Článok 31. Dočasné plnenie povinností
1. Zamestnancovi orgánov vnútorných vecí možno s jeho súhlasom dočasne prideliť zodpovednosť na vyššiu funkciu v orgánoch vnútorných vecí, a to so súčasným alebo bez súčasného uvoľnenia z výkonu funkcie nahrádzanej funkcie.
2. Doba výkonu funkcie na neobsadené (neobsadené iným zamestnancom orgánov vnútra) v orgánoch vnútra nesmie presiahnuť šesť mesiacov v bežnom roku.
3. Nepretržitá doba výkonu úloh na neuvolnenom (nahradenom iným zamestnancom orgánov vnútra) v orgánoch vnútra počas dočasnej neprítomnosti zamestnanca, ktorý toto miesto zastáva, nesmie presiahnuť štyri mesiace v bežnom roku.
4. Pred skončením dočasného výkonu funkcie možno do nej vymenovať zamestnanca orgánov vnútorných vecí dočasne plniaceho úlohy na uvoľnenom mieste v orgánoch vnútorných vecí preložením.
5. Prideľovanie dočasných povinností zamestnancovi orgánov vnútorných vecí podľa tohto článku a jeho uvoľnenie v súvislosti s tým z výkonu funkcie vo funkcii hodnostného, mladšieho, stredného alebo vyššieho veliteľského štábu sa vykonáva na príkaz povereného vedúceho, okrem prípadu, keď výkon Povinnosti priameho nadriadeného (šéfa) počas jeho neprítomnosti upravuje pracovný poriadok zamestnanca (náplň práce).
6. Postup pri ukladaní dočasných povinností zamestnancovi orgánov vnútorných záležitostí vo funkcii vyššieho veliteľstva a jeho uvoľnení z dočasného výkonu funkcie vo funkcii vyššieho veliteľstva ustanovuje prezident Ruskej federácie.
7. Peňažný príspevok zamestnancovi orgánov pre vnútorné záležitosti, ktorý dočasne vykonáva funkcie vo funkcii v orgánoch pre vnútorné záležitosti v súlade s týmto článkom, sa vypláca spôsobom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie.
8. V súvislosti so služobnou potrebou môže byť rozhodnutím povereného vedúceho zamestnanec orgánov vnútorných vecí bez uvoľnenia z funkcie obsadzovanej v orgánoch vnútra a jeho súhlasu zapojený do výkonu úloh v inej funkcii. neustanovuje pracovný poriadok (náplň práce), na obdobie do jedného mesiaca v kalendárnom roku s vyplácaním služobného platu nie nižšieho ako za obsadzované miesto.
1. Zamestnancovi môžu byť z dôvodu služobnej potreby dočasne pridelené úlohy na vyššej pozícii bez toho, aby bol uvoľnený z doterajšej (hlavnej) funkcie.2. Zamestnanci zastávajúci funkcie na plný úväzok, ktorí sú v súlade so stanoveným postupom dočasne pridelení na výkon úloh na iné pozície s výnimkou hlavných povinností, sú odmeňovaní v tomto poradí:
1) poslancom na plný úväzok, bez ohľadu na ich služobné povinnosti na neuvolnených miestach ich priamych nadriadených, sa vypláca mzda podľa ich hlavnej funkcie;
2) pri dočasnom vykonávaní povinností vrátane funkcie námestníkov na uvoľnené miesto vedúceho zamestnanca sa výplata vypláca na základe platu poskytnutého na dočasné miesto s prihliadnutím na ostatné platby, najviac však dva mesiace. V určenom období sa musí rozhodnúť o ich vymenovaní do tejto funkcie alebo uvoľnení z funkcie na uvoľnené miesto.
Nepretržité obdobie dočasného výkonu povinností na uvoľnenom mieste by nemalo presiahnuť dva mesiace a na neuvoľnenom mieste štyri mesiace.
Nepretržité obdobie dočasného výkonu funkcie vo funkcii sa počíta odo dňa prevzatia funkcie, najskôr však odo dňa uvedeného v príkaze, a ak nie je určený deň, najskôr odo dňa podpísania príkazu. do dňa uvoľnenia z funkcie.
Menovanie na výkon funkcie je formalizované príkazom úradníkov, ktorí majú právo menovať zamestnancov do funkcií a presúvať ich.
3. Pridelenie dočasných povinností zamestnancovi v súlade s týmto článkom a jeho uvoľnenie v tejto súvislosti z plnenia úloh v hlavnej pozícii sa vykonáva aktom vedúceho orgánu činného v trestnom konaní alebo povereného vedúceho zamestnanca. , s výnimkou prípadu, keď plnenie úloh v pozícii priameho nadriadeného počas jeho neprítomnosti ustanovuje pracovné povinnosti zamestnanca.
Poznámka pod čiarou. Článok 39 v znení zákona Kazašskej republiky z 21. mája 2013 č. 93-V (nadobudne účinnosť po desiatich kalendárnych dňoch po jeho prvom oficiálnom uverejnení).
Bojíte sa, že nebudete vedieť správne určiť dátum splatnosti konkrétneho dokladu? Potom je tento materiál pre vás.
Z článku sa dozviete:
Všetka dokumentácia, ktorú majú zamestnanci vypracovať, má termín, do ktorého musí byť táto úloha dokončená. Prítomnosť určitého časového rámca zároveň umožňuje nielen sledovať vykonávanie dokumentov, ale aj určiť osobnú efektivitu zamestnancov.
Čo znamená termín vyhotovenia dokumentu?
Lehoty na vyhotovenie dokumentov existujú v každej organizácii a odrážajú časový rámec, v ktorom musí byť vykonaná objednávka alebo rozhodnutie o danom obchodnom dokumente. Existujú dva typy: môžu byť štandardné aj individuálne.
Typické lehoty na vyhotovenie dokumentov určuje nariadenie vlády Ruskej federácie z 28. júla 2005 č. 452. S týmto dokumentom sa môžete bližšie zoznámiť na tejto adreseodkaz .
Z názvov je zrejmé, že štandardné lehoty na vyhotovenie dokumentov sú stanovené určitými predpismi a zákonmi. Táto kategória má špecifický časový rámec, v rámci ktorého sa musia vykonať určité kroky v súvislosti s daným obchodným dokumentom.
Výrazným predstaviteľom typických lehôt sú napríklad písomné žiadosti občanov v štátnych lehotách. Na ich posúdenie je podľa zákona vyčlenených 30 dní. Viac o posudzovaní výziev občanov sa dozviete.
Názov jednotlivých uzávierok hovorí sám za seba. V tomto prípade je čas určený na vypracovanie obchodnej písomnosti stanovený priamo v rámci jednej spoločnosti. Táto kategória je spravidla stanovená zverejnením príslušného dokumentu. V tomto prípade môže byť postup a čas na zváženie určitých kategórií obchodných dokumentov špecifikovaný v pokynoch pre kancelársku prácu. V tomto prípade je možné zmeniť stanovenú lehotu na vykonanie dokumentu iba vykonaním zodpovedajúcej zmeny samotného pokynu.
Je dôležité pochopiť, že lehoty na vyhotovenie dokumentov sú stanovené s cieľom zjednotiť všetku prácu s dokumentmi v organizácii. Práve ich prítomnosť umožňuje kvalitne a včas vykonávať práce týkajúce sa prichádzajúcej dokumentácie, vykonávať pokyny a príkazy manažéra atď. Prítomnosť časových rámcov teda pomáha výrazne regulovať prácu vo vzťahu k určitým kategóriám obchodných dokumentov.
Individuálne termíny
Ako už bolo spomenuté vyššie, individuálnu lehotu na predloženie dokumentu na vyhotovenie môže určiť vedúci spoločnosti alebo autor dokumentu. V druhom prípade môže časový rámec zmeniť iba autor obchodného dokumentu.
Nezabudnite, že štandardné termíny je možné upraviť aj v rámci tej istej organizácie. Vyžaduje si to prijatie vhodného aktu. Viac o postupe sa dozviete.
Rovnaký návrh na spoluprácu prijatý od inej spoločnosti tak môže dostať lehotu na realizáciu po preskúmaní manažérom. V tomto prípade môže byť zriadený vo forme uznesenia na listine a mať podrobné informácie o ďalšom postupe.
objednávky
Nezabudnite, že všetky objednávky vyžadujú vykonanie v určitom čase. Navyše text objednávky vždy obsahuje dátum, od ktorého niektoré zmeny nadobúdajú platnosť. Vo väčšine prípadov sa formát dátumu, v ktorom je zadaná doba vykonania, zobrazí ako posledný deň vykonania. Napríklad „... do 20. 9. 2017...“, „... do 20. 9. 2017...“ a pod. V tomto prípade môže byť uvedený čas, do ktorého musí byť príkaz vykonaný. Môžeme napríklad hovoriť o potrebe vyhotoviť určitú dokumentáciu do 10. hodiny posledného dňa stanoveného v lehote vykonania.
Treba tiež poznamenať, že množstvo objednávok môže obsahovať informácie o zavedení akýchkoľvek zmien v činnosti organizácie. V tomto prípade je lehota vykonania, od ktorej zmeny nadobúdajú účinnosť, uvedená vo formulári „... od 15.09.2017“ atď.
Určenie termínu splatnosti
Ako bolo uvedené vyššie, termíny môžu byť štandardné alebo individuálne. Na určenie typických termínov je pre sekretárky pohodlnejšie mať zoznam týchto časových rámcov vždy po ruke. Prítomnosť takéhoto podvodného listu pomôže zabrániť zlyhaniu vykonania, čo môže viesť k určitým následkom vrátane administratívnych pokút.
V prípade došlých dokumentov spravidla autor listu samostatne uvádza lehotu, počas ktorej musia byť splnené požiadavky na tento obchodný dokument. Ak v došlej listine nie je uvedená lehota, môže ju uviesť vo forme uznesenia vedúci spoločnosti pri posudzovaní obchodného listu.
Všetka dokumentácia označená ako „Urgentná“ musí byť vykonaná do 3 dní. Hovoríme o kalendárnych dňoch. V takom prípade, ak list s touto značkou obdržala vaša organizácia v piatok, odporúčame vám ho ihneď odovzdať dodávateľovi, pretože lehota na jeho vyhotovenie uplynie v pondelok.
Taktiež pri aplikácii uznesenia na dokument odporúčame ujasniť si, či sa uvedená lehota počíta v kalendárnych alebo pracovných dňoch. Takéto objasnenie pomôže dodávateľovi splniť všetky požiadavky včas. Viac o používaní uznesenia s termínom sa dozviete..
V tomto prípade je začiatok lehoty na vyhotovenie došlého dokumentu dátumom jeho prijatia vašou organizáciou. Pri práci s internou dokumentáciou sa za začiatok lehoty zvyčajne považuje deň, kedy bol obchodný dokument podpísaný, schválený alebo bolo o ňom rozhodnuté.
Zmeny a nedodržanie termínov
V prípade, že zhotoviteľ nestihne splniť určité pokyny na prácu s dokumentáciou v presne stanovenom čase, musí vypracovať zápisnicu. Obsahom tohto obchodného dokumentu by mala byť žiadosť o odloženie/predĺženie lehoty a uvedenie dôvodu, prečo je to potrebné. Oznámenie musí byť vyhotovené na meno osoby, ktorá stanovila časové obdobie požiadaviek.
V prípade omeškania si tajomník musí vyžiadať vysvetľujúcu poznámku s uvedením dôvodu, prečo neboli určité požiadavky splnené včas. V tomto prípade musí byť vysvetlivka napísaná v štruktúrnej jednotke, ktorej úlohy zahŕňali vyhotovenie obchodného dokumentu a požiadavky naň stanovené.
Upozorňujeme, že odložiť vyhotovenie dokumentu je možné len vtedy, ak hovoríme o individuálnych termínoch. V tomto prípade vám na predĺženie alebo posunutie lehoty môže dať súhlas iba autor dokumentu alebo samotného uznesenia. Môžete získať podrobnejšie informácie o zmene termínu .
1. Zamestnancovi orgánov vnútorných vecí možno s jeho súhlasom dočasne prideliť zodpovednosť na vyššiu funkciu v orgánoch vnútorných vecí, a to so súčasným alebo bez súčasného uvoľnenia z výkonu funkcie nahrádzanej funkcie.
2. Nepretržité obdobie plnenia úloh na neobsadené (neobsadené iným zamestnancom orgánov vnútorných vecí) radový personál, nižší, stredný alebo vyšší veliteľský štáb nesmie v bežnom roku presiahnuť dva mesiace a na miesto vyšší veliteľský štáb - šesť mesiacov.
3. Nepretržitá doba výkonu úloh na neuvolnenom (nahradenom iným zamestnancom orgánov vnútra) v orgánoch vnútra počas dočasnej neprítomnosti zamestnanca, ktorý toto miesto zastáva, nesmie presiahnuť štyri mesiace v bežnom roku.
4. Pred skončením dočasného výkonu funkcie možno do nej vymenovať zamestnanca orgánov vnútorných vecí dočasne plniaceho úlohy na uvoľnenom mieste v orgánoch vnútorných vecí preložením.
5. Prideľovanie dočasných povinností zamestnancovi orgánov vnútorných vecí podľa tohto článku a jeho uvoľnenie v súvislosti s tým z výkonu funkcie vo funkcii hodnostného, mladšieho, stredného alebo vyššieho veliteľského štábu sa vykonáva na príkaz povereného vedúceho, okrem prípadu, keď výkon Povinnosti priameho nadriadeného (šéfa) počas jeho neprítomnosti upravuje pracovný poriadok zamestnanca (náplň práce).
6. Postup pri ukladaní dočasných povinností zamestnancovi orgánov vnútorných záležitostí vo funkcii vyššieho veliteľstva a jeho uvoľnení z dočasného výkonu funkcie vo funkcii vyššieho veliteľstva ustanovuje prezident Ruskej federácie.
7. Peňažný príspevok zamestnancovi orgánov pre vnútorné záležitosti, ktorý dočasne vykonáva funkcie vo funkcii v orgánoch pre vnútorné záležitosti v súlade s týmto článkom, sa vypláca spôsobom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie.
8. V súvislosti so služobnou potrebou môže byť rozhodnutím povereného vedúceho zamestnanec orgánov vnútorných vecí bez uvoľnenia z funkcie obsadzovanej v orgánoch vnútra a jeho súhlasu zapojený do výkonu úloh v inej funkcii. neustanovuje pracovný poriadok (náplň práce), na obdobie do jedného mesiaca v kalendárnom roku s vyplácaním služobného platu nie nižšieho ako za obsadzované miesto.
Akákoľvek štruktúra riadenia vykonáva kontrolné funkcie. Kontrola pomáha posilňovať výkonnú disciplínu a zvyšovať zodpovednosť pri vykonávaní manažérskych rozhodnutí a úloh. Kontrolné akcie v organizácii sa musia vykonávať otvorene a systematicky.
Jednou zo zložiek kontrolných funkcií a dôležitým prvkom dokumentačnej podpory manažmentu je kontrola nad vykonávaním dokumentov, rozhodnutí a úloh (pokynov).
Kontrola vyhotovenia dokumentov a pokynov je súbor úkonov, ktoré zabezpečujú včasné vyhotovenie dokumentov vytvorených v organizácii, pochádzajúcich od vyšších organizácií, od iných organizácií a občanov.
Kontrola vykonávania dokumentov sa vykonáva s cieľom uľahčiť včasné a kvalitné vykonávanie rozhodnutí a úloh vedenia organizácie alebo štrukturálnej jednotky. Existujú dve oblasti kontrolných činností:
- monitorovanie vykonávania dokumentov o podstate problémov, ktoré sú v nich uvedené;
- kontrola termínov vyhotovenia dokumentov.
Existujú dve možné formy organizácie kontroly: centralizovaná a decentralizovaná. Výber organizačnej formy na vykonávanie kontrolných operácií závisí od veľkosti organizácie, štruktúry služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, objemu toku dokumentov a zvolenej formy práce s dokumentmi (centralizovaná, decentralizovaná alebo zmiešaná).
V organizácii s malým objemom toku dokumentov pracuje jeden kontrolný špecialista ako súčasť služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie. V súlade s „Kvalifikačným zoznamom pozícií manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov“ sa táto pozícia nazýva kontrolný inšpektor.
V niektorých štruktúrnych útvaroch môžu kontrolu nad termínmi vyhotovenia dokumentov a pokynov vykonávať sekretárky alebo osoby zodpovedné za prácu v kancelárii, čo by malo byť zakotvené v Pokynoch pre prácu v kancelárii a v Popisoch práce týchto zamestnancov.
V malých organizáciách, v ktorých neexistuje služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie, je za monitorovanie vykonávania dokumentov zodpovedný zamestnanec zodpovedný za evidenciu a účtovanie dokumentov alebo zamestnanec zodpovedný za podporu dokumentov organizácie (napríklad sekretárka manažéra).
Miestne predpisy upravujúce formy a postupy vykonávania kontroly ustanovujú zákonnosť kontroly a vytvárajú medzi zamestnancami kontrolný zvyk ako nevyhnutný postup.
Kontrola vykonávania dokumentu zahŕňa:
- zber údajov o kontrolovaných dokladoch v špeciálnych alebo evidenčných formulároch (kartách);
- umiestnenie dokumentu pod kontrolu;
- rýchle doručenie písomnosti (jej jednotlivej položky alebo úlohy) exekútorovi;
- predbežná kontrola a regulácia postupu vykonávania;
- zadávanie informácií o priebehu vykonávania do kontrolných formulárov;
- odstránenie vyhotoveného dokumentu z kontroly (vykonanie zápisu do RKF);
- účtovanie a zovšeobecňovanie výsledku kontroly;
- informovanie vedenia organizácie o priebehu vybavovania dokumentov a výkonnostnej disciplíne.
Lehoty na vyhotovenie dokumentov
Lehoty na vyhotovenie dokumentov môžu byť typický alebo individuálne.
Štandardné lehoty na vykonanie určitých kategórií dokumentov sú stanovené legislatívnymi alebo regulačnými aktmi Ruskej federácie. Každá služba správy kancelárie by mala mať takýto zoznam dokumentov s typickými lehotami. Odporúčame takýto zoznam priložiť ako prílohu k Pokynom na riadenie kancelárie, čím bude oboznámený so všetkými riadiacimi zamestnancami organizácie.
Tu je zoznam typických lehôt na vyhotovenie dokumentov:
- pokyny prezidenta Ruskej federácie a vlády Ruskej federácie - v lehote uvedenej v pokyne alebo do mesiaca odo dňa jeho podpisu;
- pokyny prezidenta Ruskej federácie označené ako „veľmi naliehavé“ sa posudzujú do 5 dní;
- pokyny prezidenta Ruskej federácie označené ako „naliehavé“ sa posudzujú do 10 dní;
- pokyny vlády Ruskej federácie označené ako „veľmi naliehavé“ sa posudzujú do 5 dní;
- pokyny vlády Ruskej federácie označené ako „naliehavé“ sa posudzujú do 10 dní;
- listy MZV, bez dohody s inými organizáciami - do 15 dní, po dohode - 30 dní;
- žiadosť poslanca Federálneho zhromaždenia - najneskôr do 15 dní odo dňa doručenia;
- návrhy a vyjadrenia poslancov Federálneho zhromaždenia - do jedného mesiaca; nevyžadujúce štúdium a overovanie - v čo najkratšom čase;
- inštruktážne listy a listy - žiadosti od vyšších organizácií - do určeného termínu alebo do 10 dní;
- odvolania občanov – 30 dní od dátumu registrácie; ak je potrebné ďalšie štúdium, môže sa predĺžiť najviac na 30 dní;
- protokoly o nezhodách: vyhotovenie a odoslanie - do 10 dní, posúdenie - do 20 dní;
- telegramy vyžadujúce naliehavé rozhodnutie - do 3 dní, iné - do 10 dní;
- listy od podnikov, organizácií, inštitúcií - 10 dní;
- platobné príkazy: výpisy a doručenie bankovým inštitúciám - najneskôr nasledujúci deň po prevzatí tovaru;
- sťažnosť na nesprávny postup alebo príkazy finančných úradov: posúdenie najneskôr do 10 dní odo dňa prijatia.
Individuálne termíny
- Môžu byť obsiahnuté v texte dokumentu (nariadenia, nariadenia, rozhodnutia atď.). Príjmy od vyšších organizácií alebo úradov spravidla obsahujú lehoty na dokončenie činností, ktoré sú v nich uvedené.
- Zriaďuje ich prednosta pri uznesení. Existujú prípady, keď nie je možné okamžite určiť presnú lehotu na vyhotovenie dokumentu, potom sa stanoví podmienečná lehota, ktorá sa potom upraví počas vyhotovenia dokumentu.
Ak má dokument dlhú dobu vyhotovenia, potom sa sleduje vykonávanie medzistupňov. Termín ukončenia každej etapy je stanovený v RKF.
Lehoty na vyhotovenie dokumentov sa počítajú v kalendárnych dňoch: tie prijaté (prijaté) od iných organizácií - od okamihu prijatia; pre odoslané (odchádzajúce) a interné - odo dňa ich podpisu alebo schválenia. Vykonávanie je kontrolované od okamihu doručenia dokumentu na kontrolu.
Počas vybavovania dokumentov sa z objektívnych príčin môžu lehoty zmeniť.
DÔLEŽITÉ! Zmeny individuálnej lehoty na vyhotovenie dokumentov môže vykonávať len konateľ, ktorý ju stanovil. Po dohode s vedením nového termínu je zhotoviteľ povinný nahlásiť posun (zmenu) termínu službe predškolského výchovného zariadenia. O odklade termínu vyhotovenia listiny sa rozhodne dva až tri dni pred uplynutím pôvodne ustanoveného termínu. Spätná oprava lehoty nie je povolená.
Koordinácia pripraveného dokumentu so zainteresovanými organizáciami a jednotlivcami musí byť vykonaná v stanovenom termíne vyhotovenia dokumentu.
Sledovanie plnenia dokumentov a objednávok
Všetky dokumenty vyžadujúce vyhotovenie sú pod kontrolou, t.j. urobiť dodatočné rozhodnutie, vykonať akékoľvek akcie alebo pripraviť dokument s odpoveďou.
Ak organizácia používa registračný formulár denníka na registráciu dokumentov, potom sa na kontrolu vytvoria špeciálne kontrolné karty alebo iný (kontrolný) denník. Formulár denníka možno efektívne využiť v organizáciách, kde je práca s dôvernými informáciami oddelená a v organizáciách s malým objemom toku dokumentov.
Vzorový formulár audit trail
Vzor štandardného formulára registračnej a kontrolnej karty (RCC)
Predná strana
Opačná strana
* Horný riadok sa používa na kontrolu vyhotovenia dokumentu je zakrúžkovaný dátum vyhotovenia dokumentu.
** Pole „Postup vybavovania veci“ sa vypĺňa pri vykonávaní kontrolných operácií.
Vzorový formulár registračnej a kontrolnej karty (RCC)
s rozšíreným zoznamom podrobností
**>Predná strana
**>
Opačná strana
**>
V kontrolnom súbore sú RKK systematizované podľa:
- lehoty na vyhotovenie dokumentov;
- účinkujúcich;
- skupiny (druhy) dokumentov (objednávky a pokyny, protokoly, zmluvy a pod.).
Kontrolný súbor má dve časti: „Kontrolované pole“ a „Vykonané dokumenty“.
Prinesenie kontrolovaného dokumentu exekútorovi sa vykonáva proti podpisu v RKK, ktorý sa následne nachádza v kontrolnom spise. Na doručenie písomnosti exekútorovi možno využiť informačnú a telekomunikačnú sieť, písomnosť sa zašle exekútorovi emailom s oznámením odosielateľa o prijatí písomnosti. Prijatie oznámenia službou DOÚ znamená, že kontrolovaný dokument bol prijatý na vykonanie.
Služba DOU (kontrolná služba) organizácie vykonáva predbežnú kontrolu a reguluje vyhotovenie dokumentov. K tomu je exekútorovi, ak je viacero exekútorov - zodpovedný exekútor zaslaná upomienka na blížiaci sa termín vyhotovenia listiny.
Všetky upomienky účinkujúcim sú evidované v RKK.
Vykonávanie priebežnej kontroly zahŕňa dennú kontrolu kariet inšpektorom kontroly alebo inou zodpovednou osobou. Identifikujú sa dokumenty, ktoré sa musia vykonať nasledujúci deň alebo do 2-3 dní. Je potrebné kontrolovať priebeh ich vykonávania a zisťovať, či nedochádza k narušeniu úlohy. Z vyššie uvedeného je zrejmé, že aktuálna a preventívna kontrola–Ide o neustálu kontrolu a reguláciu priebehu vybavovania dokumentov.
Kontrola priebehu spracovania dokumentov sa zvyčajne vykonáva s touto frekvenciou:
- úloha na ďalšie roky - raz za štvrťrok alebo aspoň raz za rok;
- pridelenie nasledujúcich mesiacov bežného roka - raz za mesiac;
- úloha za aktuálny mesiac – každých 10 dní.
Ak nie je možné dokument vyhotoviť včas, je zhotoviteľ povinný 3 dni pred uplynutím lehoty predložiť správcovi odôvodnenú písomnú žiadosť o predĺženie lehoty. O predĺžení lehoty na vykonanie rozhoduje len konateľ, ktorý uznesenie urobil.
DÔLEŽITÉ! O zmene termínu vyhotovenia dokladu je zhotoviteľ povinný informovať službu DOU (kontrolná služba). Informácia o zmene termínu vyhotovenia dokumentu sa zapisuje do RKK.
Vykonávanie dokumentu môže pozastaviť alebo zrušiť iba organizácia, ktorá dokument vydala, a v prípade interných dokumentov vedúci alebo riadiaci orgán, ktorý rozhodol.
Odstránenie vykonaného dokumentu z kontroly vykonáva vedúci organizácie alebo v jeho mene služba predškolského vzdelávacieho zariadenia.
Dokument sa považuje za vykonaný a vyňatý spod kontroly po skutočnom vykonaní úlohy, pokynov, žiadostí a/alebo zdokumentovaného potvrdenia ich vykonania vo veci samej. Výsledky sa oznamujú zainteresovaným organizáciám a jednotlivcom.
Pri odobratí dokumentu spod kontroly sa do RKK zapíšu tieto údaje:
- stručné informácie o vykonaní alebo odkaz na dokument (dátum a číslo), ktorý preukazuje vykonanie;
- označte „do spisu“, uveďte číslo spisu, v ktorom bude dokument uložený podľa spisového názvoslovia; dátum a podpis dodávateľa alebo vedúceho stavebnej jednotky.
Účtovníctvo, zovšeobecnenie a analýza priebehu a výsledkov vyhotovenia dokladov vykonáva služba predškolského vzdelávacieho zariadenia vo forme analytických správ (certifikátov, súhrnov) v stanovenom termíne alebo na požiadanie. Stanovené termíny sú spravidla raz za mesiac – na začiatku nasledujúceho mesiaca za predchádzajúci mesiac a raz ročne – na začiatku nasledujúceho roka za predchádzajúci rok.
**>Súhrnné údaje o stave výkonnostnej disciplíny v organizácii sú predkladané vedúcemu organizácie a vedúcim štrukturálnych divízií.
Vzor potvrdenia o stave výkonnostnej disciplíny
za vedúceho organizácie
REFERENCIA
o vyhotovení listín zo dňa ___________
| Názov divízie | Dokumenty pod kontrolou | Z nich: | |||||
| Celkom | prijaté v predchádzajúcom mesiaci | dokončené včas | vykonaná načas | s predĺženým termínom | nedokončené včas | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Vzor potvrdenia o stave výkonnostnej disciplíny
vedúci štrukturálnych divízií
REFERENCIA
o vyhotovení listín v _____________________ zo dňa ____________
(názov divízie)
Analýza údajov o kontrole vykonávania dokumentov je teda potrebná nielen pre manažéra na posilnenie výkonnej disciplíny, ale aj na zlepšenie celej riadiacej štruktúry. Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie potrebuje túto analýzu na zlepšenie organizácie a technológie práce s dokumentmi. Na rýchle a efektívne riešenie problémov riadenia a výroby sa v súčasnosti čoraz viac využívajú automatizované systémy na evidenciu a monitorovanie dokumentov, ktoré sú založené na databázových technológiách.
Počas procesu registrácie sa do poľa „Dátum vykonania“ zadáva dátum vyhotovenia dokumentu a automaticky sa kontroluje. Do databázy evidencie sa vkladajú informácie o priebehu exekúcie, odovzdaní dokladu na iné oddelenie, prípadne zmene termínu exekúcie.
Po ukončení vyhotovenia listiny sa do elektronickej registračnej karty zapisujú údaje o dátume a povahe vyhotovenia a údaj o čísle prípadu, v ktorom listina zostáva na uloženie. Moderné programy umožňujú zobraziť zoznamy dokumentov s termínmi v ktorejkoľvek fáze ich vyhotovenia a generovať certifikáty (súhrny, informácie) pre účinkujúcich a manažéra o termínoch vyhotovenia dokumentov.
foto: www.nastol.com.ua
**>
Načítava...
