Pracovná náplň. Vyvíja a realizuje technologické postupy pre prácu s dokumentmi a dokumentačnými informáciami na základe využitia organizačnej a výpočtovej techniky (účtovníctvo, kontrola vykonávania, prevádzkové skladovanie, referenčné práce). Podieľa sa na plánovaní, organizovaní a zlepšovaní činnosti služby podpory riadiacej dokumentácie a monitoruje stav kancelárskej práce. Vypracúva návrhy na zabezpečenie ergonomických pracovných podmienok, racionalizáciu pracovísk zamestnancov služby podpory riadiacej dokumentácie. Vyvíja jednotné dokumentačné systémy a časové výkazy dokumentov pre rôzne účely a úrovne riadenia, klasifikátory informácií o dokumentoch. Organizuje implementáciu dokumentačných systémov. Prijíma opatrenia na zefektívnenie zloženia dokumentov a informačných ukazovateľov, zníženie ich počtu a optimalizáciu tokov dokumentov. Podieľa sa na výbere dokumentov odovzdaných do štátnej úschovy, organizácii skladovania a skúmaní hodnoty dokumentov. Podieľa sa na zadávaní úloh, navrhovaní, prevádzke a zlepšovaní (v rámci informačnej podpory) automatizovaných informačných systémov a systémov riadenia, ako aj na vývoji najnovších informačných technológií (aj bezpapierových), založených na využití výpočtovej a mikroprocesorovej techniky. , návrh a aktualizácia databáz a databáz. Študuje a sumarizuje pokročilé domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu, vypracúva normatívne a metodické dokumenty k problematike dokumentačnej podpory. Podieľa sa na výbere, umiestňovaní a ďalšom školení personálu pre službu dokumentačnej podpory manažmentu.

Musí vedieť: legislatívne a regulačné právne akty, uznesenia, príkazy, nariadenia, iné riadiace a regulačné dokumenty vyšších orgánov týkajúce sa dokumentačnej podpory manažmentu; postup plánovania, projektovania a technológie prác na základe organizačnej a výpočtovej techniky pre služby podpory riadiacej dokumentácie; metódy výskumu, analýzy, návrhu a vývoja dokumentačných systémov; postup pri evidencii, triedení, uchovávaní, skúmaní hodnoty dokumentov; organizovanie archívnych záležitostí; regulačné a metodické dokumenty o návrhu a prevádzke automatizovaných systémov riadenia informácií; základy programovania; metódy navrhovania a aktualizácie databáz a databáz; základy ergonómie, sociálnej psychológie, sociológie; dokumentácia; domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu; základy ekonomiky, organizácie práce a manažmentu; pracovná legislatíva; vnútorné pracovné predpisy; pravidlá a predpisy na ochranu práce.

I. Všeobecné ustanovenia

1. Dokumentový špecialista patrí do kategórie špecialistov.

2. Pre pozíciu:

Dokladového špecialistu vymenúva osoba, ktorá má vyššie odborné vzdelanie bez toho, aby predkladala požiadavky na prax;

3. Uskutočňuje sa vymenovanie do funkcie správcu dokumentov a odvolanie z nej

príkazom riaditeľa podniku po predložení (vedúci oddelenia podpory dokumentácie; vedúci kancelárie; iný úradník)

4. Špecialista na dokumenty musí vedieť:

4.1. Uznesenia, pokyny, príkazy, iné riadiace a regulačné dokumenty vyšších orgánov týkajúce sa dokumentačnej podpory manažmentu.

4.2. Postup plánovania, projektovania a technológie prác na základe organizačnej a výpočtovej techniky pre podporné služby riadiacej dokumentácie.

4.3. Metódy výskumu, analýzy, návrhu a vývoja dokumentačných systémov.

4.4. Postup pri evidencii, triedení, uchovávaní, skúmaní hodnoty dokumentov.

4.5. Organizácia archívnych záležitostí.

4.6. Regulačné a metodické dokumenty k návrhu a prevádzke automatizovaných systémov riadenia informácií.

4.7. Základy programovania.

4.8. Metódy navrhovania a aktualizácie databáz a databáz.

4.9. Základy manažmentu, ergonómia, sociálna psychológia, sociológia.

4.10. Dokumentácia.

4.12. Domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory pre manažment.

4.13. Základy ekonómie, organizácie práce a manažmentu.

4.14. Pracovná legislatíva.

4.15. Vnútorné pracovné predpisy.

4.16. Pravidlá a predpisy na ochranu práce.

5. Odborník na dokumenty je priamo podriadený (vedúci oddelenia podpory dokumentácie; vedúci kancelárie; iný úradník)

6. V čase neprítomnosti správcu dokladov (dovolenka, choroba a pod.) plní jeho povinnosti osoba poverená príkazom riaditeľa podniku, ktorá nadobúda zodpovedajúce práva a zodpovedá za riadne plnenie povinností. mu pridelené.

II. Pracovná náplň

Špecialista na dokumenty:

1. Vyvíja a realizuje technologické postupy pre prácu s dokumentmi a dokumentačnými informáciami na základe využitia organizačnej a výpočtovej techniky (účtovníctvo, kontrola vykonávania, operatívne skladovanie, referenčné práce).

2. Podieľa sa na plánovaní, organizovaní a zlepšovaní činnosti útvaru dokumentačnej podpory manažmentu.

3. Monitoruje stav kancelárskej práce.

4. Pripravuje návrhy na zabezpečenie ergonomických pracovných podmienok, racionalizáciu pracovných miest zamestnancov na oddelení podpory dokumentácie.

5. Vyvíja jednotné dokumentačné systémy a časové výkazy dokumentov pre rôzne účely a úrovne riadenia, klasifikátory informácií o dokumentoch.

6. Organizuje implementáciu dokumentačných systémov.

7. Prijíma opatrenia na zefektívnenie zloženia dokumentov a informačných ukazovateľov, zníženie ich počtu a optimalizáciu tokov dokumentov.

8. Podieľa sa na výbere dokumentov odovzdaných do štátnej úschovy, organizácii uloženia a skúmaní hodnoty dokumentov.

9. Podieľa sa na zadávaní úloh, navrhovaní, prevádzke a zlepšovaní (z hľadiska informačnej podpory) automatizovaných informačných systémov a systémov riadenia, ako aj na vývoji najnovších informačných technológií (vrátane bezpapierových), založených na využití počítača a mikroprocesora. technológie, návrh a aktualizácia databáz a databáz.

10. Študuje a sumarizuje pokročilé domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu, vypracúva normatívne a metodické dokumenty k problematike dokumentačnej podpory.

11. Podieľa sa na výbere, umiestňovaní a ďalšom vzdelávaní personálu na oddelení podpory dokumentácie.

12. Plní jednotlivé služobné úlohy svojho priameho nadriadeného.

III. práva

Špecialista na dokumenty má právo:

1. Oboznámiť sa s návrhmi rozhodnutí vedenia podniku o jeho činnosti.

2. Predkladať návrhy na zlepšenie práce súvisiacej so zodpovednosťami uvedenými v týchto pokynoch.

3. V rámci svojej kompetencie informujte svojho priameho nadriadeného o všetkých nedostatkoch v činnosti podniku (štrukturálnej jednotky, jednotlivých zamestnancov) zistených v procese plnenia služobných práv a povinností a predložte návrhy na ich odstránenie.

4. Vyžiadať si osobne alebo v mene priameho nadriadeného od vedúcich oddelení a iných špecialistov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho pracovných povinností.

5. Zapojiť špecialistov zo všetkých (jednotlivých) štrukturálnych odborov do riešenia jemu zverených úloh (ak to stanovujú predpisy o štrukturálnych odboroch, ak nie, tak so súhlasom vedúceho organizácie).

6. Požiadajte vedenie podniku, svojho priameho nadriadeného, ​​aby vám poskytol pomoc pri plnení povinností uvedených v tomto popise práce.

IV. Zodpovednosť

Špecialista na dokumenty je zodpovedný za:

1. Za nesprávne plnenie alebo neplnenie si pracovných povinností uvedených v tomto popise práce - v medziach stanovených platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie.

2. Za trestné činy spáchané pri výkone ich činnosti - v medziach stanovených platnými správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie.

3. Za spôsobenie materiálnej škody - v medziach stanovených platnou pracovnou a občianskou legislatívou Ruskej federácie.

Jednotný kvalifikačný adresár pre pozície manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov (OSN), 2019
Kvalifikačný adresár pre pozície manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov
Sekcie « Celoodvetvové kvalifikačné charakteristiky pozícií pracovníkov zamestnaných v podnikoch, inštitúciách a organizáciách"A" Kvalifikačné charakteristiky pozícií zamestnancov zamestnaných vo výskumných ústavoch, projekčných, technologických, projekčných a prieskumných organizáciách“, schválené uznesením Ministerstva práce Ruskej federácie z 21. augusta 1998 N 37
(upravené 15. mája 2013)

Dispečer

Špecialista na dokumenty

Pracovná náplň. Vyvíja a realizuje technologické postupy pre prácu s dokumentmi a dokumentačnými informáciami na základe využitia organizačnej a výpočtovej techniky (účtovníctvo, kontrola vykonávania, prevádzkové skladovanie, referenčné práce). Podieľa sa na plánovaní, organizovaní a zlepšovaní činnosti služby podpory riadiacej dokumentácie a monitoruje stav kancelárskej práce. Vypracováva návrhy na zabezpečenie ergonomických pracovných podmienok, racionalizáciu pracovísk zamestnancov služby podpory riadiacej dokumentácie. Vyvíja jednotné dokumentačné systémy a časové výkazy dokumentov pre rôzne účely a úrovne riadenia, klasifikátory informácií o dokumentoch. Organizuje implementáciu dokumentačných systémov. Prijíma opatrenia na zefektívnenie zloženia dokumentov a informačných ukazovateľov, zníženie ich počtu a optimalizáciu tokov dokumentov. Podieľa sa na výbere dokumentov odovzdaných do štátnej úschovy, organizácii skladovania a skúmaní hodnoty dokumentov. Podieľa sa na zadávaní úloh, navrhovaní, prevádzke a zlepšovaní (v rámci informačnej podpory) automatizovaných informačných systémov a systémov riadenia, ako aj na vývoji najnovších informačných technológií (aj bezpapierových), založených na využití výpočtovej a mikroprocesorovej techniky. , návrh a aktualizácia databáz a databáz. Študuje a sumarizuje pokročilé domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu, vypracúva normatívne a metodické dokumenty k problematike dokumentačnej podpory. Podieľa sa na výbere, umiestňovaní a ďalšom školení personálu pre službu dokumentačnej podpory manažmentu.

Musí vedieť: legislatívne a regulačné právne akty, uznesenia, príkazy, príkazy, iné riadiace a regulačné dokumenty vyšších orgánov týkajúce sa dokumentačnej podpory riadenia; postup plánovania, projektovania a technológie prác na základe organizačnej a výpočtovej techniky pre služby podpory riadiacej dokumentácie; metódy výskumu, analýzy, návrhu a vývoja dokumentačných systémov; postup pri evidencii, triedení, uchovávaní, skúmaní hodnoty dokumentov; organizovanie archívnych záležitostí; regulačné a metodické dokumenty o návrhu a prevádzke automatizovaných systémov riadenia informácií; základy programovania; metódy navrhovania a aktualizácie databáz a databáz; základy ergonómie, sociálnej psychológie, sociológie; dokumentácia; domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu; základy ekonomiky, organizácie práce a manažmentu; pracovná legislatíva; vnútorné pracovné predpisy; pravidlá a predpisy na ochranu práce.

Kvalifikačné požiadavky.

Dokladový špecialista: vyššie odborné vzdelanie bez požiadaviek na prax.

ECSD 2018. Revízia zo dňa 9. apríla 2018 (vrátane zmien so zmenami, ktoré nadobudli účinnosť 1. júla 2018)
Ak chcete vyhľadať schválené odborné normy Ministerstva práce Ruskej federácie, použite adresár profesijných štandardov

Špecialista na dokumenty

Pracovná náplň. Vyvíja a realizuje technologické postupy pre prácu s dokumentmi a dokumentačnými informáciami na základe využitia organizačnej a výpočtovej techniky (účtovníctvo, kontrola vykonávania, prevádzkové skladovanie, referenčné práce). Podieľa sa na plánovaní, organizovaní a zlepšovaní činnosti služby podpory riadiacej dokumentácie a monitoruje stav kancelárskej práce. Vypracováva návrhy na zabezpečenie ergonomických pracovných podmienok, racionalizáciu pracovísk zamestnancov služby podpory riadiacej dokumentácie. Vyvíja jednotné dokumentačné systémy a časové výkazy dokumentov pre rôzne účely a úrovne riadenia, klasifikátory informácií o dokumentoch. Organizuje implementáciu dokumentačných systémov. Prijíma opatrenia na zefektívnenie zloženia dokumentov a informačných ukazovateľov, zníženie ich počtu a optimalizáciu tokov dokumentov. Podieľa sa na výbere dokumentov odovzdaných do štátnej úschovy, organizácii skladovania a skúmaní hodnoty dokumentov. Podieľa sa na zadávaní úloh, navrhovaní, prevádzke a zlepšovaní (v rámci informačnej podpory) automatizovaných informačných systémov a systémov riadenia, ako aj na vývoji najnovších informačných technológií (aj bezpapierových), založených na využití výpočtovej a mikroprocesorovej techniky. , návrh a aktualizácia databáz a databáz. Študuje a sumarizuje pokročilé domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu, vypracúva normatívne a metodické dokumenty k problematike dokumentačnej podpory. Podieľa sa na výbere, umiestňovaní a ďalšom školení personálu pre službu dokumentačnej podpory manažmentu.

Musí vedieť: legislatívne a regulačné právne akty, vyhlášky, smernice, nariadenia, iné riadiace a regulačné dokumenty vyšších orgánov týkajúce sa dokumentačnej podpory riadenia, postupu plánovania, projektovania a technológie prác na základe organizačnej a výpočtovej techniky služieb dokumentačnej podpory riadenia, metódy výskumu, analýzy, návrhu a vývoja systémov dokumentácie, postupy evidencie, klasifikácie, uchovávania, skúmania hodnoty dokumentov, organizácia archivácie, regulačné a metodické dokumenty o návrhu a prevádzke automatizovaných systémov správy informácií, základy programovania, metódy navrhovania a aktualizácie databáz a databáz, základy ergonómie, sociálna psychológia, sociológia, správa dokumentov, domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu, základy ekonomiky, organizácie a riadenia práce, pracovná legislatíva, vnútorné pracovné predpisy , pravidlá a predpisy na ochranu práce.

Kvalifikačné požiadavky.

Dokladový špecialista: vyššie odborné vzdelanie bez požiadaviek na prax.

Voľné pracovné miesta na pozíciu Document Manager v celoruskej databáze voľných pracovných miest

Tento zamestnanec sa odráža v špeciálnych pokynoch. Takéto postavenie má každá vzdelávacia inštitúcia. Pozrime sa bližšie na právomoci a povinnosti takéhoto špecialistu.

Inštruktážne body

Pracovné povinnosti manažéra dokumentov vo vzdelávacej inštitúcii pozostávajú z niekoľkých bodov:

• všeobecná poloha;
• profesionálne zodpovednosti;
• práva;
• zodpovednosť.

Uvažujme každý bod samostatne. Poďme identifikovať hlavné oblasti činnosti.

Pracovné povinnosti manažéra dokumentov

Začnime s hlavnými bodmi. Pracovné povinnosti manažéra dokumentov v inštitúcii:

1. Tento zamestnanec sa zaoberá vývojom a realizáciou technologických postupov pre činnosti s dôležitými referátmi, informáciami na nich založenými pomocou výpočtovej techniky. Je povinný viesť evidenciu a uchovávať doklady. Monitorujte vykonávanie, zapájajte sa do referenčných činností.

2. Návrhy na modernizáciu pracovných podmienok predkladá odborník na dokumenty. Pracovné povinnosti tohto zamestnanca zahŕňajú plánovanie a zlepšovanie riadenia v rámci organizácie.

3. Tento zamestnanec prijíma účinné opatrenia na systematizáciu zloženia informačných ukazovateľov a dôležitých dokumentov, zníženie ich počtu a optimalizáciu toku.

4. Medzi pracovné povinnosti vedúceho dokladov v škole patrí vydávanie potvrdení pre študentov na cestu v diaľkových vlakoch a ich predloženie na mieste vyžiadania.

5. Podieľa sa na výbere papierov, ktoré sa presúvajú do štátneho úložiska, organizuje bezpečnosť a skúmanie ich hodnoty.

6. Študuje a systematizuje možnosti využitia automatizovaných systémov riadenia a informačných technológií v modernej kancelárskej práci.

7. Vypracovanie normatívnych a metodických aktov súvisiacich s organizáciou vykonáva odborník na dokumenty.

Pracovné povinnosti tohto špecialistu sú individuálne vypracované v každej organizácii s prihliadnutím na jej špecializáciu.

Čo je dôležité vedieť

Na úspešné zvládnutie povinností požadovaných od zamestnancov je potrebné vlastniť určité informácie. Popis práce špecialistu na dokumenty obsahuje niekoľko bodov súvisiacich s úrovňou odbornej prípravy takýchto špecialistov. toto:

• vlastníctvo normatívnych a legislatívnych aktov, nariadení, uznesení, nariadení a iných riadiacich dokumentov orgánov súvisiacich s dokumentačnou podporou riadenia;
• znalosť poradia plánovania, projektovania, technológie činností na báze manažmentu;
• aplikácia výskumných metód, návrh, analýza, tvorba dokumentačných systémov;
• znalosť základov programovania, metód aktualizácie databáz;
• znalosť základov sociálnej psychológie, sociológie;
• využitie domácich a zahraničných skúseností v oblasti dokumentárnej podpory manažmentu;
• znalosť základov ekonomiky a pracovnej legislatívy;
• dodržiavanie interných predpisov v organizácii;
• znalosť noriem a predpisov bezpečnosti práce.

Základné kvalifikačné predpoklady

Pozrime sa bližšie na otázku: dokumentový špecialista - pracovné povinnosti? Kvalifikačný zoznam navrhuje dve kategórie takýchto zamestnancov vo vzdelávacích (a iných) inštitúciách.

Všeobecné ustanovenia

Popis práce manažéra dokumentov je vypracovaný individuálne v každej organizácii na základe štandardnej šablóny.

1. Tento zamestnanec patrí do kategórie špecialistov.
2. Na takúto pozíciu sa prijíma osoba s odborným vysokoškolským vzdelaním. Pri absencii konkurencie neexistujú žiadne špeciálne požiadavky na pracovné skúsenosti.
3. Vedúci (riaditeľ) organizácie prijme zamestnanca a odvolá ho z funkcie.
4. Vo svojej činnosti sa špecialista na dokumenty riadi platnou legislatívou Ruskej federácie, chartou, príkazmi a príkazmi riaditeľa (generálneho riaditeľa) organizácie a popismi práce.
5. Špecialista na dokumenty podlieha priamo riaditeľovi (vedúcemu) organizácie. V neprítomnosti vedúceho vykonáva tento špecialista príkazy zástupcu alebo inej osoby poverenej vedúcim organizácie.

práva

Aké práva má odborník na dokumenty? O pracovných povinnostiach sme hovorili už skôr. Teraz sa pozrime bližšie na práva tejto kategórie zamestnancov.

1. Tento zamestnanec môže manažérovi predložiť na posúdenie tieto návrhy:

• modernizovať pracovné činnosti priamo súvisiace s pracovnými povinnosťami;
• o príplatkoch pre podriadených, ktorí pri plnení určitých úloh preukázali vysokú kvalifikáciu;
• o vyvodení disciplinárnej a finančnej zodpovednosti zamestnancov, ktorí porušili pracovnú disciplínu

Dokumentový špecialista si môže vyžiadať od rôznych štrukturálnych divízií a ostatných zamestnancov spoločnosti (organizácie) akékoľvek informácie, ktoré potrebuje na plnenie svojich priamych funkčných povinností.

Špecialista na dokumenty má právo pracovať s príkazmi, pokynmi, pokynmi, ktoré označujú jeho povinnosti a práva, ako aj kritériá na analýzu kvality výkonu jeho úradných povinností.

Špecialista na dokumenty môže študovať návrhy rozhodnutí riaditeľa (manažéra) organizácie súvisiace s jeho činnosťou.

Špecialista na dokumenty má právo požiadať o pomoc vedúceho spoločnosti, vrátane poskytnutia technických a organizačných podmienok a zdrojov na prípravu určitých dokumentov, to znamená priame plnenie jeho úradných povinností.

Zodpovednosť špecialistov

Správca dokumentov je zodpovedný v nasledujúcich situáciách:

• v prípade nesprávneho plnenia (neplnenia) ich priamych služobných povinností, ktoré sú stanovené v pokynoch v medziach stanovených platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie;
• v prípade trestných činov spáchaných v rámci profesionálnej činnosti - v rámci ustanovenom súčasnými trestnými, občianskymi a správnymi právnymi predpismi Ruskej federácie;
• pri spôsobení materiálnej škody organizácii - v medziach stanovených občianskymi pracovnými aktmi Ruskej federácie.

Záver

Každá vládna agentúra má medzi zamestnancami špecialistu na dokumenty. Medzi jeho priame zodpovednosti patrí udržiavanie všetkej dokumentácie organizácie, vydávanie certifikátov, tlač návrhov objednávok a pokynov. Je to odborník na dokumenty v ruských školách, ktorý vykonáva kontrolu nad správou osobných spisov študentov a včasným poskytovaním kópií osvedčení požadovaných zamestnancami od vedúceho organizácie.

Pracovný harmonogram správcu dokumentov: trvanie, prestávka na obed, dni voľna sú stanovené nariadením riaditeľa organizácie v súlade s normami pracovnej legislatívy platnými v Ruskej federácii. Jedným slovom, práca nie je ľahká, ale celkom zaujímavá.