सचिव का दूसरा नाम क्या है? सचिव। सचिव-संदर्भित का कार्य विवरण

एक सचिव एक कार्यालय कर्मचारी होता है जिसके पास टेलीफोन कॉल का उत्तर देने (रिसेप्शनिस्ट) से लेकर सहायक प्रबंधक (निजी सचिव) तक की कई जिम्मेदारियाँ होती हैं।

एक आधुनिक सचिव के लिए आमतौर पर पर्सनल कंप्यूटर के साथ काम करने का कौशल, विदेशी भाषाओं का ज्ञान, संचार कौशल, संचार संस्कृति, समय की पाबंदी और सटीकता की आवश्यकता होती है।

सचिव के रूप में काम करने के लिए आपके पास विशेष ज्ञान या योग्यता की आवश्यकता नहीं है; कोई भी सचिव के रूप में काम कर सकता है।निश्चित रूप से उस तरह से नहीं. सचिव के रूप में काम करने के लिए, आपको किसी विश्वविद्यालय से स्नातक होने की आवश्यकता नहीं है, यह विशेष पाठ्यक्रम पूरा करने के लिए पर्याप्त है। सचिवीय पाठ्यक्रम काफी हद तक कवर करते हैं: व्यावसायिक संचार, नैतिकता, स्पीड रीडिंग, व्यावहारिक मनोविज्ञान, कार्यालय प्रबंधन, टाइपिंग पाठ्यक्रम, शॉर्टहैंड, कार्यालय उपकरण को संभालने की क्षमता प्राप्त करना, मिनी-पीबीएक्स, 1सी में काम करने के कौशल का अध्ययन। इसके अलावा, मनोवैज्ञानिक ऐसे गुणों के महत्व को इंगित करते हैं जैसे: एक व्यक्ति की दूसरों को सूक्ष्मता से समझने और दूसरों के व्यवहार पर पर्याप्त रूप से प्रतिक्रिया करने की क्षमता, और तनाव का प्रतिरोध। मनोवैज्ञानिक गुणों के इस समूह को "भावनात्मक बुद्धिमत्ता" कहते हैं। हर कोई इसमें सफल नहीं होता; वे इसे कॉलेज में नहीं पढ़ाते; यह किसी व्यक्ति की मानसिक बुद्धि पर निर्भर नहीं करता।

सेक्रेटरी एक लंबी, लंबी टांगों वाली सुंदरी होनी चाहिए।उनका काम ऑफिस को सजाना है. निश्चित रूप से उस तरह से नहीं. सुखद रूप ही काफी है. चूँकि सचिव कंपनी का व्यवसायी व्यक्ति है। इसलिए, व्यक्ति को स्टाइल और अच्छे स्वाद की समझ अवश्य होनी चाहिए। यह सुंदर कपड़े पहनने, सक्षमता से बोलने और व्यवसाय शिष्टाचार के बुनियादी नियमों के अनुसार समाज में व्यवहार करने की क्षमता है जो ग्राहकों के बीच कंपनी की पहली छाप बनाती है। व्यावसायिक भागीदार, पहले सचिव के साथ संवाद करके, सहज स्तर पर निर्णय लेते हैं कि वे इस कंपनी के साथ व्यापार करेंगे या नहीं। एक व्यावसायिक संरचना का मुखिया, जो मुख्य रूप से अपनी कंपनी की प्रतिष्ठा की परवाह करता है, कभी भी एक सुंदर लेकिन अयोग्य लड़की को स्वागत कक्ष में नहीं रखेगा। बॉस और कार्यालय के काम को व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है - सचिव की कई जिम्मेदारियों में से एक।

सचिव के रूप में कार्य करना आसान है.आपको बस कॉल का उत्तर देना होगा, कॉफ़ी बनानी होगी, हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ जमा करने होंगे। नहीं, ये सच नहीं है। इस पेशे के प्रतिनिधियों को अक्सर बॉस के शेड्यूल के अनुसार ओवरटाइम और अपने शेड्यूल के निरंतर पुनर्गठन का सामना करना पड़ता है। सचिव के रूप में काम करना अक्सर भावनात्मक रूप से थका देने वाला होता है। जब करने के लिए बहुत कुछ नहीं होता है, जो बहुत कम होता है, तो उन पर अक्सर अतिरिक्त काम का बोझ डाल दिया जाता है, उदाहरण के लिए, कार्यालय प्रबंधक के कार्य आदि। और अगर बॉस का मूड खराब हो तो सबसे पहले सचिव ही उसके निशाने पर आता है। इसके अलावा, एक अच्छी सचिव कंपनी की शांतिदूत होती है; वह संभावित "तूफान" को रोकने में सक्षम होती है। निःसंदेह, यह सेवा निर्देशों में नहीं है। लेकिन सचिव और प्रबंधक के बीच संबंधों की डिग्री "हिट झेलने" की क्षमता पर निर्भर करती है। इसके अलावा, सचिव को टीम के साथ एक आम भाषा खोजने में सक्षम होना चाहिए, किसी को भी अलग किए बिना सभी कर्मचारियों के साथ सहज, व्यवसाय-जैसे संबंध बनाए रखना चाहिए। इस कुशल मनोवैज्ञानिक कार्य के अलावा, सचिव के कर्तव्यों में व्यावसायिक पत्राचार का संचालन करना, बॉस के कार्य दिवस की योजना बनाना, सभी प्रकार की कॉलों का उत्तर देना, व्यावसायिक भागीदारों को प्राप्त करना, रिसेप्शन क्षेत्र और कभी-कभी पूरे कार्यालय के काम की निगरानी करना शामिल है।

सचिव कंपनी की "इच्छाओं" को पूरा करने के लिए एक "काम करने वाली लड़की" है; कंपनी में सचिव का आंकड़ा निर्णायक महत्व का नहीं है।निश्चित रूप से उस तरह से नहीं. एक सचिव जो टीम और बॉस से अधिकार हासिल करने में कामयाब हो गया है, एक प्रकार का "ग्रे एमिनेंस" बन जाता है, जो अदृश्य रूप से, लेकिन समग्र रूप से कंपनी के काम को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है। अक्सर प्रबंधक सलाह के लिए सचिव के पास जाता है, और सहायक ही बॉस का अंतिम निर्णय लेता है। वह अक्सर कंपनी के मामलों के बारे में प्रमुख और उसके प्रतिनिधियों की तुलना में बेहतर जानकारी रखता है, और समय पर, सही, संतुलित सलाह दे सकता है। सचिव प्रत्येक कार्य दिवस की रूपरेखा तय करता है और अप्रत्यक्ष रूप से प्रबंधक को प्रभावित करता है। उदाहरण के लिए, एक सुव्यवस्थित कार्यस्थल और आवश्यक जानकारी समय पर मिलने से बॉस का काम आसान हो जाता है।

सचिव के पास कैरियर में उन्नति के कोई अवसर नहीं हैं।पेशे का मतलब पदोन्नति नहीं है। आंशिक रूप से ऐसा. एक नेता एक अच्छे सचिव को अपने पास रखेगा। यदि बॉस को अपने कर्मचारी पर भरोसा है और वह जानता है कि किसी भी परिस्थिति में उस पर भरोसा किया जा सकता है, तो वह पदोन्नति के लिए पर्यवेक्षक के अनुरोधों को अनदेखा करने की पूरी कोशिश करेगा। इसलिए व्यावसायिकता और समर्पण किसी कर्मचारी के साथ क्रूर मजाक कर सकता है। वहीं, ये गुण करियर ग्रोथ का आधार बन सकते हैं। अपनी नौकरी के हिस्से के रूप में, सचिव को कंपनी में सभी प्रक्रियाओं में भाग लेना होता है, और यह जीवन का एक बहुत ही महत्वपूर्ण अनुभव और भविष्य में एक शानदार शुरुआत है। ऐसे कई उदाहरण हैं जब सचिव के रूप में काम करने के बाद लोग व्यवसायी, उच्च पदस्थ अधिकारी और शीर्ष प्रबंधक बन गए। इसके अलावा, हमारे समय में एक योग्य सचिव एक प्रमुख शीर्ष प्रबंधक के स्तर पर काफी अच्छी कमाई कर सकता है।

सेक्रेटरी एक महिला पेशा है.ऐसे पदों पर पुरुष काम नहीं करते. ज्यादातर महिलाएं सचिव के रूप में काम करती हैं। यह इस तथ्य से समझाया गया है कि, भावनात्मक रूप से, महिलाएं अधिक लचीली होती हैं, उनके लिए मूड, आदतों, बॉस के चरित्र के अनुकूल होना, संघर्षों को सुलझाना आदि आसान होता है। हालाँकि, पुरुष भी सचिव के कर्तव्यों का सामना करने में सक्षम हैं। कई बड़ी कंपनियाँ मजबूत लिंग के प्रतिनिधियों को प्राथमिकता देती हैं, पद को "सचिव" से "सहायक प्रबंधक" में बदल देती हैं।

सचिव का पेशा श्रम बाजार में सबसे अधिक मांग में से एक है।हां यह है। किसी भी कंपनी को ऐसे व्यक्ति की अत्यंत आवश्यकता होती है जो सभी दस्तावेज़ों की निगरानी कर सके, ग्राहकों से मिल सके, कॉफ़ी परोस सके और बॉस के कार्यालय को अवांछित आगंतुकों से बचा सके। इसके अलावा, वह कंपनी का "कॉलिंग कार्ड" था।

कोई भी सचिव उस प्रबंधक की रखैल होती है जिसके लिए वह काम करती है।यह एक स्थापित मिथक है. उसके बॉस और सचिव को छोड़कर, उसके आस-पास के सभी लोगों को उस पर भरोसा है। एक पेशेवर को जो अलग करता है वह यह है कि यदि वह नहीं चाहता कि रिश्ते के प्रकार का उल्लेख किया जाए, तो ऐसा नहीं होगा। हालाँकि ऑफिस रोमांस इतना असामान्य नहीं है। ऐसा होता है कि बॉस और सचिव व्यवसाय की सभी कठिनाइयों से गुजरते हुए, काम पर एक साथ बहुत समय बिताते हैं, इसलिए उनके बीच अक्सर अनौपचारिक रिश्ते पैदा होते हैं। लेकिन कंपनी के हित में बॉस और सेक्रेटरी के बीच मौजूदा दूरी को कम न करना ही बेहतर है।

सचिव को लगातार मुस्कुराना चाहिए।हां यह है। आख़िरकार, कोई भी उदास, आक्रामक या शर्मीले कर्मचारी को नहीं देखना चाहता। सचिव का पद आपको बॉस के दरवाजे पर आने वाले हर व्यक्ति के साथ व्यवहार करने, सभी के साथ दयालुता, मुस्कुराहट के साथ व्यवहार करने और उन आगंतुकों को विनम्रता से विदा करने के लिए बाध्य करता है जिन्हें बॉस नहीं चाहता है। यहां तक ​​कि विशेष प्रशिक्षण भी हैं जो आपको जरूरत पड़ने पर मुस्कुराना सिखाते हैं।

सचिव को बॉस का वफादार सहायक और दाहिना हाथ कहा जाता है, और अच्छे कारण से, क्योंकि प्रबंधक के सचिव की जिम्मेदारियों में प्रभावी प्रबंधन और प्रशासनिक गतिविधियों को सुनिश्चित करना शामिल है। प्रबंधक का सचिव व्यावसायिक कागजात और दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन में लगा हुआ है, व्यवसाय में बॉस की मदद करता है, और कई संगठनात्मक मुद्दों को हल करता है।

सचिव-सहायक की स्थिति को एक प्रतिनिधि पद भी माना जा सकता है, क्योंकि वह कंपनी का चेहरा है - वह मेहमानों से मिलता है, कॉल और पत्रों का जवाब देता है। इस प्रकार के कार्य के लिए अत्यधिक संयम, संचार कौशल और संगठन की आवश्यकता होती है। इस कारण से, एक सचिव का पेशा बड़ी संभावनाओं का वादा कर सकता है - भविष्य में, एक विशेषज्ञ एक कार्यालय प्रबंधक बन सकता है, और फिर निदेशकों या शीर्ष प्रबंधकों में से एक बन सकता है।

कार्यकारी सचिव के पद की आवश्यकता लगभग हर उस कंपनी में होती है जिसमें ग्राहकों और आगंतुकों के लिए एक कार्यालय होता है। ये बड़े उद्यम और छोटे व्यावसायिक संगठन दोनों हो सकते हैं।

पेशे का इतिहास

समय के साथ, सचिव की शक्तियों में काफी विस्तार हुआ है और आज वे कई प्रकार के कार्य कर सकते हैं। इस प्रकार, एक संकीर्ण विशेषज्ञता वाले विशेषज्ञों की आवश्यकता उत्पन्न हुई, जिसके परिणामस्वरूप सचिव-सहायक, क्लर्क, सचिव-अनुवादक और कार्यालय प्रबंधक का पेशा सामने आया।

सचिव के उत्तरदायित्व

सचिव-सहायक की नौकरी की जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

• आगंतुकों का स्वागत;
• फ़ोन कॉल प्राप्त करना;
• रिकॉर्ड रखना;
• प्रबंधक के कार्य दिवस की योजना बनाना;
• बैठकों का संगठन;
• व्यावसायिक यात्रा के दौरान प्रबंधक और अन्य कर्मचारियों के लिए टिकट और होटल आरक्षण का आदेश देना;
• कार्यालय के लिए स्टेशनरी का ऑर्डर देना;
• प्रबंधक के अनुरोधों को पूरा करना.

कभी-कभी प्रबंधक के सचिव के कार्यों में अंग्रेजी में पत्राचार भी शामिल होता है।

सचिव के लिए आवश्यकताएँ

सचिव सहायक के लिए आवश्यकताओं में शामिल हैं:

• माध्यमिक या उच्च शिक्षा;
• पीसी स्वामित्व;
• कार्यालय कार्य की मूल बातों का ज्ञान;
• अंग्रेजी का ज्ञान (कभी-कभी)।

साथ ही, सचिव के पद के लिए निम्नलिखित कौशल की आवश्यकता होती है:

• समय की पाबंदी;
• अच्छा दिखने की क्षमता (प्रस्तुत करने योग्य);
• संगठन।

सचिव बायोडाटा नमूना

नमूना फिर से शुरू करें

सेक्रेटरी कैसे बने

सचिव कैसे बनें? यह किसी भी उच्च शिक्षा का धारक हो सकता है जिसने सचिवीय-सहायक पाठ्यक्रम पूरा कर लिया हो या सीधे नौकरी पर प्रशिक्षण प्राप्त किया हो। एक नियम के रूप में, नियोक्ता आवेदक की अर्जित विशेषज्ञता पर विशेष आवश्यकताएं नहीं लगाते हैं, बल्कि यह सुनिश्चित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि आवेदक के पास आवश्यक व्यक्तिगत गुण हैं और वह उचित स्तर पर कर्तव्यों का पालन करने में सक्षम है।

सचिव वेतन

एक सचिव का वेतन अलग-अलग हो सकता है - 15 से 45 हजार रूबल तक। आय कर्मचारी के कर्तव्यों और उस क्षेत्र पर निर्भर करती है जिसमें वह काम करता है। एक सचिव-सहायक का औसत वेतन 30 हजार रूबल है।

प्रबंधक उत्तरदायित्व पर लौटें

सचिव निम्नलिखित कर्तव्य करता है:

— प्रबंधक की प्रशासनिक एवं प्रशासनिक गतिविधियों के लिए संगठनात्मक एवं तकनीकी सहायता पर कार्य करता है।

- प्रबंधक द्वारा विचार के लिए प्राप्त पत्राचार को स्वीकार करता है, कार्य प्रक्रिया में उपयोग या प्रतिक्रियाओं की तैयारी के लिए संरचनात्मक इकाइयों या किसी विशिष्ट कलाकार को किए गए निर्णय के अनुसार इसे प्रसारित करता है।

- प्रबंधक के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ और व्यक्तिगत विवरण स्वीकार करता है।

- टेलीफोन कॉल का उत्तर देता है, आधिकारिक जानकारी रिकॉर्ड करता है और प्रबंधक तक पहुंचाता है, प्रबंधक के साथ टेलीफोन पर बातचीत आयोजित करता है।

— प्रबंधक की ओर से पत्र, अनुरोध और अन्य दस्तावेज़ तैयार करता है।

— प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, प्रतिभागियों को बैठक के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में सूचित करना), बैठकों और बैठकों के कार्यवृत्त को बनाए रखना और तैयार करने पर काम करता है।

- जारी किए गए आदेशों और निर्देशों के उद्यम के कर्मचारियों द्वारा निष्पादन की निगरानी करता है, साथ ही नियंत्रण में लिए गए प्रबंधक के निर्देशों और निर्देशों को पूरा करने के लिए समय सीमा के अनुपालन की निगरानी करता है।

- प्रबंधक के कार्यस्थल को आवश्यक संगठनात्मक उपकरण, कार्यालय आपूर्ति प्रदान करता है, और प्रबंधक के प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनाता है।

— आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, कर्मचारियों के अनुरोधों और सुझावों पर शीघ्र विचार करने की सुविधा प्रदान करता है।

- अनुमोदित नामकरण के अनुसार फ़ाइलें तैयार करता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें स्थापित समय सीमा के भीतर अभिलेखागार में जमा करता है।

— प्रबंधक के लिए व्यावसायिक यात्राएं आयोजित करता है: हवाई और ट्रेन टिकटों का ऑर्डर देता है, होटल बुक करता है।

- अपने तत्काल वरिष्ठ से व्यक्तिगत आधिकारिक कार्य निष्पादित करता है।

सचिव का अधिकार है:

- सौंपे गए कार्यों को हल करने के लिए आवश्यक सीमा तक गोपनीय जानकारी सहित जानकारी प्राप्त करें।

— अपने काम और कंपनी के काम में सुधार के लिए प्रबंधन को प्रस्ताव प्रस्तुत करें।

- व्यक्तिगत रूप से या प्रबंधक की ओर से उद्यम के विभागों और अन्य विशेषज्ञों से अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करें।

- प्रबंधन को आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन और कंपनी की गतिविधियों के परिणामस्वरूप उत्पन्न सभी दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए सामान्य स्थिति बनाने की आवश्यकता है।

- अपनी क्षमता के अनुरूप निर्णय लें।

सचिव जिम्मेदार है:

- किसी के आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता और/या असामयिक लापरवाही से प्रदर्शन के लिए।

- व्यापार रहस्य और गोपनीय जानकारी बनाए रखने पर वर्तमान निर्देशों, आदेशों और विनियमों का पालन करने में विफलता के लिए।

- आंतरिक श्रम नियमों, श्रम अनुशासन, सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा नियमों के उल्लंघन के लिए।

निदेशक के उत्तरदायित्व
पूर्व डायरेक्टर
बाहरी नियंत्रण
परिचालन प्रबंधन
नियंत्रण प्रणाली

पीछे | | ऊपर

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एक सचिव को क्या पता होना चाहिए और क्या करने में सक्षम होना चाहिए, यह योग्यता विवरण में निर्धारित किया गया है।

योग्यता विशेषताएँ- यह एक नियामक दस्तावेज है जो स्थापित करता है कि किसी विशेष कर्मचारी को अपनी नौकरी पर क्या करना चाहिए, उसे इसके लिए क्या जानना चाहिए और क्या करने में सक्षम होना चाहिए, और उसके प्रशिक्षण का स्तर क्या होना चाहिए।

नौकरी की ज़िम्मेदारियाँ (सचिव को सक्षम होना चाहिए)उद्यम (या प्रभाग) के प्रमुख के काम का समर्थन और रखरखाव करने के लिए तकनीकी कार्य करना, प्रबंधक के कार्य दिवस की योजना बनाने में सहायता करना। विभागों या कलाकारों से प्रबंधक के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करें, उसके निर्देश पर कर्मचारियों को बुलाएँ। प्रबंधक की टेलीफोन बातचीत को व्यवस्थित करना, टेलीफोन संदेश प्राप्त करना और प्रसारित करना, उसकी अनुपस्थिति में प्राप्त संदेशों को रिकॉर्ड करना और उनकी सामग्री को प्रबंधक के ध्यान में लाना। प्रबंधक के लिए यात्राएँ और व्यावसायिक यात्राएँ व्यवस्थित करें। प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, प्रतिभागियों को बैठक या बैठक के समय, स्थान और एजेंडे के बारे में सूचित करना, उन्हें पंजीकृत करना), मिनटों को बनाए रखना और तैयार करने पर काम करना। प्रबंधक के कार्यस्थल को कार्यालय आपूर्ति, संगठनात्मक उपकरण प्रदान करें और उसके प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनाएँ। इंटरकॉम के माध्यम से जानकारी प्रसारित और प्राप्त करें, प्रबंधक के निर्देशानुसार विभिन्न सामग्रियों को तुरंत प्रिंट करें। दस्तावेज़ीकरण कार्य का संचालन करें, प्रबंधक को संबोधित पत्राचार स्वीकार करें, इसे उद्यम में अपनाई गई प्रक्रिया के अनुसार व्यवस्थित करें और विचार के बाद, इसे विभागों के प्रमुखों या विशिष्ट कलाकारों को उनके काम की प्रक्रिया में उपयोग करने या प्रतिक्रिया तैयार करने के लिए स्थानांतरित करें। . प्रबंधक और कर्मचारियों को सूचना सेवाएँ प्रदान करें (मौखिक, वृत्तचित्र, प्रेस समीक्षा संकलित करें, दिलचस्प लेखों की प्रतियां प्रदान करें)। नागरिकों के व्यक्तिगत आवेदनों पर प्रबंधक के निर्देशों को पूरा करने की समय सीमा की निगरानी करें। आगंतुकों के स्वागत की व्यवस्था करें, साथ ही उन पर चतुराई और ध्यान दें, कर्मचारियों के अनुरोधों और सुझावों पर त्वरित विचार की सुविधा प्रदान करें, फाइलों के अनुमोदित नामकरण के अनुसार फाइलें तैयार करें, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करें और उन्हें स्थापित समय सीमा के भीतर अभिलेखागार में जमा करें। . डेटाबेस बनाएं और उपयोग करें (इंटरनेट जानकारी सहित)।

सचिव को पता होना चाहिए:कंपनी की गतिविधियाँ और कर्मचारियों की नौकरी की जिम्मेदारियाँ और दक्षताएँ; दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए विनियम और निर्देश; टाइपस्क्रिप्ट; पर्सनल कंप्यूटर, आधुनिक कंप्यूटर संपादकों (वर्ड, एक्सेल, आदि) पर काम करें; वर्तनी और विराम चिह्न नियम; विभिन्न दस्तावेज़ों को मुद्रित करते समय सामग्री व्यवस्था का क्रम; कार्यालय उपकरण (फैक्स, मिनी-स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज, फोटोकॉपियर, वॉयस रिकॉर्डर, टेप रिकॉर्डर) के संचालन के नियम; इंटरकॉम का उपयोग करने के नियम; संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली के लिए मानक; आंतरिक श्रम नियम; सचिवीय कार्य के वैज्ञानिक संगठन के मूल सिद्धांत; मानव मनोविज्ञान और प्रभावी संचार के नियम; कार्यालय शिष्टाचार; श्रम सुरक्षा, सुरक्षा, औद्योगिक स्वच्छता और अग्नि सुरक्षा के नियम और विनियम; ग्राहकों और भागीदारों की विदेशी भाषा; रूसी संघ का श्रम संहिता।

उद्यमों (फर्मों) में योग्यता विशेषताओं को विकसित करने और निर्दिष्ट करने के लिए, नौकरी विवरण विकसित किए जाते हैं।

नौकरी विवरण मुख्य संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज है जो सचिव की गतिविधियों को नियंत्रित करता है, उसके अधिकारों, संगठन में स्थिति और उसके काम की प्रकृति को परिभाषित करता है। सचिव कर्मचारियों के साथ अपने संबंधों में इस दस्तावेज़ पर भरोसा करता है। नौकरी के विवरण में क्या लिखा है, तो सवाल उठता है कि इसमें क्या अधिकार दिए गए हैं, वे ही सचिव के पास हैं।

सचिव के लिए नौकरी का विवरण एक व्यक्तिगत दस्तावेज़ है, क्योंकि सचिव के पद के कई स्तर होते हैं। एक छोटे संगठन (या कंपनी) में केवल एक सचिव (संदर्भित सचिव) होगा। बड़े संगठनों में, प्रबंधक और उसके प्रतिनिधियों के पास प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में सचिव हो सकते हैं। बोर्ड के सचिव, वैज्ञानिक परिषदों के वैज्ञानिक सचिव आदि होते हैं। प्रत्येक सचिव हमेशा, संगठन की गतिविधियों की मात्रा और विशिष्टताओं, प्रबंधक की आवश्यकताओं और सचिव में उसके विश्वास के आधार पर, जिम्मेदारियों और अधिकारों की अपनी सीमा विकसित करता है। , रचनात्मक, तार्किक और तकनीकी प्रकार के कार्यों के विभिन्न संयोजन। साथ ही, दस्तावेज़ और गैर-दस्तावेज़ सेवाओं के लिए प्रबंधन संचालन का एक मानक सेट है जो सभी सचिवों द्वारा किया जाता है। इसके अलावा, एक सचिव के नौकरी विवरण को तैयार करने की ख़ासियत और जटिलता उसकी गतिविधियों की बहुमुखी प्रतिभा के कारण होती है। इसलिए, सचिव (संदर्भित सचिव) के कार्य विवरण के लिए किसी एक मानक के बारे में बात करना असंभव है।

हालाँकि, किसी भी नौकरी विवरण की तरह, इसके लिए भी सामान्य आवश्यकताएँ हैं। सबसे पहले, इसमें पाठ की पहले से ही स्थापित एकीकृत संरचना है, अर्थात् अनुभाग:

1. सामान्य प्रावधान;

2) कार्य;

3) नौकरी की जिम्मेदारियां;

5) जिम्मेदारी;

6) रिश्ते;

7) स्थिति के अनुसार कनेक्शन।

एक "कार्य मूल्यांकन" अनुभाग जोड़ा जा सकता है, और हाल के वर्षों में "कार्य संगठन (दैनिक दिनचर्या)" अनुभाग तेजी से सामने आया है।

"सामान्य प्रावधान" अनुभाग में स्टाफिंग टेबल के अनुसार पद का सटीक नाम, प्रबंधन प्रणाली में स्थान, यानी संरचनात्मक इकाई और अधीनता का नाम, नियुक्ति और बर्खास्तगी की प्रक्रिया और प्रतिस्थापन की प्रक्रिया शामिल है। बड़े संगठनों में जिनमें पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा होती है, सचिव के पास दोहरी अधीनता होती है - सीधे अपने पर्यवेक्षक के पास और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के प्रमुख के पास। सचिवों की नियुक्ति और बर्खास्तगी प्रमुख के आदेश से की जाती है (एक बड़े संगठन में - पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के प्रमुख के प्रस्ताव पर)।

यह अनुभाग पेशेवर प्रशिक्षण और कार्य अनुभव के लिए आवश्यकताओं को भी निर्दिष्ट करता है। आज, सचिव के प्रति दृष्टिकोण और उनके लिए आवश्यकताएं नाटकीय रूप से बदल गई हैं। कंपनियाँ उच्च या माध्यमिक विशिष्ट शिक्षा वाले एक सचिव की तलाश कर रही हैं, जो एक विदेशी भाषा जानता हो और कंप्यूटर पर पारंगत हो। तेजी से, सचिव के साथ-साथ विदेश में भी, एक नहीं, बल्कि दो या दो से अधिक विदेशी भाषाओं को जानने की आवश्यकता होती है, क्योंकि कंपनियों के विदेशी भागीदारों के साथ कई संपर्क होते हैं, और सचिव उनके साथ संवाद करते हैं। इसमें मुख्य विधायी, मानक, कार्यप्रणाली, संगठनात्मक, प्रशासनिक दस्तावेजों पर निर्देश भी शामिल हैं जो सचिव को उनके काम में मार्गदर्शन करते हैं।

"कार्य" अनुभाग सचिव (सचिव-सहायक) की गतिविधि के मुख्य क्षेत्रों को सूचीबद्ध करता है, उदाहरण के लिए: प्रबंधक के लिए सूचना और दस्तावेज़ीकरण समर्थन, प्रबंधक के काम के लिए संगठनात्मक समर्थन, प्रदर्शनियों और प्रस्तुतियों की तैयारी में भागीदारी, आदि।

"नौकरी की जिम्मेदारियाँ" अनुभाग उनके कार्यान्वयन में उपयोग किए जाने वाले सभी प्रकार के कार्यों, संचालन और प्रौद्योगिकियों को सूचीबद्ध करता है। यह सचिव द्वारा किए गए कार्यों को तार्किक क्रम में सूचीबद्ध करता है। सभी प्रकार के कार्यों को निष्पादन तकनीक का संकेत देते हुए संचालन में विभाजित किया गया है। उदाहरण के लिए, फ़ंक्शन "सूचना और दस्तावेज़ीकरण समर्थन" को दो भागों में विभाजित किया गया है: दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ों के साथ काम करना। प्रलेखन, बदले में, परियोजना प्रबंधक के निर्देशों पर पत्र (निमंत्रण पत्र, अनुस्मारक पत्र, आदि), टेलीग्राम इत्यादि तैयार करना शामिल है; कंप्यूटर पर प्रबंधक दस्तावेज़ टाइप करना; हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक को प्रस्तुत किए जाने पर दस्तावेजों की शुद्धता की जाँच करना (मानक की आवश्यकताओं के अनुसार वीजा, उपलब्धता और विवरण की शुद्धता, आदि); दस्तावेजों की प्रतियां बनाना और प्रमाणित करना आदि। दस्तावेजों के साथ काम करने में आने वाले दस्तावेजों को प्राप्त करना (उदाहरण के लिए घंटे इंगित किए गए हैं: 09 और 16 बजे), फैक्स और ई-मेल प्राप्त करना (दिन के दौरान); कार्यालय प्रबंधन निर्देशों की आवश्यकताओं के अनुसार प्राप्त दस्तावेजों का प्रारंभिक प्रसंस्करण; दस्तावेज़ों की प्रारंभिक समीक्षा (यदि सचिव को सौंपी गई हो); संगठन में स्थापित नियमों के अनुसार दस्तावेजों का पंजीकरण; प्रबंधक को दस्तावेज़ों की रिपोर्ट, आदि।

"अधिकार" अनुभाग शायद सबसे महत्वपूर्ण है। वह प्रबंधन प्रणाली में सचिव के स्थान, उसके महत्व और संगठन में स्थिति पर जोर देता है। अधिकारों के माध्यम से ही प्रबंधक द्वारा सचिव को सौंपी गई शक्तियां और उसकी स्वतंत्रता की डिग्री दिखाई देती है। यह अनुभाग सचिव को बुनियादी रणनीतिक और सामरिक कार्यों को हल करने के लिए प्रबंधक के समय को मुक्त करने की अनुमति देता है।

यह नौकरी विवरण का यह खंड है जो सचिव (सचिव-संदर्भित) को अधिक या कम शक्तियां देता है और उसकी क्षमताओं की डिग्री निर्धारित करता है।

"जिम्मेदारी" अनुभाग कानून के अनुसार सख्ती से तैयार किया गया है।

प्रबंधन तंत्र के किसी भी कर्मचारी के काम को व्यवस्थित करने के लिए अनुभाग "संबंध (स्थिति के अनुसार कनेक्शन)" भी बहुत महत्वपूर्ण है, और यह मुख्य रूप से स्वचालित प्रणालियों के सक्रिय कार्यान्वयन के कारण है, जिसके लिए किस जानकारी, किस रूप में, के विस्तृत संकेत की आवश्यकता होती है। यह किसको प्रेषित होता है और किससे प्राप्त होता है।

हाल के वर्षों में, नौकरी विवरण में "नौकरी मूल्यांकन" अनुभाग अक्सर दिखाई देता है। यह आमतौर पर काम की समयबद्धता और उसकी गुणवत्ता के लिए मानदंड निर्दिष्ट करता है, उदाहरण के लिए: शिकायतों, दावों और आलोचनाओं की अनुपस्थिति; दस्तावेज़ों में कोई त्रुटि नहीं; प्रबंधन आदि से निर्देशों को पूरा करने के लिए समय सीमा का अनुपालन।

एक नियम के रूप में, नौकरी विवरण इसके संशोधन की प्रक्रिया के संकेत के साथ समाप्त होता है। नौकरी विवरण को संशोधित करने की शर्तें संगठन की संरचना में परिवर्तन हो सकती हैं, जिसके परिणामस्वरूप कर्मचारी जिम्मेदारियों का पुनर्वितरण, सचिव द्वारा किए गए कार्य के प्रकार में बदलाव, या कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरूआत हो सकती है। लेकिन अधिक बार वे निर्देशों के अनिवार्य संशोधन या पुन: अनुमोदन की अवधि (3 वर्ष या 5 वर्ष) का संकेत देते हैं।

एक वैकल्पिक अनुभाग "कार्य संगठन" है, लेकिन हाल ही में यह बहुत लोकप्रिय हो गया है और अधिक सामान्य होता जा रहा है। यह एक सचिव के काम के लिए एक अनुमानित दैनिक दिनचर्या प्रदान करता है। यह इस तरह दिख सकता है.

कार्य दिवस का पहला भाग:

1) कार्यस्थल (आपकी और प्रबंधक की) की स्थिति की जांच करने, खुद को व्यवस्थित करने, आने वाले दिन के लिए एक योजना बनाने या स्पष्ट करने के लिए प्रबंधक से 10 मिनट पहले काम पर आएं;

2) योजना के अनुसार आवश्यक दस्तावेजों और फाइलों का चयन करें;

3) पत्राचार प्राप्त करें, सामग्री से खुद को परिचित करें, उन दस्तावेजों को अलग रखें जिनके लिए प्रबंधक से प्राथमिकता निर्णय की आवश्यकता होती है;

4) प्रबंधक को तुरंत टेलीग्राम, अत्यावश्यक फैक्स और टेलीफोन संदेश स्थानांतरित करें;

5) शेष दस्तावेजों के लिए संभावित उत्तरों या समाधानों के विकल्प तैयार करें, उन्हें निष्पादकों के बीच वितरित करें;

6) प्राप्त समीक्षाएँ, रिपोर्ट, निमंत्रण आदि देखें।

डी।; अपनी कैलेंडर डायरी में सभी घटनाओं की तारीखें और समय रिकॉर्ड करें;

7) वर्तमान जानकारी और संदर्भ कार्य के लिए आवश्यक दस्तावेज़ रखें;

8) प्राप्त पत्राचार के बारे में प्रबंधक को रिपोर्ट करें;

9) प्रबंधक के साथ मिलकर, वर्तमान दिन के लिए नियोजित घटनाओं की सामग्री को स्पष्ट करें;

10) प्रबंधक के निर्देशों को संबंधित निष्पादकों को फोन और व्यक्तिगत रूप से बताएं और उन्हें दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समाप्त होने वाली समय सीमा की याद दिलाएं।

दिन का दूसरा भाग:

1) हस्ताक्षर के लिए निष्पादित दस्तावेजों का संग्रह और तैयारी;

2) निष्पादित दस्तावेज़ों के बारे में प्रबंधक को रिपोर्ट करें, प्रबंधक से उसके द्वारा संसाधित दस्तावेज़ लें;

3) आउटगोइंग दस्तावेज़ों को संसाधित करना और भेजना;

4) अगले दिन के लिए गतिविधियाँ निर्धारित करें।

पूरे कार्य दिवस के दौरान निम्नलिखित कार्य किए जाते हैं:

क) आगंतुकों के साथ काम करना, टेलीफोन पर बातचीत करना;

बी) निष्पादित दस्तावेजों को फाइलों में दाखिल करना;

ग) कंप्यूटर पर कार्य करना;

घ) प्रबंधक के निर्देशों के अनुसार दस्तावेजों की प्रतिलिपि का आयोजन करना।

कार्य दिवस की समाप्ति:

1) अपनी डायरी की समीक्षा करें और संबंधित विभागों को कुछ आयोजनों की तैयारी की आवश्यकता के बारे में सूचित करें;

2) यदि प्रबंधक कार्य दिवस की समाप्ति के बाद भी काम पर रहता है, तो उसे सभी आवश्यक जानकारी और सामग्री प्रदान करना आवश्यक है;

3) अपने कार्यस्थल को व्यवस्थित करें, दस्तावेज़ हटा दें, तिजोरी और सभी फाइलिंग कैबिनेटों को बंद कर दें, नेटवर्क से इलेक्ट्रॉनिक और तकनीकी उपकरण बंद कर दें।

नौकरी विवरण प्रबंधन तंत्र के काम को व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों के पूरे पैकेज का एक अभिन्न अंग है।

सलाह।अपना कार्य दिवस व्यवस्थित करें ताकि आप सब कुछ पूरा कर सकें और सभी के लिए उपयोगी हो सकें। अपने आप को अपने काम के प्रति समर्पित करें, लेकिन यह न भूलें कि कुछ ऐसे मुद्दे भी हैं जो आपकी क्षमता से परे हैं। इसलिए वही करो जो तुम्हें करना है।

इसको जोड़कर:एक बार फिर यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि सचिव के लिए नौकरी का विवरण एक व्यक्तिगत दस्तावेज़ है, क्योंकि सचिव की स्थिति में कई ग्रेडेशन होते हैं। प्रत्येक सचिव, संगठन की गतिविधियों की मात्रा और विशिष्टताओं, प्रबंधक की आवश्यकताओं और सचिव में उसके विश्वास के आधार पर, जिम्मेदारियों और अधिकारों की अपनी सीमा, रचनात्मक, तार्किक और तकनीकी प्रकार के कार्यों के विभिन्न संयोजन विकसित करता है।

किसी उद्यम के मुख्य अभियंता को आमतौर पर निदेशक का दाहिना हाथ माना जाता है, और वाणिज्य के लिए डिप्टी को बायां हाथ माना जाता है, लेकिन जब सचिव अनुपस्थित होता है, तो निदेशक के पास कोई हाथ नहीं होता है।

सचिव और किस्मों की अवधारणा
"सचिव" की अवधारणाकाफ़ी विस्तृत. लैटिन से अनुवादित, शब्द "सेक्रेटेरियस" का अर्थ है "विश्वासपात्र"।

आमतौर पर सचिव और प्रबंधक के बीच का रिश्ता काफी भरोसेमंद होता है और ऐसा ही होना चाहिए, क्योंकि आधिकारिक शक्तियों द्वारा बाध्य।

आज सचिव की अवधारणा काफी जटिल है और इसके कई स्तर हैं, मैं उनमें से कुछ का उदाहरण दूंगा:
तकनीकी सचिव- कार्यालय उपकरण (फैक्स, मल्टीफ़ंक्शनल डिवाइस, पर्सनल कंप्यूटर) के साथ काम करता है, इंटरनेट का उपयोग करता है, प्रबंधकों और कर्मचारियों से निर्देश लेता है, प्रबंधक की ओर से कंपनियों और संस्थानों को कॉल करता है, संचार के माध्यम से संदेश प्राप्त करता है और भेजता है।
स्वागत सचिव- आने वाले पत्र और फैक्स, ई-मेल प्राप्त करता है, टेलीफोन कॉल का उत्तर देता है, उन्हें विभागों या विशिष्ट कर्मचारियों को अग्रेषित करता है, और आगंतुकों का स्वागत करता है।
कार्यालय सचिव- पत्राचार प्राप्त करता है और उसका विश्लेषण करता है, प्रबंधक और उसके प्रतिनिधियों से निर्देश लेता है, दस्तावेज़ टाइप करता है, दस्तावेज़ बनाए रखता है।
सचिव-सहायक- न केवल एक सचिव, बल्कि एक विशेषज्ञ भी जो कंपनी की गतिविधियों से अच्छी तरह परिचित हो, जो कुछ मामलों में कुछ स्वतंत्र निर्णय ले सकता है। सहायक सचिव प्रबंधक की रिपोर्ट तैयार करता है, प्रबंधक के लिए आवश्यक दस्तावेज खोजता है, प्रबंधक के कार्य दिवस की योजना बनाता है, और उसकी क्षमता के भीतर प्रशासनिक मुद्दों को हल करता है।
कार्यालय प्रबंधक- पूरे कार्यालय के कामकाज को सुनिश्चित करता है: प्रस्तुतियों के लिए सामग्री तैयार करता है, निर्बाध परिवहन सेवाएं, स्पष्ट संचार सुनिश्चित करता है, कार्यालय उपकरणों के संचालन और स्टेशनरी की उपलब्धता सुनिश्चित करता है। कार्यालय प्रबंधक एक छोटे संस्थान में कार्यालय की उपस्थिति के लिए जिम्मेदार होता है, वह एक कार्मिक अधिकारी के कार्य भी कर सकता है।
छोटे वाणिज्यिक संगठनों में, सचिवों को, चाहे उन्हें किसी भी नाम से बुलाया जाए, उनकी पहचान इस बात से होती है कि उन्हें सार्वभौमिक कार्य करना होता है।
एक सचिव का पेशा शायद एक अभिनेता के पेशे के सबसे करीब होता है। सचिव के काम की विशिष्टता और जटिलता इस तथ्य के कारण है कि वह प्रबंधन, सहकर्मियों और ग्राहकों के साथ संचार के केंद्र में हमेशा दृष्टि में रहता है। एक मुस्कान, एक सुखद आवाज, एक साफ-सुथरी उपस्थिति, आत्मविश्वास से भरे हावभाव और सद्भावना, मूड की परवाह किए बिना, कार्यालय में एक विशेष माहौल बनाते हैं।

सचिव का कार्य विवरण

मैंने अनुमोदित कर दिया
सीईओ
अंतिम नाम I.O. ________________
"________"_____________ ____ जी।

1. सामान्य प्रावधान

1.1. सचिव तकनीकी निष्पादकों की श्रेणी में आता है।
1.2. कंपनी के सामान्य निदेशक के आदेश से सचिव को इस पद पर नियुक्त किया जाता है और पद से बर्खास्त कर दिया जाता है।
1.3. सचिव सीधे कंपनी की संरचनात्मक इकाई के महानिदेशक/प्रमुख को रिपोर्ट करता है।
1.4. सचिव की अनुपस्थिति के दौरान, उसके अधिकार और कर्तव्य किसी अन्य अधिकारी को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं, जैसा कि संगठन के आदेश में घोषित किया गया है।
1.5. निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करने वाले व्यक्ति को सचिव के पद पर नियुक्त किया जाता है: शिक्षा - उच्च, अपूर्ण उच्च या माध्यमिक विशेषज्ञता, कम से कम छह महीने के लिए समान कार्य में अनुभव, कार्यालय उपकरण (फैक्स, कॉपियर, स्कैनर, प्रिंटर), माइक्रोसॉफ्ट का ज्ञान कार्यालय कार्यक्रम (वर्ड, एक्सेल)।
1.6. सचिव को अपनी गतिविधियों में मार्गदर्शन मिलता है:
— रूसी संघ के विधायी कार्य;
- कंपनी का चार्टर, आंतरिक श्रम नियम और कंपनी के अन्य नियम;
- प्रबंधन से आदेश और निर्देश;
- यह नौकरी विवरण.

2. सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियाँ

सचिव निम्नलिखित कर्तव्य करता है:
2.1. प्रबंधक की प्रशासनिक एवं प्रशासनिक गतिविधियों के लिए संगठनात्मक एवं तकनीकी सहायता पर कार्य करता है।
2.2. प्रबंधक द्वारा विचार के लिए प्राप्त पत्राचार को स्वीकार करता है, कार्य प्रक्रिया में उपयोग या प्रतिक्रियाओं की तैयारी के लिए संरचनात्मक इकाइयों या किसी विशिष्ट कलाकार को किए गए निर्णय के अनुसार इसे प्रसारित करता है।
2.3. प्रबंधक के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ और व्यक्तिगत विवरण स्वीकार करता है।
2.4. टेलीफोन कॉल का उत्तर देता है, आधिकारिक जानकारी रिकॉर्ड करता है और प्रबंधक तक पहुंचाता है, प्रबंधक के साथ टेलीफोन पर बातचीत आयोजित करता है।
2.5. प्रबंधक की ओर से पत्र, अनुरोध और अन्य दस्तावेज़ तैयार करता है।
2.6. प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, प्रतिभागियों को बैठक के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में सूचित करना), बैठकों और बैठकों के मिनटों को बनाए रखना और तैयार करना।
2.7. जारी किए गए आदेशों और निर्देशों के उद्यम के कर्मचारियों द्वारा निष्पादन की निगरानी करता है, साथ ही नियंत्रण में लिए गए प्रबंधक के निर्देशों और निर्देशों को पूरा करने के लिए समय सीमा के अनुपालन की निगरानी करता है।
2.8. प्रबंधक के कार्यस्थल को आवश्यक संगठनात्मक उपकरण, कार्यालय आपूर्ति प्रदान करता है, और प्रबंधक के प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनाता है।
2.9. आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, कर्मचारियों के अनुरोधों और सुझावों पर शीघ्र विचार करने की सुविधा प्रदान करता है।
2.10. अनुमोदित नामकरण के अनुसार फ़ाइलें तैयार करता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें स्थापित समय सीमा के भीतर अभिलेखागार में जमा करता है।
2.11. प्रबंधक के लिए व्यावसायिक यात्राएँ आयोजित करता है: हवाई और ट्रेन टिकटों का ऑर्डर देता है, होटल बुक करता है।
2.12.

अपने निकटतम वरिष्ठ से व्यक्तिगत आधिकारिक कार्य निष्पादित करता है।

3. सचिव के अधिकार

सचिव का अधिकार है:
3.1. सौंपे गए कार्यों को हल करने के लिए आवश्यक सीमा तक गोपनीय जानकारी सहित जानकारी प्राप्त करें।
3.2. अपने और कंपनी के काम को बेहतर बनाने के लिए प्रबंधन को प्रस्ताव सबमिट करें।
3.3. व्यक्तिगत रूप से या प्रबंधक की ओर से उद्यम के विभागों और अन्य विशेषज्ञों से अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करें।
3.4. प्रबंधन को आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन और कंपनी की गतिविधियों के परिणामस्वरूप उत्पन्न सभी दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए सामान्य स्थिति बनाने की आवश्यकता है।
3.5. अपनी क्षमता के अनुरूप निर्णय लें.

4. सचिव का उत्तरदायित्व

सचिव जिम्मेदार है:
4.1. किसी के आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करने में विफलता और/या असामयिक, लापरवाहीपूर्ण प्रदर्शन के लिए।
4.2. व्यापार रहस्य और गोपनीय जानकारी बनाए रखने पर वर्तमान निर्देशों, आदेशों और विनियमों का पालन करने में विफलता के लिए।
4.3. आंतरिक श्रम नियमों, श्रम अनुशासन, सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा नियमों के उल्लंघन के लिए।

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सचिवों की आधुनिक श्रेणियाँ

आज, विभिन्न संगठनात्मक और कानूनी रूपों के संगठनों और उद्यमों में, कई प्रकार के सचिवीय पेशे हैं। मुख्य शीर्षक: एक शीर्ष प्रबंधक (किसी संगठन के प्रमुख) के सहायक (या सहायक), सहायक सचिव, स्वागत सचिव (या स्वागत सचिव), कार्यालय प्रबंधक या कार्यालय प्रशासक। एक ओर, किसी पद का शीर्षक अक्सर एक मनोवैज्ञानिक कार्य करता है और सचिव द्वारा किए गए कार्य की प्रतिष्ठा बढ़ाता है। बहुत से लोग बाज़ार के औसत की तुलना में कम वेतन देने पर सहमत होते हैं, जब तक कि पद का नाम मधुर हो। दूसरी ओर, अलग-अलग नामों के पीछे अक्सर पूरी तरह से अलग-अलग कार्य जिम्मेदारियाँ होती हैं।

रिसेप्शन सेक्रेटरी (या रिसेप्शन सेक्रेटरी) का पद आपके करियर का पहला कदम है। रिसेप्शन सचिव के लिए कई नाम हैं: सचिव - रिसेप्शनिस्ट; कार्यालय सचिव या स्वागत सचिव; ड्यूटी सचिव, रिसेप्शनिस्ट या कार्यालय प्रबंधक; सचिव - प्रशासक. कुछ जिम्मेदारियाँ हैं, लेकिन वे बेहद जिम्मेदार हैं: आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करना (चाय या कॉफी की पेशकश सहित), टेलीफोन कॉल का जवाब देना और वितरित करना, पत्राचार भेजना और प्राप्त करना, और, यदि आवश्यक हो, दस्तावेज़ीकरण बनाए रखना और दस्तावेजों की छपाई करना। स्वतंत्रता की डिग्री कम है. स्वागत सचिव का पद संभालने वाले कर्मचारी में, सबसे पहले, प्रबंधक के निर्देशों और निर्देशों का सटीक रूप से पालन करने की क्षमता को महत्व दिया जाता है। किसी विदेशी भाषा का ज्ञान आमतौर पर आवश्यक नहीं होता है। चूंकि रिसेप्शनिस्ट सचिव पहला व्यक्ति होता है जिसे संगठन में आने वाले आगंतुक देखते हैं, यह वह है जो कंपनी की एक अनुकूल और योग्य छवि बनाता है, उसे एक अच्छा प्रभाव डालना चाहिए, और इसलिए, एक सुखद आवाज और उपस्थिति, व्यावसायिक संचार कौशल होना चाहिए , उसके पास अच्छे संचार कौशल, बिना शर्त परिश्रम, सद्भावना, विनम्रता, किसी की भावनाओं को नियंत्रित करने की क्षमता, धैर्य होना भी आवश्यक है।

सचिव का पद कुछ हद तक अधिक स्वतंत्रता रखता है। गैर-राज्य वाणिज्यिक संगठनों का प्रबंधन स्टाफ, एक नियम के रूप में, बहुत छोटा है। इन कंपनियों के प्रमुख मुख्य रूप से बुनियादी उत्पादन मुद्दों, अपने उद्यमों के विकास की रणनीतिक समस्याओं को हल करने में लगे हुए हैं, और प्रबंधकीय (मुख्य रूप से प्रशासनिक) कार्य का एक महत्वपूर्ण हिस्सा अपने सचिवों को सौंपते हैं। एक आधुनिक कंपनी के प्रमुख के सचिव को न केवल दस्तावेजों को जल्दी से टाइप करना और सही ढंग से तैयार करना चाहिए, बल्कि विभिन्न दस्तावेजों के पाठ का मसौदा तैयार करना, परियोजनाओं को संपादित करना, न केवल आगंतुकों के स्वागत और टेलीफोन सेवा को तर्कसंगत रूप से व्यवस्थित करना चाहिए, बल्कि कई मुद्दों को स्वतंत्र रूप से हल करना चाहिए। प्रबंधक से प्राप्त निर्देशों के अनुसार।

इस नए प्रकार के सचिवीय पेशे को सचिव-सहायक कहा जाता है। जैसा कि आप जानते हैं, सचिव और सहायक सचिवीय पेशे के बिल्कुल भिन्न प्रकार हैं। किसी संगठन के प्रमुख का सचिव एक सहायक होता है जो पहले प्रबंधक की गतिविधियों का आयोजन करता है, उसके लिए दस्तावेज़ तैयार करता है, बैठकें, वार्ता, व्यापार यात्राएँ आयोजित करता है और टेलीफोन सेवा प्रदान करता है।

एक सहायक न केवल सचिवीय कार्य के क्षेत्र में, बल्कि कंपनी की मुख्य गतिविधि के क्षेत्र में भी विशेषज्ञ होता है; वह निर्णय, रिपोर्ट, रिपोर्ट, प्रबंधकीय भाषण, विश्लेषणात्मक दस्तावेज़ तैयार करता है; स्थिति का विश्लेषण करता है और कंपनी की रणनीति और रणनीति विकसित करने में भाग लेता है। सचिव-संदर्भ एक विश्वसनीय प्रबंधक होता है जिसके पास कुछ जानकारी होती है और वह अपने बॉस को उद्यम के मुख्य मुद्दों को हल करने पर ध्यान केंद्रित करने का अवसर देने के लिए उसे वर्तमान कार्य से मुक्त कर देता है। सचिव-सहायक के काम के लिए धन्यवाद, प्रबंधक अपने पेशेवर कार्यों को पूरा करने पर यथासंभव ध्यान केंद्रित कर सकता है। एक सचिव - एक कंपनी में एक सहायक - एक विशेषज्ञ होता है जो बौद्धिक और रचनात्मक क्षमताओं का प्रदर्शन करता है।

एक कार्यालय प्रबंधक एक ऐसा कर्मचारी होता है जिसके बिना कोई भी संगठन काम नहीं कर सकता। अजीब बात है कि इस शब्द का स्त्रीलिंग रूप नहीं है। यह एक ऐसा पेशा है जो अपने चारों ओर मिथक बनाता है। एक अनजान व्यक्ति के लिए, एक कार्यालय प्रबंधक का काम प्राथमिक लग सकता है: फोन पर बात करना, बॉस के लिए कॉफी लाना और आगंतुकों को देखकर गर्मजोशी से मुस्कुराना। लेकिन यह इतना आसान नहीं है: यह अकारण नहीं है कि सचिव को कंपनी का "चेहरा" माना जाता है, और भविष्य के सहयोग की सफलता काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि वह ग्राहक पर क्या प्रभाव डालता है और कैसे संवाद करता है। कार्यालय संगठनात्मक कार्मिक कार्यालय प्रौद्योगिकी गतिविधियों के सभी घटकों की संयुक्त गतिविधि और प्रदान किए गए प्रबंधन कार्यों के साथ इसके समन्वय को सुनिश्चित करता है। इसमें कार्यालय के संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख शामिल हैं।

वास्तविक स्थितियों में, विशिष्ट कार्यालय कर्मियों की गतिविधियों में कार्यालय कर्मियों की विभिन्न श्रेणियों के कार्यों को जोड़ना संभव है। हाल तक, ऐसे कर्मचारी, एक नियम के रूप में, अपनी मुख्य गतिविधियों के अलावा समन्वय कार्य भी करते थे, जो हमेशा उचित नहीं होता है। कार्यालय कार्य के प्रभावी संगठन के लिए पेशेवर प्रशिक्षण और आवश्यक अधिकारों और जिम्मेदारियों के साथ उचित पद की उपलब्धता की आवश्यकता होती है। हाल के वर्षों में अभ्यास ने कार्यालय प्रबंधक पद के रूप में इस आवश्यकता को महसूस किया है। एक कार्यालय प्रबंधक एक पेशेवर प्रशासक होता है जो किसी उद्यम के प्रबंधन तंत्र (लेकिन एक संरचनात्मक इकाई नहीं) की गतिविधियों का प्रबंधन करता है। लाक्षणिक रूप से बोलते हुए, एक कार्यालय प्रबंधक "कार्यालय का मालिक", "कर्मचारियों का प्रमुख", उद्यम (संगठन, संस्थान) की गतिविधि के अनगिनत प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों को हल करने में प्रबंधक का पहला सहायक होता है। कार्यालय प्रबंधक को अपने कार्यों को करने में संगठन के प्रमुख की इतनी मदद नहीं करनी चाहिए, बल्कि कंपनी के सभी परिचालन कार्यों के कार्यान्वयन की जिम्मेदारी लेनी चाहिए, इसकी रणनीति के विकास और कार्मिक प्रबंधन के काम में सक्रिय रूप से भाग लेना चाहिए। और प्रबंधन प्रक्रियाओं, संचालन और प्रक्रियाओं के डिजाइन में।

रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 21 अगस्त 1998 संख्या 37 के संकल्प द्वारा अनुमोदित प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के लिए पदों की योग्यता निर्देशिका, एक सहायक प्रबंधक के सचिव की स्थिति को तकनीकी निष्पादक के रूप में वर्गीकृत करती है। सचिवों का अंतर्राष्ट्रीय संघ प्रबंधक के सचिव को निम्नलिखित परिभाषा देता है: “यह एक कार्यकारी सहायक है जो प्रबंधक के सीधे नियंत्रण के बिना, स्वतंत्र रूप से काम करते हुए, प्रबंधक, संरचनात्मक इकाई या समग्र रूप से संगठन की गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ समर्थन के लिए जिम्मेदार है।

आधुनिक बनने की चाहत में, घरेलू नियोक्ता अक्सर विदेशी प्रैक्टिस से नौकरी के शीर्षक उधार लेते हैं, ज्यादातर रूसी से। उदाहरण के लिए, हाल ही में आप "कार्यालय प्रबंधक" या "रिसेप्शनिस्ट सचिव" जैसे नए पदों पर आ सकते हैं, जो, अफसोस, हम अभी तक कर्मचारी पदों की एकीकृत योग्यता निर्देशिका में नहीं पाएंगे (इसके बाद) - ईसीएसडी)।

इस बीच, रूसी योग्यता संदर्भ पुस्तकें और क्लासिफायर लंबे समय से प्रकृति में सलाहकार रहे हैं। जबकि बेलारूसी कानून, अर्थात् खंड 3, भाग 2, कला। बेलारूस गणराज्य के श्रम संहिता के 19 (बाद में श्रम संहिता के रूप में संदर्भित) में एक सख्त आवश्यकता है कि व्यवसायों, पदों, विशिष्टताओं के नाम योग्यता निर्देशिकाओं के अनुरूप होने चाहिए,बेलारूस गणराज्य की सरकार द्वारा निर्धारित तरीके से अनुमोदित। बदले में, कर्मचारी पदों की एकीकृत टैरिफ और योग्यता निर्देशिका के सामान्य प्रावधानों का खंड 1, 2 जनवरी 2012 के बेलारूस गणराज्य के श्रम और सामाजिक संरक्षण मंत्रालय के संकल्प संख्या 1 (बाद में इसे कहा जाएगा) द्वारा अनुमोदित किया गया है। ईएसडीसी के सामान्य प्रावधान), कहते हैं ईसीएसडी संगठनों में उनके संगठनात्मक और कानूनी रूपों की परवाह किए बिना उपयोग के लिए अनिवार्य है,जिसमें श्रम संबंध एक रोजगार समझौते (अनुबंध) पर आधारित होते हैं।

हमने अपनी पत्रिका के पिछले अंक में उपरोक्त कानूनी आवश्यकताओं के उल्लंघन के संबंध में उत्पन्न होने वाले अप्रिय कानूनी परिणामों के बारे में लिखा था और इसे यहां दोहराया नहीं जाएगा। हालाँकि, हम दृढ़ता से सलाह देते हैं: संगठन की स्टाफिंग टेबल में सचिव के पद को जोड़ने और कर्मचारी की कार्यपुस्तिका में भर्ती का रिकॉर्ड बनाने से पहले, आपको पहले बेलारूस गणराज्य के राष्ट्रीय वर्गीकरण "श्रमिकों के पेशे और कर्मचारियों के पदों" को देखना चाहिए। ” (ओकेआरबी 006-2009), बेलारूस गणराज्य के श्रम और सामाजिक संरक्षण मंत्रालय के दिनांक 22 अक्टूबर 2009 नंबर 125 के संकल्प द्वारा अनुमोदित, और सुनिश्चित करें कि ऐसी स्थिति इस दस्तावेज़ द्वारा प्रदान की गई है, और फिर जांच करें ईसीएसडी पर कि क्या आपके सचिव की जिम्मेदारियां उस पद के अनुरूप हैं जिसे आपने उसके लिए चुना है।

ओकेआरबी 006-2009 एक दर्जन से अधिक पदों के लिए प्रावधान करता है, जिसके नाम में "सचिव" शब्द शामिल है। उनमें से, उदाहरण के लिए, "प्रेसिडियम के सचिव", "शैक्षणिक परिषद के सचिव" या "न्यायालय सत्र के सचिव" जैसे कुछ हैं। हम उन सचिवों में रुचि रखते हैं, जिनके बिना कार्यालय, कार्यालय, प्रबंधक के स्वागत कक्ष आदि का काम असंभव है। ऐसे सचिवों की नौकरी की जिम्मेदारियां, साथ ही इन पदों के लिए योग्यता आवश्यकताएं, श्रम और सामाजिक संरक्षण मंत्रालय के डिक्री द्वारा अनुमोदित ईसीएसडी "सभी प्रकार की गतिविधियों के लिए कर्मचारियों की स्थिति" के अंक 1 में निर्धारित की गई हैं। बेलारूस गणराज्य दिनांक 30 दिसंबर, 1999 संख्या 159 (कई संशोधनों और परिवर्धन के साथ, जिनमें से अंतिम संकल्प संख्या 95 दिनांक 09/03/2012 द्वारा पेश किए गए थे)।

प्रबंधक के स्वागत समारोह के सचिव

ध्यान:यहां प्रस्तुत जानकारी कुछ हद तक पुरानी है, परिवर्तनों के लिए देखें!

प्रबंधक का स्वागत सचिव (ओकेआरबी 006-2009-24690 के अनुसार स्थिति कोड) शायद सबसे आम सचिवीय पेशा है। हालाँकि, कोई यह नोटिस करने में विफल नहीं हो सकता है कि, पद के नाम के आधार पर, स्टाफिंग टेबल में इसके परिचय के लिए, संगठन में न केवल एक प्रबंधक, बल्कि एक रिसेप्शन क्षेत्र भी होना आवश्यक है। सच है, हम यह नहीं कह सकते कि यह कितना आवश्यक है।

इस पद को विशेषज्ञ के रूप में वर्गीकृत किया गया है और वर्गीकृत नहीं किया गया है। ईसीएसडी के अनुसार प्रबंधक के स्वागत सचिव की कार्य जिम्मेदारियों में शामिल हैंसंगठन के प्रमुख की प्रशासनिक और प्रशासनिक गतिविधियों के लिए संगठनात्मक और तकनीकी सहायता पर कार्य करना; प्रबंधक द्वारा विचार के लिए प्राप्त पत्राचार प्राप्त करना, कार्य प्रक्रिया में उपयोग या प्रतिक्रिया तैयार करने के लिए संरचनात्मक इकाइयों या विशिष्ट कलाकारों को किए गए निर्णय के अनुसार इसे स्थानांतरित करना; कार्यालय के काम का संचालन करना, तैयारी और निर्णय लेते समय जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने और प्रस्तुत करने के लिए डिज़ाइन की गई कंप्यूटर तकनीक का उपयोग करके विभिन्न संचालन करना। प्रबंधक के स्वागत समारोह के सचिव निम्नलिखित कार्य भी करता है:

• संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर के लिए दस्तावेजों और व्यक्तिगत बयानों को स्वीकार करता है;
• प्रबंधक के कार्य के लिए आवश्यक दस्तावेज़ और सामग्री तैयार करता है;
• निष्पादन के लिए प्राप्त दस्तावेजों की संरचनात्मक इकाइयों और विशिष्ट निष्पादकों द्वारा समय पर समीक्षा और प्रस्तुतीकरण की निगरानी करता है, हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक को प्रस्तुत किए गए तैयार मसौदा दस्तावेजों की शुद्धता की जांच करता है, उनके उच्च गुणवत्ता वाले संपादन को सुनिश्चित करता है;
• प्रबंधक की टेलीफोन बातचीत को व्यवस्थित करता है, उसकी अनुपस्थिति में प्राप्त जानकारी को रिकॉर्ड करता है और उसकी सामग्री को उसके ध्यान में लाता है, प्राप्त करने वाले और इंटरकॉम उपकरणों (टेलीफैक्स, टेलेक्स, आदि) के साथ-साथ टेलीफोन संदेशों के माध्यम से जानकारी प्रसारित और प्राप्त करता है, तुरंत जानकारी लाता है संचार माध्यमों से प्राप्त उनका ध्यान;
• प्रबंधक की ओर से, पत्र, अनुरोध, अन्य दस्तावेज़ तैयार करता है, पत्रों के लेखकों के लिए प्रतिक्रियाएँ तैयार करता है;
• प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, प्रतिभागियों को बैठक के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में सूचित करना), बैठकों और बैठकों के मिनटों को बनाए रखना और तैयार करना;
• संगठन के कर्मचारियों द्वारा जारी आदेशों और निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण रखता है, साथ ही नियंत्रण में लिए गए संगठन के प्रमुख के निर्देशों और निर्देशों को पूरा करने की समय सीमा के अनुपालन पर नियंत्रण रखता है;
• एक नियंत्रण और पंजीकरण फ़ाइल रखता है;
• प्रबंधक के कार्यस्थल को आवश्यक संगठनात्मक उपकरण, कार्यालय आपूर्ति प्रदान करता है, और उसके प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनाता है;
• प्रबंधक के निर्देश पर, उसके काम के लिए आवश्यक आधिकारिक सामग्री प्रिंट करता है, या डेटा बैंक में वर्तमान जानकारी दर्ज करता है;
• आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, कर्मचारियों के अनुरोधों और सुझावों पर शीघ्र विचार करने की सुविधा प्रदान करता है;
• एक निजी कापियर पर दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाता है;

सौंपे गए दायित्वों का गुणवत्तापूर्वक पालन करें प्रबंधक के स्वागत सचिव को पता होना चाहिए:संगठन की गतिविधियों और रिकॉर्ड रखने से संबंधित नियामक कानूनी कार्य, अन्य दिशानिर्देश और पद्धति संबंधी सामग्री; संगठन और उसके प्रभागों की संरचना और प्रबंधन; कार्यालय कार्य का संगठन; दस्तावेजों के पंजीकरण और प्रसंस्करण के तरीके; अभिलेखीय कार्य; टाइपस्क्रिप्ट; इंटरकॉम का उपयोग करने के नियम; संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली के लिए मानक; मानक प्रपत्रों का उपयोग करके व्यावसायिक पत्रों को मुद्रित करने के नियम; नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र के मूल सिद्धांत; व्यावसायिक संचार के नियम; श्रम संगठन और प्रबंधन की मूल बातें; कंप्यूटर उपकरण संचालन के नियम; प्रशासनिक कानून और श्रम कानून के मूल सिद्धांत; आंतरिक श्रम नियम; श्रम सुरक्षा के नियम और कानून।

ईसीएसडी की योग्यता आवश्यकताओं के अनुसार, एक प्रबंधक को स्वागत सचिव के पद पर नियुक्त किया जा सकता है एक व्यक्ति जिसके पास कार्य अनुभव के लिए आवश्यकताएँ प्रस्तुत किए बिना उच्च या माध्यमिक विशिष्ट शिक्षा है।

सचिव-सहायक

सचिव-सहायक का पद (ओकेआरबी 006-2009-24692 के अनुसार पद कोड) भी विशेषज्ञों की श्रेणी में आता है, हालांकि, ईसीएसडी कार्यात्मक जिम्मेदारियों की जटिलता और प्रशिक्षण के स्तर के संदर्भ में इस पर उच्च मांग रखता है।

सहायक सचिव, अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों के अनुसार, संगठन (कंपनी) के प्रमुख को वृत्तचित्र और गैर-वृत्तचित्र सेवाएं प्रदान करने के लिए कार्य का आयोजन करता है; तर्कसंगत रूप से अपना स्वयं का संदर्भ और सूचना कोष बनाता है, प्रबंधक के लिए सूचना सेवाओं का आयोजन करता है; कार्यालय का कार्य संचालित करता है; प्रेस समीक्षाएँ तैयार करता है, संदर्भ सामग्री संकलित करता है, उन्हें वर्गीकृत और व्यवस्थित करता है, एक विषयगत डोजियर रखता है; रिसेप्शन, पंजीकरण, परिचालन खोज, दस्तावेजों की डिलीवरी, दस्तावेजों पर परिचालन जानकारी जारी करने के साथ-साथ प्रदान करता है:

• दस्तावेजों के समय पर निष्पादन को नियंत्रित करता है;
• संगठन (कंपनी) की गतिविधि के सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर प्रबंधक के लिए विश्लेषणात्मक सामग्री, रिपोर्ट का सारांश, मसौदा भाषण तैयार करता है;
• भागीदार संगठनों, मीडिया के साथ संगठन (कंपनी) (टेलीफोन, फैक्स, कंप्यूटर, आदि) के कनेक्शन सुनिश्चित करने के लिए कार्य करता है;
• बैठकें आयोजित करता है, संचालन करता है और कार्यवृत्त तैयार करता है, उनके निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी करता है;
• तीसरे पक्ष को भेजे गए व्यावसायिक पत्र, टेलीग्राम, टेलीफैक्स और अन्य दस्तावेजों का मसौदा तैयार करता है, बिना किसी दुभाषिए के विदेशी साझेदारों के साथ बातचीत में भाग लेता है,पत्र लेखकों के लिए प्रतिक्रियाएँ तैयार करता है;
• व्यावसायिक यात्राओं और बैठकों की तैयारी, आगंतुकों को प्राप्त करने के साथ-साथ उनके कार्य समय की योजना बनाने पर प्रबंधक के काम का संगठन सुनिश्चित करता है;
• रिकॉर्ड रखता है और प्रबंधक के निर्देशों के निष्पादन की निगरानी करता है;
• अनुमोदित नामकरण के अनुसार फ़ाइलें बनाता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें स्थापित समय सीमा के भीतर अभिलेखागार में जमा करता है।

ईसीएसडी की आवश्यकताओं के अनुसार सचिव-संदर्भित जानना चाहिए:प्रबंधन गतिविधियों के लिए सूचना और दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर नियामक कानूनी अधिनियम, अन्य दिशानिर्देश और पद्धति संबंधी सामग्री; गणतंत्र और उसके क्षेत्र में सरकारी अधिकारियों की प्रणाली;संगठन (कंपनी), उसके प्रभागों के प्रबंधन कर्मचारी; संगठन (कंपनी) की संरचना, कार्य, कार्य, लंबवत और क्षैतिज रूप से इसकी बातचीत; व्यावसायिक पत्र लिखने के नियम; बातचीत और प्रोटोकॉल की तकनीकें और तरीके; सूचना और संदर्भ सामग्री के संकलन, भंडारण, खोज और जारी करने के नियमों पर मार्गदर्शन सामग्री; अमूर्त तकनीक, कार्यालय उपकरण, जनसंपर्क और मीडिया संबंधों का संगठन; 1-2 विदेशी भाषाएँ, रूसी और बेलारूसी;अर्थशास्त्र के मूल सिद्धांत, उत्पादन का संगठन, श्रम और प्रबंधन; सामान्य सामाजिक मनोविज्ञान, नैतिकता, सौंदर्यशास्त्र की नींव; श्रम कानून की मूल बातें; श्रम सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा के नियम और कानून।

सचिव-संदर्भित पद के लिए, ईसीएसडी की आवश्यकता है निम्नलिखित योग्यता आवश्यकताएँ:कार्य अनुभव की आवश्यकता के बिना उच्च (विशेष माध्यमिक) शिक्षा। इस पद के लिए कोई वर्गीकरण भी नहीं है.

सहायक प्रबंधक

इस संदर्भ में, "संगठन के प्रमुख के सहायक" (ओकेआरबी 006-2009-24347 के अनुसार स्थिति कोड) जैसी स्थिति का उल्लेख करना तर्कसंगत होगा, जो अपनी कार्यात्मक जिम्मेदारियों में सचिवीय स्थिति के समान है, लेकिन अपनी कार्यात्मक जिम्मेदारियों की उच्च जटिलता में उत्तरार्द्ध से भिन्न होता है। हालाँकि इस पद को भी पेशेवर के रूप में वर्गीकृत किया गया है, इसे अक्सर सचिवीय कैरियर का शिखर माना जाता है।

ECSD सहायक प्रबंधक के अनुसार विश्लेषणात्मक-रचनात्मक और सूचना-तकनीकी प्रकृति का कार्य करता है,साथ ही प्रबंधक की ओर से और उसकी प्रत्यक्ष देखरेख में सामान्य कार्य; प्रबंधक के नाम पर प्राप्त और उसके द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेजों के साथ सूचना और तकनीकी कार्य करता है; प्रबंधक के नाम पर प्राप्त दस्तावेजों के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त करने के लिए प्रबंधक के लिए प्रस्ताव तैयार करता है, उनके कार्यान्वयन का समन्वय करता है; प्रबंधक के साथ मिलकर उसके काम, व्यावसायिक यात्राओं, बैठकों आदि का शेड्यूल (योजना) तैयार करने में भाग लेता है, उसके अनुपालन के लिए उपाय करता है, और निम्नलिखित कार्य करता है:

• प्रबंधक की गतिविधियों के लिए तकनीकी सहायता प्रदान करता है (टिकट, परिवहन आदि का ऑर्डर देना; बैठकों, सम्मेलनों, वार्ताओं आदि का आयोजन करना);
• व्यावसायिक यात्राओं, बैठकों, विशेष स्वागत समारोहों आदि पर प्रबंधक के साथ जाता है; प्रबंधक द्वारा पहचाने गए मुद्दों पर उनमें प्रत्यक्ष भाग लेता है, इन गतिविधियों के परिणामों पर प्रबंधक को रिपोर्ट करता है;
• बैठकों, वार्ताओं, सम्मेलनों आदि की प्रगति और परिणामों का दस्तावेजीकरण करने वाले कार्यवृत्त और अन्य दस्तावेज़ रखता है;
• प्रबंधक द्वारा पहचाने गए मुद्दों को हल करने के लिए संगठनों, राज्य निकायों और स्थानीय सरकारों, जनता और मीडिया के साथ संचार करता है और प्रबंधक की प्रत्यक्ष भागीदारी की आवश्यकता नहीं होती है;
• प्रबंधक की ओर से, संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत मुद्दों का समन्वय करता है, उन्हें प्रबंधक के निर्देशों और आदेशों से अवगत कराता है, उनके कार्यान्वयन की निगरानी करता है;
• सामग्री और जानकारी एकत्र करता है, विश्लेषणात्मक, सूचनात्मक, संदर्भ और अन्य सामग्री तैयार करता है और उन्हें प्रबंधक को प्रस्तुत करता है;
• प्रबंधक की ओर से, राज्य निकायों और स्थानीय सरकारों से, प्रबंधक के लिए आवश्यक दस्तावेज़ और जानकारी प्राप्त करता है;
• प्रबंधक को संबोधित प्रस्तावों, आवेदनों, शिकायतों पर समय पर विचार को नियंत्रित करता है;
• प्रबंधक द्वारा निर्धारित दिशा में कर्मियों के काम को व्यवस्थित करने के लिए प्रबंधक से एकमुश्त निर्देश प्राप्त करता है;
• आधिकारिक संबंधों के ढांचे के भीतर प्रबंधक से अन्य निर्देशों का पालन करता है।

संगठन के प्रमुख के सहायक जानना चाहिए:अर्थव्यवस्था के संबंधित क्षेत्र के विकास की प्राथमिकता दिशाओं को विनियमित करने वाले नियामक कानूनी कार्य; संगठन की आंतरिक और बाह्य नीतियां; संगठन की संगठनात्मक और प्रबंधकीय संरचना की प्रोफ़ाइल, विशेषज्ञता और विशेषताएं; एक आधुनिक कार्यालय की संरचना और उपकरण; सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों, तृतीय-पक्ष संगठनों में प्रतिनिधित्व के सिद्धांत; प्रबंधन के सिद्धांत और तरीके;कार्यालय कार्य, जनसंपर्क, मीडिया का संगठन; नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र के मूल सिद्धांत; व्यावसायिक संचार प्रक्रियाएँ; आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके लेखांकन को व्यवस्थित करने और दस्तावेज़ीकरण बनाए रखने की प्रक्रिया; अर्थशास्त्र, श्रम संगठन और प्रबंधन के मूल सिद्धांत; श्रम कानून की मूल बातें; श्रम सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा के नियम और कानून।

ईसीएसडी की योग्यता आवश्यकताओं के अनुसार, किसी संगठन के प्रमुख के सहायक पद पर नियुक्त व्यक्ति, बिना किसी कार्य अनुभव की आवश्यकता के उच्च शिक्षा होनी चाहिए।ईसीएसडी भी इस पद के लिए कोई श्रेणी प्रदान नहीं करता है।

सचिव। बस एक सचिव...

कुछ समय पहले तक, संदर्भ पुस्तकों और वर्गीकरणकर्ताओं में "सचिव-टाइपिस्ट" जैसा पद होता था। ऊपर सूचीबद्ध लोगों के विपरीत, वह अन्य कर्मचारियों (तकनीकी कलाकारों) की श्रेणी से संबंधित थी, और इसलिए उससे काफी कम शुल्क लिया गया था।

शायद यह समझाने की आवश्यकता नहीं है कि यह पद हाल ही में लोकप्रिय क्यों नहीं रहा और सबसे व्यस्त संगठनों में भी इसे ढूंढना लगभग असंभव था। तुरंत कहने की बात नहीं है, लेकिन विधायक ने, फिर भी, नए रुझानों पर प्रतिक्रिया दी इस पद को दो भागों में विभाजित किया गया: सचिव और टाइपिस्ट।हम बाद के बारे में बात नहीं करेंगे, क्योंकि, उसकी नौकरी की जिम्मेदारियों की विशेषताओं के आधार पर, वह किसी भी तरह से हमारे आज के विषय से संबंधित नहीं है।

लेकिन जहां तक ​​पद की बात है "सचिव"(ओकेआरबी कोड 006-2009-24658), तो यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ईसीएसडी में इसकी उपस्थिति पूरी तरह से उचित है। वैसे, इस पद का उपयोग तब काफी उपयुक्त होगा जब संगठन में प्रबंधक का रिसेप्शन डेस्क न हो और "प्रबंधक का स्वागत सचिव" शीर्षक संदेह पैदा करता हो, जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है। या, उदाहरण के लिए, आपको उस व्यक्ति को क्या कहना चाहिए जो किसी संगठन के उप प्रमुख के स्वागत कक्ष में, या किसी संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के स्वागत कक्ष में बैठता है? यहीं पर आपको बस एक सचिव की जरूरत है।

सचिव, ईसीएसडी में निर्धारित नौकरी की जिम्मेदारियों के अनुसार, संगठन के प्रमुख के कार्य को सुनिश्चित करने और बनाए रखने के लिए तकनीकी कार्य करता है(उनके प्रतिनिधि, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख), जिनमें शामिल हैं:

• विभागों या कलाकारों से प्रबंधक को आवश्यक जानकारी एकत्र और प्रस्तुत करता है;
• प्रबंधक की टेलीफोन बातचीत को व्यवस्थित करता है, उसकी अनुपस्थिति में प्राप्त संदेशों को रिकॉर्ड करता है और उनकी सामग्री को प्रबंधक के ध्यान में लाता है;
• प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की संगठनात्मक तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, प्रतिभागियों को समय, स्थान, बैठक या बैठक के एजेंडे, उनके पंजीकरण के बारे में सूचित करना), मिनटों को बनाए रखना और तैयार करना;
• प्रबंधक के निर्देश पर, उसके काम के लिए आवश्यक आधिकारिक दस्तावेजों और सामग्रियों को प्रिंट करता है, डेटा बैंक में आवश्यक जानकारी दर्ज करता है;
• यदि उसके पास आशुलिपि कौशल है, तो वह आदेशों, निर्देशों, पत्रों और अन्य संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के पाठ के शॉर्टहैंड नोट्स लेता है, इसके बाद उनकी डिकोडिंग और प्रिंटिंग या डेटा बैंक में जानकारी दर्ज करता है;
• प्राप्त करने और इंटरकॉम उपकरणों (टेलेक्स, फैक्स, टेलीफैक्स, आदि) के माध्यम से सूचना प्रसारित और प्राप्त करता है;
• कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके विभिन्न दस्तावेज़ और सामग्री तैयार करता है;
• प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ स्वीकार करता है;
• आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, उनके अनुरोधों और प्रस्तावों पर त्वरित विचार की सुविधा प्रदान करता है;
• कार्यालय का काम करता है, प्रबंधक को संबोधित पत्राचार प्राप्त करता है, इसे स्थापित प्रक्रिया के अनुसार व्यवस्थित करता है और प्रबंधक द्वारा विचार करने के बाद, विभागों या विशिष्ट कलाकारों को उनके काम की प्रक्रिया में उपयोग करने या प्रतिक्रिया तैयार करने के लिए स्थानांतरित करता है;
• एक नियंत्रण और पंजीकरण फ़ाइल रखता है, नियंत्रण में रखे गए प्रबंधक के आदेशों को पूरा करने की समय सीमा की निगरानी करता है;
• अनुमोदित नामकरण के अनुसार फ़ाइलें बनाता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें समय पर संग्रह में जमा करता है;
• डुप्लिकेटिंग उपकरण पर पुनरुत्पादन के लिए दस्तावेज़ तैयार करता है, और दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि भी बनाता है;
• प्रबंधक के कार्यस्थल को कार्यालय आपूर्ति और संगठनात्मक उपकरण प्रदान करता है;
• श्रम सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं, उत्पादन और श्रम अनुशासन और आंतरिक श्रम नियमों का अनुपालन करता है।

ईसीएसडी ने यह पाया सचिव को पता होना चाहिए:रिकॉर्ड रखने पर विनियम, निर्देश, अन्य मार्गदर्शन सामग्री और नियामक दस्तावेज़; संगठन और उसके प्रभागों की संरचना; टाइपस्क्रिप्ट; वर्तनी और विराम चिह्न नियम; मानक प्रपत्रों का उपयोग करके व्यावसायिक पत्रों को मुद्रित करने के नियम; कंप्यूटर उपकरण, मुद्रित सामग्री को पुन: प्रस्तुत करने के लिए उपकरण, वॉयस रिकॉर्डर, टेप रिकॉर्डर और उपयोग किए गए अन्य तकनीकी साधनों के संचालन के लिए नियम; इंटरकॉम का उपयोग करने के नियम; संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली के लिए मानक; नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र के मूल सिद्धांत; व्यावसायिक संचार के नियम; श्रम संगठन की मूल बातें; श्रम कानून की मूल बातें; आंतरिक श्रम नियम; श्रम सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा आवश्यकताएँ।

सचिव के पद पर नियुक्ति हो सकती है एक व्यक्ति जिसके पास एक स्थापित कार्यक्रम के अनुसार सामान्य माध्यमिक शिक्षा और विशेष प्रशिक्षण है।

एक बार फिर, हम पाठकों का ध्यान आकर्षित करते हैं कि यह पद श्रेणी 3 - "अन्य कर्मचारी" - से संबंधित है और इसे पहले सूचीबद्ध सभी लोगों की तुलना में कम भुगतान किया जाना चाहिए, जो श्रेणी 2 - "विशेषज्ञ" से संबंधित हैं। दूसरे शब्दों में, "सचिव" "प्रबंधक के स्वागत सचिव" से एक कदम नीचे है।

शायद नौकरी के शीर्षक के मुद्दों को विनियमित करने वाले घरेलू मानक कानूनी कार्य जीवन से पीछे हैं, जो काफी स्वाभाविक है, क्योंकि कुछ संबंधों को विनियमित करने वाले कानून के नियम स्वयं संबंधों की उपस्थिति के बाद ही प्रकट होते हैं। यह संभव है कि उपरोक्त व्यवसायों की नौकरी की जिम्मेदारियाँ एक आधुनिक सचिव के सभी कार्यों के लिए प्रदान नहीं करती हैं, या सूचीबद्ध कार्य वर्तमान स्थिति के अनुरूप नहीं हैं। हालाँकि, पदों का नामकरण करते समय, किसी को योग्यता निर्देशिकाओं और क्लासिफायर के साथ इन नामों के अनुपालन के संबंध में कानून की आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।