व्यावसायिक लेनदेन में, कड़ाई से आधिकारिक दस्तावेज़ होते हैं, जो एक ही टेम्पलेट के अनुसार या स्वीकृत मानकों (उदाहरण के लिए) के अनुसार तैयार किए जाते हैं, और लगभग अनौपचारिक दस्तावेज़ होते हैं, जो तब तैयार किए जाते हैं जब किसी अप्रत्याशित मुद्दे को हल करना, मदद मांगना या व्यक्त करना आवश्यक होता है। कृतज्ञता। यह गलती से माना जाता है कि "मुक्त" फॉर्म का उपयोग करना आसान है; इसके विपरीत, एक ठोस अपील या पत्र लिखने के लिए, आपको एक मानकीकृत फॉर्म भरने की तुलना में कहीं अधिक प्रयास करना होगा।

दस्तावेज़ों की दूसरी श्रेणी में विभिन्न प्रकार के अनुरोध पत्र शामिल हैं, जिनके नमूने नीचे पाए जा सकते हैं। ऐसे संदेश को सक्षम और स्पष्ट रूप से लिखना कभी-कभी किसी से कम महत्वपूर्ण नहीं होता है। नीचे सहायता का अनुरोध करने वाले पत्रों के उदाहरण, सही दस्तावेज़ बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश और इसे प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए युक्तियाँ दी गई हैं।

अनुरोध पत्र लिखने के निर्देश

और स्पष्ट कारणों से सहायता मांगने वाले संदेशों को एक मॉडल के अनुसार तैयार नहीं किया जा सकता है: एकीकृत रूप का उपयोग करके, विशिष्ट परिस्थितियों के अनुकूल होना असंभव है। दरअसल, किसी अनुरोध के वांछित प्रभाव के लिए, प्राप्तकर्ता के व्यक्तित्व, उसकी सामाजिक स्थिति, वर्तमान वित्तीय स्थिति और अन्य कारकों को ध्यान में रखना बेहद जरूरी है। इसके अलावा, पत्र स्पष्ट रूप से गोपनीय प्रकृति का होना चाहिए: यदि यह पूरी तरह से आधिकारिक दस्तावेज है, तो पता प्राप्तकर्ता, जो डिफ़ॉल्ट स्थिति में है, संभवतः सदस्यता समाप्त करने के साथ जवाब देना पसंद करेगा या संवाद को अस्वीकार कर देगा, संदेश भेज देगा। कूड़ादान.

महत्वपूर्ण: पूरे पत्र के दौरान, आपको गर्मजोशीपूर्ण और सम्मानजनक लहजा बनाए रखना चाहिए। हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि अनुरोध पत्र कोई आधिकारिक मांग नहीं है; इसे प्राप्तकर्ता द्वारा आसानी से अनदेखा या अस्वीकार किया जा सकता है। अकेले सम्मान पर्याप्त प्रेरणा के बिना परिणाम नहीं देगा, लेकिन कम से कम यह पाठक का ध्यान खींच सकता है, जिससे वह पाठ के अंत तक पहुंचने के लिए मजबूर हो सकता है।

इससे पहले कि आप किसी समस्या को हल करने, भुगतान स्थगित करने या छूट प्रदान करने के लिए अनुरोध पत्र लिखना शुरू करें, पते वाले पर निर्णय लेना समझ में आता है। परिस्थितियों के आधार पर, ये हो सकते हैं:

• एक निजी व्यक्ति - उदाहरण के लिए, एक धनी निवेशक या एक प्रभावशाली वैज्ञानिक;
• व्यक्तिगत उद्यमी या सीमित देयता कंपनी का मालिक;
• समग्र रूप से एक कानूनी इकाई, यदि प्रेषक को निदेशक का नाम नहीं पता है या उसे यह समझ में नहीं आता है कि वास्तव में संदेश का जवाब कौन देगा;
• किसी भी स्तर का लोक सेवक - एक छोटे शहर के मेयर से लेकर राज्यपाल या किसी संरचना के जिम्मेदार प्रमुख तक।

स्वाभाविक रूप से, एक औसत दर्जे के उद्यमी को भेजा गया पत्र राज्य निगम के अध्यक्ष से सहायता मांगने वाले आधिकारिक संदेश से बहुत अलग होगा। हालाँकि, सभी अनुरोध पत्रों की संरचना लगभग समान है; संकलक के लिए यह समझना पर्याप्त है कि किसी भी पत्र में कौन से तत्व मौजूद होने चाहिए, किसे विविध किया जा सकता है और किसे पूरी तरह से त्याग देना बेहतर है। ऐसा करना कहीं अधिक कठिन है, लेकिन फिर भी संभव है। निम्नलिखित निर्देश आपको स्थिति को समझने में मदद करेंगे।

दूसरा मुद्दा जिसे अनुरोध पत्र लिखने से पहले स्पष्ट करने की आवश्यकता है वह दस्तावेज़ की संरचना है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, संदेश का कोई एकीकृत रूप नहीं है, लेकिन किसी भी व्यावसायिक पत्र की सामान्य योजना लगभग समान है - इसका पालन किया जाना चाहिए। सहायता, सहायता या सेवाओं के लिए एक आधिकारिक या अर्ध-औपचारिक अनुरोध निम्नलिखित ब्लॉकों से तैयार किया जाता है:

1. "एक टोपी"।इसमें संगठन का लोगो, अतिरिक्त पैटर्न (स्टॉक वाले के बजाय अपने स्वयं के डिज़ाइन का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है; इसके लिए एक पेशेवर डिजाइनर को नियुक्त करने में कोई हर्ज नहीं है) और भेजने वाले संगठन का नाम शामिल है, यदि उत्तरार्द्ध इसका हिस्सा नहीं है लोगो। आम धारणा के विपरीत, हेडर में ध्वज और हथियारों के कोट सहित रूसी संघ के राज्य प्रतीकों को शामिल करना आवश्यक नहीं है, खासकर यदि प्रेषक एक निजी व्यक्ति, व्यक्तिगत उद्यमी या छोटी कंपनी है जिसका इससे कोई संबंध नहीं है सरकारी एजेंसियों। ध्वज और हथियारों के कोट की उपस्थिति प्राप्तकर्ता के निर्णय को प्रभावित करने की संभावना नहीं है, लेकिन (यदि अयोग्य तरीके से उपयोग किया जाता है) तो ये विशेषताएं आवेदक की विश्वसनीयता के बारे में पाठक में संदेह पैदा करेंगी।
2. परिचयात्मक भाग.इसमें शामिल है:
   • भेजने वाली कंपनी के आधिकारिक नाम (पूर्ण और संक्षिप्त) या अनुरोध पत्र के प्रवर्तक का अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक;
   • प्राप्तकर्ता का विवरण, जिसमें टिन, ओजीआरएन, सांख्यिकीय कोड, पंजीकरण संख्या और चालू खाता शामिल है;
   • संपर्क जानकारी: ज़िप कोड, फ़ोन नंबर, ईमेल पता, तत्काल दूतों और सामाजिक नेटवर्क आदि में खातों के साथ पूरा पता;
   • वैकल्पिक रूप से - प्राप्तकर्ता का नाम या उपनाम, पहला नाम और संरक्षक, इस पर निर्भर करता है कि यह एक कानूनी इकाई है या एक व्यक्ति;
   • एक अभिवादन को मुख्य पाठ से एक रिक्त रेखा द्वारा अलग किया जाता है और एक बड़े फ़ॉन्ट का उपयोग करके हाइलाइट किया जाता है;
   • अपील के आधार के संकेत (देरी की घटना, परिणामों का विश्लेषण, मौखिक समझौते की उपस्थिति, टेलीफोन पर बातचीत, और इसी तरह);
   • अनुरोध पत्र का उद्देश्य (गलतफहमी को दूर करना, किसी समस्या का त्वरित समाधान या किसी व्यक्ति को तत्काल सहायता)।
3. मुख्य पाठ।पत्र के मुख्य भाग में अनुरोध का सार (यथासंभव संक्षेप में, समझदारी से और साहित्यिक रूसी में) बताया जाना चाहिए: ऋण का भुगतान करना, मरम्मत कार्य करना, आश्रय को वित्तीय सहायता प्रदान करना या छूट प्रदान करना। पाठ की शुरुआत में ही इस बात पर जोर देना आवश्यक है कि पत्र वास्तव में एक अनुरोध है; ऐसा करने का सबसे आसान तरीका उपयुक्त डेरिवेटिव का उपयोग करना है: "मैं ईमानदारी से पूछता हूं", "हम आपसे पूछते हैं", "हमारा संगठन पूछता है", "मैं आपसे एक अनुरोध कर रहा हूं" - और अन्य। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, अनुरोध पत्र एक आवश्यकता नहीं है, एक आदेश तो बिल्कुल भी नहीं, इसलिए, संदेश की शुरुआत से अंत तक, सम्मानजनक स्वर का सख्ती से पालन करना आवश्यक है, यह याद रखते हुए कि इस मामले में रुचि रखने वाला व्यक्ति है प्रेषक, पाठक नहीं. एकमात्र अपवाद वे संदेश हैं जो ऋण चुकाने के लिए कहते हैं; लेकिन इस मामले में भी किसी को अभिभाषक के प्रति सम्मान के बारे में नहीं भूलना चाहिए। पत्र की शुरुआत में कुछ गर्मजोशी भरे शब्द जोड़ने (यदि प्रेषक और प्राप्तकर्ता एक-दूसरे को अच्छी तरह से जानते हैं) या औपचारिक तारीफ करने में भी कोई हर्ज नहीं है यदि प्रवर्तक और प्राप्तकर्ता ने पहले संचार नहीं किया है या बातचीत पूरी तरह से व्यावसायिक दायरे में हुई है। रूपरेखा। यदि एक पत्र में कई अनुरोध शामिल हैं जो अनिवार्य रूप से भिन्न हैं या एक-दूसरे से संबंधित हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अपना पैराग्राफ दिया जाना चाहिए, या इससे भी बेहतर, एक बुलेटेड सूची बनाएं जिसमें निरंतर पाठ पर महत्वपूर्ण दृश्य लाभ हो।
4. निष्कर्ष।यदि पत्र प्रेषक के लिए विशेष अर्थ रखता है, तो यहां एक बार फिर (संक्षेप में और ठोस रूप से) पाठक को कार्रवाई के लिए बुलाना उचित होगा। यह या तो दो या तीन वाक्यों में किया जा सकता है, जो मुख्य पाठ का सार है, या ध्यान खींचने वाले नारे की मदद से किया जा सकता है। हालाँकि, आपको बहुत अधिक बहकावे में नहीं आना चाहिए; अनुरोध पत्र गोपनीय होना चाहिए और वाणिज्यिक या विज्ञापन प्रकृति का नहीं होना चाहिए। यह बेहतर है कि उसकी शैली जान-बूझकर सत्यापित करने से सरल हो, जिससे पाठक के मन में प्रेषक की ईमानदारी के बारे में संदेह पैदा हो। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि पत्र में सहायता या सहायता के लिए अनुरोध हो।
5. विदाई और हस्ताक्षर.हमेशा नहीं रखा जाता. यदि किसी दस्तावेज़ को तैयार करने का उद्देश्य सहायता या समर्थन प्राप्त करना है, तो इसके बजाय किसी अन्य सूत्र का उपयोग करना समझ में आता है, उदाहरण के लिए, "अग्रिम धन्यवाद," "अग्रिम धन्यवाद," "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद ,” “आपकी मदद के लिए बहुत बहुत धन्यवाद,” इत्यादि। जो भी वाक्यांश उपयोग किया जाता है, उसे निश्चित रूप से और बिना शर्त हस्ताक्षर से अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है, और यदि स्थान अनुमति देता है, तो एक नई पंक्ति द्वारा भी। इस मामले में विराम चिह्न का कोई कार्यात्मक नहीं, बल्कि एक ग्राफिक अर्थ होता है, जिससे पाठक के लिए पाठ को समझना आसान हो जाता है; यही बात हस्ताक्षर को अगली पंक्ति में ले जाने पर भी लागू होती है।
6. दिनांक एवं मोहर.पत्र के नीचे हस्ताक्षर के तुरंत बाद, आपको इसकी रचना की तारीख या, यदि यह पहले से लिखा गया था, तो भेजने की तारीख डालनी होगी। मोहर लगाना और व्यक्तिगत हस्ताक्षर करना आवश्यक नहीं है, लेकिन अत्यधिक अनुशंसित है: यह प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान का एक और संकेत है। भले ही संदेश इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा गया हो (हालाँकि कागजी दस्तावेज़ों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है), पृष्ठ के अंत में सील इंप्रेशन (स्टांप) और प्रेषक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां रखना या दस्तावेज़ को प्रमाणित करना उचित है उन्नत इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर।

सलाह:यदि प्राप्तकर्ता के लिए एक निश्चित अवधि के भीतर अनुरोध पत्र का उत्तर प्राप्त करना महत्वपूर्ण है, तो मुख्य पाठ में इसका उल्लेख करना आवश्यक है: उदाहरण के लिए, "हम आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं..." ” या “हमें उम्मीद है कि हमें स्पष्टीकरण प्राप्त होगा..."। अन्यथा, प्राप्तकर्ता, जो दस्तावेज़ के संबंध में किसी भी दायित्व से बंधा नहीं है, प्रतिक्रिया में देरी कर सकता है, जिससे प्रेषक के लिए अतिरिक्त कठिनाइयां पैदा होंगी।

सहायता या ऋण के पुनर्भुगतान के लिए अनुरोध पत्र भेजते समय, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठनों में, आने वाले पत्राचार का प्रसंस्करण एक सचिव या अधिकृत व्यक्ति द्वारा किया जाता है। इसलिए, एक आवेदक जो चाहता है कि उसका संदेश सीधे प्रमुख या निदेशक द्वारा पढ़ा जाए, उसे लिफाफे पर "व्यक्तिगत रूप से हाथ में", "गोपनीय" या "विचार के लिए ... (अंतिम नाम और पते वाले का प्रारंभिक) नोट करना होगा। ” हालाँकि, यदि दस्तावेज़ में कोई अनुरोध है जो व्यक्तिगत, वाणिज्यिक या औद्योगिक रहस्यों को प्रभावित नहीं करता है, तो कुछ भी विनाशकारी नहीं होगा यदि संदेश पहले सचिव द्वारा पढ़ा और पंजीकृत किया जाता है, और उसके बाद ही इसे निदेशक या प्रबंधक को स्थानांतरित किया जाता है।

मदद मांगने के लिए संदेश लिखने के लिए कुछ युक्तियाँ:

1. पत्र बिना किसी त्रुटि या टाइपो के अच्छे रूसी भाषा में लिखा जाना चाहिए। यह न केवल प्रेषक की साक्षरता का प्रतीक है, बल्कि प्राप्तकर्ता के प्रति उसके सम्मान का भी प्रमाण है। यदि दस्तावेज़ के लेखक ने पाठ को दोबारा पढ़ने की जहमत नहीं उठाई, तो प्राप्तकर्ता के प्रति उसके द्वारा इस्तेमाल किए गए गर्मजोशी भरे शब्दों की ईमानदारी के बारे में बात करना कम से कम अनुचित है।
2. यदि लेटरहेड का उपयोग करना संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, यह अस्तित्व में ही नहीं है), तो आपको कम से कम विभिन्न आकारों और शैलियों का उपयोग करके एक आकर्षक फ़ॉन्ट चुनने का प्रयास करना चाहिए। अनुरोध पत्र न केवल आश्वस्त करने वाला होना चाहिए, बल्कि आंखों को प्रसन्न करने वाला भी होना चाहिए - अन्यथा प्राप्तकर्ता धैर्यवान नहीं हो सकता है और मुद्दे पर पहुंचे बिना बीच में ही पढ़ना बंद कर सकता है।
3. यह याद रखते हुए कि सहायता या सहायता मांगने वाला संदेश पूरी तरह से आधिकारिक दस्तावेज़ नहीं है, इसे लिखते समय आपको नौकरशाही भाषा और अत्यधिक लंबे वाक्यों से बचने का प्रयास करना चाहिए। प्राप्तकर्ता के लिए दस्तावेज़ को पढ़ना और अनुरोध के सार को समझना जितना आसान होगा, उसके जवाब देने और आवश्यक उपाय करने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।

अनुरोध पत्र लिखते समय गलतियाँ

अनुरोध पत्र लिखने के नियमों और विशेषताओं को अंततः समझने के लिए, आपको अनुभवहीन लेखकों की विशिष्ट त्रुटियों वाले एक छोटे उदाहरण पर विचार करना चाहिए:

प्रिय ए. डी. वालेंस्की!

हम आपसे मॉस्को क्षेत्र में जंगली अर्चिन के संरक्षण के लिए हमारे फंड में 500 हजार रूबल से शुरू होने वाली किसी भी राशि का दान करने के लिए कहते हैं। हम इस वर्ष 25 अगस्त से पहले आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। हमारा चालू खाता 1234567890 है।

फाउंडेशन के उप प्रथम अध्यक्ष पेट्रोव एल.एम.

पत्र में की गई गलतियों की सूची और सही समाधान के उदाहरण:

1. “प्रिय वालेंस्की ए.डी.!” सही विकल्प:"प्रिय एंड्री डेनिसोविच!" (अंतिम नाम को औपचारिक रूप से संबोधित करने की तुलना में प्राप्तकर्ता के लिए पहले और संरक्षक नाम का उल्लेख करना बेहतर काम करता है)।
2. अनुरोध पत्र में मैत्रीपूर्ण शब्दों और प्रशंसाओं का सर्वथा अभाव है। सही विकल्प:"हम जानते हैं कि आप हेजहोग्स की दुर्लभ आबादी को बहाल करने और अपना खुद का छोटा चिड़ियाघर बनाने के लिए लंबे समय से और उत्पादक रूप से काम कर रहे हैं, और 2009, 2011 और 2015 के लिए राज्य पुरस्कार "लेट्स हेल्प हेजहोग्स" के विजेता भी हैं।"
3. उदाहरण में कोई ठोस तर्क नहीं है. सही विकल्प:"आप न केवल स्वतंत्र अनुसंधान करते हैं और हेजहोग यूजीनिक्स के क्षेत्र में अग्रणी विशेषज्ञों के साथ संवाद करते हैं, बल्कि सक्रिय रूप से विभिन्न पर्यावरण संगठनों की मदद भी करते हैं, और इन स्तनधारियों के लिए अनुकूल भावनात्मक वातावरण के निर्माण से संबंधित किसी भी कार्रवाई को प्रायोजित करने की अपनी इच्छा भी बार-बार व्यक्त की है। ।”
4. "हम आपसे दान देने के लिए कहते हैं..." किसी एक व्यक्ति को लिखते समय, विशेष रूप से व्यावसायिक पत्र में, और विशेष रूप से यदि उसमें कोई अनुरोध हो, तो सर्वनाम "आप" को बड़े अक्षर से लिखना आवश्यक है। भिन्न वर्तनी का उपयोग संकलक के अनादर या कम से कम असावधानी का स्पष्ट संकेत है, जो ऐसे संदेश में पूरी तरह से अनुचित है। सही उदाहरण:"हम आपसे दान देने के लिए कहते हैं।"
5. अनुरोध पत्र के मुख्य भाग में या तो बहुत कम या बहुत अधिक विशिष्टताएँ होती हैं। फाउंडेशन के काम का सार अधिक विस्तार से वर्णित किया जाना चाहिए, लेकिन साथ ही पाठक को दान की राशि स्वतंत्र रूप से चुनने का अवसर प्रदान किया जाना चाहिए। प्रतिक्रिया की प्राप्ति की विशिष्ट तारीख को इंगित करने की कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है: इसका उल्लेख या तो उचित होना चाहिए या पत्र के मुख्य भाग से बाहर रखा जाना चाहिए। सही उदाहरण: « समस्या में आपकी रुचि के संबंध में, हम ईमानदारी से आपसे हमारे फाउंडेशन को दान देने के लिए कहते हैं, जो 2009 से मॉस्को क्षेत्र में हेजहोग आबादी के आकार और उनके अस्तित्व की स्थितियों के साथ-साथ विकासशील परियोजनाओं के बारे में जानकारी एकत्र कर रहा है। वंचित जानवरों को अधिक आरामदायक स्थानों पर स्थानांतरित करने के लिए। आप हमारे बैंक खाते 1234567890 में स्थानांतरण कर सकते हैं या, हमारे प्रतिनिधि से संपर्क करके, हेजहोग्स की मदद के लिए कोई अन्य सुविधाजनक तरीका चुन सकते हैं। यदि यह आपके लिए मुश्किल नहीं है, तो कृपया इस वर्ष 25 अगस्त से पहले पत्र का उत्तर दें: सितंबर की शुरुआत में ही हम एक बड़े पैमाने पर और महंगी परियोजना शुरू कर रहे हैं, जिसमें आप भी भाग ले सकते हैं।
6. उपरोक्त अनुरोध पत्र एवं निष्कर्ष भी गायब है। सही उदाहरण: "हम आपकी समझ और सहानुभूति की आशा करते हैं। हम किसी भी प्रश्न का उत्तर देने और किसी भी टिप्पणी पर विचार करने के लिए हमेशा तैयार हैं। स्वस्थ और प्रसन्न हाथी हमारी पारिस्थितिकी का भविष्य हैं!”
7. दान मांगने वाले संदेश में विनम्रता का कोई अंतिम सूत्र नहीं है। यह, अधिकांश अन्य भूलों की तरह, या तो प्रेषक की व्यावसायिक पत्र लिखने में असमर्थता को इंगित करता है (फिर उस पर पैसे पर कैसे भरोसा किया जा सकता है?), या प्राप्तकर्ता के प्रति उसके स्पष्ट अनादर को इंगित करता है। सही उदाहरण:

आपकी सहायता के लिए पहले से धन्यवाद!

फाउंडेशन के उप प्रथम अध्यक्ष

एल. एम. पेट्रोव।

अनुरोध पत्रों के नमूने

हालाँकि अनुरोध पत्र मुफ़्त रूप में लिखे जाते हैं, लेकिन सबसे सामान्य संदेशों के नमूनों से परिचित होना लेखक के लिए उपयोगी होगा, विशेष रूप से उस व्यक्ति के लिए जिसे पहले ऐसा अनुभव नहीं हुआ है।

धन आवंटन के संबंध में

यदि आपको किसी निवेशक, प्रायोजक या ऋणदाता से सहायता या लाभ लेने की आवश्यकता है, तो आपको धन का अनुरोध करते हुए एक पत्र जारी करना चाहिए।

माल की डिलीवरी के बारे में

कभी-कभी आपूर्तिकर्ता से माल की डिलीवरी का समय एक दिशा या दूसरी दिशा में स्थानांतरित करने या जल्द से जल्द नए बैच के लिए ऑर्डर देने के लिए कहना आवश्यक होता है।

आस्थगित भुगतान के बारे में

किराये में कमी के बारे में

यदि मकान मालिक किराया बढ़ाने का निर्णय लेता है, या अनुबंध पर हस्ताक्षर होने के कुछ समय बाद, किरायेदार को पता चलता है कि वह कम खर्च कर सकता था, तो आप दूसरे पक्ष को किराया कम करने के लिए पत्र भेजकर स्थिति को सुधारने का प्रयास कर सकते हैं। .

छूट प्रदान करने के संबंध में

यह हमेशा किसी उत्पाद या सेवा का विक्रेता नहीं होता जो नियमित या विशेष रूप से लाभदायक ग्राहकों को छूट कार्यक्रम में भागीदारी की पेशकश करता है। छूट के लिए पत्र भेजने से पार्टियों के बीच उत्कृष्ट संबंध बनाए रखते हुए निष्पक्षता हासिल करने में मदद मिलेगी।

ऋण भुगतान के बारे में

समय-समय पर, सबसे सम्मानित उधारकर्ता या ग्राहक भी अगली किस्त या खरीदारी के लिए भुगतान करने की बाध्यता के बारे में भूल जाता है। ऋण के भुगतान के लिए अनुरोध करने वाला एक पत्र उसके अनुचित व्यवहार को धीरे से इंगित करने में मदद करेगा।

समस्या के समाधान में सहायता के बारे में

यदि समस्या पूरी तरह से वित्तीय नहीं है और किसी नागरिक या संगठन को व्यापक सहायता की आवश्यकता है, तो वे समस्या को हल करने में सहायता के लिए कई प्रभावशाली प्राप्तकर्ताओं को पत्र लिखकर और भेजकर स्थिति से बाहर निकल सकते हैं।

अनुरोध पत्र भेजने की विशेषताएं

सहायता या सहायता मांगने के लिए औपचारिक संदेश भेजने के लिए कई दिशानिर्देश हैं:

1. इलेक्ट्रॉनिक के बजाय दस्तावेज़ के कागज़ी संस्करण का उपयोग करना बेहतर है, रूसी डाक के माध्यम से कूरियर या पंजीकृत मेल द्वारा भेजा गया। यह दृष्टिकोण न केवल प्रेषक की विशेष रुचि दिखाएगा, बल्कि कुछ खर्चों के लिए प्रतिक्रिया प्राप्त करने की सीमा तक जाने की उसकी इच्छा भी दिखाएगा, जो निश्चित रूप से प्राप्तकर्ता पर सकारात्मक प्रभाव डालेगा।
2. कुछ मामलों में, हाथ से पत्र लिखना समझ में आता है(निस्संदेह, ऐसी लिखावट में जो पढ़ने में आसान हो और आंखों को अच्छी लगे) और अच्छे कागज पर। यह विधि बड़े पैमाने पर मेलिंग के लिए उपयुक्त होने की संभावना नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता को रुचिकर बनाने में मदद करेगी।
3. पत्र भेजने वाले संगठन के आउटगोइंग दस्तावेजों के जर्नल में पंजीकृत होना चाहिए, और प्राप्ति पर - प्राप्तकर्ता के आने वाले दस्तावेज़ों के जर्नल में। यदि पत्राचार निजी व्यक्तियों के बीच है, तो संदेशों को पंजीकृत करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

सहायता मांगने वाला पत्र सही ढंग से और यथासंभव संक्षेप में लिखा जाना चाहिए। किसी दस्तावेज़ को डिज़ाइन करने के लिए लेटरहेड का उपयोग करना बेहतर है, और यदि यह संभव नहीं है, तो कम से कम आकर्षक फ़ॉन्ट चुनें। तैयार पत्र को कूरियर या मेल द्वारा भेजना बेहतर है।

संदेश में एक प्रस्तावना, प्राप्तकर्ता को संबोधित कुछ गर्म शब्द, अनुरोध का औचित्य और सार शामिल होना चाहिए। अंत में, आपको पारंपरिक विनम्रता सूत्रों का उपयोग करना चाहिए: "अग्रिम धन्यवाद" या "सम्मान के साथ।" दस्तावेज़ को प्रबंधक के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर या मोहर के साथ सत्यापित करने की सिफारिश की जाती है, और यदि ई-मेल द्वारा भेजा जाता है, तो हस्ताक्षर और मुहर छाप की स्कैन की गई छवियों या इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ।

का उपयोग करके व्यावसायिक पत्राचारन केवल व्यावसायिक गतिविधियों का समन्वय होता है, बल्कि किसी दिए गए संगठन के लिए आवश्यक जानकारी का संग्रह भी होता है, जो विभिन्न रिपोर्टिंग ऑडिट के दौरान मांग में होगी। इसलिए, सबसे पहले, प्रशासनिक कर्मचारियों के कार्यों में व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण का सही रखरखाव शामिल है, जिसके लिए विभिन्न आंतरिक निर्देश और प्रपत्र विकसित किए जाते हैं। मानक फॉर्म का लाभ यह है कि व्यक्ति इसे स्वचालित रूप से भरता है, जिससे उसका और कंपनी का समय बचता है।

व्यावसायिक पत्राचार में शामिल होना चाहिए:

विश्वसनीय और संपूर्ण जानकारी;
- वर्णन की कमी के कारण संक्षिप्त सारांश;
- संबोधन का तटस्थ स्वर, लेकिन मैत्रीपूर्ण तरीके से;
- एक तार्किक श्रृंखला, न कि बताए गए तथ्यों का भावनात्मक मूल्यांकन।

बिजनेस लेटर कैसे लिखें?

सबसे महत्वपूर्ण बात यह तय करना है कि किसी स्थिति के लिए किस प्रकार का व्यावसायिक पत्र उपयुक्त है। इसके कई प्रकार हैं:

अनुस्मारक;
- पुष्टि;
- इनकार;
- कवर पत्र;
- आमंत्रण;
- वारंटी;
- सूचनात्मक;
- अधिसूचना एवं आदेश पत्र.

एक नियम के रूप में, अनुरोध, प्रस्ताव, अपील, पूछताछ या मांग वाले व्यावसायिक पत्रों को प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।

व्यावसायिक पत्र लिखने के नियम.

व्यावसायिक पत्र का लहजा एक बहुत ही महत्वपूर्ण भावनात्मक भार वहन करता है, क्योंकि त्रुटिहीन संचार तकनीकों के बावजूद छिपा हुआ अनादर अभी भी दिखाई देगा। इनकार वाला व्यावसायिक पत्र लिखते समय आपको विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए। इस मामले में, आपको पत्र की शुरुआत में ही इनकार नहीं करना चाहिए। संदेश के पहले भाग में आपको अपनी बात के पक्ष में ठोस तर्क देने चाहिए, इसके लिए आप जैसे सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं;

- "दुर्भाग्य से, हम आपके अनुरोध को पूरा नहीं कर सकते";
- "हमें गहरा खेद है, लेकिन आपके अनुरोध को पूरा करना संभव नहीं है," आदि।

इनकार करते समय यह याद रखना ज़रूरी है कि हमारा काम मना करना है, लेकिन ग्राहक, साथी आदि को खोना नहीं है।

तो, व्यावसायिक पत्र लिखने के बुनियादी नियम:

पत्र के सार को सही ढंग से समझने के लिए, पाठ में प्राप्तकर्ता को संबोधित अनुरोध को कई बार दोहराना आवश्यक है;
- इनकार पत्र में उन कारणों को इंगित करना महत्वपूर्ण है कि यह अनुरोध क्यों संतुष्ट नहीं किया जा सकता है;
- किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करना एक इनकार फार्मूला है।

व्यावसायिक पत्राचार की भाषा.

यह महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक पत्राचार का पाठक केवल उसके सार को समझे, न कि उस भाषा को जिसमें वह लिखा गया है। इसी स्थिति में व्यावसायिक पत्र लिखने के नियमों की महारत निहित होती है, जो कई वर्षों के अनुभव से विकसित होती है।

यह याद रखना चाहिए कि एक व्यावसायिक पत्र में:

सामग्री को खराब किए बिना सरल शब्दों का उपयोग करना आवश्यक है;
- विशेषणों के बजाय क्रियाओं का अधिक प्रयोग करें - इससे अक्षर का पाठ गतिशील हो जाएगा;
- विवरण और तर्क में जाए बिना, पते के अर्थ के करीब रहें;
- लंबे वाक्यों का प्रयोग न करें, क्योंकि वे पाठक का ध्यान भटकाते हैं;
- वाक्यांशों के बीच संक्रमण तार्किक और अदृश्य होना चाहिए;
- यथासंभव कम सर्वनामों का प्रयोग करें।

एक व्यावसायिक पत्र साक्षरता और शैली से अलग होता है।

व्यावसायिक पत्राचार की तैयारी.

व्यावसायिक पत्र लिखते समय याद रखें कि शीर्ष भाग (ए4 शीट का 1/4) लेटरहेड के लिए खाली रहना चाहिए। इसके अलावा पत्र के ऊपरी कोने में आउटगोइंग नंबर और तारीख का संकेत दिया जाता है, जो आउटगोइंग मेल के एक विशेष जर्नल में दर्ज किया जाता है।

निचले बाएँ कोने में प्रबंधक की स्थिति, उपनाम और हस्ताक्षर दर्शाए गए हैं, और शीट के बिल्कुल अंत में अतिरिक्त जानकारी के लिए व्यावसायिक पत्र के निष्पादक का उपनाम उसके टेलीफोन नंबर के साथ दर्शाया गया है।

इस प्रकार, एक व्यावसायिक पत्र में तीन भाग होते हैं: अनुरोध का सार, उसका औचित्य और सहायक जानकारी।

किसी पत्र का उत्तर देते समय, आपको सामग्री के पहले भाग में दिए गए पते वाले के अंतिम पत्र का उल्लेख करना चाहिए। यदि विदेशी पत्राचार है, तो बेहतर स्पष्टता के लिए पत्र के साथ एक पुस्तिका संलग्न करना आवश्यक है, जिसका लिंक इस पत्र में दर्शाया जाएगा। ऐसे पत्र को आपके सहयोग के लिए आभार और "ईमानदारी से आपका (नाम) ..." वाक्यांश के साथ समाप्त करना बहुत महत्वपूर्ण है।

व्यावसायिक पत्र प्रपत्र

एक पत्र प्रपत्र एक पेपर प्रारूप है जिसमें पूर्व-पुनः प्रस्तुत विवरण होता है जिसमें संगठन - दस्तावेज़ के लेखक के बारे में स्थायी जानकारी होती है।

प्रपत्रों के उपयोग से दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया में काफी तेजी आती है (निरंतर जानकारी की उपलब्धता के कारण), तैयारी के लिए श्रम लागत कम हो जाती है, जानकारी की धारणा सरल हो जाती है और प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति में सुधार होता है। प्रपत्र सूचना को आधिकारिक बनाता है.

किसी संगठन को संबोधित दस्तावेज़ प्राप्त करते समय, मुख्य ध्यान, निश्चित रूप से, उसमें निहित जानकारी के सार पर दिया जाता है, लेकिन अनिवार्य रूप से दस्तावेज़ की उपस्थिति पर भी ध्यान दिया जाता है - कागज की गुणवत्ता, रंग का उपयोग , लोगो डिज़ाइन, फ़ॉन्ट शैली, लेटरहेड शिलालेखों की संरचना। इन संकेतों के आधार पर, किसी को संवाददाता की धारणा, उसकी दृढ़ता और प्रतिष्ठा की डिग्री का पता चलता है। एक यादगार स्वरूप बनाने का प्रयास करना आवश्यक है जो संगठन के बारे में न केवल कुछ जानकारी, बल्कि उसकी शैली को भी दर्शाते हुए संगठन के बारे में एक अनुकूल प्रभाव छोड़ सके। अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए लेटरहेड पर दस्तावेज़ संगठन की छवि, उसके अद्वितीय कॉलिंग कार्ड का एक अभिन्न अंग हैं।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूपों की आवश्यकताएं निम्नलिखित दस्तावेजों द्वारा स्थापित की जाती हैं: 1) GOST R. 6.30-2003। “संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ"; 2) संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश, 27 नवंबर, 2000 नंबर 68 पर रोसारखिव के आदेश द्वारा अनुमोदित।

संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर पत्र प्रपत्र में शामिल हो सकते हैं:

रूसी संघ का राज्य प्रतीक या रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट (केवल राज्य उद्यमों के लिए);

संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न);

संगठन कोड;

कंपनी का नाम;

संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी;

दस्तावेज़ की तारीख;

दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या;

दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान (यदि आवश्यक हो)।

GOST R. 6.30-2003 दो संस्करणों में प्रपत्र विवरण की व्यवस्था प्रदान करता है: अनुदैर्ध्य और कोणीय.

पहले मामले में, फॉर्म के सभी विवरण लंबाई में रखे गए हैं और या तो चौड़ाई में या केंद्र में संरेखित हैं।

जब विवरण एक कोने में रखे जाते हैं, तो वे शीट के बाएं कोने में 73 x 88 मिमी के क्षेत्र पर कब्जा कर लेते हैं और या तो बाएं हाशिये पर या आवंटित क्षेत्र के केंद्र में संरेखित हो जाते हैं।

प्रपत्रों के उत्पादन के लिए, A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (210 x 148 मिमी) प्रारूप के कागज का उपयोग किया जाता है। एक या दूसरे प्रारूप का उपयोग तैयार किए जा रहे दस्तावेज़ की मात्रा से निर्धारित होता है। छोटा प्रारूप उन दस्तावेज़ों के लिए है जिनका पाठ छोटा है (सात पंक्तियों तक); ऐसे दस्तावेज़ों के लिए A4 प्रारूप का उपयोग करना तर्कहीन है।

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के उत्पादन के दौरान सीधे ऑनलाइन प्रिंटिंग टूल या कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके मुद्रण विधि का उपयोग करके फॉर्म तैयार करने की अनुमति है। अपवाद रूसी संघ के राज्य प्रतीक या रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट की छवि वाले संगठनों के लेटरहेड हैं। छोटे संगठनों के लिए कंप्यूटर से फॉर्म प्रिंट करना बहुत किफायती है, लेकिन यह जालसाजी से बचाता नहीं है। इस दृष्टि से मुद्रित प्रपत्र अधिक विश्वसनीय होते हैं। इसके अलावा, फॉर्मों को अनुचित उपयोग से बचाने के लिए, कुछ संगठन प्रिंटिंग हाउसों से क्रमांकित फॉर्म मंगवाते हैं और उनके उपयोग का सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखते हैं। एक ही उद्देश्य के लिए, राज्य और नगरपालिका संस्थान विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के लिए अलग-अलग रंगों के फॉर्म का उपयोग करते हैं।

दस्तावेज़ का केवल पहला पृष्ठ प्रपत्रों पर बनाया जाता है; बाद के पृष्ठों को बनाने के लिए कागज की मानक शीट का उपयोग किया जाता है। यदि किसी दस्तावेज़ को कई पतों पर भेजा जाना है, तो दस्तावेज़ की प्रत्येक प्रति प्रपत्र पर बनाई जाती है।

सेवा पत्र प्रपत्र का एक उदाहरण (विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था)

दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, चाहे लेटरहेड पर हो या उसके बिना, निम्नलिखित मार्जिन आकार (मिमी) होनी चाहिए: बाएँ - कम से कम 20, दाएँ - कम से कम 10, ऊपर - कम से कम 20, नीचे - कम से कम 20।

कई संगठनों में, दस्तावेज़ों की तैयारी को नियंत्रित करने वाले निर्देशों और नियमों ने मानक द्वारा आवश्यक फ़ील्ड आकार से बड़े आकार स्थापित किए हैं। यहां संगठनात्मक लेटरहेड पर पत्रों के उदाहरण दिए गए हैं (चित्र 2-4)।

चावल। 2

चावल। 3

चावल। 4