hyrëse. Përshkrimi i përgjithshëm i proceseve tipike në kompani
Çdo kompani përbëhet nga shumë procese biznesi: nga menaxhimi strategjik dhe financiar deri te planifikimi i detajuar i proceseve të prodhimit dhe menaxhimi i cilësisë së mallrave/shërbimeve të prodhuara.
Çdo kompani ka shkallën e vet të formalizimit të proceseve.
Në disa kompani, proceset nuk zyrtarizohen dhe funksionojnë "sipas dëshirës", ndërsa në të tjera, zyrtarizohen dhe zhvillohen rregullore të rrepta, duke theksuar fazat e punës, përgjegjësitë e punës dhe fushat e përgjegjësisë.
E gjitha varet nga madhësia e kompanisë, vëllimi i punës dhe shkalla e kontrollit të kërkuar.
Për të arritur suksesin e kompanisë, për t'u përshtatur shpejt me një treg në ndryshim, për të siguruar cilësinë e punës dhe shpejtësinë e ofrimit të shërbimit, është e nevojshme të kontrollohen aktivitetet e kompanisë, si në planin operacional ashtu edhe në atë afatgjatë.
Çdo menaxher kompanie, dhe aq më tepër një pronar biznesi, duhet të kuptojë performancën e kompanisë dhe punonjësve të saj. Në të njëjtën kohë, nuk duhet të harrojmë se përveç detyrave të përditshme "aktuale", është gjithashtu e nevojshme të kryhen detyra që synojnë arritjen e qëllimeve strategjike të kompanisë.
Qëllimet strategjike të kompanisë mund të përshkruhen si në formë të zgjeruar dhe të përpunuara në detaje. Në çdo rast, çdo qëllim duhet të jetë i matshëm dhe i arritshëm.
Për të zbatuar dhe gjurmuar treguesit financiarë dhe jofinanciar të arritjes së qëllimeve strategjike, zakonisht përdoret një kartë e balancuar e rezultateve (BSC), e cila nga ana tjetër përdor një grup treguesish KPI për të matur performancën dhe shkallën e arritjes së qëllimeve të përcaktuara.
KPI. përshkrim i përgjithshëm
Sipas standardit të sistemit të menaxhimit të cilësisë (ISO 9000:2008. Sistemet e menaxhimit të cilësisë. Bazat dhe fjalori) :
KPI (Treguesit kryesorë të performancës) - këta janë tregues kryesorë të efikasitetit dhe efektivitetit, me efikasitet të përcaktuar si raport i burimeve të shpenzuara dhe rezultateve të arritura dhe efektiviteti si shkalla në të cilën arrihen rezultatet e planifikuara.
Sistemi KPI është i zbatueshëm në çdo fushë të aktivitetit dhe synon menaxhimin e kompanisë për të monitoruar efikasitetin dhe efektivitetin e aktiviteteve.
Zbatimi i një sistemi KPI në një kompani do të lejojë:
Menaxhoni performancën e kompanisë në tërësi dhe monitoroni arritjen e qëllimeve strategjike të kompanisë
Vlerësoni performancën e kompanisë, departamenteve dhe punonjësve të veçantë në perspektivën operacionale dhe afatgjatë
Identifikoni modelet e zhvillimit si të biznesit në tërësi ashtu edhe të proceseve individuale të biznesit
Siguroni motivimin e punonjësve për të arritur qëllimet strategjike të kompanisë
Rritni besnikërinë e punonjësve dhe siguroni një sistem efektiv shpërblimi
Rritja e besnikërisë dhe kënaqësisë së klientit me cilësinë e mallrave/shërbimeve të ofruara
Ulja e kostos së proceseve të biznesit dhe kostos së produkteve
Treguesit e vonuar = treguesit e rezultatit. Përdoret për të monitoruar rezultatet e performancës dhe për të arritur qëllimet në fund të periudhës raportuese. Ata përcaktojnë drejtimin strategjik të aktivitetit, atë që kompania dëshiron të arrijë në fund të periudhës raportuese.
Treguesit kryesorë = operacional. Treguesit kryesorë përdoren për të monitoruar aktivitetet operacionale të punonjësve për arritjen e mëtejshme të treguesve të vonuar, d.m.th. treguesit për arritjen e qëllimeve të përcaktuara në fund të periudhës raportuese.
Treguesit mund të zhvillohen në lidhje me qëllimet e organizatës, me qëllimet e departamenteve, me proceset e biznesit, me funksionet dhe fushat e përgjegjësisë së punonjësve në përputhje me përshkrimet e tyre të punës.
Për kompanitë që operojnë në fusha të ndryshme biznesi, çdo fushë biznesi zhvillon grupin e vet të treguesve të KPI. Për shembull, në këtë mënyrë ju mund të monitoroni aktivitetet e degëve dhe përputhjen e tyre me qëllimet e kompanisë në tërësi.
Gjatë zhvillimit të ndonjë treguesi, është e nevojshme të identifikohet personi përgjegjës për zbatimin e këtij treguesi. Nëse treguesi është për kompaninë në tërësi, drejtori i përgjithshëm mund të emërohet si personi përgjegjës, i cili nga ana e tij do të përshkruajë qëllimet dhe objektivat më të detajuara për punonjësit e tij vartës. Në mënyrë të ngjashme për qëllimet e divizioneve.
Kërkesat themelore për treguesit:
Treguesit duhet të stimulojnë punën e punonjësit
Treguesit duhet të jenë të përcaktuar qartë dhe të matshëm
Treguesit duhet të jenë realistë dhe të arritshëm
Treguesit duhet të shpërndahen në përputhje me fushat e përgjegjësisë së punonjësve
Gjatë zhvillimit të KPI-ve, rekomandohet të përdorni jo më shumë se 10 tregues kryesorë, të cilët do të shmangin mbingarkimin e menaxhimit me treguesit e planifikimit dhe ndjekjes. Për të motivuar punonjësit, është e zakonshme të përdoren 3-5 tregues KPI.
Zhvillimi i një sistemi të treguesve të KPI kryhet në mënyrë gjithëpërfshirëse për të gjithë kompaninë në tërësi dhe përbëhet nga fazat e mëposhtme:
Fillimi i projektit
Zhvillimi i metodologjisë
Zhvillimi i sistemit KPI
Fillimi i projektit
Çdo projekt fillon me fillimin: një studim paraprak, vlerësim fizibiliteti, koordinim dhe miratim i projektit, formim i personave përgjegjës dhe rekrutim i ekipit të projektit.
Zhvillimi i metodologjisë
Për të zhvilluar KPI-të, është e nevojshme të zhvillohet një metodologji për të siguruar që KPI-të janë në përputhje me qëllimet e kompanisë dhe strukturën organizative.
Gjatë zhvillimit të metodologjisë, kryhen sa vijon:
Formalizimi dhe optimizimi i strukturës organizative
Përcaktimi i listës së pozicioneve për të cilat do të përdoret sistemi i KPI
Përcaktimi i treguesve kryesorë të KPI, procedura për llogaritjen dhe peshat e tyre, duke marrë parasysh qëllimet strategjike të kompanisë dhe modelin motivues të miratuar
Përkufizimi i formularëve të raportimit
Formimi i rregulloreve për planifikimin, zbatimin dhe kontrollin e KPI-ve
Zhvillimi, koordinimi dhe miratimi i një modeli motivues për pozicionet e përzgjedhura, duke marrë parasysh KPI-të
Rezultati i kësaj faze do të jetë një metodologji e zhvilluar mirë me tregues të KPI-së dhe dokumente rregullatore të zhvilluara.
Zhvillimi i sistemit KPI
Për të monitoruar dhe kontrolluar aktivitetet e kompanisë, është e nevojshme krijimi i një sistemi të unifikuar informacioni.
Fazat kryesore të zhvillimit, konfigurimit dhe zbatimit të sistemit KPI:
Shkrimi i specifikimeve teknike
Zhvillimi dhe konfigurimi i sistemit
Testimi i sistemit
Trajnimi i përdoruesit
Vënia në funksion e sistemit KPI
Rezultati i kësaj faze do të jetë formimi i një sistemi të unifikuar KPI, duke siguruar një depo të unifikuar të treguesve të menaxhimit, mbledhjen dhe analizën e KPI-ve për kompaninë.
Shembuj të treguesve të performancësNë varësi të qëllimeve të kompanisë, përdoren qasje të ndryshme gjatë zhvillimit të treguesve të KPI, por mund të identifikohet një parim i përgjithshëm për zhvillimin e treguesve: së pari ne përcaktojmë qëllimin e biznesit, dhe më pas formojmë treguesit.
Si shembull, merrni parasysh qëllimin e kompanisë: Nga 1 janari 2014 deri më 31 dhjetor 2014, rritni shitjet me 10% në muaj. Kështu, treguesit për Punonjësin e Departamentit të Shitjeve gjenerohen menjëherë:
|
Indeksi |
Llogaritja |
Një koment |
|
Vëllimi i planifikuar i shitjeve për muajin aktual |
Vëllimi aktual i shitjeve të muajit të kaluar + 0.1 (10%) * Vëllimi aktual i shitjeve të muajit të kaluar |
Përdoret gjithashtu për të siguruar që punonjësi të shohë vlerën aktuale të synuar të planit të shitjeve për periudhën |
|
Vëllimi aktual i shitjeve bazuar në rezultatet e muajit raportues |
Llogaritur ose manualisht ose automatikisht |
|
|
Norma e rritjes së vëllimit të shitjeve % (mujore) |
(Vëllimi aktual i shitjeve bazuar në rezultatet e muajit raportues * 100% / Vëllimi i planifikuar i shitjeve për muajin aktual) – 100% |
Ne marrim përqindjen aktuale të rritjes/uljes së vëllimit të shitjeve |
|
Vlerësimi mujor i zbatimit të planit të shitjeve |
Nëse > ose = 10% |
Qëllimi është përmbushur në përputhje me standardin, punonjësit i jepet një bonus |
|
Nëse Norma % e rritjes së vëllimit të shitjeve < 10% |
Qëllimi nuk është arritur. Është e nevojshme të zbulohen dhe eliminohen arsyet e mospërmbushjes së planit. |
Shembuj të treguesve të mundshëm:
| Personi përgjegjës | Indeksi | Synimi |
| Drejtues të lartë, drejtues | EBIT (fitimet para interesit dhe taksave), Fitimet para interesit dhe taksave | Rritja e fitimeve të kompanisë, vlerësimi i përfitimit të biznesit, sistemi i motivimit të menaxhimit |
| Fitimi bruto, niveli i rentabilitetit, raporti i fitimit bruto ndaj shitjeve totale | ||
| Menaxherët | Numri i klientëve të rinj gjatë periudhës | Plotësimi i planit të shitjeve, motivimi, llogaritja e bonuseve |
| Vëllimi mesatar i shitjeve | ||
| Shuma mesatare e çekut | ||
| Asnjë refuzim për porositë | Rritja e besnikërisë së klientit, përmirësimi i cilësisë së shërbimit, rritja e vëllimit të shitjeve, motivimi, llogaritja e bonuseve | |
| Punonjësi i departamentit të personelit (departamenti i HR) | Shkalla e humbjes së stafit, raporti i numrit të punonjësve të pushuar nga puna me numrin mesatar të përgjithshëm të punonjësve për periudhën | Reduktimi i daljeve të personelit, motivimi, llogaritja e bonuseve |
| punonjësit e kompanisë | Performanca e punonjësve bazuar në një listë të detyrave operacionale dhe afatgjata | Përmirësimi i efikasitetit të punës së çdo punonjësi të kompanisë |
Për vlerësimin e mëtejshëm të treguesve, përdoret raporti plan/aktual.
Për të menaxhuar performancën, kompanitë optimizojnë dhe automatizojnë proceset e biznesit, zbatojnë zgjidhje CRM, SCM, EAM, PLM dhe ERP, të cilat gjithashtu lejojnë llogaritjen e treguesve të KPI të biznesit.
Për të ndërtuar një sistem të unifikuar KPI, ata organizojnë një ndërveprim të përgjithshëm integrimi midis të gjitha sistemeve të informacionit të kompanisë, ose zbatojnë softuer të specializuar.
Duhet të theksohet se një kompani zakonisht ka shumë sisteme informacioni dhe zbatimi dhe vendosja e flukseve të informacionit të integrimit nga fundi në fund është një nga detyrat e rëndësishme, por edhe më të shtrenjta.
Opsioni më ekonomik është zbatimi i softuerit shtesë të specializuar me konfigurim minimal të ndërveprimit të nevojshëm të integrimit.
Si shembull, le të shohim softuerin e specializuar "ELMA KPI", çfarë bën dhe pse është i nevojshëm.
Sistemi është krijuar për të përmirësuar efikasitetin e kompanisë përmes zbatimit dhe monitorimit të zbatimit të qëllimeve dhe objektivave të përcaktuara.
Sistemi mbështet qasjen klasike për zhvillimin e një sistemi KPI sipas Norton dhe Kaplan:
Për secilin tregues, përcaktohet personi përgjegjës, shkalla, vlera e paracaktuar, metodat e mbledhjes dhe analizimit të vlerave, nevoja për koordinim, miratim dhe kontroll të rezultateve të punës dhe llogaritja e kostove të punës.
Përdorimi i një sistemi të unifikuar të menaxhimit
Formimi gjithëpërfshirës i qëllimeve dhe objektivave për të gjithë kompaninë, i lidhur me treguesit e performancës për zbatimin e tyre
Organizimi i reagimeve për çdo detyrë dhe çdo tregues
Përfaqësimi vizual i statusit të zbatimit të qëllimeve dhe objektivave strategjikë me aftësinë për të shpuar në nivelin e një punonjësi specifik
Përdorimi i treguesve të gatshëm të menaxhimit, raporteve dhe grafikëve
Koncepti i përgjithshëm i punës në sistemin ELMA KPI është si më poshtë:
Le të shqyrtojmë aftësitë e sistemit:
Menaxhimi i qëllimeve strategjike të kompanisë
Menaxhimi i ngjarjeve
Formimi i detyrave SMART
Menaxhimi i treguesve të KPI
Menaxhimi i matricës së performancës
Menaxhimi i detyrave operacionale
Menaxhimi i komunikimeve ndërmjet punonjësve – Komunikues
Menaxhimi i shërbimit ndaj klientit
kalendarin e ngjarjeve
Gradë
Monitorimi dhe raportimi
Burimet e mundshme të të dhënave për llogaritjen e treguesve të KPI: bazat e të dhënave, sistemet OLAP, CRM dhe BPM, 1C të ndryshme: konfigurime të ndërmarrjeve, pyetje të specializuara me logjikë shtesë të biznesit, email, rezultatet e detyrave të nisura dhe të ekzekutuara, të dhëna manuale.
Menaxhimi i qëllimeve strategjike të kompanisë
Sistemi ju lejon të menaxhoni qëllimet strategjike në pamje të ndryshme: tabelare dhe grafike, e cila është e përshtatshme për t'u përdorur në raporte të ndryshme të menaxhimit.
Sistemi ju lejon të ndërtoni dhe monitoroni harta strategjike për arritjen e qëllimeve. Treguesi i ngjyrave tregon statusin e përfundimit të qëllimit:
Menaxhimi i ngjarjeve
Sistemi ju lejon të gjurmoni kohën, koston dhe statusin e aktiviteteve të planifikuara për të arritur qëllimet tuaja. Për çdo ngjarje, mund të caktoni një detyrë SMART.
Formimi i detyrave SMART
Sistemi ju lejon të krijoni detyra SMART të lidhura me qëllimet dhe aktivitetet strategjike. Sistemi mbështet Work Flow për të punuar me detyra për çdo detyrë që mund të caktoni një Ekzekutues, një Miratim dhe një Kontrollues;
Menaxhimi i treguesve të KPI
Përmban një numër treguesish të integruar të KPI:
Sistemi gjithashtu ju lejon të gjeneroni tregues në kontekstin e strukturës organizative (duke marrë parasysh zëvendësimet dhe mungesën e një punonjësi), të konfiguroni logjikën për formimin e treguesve duke marrë parasysh qëllimet dhe objektivat strategjikë të kompanisë, të gjurmoni dinamikën të ndryshimeve dhe varësive me tregues të tjerë.
Për çdo tregues, është e mundur të shtohen komente dhe sqarime mbi treguesin.
Ofron mundësinë për të parë në mënyrë gjithëpërfshirëse performancën e punonjësve:
Menaxhimi i matricës së performancës
Sistemi ju lejon të krijoni dhe përdorni shabllone të matricës së performancës me aftësinë për të caktuar një grup treguesish dhe detyra SMART për një grup punonjësish.
Menaxhimi i detyrave operacionale
Sistemi ju lejon të caktoni detyra, si sipas proceseve të biznesit, ashtu edhe sipas dokumenteve specifike, si për një interpretues specifik, ashtu edhe për një grup interpretuesish.
WorkFlow mbështetet për të punuar me detyra (aftësia për të koordinuar/miratuar, caktuar, ekzekutuar dhe kontrolluar ekzekutimin e detyrave).
Sistemi numëron automatikisht detyrat e përfunduara dhe të vonuara.
Menaxhimi i komunikimit midis punonjësve
Furnizimi i mesazheve përdoret si një komunikues midis punonjësve në sistem.
Menaxhimi i shërbimit ndaj klientit
Sistemi mbështet disa funksione CRM. Ju lejon të planifikoni komunikime me klientët, të mbani gjurmët e kontakteve dhe klientëve të mundshëm.
Gradë
Sistemi mbështet aftësinë për të vlerësuar performancën e punonjësve duke përdorur treguesit KPI.
Monitorimi dhe raportimi
Sistemi mbështet mjete të ndryshme të integruara monitorimi, kontrolli dhe raportimi.
Për sa i përket funksionalitetit, panelet e kontrollit të kujtojnë paksa sistemet OLAP me aftësinë e tyre për të parë raporte përmbledhëse dhe më tej kur lundroni në elementë specifikë të grafikut. bazuar në 5 vlerësime
Ndonjëherë drejtori i një kompanie nuk di saktësisht se si të krahasojë apo masë kontributin në performancën e ndonjërit prej punonjësve, në mënyrë që përfundimet dhe pretendimet e tij të mos duken të paarsyeshme. Doli se ekziston një mënyrë e ngjashme krahasimi sipas një skeme të caktuar të quajtur KPI.
Treguesit kryesorë të performancës (KPI) - cilët janë ata?
KPI është një shkurtim i frazës angleze (Key Performance Indicators), e përkthyer si "treguesit kryesorë të performancës". Treguesit e performancës përcaktojnë dhe bëjnë të mundur krahasimin se sa mirë një kompani i zgjidh problemet e saj, dhe në rastin kur nuk është niveli i arritjes së detyrave që krahasohet, atëherë përdorimi i një skeme të tillë nuk do të jetë efektiv.
Çdo punonjës i kompanisë kryen disa funksione zyrtare, të fiksuara në mënyrë ideale nga përshkrimet e punës jo formalisht, por sa më afër që të jetë e mundur me veprimet e kryera në të vërtetë. Shumë industri, në veçanti, tregtia, biznesi kompjuterik, puna inxhinierike, nuk kanë një algoritëm për llogaritjen e pjesës së kontribuar nga asnjë anëtar i komunitetit, dhe mendimi i menaxherit të lartë mbetet thjesht subjektiv.
Mënyra më e lehtë është të vlerësoni rezultatet e aktiviteteve të përfaqësuesve të profesioneve të jakës blu me shpërblimin e punës. Pa paragjykime, matja e kontributeve të të gjithë anëtarëve të komunitetit, si dhe të gjithëve, mund të përcaktohet nga KPI, pavarësisht nga industria.
Si të zgjidhni treguesit e performancës së punonjësve?
Sa më qartë dhe në detaje të merret parasysh pjesëmarrja e të gjithëve, aq më mirë do të funksionojë sistemi i KPI dhe shpërndarja e bonuseve në formën, le të themi, bonus, do të jetë më e justifikuar dhe më e drejtë.
Numri i vlerësimeve kontabël të performancës së secilit person është i mjaftueshëm për të qenë deri në pesë, ndonjëherë edhe 3-4, gjëja kryesore është që treguesit e përzgjedhur të performancës së punonjësve në të vërtetë rezultojnë të jenë kyç.
Ekziston një pikëpamje për lidhjen e treguesve jo vetëm mujore, por edhe vjetore, gjë që është më interesante në rast të punës së paqëndrueshme ose me shumë nivele gjatë vitit kontabël. Detyra kryesore mund të konsiderohet aplikimi i saktë i KPI për një anëtar individual të ekipit.
Për të shkruar KPI-të më të sakta, duhet të keni një kuptim shumë të mirë të veçorive të funksioneve në çdo vend, të cilat një specialist i zhvillimit të KPI i ftuar nga një organizatë e palëve të treta nuk mund t'i përballojë gjithmonë, edhe nëse drejtori mund të mos jini të vetëdijshëm për nuancat dhe kriteret e zgjedhura gabimisht nuk do t'i përmbushin pritjet.
KPI është efektiv nëse:
- të gjitha pikat dhe nuancat kryesore merren parasysh kur krahasojmë pjesëmarrjen e të gjithëve;
- sistemi nuk është i fragmentuar në shumë faktorë krahasimi, numri më i pranueshëm i karakteristikave është rreth 5;
- përfundimi i detyrave nga kompania në tërësi reflektohet realisht në shpërblimin e çdo anëtari të ekipit për kryerjen e tij personale të detyrave.
Një tregues i performancës së KPI mund të quhet ndonjë nga detyrat kryesore që është sa më afër aktiviteteve të një kompanie të caktuar dhe fokusit të saj. Opsioni më i suksesshëm është përdorimi i sistemit me një strukturë shumëfazore, degë të kompanisë, kur menaxhimi është i përqendruar në zyrën qendrore, ku të gjithë janë të vetëdijshëm për thelbin e punës që po kryhet.
Si rregull, treguesit kryesorë të performancës (KPI) janë:
- vëllimi i shitjeve i matur në copa, ton, komplete, terma monetarë, në përpjesëtim me periudhën e zgjedhur kohore;
- treguesit e efikasitetit të prodhimit;
- kënaqësia e përdoruesit me produktin e kompanisë;
- numri i përdoruesve të rinj;
- niveli i teknologjive të reja;
- qarkullimi i stafit;
- shuma e fitimit;
- efikasiteti i investimeve kapitale;
- reduktimi i dyndjes së përdoruesve të produktit;
- kushtet për njësi të kohës (lëshimi i një urdhri, shlyerja e borxhit, etj.).
Gjëja më e rëndësishme është që treguesit kryesorë krahasues të miratuar të mund të krahasohen dhe vlerësohen realisht, sepse Vetëm karakteristikat proporcionale të zgjedhura në mënyrë korrekte mund të bëhen në fakt një motivim për punëtorët dhe një mjet për të zgjidhur problemet lokale dhe globale.
Shembuj të llogaritjes së treguesve të efikasitetit të punës
Nëse keni nevojë të vlerësoni performancën e një departamenti personeli ose shkallën e stabilitetit në furnizimin e specialistëve, një shembull i shkëlqyer i karakteristikave të KPI mund të konsiderohet rotacioni i personelit, i llogaritur si raporti i numrit të njerëzve të shkarkuar gjatë një periudhe të caktuar me numri mesatar i punonjësve. Ky tregues është i përshtatshëm për vlerësimin krahasues të aktiviteteve të një drejtori ose ndihmës menaxheri të burimeve njerëzore, ose personit kryesor në çdo degë të një kompanie me stafin e vet dhe është efektiv në vlerësimin e punës për një vit, gjysmë viti ose tremujor, si dhe si për një muaj.
Analiza e këtij treguesi do të ndihmojë në identifikimin e zonave më vulnerabël dhe do të tërheqë vëmendjen për stafimin e këtij sektori me specialistë më kompetentë, por edhe më të paguar.
Një shembull tjetër tipik i një kriteri është vëllimi mesatar i shitjeve, i matur në njësi ose në njësi të vlerës. Treguesi është i përshtatshëm për të krahasuar punën e një departamenti, seksioni ose menaxheri shitjesh. Analizimi i secilës prej karakteristikave mund të pasqyrojë nevojat sezonale të konsumatorëve, performancën e një departamenti ose punonjësi, si dhe të orientojë saktë kompaninë.
Zhvillimi i sistemit KPI
Kur prezanton një sistem KPI në një ndërmarrje, menaxherët e lartë presin të marrin rezultatin e duhur, pritshmëria e të cilit mund të jetë e kotë nëse nuk merren parasysh. Parimet kryesore të ndërtimit:
- partneriteti i punonjësve, klientëve, furnitorëve;
- përqendrimi i të gjitha forcave në një vektor prioritar;
- strategjia dhe performanca duhet të jenë të ndërlidhura;
- integrimin e standardeve, rritjen e performancës dhe proceset e raportimit.
Nëse sistemi dështon, kjo do të thotë se nuk ndiqen të gjitha parimet.
Para se të futet një sistem i tillë, duhet të kryhet punë shpjeguese dhe edukative me pjesëmarrësit në proces - ballafaqimi i tyre me një fakt do të jetë veprim i gabuar.
Gjëja kryesore është që kriteret kryesore të miratuara mund të maten dhe vlerësohen në mënyrë adekuate, veçanërisht pasi treguesit, siç mund të shihet nga shembujt, janë financiarë dhe jofinancitarë dhe vetëm treguesit e përzgjedhur saktë mund të bëhen motivim për punonjësit dhe menaxhimit për të arritur qëllimet.
Avantazhet dhe disavantazhet e sistemit të treguesve të performancës së personelit
Përparësitë e sistemit përfshijnë aftësinë për të vlerësuar kontributin e kompanisë, ekipit ose punonjësit, si dhe motivimin për punë më aktive dhe më frytdhënëse. Vlerësimi është i zbatueshëm edhe për përfaqësuesit e nivelit më të lartë. Është e rëndësishme të zgjidhni kritere të tilla duke marrë parasysh nuancat e industrisë (për shembull, në punën e një dyqani dhe një kompanie automobilistike, për shembull, ka pak të përbashkëta).
Përparësitë zbatimi i një sistemi motivimi të bazuar në KPI janë si më poshtë:
- transparenca - të gjithë e dinë pse do të marrin shpërblime;
- drejtësia, kur sistemi i bonusit kpi (shuma e bonusit) nuk diktohet nga një qëndrim i njëanshëm ndaj punonjësit;
- prania e reagimeve, kur çdo punonjës di për detyrat e të tjerëve dhe ka një ide për sukseset e tyre, gjë që inkurajon një aktivitet më aktiv;
- perspektivat, duke i dhënë punonjësit të drejtën të "shtyjë" dhe të arrijë një rritje të ndonjë prej treguesve.
Karakteristikat jo specifike ose të paarritshme të zgjedhura si kryesore diskreditojnë sistemin nëse punonjësi e kupton se kryerja e detyrave është joreale. Nëse zgjedh 5 kritere, do t'i zbritet një bonus stimulues në masën 1/5 për mosplotësimin e njërit prej tyre. Natyra joreale e detyrave të vendosura është pengesa kryesore e sistemit. Disavantazhet e tjera mund të përshkruhen si më poshtë:
- mungesa e një algoritmi universal, i cili mund të shkaktojë vështirësi të caktuara në zgjedhjen e kritereve që lidhen drejtpërdrejt me rezultatet e punës së kompanisë;
- konflikti midis treguesve të përgjithshëm dhe individualë, kur punonjësit janë financiarisht të pafavorizuar për shkak të performancës së dobët të kolegëve në një departament, seksion ose njësi;
- një ulje e efikasitetit në punë për të arritur një tregues më të mirë, kur një punonjës mund të përfundojë punën menjëherë, por detyrohet të njoftojë drejtuesit për të në mënyrë që t'i kreditojë atij me shpërblime;
- intensiteti i lartë i burimeve të zhvillimit të sistemit, pasi ndonjëherë për të mbuluar të gjitha departamentet dhe anëtarët e ekipit, për shkak të kohëzgjatjes së zhvillimit dhe përzgjedhjes së treguesve krahasues, si dhe integrimit të të dhënave në një program të përbashkët, do të duhet kohë, e cila mund të llogaritet në vite.
konkluzioni
Kriteret e zgjedhura në mënyrë korrekte të sistemit KPI ndihmojnë në të vërtetë për të vlerësuar në mënyrë adekuate punën e kompanisë në tërësi dhe kontributin e të gjithëve. Për të motivuar më mirë punonjësit dhe për të siguruar që ndërmarrja të arrijë qëllimet e saj, duhet t'i qaseni zgjedhjes së kritereve shumë seriozisht dhe thellësisht, duke zgjedhur një profesionist të vërtetë në fushën e menaxhimit - qoftë nga punonjësit e vet ose të sjellë nga jashtë.
Përvoja sugjeron që algoritmi i sistemit KPI për krahasimin e punës së kontabilistëve, ekonomistëve, etj. në kushtet e funksionimit të kompanive vendase nuk është gjithmonë efektiv.
Nga ky artikull do të mësoni:
- Çfarë është KPI
- Cilët shembuj të KPI-ve për përfaqësues të specialiteteve të ndryshme mund të merren parasysh?
- Si të llogarisni KPI në EXCEL duke përdorur një shembull
Metoda e vlerësimit të personelit duke përdorur treguesit kryesorë të performancës KPI (Key Performance Indicator) bazohet në metodologjinë e "menaxhimit sipas objektivave" nga Peter Drucker. Në Rusi është përdorur që nga fillimi i viteve 2000. Në këtë artikull do të përshkruajmë thelbin e KPI, do të japim shembuj të KPI dhe do të tregojmë perspektivat për aplikimin dhe përmirësimin e metodës KPI në ndërmarrjet ruse.
Çfarë është KPI me shembuj
Që nga 1 korriku 2016, ndërmarrjet ruse kanë prezantuar standardet profesionale si bazë për zhvillimin e politikave të personelit. Për të vlerësuar suksesin e përmbushjes së standardeve, nevojitet një sistem për vlerësimin e cilësisë së punës së punëtorëve.
Kriteret që karakterizojnë cilësinë e punës janë paraqitur në Figurën 1.
Foto 1. Struktura e kritereve të cilësisë së punës për punonjësit e ndërmarrjes.
Kriteret e nivelit I- këta janë në fakt emrat e dy klasave kryesore të kritereve.
Kriteret e nivelit II– përgjithësime të përshtatshme për paraqitje për një çmim (por jo për vlerësim).
Kriteret e nivelit III- tregues të unifikuar që lejojnë një vlerësim të përafërt të efektivitetit dhe besueshmërisë së punës së një punonjësi. Pothuajse të gjitha metodat e njohura të vlerësimit të personelit janë të fokusuara në vlerësimin e kritereve të nivelit III. Në varësi të edukimit dhe shkrim-leximit të autorëve të metodave dhe konsumatorëve, më shpesh të zgjedhurit janë:
- Kriteret thjesht ekonomike të KPI. E aplikueshme për menaxherët dhe specialistët e përfshirë drejtpërdrejt në menaxhimin financiar dhe shitjet e produkteve.
- Pyetësorë në formën e formularëve për vlerësimin e kompetencave nga ekspertët.
- Kriteret psikologjike (testi Cattell, etj.) - me supozimin se cilësia e punës përcaktohet kryesisht nga karakteristikat personale.
- Profilet e punës bazuar në grupe të specializuara (kryesisht psikologjike) treguesish.
Le të shqyrtojmë teknologjinë më të njohur të vlerësimit bazuar në KPI.
Ideja kryesore e KPI– duke detajuar qëllimet strategjike të ndërmarrjes deri në nivelin e punonjësve. Si rregull, treguesit financiarë dhe ekonomikë veprojnë si qëllime strategjike. Ekzistojnë disa nëngrupe të KPI-ve të bazuara në masat sasiore të aktivitetit:
- Shpenzimet- në terma të vlerës.
- Performanca– përqindja e ngarkesës së pajisjeve.
- Efikasiteti. Më shpesh ky është raporti i të ardhurave ndaj kostos.
- Rezultatet. Për shembull, numri i produkteve të prodhuara.
Treguesit kryesorë të performancës mund të jenë operacionalë ose strategjikë.
- Treguesit operacionalë karakterizojnë rezultatet aktuale të performancës së ndërmarrjes dhe divizioneve të saj. Ato ju lejojnë të monitoroni shpejt proceset teknologjike, mbështetjen materiale, cilësinë e produktit dhe të rregulloni parametrat e kontrollit në përputhje me kushtet në ndryshim.
- Treguesit strategjikë ju lejon të monitoroni rezultatet e përgjithësuara të ndërmarrjes për një muaj, tremujor, gjysmë viti dhe të merrni vendime për të siguruar që këto rezultate të përputhen me ato të planifikuara. Janë llogaritur parashikimet afatshkurtra të efikasitetit të departamenteve dhe përfitimit për periudhën e ardhshme.
KPI janë tregues numerikë të shkallës së suksesit në arritjen e qëllimeve specifike. Kjo ju lejon të përdorni sistemin KPI si bazë për menaxhimin motivues të aktiviteteve të punonjësve.
Shembuj të KPI-ve për përfaqësues të specialiteteve të ndryshme
KPI-të janë më të përshtatshmet për vlerësimin e efikasitetit të punës së personelit administrativ dhe menaxherial (menaxherë, ekonomistë, financierë, etj.).
Treguesit kryesorë të performancës së aktiviteteve tregtare llogariten bazuar në të dhënat e mëposhtme:
Treguesit kryesorë të performancës së prodhimit llogariten bazuar në:
Shembuj të veçantë janë paraqitur në tabelën e mëposhtme:
| Titulli i punës | Indeksi | Vlera e vlerësuar, % |
| Shef i departamentit të marketingut | Përqindja e përfundimit të planit të shitjeve | 100, ku Q f – vëllimi aktual i shitjeve, Q pl – vëllimi i planifikuar i shitjeve |
| Tregtar | Pjesa e tregut të produktit | Të dhëna nga agjencitë e jashtme të marketingut |
| Kryekontabilist | Dorëzimi në kohë i deklaratave tatimore | Informacioni i Shërbimit Federal të Taksave |
| Kontabilist | Kohëzgjatja e pagesave (si përqindje e totalit) | 100, ku Op cp është numri i transaksioneve të pagesave të kryera në kohë; Op totali – numri total i transaksioneve të pagesave |
| Shef i Departamentit Ligjor | Përqindja e rasteve të fituara (nga numri i përgjithshëm i çështjeve) | 100, ku Q in është numri i çështjeve të fituara, Q total është numri i përgjithshëm i çështjeve |
| Avokat | Shuma e parave që mblidhet dhe ruhet për kompaninë | Të dhënat nga departamenti juridik (si përqindje e planit) |
Shembull i llogaritjes së KPI në EXCEL
Çdo ndërmarrje zhvillon sistemin e vet të vlerësimit të KPI. Treguesit kryesorë të performancës përcaktohen për çdo pozicion në mënyrë të pavarur. Numri total i tyre për një pozicion/vend pune të caktuar nuk është më shumë se pesë. Në fund të çdo muaji (për disa ndërmarrje - një tremujor), KPI-të përfundimtare individuale të secilit punonjës llogariten si një mesatare e ponderuar e KPI-ve private. Algoritmi më i thjeshtë për kombinimin e treguesve privatë të një vendi pune individual: 
ku janë treguesit e performancës private;
n –
numri i treguesve privatë ( n≤5)
;
– peshat e KPI-ve individuale (private). Zakonisht
Peshat ndryshojnë sepse rëndësia (rëndësia) e treguesve individualë mund të mos jetë e krahasueshme. Peshat normalizohen: 
Formulat për llogaritjen e bonuseve në bazë të vlerave K(rregullat e vendimmarrjes) mund të shprehen si një funksion i thjeshtë linear ose hap TE.
Vlerat e koeficientëve motivues (d.m.th., faktorët e konvertimit K bonus) mund të përcaktohet, për shembull, sipas algoritmit të mëposhtëm:
Figura e mëposhtme tregon një shembull të qartë të llogaritjeve duke përdorur Excel. 
Figura 2. Një shembull i vlerësimit të suksesit të një aktiviteti.
Shpjegime:
- Paga– pjesë fikse e pagës. Është proporcionale me numrin e orëve të punës. Për të thjeshtuar shembullin e llogaritjes, pjesët fikse dhe të ndryshueshme të pagës supozohen të jenë të barabarta.
- Përqindje përmbushja e planit të shitjes dhe planit të punës llogaritet në bazë të raportit të treguesve aktualë ndaj atyre të planifikuar (si në tabelën e mësipërme të vlerave të llogaritura).
Formulat në Excel për llogaritjen e KPI për çdo punonjës: =(50% × (IF(D3<80 %; 0; ЕСЛИ(D3<90 %; 0,5; ЕСЛИ (D3<100 %; 1; 1,5))))). Влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных считается одинаковым. Коэффициенты тоже равны. В связи с этим для расчета показателей 1 и 2 берутся одни и те же формулы.
- Formula për llogaritjen e shumës së primit që do të grumbullohet është =C3 × (F3+G3). Bonusi i planifikuar shumëzohet me shumën e treguesit 1 dhe treguesit 2 për çdo punonjës.
- Paga – paga + bonus.
Për të vlerësuar punën e punonjësve sipas disa treguesve kryesorë të performancës, përpilohet një matricë e formës së mëposhtme: 
Figura 3. Formulari i fletës së punës.
- Treguesit kryesorë A – KPI private (.
- Peshat B – .
- Baza C është vlera minimale e treguesit.
- Norma D – niveli i planifikuar.
- Qëllimi E është vlera për të cilën duhet të përpiqeni. Treguesi i tepërt.
- Fakti F – rezultatet aktuale të punës.
- Indeksi KPI G – niveli i rezultatit në raport me normën.
Formula për llogaritjen e indeksit KPI: 
Një shembull i plotësimit të një matrice për një menaxher zyre është paraqitur në figurën e mëposhtme. 
Figura 4. Shembull i llogaritjes së KPI.
Koeficienti i performancës është rezultat i llogaritjes duke përdorur formulën (1).
Si të implementoni një sistem KPI në një organizatë
Siç mund të shihet nga shembulli i mësipërm, zbatimi i një sistemi të menaxhimit motivues të personelit bazuar në treguesit kryesorë të performancës nuk kërkon investime serioze dhe zhvillues shumë të kualifikuar. Asnjë trajnim i veçantë nuk kërkohet për specialistët e burimeve njerëzore - ideologjia është e thjeshtë dhe popullore. Ka shumë ndërmarrje që operojnë sisteme gjysmë të automatizuara të bazuara në Excel. E gjithë pyetja është se sa efektiv është menaxhimi i personelit kur përdoret teknologjia e diskutuar.
Siç mund të konkludohet nga shembulli, sistemi KPI është më i përshtatshmi për ndërmarrjet me prodhim diskrete, për shembull, ndërmarrjet inxhinierike. Për industritë me një proces të vazhdueshëm (për shembull, termocentralet bërthamore, impiantet kimike), vëmendja kryesore duhet t'i kushtohet komponentit teknologjik të kontrollit, besueshmërisë dhe sigurisë së tij. Në këtë rast, për shembull, është e pamundur që një inspektor i sigurisë në punë të formulojë kriteret e duhura të vlerësimit që lidhen me mirëqenien financiare të ndërmarrjes.
Për të korrigjuar këtë mangësi, ju mund të plotësoni kompleksin e vlerësimit të KPI me një nënsistem të vlerësimit të kompetencave. Një shembull i një zgjidhjeje mjaft të suksesshme është standardi STP 001.089.010-2005, i zhvilluar në OAO Irkutskenergo.
Në OAO Irkutskenergo, për vlerësimin e kompetencave përdoren formularë të veçantë, të cilët plotësohen nga ekspertët - kreu i personit që vlerësohet dhe kolegët e tij. Një mostër e një forme të tillë është paraqitur në tabelën 1.
Tabela 1. Vlerësimi i kompetencës së punonjësve.
| Kriteret për vlerësim (kompetencat) |
Gradë | Nota mesatare e kompetencës | ||
| Mbikëqyrësi | Kolegët (rezultati mesatar) | Vetëvlerësim | ||
| Iniciativa(vullneti dhe aftësia për të zgjidhur problemet dhe çështjet profesionale, qëndrimi i kujdesshëm ndaj situatave të punës, dëshira për të marrë pjesë aktive në punë, ndikimi në rezultatet e aktiviteteve) | ||||
| (aftësia për të vendosur prioritete, për t'iu përmbajtur një plani detyrash) | ||||
| Njohuri për punën(arsimimi profesional, njohuritë dhe aftësitë praktike, të kuptuarit e përmbajtjes së punës, njohja e metodave, procedurave, rregullave) | ||||
| Përgjegjësia(koha, integriteti dhe cilësia e përfundimit të detyrës) | ||||
| Komunikimi me menaxherin(informimi i menaxherit për shkallën e kryerjes së detyrave të punës, konsultimi me menaxherin për standardet e performancës së punës) | ||||
| Komunikimet me kolegët(efektiviteti i punës në grup) | ||||
| Disipline(qëndrimi ndaj kohës së punës, përdorimi i saj, respektimi i orarit të punës) | X | |||
| Nota mesatare për kompetencat (Ne rregull) | X | X | ||
Ekspertët vlerësojnë përputhjen e punonjësit me kërkesat e punës duke përdorur pikë. Në këtë rast përdoren shkallët e fjalorit të kompetencave. Shembuj të shkallëzimit të dy kompetencave janë paraqitur në Tabelën 2.
Tabela 2. Kompetencat e shkallëzimit.
Iniciativa
| Pika | Karakteristike |
| 1 | Nuk tregon iniciativë personale kur zgjidh çështjet e prodhimit |
| 2 | Shumë rrallë bën propozime konstruktive |
| 3 | Shpesh bën propozime që rrallë zbatohen |
| 4 | Gjatë zgjidhjes së çështjeve të prodhimit, ai vazhdimisht bën propozime konstruktive brenda kuadrit të përgjegjësive të tij të punës dhe i sjell ato në zbatim praktik. |
| 5 | Kur zgjidh çështjet e prodhimit, ai vazhdimisht bën propozime konstruktive jo vetëm në kuadrin e përgjegjësive të punës, por edhe në lidhje me punën e departamentit në tërësi. Sjell propozime në zbatim praktik |
Aftësia për të planifikuar punën në mënyrë efektive
| Pika | Karakteristike |
| 1 | Në pamundësi për të planifikuar as punën më të thjeshtë ose për të përcaktuar kostot e kohës. Nuk di të identifikojë fazat e punës |
| 2 | Përballon dobët planifikimin dhe nuk i kushton rëndësi kostove të përfundimit të një detyre. Nuk di të ndajë një detyrë në fazat e punës dhe të vendosë prioritet për përfundimin. Planet janë kryesisht të pazbatueshme |
| 3 | Nuk e trajton shumë mirë planifikimin. Bën gabime kur përcakton kostot, prioritetet dhe metodat e arritjes. Planet shumë shpesh rezultojnë të pavlefshme |
| 4 | Në përgjithësi, ai përballet me planifikimin kur harton plane, ai merr parasysh kostot e arritjes së qëllimeve të tij. Në mënyrë tipike, të gjitha detyrat e caktuara kanë për qëllim arritjen e qëllimit të përgjithshëm të aktivitetit. |
| 5 | Mirë përcakton kostot e zbatimit të planit. Qëllimi është i ndarë në faza të arritjes. Përcakton saktë prioritetet në të gjitha fazat e zbatimit të planit. Gjithmonë përpiqet për realizueshmërinë dhe realizmin e planit |
Sot, praktikisht nuk ka drejtues të kompanisë që nuk kanë përdorur kurrë tregues të performancës së KPI. Shkurtesa që të gjithë e njohin qëndron për "Treguesit kryesorë të performancës", që do të thotë "treguesit kryesorë të performancës". Në mjedisin rus, KPI-të interpretohen pak më ndryshe, duke matur efikasitetin e një ndërmarrje, e cila në thelb nuk ndryshon nga interpretimi origjinal.
Pyetjet kryesore të artikullit:
- Cili është treguesi i KPI?
- Treguesit kryesorë të KPI
- Zbatimi i KPI-ve në praktikë
- Shembuj të treguesve të KPI
Çfarë është KPI?
KPI është një grup treguesish me të cilët vlerësohet performanca e një kompanie, departamenti ose individi. Tregues të tillë, duke krahasuar detyrat e caktuara me rezultatet e marra, vlerësojnë se sa janë arritur qëllime të caktuara.
Karakteristikat kryesore të vlerësuara nga treguesit e KPI:
- rezultati produktiv është ajo që synojnë aktivitetet e ndërmarrjes, d.m.th. fitimi neto i marrë, vëllimet e produkteve të shitura, të ardhurat nga shitjet, vëllimet e produkteve të prodhuara, pjesa e tregut të zënë nga ndërmarrja, numri i klientëve të blerë, vlerësimet pozitive të tyre, imazhi, etj.;
- efekt indirekt - rezultate që janë të pafavorshme për kompaninë: borxhet, qarkullimi i tepërt i stafit, etj.;
- kostot e burimeve - të gjitha kostot e shkaktuara nga prodhimi;
- kostot e kohës - sasia e kohës së shpenzuar për detyra;
- një vlerësim objektiv i efektit produktiv (i dobishëm) është treguesi kryesor i KPI që karakterizon efikasitetin; Ky tregues llogaritet duke lidhur rezultatin produktiv (efekti i dobishëm) me shumën e të gjitha kostove (burimet dhe kohën).
Video me temë: si të përcaktohen saktë KPI-të
Treguesit kryesorë të KPI
Më shpesh, treguesit e KPI përdoren nga zinxhirë të mëdhenj të shitjes me pakicë që zotërojnë një numër të madh degësh. Është më e lehtë për ekipin e menaxhimit të zyrës qendrore të vlerësojë performancën e kompanisë në një plan, duke përdorur një sërë treguesish specifikë. Në bazë të të cilave është e lehtë të gjurmosh këtë apo atë prirje. Në bizneset e mesme dhe të vogla, përdorimi i sistemit të treguesve të KPI është më kompleks në aspektin e vlerësimit, por megjithatë përdoret mjaft shpesh.
Çdo menaxher ka të drejtë të zgjedhë në mënyrë të pavarur numrin e kërkuar të treguesve të KPI. Kriteri kryesor në zgjedhje është lehtësia e llogaritjes së vlerave. Është gjithashtu e rëndësishme të mbani mend se treguesi i përzgjedhur duhet të analizojë plotësisht rezultatin e aktivitetit.
Ndër treguesit e përdorur për të analizuar performancën, më të përdorurit janë:
- treguesi i vëllimit të shitjeve - janë analizuar pranimet në para nga mallrat e shitura;
- shkalla e qarkullimit të stafit është raporti % i numrit të punonjësve të punësuar dhe të pushuar nga puna për një periudhë të caktuar;
- tregues i standardeve të shërbimit - % shprehje e vlerësimit sekret të cilësisë së shërbimit.
Në varësi të qëllimeve të analizës, fushës së veprimtarisë dhe specifikave të punës së kompanisë, treguesit mund të jenë të ndryshëm.
Zbatimi i KPI-ve në praktikë
Ekzistojnë disa metoda themelore për përdorimin e listës më optimale të treguesve të KPI. Sidoqoftë, praktika shumëvjeçare ka nxjerrë rregullin kryesor "10/80/10", ku:
- 10 është numri i treguesve kryesorë për vlerësimin e rezultatit të marrë;
- 80 është numri i treguesve që vlerësojnë aktivitetet e prodhimit (operativ);
- 10 është numri i treguesve me të cilët vlerësohet performanca.
Vlen të kuptohet se parimi kryesor i përdorimit të një sistemi KPI është aftësia për të menaxhuar dhe kontrolluar marrjen e rezultateve të nevojshme, d.m.th. kompania, departamenti ose punonjësi individual që i është besuar zbatimi i analizës së KPI duhet të ketë të gjithë autoritetin për të ndikuar në ecurinë e marrjes së treguesve të nevojshëm për analizën e mëtejshme të KPI.
Ekzistojnë gjithashtu disa parime të tjera që lehtësojnë shumë procesin e analizës së KPI:
- parimi i partneritetit - duhet të kuptoni se për të marrë rezultatin më pozitiv të çdo aktiviteti, është e nevojshme puna kohezive e të gjithë kompanisë, nga menaxhimi tek personeli i shërbimit;
- parimi i përmirësimit - thelbi i këtij parimi është që menaxhmenti i kompanisë duhet të jetë i gatshëm për të trajnuar ekipin, për të kryer një program për të përmirësuar aftësitë e disa punonjësve, etj. për të arritur rezultatin e dëshiruar;
- parimi i rritjes së përgjegjësisë - ky parim nënkupton që duke prezantuar analizën e KPI-së është e mundur të rritet pavarësia e punonjësve në marrjen e vendimeve të menaxhimit;
- parimi i pajtueshmërisë me strategjinë e analizës dhe treguesit e fituar - qëllimi i parimit është të merren rezultate optimale të analizës së KPI që plotësojnë kërkesat themelore të strategjisë për analizimin e treguesve të performancës.
Shembuj të treguesve të KPI
Kur zbatohet një sistem për analizimin e treguesve të performancës së KPI, menaxhmenti shpesh pyet veten se si llogaritet saktësisht KPI. Ju mund të dilni me një listë të tërë treguesish, por duhet të mbani mend se secili tregues duhet të identifikojë një qëllim specifik të analizës. Për të zhvilluar një sistem efektiv të analizës së KPI për punonjësit, para së gjithash është e nevojshme të nisemi nga detyrat dhe funksionet që janë përgjegjësitë e tyre të punës. Për shembull, efektiviteti i një menaxheri shitjesh mund të vlerësohet nga numri i transaksioneve të mbyllura, vlerësimet e klientëve për punën e menaxherit, etj.
Ekzistojnë disa kushte për kryerjen e analizës së KPI (zbatohet për çdo strukturë biznesi):
- Një numër i caktuar kriteresh për vlerësimin e efektivitetit (jo më shumë se 10 parametra, më optimali është 5).
- Logjika. Asnjë nga kriteret nuk duhet të kundërshtojë apo neutralizojë tjetrin.
- Monitorimi i zbatimit të detyrave të analizës së KPI.
KPI të menaxhmentit të kompanisë dhe vartësve
Në përgjithësi, sistemi i treguesve të KPI për personelin drejtues dhe vartës është i njëjtë. Gjëja kryesore është që treguesit e përzgjedhur të plotësojnë kërkesat e mëposhtme:
- matshmëria;
- specifikat;
- realizëm;
- qëndrueshmëri;
- siguri në kohë.
"Pro" dhe "kundër" kryesore të përdorimit të treguesve të KPI në praktikën e ndërmarrjes
Kryerja e një analize të treguesve të performancës së KPI në një kompani ka anët pozitive dhe negative.
Përparësitë e analizës së KPI përfshijnë:
- rezultati i zbatimit të KPI, si rregull, është motivimi më i madh i punonjësve për të kryer me ndërgjegje detyrat dhe funksionet e tyre të prodhimit;
- çdo punonjës i kompanisë merr një listë specifike të rezultateve të kërkuara;
- punonjësit mund të vlerësojnë qartë kontributin e tyre në arritjen e qëllimeve të kompanisë;
- menaxhmenti ka gjithmonë informacion të përditësuar për punën e secilit punonjës, gjë që rrit kontrollin e cilësisë mbi kryerjen e detyrave zyrtare nga punonjësi.
Disavantazhet kryesore përfshijnë:
- ndonjëherë ndodh që produktiviteti i ulët i një departamenti të lë një gjurmë negative në produktivitetin e lartë të një punonjësi të caktuar, si rezultat punonjësi mund të largohet pa marrë një vlerësim të duhur të punës së tij;
- jo të gjithë punonjësit marrin stimuj financiarë si rezultat i arritjes së qëllimeve të tyre. Për shembull, stafi administrativ do të mbetet pa punë nëse qëllimi i analizës ishte rritja e fitimit neto, ata thjesht nuk do të kenë mundësi të provojnë veten;
- Ndonjëherë, rezultati i analizës së KPI është i ashtuquajturi motivim i kundërt. Ato. Në vend të shpërblimeve për rezultatet e arritura, punonjësit nuk marrin asgjë, ndërsa ata që nuk korrigjojnë detyrën gjobiten ose dënohen.
Sistemi KPI hyri në praktikë nga kompanitë ruse disa vite më parë. Aktualisht, një grup treguesish të huaj nuk është zhvilluar një metodologji e unifikuar për vlerësimin e treguesve kryesorë të performancës për ndërmarrjet ruse.
Treguesit kryesorë të performancës KPI - cilat janë ato?
KPI (Key Performance Indicator) – treguesit kryesorë të performancës – një sistem treguesish sasiorë që pasqyrojnë performancën e çdo punonjësi.
Avantazhi i sistemit KPI është motivimi aktiv i stafit dhe treguesit e krahasueshëm. Efikasiteti është një tregues relativ që mbulon të gjitha fushat e veprimtarisë së punonjësve dhe shpreh rezultatet në mënyrë sasiore. Numri optimal i KPI-ve për një punonjës nuk është më shumë se pesë.
Ekzistojnë disa nëngrupe KPI në lidhje me rezultatet e mëposhtme të performancës:
- zëri i kostos - shuma e burimeve të shpenzuara (në terma të vlerës);
- zëri i produktivitetit – përqindja e shfrytëzimit të kapaciteteve;
- artikulli i efikasitetit - tregues që karakterizojnë raportin e një treguesi me një tjetër (për shembull, raporti i të ardhurave ndaj kostove);
- artikulli i rezultateve është një shprehje sasiore e rezultatit të një aktiviteti.
ekziston disa parime për zhvillimin e një sistemi KPI: treguesi duhet të jetë i matshëm sasior, i lidhur me performancën e kompanisë, matja e rezultatit nuk duhet të jetë e kushtueshme (përsa i përket kohës dhe përdorimit të burimeve).
Shumë tregues kyç të performancës janë të ndërlidhur, prandaj rekomandohet që shumë departamente dhe specialistë të punojnë së bashku për të arritur rezultate më të mira. Gjithashtu, menaxherët në nivele të ndryshme duhet të koordinojnë veprimet e tyre në lidhje me punonjësit në mënyrë që të rrisin efikasitetin e aktiviteteve dhe treguesve të performancës.
Llojet e treguesve
Treguesit kryesorë të performancës mund të ndahen në dy lloje - operacionale dhe strategjike.
Treguesit operacional pasqyrojnë aktivitetet aktuale të ndërmarrjes dhe ndarjeve të saj, duke ju lejuar të përshtatni qëllimet dhe objektivat në përputhje me kushtet në ndryshim. Ato karakterizojnë cilësinë e organizimit të prodhimit, furnizimin e lëndëve të para dhe produkteve të prodhuara.
Treguesit strategjikë pasqyrojnë rezultatet e aktiviteteve të ndërmarrjes për periudhën dhe ju lejojnë të rregulloni planet për periudhën e ardhshme. Ata karakterizojnë flukset monetare në bazë të tyre, llogariten treguesit e performancës së ndërmarrjes (për shembull,).
Për çfarë përdoren KPI?
KPI-të përdoren për matjen numerike të detyrave dhe qëllimeve të përcaktuara. Pas përpilimit të raportit të treguesve, mund të vlerësohet se sa janë arritur rezultatet e planifikuara, sa të sakta dhe korrekte kanë qenë treguesit e planifikuar.
Më pas, treguesit kryesorë të performancës ndihmojnë në përshtatjen e qëllimeve taktike dhe strategjike.
I gjithë sistemi i KPI është "i lidhur" me rezultatin nëse një tregues nuk ndikon në asnjë mënyrë në zbatimin e qëllimit, ai nuk mund të përfshihet në këtë sistem.
Metodologjia bazohet në dy teori - idenë e kontrollit dhe rishikimit të qëllimeve dhe menaxhimit sipas qëllimeve. Thelbi i teorive zbret në mundësinë e parashikimit të rezultateve kundrejt qëllimeve të përcaktuara dhe planifikimit për t'i arritur ato përmes zbatimit të KPI-ve. Sistemi përdoret për të siguruar që punonjësit, gjatë kryerjes së detyrave të tyre aktuale, të mos harrojnë arritjen e qëllimeve të tyre. Kur plotësohen KPI-të, stafi do të shpërblehet, gjë që është një motivim i fortë për punonjësit.
Treguesit kryesorë të performancës njihen si një nga sistemet më efektive të nxitjes dhe një nga sistemet më të avancuara të motivimit në ndërmarrje.
Në mënyrë tipike, KPI-të përdoren për të vlerësuar performancën e personelit administrativ dhe menaxherial (menaxherë, drejtorë, ekonomistë, etj.)
Në shitje
Treguesit kryesorë të performancës në shitje llogariten bazuar në treguesit e mëposhtëm:
- Të ardhurat;
- të ardhurat nga shitjet;
- kostoja e prodhimit;
- përqindja e produkteve me defekt;
- shuma e aktiveve rrjedhëse;
- kostoja e inventarit.
Në prodhim
Treguesit kryesorë të performancës në prodhim llogariten bazuar në treguesit e mëposhtëm:
- konsumi mesatar ditor i lëndëve të para;
- vëllimi i punës në vazhdim dhe inventarët;
- produktiviteti i punëtorëve;
- kostot e tjera të prodhimit;
- riparimi i pajisjeve;
- ruajtjen e produkteve të gatshme.
Shembuj të KPI-ve për përfaqësues të specialiteteve të ndryshme
| Titulli i punës | Indeksi | Formula |
| Shef i departamentit të marketingut | Plani i shitjeve (përqindja e përmbushjes së planit) | (Q f /Q pl)*100%, ku Q f është vëllimi aktual i shitjeve, Q pl është vëllimi i planifikuar i shitjeve |
| Tregtar | Pjesa e tregut sipas markës (përqindja e markave totale në treg) | Të dhëna nga agjencitë e jashtme të marketingut |
| Kryekontabilist | Dorëzimi në kohë i deklaratave tatimore | Të dhënat e shërbimit tatimor |
| Kontabilist | Ekzekutimi në kohë i transaksioneve të pagesave (përqindja e numrit të përgjithshëm të transaksioneve të pagesave të kryera) | (Op av /Op total) * 100%, ku Op av është numri i transaksioneve të pagesave të kryera në kohë, Op tot është numri total i transaksioneve të pagesave |
| Shef i Departamentit Ligjor | Numri i rasteve të fituara (përqindja e rasteve totale) | (Q në /Q total)*100%, ku Q në është numri i çështjeve të fituara, Q total është numri i përgjithshëm i çështjeve |
| Avokat | Shuma e parave të mbledhura dhe të mbajtura për kompaninë | Të dhënat e raportit të departamentit juridik |
Një video që shpjegon pse duhet të zbatoni një sistem KPI kur ndërtoni procese biznesi:
Diskutim (10)
Zbatimi i KPI në një ndërmarrje është gjithmonë një proces i vështirë, veçanërisht kur të gjithë rezistojnë. Një konsulent ose kompani e jashtme që merret me çështje të tilla mund të ndihmojë.
Futja e KPI-ve motivohet nga rritja e efikasitetit të organizatës (ndërmarrjes) në tërësi, duke marrë parasysh performancën e secilit punonjës. Dhe nëse të gjitha kushtet dhe treguesit kryesorë për çdo pozicion diskutohen në rregulloret për shpërblimet dhe shpërblimet, a nuk kontribuon kjo në efektivitetin e rezultateve të punës së të gjithëve dhe në tërësi? Futja e KPI-ve nuk po rishpik rrotën?
Kur përdorni KPI, në disa raste, mund t'ju duhet të përdorni mjete të posaçme raportimi. Për më tepër, një nga punonjësit do të duhet të caktohet për të mbledhur të dhënat e nevojshme dhe analizuar ato, dhe ju, nga ana tjetër, do të duhet të bëni një kontroll. Nëse ndryshimet në punën e kompanisë janë private, do t'ju duhet të monitoroni ndryshimet e shpeshta në KPI dhe të hetoni arsyet për ndryshime të tilla. Prandaj, së pari vlerësoni burimet dhe aftësitë tuaja, vlerësoni kohën tuaj. Duhet të kuptoni qartë se si do t'ju sjellin dobi përpjekjet tuaja kur zbatoni KPI.
Treguesit kryesorë janë një nga mjetet më të rëndësishme për rritjen e efikasitetit të biznesit. Është si në sport - matja e treguesve në vetvete ndihmon në rritjen e rezultateve. Sigurisht, zbatimi i KPI-ve nuk është pa sfida - punonjësit shpesh sabotojnë metoda që i detyrojnë ata të punojnë më shumë. Megjithatë, rezultati në formën e një biznesi më fitimprurës dhe më të menaxhueshëm ia vlen përpjekja.
KPI është një nga mjetet për të kursyer në pagat e punonjësve. Sa më mirë të punojnë, aq më shumë e ngrenë planin çdo muaj për "arsye të pavarura". Si rezultat, paga është gjithmonë nga 65 në 80 për qind e asaj të deklaruar. Varet nga cili orar ju është vendosur dhe si punonjësit e tjerë kanë rrëmbyer burimet produktive. Si rezultat, lakmia, ndarja, konfliktet.
Nëse ky është stimulim dhe rritje e motivimit, atëherë kjo është e kuptueshme, por nëse kjo është thjesht një ulje e pagës për punë më intensive, atëherë kjo është sharje. Punëdhënësi im i merr indikatorët dhe më lidh me këto "dëshira" dhe, si rezultat, më demotivon nëse nuk i përmbush ato. Si rezultat, unë jam duke kërkuar një punë. Meqenëse e kuptoj se çfarë janë shitjet reale dhe sa fitim i sjell kompanisë. Nëse treguesit merren thjesht në progresion pa marrë parasysh tregun, situatën ekonomike e gjëra të tjera, atëherë kjo është thjesht një rrugë drejt askund. E gjithë njohuria perëndimore, si rregull, ka analoge edhe në praktikë ose është zhvilluar në BRSS. E gjithë kjo kursim dhe Linux vjen prej andej. Fakti që ne po adoptojmë një përvojë të avancuar është një iluzion i plotë. Vetëm se niveli i veprimtarisë reale intelektuale në vend është jashtëzakonisht i ulët. Më sipër është ajo që duhet të jetë më poshtë. Koha do të tregojë se ky është një qorrsokak. Ne nuk jemi kinezë.
Po ngarkohet...
