Sekretárka je administratívna pracovníčka so širokou škálou povinností od odpovedania na telefónne hovory (recepčná) až po asistenta manažéra (osobná sekretárka).
Od modernej sekretárky sa zvyčajne vyžaduje znalosť práce s osobným počítačom, znalosť cudzích jazykov, komunikačné schopnosti, komunikačná kultúra, dochvíľnosť a presnosť.
Aby ste mohli pracovať ako sekretárka, nemusíte mať špeciálne znalosti alebo schopnosti. Takýmto spôsobom určite nie. Ak chcete pracovať ako sekretárka, nemusíte absolvovať univerzitu, stačí absolvovať špecializované kurzy. Sekretárske kurzy pokrývajú pomerne dosť: štúdium obchodnej komunikácie, etiky, rýchleho čítania, praktickej psychológie, kancelárskeho manažmentu, kurzov písania, stenografie, nadobudnutia schopnosti manipulovať s kancelárskym zariadením, mini-PBX, zručnosti v práci v 1C. Okrem toho psychológovia poukazujú na dôležitosť takých vlastností, ako sú: schopnosť človeka jemne vnímať ostatných a primerane reagovať na správanie druhých a odolnosť voči stresu. Psychológovia nazývajú tento súbor vlastností „emocionálna inteligencia“. Nie každému sa to podarí na vysokej škole;
Tajomník musí byť vysoký, dlhonohý krásavec. Jej úlohou je vyzdobiť kanceláriu. Takýmto spôsobom určite nie. Stačí príjemný vzhľad. Keďže tajomník je podnikateľom spoločnosti. Preto musí mať človek nevyhnutne zmysel pre štýl a dobrý vkus. Práve schopnosť krásne sa obliekať, kompetentne hovoriť a správať sa v spoločnosti v súlade so základnými pravidlami obchodnej etikety tvorí prvý dojem o spoločnosti medzi klientmi. Obchodní partneri, ktorí najprv komunikujú so sekretárkou, sa na intuitívnej úrovni rozhodnú, či budú s touto spoločnosťou obchodovať alebo nie. Šéf obchodnej štruktúry, ktorému ide predovšetkým o prestíž svojej firmy, nikdy neumiestni do prijímacej miestnosti krásne, no neschopné dievča. Je vhodné organizovať prácu šéfa a kancelárie - jedna z mnohých povinností sekretárky.
Práca sekretárky je jednoduchá. Stačí odpovedať na hovory, uvariť kávu, predložiť dokumenty na podpis. Nie, to nie je pravda. Zástupcovia tejto profesie často čelia nadčasom a neustálej reorganizácii svojho rozvrhu v súlade s rozvrhom šéfa. Práca sekretárky je často emocionálne vyčerpávajúca. Keď nie je veľa práce, čo sa stáva veľmi zriedka, sú často zaťažení ďalšou prácou, napríklad funkciami manažéra kancelárie atď. A ak má šéf zlú náladu, prvá, kto padne pod horúcu ruku, je sekretárka. Dobrá sekretárka je navyše mierotvorcom spoločnosti, je schopná zabrániť prípadnej „búrke“. Toto samozrejme nie je v servisných pokynoch. Ale stupeň vzťahu medzi sekretárkou a manažérom závisí od schopnosti „zasiahnuť“. Okrem toho musí byť sekretárka schopná nájsť spoločnú reč s tímom, udržiavať hladké obchodné vzťahy so všetkými zamestnancami bez toho, aby niekoho vyzdvihovala. Okrem tejto zručnej psychologickej práce patrí medzi povinnosti sekretárky vedenie obchodnej korešpondencie, plánovanie pracovného dňa šéfa, odpovedanie na všetky druhy hovorov, prijímanie obchodných partnerov, sledovanie práce na recepcii a niekedy aj celej kancelárie.
Sekretárka je „pochôdzkárka“ na splnenie „prianí“ spoločnosti, postava sekretárky v spoločnosti nie je rozhodujúca. Takýmto spôsobom určite nie. Sekretárka, ktorej sa podarilo získať autoritu od tímu a šéfa, sa stáva akousi „šedou eminenciou“, neviditeľne, ale výrazne môže ovplyvniť prácu spoločnosti ako celku. Manažér sa často obracia so žiadosťou o radu na sekretárku a práve asistent robí konečné rozhodnutie šéfa. Často je lepšie informovaný o záležitostiach spoločnosti ako šéf a jeho zástupcovia a dokáže včas, správne a vyvážene poradiť. Tajomník udáva tón každého pracovného dňa a nepriamo ovplyvňuje manažéra. Napríklad dobre organizované pracovisko a včasné doručenie potrebných informácií uľahčuje šéfovi prácu.
Sekretárka nemá žiadne možnosti kariérneho postupu. Povolanie neznamená povýšenie. Čiastočne áno. Vodca bude mať pri sebe dobrú sekretárku. Šéf urobí všetko pre to, aby ignoroval požiadavky nadriadeného na povýšenie, ak si je istý svojim zamestnancom a vie, že sa na neho dá za každých okolností spoľahnúť. Takže profesionalita a obetavosť môžu zahrať na zamestnanca krutý vtip. Na druhej strane sa tieto vlastnosti môžu stať základom kariérneho rastu. Tajomník sa v rámci svojej práce musí podieľať na všetkých procesoch vo firme, a to je veľmi dôležitá získaná životná skúsenosť a skvelý štart do budúcnosti. Existuje mnoho príkladov, keď sa ľudia po práci sekretárky stali obchodníkmi, vysokými úradníkmi a vrcholovými manažérmi. Navyše, kvalifikovaná sekretárka v našej dobe dokáže celkom dobre zarobiť na úrovni hlavného top manažéra.
Sekretárka je ženské povolanie. Muži na takýchto pozíciách nepracujú. Ako sekretárky pracujú väčšinou ženy. Vysvetľuje to skutočnosť, že emocionálne sú ženy flexibilnejšie, ľahšie sa prispôsobujú nálade, zvykom, charakteru šéfa, riešia konflikty atď. S povinnosťami sekretárky si však vedia poradiť aj muži. Mnoho veľkých spoločností uprednostňuje predstaviteľov silnejšieho pohlavia a premenuje pozíciu z „sekretára“ na „asistenta manažéra“.
Profesia sekretárky je jednou z najžiadanejších na trhu práce.Áno, je. Každá spoločnosť jednoducho potrebuje človeka, ktorý by monitoroval všetku dokumentáciu, stretával sa s klientmi, podával kávu a chránil šéfovu kanceláriu pred nechcenými návštevníkmi. Okrem toho bol „vizitkou“ spoločnosti.
Akákoľvek sekretárka je milenkou manažéra, pre ktorého pracuje. Toto je zavedený mýtus. Všetci okolo neho sú si istí, okrem jeho šéfa a sekretárky. Profesionála odlišuje to, že ak nechce spomínaný typ vzťahu, tak sa to nestane. Hoci kancelárske romániky nie sú až také nezvyčajné. Stáva sa, že šéf a sekretárka trávia veľa času spolu v práci a prechádzajú všetkými ťažkosťami podnikania, takže medzi nimi často vznikajú neformálne vzťahy. Je však lepšie neznižovať existujúcu vzdialenosť medzi šéfom a sekretárkou v záujme spoločnosti.
Sekretárka sa musí neustále usmievať.Áno, je. Nikto predsa nechce vidieť smutného, agresívneho alebo hanblivého zamestnanca. Pozícia sekretárky vás zaväzuje správať sa ku každému, kto sa objaví na prahu šéfa, správať sa ku každému láskavo, s úsmevom a slušne posielať preč návštevy, ktoré šéf nechce. Existujú dokonca špeciálne školenia, ktoré vás naučia usmievať sa, keď je to potrebné.
Sekretárka sa nazýva šéfova verná asistentka a pravá ruka, a to z dobrého dôvodu, pretože medzi povinnosti sekretárky manažéra patrí zabezpečenie efektívneho riadenia a administratívnych činností. Sekretárka manažéra sa zaoberá prípravou a realizáciou obchodných dokumentov a dokumentov, pomáha šéfovi v podnikaní a rieši mnohé organizačné problémy.
Za reprezentatívnu funkciu možno považovať aj pozíciu sekretára-asistenta, keďže je tvárou spoločnosti - stretáva sa s hosťami, odpovedá na telefonáty a listy. Tento typ práce si vyžaduje veľký pokoj, komunikačné schopnosti a organizáciu. Z tohto dôvodu môže povolanie sekretárky sľubovať veľké vyhliadky - v budúcnosti sa špecialista môže stať manažérom kancelárie a potom jedným z riaditeľov alebo vrcholových manažérov.
Pozícia výkonného tajomníka je požadovaná takmer v každej spoločnosti, ktorá má kanceláriu pre klientov a návštevníkov. Môžu to byť veľké podniky aj malé obchodné organizácie.
História profesie
Postupom času sa právomoci tajomníka výrazne rozšírili a dnes môžu vykonávať širokú škálu funkcií. Vznikla tak potreba špecialistov s úzkou špecializáciou, v dôsledku čoho sa objavila profesia sekretárka-asistentka, referentka, sekretárka-prekladateľka a vedúca kancelárie.
Zodpovednosti tajomníka
Medzi pracovné povinnosti asistenta tajomníka patrí:
- prijímanie návštevníkov;
- prijímanie telefónnych hovorov;
- evidencia;
- plánovanie pracovného dňa manažéra;
- organizovanie stretnutí;
- objednávanie leteniek a hotelových rezervácií pre manažéra a ostatných zamestnancov počas pracovnej cesty;
- objednávanie kancelárskych potrieb;
- plnenie požiadaviek manažéra.
Funkcie tajomníka manažéra niekedy zahŕňajú korešpondenciu v angličtine.
Požiadavky na sekretárku
Požiadavky na asistenta tajomníka zahŕňajú:
- stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie;
- vlastníctvo PC;
- znalosť základov kancelárskej práce;
- znalosť angličtiny (niekedy).
Pozícia tajomníka si tiež vyžaduje tieto zručnosti:
- presnosť;
- schopnosť vyzerať dobre (prezentovateľne);
- Organizácia.
Vzor životopisu tajomníka
Obnoviť vzorku
Ako sa stať sekretárkou
Ako sa stať sekretárkou? Môže to byť držiteľ akéhokoľvek vysokoškolského vzdelania, ktorý absolvoval kurzy asistenta tajomníka alebo absolvoval školenie priamo v zamestnaní. Zamestnávatelia spravidla nekladú osobitné požiadavky na získanú špecializáciu uchádzača, ale zameriavajú sa na zabezpečenie toho, aby uchádzač mal potrebné osobné kvality a bol schopný vykonávať povinnosti na správnej úrovni.
plat tajomníka
Plat sekretárky sa môže líšiť - od 15 do 45 tisíc rubľov. Príjem závisí od povinností zamestnanca a regiónu, v ktorom pracuje. Priemerná mzda asistenta tajomníka je 30 000 rubľov.
Vráťte sa k zodpovednosti manažéra
Tajomník vykonáva tieto úlohy:
— Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnych a administratívnych činností vedúceho.
— Prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie manažérom, odovzdáva ju v súlade s rozhodnutím štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnemu výkonnému pracovníkovi na použitie v pracovnom procese alebo príprave odpovedí.
— Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis manažéra.
— Odpovedá na telefonické hovory, zaznamenáva a odovzdáva oficiálne informácie manažérovi, organizuje telefonické rozhovory s manažérom.
— V mene manažéra vyhotovuje listy, žiadosti a iné dokumenty.
— Vykonáva práce na príprave porady a porady konanej manažérom (zbieranie potrebných materiálov, informovanie účastníkov o čase a mieste porady, program, ich registrácia), vedenie a vyhotovovanie zápisníc zo stretnutí a stretnutí.
— Sleduje plnenie vydaných príkazov a pokynov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie prijatých pokynov a pokynov vedúceho.
— Poskytuje pracovisku manažéra potrebné organizačné vybavenie, kancelárske potreby a vytvára podmienky na efektívnu prácu manažéra.
— Organizuje prijímanie návštevníkov, uľahčuje rýchle posúdenie požiadaviek a návrhov zamestnancov.
— Vytvára spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a predkladá ich do archívu v stanovenom časovom rámci.
— Organizuje služobné cesty pre manažéra: objednáva letenky a lístky na vlak, rezervuje hotely.
— Vykonáva jednotlivé služobné úlohy od svojho priameho nadriadeného.
Tajomník má právo:
— Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v rozsahu potrebnom na riešenie pridelených úloh.
— Predkladať vedeniu návrhy na zlepšenie ich práce a práce spoločnosti.
— Vyžiadať si osobne alebo v mene manažéra od oddelení podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho úradných povinností.
— Požadovať od vedenia, aby vytvorilo normálne podmienky na plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov vytvorených v dôsledku činností spoločnosti.
— Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.
Tajomník je zodpovedný:
— Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie služobných povinností.
— Za nedodržiavanie aktuálnych pokynov, príkazov a nariadení o zachovávaní obchodného tajomstva a dôverných informácií.
— Za porušenie vnútorných pracovnoprávnych predpisov, pracovnej disciplíny, bezpečnostných a protipožiarnych pravidiel.
Povinnosti riaditeľa
Bývalý riaditeľ
Vonkajšie ovládanie
Operatívne riadenie
Riadiaci systém
Späť | | Hore
©2009-2018 Centrum finančného riadenia. Všetky práva vyhradené. Publikovanie materiálov
povolené s povinným uvedením odkazu na stránku.
Čo musí sekretárka vedieť a vedieť, je uvedené v popise kvalifikácie.
Kvalifikačné charakteristiky- ide o normatívny dokument, ktorý stanovuje, čo musí konkrétny zamestnanec vo svojej práci robiť, čo na to musí vedieť a vedieť a aká by mala byť úroveň jeho odbornej prípravy.
Pracovné povinnosti (sekretárka musí byť schopná) Vykonávajte technické funkcie na podporu a udržiavanie práce vedúceho podniku (alebo divízie), pomôžte plánovať pracovný deň manažéra. Prijímajte informácie potrebné pre manažéra od oddelení alebo výkonných pracovníkov, volajte zamestnancov podľa jeho pokynov. Organizovať telefonické rozhovory manažéra, prijímať a odosielať telefonické správy, zaznamenávať prijaté správy v jeho neprítomnosti a upozorňovať na ich obsah. Organizujte pre manažéra výlety a služobné cesty. Vykonávať práce na príprave stretnutí a stretnutí vedených manažérom (zhromažďovanie potrebných materiálov, informovanie účastníkov o čase, mieste a programe stretnutia alebo stretnutia, ich registrácia), vedenie a vyhotovenie zápisnice. Vybaviť pracovisko manažéra kancelárskymi potrebami, organizačným vybavením a vytvoriť podmienky na efektívnu prácu. Vysielajte a prijímajte informácie prostredníctvom interkomov, rýchlo tlačte rôzne materiály podľa pokynov manažéra. Vykonávať dokumentačné práce, prijímať korešpondenciu adresovanú manažérovi, systematizovať ju v súlade s postupom prijatým v podniku a po zvážení ju odovzdať vedúcim oddelení alebo konkrétnym výkonným pracovníkom na použitie v procese ich práce alebo na prípravu odpovede. . Poskytovať informačné služby manažérovi a zamestnancom (ústne, dokumentárne, zostavovať prehľady tlače, poskytovať kópie zaujímavých článkov). Sledujte termíny plnenia pokynov manažéra k osobným žiadostiam občanov. Organizovať prijímanie návštevníkov, prejavovať im takt a pozornosť, uľahčovať rýchle posúdenie žiadostí a podnetov zamestnancov, formulovať spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou spisov, zabezpečiť ich bezpečnosť a odovzdať ich do archívu v stanovenom časovom rámci . Vytvárať a používať databázy (vrátane internetových informácií).
Tajomník musí vedieť:činnosť spoločnosti a pracovné povinnosti a kompetencie zamestnancov; predpisy a pokyny na podporu dokumentácie; strojopis; práca na osobnom počítači, moderné počítačové editory (Word, Excel atď.); pravidlá pravopisu a interpunkcie; poradie usporiadania materiálu pri tlači rôznych dokumentov; pravidlá pre obsluhu kancelárskych zariadení (faxy, miniautomatické telefónne ústredne, kopírky, hlasové záznamníky, magnetofóny); pravidlá používania interkomov; normy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie; vnútorné pracovné predpisy; základy vedeckej organizácie sekretárskej práce; ľudská psychológia a zákony efektívnej komunikácie; kancelárska etiketa; pravidlá a predpisy ochrany práce, bezpečnosti, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany; cudzí jazyk klientov a partnerov; Zákonník práce Ruskej federácie.
Na vypracovanie a špecifikáciu kvalifikačných charakteristík v podnikoch (firiách) sú vypracované popisy pracovných miest.
Pracovná náplň je hlavným organizačným a právnym dokumentom, ktorý upravuje činnosť tajomníka, vymedzuje jeho práva, postavenie v organizácii a povahu jeho práce. Tajomník sa o tento dokument opiera vo svojich vzťahoch so zamestnancami. Čo je napísané v popise práce, potom vzniká otázka, aké práva sú v tom dané, tie má sekretárka.
Náplň práce sekretárky je individuálny dokument, keďže pozícia sekretárky má mnoho stupňov. V malej organizácii (alebo spoločnosti) bude len jeden tajomník (referentský tajomník). Vo väčších organizáciách môžu mať manažér a jeho zástupcovia tajomníkov v každej štruktúrnej jednotke. Pôsobia tajomníci správnej rady, vedeckí tajomníci vedeckých rád a pod. Každý tajomník si vždy na základe objemu a špecifík činnosti organizácie, požiadaviek manažéra a jeho dôvery v tajomníka vypracuje vlastný okruh povinností a práv. , rôzne kombinácie tvorivých, logických a technických druhov prác. Zároveň existuje štandardný súbor riadiacich operácií pre dokumentové a nedokumentové služby, ktoré vykonávajú všetci tajomníci. Okrem toho, zvláštnosť a zložitosť zostavovania popisu práce sekretárky je spôsobená všestrannosťou jeho činností. Preto nie je možné hovoriť o jednom štandarde pre popis práce sekretárky (referentskej sekretárky).
Ako každá pracovná náplň však aj na ňu existujú všeobecné požiadavky. V prvom rade má už zavedenú jednotnú štruktúru textu, a to časti:
1. Všeobecné ustanovenia;
2) funkcie;
3) pracovné povinnosti;
5) zodpovednosť;
6) vzťahy;
7) spojenia podľa polohy.
Môže byť pridaná časť „Hodnotenie práce“ av posledných rokoch sa čoraz častejšie objavuje časť „Organizácia práce (denná rutina)“.
Časť „Všeobecné ustanovenia“ obsahuje presný názov pozície podľa personálnej tabuľky, miesto v systéme riadenia, t. j. názov štrukturálnej jednotky a podriadenosti, postup menovania a odvolávania a postup nahrádzania. Vo veľkých organizáciách, ktoré majú službu predškolského vzdelávacieho zariadenia, má tajomník dvojitú podriadenosť - priamo svojmu nadriadenému a vedúcemu služby predškolského vzdelávacieho zariadenia. Tajomníci sú menovaní a odvolávaní na príkaz vedúceho (vo veľkej organizácii - na návrh vedúceho služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie).
Táto časť tiež špecifikuje požiadavky na odbornú prípravu a pracovné skúsenosti. Dnes sa postoj k tajomníkovi a požiadavky na neho dramaticky zmenili. Firmy hľadajú sekretárku s vyšším alebo stredným odborným vzdelaním, ktorá ovláda cudzí jazyk a ovláda počítač. Čoraz častejšie sa od sekretárky, ako aj v zahraničí, vyžaduje, aby ovládala nie jeden, ale dva alebo viac cudzích jazykov, keďže firmy majú početné kontakty so zahraničnými partnermi a sekretárka s nimi komunikuje. Obsahuje aj pokyny k hlavným legislatívnym, normatívnym, metodickým, organizačným, administratívnym dokumentom, ktoré usmerňujú tajomníka pri jeho práci.
V časti „Funkcie“ sú uvedené hlavné oblasti činnosti tajomníka (sekretára-asistenta), napríklad: informačná a dokumentačná podpora manažéra, organizačné zabezpečenie práce manažéra, účasť na príprave výstav a prezentácií atď.
V časti „Pracovné povinnosti“ sú uvedené všetky typy prác, operácií a technológií používaných pri ich realizácii. Uvádza prácu, ktorú vykonáva tajomník v logickom slede. Všetky typy prác sú rozdelené do operácií označujúcich technológiu vykonávania. Napríklad funkcia „podpora informácií a dokumentácie“ je rozdelená na dve časti: dokumentáciu a prácu s dokumentmi. Dokumentácia zase zahŕňa vypracovanie listov (pozývacích listov, upomienok atď.), telegramov atď. podľa pokynov projektového manažéra; písanie manažérskych dokumentov na počítači; kontrola správnosti dokumentov pri predložení manažérovi na podpis (víza, dostupnosť a správnosť údajov v súlade s požiadavkami normy a pod.); zhotovovanie a overovanie kópií dokumentov a pod. Práca s dokumentmi zahŕňa príjem prichádzajúcich dokumentov (uvádzajú sa hodiny napr.: o 09 a 16 hod.), príjem faxov a elektronickej pošty (cez deň); prvotné spracovanie prijatých dokumentov v súlade s požiadavkami pokynov vedenia kancelárie; predbežné preskúmanie dokumentov (ak sú zverené tajomníkovi); registrácia dokumentov podľa pravidiel stanovených v organizácii; hlásenie dokladov konateľovi a pod.
Časť „Práva“ je možno najdôležitejšia. Zdôrazňuje miesto tajomníka v systéme riadenia, jeho dôležitosť a postavenie v organizácii. Práve cez práva sú viditeľné právomoci delegované manažérom na tajomníka a miera jeho nezávislosti. Táto sekcia umožňuje tajomníkovi uvoľniť čas manažéra na riešenie základných strategických a taktických úloh.
Práve táto časť popisu práce dáva tajomníkovi (sekretárovi-referentovi) väčšie alebo menšie právomoci a určuje stupeň jeho schopností.
Časť „Zodpovednosť“ je vypracovaná v prísnom súlade so zákonom.
Časť „Vzťahy (spojenia podľa pozície)“ je tiež veľmi dôležitá pre organizáciu práce každého zamestnanca riadiaceho aparátu, a to predovšetkým z dôvodu aktívnej implementácie automatizovaných systémov, ktoré si vyžadujú podrobné označenie toho, aké informácie, v akej forme, komu sa prenáša a od koho sa prijíma .
V posledných rokoch sa v popisoch práce často objavuje časť „Hodnotenie práce“. Zvyčajne špecifikuje kritériá pre včasnosť práce a jej kvalitu, napríklad: absencia sťažností, reklamácií a kritiky; žiadne chyby v dokumentoch; dodržiavanie termínov plnenia pokynov od vedenia a pod.
Pracovná náplň sa spravidla končí uvedením postupu pri jej revízii. Podmienkou revízie pracovnej náplne môžu byť zmeny v štruktúre organizácie, ktorých výsledkom je prerozdelenie povinností zamestnancov, zmena druhov vykonávaných prác tajomníka alebo zavedenie výpočtovej techniky. Oveľa častejšie však uvádzajú lehotu na povinnú revíziu alebo opätovné schválenie pokynov (3 roky alebo 5 rokov).
Voliteľnou sekciou je „Organizácia práce“, ale v poslednej dobe je veľmi populárna a stáva sa bežnejšou. Poskytuje približný denný režim pre prácu sekretárky. Mohlo by to vyzerať takto.
PRVÁ POLOVICA PRACOVNÉHO DŇA:
1) prísť do práce 10 minút pred manažérom, aby ste skontrolovali stav pracoviska (vašeho a manažéra), dali sa do poriadku, zostavili alebo objasnili plán na nasledujúci deň;
2) vybrať potrebné dokumenty a súbory v súlade s plánom;
3) prijímať korešpondenciu, oboznamovať sa s obsahom, odkladať dokumenty, ktoré vyžadujú prednostné rozhodnutie manažéra;
4) okamžite preniesť telegramy, naliehavé faxy a telefónne správy manažérovi;
5) pre zvyšné dokumenty pripraviť možnosti možných odpovedí alebo uznesení, rozdeliť ich medzi vykonávateľov;
6) zobraziť prijaté recenzie, správy, pozvánky atď.
d.; zaznamenajte si dátumy a časy všetkých udalostí do kalendára;
7) uchovávať dokumenty potrebné pre aktuálne informácie a referenčnú prácu;
8) podať správu manažérovi o prijatej korešpondencii;
9) spolu s manažérom objasniť obsah plánovaných podujatí na aktuálny deň;
10) telefonicky a osobne odovzdávať pokyny manažéra príslušným exekútorom a pripomínať im končiace lehoty na vyhotovenie dokumentov.
DRUHÁ POLOVICA DŇA:
1) zhromažďovanie a príprava vyhotovených dokumentov na podpis;
2) hlásiť manažérovi o vykonaných dokumentoch, prevziať ním spracované dokumenty od manažéra;
3) spracovávať a odosielať odchádzajúce dokumenty;
4) Naplánujte si aktivity na nasledujúci deň.
Počas pracovného dňa sa vykonáva:
a) práca s návštevníkmi, telefonické rozhovory;
b) ukladanie vyhotovených dokumentov do spisov;
c) vykonávanie práce na počítači;
d) organizovanie kopírovania dokumentov v súlade s pokynmi vedúceho.
KONIEC PRACOVNÉHO DŇA:
1) skontrolujte svoj denník a informujte príslušné oddelenia o potrebe pripraviť sa na určité udalosti;
2) ak vedúci zostane pracovať aj po skončení pracovného dňa, je potrebné poskytnúť mu všetky potrebné informácie a materiály;
3) dajte si do poriadku pracovisko, odstráňte dokumenty, uzamknite trezor a všetky kartotéky, vypnite elektronické a technické zariadenia zo siete.
Pracovná náplň je neoddeliteľnou súčasťou celého balíka dokumentov potrebných na organizáciu práce riadiaceho aparátu.
RADY. Zorganizujte si svoj pracovný deň tak, aby ste všetko stihli a boli užitoční pre všetkých. Venujte sa svojej práci, no nezabúdajte, že existujú záležitosti, ktoré sú mimo vašej kompetencie. Robte teda len to, čo musíte urobiť.
Aby som to zhrnul: Ešte raz treba poznamenať, že náplň práce sekretárky je individuálny dokument, keďže pozícia sekretárky má mnoho stupňov. Každý tajomník si na základe objemu a špecifík činnosti organizácie, požiadaviek manažéra a jeho dôvery v tajomníka rozvíja svoju vlastnú škálu povinností a práv, rôzne kombinácie tvorivých, logických a technických druhov práce.
Hlavný inžinier podniku sa zvyčajne považuje za pravú ruku riaditeľa a obchodný zástupca za ľavú, ale keď nie je sekretárka neprítomná, riaditeľ nemá žiadne ruky.
Pojem sekretárka a odrody
Pojem "sekretárka" dosť široký. V preklade z latinčiny slovo „secretarius“ znamená „dôverník“.
Väčšinou je vzťah medzi sekretárkou a manažérom dosť dôveryhodný a tak to má byť, pretože povinné úradnými právomocami.
Pojem sekretárka je dnes pomerne zložitý a má veľa stupňov, uvediem príklad niektorých z nich:
Technický tajomník– pracuje s kancelárskou technikou (fax, multifunkčné zariadenie, osobný počítač), využíva internet, vykonáva pokyny od manažérov a zamestnancov, v mene manažéra telefonuje do firiem a inštitúcií, prijíma a odosiela správy prostredníctvom komunikácie.
Sekretárka recepcie– prijíma prichádzajúce listy a faxy, e-maily, odpovedá na telefonáty, preposiela ich oddeleniam alebo konkrétnym zamestnancom a víta návštevníkov.
Sekretárka úradu– prijíma a analyzuje korešpondenciu, vykonáva pokyny od manažéra a jeho zástupcov, typuje dokumenty, vedie dokumentáciu.
tajomník-asistent- nielen sekretárka, ale aj špecialista, ktorý je dobre oboznámený s činnosťou spoločnosti, ktorá v niektorých prípadoch môže robiť niektoré nezávislé rozhodnutia. Asistent tajomníka pripravuje správy manažéra, vyhľadáva potrebnú dokumentáciu pre manažéra, plánuje pracovný deň manažéra, rieši administratívne záležitosti v rámci svojej pôsobnosti.
Office Manager– zabezpečuje chod celej kancelárie: pripravuje podklady na prezentácie, zabezpečuje nepretržitú dopravnú obsluhu, prehľadnú komunikáciu, zabezpečuje chod kancelárskej techniky a dostupnosť písacích potrieb. Vedúci kancelárie je zodpovedný za vzhľad kancelárie v malej inštitúcii, môže súčasne vykonávať funkcie personalistu.
V malých komerčných organizáciách sa sekretárky, nech už sa volajú akokoľvek, vyznačujú tým, že musia vykonávať univerzálnu prácu.
Povolanie sekretárky je azda najbližšie k povolaniu herca. Špecifickosť a náročnosť práce sekretárky je daná tým, že je neustále na očiach, v centre komunikácie s vedením, kolegami, klientmi. Úsmev, príjemný hlas, úhľadný vzhľad, sebavedomé gestá a dobrá vôľa, bez ohľadu na náladu, vytvárajú osobitnú atmosféru v kancelárii.
Popis práce tajomníka
SCHVÁLIL SOM
CEO
Priezvisko I.O. _________________
"________"_____________ ____ G.
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Tajomník patrí do kategórie technických interpretov.
1.2. Tajomník je do funkcie menovaný a z nej odvolaný príkazom generálneho riaditeľa spoločnosti.
1.3. Tajomník je priamo podriadený generálnemu riaditeľovi / vedúcemu štrukturálnej jednotky spoločnosti.
1.4. Počas neprítomnosti tajomníka prechádzajú jeho práva a povinnosti na iného funkcionára, ako je uvedené v rozkaze organizácie.
1.5. Do funkcie tajomníka je ustanovená osoba, ktorá spĺňa tieto predpoklady: vzdelanie - vyššie, neukončené vyššie alebo stredné odborné, prax v obdobnej práci minimálne šesť mesiacov, znalosť kancelárskej techniky (fax, kopírka, skener, tlačiareň), Microsoft Kancelárske programy (Word, Excel).
1.6. Tajomník sa pri svojej činnosti riadi:
— legislatívne akty Ruskej federácie;
— Stanovy spoločnosti, interné pracovné predpisy a ďalšie predpisy spoločnosti;
— príkazy a pokyny vedenia;
- tento popis práce.
2. Pracovné povinnosti tajomníka
Tajomník vykonáva tieto úlohy:
2.1. Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti manažéra.
2.2. Prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie manažérom, odovzdáva ju v súlade s rozhodnutím štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnemu výkonnému pracovníkovi na použitie v pracovnom procese alebo príprave odpovedí.
2.3. Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis manažéra.
2.4. Odpovedá na telefonické hovory, zaznamenáva a prenáša oficiálne informácie manažérovi, organizuje telefonické rozhovory s manažérom.
2.5. V mene manažéra vyhotovuje listy, žiadosti a iné dokumenty.
2.6. Vykonáva práce na príprave porady a porady konaného manažérom (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste porady, program, ich registrácia), vedie a vyhotovuje zápisnice zo stretnutí a stretnutí.
2.7. Sleduje plnenie vydaných príkazov a pokynov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho, ktoré sú pod kontrolou.
2.8. Poskytuje pracovisku manažéra potrebné organizačné vybavenie, kancelárske potreby a vytvára podmienky vedúce k efektívnej práci manažéra.
2.9. Organizuje prijímanie návštevníkov, uľahčuje rýchle zváženie požiadaviek a podnetov zamestnancov.
2.10. Vytvára spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a odovzdáva ich do archívu v stanovenom časovom rámci.
2.11. Organizuje služobné cesty pre manažéra: objednáva letenky a lístky na vlak, rezervuje hotely.
2.12.
Vykonáva jednotlivé služobné úlohy od svojho priameho nadriadeného.
3. Práva tajomníka
Tajomník má právo:
3.1. Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v rozsahu potrebnom na riešenie zadaných úloh.
3.2. Predložte manažmentu návrhy na zlepšenie vašej práce a práce spoločnosti.
3.3. Vyžiadajte si osobne alebo v mene manažéra od oddelení podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho úradných povinností.
3.4. Požadovať od vedenia, aby vytvorilo normálne podmienky na plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov vytvorených v dôsledku činnosti spoločnosti.
3.5. Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.
4. Zodpovednosť tajomníka
Tajomník je zodpovedný:
4.1. Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie služobných povinností.
4.2. Za nedodržiavanie aktuálnych pokynov, príkazov a nariadení o zachovaní obchodného tajomstva a dôverných informácií.
4.3. Za porušenie interných pracovnoprávnych predpisov, pracovnej disciplíny, bezpečnostných a protipožiarnych pravidiel.
Ak po prečítaní tohto článku nedostanete jednoznačnú odpoveď, vyhľadajte rýchlu pomoc.
Moderné kategórie sekretárok
Dnes v organizáciách a podnikoch rôznych organizačných a právnych foriem existuje mnoho druhov sekretárskych profesií. Hlavné tituly: asistent (alebo asistent) vrcholového manažéra (vedúceho organizácie), asistent tajomníka, sekretárka recepcie (alebo sekretárka recepcie), manažéra kancelárie alebo správcu kancelárie. Na jednej strane názov funkcie často plní psychologickú funkciu a zvyšuje prestíž práce, ktorú vykonáva tajomník. Mnoho ľudí súhlasí s platením nízkych miezd v porovnaní s trhovým priemerom, pokiaľ má pozícia zvučné meno. Na druhej strane, za rôznymi menami sa často skrývajú úplne iné pracovné povinnosti.
Pozícia sekretárky recepcie (alebo sekretárky recepcie) je prvým krokom vo vašej kariére. Pre sekretárku recepcie je viacero mien: sekretárka – recepčná; sekretárka kancelárie alebo sekretárka recepcie; služobný tajomník, recepčný alebo vedúci kancelárie; tajomník – správca. Povinností je málo, ale sú mimoriadne zodpovední: organizovanie prijímania návštevníkov (vrátane ponúkania čaju alebo kávy), odpovedanie a distribúcia telefónnych hovorov, odosielanie a prijímanie korešpondencie a v prípade potreby aj vedenie dokumentácie a tlač dokumentov. Miera nezávislosti je nízka. U zamestnanca na pozícii sekretára recepcie sa cení predovšetkým schopnosť presne dodržiavať pokyny a pokyny vedúceho. Znalosť cudzieho jazyka sa väčšinou nevyžaduje. Keďže sekretár recepcie je prvou osobou, ktorú návštevníci organizácie vidia, je to on, kto vytvára priaznivý a hodnotný obraz spoločnosti, musí urobiť dobrý dojem, a teda mať príjemný hlas a vystupovať, obchodné komunikačné schopnosti. , vyžaduje sa od neho aj dobré komunikačné schopnosti, bezpodmienečná pracovitosť, dobrá vôľa, zdvorilosť, schopnosť tlmiť emócie, trpezlivosť.
Pozícia tajomníka predpokladá o niečo väčšiu nezávislosť. Riadiaci personál neštátnych obchodných organizácií je spravidla veľmi malý. Šéfovia týchto spoločností sa venujú najmä riešeniu základných výrobných otázok, strategických problémov rozvoja svojich podnikov a značnú časť manažérskej (predovšetkým administratívnej) práce zverujú svojim tajomníkom. Tajomník vedúceho modernej spoločnosti musí nielen rýchlo písať a správne zostavovať dokumenty, ale aj navrhovať texty rôznych dokumentov, upravovať projekty, nielen racionálne organizovať prijímanie návštevníkov a telefonické služby, ale aj samostatne riešiť mnohé problémy. v súlade s pokynmi prijatými od manažéra.
Tento nový typ sekretárskej profesie sa nazýva tajomník-asistent. Ako viete, sekretárka a asistent sú celkom odlišné typy sekretárskej profesie. Tajomník vedúceho organizácie je asistent, ktorý organizuje činnosť prvého manažéra, vypracúva mu dokumenty, organizuje stretnutia, rokovania, služobné cesty, zabezpečuje telefonickú službu.
Asistent je odborníkom nielen v oblasti sekretárskej práce, ale aj v oblasti hlavnej činnosti spoločnosti; pripravuje rozhodnutia, správy, správy, manažérske prejavy, analytické dokumenty; analyzuje situáciu a podieľa sa na tvorbe stratégie a taktiky spoločnosti. Sekretárka-referent je dôveryhodný manažér, ktorý má určité informácie a oslobodzuje svojho šéfa od súčasnej práce, aby mu dal príležitosť sústrediť sa na riešenie hlavných problémov podniku. Vďaka práci sekretárky-asistentky sa manažér môže maximálne sústrediť na plnenie svojich odborných úloh. Sekretárka - asistentka v spoločnosti - je špecialista, ktorý preukazuje intelektuálne a tvorivé schopnosti.
Office manager je zamestnanec, bez ktorého sa žiadna organizácia nezaobíde. Toto slovo, napodiv, nemá ženskú podobu. Toto je povolanie, ktoré okolo seba vytvára mýty. Nezasvätenému človeku sa môže zdať práca office manažéra elementárna: telefonovať, priniesť šéfovi kávu a srdečne sa usmievať na návštevníkov. Ale nie je to také jednoduché: nie nadarmo je sekretárka považovaná za „tvár“ spoločnosti a úspech budúcej spolupráce do značnej miery závisí od toho, aký dojem na klienta robí a ako komunikuje. Organizačný personál kancelárie zabezpečuje spoločnú činnosť všetkých zložiek činností kancelárskej techniky a jej koordináciu so zabezpečovanými riadiacimi funkciami. Zahŕňa vedúcich štrukturálnych oddelení úradu.
V reálnych situáciách je možné kombinovať funkcie rôznych kategórií kancelárskeho personálu v činnostiach konkrétnych kancelárskych pracovníkov. Až donedávna títo zamestnanci spravidla vykonávali koordinačné funkcie popri svojich hlavných činnostiach, čo nie je vždy opodstatnené. Efektívna organizácia kancelárskej práce si vyžaduje odbornú prípravu a dostupnosť vhodnej pozície s potrebnými právami a povinnosťami. Prax v posledných rokoch realizuje túto potrebu v podobe pozície office manažéra. Vedúci kancelárie je profesionálny správca, ktorý riadi činnosť riadiaceho aparátu podniku (nie však štrukturálnej jednotky). Obrazne povedané, manažér kancelárie je „majiteľ kancelárie“, „náčelník personálu“, prvý asistent manažéra pri riešení nespočetných administratívnych a ekonomických otázok činnosti podniku (organizácie, inštitúcie). Manažér kancelárie by nemal ani tak pomáhať vedúcemu organizácie pri výkone jeho funkcií, ale skôr prevziať zodpovednosť za realizáciu všetkých prevádzkových prác spoločnosti, aktívne sa podieľať na rozvoji jej stratégie a na práci personálneho manažmentu, a pri navrhovaní procesov, operácií a postupov riadenia.
Kvalifikačný zoznam pozícií pre manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov, schválený uznesením Ministerstva práce Ruskej federácie z 21. augusta 1998 č. 37, klasifikuje funkciu tajomníka asistenta vedúceho ako technického vykonávateľa. Medzinárodná asociácia tajomníkov dáva sekretárovi manažéra nasledujúcu definíciu: „Ide o výkonného asistenta zodpovedného za podporu dokumentov pre aktivity manažéra, štrukturálnej jednotky alebo organizácie ako celku, ktorý pracuje nezávisle, bez priamej kontroly zo strany manažéra.
Domáci zamestnávatelia, ktorí chcú byť moderní, si veľmi často požičiavajú pracovné tituly zo zahraničnej praxe, najčastejšie ruské. Napríklad v poslednom čase sa môžete stretnúť s novými pozíciami ako „office manager“ alebo „recepčná sekretárka“, ktoré, žiaľ, zatiaľ nenájdeme v Jednotnom kvalifikačnom adresári zamestnaneckých pozícií (ďalej len - ECSD).
Medzitým majú ruské kvalifikačné referenčné knihy a klasifikátory už dlho poradný charakter. Kým bieloruská legislatíva, konkrétne doložka 3, časť 2, čl. 19 Zákonníka práce Bieloruskej republiky (ďalej len Zákonník práce) obsahuje prísnu požiadavku, aby názvy povolaní, pozícií, odborov musia zodpovedať kvalifikačným zoznamom, schválený spôsobom určeným vládou Bieloruskej republiky. 1 Všeobecných ustanovení Jednotného sadzobníka a kvalifikačného adresára zamestnaneckých pozícií schválených uznesením Ministerstva práce a sociálnej ochrany Bieloruskej republiky zo dňa 2. januára 2012 č.1 (ďalej len „odst. Všeobecné ustanovenia EABO) uvádza, že ECSD je povinné používať v organizáciách bez ohľadu na ich organizačné a právne formy, v ktorých sú pracovné vzťahy založené dohodou o pracovnej činnosti (zmluvou).
O nepríjemných právnych následkoch, ktoré môžu vzniknúť v súvislosti s porušením vyššie uvedených zákonných požiadaviek, sme písali v predchádzajúcom čísle nášho časopisu a nebudeme sa tu opakovať. Dôrazne však odporúčame: pred pridaním pozície tajomníka do personálnej tabuľky organizácie a vykonaním záznamu o prijatí do pracovnej knihy zamestnanca by ste sa mali najskôr pozrieť na Národný klasifikátor Bieloruskej republiky „Profesie pracovníkov a pozície zamestnancov “ (OKRB 006-2009), schváleného uznesením Ministerstva práce a sociálnej ochrany Bieloruskej republiky zo dňa 22. októbra 2009 č. o ECSD, či povinnosti vášho tajomníka zodpovedajú pozícii, ktorú ste mu vybrali.
OKRB 006-2009 poskytuje viac ako tucet pozícií, ktorých názov obsahuje slovo „sekretárka“. Medzi nimi sú napríklad „tajomník prezídia“, „tajomník akademickej rady“ alebo „tajomník súdneho zasadnutia“. Máme záujem o tie sekretárky, bez ktorých sa práca kancelárie, kancelárie, recepcie manažéra a pod. Pracovné povinnosti takýchto tajomníkov, ako aj kvalifikačné predpoklady na tieto funkcie sú uvedené v bode 1 EKSD „Pozície zamestnancov pre všetky druhy činností“, schválenom vyhláškou MPSVaR č. Bieloruskej republiky zo dňa 30. decembra 1999 č. 159 (s početnými zmenami a doplnkami, z ktorých posledné boli zavedené uznesením č. 95 zo dňa 9. 3. 2012).
Tajomník recepcie manažéra
POZOR: Tu uvedené informácie sú trochu zastarané, zmeny nájdete tu!
Sekretárka na recepcii manažéra (kód pozície podľa OKRB 006-2009–24690) je azda najbežnejšou sekretárskou profesiou. Nemožno si však nevšimnúť, že už podľa samotného názvu pozície je pre jej uvedenie na personálny stôl potrebné mať v organizácii nielen manažéra, ale aj recepciu. Je pravda, že nemôžeme povedať, nakoľko je to potrebné.
Táto pozícia je klasifikovaná ako špecialista a nie je kategorizovaná. Podľa ECSD Medzi pracovné povinnosti sekretárky recepcie manažéra patrí vykonávanie prác na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti vedúceho organizácie; prijímanie korešpondencie prijatej za odplatu manažérom, jej prenos v súlade s rozhodnutím prijatým štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnym účinkujúcim na použitie v pracovnom procese alebo príprava odpovedí; vykonávanie kancelárskych prác, vykonávanie rôznych operácií pomocou výpočtovej techniky určenej na zber, spracovanie a prezentáciu informácií pri príprave a rozhodovaní. Tajomník recepcie manažéra vykonáva aj nasledujúce funkcie:
- prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis vedúcemu organizácie;
- pripravuje podklady a materiály potrebné pre prácu manažéra;
- sleduje včasné preskúmanie a predloženie zo strany štruktúrnych útvarov a konkrétnych vykonávateľov dokumentov prijatých na vyhotovenie, kontroluje správnosť pripravených návrhov dokumentov predložených manažérovi na podpis, zabezpečuje ich kvalitnú úpravu;
- organizuje telefonické rozhovory manažéra, zaznamenáva prijaté informácie v jeho neprítomnosti a upozorňuje na ich obsah, prenáša a prijíma informácie prostredníctvom prijímacích a interkomových zariadení (telefax, telex a pod.), ako aj telefonických správ, promptne prináša informácie jeho pozornosť získaná prostredníctvom komunikačných kanálov;
- v mene manažéra vyhotovuje listy, žiadosti, iné dokumenty, pripravuje odpovede autorom listov;
- vykonáva práce na príprave stretnutí a stretnutí konaných manažérom (zbieranie potrebných materiálov, informovanie účastníkov o čase a mieste stretnutia, program, ich registrácia), vedenie a vyhotovovanie zápisníc zo stretnutí a stretnutí;
- vykonáva kontrolu nad vykonávaním vydaných príkazov a pokynov zamestnancami organizácie, ako aj dodržiavaním lehôt na plnenie kontrolovaných pokynov a pokynov vedúceho organizácie;
- vedie kontrolný a registračný súbor;
- poskytuje pracovisku manažéra potrebné organizačné vybavenie, kancelárske potreby a vytvára podmienky na efektívnu prácu;
- na pokyn manažéra vytlačí úradné materiály potrebné pre jeho prácu alebo vloží aktuálne informácie do databanky;
- organizuje prijímanie návštev, uľahčuje rýchle zváženie požiadaviek a návrhov zamestnancov;
- kopíruje dokumenty na osobnej kopírke;
Vykonávať povinnosti, ktoré mu boli zverené, kvalitne Sekretárka recepcie manažéra by mala vedieť: regulačné právne akty, iné usmernenia a metodické materiály týkajúce sa činnosti organizácie a vedenia evidencie; štruktúra a riadenie organizácie a jej divízií; organizovanie kancelárskej práce; spôsoby evidencie a spracovania dokumentov; archívne práce; strojopis; pravidlá používania interkomov; normy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie; pravidlá tlače obchodných listov pomocou štandardných formulárov; základy etiky a estetiky; pravidlá obchodnej komunikácie; základy organizácie a riadenia práce; pravidlá pre obsluhu počítačového vybavenia; základy správneho práva a pracovného práva; vnútorné pracovné predpisy; pravidlá a predpisy na ochranu práce.
V súlade s kvalifikačnými požiadavkami ECSD môže byť do funkcie tajomníka recepcie vymenovaný manažér osoba, ktorá má vyššie alebo stredné odborné vzdelanie bez požiadavky na prax.
tajomník-asistent
Pozícia tajomník-asistent (kód pozície podľa OKRB 006-2009–24692) tiež patrí do kategórie špecialistov, ECSD však na ňu kladie vyššie nároky z hľadiska komplexnosti funkčných zodpovedností a úrovne zaškolenia.
Asistent tajomníka v súlade so svojimi pracovnými povinnosťami organizuje prácu na poskytovanie dokumentačných a nedokumentačných služieb vedúcemu organizácie (spoločnosti); racionálne tvorí vlastný referenčný a informačný fond, organizuje informačné služby pre manažéra; vykonáva kancelárske práce; pripravuje prehľady tlače, zostavuje referenčné materiály, klasifikuje ich a systematizuje, vedie tematický spis; zabezpečuje príjem, evidenciu, operatívne vyhľadávanie, doručovanie písomností, vydávanie operatívnych informácií o dokladoch, ako aj:
- kontroluje včasné vyhotovenie dokumentov;
- pripravuje analytické materiály, súhrny správ, návrhy prejavov pre manažéra k najdôležitejším oblastiam činnosti organizácie (spoločnosti);
- vykonáva práce na zabezpečení spojenia organizácie (firmy) (telefón, fax, počítač a pod.) s partnerskými organizáciami, médiami;
- organizuje stretnutia, vedie a vypracúva zápisnice, sleduje plnenie svojich rozhodnutí;
- pripravuje návrhy obchodných listov, telegramov, telefaxov a iných dokumentov zasielaných tretím osobám, zúčastňuje sa rokovaní so zahraničnými partnermi bez tlmočníka, pripravuje odpovede pisateľom listov;
- zabezpečuje organizáciu práce manažéra pri príprave služobných ciest a stretnutí, prijímaní návštev, ako aj plánovaní jeho pracovného času;
- vedie evidenciu a sleduje vykonávanie pokynov od vedúceho zamestnanca;
- formuje spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a odovzdáva ich do archívu v stanovenom časovom rámci.
Tajomník-referent podľa požiadaviek ECSD musí vedieť: regulačné právne akty, iné usmernenia a metodické materiály o informačnej a dokumentačnej podpore riadiacich činností; sústava orgánov štátnej správy v republike a v jej regióne; riadiaci pracovníci organizácie (spoločnosti), jej divízií; štruktúra, funkcie, úlohy organizácie (firmy), jej vzájomné pôsobenie vertikálne a horizontálne; pravidlá písania obchodných listov; techniky a metódy rokovaní a protokol; usmerňovacie materiály o pravidlách pre zostavovanie, uchovávanie, vyhľadávanie a vydávanie informácií a referenčných materiálov; techniky abstrahovania, kancelárske vybavenie, organizácia vzťahov s verejnosťou a vzťahov s médiami; 1–2 cudzie jazyky, ruština a bieloruština; základy ekonomiky, organizácie výroby, práce a manažmentu; základy všeobecnej sociálnej psychológie, etiky, estetiky; základy pracovného práva; pravidlá a predpisy ochrany práce a požiarnej bezpečnosti.
Na pozíciu tajomníka-referenta ECSD vyžaduje tieto kvalifikačné požiadavky: vyššie (špecializované stredné) vzdelanie bez požiadaviek na prax. Pre túto pozíciu tiež neexistuje žiadna kategorizácia.
Asistent manažéra
V tejto súvislosti by bolo logické spomenúť takú pozíciu ako „asistent vedúceho organizácie“ (kód pozície podľa OKRB 006-2009–24347), ktorá sa vo svojich funkčných zodpovednostiach výrazne podobá na funkciu tajomníka, ale sa od posledne menovaného líši vyššou zložitosťou svojich funkčných povinností. Hoci je táto pozícia tiež klasifikovaná ako profesionálna, často sa považuje za vrchol sekretárskej kariéry.
Podľa asistenta manažéra ECSD vykonáva práce analyticko-konštruktívneho a informačno-technického charakteru, ako aj všeobecná práca v mene a pod priamym dohľadom manažéra; vykonáva informačnú a technickú prácu s dokumentmi, ktoré sú prijímané v mene manažéra a sú ním podpísané; pripravuje návrhy pre konateľa na určenie osôb zodpovedných za vyhotovenie dokumentov prijatých v mene konateľa, koordinuje ich realizáciu; podieľa sa spolu s vedúcim na zostavovaní harmonogramu (plánovania) jeho práce, služobných ciest, stretnutí a pod., prijíma opatrenia na jeho dodržiavanie, vykonáva nasledujúce funkcie:
- zabezpečuje technickú podporu činnosti manažéra (objednávanie lístkov, doprava a pod.; organizovanie stretnutí, konferencií, rokovaní a pod.);
- sprevádza manažéra na služobných cestách, stretnutiach, špeciálnych recepciách a pod.; priamo sa ich zúčastňuje na problémoch identifikovaných manažérom, podáva manažérovi správy o výsledkoch týchto činností;
- vedie zápisnice a iné dokumenty dokumentujúce priebeh a výsledky stretnutí, rokovaní, konferencií a pod.;
- komunikuje s organizáciami, štátnymi orgánmi a samosprávami, verejnosťou a médiami pri riešení problémov identifikovaných manažérom, ktoré si nevyžadujú priamu účasť manažéra;
- v mene vedúceho koordinuje jednotlivé záležitosti so zamestnancami štrukturálnych divízií, oznamuje im pokyny a príkazy vedúceho, sleduje ich plnenie;
- zhromažďuje materiály a informácie, pripravuje analytické, informačné, referenčné a iné materiály a predkladá ich manažérovi;
- prijíma v mene konateľa od štátnych orgánov a samospráv doklady a informácie potrebné pre konateľa;
- kontroluje včasné posudzovanie návrhov, žiadostí, sťažností adresovaných manažérovi;
- vykonáva jednorazové pokyny od manažéra na organizáciu práce personálu v smere, ktorý určí vedúci;
- plní ďalšie pokyny od vedúceho v rámci služobných pomerov.
Asistentka vedúceho organizácie musí vedieť: regulačné právne akty upravujúce prioritné smery rozvoja príslušného odvetvia hospodárstva; interné a externé politiky organizácie; profil, špecializácia a znaky organizačnej a riadiacej štruktúry organizácie; štruktúra a vybavenie modernej kancelárie; zásady zastúpenia v orgánoch štátnej správy, samosprávy, organizácií tretích strán; princípy a metódy riadenia; organizovanie kancelárskych prác, styk s verejnosťou, médiá; základy etiky a estetiky; postupy obchodnej komunikácie; postup pri systematizácii účtovníctva a vedení dokumentácie s využitím moderných informačných technológií; základy ekonomiky, organizácie práce a manažmentu; základy pracovného práva; pravidlá a predpisy ochrany práce a požiarnej bezpečnosti.
Podľa kvalifikačných predpokladov ECSD osoba vymenovaná do funkcie asistenta vedúceho organizácie, resp. musí mať vysokoškolské vzdelanie bez akýchkoľvek požiadaviek na prax. ECSD tiež neposkytuje kategóriu pre túto pozíciu.
tajomník. Len sekretárka...
Až donedávna bola v referenčných knihách a klasifikátoroch taká pozícia ako „tajomník-pisár“. Na rozdiel od vyššie uvedených patrila do kategórie ostatných zamestnancov (technických pracovníkov), a preto bola účtovaná podstatne nižšie.
Snáď netreba vysvetľovať, prečo táto pozícia v poslednom čase nie je populárna a nájsť ju aj v tých najzažratejších organizáciách bolo takmer nemožné. Nehovoriac promptne, ale zákonodarca napriek tomu reagoval na nové trendy a rozdelil túto funkciu na dve: sekretárku a pisárku. O tej druhej sa baviť nebudeme, keďže na základe charakteristiky jej pracovných povinností s našou dnešnou témou nijako nesúvisí.
Ale čo sa týka pozície "sekretárka"(OKRB kód 006-2009-24658), potom treba poznamenať, že jeho výskyt v ECSD je úplne opodstatnený. Mimochodom, využitie tejto pozície by bolo celkom vhodné vtedy, keď organizácia nemá recepciu manažéra ako takú a názov „recepčný tajomník manažéra“ vzbudzuje pochybnosti, ako je uvedené vyššie. Alebo ako by ste napríklad mali nazvať osobu, ktorá sedí v prijímacej miestnosti zástupcu vedúceho organizácie alebo v prijímacej miestnosti vedúceho štruktúrnej jednotky? Tu potrebujete iba sekretárku.
Tajomník v súlade s pracovnými povinnosťami predpísanými v ECSD, vykonáva technické funkcie na zabezpečenie a udržiavanie práce vedúceho organizácie(jeho zástupcovia, vedúci štrukturálnych oddelení), vrátane:
- zhromažďuje a prezentuje informácie potrebné pre manažéra od oddelení alebo výkonných umelcov;
- organizuje telefonické rozhovory manažéra, eviduje prijaté správy v jeho neprítomnosti a dáva na vedomie manažérovi ich obsah;
- vykonáva práce na organizačnej príprave porady a porady konaných manažérom (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase, mieste, programe porady alebo porady, ich registrácia), vedenie a vyhotovenie zápisnice;
- vytlačí na pokyn manažéra úradné dokumenty a materiály potrebné pre jeho prácu, vloží potrebné informácie do databanky;
- ak má stenografické schopnosti, robí si stenografické poznámky z textov príkazov, pokynov, listov a iných organizačných a administratívnych dokumentov s následným ich dekódovaním a tlačou alebo vkladaním informácií do databanky;
- prenáša a prijíma informácie prostredníctvom prijímacích a interkomových zariadení (telex, fax, telefax atď.);
- pomocou výpočtovej techniky pripravuje rôzne dokumenty a materiály;
- prijíma dokumenty na podpis konateľom;
- organizuje prijímanie návštevníkov, uľahčuje rýchle posúdenie ich požiadaviek a návrhov;
- vykonáva kancelársku prácu, prijíma korešpondenciu adresovanú manažérovi, systematizuje ju v súlade so stanoveným postupom a po zvážení manažérom ju prenáša na oddelenia alebo konkrétnych výkonných umelcov na použitie v procese ich práce alebo prípravy odpovede;
- vedie kontrolný a evidenčný spis, sleduje termíny plnenia kontrolovaných príkazov manažéra;
- formuje spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a včas ich odovzdáva do archívu;
- pripravuje dokumenty na reprodukciu na rozmnožovacom zariadení a tiež kopíruje dokumenty;
- zabezpečuje pracovisko vedúceho kancelárskymi potrebami a organizačným vybavením;
- vyhovuje požiadavkám ochrany práce a požiarnej bezpečnosti, výrobnej a pracovnej disciplíne a interným pracovným predpisom.
ECSD to zistil sekretárka musí vedieť: predpisy, pokyny, iné poradenské materiály a regulačné dokumenty o vedení záznamov; štruktúra organizácie a jej divízií; strojopis; pravidlá pravopisu a interpunkcie; pravidlá tlače obchodných listov pomocou štandardných formulárov; pravidlá prevádzky výpočtovej techniky, zariadení na reprodukciu tlačených materiálov, hlasových záznamníkov, magnetofónov a iných používaných technických prostriedkov; pravidlá používania interkomov; normy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie; základy etiky a estetiky; pravidlá obchodnej komunikácie; základy organizácie práce; základy pracovného práva; vnútorné pracovné predpisy; požiadavky na ochranu práce a požiarnu bezpečnosť.
Funkcia tajomníka môže byť vymenovaná osoba, ktorá má všeobecné stredné vzdelanie a špeciálnu prípravu podľa ustanoveného programu.
Opätovne upozorňujeme čitateľov, že táto pozícia patrí do kategórie 3 - „Ostatní zamestnanci“ - a mala by byť odmeňovaná nižšie ako všetci tí, ktorí sú vyššie uvedení, ktorí patria do kategórie 2 - „Špecialisti“. Inými slovami, „sekretárka“ je o jeden stupeň nižšia ako „recepčná sekretárka pre manažéra“.
Možno, že domáce normatívne právne akty upravujúce problematiku pracovných názvov zaostávajú za životom, čo je celkom prirodzené, keďže právne normy upravujúce určité vzťahy sa objavujú až po objavení sa vzťahov samotných. Je možné, že pracovné povinnosti vyššie uvedených profesií nezabezpečujú všetky funkcie modernej sekretárky, alebo uvedené funkcie nezodpovedajú súčasnému stavu. Pri pomenovaní pozícií by sa však mali dodržiavať požiadavky zákona týkajúce sa súladu týchto mien s kvalifikačnými adresármi a klasifikátormi.
Načítava...
