ऑर्डर लॉग. किसी उद्यम के कार्यालय कार्य में कार्मिक आदेशों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल बनाए रखना, आदेशों को पंजीकृत करने के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक जर्नल बनाए रखना

कर्मियों के लिए ऑर्डर लॉग का निर्माण आमतौर पर तब होता है जब उद्यम में कर्मचारियों का पर्याप्त बड़ा स्टाफ होता है। ऐसे मामलों में, सभी कार्मिक दस्तावेज़ीकरण अनिवार्य रिकॉर्डिंग और नियंत्रण के अधीन हैं, जिसके लिए पत्रिकाओं के रूप में अलग-अलग सारांश दस्तावेज़ बनाए जाते हैं।

फ़ाइलें

"कार्मिक" की अवधारणा को डिकोड करना

किसी भी संगठन के कार्मिक वे सभी लोग होते हैं जो रोजगार अनुबंध की शर्तों के तहत उसमें काम करते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कोई व्यक्ति स्थायी आधार पर काम करता है या उसका काम अस्थायी, अत्यावश्यक या मौसमी है।

इस प्रकार, इन व्यक्तियों के संबंध में जारी किए गए सभी आदेश कार्मिक आदेश माने जाते हैं। ये आदेश हो सकते हैं

• रोज़गार,
• संक्षेपाक्षर,
• छुट्टी,
• सामग्री प्रोत्साहन,
• आनुशासिक क्रिया,
• काम पर,
• किसी अन्य पद पर स्थानांतरण, आदि।

आज ऐसे आदेशों की सूची खुली है, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक संगठन के कार्मिक विभाग को स्वतंत्र रूप से उनकी एक सूची बनाने का अधिकार है। ऐसे में इन सभी आदेशों की जानकारी उचित लॉग बुक में दर्ज की जानी चाहिए।

एकमात्र अपवाद कंपनी का प्रबंधन "शीर्ष" है - एक निदेशक और मुख्य लेखाकार, साथ ही चार्टर में उल्लिखित अन्य कर्मचारियों की नियुक्ति पर आदेश, एक कानूनी इकाई की मुख्य गतिविधियों पर आदेशों से संबंधित हैं। इसका मतलब यह है कि उन्हें कार्मिक आदेशों के लॉग में दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है।

आपको पत्रिका की आवश्यकता क्यों है?

जर्नल का अर्थ समझना मुश्किल नहीं है: यह आपको अधीनस्थों के संबंध में उद्यम प्रबंधन के आदेशों पर डेटा को व्यवस्थित करने के साथ-साथ उनके साथ काम को अनुकूलित करने की अनुमति देता है।

जानकारी पूर्ण होने के लिए, उद्यम के कर्मियों के संबंध में बिना किसी अपवाद के सभी आदेशों को कालानुक्रमिक क्रम में जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए।

यदि आवश्यक हो, तो पत्रिका आवश्यक आदेश को शीघ्रता से खोजने में मदद करती है, और साथ ही, नियोक्ता और कर्मचारी के बीच जटिल विवादों की स्थिति में और मामला श्रम निरीक्षणालय या अदालत में लाया जाता है, यह पुष्टि या खंडन करना संभव बनाता है श्रम संबंध के प्रत्येक पक्ष के कुछ कार्यों की वैधता।

दस्तावेज़ में क्या दर्ज करना होगा

दस्तावेज़ को अपना कार्य पूरा करने के लिए, इसमें कई निश्चित जानकारी दर्ज की जाती है, जिसमें प्रत्येक आदेश जारी करने की तारीख, संक्षेप में सार, कर्मचारी का पूरा नाम आदि शामिल है। इसके अलावा, जर्नल में एक आरंभ तिथि और एक समापन तिथि होनी चाहिए।

इस मामले में, संगठन को स्वतंत्र रूप से यह निर्णय लेने का अधिकार है कि क्या प्रत्येक प्रकार के ऑर्डर के लिए अलग-अलग जर्नल रखना आवश्यक है या क्या यह पर्याप्त है कि सभी ऑर्डर एक जर्नल में दर्ज किए जाएंगे।

बनाए रखने के लिए जिम्मेदार

आमतौर पर, आदेशों का लॉग बनाए रखने की ज़िम्मेदारी कार्मिक विभाग के प्रमुख/विशेषज्ञ, एक कानूनी सलाहकार या यहां तक ​​कि एक सचिव को सौंपी जाती है, यानी। वह कर्मचारी जो उद्यम के कर्मियों पर दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के लिए ज़िम्मेदार है।

किसी भी मामले में, यह एक ऐसा कर्मचारी होना चाहिए जो कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह को नियंत्रित करता हो और उसे यह भी पता हो कि ऐसे दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे बनाए रखा जाए।

प्रारूपण के लिए बुनियादी नियम

जर्नल का कोई एकीकृत रूप नहीं है, इसलिए कंपनी के कर्मचारी इसे किसी भी रूप में बना सकते हैं या, यदि संगठन के पास इसके नमूने के आधार पर एक विकसित और अनुमोदित दस्तावेज़ टेम्पलेट है। इस मामले में, दस्तावेज़ में कई अनिवार्य जानकारी शामिल होनी चाहिए। इसमे शामिल है:

• व्यवसाय का नाम;
• पत्रिका के आरंभ होने की तिथि, समाप्ति की तिथि;
• इसके प्रबंधन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की स्थिति, अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक;
• दस्तावेज़ भंडारण अवधि.

जर्नल के मुख्य भाग को एक तालिका के रूप में स्वरूपित करना सबसे अच्छा है, जिसे कई स्तंभों में विभाजित किया जाना चाहिए। आपको उनमें प्रवेश करना होगा:

• आदेश की क्रम संख्या, उसके जारी होने की तारीख;
• दस्तावेज़ संख्या, उसका प्रकार, सामग्री;
• जिस कर्मचारी से यह संबंधित है उसका पूरा नाम और कार्मिक संख्या;
• आदेश जारी करने का आधार.

यदि आवश्यक हो, तो तालिका को अन्य जानकारी के साथ पूरक किया जा सकता है, या, इसके विपरीत, कम किया जा सकता है।

पंजीकरण करते समय किन बातों का ध्यान रखें?

पत्रिका की सामग्री की तरह, इसका डिज़ाइन भी पूरी तरह से संपादकों पर छोड़ दिया गया है। जर्नल सरल हस्तलिखित या इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाया जा सकता है। इसके अलावा, यदि जर्नल को कंप्यूटर पर रखा जाता है, तो उसे मुद्रित रूप में डुप्लिकेट करना आवश्यक नहीं है। ठीक है, यदि कंपनी का प्रबंधन किसी दस्तावेज़ को "लाइव" रूप में बनाए रखना आवश्यक समझता है, तो आप जर्नल के लिए कागज की साधारण खाली शीट और कंपनी लेटरहेड दोनों का उपयोग कर सकते हैं।

महत्वपूर्ण! आदेश में ऑर्डर रजिस्टर बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का उल्लेख होना चाहिए।

जर्नल पर मुहर लगाना केवल तभी आवश्यक है जब टिकटों का उपयोग करके ऐसे दस्तावेजों का समर्थन करने का मानदंड कंपनी के स्थानीय नियमों में निहित हो।

आमतौर पर, ये पत्रिकाएँ मात्रा में काफी प्रभावशाली होती हैं और इनमें दर्जनों पृष्ठ होते हैं। ऐसे मामलों में, जर्नल की सभी शीटों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, एक मजबूत धागे के साथ बांधा जाना चाहिए, दस्तावेज़ के निर्माण की तारीख के बाहर लिखना चाहिए और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर करना चाहिए।

जर्नल को कैसे और कितने समय तक स्टोर करना है

एक नियम के रूप में, कर्मियों के लिए आदेश दर्ज करने की पत्रिका कंपनी के कार्मिक विभाग में एक अलग स्थान पर होती है जहां अनधिकृत व्यक्तियों की पहुंच नहीं होती है।

दस्तावेज़ भंडारण अवधि या तो रूसी संघ के कानून द्वारा या उद्यम के आंतरिक नियामक दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जाती है। जब पत्रिका अपनी प्रासंगिकता खो देती है तो उस पर भरोसा किया जाता है।

किसी उद्यम के उच्च-गुणवत्ता वाले कार्मिक रिकॉर्ड को सुनिश्चित करने के लिए एक अनुकूलित दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली आवश्यक सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। इस लेख में हम आपको किसी संगठन में आदेशों के लेखांकन के बारे में बताएंगे: क्या आदेशों को पंजीकृत करना आवश्यक है, लॉगबुक को किस रूप में संकलित किया जाना चाहिए, और हम मुख्य गलतियों का भी विश्लेषण करेंगे और विषय पर सामान्य प्रश्नों के उत्तर देंगे।

आपको ऑर्डर लॉग की आवश्यकता क्यों है?

जर्नल का मुख्य कार्य दस्तावेजों के साथ काम करने की अधिकतम सुविधा के लिए आदेशों के बारे में जानकारी का अनुकूलन करना है। यह लक्ष्य जर्नल को भरने के एक विशेष तरीके से प्राप्त किया जाता है:

• जर्नल में जानकारी कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज की गई है;
• पत्रिका प्रकार (सूचना, प्रशासनिक) और कंपनी की गतिविधियों के क्षेत्रों (मुख्य गतिविधियों, कर्मियों) के आधार पर ऑर्डर देती है।

इस प्रकार, यदि आपके पास एक जर्नल है, तो आवश्यक ऑर्डर की खोज की प्रक्रिया में बहुत कम समय लगेगा।

क्या जर्नल रखना जरूरी है?

वर्तमान कानून में जर्नल को बनाए रखने की अनिवार्य प्रक्रिया के संबंध में प्रत्यक्ष नियम शामिल नहीं हैं। हालाँकि, विशाल दस्तावेज़ प्रवाह के साथ, जर्नल एक "महत्वपूर्ण" आवश्यकता है। आखिरकार, इसकी मदद से, एक कार्मिक अधिकारी भविष्य के काम में उपयोग में आसानी के उद्देश्य से दस्तावेजों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर सकता है।

जर्नल बनाए रखने का एक अन्य लाभ पंजीकरण की तारीख तक दस्तावेज़ के प्रकाशन के तथ्य की अतिरिक्त पुष्टि है। यदि विवादास्पद मुद्दे उठते हैं, जब आदेश के लागू होने की तारीख दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तारीख से मेल नहीं खाती है, तो जर्नल में आदेश के पंजीकरण की तारीख आदेश में वर्णित आदेशों की वैधता की अतिरिक्त पुष्टि है।

दस्तावेज़ीकरण की रिकॉर्डिंग के लिए विधायी ढांचा

जैसा कि ऊपर कहा गया है, वर्तमान कानून में कंपनियों को जर्नल में ऑर्डर दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है। इस संबंध में आदेशों का लेखांकन कंपनी के प्रबंधन के विवेक पर रहता है, जर्नल में जानकारी दर्ज करने की प्रक्रिया, उसका स्वरूप और भंडारण प्रक्रिया प्रत्येक कंपनी द्वारा व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है। साथ ही, ऐसे कई मौजूदा नियम हैं जो जर्नल को बनाए रखने की प्रक्रिया के संबंध में सिफारिशें प्रदान करते हैं।

नहीं।	मानक अधिनियम	विवरण
1	रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश संख्या 558 दिनांक 08.25.10	दस्तावेज़ में कार्मिक सेवा द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों की एक पूरी सूची शामिल है, और उनके पंजीकरण के लिए तंत्र, भंडारण के नियम और शर्तें और विनाश की प्रक्रिया का भी वर्णन किया गया है।
2	27 नवंबर 2000 को संघीय पुरालेख एजेंसी संख्या 68 का आदेश	आदेश वर्तमान निर्देशों को मंजूरी देता है जो उद्यम के आदेशों और अन्य दस्तावेजों की संख्या और अनुक्रमण की प्रक्रिया का वर्णन करता है। दस्तावेज़ के अनुसार, आदेशों को निरंतर क्रमांकन के नियमों के अनुसार पंजीकृत किया जाना चाहिए।
3	गोस्ट आर 6.30-2003	दस्तावेज़ में दस्तावेज़ों की तैयारी (आदेशों सहित) के लिए सामान्य मानक शामिल हैं, और दस्तावेज़ प्रवाह के एकीकृत संगठन के लिए एक प्रणाली भी प्रदान करता है।

ऑर्डर लेखांकन का संगठन

किसी जर्नल में ऑर्डरों को क्रमांकित कैसे करें

किसी ऑर्डर के बारे में जर्नल में जानकारी दर्ज करने से पहले, दस्तावेज़ को एक व्यक्तिगत नंबर दिया जाना चाहिए। दस्तावेजों के साथ काम करने की सुविधा के लिए और वर्तमान निर्देशों के अनुसार, आदेशों की संख्या और अनुक्रमण की निम्नलिखित प्रणाली का उपयोग किया जाता है:

1. सभी आदेशों को मुख्य प्रकारों (मुख्य गतिविधियों, कार्मिक, प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों) द्वारा समूहीकृत किया जाना चाहिए।
2. आदेश के प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ संख्या (ओएस - मुख्य गतिविधि, एलएस - कार्मिक, एएचडी - प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियां) को एक सूचकांक सौंपा गया है।
3. दस्तावेज़ों को निरंतर क्रमांकन के नियमों के अनुसार डिजिटल रूप से क्रमांकित किया जाता है।

बड़े कर्मचारियों और दस्तावेजों की एक बड़ी श्रृंखला वाले उद्यम, एक नियम के रूप में, अतिरिक्त एन्कोडिंग और अनुक्रमण नियम विकसित करते हैं। उदाहरण के लिए, कर्मियों के आदेशों को आगे काम पर रखने (आरआर), बर्खास्तगी (यूवी), किसी अन्य पद पर स्थानांतरण (प्रति), आदि के आदेशों में विभाजित किया गया है।

दस्तावेज़ प्रवाह को और अधिक अनुकूलित करने के लिए, कुछ उद्यम पंजीकरण की तारीख के अनुसार ऑर्डर क्रमांकित करते हैं (मुख्य गतिविधि के लिए ऑर्डर की तारीख 07.14.17 है, ऑर्डर क्रमांक 140717 - ओडी है)।

इस तथ्य के बावजूद कि इस मामले में निरंतर नंबरिंग के सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है, नंबर निर्दिष्ट करने का यह तंत्र वर्तमान कानून का खंडन नहीं करता है और इसका उपयोग किया जा सकता है यदि कंपनी के आंतरिक नियामक दस्तावेजों में प्रक्रिया स्थापित की गई हो।

उदाहरण क्रमांक 1.ब्लैंक एलएलसी के पास एक छोटा स्टाफ है और वह क्रमांकन और अनुक्रमण आदेशों की एक सामान्य प्रणाली का उपयोग करता है:

• आदेश जारी करने के कालक्रम के अनुसार निरंतर क्रमांकन;
• दस्तावेज़ों के प्रकार (ओडी, एलएस, एएचडी) द्वारा अनुक्रमण।

2017 की दूसरी छमाही में, "ब्लैंक" ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

1. 07.17, आदेश के अनुसार, एक अर्थशास्त्री को ब्लैंक एलएलसी के कर्मचारी के रूप में नियुक्त किया गया था। आदेश क्रमांक 14-एलएस है।
2. 07.17 एक नया रिटेल आउटलेट (नंबर 15-ओडी) खोलने का आदेश जारी किया गया था।
3. 07.17, आदेश संख्या 16-एएचडी द्वारा, रिटेल आउटलेट को शहर के हीटिंग नेटवर्क से जोड़ने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को नियुक्त किया गया था।

उदाहरण संख्या 2.जेएससी ग्लैवस्ट्रॉय के पास एक बड़ा स्टाफ है और आदेशों की संख्या और अनुक्रमण के लिए एक विशेष प्रणाली का उपयोग करता है:

• आदेश संख्या दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तिथि के अनुसार निर्दिष्ट की गई है;
• कर्मियों के आदेशों को एक विशेष तरीके से अनुक्रमित किया जाता है (भर्ती - पीआर, बर्खास्तगी - यूवी, किसी अन्य पद पर स्थानांतरण - प्रति)।

जुलाई 2017 में, जेएससी ग्लैवस्ट्रॉय ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

• 07.17 एक उत्पादन दुकान तकनीशियन को काम पर रखा गया था (आदेश संख्या 130717-पीआरआर);
• 07.17 योजना विभाग के मुख्य अर्थशास्त्री को उनके स्वयं के अनुरोध पर बर्खास्त कर दिया गया (आदेश संख्या 140717-यूवी);
• 07.17 को बिक्री विभाग के एक कर्मचारी को विभाग के प्रमुख के पद पर स्थानांतरित कर दिया गया (आदेश संख्या 150717-प्रति)।

ऑर्डर लॉग कैसे बनाएं

सामान्य तौर पर, ऑर्डर लॉग को एक वर्ष की अवधि के लिए संकलित किया जाता है, अर्थात, कैलेंडर वर्ष के दौरान हस्ताक्षरित और लागू हुए आदेशों की जानकारी इसमें दर्ज की जाती है। यदि हम बड़े दस्तावेज़ प्रवाह वाली एक बड़ी कंपनी के बारे में बात कर रहे हैं, तो ऐसे संगठनों के लिए सलाह दी जाती है कि वे हर छह महीने या त्रैमासिक एक नया जर्नल बनाए रखना शुरू करें।

नए जर्नल में एक शीर्षक पृष्ठ होना चाहिए जो यह दर्शाता हो:

• उद्यम का नाम;
• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• जर्नल रखरखाव की आरंभ और समाप्ति तिथियां;
• जर्नल के रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का पूरा नाम और पद।

शीर्षक पृष्ठ पर इंगित अवधि के अंत में, दस्तावेज़ को सामान्य आवश्यकताओं के अनुसार बाध्य किया जाना चाहिए, अर्थात् शीटों की संख्या इंगित करें और इसे सील करें।

ऑर्डर जर्नल में डेटा दर्ज करने की प्रक्रिया

प्रत्येक उद्यम को जर्नल फॉर्म को स्वतंत्र रूप से विकसित करने और उपयोग करने का अधिकार है। हालाँकि, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ एक तालिका के रूप में भरा जाता है और इसमें निम्नलिखित डेटा होता है:

1. क्रम संख्या। चूँकि जर्नल में सूचना की कालानुक्रमिक प्रविष्टि और निरंतर क्रमांकन शामिल होता है, इसलिए जर्नल में प्रतिबिंबित सभी आदेशों का अपना क्रमांक होना चाहिए।
2. कागजातों की तारीख। प्रबंधक के आदेश पर हस्ताक्षर करने और दस्तावेज़ के लागू होने की तारीख कॉलम में दर्ज की गई है। यह तिथि कालानुक्रमिक रिकॉर्ड बनाए रखने की कसौटी है।
3. दस्तावेज़ संख्या। आदेशों को संगठन द्वारा अनुमोदित आदेश के अनुसार क्रमांकित किया जाता है। पूर्ण ऑर्डर संख्या (सूचकांक सहित) जर्नल में दर्ज की गई है।
4. दस्तावेज़ का विवरण. कॉलम आदेश का सारांश प्रदान करता है (वित्तीय निगरानी सेवा के निर्माण पर, व्यापार यात्रा पर भेजने पर, विशेष कपड़े जारी करने पर)।
5. क्रियान्वयन के लिए जिम्मेदार. आदेश के पाठ में उस व्यक्ति के बारे में जानकारी होती है जो आदेश को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार है। जिम्मेदार व्यक्ति (पूरा नाम, पद) के बारे में डेटा जर्नल में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
6. परिचित व्यक्ति. कॉलम में उन व्यक्तियों के बारे में जानकारी प्रदर्शित होनी चाहिए जिन्हें आदेश से परिचित होने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, सभी कर्मचारी, किसी विशेष विभाग के कर्मचारी, कुछ पदों पर रहने वाले व्यक्ति, विशिष्ट कर्मचारी - पूरे नाम से)।

नमूना आदेश लॉग

अगस्त 2017 में, ग्लोबस एलएलसी ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

• 08.17 - एक नई उत्पाद श्रृंखला के निर्माण के बारे में;
• 08.17 - स्टाफिंग टेबल में बदलाव पर;
• 08.17 - नए कार्यालय में जाने से संबंधित संगठनात्मक कार्य के बारे में।

आदेशों को आंतरिक क्रम के अनुसार क्रमांकित किया गया है। ऑर्डर लॉग इस प्रकार स्वरूपित है:

नहीं।	कागजातों की तारीख	दस्तावेज़ संख्या	दस्तावेज़ की सामग्री	क्रियान्वयन के लिए जिम्मेदार	जानकारी के लिए
48	03.08.17	84-ओडी	एक नई उत्पाद श्रृंखला जारी करने के बारे में	उत्पादन विभाग के प्रमुख लुबयानॉय एन.एस.	उत्पादन और बिक्री विभाग के कर्मचारी
49	12.08.17	85-एलएस	स्टाफिंग टेबल में बदलाव के बारे में	मानव संसाधन विभाग के प्रमुख जी.डी. कुकुश्किना	सभी कर्मचारी
50	22.08.17	86-एएचडी	नए कार्यालय में जाने से संबंधित संगठनात्मक कार्य के बारे में।	आर्थिक विभाग के प्रमुख वी.डी. पोलेनोव	हाउसकीपिंग विभाग के कर्मचारी

कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति

ऑर्डर बुक का उपयोग करने के मामले में, संगठन का प्रबंधन इसके रखरखाव, पंजीकरण, भंडारण और फाइलिंग के लिए जिम्मेदार एक व्यक्ति को नियुक्त करता है। सामान्य तौर पर, यह व्यक्ति मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी है। यदि जर्नल किसी छोटी कंपनी में रखा जाता है, तो जिम्मेदार कर्मचारी एक अकाउंटेंट हो सकता है।

दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को आंतरिक नियामक दस्तावेज़ (कार्मिक रिकॉर्ड प्रक्रिया में) में दर्शाया जाना चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि किसी विशिष्ट कर्मचारी का पूरा नाम नहीं, बल्कि पद दर्शाया जाए, क्योंकि इस मामले में, जब कर्मचारी को बर्खास्त कर दिया जाता है, तो उसके कर्तव्य उसके उत्तराधिकारी के पास चले जाएंगे।

ऑर्डर जर्नल बनाते समय सामान्य गलतियाँ

नीचे हम ऑर्डर लॉग बनाए रखते समय की जाने वाली शीर्ष 3 सामान्य गलतियों पर नजर डालेंगे।

गलती #1.ऑर्डर लॉग बनाए रखने की प्रक्रिया आंतरिक नियमों द्वारा तय नहीं की गई है।

गलती #2.एक व्यक्तिगत उद्यमी के लिए एक जर्नल रखना अनिवार्य है।

संगठनात्मक और कानूनी संरचना, गतिविधि के क्षेत्र, कर्मचारियों की संख्या आदि की परवाह किए बिना, सभी कंपनियों और उद्यमियों के लिए जर्नल ऑफ ऑर्डर बनाए रखने की कोई बाध्यता नहीं है। इस प्रकार, व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए जर्नल बनाए रखने की आवश्यकता उद्यमी के विवेक पर निर्भर रहती है।

गलती #3.जर्नल के रखरखाव के लिए कोई भी जिम्मेदार व्यक्ति नहीं है।

जर्नल को भरने और डिज़ाइन करने के सामान्य नियमों को विनियमित करने वाले आंतरिक दस्तावेज़ में दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को निर्दिष्ट करना होगा। यह व्यक्ति, एक नियम के रूप में, कार्मिक सेवा का प्रतिनिधि है, लेकिन प्रबंधन के विवेक पर, अन्य कर्मचारियों को जिम्मेदारी सौंपी जा सकती है। जिम्मेदार कर्मचारी को जर्नल के डिजाइन, समापन, भंडारण और स्टेपलिंग के लिए दायित्व सौंपा गया है।

रूब्रिक "प्रश्न और उत्तर"

प्रश्न क्रमांक 1.क्या जर्नल को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखना संभव है?

जर्नल रखने का रूप, साथ ही इसे भरने की प्रक्रिया, कानून द्वारा तय नहीं है। इसलिए, संगठन के विवेक पर, जर्नल को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल का रूप और उसमें जानकारी दर्ज करने का तंत्र कंपनी द्वारा व्यक्तिगत रूप से विकसित और अनुमोदित किया जाता है। एक नियम के रूप में, जर्नल के इलेक्ट्रॉनिक रूप का उपयोग बड़ी कंपनियों और उन संगठनों में किया जाता है जिन्होंने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन लागू किया है। यह फॉर्म जर्नल को भरने और उसके बाद दस्तावेजों के साथ काम करने में लगने वाले समय को काफी कम कर देता है।

प्रश्न संख्या 2.क्या कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया में जर्नल बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी का पूरा नाम बताना संभव है?

जर्नल को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में किसी विशिष्ट कर्मचारी का पूरा नाम इंगित करना वर्तमान कानून का खंडन नहीं करता है। हालाँकि, किसी प्रभारी व्यक्ति को नियुक्त करने का यह तरीका सबसे तर्कसंगत नहीं है। आख़िरकार, जब किसी कर्मचारी को निकाल दिया जाता है या किसी अन्य पद पर स्थानांतरित किया जाता है, तो संगठन को प्रक्रिया में बदलाव करने की आवश्यकता होगी। इस मामले में, उस विशिष्ट स्थिति को इंगित करना उचित है जिसके लिए जिम्मेदारी सौंपी गई है (उदाहरण के लिए, मानव संसाधन विभाग में वरिष्ठ विशेषज्ञ)।

प्रश्न क्रमांक 3.क्या आदेशों को हस्ताक्षर के कालानुक्रमिक क्रम में नहीं, बल्कि उनके लागू होने की तिथि तक पंजीकृत करना संभव है?

इस पद्धति का उपयोग निषिद्ध नहीं है. इस मामले में, कॉलम "दस्तावेज़ के लागू होने की तिथि" को जर्नल में जोड़ा जाना चाहिए और इस तिथि के आधार पर कालानुक्रमिक क्रम लागू किया जाना चाहिए। हालाँकि, अभ्यास से पता चलता है कि ऐसा पंजीकरण तंत्र सबसे सुविधाजनक नहीं है और दस्तावेजों के साथ खोज और उसके बाद के काम को बहुत जटिल बनाता है।

प्रबंधन सिद्धांत बताता है कि किसी उद्यम की तीन-चौथाई दक्षता प्रशासन की गुणवत्ता पर निर्भर करती है, जिसमें काम शामिल है, सबसे पहले, कर्मियों के साथ, और दूसरा, दस्तावेजों के साथ। नामकरण गतिविधि के ये दोनों पक्ष काफी हद तक आपस में जुड़े हुए हैं और एक-दूसरे के साथ बातचीत करते हैं। उनमें न केवल आदेश देने की क्षमता, बल्कि उनके निष्पादन को सत्यापित करने की क्षमता भी शामिल है।

एक अच्छे साहित्यिक कार्य की तरह, एक अच्छी तरह से लिखे गए आदेश में तीन मुख्य बिंदु होने चाहिए:

1. आदेश का विषय इसके जारी करने का आधार और किए जाने वाले उपायों की सूची है।
2. निष्पादन समय - संपूर्ण आदेश को निष्पादित करने की अवधि या प्रत्येक आइटम को अलग से निष्पादित करने की अवधि।
3. निष्पादक निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति होता है और वह आदेश के कार्यान्वयन पर समग्र नियंत्रण रखता है।

और यदि कम से कम एक भी बिंदु गायब है, तो आदेश जारी करने का अर्थ और उसकी प्रभावशीलता और दक्षता पर नियंत्रण दोनों ही खो जाते हैं।

इसकी क्या आवश्यकता है?

किसी उद्यम के दैनिक व्यवसाय और आर्थिक गतिविधियों में संपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह को नियंत्रण में रखने के लिए, पंजीकरण पुस्तकों का उपयोग किया जाता है। उनमें से किसी भी संगठन के लिए मुख्य आदेश और निर्देश रिकॉर्ड करने वाली पत्रिकाएँ होती हैंप्रशासन:

• कर्मियों द्वारा;
• प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों पर;
• मुख्य गतिविधि द्वारा.

छोटे व्यवसायों के प्रबंधक अक्सर मानते हैं कि उनके लिए दस्तावेज़ों का एक समूह तैयार करना आवश्यक नहीं है, जो उनकी राय में, अनावश्यक हैं। यह तीन से कम कर्मचारियों वाले उद्यमों के लिए सच हो सकता है। लेकिन किसी भी अन्य मामले में, कर निरीक्षणालय द्वारा पहले निरीक्षण में, सामाजिक श्रम मंत्रालय, आंतरिक मामलों के मंत्रालय, पेंशन कोष के निकाय निरीक्षक दस्तावेज़ों का अनुरोध कर सकते हैंव्यावसायिक लेनदेन और उनके लिए खर्चों के कार्यान्वयन को उचित ठहराना और पुष्टि करना।

और अक्सर निरीक्षण के परिणाम सीधे उद्यम के आंतरिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने की सटीकता और संपूर्णता पर निर्भर करते हैं। जब निरीक्षण निकाय उद्यम प्रशासन की कानूनी और आर्थिक संस्कृति, उच्च-गुणवत्ता और समय पर दस्तावेज़ीकरण देखते हैं, तो वे आमतौर पर निरीक्षण की जा रही गतिविधि के अन्य मुद्दों पर अधिक उदार दृष्टिकोण अपनाते हैं।

इसके अलावा, दस्तावेज़ीकरण बनाए रखने के बुनियादी नियम कानूनों और विनियमों में निहित हैं और उद्यम के स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना अनिवार्य हैं।

कौन से आदेश दर्ज किए गए हैं?

यदि ऊपर सूचीबद्ध पहली दो पुस्तकों में किस प्रकार के ऑर्डर पंजीकृत किए जाने चाहिए, इसके बारे में सब कुछ कमोबेश स्पष्ट है, तो तीसरी - "मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर के पंजीकरण की लॉगबुक" छोटे उद्यमों के प्रबंधकों के बीच सबसे अधिक सवाल और गलतफहमी पैदा करती है: उसे किस तरह के आदेश दर्ज करने चाहिए? लेकिन इसमें जो आदेश दर्ज हैं वे अन्य दो पुस्तकों में दिए गए सभी आदेशों के लिए मौलिक हैं।

निःसंदेह, इन आदेशों का मुख्य विषय है उद्यम के संगठनात्मक और कानूनी रूप और उसकी आर्थिक गतिविधियों की प्रकृति द्वारा निर्धारित,इसलिए, प्रत्येक विशेष मामले के लिए विशिष्ट उत्तर और सिफारिशें देना असंभव है। लेकिन किसी भी संगठन की विशेषता वाले प्रचलित प्रकार के आदेशों के अनुसार, मुख्य गतिविधि के अनुसार उनके सभी प्रकारों को इस प्रकार परिभाषित किया जा सकता है:

1. महा निदेशक, मुख्य लेखाकार की नियुक्ति।
2. लोगो, ब्रांड बुक, विज्ञापन स्लोगन आदि की स्वीकृति।
3. व्यापार रहस्यों की सुरक्षा सुनिश्चित करना।
4. संगठन की संरचना, प्रभागों के निर्माण और परिसमापन का अनुमोदन या परिवर्तन।
5. विनियमों, निर्देशों, नियमों और अन्य आंतरिक नियामक दस्तावेजों का अनुमोदन।
6. स्टाफिंग की मंजूरी.
7. संगठन के संचालन मोड और आंतरिक नियमों की स्थापना करना।
8. आंतरिक लेखापरीक्षा और प्रमाणन का संचालन करना।
9. मुख्य गतिविधियों की योजना और निगरानी।
10. वित्त संबंधी मुद्दे.
11. सामग्री और तकनीकी आधार।
12. सूचना एवं दस्तावेजी समर्थन.

लेकिन निदेशक और मुख्य लेखाकार की नियुक्ति के बारे में क्या - ये कार्मिक मुद्दे हैं? हालाँकि, उद्यम के प्रमुख प्रबंधन व्यक्तियों की नियुक्तियाँ भी मुख्य गतिविधि का विषय हैं और उन्हें इस पत्रिका में दर्ज किया जाना चाहिए।

रजिस्ट्रेशन क्यों जरूरी है?

पंजीकरण है किसी विशिष्ट समय पर कुछ दस्तावेज़ों के निर्माण, प्राप्ति या भेजने के तथ्यों को रिकॉर्ड करने का एक रूप।जैसा कि कानून कहता है, आदेश सहित कोई भी प्रशासनिक अधिनियम, उसके प्रकाशन या पंजीकरण के क्षण से लागू होता है।

निस्संदेह, इस लेखांकन को सुव्यवस्थित करने से न केवल दस्तावेज़ प्रवाह के उचित नियंत्रण में मदद मिलती है, बल्कि संगठन की दैनिक गतिविधियों के दौरान उत्पन्न होने वाले किसी भी मुद्दे, विवाद या असहमति को हल करने में भी यह एक प्रमुख कारक है।

आर्थिक और वित्तीय गतिविधियों में समकक्षों के साथ बातचीत भी काफी हद तक प्रशासन के आदेशों और विनियमों द्वारा नियंत्रित होती है और मध्यस्थता या अदालत में मामलों के संचालन के लिए आधार के रूप में काम कर सकती है। निःसंदेह, सभी आदेश सख्ती से कानून के अनुसार दिए जाने चाहिए, और जो इसका खंडन करते हैं उनके पास कानूनी बल नहीं होगा।

शासी निकायों की नियुक्ति पर आदेश उन्हें आर्थिक और कानूनी गतिविधियों में संलग्न होने, कानूनी और लेखांकन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार देते हैं। संगठन की संरचना और स्टाफिंग पर आदेश प्रत्येक विभाग और विशिष्ट कर्मचारी की जिम्मेदारियाँ निर्धारित करते हैं।

आंतरिक विनियामक दस्तावेज़ आंतरिक विनियमों और नियंत्रण के बुनियादी नियमों को विनियमित करते हैं। वित्तपोषण, सामग्री और अन्य सहायता पर आदेश सही लेखांकन और कराधान बनाए रखने का आधार हैं।

यहां तक ​​कि इस पत्रिका में दर्ज किए गए गैर-लाभकारी गतिविधियों के वित्तपोषण पर, गैर-लाभकारी गतिविधियों के वित्तपोषण पर, दान और उनके जैसे अन्य लोगों पर आदेश जैसे प्रतीत होने वाले असामान्य आदेश भी विभिन्न अतिरिक्त खर्चों को उचित ठहराने के लिए जांच के दौरान औचित्य के रूप में काम करेंगे। और आपातकालीन स्थितियों में कार्रवाई पर आदेश, उदाहरण के लिए, आग, बाढ़, भूकंप आदि के मामलों में सामग्री और मानवीय नुकसान से बचने में मदद करेगा।

रूसी संघ में संग्रहण पर कानून उद्यम दस्तावेज़ीकरण के लिए अलग-अलग भंडारण अवधि निर्धारित करते हैं। और यह कारण उनमें से एक है जो विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों को विभिन्न पंजीकरण पुस्तकों में विभाजित करने का निर्धारण करता है।

इस प्रकार, प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों के आदेशों की शेल्फ लाइफ सबसे कम होती है - 5 वर्ष। और कर्मियों के लिए आदेश पहले से ही 75 साल पुराने हैं। मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश उद्यम के अस्तित्व के दौरान लगातार बनाए रखा जाना चाहिए।

भरने के नियम

कानून किसी उद्यम की मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर के जर्नल को बनाए रखने के लिए एक एकीकृत रूप को परिभाषित नहीं करता है। यहां तक ​​की इसका कोई एक नाम नहीं है: कुछ संगठनों में इसे जर्नल कहा जाता है, दूसरों में - एक पुस्तक।

हालाँकि, कॉलम के निम्नलिखित क्रम को स्थापित करते हुए, फॉर्म की मुख्य गतिविधि के लिए ऑर्डर का लॉग भरने की एक निश्चित प्रथा विकसित हुई है:

1. पंजीकरण संख्या चालू कैलेंडर वर्ष के भीतर एक क्रम संख्या है।
2. आदेश की तारीख वह कैलेंडर तारीख है जब दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए थे।
3. आदेश के विषय को परिभाषित करने वाला नाम या संक्षिप्त सामग्री।
4. निष्पादन के लिए जिम्मेदार - उस व्यक्ति का पूरा नाम जिसे आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा गया है।
5. नोट्स - आदेश के विषय और निष्पादन पर विभिन्न जानकारी।
6. इनके अतिरिक्त, अन्य कॉलम भी हो सकते हैं जो प्रशासन की राय में, इस विशेष संगठन में आवश्यक हैं।

एक नियम के रूप में, जर्नल को एक कैलेंडर वर्ष के लिए रखा जाता है, और अगले की शुरुआत में, एक नया खोला जाता है और नंबरिंग फिर से शुरू होती है। हालाँकि, प्रबंधक के आंतरिक आदेश द्वारा एक अलग लेखांकन प्रक्रिया निर्धारित की जा सकती है। यह सलाह दी जाती है कि नोट एक ही रंग की स्याही में बनायें: नीला या काला। पत्रिका को क्रमांकित और सिला जाना चाहिए।

कवर पर आपको उस अवधि का उल्लेख करना होगा जिसके दौरान इसे बनाए रखा जा रहा है और इसे भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के बारे में जानकारी देनी होगी। अंतिम पृष्ठ पर शीटों की कुल संख्या है। जर्नल को बनाए रखने के लिए एक प्रभारी व्यक्ति को नियुक्त किया जाना चाहिए, आमतौर पर एक सचिव-संदर्भित।

यदि उद्यम का प्रत्येक कर्मचारी अपनी जिम्मेदारियों की सीमा को दृढ़ता से जानता है, विभागों और कर्मचारियों की आंतरिक बातचीत के बारे में स्पष्ट विचार रखता है, और किसी भी पूर्वानुमानित और अप्रत्याशित स्थिति में प्रशासन की आवश्यकताओं के अनुसार बिना किसी हिचकिचाहट के कार्य करता है, तो ऐसी कार्य प्रक्रिया स्थापित होती है संगठन के प्रबंधन द्वारा इसकी वित्तीय और व्यावसायिक सफलता दोनों को पूरा किया जाएगा।

1सी प्रोग्राम में एचआर ऑर्डर का लॉग कैसे बनाएं, इसका वर्णन वीडियो में किया गया है।

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखना, सबसे पहले, बड़ी जिम्मेदारी का तात्पर्य है। इसके साथ ही, ऑर्डर प्रकृति के दस्तावेज़ीकरण के संग्रह, विश्लेषण और पंजीकरण के लिए अधिक एकाग्रता और कानून के सख्त पालन की आवश्यकता होती है। कार्मिक कार्य से संबंधित पत्रिकाएँ अनिवार्य रूप से सभी कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की नींव हैं।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

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इस संबंध में, नामित पत्रिकाएँ विभिन्न नियामक प्राधिकरणों द्वारा व्यवस्थित निरीक्षण के अधीन हो सकती हैं। इसके अलावा, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का सही निष्पादन इसके कानूनी महत्व पर सीधा प्रभाव डालता है, और संगठन के प्रत्येक कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से भी प्रभावित करता है। यह कहा जा सकता है कि जब तक कोई दस्तावेज़ ठीक से पंजीकृत नहीं हो जाता, तब तक उसका वास्तव में अस्तित्व नहीं होता है।

विधान का शब्द

एक नियम के रूप में, कार्मिक कर्मचारी कई अलग-अलग पत्रिकाएँ बनाते हैं जिनमें वे विभिन्न प्रकार के आदेश दर्ज करते हैं। उदाहरण के लिए, एक जर्नल में विशेष रूप से कर्मियों के लिए आदेश हो सकते हैं। एक अन्य पत्रिका उद्यम की गतिविधियों के लिए आदेश प्रदर्शित कर सकती है। केवल छुट्टियों या बर्खास्तगी के लिए जर्नल पंजीकृत करने की भी प्रथा है।

ऑर्डर लॉग के आम तौर पर स्वीकृत फॉर्म में कार्मिक अभ्यास के सभी प्रमुख कॉलम शामिल हैं। आरक्षित कॉलम के रूप में खाली कॉलम हो सकते हैं, जिन्हें यदि आवश्यक हो तो जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा अपने विवेक से भरा जाएगा

आदेशों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल का कोई एकल रूप नहीं है जिसे कानून द्वारा अनुमोदित किया जाएगा।

इस संबंध में, नौकरी के आदेशों का एक नमूना लॉग नीचे पाठ में दिखाया जाएगा। इसके अलावा, संगठन अपना स्वयं का जर्नल फॉर्म डिज़ाइन विकसित कर सकते हैं।

वर्तमान स्थिति के आधार पर, नियोक्ताओं को आम तौर पर स्वीकृत कॉलमों के अतिरिक्त अतिरिक्त कॉलम जोड़ने का अधिकार है। उदाहरण के लिए, “एफ.आई.ओ. या उस कर्मचारी की स्थिति जिसके लिए आदेश जारी किया गया है", "जो आदेश को प्रमाणित करता है", "आदेश का आधार", "कर्मचारी की कार्मिक संख्या", "आदेश का निष्पादक", "जहां आदेश प्रेषित है", "स्थिति और पूरा नाम।" वह व्यक्ति जिसने संबंधित प्रविष्टि की है।"

विनियामक नीति

25 अगस्त 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश के अनुसार, उद्यम की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाले दस्तावेजों की सूची को मंजूरी दी गई थी। इस नियामक अधिनियम के प्रमुख प्रावधानों में से एक भंडारण अवधि की स्थापना है। इस प्रकार, लॉग बुक के संबंध में, जो कर्मियों के संबंध में प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण से जुड़ी हैं, दो अलग-अलग अवधि 5 और 75 वर्ष प्रदान की गईं।

आदेशों की संख्या का क्रम कानून या सूची द्वारा प्रदान नहीं किया गया है।जबकि, कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों के अनुसार, जिसे 27 नवंबर 2000 संख्या 68 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था, आदेशों को क्रमिक रूप से क्रमांकित किया जाता है, लेकिन कैलेंडर वर्ष के भीतर। इसके अतिरिक्त, निर्देश मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों की अलग-अलग संख्या के साथ-साथ काम करने वाले कर्मियों के लिए आदेशों की आवश्यकता को इंगित करते हैं।

क्या नेतृत्व करना जरूरी है?

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 के आदेश से, प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण से जुड़े पंजीकरण लॉग को संग्रहीत करने की अवधि को मंजूरी दी गई थी।

इसका तात्पर्य यह है कि लॉग बुक बनाए रखना अनिवार्य है।

इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म के बारे में क्या ख्याल है?

कानून में कागज पर पत्रिकाओं के अनिवार्य रखरखाव के प्रावधान शामिल नहीं हैं, जिसमें इसके पंजीकरण के लिए विशेष शर्तें भी शामिल हैं। विशेष शर्तों का अर्थ है क्रमांकन, मुहर के साथ प्रमाणीकरण और पत्रिकाओं की बाइंडिंग।

इस कारण से, इलेक्ट्रॉनिक रूप में पंजीकरण लॉग बनाए रखना अनुमत है।

इसके अलावा, यदि, प्रक्रिया के अनुसार, 1C प्रोग्राम में उनके गठन के दौरान ऑर्डर नंबर स्वचालित रूप से असाइन किए जाते हैं, तो ऐसे जर्नल को कागजी रूप में बनाए रखना आवश्यक नहीं है।

नमूनों के साथ ऑर्डर लॉग के प्रकार

आज, विभिन्न मानव संसाधन विभाग लॉग बुक के निम्नलिखित रूपों का उपयोग करते हैं:

• कर्मियों के स्वागत, स्थानांतरण, गणना पर।
• छुट्टियाँ देने के संबंध में.
• स्टाफ यात्रा के बारे में.
• पुरस्कारों और अनुशासनात्मक प्रतिबंधों पर.

रोजगार के लिए आदेश दर्ज करने के लिए नमूना पत्रिका:

क्रियाविधि

कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के मुख्य चरण हैं:

• दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन, यानी, उद्यम के भीतर तैयार दस्तावेज़ों का इष्टतम संचलन।
• आर्थिक एवं प्रशासनिक गतिविधियों का दस्तावेजीकरण।
• दस्तावेज़ीकरण का संरक्षण सुनिश्चित करना।

दस्तावेज़ तैयार करने की मानक प्रक्रिया में उद्यम के कई कर्मचारियों की भागीदारी शामिल होती है। कार्यालय कार्य और उसका संगठन कार्यालय कार्य सेवा की जिम्मेदारी है। इसके अलावा, यह नाम सशर्त है, और उद्यम के आकार या उसे सौंपे गए कार्यों के आधार पर, यह या तो एक सामान्य विभाग या एक कार्यालय हो सकता है।

छोटे संगठनों में यह कार्य आमतौर पर सचिव को सौंपा जाता है।प्रारंभिक चरण में, दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के लिए समान नियम स्थापित करना आवश्यक है। इस समस्या को हल करने के लिए, उन्हें निर्देशों में शामिल करना एक उत्कृष्ट समाधान होगा। हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि आधुनिक लिपिकीय कार्य काफी हद तक उद्यम द्वारा ही निर्धारित होता है, जबकि नियम अधिक अनुशंसात्मक प्रकृति के होते हैं।

इसलिए, कार्यालय कार्य स्थापित करने के लिए दो बुनियादी दस्तावेज़ विकसित करना आवश्यक है:

1. कार्यालय कार्य हेतु निर्देश.निर्दिष्ट स्थानीय अधिनियम में काम करने और दस्तावेज़ीकरण को संभालने के लिए सभी आंतरिक संगठनात्मक नियमों को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यदि उद्यम ने अभी तक लिपिकीय कार्य करने के लिए अपने स्वयं के नियम नहीं बनाए हैं या इस स्तर पर निर्देशों का विकास अनुपयुक्त लगता है, तो आप अस्थायी रूप से उचित प्रावधानों का उपयोग कर सकते हैं।
2. मामलों का नामकरण.दस्तावेजों की निर्दिष्ट व्यवस्थित सूची भंडारण अवधि के अनुसार उनके लेखांकन को प्रदर्शित करती है, और इसका उपयोग संग्रह में बाद में स्थानांतरण या विनाश के लिए किया जाता है।

कार्यालय कार्य निर्देश कैसे बनाएं, इस पर वीडियो देखें:

ज्ञात हो कि कर्मियों से संबंधित सभी आदेश जर्नल में दर्ज किये जाते हैं.जर्नल के शीर्षक पृष्ठ का उपयोग दस्तावेज़ का पूरा शीर्षक लिखने के लिए किया जाता है। ध्यान रहे कि नाम बड़े अक्षरों में लिखा हो. इसके बाद कंपनी का नाम दर्शाया जाता है.

बड़े संगठनों में, प्रासंगिक सेवाओं या विभागों की संख्या के अनुरूप कई पत्रिकाएँ बनाना बेहतर होता है।

शीर्षक पृष्ठ दस्तावेज़ के वास्तविक निष्पादन की तारीख को भी इंगित करता है।पत्रिका को क्रमांकित और सिल दिया जाता है, जिसके बाद इसे निदेशक के हस्ताक्षर और उद्यम की मुहर से सील कर दिया जाता है। आदर्श रूप से, पंजीकरण लॉग को एक नंबर सील से सील किया जाएगा। लेकिन इस मामले में, इसका नंबर जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए, अन्यथा इसके बिना जर्नल को सीलबंद मानना ​​असंभव है।

जिम्मेदार व्यक्ति

उद्यम की मुख्य गतिविधियों के संबंध में निदेशक की ओर से प्रभागों के विभागाध्यक्षों द्वारा आदेश तैयार किये जाते हैं। यदि किसी जटिल समस्या को हल करने का प्रश्न है, तो प्रबंधक एक विशेष आयोग बना सकता है, जिसमें बहु-विषयक विशेषज्ञ शामिल होंगे। लेकिन, चूंकि कार्य न केवल बुनियादी हैं, बल्कि परिचालनात्मक भी हैं, इसलिए आदेशों को वर्गीकृत किया जाना चाहिए।

आप यह विकल्प पेश कर सकते हैं:

1. मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश. ऐसे आदेश संगठनात्मक कार्यों के कार्यान्वयन के हिस्से के रूप में जारी किए जाते हैं।
2. प्रशासनिक गतिविधियों पर आदेश.

उपरोक्त क्षेत्रों में ऑर्डर अलग पंजीकरण के अधीन हैं।दूसरे शब्दों में, इस दस्तावेज़ को अलग से संग्रहीत करना आवश्यक है। यह इस तथ्य के कारण है कि प्रशासनिक कार्यों से संबंधित दस्तावेज़ीकरण की भंडारण अवधि 5 वर्ष है। जबकि मुख्य गतिविधियों के दस्तावेजों को स्थायी रूप से संरक्षित किया जाना चाहिए। पंजीकरण लॉग विशेष रूप से आंतरिक उपयोग के लिए इच्छित दस्तावेज़ों की श्रेणी से संबंधित है।

पंजीकरण लॉग से परिचित होने की प्रक्रिया विशेष रूप से उस व्यक्ति की उपस्थिति में होती है जो इसकी तैयारी के लिए जिम्मेदार है। इसके अलावा, विभाग प्रमुख को नियमित आधार पर लॉग उपलब्ध कराए जाने चाहिए। लिए गए निर्णयों की समीक्षा करने के साथ-साथ विभाग के कर्मियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना आवश्यक है।

पंजीकरण अवधि के दौरान, पंजीकरण लॉग उस व्यक्ति द्वारा रखा जाता है जो इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार है।यदि पत्रिका ख़त्म हो जाती है, तो शीर्षक पक्ष पर इस बारे में एक नोट बना दिया जाता है।

अनिवार्य कॉलम

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, लॉग बुक का कोई कानूनी रूप से अनुमोदित रूप नहीं है, जो संगठन को इसे स्वतंत्र रूप से विकसित करने की अनुमति देता है। इसलिए, विशेषज्ञों द्वारा अनुशंसित ग्राफ़ का उपयोग करने की अनुमति है।

विशेष रूप से:

• नहीं. (रिकॉर्ड संख्या),
• आदेश की तिथि;
• क्रम संख्या;
• आदेश का प्रकार, इसकी संक्षिप्त सामग्री;
• पूरा नाम। कर्मचारी;
• कार्मिक संख्या;
• आदेश जारी करने का आधार.

अतिरिक्त कॉलम में विशेष रूप से शामिल हैं:

• आदेश पर हस्ताक्षर किसने किये,
• आदेश का निष्पादक कौन है;
• जहां आदेश भेजा गया था;
• रसीद की रसीद (हस्ताक्षर, तारीख);
• मामले के रेफरल के बारे में नोट;
• पद, पूरा नाम प्रविष्टि करने वाला व्यक्ति (आदेश पंजीकृत करने वाला);
• टिप्पणी।

ऐसा होता है कि जर्नल में "नोट" कॉलम उपलब्ध नहीं कराया जाता है।इस मामले में, आपको कार्यपुस्तिका में प्रदर्शित नोट के समान एक नोट बनाना होगा ("कॉलम संख्या ___ में प्रविष्टि संख्या ___ अमान्य है"), और फिर नया डेटा इंगित करें।

उदाहरण भरना

आइए कर्मियों के लिए आदेशों के उदाहरण का उपयोग करके जर्नल के मुख्य भाग को भरने का एक नमूना देखें:

नहीं।	आदेश की तिथि	क्रम संख्या	ऑर्डर का प्रकार	पूरा नाम। कर्मचारी	टैब. संख्या	आधार
			भर्ती	पोलोज़ोवा तात्याना विक्टोरोवना		श्रम समझौता संख्या 14 दिनांक 13 जुलाई 2014
	16.07.2014	118 अश्वशक्ति	पदच्युति	कुज़िन एंड्री सर्गेविच		जोड़ना। अनुबंध संख्या 2 दिनांक 12 जुलाई 2014 से रोजगार अनुबंध संख्या 11 दिनांक 10 मार्च 2012
	18.07.2014	119 एचपी	दूसरी नौकरी में स्थानांतरण	सोरोकिना मारिया अलेक्जेंड्रोवना		आवेदन, जोड़ें. अनुबंध संख्या 2 दिनांक 12 जुलाई 2014 से रोजगार अनुबंध संख्या 11 दिनांक 10 मार्च 2012

शेल्फ जीवन

यह याद किया जाना चाहिए कि 25 अगस्त 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश के आधार पर, पंजीकरण लॉग के संरक्षण की अवधि 75 वर्ष निर्धारित की गई है।

इस प्रकार की पत्रिका आम तौर पर निम्नलिखित आदेश प्रदर्शित करती है:

• भर्ती के बारे में;
• अनुवाद के बारे में;
• कर्तव्य के बारे में;
• वेतन के बारे में;
• व्यवसायों के संयोजन के बारे में;
• किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी के बारे में;
• उन्नत प्रशिक्षण के बारे में;
• कार्मिक प्रोत्साहन पर;
• सभी प्रकार की छुट्टियों के बारे में;
• कर्मचारी का उपनाम बदलने के बारे में;
• लंबी व्यापारिक यात्राओं के बारे में.

एक अन्य लॉग बुक, जिसकी अवधारण अवधि 5 वर्ष है, आम तौर पर निम्नलिखित आदेश प्रदर्शित करती है:

• अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के बारे में;
• वार्षिक और शैक्षिक छुट्टियों पर;
• कर्तव्य के बारे में;
• छोटी व्यापारिक यात्राओं के बारे में.

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पूर्वव्यापी आदेश: पंजीकरण के तरीके

इस तथ्य के कारण कि पंजीकरण जर्नल को सिला और क्रमांकित किया जाता है, जिसके बाद इसे निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है और उद्यम की मुहर के साथ सील कर दिया जाता है, ऐसे जर्नल में किसी आदेश की पूर्वव्यापी प्रविष्टि को बाहर रखा जाता है। लेकिन, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, विभिन्न स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जिनका समाधान अक्सर दोनों पक्षों, यानी नियोक्ता और उद्यम के कर्मचारी के लिए रुचिकर होता है। इस आधार पर, कभी-कभी पंजीकरण प्रक्रिया का जबरन उल्लंघन होता है।

आइए कई संभावित विकल्पों पर विचार करें।

1. यदि उद्यम में आदेशों का कोई और पंजीकरण नहीं है, तो आदेश पूर्वव्यापी रूप से किया जा सकता है।
2. यदि कंपनी के पास आगे पंजीकरण है, तो आप प्रबंधक को कारण बताते हुए एक ज्ञापन बना सकते हैं और वर्तमान तिथि के साथ आदेश पंजीकृत कर सकते हैं। दूसरा विकल्प अच्छा है क्योंकि निरीक्षण की स्थिति में, व्याख्यात्मक नोट नियामक अधिकारियों को वर्तमान स्थिति को उचित ठहराएगा। इसलिए, यदि "पिछली अवधि" में ऑर्डर देना आवश्यक है, तो व्यवहार में वे एक अंश (11/1-पी) या किसी अन्य सूचकांक के तहत ऑर्डर जारी करने का उपयोग करते हैं।

आदेश सूचकांक वर्णमाला के अक्षर का कोई कानूनी महत्व नहीं है।लेकिन, इसके प्रयोग से कार्मिक अधिकारी का कार्य सरल हो जाता है। इसके अलावा, उद्यम द्वारा जारी किए गए आदेशों के लिए नियामक अधिकारियों द्वारा संभावित मांग के मामले में, यह वांछनीय है कि आदेश जारी करने की तारीखें वास्तविक घटनाओं के साथ मेल खाती हैं। इस दृष्टिकोण से निरीक्षण अधिकारियों की ओर से बढ़ती रुचि से बचा जा सकेगा।

त्रुटियों के कृत्रिम सुधार के संबंध में, केवल एक चीज जिसकी यहां अनुशंसा की जा सकती है वह केवल उन दस्तावेजों को प्रतिस्थापित करना है जो अन्य आदेशों के साथ ओवरलैप नहीं होते हैं, विशेष रूप से जिन्हें प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है।

घटनाओं का कालक्रम, सबसे पहले, स्वयं नियोक्ता के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी के साथ दुर्घटना होती है जो उद्यम के क्षेत्र से बाहर है। ऐसी परिस्थितियों में, कर्मचारी के हस्ताक्षर के साथ एक "अनुक्रमिक आदेश" यह दर्शाता है कि वह आदेश से परिचित है, समस्याओं को खत्म करने का एक मौलिक तरीका है। किसी दुर्घटना की जांच की स्थिति में, कोई बेहतर निवारक उपाय नहीं है, खासकर जब यह खतरनाक गतिविधियों से संबंधित हो।

आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.

एक ही जर्नल में प्रबंधन के आदेशों और निर्देशों का पंजीकरण उद्यम के आंतरिक दस्तावेज़ीकरण की सूची बनाए रखने का एक सुविधाजनक तरीका है। इस पत्रिका को बनाए रखने का मुख्य उद्देश्य जारी किए गए आदेशों के बारे में जानकारी को व्यवस्थित करना, उनके निष्पादन के नियंत्रण को सरल बनाना और यदि आवश्यक हो तो आवश्यक दस्तावेज़ को शीघ्रता से ढूंढना है।

कर्मियों के लिए आदेश दर्ज करने के लिए एक फॉर्म का विकास प्रत्येक उद्यम में व्यक्तिगत रूप से किया जाता है। इसकी तैयारी के लिए एक उदाहरण के रूप में, आप अन्य कंपनियों द्वारा उपयोग के लिए पेश किए गए नमूनों का उपयोग कर सकते हैं।

एक नियम के रूप में, संगठन न केवल आदेशों, बल्कि अन्य दस्तावेजों के पंजीकरण और व्यवस्थितकरण के लिए भी प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकों का लेखा-जोखा, यात्रा प्रमाणपत्रों का पंजीकरण और भुगतान आदेश विशेष रूप से उनके लिए डिज़ाइन किए गए जर्नल प्रपत्रों में किए जाते हैं।

कर्मियों के लिए ऑर्डर दर्ज करने के लिए जर्नल कैसे तैयार करें

आदेश का एक अनिवार्य तत्व एक संख्या है, जो अद्वितीय होनी चाहिए और जर्नल में दर्ज की जानी चाहिए। संख्या में न केवल संख्याएँ, बल्कि अक्षर भी हो सकते हैं। एक नियम के रूप में, पत्र पदनाम ऑर्डर के प्रकार को दर्शाते हैं या निर्दिष्ट करते हैं कि ऑर्डर कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों में से एक का है या नहीं। प्रत्येक उद्यम अपनी स्वयं की कोडिंग के साथ आ सकता है, जो दस्तावेज़ीकरण को शीघ्रता से नेविगेट करने में मदद करेगा। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को छुट्टी पर भेजते समय तैयार किए गए आदेशों के लिए, "ओ" अक्षर पहले दिखाई दे सकता है, "बी" अक्षर का मतलब अनुशासनात्मक मंजूरी वाले आदेश हो सकता है, और "केएम" अक्षरों का संयोजन भेजने के आदेश का संकेत दे सकता है कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर हैं।

कार्मिक विभाग या कार्यालय कार्य का एक कर्मचारी (कार्यालय प्रबंधक, सचिव) आदेशों का एक लॉग विकसित और बनाए रख सकता है।

कर्मियों के लिए आदेश दर्ज करने के लिए लॉगबुक के रूप में मानक कॉलम हैं:

• आदेश संख्या और उसके अनुमोदन की तारीख;
• आदेश का सार (इसकी सामग्री);
• दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम;
• उस व्यक्ति का पूरा नाम जो कलाकार है;
• उन व्यक्तियों की सूची जिन्हें आदेश से परिचित होना चाहिए;
• आदेश की प्राप्ति की पुष्टि करने वाले जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• यह प्रमाणित करने वाला एक चिह्न कि मामले पर आदेश भेज दिया गया है।

कर्मियों के लिए ऑर्डर दर्ज करने के लिए लॉगबुक के विकास के आधार के रूप में लिए गए किसी भी नमूने को उद्यम की आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित किया जा सकता है।