Įmonės portalas – tai automatizuota sistema, skirta valdyti organizacijos vidinius informacijos išteklius, taip pat kolektyvinį darbą su projektais, užduotis, dokumentus ir komunikaciją tarp įmonės darbuotojų ir klientų.

Įmonių portalai gali būti diegiami tiek įmonės serveriuose, tiek debesyje. Kadangi įmonės portalas yra vienintelis informacijos kaupimo ir darbo su ja šaltinis, jį galima drąsiai vadinti vidiniu įmonės socialiniu tinklu su visomis jam būdingomis funkcijomis.

Pagrindinės įmonės portalo funkcijos

Įmonių portalai išplito dėl gausaus funkcijų rinkinio, apimančio beveik visas organizacijos darbuotojų bendradarbiavimui reikalingas sritis. Visų pirma tai:

• Vidaus ir išorės komunikacijos

Portalai leidžia mums paspartinti bendravimo tarp darbuotojų ir su klientais procesą mums pažįstamų pasiuntinių ir kitų iš socialinių tinklų mums pažįstamų įrankių. Tokie kaip „tiesioginis srautas“, įspėjimai ir kt. Galimybė kurti įvairius verslo pokalbius pagal verslo sritis ar projektus pagreitina bendravimo ir reikalingų sprendimų priėmimą. Daugelis portalų leidžia skambinti kolegoms, kurie nėra prisijungę. Taip pat modernūs įmonių portalai leidžia bendrauti darbo grupėse ir su įmonės klientais apie vykdomus projektus bei spręsti aktualius klausimus.

• Užduočių ir projektų valdymas

Užduotys ir projektai yra neatsiejama bet kurios organizacijos darbo proceso dalis. Įmonių portaluose, kaip taisyklė, yra daug patogių darbo su jais įrankių. Pradedant nuo užduoties nustatymo, tvarkant kalendoriaus terminus, delegavimo mechanizmus, kontrolinius sąrašus, paruoštus šablonus, baigiant įvairiais konstruktoriais ir filtrais. Visa tai leidžia stebėti, kaip laiku atliekamos pavestos užduotys ir įvertinti darbuotojų darbą, gaunant iš jų atitinkamas ataskaitas.

• Bendradarbiauti su dokumentais

Daugelio įmonių portalų funkcionalumas leidžia labai patogiai dirbti su dokumentais. Kurkite, redaguokite, saugokite, konfigūruokite prieigos prie dokumentų lygius ir pan. Tuo pačiu metu labai dažnai, norint dirbti su dokumentu, nereikia jo atsisiųsti į savo kompiuterį, o baigus įkelti atnaujintą versiją atgal. Trečiųjų šalių internetinės paslaugos, tokios kaip Google Docs ir MS Office, leidžia dirbti su dokumentais tiesiai portale. Įmonės portalas leidžia patogiai dalytis dokumentais su kolegomis, kurti išorines nuorodas į dokumentus, kad juos galėtų pasiekti tiek kolegos, tiek klientai.

• Darbo laiko planavimas ir fiksavimas

Organizacijos efektyvumas labai priklauso nuo darbo drausmės. Naudodamiesi įmonių portalais galite sekti darbuotojų darbo valandas. Jie pažymės darbo dienos pradžią ir pabaigą, taip pat visokias pertraukas, nebuvimus, komandiruotes ir pan. Visa ši informacija padės optimizuoti projektams ir užduotims skirtą laiką. Daugelis portalų turi gerą susitikimų įrankių rinkinį. Masinis kvietimų siuntimas paštu, susitikimų planavimas kalendoriuose, taip pat visų dalyvių informavimas ir susitikimo rezultatai bei užduotys.

• CRM:Klientai ir pardavimai

Daugelis įmonių portalų siūlo CRM sistemos funkcijas, kurios leidžia tvarkyti klientų ir partnerių, su kuriais bendradarbiaujate, kontaktų duomenų bazę. Galimybė įrašyti visus skambučius ir elektroninius laiškus neleis praleisti svarbiausių momentų, o pardavimų piltuvėlis padės sekti pardavimų skyriaus efektyvumą.

• HR:Personalo valdymas

Įmonių portalai leidžia lengvai pristatyti ir valdyti įmonės struktūrą. Visa reikalinga informacija apie darbuotojus, tokia kaip kontaktiniai numeriai, prailginimo numeriai, el. pašto adresas ir pan., visada bus po ranka. Nesunku suprasti, kas dirba, ko nėra, kas komandiruotėje, kas laikinai ką pavaduoja ir kas šiandien turi gimtadienį.

• Verslo procesų automatizavimas

Niekas nepagreitina įmonės darbo ir nesutaupo laiko, kaip tai daro automatizuoti verslo procesai. Įmonės portalas siūlo automatizuoti pagrindinius įmonės verslo procesus. Įprastas operacijas, tokias kaip komandiruotės, atostogos, sąskaitų tvirtinimas ir apmokėjimas, galima atlikti daug kartų greičiau.

Kam reikalingas įmonės portalas ir kodėl?

Įmonių portalas, visų pirma, yra labai patogus įrankis įmonėms, turinčioms daug nuotolinių darbuotojų ar filialų struktūrą. Kai dėl savo darbo pobūdžio žmonės nėra tame pačiame biure arba daug juda. Įmonės portalas jiems gali būti mobili darbo vieta. Tačiau įmonėms, turinčioms nuolatinį personalą ir vieną vietą, įmonės portalas bus labai naudingas dėl šių priežasčių:

1. Taupomas darbo laikas

Raskite ir apdorokite reikiamą informaciją greičiau. Efektyviau bendraukite su kolegomis ir paspartinkite pavestų užduočių atlikimą.

1. Padidinkite darbuotojų produktyvumą

Naudodami įmonės portalą, kiekvienas visada žinos, ką ir per kokį laiką turi padaryti. Darbo grupės leis tai padaryti efektyviau, o visos sukauptos žinios bus sukauptos ir perduotos įmonės viduje.

1. Optimizuoti verslo procesus

Leiskite savo dokumentams ir informacijai tiesiogine prasme skraidyti po organizaciją, o ne šliaužti iš biuro į biurą.

1. Įgykite kontrolę ir valdymą

Visada galite žinoti, kas kur yra, ką jie dirba ir kiek laiko. Atsiliepimai darbuotojams taps daug greitesni ir efektyvesni.

1. Pagerinti valdymo sprendimų kokybę ir verslo efektyvumą

Ataskaitų apie atliktų užduočių teikimas ir darbuotojų darbo krūvio analizė padės priimti geresnius sprendimus. Dėl to išaugs įmonės darbo kokybė ir jos konkurencingumas.

Įmonės portalo parinkimas ir įgyvendinimas

Šiuo metu galima rinktis iš trijų variantų:

1. Paruošto dėžutės tirpalo pirkimas
2. Įmonių portalas kaip debesies sprendimas
3. Portalo kūrimas nuo nulio (priskirtas sprendimas)

Kiekvienas variantas turi savo pliusų ir minusų, todėl galutinis sprendimas priklauso nuo organizacijos dydžio, jos uždavinių ir įgyvendinimo tikslų.

Ieškote įrankių, kurie padėtų jūsų komandai efektyviai bendradarbiauti?

Siųskite užklausą nemokamai konsultacijai

Tavo vardas*
Jūsų telefono numeris*
Įmonės pavadinimas*
Veiklos sritis* --- Informacinės technologijos Bankininkystės ir finansinės paslaugos Buitinės paslaugos, remontas (paslaugos) Naminiai gyvūnai Kompiuterinė įranga Interneto Konsultacijos Grožis, sveikata Baldai, furnitūra Ne pelno organizacija Švietimas Maitinimas Gamyba Pramogos, poilsis, sportas Žemės ūkis Žiniasklaida Draudimas Statyba Telekomunikacijos ir ryšiai Prekyba Transporto paslaugos ir pristatymas Turizmas Verslo paslaugos Teisinės paslaugos Kitos
Jūsų pozicija*

Visi

Įmonės portalo tikslai ir apibrėžimas

Straipsnyje „Įmonių portalų istorija ir istoriniai apibrėžimai“ pateikiamas toli gražu ne visas įvairių įmonių portalo apibrėžimų asortimentas. Tačiau norint sistemingai pateikti medžiagą portalo temomis, reikia laikytis tik vieno apibrėžimo

Kaip daug apibrėžimų, taip ir žinomų įmonių portalų atmainų yra daug. Pažymime du gerai žinomus klasifikavimo tipus.

1. Pagal funkciją.

• EIP (Enterprise Information Portal) – įmonės informacijos portalas
  Suteikia personalizuotą prieigą prie įmonės vidinių ir išorinių informacijos išteklių.
• EEP – (Enterprise Expertise Portals) – įmonių ekspertų portalas , suteikia ryšį su ekspertais (ryšį tarp vartotojų), pagrįstą jų žiniomis (gebėjimais)
• EAP (Enterprise Application Portal) – įmonių taikomųjų programų portalas
  Portalas, kuriame vartotojams teikiamos įvairios įmonės įmonės programos.
• ECP (Enterprise Collaboration Portal) – įmonių bendradarbiavimo portalas . Portalas, teikiantis informaciją ir programas bei įgalinantis bendradarbiauti darbuotojų grupei.
• EKP (Enterprise Knowledge Portal) – įmonių žinių valdymo portalas
  Integruotas portalas, sukurtas užtikrinti komandinį darbą su maksimaliu informacijos palaikymu ir žinių kaupimu įmonės informacijos forma.

Pirmieji trys portalų tipai yra skirti individualiam darbui ir teikia vartotojui jam reikalingą informaciją, programas, specialistų ekspertines nuomones (ką jis gali rasti ir prie kurių vartotojas gali prisijungti naudodamasis portalu). Kartais jie visi sujungiami bendru pavadinimu „Įmonės informacijos portalas“.

Antrieji du portalų tipai yra bendradarbiavimo portalai (verslo procesų automatizavimas). Jie leidžia atlikti tam tikrą darbų ciklą pagal verslo procesų algoritmą, automatiškai per grandinę perduoti tarpinius rezultatus kitiems vartotojams, sekti ir koordinuoti darbų eigą. Tuo pačiu metu vartotojai turi maksimalų informacijos palaikymą, o įmonė kaupia įmonės informaciją, paversdama ją savo kapitalu.

2. Kaip numatyta.

• B2C (verslas vartotojui) –Automatizuotos elektroninės prekybos sistemos, kuriose pardavėjas yra juridinis asmuo (įmonė, organizacija), o pirkėjas – fizinis asmuo.
• B2B (verslas verslui) – Automatizuotos elektroninės prekybos sistemos, kuriose juridiniai asmenys (įmonės, organizacijos) veikia kaip pardavimo ir pirkimo procesų subjektai.
• B2E (verslas darbuotojui) – Vidinės įmonės sistemos, skirtos įmonės personalo, atskirų struktūrų ar padalinių darbui organizuoti.

Įmonių portalai B2C, B2B, B2Eįtraukti įmonių portalus EAP, EIP, EKP, tačiau pastarųjų pagrindu galima kurti įvairias kitas sistemas.

Remiantis tuo, kas išdėstyta pirmiau, įmonės portalas yra skirtas šioms pagrindinėms užduotims išspręsti:

1. Įmonės informacinės bazės su klasifikavimo ir informacijos išgavimo sistema sukūrimas.
2. Vieningos (įprastos naršyklės, kuriai nereikia jokios specialios kliento programinės įrangos) suasmenintos prieigos prie įmonės informacijos ir programų suteikimas realiu laiku įmonės darbuotojams, taip pat įgaliotiems įmonės klientams, tiekėjams ir partneriams, nepriklausomai nuo jų teritorinės padėties.
3. Komandinio darbo realiu laiku užtikrinimas tarp įmonės darbuotojų, taip pat įgaliotų įmonės klientų, tiekėjų ir partnerių, nepriklausomai nuo jų teritorinės padėties.

Pirmas punktas išsprendžia informacijos įvedimo, saugojimo ir gavimo klausimą. Daugelyje įmonių spintelių ir aplankų su įvairia informacija, išsibarsčiusių po įvairius skyrius, skaičius viršija ribą, kai paprastai galima rasti reikiamą informaciją (ir gulint viename iš vieno iš kabinetų viename iš skyrių aplankų) skirtą laiką. O dar blogiau, kai gali rasti pasenusios, neaktualios informacijos, priimti ją kaip aktualią ir panaudoti priimdamas sprendimus.

Antras punktas sprendžia informacijos prieigos, nepriklausančios nuo teritorijos ir paros laiko, bet griežtai personalizuotos prieigos klausimą. Kiekvienas vartotojas gali matyti ir gauti tik tą informaciją, prie kurios jam suteikta prieiga.

Trečias punktas sprendžia bendradarbiavimo problemas, tuos uždavinius, kurių tradicinės įmonių sistemos negali išspręsti be interneto technologijų naudojimo, t.y. nesinaudodami įmonių portalais. Šie įmonių portalai gali būti naudojami kaip atskiri įmonių sistemų posistemiai arba kaip nepriklausomos atskiros programos.

Vienintelis įmonės portalo apribojimas yra interneto prieigos prieinamumas, tačiau mobilusis internetas ir palydovinis internetas praktiškai panaikina visus teritorinius apribojimus. Be to, įmonės informacijos portalas yra kelių platformų sprendimas, kuris taip pat nepriklauso nei nuo aparatinės įrangos, nei nuo taikomųjų programų.

Aukščiau pateikti apibrėžimai ir iš to kylančios problemos praktiškai neturi ribų. Iš tiesų, remiantis vieninga naršykle, galite sukurti įmonės informacinę sistemą bet kokio dydžio įmonei. Be to, gal taip būtų buvę, jei interneto technologijos būtų atsiradusios dvidešimt metų anksčiau.

Remdamiesi visais žinomais apibrėžimais, portalų tipais ir jiems priskirtomis užduotimis, pateiksime tokį bendrą ir trumpą apibrėžimą.

Įmonės portalas yra žiniatinklio- įmonės portalas, kuriame pateikiama įmonės informacija ir paslaugos bei suteikiama personalizuota prieiga prie jų įmonės darbuotojams ir kitiems įgaliotiems vartotojams.

Tiesą sakant, šis apibrėžimas nustato tik du privalomus kriterijus, pagal kuriuos programa gali būti klasifikuojama kaip įmonės portalas:

1. Žiniatinklissąsaja
2. Personalizuota prieiga

Visais kitais atžvilgiais suteikiama visiška laisvė, o tai paaiškina daugybę įmonių portalų tipų ir mastų.

Be šio straipsnio, galite peržiūrėti dabartinio skyriaus temas:
6 straipsniai skiltyje „Enciklopedija“.
skiltyje „Straipsniai“.
skiltyje „Istorija“.
__________________

Įmonės informacijos portalas(Enterprise Information Portal, EIP) – taip pat žinomas kaip įmonių portalas. Automatizuota informacinė sistema, kuri vienodai suteikia darbuotojams reikiamas paslaugas. Įmonės portalas turi tiek ribotą prieigą darbuotojams, tiek (jei pati įmonė pageidauja) nemokamą prieigą visiems. Bet kuriuo atveju EIP sistema suteikia saugią prieigą prie vieno šaltinio (dažniausiai per žiniatinklio sąsają), o apskritai įmonės portalas yra informacijos kaupimo ir personalizavimo priemonė.

Pirmųjų portalų paskirtį aiškiai parodo pirmasis termino apibrėžimas: „Įmonių informacijos portalai (EIP) – tai programos, leidžiančios įmonėms atskleisti informaciją, saugomą organizacijoje ir už jos ribų, ir kiekvienam vartotojui suteikti vieną prieigos tašką. į jam skirtą informaciją, reikalingą pagrįstiems valdymo sprendimams priimti“ (Christopher C. Shilakes ir Julie Tylman, „Enterprise Information Portals“, 1998 m. lapkritis).

Pirmojo laikotarpio portalai buvo naudojami kaip įrankis, leidžiantis skelbti informaciją iš vadovybės įmonės darbuotojams. Tai buvo interneto svetainė su informacija apie įmonę, kurios viename iš puslapių buvo galima organizuoti paprastą vidinį forumą. Portale buvo galima gauti informacijos apie naujausius organizacinius pokyčius įmonėje, skaityti naujienas. Be to, portalas tarnavo kaip paprasta failų saugykla.

Tobulėjant technologijoms, išsiplėtė portalų funkcijos. Nuo 2000 m. įmonės darbuotojai portalu pradėjo naudotis ieškodami reikiamos informacijos, kad gautų atsakymus į savo klausimus. Portalo technologijos vystėsi link duomenų struktūrizavimo ir klasifikavimo, didinant reikalingos informacijos paieškos greitį ir efektyvumą, taip pat suteikiant reikiamą formatą gautų rezultatų pateikimui. Šiuo laikotarpiu įmonių portalai pradėjo tarnauti kaip žinių bazės įvairiose su įmonės veikla susijusiose srityse.

Gartner apibrėžimai

EIP: atranka ir įgyvendinimas

Įmonių portalų ir sprendimų gamintojai

Gamintojas	Produkto pavadinimas	Technologijos	Licencija	Portalo API	Rusifikuotas
„Apache Software Foundation“ (ASF)	Jetspeed 2.1.3	J2EE	Apache licencija v2.0	JSR-168	Nežinoma
ATG	ATG portalas	J2EE	reklama	JSR-168	Nežinoma
Užpakalinė bazė	Turtingas portalas	RIA , J2EE , .NET	reklama	Į žiniatinklį orientuota architektūra	Nežinoma
Broadvision	Broadvision portalas 8.0	J2EE	reklama	Nežinoma	Nežinoma
eXo platforma SAS	eXo portalas 2.5	J2EE	Affero bendroji viešoji licencija	JSR-286	Nežinoma
Fasihi	Fasihi Enterprise Portal 2.0	J2EE	reklama	JSR-286	Nežinoma
IBM	WebSphere Portal Server 6.1	J2EE	reklama	JSR-286	Taip

Intranetas – įmonės vidaus informacijos ir komunikacijos tinklas – suteikia unikalių galimybių dirbti su personalu. Tai efektyvus įrankis kuriant įmonės kultūrą, perduodant įmonės standartus, valdant informacijos srautus ir verslo procesus. Šiame straipsnyje pristatoma reali patirtis kuriant korporatyvinį portalą didelėje holdingo bendrovėje.

Kodėl mums reikėjo įmonės portalo?

Įmonė, į kurią atvykau dirbti prieš metus, yra struktūra, turinti filialų tinklą daugelyje šalies regionų, taip pat dukterines ir priklausomas įmones (taip pat ir užsienyje). Organizacija jauna, su dinamiškai besivystančia verslo kultūra, besiformuojančiomis tradicijomis ir verslo procesais, kuriuos reikia sisteminti.

Tinka įmonėms, kuriose darbuotojų skaičius nedidelis. Jis persikėlė iš biuro į biurą, visus subūrė į įmonės vakarėlį, spaudė ranką ir visus klausimus sprendė neformaliu būdu. O kai turi daug daugiau nei šimtą darbuotojų? Teisingai, negalima kiekvienam numoti ranka... Todėl vienas iš prioritetų mano darbe buvo efektyvios vidinės įmonės komunikacijos plėtra. Žinoma, buvo keliami tikslai, kad informacijos srautai ir įmonės kultūros plėtra būtų valdoma, perteikti vienodi standartai ir veiklos principai, didėtų darbuotojų pasitenkinimo darbu laipsnis, plėtojami darbuotojų ir vadovybės socialinės partnerystės principai. Taigi nusprendėme naudoti įmonės portalą kaip vieną iš įrankių šioms užduotims įgyvendinti.

Pagal planą, portalo vartotojo bazė turėjo būti... komunikacija, o tuo galėtų remtis visi kiti procesai. Turbūt nustebsite, nes dažniausiai dauguma įmonių pradeda kurti korporacinę „virtualią aplinką“ su verslo procesais. Bet jei pirmajame etape įdiegiate, pavyzdžiui, dokumentų srautą ar ataskaitų teikimo sistemą per portalą, dauguma darbuotojų tai laikys „prievole“ ir „operacijų apimties padidėjimu“. (Neatsitiktinai visokių „ACS“ – automatizuotų personalo valdymo sistemų diegimas yra toks sunkus.) Jei pirmiausia pasiūlysite žmonėms socialinio tinklo analogą, kurio naudojimas yra visiškai skatinamas, tada procesas vyks. visiškai kitaip.

Pats bendravimas – tiek dalykinis, tiek neformalus – žmonėms yra be galo svarbus. Mes suinteresuoti, kad šis bendravimas būtų struktūrizuotas ir saugus. Galų gale, jei darbuotojai kompensuoja bendravimo trūkumą „plepėdami“ verslo temomis „Odnoklassniki“ svetainėje (ir mes negalime jiems uždrausti lankytis socialiniuose tinkluose ne darbo valandomis), tai yra didžiulė rizika komercinės informacijos nutekėjimas.

Išlaidų sutaupyti nepavyks

Įsitikinę įmonių portalo diegimo svarba, prieš kreipdamiesi į vadovybę su pasiūlymais dėl projektų finansavimo, nusprendėme išanalizuoti rinkos mums siūlomas galimybes. Paaiškėjo, kad jų buvo trys. Pirmasis yra pakviesti interneto kūrėjus sukurti pagrįstą apvalkalą nuo nulio; tada pasamdykite kelis programuotojus, kad sukurtų naujas portalo dalis. Vidinės svetainės kūrimo laikas šiuo atveju nėra trumpas. Be to, atlyginimų didinimas, ypač krizės metu, yra abejotinas reikalas.

Antras variantas – pirkti platformą, kuri jau turi tam tikrus pagrindus įmonės portalui kurti. Savo praktikoje vienoje iš organizacijų jau susidūriau su panašiu sprendimu: jie įdiegė platformą, vadovybė reikalavo ataskaitų teikimo per šį resursą, tačiau jis nebuvo populiarus, nes nebuvo socialiai orientuotas.

Taip, ši platforma bus funkcionali (pavyzdžiui, kalbant apie sąveiką su įvairiomis biuro programomis), tačiau norint, kad ji taptų įmonės portalu su „žmogaus veidu“, teks sunkiai dirbti. Reikės specialistų - „siaurų profesionalų“, o jie dieną bus su ugnimi... Jie patys tai supranta, ir įmonė priversta jiems permokėti. Tokių sprendimų diegimo kaina gali siekti apie 1,3 milijono rublių.

Trečias variantas – įsigyti paruoštą portalo sprendimą, pagrįstą unikaliu dizaineriu su intuityvia sąsaja, kuri leistų valdyti įmonės portalą be specialių programavimo ir HTML maketavimo žinių. Įdiekite šį „dizainerius“ patys (arba pasitelkę tiekėjo techninę pagalbą), integruokite vartotojus ir palaipsniui užpildykite bei modernizuokite šį sprendimą pagal savo idėjas ir poreikius. Tokios įmonės kaina yra nuo 35 tūkstančių rublių. ir priklauso nuo išteklių vartotojų skaičiaus.

Ėjome būtent šiuo keliu – pasirinkome jau paruoštą portalo sprendimą, sukurtą web technologijų pagrindu, iš šioje srityje puikiai pasiteisinusio tiekėjo.

Techninė esmė

Neapkrausiu savo kolegų terminologija ir techninėmis smulkmenomis. Pasakysiu tik tiek, kad mūsų įsigytas „žiniatinklio konstruktorius“ susideda iš elementų, žinomų visiems interneto vartotojams – tokių kaip paieška, žymos, tinklaraščiai, socialinės paslaugos ir tt Tai paprasti ir pažįstami įrankiai beveik kiekvienam žmogui, bet niekas niekada nemokė dirbti su paieškos tinklais ar socialiniais tinklais. Taigi paaiškėjo, kad tie patys principai lengvai perkeliami į korporacinę aplinką, padedant dirbti su informacija – ją kaupti, skelbti, ieškoti, naudoti.

Apskritai internete naudojamos technologijos dabar aktyviai skverbiasi į personalo valdymo ir įmonių žinių valdymo sritį. Beje, Vakaruose ši kryptis netgi gavo atskirą pavadinimą – Enterprise 2.0.

Ekonominis pagrindimas

1. Taupomas darbo laikas:
   • sumažės konkrečiu momentu reikalingos informacijos paieškos išlaidos;
   • sumažinamas įmonės informacijos praradimas;
   • gerokai paspartės įmonės verslo procesai;
   • išnyks problemos, susijusios su darbuotojų bendravimu;
   • nauji darbuotojai prisitaikys greičiau.
2. Verslo procesų optimizavimas:
   • darbuotojai kartu dirbs su dokumentais naudodamiesi dokumentų valdymo sistema;
   • įmonė žymiai sutaupys operacijų spartą;
   • horizontalūs ryšiai tarp skyrių taps daug efektyvesni;
   • komandiruočių poreikis iki minimumo sumažinamas dėl geografiškai paskirstytos įmonės struktūros.
3. Valdymo sprendimų kokybės gerinimas:
   • darbo grupėse bus galima aptarti ir koreguoti bendrus planus;
   • darbuotojų ir padalinių darbo rezultatai taps skaidrūs;
   • Įmonės žinių bazėje darbuotojai galės rasti tipiškų verslo problemų sprendimus.
4. Darbuotojų efektyvumo gerinimas:
   • darbuotojai žinos, kas vyksta įmonėje ir padaliniuose;
   • darbo patirtis pradės kauptis įmonės žinių bazėje;
   • žinios bus panaudotos pakartotinai ir perduotos įmonės viduje;
   • darbo grupės galės kartu dirbti prie projektų ir dokumentų;
   • darbuotojai bus nuolat mokomi ir bus perkvalifikuojami.
5. Kontrolės ir valdomumo užtikrinimas:
   • visų įmonės padalinių darbo procesas taps skaidrus;
   • bus kontroliuojama vidinė darbuotojų korespondencija;
   • Prieiga prie interneto gali būti apribota;
   • vidinė pranešimų sistema portale pakeis ICQ ir kitus interneto pasiuntinius;
   • galima stebėti užimtumą ir darbuotojų nebuvimą;
   • Atsiliepimai darbuotojams taps greitesni ir efektyvesni.
6. Verslo efektyvumas:
   • gerės įmonės darbo ir klientų aptarnavimo kokybė;
   • padidės įmonės konkurencingumas rinkoje;
   • Įmonės įvaizdis kils darbuotojų, klientų, partnerių ir investuotojų akyse.

Būdami sąjungininkais diegiant korporatyvinį portalą įmonėje, įtraukėme įsigyto produkto kūrėjus bei jų efektyvumo skaičiavimo metodus.

Mūsų kolegos samprotavo taip: įmonių portalas – tai sprendimas taupyti išteklius ir didinti darbuotojų produktyvumą. Kaip galima išmatuoti santaupas? Žinoma, pinigais. Sutaupyti pinigai yra uždirbti pinigai. Jeigu kalbėtume apie darbuotojų darbą, tai pinigai – jų laikas. Kai žmonės praleidžia mažiau laiko ieškodami informacijos, reikalingos jų darbui atlikti, ir daugiau laiko atlieka patys, įmonė laimi. Kai kiekvienas darbuotojas, naudodamasis portalo galimybėmis, sutaupo bent 5 minutes laiko per dieną... Paskaičiuokite, kiek kainuoja 5 minutės darbo laiko, priklausomai nuo darbo užmokesčio.

Palyginkite, kiek kainuos įmonės portalo įdiegimas, sutaupantis vos 5 minutes darbo laiko visiems darbuotojams per metus ir paskaičiuosite šio sprendimo diegimo pelningumą. Tai, žinoma, kazuistika, bet su vadovybe ir ekonomistais turime kalbėti faktų ir skaičių kalba.

Profesijų sankirtoje

Kiek personalo specialistams, kurie inicijavo portalo diegimą, reikia suprasti technines problemas? Atsakysiu taip: reikia, bent jau paviršutiniškai. Tai padės apeiti galimas kliūtis tiek iš jūsų pačių IT paslaugų, tiek iš tiekėjų. Turime kažkaip atsispirti jų „šamanizmui“. Įsivaizduokite: ateina specialistas, „muša tambūrą“, taria personalo pareigūnui nesuprantama kalba frazes, labiau panašias į burtažodžius, ir už tai reikalauja neblogų pinigų pagal principą „nesuprantamas – protingas, todėl brangus“.

Ne, mano brangieji, viskas išradinga yra paprasta. Save gerbiantys paslaugų teikėjai yra itin skaidrūs. Be to, kompetentingi kūrėjai stengiasi kuo labiau supaprastinti užduotį būsimiems vartotojams, o ypač profesionalios įmonės net sukuria virtualią laboratoriją, leidžiančią „pačiupinėti“ jų produktą. Bet mes turime suprasti, ką „jausti“, tiesa?

Kitas svarbus dalykas yra atnaujinimo sistema. Jei perkate prekę ir jums sakoma, kad iškart po integracijos visi pataisymai ir atnaujinimai bus sumokėti, tada geriau atsisakyti tokio produkto. Tai akivaizdžiai pareikalaus papildomų išlaidų ir nepasitenkinimo vadovybe. Patikimas tiekėjas nemokamai pateiks atnaujinimus tam tikrą laikotarpį – dažniausiai vienerius metus.

* * * Kalbant apie personalo vadovą, įmonės portalo diegimo laikotarpiu jam geriau pamiršti ramų gyvenimą (jei tokį turėjo). Šis procesas reikalauja kantrybės, domėjimosi naujovėmis, kūrybiškumo ir noro dirbti viršvalandžius. Beje, mainais galite įgyti naujų naudingų įgūdžių ir atgaivinti susidomėjimą darbu.

Dabar pakalbėkime apie įmonės tinklo „įdarą“.

Tinka toms įmonėms, kurių darbuotojų skaičius mažas. Jis persikėlė iš biuro į biurą, visus subūrė į įmonės vakarėlį, spaudė ranką ir visus klausimus sprendė neformaliu būdu. O kai darbuotojų skaičius perkopė šimtą? Ir ne paslaptis, kad, be darbo pareigų, žmonėms be galo svarbus bendravimas – tiek neformalus, tiek dalykinis. Ir čia į pagalbą ateina intranetas.

Įmonės portalo sekcijos ir funkcijos gali būti sąlyginai sujungtos į šiuos blokus:

1. Įmonės pristatymas:
   • bendra informacija apie įmonę, jos istoriją, tikslus, vertybes ir įmonės kultūrą;
   • oficialūs naujienų kanalai (įsakymai, nuostatai, taisyklės);
   • įmonės renginių kalendorius;
   • foto ir video reportažai apie įmonės veiklą;
   • svarbių pramonės naujienų kanalas;
   • laisvų darbo vietų įmonės viduje;
   • kontaktai ir išsami informacija, kad galėtumėte greitai pasiekti.
2. Įmonės darbuotojų atstovavimas:
   • vieningą įmonės darbuotojų žinyną;
   • greita informacijos apie darbuotoją paieška (pagal abėcėlę, pagal struktūrą, pagal parametrus);
   • pritaikoma darbuotojo kortelė (nuotrauka, kontaktai, veiklos sritis);
   • greitas kontaktas su darbuotoju (internetinis pokalbis, el. paštas);
   • darbuotojų buvimo portale kontrolė;
   • informacija apie darbuotojo nebuvimą, nebuvimo kalendorių;
   • naujų darbuotojų sąrašai ir personalo pasikeitimai, Garbės taryba, gimtadieniai;
   • darbuotojo asmeninė paskyra su išplėstomis galimybėmis (asmeniniai dokumentai, foto ir vaizdo medžiaga, tinklaraštis, asmeninis kalendorius ir kt.).
3. Įmonės informacijos valdymas:
   • biuro dokumentų bibliotekos su kolektyvine prieiga ir galimybe dirbti per naršyklę ir naršyklę;
   • darbas su portalo dokumentais naudojant Microsoft Office;
   • portalo medžiagų dokumentų srauto sistema;
   • portalo dokumentų versijų kontrolė;
   • prieigos prie dokumentų apribojimas;
   • daugialypės terpės medžiagos (nuotraukų, vaizdo įrašų) tvarkymas.
4. Įmonės paieška:
   • visos portale skelbiamos informacijos visatekstė paieška rusų ir anglų kalbomis;
   • žymų paieška ir žymų debesis;
   • rusų ir anglų morfologijos palaikymas;
   • momentinis atnaujintų ir naujų dokumentų indeksavimas;
   • atsižvelgiant į darbuotojų prieigos teises rodant paieškos rezultatus;
   • išplėstinės paieškos užklausos kalba;
   • federacinė paieška: pateikiami skirtingų tipų paieškos rezultatai vienai užklausai (naujienos, darbuotojai, dokumentai ir kt.).
5. Komandinis darbas ir socialiniai tinklai:
   • darbo ar projektų grupių kūrimas bendrai aptarimui ir gamybinių bei negamybinių problemų sprendimui;
   • socialinio tinklo principų panaudojimas organizuojant bendradarbiavimą;
   • lanksti grupės funkcionalumo ir prieigos teisių konfigūracija skirtingoms darbuotojų grupėms;
   • grupės ir jos narių renginių kalendorius;
   • Grupių susitikimų organizavimas;
   • darbo klausimų aptarimas (forumai, web messenger);
   • užduotys ir nurodymai grupės nariams, planavimas, vykdymo kontrolė;
   • grupės narių užduočių atlikimo ataskaitos;
   • dokumentų biblioteka grupei, versijų ir pakeitimų valdymas, darbas su grupės dokumentų biblioteka per Windows Explorer ir biuro programas;
   • grupės fotografijos medžiaga.
6. Verslo procesas:
   • dokumentų turinio srautas portale;
   • tinkinamos internetinės formos (elektroninių užklausų su reikiamais laukeliais kūrimas), darbuotojų, atsakingų už apdorojimą, paskyrimas;
   • programų aptarnavimo automatizavimas Help Desk sistemoje, paraiškų apdorojimo kontrolė;
   • organizuoti darbo (projektinius) grupes su skiriant užduotis ir stebėti jų įgyvendinimą;
   • susitikimų organizavimas, kvietimai ir patvirtinimo mechanizmas, posėdžių ataskaitos;
   • posėdžių salių (ir kitų patalpų) užsakymas.
7. Bendravimas tarp įmonių:
   • momentinių pranešimų siuntimas portale (analogiškas ICQ);
   • skirtingų lygių renginių kalendoriai su galimybe abipusiai integruoti;
   • susitikimai / įspėjimai;
   • atviri ir uždari teminiai forumai;
   • asmeninės ir viešos nuotraukų galerijos;
   • darbuotojų apklausos ir apklausos;
   • interaktyvios funkcijos: apklausos, ataskaitos, išoriniai portalo RSS naujienos;
   • automatizuota užklausų priėmimo ir apdorojimo sistema su galimybe peržiūrėti būseną.
8. Darbuotojų mokymas ir testavimas:
   • neriboto mokymo kursų skaičiaus sukūrimas;
   • klausimai pagal pamokos rezultatus, savikontrolė;
   • personalo testavimo žurnalas, atsižvelgiant į balus, kuriuos vartotojas surinko išlaikydamas testą, bandymų sąrašas;
   • automatinis rezultatų nustatymas;
   • lanksti prieigos prie mokymo kursų teisių paskirstymo sistema.

Natūralu, kad kiekvienam darbuotojui viso to nereikia iš karto, todėl mūsų įmonės portale yra lanksti konfigūravimo funkcija – kiekvienas vartotojas gali susikurti savo individualų darbalaukį tiesiog nuvilkdamas arba paslėpdamas informacinius blokus.

Jei įmonė turi vertikaliai integruotą struktūrą, tuomet portale galite kurti aukštesnės ir pavaldesnės struktūros skyrius ir apriboti kiekvienos struktūros prieigą prie portalo skilčių. Portale galite patalpinti ataskaitų generavimo sistemą, fiksuoti ataskaitų rengimo laiką ir kokybę. Tokią idėją pateikusiam personalo pareigūnui įkainota nebus.

Kad portalas veiktų normaliai, būtina imtis priemonių, užtikrinančių prieigos prie šio informacijos šaltinio kanalų saugumą ir apsaugą. Jei personalo pareigūnai to nenumatys, jie sulauks saugumo tarnybos pasipriešinimo, o jei jo nebus, tiesiog rizikuoja pakenkti savo įmonei. Todėl, jei į šio projekto įgyvendinimą įtraukiami išorės paslaugų teikėjai, norėdami gauti nuotolinę techninę pagalbą, kartu su sutarties pasirašymu turėtumėte pasirašyti susitarimą ar įsipareigojimą dėl Jūsų portale skelbiamos asmens duomenų ir informacijos neatskleidimo.

Patvirtinus šį projektą, paskyrus lėšas ir įsigijus visus reikiamus komponentus, šį resursą įdiegėme serveryje, o tolesni darbai buvo suskirstyti į kelis etapus.

Pirmajame etape kūrėjo pasiūlytą paruoštą struktūrą modernizavome naudodami sistemoje įmontuotą dizainerį ir užpildėme turinį. Po to pagrindinės organizacijos vartotojai buvo integruoti į portalo sistemą.

Kitame etape įmonės portalas dirbo bandomuoju režimu. Bandomojo veikimo metu portalo funkcijos buvo pritaikytos atsižvelgiant į įmonės struktūrinių padalinių poreikius optimizuojant verslo procesus. Dalyvaujant IT specialistui, portalas pasipildė naujomis funkcijomis ir sprendimais.

Trečiasis etapas yra nuotolinių vartotojų prijungimas iš filialų. Taip siekėme visuose darbuotojuose palaipsniui formuoti holistinį vykstančių verslo procesų suvokimą ir didinti kiekvieno darbuotojo įsitraukimo į įmonės vykdomas užduotis jausmą.

Tiesą sakant, dabar kuriamas virtualus įmonės biuras, į kurį darbuotojai gali eiti iš bet kur ir bet kada.

Ar nuolat vėluojate? Mes jums parodysime! ..

Jei kas nors mano, kad užtenka įsigyti įrangą, įdiegti joje puslapių, funkcijų ir paslaugų sistemą ir viskas pradės veikti, kiekvienas taps laimingu įrankio savininku iš personalo skyriaus, tada jis klysta.

Be įvairių techninių problemų, gali kilti sunkumų, susijusių su vidinės įmonės kultūros keitimu. Kaip ir bet kuri naujovė, portalas reikalauja pritaikyti darbuotojų suvokimą, kad jis galėtų panaudoti savo galimybes darbe. Visi labiau įpratę dirbti „kaip anksčiau“, ir prireiks laiko, kol vis daugiau darbuotojų supras diegiamos sistemos naudą.

Kadangi įmonės kultūros keitimo procesas yra gana ilgas dalykas, net ir dabar stengiamės išnaudoti visas portalo „įterpimo“ į įmonės gyvenimą formas ir metodus. Vengiame „paslėptų“ metodų, tačiau papildome šį šaltinį patogiomis paslaugomis ir palaipsniui integruojame portalo naudojimą į taisykles ir nuostatas. Pavyzdžiui, visai neseniai iš portalo išsiuntėme žinutę visiems darbuotojams: „Ar nuolat vėluojate? Mes jums parodysime!...“ Ataskaitos parodė, kad apsilankymų padaugėjo. Darbuotojai suskubo žiūrėti, ar neįvedamos baudžiamosios priemonės už vėlavimą į darbą? Paspaudę nuorodą, jie aptiko naujieną, kad įmonių portalą papildė nauja paslauga – miesto transporto maršrutai, kurie parodys, kaip greičiau nuvykti iš taško A į tašką B.

Priėjome mintį (kad ir kaip to nekentėm), kad darbuotojai mieliau eis į įmonių portalą, kad susipažintų su valgiaraščiu, nei „strateginių tikslų pristatymas, ekstrapoliuotas ekonominių pagrindų konvergencijos fone, ir šiuolaikinės ekonomikos egzistencinių simbolių analizė. Darbuotojai yra žmonės, ir žmonės nori pripažinimo. Todėl suorganizavome galimybę visiems papasakoti apie savo pomėgius, suteikėme galimybę kiekvienam išsakyti „savo autoritetingą nuomonę“ daugeliu klausimų, padėjome garbės lentą su nuotraukomis.

Pamažu kartu su visais šiais išoriniais atributais portalas pildosi daug svarbesnių verslo plėtrai komponentų. Mūsų partneriai jau susidomėjo šiuo sprendimu ir kviečia keistis patirtimi, siekdami pristatyti tą patį įrankį.

• Firmos kultūra

Raktiniai žodžiai:

1 -1