Vytvorenie denníka objednávok pre zamestnancov sa zvyčajne vyskytuje, keď má podnik dostatočne veľký počet zamestnancov. V takýchto prípadoch celá personálna dokumentácia podlieha povinnej evidencii a kontrole, pre ktorú sa vytvárajú samostatné súhrnné doklady vo forme denníkov.
SÚBORY
Dekódovanie pojmu „personál“
Personál každej organizácie sú všetci ľudia, ktorí v nej pracujú na základe pracovnej zmluvy. Nezáleží na tom, či človek pracuje na trvalý pracovný pomer alebo či je jeho práca dočasná, urgentná alebo sezónna.
Všetky rozkazy vydané v súvislosti s týmito osobami sa teda považujú za personálne rozkazy. Môžu to byť objednávky
- zamestnanie,
- skratka,
- dovolenka,
- materiálne stimuly,
- disciplinárne konanie,
- v službe,
- presun na inú pozíciu a pod.
Dnes je zoznam takýchto objednávok otvorený, čo znamená, že personálne oddelenie každej organizácie má právo samostatne vytvárať ich zoznam. V tomto prípade musia byť informácie o všetkých týchto objednávkach zapísané do príslušnej knihy jázd.
Jedinou výnimkou je „vrchol“ vedenia spoločnosti - príkazy na vymenovanie riaditeľa a hlavného účtovníka, ako aj ďalších zamestnancov uvedených v charte sa týkajú príkazov na hlavné činnosti právnickej osoby. To znamená, že ich netreba zapisovať do denníka personálnych zákaziek.
Prečo potrebujete časopis?
Význam časopisu nie je ťažké pochopiť: umožňuje vám systematizovať údaje o objednávkach vedenia podniku vo vzťahu k podriadeným, ako aj optimalizovať prácu s nimi.
Aby boli informácie úplné, všetky objednávky bez výnimky týkajúce sa personálu podniku musia byť zaznamenané v denníku v chronologickom poradí.
Časopis v prípade potreby pomáha rýchlo nájsť potrebný poriadok a tiež v prípade zložitých sporov medzi zamestnávateľom a zamestnancom a postúpení prípadu na inšpektorát práce alebo na súd umožňuje potvrdiť alebo vyvrátiť zákonnosť určitého konania každého účastníka pracovného pomeru.
Čo je potrebné zaznamenať v dokumente
Aby dokument plnil svoju funkciu, zapisuje sa doň množstvo určitých údajov, medzi ktoré patrí dátum vystavenia každej objednávky, stručne podstata, celé meno zamestnanca a pod. Okrem toho musí mať denník dátum začiatku a dátum uzávierky.
V tomto prípade má organizácia právo samostatne rozhodnúť, či je potrebné viesť samostatné denníky pre každý typ zákazky alebo stačí, že všetky zákazky budú zapísané v jednom denníku.
Zodpovedný za údržbu
Zodpovednosťou za vedenie denníka zákaziek je spravidla vedúci/špecialista personálneho oddelenia, právny poradca alebo aj sekretárka, t.j. zamestnanca, ktorý je zodpovedný za prácu s dokumentáciou o personáli podniku.
V každom prípade by to mal byť zamestnanec, ktorý kontroluje tok personálnych dokumentov a má aj predstavu o tom, ako takéto dokumenty správne udržiavať.
Základné pravidlá pre návrh
Neexistuje jednotná jednotná forma denníka, takže zamestnanci spoločnosti si ho môžu vytvárať v ľubovoľnej forme alebo, ak má organizácia vypracovanú a schválenú šablónu dokumentu, podľa jej vzoru. V tomto prípade musí dokument obsahovať množstvo povinných údajov. Tie obsahujú:
- Obchodné meno;
- dátum otvorenia časopisu, dátum jeho ukončenia;
- pozícia, priezvisko, meno a priezvisko zamestnanca zodpovedného za jeho riadenie;
- doba uchovávania dokumentov.
Hlavná časť denníka je najlepšie naformátovaná ako tabuľka, ktorá by mala byť rozdelená do niekoľkých stĺpcov. Musíte do nich zadať:
- poradové číslo objednávky, dátum jej vystavenia;
- číslo dokladu, jeho typ, obsah;
- Celé meno a osobné číslo zamestnanca, ktorého sa to týka;
- podkladom pre vydanie objednávky.
V prípade potreby je možné tabuľku doplniť o ďalšie informácie, alebo naopak zmenšiť.
Na čo si dať pozor pri registrácii
Rovnako ako obsah časopisu, aj jeho dizajn je plne ponechaný na redakciu. Časopis môže byť vytvorený v jednoduchej ručnej alebo elektronickej forme. Navyše, ak je časopis vedený na počítači, nie je potrebné ho duplikovať v tlačenej forme. Ak vedenie spoločnosti považuje za potrebné udržiavať dokument v „živej“ podobe, potom môžete pre denník použiť jednoduché prázdne listy papiera aj hlavičkový papier spoločnosti.
DÔLEŽITÉ! V objednávke musí byť uvedená osoba zodpovedná za vedenie registra objednávok.
Pečiatku denníka je potrebné opečiatkovať len vtedy, ak je norma pre potvrdzovanie takýchto dokumentov pečiatkami zakotvená v miestnych predpisoch spoločnosti.
Typicky sú tieto časopisy dosť pôsobivé čo do objemu a majú desiatky strán. V takýchto prípadoch musia byť všetky listy denníka očíslované, spojené pevnou niťou, na vonkajšej strane musí byť napísaný dátum vytvorenia dokumentu a podpis zodpovednej osoby.
Ako a ako dlho uchovávať denník
Denník na evidenciu objednávok pre personál sa spravidla nachádza na personálnom oddelení spoločnosti na samostatnom mieste, kam nemajú prístup neoprávnené osoby.
Obdobie uchovávania dokumentov je určené buď legislatívou Ruskej federácie, alebo internými regulačnými dokumentmi podniku. Potom, čo časopis stratí svoju relevanciu, je naňho spoľahnutie.
Optimalizovaný systém toku dokumentov je jedným z najdôležitejších faktorov potrebných na zabezpečenie vysokokvalitných personálnych záznamov podniku. V tomto článku vám povieme o účtovaní objednávok v organizácii: je potrebné evidovať objednávky, v akej forme má byť kniha jázd zostavená a tiež analyzujeme hlavné chyby a odpovieme na bežné otázky k téme.
Prečo potrebujete denník objednávok?
Hlavnou úlohou Žurnálu je optimalizovať informácie o zákazkách pre maximálne pohodlie pri práci s dokumentmi. Tento cieľ sa dosahuje špeciálnym spôsobom vypĺňania Žurnálu:
- informácie v časopise sa zapisujú v chronologickom poradí;
- Časopis zoraďuje zákazky podľa druhu (informačné, administratívne) a oblastí činnosti spoločnosti (hlavné činnosti, personálne).
Ak teda máte denník, proces hľadania požadovanej objednávky zaberie veľmi málo času.
Je potrebné viesť denník?
Súčasná právna úprava neobsahuje priame pravidlá týkajúce sa povinného postupu pri vedení Vestníka. Pri objemnom toku dokumentov je však denník „nevyhnutnou“ nevyhnutnosťou. Koniec koncov, s jeho pomocou môže personalista optimálne systematizovať dokumenty za účelom jednoduchého použitia v budúcej práci.
Ďalšou výhodou vedenia Vestníka je dodatočné potvrdenie skutočnosti zverejnenia dokumentu do dátumu registrácie. Ak sa vyskytnú kontroverzné otázky, kedy dátum nadobudnutia platnosti objednávky nezodpovedá dátumu podpisu dokumentu, je dátum registrácie objednávky vo vestníku dodatočným potvrdením zákonnosti objednávok popísaných v objednávke.
Legislatívny rámec pre evidenciu dokumentácie
Ako je uvedené vyššie, súčasný zákon nevyžaduje, aby spoločnosti evidovali objednávky vo vestníku. Účtovanie objednávok zostáva v tomto smere na rozhodnutí vedenia spoločnosti, postup zadávania informácií do Vestníka, jeho formu a postup uchovávania si určuje každá spoločnosť samostatne. Zároveň existuje množstvo súčasných predpisov, ktoré poskytujú odporúčania týkajúce sa postupu pri vedení Vestníka.
| Nie | Normatívny akt | Popis |
| 1 | Vyhláška Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 558 z 25.8 | Dokument obsahuje úplný zoznam dokumentov vedených personálnou službou a tiež popisuje mechanizmus ich registrácie, podmienky uchovávania a postup zničenia. |
| 2 | Príkaz Spolkového archívneho úradu č.68 z 27.11.2000 | Objednávka schvaľuje aktuálne Pokyny, ktoré popisujú postup číslovania a indexovania objednávok a iných dokumentov podniku. Objednávky musia byť podľa dokumentu evidované podľa pravidiel priebežného číslovania. |
| 3 | GOST R 6.30-2003 | Dokument obsahuje všeobecné štandardy pre prípravu dokumentov (vrátane objednávok) a tiež poskytuje systém pre jednotnú organizáciu toku dokumentov. |
Organizácia účtovníctva objednávok
Ako číslovať objednávky v denníku
Pred zadaním informácií o objednávke do Vestníka by malo byť dokumentu pridelené individuálne číslo. Pre uľahčenie práce s dokumentmi a v súlade s aktuálnymi pokynmi sa používa nasledujúci systém číslovania a indexovania objednávok:
- Všetky zákazky by mali byť zoskupené podľa hlavných typov (hlavné činnosti, personálne, administratívne a ekonomické činnosti).
- Na základe typu zákazky je k číslu dokladu priradený index (OS - hlavná činnosť, LS - personálna, AHD - administratívne a ekonomické činnosti).
- Dokumenty sú číslované digitálne podľa pravidiel priebežného číslovania.
Podniky s veľkým počtom zamestnancov a veľkým množstvom dokumentov spravidla vyvíjajú ďalšie pravidlá kódovania a indexovania. Napríklad zákazky pre personál sa ďalej delia na zákazky na prijatie (Rr), prepustenie (Uv), preloženie na inú pozíciu (Per) atď.
Pre ďalšiu optimalizáciu toku dokumentov niektoré podniky číslovajú objednávky podľa dátumu registrácie (dátum objednávky na hlavnú činnosť je 14.07.2017, objednávka má číslo 140717 - OD).
Napriek tomu, že v tomto prípade je porušená zásada priebežného číslovania, tento mechanizmus prideľovania čísel nie je v rozpore s platnou legislatívou a možno ho použiť, ak je postup stanovený v interných regulačných dokumentoch spoločnosti.
Príklad č.1. Blank LLC má malý počet zamestnancov a používa spoločný systém číslovania a indexovania objednávok:
- priebežné číslovanie v súlade s chronológiou vydávania objednávok;
- indexovanie podľa typov dokumentov (OD, LS, AHD).
V 2. polroku 2017 vydal „Blank“ tieto príkazy:
- 07.17 bol v súlade s objednávkou prijatý ekonóm ako zamestnanec spoločnosti Blank LLC. Poradie má číslo 14-LS.
- 07.17 bol vydaný príkaz na otvorenie novej predajne (č. 15-OD).
- 07.17 boli príkazom č. 16-AHD určení pracovníci zodpovední za napojenie predajne na mestskú teplárenskú sieť.
Príklad č.2. JSC GlavStroy má veľký počet zamestnancov a používa špeciálny systém na číslovanie a indexovanie objednávok:
- číslo objednávky je pridelené v súlade s dátumom podpisu dokumentu;
- zákazky pre personál sú indexované špeciálnym spôsobom (nábor - PR, prepustenie - Uv, presun na inú pozíciu - Per).
V júli 2017 vydala spoločnosť JSC GlavStroy nasledujúce príkazy:
- 07.17 bol prijatý do pracovného pomeru technológ výrobnej haly (obj. č. 130717-PrR);
- 07.17 bol na vlastnú žiadosť odvolaný hlavný ekonóm odboru plánovania (obj. č. 140717-Uv);
- 07.17 bol preradený zamestnanec obchodného oddelenia na pozíciu vedúceho oddelenia (obj.č. 150717-Per).
Ako zostaviť denník objednávok
Vo všeobecnosti sa Denník objednávok zostavuje na obdobie jedného roka, to znamená, že sa doň zapisujú informácie o objednávkach, ktoré boli podpísané a nadobudli platnosť v priebehu kalendárneho roka. Ak hovoríme o veľkej spoločnosti s veľkým tokom dokumentov, potom je vhodné, aby takéto organizácie začali viesť nový vestník každých šesť mesiacov alebo štvrťročne.
Nový časopis by mal mať titulnú stranu s uvedením:
- názov podniku;
- názov dokumentu;
- dátumy začiatku a konca údržby denníka;
- Celé meno a funkcia osoby zodpovednej za vedenie časopisu.
Po uplynutí lehoty uvedenej na titulnej strane by mal byť dokument zviazaný v súlade so všeobecnými požiadavkami, konkrétne uviesť počet listov a zapečatiť ho.
Postup pri zadávaní údajov do Denníka zákaziek
Každý podnik má právo samostatne vytvárať a používať formulár vestníka. Dokument sa však spravidla vypĺňa vo forme tabuľky a obsahuje tieto údaje:
- Sériové číslo. Keďže denník zahŕňa chronologické zadávanie informácií a priebežné číslovanie, všetky objednávky uvedené v denníku musia mať svoje vlastné sériové číslo.
- Dátum dokumentu. V stĺpci sa uvádza dátum podpisu príkazu manažéra a nadobudnutia platnosti dokumentu. Tento dátum je kritériom zachovania chronologického záznamu.
- Číslo dokumentu. Objednávky sú očíslované podľa objednávky schválenej organizáciou. Celé číslo objednávky (vrátane indexu) sa zapíše do denníka.
- Popis dokumentu. Stĺpec poskytuje sumár objednávky (O vytvorení služby finančného monitoringu, Pri odoslaní na pracovnú cestu, O vydaní špeciálneho oblečenia).
- Zodpovedný za vykonanie. Text objednávky obsahuje údaje o osobe, ktorá je zodpovedná za vykonanie objednávky. Údaje o zodpovednej osobe (celé meno, funkcia) by sa mali preniesť do denníka.
- Známe osoby. V stĺpci musia byť uvedené informácie o osobách, ktoré je potrebné oboznámiť s objednávkou (napríklad všetci zamestnanci, zamestnanci konkrétneho oddelenia, osoby zastávajúce určité pozície, konkrétni zamestnanci - celé meno).
Vzorový protokol objednávky
V auguste 2017 vydala spoločnosť Globus LLC tieto objednávky:
- 08.17 – o vytvorení nového produktového radu;
- 08.17 – o zmenách personálnej tabuľky;
- 08.17 – o organizačných prácach súvisiacich s presťahovaním do novej kancelárie.
Objednávky sú očíslované podľa internej objednávky. Protokol objednávok má nasledujúci formát:
| Nie | Dátum dokumentu | číslo dokumentu | Obsah dokumentu | Zodpovedný za vykonanie | Pre informáciu |
| 48 | 03.08.17 | 84-OD | O vydaní nového produktového radu | Vedúci výrobného oddelenia Lubyanoy N.S. | Zamestnanci výrobných a obchodných oddelení |
| 49 | 12.08.17 | 85-LS | O zmenách v personálnej tabuľke | Vedúci oddelenia ľudských zdrojov G.D. Kukushkina | Všetci zamestnanci |
| 50 | 22.08.17 | 86-AHD | O organizačnej práci súvisiacej s presťahovaním sa do novej kancelárie. | Vedúci ekonomického oddelenia V.D Polenov | Zamestnanci oddelenia upratovania |
Osoby zodpovedné za výkon
V prípade používania Knihy objednávok vedenie organizácie určí osobu zodpovednú za jej vedenie, evidenciu, uchovávanie a evidenciu. Vo všeobecnosti je táto osoba zamestnancom HR oddelenia. Ak je denník vedený v malej spoločnosti, zodpovedným zamestnancom môže byť účtovník.
Osoba zodpovedná za vedenie dokumentu by mala byť uvedená v internom regulačnom dokumente (v postupe pri zaznamenávaní osobných údajov). Je vhodné uviesť nie celé meno konkrétneho zamestnanca, ale pozíciu, pretože v tomto prípade, keď je zamestnanec prepustený, jeho povinnosti prejdú na jeho nástupcu.
Časté chyby pri vytváraní denníka objednávok
Nižšie sa pozrieme na TOP 3 najčastejšie chyby, ktoré sa robia pri udržiavaní denníka objednávok.
Chyba #1. Postup vedenia Denníka objednávok nie je stanovený internými predpismi.
Chyba #2. Pre fyzického podnikateľa je povinné viesť Vestník.
Neexistujú žiadne povinnosti viesť Denník objednávok pre všetky spoločnosti a podnikateľov bez ohľadu na organizačnú a právnu štruktúru, oblasť činnosti, počet zamestnancov a pod. Potreba vedenia Vestníka pre individuálnych podnikateľov teda zostáva na rozhodnutí podnikateľa.
Chyba #3. Za vedenie denníka nie je zodpovedná žiadna osoba.
V internom dokumente upravujúcom všeobecné pravidlá vypĺňania a tvorby Vestníka musí byť uvedená osoba zodpovedná za vedenie dokumentu. Táto osoba je spravidla zástupcom personálnej služby, ale podľa uváženia vedenia môže byť zodpovednosť pridelená iným zamestnancom. Zodpovednému zamestnancovi sú určené povinnosti za návrh, kompletizáciu, skladovanie a zošívanie Vestníka.
Rubrika „Otázka a odpoveď“
Otázka č.1. Je možné viesť Vestník elektronicky?
Forma vedenia Vestníka, ako aj postup pri jeho vypĺňaní nie sú zákonom stanovené. Preto podľa uváženia organizácie môže byť denník vedený elektronicky. Podobu elektronického súboru a mechanizmus zadávania informácií doň vypracúva a schvaľuje spoločnosť individuálne. Elektronická forma Vestníka sa spravidla používa vo veľkých spoločnostiach a tých organizáciách, ktoré majú implementovanú elektronickú správu dokumentov. Tento formulár výrazne skracuje čas strávený vypĺňaním Žurnálu a následnou prácou s dokumentmi.
Otázka č.2. Je možné v Postupe vedenia personálnej evidencie uviesť celé meno zamestnanca zodpovedného za vedenie Vestníka?
Uvedenie celého mena konkrétneho zamestnanca ako osoby zodpovednej za vedenie Vestníka nie je v rozpore s platnou legislatívou. Tento spôsob menovania zodpovednej osoby však nie je najracionálnejší. Koniec koncov, keď je zamestnanec prepustený alebo preložený na inú pozíciu, organizácia bude musieť vykonať zmeny v postupe. V tomto prípade je vhodné uviesť konkrétnu pozíciu, na ktorú je zodpovednosť pridelená (napríklad vedúci špecialista na oddelení ľudských zdrojov).
Otázka č.3. Je možné evidovať objednávky nie v chronologickom poradí podpisu, ale do dátumu nadobudnutia platnosti?
Použitie tejto metódy nie je zakázané. V tomto prípade by sa do vestníka mal pridať stĺpec „Dátum nadobudnutia platnosti dokumentu“ a podľa tohto dátumu by sa malo použiť chronologické poradie. Prax však ukazuje, že takýto mechanizmus registrácie nie je najpohodlnejší a značne komplikuje vyhľadávanie a následnú prácu s dokumentmi.
Teória manažmentu tvrdí, že tri štvrtiny efektívnosti podniku závisí od kvality administratívy, ktorá zahŕňa prácu po prvé s personálom a po druhé s dokumentmi. Tieto dve stránky nomenklatúrnej činnosti sú do značnej miery prepojené a vzájomne sa ovplyvňujú. Zahŕňajú nielen schopnosť zadávať príkazy, ale aj možnosť overiť ich vykonanie.
Dobre napísaná objednávka, rovnako ako dobré literárne dielo, by mala pozostávať z troch hlavných bodov:
- Predmet príkazu je podkladom pre jeho vydanie a zoznam opatrení, ktoré sa majú vykonať.
- Čas vykonania - obdobie na vykonanie celej objednávky alebo lehoty na vykonanie každej položky samostatne.
- Exekútor je osoba zodpovedná za vykonanie a ten, kto vykonáva celkovú kontrolu nad realizáciou príkazu.
A ak chýba aspoň jeden z bodov, tak sa stráca zmysel samotného vydania príkazu aj kontrola nad jeho účinnosťou a efektívnosťou.
Na čo je to potrebné?
Aby bol celý tok dokumentov podniku pod kontrolou v jeho každodenných obchodných a ekonomických činnostiach, používajú sa registračné knihy. Z nich Hlavnými pre každú organizáciu sú denníky na zaznamenávanie objednávok a pokynov administratíva:
- personálom;
- o administratívnych a ekonomických otázkach;
- podľa hlavnej činnosti.
Manažéri malých podnikov sa často domnievajú, že nie je potrebné, aby pripravovali kopu dokumentov, ktoré sú podľa nich zbytočné. To môže platiť pre podniky s menej ako tromi zamestnancami. Ale vo všetkých ostatných prípadoch pri prvej kontrole zo strany daňovej inšpekcie orgány MPSVaR, ministerstva vnútra, dôchodkového fondu inšpektori môžu požadovať dokumenty zdôvodnenie a potvrdenie realizácie obchodných transakcií a výdavkov na ne.
A výsledky kontrol často priamo závisia od presnosti a dôslednosti vedenia internej dokumentácie podniku. Keď kontrolné orgány vidia právnu a ekonomickú kultúru podnikovej správy, kvalitnú a včasnú dokumentáciu, zvyčajne pristupujú zhovievavejšie k ostatným otázkam kontrolovanej činnosti.
Okrem toho sú základné pravidlá vedenia dokumentácie zakotvené v zákonoch a nariadeniach a sú povinné bez ohľadu na formu vlastníctva podniku.
Aké objednávky sa evidujú?
Ak je všetko viac-menej jasné, aký druh objednávok by sa mal evidovať v prvých dvoch knihách uvedených vyššie, potom tretia – „Denník evidencie objednávok pre kľúčové činnosti“ vyvoláva najviac otázok a nedorozumení medzi manažérmi malých podnikov: aké príkazy by sa mali evidovať? Ale objednávky, ktoré sú v nej zaznamenané, sú zásadné pre všetky objednávky zadané v ďalších dvoch knihách.
Samozrejme, hlavným predmetom týchto objednávok ktoré určuje organizačná a právna forma podniku a charakter jeho ekonomických činností, preto nie je možné poskytnúť konkrétne odpovede a odporúčania pre každý konkrétny prípad. Ale podľa prevládajúcich typov objednávok charakteristických pre každú organizáciu možno všetky ich typy podľa hlavnej činnosti definovať ako:
- Vymenovanie generálneho riaditeľa, hlavného účtovníka.
- Schválenie loga, knihy značiek, reklamného sloganu a pod.
- Zabezpečenie ochrany obchodného tajomstva.
- Schválenie alebo zmena štruktúry organizácie, vznik a likvidácia divízií.
- Schvaľovanie predpisov, pokynov, pravidiel a iných interných regulačných dokumentov.
- Schválenie personálneho obsadenia.
- Stanovenie prevádzkového režimu a vnútorných predpisov organizácie.
- Vykonávanie interných auditov a certifikácií.
- Plánovanie a monitorovanie kľúčových činností.
- Problémy financovania.
- Materiálno-technická základňa.
- Informačná a dokumentárna podpora.
Ale čo menovanie riaditeľa a hlavného účtovníka - to sú personálne otázky? Vymenovanie osôb kľúčového manažmentu podniku je však tiež predmetom hlavnej činnosti a musí byť zaznamenané v tomto denníku.
Prečo je potrebná registrácia?
Registrácia je forma evidencie skutočností vzniku, prijatia alebo odoslania určitých dokumentov v konkrétnom čase. Ako hovorí zákon, každý správny akt vrátane príkazu nadobúda účinnosť okamihom jeho zverejnenia alebo registrácie.
Zefektívnenie tohto účtovníctva nepochybne pomáha nielen pri správnej kontrole toku dokladov, ale je aj hlavným faktorom pri riešení akýchkoľvek problémov, sporov či nezhôd, ktoré vzniknú pri každodennej činnosti organizácie.
Interakcia s protistranami v ekonomických a finančných činnostiach je tiež do značnej miery regulovaná príkazmi a nariadeniami správy a môže slúžiť ako základ pre vedenie prípadov v arbitráži alebo na súde. Samozrejme, všetky príkazy musia byť vydané v prísnom súlade so zákonom a tie, ktoré mu odporujú, nebudú mať právnu silu.
Príkazy o menovaní riadiacich orgánov im dávajú právo vykonávať hospodársko-právnu činnosť, podpisovať právne a účtovné dokumenty. Príkazy o štruktúre organizácie a personálnom obsadení určujú zodpovednosť každého oddelenia a konkrétneho zamestnanca.
Interné regulačné dokumenty upravujú základné pravidlá vnútorných predpisov a kontroly. Objednávky na financovanie, materiál a iné zabezpečenie sú základom pre vedenie správneho účtovníctva a zdanenia.
Aj zdanlivo nezvyčajné zákazky, akými sú Objednávky na uniformu, na financovanie neziskových aktivít, na charitu a iné, zapísané do tohto denníka, poslúžia ako odôvodnenie pri kontrolách na zdôvodnenie rôznych dodatočných výdavkov. A napríklad nariadenie o opatreniach v núdzových situáciách pomôže vyhnúť sa materiálnym a ľudským stratám v prípade požiaru, záplav, zemetrasenia atď.
Zákony o archivácii v Ruskej federácii určujú rôzne doby uchovávania podnikovej dokumentácie. A práve tento dôvod je jedným z tých, ktoré určujú rozdelenie rôznych typov dokumentov do rôznych registratúrnych kníh.
Najkratšiu trvanlivosť majú teda zákazky na administratívnu a ekonomickú činnosť – 5 rokov. A zákazky pre personál majú už 75 rokov. Objednávky na hlavné činnosti musia byť uchovávané nepretržite počas celej existencie podniku.
Pravidlá plnenia
Určitá prax sa však vyvinula pri vypĺňaní denníka objednávok pre hlavnú činnosť formulára, pričom sa stanovuje toto poradie stĺpcov:
- Evidenčné číslo je poradové číslo v rámci aktuálneho kalendárneho roka.
- Dátumom objednávky je kalendárny dátum, kedy bol dokument podpísaný.
- Názov alebo stručný obsah definujúci predmet objednávky.
- Zodpovedný za vykonanie – celé meno osoby, ktorá je poverená kontrolou nad vykonaním objednávky.
- Poznámky - rôzne informácie k téme a realizácii objednávky.
- Okrem nich môžu existovať ďalšie stĺpce, ktoré sú podľa názoru správy v tejto konkrétnej organizácii potrebné.
Denník sa spravidla uchováva jeden kalendárny rok a na začiatku nasledujúceho sa otvára nový a začína sa číslovanie odznova. Iný postup účtovania však môže určiť vnútorný poriadok konateľa. Odporúča sa, aby sa poznámky robili v jednej farbe atramentu: modrej alebo čiernej. Zásobník musí byť očíslovaný a zošitý.
Na obale musíte uviesť obdobie, počas ktorého sa vedie, a informácie o osobe zodpovednej za jeho vyplnenie. Na poslednej strane je celkový počet listov. Na vedenie denníka musí byť vymenovaná zodpovedná osoba, zvyčajne sekretárka-referent.
Ak každý zamestnanec podniku pevne pozná rozsah svojich povinností, má jasné predstavy o internej interakcii oddelení a zamestnancov a bez váhania koná v súlade s požiadavkami administratívy v akejkoľvek predvídateľnej a nepredvídateľnej situácii, takýto pracovný postup je stanovený vedením organizácie poslúžia jej finančnému aj obchodnému úspechu.
Ako vytvoriť log objednávok HR v programe 1C je popísané vo videu.
Vedenie personálnej dokumentácie v prvom rade znamená veľkú zodpovednosť. Spolu s tým si zhromažďovanie, analýza a evidencia dokumentácie zákazkového charakteru vyžaduje zvýšenú koncentráciu a prísne dodržiavanie zákona. Časopisy súvisiace s personálnou prácou sú v podstate základom riadenia všetkých personálnych záznamov.
Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, no každý prípad je individuálny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:
Je to rýchle a ZADARMO!
V tejto súvislosti môžu určené časopisy podliehať systematickým kontrolám rôznych regulačných orgánov. Správne vyhotovenie personálnej dokumentácie má navyše priamy vplyv na jej právny význam a osobne sa dotýka každého zamestnanca organizácie. Dá sa povedať, že kým dokument nie je riadne zaregistrovaný, v skutočnosti neexistuje.
Slovo legislatívy
Personálni pracovníci spravidla vypracúvajú niekoľko rôznych denníkov, v ktorých zaznamenávajú objednávky rôzneho druhu. Napríklad jeden denník môže obsahovať zákazky výlučne pre personál. Iný denník môže zobrazovať objednávky na aktivity podniku. Existuje aj prax registrovať časopisy len na dovolenky alebo výpovede.
Všeobecne akceptovaná forma denníka zákaziek obsahuje všetky kľúčové stĺpce v personálnej praxi. Ako rezervné stĺpce môžu byť prázdne stĺpce, ktoré v prípade potreby vyplnia zodpovedné osoby podľa vlastného uváženia
Neexistuje jednotná forma denníka na evidenciu objednávok, ktorá by bola schválená zákonom.
V tejto súvislosti bude nižšie v texte uvedený vzorový protokol zákaziek. Okrem toho si organizácie môžu vytvoriť svoj vlastný návrh formulára denníka.
V závislosti od aktuálnej situácie majú zamestnávatelia okrem všeobecne uznávaných stĺpcov právo pridať ďalšie stĺpce. Napríklad „F.I.O. alebo postavenie zamestnanca, na ktorého sa príkaz vydáva“, „kto potvrdzuje príkaz“, „základ príkazu“, „personálne číslo zamestnanca“, „vykonateľ príkazu“, „kde príkaz sa prenáša“, „pozícia a celé meno. osoba, ktorá vykonala príslušný záznam."
regulačnej politiky
Na základe príkazu Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558 bol schválený Zoznam dokumentov, ktoré vznikajú v procese činnosti podniku. Jedným z kľúčových ustanovení tohto regulačného aktu je stanovenie lehôt uchovávania. V súvislosti s knihami jázd, ktoré sú spojené s administratívnou dokumentáciou vo vzťahu k personálu, boli poskytnuté dve rôzne obdobia, 5 a 75 rokov.
Poradie číslovania objednávok nie je upravené zákonom ani Zoznamom. Pričom podľa Štandardného návodu na kancelársku prácu, ktorý bol schválený nariadením Spolkového archívu z 27. novembra 2000 č. 68, sa zákazky číslujú postupne, avšak v rámci kalendárneho roka. Okrem toho pokyny uvádzajú potrebu samostatného číslovania zákaziek pre kľúčové činnosti, ako aj zákaziek pre pracujúci personál.
Je potrebné viesť?
Ako už bolo spomenuté, nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558 bola schválená lehota na uchovávanie registračných protokolov, ktoré súvisia s administratívnou dokumentáciou.
Z toho vyplýva, že vedenie knihy jázd je povinné.
Čo tak elektronický formulár?
Právne predpisy neobsahujú ustanovenia o povinnom vedení časopisov v papierovej forme vrátane osobitných podmienok na ich registráciu. Špeciálne podmienky znamenajú číslovanie, certifikáciu pečaťou a viazanie časopisov.
Z tohto dôvodu je povolené viesť registračný denník v elektronickej forme.
Okrem toho, ak sa podľa postupu prideľujú čísla objednávok automaticky počas ich tvorby v programe 1C, potom nie je potrebné udržiavať takýto denník v papierovej forme.
Typy protokolov objednávok so vzorkami
Dnes rôzne HR oddelenia používajú tieto formy denníkov:
- Na recepcii, transfere, kalkulácii personálu.
- O poskytovaní dovoleniek.
- O cestovaní zamestnancov.
- O odmenách a disciplinárnych sankciách.
Vzorový denník na evidenciu objednávok na zamestnanie:
Metodológia
Hlavné fázy organizácie kancelárskej práce sú:
- Organizácia toku dokumentov, t.j. optimálny pohyb pripravenej dokumentácie v rámci podniku.
- Dokumentácia ekonomických a administratívnych činností.
- Zabezpečenie uchovávania dokumentácie.
Štandardný postup prípravy dokumentov zahŕňa účasť mnohých zamestnancov podniku. Za prácu v kancelárii a jej organizáciu zodpovedá služba kancelárskej práce. Okrem toho je tento názov podmienený av závislosti od veľkosti podniku alebo funkcií, ktoré sú mu pridelené, môže ísť o všeobecné oddelenie alebo kanceláriu.
V malých organizáciách je táto funkcia zvyčajne pridelená tajomníkovi. V počiatočnej fáze je potrebné stanoviť jednotné pravidlá pre prácu s dokumentáciou. Na vyriešenie tohto problému by bolo vynikajúcim riešením zahrnúť ich do pokynov. Nemali by sme zabúdať, že modernú administratívnu prácu do značnej miery určuje samotný podnik, zatiaľ čo predpisy majú skôr odporúčací charakter.
Na založenie kancelárskej práce je preto potrebné vypracovať dva základné dokumenty:
- Návod na prácu v kancelárii. Stanovený miestny zákon by mal odrážať všetky vnútroorganizačné pravidlá pre prácu a manipuláciu s dokumentáciou. V prípade, že podnik ešte nevytvoril svoje vlastné pravidlá na vykonávanie administratívnej práce alebo sa vývoj pokynov v tejto fáze javí ako nevhodný, môžete dočasne použiť príslušné ustanovenia.
- Nomenklatúra prípadov. Uvedený systematický zoznam dokumentov zobrazuje ich účtovanie podľa lehôt uloženia a slúži na účely následného presunu do archívu alebo na zničenie.
Pozrite si video o tom, ako vytvoriť návod na prácu v kancelárii:
Je potrebné poznamenať, že všetky objednávky týkajúce sa personálu sa zaznamenávajú do denníka. Titulná strana časopisu slúži na napísanie celého názvu dokumentu. Treba si uvedomiť, že názov sa píše veľkými písmenami. Potom je uvedený názov spoločnosti.
Vo veľkých organizáciách je vhodnejšie vytvárať počet časopisov zodpovedajúci počtu relevantných služieb alebo oddelení.
Na titulnej strane je uvedený aj dátum skutočného vyhotovenia dokumentu.Časopis je očíslovaný a prešitý, potom je zapečatený podpisom riaditeľa a pečiatkou podniku. V ideálnom prípade bude registračný denník zapečatený pečaťou s číslom. V tomto prípade však musí byť jeho číslo zapísané do denníka, inak nie je možné považovať denník za zapečatený.
Zodpovedné osoby
Vo vzťahu k hlavnej činnosti podniku objednávky v mene riaditeľa pripravujú vedúci oddelení divízií. Ak existuje otázka riešenia zložitého problému, manažér môže vytvoriť špeciálnu komisiu, ktorá bude pozostávať z multidisciplinárnych špecialistov. Ale keďže úlohy nie sú len základné, ale aj operatívne, príkazy musia byť klasifikované.
Môžete ponúknuť túto možnosť:
- Objednávky na kľúčové činnosti. Takéto príkazy sa vydávajú v rámci plnenia organizačných úloh.
- Objednávky na administratívnu činnosť.
Objednávky vo vyššie uvedených oblastiach podliehajú samostatnej registrácii. Inými slovami, túto dokumentáciu je potrebné uchovávať oddelene. Dôvodom je skutočnosť, že doba uchovávania dokumentácie súvisiacej s administratívnymi úkonmi je 5 rokov. Zatiaľ čo dokumenty o hlavných činnostiach musia byť trvalo uchovávané. Registračný denník patrí do kategórie dokumentov určených výlučne na interné použitie.
Postup oboznámenia sa s registračným denníkom prebieha výlučne v prítomnosti osoby, ktorá je zodpovedná za jeho prípravu. Okrem toho by sa denníky mali pravidelne poskytovať vedúcemu oddelenia. Je to potrebné na vykonanie preskúmania prijatých rozhodnutí, ako aj na vyhodnotenie personálnej výkonnosti oddelenia.
Registračný denník vedie počas registračného obdobia osoba, ktorá je zodpovedná za jeho vedenie. Ak sa časopis minie, na titulnej strane sa o tom uvedie poznámka.
Povinné stĺpce
Ako už bolo spomenuté, neexistuje žiadna legálne schválená forma denníka, ktorá by organizácii umožnila vytvoriť si ho samostatne. Preto je dovolené používať grafy odporúčané odborníkmi.
Konkrétne:
- č. (číslo záznamu),
- dátum objednávky;
- číslo objednávky;
- druh objednávky, jej stručný obsah;
- CELÉ MENO. zamestnanec;
- Personálne číslo;
- podklad pre vystavenie objednávky.
Medzi ďalšie stĺpce patria najmä:
- kto podpísal objednávku,
- kto je vykonávateľom príkazu;
- kde bola objednávka odoslaná;
- potvrdenie o prijatí (podpis, dátum);
- poznámka o postúpení prípadu;
- pozícia, celé meno osoba, ktorá zadáva (registruje objednávku);
- Poznámka.
Stáva sa, že v denníku nie je uvedený stĺpec „Poznámka“. V tomto prípade si musíte urobiť poznámku podobnú tej, ktorá je zobrazená v zošite („záznam č. ___ v stĺpci č. ___ je neplatný“) a potom uviesť nové údaje.
Príklad vyplnenia
Pozrime sa na príklad na vyplnenie hlavnej časti denníka pomocou príkladu objednávok pre personál:
|
Nie |
Dátum objednávky |
Číslo objednávky |
Typ objednávky |
CELÉ MENO. zamestnanca |
Tab. číslo |
Základňa |
|
Nábor |
Polozova Tatyana Viktorovna |
Dohoda o pracovnej činnosti č.14 zo dňa 13.7.2014 |
||||
|
16.07.2014 |
118 koní |
Prepustenie |
Kuzin Andrej Sergevič |
Pridať. dohoda č.2 zo dňa 12.07.2014 k pracovnej zmluve č.11 zo dňa 10.03.2012 |
||
|
18.07.2014 |
119 koní |
Prestup na inú prácu |
Sorokina Mária Alexandrovna |
Aplikácia, pridajte. Dohoda č.2 zo dňa 12.07.2014 k pracovnej zmluve č.11 zo dňa 10.03.2012 |
Čas použiteľnosti
Je potrebné pripomenúť, že na základe príkazu Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558 je doba uchovávania evidenčného denníka stanovená na 75 rokov.
Tento typ denníka zvyčajne zobrazuje nasledujúce objednávky:
- o nábore;
- o preklade;
- o povinnosti;
- o mzdách;
- o kombinovaní profesií;
- o prepustení zamestnanca;
- o pokročilom vzdelávaní;
- o personálnych stimuloch;
- o všetkých typoch dovoleniek;
- o zmene priezviska zamestnanca;
- o dlhých služobných cestách.
Iný denník, ktorý má dobu uchovávania 5 rokov, zvyčajne zobrazuje nasledujúce objednávky:
- o disciplinárnych sankciách;
- na jednoročných a výchovných listoch;
- o povinnosti;
- o krátkych služobných cestách.
Človek, ktorý na pracovnej ceste ochorie, môže počítať s odškodným. Čítať o
Kedy sa vracia DPH z rozpočtu? Všetky informácie
Text obchodného návrhu na dodanie tovaru musí byť premyslený do najmenších detailov. Príklad nájdete v tomto
Retroaktívne objednávky: spôsoby registrácie
Vzhľadom na to, že registračný denník je zošitý a očíslovaný, potom je podpísaný riaditeľom a zapečatený pečiatkou podniku, spätné zapísanie objednávky do takéhoto denníka je vylúčené. Ako však ukazuje prax, vznikajú rôzne situácie, ktorých riešenie je často zaujímavé pre obe strany, t. j. zamestnávateľa aj zamestnanca podniku. Na tomto základe niekedy dochádza k nútenému porušeniu postupu registrácie.
Zvážme niekoľko možných možností.
- Ak v podniku nedôjde k ďalšej evidencii objednávok, potom je možné objednávku vykonať spätne.
- Ak má spoločnosť ďalšiu registráciu, môžete urobiť poznámku adresovanú manažérovi s vysvetlením dôvodov a zaregistrovať objednávku s aktuálnym dátumom. Druhá možnosť je dobrá, pretože v prípade kontroly vysvetlivka zdôvodní regulačným orgánom aktuálny stav. Preto, ak je potrebné zadať objednávku v „minulom období“, v praxi sa používa vydanie objednávky pod zlomkom (11/1-P) alebo pod iným indexom.
Písmeno indexovej abecedy nemá právny význam. Jeho použitie však zjednodušuje prácu personalistu. Okrem toho v prípade možného dopytu regulačných orgánov na príkazy vydané podnikom je žiaduce, aby sa dátumy vydania príkazov zhodovali so skutočnými udalosťami. Tento prístup zabráni zvýšenému záujmu zo strany kontrolných úradníkov.
Čo sa týka umelej opravy chýb, tu možno odporučiť len výmenu tých dokladov, ktoré sa neprekrývajú s inými zákazkami, najmä tých, ktoré sa nahradiť nedajú.
Chronológia udalostí je v prvom rade potrebná pre samotného zamestnávateľa. Napríklad v prípade, ak dôjde k úrazu so zamestnancom, ktorý je mimo územia podniku. Za takýchto okolností je základným spôsobom eliminácie problémov „Sekvenčná objednávka“ s podpisom zamestnanca, ktorý uvádza, že je s objednávkou oboznámený. V prípade vyšetrovania nehody neexistuje lepšie preventívne opatrenie, najmä ak ide o rizikové činnosti.
PRIHLÁŠKY A VOLANIA PRIJÍMAME 24/7 a 7 dní v týždni.
Evidencia objednávok a pokynov od manažmentu v jednom denníku je pohodlný spôsob vedenia zoznamu internej dokumentácie podniku. Hlavným účelom vedenia tohto denníka je systematizácia informácií o vydaných objednávkach, zjednodušenie kontroly ich realizácie a v prípade potreby rýchle vyhľadanie potrebného dokumentu.
Vývoj formulára na registráciu objednávok pre zamestnancov sa vykonáva v každom podniku individuálne. Ako príklad na jeho prípravu môžete použiť vzorky ponúkané na použitie inými spoločnosťami.
Organizácia spravidla zabezpečuje registráciu a systematizáciu nielen objednávok, ale aj iných dokumentov. Napríklad účtovanie pracovných kníh, evidencia cestovných potvrdení a platobných príkazov sa vykonáva vo formulároch denníka špeciálne navrhnutých pre ne.
Ako zostaviť denník na registráciu objednávok pre personál
Povinným prvkom objednávky je číslo, ktoré musí byť jedinečné a zaznamenané v denníku. Číslo môže obsahovať nielen čísla, ale aj písmená. Písmenové označenia spravidla označujú typ objednávky alebo určujú, či objednávka patrí do jednej zo štrukturálnych divízií spoločnosti. Každý podnik môže prísť s vlastným kódovaním, ktoré pomôže rýchlo sa orientovať v dokumentácii. Napríklad v prípade príkazov, ktoré sa vypracúvajú pri posielaní zamestnancov na dovolenku, sa môže najskôr objaviť písmeno „O“, písmeno „B“ môže znamenať príkazy obsahujúce disciplinárnu sankciu a kombinácia písmen „KM“ môže označovať príkazy na odoslanie. zamestnancov na pracovnej ceste.
Zamestnanec personálneho oddelenia alebo kancelárskej práce (office manager, sekretárka) môže vypracovať a viesť denník objednávok.
Štandardné stĺpce vo forme knihy jázd na evidenciu objednávok pre personál sú:
- Číslo objednávky a dátum jej schválenia;
- Podstata objednávky (jej obsah);
- Celé meno osoby, ktorá dokument podpísala;
- Celé meno osoby, ktorá je účinkujúcim;
- Zoznam osôb, ktoré sa musia oboznámiť s objednávkou;
- Podpis zodpovednej osoby potvrdzujúci prijatie objednávky;
- Značka, ktorá potvrdzuje, že objednávka bola odoslaná do prípadu.
Akákoľvek vzorka odobratá ako základ pre vypracovanie knihy jázd na evidenciu objednávok personálu môže byť upravená podľa potrieb podniku.
Načítava...
