Elektronická správa dokumentov – výhody a nevýhody.

Prechod na elektronickú správu dokumentov nie je ruský, ale celosvetový trend. V mnohých krajinách je na legislatívnej úrovni stanovené, že spoločnosti musia v určitých prípadoch používať elektronické dokumenty. V Rakúsku sa teda elektronické dokumenty používajú pri pôžičkách a lízingových transakciách, v Brazílii - v maloobchode, tabakovom a automobilovom priemysle. V Kórei bude mať odmietnutie vystavenia elektronickej faktúry za následok pokutu vo výške 2 % z sumy transakcie a odmietnutie prenosu elektronického dokumentu bude mať za následok pokutu vo výške 1 % z sumy transakcie.

V Rusku je elektronická správa dokumentov stále dobrovoľná. Štát ale všemožne lobuje za jeho využitie. Podľa Federálnej daňovej služby Ruska koluje v Ruskej federácii ročne asi 45 miliárd papierových dokumentov – zmlúv, úkonov, faktúr atď. Z toho viac ako 15 miliárd tvoria faktúry.

Medzitým, ako ukazujú medzinárodné štúdie, zavedenie elektronickej správy dokumentov môže skrátiť čas spracovania dokumentov o 70% a celkové úspory predstavujú 2-3% hrubého obratu spoločnosti.

Výhody elektronickej správy dokumentov

V prvom rade ide o zníženie nákladov spoločnosti. Nie je potrebné míňať na nákup papiera a tlačového spotrebného materiálu (atrament, kazety atď.). Nie je potrebné vyčleňovať obrovské plochy na ukladanie papierových dokumentov a znášať náklady na odovzdávanie dokumentov do archívu.

Keďže prenos elektronického dokumentu prebieha takmer okamžite, bez ohľadu na umiestnenie protistrany, zavedenie elektronickej správy dokumentov pomáha urýchliť platenie účtov, a preto zvyšuje obrat peňažných tokov, čo v konečnom dôsledku zvýši príjmy spoločnosti.

Okrem toho sa znižuje počet sporov medzi protistranami, pretože tok elektronických dokumentov medzi nimi sa zvyčajne neuskutočňuje priamo, ale prostredníctvom tretích strán (operátorov). A nebude možné jednoducho obviniť protistranu z jeho nepoctivosti pri prenose dokumentov.

Nuansy používania elektronických faktúr

Od 23. mája 2012 si ruskí daňoví poplatníci môžu vymieňať elektronické faktúry. Od tohto dátumu platí nariadenie Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 3.5.2012 č. ММВ-7-6/138 „O schválení formátov faktúry, denníka prijatých a vydaných faktúr, nákupnej knihy a predajná kniha, doplnkové listy nákupnej knihy a knihy“ nadobudol účinnosť predaj v elektronickej podobe.“ Dokument uzavrel poslednú medzeru v legislatíve, ktorá neumožňovala používanie elektronických faktúr v obchodnej praxi.

Organizácia, ktorá sa rozhodla používať elektronické faktúry, musí vykonať nasledujúce kroky.

Najprv uzatvorte zmluvu s prevádzkovateľom elektronickej správy dokumentov, ktorý zabezpečuje výmenu otvorených a dôverných informácií prostredníctvom telekomunikačných kanálov v rámci elektronickej správy dokumentov faktúr medzi predávajúcim a kupujúcim. Upozorňujeme, že prevádzkovateľ musí byť súčasťou siete dôveryhodných prevádzkovateľov správy elektronických dokumentov, ktorú organizuje Federálna daňová služba Ruska. Účasť prevádzkovateľa v takejto sieti znamená, že garantuje súlad s požiadavkami regulačných právnych aktov upravujúcich interakciu informácií medzi účastníkmi právne významného dokumentového toku faktúr v elektronickej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov s použitím elektronického podpisu (bod 5.1 dočasných predpisov o Sieť dôveryhodných operátorov správy elektronických dokumentov schválená nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 20. apríla 2012 č. ММВ-7-6/253). Na webovej stránke Federálnej daňovej služby Ruska nájdete register prevádzkovateľov zabezpečujúcich elektronický tok faktúr medzi predávajúcim a kupujúcim. K 8. júnu 2012 zahŕňa 13 prevádzkovateľov, z ktorých 12 už predložilo dokumenty na zaradenie do siete dôveryhodných prevádzkovateľov elektronickej správy dokumentov.

Po druhé, musíte získať elektronický digitálny podpis od jedného z certifikačných centier akreditovaných v sieti dôveryhodných certifikačných centier Federálnej daňovej služby (odsek 1.8 Postupu na vystavovanie a prijímanie faktúr elektronicky prostredníctvom telekomunikačných kanálov s použitím elektronického digitálneho podpisu, schválené nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 25. apríla 2011 č. 50n). Zoznam takýchto centier je zverejnený na oficiálnej webovej stránke Federálnej daňovej služby Ruska.

Nakoniec, po tretie, mali by ste si zakúpiť potrebný softvér. Medzi funkcie dôveryhodného operátora patrí distribúcia a technická podpora softvéru pre podnikateľské subjekty vrátane nástrojov na ochranu kryptografických informácií, ktoré implementujú elektronickú správu dokumentov v súlade s požiadavkami predpisov. Preto je lepšie zakúpiť potrebný softvér od neho. Softvér môže byť buď samostatný program alebo modul zabudovaný do populárnych účtovných programov.

Pripomeňme, že v súčasnosti existujú tri typy elektronických podpisov (§ 5 zákona č. 63-FZ):

1) jednoduchý elektronický podpis – sú to prihlasovacie údaje, heslá, potvrdzovacie kódy a iné prostriedky identifikácie, napríklad v elektronickej peňaženke;

2) nekvalifikovaný elektronický podpis sa používa v prípadoch, keď nie je potrebná pečať na dokumente, napríklad pri vyhotovení nájomnej zmluvy. Tento podpis je možné získať pomocou podpisového kľúča a musí zabezpečiť zistenie zmien vykonaných na elektronickom dokumente po jeho podpísaní. Nekvalifikovaný elektronický podpis sa vytvára pomocou kryptografických prostriedkov (§ 12 zákona č. 63-FZ);

3) kvalifikovaný elektronický podpis umožňuje prirovnať dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom k dokumentu, ktorý má vlastnoručný podpis a pečiatku. Používa sa pri odosielaní hlásení daňovým úradom cez internet a pri práci cez klient-banku. Kvalifikovaný elektronický podpis sa uznáva za platný, kým súd nerozhodne inak.

Treba mať na pamäti, že ak v dohode medzi dvoma stranami dôjde k dohode o používaní nekvalifikovaného elektronického podpisu, potom primárne dokumenty s takýmto podpisom môžu prebiehať v účtovníctve, ale nie v daňovom účtovníctve. Dôvodom je skutočnosť, že daňový poriadok Ruskej federácie obsahuje pokyny iba na používanie elektronického digitálneho podpisu (t. j. kvalifikovaného).

Navyše v elektronickej verzii dokumentov je počet podpisov dvakrát nižší. Ak teda faktúra organizácie vyžaduje podpis manažéra a hlavného účtovníka, potom elektronická faktúra obsahuje iba manažéra (príkaz Federálnej daňovej služby z 5. marca 2012 N ММВ-7-6/138@ „Po schválení formátov faktúry, denníkového účtovníctva prijatých a vydaných faktúr, nákupnej knihy a predajnej knihy, doplnkových listov nákupnej knihy a predajnej knihy v elektronickej podobe“).

Medzi nevýhody používania elektronickej správy dokumentov patria:

ostatné verzie účtovného programu 1C pre správu elektronických dokumentov zatiaľ nie je možné použiť. Patria sem najmä staršie verzie - 7 a 8;

dodávateľ a kupujúci musia mať jedného operátora (pre používateľov 1C zatiaľ Taxcom), keďže ostatní operátori ešte nie sú pripravení poskytovať služby elektronickej výmeny dokumentov;

„Vzdialená“ výmena nebude možná so všetkými protistranami, čo znamená, že bude potrebné vykonávať dvojitú kontrolu nad dokumentmi: zvlášť pre papierové, zvlášť pre elektronické dokumenty.

Okrem toho má všetko svoje vlastné nuansy. V papierových dokumentoch sú teda možné preklepy, ale sú „naživo“ pred vašimi očami. Daňové úrady dnes nad drobnými pochybeniami privierajú oči. Elektronické dokumenty, ktoré sa v zásade odosielajú okamžite, možno očakávať do 5 dní, pretože každá strana má na konanie jeden pracovný deň. Môže to byť spôsobené rozdielnou pracovnou dobou, rozdielmi v časových pásmach atď.

Na záver konštatujeme, že prechod na elektronickú správu dokumentov je poctou dobe za účelom harmonizácie národnej legislatívy ohľadom elektronických dokumentov.

Dobrý deň, vážený kolega! Rozvoj informačných technológií sa nezastaví a spolu s nimi sa rozvíjajú aj obchodné procesy a niektoré veci úplne zanikajú. Postupne tak rôzne spoločnosti, vrátane vládnych agentúr, prechádzajú od správy papierových dokumentov k elektronickej. V tomto článku sa budeme zaoberať koncepciou „správy elektronických dokumentov“, hlavnými formami systematizácie a implementácie. Ostaň s nami. Dúfam, že prezentované informácie výrazne znížia časové, mzdové a finančné náklady vášho podnikania alebo, ak sa podnikateľom ešte len chystáte, predídete chybám v tomto smere.

1. Čo je elektronická správa dokumentov a aké typy EDI existujú?

Doslova pred 5 rokmi sa s takou koncepciou ako „systém elektronickej správy dokumentov“ dalo stretnúť len veľmi zriedkavo. Postupne so zavádzaním výpočtovej techniky do nášho života sa začala zavádzať výmena dát bez použitia papierových médií.

Elektronická správa dokumentov v Rusku je moderná technológia, ktorá môže výrazne zjednodušiť procesy v podniku, skrátiť čas vyhľadávania a generovania dokumentov atď.

Poďme sa teda pozrieť na základné pojmy, s ktorými sa v tomto článku stretneme.

Kancelárska práca je súbor opatrení na organizáciu obehu dokumentov v podniku. Má určitý algoritmus, súbor pravidiel a rôzne smery. Takže v mnohých organizáciách je možné rozlišovať medzi takými typmi, ako je riadenie osobných záznamov, výroba atď. Vo svojej podstate ide o podporu dokumentácie.

Elektronický dokument je dokument vytvorený pomocou výpočtovej techniky, ktorý je možné podpísať elektronickým podpisom a uložiť ako súbor v špecializovanom formáte na počítači alebo v sieti (lokálnej alebo na internete).

Tok dokumentov je rozsiahly systém na vytváranie, interpretáciu, príjem, prenos, archiváciu dokumentov, ako aj sledovanie ich implementácie a ochranu pred neoprávneným prístupom. Tok dokumentov môže byť jednoduchý (na papieri) alebo elektronický.

A nakoniec, elektronická správa dokumentov je súbor automatizovaných procesov pri práci s dokumentmi, realizovaných elektronicky, nesúcich koncept „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Elektronický tok dokumentov môže byť v rámci organizácie aj medzi organizáciami.

Pozrime sa, aké typy toku dokumentov existujú:

1. tok výrobných dokumentov;
2. tok riadiacich dokumentov;
3. Archivácia (súbor postupov na archiváciu dokumentov);
4. Personálne záležitosti (súbor postupov pre tok personálnych dokumentov);
5. tok účtovných dokladov;
6. Tok skladových dokladov;
7. Tajná (dôverná) kancelárska práca;
8. Tok technických a/alebo technologických dokumentov a pod.

Je zrejmé, že systémov toku dokumentov môže byť toľko, koľko procesov pokrýva podnik. Je možné, že napríklad vo vašej organizácii nebudú chýbať personálne a účtovné záznamy, pretože toto účtovníctvo budete vykonávať prostredníctvom služieb atď.

Aké úlohy plní EDF?

• zabezpečuje transparentnosť činnosti organizácie a efektivitu riadenia prostredníctvom automatickej kontroly plnenia úloh v podniku;
• poskytuje podporu pri dodržiavaní medzinárodných noriem kvality;
• poskytuje podporu pre efektívne zhromažďovanie, riadenie a prístup k informáciám a vedomostiam. Poskytuje personálnu flexibilitu ukladaním celej histórie aktivít zamestnanca v podniku;
• zaznamenáva všetky procesy;
• optimalizuje a automatizuje podnikové procesy a mechanizmy na ich implementáciu a kontrolu v podniku;
• Vylúčením papierových dokumentov z obehu dochádza k veľkým úsporám zdrojov znížením nákladov na papier a kazety. Vďaka EDI je pre podnik jednoduchšie kontrolovať pohyb dokumentov cez kanály organizácie;
• zjednodušuje a znižuje náklady na uchovávanie dokumentov prostredníctvom elektronickej archivácie.

Preto sme si s vami prebrali základné koncepty a typy toku elektronických dokumentov, ako aj úlohy, ktoré tento systém rieši.

2. Čo je automatizácia elektronickej správy dokumentov. Elektronická správa dokumentov: klady a zápory

Elektronická správa dokumentov je informačný systém, ktorý umožňuje racionálnejšie a jednoduchšie využívať firemné dáta. Zahŕňa špecializovaný softvér, e-mail, ktorý umožňuje rýchlu komunikáciu, internet, lokálnu sieť a pod. V rôznych organizáciách môže tento druh komplexu pozostávať z rôznych komponentov.

Hlavné výhody elektronickej správy dokumentov v porovnaní s papierovými sú:

• schopnosť vyhľadávať súbory v systéme pomocou rôznych filtrov a parametrov;
• úplné účtovníctvo výroby alebo akákoľvek iná dokumentácia;
• rýchla príprava podnikových správ;
• prevádzkové riadenie podniku a výmena informácií prostredníctvom bezpečných kanálov z akéhokoľvek miesta (na interakciu nie je potrebné, aby boli všetci spolu na rovnakom území);
• jednotné šablóny na vytváranie dokumentov;
• dohľad a kontrola personálu;
• distribúcia prístupových práv k podnikovým informáciám podľa určitých kritérií a parametrov;
• zníženie nákladov na papier (a všeobecnejšie potom do určitej miery riešenie environmentálnych problémov);
• je možné znížiť počet zamestnancov zapojených do práce s papiermi, ako aj znížiť prenajaté (využívané) priestory z dôvodu nedostatku papierových archívnych dokumentov.

Čo sa týka nevýhod EDI (elektronická správa dokumentov), ​​nie je ich až tak veľa. Je to dosť drahý softvér a je to časovo náročné, ako na školenie zamestnancov, tak aj na digitalizáciu existujúcich dokumentov. Ak však práve začínate podnikať, nemali by ste mať problémy s implementáciou elektronickej správy dokumentov, pretože zamestnanci už budú v tomto systéme pracovať v počiatočnej fáze.

3. Čo je potrebné na prechod na elektronickú správu dokumentov?

Takže, ak sme pochopili koncept elektronického toku dokumentov a hlavné výhody, teraz navrhujem zvážiť systémy automatizácie hlavnej kancelárie a elektronickej správy dokumentov, ako aj procesy implementácie týchto systémov.

Ako už vyplynulo z vyššie uvedených informácií, nestačí len kúpiť a nainštalovať softvér, dôležité je zaškoliť zamestnancov a kompletne reštrukturalizovať celý výrobný proces vášho podniku. Ak ešte len začínate podnikať, tak to pre vás bude o niečo jednoduchšie, keďže biznis procesy ešte nie sú spustené.

Proces zavádzania EDI v už fungujúcej spoločnosti by mal nastať postupne. Postupné zapojenie všetkých štruktúrnych divízií podniku do prevádzky.

Úplne prvou etapou bude vytvorenie automatizovanej kancelárskej práce. Vo všetkých fázach sa môžete stretnúť nielen s technickými problémami, ale aj s psychologickými, pretože je ťažké „porušiť“ už zavedené pravidlá.

Je dôležité zakúpiť a nainštalovať softvér EDF od jedného dodávateľa, potom bude nastavenie celého systému oveľa jednoduchšie a nespôsobí poruchy.

Pozrime sa na základné požiadavky na implementáciu procesu implementácie elektronickej správy dokumentov v organizácii.

Po prvé dostupnosť počítačového vybavenia na inštaláciu softvéru;

Po druhé všetci zamestnanci podniku zapojení do tohto procesu musia byť sebavedomými používateľmi PC a mať k nim prístup;

Po tretie, medzi tímom musia byť elektronické prostriedky komunikácie, ako je email, skype a podobne;

Po štvrté, musíte vytvoriť špecializovanú divíziu alebo ju zapojiť ako outsourcingovú spoločnosť (viac o outsourcingu si môžete prečítať v).

A napokon, administratívny sektor spoločnosti sa musí pripraviť na to, že namiesto bežného „ručného“ podpisu bude použitý.

Ak sú teda splnené všetky špecifikované požiadavky, môžete začať s prechodom na používanie elektronických dokumentov a elektronickej správy dokumentov.

4. Typy elektronických systémov správy dokumentov

V tejto časti článku sa pozrieme na elektronické systémy správy dokumentov. Chcel by som poznamenať, že každý systém môže obsahovať prvky nasledujúcich kategórií, ale v zásade majú špecifickú orientáciu v každej oblasti, ktorá je spojená s polohovaním produktu.

1. Elektronické archívy

Elektronické archívy (EA) sú elektronické systémy správy dokumentov s dôkladne vyvinutými prostriedkami na ukladanie a získavanie informácií. Vďaka dokonalému systému EA je možné vyhľadávať nielen podľa názvu dokumentu, ale aj podľa kľúčových parametrov.

2. EDI systémy s vyvinutými nástrojmi workflow (WF).

Pomerne zložitá kategória, v ktorej samotné dokumenty nemajú prvoradý význam. Tu sa práca dostáva do popredia a k nej sú už pripojené dokumenty. Pohybujú sa teda po určitej trase (tvrdé smerovanie). Pomocou takýchto systémov je možné organizovať prácu v určitých oblastiach, pre ktoré sú vopred známe a predpísané všetky algoritmy.

3. EDI systémy zamerané na podporu riadenia organizácie a akumulácie bázy znalostí

Tieto typy programov sú spravidla hybridné a môžu kombinovať prvky predchádzajúcich dvoch. Okrem toho môže byť základným prvkom buď dokument alebo úloha, v závislosti od výberu. Na vykonávanie riadiacej funkcie potrebuje organizácia prísne smerovanie aj voľné smerovanie, keď smerovanie dokumentu určuje manažér (napríklad: po zaregistrovaní prichádzajúceho dokumentu ho manažér „opíše“ podľa jeho významu a účelu). ), preto obe tieto technológie majú miesto v tej či onej situácii. Takéto systémy aktívne využívajú vládne agentúry a veľké spoločnosti, v ktorých je hierarchia jasne rozložená a existujú určité pravidlá a postupy. Zamestnanci sami vytvárajú dokumenty, pripravujú ich, rozhodujú a sledujú ich implementáciu.

4. EDI systémy typu kolaborácia (kolaborácia)

Takéto systémy sú zamerané na spoluprácu a sú novinkou v oblasti správy elektronických dokumentov. Vznikli z dôvodu meniacich sa podmienok na trhu a potreby jasne sa zamerať na určité oblasti bez zbytočného balastu. Sú opakom vyššie uvedených systémov v dôsledku nedostatku jasnej hierarchie v organizácii a formalizácii toku práce. Ich hlavnou úlohou je zabezpečiť spoluprácu ľudí v organizácii, aj keď sa nachádzajú v rôznych častiach sveta, a tiež zachovať výsledky vykonanej práce. Spravidla sa vytvárajú ako portály, čo sú skladovacie a publikačné služby.

5. Systémy s rozvinutými doplnkovými službami

Myslím, že ste už viackrát počuli pojem CRM (riadenie vzťahov so zákazníkmi) - ide o službu na riadenie vzťahov so zákazníkmi, projektový manažment, fakturáciu a pod. Tieto typy služieb sú rôzne a môžu zahŕňať rôzne súbory služieb.

Pred implementáciou programov elektronickej správy dokumentov vo veľkých podnikoch vám odporúčam vykonať hĺbkovú analýzu prezentovaných systémov a vybrať ten optimálny so zoznamom systémov použiteľných iba pre vašu organizáciu. Je dôležité, aby EDMS poskytoval príležitosť na efektívne riadenie podniku a transparentnosť všetkých jeho procesov, no zároveň vysokú úroveň dôvernosti.

Pri výbere platforiem vám odporúčam venovať osobitnú pozornosť organizovaniu archívov elektronických dokumentov, automatizácii toku dokumentov, berúc do úvahy individuálne charakteristiky vášho podniku a zapojenie do už existujúceho systému.

5. Problémy implementácie systémov elektronickej správy dokumentov

Každá spoločnosť, ktorá sa snaží modernizovať procesy a držať krok s dobou, tak či onak, čelí problémom pri implementácii nových systémov. To môže mať vplyv aj na organizáciu, ktorá chce implementovať elektronické systémy správy dokumentov.

Pozrime sa, s akými problémami sa môžete stretnúť:

Po prvé, ako sme už povedali, vzhľadom na klady a zápory EDI ide o psychologickú bariéru, ale problém nie je len v tom. Prekážkou môže byť aj nízka úroveň vzdelania zamestnancov spoločnosti, neochota učiť sa a strach z transparentnosti procesov. Jedným slovom - konzervativizmus.

Po druhé, mnohým podnikom sa, žiaľ, ešte nepodarilo posunúť ďaleko od sovietskeho typu riadenia, a to faktora riaditeľa sovietskeho obdobia, keď sám nechce pracovať s počítačom, prezerať a upravovať dokumenty.

Po tretie, časté štrukturálne zmeny v organizácii a slabá formalizácia podnikových procesov.

Po štvrté, tak či onak, budete musieť komunikovať s vonkajším svetom, ktorý ešte úplne neprešiel na elektronickú správu dokumentov, hoci sa o to snaží.

6. Elektronická správa dokumentov vo verejnom obstarávaní

V tomto odseku článku by som rád reflektoval hlavné body regulačnej úpravy správy elektronických dokumentov vo verejnom obstarávaní.

Podľa článku 5 federálneho zákona z 5. apríla 2013 č. 44-FZ „O zmluvnom systéme v oblasti obstarávania tovarov, prác, služieb na uspokojenie štátnych a komunálnych potrieb“:

„V rámci vzťahov uvedených v časti 1 článku 1 tohto federálneho zákona je medzi účastníkov zmluvného systému v oblasti obstarávania vrátane podávania žiadostí o účasť pri určovaní dodávateľa (zhotoviteľa, vykonávateľa) a finálnych návrhov. V tomto prípade musia byť uvedené žiadosti, konečné návrhy a dokumenty podpísané vylepšeným elektronickým podpisom a odoslané pomocou „.“

V tomto článku sa tiež uvádza, že kľúče vylepšeného elektronického podpisu a ich overovacie certifikáty je možné získať len v špecializovaných certifikačných centrách, ktoré získali akreditáciu v súlade s federálnym zákonom č. 63-FZ zo dňa 6. apríla 2011.

Oprávnené orgány vypracovávajú postup interakcie určených certifikačných centier s jednotným informačným systémom a vypracovávajú sa aj bezpečnostné požiadavky.

Ak teda dodávateľ (účastník obstarávania) disponuje elektronickým podpisom, neexistujú žiadne prekážky účasti vo verejnom obstarávaní.

V tomto článku sme sa teda pozreli na základné princípy správy elektronických dokumentov. Medzi najznámejšie korporácie poskytujúce služby v oblasti predaja a inštalácie softvéru patria 1C, 1C-Rarus, ABBY a ďalšie.

To je na dnes všetko. Dúfam, že tento materiál bol pre vás užitočný. Prajem veľa šťastia a vidíme sa v ďalších číslach.

“, 2010, N 2

TOK ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTOV: klady a zápory. TIPY OD SKÚSENÝCH

S akými technickými ťažkosťami ste sa stretli pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov?

Marina Tarasova, vedúca organizačnej a administratívnej služby, CJSC NK Rusneftekhim:

Ruský trh so systémami na správu elektronických dokumentov je pomerne mladý, má len 10 rokov. Jej vznik a takýto úspešný, možno až prudký rozvoj je spôsobený rýchlym rastom informačných tokov a následne aj nárastom toku dokumentov, ktorých neúčinnosť v dôsledku výmeny dokumentov na papieri sa v praxi osvedčila.

Rozmach IT technológií, rozšírená informatizácia a univerzálna počítačová gramotnosť umožnili uvažovať o prechode na zásadne nové metódy riadenia. Napriek výraznému zaostávaniu Ruska za západnými spoločnosťami v tejto veci je ročná miera rastu ruského trhu EDS podľa analytikov minimálne 30 %. Trh EDMS však naďalej zostáva nenasýtený; očakáva sa, že tempo rastu trhu EDMS bude v nasledujúcich rokoch pokračovať. Prijatím zákona o elektronickom digitálnom podpise sa vytvoril právny základ pre rozsiahle šírenie elektronických digitálnych podpisov. Možno konštatovať, že sa vytvorili základy ruského trhu správy dokumentov. Dnes sú najväčším zákazníkom EDMS a jeho hlavným spotrebiteľom vládne agentúry, ropné spoločnosti a banky.

Zaostávanie ruských spoločností v oblasti distribúcie EDS je podľa môjho názoru spôsobené predovšetkým nákladmi, ktoré sa pohybujú od niekoľkých desiatok tisíc dolárov až po niekoľko stoviek, zaťažujúcich veľké množstvo malých a stredných podnikov. Pri plánovaní implementácie EDMS je potrebné počítať s nákladmi nielen na implementáciu, ale aj na ďalšiu údržbu softvérového produktu. Zložitosť úlohy je v rozpore s finančnými možnosťami malých a stredných podnikov, ktoré potrebujú nízkonákladové systémy. Prvým nepopierateľným faktom, ktorý vytvára určité ťažkosti na ceste k implementácii systému elektronickej správy dokumentov, je teda viac než vážna materiálna zložka.

Okrem toho dominanciu toku papierových dokumentov v Rusku vo väčšine prípadov vysvetľujú technické ťažkosti. Technické ťažkosti na strane vývojárov EDMS vo fáze implementácie pilotného projektu v malých a stredných podnikoch by teda vôbec nemali nastať, pretože vývojár je vždy pripravený na plodnú vzájomne výhodnú spoluprácu, zavádzanie vylepšení a splnenie požiadaviek želania zákazníka. Sú možné takmer akékoľvek úpravy v závislosti od oblastí podnikania, vízie zákazníka o probléme a návrhov, ktoré predloží.

Vynárajú sa skôr ťažkosti iného poradia – otázka organizačnej a technickej pripravenosti podnikov na implementáciu EDS. Dôležitým bodom je prítomnosť alebo absencia výkonných, funkčne vhodných serverov, technické vybavenie modernými osobnými počítačmi, dodatočné vybavenie - skenery, tlačiarne atď., Úroveň výstavby miestnych a (alebo) podnikových sietí; možnosť organizovať nové pracovné miesta pre nové oblasti práce; potreba personálnej certifikácie a pokročilého vzdelávania zamestnancov. Riešenie týchto problémov zvyčajne prináša ďalšie finančné ťažkosti.

Vážnym kameňom úrazu je ľudský faktor. Efektívnosť EDS, ktorá priamo závisí od miery „pokrytia“ všetkých oddelení, pracovných miest a zamestnancov, môže byť negovaná konzervativizmom niektorých kategórií pracovníkov. Týka sa to predovšetkým ľudí staršej generácie. Častejšie sú ľudia náchylní na túto reakciu kvôli ťažkostiam, skôr psychologickej povahy, určitému odmietaniu inovácií, neochote niečo sa naučiť, ovládať nové počítačové programy. Je potrebné poznamenať, že tieto „fóbie“ spôsobené strachom z toho, že to nezvládnu, nedokážu prekonať a v dôsledku toho zostanú pozadu, nemajú žiadny základ.

Je jasné, že tento problém nemožno vyriešiť zo dňa na deň, bude si to vyžadovať určité, niekedy silnú vôľu, a čo je najdôležitejšie, čas. Veľkú pomoc pri presviedčaní odporcov zavedenia elektronickej správy dokumentov poskytujú nielen školenia, ktoré vecne dokazujú výhody elektronickej správy dokumentov, ale aj inovujúci nadšenci, ktorí sú si vedomí veľmi reálnych perspektív, ktoré sa otvárajú. Vo fázach prípravy na implementáciu pilotného projektu je veľmi dôležité identifikovať týchto ľudí, urobiť z nich aktívnych podporovateľov a zapojiť ich do serióznej práce, ktorá je pred nami.

Prax ukazuje, že starší ľudia, ktorí sú konfrontovaní s výberom ďalšieho vzdelávania alebo prepustením z dôvodu neadekvátnosti ich postavenia, sa veľmi aktívne zapájajú do vzdelávacieho procesu. Navyše, napriek tomu, že ich príprava sa vyznačuje dlhším časom a nákladmi na prácu, v konečnom dôsledku je kvalita práce tejto kategórie špecialistov celkom uspokojivá.

S takýmto problémom som sa musel vysporiadať viac ako raz. Môžem povedať, že profesionálna práca v EDMS zamestnanca, ktorý ešte pred pár mesiacmi vzhľadom na svoj vek nemal o počítačoch ani poňatia, nielenže zvyšuje jeho autoritu v očiach kolegov, ale zvyšuje aj sebavedomie, v dôsledku toho obetavosť.

Okrem toho je tu ďalší aspekt ľudského faktora v podobe jednotlivých predstaviteľov manažérskeho tímu. Ak v prvom prípade môže byť v prípade potreby direktívny spôsob ovplyvňovania zamestnancov veľmi účinný, tak v prípade konzervatívneho manažmentu treba postupovať s veľkou opatrnosťou, metódami presviedčania a individuálnym prístupom. V tomto prípade prichádzajú na pomoc sekretárky a asistenti, ktorí zvyčajne primerane reagujú na inovácie a prijímajú prvý úder. Postupne sa do okruhu používateľov EDMS zaraďujú aj manažéri. Počnúc jednoduchými operáciami, napríklad pomocou osobnej poštovej schránky, neskôr začnú konať s určitou aktivitou, postupne rozširujú rozsah svojich zručností v ovládaní a používaní softvérového produktu.

Ďalším problémom na ceste k zriadeniu EDMS môže byť nízka úroveň obchodnej štandardizácie. Je potrebné uvedomelejšie pochopiť, že pred začatím prác na implementácii pilotného projektu je potrebné formalizovať všetky existujúce obchodné procesy v spoločnosti. Čím jasnejšie budú regulované, tým ľahšie to budú mať vývojári a v konečnom dôsledku aj zákazníci. Okrem toho je tu ešte jeden neodškriepiteľný fakt - formalizácia pomáha zefektívniť mnohé obchodné procesy nielen v rámci EDMS, čo veľmi pozitívne ovplyvňuje celkový organizačný poriadok každej malej, strednej i veľkej obchodnej spoločnosti.

Čo sa týka veľkých podnikov – vládnych agentúr, bánk atď., ich technické problémy súvisia predovšetkým s: vážnymi dôsledkami regionálnej siete; územná odľahlosť a nejednotnosť štrukturálnych divízií a dcérskych spoločností navzájom; viacstupňové schémy riadenia a organizačné štruktúry; veľké objemy toku dokumentov; zvýšené požiadavky na obmedzenie neoprávneného prístupu.

Ako príklad môžem uviesť nedávnu situáciu, ktorá sa vyvinula v jednej z vládnych agentúr, keď sa jasné výhody zavedenia EDS pre včasné a cielené dodanie stali jedným z veľkých spoločných problémov. V štádiu implementácie pilotného projektu si vývojári ani zákazníci ani nevedeli predstaviť, koľkokrát sa zvýši počet prichádzajúcej a odoslanej dokumentácie.

Prvým dôvodom problému bola chýbajúca možnosť priamej výmeny dokumentov medzi všetkými účastníkmi procesu. Toky dokumentov medzi ekvivalentnými článkami v štruktúre boli presmerované oboma smermi cez materskú organizáciu, ktorá zase fungovala výlučne ako poštová schránka, čím sa stala technicky nelogickým príveskom v reťazci. Bolo to spôsobené predovšetkým problémami zložitých technológií na používanie dôveryhodných kľúčov – certifikátov EDS (elektronický digitálny podpis). Prítomnosť niekoľkých tisíc účastníkov výmeny viedla k tomu, že objem prichádzajúcich dokumentov vzrástol nielen stovky, ale tisíckrát, čo predstavuje milióny dokumentov ročne. Zároveň upozorňujeme, že personálne zabezpečenie oddelenia, ktoré bolo poverené funkciami prijímania, odosielania a vybavovania korešpondencie, zostalo nezmenené.

Napodiv, svoju rolu zrejme zohral aj fakt, že pri poštovom zasielaní mohlo byť určité percento zásielok odpísané v dôsledku takzvaného zmrštenia-zmrštenia. Niekde sa list stratil, nedostal sa k adresátovi, poškodil sa atď., čomu sa pri veľkosti krajiny nemožno čudovať.

Možnosti elektronickej správy dokumentov nielenže prakticky eliminovali skutočné straty, ale umožnili aj niekoľko stoviek dokumentov súčasne vo veľmi krátkom čase - 1 - 2 minúty. Nielen ľudia, ale ani servery to nezvládli. Databáza to nevydržala, „nezamrzla“ pri každej operácii, proces spracovania dokumentov sa zmenil na mučenie kvôli nedostatku najdôležitejšej priority EDMS - rýchlosti, čo negovalo všetky výhody jeho implementácie.

Nepomohol ani fakt, že realizačné práce viedol manažér posadnutý myšlienkou EDMS, ktorý viedol túto prácu na nultom cykle a pochopil všetky jej jemnosti, zložitosti a funkčnú rozmanitosť. Práve ona (manažérka) prišla s nápadom (ako mnohé iné operatívne rozhodnutia) rozdeliť základňu najskôr na 2 polročné časti, potom na 4 štvrťročné a neskôr na mesačné. Nápad nevznikol z dobrého života, skôr zo zúfalstva. Zatiaľ čo vývojári zápasili s globálnym riešením tohto problému, špecialisti zákazníkov hľadali svoje vlastné špecifické riešenia. Viete si predstaviť, v akom zhone ľudia pracovali, kým nebola povolená priama výmena dokumentov, čím sa obišiel ďalší článok v tomto reťazci. Až potom sa začala normálna práca a nie „núdzový“ proces.

Preto je potrebné už v prípravnej fáze venovať najväčšiu pozornosť plánovaniu a prognózovaniu, ako aj otázkam racionálneho zostavovania pracovnej skupiny, rozdelenia povinností a zodpovedností, interakcie všetkých služieb a menovaniu projektového manažéra. . Niet pochýb o tom, že projekt implementácie EDMS na strane zákazníka by mal viesť vedúci IT služby, ale je tiež zrejmé, že vedúci dokumentačnej služby (generálne oddelenie, úrad atď.) práva s ním. Pri príprave technických špecifikácií by sa mala venovať osobitná pozornosť smerovacej logistike s vylúčením zjavne nepotrebných segmentov pozdĺž trasy dokumentu.

Iba tí, ktorí musia priamo pracovať s EDMS, môžu určiť stupeň účinnosti jednej alebo druhej z jeho úprav, úroveň jednoduchosti použitia, zamerať pozornosť vývojárov na nedostatky, predkladať racionálne návrhy a vykonávať prácu na analýze. a prognózovanie tokov dokumentov. V rámci toho by som rád poznamenal, že direktívny spôsob zavádzania EDS je neúčinný, keďže rozhodnutia často robia ľudia, ktorí majú malé znalosti o praktických otázkach. Pilotný projekt implementácie EDMS by sa mal stať kolegiálnym problémom;

Ďalším problémom môže byť ustanovenie IT manažéra v rámci firmy na podporu projektu. Jeho precenenie úrovne jeho schopností v oblasti informačných technológií môže vyjsť firmu draho. Neopatrný alebo nekvalifikovaný špecialista nielenže nebude schopný vyriešiť problém sám, ale neprizná svoju vlastnú odbornú nekompetentnosť a zdrží kontaktovanie zástupcov developerskej spoločnosti. Niekedy sa obzvlášť pokročilí používatelia pokúšajú o neoprávnený prístup k softvérovému produktu s právami správcu, pričom nezávisle vykonávajú dôležité úpravy, a vývojári si potom môžu polámať hlavu, ako tieto úpravy „dotiahnuť“, aby sa systémové nastavenia nestratili. Myslím si, že vymenovanie za správcu systému nielen vysoko profesionálneho špecialistu, ale aj človeka, ktorý sa stará o podnikanie, pomôže vyhnúť sa mnohým ťažkostiam.

Okrem toho je tu problém papierového „balastu“. Spoločnosti a organizácie, ktoré prešli na bezpapierovú správu dokumentov, sa len ťažko zmierujú so skutočnosťou, že veľké množstvo spoločností, organizácií, podnikov, oddelení, ústavov atď., ktoré neprešli na EDMS, sú dodávateľmi informácií „na papieri“. “. Pre implementáciu týchto dokumentov do interného systému elektronickej správy dokumentov je potrebné získať ich elektronické obrázky.

Pre jednoduché riešenia postačuje bežný program na skenovanie alebo rozpoznávanie dokumentov, nie sú potrebné špecializované systémy. Pri veľkých objemoch je potrebné preskúmať možnosť využitia profesionálnych systémov určených na získanie obrázkov dokumentov. Čím väčší objem prichádzajúcich dokumentov, tým vyššia cena emisie, od nákupu priemyselného skenera a jeho komponentov až po organizáciu pracovísk, prideľovanie a školenie zamestnancov. Ceny takýchto systémov sa môžu pohybovať od niekoľkých tisíc až po niekoľko desiatok tisíc dolárov. Pri implementácii EDMS je tiež dôležité zvoliť také riešenie, ktoré zabezpečí možnosť jeho ďalšieho rozšírenia, napríklad zavedením elektronických archívov, digitálnych podpisov, vyhľadávačov, skenovacích systémov a pod.

Osobitnú pozornosť je potrebné venovať zásadám ochrany údajov, používaniu digitálnych podpisov, antivírusových balíkov atď. Ak sa tomu nevenuje náležitá pozornosť, môžete sa s EDMS rozlúčiť, pretože zákazník riskuje buď bezpečnosť, pretože neoprávnené vniknutie ukončí obchodné tajomstvo alebo šírenie vírusu, ktorý môže jednoducho zničiť všetky dostupné informácie, čo sa rovná kolapsu. Okrem toho je ďalším naliehavým problémom priznanie právneho účinku elektronickým dokumentom.

Julia Eremeeva, vedúca kancelárie, členka Klubu profesionálnych tajomníkov:

Nedostatok pamäte, nízka rýchlosť systému, takmer nepretržitý systém organizácie dokumentov, obrovské množstvo času na zadanie dokumentu do systému. Aj keď EDMS poskytuje rýchlejšie vyhľadávanie dokumentov, udržiavanie predškolských vzdelávacích inštitúcií v systéme EDMS si vyžaduje viac ľudských zdrojov z dôvodu výrazného nárastu nákladov na počiatočné zadávanie dokumentov do systému.

Anna Vasilyeva, HR manažér, OP Barclay LLC:

Modernizácia oddelení nezodpovedala novým technológiám (nekompatibilita programov a technológií), IT oddelenie spolu s vývojármi nových projektov dosiahlo úspešnú implementáciu a zabezpečilo pohodlie pri práci personálu.

Svetlana Dyachkova, osobná asistentka prezidenta spoločnosti Econika:

Z hľadiska technických problémov DocsVision EDMS nepokrýval tok dokumentov všetkých našich dcérskych spoločností (kazetový reťazec topánok Econika, spoločnosť CITY-XXI Century a spoločnosť Econika-Techno), takže bol skôr experimentálny. Pre našu spoločnosť je momentálne najvhodnejší systém Directum.

Vaša rada pre tých, ktorí uvažujú o možnosti zavedenia informačných technológií vo svojom podniku.

Marina Tarasová:

Tí, ktorí s EDMS pracovali, ktorí ho pozorovali od nultého cyklu, od implementácie pilotného projektu, môžu veľa a dlho rozprávať o fázach, ťažkostiach, problémoch, úspechoch atď. Každý má svoje. A predsa, ak sa pokúsite zhromaždiť rady, vyzerajú asi takto.

Tipy pre úspešnú implementáciu EDMS.

2. K výberu vývojára a konkrétnej verzie EDMS pristupujte s plnou zodpovednosťou.

3. Kľúčom k úspešnej implementácii EDMS je vytvorenie efektívnej mobilnej pracovnej skupiny, ktorá bude zahŕňať špecialistov všetkých profilov, spolupracujúcich na princípoch kolegiality.

4. Kolegialita, a nie direktívnosť, metód rozhodovania o praktických otázkach pomôže vyhnúť sa chybám pri prevádzke EDMS.

5. Pracovnú skupinu by mal viesť odborník na IT technológie.

6. Hlavný zákazník musí byť úradník zodpovedný za kancelársku prácu.

7. Podpora nadšených inovátorov je kľúčom k úspešnému boju proti konzervativizmu a sabotáži tímu.

8. Finančný a technický stav podniku musí zodpovedať zvereným úlohám.

9. Analýza technického stavu spoločnosti musí byť včasná a predchádzať implementácii EDMS.

10. Prioritnou úlohou je analýza toku dokumentov, určenie jeho trás, objemov atď.

11. Formalizácia obchodných procesov je naliehavou potrebou už v prípravnom štádiu.

12. Technická špecifikácia musí byť čo najkompletnejšia, najjasnejšia a najkompetentnejšia.

13. Venujte zvláštnu pozornosť smerovacej logistike, eliminujte zjavne nepotrebné segmenty pozdĺž trasy dokumentu.

14. Prechod na EDMS by mal byť hladký a progresívny.

15. Maximálna ochrana údajov má zásadný význam.

16. EDS je dnes, nie zajtra.

17. Vytvorenie elektronického archívu je naliehavou potrebou.

18. Upozorňujeme, že nebude možné úplne upustiť od toku papierových dokumentov, môžete však zorganizovať ich konverziu do elektronickej podoby.

19. Je potrebné zabezpečiť rozpoznávanie textu na serveri a inštaláciu programov na rozpoznávanie.

20. Zahrňte do softvérového produktu nielen aktuálne, ale aj dlhodobé plány.

21. Pozvite čo najširší okruh odborníkov, aby analyzovali navrhovaný produkt a pripravili pripomienky a návrhy.

22. Školenie zamestnancov nie je rozmar, ale nevyhnutnosť.

23. Využite obdobie skúšobnej prevádzky na identifikáciu úzkych miest a problémových oblastí, dolaďovanie postupov pri práci s dokumentmi a zhromažďovanie skúseností používateľov.

24. Nebojte sa vyjadriť svoje želania a návrhy vývojárovi, nikto nevie lepšie ako vy, čo je potrebné a ako je to potrebné.

25. Nebojte sa požadovať opravu chýb alebo úpravu nastavení v súlade s identifikovanými požiadavkami.

26. Pristupujte zodpovedne k výberu IT administrátora na podporu projektu v prevádzkovej fáze.

27. Ako manažér zodpovedný za kancelársku prácu získate práva podobné právam správcu IT, čo vám pomôže vyhnúť sa mnohým zdržaniam počas neprítomnosti manažéra IT a rýchlo vyriešiť mnohé problémy.

28. V prevádzkovej fáze sa bližšie pozrite na odborníkov, ktorí vytvárajú zaujímavé, sľubné nápady, a vymenujte ich za administratívnych asistentov.

29. Dobrý kontakt s vývojármi pomôže vyhnúť sa mnohým problémom v prevádzkovej fáze.

Julia Eremeeva:

Myslím si, že systém sa ospravedlňuje, ak má spoločnosť niekoľko vzdialených pobočiek. V moderných podmienkach zostáva EDS drahými a nepohodlnými obchodnými hračkami. Preto by ste si mali vždy položiť otázku: „Je možné vystačiť si s tradičnou metódou? Mnohé EDMS neposkytujú systém správy prípadov v papierovej forme. Sú v nich reťazce dokumentov (žiadosť - uznesenie - práca s dokumentom - odpoveď), ale viaceré reťazce nie sú prepojené do prípadu. Pripravte sa na to, že zástupcovia výrobných spoločností používajú vo svojej reči rôzne pojmy; je to ako hovoriť rôznymi jazykmi. Napríklad „požiadavka-odpoveď“ je jeden obchodný proces, ale v predškolskej vzdelávacej inštitúcii sú to dva rôzne prvky kancelárskej práce. Zoznámte sa s MOREQ, pripravte sa na skutočnosť, že v počiatočnej fáze rokovaní si možno jednoducho nebudete rozumieť, najmä ak je to vaša prvá skúsenosť s implementáciou EDMS.

Svetlana Dyachková:

Myslím si, že musíte zvoliť najjednoduchší systém („jedno tlačidlo“), pretože zložité programy často spôsobujú negatívne emócie. Koniec koncov, nie všetci zamestnanci majú rovnaké znalosti o počítačových programoch a mnohí niekedy jednoducho nie sú pripravení stráviť drahocenný čas na zvládnutie nového systému.

Povedzte nám, prosím, ako vznikla myšlienka zavedenia elektronickej správy dokumentov vo vašej spoločnosti? Čo bolo rozhodujúcim momentom pri tomto rozhodnutí?

Julia Eremeeva:

Vždy išlo o rázne rozhodnutie vedenia spoločnosti s cieľom sprísniť kontrolu nad vykonávaním. Vznikol nápad na systém, do ktorého by manažér mohol kedykoľvek vstúpiť a sledovať prácu jedným alebo druhým smerom, zlepšiť prácu s dokumentmi a zlepšiť prácu spoločnosti ako celku.

Igor Žigunov, podpredseda predstavenstva mestskej hypotekárne banky:

Jednou z hlavných úloh banky je optimalizácia obchodných procesov a postupov. Zavedenie tohto druhu toku dokumentov banka dôsledne vykonáva, a to tak pri príprave infraštruktúry, ako aj s prihliadnutím na predpisy Ruskej federácie upravujúce tok dokumentov, ochranu a uchovávanie informácií. Zavedenie elektronickej správy dokumentov pre viaceré bloky operácií banky umožnilo výrazne znížiť prevádzkové náklady aj čas spracovania dokumentov. Okrem toho banka už v roku 2007 zaviedla elektronickú správu dokumentov ako pilotný projekt pri spolupráci s partnermi.

Implementácii ďalšej etapy elektronickej správy dokumentov pre biznis proces predchádza práca na regulačnej podpore týchto operácií a IT, ako aj testovacie obdobie prevádzky systému, takže pri implementácii nevznikajú žiadne technické ťažkosti.

Elektronický obeh sa vo veľkej miere realizuje tak v rámci internej komunikácie a obchodných postupov spoločnosti, ako aj v niektorých blokoch partnerskej práce s distribučnou sieťou banky.

Anna Vasilyeva:

Rozhodujúce bolo, že je mobilný a pohodlný, dáva vám veľa voľného času na iné veci.

Svetlana Dyachková:

S rozvojom spoločnosti postupne vyvstala otázka systematizácie toku dokumentov, skrátenia času potrebného na schvaľovanie dokumentov s cieľom optimalizovať obchodné procesy. Najprv bol predstavený skúšobný program elektronickej správy dokumentov vlastného vývoja, potom DocsVision EDMS a dnes prebieha prechod na Directum.

Povedzte nám o fázach realizácie, aká je dĺžka trvania projektu?

Julia Eremeeva:

Vo všetkých firmách, o ktorých som vedel, sa projekt nedal nazvať úplným. To, čo sa v tradičnej predškolskej vzdelávacej inštitúcii rieši jednoduchou zmenou predpisov a zhruba povedané zmenou cesty pohybu dokumentov, presúvaním šanónov z jednej skrinky do druhej či pridávaním nových šanónov, si v EDMS vyžaduje zmenu tolerancií a vylepšenie programu. A takto to môže pokračovať donekonečna, pretože firma je živý organizmus, kde prebieha reštrukturalizácia a rotácia. Vyvíja sa a program sa musí prerobiť, aby vyhovoval novým podmienkam.

Anna Vasilyeva:

3 etapy: schválenie projektu, schválenie cenovej politiky za účelom úspory financií a implementácia na pracovisku.

Svetlana Dyachková:

Momentálne uplynul rok od začiatku prác na projekte Directum EDMS. Projekt je realizovaný v niekoľkých etapách: najprv bol zriadený a uvedený do komerčnej prevádzky generálny podnikový sklad, potom sa začala etapa vývoja a uvádzania do prevádzky rôznych dopravných trás a spracovania dokumentov. Táto etapa trvá dodnes.

Aké sú náklady na tento projekt?

Julia Eremeeva:

Ťažko povedať. Jednoduchý systém si môžete napísať sami. Neviem určiť hornú hranicu ceny. Cena závisí od počtu pracovných staníc, dostupnosti kľúčov, digitálnych podpisov, verzie systému, potreby aktualizácií či zmien systému.

Anna Vasilyeva:

150 000 rubľov. na 15 pracovných miest.

Svetlana Dyachková:

Náklady na projekt sú dôverné informácie. Môžem len povedať, že v období krízy sme tento projekt dokázali zrealizovať vďaka voľbe ruského systému, jedného z najlepších na trhu. Väčšina prác bola navyše vykonaná s využitím interných zdrojov spoločnosti.

Pohľad späť: výhody a nevýhody implementácie elektronickej správy dokumentov.

Marina Tarasová:

Implementácia EDMS má veľa výhod, nie je možné ich všetky vymenovať, ale aj tak to skúsim, len sa obávam, že tento zoznam môže pokračovať donekonečna a zakaždým, keď niekto ponúkne svoje vlastné, nové výhody. Hlavná vec je nesporná - zavedenie elektronického systému správy dokumentov poskytuje významný ekonomický efekt, ale jeho kvantitatívne hodnotenie je zložitý proces, pretože je potrebné vziať do úvahy veľa faktorov.

Priamy efekt implementácie systému vám umožňuje ušetriť peniaze vynaložené na pracovný čas zamestnancov, spotrebný materiál, platby za poštové a kuriérske doručovacie služby, kopírovanie materiálov atď.; znižuje mzdové náklady. Nepriamym efektom sú tie výhody riadenia, ktoré sú významné pre fungovanie organizácie: transparentnosť riadenia, kontrola výkonovej disciplíny a pod.

Implementácia elektronických systémov správy dokumentov teda umožňuje:

1. Úplne automatizujte proces práce s dokumentmi.

2. Zabezpečiť organizáciu práce so vzdialenými užívateľmi a užívateľskými skupinami.

3. Zabezpečte integráciu s externými emailovými systémami atď.

4. Rozšíriť základné možnosti EDMS pomocou modularity a prítomnosti vstavaných nástrojov.

5. Zabezpečiť proces súčasnej prevádzky neobmedzeného počtu užívateľov v systéme.

6. Výrazne zvýšiť efektivitu práce s dokumentmi.

7. Výrazne zlepšiť firemnú kultúru práce s dokumentmi.

8. Výrazne znížiť objem obehu papierových dokumentov.

9. Výrazne skrátiť čas potrebný na vyhľadávanie dokumentov.

10. Výrazne skrátiť čas na koordináciu a schvaľovanie návrhov dokumentov.

11. Zabezpečiť všetky dokumentačné procesy so súčasným využívaním elektronickej a papierovej verzie dokumentov.

12. Výrazne skrátiť čas na spracovanie a odosielanie dokumentov.

13. Zefektívniť proces evidencie akýchkoľvek typov dokumentov (došlých, odoslaných, interných, organizačných a administratívnych, zmlúv a pod.).

14. Zabezpečiť riadenie pracovného toku (prenos dokumentov medzi účinkujúcimi).

15. Zabezpečiť prácu so vzájomne súvisiacimi dokumentmi.

16. Zabezpečiť správu rôznych informačných materiálov počas celého životného cyklu, od vytvorenia až po kontrolu, schválenie, archiváciu.

17. Zabezpečiť transparentnosť všetkých procesov od okamihu vytvorenia dokumentu až po jeho odovzdanie do archívu.

18. Sledujte históriu vytvárania dokumentov, všetky vzťahy, vrátane starších, neskorších, potomkov, rodičov a iných dokumentov.

19. Zoraďte údaje podľa akýchkoľvek kritérií.

20. Zabezpečiť jasný proces koordinácie a schvaľovania dokumentov.

21. Vybudujte dobre fungujúci systém objednávok.

22. Poskytovať vyhľadávanie informácií podľa rôznych atribútov a fulltextové vyhľadávanie.

23. Zabezpečte jasnú kontrolu výkonovej disciplíny.

24. Zabezpečiť automatizáciu zberu a analýzy štatistických údajov o pohybe dokumentov.

25. Poskytovať archívne ukladanie elektronických obrázkov dokumentov.

26. Zabezpečiť reguláciu prístupových práv.

27. Poskytnite okamžitý prístup k dokumentom.

28. Znížte kvantitatívne straty dokumentov.

29. Zvýšiť produktivitu práce.

30. Znížiť náklady na prípravu dokumentov na odovzdanie do archívu a archívne uloženie dokumentov.

31. Znížiť náklady na kuriérske a poštové služby.

32. Poskytnúť právnu silu elektronickým dokumentom.

33. Znížte počet interných a externých kuriérov.

34. Zabezpečiť údržbu informačnej a referenčnej databázy.

Existuje oveľa menej nevýhod, ale sú významné.

1. Medzery v informačnej bezpečnosti. Toto je bežný problém. Nemôžete sa vzdať, ale nemôžete na to nemyslieť. Trh je zaplavený pirátskymi diskami so stiahnutými databázami serióznych vládnych agentúr, ktoré majú dobrú ochranu, nehovoriac o malých a stredných podnikoch. Konkurencia je zákon podnikania. Bohužiaľ, všetko sa predáva, všetko sa kupuje.

V niektorých ohľadoch je pre bezohľadného konkurenta ešte ťažšie získať informácie na papieri. Dokumenty môžu byť uložené v rôznych miestnostiach, rôznych skriniach (stoly, trezory) a samostatných priečinkoch. To si vyžaduje čas. Je to nebezpečné? S elektronickými databázami je to jednoduchšie. Moderní hackeri používajú vzdialený prístup na hackovanie najpokročilejších, drahých programov s najvyšším stupňom ochrany.

2. Prudký nárast toku dokumentov, nie vždy 100% predvídateľný, v dôsledku čoho sa servery nedokážu vyrovnať a produktivita práce klesá. V prítomnosti toku papierových dokumentov je takýto ostrý prielom nemožný.

3. V dôsledku zvýšenia toku dokumentov dochádza k nárastu mzdových nákladov.

4. Zamestnávateľ nemá čas na takéto zmeny v rozhodovaní o personálnych otázkach primerane reagovať. Objemy sa zvyšujú, pričom počet zamestnancov zostáva rovnaký.

Vyššie uvedené informácie nám neumožňujú pochybovať o výhodách zavedenia EDS. Ak sa bavíme o zavedení EDS, tak som rozhodne a bezvýhradne za!

Julia Eremeeva:

EDMS zjednodušuje prácu pri vyhľadávaní dokumentov a monitorovaní vykonávania, ale pracnejšie zadávanie dokumentov do práce, nedomyslené horizontálne prepojenia dokumentov z rôznych prípadov a absencia samotných prípadov takmer úplne neguje všetky výhody. EDMS. EDMS dnes nie je elektronickou kópiou tradičnej predškolskej vzdelávacej inštitúcie, má inú logiku organizácie práce, ktorá, žiaľ, nie je optimálnejšia, a teda pohodlnejšia.

Anna Vasilyeva:

Pri pohľade späť: klady – mobilita v práci, je pohodlné pracovať s bezpapierovým tokom dokumentov, úspora času a zápory – o tom sme predtým nevedeli a na papierové médiá sa toľko míňalo.

Svetlana Dyachková:

Medzi nevýhody patrí nemožnosť pokryť 100 % všetkých dokumentov: spolu s elektronickými verziami existujú papierové dokumenty, ktoré ešte neboli zrušené (stanovy, objednávky, právne dokumenty). S EDS sa navyše znižuje živá komunikácia medzi zamestnancami. Koniec koncov, odteraz nie je potrebné podpisovať jeden dokument vo viacerých kancelárskych miestnostiach. Postupne ľudia prechádzajú na komunikáciu len cez email alebo fóra. Myslím si, že virtualizácia môže mať negatívny vplyv na tímového ducha a súdržnosť.

Na druhej strane rýchlosť komunikačných tokov závisí od spôsobu prenosu informácií. Je jasné, že pri SED sa táto rýchlosť výrazne zvyšuje. Okrem toho súdržnosť tímu do značnej miery závisí od toho, do akej miery sú zamestnanci informovaní o záležitostiach spoločnosti a cítia pocit vlastníctva. V tomto smere je systém EDMS veľmi efektívny. Systém predsa len trochu znižuje hranicu medzi vedením a podriadenými. Rozvíjajú sa horizontálne aj zdola nahor prepojenia. Najdôležitejšie je, že pri koordinovanej práci všetkých používateľov systému je registrácia, schvaľovanie a distribúcia dokumentov oveľa pohodlnejšia a rýchlejšia.

Igor Žigunov:

Samozrejme, tento druh toku dokumentov má pozitívne aspekty aj ťažkosti. Ide najmä o dostupnosť zdroja na uchovávanie veľkého množstva materiálu v elektronickej podobe, ktorý zabezpečuje dostatočnú kapacitu komunikačného kanála, najmä pokiaľ ide o implementáciu takéhoto toku dokumentov vo veľkej regionálnej sieti banky v celom rozsahu. krajiny a, samozrejme, berúc do úvahy potrebu dodržiavať požiadavky na dôvernosť a uchovávanie informácií. Vo všeobecnosti zavedenie elektronickej správy dokumentov vážne optimalizuje podnikanie spoločnosti.

Ksenia Prutkova, tajomníčka riaditeľa pobočky Permskej štátnej televíznej a rozhlasovej spoločnosti:

Počas môjho pôsobenia v spoločnosti Perm State Television and Radio Broadcasting Company bol systém elektronickej správy dokumentov niekoľkokrát modernizovaný. V roku 1999 hlavný inžinier nášho podniku napísal program na správu elektronických dokumentov „4D“. Zahŕňal základné funkcie potrebné len na evidenciu dokumentov (prichádzajúce, odchádzajúce, kontrolné). Po niekoľkých rokoch program zastaral a sekretárka spravovala papiere (približne povedané po starom – v účtovnom denníku). V roku 2008 ten istý hlavný inžinier napísal nový program „EIS-Dok“. V súčasnosti sa tento program zdokonaľuje, plánuje sa dostať na úroveň podnikového informačného systému, ktorý bude obsahovať nielen bežnú evidenciu dokumentácie, ale aj ďalšie databázy, napríklad databázu účtovníctva zmlúv. Tento systém bude duševným vlastníctvom podniku. Môže vyvstať rozumná otázka: prečo sa snažiť napísať program, keď si môžete kúpiť hotový? Odpoviem: pre mňa ako sekretárku a osobu priamo spojenú s prácou v tomto programe je veľmi pohodlná priama komunikácia s osobou, ktorá ho vytvorila. Ak sa niečo pokazí alebo mám návrhy na zmenu programu, aby bol efektívnejší, môžem ho kontaktovať. Po druhé, staviame ho spôsobom, ktorý je vhodný pre náš podnik, pre nás samých, pre niektoré funkcie našej práce môžeme kedykoľvek vykonať zmeny! No, ak spoločnosť nemá takých špecialistov, ktorí by mohli napísať svoj vlastný, jedinečný program, dôrazne odporúčam zakúpiť si hotové!

Čo sa týka nevýhod elektronickej správy dokumentov, tu je možné uviesť nasledujúci bod: v prípade výpadku elektriny môže dôjsť k výpadkom v našej práci a v dôsledku toho k neplneniu akýchkoľvek povinností (napr. odoslanie listu ), ale v tomto prípade by mali existovať zariadenia na úsporu energie. A vo všeobecnosti veda nestojí na mieste, myslím, že možno o pár rokov, v podmienkach celosvetového pokroku, sa pozrieme na náš dnešný program (nie je však úplne napísaný) ako „Windows-95“!

Aká je úloha sekretárky a asistentky manažéra pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov?

Marina Tarasová:

Úlohu sekretárky a asistentky manažéra pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov možno len ťažko preceňovať. Väčšinou sú to mladí, mysliaci ľudia, takže sú prví, ktorí prevezmú iniciatívu, s radosťou sa stanú inovátormi, podporujú akékoľvek snahy a vytvárajú množstvo protinávrhov.

Uvedenie EDMS do prevádzky umožňuje takmer úplne eliminovať služby interných kuriérov. Tok dokumentov sa prerozdelí v oddelení zodpovednom za kancelársku prácu a odošle sa do príslušných prijímacích priestorov. Sekretárka alebo asistent manažéra prezerá poštu a rozhoduje o ďalšom osude prijatých dokumentov. Obzvlášť dôležité dokumenty, ktoré vyžadujú jednu alebo druhú účasť manažéra, sa mu posielajú na kontrolu, schválenie, schválenie a podpísanie. Niektoré z dokumentov (zvyčajne ide o dokumenty v prúde) v súlade s delegovanými právomocami sekretár alebo asistent posiela podriadeným štrukturálnym jednotkám, ktoré predtým v mene manažéra zadali vzorové víza do registračných kariet („na vykonanie“, „ pre odpoveď, „pre informáciu“ atď.).

Sekretárke alebo asistentovi manažéra možno tiež delegovať právomoc analyzovať disciplínu výkonu a sledovať termíny vyhotovenia dokumentov; vyhľadávanie a zhromažďovanie potrebných informácií; príprava referenčných a analytických materiálov; vytváranie, distribúcia a monitorovanie vykonávania riadiacich pokynov.

Navyše v praxi mnohí manažéri dávajú asistentom alebo sekretárkam podpisové právo elektronicky.

Julia Eremeeva:

Ak sa tajomník/asistent manažéra dobre orientuje v predškolskej vzdelávacej inštitúcii, môže sa podieľať na písaní technických špecifikácií. Vo všeobecnosti je jeho úloha malá.

Anna Vasilyeva:

Sekretárka mobil pripravuje všetky informácie, ktoré zaujímajú manažéra, nie je len sekretárkou, ale aj nepostrádateľným zamestnancom manažéra.

Svetlana Dyachková:

Pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov je úloha sekretárky skôr poradná a nie je vždy viditeľná pre každého. Zamestnancom je zvyčajne vysvetlené, aké dokumenty nahrať do šablón, aké termíny na vyhotovenie dokumentov, aké služby pridať do databázy atď. Pri priamom používaní programu je úloha osobného asistenta zrejmejšia: od vypracovania dokument na sledovanie jeho vykonávania.

Čo by ste zmenili, keby ste zajtra začali implementovať elektronickú správu dokumentov?

Marina Tarasová:

Otázky plánovania a predpovedania implementácie EDMS by som bral vážnejšie. Skúsil by som presnejšie vypočítať možnosti zvýšenia objemu toku dokumentov s perspektívou 10 rokov do budúcnosti; dokázať naliehavú potrebu nákupu čo najvýkonnejšieho servera. Spočítal by som mzdové náklady, osobohodiny a pod., a snažil by som sa presvedčiť vedenie o potrebe rýchlej reakcie na potrebu personálnych zmien v súvislosti so zmenami v objeme toku dokladov, nielen v smere znižovania stavu zamestnancov, ale aj v smere nárastu. Bohužiaľ, ak v praxi nemusíte dlho čakať na reakciu s prvým, potom s druhým je to ťažšie.

Julia Eremeeva:

Aby som bol úprimný, snažil by som sa manažment od tejto myšlienky odradiť. Moderné systémy EDMS sú stále veľmi hrubé. Zdá sa, že ich vývoj prebieha bez akéhokoľvek zásahu úradníkov.

Anna Vasilyeva:

Zrýchlil by som proces implementácie a vykonal školenie priamo na pracovisku, čím by som ušetril čas a peniaze na školenia personálu. Všetci, ktorí prešli, dostanú certifikát.

Svetlana Dyachková:

Ak hovoríme o našich skúsenostiach, radi by sme nezaviedli postupné zavádzanie systému vo všetkých našich dcérskych spoločnostiach, ale simultánne nasadenie systému v rámci celej spoločnosti. Ak však vezmeme do úvahy špecifiká každého nášho rekreačného strediska a potrebu takéhoto prístupu k veľkým jednorazovým investíciám síl a prostriedkov, takáto možnosť by bola nemožná.

Poznámka. Anonymné stanovisko k implementácii elektronickej správy dokumentov:

„Je tu len jeden problém – byrokracia, tok dokumentov ide paralelne s papierovými médiami...“

Podpísané na pečať

• Firemná kultúra

Kľúčové slová:

1 -1

informačná počítačová sieť elektronický dokument

Bez ohľadu na to, ako sa optimisti a skeptici hádajú o elektronických dokumentoch, nikto nepopiera skutočnosť, že drvivá väčšina kancelárskych dokumentov je vytvorená na počítačoch. Dôvody takéhoto bezpodmienečného víťazstva informačných technológií sú úplne jasné:

• - elektronické dokumenty sa dajú ľahko vytvárať, upravovať, reprodukovať, distribuovať a posielať ďalej;
• - vyhľadávanie potrebných informácií je oveľa jednoduchšie a kontextové vyhľadávanie poskytuje príležitosti, o ktorých by sa pri papierovaní mohlo len snívať;
• - jednoduchšie as menšou námahou sa riešia otázky rezervovania informácií a dokumentov, vytvárania poistných fondov atď.;
• - v podnikateľskej činnosti a vo verejnej správe umožňujú elektronické dokumenty pri správnom používaní urýchliť rozhodovanie a zlepšiť ich kvalitu.

Rozšírené používanie elektronických systémov na prípravu a správu papierových dokumentov postupne stiera hranice medzi elektronickými a neelektronickými dokumentmi. V mnohých zákonoch a normách na celom svete je napríklad výtlačok definovaný ako forma prezentácie elektronického dokumentu na papieri.

Podobné znenie sa vyskytuje aj v regulačných dokumentoch našich vládnych orgánov:

Predpisy o požiadavkách na činnosť účastníkov finančných trhov pri používaní elektronických dokumentov (schválené vyhláškou Federálnej služby pre finančné trhy zo dňa 8. decembra 2005 N 05-77/pz-n):

„...dokument v elektronickej podobe a (alebo) jeho kópia na papieri, overená predpísaným spôsobom...“.

Predpisy o postupe pri uznávaní osôb za kvalifikovaných investorov (schválené vyhláškou Federálnej služby pre finančné trhy zo dňa 18. marca 2008 N 08-12/pz-n):

"4.7. Osoba, ktorá je uznaná ako kvalifikovaný investor, je povinná na žiadosť Federálnej služby pre finančné trhy Ruska a v súlade so špecifikovanou požiadavkou predložiť register v elektronickej forme a (alebo) jeho kópiu na papier, overený predpísaným spôsobom.“

Elektronické dokumenty, ako každá technológia, však majú svoje nevýhody, ktoré je potrebné vziať do úvahy:

• - rýchle zastarávanie technológií, ktoré núti organizácie neustále zlepšovať svoje pracovné metódy, pravidelne presúvať dokumenty a informácie z jedného systému do druhého a migrovať ich zo zastaraných médií a formátov na nové;
• - krátka životnosť nosičov informácií a ich rôznorodosť, čo vedie k ich pomerne častej aktualizácii, čo si vyžaduje, aby organizácia neustále monitorovala bezpečnosť informácií;
• - nedoriešené právne problémy a predovšetkým otázka legislatívneho uznania právnej sily skutočne používaných elektronických dokumentov;
• - zložitosť nielen zaistenia bezpečnosti, ale aj zničenia elektronických dokumentov v porovnaní s papierovými dokumentmi;
• - potreba využívať vysokokvalifikovaný personál, ktorého platy automaticky zvyšujú náklady na správu dokumentov a informácií.

Okrem toho je teraz nemožné úplne opustiť papier a iné analógové pamäťové médiá z niekoľkých dôvodov:

• - v prvom rade ide o existujúce požiadavky legislatívy a predpisov na vyhotovenie množstva dokumentov na papieri. Týka sa to predovšetkým najvýznamnejších dokumentov v podnikateľskej činnosti, ako sú listiny zakladateľské listiny, listiny majetku, licencie a pod.;
• - akokoľvek hovoríme o výhodách elektronických dokumentov, mali by sme brať do úvahy aj fakt, že pre mnohých manažérov a špecialistov je pri dôležitých rozhodnutiach pohodlnejšie pracovať s papierom;
• - nemenej dôležité je, že v priebehu niekoľkých storočí sa vyvinula dobre fungujúca technológia na vytváranie, spracovanie, dlhodobé uchovávanie a ničenie papierových dokumentov, ako aj plnohodnotný legislatívny a regulačný rámec, ako aj metodický vývoj; odporúčania, ktoré možno použiť v praktickej práci;
• - na prácu s papierom a mikrofilmom nie sú potrebné žiadne špeciálne technické prostriedky, vďaka čomu sú tieto typy médií vhodnejšie na uchovávanie duplikátov alebo kópií tých dokumentov, ktoré môžu byť naliehavo potrebné v prípade rôznych druhov mimoriadnych udalostí a katastrof, keď elektronické dokumenty nemusia byť dostupný.

Napriek tomu, že svetové spoločenstvo ešte nie je pripravené úplne opustiť papierové dokumenty, čoraz viac sa prejavujú ich nedostatky, ktoré prehlbujú neustále sa zvyšujúce požiadavky na rýchlosť spracovania informácií a rozhodovania: - nízka rýchlosť tvorby , spracovanie a prenos dokumentov a informácií na papierové médiá je menej kompatibilné s potrebami podnikov a štátnej správy, ktoré čoraz viac využívajú informačné technológie. Dokumentovať „elektronické“ aktivity iba na papieri je takmer nemožné;

• - vyhľadávanie informácií v papierových dokumentoch je oveľa náročnejšie a pomalšie, čo je mimoriadne nepohodlné pre operatívnu prácu;
• - skladovanie papierových dokumentov vyžaduje značný priestor, čo si vyžaduje neustále sa zvyšujúce náklady na prenájom alebo kúpu priestorov, ich vybavenie a zvyšovanie počtu personálu obsluhujúceho tieto skladovacie priestory;
• - správa papierových dokumentov (vrátane kontroly prístupu k nim) sa zvyčajne vyskytuje na úrovni prípadov, ktorá sa čoraz viac ukazuje ako nedostatočná tak pri riešení problémov hlavných obchodných činností, ako aj pri zabezpečovaní informačnej bezpečnosti.

Výhody a nevýhody používania elektronickej správy dokumentov

podpísanie zmluvy pomocou e-mailu bude uznávané na rovnakom základe ako bežné listy, telegramy, telexy, telefaxy atď.

Zmeny v Občianskom zákonníku Ruskej federácie sa stále zvažujú a daňové úrady sú už pripravené prijímať elektronické dokumenty. Účtovná ani daňová legislatíva nezakazujú používanie elektronických primárnych dokumentov:

• v súčasnosti platný federálny zákon z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „O účtovníctve“ neobsahuje obmedzenia premietnutia transakcií do elektronického dokumentu;
• Nový zákon o účtovníctve zo dňa 6.12.2011 číslo 402-FZ, ktorý nadobudne účinnosť od budúceho roka, obsahuje priamu indikáciu možnosti evidencie obchodných operácií na papierových a elektronických dokladoch.

Prax, ktorá sa práve začala formovať, však ukazuje, že „populárna“ výmena faktúr a iných prvotných dokladov je ešte ďaleko.

Vo všeobecnosti je, samozrejme, povzbudivé, že sa vytvoril a úspešne implementoval regulačný rámec pre právne významné riadenie elektronických dokumentov, vrátane výmeny elektronických faktúr. Preto mnohé obzvlášť veľké podniky a organizácie začínajú vážne uvažovať o prechode na tok dokumentov bez papiera.

Všade má svoje pre a proti. Napríklad niekto, kto používa program 1C, si dnes môže dovoliť odoslať elektronický dokument kliknutím na jedno tlačidlo za predpokladu, že:

po druhé, zákonodarca zaviedol svoje vlastné prísne formáty pre niektoré primárne dokumenty, napríklad formát faktúry (príkaz Federálnej daňovej služby z 5. marca 2012 č. ММВ-7-6/138@ „O schválení formátov faktúr, účtovného denníka prijatých a vydaných faktúr, nákupnej knihy a predajnej knihy, doplnkových listov nákupnej knihy a predajnej knihy v elektronickej podobe“). Iné sú len odporúčané s cieľom poskytnúť daňovníkom možnosť uplatniť právo na zaslanie primárnych dokumentov na žiadosť správcu dane. Hovoríme o odporúčaných formátoch faktúry TORG-12, akceptačného certifikátu za prácu (služby) (Nariadenie Federálnej daňovej služby z 21. marca 2012 č. ММВ-7-6/172@ „O schválení formátov prvotných účtovných dokladov“).

V zozname odporúčaných formátov dokumentov, ktoré môže daňová služba akceptovať elektronicky, sa teda nenachádzajú žiadne formuláre akceptačného certifikátu na dokončené zmluvné stavebné a montážne práce (KS-2), ofsetové odsúhlasovacie úkony atď. Mnohé organizácie navyše používajú prepracované formuláre dokumentov. V dôsledku tohto prístupu bude počet prívržencov elektronickej správy dokumentov minimálny, pretože formulár KS-2 je veľmi populárny dokument. Samozrejme, pre stavebné organizácie existuje východisko: zmluva môže naznačovať, že priebežné platby sa uskutočňujú podľa aktu voľnej formy (vo formáte schválenom podľa odporúčania Federálnej daňovej služby Ruska) a uskutoční sa konečná platba. podľa formulára KS-2. Ten sa bude predkladať v papierovej forme, kým nebude schválený jeho elektronický formát.

Vzhľadom na to, že je pohodlnejšie predkladať doklady ako súbor ako samostatne po jednom (napríklad elektronická faktúra, papierový výkaz), je vhodné použiť formuláre odporúčané správcom dane.

Nájdu sa, samozrejme, výnimky. Napríklad dnes ani zajtra nebude možné odoslať nákladný list v elektronickej podobe, pretože musí obsahovať podpisy troch strán - objednávateľa, dopravcu a príjemcu tovaru.

Mnohí určite budú chcieť pre každý prípad urobiť papierové verzie - duplikáty elektronických dokumentov s podpismi a pečaťami. Záložná možnosť, samozrejme, neublíži, pokiaľ nezaznamenáte rovnakú sumu dvakrát.

Zoberme si otázku dátumu prijatia faktúry, ktorý určuje moment uplatnenia odpočtu DPH u kupujúceho.

Čo sa týka papierovej verzie hlavného dokladu DPH - faktúry - možno uvažovať o nasledujúcich dátumoch:

• dátum uvedený na faktúre. Ak faktúry prídu poštou, prišiel koniec štvrťroka a platiteľ dane musí premietnuť odpočet v tomto štvrťroku, potom môže byť obálka odoslaná do zberového papiera a faktúra do knihy prijatých faktúr a podľa toho do nákupov kniha. Je jednoduchšie pracovať s inými dokumentmi, pretože nemusia byť zaznamenané v žiadnych kontrolovaných knihách a časopisoch;
• dátum na poštovej pečiatke - táto možnosť je veľmi výhodná, keď odpočet DPH môže „pokaziť“ obraz za vykazované obdobie, pretože daňová služba často spochybňuje možnosť „hrať sa“ s dátumami faktúr medzi zdaňovacími obdobiami;
• dátum na potvrdenke od kuriéra je jednoduchší a zároveň zložitejší. Na jednej strane je možné v priebehu jedného až dvoch dní dohodnúť vhodný termín, napríklad v prípade doručenia na konci alebo mimo pracovného dňa. Na druhej strane, dátum prijatia nie je možné jednostranne zmeniť, ako je to v prípade poštového doručovania.

V súvislosti s elektronickou verziou akýchkoľvek primárnych dokumentov sa berie do úvahy iba jeden dátum - prijatie oznámenia od kupujúceho. To môže byť skutočne problematické vzhľadom na skutočnosť, že v praxi často z nejakého dôvodu vzniká potreba nahradiť dokument.

S tokom papierových dokumentov možno na žiadosť kupujúceho alebo dodávateľa dokumenty takmer vždy nahradiť „spätne“. V prípade vystavenia elektronickej faktúry prechádzajúcej cez prevádzkovateľa, t.j. prostredníctvom tretej strany je to jednoducho nemožné. Faktúru si samozrejme môžete vygenerovať a dokonca poslať klientovi emailom, no operátorovi faktúra s dátumom 27. júna neunikne ani 5. júla alebo dokonca 28. júna.

Na to by mali pamätať tie organizácie, ktoré poskytujú takzvané priebežné služby alebo dodávky a vystavujú jeden doklad na viacero dodávok naraz. Patria sem komunikačné služby, internet, predaj pekárenských a mliečnych výrobkov. Aj pri elektronickom spôsobe vystavovania prepravných dokladov je nepravdepodobné, že ich bude možné vystaviť veľkému počtu protistrán. Jednému kupujúcemu sa teda účtenky za mesiac „uzatvoria“ do posledného dátumu, ďalšiemu 3–5 dní po skončení mesiaca, ale prevádzkovateľ by nemal zmeškať predbežnú uzávierku (3–5 dní pred koncom mesiaca), ako sa to teraz robí s tokom papierových dokumentov .

Inými slovami, ak organizácia napíše do elektronickej faktúry, že faktúra je vystavená za služby poskytnuté v júni bežného roka, tak na faktúre má byť len 29. jún (alebo 30. jún, ak bol tento deň pracovným dňom v júni bežného roka). organizácie) alebo 2. – 3. júla 2012

V praxi môžu nastať tieto situácie:

• na konci štvrťroka kupujúcemu s najväčšou pravdepodobnosťou nepríde faktúra kvôli dovolenke a naozaj ju potrebuje. Aby neprišiel o dobré vzťahy, dodávateľ je samozrejme pripravený urobiť za neho všetko. Potom, napriek existencii dohody o výmene dokumentov elektronicky, má dodávateľ plné právo vystaviť papierovú faktúru. V tomto prípade sa elektronický duplikát už neposiela;
• faktúra bola odoslaná, ale kupujúci si všimol nepresnosť a faktúra bola vrátená dodávateľovi na prepracovanie. V knihe predajov je táto faktúra zaevidovaná už v deň odoslania prevádzkovateľovi.

Vo faktúrach vyhotovených odo dňa nadobudnutia účinnosti vyhlášky vlády Ruskej federácie z 26. decembra 2011 č. 1137 predávajúci vykoná opravy (vrátane upozornení kupujúcich na objasnenie faktúry v elektronickej forme) vygenerovaním nových kópií faktúr. V novom vyhotovení nie je dovolené meniť ukazovatele uvedené v riadku 1 faktúry (dátum/číslo) zostavenej pred vykonaním opráv a vypĺňa sa riadok 1a, ktorý uvádza poradové číslo opravy a dátum opravy. Predchádzajúca aj nová kópia faktúry sa tak evidujú v knihe tržieb (bod 7 uznesenia č. 1137).

Takéto akcie nie sú poskytované pre nákupnú knihu. Inými slovami, v prípade prijatia duplikátu faktúry bude kupujúcemu zaregistrovaná iba druhá a posledná kópia faktúry.

Na kontrolu aktuálnych úkonov (vášho operátora/protistrany) poslúžia v programe zoznamu faktúr dva stĺpce, ktoré odrážajú sumárny stav toku elektronických dokladov podľa podkladov informačnej bázy: v prvom stĺpci - stav toku dokladov na časť organizácie (všetko dokončené / podpísané / požadovaná akcia / očakávaná), v druhej - stav na strane protistrany a prevádzkovateľ elektronickej správy dokumentov. Účtovník vždy uvidí, čo treba urobiť, alebo len chvíľu počká.

V prípade vystavovania elektronických faktúr bude nákupná kniha duplikovať denník prijatých faktúr, ktorý je možné zasielať súčasne v papierovej aj elektronickej forme (poradové čísla sa vypĺňajú automaticky). Vo vzťahu k predajnej knihe môže byť situácia iná. Takže v denníku vystavených faktúr, pred odoslaním faktúry prevádzkovateľovi kupujúceho a prijatím potvrdenia od prevádzkovateľa alebo oznámenia od kupujúceho, nemusia byť žiadne záznamy a v knihe tržieb je suma uvedená v súlade s účtovným zápisom. : D-t 62, K-t 90, podľa ktorých sa generuje faktúra za odoslanie.

V tomto ohľade by sa v priznaní k DPH mali obraty na účte 68, podúčte „DPH“, porovnať s predajnou knihou a debety - s denníkom prijatých faktúr;

3) primárne dokumenty sú vygenerované, odoslané, ale kupujúci nemôže načítať ukazovatele do svojho programu: celková suma dodávky, výška DPH je tam, ale sortiment uvedený v dokumentoch nie je načítaný. Je to možné, pretože dodávateľ môže výrobok nazývať zemiak a kupujúci ho môže nazývať zemiak. Čo robiť?

V tomto prípade by sa predložené mená mali synchronizovať, aby sa v dokumentácii dodávateľa vybrala podobná položka, ktorú by mal zabezpečiť program.

Na záver konštatujeme, že prechod na elektronickú správu dokumentov je poctou dobe za účelom harmonizácie národnej legislatívy ohľadom elektronických faktúr. Európska únia sa teda využívaním elektronických faktúr zaoberá už takmer desať rokov. Preto sa tie organizácie, ktoré pôsobia na globálnych trhoch, budú musieť tak či onak prispôsobiť novým podmienkam a dúfame, že len dočasným nepríjemnostiam.