Musia sa viesť záznamy o akumulácii. Bez ohľadu na veľkosť objektu vytvorte tabuľky v Exceli a dodržujte nasledujúce vyhlásenia:
- Káblový denník (nezamieňať s denníkom kladenia káblov);
- Denník dĺžok stavebných káblov;
- Ľudské zdroje;
- Príchod dodávky dodávateľa (ak je dodávka slabá);
- Denník registrácie pracovných výkresov;
- Archív poveternostných podmienok;
- Všeobecné protokoly práce na projekte alebo jeden súhrnný protokol označujúci kódy projektu.
Vytvorte všetky tabuľky v Exceli. Aby nezostalo niekoľko rovnakých, je lepšie nechať si jeden predĺžený.
Súhrnný denník káblov– vrcholný úspech študenta odborného výcviku. Musí sa to urobiť pred položením kábla alebo ešte lepšie pred jeho prijatím. Ak to nezvládnete, nebudete vedieť vypočítať, koľko z toho kábla bolo položených a kedy, za mesiac, od začiatku výstavby alebo dokonca podľa dní a koľko zostáva. Niekedy som dokonca dal PID vedľa každého riadku a pri prijatí kábla som ľahko videl, koľko ho bolo potrebné, či je to správne, a ak nie, napísal som schvaľovacie listy. A ak akceptujete kábel podľa takéhoto kompletného konsolidovaného káblového denníka, vyhotoveného podľa najnovších izmov jednoriadkových schém a schém zapojenia, tak v konečnom dôsledku nebudete mať vôbec problémy s odpisom a vrátením odberateľa- dodávaný kábel. Urobte QOL na základe počiatočných projektov (pre ktoré ste urobili odhady). Potom, keď sa uvoľnia nové izmy, bez odstránenia starých údajov (čiary, značky a dĺžky), pridajte zmenené údaje (značky alebo dĺžky) do susedného stĺpca alebo pridajte nové riadky, ak vôbec neexistovali. Ak boli niektoré riadky vylúčené, nemažte ich v stĺpci vedľa nich. Vedľa každého takého izmu si poznačte, pre ktorý izm to bolo urobené. Často kábel spadne a potom sa s uvoľnením nového izmu vyradí alebo zmení na iný, menia sa značky a dĺžky káblov a to všetko je potrebné, aby bolo nakoniec vidieť, ktorý kábel kam šiel, aby všetko dá sa bez problémov odpísať a dá sa urobiť exekučný príkaz. Ak zároveň stále dostanete kábel s prihliadnutím na údaje z takéhoto káblového denníka, potom konečne nebudú žiadne problémy s odpisom.
Bez denník pre konštrukčné dĺžky káblov doručenie zákazníka, nebudete môcť vykonať kvalitnú VC, koordinovať ju včas, nahlásiť, koľko času zostáva na jej prijatie a či je na mieste konkrétny kábel.
Tabuľka ľudských zdrojov je potrebný na vydávanie preukazov, hlásenia o ľuďoch, vydávanie pracovných povolení, vybavovanie povolení, všetky druhy žiadostí (cestovné, strava, bývanie) a dokonca aj kontrola úplnosti premietnutia zamestnancov do pracovných výkazov a pracovných príkazov.
Ak na mieste nie je žiadny dodávateľ, zozbierajte všetky faktúry za vašu dodávku a vytvorte dodávateľský stôl dodávateľa– pokračujte v značke PTO vpravo, zapíšte čísla s dátumami príchodu a číslami faktúr, aby ste mohli nahlásiť nedodanie alebo nedostatočné zásobovanie (inak to preukážete).
Je tiež lepšie zaregistrovať pracovné výkresy v denníku pracovných výkresov, pretože existuje veľa projektov (až stovky), je potrebné sledovať ich úplnosť, prítomnosť najnovších zmien a bezpečnosť. V takejto tabuľke premietam aj dátumy schválenia generálneho dodávateľa, objednávateľa a skúšky - často pomáha pri vypĺňaní niektorých kolóniek aktov a výkonných schém.
Treba sledovať počasie, zapisovať si koľko stupňov, či sú zrážky a vietor, najlepšie trikrát denne. Robí sa to preto, aby ste vedeli, v ktoré dni sa určite nedajú vykonávať určité druhy prác, napríklad zváranie počas dažďa na ulici alebo kladenie káblov pri teplotách pod -15 stupňov (ak kábel nezohrievate), je potrebné udržiavať spoľahlivé údaje o vykonávaní, najmä pri spätnom pohľade (ak by došlo k prerušeniam správ majstrov), pokiaľ sa, samozrejme, nechystáte niečo také urobiť. Zapíšte si aj všetky prestoje a z akých dôvodov boli, aj keď ide o výkonnú prácu (v zime často vypína elektrinu), čo môže byť aspoň akousi výhovorkou, pričom v studenom prívese budete mať robiť veľa upratovania.
Všetky tieto výpisy sú potrebné na nahlásenie, predloženie občianskeho preukazu a potvrdenie v niektorých prípadoch vykonaných prác.
Jednotný formulár KS-6a je jedným z hlavných dokumentov, ktorý je vytvorený na sledovanie procesu výstavby, a to tak od vedenia zadávateľa, ako aj od objednávateľa a regulačných orgánov. Inými slovami, KS-6a je špeciálny kumulatívny denník, primárny účtovný doklad, ktorý sa vyhotovuje po dokončení akéhokoľvek typu stavebných a inštalačných prác na akomkoľvek konkrétnom úseku staveniska. Dôsledne odráža etapy, podmienky a načasovanie určitých stavebných prác.
Kto vyplní formulár KS-6a
Evidenciu tohto denníka vykonáva zodpovedná osoba na strane obstarávateľskej organizácie, ktorá sa priamo podieľa na vykonávaní stavebných a montážnych prác. Denník by sa mal začať vypĺňať od okamihu, keď stavitelia začali skutočne vykonávať svoje povinnosti.
Na základe tlačiva KS-6a sa následne vyhotoví Potvrdenie o prevzatí vykonanej práce a nákladov ().
SÚBORY
Kľúčové body pre vyplnenie formulára KS-6a
Na zadávanie informácií do denníka sa pre každý typ práce najskôr vykonajú špeciálne merania, normy a ceny. Samotný časopis pozostáva z dvoch častí: titulnej časti, ktorá obsahuje informácie o objednávateľovi a zhotoviteľovi diela, a tabuľky, v ktorej sú uvedené všetky hlavné parametre vynaloženého materiálu, množstva a vykonanej práce.
Formulár KS-6a - vyplnenie titulnej strany
Údaje o organizáciách, ktoré sa podieľajú na výstavbe zariadenia (objednávateľ, zhotoviteľ) sú uvedené na prvej strane KS-6a. Tu musíte uviesť ich celé meno a kontaktné údaje - adresu a telefónne číslo. Ďalej zadajte kódy OKPO do príslušných buniek (sú obsiahnuté v štátnych registračných dokumentoch)
Nižšie je uvedený názov a miesto stavebného projektu. Ďalej zadajte dátum a číslo zmluvy, ktorá slúžila ako podklad pre stavebné práce, ako aj číslo dokladu a dátum dokončenia. Potom by ste mali zadať rok, počas ktorého bol tento denník vyplnený, ako aj zmluvné náklady na vykonanú prácu podľa zmluvy (v číslach, nie je potrebné písomne dešifrovať).
Nakoniec sa uvedie celé meno a funkcia zostavovateľa časopisu, celé meno a funkcia vedúceho vývojárskej spoločnosti a pripoja sa ich podpisy.
Vyplnenie tabuľky
Druhá časť časopisu sa týka základných informácií o projekte stavby. Začnime teda pekne po poriadku.
Je potrebné poznamenať, že všetky hodnoty zo stĺpcov obsahujúcich peňažné hodnoty sa musia vypočítať a zaznamenať v poslednom riadku „Celkom“ a ak v ktoromkoľvek mesiaci podľa odhadu neboli žiadne výdavky alebo faktúry, potom čísla v Stĺpec „Celkom“ je potrebné skopírovať do stĺpca „Celkom“. Ak existovali režijné a iné náklady, je potrebné ich pripočítať k číslam v „Celkom“ a tento konečný súčet je potrebné zadať do stĺpca „Celkom“.
Účtovný denník v tlačive KS-6a musí byť pretkaný hrubou niťou, očíslovaný a zapečatený podpisom osoby zodpovednej za jeho vyplnenie a pečiatkou spoločnosti, ktorá ho vydala.
Po ukončení stavebných a inštalačných prác musí byť obecný denník odovzdaný zákazníkovi na uskladnenie. Druhou možnosťou je odovzdať tento dokument na uloženie prevádzkovej spoločnosti, ktorá následne zodpovedá za hotovú konštrukciu.
Technický dozor je plánovanie stavby a prísna kontrola jej procesu. Kľúčovým slovom pri popise funkcie technického dozoru je „kontrola“, či už ide o kontrolu prípravy technickej dokumentácie, racionálne vynakladanie peňazí a stavebného materiálu alebo dodržiavanie bezpečnostných predpisov. Technický dozor vo výstavbe je neustála kontrola kvality vykonaných prác do najmenších detailov, kým objednávateľ plne nedodrží projektové a stavebné normy, GOST a iné dokumenty upravujúce kvalitu stavebných prác na stavenisku.
Služby na vykonávanie funkcií technického dozoru:
Registrácia, predplatné Štátnemu stavebnému výboru po prijatí „Povolenia na začatie výstavby“.
Kontrola kvality práce (dodržiavanie požiadaviek DSTU, SNiP, štátnych noriem (DBN), technológie práce).
Technický dozor nad súladom vykonaných stavebných a montážnych prác a použitých materiálov, výrobkov, konštrukcií a zariadení so schválenými konštrukčnými riešeniami.
Prevzatie dokončených prác s podpisom príslušných aktov (skryté práce, skúšanie, priebežné preberanie kritických konštrukcií budov a stavieb).
Technický dozor a fotografický záznam: skryté a iné práce, aktuálny stav objektu. Poskytovanie výsledkov v tlačenej aj elektronickej forme.
Zapisovanie odchýlok od pracovných výkresov, od technológie výstavby, od aktuálnych SNiP, GOST, DBN, zistených pri kontrole vykonaných prác, do denníka výroby prác, ako aj stanovenie termínov na odstránenie zistených odchýlok.
Kontrola súladu objemov skutočne vykonaných prác a objemov predložených na úhradu.
Sledovanie súladu rozsahu prác a načasovania prác s podmienkami zmluvy a harmonogramom výstavby.
Vedenie kumulatívneho zoznamu vykonaných objemov práce.
Technický dozor (úplnosť) a správnosť vedenia dokumentácie skutočného vyhotovenia vrátane posudzovania spoľahlivosti geodetických schém skutočného vyhotovenia realizovaných stavieb so selektívnou kontrolou presnosti polohy prvkov. Príprava pripomienok a sledovanie ich odstraňovania.
Kontrola, či má dodávateľ kvalitné podklady pre materiály, výrobky a zariadenia, ktoré používa.
Vykonávanie vstupnej kontroly projektovej dokumentácie. Príprava pripomienok a sledovanie ich odstraňovania.
Kontrola plnenia pokynov orgánov štátneho dozoru a miestnej samosprávy.
Účasť na stretnutiach o výstavbe a návrhu zariadenia.
Účasť v prijímacej komisii.
Ďalšie služby pre prácu s dokumentáciou skutočného vyhotovenia:
Poskytovanie formulárov dokumentov v tlačenej forme (akty skrytej práce, protokoly o skúškach, úkony na dodatočnú prácu, úkony prevodu objektu, chybné výpisy atď.). Jednotlivé úkony na uľahčenie práce pri registrácii (akt už bude obsahovať: názov objektu, názov organizácie, celé meno osôb podpisujúcich akt atď.).
Kontrola kvality dokumentácie skutočného vyhotovenia (úplnosť a správnosť jej údržby).
Vypracovanie požiadaviek na dizajn, skladbu a výkonnú dokumentáciu.
Vypracovanie zoznamov potrebnej dokumentácie skutočného vyhotovenia podľa druhu práce.
Konzultácie k otázkam vykonávacej dokumentácie (čo napísať do zmluvy, postup pri predkladaní vykonávacej dokumentácie, koľko kópií je potrebných, podklady na prípravu atď.).
Kontrola vedenia dokumentácie skutočného vyhotovenia počas celej doby výstavby.
Vedenie (príjem od subdodávateľov, od generálneho dodávateľa; kontrola, vypĺňanie po častiach do príslušných priečinkov so zostavovaním registrov) dokumentácie skutočného vyhotovenia a príprava kompletnej zostavy na odovzdanie objednávateľovi.
Pomoc pri obnove dokumentácie skutočného vyhotovenia (pracovné denníky, úkony skrytej práce atď.).
Okrem toho:
Uvedenie zariadenia do prevádzky.
ZNALECKÝ POSUDOK TECHNICKÉHO STAVU STAVEBNÝCH KONŠTRUKCIÍ
Odborné posúdenie technického stavu alebo Odbornosť je kontrola stavu existujúcich stavebných konštrukcií, dokončovacích náterov a pod. po ich výstavbe. Skúška technickým dozorom. To znamená, že objednávateľ neuzavrel dohodu o technickom dozore, čo sa vlastne stalo, chce zistiť nie od stavebníkov, ale od nezávislých stavebných odborníkov. Naši špecialisti, ktorí majú potrebné znalosti, zručnosti a nástroje, vykonávajú takéto vyšetrenia. Na základe výsledkov našej práce vždy nielen poukazujeme na nedostatky, ale dávame odporúčania, ako ich správne odstrániť. Vyhotovuje sa záver a úkon o technickej obhliadke staveniska. Tento záver sa vyžaduje aj pri finalizácii projektu svojpomocnej výstavby, ako jeden z dokumentov požadovaných GASK pri uvádzaní zariadenia do prevádzky.
Ako vytvoriť protokol dokončenej práce v Exceli?
Denník dokončených prác
Ako v podniku v každom odvetví, aj v stavebníctve je potrebné viesť operatívnu evidenciu objemu vykonaných prác a bilancie nedokončenej výroby. Zároveň v stavebníctve existujú ťažkosti s účtovaním postupu prác na základe časového rozlíšenia. Sú spojené s rozmanitosťou typov vykonávaných prác a ich meracích jednotiek.
Okrem toho sa objekty stavajú od niekoľkých mesiacov až po niekoľko rokov. Zároveň je mimoriadne dôležité, aby manažéri stavebných organizácií vedeli, koľko stavebných a montážnych prác na stavebných projektoch je k dnešnému dňu dokončených a koľko zostáva dokončiť. Je to potrebné predovšetkým na plánovanie prác, výpočet potreby finančných prostriedkov na obdobie do ukončenia výstavby a určenie zdrojov financovania.
Stavebné firmy preto potrebujú operatívne kumulatívne vyúčtovanie stavebných a montážnych prác, ktoré v krátkom čase, presne a v plnej miere odzrkadlí všetky momentálne vykonané práce a bilanciu objemov stavebných a montážnych prác potrebných na dokončenie stavby a rozsah práce a celého zariadenia.
Na vedenie takejto evidencie existuje jednotný formulár - protokol vykonaných prác vo formulári KS-6a.
Formulár KS-6-a je súčasťou albumu jednotných formulárov primárnej účtovnej dokumentácie vypracovaného NIPIstatinformom Goskomstatu Ruska na základe rezolúcie Ruskej federácie zo dňa 8. júla 1997 č. 835. Formulár primárnej účtovnej dokumentácie KS -6a je schválené uznesením Goskomstatu Ruska zo dňa 11. novembra 1999 č. 100.
Tento formulár nie je potrebné používať na evidenciu dokončených stavebných a montážnych prác. Stavebná organizácia si môže vypracovať vlastnú verziu súhrnného formulára na realizáciu stavebných a inštalačných prác a výpočet bilancií prác s prihliadnutím na špecifiká interných požiadaviek na tento dokument. Je potrebné ho schváliť iba na príkaz vedúceho organizácie výstavby v rámci účtovnej politiky podniku.
Denník vykonaných prác sa zostavuje na základe výsledkov meraní vykonaných prác a jednotných noriem a cien pre každý konštrukčný prvok a druh prác, alebo v programe odhadov na základe výsledkov vygenerovaných preberacích certifikátov za vykonanú prácu. v programe.
Náklady v riadkoch „Režijné náklady“, „Plánované úspory (Predpokladaný zisk)“ sú zohľadnené na základe odhadov týchto nákladov za účtovné obdobie v sumách určených v súlade s metodikou prijatou v organizácii výstavby.
Denník by sa mal uchovávať od začiatku výstavby projektu až po jeho ukončenie.
Denníky vykonaných prác sa zostavujú na základe miestnych odhadov a akceptačných certifikátov za vykonanú prácu.
Vytvárajú sa záznamy o vykonanej práci, ako aj miestne odhady:
1) pre budovy a stavby:
- pre vnútorné sanitárne a technické práce;
- vnútorné elektrické osvetlenie, elektrické elektrárne;
- na inštaláciu technologických a iných zariadení, prístrojovej a automatizačnej techniky, slaboprúdových zariadení (komunikácie, alarmy a pod.);
2) pre všeobecné práce na stránke:
- na vertikálnom usporiadaní;
- na inštaláciu inžinierskych sietí, tratí a ciest;
- pre terénne úpravy, malé architektonické formy atď.
V denníkoch na evidenciu vykonaných prác je možné údaje zoskupovať do sekcií podľa jednotlivých konštrukčných prvkov budovy (konštrukcie) (pozri tabuľku 1), druhov prác a zariadení v súlade s technologickou postupnosťou prác a s prihliadnutím na špecifické vlastnosti. jednotlivých typov stavieb.
Protokoly vykonanej práce sa zostavujú pre tieto práce:
- výkop;
- základy a steny podzemnej časti;
- nosné steny;
- podlahy;
- stĺpy;
- murárske práce;
- priečky;
- podlahy a základne;
- schody a plošiny;
- Dokončovacie práce;
- veranda;
- slepé oblasti atď.;
- okná a farebné sklá;
- strecha;
- iné zamestnania.
Pre špeciálne stavebné práce: základy pre zariadenia atď.
Pre vnútorné sanitárne a technické práce a iné práce na inštalácii vnútorných sietí:
- vodné trubky;
- kanalizácia;
- vykurovanie;
- vetranie a klimatizácia, systém odstraňovania dymu atď.;
- slaboprúdové siete (komunikačné siete, požiarne hlásiče a pod.).
Aby ste získali informácie, ktoré vám umožnia kontrolovať priebeh výstavby, každý samostatne vygenerovaný Denník vykonaných prác, bez ohľadu na formu, ktorú podnik zvolil na vyplnenie a spôsob vedenia súhrnného listu, musí obsahovať tieto údaje:
- Počet pozícií, názvy konštrukčných prvkov a typy prác plne v súlade s miestnym odhadom;
- zdôvodnenie sadzieb a cien s uvedením referenčnej knihy štandardov odhadov alebo iného dokumentu (zmluva, cenník atď.);
- jednotky merania práce;
- ceny alebo zmluvné ceny za jednotku práce v rubľoch;
- celkové množstvo práce (objem prác v naturáliách) podľa miestneho odhadu alebo zmluvy za celú dobu výstavby zariadenia (alebo objem prác na základe zmluvy) v členení podľa položiek miestneho odhadu;
- odhadované (dohodnuté) náklady na prácu v rubľoch pre položky LSR na základe cien a objemov práce podľa miestneho odhadu (projektu) alebo zmluvy;
- počet prác vykonaných za každý mesiac vo fyzickom vyjadrení podľa pozícií LSR;
- počet prác vykonaných od začiatku výstavby (od začiatku zmluvy) vo fyzickom vyjadrení podľa pozícií LSR;
- náklady na vykonanú prácu od začiatku výstavby (od začiatku vykonávania zmluvy) v rubľoch pre každú položku LSR (Journal of Accounting for Completed Work);
- režijné náklady za každý mesiac a kumulatívne od začiatku výstavby (od začiatku zmluvy) podľa odhadovaných noriem alebo noriem stanovených v podniku;
- plánované úspory (odhadovaný zisk) za každý mesiac a na kumulatívnom základe od začiatku výstavby (od začiatku zmluvy) podľa odhadovaných noriem alebo noriem prijatých podnikom;
- bilancia práce, ktorá sa má dokončiť vo fyzickom a hodnotovom vyjadrení podľa položiek denníka;
- všeobecné výsledky pre všetky vyplnené stĺpce vestníka, okrem objemu (množstva) práce vo fyzickom vyjadrení.
Na žiadosť vedúceho organizácie výstavby môžu byť v denníku uvedené ďalšie dodatočné informácie, napríklad percento dokončenia k celkovému množstvu práce podľa odhadu atď.
Dôležité!
Ak je KS-6a základom pre vyplnenie KS-2 a KS-3 (v bežných cenách, berúc do úvahy indexy inflácie), potom KS-6a by mal odrážať výsledky dokončenia a zostatky stavebných a inštalačných prác v bežných cenách.
V programe „Grand Estimate“ sa pri generovaní výsledkov Knihy jázd dokončených prác (KS-6a) použije inflačný index v rovnakej výške na výsledky objemu dokončenia v každom mesiaci a zostatky stavieb resp. inštalačné práce z hľadiska hodnoty. Na iné účely je možné generovať protokoly vykonanej práce v základných cenách bez zohľadnenia indexov inflácie. V budúcnosti ich možno aplikovať na celkové výsledky a bilancie stavebných a inštalačných prác na zariadení v hodnotovom vyjadrení.
Fragment knihy jázd dokončených prác
Denník dokončených prác v programe Microsoft Excel
Stavebné organizácie môžu viesť ako úradný denník vykonaných prác, do ktorého sa údaje o skutočnom dokončení a ďalšie informácie zapisujú ručne, tak aj v MS Excel.
Informácie o celkovom objeme stavebných a montážnych prác, ich nákladoch a skutočnej realizácii za obdobie od začatia výstavby sa najskôr ručne zadajú do tabuľky MS Excel a následne sa automaticky zobrazí zvyšok prác, ktoré sa majú dokončiť v nasledujúcich obdobiach. .
Môže existovať veľa miestnych odhadových výpočtov a akceptačných certifikátov za dokončenú prácu a ručná práca je nielen málo produktívna, ale aj plná chýb, ktoré môžu výrazne skresliť konečné údaje.
Aby sa eliminovali chyby, Denník vykonaných prác pre stredné objemy stavieb by mal byť vedený aspoň v Exceli, pre veľké objemy stavieb - v programe odhadov, ktorý umožňuje generovať kumulatívne výkazy stavebných a inštalačných prác. Napríklad softvérový balík Grand Estimate umožňuje vytváranie denníkov vykonaných prác vo forme KS-6a.
Ak odhadový program nezabezpečuje tvorbu knihy jázd za vykonanú prácu, môžete si proces zadávania údajov do knihy jázd zjednodušiť pomocou nástrojov Microsoft Excel. Ak čísla položiek, názvy konštrukčných prvkov a druhy prác v LSR zodpovedajú údajom v preberacích listoch vykonaných prác, môžete použiť funkciu MS Excel VLOOKUP.
V mnohých stavebných organizáciách sa miestne odhady stavebných prác a akceptačné certifikáty za dokončené práce pri uzávierke objemov za mesiac sťahujú z programov odhadov do tabuliek programu Excel alebo sa v nich pôvodne generujú.
Na základe akceptačných potvrdení o vykonanej práci vo formáte Excel OTiZ vypočíta mzdy a účtovné oddelenie odpíše materiály. Na základe miestnych odhadových výpočtov, exportovaných do Excelu z programu odhadov alebo vygenerovaných v excelovských tabuľkách, sa zostaví plán stavebných a inštalačných prác. Rovnaké dokumenty programu Excel možno použiť ako základ na vedenie denníkov práce vykonanej v programe Excel.
Pozrime sa, ako pomocou funkcie VLOOKUP preniesť údaje z certifikátov o vykonaní práce do lokálneho odhadu, čím sa vytvorí protokol o vykonanej práci.
L. I. Kiyutsen,
ekonóm plánovacieho a ekonomického oddelenia Mayak Corporation LLC
Materiál je publikovaný čiastočne. Celý si ho môžete prečítať v časopise
Zloženie CDP, znázornené a popísané nižšie, bolo vyvinuté počas dlhoročnej praxe, ako výsledok neustáleho úsilia autora, doplneného o účasť a podporu jeho kolegov. Hlavnou úlohou vytýčenou pri tvorbe zloženia a štruktúry riadiaceho centra bolo zabezpečiť pri pravidelnej, včasnej a správnej implementácii spustenie samoorganizujúcich sa postupov v riadení projektov.
V súvislosti s uvedenou úlohou by mala byť pozornosť vedenia spoločnosti pri vytváraní a prevádzke riadiaceho centra zameraná na zabezpečenie jeho efektívnej štruktúry. Problematike pravidelnej, včasnej a správnej údržby kontrolných dokumentov je potrebné venovať stálu a dôkladnú pozornosť projektového manažéra.
Samoorganizujúce sa postupy uvedené vyššie by sa tu mali chápať takto:
- automatický proces rozvoja efektívnych techník a zručností projektového manažmentu medzi zamestnancami;
- automatický proces komplexnej kontroly a údržby schválených ukazovateľov projektu počas jeho vývoja.
Prax jasne ukazuje, že medzi stavom kontrolného dokumentu (jeho skladbou a kvalitou riadenia) a aktuálnym stavom príslušného projektu je veľmi úzky vzťah. Chaos v riadení riadiaceho centra je dôsledkom chaosu v projekte a naopak, zanedbanie riadiaceho centra a najmä jeho absencia sa skôr či neskôr pretaví do zanedbania a nekontrolovateľnosti projektu.
Vytvorenie a údržbu KDP vykonáva projektový manažér, ktorý podľa potreby zapája do tejto práce špecialistov spoločnosti a prijíma od nich dokumentáciu a informácie potrebné na udržiavanie KDP. Na udržiavanie KDP sa používajú elektronické a papierové médiá. Projektový manažér organizuje papierové uloženie všetkých dokumentov, ktoré boli schválené investičným výborom spoločnosti - schválená časť KDP. Je rozumné vytvoriť CDP do 2-3 mesiacov, počnúc dňom vymenovania projektového manažéra do funkcie, teda počas jeho skúšobnej doby. Je to skvelá príležitosť pre projektového manažéra ukázať svoje schopnosti a pre spoločnosť pochopiť, kto je kto.
Prirodzene, dokumenty z CDP musia mať status „na úradné použitie“. Zároveň musia mať rôzne oddelenia a zamestnanci spoločnosti rôzne úrovne prístupu k týmto dokumentom. Prístupový systém do sekcií KDP spravuje projektový manažér za účasti bezpečnostnej služby a technickej služby spoločnosti.
Správne vedený CDP obsahuje takmer celé množstvo informácií o projekte, s výnimkou množstva malých a stredných technických detailov a dokumentov súvisiacich s jednotlivými operáciami počas realizácie projektu, ktoré nemajú prakticky žiadny vplyv. o kvalite riadenia jeho rozvoja.
Okrem toho KDP projektu zobrazuje históriu vývoja projektu v koncentrovanej forme, čo poskytuje vynikajúcu príležitosť na vykonanie analytiky, ktorá určuje trendy vo vývoji uvažovaného projektu a ďalších projektov vyvíjaných spoločnosťou. Identifikácia týchto vývojových trendov má veľký význam z hľadiska predchádzania rizikám a zvyšovania efektívnosti projektov.
Informácie sú v KDP obsiahnuté v štruktúrovanej forme, čo v kombinácii s jeho centralizovanou a systematickou údržbou umožňuje eliminovať chaos v toku projektových dokumentov a tým:
- Dramaticky (krát alebo rádovo) zrýchlite poskytovanie takmer akéhokoľvek množstva relevantných informácií o projekte. To je možné, pretože informácie sú uložené v KDP vo formáte, ktorý nevyžaduje ďalšiu prípravu, ale potrebuje iba formátovanie, ktoré zodpovedá aktuálnej potrebe.
Poznámka
Medzitým rozšírená prax ukazuje typický proces bolestivej prípravy informácií o projektoch v priebehu niekoľkých hodín až dní. Samozrejme, že tieto termíny možno na žiadosť manažmentu skrátiť, ale nedostatok dostatočného času na prípravu zo strany interpreta prirodzene vedie k zníženiu spoľahlivosti poskytovaných informácií. 2. Maximalizujte kvalitu a relevantnosť poskytovaných informácií o projekte.
3. Zvýšiť informačnú bezpečnosť aktivít spoločnosti, keďže zvyšovanie kvality a relevantnosti projektových informácií vedie k výraznému zníženiu objemu externých a interných informačných tokov.
4. Minimalizovať mzdové náklady projektového manažéra a jeho kolegov spojené s výmenou informácií a dokumentačnou podporou projektu.
teda KDP je základom, základom pre rozvoj projektu. Uvedené pozitívne dôsledky kvalitného manažmentu KDP robia z úlohy štrukturalizácie toku projektových dokumentov jeden z definujúcich prvkov v boji o zvýšenie efektívnosti tak individuálneho projektu, ako aj spoločnosti ako celku. Je zrejmé, že kvalita kontrolnej dokumentácie je druhou najdôležitejšou úlohou (po udržiavaní efektivity projektu na požadovanej úrovni), na riešenie ktorej je projektový manažér povolaný.
Desivý objem CDP, opísaný nižšie, je spojený so značnými mzdovými nákladmi iba počas jeho formovania. Udržiavanie predtým vytvoreného KDP za prítomnosti určitej metodológie a dochvíľnosti vyžaduje od projektového manažéra rádovo nižšie náklady.
KDP by mal obsahovať tieto oddiely:
1. Projektový pas.
Projektový pas je album obsahujúci súhrnné údaje o projekte. Vytvára sa na základe dokumentácie schválenej investičným výborom spoločnosti, ako aj informácií o aktuálnom stave projektu. Informácie obsiahnuté v projektovom pase umožňujú každému zainteresovanému a nepripravenému zamestnancovi spoločnosti rýchlo pochopiť podstatu projektu, ako aj porozumieť jeho súčasnému stavu (v tomto prípade spolu s pasom projektu bude užitočné poskytnúť všeobecný projekt rozvojová schéma), bez toho, aby ste sa ponorili do zbytočných detailov. Všeobecné chápanie projektu, vytvorené na základe informácií obsiahnutých v pasporte projektu, je možné rozšíriť a doplniť do ľubovoľného stupňa detailov pomocou informácií obsiahnutých v iných častiach projektovej dokumentácie. Projektový pas obsahuje tieto podsekcie:
1) Popis projektu (koncept projektu).
V podsekcii sú uvedené objemové a funkčné ukazovatele projektu (celková plocha, plocha nadzemnej a podzemnej časti, počet parkovacích miest, obchodná plocha samostatne pre byty, obchodné a kancelárske priestory, grafické informácie popisujúce projekt atď.). ), a tiež opisuje vlastnosti spotrebiteľa komerčné produkty, ktoré sa získajú ako výsledok vývoja projektu.
2) Práva a aktíva projektu.
Podsekcia obsahuje popis právneho stavu a majetku projektu, ktorý je k dispozícii v čase vstupu do projektu a ktorý sa vytvoril počas jeho vývoja, ako aj odkazy (kópie) na príslušné dokumenty;
3) Ukazovatele výkonnosti projektu.
Podsekcia obsahuje vypočítané hodnoty ukazovateľov výkonnosti projektu, schválené investičným výborom spoločnosti, počnúc hodnotami schválenými pri zadávaní projektu. Hodnoty ukazovateľov sú prezentované v tabuľkovej a grafickej forme a odrážajú všetky ich schválené zmeny. Nevyhnutným a dostatočným súborom ukazovateľov pre väčšinu projektov je celkový zisk, rentabilita, návratnosť vlastných zdrojov, NPV, IRR, doba návratnosti projektu.
4) Ukazovatele výnosov a nákladov projektu.
Podsekcia obsahuje rozpočtové limity pre položky/hlavy príjmov a výdavkov schválené investičným výborom spoločnosti, počnúc hodnotami schválenými pri zadávaní projektu. Limitné hodnoty sú prezentované v tabuľkovej forme a odrážajú všetky ich schválené zmeny, ktorých postupnosť vám umožňuje sledovať dynamiku zmien v rozpočte projektu. Ukazovatele výnosov a nákladov projektu možno zostaviť do jednej sekcie s ukazovateľmi výkonnosti projektu;
5) Zloženie účastníkov projektu.
Register právnických osôb, ktoré vlastnia práva na projekt, ako aj tých, ktorí sa podieľajú na jeho vývoji (vrátane všetkých protistrán a dodávateľov), s uvedením ich aktuálnych údajov.
6) Zloženie projektového tímu.
Podsekcia obsahuje zoznam špecialistov, ktorí sa priamo podieľajú na príprave projektu, s uvedením ich potrebných detailov – v závislosti od rozsahu projektu minimálne projektového manažéra, stavbyvedúceho a dozorných špecialistov zo špecializovaných útvarov spoločnosti, resp. projektový tím plus prilákali špecialistov.
Podsekcie pasu projektu „ukazovatele efektívnosti projektu“ a „ukazovatele výnosov a nákladov projektu“ sa nevyhnutne aktualizujú po schválení výsledkov aktualizácií projektu investičným výborom spoločnosti bez ohľadu na to, či tieto aktualizácie boli plánované alebo nie. Ostatné podsekcie pasportu projektu podliehajú úprave podľa potreby.
Projektový pas sa používa výlučne v rámci spoločnosti ako dokument DSP. Projektový pas je možné použiť ako základ pre vypracovanie rôznych typov prezentačnej dokumentácie.
2. Všeobecná schéma vývoja projektu.
Všeobecná schéma vývoja projektu je vývojový diagram, ktorý poskytuje predstavu o hlavných fázach a operáciách vyvíjaného projektu a ich vzájomných prepojeniach. Obsahuje najviac 20-30 prvkov umiestnených na hárku A4. Všeobecná schéma rozvoja projektu sa vypracuje pri zadaní projektu a následne sa podľa potreby upraví a je základom pre vypracovanie harmonogramu siete projektu. Platná kópia schémy schválená investičným výborom spoločnosti je uložená na papieri.
Pri formovaní a úprave celkovej schémy vývoja projektu sa kladie dôraz na aktuálnu fázu vývoja projektu. Napríklad, ak je projekt v predprojektovej fáze, potom sa operácie tejto konkrétnej fázy prejavia v diagrame s maximálnymi detailmi. Zároveň je rozumné zobraziť operácie fázy „Návrh“ zväčšené a fáza „Konštrukcia“ nemusí byť vôbec rozpísaná na jednotlivé operácie.
3. Schéma siete projektu.
Sieťový diagram projektu je diagram podrobne opisujúci aktivity na implementáciu projektu, definovaný v čase, označujúci všetky vzťahy medzi nimi. Operácie súčasnej fázy vývoja projektu by mali byť čo najpodrobnejšie. Sieťový diagram projektu je výsledkom objasnenia a rozvoja celkovej schémy rozvoja projektu. Aktuálny harmonogram schválený investičným výborom spoločnosti je uložený na papieri.
Plán siete projektu pre proces výstavby je veľmi podrobný. Rozpracovanie procesu výstavby k jednotlivým prevádzkam je realizované v harmonograme stavebných sietí, ktorého tvorbu realizuje stavbyvedúci na začiatku projektovej etapy. Údaje o harmonograme stavebnej siete sa používajú na spresnenie harmonogramu siete projektu.
4. Ekonomika/rozpočet projektu.
Časť obsahuje aktuálnu verziu ekonomiky a rozpočtu projektu, schválenú investičnou komisiou. S prihliadnutím na úzky vzťah medzi ekonomikou a rozpočtom projektu (rozpočet projektu je zostavený na základe finančných tokov z ekonomiky projektu prostredníctvom preformátovania) sú informácie uložené v kombinovanom excelovom súbore. Súhrnné ekonomické údaje a toky rozpočtu projektu so štvrťročným rozpisom sú uložené na samostatných papierových nosičoch, ktoré schvaľuje investičný výbor spoločnosti.
Táto časť KDP je zdrojom pre tvorbu podsekcií projektového pasu „ukazovatele výkonnosti projektu“ a „ukazovatele výnosov a nákladov projektu“.
Poznámka
Schválenou časťou KDP sú časti KDP „Všeobecná schéma rozvoja projektu“, „Harmonogram siete projektu“ a „Ekonomika/rozpočet projektu“. Tieto úseky schvaľuje investičný výbor spoločnosti a sú podkladom pre tvorbu a údržbu ďalších úsekov zaradených do CDP.
5. Plán aktualizácie projektu.
Identifikované riziká projektu majú veľmi vysokú koreláciu s tým, ako dobre spoločnosť chápe aktuálny stav projektu, ako aj dynamiku a smer zmien v tomto stave. Čím menej si uvedomujeme, kde sme vo vývoji projektu, tým viac prekvapení a nebezpečenstiev čaká náš projekt pred nami. Zvýšiť úroveň informovanosti o skutočnom stave projektu a v dôsledku toho minimalizovať následky rizík prostredníctvom identifikácie ich prítomnosti vopred umožňuje proces aktualizácie, realizovaný na základe plánu aktualizácie projektu.
Plán aktualizácie projektu tvorí projektový manažér samostatne v súlade s regulačnými požiadavkami platnými v spoločnosti (súbor operácií vykonaných počas aktualizácie, frekvencia plánovaných aktualizácií, podmienky určujúce potrebu neplánovaných aktualizácií a pod.) . Plán aktualizácie projektu je vedený v tabuľkovej forme a obsahuje plánované dátumy a stručné informácie o už vykonaných, vrátane neplánovaných, aktualizáciách projektu. Informácie o vykonaných aktualizáciách obsahujú popis vykonaného postupu, jeho ciele a zloženie zohľadnených zmien a úprav, výsledky - zmeny v stratégii projektu, jeho schválené ukazovatele a rozpočet, dokumentáciu z kontrolného dokumentu projektu .
6. Register zmluvných vzťahov projektu.
Register zmluvných vzťahov projektu je súhrnná tabuľka obsahujúca informácie o stave všetkých zmlúv uzatvorených spoločnosťou za účelom realizácie projektu. Register obsahuje informácie o všetkých dohodách uzatvorených v rámci vývoja projektu bez ohľadu na to, či tieto zmluvy stanovujú platby alebo nie. Register zmluvných vzťahov je významným prvkom manažérskeho a výrobného účtovníctva.
Väčšina účtov (až 90 % a viac) sa týka výstavby. Z tohto dôvodu je hlavným realizátorom tejto časti CDP SDO spoločnosti, ktoré tvorí stavebný register aj všeobecný register projektu. Práca na vedení stavebnej časti registra je kontrolovaná stavbyvedúcim, poskytuje SDO všetky potrebné informácie. Práce na vedení obecného registra sú kontrolované projektovým manažérom, ktorý poskytuje SDO všetky potrebné informácie o zmluvách, ktoré nie sú zahrnuté v stavebnej časti projektu. Register má riadkové členenie aktuálnych zmlúv vo vzťahu k článkom, podčlánkom a kapitolám (vo vzťahu k výstavbe) nákladového rozpočtu. Odporúčaný formát registra je uvedený nižšie.
10 obrázok
Základnou výhodou vyššie navrhnutého formátu registra je, že umožňuje vyhodnotiť pomer vykonanej a zaplatenej práce (stĺpce so sivým podfarbením), teda plne pochopiť skutočný stav vykonávanej zákazky. Súčasnú verziu registra zmluvných vzťahov využívajú viaceré divízie spoločnosti, vrátane poskytovania finančnej správy spoločnosti na použitie v účtovných a plánovacích procesoch.
7. Výkazy akumulácie (všeobecné vyhlásenie o akumulácii).
Akumulačným hárkom je tabuľka uvedená nižšie, ktorá vám umožňuje určiť percento dokončenia objemu práce podľa zmluvy. Vykonáva sa na základe všetkých zmlúv, ktoré stanovujú postupnú realizáciu prác a ich následné uzatvorenie zákonmi. Súhrnné výkazy vedené podľa jednotlivých zmlúv sú konsolidované do všeobecného súhrnného výkazu, ktorý odráža stav všetkých uzatvorených zmlúv vyžadujúcich vedenie súhrnných výkazov.
Prevažný objem operácií súvisiacich s vedením súhrnných výkazov sa týka stavebníctva. Súhrnné výkazy sú súčasne prvkom výrobného aj manažérskeho účtovníctva. Priamymi vykonávateľmi sú preto oddelenie odhadov (ED) stavebného oddelenia spoločnosti a SDO spoločnosti. CO vypĺňa súhrnné výkazy k jednotlivým zmluvám. SDO spoločnosti ako účastník manažérskeho účtovníctva spoločnosti kontroluje údaje vypracované SDO a generuje kombinované údaje (všeobecný súhrnný výkaz). Preformátované údaje zo všeobecného súhrnného výkazu sa zapisujú do registra zmluvných vzťahov projektu a nákladového listu projektu, ktoré sú následne poskytnuté finančnej správe spoločnosti.
Vedenie súhrnných výkazov k zmluvám uzatvoreným na iné nákladové položky (okrem stavebných), ako aj vedenie všeobecného súhrnného výkazu vykonáva SDO spoločnosti. Údaje o zmluvách súvisiacich s ostatnými nákladovými položkami poskytuje SDO projektový manažér. Všeobecný súhrnný výkaz vedie SDO súbežne s registrom zmluvných vzťahov a výkazom nákladov projektu.
Aktuálna verzia všeobecného súhrnného výkazu sa poskytuje finančnému manažmentu spoločnosti na použitie v účtovných a plánovacích procesoch.
Poznámka
Zásadne významné sú časti CDP „Register zmluvných vzťahov projektu“, „Súhrnné výkazy (všeobecný súhrnný výkaz)“, ktoré obsahujú základné informácie pre zostavenie výrobného a manažérskeho účtovníctva vo vzťahu k nákladovej časti projektov.
8. Výkaz nákladov (výkaz výdavkov rozpočtu).
Odráža aktuálny stav a pohyb nákladového rozpočtu projektu alebo stav tohto rozpočtu v dynamike (na rozdiel od schváleného rozpočtu nákladov, ktorý možno podľa toho nazvať statickým rozpočtom). Nákladový list vám umožňuje odhadnúť percento využitia rozpočtu.
Poznámka
Percento čerpania rozpočtu je mimoriadne dôležité z hľadiska možnosti jeho porovnania s odhadovaným percentom nákladov vykonaných, prijatých a zákonmi uzavretých prác. „Teória“ v tomto porovnaní sa musí úplne zhodovať s „praxou“, ktorá, ako si všimneme, je extrémne zriedkavá. Zvyčajne je percento čerpania rozpočtu pri vývoji projektov vyššie ako skutočné náklady na vykonanú prácu!!! Táto skutočnosť znamená jediné – vykonané práce sa ukázali byť z nejakého dôvodu drahšie, ako predpokladal schválený rozpočet. V takejto situácii zostávajúce rozpočtové limity zvyčajne nestačia na dokončenie stavby. To znamená, že sa firma „nezmestila“ do schváleného rozpočtu a výstavba bude stáť výrazne viac, ako sa plánovalo. Happy je spoločnosť, ktorá objavila túto „disonanciu“ v ranom štádiu vývoja projektu...
Výkaz je súhrnná tabuľka, uvedená nižšie, v štandardnom formáte s riadkovým rozpisom rozpočtových nákladov na položky, podpoložky a kapitoly (pre výstavbu).
Prostredníctvom nákladového výkazu sa vzájomne ovplyvňujú procesy plánovania a účtovníctva. Hlavným vykonávateľom je SDO spoločnosti. Odporúča sa viesť samostatný nákladový list pre položku „Stavba“. Všetky ostatné položky rozpočtu nevyžadujú samostatnú údržbu a sú kombinované s položkou „Výstavba“ v nákladovom liste projektu.
Pri vedení nákladového listu existuje úzka interakcia medzi SDO a finančným manažmentom spoločnosti. Finančná správa zároveň kontroluje stav nákladového listu z hľadiska súladu limitov článkov a kapitol so schváleným rozpočtom a SDO kontroluje proces primeraného premietnutia nákladov, ktoré boli vynaložené, do výkazu nákladov. počas realizácie projektu.
Aktuálnu verziu nákladového listu, ktorá je nevyhnutným podkladom pre realizáciu procesov rozpočtovania, účtovníctva a plánovania, poskytuje finančnému manažmentu spoločnosti.
Poznámka
K špecifikám vedenia oddielov 6-8 CDP pozri aj materiály v kapitole „Systém účtovníctva a plánovania. Interakcia rozpočtovania, plánovania, manažérskeho účtovníctva a výrobných účtovných operácií pri vývoji projektov.“
9. Výkaz obratu (výkaz príjmov rozpočtu)
Podobne ako nákladový list, aj predajný list odráža dynamický stav príjmov projektu (na rozdiel od schváleného rozpočtu predaja, ktorý odráža statický stav rozpočtu). Výpis je súhrnná tabuľka s riadkovým rozpisom druhov nebytových priestorov s podrobnosťami až po objekt (byt, nebytový priestor a pod.). Nasledujúci formát výpisu sa môže zmeniť. Vyplnenie výkazu vykonáva projektový manažér alebo vykonávateľ poverený obchodným oddelením spoločnosti, pod kontrolou projektového manažéra. Aktuálna verzia výkazu je poskytovaná finančnému manažmentu spoločnosti a používa sa v procese rozpočtovania, účtovníctva a plánovania.
10. Archív projektu.
Táto časť KDP musí nevyhnutne obsahovať všetky verzie nasledujúcich dokumentov schválených investičným výborom, počnúc okamihom prijatia rozhodnutia o vstupe do projektu: všeobecná schéma rozvoja projektu, sieťový diagram projektu, ekonomika/rozpočet projekt (schválená časť KDP).
Táto časť obsahuje kompletný register projektovej, povoľovacej a inej dokumentácie, ako aj reklamné produkty vyvinuté počas vývoja projektu. Vyvinuté reklamné produkty musia byť podrobne popísané a doplnené fotografiami.
Sekcia uchováva na papieri aj všetky schvaľovacie hárky a všetky zodpovedajúce kópie dohodnutých a podpísaných zmlúv a dodatočných dohôd k nim, uzatvorených počas realizácie projektu a zaradených do registra zmluvných vzťahov projektu. Špecifikovaný súbor zmlúv a dodatočných dohôd je spravidla uložený a udržiavaný v DMS. Originál schvaľovacích hárkov uchováva projektový manažér.
Táto časť obsahuje aj došlú a odoslanú korešpondenciu súvisiacu s realizáciou projektu.
Načítava...
