Otázka 5. Klasifikácia dokumentov

Klasifikácia dokumentov- distribúcia dokumentov do skupín (typov) na základe obsahových charakteristík, formy prípravy a pod. s cieľom usporiadať a zvýšiť efektivitu práce s nimi.

Klasifikácia vám umožňuje rozvíjať určité metódy práce s každou skupinou dokumentov, konsolidovať ich v pokynoch a organizovať dokumenty v kancelárskej práci. 2. Bežne možno dokumenty rozdeliť do nasledujúcich skupín: podľa spôsobu dokumentácie: ručne písaný; elektronické;

Grafika;

filmové, fotografické, zvukové dokumenty;

podľa oblasti použitia: organizačné a administratívne; finančné a účtovné; vedecké a technické; prácou; výkazníctvo a štatistiky;

na mieste zostavenia:

Prichádzajúce (prijaté organizáciou);

Odchádzajúce (odoslané z organizácie);

Interné (zostavené a používané v rámci samotnej organizácie);

podľa pečiatky obmedzenia prístupu:

otvorené (nezaradené);

s pečiatkou obmedzenia prístupu. Dokumenty môžu mať nasledujúce pečiatky:

„Na oficiálne použitie“ (oficiálne informácie určené len pre zamestnancov konkrétnej organizácie alebo odvetvia); „Tajné“, „Prísne tajné“, „Zvláštne dôležité“ (informácie obsahujúce štátne tajomstvá); „Dôverné“ (informácie, ku ktorým je prístup obmedzený právnymi predpismi Ruskej federácie);

„Obchodné tajomstvo“ (informácie, ktoré majú obchodnú hodnotu z dôvodu ich neznámosti tretím stranám, ku ktorým nie je na právnom základe voľný prístup a vo vzťahu ku ktorým vlastník takýchto informácií zaviedol režim ochrany);

podľa pôvodu:

oficiálny (úradný) (ovplyvňujúci záujmy organizácie, zostavený právnickou osobou alebo jednotlivcom, formalizovaný predpísaným spôsobom); osobný (týkajúci sa záujmov konkrétnej osoby a byť osobný);

na juhu právny význam:

originály alebo originály (prvé alebo jednotlivé kópie úradných dokumentov, vlastnoručne podpísané autorom);

kópie (dokumenty, ktoré úplne reprodukujú informácie pôvodného dokumentu a všetky jeho vonkajšie prvky alebo ich časť, bez právnej sily);

overené kópie (kópie dokumentov, na ktorých sú v súlade so stanoveným postupom pripojené potrebné podrobnosti, ktoré im dávajú právnu silu);

duplikáty (opakované kópie pôvodného dokumentu, ktoré majú právnu silu);

podľa formy prezentácie:

individuálny (ktorého obsah je prezentovaný vo voľnej forme);

šablóna (keď je štruktúra, časť dokumentu, štandardné frázy pripravené vopred a druhá časť je vyplnená počas prípravy, napríklad osvedčenie z miesta výkonu práce);

štandardné (vytvorené na dokumentáciu štandardných situácií, ako sú služobné cesty, a používané vo všetkých organizáciách);

podľa doby použiteľnosti:

trvalé uloženie;

dlhodobé skladovanie (viac ako 10 rokov); dočasné skladovanie (do 10 rokov).

1 . Elektronický dokument- dokument, v ktorom sú informácie prezentované v elektronickej forme s podrobnosťami potrebnými na ich uznanie za platné.

Elektronický dokument musí spĺňať nasledovné požiadavky:

vytvorené, spracované, uložené, prenesené a prijaté pomocou softvéru a hardvéru;

byť zobrazené (reprodukované) vo forme, ktorá je zrozumiteľná pre vnímanie.

Elektronický dokument Možno reprodukované vo forme a forme, ľahko pochopiteľné: na obrazovke; na papieri;

iný hmotný predmet oddeliteľný od nosiča počítača vo forme prístupnej pre vizuálnu kontrolu. Pri použití elektronického dokumentu nie je potrebné poskytnúť jeho kópiu na papieri, s výnimkou prípadov ustanovených regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie alebo dohodou strán. Výhodypoužívanie elektronických dokumentov:

počítačový súbor dokumentov je pri použití hotových vzoriek obsiahnutých v pamäti PC zredukovaný na minimum; počítačové spracovanie elektronických dokumentov (napríklad žiadostí o tovar) je oveľa rýchlejšie ako spracovanie papierových dokumentov;

zrýchľuje a zjednodušuje sa zhromažďovanie, systematizácia a vyhľadávanie akéhokoľvek dokumentu alebo informácií z dokumentov; pomocou e-mailu je možné rýchlo prenášať dokumenty na akúkoľvek vzdialenosť; ukladanie elektronických dokumentov umožňuje uložiť veľké množstvo informácií na malé médiá, a preto nevyžaduje veľké plochy pre archívy; znižuje sa objem bežných technických operácií s dokumentmi, uvoľňuje sa čas na riešenie vecných problémov riadenia;

znižuje sa počet strát dokumentov, ktorých miesto nie je známe;

Získané informácie je možné použiť na prípravu ďalšieho dokumentu (správy, súhrnu, prehľadu atď.), čím sa zvýši efektívnosť a kvalita zostavovaného dokumentu.

Schválenie návrhu elektronického dokumentu má nasledovné výhod:

čítanie dokumentu na obrazovke počítača bez jeho tlače na papier; v návrhu dokumentu sa vykonajú opravy;

K nevýhodámelektronické dokumenty možno klasifikovať ako: krátka trvanlivosť v porovnaní s papierovými dokumentmi;

potreba technických prostriedkov na čítanie; možnosť vykonania neoprávnených zmien (pri absencii elektronického digitálneho podpisu (EDS) alebo iných prostriedkov ochrany).

3. Elektronická správa dokumentov- proces pohybu, spracovania, uchovávania a výmeny elektronických dokumentov. Účastníci výmeny elektronických dokumentov - fyzické a právnické osoby, vládne orgány Ruskej federácie, miestne samosprávy podieľajúce sa na výmene elektronických dokumentov.

Odosielateľ elektronického dokumentu- účastník výmeny elektronických dokumentov, ktorý vyhotoví elektronický dokument, podpíše ho svojim digitálnym podpisom a priamo alebo prostredníctvom informačného sprostredkovateľa odošle príjemcovi.

Príjemca elektronického dokumentu- účastník výmeny elektronických dokumentov, na adresu ktorého bol elektronický dokument doručený.

Sprostredkovateľ výmeny elektronických dokumentov (sprostredkovateľ informácií)- právnická osoba alebo fyzická osoba podnikateľ, ktorá poskytuje služby súvisiace s výmenou elektronických dokumentov medzi odosielateľmi a príjemcami elektronických dokumentov.

Pri výmene elektronických dokumentov sa musia používať opatrenia informačnej bezpečnosti v súlade s požiadavkami regulačných právnych aktov Ruskej federácie.

Elektronický dokument podlieha overeniu na potvrdenie jeho pravosti pomocou overenia digitálneho podpisu. Potvrdenie pravosti elektronického dokumentu vykonáva príjemca elektronického dokumentu pomocou nástrojov na overenie digitálneho podpisu, ktoré mu poskytne odosielateľ alebo distribútor nástrojov na overenie digitálneho podpisu. Autenticita elektronického dokumentu sa považuje za potvrdenú, ak sa v dôsledku toho, že príjemca elektronického dokumentu vykoná postupy ustanovené prostredníctvom overenia digitálneho podpisu, preukáže nezmeniteľnosť všetkých jeho údajov. Elektronická správa dokumentovregulované nariadeniami:

vláda;

medzisektorové;

priemysel;

miestne (podniky).

Právna úprava v oblasti obehu elektronických dokumentov odoslaná:

realizovať jednotnú politiku štátu v oblasti obehu elektronických dokumentov;

zaistenie bezpečnosti a ochrany informácií pri ich vytváraní, spracúvaní, uchovávaní, prenose a prijímaní;

zabezpečenie práv a oprávnených záujmov používateľov elektronických dokumentov;

právna podpora technológie tvorby, spracovania, uchovávania, prenosu a príjmu elektronických dokumentov. Vykonáva sa práca s elektronickými dokumentmi zasielanými e-mailom podobne práca s papierovými dokumentmi. Preto sa elektronická správa dokumentov nazýva aj tzv automatizovaná kancelárska práca. Každý odberateľ elektronickej pošty má pridelenú individuálnu schránku, ktorej je priradený užívateľský kód a prostredníctvom týchto schránok dochádza k výmene elektronických správ.

Odosielateľ elektronického dokumentu vytvorí súbor správy, zadá jeho názov, dátum, čas odoslania a spustí program na odosielanie e-mailov.

Elektronické dokumenty sa odosielajú príjemcom v súlade s pokynmi na odosielanie.

Príjemca dostane dokument na obrazovke počítača, ktorý je možné v prípade potreby preniesť na papier. Elektronické dokumenty sa evidujú pomocou PC.

Manažér po obdržaní elektronického dokumentu o ňom rozhodne a dokument sa odošle internou sieťou na PC exekútora (exekútorov).

Proces vyhotovenia elektronických dokumentov podobný vyhotovenie papierových dokumentov. Elektronický tok dokumentov sa neustále zvyšuje, najmä v súvislosti s rozvojom internetového obchodu. Doba uchovávania elektronických dokumentov rovnaké, ako pri papierových (napríklad bankové oznámenia a žiadosti o prevod - 5 rokov). Ukladanie súborov na takéto obdobie môže viesť k ich strate, preto sa odporúča vytvárať špeciálne archívy elektronických dokumentov na CD.

O uchovávanie elektronických dokumentov v elektronickom archíve musia byť poskytnuté:

ochrana elektronických dokumentov pred neoprávneným prístupom a skreslením;

možnosť poskytnúť záujemcom prístup k uloženým elektronickým dokumentom spôsobom ustanoveným predpismi;

schopnosť potvrdiť pravosť elektronických dokumentov počas celej doby ich uchovávania;

schopnosť prezentovať uložené elektronické dokumenty ako kópiu na papieri.

Rozvoj elektronickej správy dokumentov sa v budúcnosti zameriava na maximálne využitie elektronických dokumentov, čo znamená zmenu doterajších domácich tradícií kancelárskej práce a postupné opúšťanie papierových médií.

Pojem „elektronický dokument“

S rozvojom informačných technológií sa vo veľkej miere používajú takzvané elektronické dokumenty, ktorých používanie poskytuje používateľom mnoho výhod:

• 1. Zrýchlenie procesov toku dokumentov;
• 2. Schopnosť prenášať dokument prostredníctvom digitálnych komunikačných kanálov;
• 3. Ľahko meniteľný obsah (editácia);
• 4. Teoretická možnosť večného uloženia;
• 5. Neobmedzené množstvo kópií s právnou silou atď.

Pojem „elektronický dokument“ však nebol vždy jednoznačný a stále je kontroverzný.

Pojem „elektronický dokument“ sa objavil približne na začiatku 90. rokov 20. storočia, ale v domácej dokumentovej vede sa začal aktívne používať až koncom 90. rokov. Predtým sa v domácej a zahraničnej literatúre všeobecne akceptovali pojmy „strojovo čitateľný dokument“, „Dokument na strojových médiách“ Najmä definícia pojmu „dokument na strojovom médiu“ je daná platnou normou GOST R 51141. -98: „ide o dokument vytvorený pomocou médií a záznamových metód, ktoré zabezpečujú spracovanie jeho informácií elektronickým počítačom“

Treba si uvedomiť, že elektronický dokument je strojovo čitateľný, ale nie každý strojom čitateľný dokument je elektronický. Rozvoj výpočtovej techniky spôsobil, že pojem „strojovo čitateľný dokument“ a jeho hlavná charakteristika – vhodnosť na strojové čítanie – sa v 90. rokoch minulého storočia stali neživotaschopnými: v moderných podmienkach je možné informácie strojovo prečítať z akéhokoľvek papierového dokumentu. Je potrebný nový koncept týkajúci sa dokumentov, ktoré prechádzajú všetkými fázami svojho životného cyklu – od vytvorenia po zničenie alebo prenos do večného archívu – v elektronickej forme. Toto sa stalo pojmom „elektronický dokument“.

Väčšina existujúcich definícií pojmu „elektronický dokument“ zdôrazňuje podobnosť pojmov „dokument“ a „elektronický dokument“. V tomto prípade sa dôraz kladie na informačnú zložku konceptu: elektronický dokument je definovaný predovšetkým ako informácia. V špecifických prípadoch môže kategória elektronických dokumentov zahŕňať databázy (registre, katastre, zoznamy a pod.) a digitalizované kópie papierových dokumentov.

V ruskej legislatíve sa regulačná definícia elektronického dokumentu prvýkrát objavila vo federálnom zákone z 10. januára 2002 č. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“: „elektronický dokument je dokument, ktorého informácie sú prezentované v elektronickej digitálnej forme. “ Pojem je uvedený aj vo federálnom zákone z 27. júla 2006 č. 149-FZ „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“: „elektronický dokument - informácia prezentovaná vo forme súboru stavov prvkov elektronickej výpočtovej techniky (ECT), iné elektronické prostriedky na spracovanie, uchovávanie a prenos informácií, ktoré možno previesť do formy vhodnej na jednoznačné vnímanie človekom a majúce atribúty na identifikáciu dokumentu.

„Zvláštnosťou elektronických dokumentov je, že ich informácie sú prezentované v elektronickej digitálnej forme a v dôsledku toho ich môže človek vnímať len s pomocou vhodného hardvéru a softvéru. Elektronické dokumenty však plnia rovnaké funkcie a majú rovnaký význam ako tradičné dokumenty. Preto sa v archívnej legislatíve niektorých vyspelých krajín pri definovaní pojmov „dokument“ a „elektronický dokument“ nekladie dôraz na formu dokumentov, ale na ich funkcie.

Podľa tohto zákona sa na elektronický dokument kladú tieto požiadavky: musí byť vytvorený, spracovaný, prenášaný a uchovávaný pomocou softvéru a hardvéru; majú zákonom ustanovenú štruktúru a obsahujú podrobnosti, ktoré umožňujú jej identifikáciu; byť prezentované vo forme zrozumiteľnej pre ľudské vnímanie.

Elektronický dokument na počítačovom médiu sa v súlade so zákonom rovná dokumentu na papieri a má rovnakú právnu silu. Zákon tak odstraňuje akúkoľvek neistotu, elektronické dokumenty zaraďuje medzi ostatné technotronické dokumenty a kladie dôraz na všeobecný pojem – dokument.

Elektronické dokumenty sú teda podľa definície amerického Národného archívu dokumenty obsahujúce digitálne, grafické a textové informácie, ktoré možno zaznamenať na akékoľvek počítačové médium (t. j. obsahujúce akékoľvek informácie zaznamenané vo forme prístupnej na spracovanie len pomocou počítača) a ktorý zodpovedá definícii pojmu „dokument“: „všetky knižné, papierové, kartografické, fotografické, strojovo čitateľné a iné písomné materiály, bez ohľadu na ich fyzickú formu alebo vlastnosti, vytvorené alebo prijaté federálnou agentúrou Spojených štátov amerických v v súlade s federálnym zákonom alebo v súvislosti s implementáciou vládnych aktivít a uchovávané alebo uchovávané touto federálnou agentúrou alebo jej nástupcom ako dôkaz o činnostiach (organizácia, funkcie, pravidlá, rozhodnutia, postupy, akcie alebo iné) federálnej vláde alebo z dôvodu informačnej hodnoty údajov v nich obsiahnutých.“

Elektronické dokumenty však na rozdiel od tradičných dokumentov nie sú fyzickou, ale logickou integritou. Disketa alebo súbor nemožno považovať za elektronický dokument. Elektronický záznam sa uznáva za elektronický dokument len ​​vtedy, ak je výsledkom a dôkazom činnosti.

Špecifikum elektronických dokumentov spočíva aj v tom, že majú svoju fyzickú a logickú štruktúru, ktorá sa nezhoduje s našimi doterajšími tradičnými predstavami o dokumente. Závisí to od spôsobu umiestňovania údajov na počítačové médium a od použitého softvéru a hardvéru. Logická štruktúra elektronických dokumentov určuje sémantické vzťahy medzi časťami dokumentov vo forme údajov rôzneho typu: text, tabuľky, grafika, animácia, multimediálne záznamy atď. Zachytenie a reprodukcia dokumentu sa uskutočňuje pomocou vhodných informačných technológií na modulárnom základe.

Elektronické dokumenty sú priamo závislé od informačných technológií, ktoré majú nezvratnú tendenciu zastarávať (meniť sa) s vedecko-technickým pokrokom v oblasti techniky a softvéru. Špecifickosť elektronických dokumentov, ako aj masívne využívanie nových informačných technológií, invázia do oblasti správy a archivácie dokumentácie odborníkmi v oblasti výpočtovej techniky vyvolala určitý terminologický zmätok a zmätok pojmov „ elektronický záznam“, „dokument“, „videogram“ atď.

V jednom prípade sa elektronický dokument chápe ako počítačové pamäťové médium, v inom samostatný súbor na tomto médiu, v treťom výtlačok na papieri, vo štvrtom určitá „matica v pamäti počítača“. na obrazovke, vrátane tej získanej prostredníctvom e-mailu, z internetu a iných sietí (virtuálny dokument). I.L. Bachilo v tejto súvislosti píše, že je možné klasifikovať elektronické dokumenty do typov podľa ich cieľového atribútu:

„Elektronický dokument je spôsob uloženia klasického dokumentu v elektronickej podobe s identifikáciou totožnosti primárneho dokumentu;

Elektronický dokument - ako primárny dokument, vytvorený v elektronickom systéme, zaradený do informačného a komunikačného systému bez papierovej podoby (počítačové programy, dáta pozdĺž sever-sever, počítač-počítač)

Elektronický dokument je spôsob priameho informovania používateľa; displej, kartotéka, televízne súbory, elektronická publikácia - CDROM a pod.;

Elektronický dokument - ako prostriedok prejavu vôle účastníka elektronickej formy právnych vzťahov - je právne významná skutočnosť, právny úkon (prostriedok na prepravu prejavu vôle) pri transakciách, výmene vedeckých informácií, pri výmene vedeckých informácií, o zmene a doplnení niektorých zákonov. atď.)."

„Analýza vedeckého dokumentu tejto situácie z historického hľadiska si vyžaduje v prvom rade študovať definície elektronických dokumentov, ktoré sú dostupné v literatúre. Tak bolo možné identifikovať viac ako štyridsať takýchto definícií, formulovaných odborníkmi a prezentovaných v oficiálnych dokumentoch.“ Ich analýza ukazuje, že napriek rôznorodosti prístupov možno rozlíšiť tri hlavné skupiny definícií:

• 1. Elektronický dokument je strojom čitateľný dokument, dokument na strojovom médiu;
• 2. Elektronický dokument je osobitným druhom dokumentu;
• 3. Elektronický dokument je elektronický formulár;

Napriek rozšírenému používaniu pojmu „elektronický dokument“ v literatúre a praxi, ako aj jeho zakotveniu v zákone, definícia ešte nebola stanovená. Príkladom toho sú údaje z prieskumu praktických archivárov uskutočneného v rámci výskumného projektu VNIIDAD „Dokumentárne a archívne problémy elektronických dokumentov“. Tieto údaje sú veľmi nezávislé pre výskum. Zároveň poukazujú na absenciu všeobecných predstáv o predmete prieskumu v archívnych inštitúciách, čo je indikátorom nestability a terminologickej neistoty pojmu „elektronický dokument“. Nedávno publikovaná práca špecialistov na podnikové informačné systémy tiež uvádza, že elektronický dokument je „dokument, ktorého nosičom je elektronické médium – magnetický disk, magnetická páska, kompaktný disk atď.

Podľa A.P. Elektronický dokument Kurilo je prezentovaný ako „určitým spôsobom organizačný súbor navzájom si korešpondujúcich špeciálnych symbolov, kódov a elektrických signálov, ktorý existuje len vo výpočtovom telekomunikačnom prostredí, je fyzicky nevýznamný a je človeku neprístupný, pokiaľ používa špeciálne vybavenie." Elektronický dokument podľa názoru A.P. Kurilo, na rozdiel od papiera, postráda svoju druhú najdôležitejšiu zložku - materiálové médium, ktoré je v prísnom súlade s informáciami na ňom obsiahnutými.

Toto chápanie odzrkadľuje iba fyzické a technické charakteristiky elektronického dokumentu a ponecháva mimo neho to, čo zaujíma dokumentárneho špecialistu a každého praktického kancelárskeho pracovníka – ciele, ciele a funkcie dokumentu.

Môžete zvážiť aj inú definíciu elektronického dokumentu. S.I. Semiletov ho chápe ako „písomný dokument, vyhotovený buď vo forme objektívnej formy záznamu digitálneho strojového kódu na hmotnom médiu obsiahnutom v elektronických technických prostriedkoch, alebo vo forme fyzického poľa rôznych druhov signálov (elektromagnetické, elektrické optické a akustické) prenášané prostredníctvom spojenia telekomunikačného kanála v čase a priestore." Pozitívom tejto definície je, že autor nerozširuje vlastný dokument nad rámec definície, ale len modernizuje definíciu hmotného nosiča informácie.

Posledný pohľad na definíciu elektronického dokumentu patrí M.N. Kostomarov, ktorý verí, že podstatu tohto nového fenoménu najpresnejšie odráža termín „elektronická forma dokumentu“ a „elektronický dokument“ je len prechodný stav, dočasná forma uloženia prvkov, ktoré tvoria dokument, v pamäti počítača. .

Text teda analyzuje pojem „elektronický dokument“. Ukazuje, že v nich možno rozlíšiť tieto zložky: ide o informáciu zaznamenanú určitým spôsobom na médiu s možnosťou jej identifikácie; elektronické dokumenty plnia rovnaké funkcie a majú rovnaký význam ako tradičné dokumenty; elektronické dokumenty majú svoju fyzickú a logickú štruktúru.

Z uvedeného tiež vyplýva, že stále neexistuje presný pojem „elektronický dokument“. Spolu s tradičným dokumentom má „elektronický dokument“ množstvo funkcií: masívne využívanie nových informačných technológií; elektronický digitálny podpis; nedostatok pevného spojenia s nosičom; odosielanie dokumentov do elektronického archívu ihneď po ukončení práce s nimi pri kancelárskej práci.

29. júna 2017 12:55 hod

Úradníci sa kedysi bránili prechodu z papierových časopisov na elektronické systémy správy dokumentov. Vo väčšine organizácií sa interné schvaľovanie dokumentov už vykonáva v EDMS a nespôsobuje obavy. Teraz máme nové príležitosti, ktoré poskytujú ešte viac vyhliadok na prechod k úplne „bezpapierovej“ práci. Zároveň nás však začínajú premáhať nové obavy.

Niektorí môžu mať pri čítaní slovného spojenia „elektronický dokument“ nepríjemný pocit neistoty a pochybností. Okamžite vám napadne toľko otázok: Je to spoľahlivé? Ako skladovať? Prijmú to súdy?

Ale prečo sa nikto nepýta rovnaké otázky pri práci s papierom, jednoducho preto, že je známy a zdá sa spoľahlivý. Hoci „papierová“ legislatíva nie je dokonalá a nedostatky sa nájdu. Áno, regulačný rámec pre elektronickú správu dokumentov má tiež ďaleko od dokonalosti a stále existujú hluché miesta, no vyvíja sa a neustále sa zlepšuje, pričom „papierová“ legislatíva postupne zastaráva.

Ale čo robiť s našimi otázkami? Musíme na ne hľadať odpovede. Elektronický dokument – ​​uložte ho a odošlite.

Teraz je čas držať krok s elektronickými dokumentmi a neprežívať svoj vek s papierom. Je čas získať odpovede na svoje otázky a obavy, aby ste sa nakoniec nehrali na dobiehanie.

Právny význam elektronického dokumentu

Aby ste pochopili, ktoré dokumenty možno použiť bez papiera, musíte si najprv zistiť, ako sa elektronický dokument posudzuje z právneho hľadiska.

Elektronické dokumenty však dobývajú aj túto konzervatívnu oblasť. Aj takú zdanlivo nemenne papierovú vec, akou je kniha pracovných záznamov, plánujú zákonodarcovia čoskoro previesť do elektronickej podoby.

Existujú však dokumenty personálnej evidencie, ktoré sa už dajú úplne previesť do elektronickej podoby:

• denník evidencie pracovných zmlúv a dodatkov k nim;
• denník pracovných príkazov;
• formulár T-60 (poznámka o výpočte o poskytnutí dovolenky zamestnancovi);
• formulár T-61 (poznámka o výpočte pri ukončení (ukončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (prepustenie));
• časový výkaz atď.

Čo sa týka uchovávania týchto dokumentov, podľa zákona sa elektronické dokumenty uchovávajú rovnako dlho ako ich papierové náprotivky. Avšak vzhľadom na to, že nejde len o dokument, ktorý možno rovnako ako papierový dokument jednoducho vybrať z police, dodatočná požiadavka na skladovanie finančných prostriedkov, poskytovanie reprodukcie elektronických dokumentov, ako aj prostriedkov na overenie pravosti elektronického podpisu. Lehota uloženia týchto prostriedkov sa rovná dobe uloženia dokladu.

Pri používaní elektronických dokumentov je potrebné pamätať na to, že musia byť pripravené na prenos protistranami, regulačnými orgánmi a v prípade potreby aj súdnymi orgánmi. Federálna daňová služba kladie najmä prísne požiadavky na formát a spôsob výmeny. Výmena s protistranami je jednoduchšia.

V tabuľke nižšie sú uvedené všetky možné dokumenty, ktoré v čase písania tohto článku akceptuje Federálna daňová služba (podľa príkazu Federálnej daňovej služby z 29. júna 2012 č. ММВ-7-6/465@). Dokumenty sa delia na tie, ktoré sa musia posielať striktne v špecifickom formáte (xml) a tie, ktoré je možné posielať v naskenovaných obrázkoch.

Elektronické dokumenty generované podľa schválených formátov, ktoré je možné predložiť inšpekcii v xml súbore (formalizované dokumenty)

Typ dokumentu	Účel dokumentu	Ďalšie informácie
Faktúra		Elektronická faktúra je právoplatný originál, rovnako ako jej papierový náprotivok. Obsahuje rovnaké náležitosti a údaje, musí byť podpísaný konateľom alebo splnomocneným zástupcom a vydaný do piatich dní. Elektronická faktúra musí byť zaznamenaná aj v denníku a nákupných a predajných knihách a uchovávaná v elektronickej podobe najmenej 4 roky. Môže byť predložený ako základ pre získanie odpočtu DPH. Podľa príkazu Federálnej daňovej služby Ruska zo 4. marca 2015 č. MMV-7-6/93@ musí obsahovať identifikátor prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov. Predávajúci a kupujúci musia mať rovnaké faktúry (buď iba elektronické alebo iba papierové). Používa sa do 30. júna 2017, faktúry vytvorené pred 1. júlom 2017 prijímame do 31. decembra 2020.
Kniha nákupov	Určené na registráciu dokladov potvrdzujúcich zaplatenie DPH pri nákupe tovaru, vykonaných prácach, poskytnutých službách, s cieľom určiť výšku dane, ktorá sa má odpočítať (vrátiť) spôsobom stanoveným daňovým poriadkom Ruskej federácie.	Vyplnené striktne podľa jednotného formulára. Voľné formuláre je zakázané používať a daňoví špecialisti ich odmietajú. Forma nákupnej a predajnej knihy bola schválená nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 26.12.2011 č.1137. Musí sa uchovávať minimálne 4 roky (od dátumu posledného zápisu). Formát elektronických kníh o nákupoch a predajoch schválený nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo 4. marca 2015 č. ММВ-7-6/93@
Predajná kniha	Určené na evidenciu faktúr a niekedy aj iných dokumentov pri predaji tovaru (vykonávanie prác, poskytovanie služieb) organizáciami a podnikateľmi vo všetkých prípadoch, keď je povinnosťou
Denník prijatých a vystavených faktúr	Vykazovací doklad o dani z pridanej hodnoty (DPH), ktorý odráža prijaté a vydané faktúry.	Bez ohľadu na prvotnú registráciu (na papieri alebo elektronicky) sa predkladá regulačným orgánom výlučne v elektronickej forme. Pripomeňme, že legislatíva nestanovuje povinnosť predkladať opravený vestník, ak sa v ňom po zaslaní regulačnému úradu zistí chyba. Väčšina odborníkov však odporúča urobiť to tak, že najprv zrušíte chybné záznamy. Časopis je povinný uchovávať minimálne 4 roky spolu so všetkými primárnymi dokumentmi.
Dodatočný list nákupnej knihy		Podobne ako knihy o nákupe a predaji.
Dodatočný list predajnej knihy	Slúži na evidenciu opravených faktúr po skončení zdaňovacieho obdobia, v ktorom došlo k chybe
		Neplatí od 1. júla 2017.
		Používa sa do 30. júna 2017, opravné faktúry vytvorené pred 1. júlom 2017 sa prijímajú do 31. decembra 2020. Od prvého júla sa tvoria v súlade s príkazom Federálnej daňovej služby zo dňa 13. apríla 2016 č. ММВ-7-15/189.
Doklad o premiestnení tovaru pri obchodných operáciách	Dokument formalizuje prevzatie a odovzdanie tovaru pri plnení zmlúv v rámci kúpno-predajných vzťahov.	Platné v súlade s príkazom Federálnej daňovej služby Ruskej federácie zo dňa 30. novembra 2015 č. ММВ-7-10/551@
Doklad o odovzdaní výsledkov práce (o poskytovaní služieb)	Dokument dokumentujúci prevzatie a odovzdanie výsledkov vykonaných prác (poskytnutých služieb)	Platné v súlade s príkazom Federálnej daňovej služby Ruskej federácie zo dňa 30. novembra 2015 č. ММВ-7-10/552@
Faktúra a doklad o odoslaní tovaru (výkon diela), prevod vlastníckych práv (doklad o poskytnutí služby) vrátane faktúry	Univerzálny prevodný doklad, ktorý nahrádza primárny doklad alebo súbor uzávierkových dokladov pre transakciu. UPD nahrádza: Faktúra; Primárny dokument: faktúra/úkon; Sada dokladov: faktúra + dodací list/akt.	V závislosti od kapacity, v ktorej kompilátor používa formát, bude xml súbor obsahovať súbor určitých požadovaných detailov. Je to povinné od 1. júla 2017. Ak sa UPD používa ako primárny dokument, potom je možné ho preniesť bez účasti prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov. Ak sa UPD používa ako faktúra a primárny doklad, potom sa bez operátora EDF nezaobídete.
opravná faktúra a doklad potvrdzujúci zmeny v nákladoch na odoslaný tovar (vykonané práce, poskytnuté služby), prevedené vlastnícke práva, ktorý obsahuje opravnú faktúru	Univerzálny opravný dokument, ktorý možno použiť na niekoľko účelov naraz: pre opravné faktúry; pri oprave primárnych dokladov; pri úprave primárnych dokladov vrátane faktúry (univerzálne prevodné doklady).	V závislosti od kapacity, v ktorej kompilátor používa formát, bude xml súbor obsahovať súbor určitých požadovaných detailov. Povinné od 1. júla 2017. Ak sa nový formát používa len s funkciou dokladu o zmenách nákladov na odoslaný tovar (vykonané práce, poskytnuté služby), prevedené majetkové práva (UCD so statusom „2“), potom zahŕňa aj výmenný súbor na prezentáciu informácií o predajcovi a výmenný súbor na poskytovanie informácií o kupujúcom, ktoré (v závislosti od ustanovení Občianskeho zákonníka Ruskej federácie) nemusia existovať. V tomto prípade súbor výmeny informácií predávajúceho nebude obsahovať opravnú faktúru, a preto bude takýto súbor podpísaný iba elektronickým podpisom osoby zodpovednej za registráciu skutočnosti ekonomického života.
Odpoveď na žiadosť o vysvetlenie	Odpoveď je poskytnutá právu daňového inšpektorátu, ako je stanovené v článku 88 daňového poriadku Ruskej federácie, na základe výsledkov administratívneho auditu vyhlásenia a iných dokumentov obsahujúcich informácie o dani z pridanej hodnoty a odpočtoch platiteľa dane za vykazované obdobie požiadať o vysvetlenie k daňovému priznaniu k DPH.	Od 1. januára 2017 bude potrebné odpoveď na žiadosť o vysvetlenie k DPH podávať len elektronicky prostredníctvom telekomunikačných kanálov (TCS). Odpoveď na žiadosť zaslanú inšpekcii v listinnej podobe sa považuje za nepredloženú. Toto je výslovne stanovené v článku 88 federálneho zákona č. 130-FZ zo dňa 5. 1. 2016. Za neposkytnutie (alebo predčasné predloženie) vysvetlení sa poskytuje pokuta 5 000 rubľov.

Elektronické dokumenty v akomkoľvek formáte (alebo dokumenty na papieri), ktoré je možné odovzdať inšpekcii prostredníctvom internetu v grafickom formáte jpg, tif, pdf alebo pgn (neformalizované dokumenty)

Typ dokumentu	Účel dokumentu	Ďalšie informácie
Faktúra	Doklad potvrdzujúci skutočné odoslanie tovaru alebo poskytnutie služby a ich cenu.	Popísané vyššie
Nákladný list	Základ pre potvrdenie nákladov na prepravu tovaru. Vydáva sa v niektorých prípadoch, vrátane prípadov, keď dodanie tovaru vykonáva tretia strana	Vyhotovuje sa spolu s UPD pri preprave tovaru a vypĺňa sa v 4 rovnakých kópiách: po jednom pre príjemcu a odosielateľa a po 2 pre prepravnú spoločnosť. Od 1. júla 2017 nenastali žiadne zmeny. V súčasnosti je papierová kópia povinná. Môžete však predložiť regulačným orgánom pomocou TKS. Treba poznamenať, že prevod tohto dokumentu do elektronickej podoby je pre dopravné spoločnosti dôležitou otázkou. V súčasnosti sú dokonca návrhy na zlepšenie procesu výmeny TTN, nájdete ich v článku
Potvrdenie o prevzatí práce (služby).	Potvrdzuje skutočnosť dokončenia práce (služby).	Popísané vyššie
Colné vyhlásenie o náklade/tranzitné vyhlásenie	Hlavný dokument vypracovaný pri preprave tovaru cez colnú hranicu štátu (export, import). Slúži ako základ pre prekročenie hraníc.	Chyby, škvrny, vymazania sú vylúčené. Ak ste sa pri vypĺňaní priznania pomýlili, môžete nesprávne údaje prečiarknuť a nad nimi uviesť správne údaje. Každý dodatok je potvrdený podpisom a pečiatkou deklaranta. Odporúča sa podať ho elektronicky, aby sa predišlo situáciám opísaným vyššie (ktoré môžu viesť k vráteniu vyhlásenia na prepracovanie, a to aj z dôvodu nečitateľného rukopisu). Pri použití formulára elektronického vyhlásenia osoba deklarujúca tovar deklaruje v elektronickej forme údaje, ktoré má uviesť v colnom vyhlásení, a zároveň predkladá informácie z dokladov potrebných na preclenie tovaru podľa zvoleného colného režimu colnému orgánu. prostredníctvom elektronického spôsobu výmeny informácií. Uplatnené v súlade s príkazom Štátneho colného výboru Ruskej federácie z 30. marca 2004 č. 395
Dodatočný list k colnému vyhláseniu o náklade/tranzitnému vyhláseniu	Používa sa pri vývoze tovaru z colného územia.	Rovnaké ako colné vyhlásenie o náklade/tranzitné vyhlásenie.
Špecifikácia (kalkulácia, kalkulácia) ceny (nákladov)	Dokument, ktorý presne, úplne a overiteľne definuje požiadavky, dizajn, správanie alebo iné vlastnosti systému, komponentu, produktu, výsledku alebo služby a postupy, ktoré môžu určiť, či boli tieto podmienky splnené v peňažnom vyjadrení ) na výrobu jednotky alebo skupiny jednotiek výrobkov alebo na určité druhy výroby.	Neboli identifikované žiadne funkcie.
Nákladný list (TORG-12)	Evidencia výdaja tovaru a materiálu tretím stranám a vedenie evidencie príslušných transakcií.	Popísané vyššie
Dodatok k zmluve	Dodatok alebo príloha k nej, ktorá tvorí neoddeliteľnú súčasť zmluvy. Dodatky k zmluve spravidla menia podstatné podmienky zmluvy a podpisujú sa buď súčasne so zmluvou, alebo neskôr počas realizácie obchodu.	V prvom rade musia strany medzi sebou uzavrieť dve dodatočné dohody. Prvý z nich bude popisovať spôsob výmeny dokumentov, ktorý si zmluvné strany zvolia (dnes je jednou z najbezpečnejších možností výmena prostredníctvom služieb prevádzkovateľov elektronickej správy dokumentov). V druhej dohode je potrebné uviesť typ elektronického podpisu, na ktorom sa zmluvné strany dohodli, a prirovnať ho k vlastnoručnému podpisu. Ak sa zmluvné strany dohodli na použití vylepšeného kvalifikovaného podpisu, potom nie je potrebné uzatvárať druhú dohodu, pretože Tento typ elektronického podpisu je ekvivalentný vlastnoručnému podpisu a pečiatke organizácie. Zmluvy je možné uzatvárať buď elektronicky alebo v papierovej forme. V súlade s legislatívou a praxou platforiem elektronického obchodu tak pri zadávaní príkazu vlády na základe výsledkov otvorenej aukcie možno uzavrieť výlučne elektronickú zmluvu. Ale ak bola objednávka zadaná iným spôsobom, môže byť vystavená papierová verzia.
Dohoda (dohoda, zmluva)	Dohoda medzi dvoma alebo viacerými osobami o založení, zmene alebo ukončení občianskych práv a povinností
Opravná faktúra	Doklad, ktorý slúži ako podklad pre kupujúceho na akceptovanie súm DPH predložených predávajúcim na odpočet, ktorý sa vyhotovuje pri zmene nákladov na odoslaný tovar (vykonané práce, poskytnuté služby), prevedené vlastnícke práva, a to aj v prípade, že o zmene ceny (tarifa) a (alebo) objasnení množstva (objemu) odoslaného tovaru (vykonané práce, poskytnuté služby), prevedené vlastnícke práva.	Popísané vyššie
správa o výskume a vývoji	Správa o práci zameranej na získanie nových poznatkov a praktické uplatnenie pri tvorbe nového produktu alebo technológie.	V liste č. ED-4-3/5206@ z 26. marca 2013 Federálna daňová služba pripomenula, že ak má daňovník právo zohľadniť náklady na výskum a vývoj koeficientom 1,5, musí priložiť daňové priznanie k dani z príjmov so správou o výskume a vývoji. Správu o vykonaných výskumných prácach predkladá daňovník vo vzťahu ku každému vedecko-výskumnému projektu (jednotlivá etapa prác) a musí spĺňať všeobecné požiadavky ustanovené národnými normami na štruktúru prípravy vedecko-technických správ (v najmä GOST 7.32-2001). Na jej predloženie daňovým úradom musíte použiť tok dokumentov na realizáciu písomných žiadostí predplatiteľov (Príloha č. 5 k príkazu Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 9. novembra 2010 č. ММВ-7-6/ 535@). Federálna daňová služba tiež odporúča predložiť správu o prieskume po prijatí potvrdenia od daňového úradu o prijatí daňového priznania k dani z príjmov.

Po nadobudnutí účinnosti vyhlášky Federálnej daňovej služby Ruska z 18. januára 2017 č. ММВ-7-6/16@, ktorá schválila nový formát súboru xml na inventarizáciu dokumentov, bolo možné predložiť oba súbory xml a papierové dokumenty vo forme naskenovaných obrázkov (vo formátoch jpg, tif, pdf). Nový inventár je platný od 01.06.17. Prostredníctvom TKS tak môžete posielať nielen elektronické dokumenty, ale aj dokumenty pôvodne vyhotovené na papieri.

Je potrebné mať na pamäti, že kontajner odoslaný daňovému úradu môže súčasne obsahovať súbory s príponou xml a naskenované súbory v príslušných formátoch.

Zoznam dokladov uvedený v tabuľke vyššie je (momentálne) taxatívny a ak bude daňovník požiadaný o ďalšie údaje, nebude možné na ich prenos použiť ani osobný účet daňovníka, ani elektronický systém správy dokumentov. V tomto prípade musíte použiť akúkoľvek inú metódu uvedenú v článku 93 daňového poriadku Ruskej federácie.

Namiesto výstupu

Aby ste kráčali s dobou, musíte vždy kráčať a niekedy aj behať ruka v ruke s novými produktmi. A aby bol tento beh jednoduchou prechádzkou, musíte použiť všetky dostupné nástroje. V tomto prípade je najdôležitejším nástrojom elektronický systém správy dokumentov (interný) a právne významné elektronické výmenné služby (externé). Predajcovia a prevádzkovatelia držia prst na tepe legislatívy a technológií a vedia vám poradiť a pomôcť správne si zorganizovať prácu s elektronickými dokumentmi.

Pojem „elektronický dokument“ je spojený s definíciou bežného dokumentu.

Rôzne regulačné právne akty poskytujú nie celkom jednoznačné definície pojmu „dokument“. Najsprávnejšia definícia je obsiahnutá v zákone „o informáciách“: zdokumentované informácie(dokument) - informácie zaznamenané na hmotnom nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú určiť tieto informácie alebo v prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie ich hmotné médium.

Pojem „dokument“ je definovaný trochu inak v národnej norme Ruskej federácie GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre správu informácií, knižníc a publikovanie“. Dokument- identifikovateľné informácie zaznamenané na hmotnom médiu, ktoré vytvára, prijíma a uchováva organizácia alebo jednotlivec ako dôkaz na podporu právnych záväzkov alebo obchodných činností (24).

Hlavnými črtami dokumentu sú náležitosti A spojenie obsiahnutých informácií (vrátane podrobností) s hmotným médiom, na ktorých sú zaznamenané informácie.

Podrobnosti dokumentu umožňujú určiť (identifikovať) informácie obsiahnuté v texte dokumentu.

Štátna norma Ruskej federácie GOST R 6.30-2003 „Jednotný systém dokumentácie organizačnej a administratívnej.

Požiadavky na prípravu dokumentov“ obsahuje iba 30 položiek (25) ako zloženie podrobností ako povinné prvky prípravy dokumentu.

Pri príprave a spracovaní dokumentov sa používajú tieto základné údaje: Štátny znak Ruskej federácie; znak organizácie alebo ochranná známka (servisná známka); názov spoločnosti; názov typu dokumentu; dátum dokumentu; registračné číslo dokumentu; destinácia; rozhodnutie; názov textu; text dokumentu; podpis; pečiatka a schválenie dokladu o vízach; odtlačok pečate; značka o výkonnom umelcovi; poznámka o prijatí dokumentu organizáciou; identifikátor elektronickej kópie dokumentu a pod.

V textoch štátnych noriem nosič materiálu dokumentovaná informácia je definovaná ako hmotný objekt, ktorý sa používa na fixovanie a uchovávanie rečových, zvukových alebo obrazových informácií, a to aj v transformovanej forme (26).

Hmotným nosičom môže byť papier, magnetický, elektronický alebo optický disk, počítačový disk, fotografia alebo vzorka, prípadne ich kombinácia (27).

Druh hmotného nosiča dokumentu je strojovo čitateľné médium, na ktorom sú zaznamenané dokumentované informácie spôsobmi, ktoré zabezpečujú spracovanie takýchto informácií elektronickým počítačom (28).

Materiálnym nosičom dokumentovaných informácií teda môže byť papier (tradičný) alebo elektronický (strojovo čitateľný).

Tradičné hmotné médium zaznamenáva dokument vytvorený na papieri. Takýto dokument má základné náležitosti (podpis; pečiatku a víza na schválenie dokumentu; odtlačok pečate atď.) vytvorené mechanickými (ručne písanými) metódami, hoci iné povinné prvky dokumentu (podrobnosti) je možné vytvoriť aj pomocou počítač.

Elektronický (strojovo čitateľný) materiálový nosič zaznamenáva dokument vytvorený pomocou počítača.

Charakteristika dokumentu

Dokument musí objektívne odzrkadľovať okolnosti života a riadenia spoločnosti: čo presne sa podniklo alebo rozhodlo, aké opatrenia sa v súvislosti s tým urobili, čo má právny význam.

Dokument musí zodpovedať potrebám podnikateľskej činnosti, ktorej sa týka. Rovnako dôležitou požiadavkou na dokument je jeho použitie na účely podávania správ.

Národná norma Ruskej federácie GOST R ISO 15489-1-2007 "Systém noriem pre informácie, knižnicu a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky" (24) definuje všeobecné požiadavky charakterizujúce dokument:

1. Autenticita.

Na zabezpečenie pravosti dokumentov je potrebné stanoviť zásady a postupy kontroly vytvárania, prijímania, prenosu, uchovávania a výberu (odberu) dokumentov, čím sa zabezpečí, že tvorcovia dokumentov budú identifikovaní a dokumenty budú chránené pred neoprávneným pridávaním. , vymazanie, zmena, použitie a utajenie (klasifikácia).

2. Dôveryhodnosť.

Spoľahlivý dokument je dokument, ktorého obsah možno považovať za úplný a presný odraz transakcií alebo skutočností a ktorému možno dôverovať pri následných transakciách alebo následných činnostiach. Dokumenty by mali byť vytvorené počas alebo bezprostredne po transakcii alebo situácii, ktorej sa týkajú. Dokumenty vytvárajú osoby, ktoré majú spoľahlivé znalosti o transakciách alebo skutočnostiach.

3. Bezúhonnosť.

Integrita dokumentu je určená jeho úplnosťou a nemennosťou.

Zásady a postupy správy záznamov by mali špecifikovať, aké doplnky alebo zmeny môžu byť vykonané v dokumente po jeho vytvorení, za akých okolností môžu byť doplnky alebo zmeny povolené a kto je na to oprávnený. Akékoľvek povolené zmeny, doplnenia alebo vymazania dokumentu by mali byť jasne označené a kontrolované.

4. Vhodnosť na použitie.

Použiteľný dokument je dokument, ktorý možno lokalizovať, nájsť, reprodukovať a interpretovať. Pri reprodukcii musí odrážať spojenie s obchodnou činnosťou alebo transakciou, z ktorej bol vytvorený. Kontextové odkazy na dokumenty by mali poskytovať informácie potrebné na pochopenie obchodných operácií, v ktorých boli dokumenty vytvorené a použité.

5. Systematickosť.

Dokumenty musia byť vytvorené v usporiadanom systéme správy dokumentov vrátane ich používania a uchovávania. Systematická práca v oblasti správy dokumentov sa dosahuje návrhom a aplikáciou systému správy dokumentov a iných systémov riadenia podniku.

Pomenovaná charakteristika dokumentu určuje aj možnosti ich riadenia a využitia. Systém správy dokumentov musí byť schopný fungovať nepretržite a efektívne v súlade s požadovanými postupmi správy dokumentov.

Preto norma zavádza pojem "systémy na správu dokumentov"- informačný systém, ktorý zabezpečuje zber dokumentov (zaraďovanie dokumentov do systému), správu dokumentov a prístup k nim.

koncepcia "správa dokumentov"(správa záznamov) je definovaný ako súbor systematických a efektívnych úkonov na vytváranie, používanie, uchovávanie a ničenie dokumentov v organizáciách za účelom preukazovania vedenia obchodnej (manažérskej) činnosti.

Systém správy dokumentov by mal:

• zahrnúť všetky dokumenty v rámci predmetu podnikateľskej činnosti, na ktorú sa vzťahuje v súlade so stanoveným postupom;
• organizovať dokumenty tak, aby odrážali obchodné procesy tvorcu (vykonávateľa) dokumentov;
• chrániť dokumenty pred neoprávneným prístupom (zmena, zabavenie alebo zničenie);
• pôsobiť ako hlavný zdroj informácií o akciách zaznamenaných v dokumentoch;
• poskytnúť prístup ku všetkým relevantným dokumentom a súvisiacim metaúdajom.

Všetky organizácie musia vypracovať a uplatňovať pokyny upravujúce problémy prístup k dokumentom.

Obmedzenia prístupu sa môžu vzťahovať na zamestnancov organizácie aj externých používateľov. Prístup k dokumentom by mal byť obmedzený, ak si to obchodné aktivity vyžadujú. Obmedzenia prístupu musia zostať v platnosti počas primeraného časového obdobia, po ktorom musia byť zrušené alebo upravené.

Zabezpečenie vhodnej kontroly prístupu sa vykonáva priradením špecifického stavu prístupu k dokumentom aj jednotlivcom.

Riadenie prístupového procesu zabezpečuje nasledujúce podmienky:

• dokumenty sú kategorizované podľa ich stavu prístupu v konkrétnom čase;
• k dokumentom majú prístup iba osoby, ktoré k nim majú prístup;
• utajované dokumenty alebo dokumenty s obmedzeným prístupom možno čítať len s príslušným povolením;
• procesy a operácie s dokladmi vykonávajú len tí, ktorí sú na to oprávnení;
• Organizačné jednotky zodpovedné za špecifické obchodné funkcie stanovujú stupeň prístupnosti pre dokumenty súvisiace s oblasťou ich zodpovednosti.

Veľmi dôležitou okolnosťou, ktorá objasňuje význam dokumentovanej informácie, je definícia pojmu „metaúdaje“ – údaje, ktoré popisujú kontext, obsah, štruktúru dokumentov a ich správu (24).

Pravidlá normy definujú požiadavky na metadáta:

• štruktúra dokumentu, jeho formát a vzťahy medzi prvkami, ktoré dokument tvoria, musia zostať nezmenené, neskreslené metaúdajmi;
• metadáta o dokumente musia odrážať kontext jeho vytvorenia, prijatia a použitia (vrátane obchodného procesu, ktorého je transakcia súčasťou, dátumu a času transakcie a jej účastníkov);
• metadáta o dokumente by mali predstavovať prepojenia medzi jednotlivými dokumentmi, ktoré spolu tvoria jeden súbor dokumentov.

Inými slovami, pojem „metadáta“ určuje obsah, štruktúru a použitie akéhokoľvek dokumentu v podmienkach masového využívania informačných a telekomunikačných technológií. Pojem „metadáta“ sa preto vzťahuje predovšetkým na elektronickú formu dokumentu.

Pojem definuje zákon „o informáciách“. "elektronický dokument"- zdokumentované informácie prezentované v elektronickej forme, to znamená vo forme vhodnej na ľudské vnímanie pomocou elektronických počítačov, ako aj na prenos prostredníctvom informačných a telekomunikačných sietí alebo spracovanie v informačných systémoch.

Vo vyššie uvedenej definícii je zvýraznená hlavná vlastnosť elektronického dokumentu – jeho elektronický formulár, tie. špeciálny typ informácií, ktorý sa vytvára pomocou jedinečných schopností počítača: použitie špeciálneho umelého jazyka (systém binárnych znakov) na vytváranie účtov, výpočtových schopností a pamäte počítača, ktoré majú fyzické a technické (elektronické) vlastnosti.

Prvým znakom pojmu „elektronický dokument“ je preto jeho elektronická podoba, ktorá je mu daná ako výsledok vytvorenia a spracovania na počítači.

Druhým znakom sú špeciálne dokumentačné pravidlá, t.j. pravidlá pre vytváranie (vykonávanie), prezentáciu a prenos elektronického dokumentu zainteresovaným stranám.

Treťou črtou pojmu „elektronický dokument“ je to, že je vybavený povinnými prvkami (podrobnosťami).

Zdokumentovaná informácia vytvorená v počítači a „naformátovaná“ s potrebnými detailmi podľa pravidiel ešte nie je plnohodnotným elektronickým dokumentom, ale len originálnym dokumentom na fyzickom papierovom médiu.

Keď sa takýto dokument vloží do elektronického interakčného systému, stane sa náchylným na skreslenie a falšovanie. V tomto prípade elektronický dokument vyžaduje špeciálne prostriedky ochrany. Okrem toho sú takéto prostriedky potrebné na preukázanie pravosti vlastnoručného podpisu, t.j. na identifikáciu tváre. Tieto funkcie zabezpečuje elektronický podpis, ktorý sa stáva hlavnou náležitosťou elektronického dokumentu.

Elektronický dokument je teda vybavený špeciálnou náležitosťou - elektronickým podpisom.

Boli stanovené osobitné pravidlá pre prácu s elektronickými dokumentmi "Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch" (29).

Vo federálnom výkonnom orgáne sa elektronické dokumenty vytvárajú, spracúvajú a ukladajú do systému elektronická správa dokumentov- pohyb elektronických dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia, vloženie do prípadu a (alebo) odoslanie do elektronického archívu.

Elektronické podpisy sa používajú na podpisovanie elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu. Používané nástroje elektronického podpisu musia byť predpísaným spôsobom certifikované.

Pri kontrole a schvaľovaní elektronických dokumentov v systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť metódy na potvrdenie akcií s elektronickými dokumentmi, v ktorých sa nepoužíva elektronický podpis.

Vykonáva sa príjem a odosielanie elektronických dokumentov služba správy kancelárie- štrukturálna jednotka federálneho výkonného orgánu, ktorá je poverená funkciami vedenia záznamov, ako aj osoby zodpovedné za vedenie záznamov v iných štruktúrnych útvaroch federálneho výkonného orgánu.

Spisová služba pri prijímaní elektronických dokumentov overuje pravosť elektronického podpisu.

Pri predkladaní prijatých elektronických dokumentov na posúdenie predsedom federálneho výkonného orgánu, odosielaní elektronických dokumentov štrukturálnym zložkám a zodpovedným vedúcim predstaviteľom federálneho výkonného orgánu, odosielaní elektronických dokumentov a ukladaní elektronických dokumentov sa spolu s elektronickými dokumentmi prenášajú aj ich registračné údaje.

Vyhotovené elektronické dokumenty sú systematizované do súborov, ktoré predstavujú špeciálny priečinok. Prípad je súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej otázky alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu v súlade s nomenklatúrou záležitostí federálneho výkonného orgánu.

Nomenklatúra súbory je systematizovaný zoznam názvov prípadov vytvorený federálnym výkonným orgánom s uvedením lehôt na ich uloženie.

Pri zostavovaní nomenklatúry sa uvádza, že spis sa spracúva elektronicky.

Elektronické dokumenty po ich vyhotovení podliehajú uloženiu v súlade so stanoveným postupom vo federálnom výkonnom orgáne na obdobia stanovené pre podobné dokumenty na papieri. Ukladanie elektronických dokumentov má vlastnosti, ktoré sa líšia od metód ukladania dokumentov na papieri. Vysvetľujú sa technickými a technologickými vlastnosťami vytvárania elektronickej formy informácií a dlhodobého uchovávania. Na ukladanie fyzických nosičov elektronických informácií je potrebné špeciálne skladovacie prostredie (vlhkosť, teplota atď.). Okrem toho sa počas uchovávania môžu zmeniť technické vlastnosti počítača aj softvér na používanie elektronických dokumentov.

Po uplynutí lehoty ustanovenej na uchovávanie elektronických súborov (elektronických dokumentov) podliehajú na základe zákona o ich pridelení na skartáciu, schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu, určené elektronické súbory (elektronické dokumenty) k zničeniu.

Vytvorenie informačného zdroja akéhokoľvek druhu začína tým, že sa informáciam dá forma dokument. Zdokumentované informácie zas môže byť súčasťou akejkoľvek informačnej základne.

Regulačná podpora

Podľa ustanovení federálneho zákona č. 149, zdokumentované informácie sú zaznamenané na hmotnom pamäťovom médiu. Určité podrobnosti sa používajú na identifikáciu údajov alebo ich zdroja.

Slovo „dokument“ má latinské korene. V preklade to znamená „dôkaz“. V Terminologickom slovníku teórie a praxe z roku 1964 je slovo „dokument“ definované ako materiálny objekt, ktorý obsahuje informácie v zaznamenanej forme.

Teoretický základ

Každý dokument obsahuje 3 prvky: obsah informácie, formy jej poskytovania a médium dokumentovanej informácie.

Štúdium metód zaznamenávania údajov a charakteristík ich nosičov sa uskutočňuje v rámci takej disciplíny, ako je správa dokumentov. Tento vedecký smer skúma procesy archivácie, kancelárskej práce a toku dokumentov. Hlavná pozornosť je venovaná regulácii formy tradičných dokumentov a zabezpečeniu ich detailov.

Vlastnosti zaznamenávania informácií

Zdokumentované informácie sú informácie, nachádzajúce sa na nejakom hmotnom nosiči, ktorého podrobnosti možno použiť na identifikáciu informácií. V súčasnosti existuje mnoho spôsobov, ako zabezpečiť informácie. Zvyčajne sú rozdelené do niekoľkých tried.

Papierové dokumenty sú nosičmi informácií, ktoré možno vnímať bez použitia dodatočných technických prostriedkov. Tento spôsob dokumentácie sa považuje za najbežnejší.

V poslednom čase sa však čoraz viac rozširujú médiá, z ktorých je možné získať informácie len technickými prostriedkami. Môže ísť o elektronické dokumenty, video, zvukové záznamy (súbory), zakódované informácie atď.

Identifikácia

Predpokladom pre prácu s dátami je prítomnosť detailov, podľa ktorých sa identifikuje zdokumentované informácie.

Určenie zdroja údajov je potrebné na to, aby sa pôvodný obsah média zhodoval s obsahom dokumentu prijatého používateľom. Ak je to potrebné, v procese štúdia informácií sa zistí skutočnosť identity a zhody údajov.

Regulačná regulácia

Právny režim dokumentovaných informácií, postup pri zaznamenávaní informácií federálnymi výkonnými štruktúrami stanovuje vláda. Pravidlá toku dokumentov a kancelárskej práce schválené inými orgánmi štátnej správy a orgánmi územnej samosprávy v ich pôsobnosti by nemali byť v rozpore s ustanoveniami nariadení vlády.

Štátna štruktúra, ktorá vykonáva normatívnu a metodickú reguláciu zdokumentované informácie sú Federálna agentúra pre technickú reguláciu a metrológiu. Predtým tieto funkcie vykonával Gosstandart. Počas reforiem sa pretransformovala na Agentúru.

Otázky týkajúce sa štandardizácie dokumentov upravujú ustanovenia federálneho zákona č. 184 „O technických predpisoch“. Medzirezortné vedenie v organizáciách patrí do kompetencie Spolkového archívneho úradu. Sektorové riadenie dokumentačnej podpory vykonávajú príslušné ministerstvá s prihliadnutím na odporúčania Archívnej agentúry.

Identifikačné špecifiká

Existuje niekoľko spôsobov skladovania zdokumentované informácie. Definícia Konkrétna možnosť závisí od špecifík odvetvia, v ktorom sa informácie používajú.

Dáta môžu byť prezentované v elektronickej forme a uložené v špecializovaných databázach. V takejto situácii má identifikácia určité zvláštnosti. Tie spočívajú v tom, že správnosť informácií musí potvrdiť vlastník databázy alebo poverený úradník.

Existujú aj iné spôsoby, ako potvrdiť pravosť zdokumentované informácie. Táto informácia môžu byť overené najmä digitálnym podpisom. Elektronický dokument potvrdený elektronickým podpisom alebo analógom vlastnoručného podpisu sa považuje za rovnocenný s papierovým. Výnimky môžu byť stanovené vo federálnych zákonoch alebo iných nariadeniach.

Informačné zdroje

Sú považované za predmety vzťahov medzi právnickými osobami, občanmi a štátom. Ten existujúci poskytuje ochranu údajov.

Regulačná regulácia sa vykonáva prostredníctvom právnych ustanovení, ktoré ustanovujú:

• Pravidlá pre dokumentovanie informácií.
• Vlastníctvo dokumentov a ich polí vrátane informačných systémov.
• Kategória údajov podľa úrovne prístupu k nim.
• Postup na zaistenie informačnej bezpečnosti.

Informačné zdroje vytvárajú vládne agentúry na akejkoľvek úrovni, podnikateľské subjekty, verejné združenia, inštitúcie a jednotlivci. Každý predmet tvorí jeden alebo druhý zdroj pre svoje vlastné účely a použitie zdokumentované informácie. Toto môžu byť výrobné, manažérske, vzdelávacie, vedecké účely.

Informačné zdroje sa od seba výrazne líšia v objeme. Niektoré sú zastúpené niekoľkými príručkami, iné veľkými knižničnými zbierkami. Okrem toho existuje klasifikácia podľa spôsobu organizácie a poradia prezentácie údajov.

Štátne informačné zdroje

Ruská federácia, regióny a obce sú vlastníkmi materiálov používaných v takýchto zdrojoch. zdokumentované informácie. Títo informácie sa hromadia, vytvárajú, získavajú predovšetkým z rozpočtových prostriedkov.

Štátne informačné zdroje spravujú orgány štátnej správy a štruktúry územnej samosprávy v rámci im udelených právomocí.

Štát má právo použiť, spätnú kúpu zdokumentované informácie. Toto príležitosť sa realizuje v prípadoch, keď sa informácie patriace iným subjektom (právnickým osobám alebo občanom) týkajú štátneho tajomstva, ako aj v iných prípadoch ustanovených zákonom.

Povinný výtlačok ako typ zdokumentovanej informácie

Povinná kópia je kópia replikovaného dokumentu, ktorú musí výrobca odovzdať príslušnej organizácii. V tomto prípade sa dokument považuje za materiálne médium obsahujúce informácie. Môže byť prezentovaný vo forme textu, zvukového záznamu, ilustrácie alebo ich kombinácie. Kópia je vzorový dokument identický s originálom.

Pre túto odrodu zdokumentované informácie právny režim je zakotvený vo federálnom zákone č. 77. Normatívny akt určuje štátnu politiku v oblasti tvorby povinných výtlačkov ako zdrojovej základne pre akvizíciu fondu národnej knižnice a rozvoj systému bibliografie. Zákon ustanovuje pravidlá na zaistenie bezpečnosti dátových nosičov a špecifiká ich verejného používania.

Príjemcovia

Kópie zákonných výtlačkov sú distribuované medzi právnické osoby, ktoré majú právo bezplatne alebo za poplatok uchovávať, prijímať a poskytovať informácie na použitie. Príjemcami sú:

• Knižná komora, Štátna, vedecko-technická a národná ruská akadémia vied, Sibírska pobočka Ruskej akadémie vied, Vedecká knižnica Ďalekého východu. Tieto inštitúcie dostávajú publikácie.
• Ruská knižnica pre nevidiacich. Táto inštitúcia dodáva publikácie pre ľudí s problémami so zrakom.
• Federálny inštitút priemyselného vlastníctva. Tento orgán prijíma patentové elektronické dokumenty.
• Parlamentná knižnica. Dostáva oficiálne dokumenty.
• Federálny fond štátnych noriem, celoruský klasifikátor technických a ekonomických údajov a regionálnych/medzinárodných pravidiel, odporúčaní a štandardizačných noriem cudzích krajín.

Toto nie je celý zoznam príjemcov. Existujú aj špeciálne inštitúcie, ktoré prijímajú obrazové, zvukové informácie, počítačové programy atď. V Ruskej federácii boli vytvorené vedecké a technické centrá na uchovávanie dokumentov v elektronickej forme. Dostávajú informácie v oblastiach, ktoré spĺňajú ich špecifikácie.

Všetky tieto organizácie pravidelne zverejňujú informácie o bezplatných povinných výtlačkoch, ktoré prijali. Inštitúcie tvoria zbierku dokumentov národnej knižnice.

Doručovanie materiálov, ich centralizovaná distribúcia a informovanie spotrebiteľov sa uskutočňuje v lehotách stanovených zákonom a predpismi príslušných organizácií. Porušenie stanovených predpisov zo strany tvorcov dokumentov má za následok administratívnu zodpovednosť.