Wypełnianie arkusza czasu pracy: ważny dokument do obliczania wynagrodzeń. Funkcje wypełniania arkusza czasu pracy Formularz arkusza czasu t 12 przykładowych wypełnień

Arkusz czasu pracy T-12 jest formularzem zatwierdzonym przez Państwową Komisję Statystyczną i jest jedną z opcji rejestru służących do rejestrowania godzin pracy. W artykule podpowiemy Ci, skąd pobrać formularz arkusza czasu pracy i jaka jest specyfika jego praktycznego zastosowania.

Co to jest formularz T-12 (arkusz czasu pracy)

Na podstawie formularza T-12, wprowadzonego do praktyki zarządzania dokumentami przez Państwową Komisję Statystyczną uchwałą nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r., generowana jest karta czasu pracy, która przeznaczona jest do celów:

• prowadzenie ewidencji wizyt pracowników w miejscu pracy zgodnie z ustalonym harmonogramem;
• ustalanie wskaźników do naliczania wynagrodzeń pracowników;
• generowanie niektórych danych statystycznych dotyczących personelu (na przykład wysyłanych do Rosstatu lub agencji badawczych).

Należy zaznaczyć, że przedmiotowy formularz należy wypełnić ręcznie (na komputerze PC za pomocą programu Word lub podobnego programu lub wydrukować długopisem). A arkusz czasu pracy, który ma być wypełniany automatycznie po aktywacji systemów kontroli dostępu, jest sporządzany na podstawie innego formularza Goskomstat - T-13. Wybrana forma karty czasu pracy 2017 musi być wskazana w polityce rachunkowości.

O tym, czym jest forma T-13, przeczytasz w artykule „Ujednolicony formularz nr T-13 - formularz i próbka” .

Kiedy należy spodziewać się wykorzystania formularza czasu pracy 0504421 według OKUD

Formularz karty czasu pracy odpowiadający numerowi OKUD 0504421 (T-12 ma bardzo podobną nazwę, dlatego czasami przy stosowaniu konkretnego dokumentu może dojść do zamieszania) został wprowadzony do obiegu gospodarczego przez Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej, które wydało zarządzenie nr 52n z dnia 30 marca 2015 r. Niniejszy dokument służy do tych samych celów co T-12, ale może być stosowany w agencjach rządowych.

Arkusz czasu pracy odpowiadający formularzowi 0504421 ma również dość podobną strukturę do formularza T-12. Dlatego dla pracownika działu HR z reguły nie ma problemu z przystosowaniem się do dokumentu zatwierdzonego przez Ministerstwo Finansów, jeśli jest przyzwyczajony do korzystania z formularza z Goskomstatu i odwrotnie.

Czy w firmach prywatnych dozwolone jest korzystanie z kart czasu pracy? 0504421

Korzystanie z kart czasu pracy w formularzu 0504421 nie jest zabronione w firmach prywatnych. Faktem jest, że od 01.01.2013 firmy, które nie są bezpośrednio zobowiązane przez prawo do korzystania z określonych, ujednoliconych form źródeł pierwotnych, mogą korzystać z dowolnych innych. Tym samym firma prywatna ma prawo posługiwać się w celu monitorowania czasu pracy zatrudnionych pracowników kartą czasu pracy na formularzu T-12, formularzu 0504421 lub innym opracowanym samodzielnie. Tak czy inaczej firma musi posiadać taki dokument – ​​z uwagi na to, że zgodnie z przepisami art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej każdy pracodawca ma obowiązek monitorować czas spędzony w pracy przez zatrudnionych pracowników.

Więcej o wypełnianiu formularza T-12 przeczytasz w materiale „Ujednolicony formularz nr T-12 - formularz i próbka” .

Gdzie można pobrać formularz T-12?

Arkusz czasu pracy – prosty formularz T-12 – możesz pobrać na naszym portalu.

Karta czasu pracy, formularz 0504421 (formularz do pobrania)

Formularz arkusza czasu pracy 0504421 jest również dostępny do pobrania na naszej stronie internetowej.

W jaki sposób urlopy są wskazywane na karcie czasu pracy?

Ujednolicone formularze ewidencji wizyt pracowników w rosyjskich przedsiębiorstwach T-12 i T-13 obejmują odzwierciedlenie informacji o urlopach za pomocą kodów podanych na stronie tytułowej formularza T-12.

Kody te prezentowane są w dwóch odmianach: alfabetycznej i cyfrowej. Użycie obu jest równoważne. Co więcej, lokalne przepisy organizacji mogą również przewidywać pewną opcję mieszanego zastosowania lub wymagać stosowania zupełnie innych kodów. Pracodawca ma także prawo samodzielnie opracować i stosować wzór karty zgłoszenia zawierający symbole.

Zobaczmy, jakie oznaczenia dotyczą wakacji.

Urlop podstawowy i dodatkowy

W przypadku gdy pracownik idzie na płatny urlop wypoczynkowy, a firma korzysta z formularza T-12 lub T-13, w tabeli rozliczeniowej podanej w karcie zgłoszenia za każdy dzień pracy odnotowuje się kod literowy OT lub kod cyfrowy 09. urlop pracownika.

Jeśli reszta jest dodatkowa, wprowadza się inny kod: OD (10).

Urlop naukowy i bezpłatny (urlop administracyjny)

W przepisach art. 128 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej urlop na koszt pracownika dzieli się na 2 rodzaje:

• podawane przez pracodawcę dobrowolnie na wniosek pracownika - w tym przypadku kod DO (16) jest odzwierciedlony w karcie czasu pracy;
• obowiązkowe, udostępniane przez pracodawcę na wniosek pracownika – stosuje się kod OZ (17).

Urlop naukowy ma również 2 rodzaje zgodnie z prawem pracy (art. 173 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):

• urlop na studia z zachowaniem zarobków – odzwierciedlony kodem U (11);
• urlop bezpłatny na zaliczenie egzaminów wstępnych, sesyjnych, egzaminów państwowych – odnotowuje się w karcie zgłoszenia kodem UD (13).

Więcej na temat legislacyjnych regulacji udzielania urlopów naukowych można dowiedzieć się z artykułu „Urlop naukowy na podstawie art. 173 Kodeksu pracy (niuanse)”.

Urlop macierzyński i wychowawczy

Urlop macierzyński udzielany zgodnie z art. 255 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, znajduje odzwierciedlenie w karcie raportu za pomocą kodu P (14). Urlop rodzicielski przewidziany w art. 256 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustala się za pomocą kodu chłodziwa (15).

Możliwy jest scenariusz, w którym pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim będzie pracować w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli tak jest, to przy zapisywaniu jej wizyt w karcie zgłoszenia stosowany będzie „podwójny” kod I (01) i OZH (15). Kody te można podać w jednej komórce grafiku za pomocą symbolu „/” (na przykład Я/Ож lub 01/15) lub można dodać dodatkową linię do formularza grafiku.

Teoretycznie w jednej komórce mogą znajdować się trzy kody. Na przykład, jeśli pracownik zgodził się wyjechać w podróż służbową i przepracował tam dzień wolny. W takim przypadku w tabeli zostanie wpisany: K/RV/Coolant (03.06.15).

Co umieścić w karcie zgłoszenia, jeśli urlop wypada w święto

Zgodnie z art. 120 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej dni wolne od pracy przypadające w okresie corocznego urlopu głównego lub corocznego dodatkowego płatnego urlopu nie są wliczane do liczby dni kalendarzowych urlopu i nie są uwzględniane.

Z urlopu wyłączone są również święta ustanowione na mocy ustawodawstwa regionalnego (patrz Uchwała Prezydium Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej z dnia 21 grudnia 2011 r. Nr 20-ПВ11).

Wynika z tego, że święta przypadające na urlop w karcie zgłoszenia muszą być oznaczone kodem „B” lub 26.

A jeśli chcesz, możesz ustawić do tego własny kod. Wskazało na to Ministerstwo Pracy w piśmie nr 14-2/B-370 z dnia 27 kwietnia 2017 r.

Wyniki

Rosyjski ustawodawca wprowadził formularze monitorowania obecności pracowników w pracy, dostosowane dla pracodawców dowolnej formy (w tym przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i publicznych). Pracodawcy niebędący agencjami rządowymi mają prawo posługiwać się dowolną formą odpowiednich dokumentów księgowych. Jednak mundur T-12 w dalszym ciągu jest jednym z najwygodniejszych.

Aby zarejestrować czas faktycznie przepracowany przez pracowników w organizacji, prawo pracy przewiduje wypełnienie arkusza czasu pracy. Obowiązek ten dotyczy także przedsiębiorców prywatnych oraz osób prawnych o dowolnej formie organizacyjnej.

W celu zorganizowania procesu księgowego Goskomstat opracował i zatwierdził specjalne formularze księgowe nr T-12 i nr T-13.

Drodzy Czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

Prowadzenie karty czasu pracy to prosta procedura, jednak jej realizacja wymaga przestrzegania pewnych zasad dotyczących sposobu odzwierciedlania danych, gdyż od prawidłowego wykonania raportu uzależnione są naliczenia wynagrodzeń pracowników. Ponadto księgowość pozwoli organizacji uniknąć dodatkowych kosztów związanych z płaceniem za faktycznie nieprzetworzony czas.

Co to za dokument i do czego służy?

Dekretem Państwowej Komisji Statystycznej nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r. zatwierdzono specjalny formularz, którym zarządzają działy kadr i dział księgowości.

Formularz ten umożliwia wykonanie następujących czynności:

• prowadzić ewidencję przepracowanych godzin, a także odzwierciedlać informacje o godzinach nieprzepracowanych przez pracownika;
• monitorować przestrzeganie dyscypliny pracy, odzwierciedlać obecność/nieobecność, fakty dotyczące spóźnień do pracy;
• posiadać wystarczające informacje o ilości pracy wykonanej przez pracownika, aby móc dalej poprawnie naliczać wynagrodzenia i wprowadzać informacje do statystyk.

Formularze nr T-12 i T-13 służą jako podstawa księgowego do naliczania wynagrodzeń i dodatkowego wynagrodzenia każdemu pracownikowi. Dla działu HR karta zgłoszenia umożliwi monitorowanie obecności pracowników, a w przypadku wykrycia naruszeń nałożenie kar na pracownika, który dopuścił się naruszenia.

Przepisy podatkowe przewidują prawo pracownika po zwolnieniu do zażądania arkusza czasu pracy wraz z wydaniem innych dokumentów osobistych, w tym książeczki pracy. Przepis ten zapisany jest w art. 84,1 NK.

Menedżerowie przedsiębiorstw powinni mieć świadomość, że od 2013 roku odeszło od ujednoliconych formularzy. Pomimo zniesienia ściśle ustalonych formularzy, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników w organizacji pozostaje zgodny z częścią 4 art. 91 TK. W ten sposób przedsiębiorstwo ma możliwość wprowadzenia zmian w projekcie dokumentu rejestrującego czas przepracowany przez pracowników.

Ponieważ formularz wprowadzony przez Goskomstat jest wygodny do wprowadzania danych i dalszego przetwarzania, wiele organizacji nadal z niego korzysta.

Jeżeli płace są obliczane osobno, drugą część formularza T-12 pozostawia się niewypełnioną.

Kto jest odpowiedzialny za przechowywanie dokumentu?

Zgodnie z obowiązującą w 2019 roku Instrukcją prowadzenia i kompletowania podstawowej dokumentacji księgowej, formularze sporządza odrębny pracownik, któremu przydzielono tę czynność. Dokument musi być opatrzony poświadczającym podpisem kierownika i specjalisty ds. kadr.

Odrębne stanowisko do księgowości w przedsiębiorstwie nie jest wymagane; pracę tę może wykonywać każdy pracownik upoważniony do tego przez kierownictwo. Następuje to poprzez wydanie zarządzenia powołującego na ustalone stanowisko pracownika odpowiedzialnego za ewidencję czasu pracy.

Ponadto konieczne będzie wprowadzenie do umowy o pracę osobnej klauzuli o przyznaniu pracownikowi takich uprawnień. Jeżeli tego nie zrobi, kierownictwo nie ma prawa żądać od pracownika wykonywania obowiązków księgowych.

Wyznaczony urzędnik w ciągu miesiąca wprowadza dane, a następnie przekazuje dokument kierownikowi wydziału i pracownikowi działu personalnego do podpisu. Oficer personalny sprawdza dane, pobiera z przekazanego raportu informacje niezbędne do wykonania pracy kadrowej, następnie podpisuje formularz i przekazuje go do działu księgowości w celu dalszej pracy.

Jeśli organizacja nie jest duża, za śledzenie czasu pracy odpowiada pracownik, który następnie przekazuje dokument księgowemu w celu obliczenia wynagrodzenia.

Przykład wypełnienia formularza T-13:

Zasady wypełniania karty czasu pracy

Od tego, jak wygodna będzie praca z raportem, będzie zależała produktywność księgowego i specjalisty HR, a prawidłowe odzwierciedlenie informacji o czasie faktycznie spędzonym w miejscu pracy umożliwi prawidłowe obliczenie wynagrodzenia dla pracownika, co jest korzystne dla obu stron – pracownika i jego pracodawcy.

Z jednej strony pracodawca ma prawo dokonać odliczenia, jeżeli faktycznie przepracowany czas nie odpowiada czasowi ustalonemu w umowie. Natomiast stróż, który poszedł do pracy w dzień wolny, ma prawo żądać dodatkowego wynagrodzenia za ilość wykonanej pracy.

Dokument stanowi akt dotyczący faktycznie wykonywanej pracy każdego pracownika oraz reżimu pracy obowiązującego w przedsiębiorstwie, rejestrujący wszelkie odstępstwa od ustalonego harmonogramu pracy.

Karta czasu pracy jest wymagana do funkcjonowania następujących struktur organizacyjnych:

Kierując się prostymi zasadami, pracownik może szybko i kompetentnie sporządzić raport z czasu faktycznie przepracowanego przez pracowników firmy w ciągu miesiąca:

1. Karta zgłoszenia wypełniana jest w jednym egzemplarzu.
2. Możesz wypełnić przykładowy formularz ręcznie lub wprowadzić informacje za pomocą komputera.
3. Aby pracownik miał prawo do prowadzenia księgowości, kierownik przedsiębiorstwa musi wydać odpowiednie zarządzenie nadające pracownikowi niezbędne uprawnienia. Obowiązek ten powinien zostać uwzględniony w opisie stanowiska.
4. Przygotowanie grafiku rozpoczyna się w przeddzień miesiąca sprawozdawczego.
5. Na stronie tytułowej znajdują się informacje o pełnej nazwie przedsiębiorstwa, dziale oraz dacie rozpoczęcia prowadzenia księgowości. Na koniec miesiąca i zamknięciu grafiku wpisuje się datę końcową raportu.
6. Poniższy arkusz ma formę tabeli z wypełnionymi informacjami o pracownikach. Należy zadbać o prawidłowe podanie nazwisk i imion pracowników, aby uniknąć możliwości pomylenia pracowników o tym samym nazwisku.
7. Dla każdego pracownika wpisana jest informacja o jego numerze akt osobowych.
8. Każda kolumna grafiku odpowiada konkretnemu dniu miesiąca.
9. W komórkach obok nazw znajdują się informacje o przepracowanych godzinach, liczbie zmian, a jeśli przypadają weekendy i święta, wpisywane są odpowiednie znaki.
10. Informacje o faktycznie wykonanej pracy wprowadzane są codziennie na podstawie dostarczonych dokumentów urzędowych (zaświadczenia lekarskie, nakazy, oświadczenia, zarządzenia kierownicze).
11. Przypadki spóźnień i absencji również podlegają odzwierciedleniu w postaci kodów literowych i numerycznych.

Dokument uważa się za ważny, jeśli zostanie podpisany przez władze. Odpowiedzialność za prawidłowe wprowadzenie informacji spoczywa wyłącznie na wyznaczonym pracowniku.

Funkcje dla organizacji budżetowych

W przedsiębiorstwach działających budżetowo wprowadzono inną formę rachunkowości, zatwierdzoną w postaci formularza nr 0504421. Formularz różni się od ogólnych formularzy T-12 i T-13, ze względu na odzwierciedlenie specyfiki pracy urzędników państwowych. W tabeli do uzupełnienia wprowadzone zostały nowe kody: dni wolne od nauki, zastępstwa w wydłużonych grupach dni, urlopy studyjne.

Tytuł i części tabelaryczne mają pewne różnice:

• strona tytułowa, oprócz informacji o nazwie organizacji, zawiera kod cyfrowy;
• jeżeli nie ma żadnych zmian, kolumna jest oznaczona „0”;
• jeżeli dokonano korekt, wskazany jest numer seryjny zmian;
• kolumny 20, 37 zawierają informacje o pośrednim i miesięcznym sumie czasu pracy;
• w formularzu nie są dokonywane żadne dodatkowe obliczenia.

W przeciwnym razie zasady wypełniania tego formularza niewiele różnią się od standardowych formularzy.

Przykład wypełnienia formularza T-12:

Przykładowe formularze T12 i T13

Korzystając z próbki, możesz szybko i poprawnie wprowadzić informacje, które następnie będą łatwo odczytane i wykorzystane przez dział HR i dział księgowości.

Wypełnienie karty czasu pracy według wzoru wiąże się z zastosowaniem oznaczeń cyfrowych i alfabetycznych, z obowiązkowym dekodowaniem na stronie tytułowej raportu. Ponieważ w niektórych przypadkach ustalone kody nie wystarczą, kierownictwo powinno wydać osobne zarządzenie zatwierdzające dodatkowe oznaczenia (na przykład przerwy na karmienie piersią).

Główne oznaczenia kodowe wprowadzone przez Goskomstat nr 20 z dnia 24 marca 1999 r. są następujące:

Sprawdzając wypełnienie próbki, należy zwrócić uwagę na najczęstsze błędy podczas wypełniania:

• Wpisuje się tylko nazwisko z inicjałami, bez pozycji;
• oznaczenie dnia wolnego od pracy jako dnia roboczego;
• wskazanie czasu trwania dnia przedświątecznego jako pełnego („8” zamiast „7”).

Rejestrując pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin, należy podać dokładny czas pracy. Godziny i minuty spędzone przez takiego pracownika na wykonywaniu swoich obowiązków wskazane są w dolnym wierszu w kolumnach 4, 6 (w formularzu T-12) lub w drugim i czwartym wierszu w kolumnie 4 (w formularzu T-13). W przypadku wewnętrznej pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, czas pracy rozkłada się według stanowisk.

Jeżeli pracownik przebywa w podróży służbowej, na karcie czasu pracy wpisuje się kod literowy „K” lub kod numeryczny „06” bez podawania godzin pracy.

Kary za niewłaściwą obsługę

Prawidłowe wykonanie karty raportu jest kontrolowane przez nadzorcze agencje rządowe. Jeśli podczas któregokolwiek audytu (finansowego lub podatkowego) zostaną wykryte naruszenia, organizacja zostanie ukarana.

Najczęściej identyfikowane niezgodności to:

• istnieje rozbieżność między danymi w arkuszu księgowym a raportem pierwotnym;
• dane dotyczące wynagrodzeń nie odpowiadają wyliczeniom w dokumentach płatniczych;
• kody zostały wprowadzone z błędami, zastosowano nieprawidłowe kody bez uwzględnienia nadgodzin i nadgodzin;
• Błędne obliczenie świadczeń chorobowych.

W przypadku stwierdzenia naruszenia firma może zostać ukarana grzywną do 5 tysięcy rubli. Jeśli w ogóle nie dotrzymano obowiązkowej karty czasu pracy, grozi znacznie surowsza kara. Wysokość kary może wynosić do 50 tysięcy rubli, nałożona na osobę zarządzającą na podstawie art. 5.27 Kodeks wykroczeń administracyjnych.

Arkusz czasu pracy służy do wprowadzania informacji o czasie faktycznie przepracowanym przez pracowników organizacji. Trzeba powiedzieć, że formularz karty czasu pracy nie jest ściśle obowiązkowy – w zasadzie może być dowolny, to znaczy każde przedsiębiorstwo może swobodnie stosować swój własny formularz karty czasu pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jednakże formularz został opracowany i zalecany do stosowania przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej i jest preferowany.

AKTA

Kto wypełnia arkusz czasu pracy?

Formularz wypełnia albo pracownik działu HR, albo kierownik jednostki strukturalnej, albo specjalnie wynajęty do tej funkcji chronometrażysta. Na podstawie wprowadzonych informacji specjaliści działu księgowości obliczają wynagrodzenia i inne płatności na rzecz pracowników organizacji. Tak naprawdę karta czasu pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych. I choć małe firmy mogą się bez tego obejść, duże przedsiębiorstwa mają obowiązek prowadzenia takich kart czasu pracy.

W zależności od przyjętego w przedsiębiorstwie systemu ewidencji personelu, kartę czasu pracy można wygenerować albo dla wszystkich pracowników organizacji, albo prowadzić osobno w każdym dziale.

Karta czasu pracy jest dokumentem zwykłym, tzn. co miesiąc należy sporządzać nowy egzemplarz, tak aby numer seryjny karty czasu pracy był równy numerowi seryjnemu miesiąca, w którym została utworzona. Okres sporządzania grafiku obejmuje wszystkie dni miesiąca.

Możesz wypełnić kartę czasu pracy w formie elektronicznej lub pisemnej. Jednak po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji nadal będzie trzeba je wydrukować w celu uzyskania podpisów osób odpowiedzialnych.

Formularz T-13. Funkcje kształtu

Zacznijmy od formularza T-13, który obecnie jest znacznie częściej używany do prowadzenia kart czasu pracy.

Ujednolicony formularz T-13, czyli elektroniczna karta czasu pracy, jest dobrze znana pracownikom działów HR. Nie jest to jedyny sposób, ale zdecydowanie najbardziej standardowy sposób rozliczania przepracowanych godzin. Jeśli prowadzisz dokumentację ręcznie, powinieneś skorzystać z formularza T-12.

Karty czasu pracy są powszechnym narzędziem do śledzenia obecności pracowników. Formularz T-13 umożliwia szczegółowe odnotowanie przyczyn nieobecności w pracy, w tym urlopów studenckich w trakcie sesji, doskonalenia zawodowego i kilku rodzajów urlopów inwalidzkich. Okres, za który dokument jest wypełniony, może być krótszy niż 31 dni.

Wypełniony T-13 stanowi podstawę naliczania wynagrodzeń.

Format wypełniania karty czasu pracy w formacie T-13

W przeciwieństwie do dowolnych tabel o podobnej treści, T-13 zawiera dane o przedsiębiorstwie, w tym o formie własności i OKPO. Numer dokumentu wprowadza się zgodnie z wewnętrznymi wymogami prowadzenia kart czasu pracy.

Nazwa działu jest również wyświetlana u góry. Należy pamiętać, że kierownik tego działu (nawet jeśli wypełnianie karty czasu pracy nie należy do jego obowiązków) musi podpisać wypełniony formularz.

Kolejność pracowników ustalana jest decyzją osoby odpowiedzialnej. Najczęściej spotykane jest sortowanie alfabetyczne, jak w naszym przykładzie, ale istnieje możliwość uporządkowania według liczby pracowników (kolumna 3).

W kolumnie 4 umieszczamy oceny według dnia:

I— (obecność) dnia roboczego,
W- dzień wolny,
Z- wakacje,
RP— obecność w dniu wolnym od pracy,
DO- podróż służbowa,
komputer- szkolenie,
U- urlop naukowy z wezwaniem instytucji edukacyjnej,
B- zwolnienie lekarskie ze zwolnieniem lekarskim,
T- bezpłatne zwolnienie lekarskie bez zwolnienia lekarskiego.

Pod znakiem I wpisujemy liczbę godzin przepracowanych danego dnia. W kolumnie 5 podsumowujemy liczbę I w wierszu oraz liczbę godzin. Otrzymujemy 4 wartości na 2 połowy miesiąca. W kolumnie 6 podsumowujemy wartości i otrzymujemy ostateczną kwotę za pracę za miesiąc.

W czwartej kolumnie nie jest podana liczba godzin dla przypadków B, OT, K, B i innych. W tym celu służą kolumny 10-13.

Rozliczanie zwolnień lekarskich, urlopów lub nieobecności z innych powodów

Kody oznaczenia mogą być różne (na przykład numeryczne). Prawo nie wymaga określonego formatu.

Zapis X wskazuje, że nie bierzemy tego dnia pod uwagę: dla wygody miesiąc podzielono na dwie linie o nierównych wartościach. W przypadku miesięcy mających 30 dni (na przykład listopad kolumna będzie wyglądać następująco (dla wygody „nieistniejąca” 31. liczba jest podświetlona na czerwono):

T-13 na listopad

Analogicznie T-13 jest wypełniany na wizyty w lutym.

Kolumny 7-9 wskazują kod płatności, liczbę dni i rodzaj opłat. W naszym przykładzie wykorzystano następujące kody:

• 2000 - Wspólny dzień pracy,
• 2300 – zwolnienie lekarskie (renta inwalidzka),
• 2012 - wakacje.

Alternatywne rozwiązanie

Niektóre przedsiębiorstwa zatwierdzają nieco uproszczoną wersję karty czasu pracy, bez wyszczególniania przyczyn pominięć. Kolumna 4 wskazuje tylko 2 kody:

• I- dzień roboczy,
• N- dzień niepracowany.

Ta metoda może być niewygodna, ponieważ nie rejestruje zwolnień lekarskich.

Specjalne przypadki

1. Jak wypełnić T-13 dla pracowników uczestniczących w konferencjach i innych wydarzeniach szkoleniowych?

Zależy od pozycji przedsiębiorstwa. Dni te można liczyć jako dni robocze (I) lub jako dni szkolenia zaawansowanego (PC). Stawki wynagrodzeń mogą się również różnić.

2. Czy kod może mieć wartość większą niż 8 godzin?

Tak. Może gdyby było specjalne zarządzenie o wydłużonych godzinach pracy. Godziny nadliczbowe można oznaczyć symbolem C.

3. Jaka jest różnica pomiędzy kartami raportów T-12 i T-13?

Pierwszym z nich jest ręczny formularz obecności. Drugi jest elektroniczny. Wiele działów księgowych przeszło dziś na T-13, ponieważ można je automatycznie zbierać za pomocą specjalnego programu.

Formularz T-12

Przede wszystkim, jak w każdym innym dokumencie akt osobowych, należy najpierw wprowadzić do karty czasu pracy dane organizacji: jej pełną nazwę ze wskazaniem kodu OKPO (należy pobrać z dokumentów rejestracyjnych), status organizacyjno-prawny (IP, LLC, CJSC, JSC), a także jednostka strukturalna (dział), dla której prowadzony jest ten grafik (jeśli to konieczne).

Następnie należy w odpowiedniej kolumnie wpisać numer dokumentu wewnętrznego obiegu dokumentów, a także wskazać okres sprawozdawczy, który uwzględnia ten grafik.

Kody numeryczne i alfabetyczne w karcie czasu pracy

Ta część karty czasu pracy zawiera kody alfabetyczne i numeryczne służące do wypełniania niezbędnych informacji pracownikom, a także ich dekodowanie. Należy je wpisać w głównej części karty czasu pracy, aby krótko i wyraźnie odzwierciedlić ilość czasu faktycznie spędzonego przez tego lub innego pracownika w miejscu pracy, a także przyczyny jego nieobecności w pracy. Jeśli specjaliści z działu HR muszą wprowadzić dodatkowe kody do tego formularza grafiku, można je opracować niezależnie i wprowadzić do tej tabeli.

Rejestracja czasu pracy w T-12

Ta sekcja grafiku jest najważniejsza – to w niej rejestrowany jest czas pracy. Najpierw musisz wpisać numer seryjny pracownika w pierwszej kolumnie tej sekcji, a następnie w drugiej - jego pełne imię i nazwisko (najlepiej jego pełne imię i nazwisko oraz patronimikę, aby uniknąć nieporozumień i błędów). W trzeciej kolumnie należy wpisać numer personalny pracownika nadawany mu w trakcie zatrudnienia (jest on indywidualny i nigdy się nie powtarza).

Dla każdego pracownika karta czasu pracy składa się z dwóch linii - zawierają one zaszyfrowane informacje o obecności lub nieobecności w miejscu pracy w każdym dniu kalendarzowym miesiąca. Ponadto należy niezwłocznie wskazać przyczynę nieobecności w pracy, jeżeli została stwierdzona.

Powód jest wskazany w górnym wierszu obok pełnego imienia i nazwiska pracownika, a w dolnym wierszu faktycznie przepracowanych godzin, a jeśli pracownik nie pojawił się na stanowisku pracy, dolną komórkę można pozostawić pustą.

Kolejnym krokiem jest obliczenie łącznej liczby godzin i dni faktycznie przepracowanych w okresach dwutygodniowych, a na końcu tabeli – wynik obliczeń za miesiąc.

W takim przypadku należy uważnie monitorować, czy łączna liczba dni kalendarzowych w miesiącu pokrywa się z liczbą dni roboczych, weekendów i świąt wskazanych dla każdego pracownika.

Trzeba powiedzieć, że czasami osoby odpowiedzialne za wypełnienie karty czasu pracy wprowadzają jedynie informacje, które dotyczą dni, w których pracownik był nieobecny w miejscu pracy. Opcja ta może jednak prowadzić do błędów kadrowych i księgowych, dlatego nie zaleca się jej stosowania.

Data i podpisy osób odpowiedzialnych

Po wypełnieniu arkusza czasu pracy odpowiedzialny za niego pracownik musi wskazać swoje stanowisko, a także umieścić podpis w odpowiednich komórkach, które należy rozszyfrować. Karta zgłoszenia musi być także zatwierdzona przez kierownika jednostki strukturalnej lub dyrektora przedsiębiorstwa – także ze wskazaniem stanowiska i podpisem wraz z transkrypcją. Ostatnią rzeczą, którą musisz wpisać, jest data wypełnienia karty czasu pracy.

Zastanówmy się w artykule, czym jest arkusz czasu pracy i jakie formularze są stosowane. Zasady wypełniania karty czasu pracy, przykład wypełnienia. Zidentyfikujemy główne trudności przy wypełnianiu grafików, które mogą prowadzić do błędów przy obliczaniu wynagrodzeń.

Arkusz czasu pracy to dokument odzwierciedlający liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika oraz liczbę nieobecności w miesiącu dla każdego pracownika organizacji. Na tej podstawie dokonywane są obliczenia.

Wszystkie organizacje są zobowiązane do prowadzenia kart czasu pracy.

Do rejestrowania czasu pracy służą dwa ujednolicone formularze T-12 i T-13, zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji.

Formularz T-12 służy nie tylko do rejestrowania godzin pracy, ale także do obliczania wynagrodzeń. Dlatego w małych firmach, gdy księgowy zarządza również działem personalnym, używają tego formularza T-12.

Jeżeli potrzebne są jedynie informacje o liczbie przepracowanych godzin i nieobecnościach, należy skorzystać albo z pierwszej części formularza T-12, albo z formularza T-13.

Do rejestrowania godzin pracy możesz użyć dowolnego formularza.

Zasady wypełniania karty czasu pracy

Kartę czasu pracy wypełnia codziennie pracownik działu HR, jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma działu kadr, kartę czasu pracy prowadzi pracownik księgowości.

Wypełniając kartę czasu pracy, nie zapomnij podać nazwy organizacji i jednostki strukturalnej.

Należy wypełnić „Numer dokumentu” i „Datę sporządzenia”.

W komórce „Okres raportowania” podajemy początek i koniec miesiąca, za który prowadzony jest grafik.

- numer seryjny;

– nazwisko, inicjały, stanowisko (specjalność lub zawód);

- Numer personelu;

– notatki dotyczące obecności i nieobecności w pracy według dnia miesiąca

W górnym wierszu tabeli znajduje się alfabetyczny lub numeryczny kod czasu pracy dla każdego dnia miesiąca (pojawienie się, podróż służbowa itp.). Liczba godzin dla nich jest zapisana na dole. Na przykład, jeśli pracownik przepracował pełną zmianę 3 lipca 2014 r., to w grafiku za lipiec, w komórce z cyfrą 3 naprzeciwko nazwiska pracownika, wpisuje się kod „I” i 8 godzin pracy. Jeżeli w tym dniu pracownik jest chory, należy wpisać „B”, a ponieważ nie miał on przepracowanych godzin, dolna komórka nie jest wypełniana lub wpisuje się wartość 0.

– wyniki pośrednie i końcowe;

– w przypadku niestawienia się, uwagi o niepojawieniach są podawane z uzasadnieniem.

Na końcu karty czasu pracy upewniamy się, że znajduje się podpis osoby odpowiedzialnej za wypełnienie karty czasu pracy, a także podpis kierownika jednostki strukturalnej i pracownika HR.

Podstawowe kody do wypełniania karty czasu pracy

Rodzaj godzin pracy	Kod literowy	Kod cyfrowy
Dzień roboczy	I	01
Podróż służbowa	DO	06
Coroczny podstawowy płatny urlop	Z	09
	R	14
Urlop rodzicielski do ukończenia przez dziecko trzeciego roku życia	płyn chłodzący	15
Urlop bezpłatny udzielany pracownikowi za zgodą pracodawcy	ZANIM	16
Tymczasowa niepełnosprawność z przyznaniem świadczeń zgodnie z prawem	B	19
	W	26
Nieobecności z nieznanych przyczyn (do czasu wyjaśnienia okoliczności)	NN	30

Niestandardowe sytuacje przy wypełnianiu grafiku

1. Pracownik zachorował podczas urlopu.

Po urlopie pracownik wrócił do pracy i udzielił zwolnienia lekarskiego na okres choroby. W karcie zgłoszenia zamiast urlopu (OT) od pierwszego dnia choroby wpisuje się kod czasowej niezdolności do pracy (B), a sam urlop przedłuża się o okres choroby.

Zdarzają się przypadki, gdy pracownik nadal choruje nawet po zakończeniu urlopu, po ostrzeżeniu pracodawcy. Ponieważ słowa pracownika nie są podstawą do wypełnienia karty czasu pracy, dlatego po urlopie ustalamy nieobecności z nieznanych przyczyn (NU). Po udzieleniu przez pracownika zwolnienia lekarskiego korygujemy okres na kod B.

2. Pracownik w okresie urlopowym korzystał z urlopu.

Pracownik np. od 1 do 29 czerwca 2014 roku przebywał na urlopie. W karcie czasu pracy wpisujemy kod OT dla urlopu głównego, natomiast dzień 12 czerwca oznaczony jest kodem B (święto wolne od pracy), gdyż dzień ten nie wlicza się do płatnego urlopu.

Zawierając umowę o pracę z pracownikami, przedsiębiorca ma obowiązek zorganizować ewidencję ich czasu pracy. Do tych celów można wykorzystać otwieraną co miesiąc kartę czasu pracy, w której osoba odpowiedzialna odnotowuje czas pracy pracowników, ich urlopy, zwolnienia lekarskie i inne rodzaje nieobecności w pracy. Zgodnie z danymi zawartymi w tym dokumencie, następnie naliczane są wynagrodzenia.

Ustawodawstwo wymaga, aby administracja organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy organizowała i prowadziła ewidencję okresów pracy każdego pracownika. Wypełnienie karty czasu pracy może przeprowadzić osoba odpowiedzialna, określona zarządzeniem kierownictwa.

Najczęściej takimi osobami mogą być kierownicy działów, kadrowi, księgowi itp. Ich zadaniem jest wpisywanie okresów pracy do grafiku za pomocą kodów i szyfrów.

Wraz z rozwojem technicznych środków ewidencji czasu pracy można zastosować także specjalizowany system wykorzystujący karty, za pomocą którego rejestrowane jest pojawienie się i wyjście pracownika z przedsiębiorstwa. Czas pracy może być rejestrowany jako ciągłe odzwierciedlenie pracy lub podsumowany.

W przyszłości informacje z arkusza czasu pracy będą wykorzystywane przy obliczaniu wynagrodzeń, zwłaszcza w systemie opartym na czasie. Karta czasu pracy, obok umowy o pracę, stanowi jedno z uzasadnień wydatków firmy, zwłaszcza podatkowych.

Karta czasu pracy nie tylko rejestruje godziny pracy, ale także pozwala monitorować przestrzeganie przez pracownika dyscypliny pracy. Służy do monitorowania przestrzegania czasu pracy i identyfikacji pracy w godzinach nadliczbowych. Wiele raportów przekazywanych do statystyk zawierających dane z akt osobowych wypełnia się na podstawie karty czasu pracy.

Ważny! Jeśli firma nie prowadzi kart czasu pracy, organy regulacyjne mogą nałożyć na nią odpowiednie kary.

Jak liczony jest czas pracy pracownika?

Prawo ustanawia dwa rodzaje standardów - sześciodniowy tydzień pracy (36 godzin) i pięciodniowy tydzień pracy (40 godzin). Oznacza to, że pracownicy mogą pracować pięć dni przy ośmiogodzinnym dniu pracy lub sześć dni przy sześciogodzinnym dniu pracy. Naruszenie ich jest dozwolone w rzadkich przypadkach - w przypadku podsumowanej księgowości lub nieregularnego harmonogramu.

W pierwszym przypadku standardy stosuje się przez dłuższy okres, np. kwartał, pół roku itp. Okazuje się, że przy krótszym okresie pracy fakt może nie odpowiadać obecnym standardom, ale nie powinna przekraczać norm w wybranych większych przedziałach czasowych.

W przypadku niektórych pracowników może obowiązywać obniżona stawka dzienna lub tygodniowa. Jak dokładnie należy wziąć pod uwagę czas pracy pracowników, należy go zarejestrować. Karta czasu pracy musi również uwzględniać cały czas, kiedy pracownik nie pracował, ale był zarejestrowany w przedsiębiorstwie.

Takie okresy mogą obejmować:

• Zwolnienie lekarskie.
• Przestoje itp.

Grafik otwiera się na początku miesiąca, a na koniec miesiąca jest zamykany. W połowie miesiąca osoba odpowiedzialna podsumowuje wyniki pośrednie, odzwierciedlając dane za pierwszą część czasu pracy. Dokument podpisuje kierownik działu i przekazuje do działu HR do weryfikacji. Dane te są następnie przesyłane do działu księgowości w celu obliczenia listy płac.

Uwaga! Arkusz czasu pracy na rok 2017 może być, podobnie jak w poprzednich okresach, dwojakiego rodzaju - formularz T-12 i formularz T-13. Pierwsza polega nie tylko na ewidencjonowaniu czasu pracy, ale także na możliwości naliczania wynagrodzeń. Formularz T-13 służy wyłącznie do ewidencjonowania czasu pracy, inne dokumenty służą do naliczania wynagrodzeń.

Czy korzystanie z elektronicznych systemów monitoringu jest legalne?

Przepisy prawa nakładają na pracodawcę obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracownika. W tych celach ma prawo korzystać z różnych systemów elektronicznych. Aby jednak zastosować je w praktyce, administracja firmy musi uwzględnić ten punkt w przepisach wewnętrznych oraz w umowach o pracę zawieranych z pracownikami.

Jeśli nie zostanie to zrobione, nie można używać tych systemów elektronicznych.

Za pomocą różnych środków rejestrowany jest czas przyjazdu i wyjazdu z przedsiębiorstwa. W przyszłości taki system na podstawie otrzymanych danych będzie automatycznie wypełniał kartę czasu pracy.

Pobierz formularz i wzór wypełnienia karty zgłoszenia

Formularz do pobrania grafiku w formacie Excel, według terminów.

W formacie Worda.

W formacie Excela.

Uwaga! Jeżeli przyczyna nieobecności jest nieznana, na karcie zgłoszenia należy wpisać kod literowy „NN”. W przyszłości kod ten zostanie udoskonalony. Jeżeli w tym okresie pracownik był chory, kod jest korygowany na „B”. W przypadku braku dokumentów uzupełniających zamiast kodu „NN” wpisuje się kod „PR”.

Wakacje wypadły w czasie wakacji

Zgodnie z Kodeksem pracy, jeżeli święta przypadają w okresie urlopowym, nie są one wliczane do dni kalendarzowych.

W przypadku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w trakcie jego trwania weekendy nie są odnotowywane w karcie czasu pracy, ponieważ są one wliczane do liczby dni kalendarzowych - w ich miejscu widnieje kod literowy „OT” lub cyfrowe oznaczenie 09 urlopu wypoczynkowego , a także kod OD lub oznaczenie 10 - urlop dodatkowy.

Uwaga! Dni wolne od pracy nie są wliczane do liczby dni kalendarzowych. Dlatego w karcie czasu pracy takie dni należy oznaczyć literą „B” lub cyfrą 26.

Pracownik zachorował na urlopie

Jeżeli pracownik zachoruje podczas urlopu, to dla potwierdzenia tego faktu należy zapewnić mu odpowiednio wystawione zwolnienie lekarskie. W rezultacie dni odpoczynku w czasie zwolnienia chorobowego muszą zostać przedłużone lub przełożone na inny termin.

Początkowo czas urlopu powinien być oznaczony w grafiku kodem literowym „OT” lub oznaczeniem cyfrowym 09. Po udzieleniu zwolnienia lekarskiego należy skorygować grafik - w przypadku dni chorobowych zamiast poprzedniego oznaczenia kod „ B” lub zapisane jest oznaczenie cyfrowe 19.

Wyjazd służbowy przypadł na weekend

Z pisma Ministerstwa Pracy wynika, że ​​w karcie czasu pracy należy odnotować wszystkie dni podróży służbowej, nawet jeśli przypadają na weekendy. Aby to zrobić, musisz użyć oznaczeń w karcie czasu pracy - specjalnego kodu literowego „K” lub oznaczenia cyfrowego 06. W takim przypadku nie trzeba wprowadzać liczby godzin.

Jeżeli podczas podróży służbowej pracownik pracował w weekendy, wówczas w karcie czasu pracy jest on oznaczony kodem „РВ” - praca w weekendy lub oznaczeniem cyfrowym 03. Liczbę godzin pracy należy wpisać tylko w jeden przypadek – gdy kierownictwo firmy wydało pracownikowi szczegółowe instrukcje, ile godzin dnia wolnego ma on przeznaczyć na pracę.

Uwaga! Więcej szczegółów na temat sposobu płatności podano, a także inne funkcje opisano w tym artykule.