अधिकारियों में कर्तव्यों का अस्थायी प्रदर्शन। यदि आदेश का खंड "स्थायी रूप से" निष्पादन की समय सीमा निर्दिष्ट करता है, तो इसे कैसे नियंत्रित किया जाता है? दस्तावेजों और आदेशों के निष्पादन की निगरानी करना

अनुच्छेद 31. कर्तव्यों का अस्थायी प्रदर्शन

1. आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को, उसकी सहमति से, आंतरिक मामलों के निकायों में एक उच्च पद के लिए अस्थायी रूप से जिम्मेदारियां सौंपी जा सकती हैं, साथ ही प्रतिस्थापित किए जा रहे पद के कर्तव्यों को पूरा करने से मुक्त किया जा सकता है या नहीं।

2. आंतरिक मामलों के निकायों में रिक्त (आंतरिक मामलों के निकायों के किसी अन्य कर्मचारी द्वारा नहीं भरा गया) पद के लिए कर्तव्यों के प्रदर्शन की अवधि चालू वर्ष में छह महीने से अधिक नहीं हो सकती है।

3. इस पद को भरने वाले कर्मचारी की अस्थायी अनुपस्थिति के दौरान आंतरिक मामलों के निकायों में एक गैर-रिक्त (आंतरिक मामलों के निकायों के किसी अन्य कर्मचारी द्वारा प्रतिस्थापित) पद के लिए कर्तव्यों के प्रदर्शन की निरंतर अवधि चालू वर्ष में चार महीने से अधिक नहीं हो सकती है।

4. आंतरिक मामलों के निकायों में रिक्त पद पर अस्थायी रूप से कर्तव्यों का पालन करने वाले आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को कर्तव्यों के अस्थायी प्रदर्शन की समाप्ति से पहले स्थानांतरण के माध्यम से इसमें नियुक्त किया जा सकता है।

5. इस लेख के अनुसार आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को अस्थायी कर्तव्यों का असाइनमेंट और इसके संबंध में रैंक और फ़ाइल, जूनियर, मध्य या वरिष्ठ कमांडिंग स्टाफ की स्थिति में कर्तव्यों को पूरा करने से मुक्त किया जाता है। एक अधिकृत प्रबंधक के आदेश से, उस मामले को छोड़कर जब उसकी अनुपस्थिति के दौरान तत्काल पर्यवेक्षक (बॉस) के कर्तव्यों का निष्पादन कर्मचारी के नौकरी नियमों (नौकरी विवरण) में प्रदान किया जाता है।

6. आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को वरिष्ठ कमांड की स्थिति में अस्थायी कर्तव्य सौंपने और उसे वरिष्ठ कमांड की स्थिति में कर्तव्यों के अस्थायी प्रदर्शन से मुक्त करने की प्रक्रिया रूसी संघ के राष्ट्रपति द्वारा स्थापित की जाती है।

7. इस लेख के अनुसार आंतरिक मामलों के निकायों में एक पद पर अस्थायी रूप से कर्तव्यों का पालन करने वाले आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को मौद्रिक भत्ता रूसी संघ के कानून द्वारा निर्धारित तरीके से भुगतान किया जाता है।

8. आधिकारिक आवश्यकता के संबंध में, अधिकृत प्रमुख के निर्णय से, आंतरिक मामलों के निकायों का एक कर्मचारी, आंतरिक मामलों के निकायों में भरे जाने वाले पद से मुक्त हुए बिना और उसकी सहमति से, किसी अन्य पद पर कर्तव्यों के प्रदर्शन में शामिल हो सकता है। नौकरी नियमों (नौकरी विवरण) द्वारा प्रदान नहीं किया गया है, कैलेंडर वर्ष के दौरान एक महीने तक की अवधि के लिए आधिकारिक वेतन का भुगतान भरे जाने वाले पद से कम नहीं होगा।

1. आधिकारिक जरूरतों के कारण, किसी कर्मचारी को उसकी वर्तमान (मुख्य) स्थिति से मुक्त किए बिना अस्थायी रूप से उच्च पद पर कर्तव्य सौंपा जा सकता है।

2. पूर्णकालिक पद धारण करने वाले कर्मचारी, जिन्हें स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, मुख्य कर्तव्यों से छूट के साथ अन्य पदों के लिए अस्थायी रूप से कर्तव्यों का पालन करने के लिए सौंपा गया है, उन्हें निम्नलिखित क्रम में भुगतान किया जाता है:

1) पूर्णकालिक प्रतिनिधियों को, उनके तत्काल वरिष्ठों के गैर-रिक्त पदों पर उनके आधिकारिक कर्तव्यों की परवाह किए बिना, उनके मुख्य पद के अनुसार वेतन दिया जाता है;

2) प्रबंधक के रिक्त पद के लिए प्रतिनियुक्ति सहित अस्थायी रूप से कर्तव्यों का पालन करते समय, अन्य भुगतानों को ध्यान में रखते हुए, अस्थायी पद के लिए प्रदान किए गए वेतन के आधार पर भुगतान किया जाता है, लेकिन दो महीने से अधिक नहीं। निर्दिष्ट अवधि के दौरान, इस पद पर उनकी नियुक्ति या रिक्त पद के लिए कर्तव्यों से मुक्ति पर निर्णय लिया जाना चाहिए।

रिक्त पद के लिए कर्तव्यों के अस्थायी प्रदर्शन की निरंतर अवधि दो महीने से अधिक नहीं होनी चाहिए, और गैर-रिक्त पद के लिए - चार।

किसी पद पर कर्तव्यों के अस्थायी प्रदर्शन की निरंतर अवधि की गणना कार्यालय ग्रहण करने की तिथि से की जाती है, लेकिन आदेश में निर्दिष्ट तिथि से पहले नहीं, और निर्दिष्ट तिथि के अभाव में, आदेश पर हस्ताक्षर किए जाने के दिन से पहले नहीं। कर्तव्यों से मुक्ति के दिन तक.

कार्यवाहक कर्तव्यों के लिए नियुक्ति को अधिकारियों के आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जिन्हें कर्मचारियों को पदों पर नियुक्त करने और उन्हें स्थानांतरित करने का अधिकार दिया जाता है।

3. इस लेख के अनुसार किसी कर्मचारी को अस्थायी कर्तव्यों का असाइनमेंट और इसके संबंध में उसके मुख्य पद पर कर्तव्यों के प्रदर्शन से उसकी रिहाई एक कानून प्रवर्तन एजेंसी के प्रमुख या अधिकृत प्रबंधक के एक अधिनियम द्वारा की जाती है, उस मामले के अपवाद के साथ जब उसकी अनुपस्थिति के दौरान तत्काल पर्यवेक्षक की स्थिति में कर्तव्यों का प्रदर्शन कर्मचारी की नौकरी की जिम्मेदारियों द्वारा प्रदान किया जाता है।

पाद लेख। कजाकिस्तान गणराज्य के कानून दिनांक 21 मई 2013 संख्या 93-वी द्वारा संशोधित अनुच्छेद 39 (इसके पहले आधिकारिक प्रकाशन के दस कैलेंडर दिनों के बाद लागू किया जाएगा)।

क्या आप डरते हैं कि आप किसी विशेष दस्तावेज़ की देय तिथि सही ढंग से निर्धारित नहीं कर पाएंगे? तो यह सामग्री आपके लिए है.

लेख से आप सीखेंगे:

कर्मचारियों द्वारा निष्पादित किए जाने वाले सभी दस्तावेज़ों की एक समय सीमा होती है जिसके भीतर यह कार्य पूरा किया जाना चाहिए। साथ ही, एक निश्चित समय सीमा की उपस्थिति न केवल दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी करने की अनुमति देती है, बल्कि कर्मचारियों की व्यक्तिगत प्रभावशीलता को भी निर्धारित करने की अनुमति देती है।

दस्तावेज़ निष्पादन की समय सीमा का क्या अर्थ है?

दस्तावेज़ों के निष्पादन की समय सीमा प्रत्येक संगठन में मौजूद होती है और उस समय सीमा को दर्शाती है जिसके भीतर किसी दिए गए व्यावसायिक दस्तावेज़ पर आदेश या निर्णय निष्पादित किया जाना चाहिए। दो प्रकार हैं: वे मानक और व्यक्तिगत दोनों हो सकते हैं।

दस्तावेजों के निष्पादन के लिए विशिष्ट समय सीमा रूसी संघ की सरकार के 28 जुलाई 2005 संख्या 452 के डिक्री द्वारा निर्धारित की जाती है। आप इस दस्तावेज़ के बारे में अधिक विस्तार से यहां पढ़ सकते हैं।जोड़ना .

नामों से यह स्पष्ट हो जाता है कि दस्तावेजों के निष्पादन के लिए मानक समय सीमा कुछ नियमों और कानूनों द्वारा स्थापित की जाती है। इस श्रेणी में एक विशिष्ट समय सीमा होती है जिसके भीतर किसी दिए गए व्यावसायिक पेपर के संबंध में कुछ कार्रवाई की जानी चाहिए।

उदाहरण के लिए, विशिष्ट समय सीमा का एक उल्लेखनीय प्रतिनिधि राज्य की समय सीमा के भीतर नागरिकों से लिखित अनुरोध हैं। कानून के अनुसार, उनके विचार के लिए 30 दिन आवंटित किए जाते हैं। आप नागरिकों की अपीलों पर विचार के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं.

व्यक्तिगत समय-सीमा का नाम स्वयं ही बोलता है। इस मामले में, बिजनेस पेपर को पूरा करने के लिए आवंटित समय सीधे एक कंपनी के भीतर निर्धारित किया जाता है। एक नियम के रूप में, यह श्रेणी संबंधित दस्तावेज़ के प्रकाशन द्वारा तय की जाती है। इस मामले में, कार्यालय कार्य के निर्देशों में कुछ श्रेणियों के व्यावसायिक पत्रों पर विचार करने की प्रक्रिया और समय निर्दिष्ट किया जा सकता है। इस मामले में, दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए स्थापित अवधि को केवल निर्देश में उचित परिवर्तन करके ही बदला जा सकता है।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि संगठन में दस्तावेजों के साथ सभी कार्यों को एकीकृत करने के लिए दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा स्थापित की जाती है। यह उनकी उपस्थिति है जो आने वाले दस्तावेज़ीकरण के संबंध में उच्च गुणवत्ता और समय पर काम करना, प्रबंधक से निर्देशों और आदेशों को पूरा करना आदि संभव बनाती है। इस प्रकार, समय सीमा की उपस्थिति कुछ श्रेणियों के व्यावसायिक पत्रों के संबंध में काम को महत्वपूर्ण रूप से विनियमित करने में मदद करती है।

व्यक्तिगत समय सीमा

जैसा कि ऊपर बताया गया है, किसी दस्तावेज़ को निष्पादन के लिए प्रस्तुत करने की अलग-अलग अवधि कंपनी के प्रमुख या दस्तावेज़ के लेखक द्वारा निर्धारित की जा सकती है। दूसरे मामले में, केवल बिजनेस पेपर का लेखक ही समय सीमा बदल सकता है।

यह न भूलें कि मानक समय सीमा को उसी संगठन के भीतर भी संशोधित किया जा सकता है। इसके लिए एक उचित अधिनियम अपनाने की आवश्यकता है। आप प्रक्रिया के बारे में और अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं.

इस प्रकार, किसी अन्य कंपनी से प्राप्त सहयोग के उसी प्रस्ताव को प्रबंधक द्वारा समीक्षा के बाद कार्यान्वयन के लिए समय अवधि मिल सकती है। इस मामले में, इसे एक दस्तावेज़ पर एक संकल्प के रूप में स्थापित किया जा सकता है और इसमें आगे की कार्रवाइयों के बारे में विस्तृत जानकारी हो सकती है।

आदेश

यह मत भूलो कि सभी आदेशों को एक निश्चित समय पर निष्पादन की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, आदेश के पाठ में हमेशा वह तारीख होती है जिससे कुछ परिवर्तन लागू होते हैं। ज्यादातर मामलों में, जिस दिनांक प्रारूप में निष्पादन अवधि निर्दिष्ट की जाती है, उसे निष्पादन के अंतिम दिन के रूप में प्रदर्शित किया जाता है। उदाहरण के लिए, "... 09.20.2017 तक...", "... 09.20.2017 तक..." इत्यादि। इस मामले में, वह समय दर्शाया जा सकता है जब तक आदेश निष्पादित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, हम निष्पादन अवधि में निर्दिष्ट अंतिम दिन सुबह 10 बजे तक कुछ दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता के बारे में बात कर सकते हैं।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि कई आदेशों में संगठन की गतिविधियों में किसी भी बदलाव की शुरूआत के बारे में जानकारी हो सकती है। इस मामले में, निष्पादन अवधि जिससे परिवर्तन लागू होते हैं, "... 09/15/2017 से", आदि के रूप में दर्शाया गया है।

नियत तिथि का निर्धारण

जैसा ऊपर बताया गया है, समय सीमा मानक या व्यक्तिगत हो सकती है। विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करने के लिए, सचिवों के लिए हमेशा इन समय-सीमाओं की एक सूची हाथ में रखना अधिक सुविधाजनक होता है। इस तरह की चीट शीट की उपस्थिति से निष्पादन की विफलता को रोकने में मदद मिलेगी, जिससे प्रशासनिक दंड सहित कुछ परिणाम हो सकते हैं।

आने वाले दस्तावेज़ों के मामले में, एक नियम के रूप में, पत्र का लेखक स्वतंत्र रूप से उस अवधि को इंगित करता है जिसके दौरान इस व्यावसायिक पत्र की आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए। यदि आने वाले दस्तावेज़ में कोई समय सीमा नहीं है, तो इसे व्यवसाय पत्र पर विचार करते समय कंपनी के प्रमुख द्वारा एक संकल्प के रूप में दर्ज किया जा सकता है।

"तत्काल" चिह्नित सभी दस्तावेज़ों को 3 दिनों के भीतर निष्पादित किया जाना चाहिए। हम बात कर रहे हैं कैलेंडर दिनों की. इस मामले में, यदि इस चिह्न वाला एक पत्र शुक्रवार को आपके संगठन को प्राप्त हुआ था, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप इसे तुरंत ठेकेदार को सौंप दें, क्योंकि इसके निष्पादन की समय सीमा सोमवार को समाप्त हो जाएगी।

साथ ही, किसी दस्तावेज़ पर समाधान लागू करते समय, हम अनुशंसा करते हैं कि आप स्पष्ट करें कि निर्दिष्ट समय अवधि की गणना कैलेंडर या कार्य दिवसों में की गई है या नहीं। इस तरह के स्पष्टीकरण से ठेकेदार को सभी आवश्यकताओं को समय पर पूरा करने में मदद मिलेगी। आप समय सीमा के साथ किसी संकल्प का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।.

इस मामले में, आने वाले दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा की शुरुआत आपके संगठन द्वारा इसकी प्राप्ति की तारीख है। आंतरिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करते समय, कार्यकाल की शुरुआत आमतौर पर उस दिन से मानी जाती है जब व्यावसायिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए थे, अनुमोदित किया गया था या इसके संबंध में निर्णय लिया गया था।

समय सीमा में परिवर्तन और उल्लंघन

इस घटना में कि ठेकेदार के पास कड़ाई से स्थापित समय के भीतर दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के लिए कुछ निर्देशों को पूरा करने का समय नहीं है, उसे एक ज्ञापन तैयार करना होगा। इस बिजनेस पेपर की सामग्री में समय अवधि को स्थगित/विस्तारित करने का अनुरोध होना चाहिए और कारण बताना चाहिए कि यह क्यों आवश्यक है। मेमो उस व्यक्ति के नाम पर तैयार किया जाना चाहिए जिसने आवश्यकताओं की समय अवधि स्थापित की है।

देरी के मामले में, सचिव को एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता होगी जिसमें यह बताया गया हो कि कुछ आवश्यकताओं को समय पर पूरा क्यों नहीं किया गया। इस मामले में, व्याख्यात्मक नोट को संरचनात्मक इकाई में लिखा जाना चाहिए जिसके कार्यों में व्यावसायिक पेपर का निष्पादन और इसके लिए निर्धारित आवश्यकताएं शामिल हैं।

कृपया ध्यान दें कि किसी दस्तावेज़ के निष्पादन को स्थगित करना तभी संभव है जब हम व्यक्तिगत समय सीमा के बारे में बात कर रहे हों। इस मामले में, केवल दस्तावेज़ या संकल्प का लेखक ही आपको समयावधि बढ़ाने या स्थगित करने की मंजूरी दे सकता है। आप पुनर्निर्धारण के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी प्राप्त कर सकते हैं .

1. आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को, उसकी सहमति से, आंतरिक मामलों के निकायों में एक उच्च पद के लिए अस्थायी रूप से जिम्मेदारियां सौंपी जा सकती हैं, साथ ही प्रतिस्थापित किए जा रहे पद के कर्तव्यों को पूरा करने से मुक्त किया जा सकता है या नहीं।

2. सामान्य कर्मियों, कनिष्ठ, मध्य या वरिष्ठ कमांड स्टाफ की रिक्त (आंतरिक मामलों के निकायों के किसी अन्य कर्मचारी द्वारा नहीं भरी गई) स्थिति के लिए कर्तव्यों के प्रदर्शन की निरंतर अवधि चालू वर्ष में दो महीने से अधिक नहीं हो सकती है, और एक पद के लिए वरिष्ठ कमांड स्टाफ - छह महीने।

3. इस पद को भरने वाले कर्मचारी की अस्थायी अनुपस्थिति के दौरान आंतरिक मामलों के निकायों में एक गैर-रिक्त (आंतरिक मामलों के निकायों के किसी अन्य कर्मचारी द्वारा प्रतिस्थापित) पद के लिए कर्तव्यों के प्रदर्शन की निरंतर अवधि चालू वर्ष में चार महीने से अधिक नहीं हो सकती है।

4. आंतरिक मामलों के निकायों में रिक्त पद पर अस्थायी रूप से कर्तव्यों का पालन करने वाले आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को कर्तव्यों के अस्थायी प्रदर्शन की समाप्ति से पहले स्थानांतरण के माध्यम से इसमें नियुक्त किया जा सकता है।

5. इस लेख के अनुसार आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को अस्थायी कर्तव्यों का असाइनमेंट और इसके संबंध में रैंक और फ़ाइल, जूनियर, मध्य या वरिष्ठ कमांडिंग स्टाफ की स्थिति में कर्तव्यों को पूरा करने से मुक्त किया जाता है। एक अधिकृत प्रबंधक के आदेश से, उस मामले को छोड़कर जब उसकी अनुपस्थिति के दौरान तत्काल पर्यवेक्षक (बॉस) के कर्तव्यों का निष्पादन कर्मचारी के नौकरी नियमों (नौकरी विवरण) में प्रदान किया जाता है।

6. आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को वरिष्ठ कमांड की स्थिति में अस्थायी कर्तव्य सौंपने और उसे वरिष्ठ कमांड की स्थिति में कर्तव्यों के अस्थायी प्रदर्शन से मुक्त करने की प्रक्रिया रूसी संघ के राष्ट्रपति द्वारा स्थापित की जाती है।

7. इस लेख के अनुसार आंतरिक मामलों के निकायों में एक पद पर अस्थायी रूप से कर्तव्यों का पालन करने वाले आंतरिक मामलों के निकायों के एक कर्मचारी को मौद्रिक भत्ता रूसी संघ के कानून द्वारा निर्धारित तरीके से भुगतान किया जाता है।

8. आधिकारिक आवश्यकता के संबंध में, अधिकृत प्रमुख के निर्णय से, आंतरिक मामलों के निकायों का एक कर्मचारी, आंतरिक मामलों के निकायों में भरे जाने वाले पद से मुक्त हुए बिना और उसकी सहमति से, किसी अन्य पद पर कर्तव्यों के प्रदर्शन में शामिल हो सकता है। नौकरी नियमों (नौकरी विवरण) द्वारा प्रदान नहीं किया गया है, कैलेंडर वर्ष के दौरान एक महीने तक की अवधि के लिए आधिकारिक वेतन का भुगतान भरे जाने वाले पद से कम नहीं होगा।

कोई भी प्रबंधन संरचना नियंत्रण कार्य करती है। नियंत्रण कार्यकारी अनुशासन को मजबूत करने और प्रबंधन निर्णयों और कार्यों को पूरा करने में जिम्मेदारी बढ़ाने में मदद करता है। संगठन में नियंत्रण कार्रवाइयां खुले तौर पर और व्यवस्थित रूप से की जानी चाहिए।

नियंत्रण कार्यों के घटकों में से एक और प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का एक महत्वपूर्ण तत्व दस्तावेज़ों, निर्णयों और कार्यों (निर्देशों) के निष्पादन पर नियंत्रण है।

दस्तावेज़ों और निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण उन क्रियाओं का एक समूह है जो संगठन में बनाए गए दस्तावेज़ों का समय पर निष्पादन सुनिश्चित करता है, जो उच्च संगठनों, अन्य संगठनों और नागरिकों से आते हैं।

किसी संगठन या संरचनात्मक इकाई के प्रबंधन के निर्णयों और कार्यों के समय पर और उच्च गुणवत्ता वाले निष्पादन को सुविधाजनक बनाने के लिए दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण किया जाता है। नियंत्रण गतिविधियों के दो क्षेत्र हैं:

• उनमें उठाए गए मुद्दों के गुण-दोष के आधार पर दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी करना;
• दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समय सीमा का नियंत्रण।

नियंत्रण संगठन के दो संभावित रूप हैं: केंद्रीकृत और विकेंद्रीकृत। नियंत्रण संचालन करने के लिए संगठनात्मक रूप का चुनाव संगठन के आकार, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा की संरचना, दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा और दस्तावेजों के साथ काम के चुने हुए रूप (केंद्रीकृत, विकेन्द्रीकृत या मिश्रित) पर निर्भर करता है।

दस्तावेज़ प्रवाह की थोड़ी मात्रा वाले संगठन में, एक नियंत्रण विशेषज्ञ पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के हिस्से के रूप में काम करता है। "प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पदों की योग्यता निर्देशिका" के अनुसार, इस पद को नियंत्रण निरीक्षक कहा जाता है।

कुछ संरचनात्मक इकाइयों में, दस्तावेजों और निर्देशों के निष्पादन की समय सीमा पर नियंत्रण सचिवों या कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा किया जा सकता है, जिसे कार्यालय के काम के निर्देशों और इन कर्मचारियों के नौकरी विवरण में निहित किया जाना चाहिए।

छोटे संगठनों में जहां कोई पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा नहीं है, दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी या संगठन के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी (उदाहरण के लिए, प्रबंधक के सचिव) की जिम्मेदारी है।

नियंत्रण करने के रूपों और प्रक्रियाओं को विनियमित करने वाले स्थानीय नियम नियंत्रण की वैधता स्थापित करते हैं और कर्मचारियों के बीच एक आवश्यक प्रक्रिया के रूप में निरीक्षण की आदत बनाते हैं।

दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण में शामिल हैं:

• विशेष या पंजीकरण प्रपत्रों (कार्ड) में नियंत्रित दस्तावेजों पर डेटा का संग्रह;
• दस्तावेज़ को नियंत्रण में रखना;
• निष्पादक को दस्तावेज़ (इसकी व्यक्तिगत वस्तु या कार्य) की शीघ्र डिलीवरी;
• निष्पादन की प्रगति की प्रारंभिक जाँच और विनियमन;
• निष्पादन की प्रगति के बारे में नियंत्रण प्रपत्रों में जानकारी दर्ज करना;
• निष्पादित दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटाना (आरकेएफ में प्रविष्टि करना);
• नियंत्रण परिणाम का लेखांकन और सामान्यीकरण;
• दस्तावेजों के निष्पादन और प्रदर्शन अनुशासन की प्रगति के बारे में संगठन के प्रबंधन को सूचित करना।

निष्पादन की प्रगति और परिणामों पर बाद की रिपोर्टिंग के साथ किसी अधीनस्थ संगठन को निष्पादन के लिए दस्तावेज़ भेजते समय, दस्तावेजों के साथ 2 प्रतियां भेजी जाती हैं। आरकेएफ. 1 प्रति पूरी करने के बाद. दस्तावेज़ निष्पादन की तारीख और सामग्री का संकेत देते हुए कार्ड मूल संगठन को लौटा दिए जाते हैं।

दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा

दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा हो सकती है ठेठया व्यक्ति.

कुछ श्रेणियों के दस्तावेजों के निष्पादन के लिए मानक समय सीमा रूसी संघ के विधायी या नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित की जाती है। प्रत्येक कार्यालय प्रबंधन सेवा के पास विशिष्ट समय सीमा वाले दस्तावेजों की ऐसी सूची होनी चाहिए। हम ऐसी सूची को कार्यालय प्रबंधन निर्देशों के परिशिष्ट के रूप में शामिल करने की अनुशंसा करते हैं, जिससे इसे संगठन के सभी प्रबंधन कर्मचारियों को सूचित किया जाएगा।

दस्तावेज़ों के निष्पादन के लिए विशिष्ट समय-सीमाओं की सूची यहां दी गई है:

• रूसी संघ के राष्ट्रपति और रूसी संघ की सरकार के निर्देश - निर्देश में निर्दिष्ट अवधि के भीतर या इसके हस्ताक्षर की तारीख से एक महीने के भीतर;
• "बहुत तत्काल" चिह्नित रूसी संघ के राष्ट्रपति के निर्देशों पर 5 दिनों के भीतर विचार किया जाता है;
• "तत्काल" चिह्नित रूसी संघ के राष्ट्रपति के निर्देशों पर 10 दिनों के भीतर विचार किया जाता है;
• "बहुत तत्काल" चिह्नित रूसी संघ की सरकार के निर्देशों पर 5 दिनों के भीतर विचार किया जाता है;
• "तत्काल" चिह्नित रूसी संघ की सरकार के निर्देशों पर 10 दिनों के भीतर विचार किया जाता है;
• विदेश मंत्रालय के पत्र, अन्य संगठनों के साथ समझौते के बिना - 15 दिनों के भीतर, समझौते के साथ - 30 दिन;
• संघीय विधानसभा के एक डिप्टी से अनुरोध - प्राप्ति की तारीख से 15 दिनों के भीतर नहीं;
• संघीय विधानसभा के प्रतिनिधियों के प्रस्ताव और बयान - एक महीने के भीतर; अध्ययन और सत्यापन की आवश्यकता नहीं - कम से कम संभव समय में;
• निर्देश पत्र और पत्र - उच्च संगठनों से अनुरोध - निर्दिष्ट तिथि तक या 10 दिनों के भीतर;
• नागरिकों की अपील - पंजीकरण की तारीख से 30 दिन; यदि अतिरिक्त अध्ययन आवश्यक है, तो इसे 30 दिनों से अधिक की अवधि के लिए बढ़ाने की अनुमति है;
• असहमति के प्रोटोकॉल: तैयार करना और भेजना - 10 दिनों के भीतर, विचार - 20 दिनों के भीतर;
• तत्काल निर्णय की आवश्यकता वाले टेलीग्राम - 3 दिन तक, अन्य - 10 दिनों के भीतर;
• उद्यमों, संगठनों, संस्थानों से पत्र - 10 दिन;
• भुगतान आदेश: बैंक संस्थानों को विवरण और डिलीवरी - माल की प्राप्ति के अगले दिन से बाद में नहीं;
• वित्तीय अधिकारियों के गलत कार्यों या आदेशों के बारे में शिकायत: प्राप्ति की तारीख से 10 दिनों के भीतर विचार नहीं किया जाएगा।

व्यक्तिगत समय सीमा

1. दस्तावेज़ के पाठ (आदेश, विनियमन, निर्णय, आदि) में निहित हो सकता है। उच्च संगठनों या अधिकारियों से प्राप्तियों में, एक नियम के रूप में, उनमें निर्दिष्ट कार्यों को पूरा करने की समय सीमा होती है।
2. संकल्प लेते समय मुखिया द्वारा इनकी स्थापना की जाती है। ऐसे मामले होते हैं जब किसी दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए सटीक समय सीमा तुरंत स्थापित करना असंभव होता है, तो एक सशर्त समय सीमा स्थापित की जाती है, जिसे दस्तावेज़ के निष्पादन के दौरान समायोजित किया जाता है।

यदि दस्तावेज़ की निष्पादन अवधि लंबी है, तो मध्यवर्ती चरणों के निष्पादन की निगरानी की जाती है। आरकेएफ में प्रत्येक चरण की समय सीमा तय की गई है।

दस्तावेज़ निष्पादन की समय सीमा की गणना कैलेंडर दिनों में की जाती है: अन्य संगठनों से प्राप्त (आने वाले) - प्राप्ति के क्षण से; भेजे गए (आउटगोइंग) और आंतरिक के लिए - उनके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख से। दस्तावेज़ को नियंत्रण के लिए वितरित किए जाने के क्षण से ही निष्पादन को नियंत्रित किया जाता है।

दस्तावेजों के निष्पादन के दौरान वस्तुनिष्ठ कारणों से समय सीमा बदल सकती है।

महत्वपूर्ण!दस्तावेज़ों के निष्पादन के लिए व्यक्तिगत समय सीमा में परिवर्तन केवल वह प्रबंधक ही कर सकता है जिसने इसे निर्धारित किया है। नई समय सीमा के प्रबंधन से सहमत होने के बाद, ठेकेदार पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा को समय सीमा के स्थगन (परिवर्तन) की रिपोर्ट करने के लिए बाध्य है। किसी दस्तावेज़ की निष्पादन तिथि को स्थगित करने का निर्णय मूल रूप से स्थापित तिथि की समाप्ति से दो से तीन दिन पहले किया जाता है। समय सीमा में पूर्वव्यापी प्रभाव से सुधार की अनुमति नहीं है।

इच्छुक संगठनों और व्यक्तियों के साथ तैयार दस्तावेज़ का समन्वय दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए स्थापित समय सीमा के भीतर किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों और आदेशों के निष्पादन की निगरानी करना

निष्पादन की आवश्यकता वाले सभी दस्तावेज़ नियंत्रण में रखे गए हैं, अर्थात। कोई अतिरिक्त निर्णय लेना, कोई कार्रवाई करना या प्रतिक्रिया दस्तावेज़ तैयार करना।

यदि कोई संगठन दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल पंजीकरण फॉर्म का उपयोग करता है, तो नियंत्रण के लिए विशेष नियंत्रण कार्ड या अन्य (नियंत्रण) जर्नल बनाए जाते हैं। जर्नल फॉर्म का उपयोग उन संगठनों में प्रभावी ढंग से किया जा सकता है जहां गोपनीय जानकारी के साथ काम अलग होता है और उन संगठनों में जहां दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा कम होती है।

नमूना ऑडिट ट्रेल फॉर्म

पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड (आरसीसी) के मानक रूप का नमूना

सामने की ओर

विपरीत पक्ष

* किसी दस्तावेज़ के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए शीर्ष पंक्ति का उपयोग किया जाता है; दस्तावेज़ के निष्पादन की तिथि पर गोला बनाया जाता है।

** नियंत्रण संचालन करते समय फ़ील्ड "केस निष्पादन की प्रगति" भरी जाती है।

पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड (आरसीसी) का नमूना प्रपत्र
विवरणों की विस्तृत सूची के साथ

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सामने की ओर

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विपरीत पक्ष

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नियंत्रण फ़ाइल में, आरकेके को इसके द्वारा व्यवस्थित किया जाता है:

• दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा;
• कलाकार;
• दस्तावेज़ों के समूह (प्रकार) (आदेश और निर्देश, प्रोटोकॉल, अनुबंध, आदि)।

नियंत्रण फ़ाइल में दो खंड हैं: "नियंत्रित सरणी" और "निष्पादित दस्तावेज़"।

नियंत्रित दस्तावेज़ को निष्पादक के पास लाना आरकेके में हस्ताक्षर के विरुद्ध किया जाता है, जो तब नियंत्रण फ़ाइल में स्थित होता है। दस्तावेज़ को निष्पादक के पास लाने के लिए, एक सूचना और दूरसंचार नेटवर्क का उपयोग किया जा सकता है; दस्तावेज़ निष्पादक को ईमेल द्वारा भेजा जाता है और प्रेषक को दस्तावेज़ की प्राप्ति की सूचना दी जाती है। डीओयू सेवा द्वारा एक अधिसूचना प्राप्त होने का मतलब है कि नियंत्रण में रखा गया दस्तावेज़ निष्पादन के लिए स्वीकार कर लिया गया है।

संगठन की डीओयू सेवा (नियंत्रण सेवा) प्रारंभिक जांच करती है और दस्तावेजों के निष्पादन को नियंत्रित करती है। ऐसा करने के लिए, निष्पादक, यदि कई निष्पादक हैं - जिम्मेदार निष्पादक, को दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए आने वाली समय सीमा के बारे में एक अनुस्मारक भेजा जाता है।

कलाकारों को दिए गए सभी अनुस्मारक आरकेके में दर्ज किए जाते हैं।

चल रहे नियंत्रण के संचालन में नियंत्रण निरीक्षक या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा कार्डों की दैनिक समीक्षा शामिल होती है। ऐसे दस्तावेज़ों की पहचान की जाती है जिन्हें अगले दिन या 2-3 दिनों में निष्पादित किया जाना चाहिए। उनके निष्पादन की प्रगति की जाँच की जानी चाहिए और यह निर्धारित किया जाना चाहिए कि क्या कार्य बाधित हो रहा है। उपरोक्त से यह स्पष्ट है कि वर्तमान और निवारक नियंत्रण–यह दस्तावेज़ों की प्रगति की निरंतर जाँच और विनियमन है।

दस्तावेज़ों के निष्पादन की प्रगति की जाँच आमतौर पर निम्नलिखित आवृत्ति पर की जाती है:

• बाद के वर्षों के लिए कार्य - तिमाही में एक बार या वर्ष में कम से कम एक बार;
• चालू वर्ष के बाद के महीनों का असाइनमेंट - महीने में एक बार;
• चालू माह के लिए कार्य - हर 10 दिन में।

यदि दस्तावेज़ को समय पर निष्पादित करना असंभव है, तो ठेकेदार, समय सीमा समाप्त होने से 3 दिन पहले, प्रबंधक को समय सीमा के विस्तार के लिए एक तर्कसंगत लिखित अनुरोध प्रस्तुत करने के लिए बाध्य है। निष्पादन अवधि बढ़ाने का निर्णय केवल उस प्रबंधक द्वारा किया जाता है जिसने संकल्प लिया था।

महत्वपूर्ण!ठेकेदार दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा में बदलाव के बारे में डीओयू सेवा (नियंत्रण सेवा) को सूचित करने के लिए बाध्य है। किसी दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा में बदलाव की जानकारी आरकेके में दर्ज की जाती है।

केवल वह संगठन जिसने दस्तावेज़ लिखा है, किसी दस्तावेज़ के निष्पादन को निलंबित या रद्द कर सकता है, और, आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए, प्रबंधक या प्रबंधन निकाय जिसने निर्णय लिया है।

किसी निष्पादित दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटानासंगठन के प्रमुख द्वारा या उसकी ओर से पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा द्वारा किया जाता है।

कार्य के वास्तविक निष्पादन, निर्देशों, अनुरोधों और/या योग्यता के आधार पर उनके निष्पादन की दस्तावेजी पुष्टि के बाद दस्तावेज़ को निष्पादित और नियंत्रण से हटा दिया गया माना जाता है। परिणाम इच्छुक संगठनों और व्यक्तियों को सूचित किए जाते हैं।

जब किसी दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटा दिया जाता है, तो निम्नलिखित डेटा आरकेके में दर्ज किया जाता है:

• निष्पादन के बारे में संक्षिप्त जानकारी या निष्पादन को प्रमाणित करने वाले दस्तावेज़ (दिनांक और संख्या) का लिंक;
• "फ़ाइल करने के लिए" चिह्नित करें, फ़ाइल की संख्या दर्ज करें जिसमें दस्तावेज़ फ़ाइलों के नामकरण के अनुसार संग्रहीत किया जाएगा; ठेकेदार या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख की तारीख और हस्ताक्षर।

दस्तावेज़ निष्पादन की प्रगति और परिणामों का लेखांकन, सामान्यीकरण और विश्लेषणएक निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर या अनुरोध पर विश्लेषणात्मक रिपोर्ट (प्रमाणपत्र, सारांश) के रूप में पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा द्वारा किया जाता है। स्थापित समय सीमा आमतौर पर महीने में एक बार होती है - पिछले महीने के लिए आने वाले महीने की शुरुआत में और वर्ष में एक बार - पिछले वर्ष के लिए आने वाले वर्ष की शुरुआत में।

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संगठन में प्रदर्शन अनुशासन की स्थिति पर सारांश डेटा संगठन के प्रमुख और संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को प्रस्तुत किया जाता है।

प्रदर्शन अनुशासन स्थिति के प्रमाण पत्र का नमूना प्रपत्र
संगठन के प्रमुख के लिए

संदर्भ

___________ तक दस्तावेजों के निष्पादन पर

	प्रभाग का नाम	दस्तावेज़ नियंत्रण में हैं		उनमें से:
		कुल	पिछले माह में प्राप्त हुआ	समय पर पूरा किया गया	समय पर निष्पादित	विस्तारित समय सीमा के साथ	समय पर पूरा नहीं हुआ
1	2	3	4	5	6	7	8

प्रदर्शन अनुशासन स्थिति के प्रमाण पत्र का नमूना प्रपत्र
संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख

संदर्भ

___________ के अनुसार ____________________ में दस्तावेजों के निष्पादन पर

(विभाजन का नाम)

इस प्रकार, दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण डेटा का विश्लेषण न केवल प्रबंधक के लिए कार्यकारी अनुशासन को मजबूत करने के लिए आवश्यक है, बल्कि संपूर्ण प्रबंधन संरचना में सुधार के लिए भी आवश्यक है। दस्तावेजों के साथ काम करने के संगठन और प्रौद्योगिकी में सुधार के लिए पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा को इस विश्लेषण की आवश्यकता है। प्रबंधन और उत्पादन समस्याओं को जल्दी और प्रभावी ढंग से हल करने के लिए, दस्तावेज़ों की रिकॉर्डिंग और निगरानी के लिए स्वचालित सिस्टम, जो डेटाबेस प्रौद्योगिकियों पर आधारित हैं, अब तेजी से उपयोग किए जा रहे हैं।

पंजीकरण प्रक्रिया के दौरान, दस्तावेज़ के निष्पादन की तारीख "निष्पादन तिथि" फ़ील्ड में दर्ज की जाती है और इसे स्वचालित रूप से नियंत्रण में रखा जाता है। निष्पादन की प्रगति, किसी दस्तावेज़ को दूसरे विभाग में स्थानांतरित करने या निष्पादन की समय सीमा में बदलाव के बारे में जानकारी पंजीकरण डेटाबेस में दर्ज की जाती है।

दस्तावेज़ के निष्पादन के पूरा होने पर, निष्पादन की तारीख और प्रकृति पर डेटा और केस संख्या की जानकारी जिसमें दस्तावेज़ भंडारण के लिए रहता है, इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण कार्ड में दर्ज किया जाता है। आधुनिक कार्यक्रम आपको उनके निष्पादन के किसी भी चरण में समय सीमा के साथ दस्तावेजों की सूची प्रदर्शित करने और दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा के बारे में कलाकारों और प्रबंधक को प्रमाण पत्र (सारांश, जानकारी) उत्पन्न करने की अनुमति देते हैं।

फोटो: www.nastol.com.ua

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