प्रश्न 5. दस्तावेज़ों का वर्गीकरण

दस्तावेज़ों का वर्गीकरण- व्यवस्थित करने और उनके साथ काम करने की दक्षता बढ़ाने के लिए सामग्री विशेषताओं, तैयारी के रूप आदि के आधार पर दस्तावेजों को समूहों (प्रकारों) में वितरित करना।

वर्गीकरण आपको दस्तावेजों के प्रत्येक समूह के साथ काम करने के कुछ तरीके विकसित करने, उन्हें निर्देशों में समेकित करने और कार्यालय के काम में दस्तावेजों को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। 2. परंपरागत रूप से, दस्तावेज़ों को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है: दस्तावेज़ीकरण की विधि के अनुसार: हस्तलिखित; इलेक्ट्रोनिक;

ग्राफ़िक;

फ़िल्म, फ़ोटो, ध्वनि दस्तावेज़;

उपयोग के क्षेत्र के अनुसार: संगठनात्मक और प्रशासनिक; वित्तीय और लेखांकन; वैज्ञानिक और तकनीकी; काम से; रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय;

संकलन के स्थान पर:

आवक (संगठन द्वारा प्राप्त);

आउटगोइंग (संगठन से भेजा गया);

आंतरिक (संगठन के भीतर ही संकलित और उपयोग किया गया);

पहुंच प्रतिबंध स्टाम्प के अनुसार:

खुला (अवर्गीकृत);

पहुंच प्रतिबंध स्टांप के साथ। दस्तावेज़ों में निम्नलिखित टिकटें हो सकती हैं:

"आधिकारिक उपयोग के लिए" (आधिकारिक जानकारी केवल किसी विशिष्ट संगठन या उद्योग के कर्मचारियों के लिए है); "गुप्त", "शीर्ष गुप्त", "विशेष महत्व का" (राज्य रहस्य युक्त जानकारी); "गोपनीय" (ऐसी जानकारी जिस तक पहुंच रूसी संघ के कानून द्वारा सीमित है);

"व्यापार रहस्य" (ऐसी जानकारी जो तीसरे पक्ष के लिए अज्ञात होने के कारण व्यावसायिक मूल्य रखती है, जिस तक कानूनी आधार पर कोई मुफ्त पहुंच नहीं है और जिसके संबंध में ऐसी जानकारी के मालिक ने एक सुरक्षा व्यवस्था शुरू की है);

मूल से:

आधिकारिक (आधिकारिक) (संगठन के हितों को प्रभावित करने वाला, किसी कानूनी इकाई या व्यक्ति द्वारा संकलित, निर्धारित तरीके से औपचारिक रूप से तैयार किया गया); व्यक्तिगत (किसी विशिष्ट व्यक्ति के हितों के संबंध में और व्यक्तिगत होना);

दक्षिण में कानूनी महत्व:

मूल या मूल (आधिकारिक दस्तावेजों की पहली या एकल प्रतियां, लेखक द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षरित);

प्रतियां (दस्तावेज़ जो मूल दस्तावेज़ और इसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की जानकारी को कानूनी बल के बिना पूरी तरह से पुन: पेश करते हैं);

प्रमाणित प्रतियां (दस्तावेजों की प्रतियां, जिन पर स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, आवश्यक विवरण चिपकाए जाते हैं, जिससे उन्हें कानूनी बल मिलता है);

डुप्लिकेट (मूल दस्तावेज़ की बार-बार प्रतियां जिनमें कानूनी बल है);

प्रस्तुति के स्वरूप के अनुसार:

व्यक्तिगत (जिसकी सामग्री मुफ़्त रूप में प्रस्तुत की गई है);

स्टैंसिल (जब संरचना, दस्तावेज़ का हिस्सा, मानक वाक्यांश पहले से तैयार किए जाते हैं, और दूसरा भाग तैयारी के दौरान भरा जाता है, उदाहरण के लिए, काम के स्थान से एक प्रमाण पत्र);

मानक (व्यावसायिक यात्राओं जैसी मानक स्थितियों का दस्तावेज़ीकरण करने के लिए बनाया गया, और सभी संगठनों में उपयोग किया जाता है);

शेल्फ जीवन द्वारा:

स्थायी भंडारण;

दीर्घकालिक भंडारण (10 वर्ष से अधिक); अस्थायी भंडारण (10 वर्ष तक)।

1 . इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़- एक दस्तावेज़ जिसमें जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की जाती है, इसे वैध मानने के लिए आवश्यक विवरण के साथ।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को निम्नलिखित का अनुपालन करना चाहिए आवश्यकताएं:

सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का उपयोग करके बनाया, संसाधित, संग्रहीत, प्रसारित और प्राप्त किया गया;

ऐसे रूप में प्रदर्शित (पुनः प्रस्तुत) किया जाए जो धारणा के लिए समझने योग्य हो।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़शायद रूप और स्वरूप में पुनरुत्पादित, समझने में आसान: डिस्प्ले स्क्रीन पर; कागज पर;

दृश्य निरीक्षण के लिए सुलभ रूप में कंप्यूटर वाहक से अलग की जाने वाली एक अन्य भौतिक वस्तु। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का उपयोग करते समय, रूसी संघ के नियामक कानूनी कृत्यों या पार्टियों के समझौते द्वारा प्रदान किए गए मामलों को छोड़कर, कागज पर इसकी एक प्रति प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है। लाभइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग:

पीसी मेमोरी में निहित तैयार किए गए नमूनों का उपयोग करते समय दस्तावेजों का कंप्यूटर सेट न्यूनतम हो जाता है; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, माल के लिए आवेदन) का कंप्यूटर प्रसंस्करण कागजी दस्तावेजों के प्रसंस्करण की तुलना में बहुत तेज है;

दस्तावेज़ों से किसी भी दस्तावेज़ या जानकारी का संग्रह, व्यवस्थितकरण और खोज त्वरित और सरलीकृत की जाती है; ई-मेल का उपयोग करके, दस्तावेज़ों को किसी भी दूरी पर शीघ्रता से प्रेषित किया जा सकता है; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण आपको छोटे मीडिया पर बड़ी मात्रा में जानकारी सहेजने की अनुमति देता है और इसलिए अभिलेखागार के लिए बड़े क्षेत्रों की आवश्यकता नहीं होती है; दस्तावेज़ों के साथ नियमित तकनीकी संचालन की मात्रा कम हो जाती है, महत्वपूर्ण प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए समय मुक्त हो जाता है;

उन दस्तावेज़ों के नुकसान की संख्या कम हो गई है जिनका स्थान अज्ञात है;

प्राप्त जानकारी का उपयोग किसी अन्य दस्तावेज़ (रिपोर्ट, सारांश, समीक्षा, आदि) को तैयार करने के लिए करना संभव हो जाता है, जिससे संकलित किए जा रहे दस्तावेज़ की दक्षता और गुणवत्ता बढ़ जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के मसौदे का अनुमोदननिम्नलिखित है फायदे:

किसी दस्तावेज़ को कागज पर प्रिंट किए बिना पीसी स्क्रीन पर पढ़ना; मसौदा दस्तावेज़ में सुधार किए जाते हैं;

नुकसान के लिएइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को इस प्रकार वर्गीकृत किया जा सकता है: कागज़ी दस्तावेज़ों की तुलना में अल्प शैल्फ जीवन;

पढ़ने के लिए तकनीकी साधनों की आवश्यकता; अनधिकृत परिवर्तन करने की संभावना (इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस) या सुरक्षा के अन्य साधनों के अभाव में)।

3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की आवाजाही, प्रसंस्करण, भंडारण और विनिमय की प्रक्रिया। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में भागीदार - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान में भाग लेने वाले व्यक्ति और कानूनी संस्थाएं, रूसी संघ के सरकारी निकाय, स्थानीय सरकारें।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का प्रेषक- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में एक भागीदार जो एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार करता है, उस पर अपने डिजिटल हस्ताक्षर से हस्ताक्षर करता है और इसे प्राप्तकर्ता को सीधे या सूचना मध्यस्थ के माध्यम से भेजता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में भागीदार, जिसके पते पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त हुआ था।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में मध्यस्थ (सूचना मध्यस्थ)- एक कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान से संबंधित सेवाएं प्रदान करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करते समय, सूचना सुरक्षा उपायों का उपयोग रूसी संघ के नियामक कानूनी कृत्यों की आवश्यकताओं के अनुसार किया जाना चाहिए।

डिजिटल हस्ताक्षर सत्यापन का उपयोग करके इसकी प्रामाणिकता की पुष्टि करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सत्यापन के अधीन है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की पुष्टि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता द्वारा डिजिटल हस्ताक्षर सत्यापन उपकरण के प्रेषक या वितरक द्वारा उसे प्रदान किए गए डिजिटल हस्ताक्षर सत्यापन उपकरण का उपयोग करके की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकताइसकी पुष्टि तब मानी जाती है, जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता द्वारा डिजिटल हस्ताक्षर सत्यापन उपकरण द्वारा प्रदान की गई प्रक्रियाओं को निष्पादित करने के परिणामस्वरूप, इसके सभी विवरणों की अपरिवर्तनीयता स्थापित हो जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनविनियमों द्वारा विनियमित:

सरकार;

अंतरक्षेत्रीय;

उद्योग;

स्थानीय (उद्यम)।

कानूनी विनियमनइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संचलन के क्षेत्र में भेजा:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संचलन के क्षेत्र में एक एकीकृत राज्य नीति लागू करना;

इसके निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण, प्रसारण और स्वागत के दौरान सूचना की सुरक्षा और सुरक्षा सुनिश्चित करना;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोगकर्ताओं के अधिकारों और वैध हितों को सुनिश्चित करना;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण, प्रसारण और स्वागत की तकनीक के लिए कानूनी समर्थन। ई-मेल द्वारा भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ कार्य किया जाता है इसी तरह कागजी दस्तावेजों के साथ काम करना। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन भी कहा जाता है स्वचालित कार्यालय कार्य.प्रत्येक ईमेल ग्राहक को एक व्यक्तिगत मेलबॉक्स सौंपा जाता है, जिसे एक उपयोगकर्ता कोड सौंपा जाता है, और इन मेलबॉक्सों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक संदेशों का आदान-प्रदान किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का प्रेषक एक संदेश फ़ाइल बनाता है, उसका नाम, दिनांक, भेजने का समय निर्दिष्ट करता है और ईमेल भेजने का कार्यक्रम लॉन्च करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मेलिंग के निर्देशों के अनुसार प्राप्तकर्ताओं को प्रेषित किए जाते हैं।

प्राप्तकर्ता को पीसी स्क्रीन पर दस्तावेज़ प्राप्त होता है, जिसे यदि आवश्यक हो, तो कागज पर स्थानांतरित किया जा सकता है। पीसी का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पंजीकृत किए जाते हैं।

प्रबंधक, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, उस पर एक प्रस्ताव डालता है, और दस्तावेज़ को आंतरिक नेटवर्क के माध्यम से निष्पादक के पीसी पर भेजा जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के निष्पादन की प्रक्रिया समानकागजी दस्तावेजों का निष्पादन. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह लगातार बढ़ रहा है, विशेषकर इंटरनेट वाणिज्य के विकास के संबंध में। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधि वही,जैसा कि कागज़ वाले के साथ होता है (उदाहरण के लिए, बैंक नोटिस और स्थानांतरण अनुरोध - 5 वर्ष)। इतनी अवधि तक फ़ाइलें संग्रहीत करने से उनकी हानि हो सकती है, इसलिए सीडी पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के विशेष संग्रह बनाने की अनुशंसा की जाती है।

पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में प्रदान किया जाना चाहिए:

अनधिकृत पहुंच और विरूपण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की सुरक्षा;

विनियमों द्वारा निर्धारित तरीके से इच्छुक पार्टियों को संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करने की संभावना;

उनके भंडारण की पूरी अवधि के दौरान इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता की पुष्टि करने की क्षमता;

संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को कागज़ पर प्रतिलिपि के रूप में प्रस्तुत करने की क्षमता।

भविष्य में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का विकास इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के अधिकतम उपयोग पर केंद्रित है, जिसका अर्थ है कार्यालय के काम की मौजूदा घरेलू परंपराओं में बदलाव और पेपर मीडिया का क्रमिक परित्याग।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा

सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, तथाकथित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाने लगा है, जिनके उपयोग से उपयोगकर्ताओं को कई लाभ मिलते हैं:

• 1. दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं का त्वरण;
• 2. डिजिटल संचार चैनलों के माध्यम से दस्तावेज़ प्रसारित करने की क्षमता;
• 3. आसानी से परिवर्तनीय सामग्री (संपादन);
• 4. शाश्वत भंडारण की सैद्धांतिक संभावना;
• 5. कानूनी बल वाली असीमित प्रतियां, आदि।

हालाँकि, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा हमेशा स्पष्ट नहीं रही है और अभी भी विवादास्पद है।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द लगभग 1990 के दशक की शुरुआत में सामने आया, लेकिन घरेलू दस्तावेज़ विज्ञान में इसका सक्रिय रूप से उपयोग 1990 के दशक के अंत में ही शुरू हुआ। इससे पहले, घरेलू और विदेशी साहित्य में, "मशीन-पठनीय दस्तावेज़", "मशीन मीडिया पर दस्तावेज़" शब्द आम तौर पर स्वीकार किए जाते थे, विशेष रूप से, "मशीन मीडिया पर दस्तावेज़" शब्द की परिभाषा वर्तमान GOST R 51141 द्वारा दी गई है। -98: "यह मीडिया और रिकॉर्डिंग विधियों का उपयोग करके बनाया गया एक दस्तावेज़ है जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर द्वारा इसकी जानकारी का प्रसंस्करण सुनिश्चित करता है"

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मशीन-पठनीय है, लेकिन प्रत्येक मशीन-पठनीय दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक नहीं है। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास ने "मशीन-पठनीय दस्तावेज़" शब्द और इसकी मुख्य विशेषता - मशीन पढ़ने के लिए उपयुक्तता - को 1990 के दशक में अव्यवहार्य बना दिया: आधुनिक परिस्थितियों में, जानकारी को किसी भी कागजी दस्तावेज़ से मशीन द्वारा पढ़ा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में अपने जीवन चक्र के सभी चरणों - निर्माण से विनाश या शाश्वत अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण तक - से गुजरने वाले दस्तावेजों से संबंधित एक नई अवधारणा की आवश्यकता है। यह "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा बन गई।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द की अधिकांश मौजूदा परिभाषाएँ "दस्तावेज़" और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" अवधारणाओं की समानता पर जोर देती हैं। इस मामले में, अवधारणा के सूचना घटक पर जोर दिया गया है: एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को सबसे पहले, सूचना के रूप में परिभाषित किया गया है। विशिष्ट मामलों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की श्रेणी में डेटाबेस (रजिस्टर, कैडस्ट्रेस, सूचियाँ, आदि) और कागजी दस्तावेजों की डिजीटल प्रतियां शामिल हो सकती हैं।

रूसी कानून में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की नियामक परिभाषा पहली बार 10 जनवरी, 2002 के संघीय कानून नंबर 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" में दिखाई दी: "एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक दस्तावेज़ है जिसकी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल रूप में प्रस्तुत की जाती है।" ” यह अवधारणा 27 जुलाई 2006 के संघीय कानून संख्या 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर" में भी दी गई है: "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के तत्वों के राज्यों के एक सेट के रूप में प्रस्तुत जानकारी (ईसीटी), सूचना के प्रसंस्करण, भंडारण और संचारण के अन्य इलेक्ट्रॉनिक साधन जिन्हें स्पष्ट मानवीय धारणा के लिए उपयुक्त रूप में परिवर्तित किया जा सकता है और दस्तावेज़ की पहचान करने के लिए विशेषताएँ हो सकती हैं।

“इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की ख़ासियत यह है कि उनकी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल रूप में प्रस्तुत की जाती है और परिणामस्वरूप, कोई व्यक्ति केवल उपयुक्त हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर की सहायता से ही इसे समझ सकता है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ समान कार्य करते हैं और पारंपरिक दस्तावेज़ों के समान ही महत्व रखते हैं। इसीलिए कुछ विकसित देशों के अभिलेखीय कानून में, "दस्तावेज़" और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणाओं को परिभाषित करते समय, दस्तावेज़ों के रूप पर नहीं, बल्कि उनके कार्यों पर जोर दिया जाता है।

इस कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर निम्नलिखित आवश्यकताएँ लगाई जाती हैं: इसे सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का उपयोग करके बनाया, संसाधित, प्रसारित और संग्रहीत किया जाना चाहिए; कानून द्वारा स्थापित एक संरचना है और इसमें ऐसे विवरण शामिल हैं जो इसकी पहचान की अनुमति देते हैं; ऐसे रूप में प्रस्तुत किया जाए जो मानवीय धारणा के लिए समझ में आ सके।

कानून के अनुसार, कंप्यूटर माध्यम पर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कागज पर एक दस्तावेज़ के बराबर है और इसमें समान कानूनी बल है। इस प्रकार, कानून किसी भी अनिश्चितता को समाप्त करता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को अन्य टेक्नोट्रॉनिक दस्तावेजों के बीच रखता है और सामान्य अवधारणा - दस्तावेज़ पर जोर देता है।

इस प्रकार, यूएस नेशनल आर्काइव्स की परिभाषा के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ डिजिटल, ग्राफिक और टेक्स्ट जानकारी वाले दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें किसी भी कंप्यूटर मीडिया पर रिकॉर्ड किया जा सकता है (अर्थात, केवल कंप्यूटर का उपयोग करके प्रसंस्करण के लिए सुलभ रूप में दर्ज की गई कोई भी जानकारी शामिल होती है) और जो "दस्तावेज़" की अवधारणा की परिभाषा से मेल खाता है: "सभी पुस्तक, कागज, कार्टोग्राफिक, फोटोग्राफिक, मशीन-पठनीय और अन्य लिखित सामग्री, उनके भौतिक रूप या गुणों की परवाह किए बिना, संयुक्त राज्य संघीय एजेंसी द्वारा बनाई या प्राप्त की गई संघीय कानून के अनुसार या सरकारी गतिविधियों के कार्यान्वयन के संबंध में और इस संघीय एजेंसी या उसके उत्तराधिकारी द्वारा संघीय की गतिविधियों (संगठन, कार्यों, नियमों, निर्णयों, प्रक्रियाओं, कार्यों, या अन्य) के साक्ष्य के रूप में संग्रहीत या बनाए रखा जाना चाहिए। सरकार या उसमें मौजूद डेटा के सूचना मूल्य के कारण।"

हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, पारंपरिक दस्तावेज़ों के विपरीत, भौतिक नहीं, बल्कि तार्किक अखंडता हैं। फ़्लॉपी डिस्क या फ़ाइल को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ नहीं माना जा सकता। किसी इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तभी मान्यता दी जाती है जब वह किसी गतिविधि का परिणाम और साक्ष्य हो।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की विशिष्टता इस तथ्य में भी निहित है कि उनकी अपनी भौतिक और तार्किक संरचना होती है, जो दस्तावेज़ के बारे में हमारे पिछले पारंपरिक विचारों से मेल नहीं खाती है। यह कंप्यूटर मीडिया पर डेटा रखने की विधि और उपयोग किए गए सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर पर निर्भर करता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की तार्किक संरचना विभिन्न प्रकार के डेटा के रूप में दस्तावेज़ों के कुछ हिस्सों के बीच अर्थ संबंधी संबंधों को निर्धारित करती है: पाठ, तालिकाएँ, ग्राफिक्स, एनीमेशन, मल्टीमीडिया रिकॉर्ड, आदि। किसी दस्तावेज़ को कैप्चर करना और पुन: प्रस्तुत करना मॉड्यूलर आधार पर उपयुक्त सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सीधे सूचना प्रौद्योगिकियों पर निर्भर होते हैं, जिनमें प्रौद्योगिकी और सॉफ्टवेयर के क्षेत्र में वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति के साथ अप्रचलित (परिवर्तन) होने की अपरिवर्तनीय प्रवृत्ति होती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की विशिष्टता, साथ ही नई सूचना प्रौद्योगिकियों के बड़े पैमाने पर उपयोग, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में विशेषज्ञों द्वारा दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन और संग्रह के क्षेत्र में आक्रमण ने एक निश्चित शब्दावली संबंधी भ्रम और अवधारणाओं के भ्रम को जन्म दिया है। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड", "दस्तावेज़", "वीडियोग्राम", आदि।

एक मामले में, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कंप्यूटर भंडारण माध्यम के रूप में समझा जाता है, दूसरे में, इस माध्यम पर एक अलग फ़ाइल, तीसरे में, कागज पर एक प्रिंटआउट, चौथे में, एक निश्चित "कंप्यूटर मेमोरी में मैट्रिक्स"। स्क्रीन पर, इंटरनेट और अन्य नेटवर्क (वर्चुअल दस्तावेज़) से ईमेल के माध्यम से प्राप्त दस्तावेज़ सहित। आई.एल. बाचिलो इस संबंध में लिखते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को उनके लक्ष्य विशेषता के अनुसार प्रकारों में वर्गीकृत करना संभव है:

“एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ की पहचान की पहचान करते हुए एक पारंपरिक दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने की एक विधि है;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - एक प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में, एक इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली में बनाया गया, बिना कागज़ के सूचना और संचार प्रणाली में शामिल (कंप्यूटर प्रोग्राम, उत्तर-उत्तर रेखा के साथ डेटा, कंप्यूटर-कंप्यूटर)

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ उपयोगकर्ता को सीधे सूचित करने की एक विधि है; डिस्प्ले, फ़ाइल, टेलीविज़न फ़ाइलें, इलेक्ट्रॉनिक प्रकाशन - सीडीरॉम, आदि;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - कानूनी संबंधों के इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक भागीदार की इच्छा को व्यक्त करने के साधन के रूप में - एक कानूनी रूप से महत्वपूर्ण तथ्य है, लेनदेन में एक कानूनी कार्य (इच्छा की अभिव्यक्ति के परिवहन का एक साधन), वैज्ञानिक जानकारी का आदान-प्रदान, वगैरह।)।"

“ऐतिहासिक पहलू में इस स्थिति के वैज्ञानिक दस्तावेज़ विश्लेषण के लिए, सबसे पहले, साहित्य में उपलब्ध इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की परिभाषाओं के अध्ययन की ओर मुड़ना आवश्यक है। इस प्रकार, विशेषज्ञों द्वारा तैयार की गई और आधिकारिक दस्तावेजों में प्रस्तुत की गई चालीस से अधिक ऐसी परिभाषाओं की पहचान करना संभव था। उनके विश्लेषण से पता चलता है कि, दृष्टिकोणों की विविधता के बावजूद, परिभाषाओं के तीन मुख्य समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• 1. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक मशीन-पठनीय दस्तावेज़ है, मशीन मीडिया पर एक दस्तावेज़ है;
• 2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक विशेष प्रकार का दस्तावेज़ है;
• 3. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक इलेक्ट्रॉनिक रूप है;

साहित्य और व्यवहार में "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द के व्यापक उपयोग के साथ-साथ कानून में इसकी प्रतिष्ठा के बावजूद, परिभाषा अभी तक स्थापित नहीं की गई है। इसका एक उदाहरण VNIIDAD अनुसंधान परियोजना "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की वृत्तचित्र और अभिलेखीय समस्याएं" के ढांचे के भीतर किए गए व्यावहारिक पुरालेखपालों के सर्वेक्षण से प्राप्त डेटा है। ये डेटा अनुसंधान के लिए अत्यधिक स्वतंत्र रुचि के हैं। साथ ही, वे अभिलेखीय संस्थानों में सर्वेक्षण के विषय के बारे में सामान्य विचारों की अनुपस्थिति का संकेत देते हैं, जो "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा की अस्थिरता और शब्दावली संबंधी अनिश्चितता का एक संकेतक है। कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली के विशेषज्ञों द्वारा हाल ही में प्रकाशित एक काम में यह भी कहा गया है कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ "एक दस्तावेज़ है जिसका वाहक एक इलेक्ट्रॉनिक माध्यम है - एक चुंबकीय डिस्क, चुंबकीय टेप, कॉम्पैक्ट डिस्क, आदि।"

ए.पी. के अनुसार कुरीलो के अनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को "एक निश्चित तरीके से एक दूसरे के अनुरूप विशेष प्रतीकों, कोड और विद्युत संकेतों का एक संगठनात्मक समूह" के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जो केवल एक कंप्यूटिंग दूरसंचार वातावरण में मौजूद है, शारीरिक रूप से सारहीन है और किसी व्यक्ति के लिए दुर्गम है, जब तक कि वह विशेष उपकरण का उपयोग करता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, ए.पी. की राय के अनुसार कागज के विपरीत, कुरीलो में इसके दूसरे सबसे महत्वपूर्ण घटक का अभाव है - एक भौतिक माध्यम जो उस पर मौजूद जानकारी के अनुरूप है।

यह समझ किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की केवल भौतिक और तकनीकी विशेषताओं को दर्शाती है, इसके अलावा दस्तावेज़ विशेषज्ञ और किसी भी व्यावहारिक कार्यालय कर्मचारी की रुचि क्या है - दस्तावेज़ के लक्ष्य, उद्देश्य और कार्य।

आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक अन्य परिभाषा पर भी विचार कर सकते हैं। एस.आई. सेमिलेटोव इसे "एक लिखित दस्तावेज़ के रूप में समझते हैं, जिसे या तो इलेक्ट्रॉनिक तकनीकी साधनों में शामिल भौतिक माध्यम पर डिजिटल मशीन कोड को रिकॉर्ड करने के उद्देश्यपूर्ण रूप के रूप में निष्पादित किया जाता है, या विभिन्न प्रकार के संकेतों (विद्युत चुम्बकीय, विद्युत) के भौतिक क्षेत्र के रूप में निष्पादित किया जाता है। , ऑप्टिकल और ध्वनिक) समय और स्थान में एक दूरसंचार चैनल कनेक्शन के माध्यम से प्रसारित होता है।" इस परिभाषा के बारे में सकारात्मक बात यह है कि लेखक अपने दस्तावेज़ को परिभाषा से आगे नहीं बढ़ाता है, बल्कि केवल सूचना के भौतिक वाहक की परिभाषा को आधुनिक बनाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की परिभाषा पर अंतिम दृष्टिकोण एम.एन. का है। कोस्टोमारोव, जो मानते हैं कि इस नई घटना का सार "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ फॉर्म" शब्द द्वारा सबसे सटीक रूप से प्रतिबिंबित होता है, और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" केवल एक मध्यवर्ती स्थिति है, कंप्यूटर मेमोरी में दस्तावेज़ बनाने वाले तत्वों को संग्रहीत करने का एक अस्थायी रूप है .

तो, पाठ "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा का विश्लेषण करता है। यह दर्शाता है कि उनमें निम्नलिखित घटकों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: यह एक माध्यम पर एक निश्चित तरीके से इसकी पहचान की संभावना के साथ दर्ज की गई जानकारी है; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ समान कार्य करते हैं और पारंपरिक दस्तावेज़ों के समान ही महत्व रखते हैं; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की अपनी भौतिक और तार्किक संरचना होती है।

उपरोक्त से यह भी पता चलता है कि "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अभी भी कोई सटीक अवधारणा नहीं है। पारंपरिक दस्तावेज़ के साथ, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" में कई विशेषताएं हैं: नई सूचना प्रौद्योगिकियों का व्यापक उपयोग; इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर; वाहक के लिए कठोर बंधन की कमी; कार्यालय के काम में उनके साथ काम पूरा होने पर तुरंत इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेज़ भेजना।

29 जून 2017 12:55

क्लर्कों ने एक बार पेपर पत्रिकाओं से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में परिवर्तन का विरोध किया था। अब अधिकांश संगठनों में, दस्तावेज़ों की आंतरिक स्वीकृति ईडीएमएस में पहले से ही की जाती है और इससे चिंता नहीं होती है। अब हमारे पास नए अवसर हैं जो पूरी तरह से "पेपरलेस" काम की ओर बढ़ने की और भी अधिक संभावनाएं प्रदान करते हैं। हालाँकि, उसी समय, नए डर हम पर हावी होने लगते हैं।

कुछ लोगों को "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" वाक्यांश पढ़ते समय अनिश्चितता और संदेह की अप्रिय भावना हो सकती है। बहुत सारे प्रश्न तुरंत मन में आते हैं: क्या यह विश्वसनीय है? कैसे स्टोर करें? क्या अदालतें इसे स्वीकार करेंगी?

लेकिन कागज के साथ काम करते समय कोई भी वही प्रश्न क्यों नहीं पूछता, सिर्फ इसलिए कि यह परिचित है और विश्वसनीय लगता है। हालाँकि "कागजी" कानून सही नहीं है और कमियाँ पाई जा सकती हैं। हां, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए नियामक ढांचा भी परिपूर्ण नहीं है और इसमें अभी भी कुछ खामियां हैं, लेकिन यह विकसित हो रहा है और इसमें लगातार सुधार हो रहा है, जबकि "कागजी" कानून धीरे-धीरे अप्रचलित हो रहा है।

लेकिन हमारे सवालों का क्या करें? हमें उनके उत्तर तलाशने होंगे। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - इसे संग्रहीत करें और इसे शिप करें।

अब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ बने रहने का समय है, न कि कागज़ों के साथ अपने युग को जीने का। अब आपके प्रश्नों और चिंताओं का उत्तर पाने का समय आ गया है ताकि बाद में आपको उलझना न पड़े।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का कानूनी महत्व

यह समझने के लिए कि कागज के बिना कौन से दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं, आपको पहले यह पता लगाना होगा कि कानूनी दृष्टिकोण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का मूल्यांकन कैसे किया जाता है।

लेकिन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भी इस रूढ़िवादी क्षेत्र पर विजय प्राप्त कर रहे हैं। यहां तक ​​कि कार्य रिकॉर्ड बुक जैसी प्रतीत होने वाली अपरिवर्तनीय कागजी चीज़ को भी जल्द ही विधायकों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करने की योजना बनाई गई है।

हालाँकि, ऐसे कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेज़ हैं जिन्हें पहले से ही पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित किया जा सकता है:

• रोजगार अनुबंधों के पंजीकरण और उनमें संशोधन की पत्रिका;
• रोज़गार आदेशों का जर्नल;
• फॉर्म टी-60 (कर्मचारी को छुट्टी देने पर गणना नोट);
• फॉर्म टी-61 (किसी कर्मचारी (बर्खास्तगी) के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति (समाप्ति) पर गणना नोट);
• समय पत्रक, आदि

जहां तक ​​इन दस्तावेजों के भंडारण की बात है, कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को उनके कागजी समकक्षों के समान ही समय के लिए संग्रहीत किया जाता है। हालाँकि, इस तथ्य के कारण कि यह केवल एक दस्तावेज़ नहीं है, जिसे एक कागजी दस्तावेज़ की तरह, बस एक शेल्फ से लिया जा सकता है, धन भंडारण के लिए अतिरिक्त आवश्यकता, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का पुनरुत्पादन प्रदान करना, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को सत्यापित करने के साधन भी प्रदान करना। इन निधियों की भंडारण अवधि दस्तावेज़ की भंडारण अवधि के बराबर है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग करते समय, यह याद रखना आवश्यक है कि उन्हें समकक्षों, नियामक अधिकारियों और, यदि आवश्यक हो, न्यायिक अधिकारियों द्वारा प्रसारण के लिए तैयार होना चाहिए। विशेष रूप से, संघीय कर सेवा विनिमय के प्रारूप और पद्धति पर सख्त आवश्यकताएं लगाती है। समकक्षों के साथ आदान-प्रदान आसान है।

नीचे दी गई तालिका सभी संभावित दस्तावेज़ प्रस्तुत करती है, जो लेखन के समय, संघीय कर सेवा द्वारा स्वीकार किए जाते हैं (संघीय कर सेवा के आदेश दिनांक 29 जून, 2012 संख्या ММВ-7-6/465@ के अनुसार)। दस्तावेज़ों को उन दस्तावेज़ों में विभाजित किया गया है जिन्हें कड़ाई से एक विशिष्ट प्रारूप (xml) में भेजा जाना चाहिए और जिन्हें स्कैन की गई छवियों में भेजा जा सकता है।

अनुमोदित प्रारूपों के अनुसार तैयार किए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ जिन्हें एक xml फ़ाइल (औपचारिक दस्तावेज़) में निरीक्षण के लिए प्रस्तुत किया जा सकता है

दस्तावेज़ का प्रकार	दस्तावेज़ का उद्देश्य	अतिरिक्त जानकारी
चालान		एक इलेक्ट्रॉनिक चालान अपने कागजी समकक्ष की तरह ही कानूनी रूप से वैध मूल है। इसमें समान विवरण और डेटा शामिल है, प्रबंधक या अधिकृत प्रतिनिधि द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए और पांच दिनों के भीतर जारी किया जाना चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक चालान को जर्नल और खरीद और बिक्री पुस्तकों में भी दर्ज किया जाना चाहिए, और कम से कम 4 वर्षों तक इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए। इसे वैट कटौती प्राप्त करने के आधार के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है। रूस की संघीय कर सेवा के दिनांक 4 मार्च 2015 के आदेश संख्या MMV-7-6/93@ के अनुसार, इसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर का पहचानकर्ता शामिल होना चाहिए। विक्रेता और खरीददारों के पास एक ही चालान होना चाहिए (या तो केवल इलेक्ट्रॉनिक या केवल कागज)। 30 जून, 2017 तक उपयोग किया गया, 1 जुलाई, 2017 से पहले बनाए गए चालान 31 दिसंबर, 2020 तक स्वीकार किए जाते हैं।
खरीद की किताब	रूसी संघ के टैक्स कोड द्वारा स्थापित तरीके से काटे जाने वाले कर की राशि (प्रतिपूर्ति) निर्धारित करने के लिए, माल की खरीद, किए गए कार्य, प्रदान की गई सेवाओं पर वैट के भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के पंजीकरण का इरादा है।	एकीकृत प्रपत्र के अनुसार सख्ती से भरा गया। निःशुल्क फ़ॉर्म उपयोग के लिए निषिद्ध हैं और कर विशेषज्ञों द्वारा अस्वीकार कर दिए जाते हैं। खरीद और बिक्री पुस्तक का फॉर्म रूसी संघ की सरकार के 26 दिसंबर, 2011 नंबर 1137 के डिक्री द्वारा अनुमोदित है। इसे कम से कम 4 साल (अंतिम प्रविष्टि की तारीख से) तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। खरीद और बिक्री की इलेक्ट्रॉनिक पुस्तकों का प्रारूप, रूस की संघीय कर सेवा के दिनांक 4 मार्च 2015 के आदेश संख्या ММВ-7-6/93@ द्वारा अनुमोदित
बिक्री बही	सभी मामलों में संगठनों और उद्यमियों द्वारा माल बेचते समय (कार्य करना, सेवाएं प्रदान करना) चालान और कभी-कभी अन्य दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए डिज़ाइन किया गया है, जब एक दायित्व होता है
प्राप्त और जारी किए गए चालान का जर्नल	एक मूल्य वर्धित कर (वैट) रिपोर्टिंग दस्तावेज़ जो प्राप्त और जारी किए गए चालान को दर्शाता है।	प्रारंभिक पंजीकरण (कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप से) के बावजूद, यह विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप में नियामक अधिकारियों को प्रस्तुत किया जाता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि नियामक प्राधिकरण को भेजे जाने के बाद इसमें कोई त्रुटि पाई जाती है तो कानून एक संशोधित जर्नल जमा करने की आवश्यकता को निर्धारित नहीं करता है। हालाँकि, अधिकांश विशेषज्ञ पहले ग़लत प्रविष्टियों को रद्द करके ऐसा करने की सलाह देते हैं। सभी प्राथमिक दस्तावेजों के साथ जर्नल को कम से कम 4 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना आवश्यक है।
क्रय पुस्तिका की अतिरिक्त शीट		खरीद और बिक्री की पुस्तकों के समान।
विक्रय पुस्तिका की अतिरिक्त शीट	उस कर अवधि की समाप्ति के बाद सही किए गए चालान को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है जिसमें त्रुटि हुई थी
		1 जुलाई 2017 से लागू नहीं.
		30 जून, 2017 तक उपयोग किया गया, 1 जुलाई, 2017 से पहले बनाए गए समायोजन चालान 31 दिसंबर, 2020 तक स्वीकार किए जाते हैं। पहली जुलाई से इनका गठन संघीय कर सेवा दिनांक 13 अप्रैल, 2016 संख्या ММВ-7-15/189 के आदेश के अनुसार किया जाता है।
व्यापार संचालन के दौरान माल के हस्तांतरण पर दस्तावेज़	दस्तावेज़ खरीद और बिक्री संबंधों के ढांचे के भीतर अनुबंधों के निष्पादन के दौरान माल की स्वीकृति और हस्तांतरण को औपचारिक बनाता है।	रूसी संघ की संघीय कर सेवा के दिनांक 30 नवंबर, 2015 संख्या ММВ-7-10/551@ के आदेश के अनुसार मान्य
कार्य परिणामों के हस्तांतरण पर दस्तावेज़ (सेवाओं के प्रावधान पर)	प्रदर्शन किए गए कार्य (प्रदान की गई सेवाएं) के परिणामों की स्वीकृति और हस्तांतरण का दस्तावेजीकरण करने वाला एक दस्तावेज़	रूसी संघ की संघीय कर सेवा के दिनांक 30 नवंबर, 2015 संख्या ММВ-7-10/552@ के आदेश के अनुसार मान्य
माल के शिपमेंट पर चालान और दस्तावेज़ (कार्य का प्रदर्शन), संपत्ति के अधिकारों का हस्तांतरण (सेवाओं के प्रावधान पर दस्तावेज़), एक चालान सहित	एक सार्वभौमिक स्थानांतरण दस्तावेज़ जो लेनदेन के लिए प्राथमिक दस्तावेज़ या समापन दस्तावेज़ों के सेट को प्रतिस्थापित करता है। यूपीडी प्रतिस्थापित करता है: चालान; प्राथमिक दस्तावेज़: चालान/कार्य; दस्तावेज़ों का सेट: चालान + डिलीवरी नोट/अधिनियम।	कंपाइलर जिस क्षमता में प्रारूप का उपयोग करता है उसके आधार पर, xml फ़ाइल में कुछ आवश्यक विवरणों का एक सेट होगा। यह 1 जुलाई, 2017 से अनिवार्य है। यदि यूपीडी का उपयोग प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है, तो इसे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर की भागीदारी के बिना स्थानांतरित किया जा सकता है। यदि यूपीडी का उपयोग चालान और प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है, तो आप ईडीएफ ऑपरेटर के बिना नहीं कर सकते।
एक समायोजन चालान और भेजे गए माल की लागत (प्रदर्शन किए गए कार्य, प्रदान की गई सेवाएँ), हस्तांतरित संपत्ति अधिकारों में परिवर्तन की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़, जिसमें एक समायोजन चालान शामिल है	एक सार्वभौमिक समायोजन दस्तावेज़ जिसका उपयोग एक साथ कई उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है: समायोजन चालान के लिए; प्राथमिक दस्तावेजों को सही करते समय; चालान (सार्वभौमिक स्थानांतरण दस्तावेज़) सहित प्राथमिक दस्तावेज़ों को समायोजित करते समय।	कंपाइलर जिस क्षमता में प्रारूप का उपयोग करता है उसके आधार पर, xml फ़ाइल में कुछ आवश्यक विवरणों का एक सेट होगा। 1 जुलाई, 2017 से अनिवार्य। यदि नए प्रारूप का उपयोग केवल भेजे गए माल की लागत (प्रदर्शन किए गए कार्य, प्रदान की गई सेवाएं), हस्तांतरित संपत्ति अधिकार (स्थिति "2" के साथ यूसीडी) में परिवर्तन पर एक दस्तावेज़ के कार्य के साथ किया जाता है, तो यह इसमें विक्रेता की जानकारी प्रस्तुत करने के लिए एक एक्सचेंज फ़ाइल और खरीदार की जानकारी प्रदान करने के लिए एक एक्सचेंज फ़ाइल भी शामिल है, जो (रूसी संघ के नागरिक संहिता के प्रावधानों के आधार पर) मौजूद नहीं हो सकती है। इस मामले में, विक्रेता की सूचना विनिमय फ़ाइल में समायोजन चालान नहीं होगा और तदनुसार, ऐसी फ़ाइल पर केवल आर्थिक जीवन के तथ्य को पंजीकृत करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाएंगे।
स्पष्टीकरण के अनुरोध का जवाब	उत्तर रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 88 में प्रदान किए गए कर निरीक्षक के अधिकार के लिए प्रदान किया गया है, जो घोषणा के डेस्क ऑडिट के परिणामों और मूल्य वर्धित कर और कटौती के बारे में जानकारी वाले अन्य दस्तावेजों के आधार पर दिया गया है। रिपोर्टिंग अवधि के लिए करदाता, वैट रिटर्न के लिए स्पष्टीकरण का अनुरोध करने के लिए।	1 जनवरी, 2017 से, वैट पर स्पष्टीकरण के अनुरोध का जवाब केवल दूरसंचार चैनलों (टीसीएस) के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत करना होगा। निरीक्षणालय को कागजी रूप में भेजे गए अनुरोध का जवाब प्रस्तुत नहीं किया गया माना जाता है। यह सीधे संघीय कानून संख्या 130-एफजेड दिनांक 05/01/2016 के अनुच्छेद 88 में प्रदान किया गया है। स्पष्टीकरण प्रदान करने में विफलता (या असामयिक प्रस्तुति) के लिए, 5,000 रूबल का जुर्माना प्रदान किया जाता है।

किसी भी प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (या कागज पर दस्तावेज़), जिसे ग्राफिक प्रारूप जेपीजी, टीआईएफ, पीडीएफ या पीजीएन (गैर-औपचारिक दस्तावेज़) में इंटरनेट के माध्यम से निरीक्षण में प्रेषित किया जा सकता है।

दस्तावेज़ का प्रकार	दस्तावेज़ का उद्देश्य	अतिरिक्त जानकारी
चालान	माल की वास्तविक शिपमेंट या सेवाओं के प्रावधान और उनकी लागत को प्रमाणित करने वाला एक दस्तावेज़।	ऊपर वर्णित है
परेषण नोट	माल परिवहन की लागत की पुष्टि करने का आधार। कुछ मामलों में जारी किया जाता है, जिसमें माल की डिलीवरी किसी तीसरे पक्ष द्वारा की जाती है	माल परिवहन करते समय इसे यूपीडी के साथ तैयार किया जाता है और 4 समान प्रतियों में भरा जाता है: कंसाइनी और शिपर के लिए एक-एक और ट्रांसपोर्ट कंपनी के लिए 2। 1 जुलाई 2017 से कोई बदलाव नहीं है. फिलहाल, एक पेपर कॉपी अनिवार्य है। हालाँकि, आप टीकेएस का उपयोग करके नियामक अधिकारियों को प्रस्तुत कर सकते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करना परिवहन कंपनियों के लिए एक महत्वपूर्ण मुद्दा है। फिलहाल, टीटीएन विनिमय प्रक्रिया में सुधार के प्रस्ताव भी हैं, आप उन्हें लेख में पा सकते हैं
कार्य (सेवा) स्वीकृति प्रमाण पत्र	कार्य (सेवाओं) के पूरा होने के तथ्य की पुष्टि करता है।	ऊपर वर्णित है
कार्गो सीमा शुल्क घोषणा/पारगमन घोषणा	राज्य की सीमा शुल्क सीमा (निर्यात, आयात) के पार माल ले जाते समय तैयार किया गया मुख्य दस्तावेज़। सीमा पार करने के लिए आधार के रूप में कार्य करता है।	त्रुटियाँ, धब्बा, मिटाव को बाहर रखा गया है। यदि आपने घोषणा भरते समय कोई गलती की है, तो आप गलत डेटा को काटकर उसके ऊपर सही डेटा इंगित कर सकते हैं। प्रत्येक संशोधन घोषणाकर्ता के हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित होता है। ऊपर वर्णित स्थितियों से बचने के लिए इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से सबमिट करने की अनुशंसा की जाती है (जिसके परिणामस्वरूप अस्पष्ट लिखावट के कारण संशोधन के लिए घोषणा वापस आ सकती है)। इलेक्ट्रॉनिक घोषणा प्रपत्र का उपयोग करते समय, माल की घोषणा करने वाला व्यक्ति सीमा शुल्क घोषणा में इंगित की जाने वाली जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक रूप में घोषित करता है, और चुने हुए सीमा शुल्क शासन के अनुसार माल की सीमा शुल्क निकासी के लिए आवश्यक दस्तावेजों की जानकारी भी सीमा शुल्क प्राधिकरण को प्रस्तुत करता है। सूचना विनिमय की इलेक्ट्रॉनिक विधि के माध्यम से। 30 मार्च 2004 संख्या 395 के रूसी संघ की राज्य सीमा शुल्क समिति के आदेश के अनुसार लागू किया गया
कार्गो सीमा शुल्क घोषणा/पारगमन घोषणा के लिए अतिरिक्त शीट	सीमा शुल्क क्षेत्र से माल निर्यात करते समय उपयोग किया जाता है।	कार्गो सीमा शुल्क घोषणा/पारगमन घोषणा के समान।
मूल्य (लागत) की विशिष्टता (गणना, गणना)	एक दस्तावेज़ जो किसी सिस्टम, घटक, उत्पाद, परिणाम या सेवा की आवश्यकताओं, डिज़ाइन, व्यवहार या अन्य विशेषताओं और प्रक्रियाओं को सटीक, पूर्ण और सत्यापित रूप से परिभाषित करता है जो यह निर्धारित कर सकता है कि लागत निर्धारित करने के लिए उन शर्तों को पूरा किया गया है या नहीं मौद्रिक संदर्भ में) किसी इकाई या उत्पादों की इकाइयों के समूह के उत्पादन के लिए, या कुछ प्रकार के उत्पादन के लिए।	कोई विशेषता पहचानी नहीं गई.
खेप नोट (टीओआरजी-12)	तीसरे पक्ष को माल और सामग्रियों की रिहाई का पंजीकरण और प्रासंगिक लेनदेन का रिकॉर्ड रखना।	ऊपर वर्णित है
अनुबंध के अतिरिक्त	इसमें कोई अतिरिक्त या अनुलग्नक जो अनुबंध का अभिन्न अंग बनता है। अनुबंध के परिशिष्ट, एक नियम के रूप में, अनुबंध की आवश्यक शर्तों को बदलते हैं और लेनदेन के निष्पादन के दौरान या तो अनुबंध के साथ-साथ या बाद में हस्ताक्षरित होते हैं।	सबसे पहले, पार्टियों को आपस में दो अतिरिक्त समझौते करने होंगे। उनमें से पहला दस्तावेज़ विनिमय की उस पद्धति का वर्णन करेगा जिसे पार्टियां चुनेंगी (आज, सबसे सुरक्षित विकल्पों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटरों की सेवाओं के माध्यम से विनिमय है)। दूसरे समझौते में, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के प्रकार को इंगित करना आवश्यक है जिसे पार्टियां उपयोग करने के लिए सहमत हुई हैं और इसे हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर करना है। यदि पार्टियां उन्नत योग्य हस्ताक्षर का उपयोग करने के लिए सहमत हो गई हैं, तो दूसरे समझौते को समाप्त करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि इस प्रकार का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर संगठन के हस्तलिखित हस्ताक्षर और मुहर के बराबर है। समझौते इलेक्ट्रॉनिक या कागजी रूप में संपन्न किए जा सकते हैं। इस प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म के कानून और अभ्यास के अनुसार, खुली नीलामी के परिणामों के आधार पर सरकारी आदेश देते समय, एक विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक अनुबंध का निष्कर्ष निकाला जा सकता है। लेकिन यदि आदेश किसी अन्य तरीके से दिया गया था, तो एक कागजी संस्करण जारी किया जा सकता है।
समझौता (समझौता, अनुबंध)	नागरिक अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने, बदलने या समाप्त करने के लिए दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच एक समझौता
समायोजन चालान	एक दस्तावेज़ जो खरीदार के लिए विक्रेता द्वारा कटौती के लिए प्रस्तुत वैट की मात्रा को स्वीकार करने के आधार के रूप में कार्य करता है, जो तब तैयार किया जाता है जब भेजे गए माल की लागत (कार्य प्रदर्शन, प्रदान की गई सेवाएं), हस्तांतरित संपत्ति अधिकार परिवर्तन, घटना सहित मूल्य (टैरिफ) में बदलाव और (या) भेजे गए माल की मात्रा (मात्रा) का स्पष्टीकरण (प्रदर्शन किया गया कार्य, प्रदान की गई सेवाएं), हस्तांतरित संपत्ति अधिकार।	ऊपर वर्णित है
अनुसंधान एवं विकास रिपोर्ट	एक नया उत्पाद या तकनीक बनाते समय नया ज्ञान और व्यावहारिक अनुप्रयोग प्राप्त करने के उद्देश्य से काम पर एक रिपोर्ट।	26 मार्च 2013 के पत्र संख्या ईडी-4-3/5206@ में, संघीय कर सेवा ने याद दिलाया कि यदि करदाता को 1.5 के गुणांक का उपयोग करके आर एंड डी लागतों को ध्यान में रखने का अधिकार है, तो उसे आयकर रिटर्न के साथ आना होगा अनुसंधान एवं विकास पर एक रिपोर्ट के साथ। प्रत्येक वैज्ञानिक अनुसंधान और विकास परियोजना (कार्य के व्यक्तिगत चरण) के संबंध में करदाता द्वारा पूर्ण अनुसंधान कार्य पर एक रिपोर्ट प्रस्तुत की जाती है और वैज्ञानिक और तकनीकी रिपोर्ट की तैयारी की संरचना के लिए राष्ट्रीय मानकों द्वारा स्थापित सामान्य आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए (में) विशेष, GOST 7.32-2001)। इसे कर अधिकारियों को जमा करने के लिए, आपको ग्राहकों से लिखित अनुरोधों के कार्यान्वयन के लिए दस्तावेज़ प्रवाह का उपयोग करना होगा (रूस की संघीय कर सेवा के दिनांक 9 नवंबर, 2010 के आदेश संख्या ММВ-7-6/ के परिशिष्ट संख्या 5/) 535@). संघीय कर सेवा भी आयकर रिटर्न की स्वीकृति की पुष्टि करने वाले कर प्राधिकरण से रसीद प्राप्त करने के बाद एक शोध रिपोर्ट जमा करने की सिफारिश करती है।

18 जनवरी, 2017 को रूस की संघीय कर सेवा के आदेश संख्या ММВ-7-6/16@ के लागू होने के बाद, जिसने दस्तावेज़ सूची के लिए xml फ़ाइल के नए प्रारूप को मंजूरी दे दी, दोनों xml फ़ाइलें जमा करना संभव हो गया और स्कैन की गई छवियों के रूप में कागजी दस्तावेज़ (जेपीजी, टीआईएफ, पीडीएफ प्रारूप में)। नई इन्वेंट्री 06/01/17 से वैध है। इस प्रकार, टीकेएस के माध्यम से आप न केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेज सकते हैं, बल्कि मूल रूप से कागज पर तैयार किए गए दस्तावेज़ भी भेज सकते हैं।

यह याद रखना चाहिए कि कर प्राधिकरण को भेजे गए कंटेनर में एक साथ एक्सएमएल एक्सटेंशन वाली दोनों फाइलें और उपयुक्त प्रारूप में स्कैन की गई फाइलें हो सकती हैं।

उपरोक्त तालिका में दिए गए दस्तावेजों की सूची संपूर्ण है (फिलहाल) और यदि करदाता से अन्य डेटा मांगा जाता है, तो उन्हें स्थानांतरित करने के लिए करदाता के व्यक्तिगत खाते या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करना संभव नहीं होगा। इस मामले में, आपको रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 93 में निर्दिष्ट किसी अन्य विधि का उपयोग करना चाहिए।

आउटपुट के बजाय

समय के साथ चलने के लिए, आपको हमेशा नए उत्पादों के साथ हाथ मिलाकर चलना चाहिए, और कभी-कभी दौड़ना भी चाहिए। और इस दौड़ को आसान बनाने के लिए, आपको सभी उपलब्ध उपकरणों का उपयोग करने की आवश्यकता है। इस मामले में, सबसे महत्वपूर्ण उपकरण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (आंतरिक) और कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक विनिमय सेवाएं (बाहरी) हैं। विक्रेता और ऑपरेटर कानून और प्रौद्योगिकी की नब्ज पर अपनी उंगली रखते हैं, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ आपके काम को उचित रूप से व्यवस्थित करने में आपको सलाह और मदद कर सकते हैं।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द को समझना एक नियमित दस्तावेज़ की परिभाषा से जुड़ा है।

विभिन्न विनियामक कानूनी अधिनियम "दस्तावेज़" की अवधारणा की पूरी तरह से स्पष्ट परिभाषाएँ प्रदान नहीं करते हैं। सबसे सही परिभाषा "सूचना पर" कानून में निहित है: प्रलेखित जानकारी(दस्तावेज़) - विवरण के साथ एक मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी जो ऐसी जानकारी या रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित मामलों में, इसके भौतिक माध्यम को निर्धारित करना संभव बनाती है।

"दस्तावेज़" की अवधारणा को रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक GOST R ISO 15489-1-2007 "सूचना, पुस्तकालय और दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए मानकों की प्रणाली" द्वारा कुछ अलग तरीके से परिभाषित किया गया है। दस्तावेज़- किसी मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई पहचान योग्य जानकारी जो किसी संगठन या व्यक्ति द्वारा कानूनी दायित्वों या व्यावसायिक गतिविधियों (24) के समर्थन में साक्ष्य के रूप में बनाई, प्राप्त और रखी जाती है।

दस्तावेज़ की मुख्य विशेषताएं हैं आवश्यक वस्तुएँ और किसी सामग्री माध्यम के साथ निहित जानकारी (विवरण सहित) का संबंध, जिस पर जानकारी दर्ज की जाती है.

दस्तावेज़ विवरण आपको दस्तावेज़ के पाठ में निहित जानकारी को निर्धारित (पहचानने) की अनुमति देता है।

रूसी संघ का राज्य मानक GOST R 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली।

दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" में दस्तावेज़ की तैयारी के अनिवार्य तत्वों के रूप में विवरण की संरचना के रूप में केवल 30 आइटम (25) शामिल हैं।

दस्तावेज़ तैयार करते और संसाधित करते समय, निम्नलिखित बुनियादी विवरणों का उपयोग किया जाता है: रूसी संघ का राज्य प्रतीक; संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न); कंपनी का नाम; दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; कागजातों की तारीख; दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या; गंतव्य; संकल्प; पाठ का शीर्षक; दस्तावेज़ पाठ; हस्ताक्षर; दस्तावेज़ की मुहर और वीज़ा अनुमोदन; सील छाप; कलाकार के बारे में चिह्नित करें; संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट; दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता, आदि।

राज्य मानकों के ग्रंथों में सामग्री वाहकप्रलेखित जानकारी को एक भौतिक वस्तु के रूप में परिभाषित किया गया है जिसका उपयोग भाषण, ऑडियो या दृश्य जानकारी को परिवर्तित रूप (26) सहित ठीक करने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है।

मूर्त माध्यम कागज, चुंबकीय, इलेक्ट्रॉनिक या ऑप्टिकल, एक कंप्यूटर डिस्क, फोटोग्राफ या मास्टर नमूना, या उसका संयोजन (27) हो सकता है।

किसी दस्तावेज़ का एक प्रकार का भौतिक वाहक होता है मशीन पठनीय माध्यम, जिस पर प्रलेखित जानकारी उन तरीकों से दर्ज की जाती है जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर (28) द्वारा ऐसी जानकारी के प्रसंस्करण को सुनिश्चित करती हैं।

इस प्रकार, प्रलेखित जानकारी का भौतिक माध्यम या तो कागज़ (पारंपरिक) या इलेक्ट्रॉनिक (मशीन-पठनीय) हो सकता है।

एक पारंपरिक सामग्री माध्यम कागज पर बनाए गए दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करता है। इस तरह के दस्तावेज़ में यांत्रिक (हाथ से लिखे गए) तरीकों द्वारा बनाए गए बुनियादी विवरण (दस्तावेज़ के अनुमोदन के लिए हस्ताक्षर; टिकट और वीज़ा; मुहर छाप, आदि) होते हैं, हालांकि दस्तावेज़ के अन्य अनिवार्य तत्व (विवरण) भी एक का उपयोग करके बनाए जा सकते हैं। कंप्यूटर।

एक इलेक्ट्रॉनिक (मशीन-पठनीय) सामग्री माध्यम कंप्यूटर का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करता है।

दस्तावेज़ की विशेषताएँ

दस्तावेज़ को कंपनी के जीवन और प्रबंधन की परिस्थितियों को निष्पक्ष रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए: वास्तव में क्या किया गया या निर्णय लिया गया, इसके संबंध में क्या कार्रवाई की गई जिसका कानूनी महत्व है।

दस्तावेज़ को उस व्यावसायिक गतिविधि की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए जिससे वह संबंधित है। दस्तावेज़ के लिए एक समान रूप से महत्वपूर्ण आवश्यकता रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए इसका उपयोग है।

रूसी संघ का राष्ट्रीय मानक GOST R ISO 15489-1-2007 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ" (24) दस्तावेज़ की विशेषता वाली सामान्य आवश्यकताओं को परिभाषित करता है:

1. प्रामाणिकता.

दस्तावेजों की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए, दस्तावेजों के निर्माण, प्राप्ति, प्रसारण, भंडारण और चयन (निकासी) को नियंत्रित करने के लिए सिद्धांतों और प्रक्रियाओं को स्थापित करना आवश्यक है, जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि दस्तावेजों के रचनाकारों की पहचान की जा सके और दस्तावेजों को अनधिकृत जोड़ से बचाया जा सके। , विलोपन, परिवर्तन, उपयोग और छिपाव (वर्गीकरण)।

2. विश्वसनीयता.

एक विश्वसनीय दस्तावेज़ वह है जिसकी सामग्री को लेनदेन या तथ्यों का पूर्ण और सटीक प्रतिबिंब माना जा सकता है और जिसे बाद के लेनदेन या बाद की गतिविधियों में भरोसा किया जा सकता है। दस्तावेज़ उस लेन-देन या स्थिति, जिससे वे संबंधित हों, के दौरान या उसके तुरंत बाद बनाए जाने चाहिए। दस्तावेज़ उन व्यक्तियों द्वारा बनाए जाते हैं जिनके पास लेनदेन या तथ्यों का विश्वसनीय ज्ञान होता है।

3. सत्यनिष्ठा.

किसी दस्तावेज़ की अखंडता उसकी पूर्णता और अपरिवर्तनीयता से निर्धारित होती है।

रिकॉर्ड प्रबंधन नीतियों और प्रक्रियाओं में यह निर्दिष्ट होना चाहिए कि किसी दस्तावेज़ के बनने के बाद उसमें क्या परिवर्धन या परिवर्तन किए जा सकते हैं, किन परिस्थितियों में परिवर्धन या परिवर्तन की अनुमति दी जा सकती है, और ऐसा करने के लिए कौन अधिकृत है। किसी दस्तावेज़ में किसी भी अधिकृत परिवर्तन, परिवर्धन या विलोपन को स्पष्ट रूप से पहचाना और नियंत्रित किया जाना चाहिए।

4. उपयोग के लिए उपयुक्तता.

प्रयोग करने योग्य दस्तावेज़ वह है जिसे स्थानीयकृत किया जा सकता है, पाया जा सकता है, पुनरुत्पादित किया जा सकता है और व्याख्या की जा सकती है। जब पुन: प्रस्तुत किया जाता है, तो इसे उस व्यावसायिक गतिविधि या लेनदेन से संबंध प्रतिबिंबित करना चाहिए जिससे इसे बनाया गया था। दस्तावेज़ संदर्भ संदर्भों को उन व्यावसायिक परिचालनों को समझने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करनी चाहिए जिनमें दस्तावेज़ बनाए और उपयोग किए गए थे।

5. व्यवस्थितता.

दस्तावेज़ों को एक व्यवस्थित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाया जाना चाहिए, जिसमें उनका उपयोग और संरक्षण भी शामिल है। दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में व्यवस्थित कार्य दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और अन्य व्यवसाय प्रबंधन प्रणालियों दोनों के डिज़ाइन और अनुप्रयोग के माध्यम से प्राप्त किया जाता है।

दस्तावेज़ की नामित विशेषताएँ उनके प्रबंधन और उपयोग की संभावनाओं को भी निर्धारित करती हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आवश्यक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं के अनुसार निरंतर और प्रभावी ढंग से संचालित होने में सक्षम होनी चाहिए।

इसलिए, मानक अवधारणा का परिचय देता है "दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली"- एक सूचना प्रणाली जो दस्तावेज़ संग्रह (दस्तावेज़ों को सिस्टम में शामिल करना), दस्तावेज़ प्रबंधन और उन तक पहुंच प्रदान करती है।

अवधारणा "दस्तावेज़ प्रबंधन"(रिकॉर्ड प्रबंधन) को व्यवसाय (प्रबंधकीय) संचालन के संचालन को साबित करने के लिए संगठनों में दस्तावेजों के निर्माण, उपयोग, भंडारण और विनाश के लिए व्यवस्थित और प्रभावी कार्यों के एक सेट के रूप में परिभाषित किया गया है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को यह करना चाहिए:

• स्थापित प्रक्रिया के अनुसार इसके द्वारा कवर की गई व्यावसायिक गतिविधि के दायरे में सभी दस्तावेज़ शामिल करें;
• दस्तावेज़ों को इस प्रकार व्यवस्थित करें कि वे दस्तावेज़ों के निर्माता (निष्पादक) की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रतिबिंबित कर सकें;
• दस्तावेज़ों को अनधिकृत पहुंच (परिवर्तन, जब्ती या विनाश) से सुरक्षित रखें;
• दस्तावेज़ों में दर्ज कार्यों के बारे में जानकारी के मुख्य स्रोत के रूप में कार्य करें;
• सभी प्रासंगिक दस्तावेज़ों और संबंधित मेटाडेटा तक पहुंच प्रदान करें।

सभी संगठनों को मुद्दों को विनियमित करने वाले निर्देश विकसित और लागू करने चाहिए दस्तावेज़ों तक पहुंच.

पहुंच प्रतिबंध संगठन के कर्मचारियों और बाहरी उपयोगकर्ताओं दोनों पर लागू हो सकते हैं। यदि व्यावसायिक गतिविधियों के लिए इसकी आवश्यकता हो तो दस्तावेज़ों तक पहुंच सीमित होनी चाहिए। पहुंच प्रतिबंध उचित समय तक प्रभावी रहना चाहिए, जिसके बाद उन्हें हटा दिया जाना चाहिए या संशोधित किया जाना चाहिए।

उचित पहुंच नियंत्रण प्रदान करना दस्तावेज़ों और व्यक्तियों दोनों को एक विशिष्ट पहुंच स्थिति निर्दिष्ट करके किया जाता है।

पहुँच प्रक्रिया का प्रबंधन निम्नलिखित शर्तें प्रदान करता है:

• दस्तावेज़ों को एक विशिष्ट समय पर उनकी पहुंच की स्थिति के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है;
• दस्तावेज़ों तक केवल वही व्यक्ति पहुँच सकते हैं जिनके पास उन तक पहुँच है;
• वर्गीकृत दस्तावेज़ या प्रतिबंधित पहुंच वाले दस्तावेज़ केवल उचित अनुमति के साथ ही पढ़े जा सकते हैं;
• दस्तावेज़ों के साथ प्रक्रियाएं और संचालन केवल उन्हीं लोगों द्वारा किया जाता है जो उन्हें निष्पादित करने के लिए अधिकृत हैं;
• विशिष्ट व्यावसायिक कार्यों के लिए जिम्मेदार संगठन के विभाग अपनी जिम्मेदारी के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों तक पहुंच की डिग्री स्थापित करते हैं।

एक बहुत ही महत्वपूर्ण परिस्थिति जो प्रलेखित जानकारी के अर्थ को स्पष्ट करती है वह है "मेटाडेटा" की अवधारणा की परिभाषा - डेटा जो दस्तावेजों के संदर्भ, सामग्री, संरचना और उनके प्रबंधन (24) का वर्णन करता है।

मानक के नियम मेटाडेटा के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करते हैं:

• दस्तावेज़ की संरचना, उसका प्रारूप और दस्तावेज़ बनाने वाले तत्वों के बीच संबंध अपरिवर्तित रहना चाहिए, मेटाडेटा द्वारा विकृत नहीं होना चाहिए;
• किसी दस्तावेज़ के बारे में मेटाडेटा को इसके निर्माण, प्राप्ति और उपयोग के संदर्भ को प्रतिबिंबित करना चाहिए (व्यावसायिक प्रक्रिया जिसका लेनदेन हिस्सा है, लेनदेन की तारीख और समय और इसके प्रतिभागियों सहित);
• किसी दस्तावेज़ के बारे में मेटाडेटा को अलग-अलग दस्तावेज़ों के बीच संबंध प्रस्तुत करना चाहिए जो मिलकर दस्तावेज़ों का एक सेट बनाते हैं।

दूसरे शब्दों में, "मेटाडेटा" की अवधारणा सूचना और दूरसंचार प्रौद्योगिकियों के बड़े पैमाने पर उपयोग की स्थितियों में किसी भी दस्तावेज़ की सामग्री, संरचना और उपयोग को निर्धारित करती है। इसलिए, "मेटाडेटा" की अवधारणा मुख्य रूप से दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक रूप को संदर्भित करती है।

कानून "सूचना पर" अवधारणा को परिभाषित करता है "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़"- इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत प्रलेखित जानकारी, यानी इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर का उपयोग करके मानव धारणा के लिए उपयुक्त रूप में, साथ ही सूचना और दूरसंचार नेटवर्क के माध्यम से प्रसारण या सूचना प्रणालियों में प्रसंस्करण के लिए।

उपरोक्त परिभाषा में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की मुख्य विशेषता पर प्रकाश डाला गया है - इसकी इलेक्ट्रॉनिक रूप, वे। एक विशेष प्रकार की जानकारी जो कंप्यूटर की अद्वितीय क्षमताओं का उपयोग करके बनाई जाती है: खातों, कंप्यूटिंग क्षमताओं और कंप्यूटर मेमोरी के निर्माण के लिए एक विशेष कृत्रिम भाषा (बाइनरी कैरेक्टर सिस्टम) का उपयोग, जिसमें भौतिक और तकनीकी (इलेक्ट्रॉनिक) विशेषताएं होती हैं।

इसलिए, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा का पहला संकेत इसका इलेक्ट्रॉनिक रूप है, जो इसे कंप्यूटर पर निर्माण और प्रसंस्करण के परिणामस्वरूप दिया जाता है।

दूसरी विशेषता विशेष दस्तावेज़ीकरण नियम है, अर्थात। इच्छुक पार्टियों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने (निष्पादित करने), प्रस्तुत करने और प्रसारित करने के नियम।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा की तीसरी विशेषता यह है कि यह अनिवार्य तत्वों (विवरण) से संपन्न है।

कंप्यूटर पर बनाई गई और नियमों के अनुसार आवश्यक विवरण के साथ "स्वरूपित" प्रलेखित जानकारी अभी तक एक पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ नहीं है, बल्कि भौतिक कागज़ माध्यम पर केवल एक मूल दस्तावेज़ है।

जब इस तरह के दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन सिस्टम में दर्ज किया जाता है, तो यह विकृतियों और जालसाजी के प्रति संवेदनशील हो जाता है। इस मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को सुरक्षा के विशेष साधनों की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, हस्तलिखित हस्ताक्षर की प्रामाणिकता स्थापित करने के लिए ऐसे साधन आवश्यक हैं, अर्थात। चेहरे की पहचान के लिए. ये कार्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा किए जाते हैं, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की मुख्य आवश्यकता बन जाती है।

इस प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक विशेष आवश्यकता से संपन्न है - एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए विशेष नियम स्थापित किए गए हैं "संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के नियम" (29).

संघीय कार्यकारी निकाय में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सिस्टम में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से निष्पादन पूरा होने, मामले में नियुक्ति और (या) इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में भेजने तक की आवाजाही।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए किया जाता है। उपयोग किए गए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उपकरण निर्धारित तरीके से प्रमाणित होने चाहिए।

संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की समीक्षा और अनुमोदन करते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ कार्यों की पुष्टि करने के तरीकों का उपयोग किया जा सकता है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग नहीं किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का स्वागत और प्रेषण किया जाता है कार्यालय प्रबंधन सेवा- संघीय कार्यकारी निकाय की एक संरचनात्मक इकाई, जिसे रिकॉर्ड बनाए रखने के कार्यों के साथ-साथ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण की अन्य संरचनात्मक इकाइयों में रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा गया है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करते समय, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि करती है।

संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा विचार के लिए प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ जमा करते समय, संरचनात्मक इकाइयों और संघीय कार्यकारी निकाय के जिम्मेदार अधिकारियों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजना, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजना और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहीत करना, उनका पंजीकरण डेटा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ स्थानांतरित किया जाता है।

निष्पादित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में व्यवस्थित किया जाता है, जो एक विशेष फ़ोल्डर का प्रतिनिधित्व करते हैं। मामलासंघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुसार संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधि के एक मुद्दे या क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट या एक अलग दस्तावेज़ है।

नामपद्धतिफ़ाइलें संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा गठित मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची है, जो उनके भंडारण की अवधि को दर्शाती है।

नामकरण संकलित करते समय, यह संकेत दिया जाता है कि मामला इलेक्ट्रॉनिक रूप से संचालित किया जा रहा है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, उनके निष्पादन के बाद, कागज पर समान दस्तावेज़ों के लिए प्रदान की गई अवधि के लिए संघीय कार्यकारी निकाय में स्थापित प्रक्रिया के अनुसार भंडारण के अधीन हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की विशेषताएं कागजी दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के तरीकों से भिन्न होती हैं। उन्हें सूचना का इलेक्ट्रॉनिक रूप बनाने और दीर्घकालिक भंडारण की तकनीकी और तकनीकी विशेषताओं द्वारा समझाया गया है। इलेक्ट्रॉनिक सूचना के भौतिक मीडिया को संग्रहीत करने के लिए एक विशेष भंडारण वातावरण (आर्द्रता, तापमान, आदि) की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, भंडारण के दौरान, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग करने के लिए कंप्यूटर और सॉफ़्टवेयर की तकनीकी विशेषताएं दोनों बदल सकती हैं।

इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों) के भंडारण के लिए स्थापित अवधि की समाप्ति के बाद, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित विनाश के लिए उनके आवंटन पर एक अधिनियम के आधार पर, निर्दिष्ट इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़) विषय हैं विनाश के लिए.

किसी भी प्रकार का सूचना संसाधन बनाना सूचना को एक रूप देने से शुरू होता है दस्तावेज़। प्रलेखित जानकारी, बदले में, कर सकते हैंकिसी भी सूचना आधार में शामिल किया जाए।

विनियामक समर्थन

संघीय कानून संख्या 149 के प्रावधानों के अनुसार, प्रलेखित जानकारी दर्ज की जाती हैएक मूर्त भंडारण माध्यम पर. डेटा या उसके स्रोत की पहचान करने के लिए कुछ विवरणों का उपयोग किया जाता है।

"दस्तावेज़" शब्द की जड़ें लैटिन हैं। अनुवादित, इसका अर्थ है "प्रमाण"। 1964 के टर्मिनोलॉजिकल डिक्शनरी ऑफ थ्योरी एंड प्रैक्टिस में, "दस्तावेज़" शब्द को एक भौतिक वस्तु के रूप में परिभाषित किया गया है जिसमें रिकॉर्डेड रूप में जानकारी शामिल है।

सैद्धांतिक आधार

किसी भी दस्तावेज़ में 3 तत्व होते हैं: सूचना की सामग्री, इसके प्रावधान के रूप और प्रलेखित जानकारी का माध्यम।

डेटा रिकॉर्ड करने के तरीकों और उनके वाहकों की विशेषताओं का अध्ययन दस्तावेज़ प्रबंधन जैसे अनुशासन के ढांचे के भीतर किया जाता है। यह वैज्ञानिक दिशा संग्रह, कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह की प्रक्रियाओं का पता लगाती है। पारंपरिक दस्तावेज़ों के स्वरूप को विनियमित करने और उनके विवरण सुरक्षित करने पर मुख्य ध्यान दिया जाता है।

सूचना रिकार्ड करने की विशेषताएं

प्रलेखित जानकारी सूचना है, कुछ मूर्त माध्यम पर निहित है, जिसके विवरण का उपयोग जानकारी की पहचान करने के लिए किया जा सकता है। वर्तमान में, जानकारी सुरक्षित करने के कई तरीके हैं। परंपरागत रूप से, उन्हें कई वर्गों में विभाजित किया गया है।

कागज़ी दस्तावेज़ जानकारी के वाहक होते हैं जिन्हें अतिरिक्त तकनीकी साधनों के उपयोग के बिना समझा जा सकता है। दस्तावेज़ीकरण की यह विधि सबसे आम मानी जाती है।

हालाँकि, हाल ही में, मीडिया तेजी से व्यापक हो गया है जिससे जानकारी केवल तकनीकी साधनों का उपयोग करके प्राप्त की जा सकती है। यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, वीडियो, ऑडियो रिकॉर्डिंग (फ़ाइलें), एन्कोडेड जानकारी आदि हो सकते हैं।

पहचान

डेटा के साथ काम करने के लिए एक शर्त विवरण की उपस्थिति है जिसके द्वारा पहचान की जा सकती है प्रलेखित जानकारी.

उपयोगकर्ता द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ की सामग्री के साथ मीडिया की मूल सामग्री का मिलान करने के लिए डेटा स्रोत का निर्धारण आवश्यक है। यदि आवश्यक हो, तो जानकारी का अध्ययन करने की प्रक्रिया में, डेटा की पहचान और संयोग का तथ्य स्थापित किया जाता है।

विनियामक विनियमन

प्रलेखित जानकारी की कानूनी व्यवस्था, संघीय कार्यकारी संरचनाओं द्वारा जानकारी दर्ज करने की प्रक्रिया सरकार द्वारा स्थापित की जाती है। दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य के नियम, अन्य सरकारी एजेंसियों और क्षेत्रीय स्व-सरकारी निकायों द्वारा उनकी क्षमता के भीतर अनुमोदित, सरकारी नियमों के प्रावधानों का खंडन नहीं करना चाहिए।

राज्य संरचना जो मानक और पद्धतिगत विनियमन करती है प्रलेखित जानकारी हैतकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी। पहले, ये कार्य Gosstandart द्वारा किए जाते थे। सुधारों के दौरान इसे एक एजेंसी में तब्दील कर दिया गया।

दस्तावेज़ों के मानकीकरण से संबंधित मुद्दे संघीय कानून संख्या 184 "तकनीकी विनियमन पर" के प्रावधानों द्वारा विनियमित होते हैं। संगठनों में अंतरक्षेत्रीय नेतृत्व संघीय पुरालेख एजेंसी की क्षमता के अंतर्गत आता है। पुरालेख एजेंसी की सिफारिशों को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेज़ीकरण समर्थन का क्षेत्रीय प्रबंधन संबंधित मंत्रालयों द्वारा किया जाता है।

पहचान की विशिष्टता

भंडारण के कई तरीके हैं प्रलेखित जानकारी. परिभाषाविशिष्ट विकल्प उस उद्योग की विशिष्टताओं पर निर्भर करता है जिसमें जानकारी का उपयोग किया जाता है।

डेटा को इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है और विशेष डेटाबेस में संग्रहीत किया जा सकता है। ऐसी स्थिति में पहचान की कुछ विशिष्टताएँ होती हैं। उनका कहना है कि जानकारी की सटीकता की पुष्टि डेटाबेस के मालिक या अधिकृत अधिकारी द्वारा की जानी चाहिए।

प्रामाणिकता की पुष्टि करने के अन्य तरीके भी हैं प्रलेखित जानकारी. यह जानकारीविशेष रूप से, डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के एनालॉग द्वारा पुष्टि किए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कागजी दस्तावेज़ के बराबर माना जाता है। संघीय कानूनों या अन्य विनियमों में अपवाद स्थापित किए जा सकते हैं।

सूचनात्मक संसाधन

उन्हें कानूनी संस्थाओं, नागरिकों और राज्य के बीच संबंधों की वस्तु माना जाता है। मौजूदा डेटा सुरक्षा प्रदान करता है।

नियामक विनियमन स्थापित करने वाले कानूनी प्रावधानों द्वारा किया जाता है:

• जानकारी का दस्तावेजीकरण करने के नियम।
• सूचना प्रणालियों सहित दस्तावेज़ों और उनकी सारणियों का स्वामित्व।
• उस तक पहुंच के स्तर के अनुसार डेटा की श्रेणी।
• सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करने की प्रक्रिया।

सूचना संसाधन किसी भी स्तर पर सरकारी एजेंसियों, व्यावसायिक संस्थाओं, सार्वजनिक संघों, संस्थानों और व्यक्तियों द्वारा बनाए जाते हैं। प्रत्येक विषय अपने उद्देश्यों और उपयोगों के लिए एक या दूसरे संसाधन का निर्माण करता है प्रलेखित जानकारी. यहइसमें उत्पादन, प्रबंधकीय, शैक्षिक, वैज्ञानिक उद्देश्य हो सकते हैं।

सूचना संसाधन मात्रा में एक दूसरे से काफी भिन्न होते हैं। कुछ को कई संदर्भ पुस्तकों द्वारा दर्शाया जाता है, अन्य को बड़े पुस्तकालय संग्रह द्वारा दर्शाया जाता है। इसके अलावा, संगठन की विधि और डेटा प्रावधान के क्रम के अनुसार वर्गीकरण भी है।

राज्य सूचना संसाधन

रूसी संघ, क्षेत्र और नगर पालिकाएँ ऐसे संसाधनों में प्रयुक्त सामग्रियों के मालिक हैं। प्रलेखित जानकारी. इनजानकारी मुख्य रूप से बजट निधि से संचित, निर्मित, अर्जित की जाती है।

राज्य सूचना संसाधनों का प्रबंधन सरकारी एजेंसियों और क्षेत्रीय स्व-सरकारी संरचनाओं द्वारा उन्हें दी गई शक्तियों के ढांचे के भीतर किया जाता है।

राज्य को उपयोग, पुनर्खरीद का अधिकार है प्रलेखित जानकारी. यहयह अवसर उन मामलों में महसूस किया जाता है जहां अन्य संस्थाओं (कानूनी संस्थाओं या नागरिकों) से संबंधित जानकारी राज्य रहस्यों के साथ-साथ कानून द्वारा प्रदान किए गए अन्य मामलों से संबंधित होती है।

एक प्रकार की दस्तावेजी जानकारी के रूप में कानूनी जमा

एक अनिवार्य प्रतिलिपि एक प्रतिकृति दस्तावेज़ की एक प्रति है जिसे निर्माता द्वारा उपयुक्त संगठन को हस्तांतरित किया जाना चाहिए। इस मामले में, एक दस्तावेज़ को जानकारी युक्त एक भौतिक माध्यम के रूप में पहचाना जाता है। इसे पाठ, फ़ोनोग्राम, चित्रण या इनके संयोजन के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है। एक प्रति मूल के समान एक नमूना दस्तावेज़ है।

इस किस्म के लिए प्रलेखित सूचना कानूनी व्यवस्थासंघीय कानून संख्या 77 में निहित है। मानक अधिनियम राष्ट्रीय पुस्तकालय संग्रह के अधिग्रहण और ग्रंथ सूची प्रणाली के विकास के लिए संसाधन आधार के रूप में कानूनी जमा के निर्माण पर राज्य की नीति निर्धारित करता है। कानून डेटा वाहकों की सुरक्षा और उनके सार्वजनिक उपयोग की विशिष्टताओं को सुनिश्चित करने के लिए नियम प्रदान करता है।

प्राप्तकर्ता

कानूनी जमा प्रतियां उन कानूनी संस्थाओं के बीच वितरित की जाती हैं जिनके पास निःशुल्क या शुल्क के लिए उपयोग के लिए जानकारी संग्रहीत करने, प्राप्त करने और प्रदान करने का अधिकार है। प्राप्तकर्ता हैं:

• बुक चैंबर, राज्य, वैज्ञानिक-तकनीकी और राष्ट्रीय रूसी विज्ञान अकादमी, रूसी विज्ञान अकादमी की साइबेरियाई शाखा, सुदूर पूर्वी वैज्ञानिक पुस्तकालय। ये संस्थाएँ प्रकाशन प्राप्त करती हैं।
• अंधों के लिए रूसी पुस्तकालय। यह संस्था दृष्टि समस्याओं वाले लोगों के लिए प्रकाशनों की आपूर्ति करती है।
• संघीय औद्योगिक संपत्ति संस्थान। यह प्राधिकरण इलेक्ट्रॉनिक पेटेंट दस्तावेज़ प्राप्त करता है।
• संसदीय पुस्तकालय. यह आधिकारिक दस्तावेज प्राप्त करता है।
• राज्य मानकों का संघीय कोष, तकनीकी और आर्थिक डेटा और क्षेत्रीय/अंतर्राष्ट्रीय नियमों, सिफारिशों और विदेशी देशों के मानकीकरण मानदंडों का एक अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता।

यह प्राप्तकर्ताओं की संपूर्ण सूची नहीं है. ऐसे विशेष संस्थान भी हैं जो वीडियो, ऑडियो जानकारी, कंप्यूटर प्रोग्राम आदि प्राप्त करते हैं। दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने के लिए रूसी संघ में वैज्ञानिक और तकनीकी केंद्र बनाए गए हैं। वे उन क्षेत्रों में जानकारी प्राप्त करते हैं जो उनके विनिर्देशों को पूरा करते हैं।

ये सभी संगठन नियमित रूप से अपने द्वारा प्राप्त निःशुल्क कानूनी जमा राशि के बारे में जानकारी प्रकाशित करते हैं। संस्थान दस्तावेजों का एक राष्ट्रीय पुस्तकालय संग्रह बनाते हैं।

सामग्रियों की डिलीवरी, उनका केंद्रीकृत वितरण और उपभोक्ताओं को सूचित करना संबंधित संगठनों के कानून और विनियमों द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर किया जाता है। दस्तावेज़ निर्माताओं द्वारा स्थापित नियमों का उल्लंघन प्रशासनिक दायित्व को शामिल करता है।