Letër zyrtare nga organizata. Korrespondenca e biznesit - shembuj letrash. Letra e biznesit: rregullat e shkrimit dhe metodat e dorëzimit

1. Letra printohet në letër të bardhë ose letër me ngjyrë të çelur në formatin A4 (210 x 297 mm) ose A5 (148 x 210 mm).

2. Fleta duhet të ketë fusha të paktën:

20 mm - majtas;

10 mm - djathtas;

20 mm - sipër;

20 mm - më e ulët.

Data e letrës është data kur është nënshkruar. Data shkruhet me numra arabë në rendin: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe e muajit shkruhen me dy çifte numrash arabë të ndarë me një pikë; viti - katër numra arabë.

4. Numri në dalje.

Numri i regjistrimit (dalës) i letrës përbëhet nga numri i tij serial, i cili mund të plotësohet sipas gjykimit tuaj me një indeks (për shembull, inicialet e kreut të drejtimit). Numri i regjistrimit të një letre të përpiluar bashkërisht nga dy ose më shumë departamente përbëhet nga numrat e regjistrimit të shkronjës së secilit prej këtyre departamenteve, të ndarë me një të pjerrët.

6. Adresuesi

Marrësi mund të jetë organizata, divizionet e tyre strukturore, zyrtarë ose individë. Kur i drejtohet një letre një zyrtari, inicialet tregohen PARA mbiemrit. Emri i organizatës dhe njësia e saj strukturore tregohet në rastin nominativ.

Për shembull:

LLC "Emri i Kompanisë"

Departamenti i planifikimit

Pozicioni i personit të cilit i drejtohet letra tregohet në rastin dativ, Për shembull:

te CEO

LLC "Emri i Kompanisë"

A.A. Ivanov

LLC "Emri i Kompanisë"

Departamenti i planifikimit

B.B. Petrov

Letra nuk duhet të përmbajë më shumë se katër adresues. Fjala "Kopje" nuk tregohet para adresuesve të dytë, të tretë, të katërt. Nëse ka më shumë marrës, krijohet një listë postimesh.

Atributi "Adresuesi" mund të përfshijë një adresë postare. Elementet e adresës postare tregohen në sekuencën e përcaktuar nga rregullat për ofrimin e shërbimeve postare.

Kur i drejtoni një letër një organizate, tregoni emrin e saj, pastaj adresën postare, Për shembull:

LLC "Emri i Kompanisë"

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Kur i drejtoni një letër një individi, tregoni mbiemrin dhe inicialet e marrësit, pastaj adresën postare, Për shembull:

Sidorov V.V.

rr. Svobody, 5, apt. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Teksti i letrës

Teksti i letrës është hartuar në formën e një tabele, teksti koherent ose një kombinim i këtyre strukturave.

Kolonat dhe rreshtat e tabelës duhet të kenë titujt e shprehur me një emër në rasën emërore. Nëntitujt e kolonave dhe rreshtave duhet të jenë në përputhje me titujt. Nëse tabela printohet në më shumë se një faqe, kolonat e tabelës duhet të numërohen dhe vetëm numrat e këtyre kolonave duhet të shtypen në faqet pasuese.

Një tekst i lidhur zakonisht përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë tregon arsyet, arsyet, qëllimet e shkrimit të letrës, e dyta (përfundimtare) - vendime, përfundime, kërkesa, propozime, rekomandime. Teksti mund të përmbajë një pjesë përfundimtare (për shembull, një kërkesë pa shpjegim).

Në tekstin e një letre të përgatitur në bazë të dokumenteve të organizatave të tjera, tregohen detajet e tyre: emri i dokumentit, emri i organizatës - autori i dokumentit, data e dokumentit, numri i regjistrimit të dokumentit, titulli i dokumentit. teksti.

Në letër përdoren format e mëposhtme të prezantimit:

Veta e parë shumës ( "ju lutem dërgoni", "dërgoni për shqyrtim");

Veta e parë njëjës ( "Unë e konsideroj të nevojshme", "ju lutem nënvizoni");

Veta e tretë njëjës ( “Shoqëria nuk kundërshton”, e konsideron të mundur “Name” LLC”).

8. Aplikimi

Lëshohet një shënim që tregon praninë e shtojcës së përmendur në tekstin e letrës në mënyrën e mëposhtme:

Aplikimi: për 5 l. në 2 kopje.

Nëse letra ka një bashkëngjitje që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e saj, numrin e fletëve dhe numrin e kopjeve; nëse ka disa aplikacione, ato janë të numëruara, Për shembull:

Shtojca: 1. Marrëveshje qiraje për 5 l. në 2 kopje.

2. Certifikatë transferimi dhe pranimi për 1 litër. në 2 kopje.

Nëse aplikacionet janë të lidhura, atëherë numri i fletëve nuk tregohet.

Nëse letrës i bashkëngjitet një dokument tjetër, i cili gjithashtu ka një bashkëngjitje, lëshohet një shënim që tregon praninë e bashkëngjitjes. në mënyrën e mëposhtme:

Shtojca: letra e Ministrisë së Punëve të Brendshme të Federatës Ruse e datës 05.05.2007 N 02-6/172 dhe një shtojcë e saj, vetëm 3 faqe.

Nëse aplikacioni nuk dërgohet në të gjitha adresat e specifikuara në dokument, atëherë lëshohet një shënim që tregon disponueshmërinë e tij në mënyrën e mëposhtme:

Aplikimi: për 3 l. në 5 kopje. vetëm në adresën e parë.

9. Nënshkrimi

Detaji i "Nënshkrimit" përfshin: titullin e pozicionit të personit që ka nënshkruar letrën (i plotë nëse letra nuk është hartuar në një kokë letre, dhe shkurtuar për një letër të hartuar në një kokë letre) dhe një transkript të nënshkrimit ( inicialet, mbiemri), Për shembull:

Kur një letër nënshkruhet nga disa zyrtarë, nënshkrimet e tyre vendosen njëra poshtë tjetrës në sekuencën që korrespondon me pozicionin e mbajtur. Për shembull:

Kur nënshkruhet një dokument nga disa persona me pozicione të barabarta, nënshkrimet e tyre vendosen në të njëjtin nivel, Për shembull:

10. Shtyp

Grumbullimi i vulës vërteton vërtetësinë e nënshkrimit të një zyrtari në dokumentet që vërtetojnë të drejtat e personave që regjistrojnë fakte në lidhje me fondet FINANCIARE, si dhe në dokumente të tjera që ofrojnë vërtetimin e një nënshkrimi autentik.

11. Interpretues

Shenja për ekzekutuesin përfshin inicialet dhe mbiemrin e ekzekutuesit të dokumentit dhe numrin e tij të telefonit. Një shenjë për interpretuesin vendoset në anën e përparme ose të pasme të fletës së fundit të dokumentit në këndin e poshtëm të majtë, Për shembull:

Përshëndetje përsëri abonentët e mi të dashur dhe të ftuarit e blogut. Si ndiheni për dokumentet zyrtare? A ju pëlqen t'i plotësoni ato? Unë guxoj të them se shumica prej jush do të përgjigjen negativisht.

Letra duhet lexuar

Është e qartë se letrat zyrtare janë dokumente të hartuara duke përdorur një mostër të caktuar, ndonjëherë në një formular të veçantë. Secili prej jush ka hartuar dokumente të tilla të paktën një herë në jetën tuaj. Kjo mund të jetë një shënim shpjegues, një deklaratë, një letër mirënjohjeje, një letër garancie, një ankesë, etj. Prandaj, jeni njohur me procedurën e plotësimit të këtij lloj mesazhi.

objektivi kryesor letër biznesi - përcjell informacion të pandryshuar te marrësi. Nëse po shkruani një letër mirënjohjeje, sigurohuni që të tregoni arsyen në të cilën ju ka ndihmuar ky apo ai person. Mos harroni të përfshini mbiemrin dhe inicialet e tij. Një letër e dërguar në boshllëk nuk do të lexohet kurrë, prandaj, mos harroni të tregoni adresat e marrësit, dhe në mënyrë ideale të dërguesit.

Ju lutemi vini re se si dërgohen letrat me email:

• ju shtypni butonin "Shkruani letrën";
• përpiloni një mesazh;
• plotësoni linjën e adresës së marrësit;
• klikoni në butonin "Dërgo".

Natyrisht, sekuenca e veprimeve mund të ndryshohet (së pari plotësoni rreshtin e adresës, më pas krijoni një letër), por veprimi i fundit do të jetë gjithmonë dërgimi. A jeni dakord? Tani më thuaj: "A është e mundur të dërgosh një mesazh nëse nuk ka adresë emaili?" Natyrisht jo. Prandaj, sigurohuni që të zbuloni, mbani mend dhe shkruani të dhënat në mënyrë që të mund të kontaktoni dikë të rëndësishëm për ju në çdo kohë.

Mos harroni të vendosni veten në vendin e marrësit të mesazhit tuaj. Në këtë mënyrë mund të vëreni gabimet që keni bërë gjatë krijimit, të korrigjoni vetë mesazhin, të hiqni fjalët që kanë një kuptim të dyfishtë, etj. A mendoni se marrësi është i kënaqur të hapë zarfin, të printojë letrën dhe të shohë që ky mesazh është për të personalisht. Si e kupton ai këtë? Shumë thjesht: çdo letër duhet të fillojë me një adresë dhe përshëndetje (kjo është ajo që lejon dërguesin të fitojë mbi marrësin).

Nëse për ndonjë arsye nuk keni mundur të zbuloni emrin dhe mbiemrin e personit, atëherë zëvendësojini ato me të tjerët: Z., Drejtor, I respektuar, etj. Në asnjë rrethanë këto fjalë nuk duhet të shkurtohen. Ndryshe, autori i mesazhit tregon pakënaqësinë, zemërimin dhe tipare të tjera negative të karakterit. Prandaj, nuk ia vlen të flitet për predispozitën e marrësit për të komunikuar dhe perceptuar informacionin.

Unë do të them menjëherë se edhe unë marr një det letrash të një natyre të dyshimtë me email, prandaj, monitoroj me kujdes përmbajtjen e tyre. Kur hap një letër që marr, përpiqem ta lexoj shpejt për të vlerësuar rëndësinë e saj. A bëni të njëjtën gjë? Ndërsa prisni për një letër speciale, mund të kaloni orë të tëra duke studiuar mesazhet që merrni, atëherë pse të mos mësoni se si t'i shikoni ato shpejt?

Mesazhi i dërguar duhet të përmbajë një titull (në versionin elektronik, duhet të tregoni temën). Një formalitet kaq i thjeshtë i lejon marrësit të vlerësojë rëndësinë e mesazhit. Dhe nëse përfundon në qendrën e shpërndarjes së një organizate të madhe, atëherë mund t'i dërgohet me qetësi, pa probleme të panevojshme, marrësit. Dëshironi që mesazhi juaj të arrijë tek marrësi sa më shpejt të jetë e mundur, apo jo?

Formati dhe përmbajtja e letrës

Tani ju e dini se si të siguroheni që letra juaj t'i arrijë marrësit në kohën më të shkurtër të mundshme:

• di adresën e tij;
• tregoni temën e mesazhit;
• Filloni letrën tuaj duke përshëndetur lexuesin.

Sidoqoftë, këto nuk janë të gjitha tiparet e krijimit të letrave të biznesit. Një rol të rëndësishëm luhet nga: stili i paraqitjes, mënyra e paraqitjes së informacionit, ekzekutimi i dokumenteve të tilla, etj. Le të kuptojmë më tej se si të sigurohemi që marrësi të mos e dërgojë letrën në dosjen Spam në pafundësinë e postës elektronike dhe të mos e hedhë mesazhin tuaj në kosh.

Së pariçfarë duhet të jetë - një përshëndetje dhe një adresë drejtuar adresuesit. Vini re se do të ishte mirë ta çlironim lexuesin. Për ta bërë këtë, thjesht filloni me komplimente, vini re se sa i zënë është, etj. Përpiloni mesazhin tuaj në mënyrë që marrësi të pajtohet me çdo fjalë, sepse në këtë rast do të jetë mjaft e lehtë ta çoni atë në përfundimin e marrëveshjes.

Komenti i fundit është ndoshta më i rëndësishmi. Kjo i referohet përdorimit të fjalëve, frazave dhe shprehjeve që janë të paqarta në natyrë. E gjithë çështja është se dërguesi nuk mund të hyjë në kokën e marrësit dhe të zbulojë nivelin e tij të ndërgjegjësimit. Kjo është pikërisht arsyeja pse, përpara se të dërgoni një mesazh, duhet ta lexoni disa herë dhe, nëse është e nevojshme, ta korrigjoni, duke hequr kuptimin e dyfishtë të deklaratave.

Struktura e një letre zyrtare

Letrat zyrtare shkruhen në formularë të veçantë, të cilët tashmë kanë disa shenja. Në krye të formularit (këndi i djathtë) ka gjithmonë një "header" që përmban një grup të plotë detajesh (mbiemri dhe inicialet e marrësit, adresa e kompanisë, numri i telefonit, emri i departamentit, stema ose simbolet e kompanisë, etj. ). Ju lutemi vini re se sa më qartë të plotësohen të gjitha fushat, aq më të mëdha janë gjasat që mesazhi të dërgohet dhe lexohet.

Nëse ka disa marrës, atëherë emrat e tyre duhet të renditen sipas rendit hierarkik nga pozita eprore te vartësit. Ky është një rregull që nuk këshillohet të shkelet. Meqenëse ka mbetur hapësirë ​​në pjesën e sipërme të majtë, aty vendoset një shenjë nga dërguesi (inicialet dhe data e tyre) dhe marrësi (e njëjta).

Siç e dini, një letër biznesi, si një ese shkollore, duhet të ketë 3 seksione: hyrja, pjesa kryesore dhe përfundimi. Ashtu është, pasi të lexojë pjesën e parë, adresuesi do të jetë në gjendje të konkludojë nëse ky mesazh është urgjent, apo nëse mund të studiohet pak. Ju lutemi vini re se hyrja është shkruar për versionin elektronik, si një shtesë në aplikacion. Prandaj, për të kompozuar saktë një, ju duhet:

• lini një mesazh dhe përshëndetje;
• nxjerr në pah një pjesë të komplimenteve;
• Shpjegoni shkurt arsyen e kërkesës suaj.

Një faktor i rëndësishëm gjatë paraqitjes së materialit është mënyra e paraqitjes, plotësia dhe ndershmëria gjatë paraqitjes së informacionit (mos e mashtroni adresuesin në asnjë rrethanë). Mbani mend, kur lexoni apelin tuaj, marrësi duhet të japë atë që përshkruhet, kështu që detajet do të jenë të nevojshme, por mos harroni t'i mbështesni ato me fakte shtesë, data, etj.

Kushtojini vëmendje fjalës dhe stilit të prezantimit të materialit. Nëse ky është një dokument zyrtar, atëherë letra është shkruar në një stil biznesi. Vlen të merret me mend se adresuesi merr shumë letra të tilla dhe ai nuk do të ketë kohë të mjaftueshme për t'u njohur me secilën prej tyre në detaje. Prandaj, materiali duhet të paraqitet shkurt, kompakt, pa ekzagjerime dhe ngjyra të panevojshme. Vetëm në këtë rast mund të mbështeteni në një përgjigje të shpejtë nga marrësi.

Si përfundim, duhet të tregoni dëshirat tuaja (nganjëherë me një kërkesë), për të përmbledhur gjithçka që është thënë. Rezulton se pas leximit të kësaj pjese të letrës zyrtare, adresuesi duhet të shohë propozimin tuaj për një rrugëdalje nga situata (problemi) aktuale. Ai mund të pajtohet vetëm me të, ose të zgjedhë opsionin e tij.

Një letër zyrtare përfundon me një nënshkrim të detyrueshëm dhe datën e përgatitjes. Ju mund ta shihni këtë duke studiuar disa mostra të letrave zyrtare.

Para se ta dërgoni, sigurohuni që ta rilexoni dokumentin, të kontrolloni nëse detajet përputhen dhe nëse mesazhi është formatuar saktë. Mos harroni të vlerësoni shkrim-leximin e prezantimit, me cilin font është shtypur teksti (a është i lehtë për t'u lexuar), etj.

Kjo eshte e gjitha. Rezulton se hartimi i një dokumenti zyrtar nuk është aq i vështirë. Për ta bërë këtë, thjesht merrni formularin e kërkuar, ku tashmë janë aplikuar disa karakteristika, plotësoni atë në përputhje me rregullat e përshkruara më sipër dhe dërgojeni te adresuesi. Nëse keni ende pyetje, mund të merrni përgjigje për to duke i postuar në seksionin "Komente".

A u keni thënë tashmë miqve dhe të njohurve tuaj se si të përgatisin siç duhet dokumentet zyrtare? Nëse jo, ju lutemi ndani lidhjen për këtë rishikim me ta. Për ta bërë këtë, duhet të klikoni në butonat e rrjeteve sociale në të cilat jeni regjistruar dhe të pranoni të shtoni informacion në faqen tuaj personale. Duke kryer këto manipulime, ju do t'i lejoni njerëzit të shohin këtë rishikim, të njihen me të dhe të mësojnë se si të plotësojnë saktë të gjitha llojet e dokumenteve.

Unë nuk të them lamtumirë, por them: "Mirupafshim". Do të jem i lumtur t'ju shoh përsëri si lexues të krijimeve të mia në biznesin e informacionit. Shpresoj që komentet e mia t'ju frymëzojnë për të ndërmarrë veprime dhe t'ju ndihmojnë të merrni informacione të dobishme.

Përshëndetje, Elena Izotova.

Letra zyrtare është një dokument që është pjesë përbërëse e komunikimit të biznesit. Më shpesh ai transmetohet përmes shërbimit postar dhe shërben si një mënyrë e veçantë për shkëmbimin e informacionit.

Konceptet themelore

Korrespondenca e biznesit është e nevojshme për të zgjidhur çështje të ndryshme ekonomike ose të prodhimit. Me ndihmën e tij, ndërmarrjet dhe organizatat komunikojnë me mjedisin e jashtëm: partnerë, klientë ose agjenci qeveritare. Zakonisht për këtë përdoret një letër shërbimi.

Ky është emri i përgjithshëm për një dokument të shkruar, i cili mund të jetë:

• duke iu përgjigjur mesazheve ose kërkesave të marra më parë;
• letra shoqëruese dërguar adresuesit së bashku me dokumente ose materiale të tjera;
• një letër iniciative, në rastet kur një mënyrë tjetër komunikimi është e pamundur.

Secila prej opsioneve të listuara ka karakteristikat e veta. Sidoqoftë, ekzistojnë rregulla të përgjithshme në përputhje me të cilat zakonisht hartohet çdo letër zyrtare. Kjo është e kuptueshme, sepse pikërisht me korrespondencën e biznesit, për shembull, më së shpeshti fillon përfundimi i shumicës së transaksioneve. Një dokument i ekzekutuar siç duhet mund të krijojë një përshtypje të favorshme për marrësin për një partner të mundshëm të ardhshëm.

Llojet e letrave të biznesit

Në varësi të informacionit që përmban letra e shërbimit, mund të jetë:

1. shoqëruese. Në rastin kur përmban një mesazh që thotë se ekziston një paketë aplikimi për të.
2. Pretencioze. Kjo do të thotë, shpreh pakënaqësi për një situatë (pretendim) të caktuar.
3. Instruktive. Teksti jep udhëzime specifike.
4. E garantuar. Dërguesi konfirmon përmbushjen e ardhshme të detyrimeve të përcaktuara në dokument.
5. Informative. Letra përmban informacione që mund të jenë me interes për marrësin.
6. Reklamim. Informacioni ofrohet për të tërhequr bashkëpunimin.
7. Letër njoftimi. Informacion rreth ngjarjeve publike.
8. Leter konfirmimi. marrjen e dokumenteve ose materialeve të caktuara.
9. Një letër kërkese. Teksti përmban një thirrje për të motivuar adresuesin për veprim.
10. Me letër mesazhi. Në të, dërguesi ofron informacion specifik me interes të ndërsjellë për palët.

Qëllimi i këtyre dokumenteve është të ruajnë lidhjet ndërmjet organizatave ose ndarjeve strukturore të tyre.

Hartimi i një letre pretendimi

Në çështjet e bashkëpunimit, ndonjëherë lindin situata kur njëra nga palët, për një arsye ose një tjetër, nuk i përmbush detyrimet e saj. Në këtë rast, ortaku fillimisht i dërgon një letër palës së tij. Në të, ai zakonisht parashtron propozimet e tij për eliminimin e shkeljes së të drejtave të tij ligjore. Kjo është një letër shërbimi. Një mostër e një dokumenti të tillë mund të hartohet në mënyrë arbitrare. Duhet të merren parasysh pikat e mëposhtme:

1. duhet të jetë formal dhe i ngjashëm me biznesin me një mentalitet partneriteti.
2. Thelbi i ankesës duhet të shprehet shumë qartë.
3. Kur prezantoni informacion, duhet të veproni bindshëm me fakte specifike.

Letra e kërkesës duhet të përmbajë:

• të dhënat e dërguesit (emri, adresa e kthimit dhe numrat e kontaktit);
• informacion të plotë për adresuesin;
• përshkrimin e rrethanave në të cilat ka ndodhur situata e konfliktit;
• referencë ndaj normave ligjore që ka shkelur pala nga ana e saj;
• kërkesat specifike për eliminimin e shkeljes, duke treguar afatet për zbatimin e tyre;
• pasojat që mund të ndodhin nëse pala kundërshtare i shmanget ekzekutimit të tyre.

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet mënyrës se si është përpiluar letra zyrtare. Modeli duhet të jetë i dizajnuar në mënyrë që ndërhyrësi të mos e perceptojë atë si një kërcënim. Duhet mbajtur mend se ky është vetëm një kujtesë për të respektuar ligjin.

Rregullat e projektimit

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet hartimit të letrave zyrtare. Vërtetë, ligji nuk parashikon ndonjë rregull dhe rregullore strikte për këtë.

Përkundër kësaj, kur hartoni dokumente të tilla, duhet të merren parasysh pikat e mëposhtme të detyrueshme:

1. Çdo letër zyrtare duhet të shkruhet në kokë. Ai zhvillohet paraprakisht nga specialistë të menaxhimit të zyrës dhe miratohet me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes.

2. Dokumenti duhet të përmbajë disa detaje:

2.1. Informacion rreth marrësit dhe dërguesit.

2.2. Numri i daljes dhe data e kësaj letre. Kjo kërkohet për regjistrim.

2.4. Titulli.

2.5. Informacion në lidhje me praninë e ndonjë aplikacioni, duke treguar emrat dhe numrat e tyre.

2.6. Informacion rreth personit që ka nënshkruar këtë dokument (pozicioni dhe emri i plotë).

3. Letra duhet të trajtojë vetëm një çështje. Të kesh shumë tema do ta bëjë të vështirë zgjedhjen e një artisti.

4. Informacioni duhet të paraqitet sa më shkurt, por qartë. Këshillohet që teksti të zërë jo më shumë se dy faqe.

5. Tregoni saktë të dhënat e marrësit. Nëse po flasim për një organizatë, duhet t'i përmbaheni sekuencës së mëposhtme:

5.1. Emri i kompanisë (në rastin nominativ).

5.2. Njësia strukturore (nëse është e nevojshme).

5.3. Pozicioni i adresuesit (në rasën dhanore).

5.4. Inicialet e tij.

5.5. Adresa postare e ndërmarrjes.

6. Nëse ka disa marrës, atëherë së pari tregohet kryesori dhe më pas të gjithë të tjerët.

Nëse merrni parasysh të gjitha këto pika, atëherë hartimi i letrave zyrtare, në parim, nuk do të jetë i vështirë.

Rendi i prezantimit

Në mënyrë që një dokument të hartohet saktë, është e nevojshme të merret parasysh një rend i caktuar i paraqitjes së informacionit në të. Për shembull, mund të merrni parasysh opsionin se si të shkruani një letër përgjigjeje profesionale. Së pari, duhet të mbani mend se, sipas rregullave të mirësjelljes, duhet t'i përgjigjeni informacionit brenda 24 orëve nga momenti i marrjes së tij. Nëse po flasim për një mesazh elektronik, atëherë koha optimale do të jetë jo më shumë se dy orë. Në rastet kur nuk është e mundur t'i përmbaheni një rregulli të tillë, është më mirë t'i dërgoni një mesazh të përshtatshëm partnerit tuaj.

Vetë letra në thelb do të përbëhet nga dy pjesë:

1. hyrëse. Dërguesi tregon temën, arsyen dhe arsyet e shkrimit të tij. Këtu mund t'i referoheni rregulloreve që, me ligj, shërbejnë si bazë për të dhënë një përgjigje. Përveç kësaj, ia vlen t'i kushtohet vëmendje disa pikave në lidhje me situatën në fjalë. Ata do të ndihmojnë në zbulimin e thelbit të çështjes.
2. Kryesor. Kjo pjesë synon të sqarojë dhe të bindë. Teksti duhet të jetë i qartë, i qartë dhe konciz, dhe faktet e paraqitura duhet të jenë të verifikuara dhe objektive. Nëse është e nevojshme, ato mund të konfirmohen me numra realë.

Ky tekst zakonisht pasohet nga një listë aplikacionesh. Dokumenti përfundon me nënshkrimin e dërguesit. Përveç kësaj, ju duhet të dini se si të shkruani një letër shërbimi në mënyrë që të mos ofendoni marrësin. Së pari, këshillohet që t'i drejtoheni atij me frazën "I dashur". Së dyti, ju mund të përdorni fraza ndajfoljore në tekst, të tilla si "të keni studiuar me kujdes propozimet tuaja" ose "kontrolluar me kujdes komentet tuaja". Një respektim i tillë i rregullave të mirësjelljes do të përfitojë vetëm nga të dyja palët.

Procedura

Hartimi i shkresave zyrtare është përgjegjësi e nëpunësve, sekretarëve ose punonjësve të tjerë të cilëve u janë caktuar këto detyra. Kur fillojnë punën, ata duhet t'i përmbahen një sekuence të caktuar në veprimet e tyre. Procesi i hartimit të një dokumenti të tillë zakonisht kalon nëpër fazat e mëposhtme:

1. Një studim i plotë i rrethanave të kësaj çështjeje. Shtë e nevojshme të zotëroni plotësisht situatën në mënyrë që të vlerësoni saktë mënyrat e mundshme për ta zgjidhur atë.
2. Hartimi i një letre. Këtu është e nevojshme të merren parasysh të gjitha kërkesat e mësipërme.
3. Koordinimi i tekstit të përgatitur. Ndonjëherë duhet të modifikohet duke marrë parasysh komentet e menaxherit. Ai mund të bëjë disa sqarime apo sqarime mbi temën.
4. Miratimi nga mbikëqyrësi i tij.
5. Ekzekutimi përfundimtar dhe nënshkrimi i dokumentit.
6. Regjistrimi i një letre.
7. Dërgimi i korrespondencës te marrësi.

Vetëm pasi të ketë kaluar nëpër të gjitha këto faza, letra, pasi të ketë mbërritur te adresuesi, do të jetë në gjendje të përmbushë misionin që i është caktuar.

Rregulloret e detyrueshme

Për të lëshuar një letër shërbimi, duhet të keni parasysh që faqja e parë e saj duhet të shtypet në një formular të veçantë. Për pjesën tjetër, mund të përdorni fletë të rregullta bosh A4. Këtu duhet të mbani mend se vetë fusha e tekstit ka kufijtë e vet: pjesa e sipërme dhe e poshtme janë 2 centimetra, e majta - 3,5 centimetra, e djathta - 1 centimetër. Mos i shkelni madhësitë standarde për të vendosur informacionin në një fletë. Është më mirë të respektoni të gjitha rregullat dhe thjesht të shtoni një faqe shtesë.

Ju gjithashtu duhet të shkruani tekstin sipas të gjitha rregullave:

1. Për printim, përdorni fontin standard Times New Roman. Është më mirë të mos përdorni opsione të tjera.

2. Madhësitë e shkronjave janë gjithashtu të rregulluara:

• për tekstin kryesor - 14;
• rregullimi i faqeve dhe shenja e ekzekutimit - 12.

3. Vendosja e detajeve kryhet edhe sipas rregullave:

• ndarja e rreshtave - 1;
• teksti është rreshtuar "në gjerësi";
• vizat vendosen automatikisht;
• distanca nga numri i regjistrimit në titull është 2 rreshta, dhe nga ai në tekstin kryesor - 3.

Pajtueshmëria me këto standarde është e detyrueshme për ekzekutimin e saktë të letrave për qëllimin e duhur.

Vendndodhja e detajeve

Për të hartuar saktë një letër standarde biznesi, duhet të dini qartë se ku duhet të vendosen detajet dhe përbërësit e saj. Përgjigjet për këto pyetje përmbahen në GOST R 6.30-2003. Ai përshkruan në detaje formën e një letre shërbimi. Në thelb, ky është një mostër në të cilën tërësia e të gjitha detajeve të dokumentit gjendet në një mënyrë të caktuar. Është e nevojshme për të:

1. Unifikimi i procesit të lëshimit të letrave zyrtare (biznesore).
2. Të jetë në gjendje të përgatis paraprakisht formularët standardë në mënyrë qendrore, duke reduktuar nevojën për të bërë një pjesë të punës me dorë.
3. Lehtësoni dhe zvogëloni kohën e kërkimit vizual për informacion.
4. Zgjeroni aftësitë e përpunimit të letrave duke përdorur kompjuterë dhe pajisje të tjera.

Kështu, për një letër të rregullt biznesi, përdoren 30 detaje standarde, të cilat ndodhen në njëmbëdhjetë zona të detyrueshme:

• emblema dhe stema;
• autor;
• të dhënat burimore;
• titulli;
• deklarata;
• adresuesi;
• rezolutat;
• teksti;
• nënshkrimet dhe bashkëngjitjet;
• miratimet dhe garancitë;
• shenjat.

Vendosja e informacionit në sektorë të caktuar i lejon specialistët të lundrojnë më mirë në dokument dhe e bën më të lehtë për përdoruesit e zakonshëm përpilimin e tij.

Kërkesat primare

Disa menaxherë gabimisht besojnë se korrespondenca e biznesit mund të kryhet në mënyrë arbitrare, pa respektuar ndonjë rregull dhe rregullore. Por specialistët që janë përgjegjës për këtë duhet të dinë kërkesat themelore për letrat zyrtare:

1. Disponueshmëria e një formulari të veçantë (kompani).
2. Përdorimi dhe vendosja e duhur e detajeve.
3. Teksti duhet të jetë i lexueshëm dhe i redaktuar mirë. Për të paraqitur thelbin e çështjes, është më mirë t'i jepet përparësi fjalive të thjeshta dhe të zakonshme. Ju duhet të shpreheni shkurtimisht në mënyrë që çdo fjalë të ketë sa më shumë informacion të jetë e mundur.
4. Në varësi të llojit, dokumenti duhet të përgatitet në përputhje me rrethanat. Letra mund të përmbajë gjithashtu disa aspekte. Në këtë rast, gjatë prezantimit, është e nevojshme të përpiqeni t'i kombinoni ato.
5. Përdorni saktë standardet e vendosura për shtypjen.
6. Mundohuni të siguroheni që përmbajtja e letrës të mos përmbajë shprehje kategorike. Marrësi mund t'i perceptojë këto fraza si kërcënime. Kur ndërtoni fjali, është më mirë të përdorni fjalë hyrëse si "me sa duket", "siç dihet", "ndoshta" dhe "si më poshtë".

Përmbushja e këtyre kërkesave në praktikë ndihmon në menaxhimin e duhur të rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje.

Si të shkruani një letër biznesi që nuk do të humbasë në "plehra informacioni" dhe do të lexohet? Rregulla, rekomandime, shembuj

Fjala është një mjet i arritshëm biznesi. Në botën e biznesit, është e pamundur të gjesh një person që nuk përdor fjalë në punën e tij.

Biznesi modern gradualisht po kthehet në një biznes korrespondence. Me ndihmën e letrave - elektronike ose tradicionale - ndodh komunikimi me klientët, partnerët e biznesit dhe punëdhënësit. Letra e pozicionon autorin ose si profesionist ose si person me të cilin nuk duhet të vazhdoni një marrëdhënie.

Një profesionist duhet të jetë në gjendje të shkruajë

• Është e qartë
• në mënyrë efektive
• me zell
• Interesante

Dhe nuk është kurrë vonë për ta mësuar këtë. Le të fillojmë me bazat: kuptojmë ndryshimin midis shkrimit të biznesit dhe të rregullt.

Si ndryshon një letër shërbimi nga një letër e zakonshme? Specifikat e një letre biznesi

Një letër është një tekst i shkurtër me një ose dy faqe, qëllimi i të cilit është të përcjellë informacionin për diçka tek adresuesi.

Natyra e informacionit dhe marrëdhënia ndërmjet dërguesit dhe marrësit të letrës e ndajnë korrespondencën në

• biznesi (formal)
• personale (joformale)

Një letër biznesi karakterizohet nga:

• shkurtësia
• saktësinë
• arsyetimi dhe logjika
• përmbajtje informacioni
• neutraliteti vlerësues dhe emocional
• standardizimi:
• përdoren formularët zyrtarë
• përdoren figura të qëndrueshme të fjalës, terma dhe konstruksione të veçanta klerikale
• numri i temave - 1-2
• synimi
• zinxhiri komandues i përcaktuar qartë (nëse është e nevojshme)

Cilat lloje të letrave të biznesit ekzistojnë?

Lloji i letrës së biznesit përcakton

1. Qëllimi i shkrimit të tij

Qëllime komerciale

• Ju dëshironi të lidhni një marrëveshje dhe të propozoni kushtet e saj specifike - hartoni një letër oferte (ofere) për adresuesin

• Nëse nuk keni vendosur për kushtet e transaksionit të pranueshme për ju, dërgoni një letër kërkese
• Dëshironi të informoni marrësin tuaj për një shkelje të detyrimeve kontraktuale nga ana e tij? Shkruani një letër kërkesë (ankesë)

Qëllime jofitimprurëse

• Falënderoni në një letër falënderimi
• Konfirmoni detyrimet tuaja me një letër garancie dhe pëlqimin tuaj me një letër konfirmimi
• Shkruani buletinet nëse mendoni se informacioni juaj do të jetë me interes për marrësin
• Kujtoni marrëveshjet, detyrimet, penalitetet e rëndësishme me letra rikujtuese
• Përgëzoni me letra urimesh, kërkoni me letra kërkese, ngushëlloni në letra ngushëllimi
• Nëse keni nevojë të dërgoni dokumente të rëndësishme ose pasuri materiale, sigurohuni që të përgatisni një letër motivuese për ngarkesën tuaj

2. Marrësi

Nëse po i drejtoni një letër disa marrësve në të njëjtën kohë, atëherë po shkruani një letër qarkore

Letra juaj mund të prekë disa tema në të njëjtën kohë, gjë që e bën atë automatikisht të shumëanshme

4. Struktura

Shkronjat e rregulluara përfshijnë përpilimin e pjesës së tekstit të letrës sipas një modeli të caktuar, ndërsa shkronjat e parregulluara kanë një formë të lirë prezantimi

5. Forma e nisjes

• në një zarf
• elektronike
• me faks

Struktura e një letre biznesi: hyrje, trup, përfundim

Struktura e një letre standarde biznesi kërkon një konsideratë më të kujdesshme.

Një letër e formatuar saktë duhet të korrespondojë me skicën e mëposhtme:

Le të hedhim një vështrim më të afërt në disa pika të skemës:

1. Titulli

Në mënyrë tipike, kjo është një përmbledhje e shkurtër e temës së letrës.

E rëndësishme: Shkruani titullin saktë nëse dëshironi që marrësi ta lexojë letrën tuaj.

Mungesa e titujve në korrespondencën e biznesit është tipike për fillestarët që nuk kanë aftësi themelore në kryerjen e korrespondencës së biznesit.

2. Apelim

• ka formën tradicionale "I dashur"
• shkronja kapitale në mes të rreshtit

E rëndësishme: Përdorimi i shkurtesave është i ndaluar!

3.Preambula

• prezanton adresuesin me idenë kryesore të letrës
• përgatit adresuesin për perceptimin e saktë të informacionit të mëvonshëm që përmban letra

4. Pjesa kryesore e tekstit vërteton idenë kyçe të paraqitur në parathënie

Në këtë pjesë të letrës

• ju tregoni qartë thelbin e propozimit/apelimit
• jepni argumente: fakte, shifra, specifika të tjera për temën e letrës. mendimi i ekspertit, përvoja e vet pozitive/negative

Për lehtësinë e justifikimit, mund të përdorni diagramin e mëposhtëm:

E rëndësishme: Paragrafi i fundit duhet të përmbajë një frazë që tregon një hap specifik ose rezultat të pritshëm dhe të inkurajojë adresuesin të ndërmarrë veprime

5. Si përfundim:

6. Në dritaren "Nënshkrimi" duhet të tregohet informacioni për adresuesin:

• titulli i punës

Si të mos gaboni në zgjedhjen e stilit të të shkruarit?

Në korrespondencën e biznesit, vazhdimisht duhet të bëni zgjedhje në lidhje me stilin e të shkruarit dhe tonin e komunikimit me adresuesin. Sa i thatë, formal, apo anasjelltas, sa i gjallë, i ngrohtë dhe sa njerëzor duhet të jetë mesazhi juaj?

• Stili personal në korrespondencën e biznesit thekson cilësitë individuale të personit që shkruan letrën
• Kur përdoret një stil formal, paraqiten fakte dhe në bazë të tyre nxirren përfundime të përshtatshme.
• Stili personal përfshin komunikimin midis autorit të letrës dhe adresuesit në baza të barabarta
• Stili formal demonstron një zinxhir të qartë komandimi dhe një forcë me të cilën lexuesi i letrës detyrohet të llogarisë.

Për të zgjedhur stilin e duhur të komunikimit në një letër biznesi, merrni parasysh:

• në çfarë kategorie peshe jeni ju dhe marrësi juaj?
• ju dëshironi të negocioni në mënyrë miqësore ose të bëni presion nga një pozicion i fortë

Si t'i përmbahemi stilit të zgjedhur?

Stili personal

• Prania e përemrave vetorë: unë, ne, ju
  Për shembull: Unë ju kërkoj falje dhe sinqerisht shpresoj që gabime të ngjashme të mos ndodhin më.
• Ankesat dhe kërkesat e drejtpërdrejta
  Për shembull: Ju lutemi mos i lini sendet personale pa mbikëqyrje
• Përdorimi i shprehjeve vlerësuese emocionale: rinia e yjeve, dështimi shurdhues

Stili formal

• Zëvendësimi i përemrave vetorë me emra abstraktë
  Për shembull: Administrata e kinemasë kërkon falje sinqerisht për ndryshimin e orarit të shfaqjeve të mbrëmjes
• Zëvendësimi i ankesave dhe kërkesave personale me deklarata
  Për shembull: Ju lutemi mos i lini sendet personale pa mbikëqyrje
• Përdorimi i klerikalizmit të zakonshëm: Ju sjell në vëmendje, për faktin se

Një stil zyrtar nuk është absolutisht i përshtatshëm nëse po shkruani një letër mirënjohjeje ose një letër ngushëllimi, domethënë ato letra biznesi në të cilat duhet të shprehni ndjenjat. Në një situatë ku po shkruani një letër kërkese ose një letër oferte, është gjithashtu më mirë t'i përmbaheni një stili personal.

Çfarë është një letër ankese dhe si ta shkruajmë atë? Si ndryshon nga llojet e tjera të shkronjave?

E rëndësishme: Kur hartoni një letër, përqendroni vëmendjen e adresuesit pikërisht në veprimet që prisni prej tij. Gjithashtu tregoni afate specifike për zbatimin e detyrave që keni vendosur.

Modeli i letrës së ankesës do t'ju ndihmojë ta hartoni saktë:

Çfarë është një letër përgjigje dhe si ta shkruajmë atë?

Ekzistojnë dy lloje të letrave këshilluese:

• letër refuzimi
• letër me përgjigje pozitive

Hartimi i të dy llojeve të letrave ka dy rregulla të përgjithshme (me kusht që letra e iniciativës të jetë hartuar saktë):
1. Letra e përgjigjes ruan fjalorin dhe modelet e të folurit të letrës së nismës
2. Teksti i letrës së përgjigjes nuk duhet të përmbajë informacion rreth

• data e hartimit të letrës së nismës
• numrin e tij të regjistrimit

Një shembull i një letre refuzimi miqësore dhe korrekte jepet më poshtë:

Sidoqoftë, refuzimi nuk duhet të jetë gjithmonë i butë. Ka situata kur nevojitet një stil i ashpër dhe i rreptë komunikimi. Më poshtë është një shabllon i letrave refuzuese për të gjitha rastet, nga të vështirat tek ato të buta:

Letra e informacionit: ndryshimi i saj nga letrat e përgjigjes dhe letrat e ankesës

Letra e informacionit është shumëfunksionale:

• raporte (për shembull, në lidhje me ndryshimet e çmimeve në listat e çmimeve)
• njofton (për rizgjedhjen e anëtarëve të bordit të drejtorëve)
• njofton (për dërgimin e mallrave)
• deklaron (për synimet)
• konfirmon (pranimin e mallrave)
• kujton (përmbushjen e detyrimeve të marra sipas kontratës)
• reklamon dhe informon (për kompaninë në përgjithësi, për mallrat/shërbimet në veçanti)

Ndoshta çështja më e ngutshme sot është çështja se si të hartoni saktë një letër reklamimi dhe informacioni.

1. Mungesa e strukturës
2. Prania e zhargonit ose e gjuhës informale në tekstin e letrës
3. Dizajn i ngadaltë
4. Bollëk gabimesh drejtshkrimore, sintaksore, stilistike
5. Mungesa e fakteve të besueshme dhe informacionit objektiv në letër
6. Shkelje e rregullave bazë të mirësjelljes (veçanërisht në letrat e ankesës)
7. Përdorimi i fjalive të rënda dhe të paqarta në tekst
8. Mungesa e logjikës në paraqitjen e materialit
9. Mungesa e shpjegimeve të shkurtesave
10. Paqartësi e përgjithshme e tekstit nëse është përpiluar pa qëllim

Çfarë tjetër duhet të dini për letrat e biznesit?

1. Për korrespondencën moderne të biznesit, përdoret metoda e strukturës së bllokut të përbërjes së tekstit.
Kjo metodë kursen kohë dhe ruan stilin e përgjithshëm të të gjithë dokumentacionit të biznesit. Një tipar karakteristik i metodës është shenja e hapur e pikësimit ose mungesa e pikave / presjeve (për shembull, kur krijoni lista)

2. Një font sans-serif (për shembull, Arial) mund të përdoret për titullin e letrës. Një font i tillë perceptohet në një nivel nënndërgjegjeshëm si i qëndrueshëm dhe i fortë.

3. Shkronjat Serif (Times News Roman) duhet të përdoren në tekstin e trupit. Serifet e bëjnë më të lehtë që sytë tuaj të lëvizin nga shkronja në shkronjë, duke e bërë leximin më të shpejtë.

E rëndësishme: Ka letra që shkruhen gjithmonë vetëm me dorë!
Këto janë letra urimi, letra ngushëllimi, letra mirënjohjeje

Një sasi e madhe informacioni të dobishëm në lidhje me përbërjen e letrave të biznesit mund të gjendet në videon nga Sasha Karepina.

Video: Si të shkruani letra motivuese dhe rezyme

Video: "Të mësosh nga tregimtarët." Sekretet e shitjes së teksteve

Një sipërmarrës duhet të kryejë korrespondencë aktive si me zyrtarë (për shembull, përfaqësues të agjencive qeveritare) dhe me ata "gjysmë zyrtarë" - partnerë, kontraktorë, specialistë të pavarur, etj. Shkathtësia e komunikimit me shkrim zhvillohet mjaft shpejt, por në fillim mund të bëni shumë gabime dhe të lini përshtypjen jo më të këndshme për marrësit tuaj. Në këtë artikull do të flasim për veçoritë e shkrimit të letrave të rregullta të biznesit (në letër) dhe mesazheve elektronike.

Forma dhe dizajni i letrës

Sigurohuni që të përdorni letrën e kompanisë suaj. Kjo gjithmonë bën përshtypje dhe rrit besnikërinë e "bashkëbiseduesve". Lloji i formularëve, standardet për plotësimin e tyre dhe elementët e projektimit duhet të specifikohen në urdhrin për organizatën (ose udhëzimet për punën në zyrë). Kërkesat themelore për formularët e letrave të biznesit mund të gjenden në GOST 2003 "Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve".

Këshillohet që të "shtrydhni" informacionin bazë rreth kompanisë në formën:

• emri (dhe emri i shkurtuar);
• adresat aktuale dhe postare;
• Adresa e postës elektronike;
• Numrat e telefonit të kontaktit;
• Adresa e faqes se internetit.

Kjo nuk është një listë e të dhënave të kërkuara, por vetëm një listë mostër. Nëse dëshironi, mund të shtoni ose përjashtoni diçka.

Kërkesat e përgjithshme për të shkruar një letër janë si më poshtë:

• dhëmbëzimi minimal - 10 mm në të djathtë dhe 20 mm në të majtë, lart dhe poshtë;
• nëse shkronja është shkruar në dy ose më shumë fletë, secila prej tyre duhet të numërohet në mes në krye;
• Çdo aplikim numërohet veçmas;
• në këndin e sipërm të majtë tregohet numri dalës i letrës (mos harroni ta regjistroni atë në regjistrin e regjistrimit të dokumentit);
• në këndin e sipërm të djathtë tregohet emri i organizatës, pozicioni i adresuesit dhe mbiemri i tij me iniciale;
• në këndin e poshtëm të majtë - pozicioni, mbiemri juaj me iniciale dhe nënshkrim;
• Sigurohuni që të vendosni datën kur është shkruar letra në fund.

Sidoqoftë, GOST 2003 lejon përdorimin e formularëve jo vetëm me rregullim këndor, por edhe me rregullim gjatësor të detajeve (kur ato tregohen në qendër). Rregullimi i këndit duket më i njohur dhe është më i lehtë për t'u lexuar, kështu që është më mirë të zgjidhni këtë opsion.

Rregullat e përgjithshme të shkrimit

Struktura klasike e tekstit të një letre biznesi përfshin tre elementë:

• pjesa hyrëse (një deklaratë e shkurtër e arsyeve pse është shkruar letra, qëllimi i saj);
• përmbajtja (përshkrimi i situatës, propozimi i zgjidhjeve, deklarata e përfundimeve dhe rekomandimeve);
• pjesa përmbledhëse (një përmbledhje e shkurtër me një tregues të qartë të asaj që prisni nga adresuesi).

Gjithmonë duhet të kuptoni qëllimin për të cilin po shkruani një letër. Dëshironi të ofroni bashkëpunim? Shprehni ankesat tuaja? Fto në një prezantim apo ngjarje tjetër? Shkruani vetëm për këtë dhe mos u hutoni nga argumente dhe supozime të gjata që nuk janë të rëndësishme për këtë çështje.

Çdo letër biznesi duhet të ketë një qëllim specifik. Nëse prekni disa çështje në të, ato duhet të jenë të ndërlidhura ngushtë. Nëse keni nevojë të kontaktoni të njëjtën organizatë për disa tema të ndryshme, është më mirë të shkruani një letër të veçantë për secilën prej tyre.

Gjuha e të shkruarit

Stili i korrespondencës së biznesit është biznesi zyrtar "i lehtë". Është e mundur dhe e nevojshme të standardizohen frazat, të përdoren disa klishe dhe klishe, por nuk rekomandohet të reduktohet e gjithë kjo në burokraci të thatë. Gjuha "e gjallë" perceptohet gjithmonë lehtësisht dhe në mënyrë të favorshme. Natyrisht, shkrimi i biznesit duhet të përputhet me normat e mirësjelljes (të cilat do të diskutohen më poshtë), por thelbi i çështjes duhet të shprehet qartë dhe në mënyrë koncize.

Disa këshilla praktike:

• përdorni fjalë të thjeshta: termat "të zgjuar" perceptohen dobët dhe shpesh e irritojnë personin që detyrohet t'i lexojë dhe t'i deshifrojë;
• përdorni më shpesh foljet dhe më rrallë mbiemrat;
• mos i shpërndani mendimet tuaja mbi pemën - vetëm specifikat dhe vetëm brenda kornizës së një teme të caktuar, pa shumë detaje dhe detaje të parëndësishme;
• shmangni thëniet e gjata, nëse është e mundur mos përdorni fraza pjesëmarrëse dhe pjesëmarrëse;
• shkruani konkretisht: të ndryshme "për këtë", "ata/ai/ajo" janë të papranueshme;
• shmangni mospërputhjet logjike dhe kalimet e papritura nga një bllok semantik në tjetrin;
• kontrolloni gjithçka të shkruar me vesh: gabime në të folur ndodhin pothuajse në çdo tekst të pa redaktuar.

Një nga rregullat kryesore për të shkruar letra biznesi është: mesazhi duhet të jetë i shkolluar dhe stilistikisht i saktë.

Karakteristikat e adresimit të adresuesit

Si rregull, adresuesit i drejtohen një herë, në fillim të letrës. Kjo mund të bëhet në tre mënyra.

1. Nëse i drejtoheni një personi për herë të parë (ose nëse është krijuar një marrëdhënie thjesht zyrtare midis jush dhe adresuesit), duhet të përdorni një adresë që tregon një distancë të caktuar. Shembull: "I nderuar zoti Ivanov!"
2. Nëse i drejtoheni një personi me të cilin keni krijuar prej kohësh një marrëdhënie biznesi besimi, është më mirë ta thërrisni me emrin dhe patronimin e tij. Shembull: "E dashur Ekaterina Leonidovna!"
3. Kur i drejtoheni një grupi, përdorni frazën standarde "të nderuar zotërinj!"

Në pjesën e fundit ju duhet të përdorni të ashtuquajturën frazë mbyllëse. Ka më shumë opsione këtu:

• "Me respekt", "Sinqerisht i juaji";
• "Urimet më të mira";
• “Me shpresë për bashkëpunim të vazhdueshëm”;
• "Ne jemi gjithmonë të lumtur t'ju ofrojmë një shërbim";
• etj.

Me një fjalë, zgjedhja e frazës së fundit është çështje shije.

Etika e të shkruarit në biznes

Edhe përbuzja e mbuluar në një letër biznesi nuk kalon pa u vënë re. Sigurisht, në këtë rast, nuk do të mund të mbështeteni më në një qëndrim pozitiv apo edhe të barabartë ndaj vetes. Përfundimi është i qartë: mos u dorëzoni pas emocioneve dhe mbajeni veten brenda kufijve edhe nëse marrësi ju mërzit vërtet. Gjithmonë kushtojini vëmendje tonit të mesazhit.

Duhet të jeni veçanërisht të kujdesshëm kur hartoni një letër që përmban një refuzim. Nuk është jashtëzakonisht e mençur të filloni një mesazh të tillë me një "jo" kategorike në një formë ose në një tjetër - kjo do të krijojë te personi ndjenjën se ai thjesht u dërgua. Së pari përpiquni të jepni shpjegime bindëse (jo të dobëta). Pasi të kemi përshkruar shkurtimisht arsyet e refuzimit, duhet të kalojmë pa probleme në deklaratën e tij. Në këtë rast, ju mund të përdorni formulimet e mëposhtme:

• “Për fat të keq, ne nuk shohim asnjë mënyrë për të përmbushur kërkesën tuaj”;
• “Kërkesa juaj nuk mund të plotësohet për arsyet e mëposhtme...”;
• “Na vjen shumë keq, por jemi të detyruar të refuzojmë ofertën tuaj.”

Në mënyrë ideale, edhe përpara se të justifikoni refuzimin - në fillim të letrës - duhet të përsërisni shkurtimisht kërkesën e adresuesit. Ai do të kuptojë që e keni lexuar me kujdes kërkesën ose propozimin e tij dhe ndoshta do ta vlerësojë. Ndoshta në të ardhmen do të punoni përsëri së bashku - pse të transmetoni menjëherë negativin dhe ta trembni personin me ashpërsi të tepruar?

Asnjëherë mos shkoni në ekstremin tjetër. Lajkat dhe sigurimet e shumta të dashurisë së sinqertë janë shenja të dukshme të pasinqeritetit. Mossinqeriteti gjithmonë shkakton refuzim.

Kompozimi i emaileve

Mesazhet në letër tashmë janë vjetëruar. Natyrisht, korrespodenca "letër" nuk do të zhduket kurrë plotësisht, por brenda pak vitesh letrat e shkruara në letër klasike do të bëhen një gjë e rrallë. Negociatat po zhvillohen gjithnjë e më shumë në mënyrë elektronike. Një sipërmarrës modern tani dërgon shumë më tepër letra me email sesa me postë të rregullt.

Letrat e biznesit të dërguara me email shkruhen sipas të njëjtave rregulla të përgjithshme. Kërkesat për gjuhën, stilin dhe tonin, respektimin e standardeve të mirësjelljes - të gjithë këta elementë të detyrueshëm nuk ndryshojnë. Megjithatë, mesazhet elektronike kanë gjithashtu veçoritë e tyre specifike.

1. Sigurohuni që identifikimi juaj të duket solid ose të paktën adekuat. [email i mbrojtur]- Mirë, [email i mbrojtur]- Keq.
2. Është shumë e rëndësishme që gjithmonë të plotësoni fushën Subject. Është kjo linjë që përcakton nëse një person do të hapë mesazhin në hyrje. Nëse po i shkruani dikujt që nuk e njihni, duhet të përpiqeni të gjeni një titull interesant. Por mos e teproni - tema si "Urgjente!!! Ofertë unike, e hapur tani!” Ata vetëm ju bëjnë të dëshironi të klikoni shpejt në ikonën e koshit në krye. Titulli duhet të përbëhet nga 3-5 fjalë dhe të pasqyrojë përmbajtjen e mesazhit.
3. Nëse nuk jeni të njohur me adresuesin, përshkruani shkurtimisht kush jeni dhe si mësuat për të. Pa këtë hyrje të nevojshme, mesazhi mund të konsiderohet spam dhe të fshihet menjëherë.
4. Mos e çaktivizoni citimin në cilësime - lëreni që korrespondenca e mëparshme të shfaqet më poshtë, nën prerje.
5. Të lexosh nga ekrani është një kënaqësi e dyshimtë. Një letër letre mund të merret, dhe vetëm për këtë arsye ajo perceptohet më seriozisht në një nivel të pavetëdijshëm sesa një letër. Merreni parasysh këtë.
6. Sa më i shkurtër të jetë mesazhi i emailit, aq më shpejt do të përgjigjet.
7. Përdorni vetëm fontet standarde.
8. Mos e teproni me theksimin e tekstit - mund të përdorni "të theksuara" për pikat më të rëndësishme, por përdorimi i ngjyrave të ndryshme është i papranueshëm.
9. Nuk ka kapele. kurrë. Edhe në nëntituj. E njëjta gjë vlen edhe për shenjat e pikësimit të dyfishta.
10. Ndani tekstin tuaj në paragrafë me hapësirë ​​midis tyre (thjesht lini një rresht bosh).
11. Mund të bashkëngjitni imazhe ose skedarë teksti në një email. Materiale dhe shpjegime shtesë, komente, përshkrime të hollësishme - e gjithë kjo duhet të jetë në skedarët e bashkangjitur, por jo në trupin e letrës.
12. Në korrespondencën e biznesit me njerëzit me të cilët keni krijuar marrëdhënie besimi (po flasim për partnerë të besuar, kontraktorë të besueshëm), herë pas here mund të përdorni emoticon. Kjo do të "ringjallë" komunikimin - emoticonat në ekran (madje edhe në një mesazh biznesi) perceptohen mjaft pozitivisht. Sigurisht, ato nuk mund të përdoren me shkronja "letër".
13. Sigurohuni që të nënshkruani. Në email, zakonisht përbëhet nga 3-6 rreshta dhe përfshin emrin dhe mbiemrin e dërguesit, pozicionin e tij, emrin e kompanisë, adresën e faqes në internet dhe numrin e telefonit të kontaktit.

Shembull nënshkrimi:

Sinqerisht,

Ivan Ivanov

[email i mbrojtur]

http://site.com.

Ne ju ofrojmë një shembull letre biznesi.

Duke përmbledhur

Megjithëse gjithçka është mjaft e thjeshtë, shembujt e letrave të biznesit të shkruara saktë nuk janë aq të shumtë. Sipërmarrësit ngatërrohen rregullisht në dizajn, përdorin adresa jo plotësisht të sakta dhe harrojnë nuancat e rëndësishme.

Le të rendisim tiparet kryesore të mesazheve të mira të biznesit:

• objektiviteti;
• shkurtësia (është e këshillueshme që letra të mos marrë më shumë se një faqe);
• toni neutral i prezantimit;
• mungesë arsyetimi, rrëfimi, detaje të tepruara;
• mungesa e vlerësimeve emocionale;
• një marrëdhënie e qartë logjike midis pjesëve të tekstit dhe frazave individuale.

Kjo është një lloj liste kontrolli me të cilën mund të kontrolloni në fillim. Pasi të jenë përpiluar dhe dërguar qindra mesazhe biznesi, nuk do të ketë nevojë për të. Mos i injoroni rregullat e mësipërme dhe mbani mend: aftësitë e korrespondencës "të pompuara" të biznesit përmirësojnë ndjeshëm reputacionin tuaj dhe, në përputhje me rrethanat, imazhin e kompanisë.