उद्यम का संगठन. कार्य का सही एवं प्रभावी संगठन कार्यालय में कार्य का संगठन अच्छे कार्य की कुंजी उसका सही संगठन है

कोई भी गतिविधि किसी पैटर्न, नियम, रूप, सिद्धांत या इरादे के अनुसार की जाती है। किसी जानवर के शरीर की गतिविधि शारीरिक कानूनों के अनुसार की जाती है, मनुष्य द्वारा बनाए गए तंत्र की गतिविधि गतिज आरेख, डिजाइन के अनुसार की जाती है, लेकिन केवल मानव गतिविधि को ही व्यवस्थित किया जा सकता है।

अवधि "संगठन"(ग्रीक "ऑर्गनॉन" से - मैं ऑर्डर करता हूं) के तीन सबसे महत्वपूर्ण परस्पर संबंधित अर्थ हैं:

1. किसी सिस्टम या प्रक्रिया के तत्वों के बीच बातचीत की गुणवत्ता या रूप (बोलने के लिए, इसकी "क्रमबद्धता")।
2. किसी चीज़ (संगठन) को व्यवस्थित करने की एक प्रकार की मानवीय गतिविधि।
3. कोई समुदाय, वस्तु, प्रणाली, संस्था आदि।

आर्थिक गतिविधि के संबंध में, संगठन एक रूप के रूप में उत्पाद बनाने और सेवाएं प्रदान करने की प्रक्रिया में गतिविधि के विषय की सामग्री, श्रम, सूचना और अन्य तत्वों की बातचीत की प्रकृति को व्यक्त करता है।

एक प्रणाली में तत्वों की परस्पर क्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए एक विशिष्ट प्रकार की गतिविधि के रूप में संगठन, निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मौजूदा संसाधनों के अध्ययन, निर्माण, रखरखाव या परिवर्तन के वैज्ञानिक, डिजाइन, प्रबंधकीय, प्रशासनिक तरीकों का एक सेट है।

एक समुदाय, एक वस्तु के रूप में एक संगठन की अवधारणा को किसी भी उद्यम, उसके प्रभाग या एक अलग टीम के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, जो पर्यावरण के साथ बातचीत के ढांचे के भीतर एक पूरे के रूप में कार्य करता है।

विषयसंगठन का विज्ञान वस्तुनिष्ठ पैटर्न और विभिन्न प्रणालियों के संगठन के रूपों, उनके तत्वों को व्यवस्थित करने के तरीकों और तरीकों के साथ-साथ पर्यावरण में वस्तुओं के रूप में संगठनों के व्यवहार का अध्ययन है। सामान्य तौर पर, सिस्टम तत्वों की परस्पर क्रिया के विभिन्न प्रकार के क्रम देखे जा सकते हैं: संरचनात्मक, शारीरिक, रासायनिक, गणितीय और कई अन्य। लेकिन यह मानव गतिविधि की प्रणालियों के तत्वों की परस्पर क्रिया का क्रम है जो एक विशेष प्रकार की संगठनात्मक गतिविधि को संदर्भित करता है। व्यापक अर्थों में संगठनात्मक गतिविधियों को "प्रबंधन" (अंग्रेजी से नेतृत्व के रूप में अनुवादित) की अवधारणा के बराबर माना जा सकता है।

संगठनात्मक गतिविधियाँ(या प्रबंधन) कई अलग-अलग, लेकिन परस्पर संबंधित माध्यमों से किया जाता है कार्य, जैसे पूर्वानुमान, योजना, प्रबंधन, संगठन ही, जिसमें संगठनात्मक डिजाइन, नियंत्रण, लेखांकन, विश्लेषण, सूचना समर्थन, सूचना हस्तांतरण, संचार इत्यादि शामिल हैं। कार्यों को इस आधार पर समूहीकृत किया जा सकता है कि वे समय के संबंध में कब किए जाते हैं। गतिविधि का समय ही. कार्य गतिविधि से पहले, उसके दौरान या उसके कार्यान्वयन के बाद किए जा सकते हैं।

मूल बातें सामग्रीसंगठनात्मक गतिविधियाँ - तत्व अवस्थाओं का विनियमनसिस्टम और पर्यावरण के भीतर, साथ ही एक दूसरे के साथ तत्वों की बातचीत। विनियमन की दिशाएँ तत्वों की विविधता और उनकी संचार सुविधाओं (इंटरफ़ेस) पर निर्भर करती हैं। इसे ध्यान में रखते हुए, कुछ ऑर्डरिंग फ़ंक्शंस का चयन किया जाता है। सिस्टम के भीतर या बाहरी वातावरण या उनके इंटरफ़ेस में तत्वों में परिवर्तन, नए ऑर्डरिंग फ़ंक्शन को अपडेट करने का कारण है। तत्वों के क्रम का विनियमन कई दिशाओं और विशेषताओं में किया जाता है:

• समय;
• अंतरिक्ष;
• कार्यात्मक जिम्मेदारियों का गठन;
• निष्पादन अनुक्रम कार्यक्रम;
• वस्तुओं और क्रियाओं का नामकरण निर्दिष्ट करना;
• निर्णय लेने के दायरे और दायरे पर प्रतिबंध;
• कार्रवाई के मात्रात्मक उपाय स्थापित करना;
• उपभोग दर और अनुप्रयोग मानक स्थापित करना;
• अधीनता, जवाबदेही;
• निपटान अधिकारों पर प्रतिबंध;
• कार्रवाई के लिए प्राथमिकताएँ स्थापित करना;
• उत्तेजक क्रिया;
• उद्देश्यों और रुचियों का गठन;
• आंतरिक प्रोत्साहनों और उद्देश्यों का निर्माण;
• व्यावसायिकता और योग्यता;
• ज़िम्मेदारी;
• संपर्क दर्शकों, भागीदारों, ग्राहकों का चयन;
• विभिन्न स्थितियों आदि के लिए निर्णय लेने वाले एल्गोरिदम की स्थापना करना।

प्रबंधकीय कार्य के लिए कार्य को व्यवस्थित करने के लिए बहुत सावधानीपूर्वक दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। यह क्यों आवश्यक है और इसे कैसे लागू किया जाता है? - सही कार्य संगठनआपको संगठन के लिए तर्कसंगत रूप से महत्वपूर्ण ऊर्जा खर्च करने और जीवन का आनंद लेने और वित्तीय सफलता के साथ आने वाले अवसरों का पूरा लाभ उठाने के लिए इसके भंडार रखने की अनुमति देता है। कार्य का उचित संगठन क्या है?- काम का सही संगठन कार्यस्थल के सही संगठन और संचार की संस्कृति, बातचीत की संस्कृति, मुख्य बात पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता, अनावश्यक को खत्म करने और कई सरल लेकिन महत्वपूर्ण नियमों से शुरू होता है। और यदि आप कार्य प्रक्रिया को सही ढंग से व्यवस्थित करते हैं, तो आप आनंद के साथ काम करेंगे, आपको पूरी तरह से आराम करने का अवसर मिलेगा, विविध रुचियां होंगी, लेकिन यदि आपके पास काम का सही संगठन नहीं है, तो, सबसे अधिक संभावना है, कई के अत्यधिक बोझ के कारण। अनसुलझी समस्याएं, आपके सीमित सपने, आराम करने के लिए बिस्तर पर जाने और काम के कठिन दिन को भूलने की इच्छा होगी।

इतना स्पष्टवादी क्यों? - स्पष्ट करने के लिए, आइए सभी स्तरों पर प्रबंधकों के बारे में जीवन, राय और गलत धारणाओं के कुछ उदाहरण देखें और यह काम के उचित संगठन से कैसे संबंधित है। उदाहरण के लिए, जो कर्मचारी शारीरिक रूप से काम करते हैं, वे ज्यादातर आश्वस्त होते हैं कि यह काम बहुत आसान और सरल है - एयर कंडीशनर चालू करें, एक कुर्सी पर बैठें और कॉल का जवाब दें। उनमें से कुछ, कड़ी मेहनत करने और उच्च शिक्षा प्राप्त करने के बाद, इतने दृढ़ विश्वास के साथ कार्यालय के काम में लग जाते हैं, और यदि उनके पास काम को व्यवस्थित करने के लिए व्यवस्थित दृष्टिकोण नहीं है, तो उन्हें गहरी निराशा होगी। यदि पहले, ताजी हवा में शारीरिक रूप से काम करते हुए, अपनी मांसपेशियों और तंत्रिका तंत्र को मजबूत करते हुए, वे घर आते थे और केवल शारीरिक थकान महसूस करते थे, लेकिन कार्यालय "दिनचर्या" के बाद, वे खाली और थका हुआ महसूस करते थे। इसका प्रमाण कई लोगों द्वारा दिया गया है जिन्होंने शारीरिक कार्य को मानसिक, कार्यालय कार्य के साथ बदल दिया है, केवल एक तथ्य बताया है और यह नहीं बताया है या नहीं जानते हैं कि इसका कारण क्या है, और इसका कारण काम का गलत संगठन है।

किसी नेता या शीर्ष प्रबंधक के लिए सामान्य कार्य दिवस कैसा दिखता है? - कई समस्याओं के साथ लगातार फोन कॉल, मेल और संदेश, जटिल, त्वरित निर्णय लेने की आवश्यकता, रिसेप्शन पर एक कतार - व्यावसायिक प्रस्तावों के साथ भागीदार, अधीनस्थ - समस्याओं के साथ। और बैठकों, बैठकों, कालीन पर कॉल की योजना भी बना रहे हैं। और यदि इस प्रक्रिया को छोड़ दिया जाता है, तो काम के उचित संगठन के बिना कई समस्याओं का उचित समाधान नहीं होगा, और उन मामलों में ऋण जमा हो जाएगा जिन्हें व्यक्तिगत समय की कीमत पर हल करना होगा। उत्पादन में शारीरिक श्रम को कई निर्देशों, नियमों, कानूनों द्वारा नियंत्रित किया जाता है, और श्रम सुरक्षा सेवाओं, आयोगों, सभी स्तरों की समितियों द्वारा नियंत्रित किया जाता है, अर्थात। व्यावसायिक स्वास्थ्य एवं सुरक्षा का आयोजन राज्य स्तर पर किया जाता है।

"और यह सही है, और यह अन्यथा नहीं हो सकता," जैसा कि मिशाल सर्गेइच ने कहना पसंद किया, जो गलत है वह यह है कि मानसिक कार्य के लिए ऐसा दृष्टिकोण व्यावहारिक रूप से अनुपस्थित है। एक प्रबंधक के रूप में, आपकी सुरक्षा सावधानियाँ कार्य का एक व्यवस्थित संगठन हैं। आइए इसे विशिष्ट उदाहरणों से देखें। कार्य का संगठन किसी कार्यालय या कार्यस्थल के चयन और व्यवस्था से शुरू होता है। मुख्य मानदंड क्या है? - बिना तामझाम या दिखावा के, सबसे आरामदायक कामकाजी परिस्थितियों का निर्माण करना, क्योंकि प्राचीन वस्तुएँ, कला की वस्तुएँ जिन्हें अतिरिक्त सुरक्षा, सावधानी से संभालने की आवश्यकता होती है, आपके जीवन को जटिल बनाती हैं और काम पर आपकी एकाग्रता को कम करती हैं। लाक्षणिक रूप से कहें तो, विशेष फ़र्निचर का एक सेट किसी भी तरह से आपको व्यवसाय में गिरावट से बचने में मदद नहीं करेगा, लेकिन आप स्थानीय फ़र्निचर आर्टेल द्वारा उत्पादित टेबल पर बैठकर लाखों कमा सकते हैं।

अपनी भावनात्मक स्थिति को नकारात्मक रूप से प्रभावित करने वाली और काम को ठीक से व्यवस्थित करने की क्षमता को कम करने वाली असुविधाओं को यथासंभव दूर करने के लिए अपने कार्यस्थल के स्थान की पहले से योजना बनाएं। यहां अतिरिक्त कारकों की एक सूची दी गई है जिन पर कार्य संगठन की प्रभावशीलता निर्भर करती है:

यदि आपके पास कार्यालय के लेआउट (निर्माण या पुनर्निर्माण के चरण में) पर स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने का अवसर है, तो आवश्यक उपकरण और फर्नीचर की एक सूची पहले से बनाएं (यहां तक ​​कि नियोजित खरीद के लिए भी), इसके लिए आवश्यक स्थान प्रदान करें, निर्णय लें संचार बिछाने, उपकरणों की व्यवस्था और कनेक्शन, मुख्य और सहायक परिसर के स्थान पर;

उच्च गुणवत्ता वाली रोशनी आराम को बढ़ावा देती है, और इसलिए आप काम के संगठन को अधिक सावधानी से कर सकते हैं, लेकिन यदि कार्यस्थल खिड़की के बगल में स्थित है, तो आपको सीधे धूप, ड्राफ्ट से बचना चाहिए, और यदि आपके पास कार्यस्थल के बगल में खिड़की नहीं है , वहां अच्छे दृश्यों के साथ चमकीले पर्दे या एक तस्वीर लटकाएं;

अपना कार्यालय शौचालय के बगल में या शोर के स्रोतों के पास स्थापित करने से बचें।

व्यवसाय करने में कई व्यावसायिक कनेक्शन, संपर्क शामिल होते हैं और इस दिशा में व्यावसायिक सहयोग विकसित करने के लिए कार्य को व्यवस्थित करने में एक निश्चित कठोरता की आवश्यकता होती है। यदि आप अपने आप को संदिग्ध प्रस्तावों पर विचार करने की अनुमति देते हैं, तो आप बहुत सारा समय और घबराहट खो देंगे। और यह सब एक विनम्र उत्तर से शुरू होता है। एक प्रणाली और एक तर्कसंगत प्रतिक्रिया रणनीति विकसित करें, इसका सख्ती से पालन करने की आदत विकसित करें ताकि खुद को अंतहीन बातचीत और बैठकों में शामिल न करें, यानी। दृढ़ता से "नहीं" कहना सीखें।

कार्य के उचित संगठन में एक और बाधा समय का अनुत्पादक उपयोग हो सकता है। - "दोपहर के भोजन के बाद, सुबह" एक बैठक या बातचीत की व्यवस्था करें। परिणामस्वरूप, 5-6 घंटे व्यर्थ प्रतीक्षा में, बिना किसी लाभ के बीत जाते हैं, जिससे कार्य को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया में भ्रम और अव्यवस्था उत्पन्न हो जाती है। अनुशंसा स्पष्ट है - आपको "विशुद्ध रूप से विशेष रूप से" बातचीत करने की आवश्यकता है, बिना सेकंड के सटीक समय का संकेत देते हुए :)

आइए काम के उचित संगठन के महत्वपूर्ण घटकों में से एक पर करीब से नज़र डालें, जैसे कि टेलीफोन पर बातचीत की संस्कृति, क्योंकि इसके निम्न स्तर के परिणामस्वरूप 25-30% के स्तर पर कार्य समय की हानि होती है, और यह कार्य संगठन की दक्षता को कम करने वाले सभी कारकों का सबसे बड़ा संकेतक है। टेलीफोन पर बातचीत के लिए तैयारी करने, अपने विचारों को स्पष्ट रूप से तैयार करने, अपने समय और अपने वार्ताकार के समय को महत्व देने में असमर्थता भी आपकी छवि और आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है। उदाहरण के लिए, कार्य संगठन के लिए उच्च आवश्यकताओं वाली कंपनियों में, वे निश्चित रूप से ऐसे कर्मचारी को नौकरी से निकाल देंगे जो 2-3 मिनट की टेलीफोन बातचीत में समस्याओं को हल करने या स्वीकार्य समाधान खोजने में सक्षम नहीं है। इसका तात्पर्य यह है कि टेलीफोन पर बातचीत संक्षिप्त होनी चाहिए।

कार्यालय में टेलीफोन संचार से संबंधित कार्य को व्यवस्थित करने के लिए यहां कुछ नियम दिए गए हैं:

दूसरी या तीसरी बीप के बाद फोन उठाएं - किसी को भी इंतजार करना पसंद नहीं है;
फ़ोन उठाने के बाद, अपना परिचय दें; आपको कॉल करने वाले व्यक्ति को यह जानने का अधिकार है कि वह किससे बात कर रहा है, इससे बातचीत में विश्वास का तत्व आता है। शब्द "हैलो, मैं सुन रहा हूँ" तटस्थ, सूचनाप्रद नहीं हैं;
नोट्स के लिए कागज के स्क्रैप या कागज की शीट का उपयोग न करें - इसके लिए एक विशेष नोटपैड का उपयोग करें;
सुनिश्चित करें कि आपके वार्ताकार से आपके प्रश्न पूछताछ में न बदल जाएँ: "यह कौन है, आपको क्या चाहिए?";
समस्या को "फ़ुटबॉल" न करें: "यह मेरा प्रश्न नहीं है, यह नहीं हो सकता, आप ग़लत हैं।" किसी व्यक्ति को इसका पता लगाने में मदद करें और वह कर्जदार की तरह महसूस करेगा, और यह नए संपर्कों और काम के अधिक कुशल संगठन का अवसर है।

कभी भी किसी प्रश्न का उत्तर "मुझे नहीं पता" वाक्यांश के साथ दें। यह काम के उचित संगठन के दृष्टिकोण से बहुत अधिक प्रभावी है: "एक दिलचस्प, अप्रत्याशित प्रश्न, मैं स्पष्ट कर दूं।" यह जानना आपका काम है कि अपनी फर्म की विश्वसनीयता को कम न करें।

किसी ग्राहक या प्रतिपक्ष को "काटकर" मना न करें - वे एक प्रतियोगी के पास जाएंगे, सहयोग के विकल्पों के बारे में सोचने के लिए समय निकालना अधिक उत्पादक है - आपके व्यवसाय को इससे केवल लाभ होगा, यह पुष्टि करते हुए कि कोई विकल्प नहीं है; कार्य को व्यवस्थित करने में छोटी-छोटी बातें।

उत्तर की शुरुआत में कभी भी "नहीं" शब्द न कहें - इससे समस्या का समाधान करना बहुत मुश्किल हो जाता है। किसी बात से इंकार करने के लिए, असहमति व्यक्त करते समय हमेशा कम विरोधाभासी विकल्प चुनने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए: "हमारे पास अवसर नहीं है..., लेकिन हम तैयार हैं..." इस दृष्टिकोण के साथ आपका कार्य संगठन अधिक उत्पादक होगा।

यदि कोई ग्राहक आपसे संपर्क करता है, तो ऐसे शब्दों से बचें: "आपको चाहिए...", एक नियम के रूप में, उसे आप पर कुछ भी बकाया नहीं है, इसलिए कम स्पष्ट उत्तर चुनें: "यह अधिक स्वीकार्य होगा..., यह आपके लिए अधिक उपयुक्त होगा ..." - यह कार्यालय में काम के उचित संगठन के संदर्भ में ग्राहक के साथ अधिक सही संचार होगा।

यदि आप किसी आगंतुक के साथ व्यक्तिगत बातचीत कर रहे हैं, तो फोन पर कॉल करने वाले को तब तक प्राथमिकता न दें जब तक कि समस्या का स्तर या मुद्दे का सार बातचीत के सार से काफी अधिक न हो जाए - यह अनादर की सीमा है। और यदि आपकी कंपनी में काम का संगठन उचित स्तर पर है, तो आपके सचिव के पास इस समस्या को स्वतंत्र रूप से हल करने की योग्यता होनी चाहिए।

यह सही है कि यदि कॉल करने वाला बातचीत समाप्त कर देता है, तो कॉल प्राप्त करने वाले व्यक्ति को अपनी अधीरता प्रदर्शित करने की अनुशंसा नहीं की जाती है, बशर्ते कि यह बातचीत सामग्री और अवधि दोनों में, समीचीनता की सीमा से परे न जाए। अत्यधिक बातूनी वार्ताकार को अपमानित न करने और बातचीत को नाजुक ढंग से समाप्त न करने के लिए, अवांछित बातचीत से विनम्रतापूर्वक बाहर निकलने की रणनीति विकसित करें और उसका सख्ती से पालन करें। कई विकल्प हैं, लेकिन एक सार्वभौमिक अनुशंसा यह हो सकती है: वाक्यांश के पहले भाग में, आप हर संभव तरीके से इस विषय के महत्व, वार्ताकार की व्यावसायिकता पर जोर देते हैं, और दूसरा बड़ा अफसोस है कि आप जारी नहीं रख सकते अत्यावश्यक मामलों, परिस्थितियों (कई विकल्प हैं) के कारण ऐसी सार्थक बातचीत।

कार्य का संगठन और उसकी प्रभावशीलता काफी हद तक आपके समय के अतिक्रमण को सही ढंग से रोकने की आपकी क्षमता पर निर्भर करती है। कुल मिलाकर, यह चोरी का सबसे विनाशकारी प्रकार है, क्योंकि... आपसे चुराया हुआ पैसा किसी भी तरह वापस आ सकता है, लेकिन चुराया हुआ समय कभी वापस नहीं आता। यह याद रखना। उदाहरण के लिए, जब वे मुझे खाली बातों में घसीटने की कोशिश करते हैं या सवाल का सार बताने की कोशिश करते हैं, तो मैं शारीरिक परेशानी के समान कुछ अनुभव करता हूं, इसे इस तरह के वाक्यांश के साथ शुरू करते हैं: "जब विशाल अभी भी पृथ्वी पर चलते थे..., तो मैं शारीरिक रूप से ऐसा महसूस करता हूं मिनट, सेकंड, वे बस जीवन से मिटा दिए जाते हैं, इसलिए मैं प्रमुख प्रश्न पूछता हूं, विनम्रता से, विनीत रूप से उस विषय पर आगे बढ़ता हूं जिसमें मेरी रुचि है - एक नियम के रूप में, वार्ताकार को याद रहता है कि उसके समान हित हैं। हम समझ के साथ और बिना किसी अपराध के सहमत हैं।

बिना योजना बनाये कार्य का संगठन असंभव है। यह बात टेलीफोन संचार पर भी लागू होती है। विस्तार से सोचे बिना और विशेष रूप से महत्वपूर्ण, कठिन मामलों में, आगामी बातचीत के लिए थीसिस योजना तैयार किए बिना कभी भी फोन न उठाएं।

यह कथन कि दैनिक कार्य योजना प्रभावी कार्य संगठन का एक अनिवार्य घटक है, विवादास्पद लग सकता है - ऐसे लोग हैं जिनके लिए यह पूरी तरह से अनुपयुक्त है, परिस्थितियाँ और स्थितियाँ अक्सर बदलती रहती हैं, आदि। दुर्भाग्य से, इस मुद्दे पर समझौता असंभव है - यदि आप समय की अनुत्पादक बर्बादी और अनावश्यक काम से बचना चाहते हैं तो दिन के लिए काम को व्यवस्थित करने की एक योजना होनी चाहिए। दैनिक कार्य योजना कोई कठोर संरचना नहीं है जो आपको बाहरी और आंतरिक कारकों में परिवर्तनों पर पर्याप्त रूप से प्रतिक्रिया करने की अनुमति नहीं देती है। इसके विपरीत, दिन भर के काम को व्यवस्थित करने की योजना एक ऐसा तरीका है जो बदलती घटनाओं और परिस्थितियों के रुझानों और दिशाओं को नेविगेट करना संभव बनाता है।

दिन के कार्य को व्यवस्थित करने की योजना लिखित रूप में (कागज, नोटपैड, लैपटॉप पर) होनी चाहिए। पूरे दिन नियमित रूप से इसकी समीक्षा अवश्य करें। इसमें कुछ मिनट लगेंगे, लेकिन आपके पास कार्य प्रक्रिया को नियंत्रित करने, प्रबंधित करने, प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करने, कुछ भी न भूलने और आवश्यक समायोजन करने का अवसर होगा। आपको प्रत्येक नए कार्य की प्राथमिकता को ध्यान में रखते हुए दिन के लिए एक कार्य संगठन योजना बनानी चाहिए, जिसके लिए आपको प्रत्येक कार्य का मूल्यांकन तात्कालिकता और महत्व के आधार पर करना होगा। व्यक्तिगत अनुभव के आधार पर, मैं प्राथमिकता वाले कार्यों के निम्नलिखित क्रम की अनुशंसा कर सकता हूँ:

1.) महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक।
2.) महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक नहीं।
3.) अत्यावश्यक, महत्वपूर्ण नहीं।

4.) अत्यावश्यक नहीं, महत्वपूर्ण नहीं।

कार्य का प्रभावी संगठन मुख्य दिशाओं और कार्यों को उजागर करने, उन पर अधिकतम प्रयासों को केंद्रित करने की बजाय, उन्हें कई सामान्य कार्यों में बिखेरने की क्षमता है। यह अनुशंसा पेरेटो नियम का अनुसरण करती है, जिसमें कहा गया है कि 80% सफल परिणाम 20% प्रयास से उत्पन्न होते हैं।

आइए अब एक व्यवस्थित दृष्टिकोण देखें जो आपको बड़ी मात्रा में जानकारी से निपटने, तनाव से बचने और आपके काम की दक्षता को कम करने में मदद करेगा। इसकी कुंजी दस्तावेजों के साथ काम का उचित संगठन है। सबसे पहले, आने वाली जानकारी को मूल्य के स्तर से विभाजित करना आवश्यक है, उदाहरण के लिए: महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक, अतिरिक्त। इस मामले में कार्य का सही संगठन यह सुनिश्चित करना है कि आपके प्रयास मुख्य दिशाओं पर केंद्रित हैं। सचिव या सहायक को सभी दस्तावेजों की समीक्षा करने का निर्देश दें और उन दस्तावेजों को आपको प्रेषित न करें जिनकी आपके अधीनस्थों द्वारा सामान्य तरीके से समीक्षा की जा सकती है। "अपशिष्ट कागज" के प्रवाह को कम करने के लिए अपने व्यवसाय कार्ड को अनुचित रूप से न दें, अपने आप को आंतरिक दस्तावेजों की मेलिंग सूची से बाहर करें जो आपकी जिम्मेदारियों से संबंधित नहीं हैं, लेकिन कार्य संगठन की दक्षता को कम करते हैं।

निर्णय लेना प्रत्येक प्रबंधक के लिए एक रचनात्मक प्रक्रिया है और व्यावहारिक रूप से, इसके पूरा होने का मतलब है कि यह लिए गए निर्णय को लागू करने के लिए कार्य को व्यवस्थित करने की शुरुआत है। निर्णय लेने के लिए, आपको निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर पर निर्णय लेने की आवश्यकता है: यह विशेष निर्णय क्यों लिया जा रहा है, मैं कौन से लक्ष्य प्राप्त करना चाहता हूं, क्या मेरे पास इसे बनाने और कार्यान्वयन कार्य को व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक जानकारी है, क्या हैं पैसे और समय की लागत, निर्णय लेने के लिए क्या विकल्प हैं?

– पहली नज़र में सबसे आकर्षक विकल्प पर विचार करने का प्रलोभन हमेशा होता है और आपका ध्यान केवल उसी पर केंद्रित होता है, जिससे अन्य संभावनाओं को नुकसान होता है। अपना समय लें, सभी विकल्पों का विश्लेषण करें, ताकि निर्णय को लागू करने के लिए कार्य के आयोजन के चरण में समायोजन न करना पड़े। यदि आप कार्यान्वयनकर्ताओं को अपना विश्वास नहीं बताते हैं तो सबसे शानदार निर्णय भी विफल हो सकते हैं। प्रभावी अनुनय, समर्थकों को आकर्षित करने के कार्य को व्यवस्थित करने का मूल सिद्धांत यह है कि आपको दर्शकों के दृष्टिकोण को ध्यान में रखते हुए, विशेष रूप से समाधान को लागू करने के लिए एक विश्लेषण और एक स्पष्ट योजना प्रस्तुत करके विश्वास का माहौल स्थापित करना चाहिए। भविष्य के परिणामों के लाभों पर जोर देना।

किसी भी कारण से बिना कोई प्रत्यक्ष प्रभाव डाले बुलाई गई बैठकों के बारे में बहुत कुछ कहा और लिखा जा चुका है और इसमें समय की भारी हानि होती है, और यदि समय की हानि होती है, तो सुधार करने के अवसर भी होते हैं कार्य का संगठन. कुछ लोग बैठकों में भाग लेने के लिए इतने इच्छुक क्यों होते हैं? - यह कथित तौर पर उनके महत्व की एक तरह की मान्यता है, "शीर्ष स्तर" के साथ भागीदारी, यह प्रबंधन, सहकर्मियों को प्रभावित करने का एक अवसर है, बैठकें आपको संचित समस्याओं, फोन कॉल आदि से बचाती हैं। बैठकें सापेक्ष दुर्गमता का माहौल हैं। बैठकों से हमें क्या मिलता है? - सूचनाओं, विचारों का आदान-प्रदान, विभिन्न विचारों का विश्लेषण और प्रचार, कर्मचारियों को प्रेरित करने की आवश्यकता।

बैठक बुलाने की संभावना पर विचार करते समय हमेशा इस प्रश्न का उत्तर देने का प्रयास करें - अंतिम परिणाम क्या होगा? - आख़िरकार, सूचना देने और विचारों के आदान-प्रदान के लिए काम को व्यवस्थित करने के अधिक प्रभावी तरीके लंबे समय से ज्ञात हैं, और बैठकों में, एक नियम के रूप में, हर कोई सुनता है, और शीर्ष लोग बोलते हैं। रचनात्मक बैठकें और विचार-मंथन भी हमेशा व्यक्तिगत रचनात्मकता से अधिक प्रभावी नहीं होते हैं - यह हाल के शोध से प्रमाणित है। लक्षित टीम प्रेरणा पर बैठकें अक्सर विफल हो जाती हैं जब ध्यान व्यक्तिगत सलाह और प्रशिक्षण पर होता है।

कार्यालय कार्य का स्पष्ट संगठन इतना आवश्यक क्यों है? - यह रचनात्मक कार्य, आत्म-विकास, विश्राम के लिए दिनचर्या और अराजकता से 2-3 घंटे पुनः प्राप्त करना संभव बनाता है, यानी, लाक्षणिक रूप से कहें तो, आपका दिन 24 घंटे नहीं, बल्कि 26-27 घंटे का होगा।

इस लेख को कार्यालय कार्य के आयोजन के लिए तैयार निर्देशों के रूप में न लें। यह केवल वह सामग्री है जो समस्या के सार, उसकी व्यक्तिगत दिशाओं और समाधानों को रेखांकित करती है। इस विषय पर आपके ज्ञान की विविधता और दायरा बहुत बड़ा है और वे प्रबंधन से लेकर मनोविज्ञान तक कई क्षेत्रों में आपके व्यक्तिगत अनुभव, ज्ञान के स्तर पर निर्भर करते हैं।

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संयुक्त राष्ट्र- (यूएन; संयुक्त राष्ट्र, यूएन), अंतर्राष्ट्रीय संगठन। 1945 में बनाया गया। 159 राज्य संयुक्त राष्ट्र (1984) के सदस्य हैं, जिनमें यूएसएसआर, बीएसएसआर और यूक्रेनी एसएसआर शामिल हैं। संयुक्त राष्ट्र के आधिकारिक उद्देश्य हैं: अंतर्राष्ट्रीय शांति और सुरक्षा बनाए रखना; मैत्रीपूर्ण संबंधों का विकास... ... जनसांख्यिकीय विश्वकोश शब्दकोश

संगठन के सदस्य...विकिपीडिया

संगठन, दान- एक संगठन जो विशेष रूप से धर्मार्थ लक्ष्यों का पीछा करता है और निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है: राजनीतिक लक्ष्यों का पीछा नहीं करना और राजनीतिक गतिविधियों को अंजाम नहीं देना, विशेष रूप से आय प्राप्त करना: ए) स्वैच्छिक... ... महान लेखा शब्दकोश

पुस्तकें

• एक वाणिज्यिक बैंक की गतिविधियों का संगठन: शिक्षाविद/ओ. एम. मार्कोवा-एम.: आईडी फोरम, एसआईसी इंफ्रा-एम, 2016.-496 पीपी., मार्कोवा ओ.एम.. एक वाणिज्यिक बैंक की गतिविधियों का संगठन: शिक्षाविद/ओ. एम. मार्कोवा-एम.: आईडी फोरम, एसआईसी इंफ्रा-एम, 2016.-496 पी…
• सेंट्रल बैंक की गतिविधियों का संगठन। पाठ्यपुस्तक, यू. एस. गोलिकोवा, एम. ए. खोखलेंकोवा। पाठ्यपुस्तक केंद्रीय बैंकों की संरचना, गतिविधियों के संगठन और कार्यों को विस्तार से और व्यापक रूप से प्रस्तुत करती है। आधुनिक युग में बैंक ऑफ रूस के कामकाज पर मुख्य ध्यान दिया जाता है...

यह अध्याय उद्यम (संगठन) के बाहरी और आंतरिक वातावरण की विशेषताओं और विशेषताओं के लिए समर्पित है। बाजार अर्थव्यवस्था में पर्यावरण की जटिलता, गतिशीलता और अनिश्चितता पर विशेष ध्यान दिया जाता है। उद्यमों की संगठनात्मक संरचना के बुनियादी सिद्धांत दिए गए हैं। विभिन्न प्रकार की संगठनात्मक संरचनाओं का विश्लेषण किया जाता है: रैखिक, कार्यात्मक, रैखिक-कार्यात्मक, कर्मचारी, आदि। उद्यमों के काम के संगठन में सुधार के लिए दिशा-निर्देश दिखाए गए हैं। प्रबंधन तंत्र के मुख्य कार्यों और प्रबंधन प्रणाली में श्रम के वितरण के विकल्पों पर विचार किया जाता है। उद्यम प्रबंधन निकायों के गठन में प्रबंधन के महत्व पर जोर दिया गया है। विभिन्न संगठनात्मक रूपों के उद्यमों में प्रबंधन की विशेषताएं दिखायी गयी हैं।

बाहरी वातावरण

पर्यावरण वस्तुनिष्ठ स्थितियों का एक समूह है जिसमें कंपनी संचालित होती है। उद्यम के आंतरिक और बाहरी वातावरण हैं।

बाहरी वातावरण कारकों का एक समूह है जिसका कंपनी के उत्पादन, वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों पर सीधा प्रभाव पड़ता है। बाज़ार में किसी कंपनी की स्थिति की स्थिरता पर बाहरी पर्यावरणीय कारकों के प्रभाव को केवल 50 के दशक में ही पहचाना गया था। XX सदी, जब कई देश औद्योगिक विकास के बाद के रास्ते पर चल पड़े।

सभी पर्यावरणीय कारकों को दो मुख्य समूहों में विभाजित किया जा सकता है: प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष प्रभाव (चित्र 2.1)।

प्रत्यक्ष प्रदर्शन वातावरण. उपभोक्ता। यह किसी भी उद्यम के लिए मुख्य कारकों में से एक है, क्योंकि वे निर्धारित करते हैं कि किन उत्पादों का उत्पादन किया जाए और उन्हें किस कीमत पर बेचा जा सके। उपभोक्ता (कानूनी संस्थाएं और व्यक्ति) बाहरी वातावरण की विविधता को प्रतिबिंबित करने वाले एक कारक हैं।

सामग्री, श्रम और वित्तीय संसाधनों के आपूर्तिकर्ता। रूस में, संसाधनों के साथ उद्यमों का समय पर प्रावधान एक जरूरी समस्या है। उद्यमों को वित्त और गुणवत्तापूर्ण श्रम संसाधन उपलब्ध कराने के मुद्दे विशेष रूप से गंभीर हैं।

प्रतियोगी। उपभोक्ताओं के साथ-साथ, यह उद्यम की रणनीति, लक्ष्य और उद्देश्यों को निर्धारित करने वाला सबसे महत्वपूर्ण कारक है। यहां तक ​​कि उत्पादों की सफल बिक्री भी कुछ मामलों में प्रतिस्पर्धियों की कठिन स्थिति के कारण किसी उद्यम को पतन से नहीं बचा सकती है।

उद्यम के वास्तविक मूल्य के बारे में अनिश्चितता, बदले में, पूंजी निवेश को अनुकूलित करना और बाहरी निवेशकों को ढूंढना दोनों को मुश्किल बना देती है।

वर्तमान में, आर्थिक रूप से विकसित देशों में, उत्पाद निर्माता ऐसी आवश्यकताओं के अधीन हैं जिन्हें उनमें से कई पूरा नहीं कर सकते हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि हमें सामानों से भरे बाजारों में काम करना पड़ता है। सबसे बढ़कर, विनिमय दर लगातार बदल सकती है, हड़ताल आदि का वास्तविक खतरा हो सकता है। एक नियम के रूप में, संयुक्त राज्य अमेरिका में हर दूसरा उद्यम संचालन के पहले दो वर्षों में दिवालिया हो जाता है।

अमेरिकी दिवालियापन के आँकड़े रूस के लिए निकट भविष्य हैं: आखिरकार, गोस्कोमस्टैट के अनुसार, रूस में सभी उद्यमों में से 40% लाभहीन हैं,

हाल के वर्षों में, रूस में अदालत द्वारा दिवालिया घोषित किए गए उद्यमों की संख्या में वृद्धि देखी गई है और उत्पादन की रूपरेखा को बदलने और पुनर्गठन के उद्देश्य से प्रतिस्पर्धा के लिए रखा गया है। बिना किसी आधिकारिक प्रक्रिया के दिवालिया होने की संख्या भी बढ़ रही है - कंपनियां बस अपनी गतिविधियों को कम कर देती हैं या अन्य मालिकों के पास चली जाती हैं। व्यापार, बैंकिंग और ब्रोकरेज गतिविधियाँ, अचल संपत्ति की बिक्री और खरीद जैसे क्षेत्र विशेष रूप से प्रभावित हुए।

रूस में दिवालिया होने की संख्या में वृद्धि के उद्देश्यपूर्ण कारण हैं: एक शक्तिशाली प्रतिस्पर्धी माहौल का गठन, कुछ बाजार खंडों की संतृप्ति, संपत्ति के अधिकारों की अनिश्चितता और एक पूर्ण न्यायिक प्रणाली की अनुपस्थिति।

इस प्रकार, रूसी उद्यमों की गतिविधियों पर विभिन्न पर्यावरणीय कारकों का स्पष्ट प्रभाव पड़ता है। जिन प्रबंधकों को अपने काम में इस परिस्थिति को लगातार ध्यान में रखना चाहिए।

आंतरिक पर्यावरण

उद्यम के लक्ष्यों और इसकी संरचना में शामिल प्रभागों के बीच अंतर करना आवश्यक है। लक्ष्यों के बीच विसंगति हो सकती है, लेकिन जो विरोधाभास उत्पन्न होते हैं वे आमतौर पर मौलिक प्रकृति के नहीं होते हैं और प्रबंधक उन्हें आसानी से हल कर सकता है। लक्ष्यों की समानता उद्यम की टीम को एकजुट करती है और उसके कार्य की प्रभावशीलता को बढ़ाती है।

निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए समस्याओं का समाधान किया जाता है। प्रबंधन में, निम्नलिखित मुख्य कार्य प्रतिष्ठित हैं; कर्मियों के साथ काम करना, वस्तुओं और श्रम के साधनों के साथ काम करना, सूचना के साथ काम करना एक प्रबंधक का मुख्य और सबसे कठिन कार्य कर्मियों, लोगों के साथ काम करना है।

प्रबंधन पर उत्पादन प्रौद्योगिकी का प्रभाव काफी बड़ा है। उदाहरण: एक अच्छे रेस्तरां में खाना पकाना (अनुकूलित भोजन) और एक सस्ते फास्ट फूड रेस्तरां में मानक भोजन (लंच का सेट)। मानकीकरण कर्मचारी के लिए आवश्यकताओं को सरल बनाता है, लेकिन साथ ही यह प्रबंधक के लिए आवश्यकताओं को बदल देता है: उत्पादन के एक स्पष्ट संगठन की आवश्यकता होती है। आप आमतौर पर व्यक्तिगत और बड़े पैमाने पर उत्पादन दोनों में लाभ पा सकते हैं।

कर्मचारी (लोग)। समग्र रूप से उद्यम के बारे में बोलते हुए, हमें यह याद रखना चाहिए कि प्रबंधक और अधीनस्थ व्यक्तिगत विशेषताओं वाले लोग होते हैं। किसी भी संगठन में एक व्यक्ति केन्द्रीय व्यक्ति होता है। किसी कंपनी में कर्मियों का कार्य उसकी गतिविधियों के परिणामों को प्रभावित करने वाले विभिन्न कारकों का एक जटिल संयोजन है। इन कारकों में शामिल हैं: मानव क्षमता, किसी विशिष्ट कार्य को करने की क्षमता, ज़रूरतें (शारीरिक और मनोवैज्ञानिक), धारणा (लोग एक ही घटना को अलग तरह से समझते हैं), मूल्य (धन, शक्ति), टीम का प्रभाव (समूह, लोगों का समूह) ), नेतृत्व.

ऊपर सूचीबद्ध आंतरिक वातावरण के तत्व आपस में घनिष्ठ रूप से जुड़े हुए और अन्योन्याश्रित हैं। दरअसल, उदाहरण के लिए, किसी उद्यम के लक्ष्यों में बदलाव से उसके सामने आने वाले कार्यों का स्पष्टीकरण हो जाता है और तदनुसार, तकनीकी प्रक्रिया के साथ-साथ प्रबंधन संरचना में भी बदलाव हो सकता है।

उद्यम कार्य का संगठन

लक्ष्यों को प्राप्त करने और संबंधित कार्यों को करने के लिए, प्रबंधक को उद्यम की एक संगठनात्मक संरचना (संगठनात्मक प्रबंधन प्रणाली) बनानी होगी। शब्द के सबसे सामान्य अर्थ में, एक प्रणाली की संरचना उसके तत्वों के बीच कनेक्शन और संबंधों का एक समूह है। बदले में, संगठनात्मक प्रबंधन प्रणाली रिश्तों और अधीनता से जुड़े विभागों और पदों का एक समूह है। प्रबंधन संरचना बनाते समय, प्रबंधक को अधिकतम संभव सीमा तक, उद्यम की गतिविधियों की बारीकियों और बाहरी वातावरण के साथ इसकी बातचीत की विशेषताओं को ध्यान में रखना चाहिए।

संगठनात्मक प्रबंधन संरचना बनाने की प्रक्रिया में आमतौर पर तीन मुख्य चरण शामिल होते हैं:

• संगठनात्मक संरचना के प्रकार का निर्धारण (प्रत्यक्ष अधीनता, कार्यात्मक, मैट्रिक्स, आदि);
• संरचनात्मक प्रभागों का आवंटन (प्रबंधन तंत्र, स्वतंत्र प्रभाग, लक्ष्य कार्यक्रम, आदि);
• प्राधिकरण और जिम्मेदारी के निचले स्तरों पर प्रतिनिधिमंडल और स्थानांतरण (प्रबंधन के संबंध - अधीनता, केंद्रीकरण के संबंध - विकेंद्रीकरण, समन्वय और नियंत्रण के संगठनात्मक तंत्र, विभागों की गतिविधियों का विनियमन, संरचनात्मक प्रभागों और पदों पर नियमों का विकास)।

संगठनात्मक संरचनाओं को डिजाइन करने के तरीके। संगठनात्मक संरचनाओं को डिजाइन करने की चार विधियाँ हैं। ये सादृश्य विधि, विशेषज्ञ विधि, लक्ष्य संरचना विधि और संगठनात्मक मॉडलिंग विधि हैं। आइए उन पर अधिक विस्तार से नजर डालें।

1. सादृश्य पद्धति में सर्वोत्तम प्रथाओं के विश्लेषण के आधार पर समान परिस्थितियों में काम करने वाले उद्यमों के लिए मानक प्रबंधन संरचनाएं विकसित करना शामिल है।

2. विशेषज्ञ पद्धति में संगठन का अध्ययन करना, इसकी सबसे महत्वपूर्ण विशिष्ट विशेषताओं की पहचान करना और समझना, तंत्र के काम में "अड़चनें", और विशेषज्ञ की राय और क्षेत्र में सबसे उन्नत रुझानों के सामान्यीकरण और समझ दोनों के आधार पर सिफारिशें विकसित करना शामिल है। प्रबंधन संगठन का.

3. लक्ष्यों की संरचना की विधि में संगठन के लिए लक्ष्यों की एक प्रणाली विकसित करना और उसके बाद विकसित की जा रही संरचना के साथ संयोजन शामिल है। इस प्रकार, संरचना एक व्यवस्थित दृष्टिकोण के आधार पर बनाई गई है, जो गुणात्मक (आंशिक रूप से मात्रात्मक) विश्लेषण और इसके निर्माण और संचालन के विकल्पों के औचित्य के साथ इस संरचना के ग्राफिक विवरण के रूप में प्रकट होती है।

4. संगठनात्मक मॉडलिंग की विधि स्पष्ट रूप से तैयार किए गए मानदंडों के आधार पर संगठनात्मक निर्णयों की तर्कसंगतता की डिग्री का आकलन करने के लिए किसी संगठन में शक्तियों और जिम्मेदारियों के वितरण के औपचारिक गणितीय, ग्राफिकल या कंप्यूटर विवरण का विकास है। साथ ही, किसी संगठन का औपचारिक विवरण एक मॉडल बन जाता है यदि इसका उपयोग संगठनात्मक प्रबंधन संरचना और उसके व्यक्तिगत ब्लॉकों के निर्माण के लिए विभिन्न विकल्पों का मूल्यांकन करने के लिए किया जा सकता है।

उद्यम के कार्य का संगठन और प्रबंधन प्रबंधन तंत्र द्वारा किया जाता है। उद्यम प्रबंधन तंत्र की संरचना उसके प्रभागों की संरचना और अंतर्संबंध, साथ ही उन्हें सौंपे गए कार्यों की प्रकृति को निर्धारित करती है। चूंकि ऐसी संरचना का विकास संबंधित विभागों और उनके कर्मचारियों के कर्मचारियों की एक सूची स्थापित करने से जुड़ा है, प्रबंधक उनके बीच संबंध, उनके द्वारा किए जाने वाले कार्य की सामग्री और मात्रा, प्रत्येक कर्मचारी के अधिकार और जिम्मेदारियां निर्धारित करता है। प्रबंधन की गुणवत्ता और दक्षता के दृष्टिकोण से, निम्नलिखित मुख्य प्रकार की उद्यम प्रबंधन संरचनाएँ प्रतिष्ठित हैं:

• पदानुक्रमित प्रकार, जिसमें एक रैखिक संगठनात्मक संरचना, एक कार्यात्मक संरचना, एक रैखिक-कार्यात्मक प्रबंधन संरचना, एक मुख्यालय संरचना, एक रैखिक-मुख्यालय संगठनात्मक संरचना, एक प्रभागीय प्रबंधन संरचना शामिल है;
• जैविक प्रकार, जिसमें एक ब्रिगेड, या क्रॉस-फ़ंक्शनल, प्रबंधन संरचना शामिल है; परियोजना प्रबंधन संरचना; मैट्रिक्स, या प्रोग्राम-लक्ष्य प्रबंधन संरचना।

आइए उन पर अधिक विस्तार से नजर डालें।

पदानुक्रमित प्रकार की प्रबंधन संरचनाएँ। आधुनिक उद्यमों में, सबसे आम पदानुक्रमित प्रबंधन संरचना है (चित्र 2.5)।

ऐसी प्रबंधन संरचनाएं 20वीं सदी की शुरुआत में एफ. टेलर द्वारा तैयार किए गए प्रबंधन सिद्धांतों के अनुसार बनाई गई थीं। जर्मन समाजशास्त्री एम. वेबर ने तर्कसंगत नौकरशाही की अवधारणा विकसित करते हुए छह सिद्धांतों का सबसे पूर्ण सूत्रीकरण दिया।

1. प्रबंधन स्तरों के पदानुक्रम का सिद्धांत, जिसमें प्रत्येक निचले स्तर को उच्च स्तर द्वारा नियंत्रित किया जाता है और उसके अधीन किया जाता है।
2. पिछले सिद्धांत का अनुसरण करते हुए, प्रबंधन कर्मचारियों की शक्तियां और जिम्मेदारियां पदानुक्रम में उनके स्थान के अनुरूप हैं।
3. श्रम को अलग-अलग कार्यों में विभाजित करने और कार्यों के अनुसार श्रमिकों की विशेषज्ञता का सिद्धांत।
4. गतिविधियों की औपचारिकता और मानकीकरण का सिद्धांत, कर्मचारियों द्वारा अपने कर्तव्यों के प्रदर्शन की एकरूपता और विभिन्न कार्यों के समन्वय को सुनिश्चित करना।
5. पिछले सिद्धांत से जो सिद्धांत निकलता है वह अपने कार्य करने वाले कर्मचारियों की अवैयक्तिकता है।
6. योग्य चयन का सिद्धांत, जिसके अनुसार भर्ती और बर्खास्तगी योग्यता आवश्यकताओं के अनुसार सख्ती से की जाती है।

इन सिद्धांतों के अनुसार निर्मित संगठनात्मक संरचना को पदानुक्रमित या नौकरशाही संरचना कहा जाता है।

सभी कर्मचारियों को तीन मुख्य श्रेणियों में विभेदित किया जा सकता है: प्रबंधक, विशेषज्ञ, कलाकार। प्रबंधक वे व्यक्ति होते हैं जो मुख्य कार्य (एमएफ) करते हैं और उद्यम, उसकी सेवाओं और प्रभागों का सामान्य प्रबंधन करते हैं। विशेषज्ञ वे व्यक्ति होते हैं जो मुख्य कार्य (पीएफ) करते हैं और सूचना का विश्लेषण करने और अर्थशास्त्र, वित्त, वैज्ञानिक, तकनीकी और इंजीनियरिंग समस्याओं आदि पर निर्णय तैयार करने में लगे होते हैं। कलाकार एक सहायक कार्य (एएफ) करने वाले व्यक्ति होते हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ीकरण, आर्थिक गतिविधियों की तैयारी और निष्पादन पर काम करते हैं।

प्रबंधन तंत्र की संरचना की प्रकृति, एक नियम के रूप में, निर्धारित की जाती है;

• निष्पादित कार्य की मात्रा;
• निर्मित उत्पादों की जटिलता;
• कर्मचारियों की संख्या;
• उत्पादन विशेषज्ञता का स्तर;
• तकनीकी उपकरणों की डिग्री.

विभिन्न उद्यमों की प्रबंधन संरचना में बहुत कुछ समानता है। यह प्रबंधक को, कुछ सीमाओं के भीतर, तथाकथित मानक संरचनाओं का उपयोग करने की अनुमति देता है। इसके लिए एक आवश्यक शर्त उस उद्यम के उत्पादन की बारीकियों को ध्यान में रखना चाहिए जिसके लिए संगठनात्मक प्रबंधन प्रणाली का एक प्रकार विकसित किया जा रहा है।

आइए कुछ संगठनात्मक संरचनाओं पर नजर डालें जो पदानुक्रमित प्रकार से संबंधित हैं।

संगठनात्मक संरचना का रैखिक प्रकार (प्रत्यक्ष अधीनता का प्रकार)। प्रबंधन संरचना का यह संस्करण कमांड की एकता के सिद्धांत पर आधारित है, जिसमें प्रबंधक को आरवीओ कार्यों को करने के लिए व्यापक अधिकार और शक्तियां प्रदान करना शामिल है। प्रबंधक को इकाई के प्रबंधन पर व्यक्तिगत रूप से निर्णय लेने का अधिकार है और टीम की गतिविधियों के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करता है। प्रबंधक स्वयं आमतौर पर एक उच्च प्रबंधन निकाय के अधीन होता है। हालाँकि, इस कमांड संरचना के प्रमुख को तत्काल पर्यवेक्षक (प्रबंधक) की अनुमति के बिना अपने अधीनस्थों को आदेश देने का अधिकार नहीं है (चित्र 2.6)।

संरचना के लाभ: वरिष्ठ प्रबंधन के निर्देशों के जवाब में आपसी कनेक्शन, स्पष्ट जिम्मेदारी, त्वरित प्रतिक्रिया और प्रतिक्रिया की एक स्पष्ट प्रणाली।

संरचना के नुकसान; उत्पादन योजना और निर्णयों की तैयारी के लिए विभागों की कमी, विभागों की संबंधित समस्याओं को हल करते समय लालफीताशाही की प्रवृत्ति, शीर्ष स्तर के प्रबंधकों का अधिभार।

संगठनात्मक संरचना का कार्यात्मक प्रकार। इस प्रकार की संगठनात्मक संरचना की एक विशेषता यह है कि प्रत्येक संरचनात्मक इकाई एक विशिष्ट कार्य करने में माहिर होती है। एक बाजार अर्थव्यवस्था में काम करने वाले औद्योगिक उद्यमों के लिए, निम्नलिखित मुख्य कार्य विशिष्ट हैं: अनुसंधान और प्रयोगात्मक कार्य, उत्पादन, विपणन, वित्त। किसी कार्यात्मक इकाई के प्रमुख के आदेशों को उसके अधिकार की सीमा के भीतर पूरा करना निचले स्तर की संरचनात्मक इकाइयों के लिए अनिवार्य है (चित्र 2.7)।

संरचना के लाभ: उत्पादन विभागों के प्रमुखों को विशेष मुद्दों को हल करने की आवश्यकता से मुक्त करना, अनुभवी विशेषज्ञों का उपयोग करने की क्षमता, अर्थशास्त्रियों की आवश्यकता को कम करना।

संरचना के नुकसान: रिश्तों की जटिलता, प्रबंधन कार्यों के समन्वय में कठिनाई, अत्यधिक समन्वय की प्रवृत्ति का प्रकट होना,

संगठनात्मक संरचना का रैखिक-कार्यात्मक प्रकार। यह उद्यमों की संगठनात्मक संरचना के लिए सबसे आम विकल्पों में से एक है। इस प्रकार की संरचना का सार यह है कि उत्पादन प्रबंधन लाइन उपकरण और कार्यात्मक सेवाओं दोनों द्वारा प्रदान किया जाता है (चित्र 2.8)।

रैखिक-कार्यात्मक संरचनाओं का आधार संगठन के कार्यात्मक उप-प्रणालियों के अनुसार प्रबंधन प्रक्रिया के निर्माण और विशेषज्ञता का "मेरा" सिद्धांत है: विपणन, वित्त, योजना, उत्पादन (छवि 2.9)।

प्रत्येक उपप्रणाली के लिए, सेवाओं का एक पदानुक्रम बनता है, तथाकथित "मेरा", जो पूरे संगठन में ऊपर से नीचे तक व्याप्त है। प्रबंधन तंत्र की प्रत्येक सेवा के कार्य के परिणामों का मूल्यांकन उनके लक्ष्यों और उद्देश्यों की पूर्ति को दर्शाने वाले संकेतकों द्वारा किया जाता है।

लाइन प्रबंधक उत्पादन का प्रत्यक्ष प्रबंधन करते हैं, उनमें से प्रत्येक संबंधित उत्पादन इकाई में एकमात्र प्रबंधक के रूप में कार्य करता है। लाइन प्रबंधकों को आवश्यक अधिकार निहित हैं और वे अपने अधीनस्थ इकाइयों की गतिविधियों के अंतिम परिणामों के लिए जिम्मेदार हैं। कार्यात्मक सेवाएँ (विभाग: योजना, श्रम और वेतन, वित्तीय, लेखांकन, आदि) आवश्यक प्रारंभिक कार्य करती हैं, उद्यम की गतिविधियों का लेखांकन और विश्लेषण करती हैं, और उद्यम के कामकाज में सुधार के लिए सिफारिशें विकसित करती हैं। इन अनुशंसाओं के आधार पर, लाइन तंत्र आवश्यक निर्णय लेता है और संबंधित कार्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए आदेश देता है। लाइन तंत्र और कार्यात्मक सेवाओं के कर्मी सीधे तौर पर एक-दूसरे के अधीनस्थ नहीं हैं, लेकिन उद्यम के सामने आने वाली समस्याओं को हल करने के लिए उनके कुछ पारस्परिक दायित्व हैं।

संरचना के लाभ: संसाधनों के साथ उत्पादन प्रदान करने के असामान्य कार्यों से लाइन प्रबंधकों की मुक्ति; रैखिक और कार्यात्मक विभागों के बीच कार्यों का समन्वय करने की क्षमता; उद्यम के संरचनात्मक प्रभागों की उच्च स्तर की विशेषज्ञता।

संरचना के नुकसान: प्रासंगिक कार्यात्मक सेवाओं और वरिष्ठ प्रबंधन दोनों के साथ उत्पादन, अर्थशास्त्र, कर्मियों के वर्तमान मुद्दों को हल करते समय लाइन प्रबंधकों को लगातार समन्वय करने की आवश्यकता; आदेशों की एक लंबी श्रृंखला और, परिणामस्वरूप, संचार की विकृति।

संगठनात्मक संरचना का कर्मचारी प्रकार। संरचना का यह प्रकार मुख्य रूप से वरिष्ठ प्रबंधकों के काम को व्यवस्थित करने के लिए है। ऐसे नेता के तहत, विभागों का एक समूह बनाया जाता है जिसका उद्देश्य आवश्यक जानकारी प्राप्त करना और उसका विश्लेषण करना, किसी विशिष्ट समस्या को हल करने के लिए विकल्पों के आवश्यक सेट के साथ प्रबंधन तैयार करना और प्रदान करना है (चित्र 2.10)।

संरचना के लाभ; योजनाओं और समाधान विकल्पों की उच्च गुणवत्ता वाली तैयारी, गतिविधियों की उच्च स्तर की विशेषज्ञता, कर्मचारियों की व्यावसायिकता।

संरचना के नुकसान: प्रबंधन के अत्यधिक केंद्रीकरण की प्रवृत्ति; कार्य परिणामों के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत जिम्मेदारी को कम करना।

लाइन-कर्मचारी प्रबंधन संरचना। लाइन-स्टाफ प्रबंधन संरचना में लाइन-फ़ंक्शनल संरचना के समान विशेषताएं हैं। यह विभिन्न स्तरों पर मुख्यालय सेवाओं में प्रबंधकीय श्रम के कार्यात्मक विभाजन का प्रावधान करता है (चित्र 2.11)।

इस मामले में लाइन प्रबंधकों का मुख्य कार्य कार्यात्मक सेवाओं के कार्यों का समन्वय करना और उन्हें संगठन के सामान्य हितों की ओर निर्देशित करना है। मॉस्को का प्रबंधन इसी सिद्धांत पर आधारित है।

संरचना के लाभ: एक रैखिक की तुलना में रणनीतिक मुद्दों का गहन विस्तार; वरिष्ठ प्रबंधकों के लिए कुछ राहत; अधिक प्रभावी जैविक प्रबंधन संरचनाओं की दिशा में एक अच्छा पहला कदम मुख्यालय इकाइयों को कार्यात्मक नेतृत्व प्रदान करना है; बाहरी सलाहकारों और विशेषज्ञों को आकर्षित करने की संभावना।

संरचना के नुकसान: इस तथ्य के कारण जिम्मेदारी का अपर्याप्त स्पष्ट वितरण कि निर्णय तैयार करने वाले व्यक्ति इसके कार्यान्वयन में भाग नहीं लेते हैं; प्रबंधन के अत्यधिक केंद्रीकरण की प्रवृत्ति; कई नुकसान रैखिक संरचना के समान हैं, आंशिक रूप से कमजोर रूप में।

प्रभागीय प्रबंधन संरचना. प्रभागीय (अंग्रेजी डिवीजन से - पृथक्करण) प्रबंधन संरचनाएं 20 के दशक के अंत में उभरने लगीं। XX सदी, जब उद्यमों का आकार तेजी से बढ़ा (चित्र 2.12)। वे बहु-विषयक हो गए हैं, तकनीकी प्रक्रियाएं अधिक जटिल हो गई हैं।

इन प्रबंधन संरचनाओं का उपयोग करने वाले पहले बड़े निगमों ने अपनी उत्पादन इकाइयों को एक निश्चित स्वतंत्रता प्रदान करना शुरू किया। प्रबंधन विकास रणनीति, अनुसंधान और विकास, वित्तीय और निवेश नीतियों का प्रभारी रहा। इस प्रकार की संरचना केंद्रीकृत प्रबंधन के साथ गतिविधियों के केंद्रीकृत समन्वय और नियंत्रण को जोड़ती है। एक संभागीय संरचना वाले संगठन के प्रबंधन में प्रमुख व्यक्ति कार्यात्मक विभागों के प्रमुख नहीं हैं, बल्कि उत्पादन विभागों, तथाकथित प्रभागों के प्रमुख प्रबंधक हैं।

डिवीजनों द्वारा संरचना, एक नियम के रूप में, एक मानदंड के अनुसार की जाती है: निर्मित उत्पादों द्वारा - उत्पाद विशेषज्ञता (उदाहरण के लिए, प्रसिद्ध कंपनी प्रॉक्टर एंड गैंबल इस सिद्धांत पर बनाई गई है; कुछ उपभोक्ता समूहों को लक्षित करके - उपभोक्ता विशेषज्ञता) ; क्षेत्रों द्वारा - क्षेत्रीय विशेषज्ञता (पहले से ही उल्लेखित प्रॉक्टर एंड गैंबल कंपनी) 20 वीं शताब्दी के 60 और 70 के दशक में हुई।

संरचना के लाभ. ऐसी संरचना सैकड़ों-हजारों कर्मचारियों वाले बहु-उद्योग उद्यमों और भौगोलिक रूप से एक-दूसरे से दूर स्थित प्रभागों के प्रबंधन को सुनिश्चित करने में सक्षम है। एक प्रभागीय संरचना एक रैखिक और लाइन-मुख्यालय संरचना की तुलना में उद्यम के वातावरण में परिवर्तनों के लिए अधिक लचीलापन और तेज़ प्रतिक्रिया प्रदान करती है। जैसे-जैसे उनकी स्वतंत्रता की सीमाओं का विस्तार होता है शाखाएँ "लाभ केंद्र" बन जाती हैं। उत्पादन और उपभोक्ताओं के बीच घनिष्ठ संबंध है।

संरचना के नुकसान: प्रबंधन कार्यक्षेत्र की "फर्श" की एक बड़ी संख्या; विभागों के मुख्यालय संरचनाओं और कंपनी मुख्यालय के बीच असमानता; मुख्य कनेक्शन लंबवत हैं, इसलिए पदानुक्रमित संरचनाओं में सामान्य कमियां बनी रहती हैं, उदाहरण के लिए, लालफीताशाही, अत्यधिक काम करने वाले प्रबंधक, विभागों से संबंधित मुद्दों को हल करते समय खराब बातचीत, और इसी तरह; विभिन्न "मंजिलों" पर कार्यों का दोहराव, और परिणामस्वरूप, प्रबंधन संरचना को बनाए रखने की बहुत अधिक लागत; विभागों में, एक नियम के रूप में, एक रैखिक या लाइन-स्टाफ संरचना अपने सभी नुकसानों के साथ संरक्षित होती है।

जैविक प्रकार की प्रबंधन संरचनाएँ। 70 के दशक के उत्तरार्ध से जैविक प्रबंधन संरचनाएँ विकसित होनी शुरू हुईं। XX सदी ऐसी संरचनाओं को अनुकूली भी कहा जाता है, क्योंकि वे बाज़ार परिवर्तनों पर तुरंत प्रतिक्रिया देने में सक्षम होती हैं। जैविक प्रकार की प्रबंधन संरचनाओं की मुख्य संपत्ति उनके रूप को बदलने, बदलती परिस्थितियों के लिए जल्दी से अनुकूल होने की क्षमता है। इस प्रकार की संरचनाओं की विविधताएं मैट्रिक्स (प्रोग्राम-लक्ष्य), प्रोजेक्ट और संरचनाओं के ब्रिगेड रूप हैं।

संगठनात्मक संरचना का मैट्रिक्स प्रकार। यह संरचना सबसे पहले काओरी इशिकावा द्वारा प्रस्तावित की गई थी और आज तक, मामूली बदलावों के साथ, यह टोयोटा और कई अन्य कंपनियों में संचालित होती है (चित्र 2.13)। इस नियंत्रण संरचना को प्रोग्राम-लक्षित भी कहा जाता है।

संगठनात्मक संरचना का यह संस्करण कार्य करने के कार्यक्रम-लक्ष्य सिद्धांत पर आधारित है, जिसमें एक विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए एक कार्यक्रम (परियोजना, विषय, कार्य) विकसित करना शामिल है। कार्यक्रम का नेतृत्व करने वाला प्रबंधक काम के एक विशेष चरण की अवधि के लिए संबंधित उत्पादन और कार्यात्मक विभागों को आकर्षित करने के लिए आवश्यक अधिकारों से संपन्न है। साथ ही, कार्यक्रम के इस चरण के कार्यान्वयन में भाग लेने वाले ऐसे विभागों के विशेषज्ञ अपने तत्काल पर्यवेक्षकों को रिपोर्ट करना जारी रखते हैं। मैट्रिक्स नियंत्रण संरचना के साथ, कई प्रोग्राम एक साथ निष्पादित किए जा सकते हैं। मुख्य बात यह है कि उनके कार्यान्वयन के लिए पर्याप्त सामग्री, वित्तीय और योग्य श्रम संसाधन उपलब्ध हैं। इस प्रकार, एक मैट्रिक्स प्रकार की संगठनात्मक संरचना के साथ, कार्यकारी शक्ति की ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज रेखाएं समानांतर में काम करती हैं, जिसके लिए सबसे पहले, शीर्ष स्तर के प्रबंधकों को किए जा रहे कार्यों को स्पष्ट रूप से समन्वयित करने की आवश्यकता होती है।

संरचना के लाभ: कार्यक्रम के अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने की दिशा में उन्मुखीकरण; कार्य का अंतर-कार्यात्मक समन्वय; प्रभावी चल रही योजना; गुणवत्तापूर्ण संसाधनों का तर्कसंगत उपयोग; काम पर नियंत्रण की डिग्री बढ़ाना; शीर्ष प्रबंधन को उतारना।

संरचना के नुकसान: ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज स्तरों पर प्रबंधकों के बीच शक्ति संतुलन सुनिश्चित करने में कठिनाइयाँ; स्थायी और अस्थायी कार्य प्रतिभागियों के बीच संचार में व्यवधान; रिपोर्टिंग और निगरानी कार्य की जटिलता; कर्मचारियों के लिए दोहरी अधीनता का खतरा; कार्मिक योग्यता के लिए उच्च आवश्यकताएँ।

संगठनात्मक संरचना का प्रोजेक्ट प्रकार. एक परियोजना किसी प्रणाली में कोई उद्देश्यपूर्ण परिवर्तन है। यह एक नए उत्पाद का विकास और उत्पादन, नई प्रौद्योगिकियों की शुरूआत, सुविधाओं का निर्माण आदि हो सकता है। इस मामले में, उद्यम की गतिविधि को चल रही परियोजनाओं के एक समूह के रूप में माना जाता है, जिनमें से प्रत्येक की एक निश्चित शुरुआत और समाप्ति तिथि होती है। प्रत्येक परियोजना की अपनी संरचना होती है, और परियोजना प्रबंधन में उसके लक्ष्य निर्धारित करना, एक संरचना बनाना, साथ ही कार्य की योजना बनाना और व्यवस्थित करना, कलाकारों के कार्यों का समन्वय करना शामिल है। जब परियोजना पूरी हो जाती है, तो इसकी संरचना विघटित हो जाती है, और कर्मचारी किसी नई परियोजना में चले जाते हैं या चले जाते हैं (यदि उन्हें अनुबंध के आधार पर काम पर रखा गया हो)। अपने रूप में, परियोजना प्रबंधन संरचना एक ब्रिगेड या क्रॉस-फ़ंक्शनल संरचना और एक प्रभागीय संरचना दोनों के अनुरूप हो सकती है, जिसमें एक निश्चित प्रभाग (विभाग) स्थायी रूप से मौजूद नहीं होता है, लेकिन परियोजना की अवधि के लिए बनाया जाता है।

संरचना के लाभ; पदानुक्रमित संरचनाओं की तुलना में प्रबंधन कर्मियों की संख्या में उच्च लचीलापन और कमी।

संरचना के नुकसान; परियोजना प्रबंधक की योग्यता, व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुणों के लिए बहुत अधिक आवश्यकताएँ। ऐसे प्रबंधक को न केवल परियोजना जीवन चक्र के सभी चरणों का प्रबंधन करना चाहिए, बल्कि कंपनी के परियोजनाओं के नेटवर्क में परियोजना के स्थान को भी ध्यान में रखना चाहिए। परियोजनाओं के बीच संसाधनों का विखंडन है। कंपनी में बड़ी संख्या में परियोजनाओं की परस्पर क्रिया में जटिलता है। किसी संगठन को समग्र रूप से विकसित करने की प्रक्रिया अधिक जटिल हो जाती है।

ब्रिगेड (क्रॉस-फंक्शनल) प्रबंधन संरचना। यह अत्यंत प्राचीन संगठनात्मक स्वरूप है। ऐसी प्रबंधन संरचना के पहले उदाहरण श्रमिकों के आर्टेल थे। इस संरचना का आधार कार्य समूहों या टीमों में कार्य का संगठन है (चित्र 2.14)।

ब्रिगेड संरचना का सबसे बड़ा उपयोग देखा गया (70 के दशक के अंत - XX सदी के 80 के दशक में। ऐसी संरचना के मुख्य सिद्धांत हैं: कार्य समूहों (टीमों) का स्वायत्त कार्य; कार्य समूहों द्वारा स्वतंत्र निर्णय लेना और गतिविधियों का क्षैतिज समन्वय; नौकरशाही प्रकार के कठोर प्रबंधन संबंधों को लचीले संबंधों के साथ बदलना, साथ ही समस्याओं को विकसित करने और हल करने के लिए विभिन्न विभागों के कर्मचारियों की भागीदारी, ऐसे संगठनों में कार्यात्मक विभाजन बनाए रखा जा सकता है, लेकिन वे अनुपस्थित भी हो सकते हैं (चित्र 2.15)। .

ब्रिगेड संरचना के लाभ: प्रबंधन तंत्र में कमी और प्रबंधन दक्षता में वृद्धि; कर्मियों का लचीला उपयोग, उनका ज्ञान और क्षमता; आत्म-सुधार के लिए परिस्थितियाँ बनाना; प्रभावी योजना और प्रबंधन विधियों का उपयोग करने की क्षमता; सामान्य विशेषज्ञों की आवश्यकता को कम करना।

टीम संरचना के नुकसान: बातचीत की बढ़ती जटिलता (यह विशेष रूप से क्रॉस-फ़ंक्शनल संरचना में स्पष्ट है); व्यक्तिगत टीमों के काम के समन्वय में कठिनाई; उच्च योग्य और जिम्मेदार कर्मियों की आवश्यकता और संचार के लिए उच्च आवश्यकताएं।

उद्यम के संगठन में सुधार. व्यवसाय चलाने का कार्य जटिल और विविध है। सभी संरचनात्मक प्रभागों के समन्वित कार्य और उनके बीच कार्यों के सख्त वितरण को सुनिश्चित करने के लिए, एक उद्यम के लिए आंतरिक उत्पादन नियम (विभागों, कार्यशालाओं, क्षेत्रों, समूहों, टीमों आदि पर नियम) रखना उचित है। उन्हें इकाई के कार्यों, इसकी संरचना, अधीनता को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए और इसके प्रबंधक और कर्मचारियों के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को विकसित करना चाहिए। किसी उद्यम के सफल प्रबंधन के लिए अधीनस्थों के बीच जिम्मेदारियों का स्पष्ट वितरण महत्वपूर्ण है।

प्रबंधन के आवश्यक लचीलेपन और दक्षता को सुनिश्चित करने के लिए, प्रबंधक को कर्मचारियों को अधिकारों के साथ सशक्त बनाना चाहिए और संबंधित जिम्मेदारियों को इस तरह से वितरित करना चाहिए कि उभरते मुद्दों को प्रबंधन के न्यूनतम संभव स्तर पर हल किया जाए। प्रबंधन प्रणाली विभागों के कर्मचारियों के अधिकारों और जिम्मेदारियों की विशिष्ट श्रृंखला नौकरी विवरण द्वारा प्रदान की जाती है जो प्रत्येक कार्यस्थल पर उपलब्ध होनी चाहिए। नौकरी विवरण कर्मचारी की जिम्मेदारी को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ाते हैं, उसके कार्यों को निर्दिष्ट करते हैं और प्रबंधक को उनके कार्यान्वयन की प्रगति को स्पष्ट रूप से नियंत्रित करने में सक्षम बनाते हैं।

कार्य में सफलता प्राप्त करने के लिए एक शर्त सौंपे गए कार्य के निष्पादन के सत्यापन का सक्षम संगठन है। स्थापित प्रक्रिया के प्रत्येक उल्लंघन, किसी विशेष कर्मचारी को सौंपे गए कर्तव्यों के प्रत्येक असंतोषजनक प्रदर्शन के लिए उचित दंड देना होगा।

प्रबंधन प्रणाली में सुधार की आवश्यकता उत्पादन और आर्थिक संबंधों की बढ़ती जटिलता से जुड़ी वस्तुनिष्ठ प्रक्रियाओं के कारण है: जानकारी एकत्र करने और संसाधित करने पर काम की मात्रा में वृद्धि; उद्यमों की गतिविधि के क्षेत्रों में परिवर्तन (विस्तार)।

यहां एक विशेष स्थान सूचना एकत्र करने और संसाधित करने की समस्या और उसके आधार पर लिए गए निर्णयों की गुणवत्ता का है।

विदेशों में किए गए शोध से पता चलता है कि कुछ मामलों में सूचना का वास्तविक प्रवाह इसे समझने और संसाधित करने की मानवीय क्षमता से लगभग 4-5 गुना अधिक है।

परिणामस्वरूप, जानकारी का केवल एक भाग ही उपयोगी रूप से उपयोग किया जाता है, जो अंततः उत्पादन प्रक्रिया को प्रभावित करता है। आंकड़े बताते हैं कि निचले और अक्सर मध्यम प्रबंधन अपने कामकाजी समय का कम से कम 40-50% जानकारी एकत्र करने और रिपोर्ट तैयार करने में खर्च करते हैं। इसलिए, केवल ऐसा प्रबंधन प्रभावी है जो आपको कम समय में सूचना के बढ़ते प्रवाह को संसाधित करने और इसमें निहित संकेतकों की उद्देश्यपूर्ण आवश्यक संख्या का उपयोग करने की अनुमति देता है। समस्या का समाधान सूचना प्रसंस्करण के मशीनीकरण और स्वचालन के उचित साधनों की सहायता से ही संभव है। हालाँकि, तकनीकी साधन स्वयं उच्च प्रबंधन दक्षता सुनिश्चित नहीं कर सकते हैं।

इसलिए, एक प्रबंधक के लिए प्रत्येक विशिष्ट मामले में तकनीकी साधनों की पसंद को आर्थिक रूप से उचित ठहराना बेहद महत्वपूर्ण है; इन निधियों के उपयोग के सबसे तर्कसंगत संगठनात्मक रूपों का निर्धारण करें; कार्यान्वयन से पहले, मौजूदा प्रणालियों और कार्य विधियों की समीक्षा करें, दस्तावेज़ीकरण प्रपत्र और मार्ग बदलें।

प्रबंधकीय श्रम की उत्पादकता बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण भंडार कार्य समय के नुकसान को खत्म करने, कार्यों के संयोजन और प्रबंधन कर्मचारियों के बीच श्रम के विभाजन और विशेषज्ञता को विकसित करने में निहित है। प्रबंधन कार्य की मात्रा को कम करने के लिए मुख्य शर्त संबंधित प्रभागों को जोड़कर और उनकी संख्या को तर्कसंगत रूप से कम करके उद्यम के उत्पादन और संगठनात्मक ढांचे में सुधार करना है।

प्रबंधन कार्य की मात्रा को कम करने के लिए दस्तावेज़ीकरण और रिपोर्टिंग का सरलीकरण और कमी, दस्तावेज़ प्रवाह का युक्तिकरण और कार्यालय कार्य में सुधार भी आवश्यक है।