पद
सेवाओं के प्रावधान के लिए निविदा आयोजित करने पर
कार्मिक प्रबंधन के क्षेत्र में
1. सामान्य प्रावधान
1.1. यह विनियमन कंपनी एन के बीच निविदा के दौरान उत्पन्न होने वाले संबंधों को नियंत्रित करता है ( आगे- आयोजक) और निविदा प्रतिभागी; आयोजक को परामर्श (प्रशिक्षण, भर्ती, आदि) सेवाएं प्रदान करने के अधिकार के लिए निविदा आयोजित करने और संचालित करने की सामान्य प्रक्रिया निर्धारित करता है; इच्छुक कंपनियों द्वारा निविदा में भाग लेने के लिए बुनियादी शर्तें; निविदा प्रस्तावों पर विचार करने की प्रक्रिया, निर्णय लेने की प्रक्रिया, साथ ही निविदा के परिणामों को मंजूरी देने और संसाधित करने की प्रक्रिया।
1.2. निविदा के उद्देश्य:
उच्च पेशेवर स्तर पर परामर्श (प्रशिक्षण, भर्ती, आदि) सेवाएं प्रदान करने में सक्षम सर्वोत्तम विशेषज्ञों और कंपनियों को आकर्षित करना;
- परामर्श (प्रशिक्षण, भर्ती, आदि) सेवाओं के प्रावधान के लिए सर्वोत्तम प्रस्ताव का चयन।
1.3. निविदा का विषय आयोजक को परामर्श (प्रशिक्षण, भर्ती, आदि) सेवाएं प्रदान करने का अधिकार है। सेवाओं का दायरा अनुबंध द्वारा निर्धारित किया जाता है।
1.4. निविदा प्रस्ताव की आवश्यकताएं निविदा आयोग द्वारा तैयार की जाती हैं और निविदा की घोषणा करने वाले नोटिस में प्रतिभागियों को सूचित की जाती हैं।
2. निविदा में भाग लेने की शर्तें
2.1. निविदा प्रतिभागी ( आगे- एक प्रतिभागी) एक ऐसा संगठन हो सकता है जिसके पास परामर्श (प्रशिक्षण, भर्ती, आदि) सेवाएं, सकारात्मक प्रतिष्ठा, आवश्यक वित्तीय संसाधन और भौतिक क्षमताएं प्रदान करने के क्षेत्र में परियोजनाओं को लागू करने में सफल अनुभव हो; अनुबंध की शर्तों को पूरा करने के लिए मानव संसाधन (उचित पेशेवर ज्ञान और योग्यता के साथ) होना। विभिन्न प्रकार के स्वामित्व वाली घरेलू और विदेशी दोनों कंपनियां निविदा में भाग ले सकती हैं।
2.2. निविदा में भाग लेने से जुड़ी सभी लागतें प्रतिभागी स्वयं वहन करते हैं।
2.3. निविदा के भाग के रूप में प्रतिभागियों द्वारा विचारार्थ प्रस्तुत की गई सभी सामग्रियाँ उनकी संपत्ति हैं। प्रतिभागी की सहमति के बिना निविदा में भाग लेने के लिए प्रस्तुत सामग्री के आयोजक द्वारा उपयोग की अनुमति नहीं है।
2.4. प्रतिभागियों के अनुचित कार्यों की अनुमति नहीं है:
आयोजक के किसी भी अधिकारी (निविदा आयोग के सदस्य सहित) या किसी भी रूप में पारिश्रमिक के किसी विशेषज्ञ को हस्तांतरित करने के लिए प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष प्रस्ताव, हस्तांतरण या समझौता (रोजगार की पेशकश, सेवाओं का प्रावधान, धन, प्रतिभूतियां, आदि) निविदा प्रक्रियाओं के संचालन और निविदा आयोग द्वारा निर्णय लेने को प्रभावित करने के उद्देश्य से;
- प्रतिभागी द्वारा गलत जानकारी का प्रावधान।
यदि किसी प्रतिभागी के बेईमान कार्य निर्धारित किए जाते हैं, तो निविदा आयोग को अधिकार है कि वह या तो उसके निविदा प्रस्ताव को विचार से अस्वीकार कर दे और उसे निविदा में भाग लेने से हटा दे, या निविदा के विजेता के साथ पहले से संपन्न अनुबंध को समाप्त कर दे।
3. निविदा आयोग और स्वतंत्र विशेषज्ञ
3.1. निविदा तैयार करने और संचालित करने और विजेताओं के बारे में निर्णय लेने के लिए, एक निविदा आयोग का गठन किया जाता है ( आगे- कम से कम पाँच लोगों का आयोग)। आयोग की व्यक्तिगत संरचना, उसके अध्यक्ष की अध्यक्षता में, कंपनी एन के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित की जाती है। आयोग में शामिल हैं: आयोग के अध्यक्ष, आयोग के सचिव, आयोग के सदस्य। अध्यक्ष आयोग की गतिविधियों का प्रबंधन करता है, उसके काम के नियमों को मंजूरी देता है, बैठकों की तारीखें और एजेंडा निर्धारित करता है, आयोग की बैठकें आयोजित करता है, इन विनियमों के अनुसार आयोग के काम का आयोजन करता है, निविदा के विजेताओं की घोषणा करता है और, उनके साथ मिलकर टेंडर प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करते हैं। (निविदा परिणामों के प्रोटोकॉल का मानक रूप यहां दिया गया है निविदा विनियमों का परिशिष्ट 1.)
3.2. आयोग की एक बैठक उसके सदस्यों की कुल संख्या के कम से कम दो तिहाई की भागीदारी के साथ वैध होती है। आयोग स्वतंत्र रूप से अपने कार्य नियमों को विकसित और अनुमोदित करता है। आयोग के निर्णय साधारण बहुमत से किये जाते हैं। आयोग का प्रत्येक सदस्य एक बार मतदान करता है। मत बराबर होने की स्थिति में अध्यक्ष का मत निर्णायक होता है।
3.3. आयोग के सदस्य निविदा आयोजित करने, निविदा प्रस्ताव तैयार करने की प्रक्रिया और प्रक्रियाओं के स्पष्टीकरण के संबंध में प्रतिभागियों के किसी भी अनुरोध का जवाब देने के लिए बाध्य हैं। यदि किसी अनुरोध का जवाब अन्य प्रतिभागियों के लिए रुचिकर है, तो इसे सभी प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाता है। यदि आवश्यक हो, तो आयोग, इसके द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, प्रतिभागियों के लिए अतिरिक्त जानकारी तक पहुंच का आयोजन करता है।
3.4. अपनी पहली बैठक में, आयोग इन विनियमों की आवश्यकताओं का विवरण देता है, मुख्य निविदा गतिविधियों की संरचना और अनुक्रम, उनके कार्यान्वयन के समय और जिम्मेदार निष्पादकों की स्थापना करता है।
3.5. आयोग निविदा प्रस्तावों के मूल्यांकन के लिए मानदंड निर्धारित करता है, प्रतिभागियों के प्रस्तुत निविदा प्रस्तावों की समीक्षा करता है और निविदा के विजेता का चयन करता है।
3.6. आयोग को निविदा प्रस्तावों के मूल्यांकन में स्वतंत्र विशेषज्ञों को शामिल करने और निविदा विजेताओं का निर्धारण करते समय उनके निष्कर्षों का उपयोग करने का अधिकार है। विशेषज्ञ एक स्वैच्छिक घोषणा पर हस्ताक्षर करते हैं (देखें। निविदा विनियमों का परिशिष्ट 2).
निविदा प्रस्तावों के मूल्यांकन में विशेषज्ञों को शामिल करते समय, आयोग राय तैयार करने के लिए विशेषज्ञों को हस्तांतरित सामग्री की गुमनामी सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है। निविदा प्रस्तावों की जांच प्रतियों को प्रस्तुत करके गुमनामी सुनिश्चित की जाती है, जिसमें कंपनी के नाम - निविदा प्रतिभागी और उसके विवरण - के बारे में जानकारी को निविदा प्रतिभागी की संख्या से बदल दिया जाता है।
विशेषज्ञों और प्रतिभागियों के बीच सीधी बातचीत की अनुमति नहीं है। यदि अतिरिक्त जानकारी, शर्तों का स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण प्राप्त करना आवश्यक है, तो विशेषज्ञ आयोग को प्रश्न प्रस्तुत करता है।
3.7. निविदा प्रस्तावों की जांच के बाद, विशेषज्ञ निष्कर्ष (रिपोर्ट) प्रस्तुत करते हैं, जिन्हें हस्ताक्षर के विरुद्ध आयोग के अध्यक्ष को सौंप दिया जाता है (विशेषज्ञों द्वारा प्रदान की गई सभी जानकारी गोपनीय होती है)। आयोग के सभी सदस्य रिपोर्टों से परिचित होते हैं। विशेषज्ञ समीक्षा की गई सामग्रियों पर टिप्पणियाँ प्रदान करते हैं और आयोग के सदस्यों के प्रश्नों का उत्तर भी देते हैं। विशेषज्ञों को काम के लिए प्राप्त सभी सामग्रियों को निर्धारित समय सीमा के भीतर आयोग को वापस करना आवश्यक है।
4. प्रतिस्पर्धी चयन में भाग लेने की शर्तें
4.1. प्रतिस्पर्धी चयन में भाग लेने के लिए, निविदा प्रतिभागियों की सूची में शामिल होने के लिए आवेदन करने वाली कंपनी ( आगे- आवेदक) निविदा में भाग लेने के लिए आयोग को एक आवेदन प्रस्तुत करता है। आवेदन के साथ निम्नलिखित दस्तावेज संलग्न हैं:
कंपनी के बारे में सामान्य जानकारी;
- कंपनी द्वारा पूरी की गई परियोजनाओं के बारे में जानकारी, उन उद्यमों को दर्शाती है जिन्हें कार्मिक प्रबंधन के क्षेत्र में सेवाएं प्रदान की गई थीं;
- कानूनी संस्थाओं के एकीकृत राज्य रजिस्टर में प्रवेश का प्रमाण पत्र;
- प्रासंगिक प्रकार की गतिविधियों को करने के अधिकार के लिए लाइसेंस की प्रतियां;
- अनुरोधित सेवाओं की तकनीकी विशेषताओं से संबंधित निविदा प्रस्ताव ( आगे- तकनीकी प्रस्ताव);
- अनुरोधित सेवाओं की लागत के संबंध में निविदा प्रस्ताव ( आगे- वित्तीय प्रस्ताव);
- अनुरोधित सेवाएं प्रदान करने में उपयोग की जाने वाली विधियों और दृष्टिकोणों की गुणवत्ता के लिए आवेदक की जिम्मेदारी के तंत्र का विवरण;
- प्रस्तावित सेवाओं की प्रभावशीलता की गणना के लिए पद्धति का विवरण;
- आवेदक के पूर्णकालिक कर्मचारियों के बारे में जानकारी जो सीधे सेवाएं प्रदान करने में शामिल होंगे;
- प्रदान की गई सेवाओं पर नमूना रिपोर्ट;
- प्रस्तुत दस्तावेजों की सूची.
आवेदक को अपनी कंपनी के बारे में अतिरिक्त सामग्री संलग्न करने का अधिकार है।
4.2. सभी सूचीबद्ध दस्तावेज़ निविदा सूचना में निर्दिष्ट अवधि के भीतर एक सीलबंद लिफाफे में एक प्रति में आयोग को प्रस्तुत किए जाते हैं।
4.3. आवेदक प्रदान की गई जानकारी की सटीकता के लिए जिम्मेदार है।
4.4. जो कंपनियाँ इन विनियमों द्वारा स्थापित आवश्यकताओं को पूरा करती हैं उन्हें प्रतिस्पर्धी चयन में भाग लेने की अनुमति है।
4.5. आवेदक को प्रतिस्पर्धी चयन में भाग लेने की अनुमति नहीं है यदि उसने इन विनियमों के उपखंड 4.1 में निर्दिष्ट सभी दस्तावेज जमा नहीं किए हैं, या दस्तावेज़ निविदा की सूचना में निर्दिष्ट समय सीमा के बाद जमा किए गए हैं।
4.6. जिस क्षण से आयोग आवेदक को निविदा प्रतिभागियों की सूची में शामिल करने का निर्णय लेता है, परामर्श कंपनी को निविदा प्रतिभागी का दर्जा प्राप्त होता है ( आगे- प्रतिभागी)।
4.7. आयोग निम्नलिखित मामलों में आवेदक को निविदा प्रतिभागियों की सूची में शामिल करने से इनकार कर सकता है:
आवेदक द्वारा इन विनियमों की आवश्यकताओं का अनुपालन न करना;
- आवेदक द्वारा प्रदान की गई जानकारी की अविश्वसनीयता;
- पेशेवर गतिविधि और शिकायतों के स्वीकृत नैतिक मानकों के आवेदक द्वारा उल्लंघन के तथ्यों की उपस्थिति।
5. निविदा प्रक्रिया
5.1. आयोजक एक संदेश में निविदा के बारे में सूचित करता है। किसी निविदा की सूचना आयोजक की वेबसाइट पर विशेष प्रकाशनों और इंटरनेट संसाधनों में प्रकाशित की जा सकती है, या संभावित निविदा प्रतिभागियों को सीधे भेजी जा सकती है।
5.2. निविदा सूचना निविदा से कम से कम 60 दिन पहले प्रकाशित की जाती है और इसमें शामिल हैं:
आयोग समन्वय करता है;
- निविदा की तिथि और स्थान;
- निविदा के लक्ष्य और उद्देश्य;
- निविदा में भाग लेने के लिए आवेदकों के लिए आवश्यकताएँ;
- आवेदन स्वीकार करने की समय सीमा, आवेदकों द्वारा प्रस्तुत दस्तावेजों की सूची
बाज़ार विशेषज्ञ किसी निविदा के लिए यथासंभव प्रभावी ढंग से तैयारी कैसे करें, इस पर चर्चा करते हैं।
प्रत्येक विज्ञापन एजेंसी के काम में निविदा में भागीदारी सबसे महत्वपूर्ण, महत्वपूर्ण और तनावपूर्ण क्षणों में से एक है। कंपनी का बजट, कर्मचारियों का वेतन और वास्तव में, व्यवसाय का भविष्य इसके परिणाम पर निर्भर करता है। Sostav.ru ने बाजार विशेषज्ञों से पूछा कि कौन से कारक किसी निविदा में भागीदारी की सफलता का निर्धारण करते हैं, इसकी उचित तैयारी कैसे करें और इसे कैसे व्यवस्थित करें।
हमने मीडिया सेवाओं के लिए निविदाओं के साथ शुरुआत करने का निर्णय लिया। यह कोई रहस्य नहीं है कि यह खंड बाजार में सबसे अधिक राजस्व उत्पन्न करता है, और वित्तीय अस्थिरता की स्थिति में, हर नए ग्राहक को प्राप्त करना एक बड़ी सफलता है। इसके विपरीत, किसी ग्राहक का खोना, जो हाल के दिनों में सबसे मामूली है, किसी संकट में किसी एजेंसी के लिए बेहद खतरनाक हो सकता है।
आजकल, कंपनियों ने अपने नियोजन क्षितिज को काफी छोटा कर दिया है, और एजेंसियों के साथ अनुबंध कम अवधि के लिए संपन्न होते हैं। इसका मतलब यह है कि घबराहट अधिक हो गई है और प्रतिस्पर्धात्मक संघर्ष हद से ज्यादा तेज हो गया है। इन कठिन परिस्थितियों में, यह स्पष्ट रूप से समझना बेहद महत्वपूर्ण है कि वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या और कैसे करना है।
तो मीडिया सेवाओं के लिए आदर्श निविदा के मानदंड क्या हैं? यहां मुख्य बात इसके कार्यान्वयन के लिए स्पष्ट शर्तें हैं, विशेषज्ञ सर्वसम्मति से कहते हैं। प्रस्तावों का मूल्यांकन करते समय स्पष्ट आवश्यकताएं और स्पष्ट तर्क। इससे आप ग्राहक के कार्यों को बेहतर ढंग से समझ सकेंगे और तदनुसार, बेहतर प्रस्ताव तैयार कर सकेंगे।
रुस्लान सामेव, एरिना मैजिक बॉक्स एजेंसी के सीईओ
निविदा की स्पष्ट शर्तों और एजेंसी प्रस्तावों के मूल्यांकन के मानदंडों के अलावा, विज्ञापनदाता के लिए निविदा के "कागजी" घटक को पहले से समझना महत्वपूर्ण है: आवश्यक दस्तावेजों की सूची पहले से पहचानें, एक समझौता संलग्न करें और वित्तीय सहयोग की शर्तें.
नीचे शीर्ष 5 शर्तें दी गई हैं, जिनके बिना निविदा एक दुःस्वप्न में बदल सकती है। यदि संभव हो तो हमने विशेषज्ञों से ग्राहक की ओर से संभावित कदमों का भी विश्लेषण करने को कहा।
डेनिस मिफ्ताखुतदीनोव, न्यू बिजनेस ओएमडी ओएम ग्रुप के उप निदेशक
ओएमडी मीडिया डायरेक्शन के प्रबंध निदेशक डेनिस मक्सिमोव | पीएचडी समूह
अलेक्जेंडर निज़ेल्स्की, मैक्सस एजेंसी के सीईओ
डेनिस मिखालेव, रणनीति प्रमुख, मीडियाकॉम एजेंसी
संयम. निविदा आमंत्रणों के आने वाले प्रवाह को नियंत्रित करें और संदिग्ध आमंत्रणों को अस्वीकार करने का साहस रखें।
एक निविदा प्रस्तुति एक संपूर्ण उत्पाद है जिसके लिए कम समय में सबसे मूर्ख एजेंसी कर्मियों के महत्वपूर्ण प्रयासों की आवश्यकता नहीं होती है। वर्तमान और विवादास्पद प्रथा के तहत, इन लोगों को न तो उनके समय और विशेषज्ञता के लिए मुआवजा दिया जाता है, न ही उनके द्वारा विकसित विचारों के लिए। संक्षेप में, एजेंसियां संभावित ग्राहक को जीत की उम्मीद में उधार देती हैं, लेकिन वास्तव में, 80% निविदाएं "सबबॉटनिक" बन जाती हैं, और यह आशा सैद्धांतिक रूप से गलत है।
"सबबॉटनिक" की लागत न केवल खर्च किए गए संसाधनों में है, बल्कि टीम के गंभीर विध्वंस में भी है; टेंडर से पहले इसे बिंदु पर वापस लाने के लिए आपको इसमें अतिरिक्त निवेश करना होगा (पता नहीं कैसे)।
क्या करें:
निविदा प्रस्तावों को नियंत्रित करने में, इस सिद्धांत द्वारा निर्देशित होने का समय आ गया है: "स्पष्ट रूप से खराब निविदा में भाग लेने की तुलना में एक अच्छी निविदा में भाग न लेना बेहतर है।"
बाजार की मौजूदा स्थिति के बावजूद, बजट वादों के बावजूद, आपके पास वहां हार मानने का साहस होना चाहिए जहां कोई संभावना नहीं है।
ग्राहक पहले. ग्राहक को देखकर जानें और उसके मकसद को समझने की कोशिश करें।
यदि मौजूदा एजेंसी की कीमतों की जांच करने के लिए कोई निविदा आयोजित नहीं की जाती है, लेकिन इसे बदलने के संभावित लक्ष्य के साथ, यह मान लेना उचित होगा कि कोई व्यक्ति बदलाव का निर्णय ले रहा है।
निविदा प्रस्तुतियाँ ग्राहक के लिए और उसके बारे में लिखी जाती हैं, लेकिन अक्सर ग्राहक ब्रांड, उत्पादों और बाजार शेयरों को संदर्भित करता है। ग्राहक, सबसे पहले, लोग हैं और सबसे महत्वपूर्ण कार्य, हर चीज और हर किसी के मीडिया विश्लेषण के अलावा, इन लोगों की प्रेरणा का निर्धारण करना है।
क्या करें:
रूसी संघ के आपराधिक संहिता का उल्लंघन किए बिना सभी संभव जानकारी एकत्र करना संभव है!) व्यक्तिगत साक्षात्कार और लेखों से शुरू होकर, VKontakte प्लेलिस्ट, रुचियों, पसंदीदा रंग और टीवी श्रृंखला के साथ समाप्त होता है जिसे आपका समकक्ष देख रहा है।
यह समझना महत्वपूर्ण है कि आपके सामने किस प्रकार का व्यक्ति है ताकि अंत में संक्षेप में सही ढंग से पढ़ा जा सके, खुद को इस प्रश्न का उत्तर दिया जा सके: "क्या उसे इतना परेशान करता है कि उसने इस पिच को शुरू करने का फैसला किया, लानत है?" परिणामस्वरूप, आपको यह दिखाने का मौका मिलेगा कि ग्राहक वास्तव में किस चीज़ की परवाह करता है, न कि वह जो आप दिखाना चाहते हैं।
छुपे रुस्तम मत बनो. क्लाइंट को आपको जानने के लिए हर संभव प्रयास करें।
किसी परिचित के उत्पादक होने के लिए उसे पारस्परिक होना चाहिए। अन्यथा, यह एक पंथ, देवीकरण, एक बीबर प्रशंसक क्लब है, सामान्य तौर पर, कुछ भी अच्छा नहीं है। जो लोग एक-दूसरे को जानते हैं, उन्हें एक आम भाषा मिल जाती है और एक-दूसरे को समझना आसान हो जाता है। सहमत हूँ, यदि आपने अपने बारे में केवल अपना नाम और पद बताया है तो सकारात्मक प्रतिक्रिया की आशा करना अजीब है। ठीक है, यदि नियम अनुमति देते हैं, तो एजेंसी की साख: "हम बहुत बड़े हैं, खुशी है कि हम आ गए।"
क्या करें:
प्रोजेक्टर चालू होने से पहले क्लाइंट को टीम से परिचित कराना उतना मुश्किल नहीं है। उदाहरण के लिए, आप ब्रीफिंग और डीब्रीफिंग सत्र की तैयारी कर सकते हैं। "मैंने इसे देखा, सब कुछ ठीक लग रहा है" से थोड़ा अधिक तैयार होने पर, आप सामान्य प्रश्न पूछने, चर्चा करने और आम तौर पर पर्याप्त लगने में सक्षम होंगे। कोई भी एजेंसी प्रबंधन को संबंधित श्रेणी पर अपने स्वयं के दृष्टिकोण के साथ एक लेख प्रकाशित करने से नहीं रोक रहा है कि इसमें क्या हो रहा है, और निविदा टीम एक ब्लॉग शुरू कर रही है "हमने एक्स के लिए एक पिच कैसे लिखी", जिसे हर 3 दिन में एक बार अपडेट किया जाता है। उसकी अनुपस्थिति में ग्राहक को पूरी टीम से परिचित करा सकते हैं।
लोग भावनाओं को याद रखते हैं। यह आवश्यक है कि ग्राहक प्रेजेंटेशन से भावनाओं को दूर ले जाए, न कि केवल संख्याओं को।
शो अवश्य जाना चाहिए, लोग रोटी और सर्कस की मांग करते हैं, जैसा कि वे कहते हैं, मीडिया रणनीतियाँ एक रचनात्मक संकट का सामना कर रही हैं। यह स्पष्ट है कि पारंपरिक बाजार अवलोकन, प्रतिस्पर्धी गतिविधि, मीडिया खपत और इससे जुड़ी अंतर्दृष्टि पर आधारित उनकी विशिष्ट संरचना उस प्रकार की सामग्री नहीं है जिसका उपयोग जीतने या कम से कम आश्चर्यचकित करने के लिए किया जा सकता है। अनुसंधान और अर्थमिति ऐसी चीजें हैं जो लंबे समय से प्रोविडेंस नहीं रह गई हैं; केवल आलसी ही उन पर दांव नहीं लगाते हैं क्योंकि पीओडी प्रस्तावों पर दांव लगाना मूर्खतापूर्ण है।
ग्राहक की नज़र में, मीडिया प्रस्तुतियाँ कवरेज, आत्मीयता और, यदि आप भाग्यशाली हैं, तो अंत में लागत के साथ स्लाइडों की एक नीरस और आम तौर पर उबाऊ धारा है।
क्या करें:
प्रस्तुति प्रक्रिया और उत्पाद में भावनाओं को कैसे शामिल किया जाए, यह जानने में समय लगाना उचित है। ग्राहक को एक दिलचस्प कहानी बताएं, भूमिकाएं बताएं, एक नाटक खेलें, चरमोत्कर्ष को ग्राहक के उद्देश्यों से जोड़ें। सहमत हूं, एक भावनात्मक प्रस्तुति से सकारात्मक प्रभाव एक संक्षिप्त और फ़्लोचार्ट से जुड़ी स्लाइडों को सूचीबद्ध करने से उत्पन्न कोमा से बेहतर है।
जो जल्दी उठता है उसे चप्पल मिलती है. आपको अपना प्रेजेंटेशन यथाशीघ्र लिखना शुरू करना होगा।
तुरंत काम पर लगना और समय पर प्रस्तुति लिखना शुरू करना बहुत मुश्किल है, इसलिए शीर्षक तैयार करने, अन्य प्रस्तुतियों से स्लाइडों को कॉपी-पेस्ट करने या औद्योगिक अनुसंधान में अंतर्दृष्टि की खोज करने से "इग्निशन मोमेंट" जल्द से जल्द घटित होना चाहिए।
अभ्यास से पता चलता है कि केवल ब्रांड नाम की अज्ञानता ही आपको इस पर सामग्री तैयार करने से रोक सकती है, क्योंकि आवश्यक सामग्री का बड़ा हिस्सा ब्रीफ प्राप्त करने से पहले ही उपलब्ध होता है। क्यों इंतजार करना?
यहां समस्या यह है कि एक बार जब आप खुदाई शुरू करते हैं और आपके पास कोई दिशा नहीं होती है, तो यह पता लगाना आसान होता है कि आप इसे पहले स्थान पर क्यों कर रहे हैं और आप क्या खोदना चाहते हैं। तब टीम को इस बात की अस्पष्ट समझ होती है कि दूसरे क्या कर रहे हैं, या वे कुछ भी कर रहे हैं या नहीं।
क्या करें:
यह सुनिश्चित करने के लिए कि इग्निशन टाइमिंग बर्बाद न हो, आपको तुरंत निर्णय लेना होगा कि आप क्या करने जा रहे हैं। यह एक घोषणापत्र है, जिसे संक्षिप्त विवरण प्राप्त होने के 48 घंटों के भीतर पूरा किया जाता है, जो प्रस्तुति की सामान्य दिशा निर्धारित करता है। सभी "प्रारंभिक" कार्यों के बावजूद, कार्य अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है और लोकप्रिय दंतकथा में वर्णित स्थिति से बचा जा सकता है।
नाज़ुक- प्रतिस्पर्धा, निष्पक्षता और उत्पादकता की अवधारणाओं के आधार पर, निर्धारित समय सीमा के भीतर, दस्तावेज़ में पहले से बताई गई शर्तों के अनुसार माल की आपूर्ति, सेवाओं की पेशकश या काम के प्रदर्शन के लिए सेवाओं के चयन का एक प्रतिस्पर्धी रूप। अनुबंध निविदा के विजेता के साथ संपन्न होता है - सह-प्रतिभागी जिसने एक प्रस्ताव प्रस्तुत किया है जो दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकताओं को पूरा करता है, जो सर्वोत्तम शर्तें प्रदान करता है
चित्र .1। खरीद.निविदा
प्रतिस्पर्धी बोली (निविदाएं) का सार यह है कि: उपभोक्ता () पूर्व निर्धारित डेटा के साथ किसी उत्पाद या सेवाओं के लिए विक्रेताओं (सामान्य आपूर्तिकर्ताओं) के लिए प्रतिस्पर्धा की घोषणा करता है; खरीदे गए ऑफ़र की तुलना करता है; तुलना के बाद, वह उस व्यापारी या आपूर्तिकर्ता के साथ एक समझौते () पर हस्ताक्षर करता है जिसने उपभोक्ता (ग्राहक) के लिए अधिक दिलचस्प शर्तें पेश कीं।
निविदा का उद्देश्य सर्वोत्तम प्रस्ताव का चयन करना है। निविदा नि:शुल्क और कुछ नियमों के अनुसार आयोजित की जाती है। नतीजतन, निविदा ऑर्डर प्राप्त करने के लिए सामान्य आपूर्तिकर्ताओं के बीच एक स्वैच्छिक मुक्त प्रतियोगिता है।
उच्चतम पेशेवर स्तर पर प्रेरक को परामर्श (प्रशिक्षण, भर्ती, आदि) प्रस्ताव देने में सक्षम सर्वोत्तम विशेषज्ञों और कंपनियों को आकर्षित करना;
परामर्श (प्रशिक्षण, भर्ती, आदि) सेवाओं के प्रावधान के लिए सर्वोत्तम प्रस्ताव चुनना
निविदाओं के प्रकार:
- खुली निविदाएं;
-बंद निविदाएं;
- विशेष बंद नीलामी;
- दो चरणों वाली निविदाएं;
-उद्धरण के लिए अनुरोध;
-एक ही स्रोत से खरीदारी.
नगरपालिका खरीद की मुख्य विधि निविदाएं हैं - प्रतिस्पर्धा के सिद्धांतों पर एक निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर, निविदा दस्तावेज में पहले से बताई गई शर्तों के अनुसार उत्पादों की आपूर्ति, सेवाओं के प्रावधान या अनुबंध गतिविधियों को पूरा करने के लिए आवेदन जारी करने की एक विधि , निष्पक्षता और उत्पादकता। नगरपालिका समझौता इस निविदा के विजेता के साथ संपन्न होता है - सह-प्रतिभागी जिसने एक प्रस्ताव प्रस्तुत किया है जो प्रतिस्पर्धा दस्तावेज की आवश्यकताओं को पूरा करता है और इसमें सर्वोत्तम शर्तें शामिल हैं (वास्तव में आवश्यक नहीं - लागत में कम)। प्रतियोगिताओं को खुले और बंद में विभाजित किया गया है, और इन्हें 1 या 2 चरणों में आयोजित किया जा सकता है। सभी प्रकार के योग्य आपूर्तिकर्ताओं के पास खुली प्रतियोगिताओं (निविदाओं) में भाग लेने का पूरा मौका है। जब प्रतियोगिता का विषय सामान्य आपूर्तिकर्ताओं (कलाकारों) की कम संख्या द्वारा किए गए तकनीकी रूप से श्रम-गहन उत्पादों (मामलों, सेवाओं) की आपूर्ति के लिए एक अनुबंध है, साथ ही जब हम राज्य रहस्यों (आपूर्ति) से संबंधित खरीद के बारे में बात कर रहे हैं रक्षा और राज्य सुरक्षा के लिए), बंद निविदाएं आयोजित की जाती हैं। ऐसी स्थिति में, केवल उन आपूर्तिकर्ताओं को प्रतियोगिता में भाग लेने का मौका मिलता है जिन्हें व्यक्तिगत निमंत्रण प्राप्त हुआ है। 
चित्र 2 संक्षेप में, यह 2 पक्षों के बीच एक अनुबंध का निष्कर्ष है
सार्वजनिक खरीद प्रक्रियाएँ:
1)कम भागीदारी वाली निविदाएँ।सहयोगियों की सूची पहले से ज्ञात नहीं है, हालांकि यह कुछ मानदंडों द्वारा सीमित है, उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट राज्य से संबंधित विशेष मंजूरी की उपस्थिति, तो यह कम भागीदारी के साथ एक निविदा है। प्रतिभागियों के कम समूह के साथ एक निविदा खरीद ऑपरेशन का उपयोग तब किया जाता है जब यह श्रम-गहन या प्रकृति में अत्यधिक विशिष्ट होता है, और सीमित संख्या में प्रतिभागियों को ऐसे ऑपरेशन में भाग लेने का मौका मिलता है। कम भागीदारी वाली निविदाओं की अवधि के दौरान, केवल वे प्रतिभागी जिन्हें ग्राहक द्वारा खरीद प्रक्रिया में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है, वे निविदा प्रस्ताव प्रस्तुत करने के हकदार हैं।
2) प्रतिस्पर्धी आवश्यकताओं को बदलने की स्वीकार्यता पर।अन्य बातों के अलावा, निविदाओं को आरंभकर्ता और भागीदारों के बीच प्रतिस्पर्धी आदेशों की चर्चा के दौरान उत्पादों के लिए प्रतिस्पर्धी दावों में बदलाव की अनुमति द्वारा नामित किया जा सकता है।
एक-चरणीय निविदाएँ- एक प्रकार की निविदा जो 1 चरण में आयोजित की जाती है, जहां एक व्यक्ति जो निविदा में भाग लेना चाहता है वह निविदा प्रतिभागियों और निविदा पसंदीदा को निर्धारित करने के लिए एक ही समय में दस्तावेज़ जमा करता है। इस प्रकार के टेंडर में बातचीत वर्जित है.
दो चरण की निविदाएं- एक प्रकार का टेंडर जो 2 चरणों में होता है और पहले चरण में तकनीकी बातचीत होती है। सामान्य आपूर्तिकर्ताओं की सेवाओं का हिस्सा। कठिन उत्पादों की खरीद के मामले में दो चरण की निविदाएं (खुली या बंद) आयोजित की जाती हैं, जब ग्राहक के लिए प्रतिस्पर्धा के विषय के लिए विशेष रूप से आवश्यकताओं को तैयार करना मुश्किल होता है या आपूर्तिकर्ताओं (कलाकारों) के साथ बातचीत करना आवश्यक होता है। मौजूदा समस्या को हल करने की उनकी संभावना निर्धारित करने के लिए।
अक्सर, इस तकनीक का उपयोग वैज्ञानिक अनुसंधान, विकास और तकनीकी परियोजनाओं के निष्पादन के लिए नगरपालिका अनुबंध के समाधान के लिए प्रतियोगिताओं के निष्पादन के दौरान किया जाता है। मामले (आर एंड डी), निर्माण में भी। दो-चरणीय निविदा का संचालन इस बात को ध्यान में रखता है कि निविदा आरंभकर्ता, पहले चरण में, संदर्भ की शर्तों का एक प्रारंभिक (अनुमानित) संस्करण विकसित करता है, जिसके आधार पर आपूर्तिकर्ता प्रारंभिक निविदा आदेश तैयार करते हैं (संकेत के अभाव में) लागत और अन्य भुगतान मानदंड)। फिर निविदा आरंभकर्ता बातचीत आयोजित करता है जिसमें आपूर्तिकर्ताओं द्वारा प्रस्तावित समस्या के समाधान के लिए विभिन्न विकल्पों पर सहमति होती है, जिसके बाद निविदा आरंभकर्ता तकनीकी विशिष्टताओं का अंतिम संस्करण तैयार करता है।
दूसरे चरण में, आपूर्तिकर्ता (विशेष रूप से वे जिन्होंने पहले चरण में भाग लिया था) उनसे अंतिम प्रतिस्पर्धी ऑर्डर जमा करते हैं। प्रस्ताव (निविदा दस्तावेज के अद्यतन संस्करण के अनुसार तैयार) और एक भुगतान प्रस्ताव (लागत या कीमतें, वितरण समय और भुगतान कार्यक्रम, वितरण की स्थिति, आदि) प्रतिस्पर्धी आदेशों की तैयारी और खुले में प्रस्तुत करने के समान क्रम में टेंडर प्रक्रिया।
इन अंतिम निविदा आदेशों को प्राप्त करने के बाद, निविदा आरंभकर्ता उनकी तुलना और मूल्यांकन की गारंटी देता है, विजेता डीलर का चयन करता है और उसके साथ एक अनुबंध में प्रवेश करता है। संचालन की जटिलता और अवधि के कारण दो-चरणीय निविदाओं का उपयोग बहुत कम किया जाता है। इनका उपयोग कठिन (मूल) महंगे उत्पाद खरीदने के मामले में किया जाता है।
3) प्रतिभागियों की संरचना के अनुसार निविदाओं का वर्गीकरण।खुली निविदाएं (किसी भी संगठन के पास निविदा में भाग लेने का हर मौका होता है। खुली निविदाओं के बारे में घोषणाएं समय-समय पर प्रकाशित की जाती हैं। प्रतिभागियों की एक महत्वपूर्ण संख्या प्रतिस्पर्धा को बढ़ाती है और आवेदनों को सबसे अनुकूल मानदंडों पर रखने की अनुमति देती है)।
बंद निविदाएं (निविदाएं विशेष रूप से निविदा के आरंभकर्ताओं द्वारा चुने गए जानबूझकर आमंत्रित प्रतिभागियों के लिए घोषित की जाती हैं। परंपरागत रूप से, अधिक प्रतिष्ठित कंपनियां या उनके संघ बंद निविदाओं में भाग लेंगे)।
कम भागीदारी वाली निविदाएं (यदि सामान्य आपूर्तिकर्ताओं का दायरा निश्चित रूप से परिभाषित नहीं है, हालांकि यह कुछ मानदंडों द्वारा सीमित है, उदाहरण के लिए, राज्य, विशेष मंजूरी की उपस्थिति, आदि। सामान्य आपूर्तिकर्ताओं की कम संख्या के साथ एक खरीद संचालन का उपयोग किया जाता है) जब व्यवसाय या सेवाओं की खरीद कठिन या विशेष प्रकृति की हो और कम संख्या में उम्मीदवारों को पेश की जा सके)। कम भागीदारी वाली निविदाओं की अवधि के दौरान, केवल वे प्रतिभागी जिन्हें ग्राहक द्वारा खरीद प्रक्रिया में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है, वे निविदा प्रस्ताव प्रस्तुत करने के हकदार हैं।
4) निविदा में प्रवेश की प्रक्रिया के अनुसार निविदाओं का वर्गीकरण।प्रारंभिक योग्यता चयन के साथ. निविदा में भूमिका के लिए आदेश आवेदकों द्वारा तैयार किया जाना चाहिए और समय पर चर्चा के लिए निविदा आयोजक को प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
एक बंद निविदा खुली निविदा की तरह ही आयोजित की जाती है। एकमात्र अंतर साझेदारों की पसंद में है। इसके अनुसार बंद निविदा के प्रभाव की जानकारी प्रकाशित नहीं की जाती है।
खुली निविदा को प्रतिस्पर्धी खरीद का एक बुनियादी तरीका माना जाता है। कानून के अनुसार काम करने वाले और ग्राहक द्वारा जारी किए गए निविदा नोटिस का जवाब देने वाले सभी आपूर्तिकर्ताओं के पास खुली निविदा में भाग लेने का पूरा मौका है।
5) कोटेशन और एकमात्र स्रोत खरीदारी के लिए अनुरोध।कोटेशन के अनुरोध सीरियल उत्पादों की खरीद से जुड़े होते हैं, परिणामस्वरूप, आमतौर पर 3 या अधिक संगठनों से उनका अनुरोध किया जाता है, और सामान्य आपूर्तिकर्ता का चयन कीमतों की तुलना करके किया जाता है। कोटेशन के लिए अनुरोध प्राप्त करना काफी त्वरित और किफायती है। इस सब के साथ, कोई भी सामान्य आपूर्तिकर्ता मानक फॉर्म का उपयोग करके, इसे बदलने की क्षमता के बिना, केवल एक मूल्य उद्धरण की पेशकश करने में सक्षम होगा।
कोटेशन के लिए अनुरोध का तात्पर्य एक ऑर्डर प्लेसमेंट की स्वीकृति से है, जिसमें कोटेशन के अनुरोध के बारे में आधिकारिक वेबसाइट पर एक घोषणा पोस्ट करके लोगों के असीमित समूह को वस्तुओं, कार्यों, नगरपालिका या शहरी जरूरतों के प्रस्तावों के बारे में सूचित किया जाता है। कोटेशन के लिए अनुरोध का विजेता ऑर्डर देने वाले प्रतिभागी से सहमत होता है, जिसने सबसे कम अनुबंध मूल्य की पेशकश की थी।
मूल्य उद्धरण के लिए अनुरोध कम से कम 3 सामान्य आपूर्तिकर्ताओं से किया जाता है। समान खरीदारी में कोई भी भागीदार केवल 1 मूल्य उद्धरण की पेशकश करने में सक्षम होगा। इन सबके साथ, खरीदारी उस स्थिति में भी की जा सकती है, जब अनुरोध के बाद, यह स्थापित हो जाता है कि केवल 1 सामान्य आपूर्तिकर्ता ही ऐसा करने में सक्षम है - ऐसी स्थिति में, खरीद एक ही स्रोत से की जाती है।
निविदा प्रक्रिया:
जो लोग वेबसाइट पर उल्लिखित समय सीमा के भीतर चल रही निविदाओं में भाग लेना चाहते हैं, वे निविदा दस्तावेज प्राप्त करने के लिए सार्वजनिक घोषणा (अतिरिक्त जानकारी) में बताए गए संपर्क टेलीफोन नंबरों का उपयोग करके आरंभ करने वाले विभागों से संपर्क कर सकते हैं। निविदा में भाग लेने के लिए, उम्मीदवार को निम्नलिखित दस्तावेज (संगठन के बारे में जानकारी) प्रदान करने होंगे:
निविदा में भाग लेने के लिए आवेदन (प्रारंभ में, पंजीकरण के लिए आवेदन की एक प्रति फैक्स द्वारा भेजी जाती है, जिसमें उस संरचनात्मक इकाई का संकेत दिया जाता है जिसने निविदा के बारे में संदेश पोस्ट किया था);
- कर प्राधिकरण के साथ पंजीकरण प्रमाणपत्र की एक प्रति;
- चार्टर से उद्धरण की एक प्रति: नाम, पता, कार्यकारी निकाय और उसके अधिकार;
- सेवा योग्य निकाय की नियुक्ति पर निर्णय की एक प्रति;
- लाइसेंस की एक प्रति (यदि आवश्यक हो);
- ISO 9001 संपत्ति मानक प्रमाणपत्र की एक प्रति (यदि उपलब्ध हो);
- प्रतिस्पर्धी प्रस्ताव (फैक्स द्वारा आवेदन के साथ प्रतिलिपि)।
चित्र 3. निविदा पर हस्ताक्षर करना
बोली में दो भाग होते हैं:
तकनीकी भाग:
तकनीकी प्रस्ताव में उत्पाद (प्रदर्शन किए गए कार्य, प्रस्ताव), उत्पाद की गुणवत्ता (GOST, TU, SPiP और अन्य डेटा का अनुपात) के बारे में विस्तृत जानकारी होनी चाहिए; सूचीबद्ध मुद्दों पर किसी भी जानकारी की अनुपलब्धता को तकनीकी मानदंडों की आवश्यकताओं को पूरा करने में विफलता माना जाएगा।
वाणिज्यिक भाग:
प्रस्ताव के वाणिज्यिक भाग में एकल मूल्य के अभिन्न संकेत के साथ निविदा विषय की लागत के बारे में जानकारी होनी चाहिए। भुगतान की शर्तें (निपटान) और काफी संभावित बोनस भी यहां दर्शाए गए हैं; डिलीवरी का आकार और समय (प्रदर्शन किया गया कार्य, प्रदान की गई सेवाएँ); डिलीवरी की शर्तें (व्यवसाय का निष्पादन, सेवाओं की पेशकश), उत्पाद की डिलीवरी के लिए लागत का आवंटन।
निर्णय लेते समय, निविदा आयोग निम्नलिखित मानदंडों द्वारा शासित होते हैं:
उत्पाद की लागत (व्यवसाय, सेवाएँ) और भुगतान की शर्तें (पूर्व भुगतान, स्थगन);
- उत्पाद की गुणवत्ता (मामले, सेवाएँ);
- तकनीकी साधनों के साथ कंपनी का प्रावधान;
- कंपनी के अपने डेवलपर्स और अनुसंधान आधार की उपस्थिति;
- कंपनी की आर्थिक स्थिति.
निविदा तिथि के बाद 30 दिनों के लिए बोलियां वैध होनी चाहिए। प्रस्तुत किए गए और उनके दस्तावेज़ों में शामिल किए गए सभी निविदा प्रस्ताव विचार के बाद निविदा प्रतिभागियों को वापस नहीं किए जाते हैं। निविदा में भाग लेने वाले, जिन्होंने निविदा दस्तावेज प्राप्त कर लिया है, उन्हें इसे एक गोपनीय दस्तावेज के रूप में मानना आवश्यक है और निविदा आरंभकर्ता की पूर्व लिखित सहमति प्राप्त किए बिना किसी तीसरे पक्ष को निविदा को प्रभावित करने वाली जानकारी का खुलासा करने का अधिकार नहीं है।
आरंभकर्ता के पास किसी भी निविदा प्रतिभागी को विजेता के रूप में चुनने का अधिकार सुरक्षित है, भले ही भागीदार द्वारा प्रस्तावित लागत अन्य निविदा प्रतिभागियों की तुलना में अधिक हो, और इसी तरह स्पष्टीकरण के अभाव में किसी भी निविदा प्रस्ताव, या सभी निविदा प्रस्तावों को अस्वीकार करने का अधिकार सुरक्षित है। ऐसे निर्णय की परिस्थितियों के बारे में निविदा प्रतिभागियों को। यदि निविदा प्रतिभागियों द्वारा प्रस्तावित निविदा आइटम की असाधारण कम लागत आरंभकर्ता की अनुमानित लागत से अधिक है, तो आरंभकर्ता को सभी बोलियों को अस्वीकार करने और पुनः निविदा देने का अधिकार होगा। वैश्विक नेटवर्क पर किसी निविदा की खबर पोस्ट करना एक प्रस्ताव नहीं माना जाता है। बोली की तैयारी और जमा करने से संबंधित सभी चीजें बोलीदाता द्वारा वहन की जाती हैं। प्रतिस्पर्धी सेवाओं को जमा करने की समय सीमा वेबसाइट पर पोस्ट की गई एक सार्वजनिक घोषणा में बताई गई है। उपरोक्त समय सीमा के बाद प्राप्त बोलियों पर विचार नहीं किया जाएगा। बेशक, प्रतिस्पर्धी बोली या निविदा आयोजित करना एक खुली कार्रवाई मानी जाती है।
आवेदकों के पास व्यक्तिगत निविदा प्रस्तावों पर सुझाव देने, बचाव करने और यहां तक कि बहस करने का अवसर है। बोली मानदंडों में से एक बोली में भूमिका के लिए सेवाओं की डिलीवरी की समय सीमा है। इस समय से बाद में, निविदा में भाग लेने वाली सभी कंपनियां (प्रस्तावकर्ता) निविदा समिति को हस्ताक्षर के विरुद्ध विधिवत निष्पादित निविदा प्रस्तुत करती हैं। सूचना के समय से पहले रिसाव को रोकने के लिए प्रस्ताव बंद, सीलबंद लिफाफे (अक्सर दोहरे) में प्रस्तुत किए जाते हैं, जिसका प्रतिद्वंद्वियों के पास उपयोग करने का पूरा मौका होता है। बाहरी लिफाफे में सेवाएं स्वीकार करने का पता होता है, आंतरिक लिफाफे में निविदा संख्या, उसका शीर्षक (उद्देश्य) और दस्तावेजों को स्वीकार करने के लिए निर्धारित तिथि होती है। नीलामी का अगला चरण प्रस्तुत सेवाओं की तुलना करना, परिणामों को सारांशित करना और विजेता का निर्धारण करना है। सहमत दिन और घंटे पर, निविदा समिति प्राप्त सेवाओं के साथ लिफाफे खोलती है। सेवाओं के साथ पैकेज खोलने का संचालन नीलामी में सभी प्रतिभागियों, वैश्विक सूचना साधनों के अनुयायियों की उपस्थिति में, खुलेपन की स्थिति में किया गया था। इन व्यापारों को स्वर कहा जाता है।
निजी बोली के दौरान, निविदा समितियाँ एक बंद बैठक में पैकेज खोलती हैं। निविदा पसंदीदा का चयन तुरंत उस स्थिति में प्राप्त सेवाओं के उद्घाटन और अधिसूचना के बाद किया जा सकता है, जब कार्य सबसे कम टैरिफ के साथ एक प्रस्ताव का चयन करना है, जबकि अन्य सभी मानदंड समान हैं। लेकिन अक्सर, एक सामान्य आपूर्तिकर्ता (किसी सुविधा के निर्माण के लिए आपूर्तिकर्ता) को चुनने पर निर्णय लेने के लिए, प्रस्तुत प्रस्तावों का सावधानीपूर्वक अध्ययन करने और बोली के उद्देश्यों के लिए सबसे उपयुक्त एक का चयन करने में समय लगेगा। जिस अवधि के दौरान निविदा समितियां निविदाकर्ताओं के प्रस्तावों (प्रस्तावों) की जांच और विश्लेषण करती हैं, वह अध्ययन की जाने वाली जानकारी (तकनीकी, भुगतान, आदि) के आकार पर निर्भर करती है, पारंपरिक रूप से - कई हफ्तों से लेकर कई महीनों तक। निविदा पसंदीदा को चुनने का निविदा समिति का निर्णय सार्वजनिक हो सकता है, या इसे बंद किया जा सकता है।
किसी निविदा के लिए डिज़ाइन प्रपत्र पर कार्य का मानकीकृत चक्र
प्रथम चरण। कंपनी के भीतर निविदा के लिए रखे जाने वाले कार्यों की एक सूची तैयार करना और इसमें भूमिका निभाने वाले संगठनों के साथ समझौता करना।
निविदा आयोजित करने का निर्णय लेना। अभ्यास से पता चलता है कि यह पंक्ति बिल्कुल भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं है, क्योंकि कार्य के सभी आगे के चरणों पर निर्णय लेने की गति इस बात पर निर्भर करती है कि कंपनी के विभिन्न कर्मचारियों द्वारा निविदा में प्रस्तुत कार्यों के बारे में जागरूकता कितनी सामान्य हो जाती है। किस प्रकार और पैमाने के आपूर्तिकर्ताओं को निविदा में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाएगा, चाहे वह खुला हो या बंद, इस मुद्दे पर आपसी समझ हासिल करना भी अच्छा है।
चरण 2। एक "संक्षिप्त" (किसी भूमिका के लिए निमंत्रण) का निर्माण।
इस चरण में, एक कर्मचारी जो निविदा तैयार करने और संचालित करने के लिए ग्राहक कंपनी के बारे में गंभीर है, वह एक ही दस्तावेज़ में योजना (निविदा) के लक्ष्यों और प्रतियोगिता में भाग लेने वालों के लिए आवश्यकताओं का वर्णन करने के लिए बाध्य है। इस तरह का एक संक्षिप्त विवरण (भूमिका के लिए निमंत्रण) संभावित बोलीदाताओं को विचार के लिए भेजा जाएगा।
टेम्पलेट संक्षिप्त में निम्नलिखित रचना शामिल है:
-ग्राहक कंपनी का विवरण
- कठिनाई निर्धारित करना
-वांछित प्रभाव का विवरण
-निविदा प्रतिभागियों के लिए आवश्यकताएँ
-ऑर्डर सबमिशन फॉर्म का विवरण (दस्तावेज़ मानदंड)
-उम्मीदवारों के मूल्यांकन के लिए मानदंड
-निविदा की शर्तें
इस एप्लिकेशन के किसी भी हिस्से को दस्तावेज़ का एक उचित और अत्यधिक कार्यात्मक हिस्सा माना जाता है। बेशक, आपकी कंपनी उनमें से एक या अधिक को तुरंत ढूंढने में सक्षम होगी, हालांकि इससे संभावित समाधान प्रदाताओं के साथ आपका संपर्क केवल जटिल हो जाएगा।
चरण 3. भागीदार कंपनियों का चयन.
और पहले से ही, संक्षिप्त विवरण बनने के बाद, आपको निविदा में भाग लेने के लिए इच्छुक संगठनों को साहसपूर्वक आमंत्रित करने का अवसर दिया जाता है। परंपरागत रूप से, यदि "लागत निविदा" की घोषणा की जाती है, तो 3-4 संगठनों को भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है। यदि दो-चरणीय "समाधान के लिए निविदा" की योजना बनाई गई है, तो पहले चरण में प्रतिभागियों की संख्या 5 से 9 तक हो सकती है, और 2 - 3 प्रतिभागी जिन्होंने अधिक दिलचस्प प्रस्ताव तैयार किए हैं, दूसरे चरण में प्रवेश करते हैं। एक खुली निविदा है जिसमें आप उन सभी संगठनों को भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं जो आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। एक खुली निविदा की घोषणा विशेष मीडिया, ऑनलाइन वेब संसाधनों या पेशेवर सोसायटी के माध्यम से की जाती है। उदाहरण के लिए, नगरपालिका संगठनों द्वारा इस प्रकार की निविदा को अपनाना आवश्यक है।
एक बंद निविदा आयोजन कंपनी द्वारा सह-प्रतिभागियों के निमंत्रण को ध्यान में रखती है। पहले चरण में किसी भूमिका के लिए आमंत्रित किए जाने के लिए, भाग लेने वाली फर्मों का चयन उन पहलुओं के आधार पर किया जाता है जो आरंभकर्ता के लिए मूल्यवान हैं। और पहले से ही, निविदा की शुरुआत की घोषणा करने के बाद, आप प्रारंभिक ऑर्डर प्राप्त करने की उम्मीद कर रहे हैं।
चरण 4 पदों का स्पष्टीकरण.
मामलों के इस चरण में, जिन कंपनियों ने निविदा में भूमिका के लिए प्रारंभिक आदेश जमा कर दिए हैं, वे अतिरिक्त जानकारी के लिए आपसे संपर्क करना शुरू कर देंगी। समस्या के बारे में अपना दृष्टिकोण और उसे हल करने के वांछित तरीकों को स्पष्ट करें। आपके साझेदारों के अंतिम प्रस्ताव न केवल व्यक्तिगत, बल्कि उचित भी दिखें, इसके लिए आपको विचार करने के लिए एक निश्चित समय खर्च करने की आवश्यकता है। यहीं पर आप निविदा प्रतिभागियों की संख्या की सार्थक सीमा को याद करने का प्रयास करते हैं, जिसके बारे में ऊपर लिखा गया था। ऐसे मामले में जहां प्रारंभिक आवेदन पर विचार करने के बाद निविदा को 2-चरणीय निविदा निर्धारित किया जाता है, दूसरे दौर में प्रवेश करने वाली कंपनियां अंतिम दस्तावेज तैयार करती हैं।
चरण 5 अंतिम सेवाओं का प्रदर्शन.
ऐसे सचेत क्षण में, प्रतियोगिता के फाइनलिस्ट एक सूखे दस्तावेज़ तक सीमित नहीं होते हैं और उन्हें आरंभकर्ता द्वारा कंपनी में एक बैठक में आमंत्रित किया जाता है। विशेष रूप से इस बैठक में, अपना समाधान प्रस्तुत करते हुए, प्रदाता के प्रतिनिधि आपको आश्वस्त करेंगे कि उनका निर्णय ही एकमात्र सही है। और यदि पिछले चरणों पर कार्य उपयुक्त विभाग के प्रथम 2 कर्मचारियों द्वारा किया जा सकता है, तो उन विभागों के प्रमुखों को अंतिम प्रस्तुति के लिए आमंत्रित किया जाता है जो योजना के अनुसार आपके आंतरिक ग्राहकों के रूप में कार्य करेंगे।
चरण 6 अंतिम चयन.
प्रदर्शन आयोजित करने और खरीदे गए ऑफर का सावधानीपूर्वक अध्ययन करने के बाद, आपकी कंपनी के जागरूक प्रमुख सामूहिक रूप से एक डीलर का चयन करने का निर्णय लेते हैं। कुछ कंपनियों में, यह निर्णय एक बैठक में, मौखिक चर्चा और आंतरिक ग्राहकों की राय के स्पष्टीकरण के माध्यम से किया जाता है। अन्य अधिक औपचारिक संस्करणों में, एक रेटिंग तालिका बनाई जाती है, जहां, भारित औसत गुणांक की विधि का उपयोग करके, प्रतियोगिता में किसी भी प्रतिभागी का अंतिम स्कोर उन्मुख होता है।
चरण 7 विजेताओं की घोषणा.
इसमें शामिल सभी लोगों के लिए यह निस्संदेह सबसे प्रिय और परेशान करने वाला कदम है। दुर्भाग्य से, रूसी व्यवहार में अक्सर यह पता चलता है कि जिन कंपनियों ने टेंडर नहीं जीता, उन्हें इसके अंत के बारे में तब पता चलता है जब उनका प्रतिद्वंद्वी पहले से ही योजना पर कड़ी मेहनत कर रहा होता है।
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जो लोग वेबसाइट पर निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर चल रही निविदाओं में भाग लेना चाहते हैं, वे निविदा दस्तावेज प्राप्त करने के लिए सार्वजनिक घोषणा (अतिरिक्त जानकारी) में दिए गए संपर्क नंबरों पर आरंभिक प्रभागों से संपर्क कर सकते हैं। निविदा में भाग लेने के लिए आवेदक को निम्नलिखित दस्तावेज (संगठन के बारे में जानकारी) जमा करने होंगे:
निविदा में भाग लेने के लिए आवेदन (प्रारंभ में, पंजीकरण के लिए आवेदन की एक प्रति फैक्स द्वारा भेजी जाती है, जिसमें उस संरचनात्मक इकाई का संकेत दिया जाता है जिसने निविदा के बारे में संदेश पोस्ट किया था);
कर प्राधिकरण के साथ पंजीकरण प्रमाणपत्र की एक प्रति;
चार्टर से उद्धरण की एक प्रति: नाम, पता, कार्यकारी निकाय और उसके अधिकार;
कार्यकारी निकाय की नियुक्ति पर निर्णय की एक प्रति;
लाइसेंस की एक प्रति (यदि आवश्यक हो);
ISO 9001 गुणवत्ता मानक प्रमाणपत्र की एक प्रति (यदि उपलब्ध हो);
बोली (फैक्स द्वारा आवेदन सहित प्रति)।
बोली में दो भाग होते हैं:
तकनीकी भाग:
तकनीकी प्रस्ताव में उत्पाद (प्रदर्शन किए गए कार्य, सेवाएं), उत्पाद की गुणवत्ता (GOST, TU, SPiP और अन्य विशेषताओं का अनुपालन) के बारे में व्यापक जानकारी होनी चाहिए; सूचीबद्ध मुद्दों पर किसी भी जानकारी की अनुपस्थिति को तकनीकी विशिष्टताओं की आवश्यकताओं के अनुपालन में विफलता माना जाएगा।
वाणिज्यिक भाग:
प्रस्ताव के वाणिज्यिक भाग में कुल लागत के अनिवार्य संकेत के साथ निविदा वस्तु की कीमत के बारे में जानकारी होनी चाहिए। भुगतान की शर्तें (निपटान) और संभावित छूट भी यहां दर्शाई गई हैं; डिलीवरी की मात्रा और समय (प्रदर्शन किया गया कार्य, प्रदान की गई सेवाएँ); डिलीवरी की शर्तें (कार्य का प्रदर्शन, सेवाओं का प्रावधान), माल की डिलीवरी के लिए लागत का आवंटन।
निर्णय लेते समय, निविदा आयोग निम्नलिखित मानदंडों द्वारा निर्देशित होते हैं:
माल की कीमत (कार्य, सेवाएँ) और भुगतान की शर्तें (अग्रिम भुगतान, स्थगन);
माल की गुणवत्ता (कार्य, सेवाएँ);
तकनीकी साधनों के साथ उद्यम का प्रावधान;
कंपनी के पास अपने स्वयं के डेवलपर्स और अनुसंधान आधार हैं;
उद्यम की वित्तीय स्थिति.
निविदा तिथि के बाद बोलियां 30 दिनों के लिए वैध होनी चाहिए।
प्रस्तुत किए गए सभी निविदा प्रस्ताव और उनमें शामिल दस्तावेज़ निविदा प्रतिभागियों को उनके विचार के बाद वापस नहीं किए जाएंगे। निविदा दस्तावेज प्राप्त करने वाले निविदाकारों को इसे एक गोपनीय दस्तावेज के रूप में मानना चाहिए और वे निविदा आयोजक की पूर्व लिखित सहमति प्राप्त किए बिना किसी तीसरे पक्ष को निविदा से संबंधित जानकारी का खुलासा करने के हकदार नहीं हैं। आयोजक के पास किसी भी निविदा प्रतिभागी को विजेता के रूप में चुनने का अधिकार सुरक्षित है, जिसमें प्रतिभागी द्वारा दी गई कीमत अन्य निविदा प्रतिभागियों की तुलना में अधिक है, साथ ही निविदाकर्ता को इसका कारण बताए बिना किसी भी बोली या सभी बोलियों को अस्वीकार करने का अधिकार सुरक्षित है। एक फैसला। यदि निविदा प्रतिभागियों द्वारा प्रस्तावित निविदा वस्तु की न्यूनतम कीमत आयोजक की अनुमानित लागत से अधिक है, तो आयोजक को सभी बोलियों को अस्वीकार करने और पुनः निविदा देने का अधिकार होगा। इंटरनेट पर किसी निविदा के बारे में संदेश पोस्ट करना कोई प्रस्ताव नहीं है। बोली तैयार करने और जमा करने से जुड़ी सभी लागतें निविदाकर्ता द्वारा वहन की जाएंगी।
बोली जमा करने की समय सीमा वेबसाइट पर पोस्ट की गई सार्वजनिक घोषणा में बताई गई है। उपरोक्त समय सीमा के बाद प्राप्त बोलियों पर विचार नहीं किया जाएगा। प्रतिस्पर्धी बोली या निविदा का संचालन स्वयं एक खुली प्रक्रिया है। आवेदकों के पास अपने स्वयं के निविदा प्रस्तावों को प्रस्तुत करने, बचाव करने और उन्हें उचित ठहराने का अवसर है। नीलामी की शर्तों में से एक नीलामी में भाग लेने के लिए प्रस्ताव जमा करने की समय सीमा है। इस समय से बाद में, निविदा में भाग लेने वाली सभी कंपनियां (प्रस्तावकर्ता) निविदा समिति को हस्ताक्षर के विरुद्ध विधिवत निष्पादित निविदा प्रस्तुत करती हैं।
सूचना के शीघ्र रिसाव से बचने के लिए प्रस्ताव बंद, सीलबंद लिफाफे (अक्सर दोहरे लिफाफे) में प्रस्तुत किए जाते हैं, जिसका प्रतियोगियों द्वारा फायदा उठाया जा सकता है। बाहरी लिफाफे में प्रस्ताव प्राप्त करने का पता दर्शाया गया है, भीतरी लिफाफे में निविदा संख्या, उसका नाम (उद्देश्य) और दस्तावेजों को स्वीकार करने के लिए निर्धारित तिथि शामिल है। बोली लगाने का अगला चरण प्रस्तुत प्रस्तावों की तुलना करना, परिणामों का सारांश देना और विजेता का निर्धारण करना है। नियत दिन एवं समय पर निविदा समिति प्राप्त प्रस्तावों के लिफाफे खोलती है। प्रस्तावों के साथ पैकेज खोलने की प्रक्रिया सभी बोलीदाताओं और मीडिया के प्रतिनिधियों की उपस्थिति में खुलेपन की स्थिति में की जा सकती है। ऐसे व्यापारों को सार्वजनिक व्यापार कहा जाता है।
मौन बोली आयोजित करते समय, निविदा समितियाँ एक बंद बैठक में पैकेज खोलती हैं। उस मामले में जहां लक्ष्य सबसे कम कीमतों वाले प्रस्ताव का चयन करना है, अन्य सभी चीजें समान होने पर, विजेता बोली लगाने वाले का चयन तुरंत प्राप्त प्रस्तावों के उद्घाटन और घोषणा के बाद किया जा सकता है। हालाँकि, अक्सर, एक आपूर्तिकर्ता (किसी सुविधा के निर्माण के लिए ठेकेदार) को चुनने का निर्णय लेने के लिए प्रस्तुत प्रस्तावों का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करने और बोली के उद्देश्यों को पूरा करने वाले को चुनने के लिए समय की आवश्यकता होती है। जिस अवधि के दौरान निविदा समितियां निविदाकर्ताओं के प्रस्तावों (प्रस्तावों) का अध्ययन और विश्लेषण करती हैं, वह विश्लेषण की जाने वाली जानकारी (तकनीकी, वाणिज्यिक, आदि) की मात्रा पर निर्भर करती है, आमतौर पर कई हफ्तों से लेकर कई महीनों तक। निविदा के विजेता का चयन करने के लिए निविदा समिति का निर्णय सार्वजनिक हो सकता है, या इसे बंद किया जा सकता है। पहले मामले में, यह निर्णय सभी बोलीदाताओं के साथ-साथ मीडिया के माध्यम से भी सूचित किया जाता है।
दूसरे मामले में, ऑर्डर को स्थानांतरित करने का निर्णय विजेता को गोपनीय रूप में सूचित किया जाता है। विजेता बोली लगाने वाला, अपनी शर्तों के अनुसार, एक नियम के रूप में, दूसरी सुरक्षा राशि जमा करता है। इसका मूल्य आमतौर पर ऑर्डर मूल्य का 5 से 10% तक होता है। ऑर्डर पूरा करने के बाद सुरक्षा जमा राशि वापस कर दी जाती है।
विजेता बोलीदाताओं के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर किया जाता है, जिसमें सभी आवश्यक शर्तें निर्धारित होती हैं। सरकारी एजेंसियों द्वारा अनुमोदन के बाद अनुबंध लागू होते हैं। नीलामी के परिणामों के आधार पर लेनदेन का निष्कर्ष दोनों पक्षों द्वारा अनुबंध पर हस्ताक्षर किए बिना प्रस्ताव (स्वीकृति) स्वीकार करके किया जा सकता है।
परियोजना पर काम का मानकीकृत चक्र "एक निविदा आयोजित करना"।
प्रथम चरण। कंपनी के भीतर निविदा के लिए प्रस्तुत कार्यों की सूची का गठन और इसमें भाग लेने वाले संगठनों के प्रकार का समन्वय। निविदा आयोजित करने का निर्णय लेना।
जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, यह चरण बिल्कुल भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं है, क्योंकि काम के सभी बाद के चरणों पर निर्णय लेने की गति इस बात पर निर्भर करती है कि कंपनी के विभिन्न कर्मचारियों द्वारा निविदा में प्रस्तुत कार्यों की समझ कितनी समान है। किस प्रकार और पैमाने के आपूर्तिकर्ताओं को निविदा में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाएगा, चाहे वह खुला हो या बंद, इस मुद्दे पर आपसी समझ बनाना भी अच्छा है।
चरण 2। एक "संक्षिप्त" (भाग लेने के लिए निमंत्रण) का निर्माण।
इस स्तर पर, निविदा तैयार करने और संचालित करने के लिए ग्राहक कंपनी में जिम्मेदार कर्मचारी को परियोजना (निविदा) के लक्ष्यों और प्रतियोगिता प्रतिभागियों के लिए आवश्यकताओं को एक ही दस्तावेज़ में निर्धारित करना होगा।
इस तरह का संक्षिप्त विवरण (भागीदारी के लिए निमंत्रण) संभावित बोलीदाताओं को विचार के लिए भेजा जाएगा।
मानक संक्षिप्त निम्नलिखित संरचना मानता है:
ग्राहक कंपनी का विवरण
समस्या का निरूपण
अभीष्ट फल का वर्णन
निविदा प्रतिभागियों के लिए आवश्यकताएँ
आवेदन पत्र का विवरण (दस्तावेज़ मानदंड)
आवेदकों के मूल्यांकन के लिए मानदंड
निविदा की शर्तें
इस एप्लिकेशन का प्रत्येक भाग दस्तावेज़ का एक सार्थक और कार्यात्मक भाग है। बेशक, आपकी कंपनी उनमें से किसी एक या एक साथ कई के साथ समाप्त हो सकती है, लेकिन इससे संभावित समाधान प्रदाताओं के साथ आपका संचार जटिल हो जाएगा।
चरण 3. भाग लेने वाली कंपनियों का चयन.
अब, संक्षिप्त विवरण तैयार हो जाने के बाद, आप इच्छुक संगठनों को निविदा में भाग लेने के लिए सुरक्षित रूप से आमंत्रित कर सकते हैं। आमतौर पर, यदि "मूल्य निविदा" की घोषणा की जाती है, तो 3-4 संगठनों को भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है। यदि दो-चरणीय "समाधान के लिए निविदा" की योजना बनाई गई है, तो पहले चरण में प्रतिभागियों की संख्या 5 से 9 तक हो सकती है, और दो या तीन प्रतिभागी जिन्होंने सबसे दिलचस्प प्रस्ताव तैयार किए हैं, वे दूसरे चरण में प्रवेश करते हैं।
निविदा में भाग लेने वाली कंपनियों की संरचना का निर्धारण कैसे करें?
एक खुली निविदा है जिसमें आप उन सभी संगठनों को भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं जो आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। विशेष मीडिया, इंटरनेट साइटों या पेशेवर समुदायों के माध्यम से एक खुली निविदा की घोषणा की जाती है। उदाहरण के लिए, इस प्रकार की निविदा का उपयोग सरकारी संगठनों द्वारा किया जाना चाहिए।
एक बंद निविदा में आयोजन कंपनी द्वारा प्रतिभागियों को आमंत्रित करना शामिल होता है। पहले चरण में भाग लेने के लिए आमंत्रित करने के लिए, भाग लेने वाली कंपनियों का चयन आयोजक के लिए महत्वपूर्ण मानदंडों के अनुसार किया जाता है। अब जब निविदा की घोषणा हो गई है, तो आप प्रारंभिक बोलियाँ प्राप्त करने की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
चरण 4. पदों का स्पष्टीकरण.
कार्य के इस चरण में, जिन कंपनियों ने निविदा में भाग लेने के लिए प्रारंभिक आवेदन जमा किए हैं, वे अतिरिक्त जानकारी के लिए आपसे संपर्क करेंगी। समस्या के बारे में अपना दृष्टिकोण और उसे हल करने के वांछित तरीकों को स्पष्ट करें। प्रतिभागियों के अंतिम प्रस्तावों को न केवल व्यक्तिगत, बल्कि सार्थक दिखाने के लिए, आपको चर्चा पर कुछ समय बिताने की आवश्यकता होगी। यहीं पर आपको निविदा प्रतिभागियों की संख्या पर उचित सीमा याद आती है, जिसका वर्णन ऊपर किया गया था।
इस घटना में कि प्रारंभिक आवेदन पर विचार करने के बाद दो-चरणीय निविदा निर्धारित की जाती है, जो कंपनियां दूसरे दौर में पहुंचती हैं, वे अंतिम दस्तावेज तैयार करती हैं।
चरण 5. अंतिम प्रस्तावों की प्रस्तुति.
ऐसे महत्वपूर्ण क्षण में, एक सूखा दस्तावेज़ अपरिहार्य है; प्रतियोगिता के फाइनलिस्ट को आयोजक द्वारा कंपनी में एक बैठक में आमंत्रित किया जाता है। इस बैठक में, अपना समाधान प्रस्तुत करते हुए, प्रदाता के प्रतिनिधियों के पास आपको यह समझाने का अवसर होता है कि उनका समाधान ही एकमात्र सही है।
और यदि पिछले चरणों में काम संबंधित विभाग के एक या दो कर्मचारियों द्वारा किया जा सकता है, तो उन विभागों के प्रमुखों को अंतिम प्रस्तुति के लिए आमंत्रित किया जाता है जो परियोजना के लिए आपके आंतरिक ग्राहकों के रूप में कार्य करेंगे।
चरण 6. अंतिम चयन.
प्रेजेंटेशन देने और प्राप्त प्रस्ताव का ध्यानपूर्वक अध्ययन करने के बाद, आपकी कंपनी के जिम्मेदार प्रबंधक सामूहिक रूप से एक या दूसरे आपूर्तिकर्ता को चुनने का निर्णय लेते हैं। कुछ कंपनियों में, यह निर्णय एक बैठक में, मौखिक चर्चा और आंतरिक ग्राहकों की राय के स्पष्टीकरण के माध्यम से किया जाता है। अन्य अधिक औपचारिक मामलों में, एक रेटिंग तालिका बनाई जाती है, जहां प्रत्येक निविदा प्रतिभागी का अंतिम स्कोर भारित औसत गुणांक विधि का उपयोग करके निर्धारित किया जाता है।
चरण 7. विजेताओं की घोषणा.
यह निस्संदेह सभी प्रतिभागियों के लिए सबसे सुखद और रोमांचक चरण है। दुर्भाग्य से, रूसी व्यवहार में यह अक्सर पता चलता है कि जो कंपनियां टेंडर नहीं जीतती हैं उन्हें इसके पूरा होने के बारे में तब पता चलता है जब उनके प्रतिस्पर्धी पहले से ही परियोजना पर कड़ी मेहनत कर रहे होते हैं। सहमत हूँ, यह व्यवहार ग्राहक पर अच्छा नहीं लगता। काम पूरा होने और अंतिम समाधान प्रदाता के चयन के बारे में सभी प्रतिभागियों को सामान्य बैठक में या मीडिया के माध्यम से (यदि खुली निविदा हो) या व्यक्तिगत रूप से (यदि निविदा बंद हो गई थी) सूचित करना अच्छा तरीका माना जाता है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, निविदा पर काम करना संगठन के दृष्टिकोण से दुर्गम समस्याएँ प्रस्तुत नहीं करता है। इस प्रक्रिया में मुख्य कठिनाई हल की जा रही समस्या के बारे में ग्राहक की जागरूकता और पर्याप्त समाधान के चुनाव में निहित है। और यदि आप अपनी समस्या का सबसे किफायती समाधान ढूंढना चाहते हैं, तो संभवतः समान सेवाओं के लिए कीमतों की तुलना के बारे में ही बात करना उचित होगा।
निविदाओं के आधार पर खरीद का संगठन और संचालन।
टेंडर की व्यवस्था.
कंपनी के सामने आने वाली समस्या के सबसे पर्याप्त समाधान का चयन करने के तरीके के रूप में आचरण करना हाल ही में एक आम बात बन गई है।
निविदाएं आयोजित करने के नियम और प्रक्रियाएं आम तौर पर स्वीकृत होती जा रही हैं, और निविदाएं स्वयं अधिक से अधिक पारदर्शी होती जा रही हैं।
निविदा घोषित करने के कारण.
नियम के मुताबिक कंपनियां दो कारणों से टेंडर की घोषणा करती हैं।
इनमें से पहली कॉर्पोरेट आवश्यकताएं हैं जो खरीद नीति के क्षेत्र में मौजूद हैं।
इस प्रकार, दुनिया भर के कई संगठनों में, खुली या बंद निविदा के आधार पर आपूर्तिकर्ता चुनने के बारे में निर्णय लेने की प्रथा है। आज, सरकारी संगठनों द्वारा घोषित सभी आदेशों पर एक समान आवश्यकता लगाई जाती है, जिसकी लागत 100 हजार रूबल से अधिक है।
दूसरा कारण टेंडर आयोजित करने वाली कंपनी की सबसे अच्छी कीमत पर सर्वोत्तम पाने की चाहत है।
किस प्रकार के टेंडर होते हैं?
पहले प्रकार की निविदा "मूल्य निविदा" है।
इस मामले में, ग्राहक को ठीक-ठीक पता होता है कि कार्य को पूरा करने के लिए उसे किस प्रकार का और कितनी मात्रा में काम करना होगा। और कलाकारों (निविदा प्रतिभागियों) ने विशिष्ट प्रकार के काम, शर्तों, वारंटी अवधि, अतिरिक्त सेवाओं - और सबसे महत्वपूर्ण, कीमत के लिए अपने प्रस्ताव सामने रखे। इस प्रकार की निविदा, एक नियम के रूप में, ग्राहक कंपनी या निविदा प्रतिभागियों के लिए आश्चर्य नहीं लाती है। ठेकेदारों के बीच चयन मुख्य रूप से कीमत के आधार पर किया जाता है।
दूसरे प्रकार की निविदा तथाकथित "खुली समाधान" निविदा ("खुली संक्षिप्त" निविदा) है। ऐसा टेंडर तब आयोजित किया जाता है जब कंपनी के विशेषज्ञ केवल मोटे तौर पर कल्पना करते हैं कि वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए उन्हें किन सेवाओं की आवश्यकता होगी। यदि विभिन्न तरीकों और समाधानों का उपयोग करके वांछित परिणाम प्राप्त किया जा सकता है तो "खुले समाधान" के लिए एक निविदा की भी घोषणा की जा सकती है।
इस मामले में, निविदा शर्तों (संक्षिप्त) के विवरण में, यह उस समस्या को इंगित करता है जिसे हल करने की आवश्यकता है या परिणाम जिसे प्राप्त करना वांछनीय है। - प्रतिभागी, अपनी ओर से, समस्या को हल करने के बारे में अपना दृष्टिकोण प्रस्तुत करते हैं।
इस तरह की निविदा, बेशक, कीमतों और प्रस्तावित समाधानों में बहुत व्यापक रेंज का तात्पर्य करती है, लेकिन बदले में कंपनी को विभिन्न कंपनियों के रचनात्मक विकास पर विचार करने का एक अनूठा मौका मिलता है।
जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, सबसे उचित (कम से कम जटिल निर्णयों के मामले में) दो-चरणीय निविदा मॉडल है। जिसके पहले चरण में ग्राहक एक समाधान अवधारणा चुनता है, और दूसरे चरण में - एक मूल्य प्रस्ताव।
निविदा तैयार करने के नियम.
किसी भी निविदा की तरह, निविदा की तैयारी और संचालन के लिए अपने नियम होते हैं।
निविदा में भाग लेने वाली कंपनियों के लिए एक ऐसा समाधान पेश करने के लिए जो आपकी इच्छाओं को पूरा करता हो, आपको उन्हें स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से समझाने की आवश्यकता है कि आप उनसे क्या चाहते हैं। खैर, ताकि आपकी कंपनी में प्रस्तावित समाधानों को चुनने और संशोधित करने की प्रक्रिया समय के साथ न खिंचे और बातचीत और बैठकों की बुरी अनंतता में न बदल जाए, आपको प्रतिभागियों के चयन के लिए मानदंडों और शर्तों का स्पष्ट रूप से वर्णन करने की आवश्यकता है, और फिर विजेता का निविदा।
यहां "निविदा" परियोजना पर काम का एक मानकीकृत चक्र है।
प्रथम चरण। कंपनी के भीतर निविदा के लिए प्रस्तुत कार्यों की सूची का गठन और इसमें भाग लेने वाले संगठनों के प्रकार का समन्वय। निविदा आयोजित करने का निर्णय लेना।
जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, यह चरण बिल्कुल भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं है, क्योंकि काम के सभी बाद के चरणों पर निर्णय लेने की गति इस बात पर निर्भर करती है कि कंपनी के विभिन्न कर्मचारियों द्वारा निविदा में प्रस्तुत कार्यों की समझ कितनी समान है। किस प्रकार और पैमाने के आपूर्तिकर्ताओं को निविदा में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाएगा, चाहे वह खुला हो या बंद, इस मुद्दे पर आपसी समझ बनाना भी अच्छा है।
चरण 2। एक "संक्षिप्त" (भाग लेने के लिए निमंत्रण) का निर्माण।
इस स्तर पर, निविदा तैयार करने और संचालित करने के लिए ग्राहक कंपनी में जिम्मेदार कर्मचारी को परियोजना (निविदा) के लक्ष्यों और प्रतियोगिता प्रतिभागियों के लिए आवश्यकताओं को एक ही दस्तावेज़ में निर्धारित करना होगा।
इस तरह का संक्षिप्त विवरण (भागीदारी के लिए निमंत्रण) संभावित बोलीदाताओं को विचार के लिए भेजा जाएगा।
मानक संक्षिप्त निम्नलिखित संरचना मानता है:
1. ग्राहक कंपनी का विवरण
2. समस्या कथन
3. वांछित परिणाम का वर्णन
4. निविदा प्रतिभागियों के लिए आवश्यकताएँ
5. आवेदन पत्र का विवरण (दस्तावेज़)
6. आवेदकों के मूल्यांकन के लिए मानदंड
7. निविदा का समय
इस एप्लिकेशन का प्रत्येक भाग एक सार्थक और कार्यात्मक भाग है। बेशक, आपकी कंपनी उनमें से किसी को या एक साथ कई को मना कर सकती है, लेकिन इससे संभावित समाधान प्रदाताओं के साथ संचार जटिल हो जाएगा।
संक्षिप्त की सामग्री के बारे में अधिक जानकारी.
1. किसी प्रस्ताव को सफलतापूर्वक तैयार करने के लिए प्रदाता को आपके बारे में हमेशा कुछ न कुछ अवश्य जानना चाहिए। कंपनी का इतिहास, उसकी संख्या, अर्थव्यवस्था का वह क्षेत्र जिसमें आप काम करते हैं, व्यवसाय का प्रकार और उसकी विशिष्ट विशेषताएं - यह सब एक व्यक्तिगत प्रस्ताव तैयार करने के लिए महत्वपूर्ण होगा। कंपनी के बारे में आप आमतौर पर जो जानकारी प्रकाशित करते हैं वह पर्याप्त है। अपना वेबसाइट पता प्रदान करें जहां सेवा प्रदाता आपकी कंपनी के बारे में बेहतर समझ प्राप्त कर सके।
2. "समस्या विवरण" अनुभाग को आपके प्राप्तकर्ता को यह प्रदर्शित करना चाहिए कि वास्तव में आपको क्या परेशान कर रहा है, आप किन प्रश्नों के उत्तर तलाशने की योजना बना रहे हैं, और वर्तमान स्थिति में आप किस चीज़ से खुश नहीं हैं। दर्शाता है कि संक्षिप्त के इस विशेष खंड को बाद की वार्ताओं के दौरान बार-बार स्पष्ट किया गया है।
3. इस अनुभाग में आपको अपनी कलम को खुलकर चलने देना चाहिए। सबसे पहले, वर्णन करें कि परिणामस्वरूप संगठन क्या परिवर्तन (लक्ष्य) प्राप्त करना चाहता है। दूसरे, सबसे अधिक प्रासंगिक और अत्यावश्यक समस्याओं का वर्णन करें जिन्हें आप हल करना चाहते हैं। अंत में, तीसरा, वर्णन करें कि कार्य का परिणाम कौन से उत्पाद (समाधान) होना चाहिए।
4. निविदा प्रतिभागियों के लिए आवश्यकताएँ आमतौर पर भाग लेने वाले संगठन के मापदंडों का वर्णन करती हैं जो आपकी कंपनी के लिए महत्वपूर्ण हैं। आवश्यकताओं में समान परियोजनाओं को पूरा करने का अनुभव, पिछले ग्राहकों की समीक्षा, या प्रदाता कंपनी स्वयं कितने समय से अस्तित्व में है, शामिल हो सकती है। आपको आवश्यकताओं के विवरण में पर्याप्त सावधानी बरतनी चाहिए: आखिरकार, उन्हें बहुत अधिक कसने से, आपको कीमत और ऑफ़र की गुणवत्ता दोनों में अपर्याप्त विकल्प का सामना करना पड़ सकता है। साथ ही, प्रतिबंधों की कमी से आपके लिए प्रारंभिक चुनाव करना मुश्किल हो जाएगा।
5. निविदा आवेदन पत्र का स्पष्ट विवरण आपके आगामी कार्य को सुविधाजनक बनाने के लिए है। विभिन्न दस्तावेज़ों के संग्रह को एकीकृत करने की तुलना में एक ही योजना के अनुसार बनाए गए प्रस्तावों को संसाधित करना और तुलना करना बहुत आसान है। इस अनुभाग में, ग्राहक कंपनी उन अनुभागों को निर्धारित करती है जो निविदा में भाग लेने वाली कंपनी के आवेदन (प्रस्ताव) में दिखाई देने चाहिए।
6. दस्तावेज़ बनाते समय अनुभाग "मूल्यांकन मानदंड" सबसे बड़ी असहमति का कारण बनता है। दरअसल, एक वाक्य में विभिन्न मानदंडों का उचित संयोजन महत्वपूर्ण है। तो बोलने के लिए, पैसे के लिए मूल्य। हालाँकि, यदि कोई एक पैरामीटर आपके लिए महत्वपूर्ण है (कीमत, प्रोजेक्ट समय, सह-निष्पादकों की कमी, विशिष्ट सॉफ़्टवेयर का उपयोग), तो यह आपके आपूर्तिकर्ताओं का ध्यान इस ओर आकर्षित करने के लायक है। कम से कम इसलिए कि वे स्पष्ट रूप से खाली काम नहीं कर रहे थे।
7. निविदा का समय एक अलग अनुभाग में शामिल नहीं किया जा सकता है, लेकिन इसे संक्षेप में दर्शाया जाना चाहिए। आमतौर पर वे निविदा की घोषणा करने की समय सीमा, आवेदन स्वीकार करने की आरंभ और समाप्ति तिथियां और आवेदनों पर विचार करने की अनुमानित अवधि का संकेत देते हैं।
चरण 3. भाग लेने वाली कंपनियों का चयन.
अब, संक्षिप्त विवरण तैयार हो जाने के बाद, आप इच्छुक संगठनों को निविदा में भाग लेने के लिए सुरक्षित रूप से आमंत्रित कर सकते हैं। आमतौर पर, यदि "मूल्य निविदा" की घोषणा की जाती है, तो 3-4 संगठनों को भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है। यदि दो-चरणीय "समाधान के लिए निविदा" की योजना बनाई गई है, तो पहले चरण में प्रतिभागियों की संख्या 5 से 9 तक हो सकती है, और दो या तीन प्रतिभागी जिन्होंने सबसे दिलचस्प प्रस्ताव तैयार किए हैं, वे दूसरे चरण में प्रवेश करते हैं।
निविदा में भाग लेने वाली कंपनियों की संरचना का निर्धारण कैसे करें?
एक खुली निविदा है जिसमें आप उन सभी संगठनों को भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं जो आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। विशेष मीडिया, इंटरनेट साइटों या पेशेवर समुदायों के माध्यम से एक खुली निविदा की घोषणा की जाती है। उदाहरण के लिए, इस प्रकार की निविदा का उपयोग सरकारी संगठनों द्वारा किया जाना चाहिए।
एक बंद निविदा में आयोजन कंपनी द्वारा प्रतिभागियों को आमंत्रित करना शामिल होता है। पहले चरण में भाग लेने के लिए आमंत्रित करने के लिए, भाग लेने वाली कंपनियों का चयन आयोजक के लिए महत्वपूर्ण मानदंडों के अनुसार किया जाता है। उदाहरण के लिए, यह समान कार्य करने का अनुभव, साझेदारों की समीक्षा, खुले प्रेस से सामग्री, इंटरनेट पर कंपनी की वेबसाइटें, रेटिंग, पेशेवर प्रदर्शनियों, सम्मेलनों आदि में उनकी भागीदारी हो सकती है। इस मामले में, आप स्वयं, के आधार पर आपके मानदंड, किसी विशेष कंपनी की निविदा में भाग लेने के लिए व्यक्तिगत निमंत्रण भेजें। निविदा प्रतिभागियों के नाम विज्ञापित नहीं किए जाते हैं।
अब जब आपने निविदा की घोषणा कर दी है, तो आप प्रारंभिक बोलियाँ प्राप्त करने की प्रतीक्षा करें।
चरण 4. पदों का स्पष्टीकरण.
कार्य के इस चरण में, प्रारंभिक निविदाकर्ता अधिक जानकारी के लिए आपसे संपर्क करेंगे। दृष्टिकोण और उसे हल करने के वांछित तरीकों को स्पष्ट करें। प्रतिभागियों के अंतिम प्रस्तावों को न केवल व्यक्तिगत, बल्कि सार्थक बनाने के लिए, चर्चा पर कुछ समय खर्च करने की आवश्यकता होगी। इस घटना में कि प्रारंभिक आवेदन पर विचार करने के बाद दो-चरणीय निविदा निर्धारित की जाती है, जो कंपनियां दूसरे दौर में पहुंचती हैं, वे अंतिम दस्तावेज तैयार करती हैं।
चरण 5. अंतिम प्रस्तावों की प्रस्तुति.
ऐसे महत्वपूर्ण क्षण में, एक सूखे दस्तावेज़ का उपयोग नहीं किया जा सकता है; प्रतियोगिता के फाइनलिस्ट को कंपनी में एक बैठक में आमंत्रित किया जाता है। इस बैठक में, अपना समाधान प्रस्तुत करते हुए, प्रदाता के प्रतिनिधियों के पास आपको यह समझाने का अवसर होता है कि उनका समाधान ही एकमात्र सही है।
और यदि पिछले चरणों में काम एक या दो संबंधित विभागों द्वारा किया जा सकता है, तो उन विभागों के प्रमुखों को अंतिम प्रस्तुति के लिए आमंत्रित किया जाता है जो परियोजना के लिए आंतरिक ग्राहकों के रूप में कार्य करेंगे।
चरण 6. अंतिम चयन.
प्रेजेंटेशन देने और प्राप्त प्रस्ताव का ध्यानपूर्वक अध्ययन करने के बाद, आपकी कंपनी के जिम्मेदार प्रबंधक सामूहिक रूप से किसी एक या दूसरे को चुनने का निर्णय लेते हैं। कुछ कंपनियों में, यह निर्णय एक बैठक में, मौखिक चर्चा और आंतरिक ग्राहकों की राय के स्पष्टीकरण के माध्यम से किया जाता है। अन्य अधिक औपचारिक मामलों में, एक रेटिंग तालिका बनाई जाती है, जहां प्रत्येक निविदा प्रतिभागी का अंतिम स्कोर भारित औसत गुणांक विधि का उपयोग करके निर्धारित किया जाता है।
चरण 7. विजेताओं की घोषणा.
विजेताओं की घोषणा. प्रोजेक्ट पर काम शुरू
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