V obchodných transakciách existujú prísne oficiálne dokumenty, vypracované podľa jedinej šablóny alebo v súlade s uznávanými normami (napríklad), a takmer neformálne dokumenty, ktoré sa vyhotovujú, keď je potrebné vyriešiť neočakávaný problém, vyhľadať pomoc alebo vyjadriť sa. vďačnosť. Mylne sa verí, že „voľná“ forma sa používa ľahšie; naopak, aby ste napísali presvedčivé odvolanie alebo list, budete musieť vynaložiť oveľa viac úsilia ako vyplnenie štandardizovaného formulára.

Druhá kategória dokumentov zahŕňa širokú škálu žiadostí, ktorých vzory nájdete nižšie. Kompetentne a prehľadne zostaviť takúto správu nie je niekedy o nič menej dôležité ako. Nižšie sú uvedené príklady listov so žiadosťou o pomoc, podrobné pokyny na vytvorenie dokonalého dokumentu a tipy na jeho odoslanie príjemcovi.

Pokyny na napísanie žiadosti

A správy so žiadosťou o pomoc z pochopiteľných dôvodov nemožno zostaviť podľa jedného modelu: pri použití jednotnej formy je jednoducho nemožné prispôsobiť sa konkrétnym okolnostiam. Na to, aby mala žiadosť želaný efekt, je totiž mimoriadne dôležité vziať do úvahy osobnosť príjemcu, jeho sociálne postavenie, aktuálnu finančnú situáciu a ďalšie faktory. Okrem toho by mal mať list jasne dôverný charakter: ak ide o prísne úradný dokument, adresát, ktorý je v predvolenom postavení, s najväčšou pravdepodobnosťou uprednostní odpoveď odhlásením sa z odberu alebo jednoducho odmietne dialóg a odošle správu na adresu odpadkový kôš.

Dôležité: V celom liste musíte zachovať teplý a úctivý tón. Nesmieme zabúdať, že žiadosť nie je oficiálnou požiadavkou, príjemca ju môže ľahko ignorovať alebo odmietnuť. Rešpekt sám osebe neprinesie výsledky bez dostatočnej motivácie, no prinajmenšom dokáže udržať čitateľovu pozornosť a prinúti ho dôjsť až na koniec textu.

Predtým, ako začnete skladať žiadosť o vyriešenie problému, odloženie platieb alebo poskytnutie zľavy, má zmysel rozhodnúť sa o adresátovi. V závislosti od okolností to môžu byť:

• súkromná osoba - napríklad bohatý investor alebo vplyvný vedec;
• individuálny podnikateľ alebo majiteľ spoločnosti s ručením obmedzeným;
• právnická osoba ako celok, ak odosielateľ nepozná meno riaditeľa alebo mu nedáva zmysel, kto presne bude na správu reagovať;
• verejný zamestnanec akejkoľvek úrovne – od starostu malého mesta až po guvernéra alebo zodpovedného vedúceho akejkoľvek štruktúry.

Prirodzene, list zaslaný priemernému podnikateľovi sa bude svojím duchom veľmi líšiť od oficiálnej správy so žiadosťou o pomoc od predsedu štátnej korporácie. Štruktúra všetkých žiadostí je však približne rovnaká; Stačí, aby kompilátor pochopil, ktoré prvky musia byť prítomné v akomkoľvek liste, ktoré sa môžu líšiť a ktoré je lepšie úplne opustiť. Je to oveľa ťažšie, ale stále možné. Nasledujúce pokyny vám pomôžu pochopiť situáciu.

Druhou otázkou, ktorú je potrebné objasniť pred napísaním žiadosti, je štruktúra dokumentu. Ako už bolo spomenuté, neexistuje jednotná forma správy, ale všeobecný plán akýchkoľvek obchodných listov je takmer rovnaký - treba ho dodržiavať. Oficiálna alebo poloformálna žiadosť o pomoc, pomoc alebo služby sa skladá z týchto blokov:

1. "Čiapka". Pozostáva z loga organizácie, doplnkových vzorov (odporúča sa použiť radšej vlastný dizajn ako skladové; nezaškodí najať si na to profesionálneho dizajnéra) a názov vysielajúcej organizácie, ak tento nie je súčasťou logo. Na rozdiel od všeobecného presvedčenia nie je potrebné uvádzať v hlavičke štátne symboly Ruskej federácie vrátane vlajky a erbu, najmä ak je odosielateľom súkromná osoba, samostatný podnikateľ alebo malá spoločnosť, ktorá nemá žiadne spojenie s vládne agentúry. Prítomnosť vlajky a erbu pravdepodobne neovplyvní rozhodnutie príjemcu, ale (ak sa použije nevhodne) tieto atribúty vzbudia v čitateľovi podozrenie o dôveryhodnosti žiadateľa.
2. Úvodná časť. Obsahuje:
   • oficiálne názvy odosielajúcej spoločnosti (celé a skrátené) alebo priezvisko, meno a priezvisko pôvodcu žiadosti;
   • údaje o adresátovi vrátane TIN, OGRN, štatistických kódov, registračných čísel a bežného účtu;
   • kontaktné informácie: úplná adresa s PSČ, telefónne čísla, e-mailová adresa, účty v instant messengeroch a sociálnych sieťach atď.;
   • nepovinne - meno alebo priezvisko, meno a priezvisko príjemcu v závislosti od toho, či ide o právnickú osobu alebo fyzickú osobu;
   • pozdrav oddelený od hlavného textu prázdnym riadkom a zvýraznený väčším typom písma;
   • údaje o dôvode odvolania (výskyt oneskorenia, analýza výsledkov, prítomnosť ústnej dohody, telefonické rozhovory atď.);
   • účel žiadosti (odstránenie nedorozumení, rýchle vyriešenie problému alebo okamžitá pomoc osobe).
3. Hlavný text. V tele listu by mala byť uvedená (čo najstručnejšie, najzrozumiteľnejšie a v spisovnej ruštine) podstata žiadosti: zaplatiť dlh, vykonať opravy, poskytnúť finančnú pomoc útulku alebo poskytnúť zľavu. Hneď na začiatku textu je potrebné zdôrazniť, že list je práve prosba; Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je použiť vhodné deriváty: „Úprimne sa pýtam“, „Pýtame sa vás“, „Naša organizácia sa pýta“, ​​„Žiadam vás“ - a ďalšie. Ako už bolo spomenuté, žiadosť nie je požiadavka, tým menej objednávka, preto je potrebné od začiatku do konca správy prísne dodržiavať úctivý tón, pričom treba pamätať na to, že zainteresovaná osoba je v tomto prípade odosielateľ, nie čitateľ. Jedinou výnimkou sú správy s výzvou na splatenie dlhu; ale ani v tomto prípade netreba zabúdať na úctu k adresátovi. Nezaškodí ani pridať pár vrúcnych slov na začiatok listu (ak sa odosielateľ a príjemca dobre poznajú) alebo formálne komplimenty, ak pôvodca a príjemca predtým nekomunikovali alebo interakcia prebehla v rámci prísne obchodnej spolupráce. rámec. Ak jeden list obsahuje niekoľko požiadaviek, ktoré sa v podstate líšia alebo spolu súvisia, každej z nich je potrebné prideliť vlastný odsek, alebo ešte lepšie vytvoriť zoznam s odrážkami, ktorý má oproti súvislému textu výraznú vizuálnu výhodu.
4. Záver. Ak má list pre odosielateľa zvláštny význam, tu stojí za to ešte raz (stručne a presvedčivo) vyzvať čitateľa k akcii. Dá sa to urobiť buď v dvoch alebo troch vetách, ktoré sú kvintesenciou hlavného textu, alebo pomocou sloganu, ktorý upúta pozornosť. Nemali by ste sa však nechať príliš uniesť; žiadosť musí byť dôverná a nesmie mať komerčný alebo reklamný charakter. Je lepšie, aby bol jeho štýl nekomplikovaný, ako zámerne overený, čo v čitateľovi vyvoláva pochybnosti o úprimnosti odosielateľa. Toto je obzvlášť dôležité, ak list obsahuje žiadosť o pomoc alebo pomoc.
5. Rozlúčka a podpis. nie je vždy umiestnený. Ak je účelom vypracovania dokumentu dosiahnuť pomoc alebo podporu, má zmysel použiť namiesto tohto vzorca iný vzorec, napríklad „Vopred ďakujem“, „Vopred ďakujem“, „Ďakujem za pozornosť “, „Veľmi vám ďakujem za pomoc“ atď. Bez ohľadu na použité slovné spojenie je určite a bezpodmienečne oddelené od samotného podpisu čiarkou, a ak to priestor dovoľuje, aj novým riadkom. Interpunkčné znamienko v tomto prípade nemá funkčný, ale grafický význam, uľahčuje čitateľovi vnímanie textu; to isté platí pre presun podpisu na ďalší riadok.
6. Dátum a pečiatka. Ihneď po podpise v spodnej časti listu musíte uviesť dátum jeho zloženia alebo, ak bol napísaný vopred, dátum odoslania. Pečiatka a osobný podpis nie sú potrebné, ale vysoko odporúčané: je to ďalší prejav úcty k adresátovi. Aj keď je správa odoslaná elektronicky (hoci sa odporúča použiť papierové dokumenty), na koniec strany sa oplatí umiestniť elektronické kópie odtlačku pečate (pečiatky) a osobného podpisu odosielateľa alebo doklad osvedčiť zdokonalený elektronický digitálny podpis.

Poradenstvo: ak je dôležité, aby adresát dostal odpoveď na žiadosť v určitej lehote, je potrebné to uviesť v hlavnom texte: napríklad „Na vašu odpoveď čakáme najneskôr do... “ alebo „Dúfame, že dostaneme vysvetlenia do...“. V opačnom prípade môže príjemca, ktorý nie je viazaný žiadnymi povinnosťami v súvislosti s dokumentom, zdržať odpoveď, čo odosielateľovi spôsobí ďalšie ťažkosti.

Pri zasielaní žiadosti o pomoc alebo splatenie dlhu treba upozorniť, že v organizáciách vybavuje došlú korešpondenciu sekretárka alebo oprávnená osoba. Preto žiadateľ, ktorý chce, aby jeho správu prečítal priamo vedúci alebo riaditeľ, musí na obálku urobiť poznámku „Osobne do ruky“, „Dôverné“ alebo „Na zváženie... (priezvisko a iniciály adresáta). “ Ak však dokument obsahuje požiadavku, ktorá nemá vplyv na osobné, obchodné alebo priemyselné tajomstvo, nestane sa nič katastrofálne, ak správu najskôr prečíta a zaregistruje tajomník a až potom ju prenesie na riaditeľa alebo vedúceho zamestnanca.

Niekoľko tipov na napísanie správy so žiadosťou o pomoc:

1. List musí byť napísaný v dobrej ruštine, bez chýb a preklepov. Nie je to len znak gramotnosti odosielateľa, ale aj dôkaz jeho úcty k príjemcovi. Ak sa autor dokumentu neobťažoval znovu si prečítať text, je prinajmenšom nerozumné hovoriť o úprimnosti teplých slov, ktoré použil voči príjemcovi.
2. Ak nie je možné použiť hlavičkový papier (napríklad jednoducho neexistuje), mali by ste sa aspoň pokúsiť vybrať atraktívne písmo s použitím rôznych veľkostí a štýlov. Žiadosť by mala byť nielen presvedčivá, ale aj príjemná pre oči – v opačnom prípade nemusí byť adresát trpezlivý a prestane čítať uprostred, bez toho, aby sa dostal k veci.
3. Pamätajte na to, že správa so žiadosťou o pomoc alebo asistenciu nie je striktne oficiálnym dokumentom, preto by ste sa pri jej písaní mali snažiť vyhnúť byrokratickým jazykom a príliš dlhým vetám. Čím je pre príjemcu jednoduchšie prečítať si dokument a pochopiť podstatu žiadosti, tým je pravdepodobnejšie, že zareaguje a prijme potrebné opatrenia.

Chyby pri písaní žiadosti

Aby ste konečne pochopili pravidlá a vlastnosti písania žiadostí, mali by ste zvážiť malý príklad obsahujúci chyby typické pre neskúsených autorov:

Vážený A. D. Valenský!

Žiadame vás, aby ste venovali nášmu Fondu na ochranu divokých ježkov v Moskovskom regióne akúkoľvek sumu od 500 tisíc rubľov. Na vašu odpoveď čakáme najneskôr do 25. augusta tohto roku. Náš bežný účet je 1234567890.

Petrov L.M., zástupca prvého predsedu nadácie.

Zoznam chýb v liste a príklady správnych riešení:

1. "Drahý Valensky A.D!" Správna možnosť:"Drahý Andrey Denisovič!" (uvedenie mena a priezviska pôsobí na príjemcu lepšie ako chladne formálne oslovovanie priezviska).
2. V prosbe úplne chýbajú priateľské slová a komplimenty. Správna možnosť:„Vieme, že dlhodobo a produktívne pracujete na obnove vzácnych populácií ježkov a máte vlastnú malú zoologickú záhradu a ste aj laureátom štátnej ceny „Pomôžme ježkom“ za roky 2009, 2011 a 2015.“
3. V príklade nie je žiadny presvedčivý argument. Správna možnosť:„Vediete nielen nezávislý výskum a komunikujete s poprednými odborníkmi v oblasti ježkovej eugeniky, ale aktívne pomáhate aj rôznym environmentálnym organizáciám a opakovane ste vyjadrili svoje želanie sponzorovať akékoľvek akcie súvisiace s vytváraním priaznivého emocionálneho prostredia pre tieto cicavce. .“
4. “Žiadame vás, aby ste prispeli...” Pri písaní jednej osobe, najmä v obchodnom liste, a najmä ak obsahuje žiadosť, je potrebné písať zámeno „Vy“ s veľkým začiatočným písmenom. Použitie iného pravopisu je jasným prejavom neúcty alebo aspoň nepozornosti zostavovateľa, čo je v takejto správe úplne nevhodné. Správny príklad:"Žiadame vás, aby ste prispeli."
5. Hlavná časť žiadosti obsahuje buď príliš málo, alebo príliš veľa konkrétnosti. Podstata práce nadácie by mala byť opísaná podrobnejšie, ale zároveň poskytnúť čitateľovi možnosť nezávisle si vybrať výšku daru. Nie je potrebné uvádzať konkrétny dátum prijatia odpovede: jeho zmienka musí byť buď odôvodnená, alebo vyňatá z textu listu. Správny príklad: « V súvislosti s vaším záujmom o tento problém vás úprimne žiadame, aby ste prispeli na našu nadáciu, ktorá od roku 2009 zbiera informácie o veľkosti populácií ježkov v moskovskom regióne a podmienkach ich existencie, ako aj rozvíja projekty na premiestnenie znevýhodnených zvierat na pohodlnejšie miesta. Môžete uskutočniť prevod na náš bankový účet 1234567890 alebo kontaktovaním nášho zástupcu zvoliť iný pohodlný spôsob pomoci ježkom. Ak to pre vás nie je ťažké, odpovedzte na list najneskôr do 25. augusta tohto roku: už začiatkom septembra spúšťame rozsiahly a nákladný projekt, do ktorého sa môžete zapojiť aj vy.“
6. Chýba tiež vyššie uvedená žiadosť a záver. Správny príklad: " Dúfame vo vaše pochopenie a súcit. Sme vždy pripravení odpovedať na akékoľvek otázky a vziať do úvahy akékoľvek pripomienky. Zdravé a šťastné ježkovia sú budúcnosťou našej ekológie!“
7. V správe so žiadosťou o dar nie je žiadny konečný vzorec zdvorilosti. To, ako väčšina ostatných chýb, naznačuje buď neschopnosť odosielateľa napísať obchodný list (ako mu potom možno dôverovať peniaze?), alebo jeho jasnú neúctu k adresátovi. Správny príklad:

Vopred vám ďakujeme za vašu pomoc!

Podpredseda prvého predsedu nadácie

L. M. Petrov.

Vzory žiadostí

Aj keď sú listy so žiadosťou písané vo voľnej forme, pre pisateľa, najmä pre toho, kto predtým nemal takéto skúsenosti, bude užitočné oboznámiť sa s ukážkami najbežnejších správ.

O prideľovaní peňazí

Ak potrebujete vyhľadať pomoc alebo výhody od investora, sponzora alebo veriteľa, mali by ste vydať list so žiadosťou o finančné prostriedky.

O dodaní tovaru

Niekedy je potrebné požiadať dodávateľa o posunutie dodacej lehoty tovaru jedným alebo druhým smerom alebo o čo najskoršie zadanie objednávky na novú dávku.

O odloženej platbe

O znížení nájomného

Ak sa prenajímateľ rozhodne zvýšiť nájomné, alebo si nájomca po určitom čase po podpise zmluvy uvedomí, že mohol minúť menej, môžete sa pokúsiť situáciu napraviť zaslaním listu druhej strane so žiadosťou o zníženie nájomného. .

O poskytovaní zliav

Nie vždy je to predajca produktu alebo služby, kto ponúka pravidelným alebo obzvlášť ziskovým zákazníkom účasť v zľavovom programe. Odoslanie listu so žiadosťou o zľavu pomôže dosiahnuť férovosť pri zachovaní vynikajúcich vzťahov medzi stranami.

O splácaní dlhu

Z času na čas aj ten najslušnejší dlžník alebo klient zabudne na ďalšiu splátku alebo povinnosť zaplatiť za nákup. List so žiadosťou o zaplatenie dlhu pomôže jemne poukázať na jeho nevhodné správanie.

O pomoci pri riešení problému

Ak problém nie je čisto finančný a občan alebo organizácia potrebuje komplexnú pomoc, môže sa zo situácie dostať napísaním a rozoslaním listov viacerým vplyvným adresátom so žiadosťou o pomoc pri riešení problému.

Funkcie odoslania listu so žiadosťou

Existuje niekoľko pokynov na odosielanie formálnych správ so žiadosťou o pomoc alebo pomoc:

1. Je lepšie použiť papierové verzie dokumentu a nie elektronické, zaslané kuriérom alebo doporučene prostredníctvom Ruskej pošty. Tento prístup ukáže nielen osobitný záujem odosielateľa, ale aj jeho ochotu zájsť až do takej miery, že dostane odpoveď na určité výdavky, čo určite vytvorí pozitívny dojem na príjemcu.
2. V niektorých prípadoch má zmysel písať list rukou(samozrejme, rukopisom, ktorý sa dobre číta a lahodí oku) a na dobrom papieri. Je nepravdepodobné, že by táto metóda bola vhodná pre hromadné zasielanie správ, ale určite pomôže zaujať konkrétneho príjemcu.
3. Listy musia byť evidované vo vestníku odoslaných dokumentov odosielajúcej organizácie a po prijatí - v denníku došlých dokumentov príjemcu. Ak je korešpondencia medzi súkromnými osobami, nie je potrebné registrovať správy.

Poďme si to zhrnúť

List so žiadosťou o pomoc by mal byť napísaný správne a čo najstručnejšie. Na návrh dokumentu je lepšie použiť hlavičkový papier a ak to nie je možné, voľte aspoň atraktívne fonty. Hotový list je lepšie poslať kuriérom alebo poštou.

Správa musí obsahovať preambulu, pár vrúcnych slov adresovaných príjemcovi, zdôvodnenie a podstatu žiadosti. Na záver by ste mali použiť tradičné vzorce zdvorilosti: „Vopred ďakujem“ alebo „S úctou“. Odporúča sa overiť dokument podpisom vedúceho a pečiatkou alebo pečiatkou organizácie, a ak je zaslaný e-mailom, naskenovanými obrázkami podpisu a odtlačku pečate alebo elektronickým digitálnym podpisom.

Používaním Obchodná korešpondencia dochádza nielen ku koordinácii obchodných aktivít, ale aj k zberu potrebných informácií pre danú organizáciu, ktoré budú žiadané pri rôznych reportingových auditoch. Preto v prvom rade medzi úlohy administratívnych zamestnancov patrí správne vedenie obchodnej dokumentácie, na čo sú vypracované rôzne interné pokyny a tlačivá. Výhodou štandardného formulára je, že ho človek vypĺňa automaticky, čím šetrí čas sebe aj firme.

Obchodná korešpondencia by mala obsahovať:

spoľahlivé a úplné informácie;
- krátke zhrnutie z dôvodu nedostatku rozprávania;
- neutrálny tón oslovovania, ale priateľským spôsobom;
- logický reťazec, a nie emocionálne hodnotenie uvádzaných skutočností.

Ako napísať obchodný list?

Najdôležitejšie je rozhodnúť sa, aký typ obchodného listu je vhodný pre danú situáciu. Existuje niekoľko druhov:

Pripomenutie;
- potvrdenie;
- odmietnutie;
- sprievodný list;
- pozvánka;
- záruka;
- informačný;
- list oznámenia a objednávky.

Obchodné listy, ktoré obsahujú žiadosť, návrh, odvolanie, dopyt alebo dopyt, si spravidla vyžadujú odpoveď.

Pravidlá písania obchodného listu.

Tón obchodného listu nesie veľmi dôležitú emocionálnu záťaž, pretože zahalená neúcta sa bude stále objavovať napriek bezchybným komunikačným technikám. Pri písaní obchodného listu obsahujúceho odmietnutie by ste mali byť obzvlášť opatrní. V tomto prípade by ste odmietnutie nemali uviesť na samom začiatku listu. V prvej časti správy by ste mali uviesť presvedčivé argumenty v prospech vášho pohľadu, na tento účel môžete použiť vzorce ako napr

- „Bohužiaľ nemôžeme uspokojiť vašu požiadavku“;
- "Je nám to veľmi ľúto, ale nie je možné uspokojiť Vašu požiadavku," atď.

Pri odmietaní je dôležité pamätať na to, že našou úlohou je odmietnuť, ale nestratiť zákazníka, partnera a pod.

Takže základné pravidlá pre písanie obchodného listu:

Pre správne pochopenie podstaty listu je potrebné v texte niekoľkokrát zopakovať žiadosť adresovanú adresátovi;
- v liste o zamietnutí je dôležité uviesť dôvody, prečo tejto žiadosti nemožno vyhovieť;
- odmietnutie ponuky je formulka odmietnutia.

Jazyk obchodnej korešpondencie.

Je dôležité, aby čitateľ obchodnej korešpondencie pochopil iba jej podstatu, a nie jazyk, v ktorom je napísaná. Práve v tomto stave spočíva zvládnutie pravidiel písania obchodného listu, ktoré sa rozvíja dlhoročnými skúsenosťami.

Malo by sa pamätať na to, že v obchodnom liste:

Je potrebné používať jednoduché slová bez ochudobnenia obsahu;
- častejšie používať slovesá ako prídavné mená - text písmena tak bude dynamický;
- zostať blízko významu adresy bez zachádzania do podrobností a zdôvodňovania;
- nepoužívajte dlhé vety, pretože odvádzajú pozornosť čitateľa;
- prechod medzi frázami by mal byť logický a neviditeľný;
- používať čo najmenej zámen.

Obchodný list sa vyznačuje gramotnosťou a štýlom.

Príprava obchodnej korešpondencie.

Pri písaní obchodného listu nezabudnite, že vrchná časť (1/4 listu A4) by mala zostať voľná pre hlavičkový papier. V hornom rohu listu je tiež uvedené číslo a dátum odchádzajúcej pošty, ktoré sú zaznamenané v špeciálnom denníku odchádzajúcej pošty.

V ľavom dolnom rohu je uvedená funkcia, priezvisko a podpis konateľa a na samom konci listu je uvedené priezvisko vykonávateľa obchodného listu s jeho telefónnym číslom pre doplňujúce informácie.

Obchodný list sa teda skladá z troch častí: podstata žiadosti, jej odôvodnenie a podporné informácie.

Pri odpovedi na list by ste mali v prvej časti obsahu odkázať na posledný list daného adresáta. Ak existuje zahraničná korešpondencia, pre lepšiu prehľadnosť je potrebné k listu pripojiť brožúru, ktorej odkaz bude uvedený v tomto liste. Je veľmi dôležité ukončiť takýto list vďačnosťou za vašu spoluprácu a frázou „S pozdravom (meno) ...“

Formuláre obchodných listov

Listová forma je papierový formát s vopred reprodukovanými údajmi obsahujúcimi trvalé informácie o organizácii – autorovi dokumentu.

Používanie formulárov výrazne urýchľuje proces tvorby dokumentu (kvôli dostupnosti neustálych informácií), znižuje mzdové náklady na prípravu, zjednodušuje vnímanie informácií a zlepšuje kultúru manažérskej práce. Formulár robí informácie oficiálnymi.

Pri prijímaní dokumentu adresovaného organizácii sa hlavná pozornosť samozrejme venuje podstate informácií v ňom obsiahnutých, ale pozornosť sa nevyhnutne venuje aj vzhľadu dokumentu - kvalite papiera, použitiu farieb. , dizajn loga, štýl písma, zloženie hlavičkových nápisov. Na základe týchto znakov človek získa dojem korešpondenta, stupeň jeho solídnosti a prestíže. Je potrebné usilovať sa o vytvorenie zapamätateľnej formy, ktorá môže zanechať priaznivý dojem o organizácii, odrážajúca nielen určité informácie o organizácii, ale aj jej štýl. Dokumenty na dobre navrhnutom hlavičkovom papieri sú neoddeliteľnou súčasťou imidžu organizácie, jej jedinečnej vizitky.

Požiadavky na formy organizačných a administratívnych dokumentov sú stanovené nasledujúcimi dokumentmi: 1) GOST R. 6.30-2003. „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentu“; 2) Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené nariadením Rosarkhiva z 27. novembra 2000 č. 68.

Formulár listu môže v závislosti od základných dokumentov organizácie obsahovať:

štátny znak Ruskej federácie alebo štátny znak Ruskej federácie (len pre štátne podniky);

Znak organizácie alebo ochranná známka (servisná známka);

Kód organizácie;

Názov spoločnosti;

Referenčné informácie o organizácii;

dátum dokumentu;

Registračné číslo dokumentu;

Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu (ak je to potrebné).

GOST R. 6.30-2003 zabezpečuje usporiadanie detailov formulára v dvoch verziách: pozdĺžne a uhlové.

V prvom prípade sú všetky detaily formulára umiestnené pozdĺžne a zarovnané buď na šírku alebo na stred.

Keď sú detaily umiestnené v rohu, zaberajú plochu 73 x 88 mm v ľavom rohu listu a sú zarovnané buď k ľavému okraju, alebo k stredu pridelenej plochy.

Na výrobu formulárov sa používa papier formátu A4 (210 x 297 mm) a A5 (210 x 148 mm). Použitie jedného alebo druhého formátu je určené objemom pripravovaného dokumentu. Menší formát je určený pre dokumenty, ktorých text je malý (do sedem riadkov); Pre takéto dokumenty je iracionálne používať formát A4.

Je povolené vyrábať formuláre tlačovou metódou, pomocou online tlačových nástrojov alebo výpočtovej techniky priamo pri výrobe konkrétneho dokumentu. Výnimkou je hlavičkový papier organizácií s vyobrazením štátneho znaku Ruskej federácie alebo erbov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie. Tlač formulárov z počítača je pre malé organizácie veľmi ekonomická, ale nechráni pred falšovaním. Tlačené formuláre sú v tomto zmysle spoľahlivejšie. Na ochranu formulárov pred nečestným použitím si navyše niektoré organizácie objednávajú očíslované formuláre z tlačiarní a vedú si starostlivé záznamy o ich použití. Na rovnaký účel štátne a mestské inštitúcie používajú formuláre rôznych farieb pre rôzne typy dokumentov.

Na tlačivách sa používa iba prvá strana dokumentu; Ak má byť dokument odoslaný na viacero adries, potom sa na formulári vytvorí každá kópia dokumentu.

Príklad formulára služobného listu (pozdĺžne usporiadanie detailov)

Každý list dokumentu, či už na hlavičkovom papieri alebo bez neho, musí mať nasledujúce veľkosti okrajov (mm): ľavý - najmenej 20, pravý - najmenej 10, horný - najmenej 20, spodný - najmenej 20.

V mnohých organizáciách stanovili pokyny a pravidlá upravujúce prípravu dokumentov veľkosti polí väčších, ako požaduje norma. Tu sú príklady písmen na hlavičkovom papieri organizácie (obr. 2–4).

Ryža. 2

Ryža. 3

Ryža. 4