक्रेता संतुष्ट हो तो भेजा जाएगा) तुरंत डिलीवरी के लिए अनुरोध) इंगित करें: 1. उत्पाद का नाम2. माल की मात्रा और गुणवत्ता3.
कीमत4. डिलीवरी का समय5 भुगतान की शर्तें6.
व्यावसायिक पत्राचार का स्थिर कारोबार
रोजगार अनुबंध समाप्त होने के बाद, कर्मचारी कंपनी के कर्मचारियों में रहना बंद कर देता है, और वह सारा पैसा प्राप्त कर लेता है जो उसे मिलना चाहिए, और बेलीफ सेवा को एक पत्र भेजा जाता है। जैसा कि पहले ही ऊपर दिखाया गया था, निष्पादन की एक रिट इसके साथ जुड़ी हुई है।
गुजारा भत्ता कार्यकर्ता की बर्खास्तगी और जमानतदारों को एक पत्र किसी के स्वयं के अनुरोध पर बर्खास्तगी पर, कानून अतिरिक्त वित्तीय सहायता प्रदान नहीं करता है। 03/22/2018 मयंक कंपनी के कर्मचारी एन.वी. फ्रोलोव ने अपनी स्वतंत्र इच्छा से मानव संसाधन विभाग को एक त्याग पत्र प्रस्तुत किया।
ध्यान
अदालत के फैसले के अनुसार, उसे अपने वेतन का कुछ हिस्सा अपने दो बच्चों के भरण-पोषण के लिए देना होगा। गुजारा भत्ता कटौती का निर्धारण करना आवश्यक है जो लेखाकार को करने की आवश्यकता है।
Ipc-zvezda.ru
बैंक अक्सर ग्राहकों को बकाया कर्ज या नई ऋण शर्तों के बारे में याद दिलाते हैं। आप रिक्तियों और नौकरी आवेदनों के बारे में उस व्यक्ति को जानकारी भेज सकते हैं जिसे आप अपनी टीम में देखना चाहते हैं। कंपनी के कर्मचारियों को लिखित रूप में कुछ संचार प्राप्त करना होगा।
आपके अनुरोध के जवाब में, हम आपको निम्नलिखित सूचित करते हैं
यह अनुशासनात्मक प्रतिबंधों और छंटनी की चेतावनी के बारे में जानकारी है।
साझेदारों को आमतौर पर नए प्रस्ताव, शिकायतें और माफ़ीयाँ लिखी जाती हैं। 4 एक व्यावसायिक पत्र में कुछ विवरण अवश्य होने चाहिए, इसलिए तुरंत फॉर्म विकसित करना बेहतर है। भरे हुए फॉर्म को अनुलग्नक के रूप में ईमेल किया जा सकता है या मुद्रित किया जा सकता है और नियमित या पंजीकृत मेल द्वारा भेजा जा सकता है।
सबसे ऊपर आपकी कंपनी का नाम, या इससे भी बेहतर, एक लोगो होना चाहिए।
400 गलत अनुरोध
इसमें स्थिति, सामान्य फोकस, उद्यम की गतिविधियों की विशिष्टता, विशेषताओं, उत्पाद की नवीनता, प्राप्तकर्ता (प्राप्तकर्ता, उपभोक्ता) का संकेत, उपलब्धता की प्रकृति, स्थान आदि के बारे में जानकारी होनी चाहिए। नाम पासवर्ड मैं गोपनीयता नीति से सहमत हूं के.टी.वी., मॉस्को, 15.04 23:32 ए.आई.ए., मॉस्को, 13.03 12:10 च.यू.वी., मैग्नीटोगोर्स्क, 10.03 08:15 एस.वी. यू., मैग्नीटोगोर्स्क, 26.02 08:29 के.ए.वी., मैग्नीटोगोर्स्क , 15.02 09:49 यू.यू.यू., मैग्नीटोगोर्स्क, 05.02 21:08 जेड.एम.एन., रूस, 01.01 16:39 डी. ए.एन., गैचीना, 25.12 14:11 टी.एस.ए., प्राग, 25.12 12:48 एस.ओ.एन., उल्यानोवस्क, 13.12 11:48 शर्तों की रेटिंग व्यवसाय इकाई भारित औसत लागत पद्धति सोनेशन नवीनतम अपडेट हयालूरोनिक एसिड (एसिड हयालूरोनिक) विटामिन (अक्षांश से)।
नमूना प्रतिक्रिया पत्र
क्या बेलीफ को एक आधिकारिक लिखित संदेश भेजना, दस्तावेजों की प्रासंगिक प्रतियां संलग्न करना, यह बताते हुए पर्याप्त होगा कि देनदार लंबे समय से संगठन में काम नहीं कर रहा है? इस स्थिति में, वर्तमान कानून में नियोक्ता को निष्पादन की रिट के साथ कोई अन्य दस्तावेज़ संलग्न करने की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, यह देखते हुए कि कर्मचारी ने संगठन द्वारा निष्पादन की रिट प्राप्त होने से पहले इस्तीफा दे दिया था, कर्मचारी को बर्खास्त करने के आदेश की एक प्रति संलग्न करना उचित होगा।
कृपया ध्यान दें कि नियोक्ता बेलीफ को कर्मचारी की नई स्थिति के बारे में सूचित करने या उसके बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए बाध्य नहीं है। जमानतदारों को जवाब दें कि वह व्यक्ति काम नहीं कर रहा है
- तैयारी की तारीख और निष्पादन की रिट की संख्या।
- पुरानी स्थिति;
जिस संगठन को उत्तर भेजा गया है उसका पता बताना भी आवश्यक है।
व्यावसायिक पत्र
प्रतिक्रिया पत्र (नमूना) यह भी पढ़ें:
- माफ़ी पत्र
- अनुशंसा पत्र कैसे लिखें
- हम दस्तावेज़ों के लिए एक कवर लेटर बनाते हैं
नकारात्मक उत्तर यदि किसी अनुरोध या अनुरोध को संतुष्ट करना संभव नहीं है, तो इनकार को यथासंभव सही ढंग से सूचित करना आवश्यक है। इस मामले में, जैसा कि ऊपर वर्णित विकल्प में है, इनकार को प्रारंभिक अनुरोध के समान शैली में लिखा जाना चाहिए।
एक नकारात्मक उत्तर यथासंभव सही होना चाहिए और इसमें इनकार के वस्तुनिष्ठ कारण शामिल होने चाहिए। यदि अनुरोध पर सकारात्मक निर्णय लेने के लिए आवश्यक शर्तें हैं, तो आप प्रतिक्रिया में उन शर्तों को इंगित कर सकते हैं जो इसके लिए आवश्यक हैं।
कृपया ध्यान दें कि किसी पत्र (एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया गया है) पर असभ्य स्वर में नकारात्मक प्रतिक्रिया तैयार करना अस्वीकार्य है। इसके अलावा, अनुरोध को संतुष्ट करने की असंभवता के बारे में गंभीर खेद व्यक्त करना पूरी तरह से उचित होगा।
सकारात्मक निर्णय के साथ प्रतिक्रिया पत्र निम्नलिखित योजना के अनुसार संरचित है:
- उदाहरण के लिए, स्थिर भाषा फ़ार्मुलों का उपयोग करके अनुरोध की सामग्री की पुनरावृत्ति: हम आपको स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति के लिए आपके अनुरोध के बारे में सूचित करते हैं; आपके अनुरोध के जवाब में, हम भेजते हैं;
- अनुरोध पर सूचना की प्रस्तुति।
इनकार पत्र इस प्रकार संरचित है:
- अनुरोध की सामग्री की पुनरावृत्ति (सकारात्मक निर्णय वाले पत्र के समान रूप में);
- कारण (या कारण) का एक तर्कसंगत विवरण कि अनुरोध क्यों स्वीकार नहीं किया जा सकता है या प्रस्ताव स्वीकार क्यों नहीं किया जा सकता है;
- किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करने या अस्वीकार करने का विवरण।
इनकार पत्र में, ऐसी भाषा का उपयोग करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो पत्र भेजने वाले को विनम्र बने रहने और ऐसे पत्र के प्राप्तकर्ता के आत्मसम्मान को बनाए रखने के बारे में चिंतित रहने में मदद करे।
आपके पत्र के जवाब में, हम आपको सूचित करते हैं कि कर्मचारी काम नहीं कर रहा है।
हम आपको सूचित करते हैं कि माल की गायब मात्रा आपको भेज दी जाएगी...आपकी शिकायत प्राप्त होने के बाद, हमने तुरंत (निर्माता) से संपर्क किया प्रिय...हम आपके दिनांक...(महीना)...(वर्ष) पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं ) और आपको सूचित करता हूं कि आपकी शिकायत हमारे द्वारा विचार के लिए स्वीकार कर ली गई है। अनियमित व्यावसायिक पत्र एक प्रस्ताव पत्र (परिचय) सहयोग में एक संभावित भागीदार, एक खरीद में एक खरीदार, एक सेवा में एक ग्राहक की रुचि के लिए भेजा जाता है। इसमें अक्सर विज्ञापन शामिल होता है तकनीकें: ग्राहक कंपनियों, पूर्ण परियोजनाओं, सिफारिशों, समीक्षाओं को सूचीबद्ध करके परियोजना के महत्व पर अप्रत्यक्ष रूप से जोर दिया जाता है। प्रस्तुति पत्र नई प्रकार की सेवाओं, वस्तुओं, एक नए केंद्र, स्टोर, उद्यम आदि के उद्घाटन के बारे में सूचित करते हैं। व्यक्ति को प्रदर्शित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। संस्था की छवि। किसी टेम्पलेट के अनुसार नहीं लिखी गई, प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में समान मुद्दों को एक अलग क्रम में कवर किया गया है।
अनुरोध पत्र के लिए निश्चित रूप से प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। इसलिए, ऐसा पत्र प्राप्त होने पर, आपको निर्णय लेना होगा: अनुरोध स्वीकार करें या अस्वीकार करें। यदि आप अनुरोध पूरा करने का निर्णय लेते हैं, तो इस प्रकार उत्तर दें:
श्रीमान!
. हम होटल परिसर के निर्माण में भाग लेने की पेशकश के लिए अपनी हार्दिक कृतज्ञता व्यक्त करते हैं
. जो प्रस्तावित किया गया था उसका ध्यानपूर्वक अध्ययन करने के बाद। आपने एक समझौते का मसौदा तैयार किया, हमने निर्माण में भागीदारी साझा करने पर सहमत होने का निर्णय लिया(वस्तु का नाम), से किया जाएगा पी द्वारा
. प्रस्ताव के लिए फिर से धन्यवाद और हम आशा करते हैं कि हमारा सहयोग फलदायी और दीर्घकालिक होगा
. सम्मान एवं शुभकामनाओं सहित
. श्रीमान!(की तारीख) . आपने भुगतान की शर्तें बदलने का अनुरोध किया है(प्रोडक्ट का नाम) . हमने अपने एस को संशोधित किया है। आप सहमत हुए और तर्क को ध्यान में रखते हुए परिवर्तन करने का निर्णय लिया। आपका अनुरोध। हम अपने अनुबंध का संशोधित संस्करण भेज रहे हैं
. हमें उम्मीद है कि नई शर्तें संतुष्ट होंगी. आप। साथ
. श्रीमान!
. बैंक के निर्माण पर समझौते के मसौदे में भेजे गए परिवर्धन और टिप्पणियों के लिए धन्यवाद। उनका अध्ययन करने के बाद, हमने उन्हें महत्वपूर्ण माना, उनसे सहमत हुए और उन्हें समझौते में शामिल करने के लिए तैयार हैं
. इस अवसर का लाभ उठाते हुए, हम एक बार फिर इस बात पर जोर देना चाहेंगे कि, बैंक के निर्माण पर हमारे मसौदा समझौते के अनुसार। ठेकेदार सभी निर्माण परियोजनाओं के आयोजन और निष्पादन की पूरी जिम्मेदारी लेता है।
. निर्माण कार्य स्थानीय फर्मों द्वारा किया जाएगा, जिन्हें उपठेके के आधार पर काम पर रखा जाएगा। कार्य के निष्पादन की निगरानी उच्च योग्य विशेषज्ञों द्वारा की जाती है, जिनकी सेवाओं की लागत अनुबंध की शर्तों द्वारा निर्धारित की जाती है।
. कृपया। आपको जितनी जल्दी हो सके पत्र पर विचार करना चाहिए और, यदि मसौदा समझौते में अब वे खंड शामिल नहीं हैं जो आपको परेशान करते हैं। यदि आपको कोई संदेह है, तो कृपया हमें हमारे उद्यमों के बीच एक समझौते पर हस्ताक्षर करने की अपनी तैयारी के बारे में सूचित करें
. हमें शीघ्र प्रतिक्रिया की आशा है
बेशक, आप हमेशा किसी अनुरोध को पूरा नहीं कर सकते हैं या इस या उस प्रस्ताव को स्वीकार नहीं कर सकते हैं और इसलिए सहयोग से इनकार करने के लिए मजबूर हैं। इनकार निश्चित रूप से ठोस, तर्कसंगत, सही और दयालु होना चाहिए। आपका कार्य प्राप्तकर्ता को यह विश्वास दिलाना है कि आपके पास कोई अन्य विकल्प नहीं है। इस लक्ष्य को हासिल करना मुश्किल नहीं है, आपको बस प्रस्ताव की शुरुआत में ऐसे शब्दों को अपनाने की ज़रूरत है जो इनकार के स्वर को काफी हद तक नरम कर देंगे। इन शब्दों में शामिल हैं: w/sal, क्षमा करें, बहुत खेद है, दुर्भाग्य से, ईमानदारी से क्षमा करें, क्षमा करें, हम बहुत आहत हैं
तो, इनकार को निम्नानुसार तैयार किया जा सकता है:
. श्रीमान!
. हमने ध्यान से अध्ययन किया है. इस वर्ष टर्नकी आधार पर क्लिनिक के निर्माण के लिए मसौदा अनुबंध पर आपकी टिप्पणियाँ और परिवर्धन
. दुर्भाग्य से, हमें आपको सूचित करना होगा कि हम इस पर सहमत नहीं हो सकते। आपका सुझाव। ऐसा निम्नलिखित कारणों से है:
1. सुझाव दिया गया. आप जुटाव लागत के लिए अनुबंध मूल्य का 5% - राशि मसौदा अनुबंध में निर्दिष्ट राशि से 4 गुना कम है और प्रारंभिक कार्य के लिए हमारी लागत को कवर नहीं कर सकती है
2 स्वतंत्र रूप से परिवर्तनीय मुद्रा में अनुबंध मूल्य का 8%निर्माण के लिए आवश्यक सभी उपकरण खरीदने के लिए पर्याप्त धन नहीं 12% मसौदा अनुबंध में निर्दिष्ट, न केवल विश्व कीमतों पर उपकरणों की लागत, बल्कि माल ढुलाई, बीमा की लागत, साथ ही निर्माण स्थल पर उपकरणों की खरीद और वितरण के आयोजन के लिए हमारी लागत को भी ध्यान में रखें।
. अपनी स्थिति की वैधता की पुष्टि करने के लिए, हम पत्र में संग्रहण लागत की मात्रा की विस्तृत गणना जोड़ते हैं
. हमें आशा है कि, उपरोक्त तथ्यों को देखते हुए,... आप अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की हमारी शर्तों से सहमत हैं
. हम सम्मान के साथ रहते हैं
. प्रिय!
. अनुरोध के लिए धन्यवाद(की तारीख) सप्लाई करने के लिए(प्रोडक्ट का नाम)
. दुर्भाग्यवश, हम इस समय स्वीकार करने में असमर्थ हैं। आपका प्रस्ताव और डिलीवरी(प्रोडक्ट का नाम) तो फिर क्या चाहिए. चालू माह के प्री-ऑर्डर के आधार पर आपको उत्पाद पहले ही बेचे जा चुके हैं
. हमें इस बात का गहरा अफसोस है कि हम इसे पूरा नहीं कर सके।' आपका आदेश। हम भविष्य में पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं
. सम्मान और सफलता की कामना के साथ..
. प्रिय महोदय/
. हमारे संगठन (संस्था, कंपनी) में आपकी रुचि के लिए धन्यवाद। दुर्भाग्य से, हमें आपको सूचित करना होगा। आप हमारे सामान्य प्रतिनिधि के स्थान पर हैं(देश का नाम) पहले से ही लिया जा चुका है। कृपया अपना अनुरोध पुनः सबमिट करेंमहीने
. हम आपकी सफलता की कामना करते हैं
. श्रीमान!
. हमें मिला। आपका पत्र(की तारीख) जिसमें। आप धर्मार्थ फाउंडेशन "सेंट मैरी" को आर्थिक रूप से समर्थन देने के लिए कह रहे हैं यह बहुत दुर्भाग्यपूर्ण है, लेकिन इस वर्ष हमारे पास एक छोटा सा भी धर्मार्थ योगदान करने का कोई अवसर नहीं है
अनुरोध पत्र का उत्तर. प्रतिक्रिया पत्र
. प्रिय! . प्रदर्शन के लिए अनुबंध की वैधता. एक विज्ञापन प्रबंधक के रूप में आपके कर्तव्य (तारीख) को समाप्त हो रहे हैं। हमने इस पर गौर किया है. विस्तार के लिए आपका अनुरोध
अगले वर्ष के लिए अनुबंध. क्षमा करें, लेकिन। आपके काम करने के तरीकों से अपेक्षित परिणाम नहीं मिले, और इसलिए हमें आगे सहयोग में कोई दिलचस्पी नहीं है। आप। हम आपकी सफलता की कामना करते हैं
एक लिखित अनुरोध के लिए प्राप्तकर्ता से एक प्रेरित, विस्तृत प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। प्रतिक्रिया पत्र एक आवश्यक दस्तावेज़ है जिसे ऐसे मामलों में लिखा जाना चाहिए। संदेश मुफ़्त रूप में लिखा गया है और इसमें प्रमाणपत्र के साथ बहुत कुछ समानता है। सूचना पत्र में एक सीमित कथात्मक रूपरेखा शामिल है और इसमें केवल आवश्यकता में पूछे गए प्रश्न का उत्तर दिया जाना चाहिए। एक अनुभवहीन व्यक्ति के लिए भी प्रतिक्रिया पत्र लिखना आसान है, जिसके पास कंप्यूटर और प्रिंटर है। इस संसाधन का पृष्ठ चर्चा किए गए पेपर के नमूने को मुफ्त में डाउनलोड करने और इसे अपने जीवन में लागू करने का अवसर प्रदान करता है।
आइए प्रतिक्रिया पत्र की अवधारणा में शामिल मुख्य विशेषताओं पर विचार करें। प्रतिक्रिया का अर्थ प्रतिपक्षों के व्यावसायिक संचार में निहित है। अदालत के बाहर समस्याओं को हल करने का एक उत्कृष्ट तरीका आपको कानूनी संबंधों में प्रतिभागियों के महत्वपूर्ण धन और समय को बचाने की अनुमति देता है।
एक व्यावसायिक पत्र के पाठ में परिचयात्मक वाक्यांशों के नमूने
संचार की वैधता सूचना के एक कागजी माध्यम में निहित है, जो कार्यालय के काम के सभी नियमों के अनुसार संकलित है और एक वास्तविक प्रबंधन वीजा है। अदालत में साक्ष्य के लिए इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार एक अविश्वसनीय विकल्प है।
दिनांक: 2015-11-04
प्रतिक्रिया पत्र निःशुल्क रूप में तैयार किया गया है और इसमें प्रमाणपत्र के साथ बहुत कुछ समानता है। यह पृष्ठ चर्चा किए गए पेपर का निःशुल्क नमूना डाउनलोड करने का अवसर प्रदान करता है।
एक लिखित अनुरोध के लिए प्राप्तकर्ता से एक प्रेरित, विस्तृत प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।
आपके पत्र के उत्तर में मैं आपको सूचित करता हूँ
प्रतिक्रिया पत्र एक आवश्यक दस्तावेज़ है जिसे ऐसे मामलों में लिखा जाना चाहिए। संदेश मुफ़्त रूप में लिखा गया है और इसमें प्रमाणपत्र के साथ बहुत कुछ समानता है। सूचना पत्र में एक सीमित कथात्मक रूपरेखा शामिल है और इसमें केवल आवश्यकता में पूछे गए प्रश्न का उत्तर दिया जाना चाहिए। एक अनुभवहीन व्यक्ति के लिए भी प्रतिक्रिया पत्र लिखना आसान है, जिसके पास कंप्यूटर और प्रिंटर है। इस संसाधन का पृष्ठ चर्चा किए गए पेपर के नमूने को मुफ्त में डाउनलोड करने और इसे अपने जीवन में लागू करने का अवसर प्रदान करता है।
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अनिवार्य बिंदु जो प्रतिक्रिया पत्र बनाते हैं
- उस संस्था का पता और नाम जिसे प्रतिक्रिया पत्र भेजा गया है;
- लेखक की अपनी जानकारी, संपर्क नंबर;
- कहानी की संख्या, दिनांक और शीर्षक;
- उस अनुरोध का संक्षिप्त सारांश जिसके लिए प्रतिक्रिया पत्र तैयार किया जा रहा है;
- पूछे गए प्रश्नों के स्पष्ट और विशिष्ट उत्तर। ज्यादा लिखने की जरूरत नहीं;
- सम्मानजनक लहजे को प्रोत्साहित किया जाता है, लेकिन कठोरता भी महत्वपूर्ण है;
- कागज के निष्पादक का निर्धारण, प्रमुख के हस्ताक्षर और प्रतिलेख, संस्था की मुहर।
प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से प्रतिक्रिया पत्र भेजना सबसे अच्छा है। बदले में, आपको दूसरी प्रति पर एक रसीद टिकट प्राप्त करना होगा। यदि व्यक्तिगत रूप से प्रतिक्रिया पत्र वितरित करना संभव नहीं है, तो आपको एक अधिसूचना और अनुलग्नक के विवरण के साथ एक दस्तावेज़ भेजकर डाक सेवाओं का उपयोग करना होगा। साइट पर उपलब्ध नमूना और अन्य प्रपत्रों और उदाहरणों का एक सेट आपको स्वयं आवश्यक अपील बनाने में मदद करेगा। अधिकांश टेम्प्लेट का प्रारूप सबसे सरल होता है और इन्हें Microsoft Word में आसानी से संपादित किया जा सकता है। अपने उपयोग का आनंद लें.
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