Ditari i inventarit të të dhënave personale. Rrjedha e dokumenteve të burimeve njerëzore Vitaly Viktorovich Semenikhin. Inventari i brendshëm i dokumenteve të çështjes

Kur një punonjës fillon fillimisht punën, për të hartohet një dosje personale. Është një dosje që përmban të gjitha letrat që në një mënyrë ose në një tjetër lidhen me punonjësin dhe që janë të nevojshme për kompaninë. Kjo çështje personale regjistrohet siç duhet në ditarin përkatës.

Dosja personale: çfarë përfshin?

Dosja personale është një dosje në të cilën depozitohen dokumente të ndryshme që kanë të bëjnë me një punonjës të një ndërmarrjeje. Këto dokumente mund të jenë ose origjinale ose kopje. Ekziston një listë e dokumenteve që janë regjistruar në një dosje të tillë:

• aplikimi i një punonjësi në këtë organizatë për punësim;
• kontratën e punës që është lidhur kur ky person është anëtarësuar në këtë organizatë;
  • përveç kësaj, të gjitha marrëveshjet shtesë që janë lidhur përveç vetë kontratës së punës;
• fletën personale të këtij punonjësi të burimeve njerëzore dhe çdo shtesë të lidhur;
• autobiografinë e punonjësit ose një pyetësor që ai ka plotësuar në dorën e tij;
• ekstrakte nga dokumenti i miratuar nga menaxheri (urdhri) me të cilin punonjësi është emëruar në pozicion;
• një dublikatë e dokumentit që vërteton se punonjësit kanë marrë arsim të lartë ose një arsim tjetër;
• udhëzimet që zbatohen për një punonjës duke marrë parasysh pozicionin e tij;
• letra rekomandimi për këtë punonjës nga organizata të tjera;
• karakteristikat e punonjësit;
• dublikata të urdhrave të personelit ose ekstrakte nga këto dokumente (të cilat parashikojnë transferimin e një punonjësi në një pozicion tjetër, etj.);
• fotokopje të dokumenteve të identitetit (pasaportë, etj.), dokumente që vërtetojnë martesën dhe lindjen e fëmijëve;
• informacion rreth stimujve që punonjësi kishte në shërbim të tij
• informacion në lidhje me gjobat e vendosura ndaj punonjësit në procesin e kryerjes së detyrave të tij dhe për shkeljet e kryera prej tij;
• dokumente të tjera.

Paragrafi i fundit tregon se lista nuk është shteruese, nëse është e nevojshme mund t'i shtohen dokumente të tjera që nuk janë përmendur më lart.

Për më tepër, dosja personale duhet të përmbajë një inventar që përfshin një listë të të gjitha dokumenteve që janë të pranishme në të.

Për secilën nga letrat e përfshira në dosjen personale, ajo duhet të përmbajë informacionin e mëposhtëm:

Një punonjës i autorizuar e vërteton këtë inventar.

Rregullat për plotësimin e ditarit

Para së gjithash, kur përgatitni një ditar të të dhënave personale, futen informacionet e mëposhtme: :

• numri i regjistrimit sipas rendit;
• numri i regjistrimit të dosjes personale;
• data e regjistrimit të dosjes personale;
• mbiemri, emri dhe patronimi i punonjësit;
• Numri i personelit;
• vendndodhjen e ruajtjes së skedarëve personalë;
• data e mbylljes LD;
• arsyeja e mbylljes së LD;
• data e paraqitjes;
• shënime.

I gjithë ky informacion duhet të shkruhet me shkrim dore të rregullt dhe të lexueshëm, nëse është e mundur, është e nevojshme të bëhet pa korrigjime me fjalë, dhe gjithashtu të shmanget fshirja. Ngjyra e bojës për plotësimin e faqes së titullit mund të jetë e zezë, blu ose vjollcë.

Pas kësaj, dosja përmban dokumentet aktuale. Ato depozitohen pas faqes së titullit pikërisht në sekuencën që korrespondon me kohën kur janë lëshuar ose dhënë nga punonjësi.

Dosjet personale të të gjithë punonjësve janë të bashkuara së bashku. Gjithashtu kërkohet që ato të regjistrohen në një ditar të posaçëm, i cili është krijuar për këtë qëllim.

Kërkesat për ruajtjen e dokumenteve

Dosjet personale të të gjithë punonjësve që aktualisht punojnë në ndërmarrje duhet të mbahen në departamentin e personelit të saj, në përputhje me rrethanat, ditari gjendet atje. Për ruajtjen e tyre përdoret një dollap i veçantë kundër zjarrit. Depoja mbahet e mbyllur dhe e mbyllur.

Ditari është në dispozicion të punonjësit përgjegjës të departamentit të burimeve njerëzore, i cili mban punët personale dhe, përveç kësaj, për drejtuesin e departamentit të burimeve njerëzore. Një punonjës i autorizuar caktohet nga drejtuesi, i cili lëshon urdhrin përkatës. Para fillimit të punës ai është duke u trajnuar. Gjatë këtij trajnimi, atij i tregohen përgjegjësitë e tij dhe përmbajtja e dosjes personale të punonjësit, të gjitha dokumentet që duhet të vendosen në të. Gjithashtu, pas nënshkrimit, ai njihet me Rregulloret, të cilat përshkruajnë përpunimin e të dhënave personale të punonjësit, si dhe përmbajnë rregullat për mbrojtjen e tyre, si dhe rregullat për mbajtjen e një regjistri të punëve personale të punonjësit.

Nëse një nevojë e tillë lind gjatë kryerjes së detyrave, akses në dosjet personale të punonjësve u sigurohet edhe drejtuesve të sektorëve strukturorë ku ata janë të punësuar. Një punonjës menaxherial i tillë niveli mund të ketë mundësinë të njihet me të dhënat nga dosja personale e një vartësi, për këtë ai duhet të kontaktojë shefin e departamentit të personelit ose drejtuesin e ndërmarrjes. Pas marrjes së lejes, lëshohet një urdhër me përmbajtje të përshtatshme. Ky dokument shërben si bazë për pranim.

Duhet të zbuloni vetëm informacionin dhe të jepni vetëm ato dokumente që kërkohen nga drejtuesi i njësisë dhe që përfshihen shprehimisht në kërkesën e tij.

Nuk lejohet t'i jepet akses në dokumente të tjera dhe veçanërisht në të gjithë dosjen personale. Gjithashtu, përpara se t'i jepet informacion, kërkohet të njihet me drejtuesin e departamentit Rregullore për të dhënat personale të punonjësve, i cili pranohet në këtë kompani dhe merr nënshkrimin e tij se është i njohur me këtë dokument.

Vetë punonjësi ka akses të lirë në biznesin e tij. Ai nuk ka nevojë për sanksionin e askujt për ta njohur. Ai mund ta marrë atë kundrejt nënshkrimit çdo ditë që i duhet. Më pas ai mund ta studiojë atë deri në fund të ditës së punës, pas së cilës duhet ta kthejë skedarin në vendin e ruajtjes.

Kur një punonjës largohet dhe transferohet në një kompani tjetër, atëherë lejohet kalimi i çështjes në një shoqëri tjetër. Kjo realizohet në bazë të një kërkese të veçantë që ajo i vjen asaj të mëparshmes, ndërkohë që një detyrim i tillë nuk ekziston dhe vendimi i mbetet punëdhënësit të mëparshëm. Kur një punonjës del në pension, pas disa kohësh dosja e tij dërgohet nga shërbimi i personelit në arkiv. Për ruajtjen e tij në shërbimin e personelit parashikohen periudhat e mëposhtme: tre vjet në përgjithësi dhe dhjetë vjet nëse flasim për nëpunës civilë.

Përpara dërgimit të dosjes në arkiv, ajo kapet me kapëse, caktohet një numër dhe shkruhet një përshkrim.

Raste të veçanta - dosje me raste që kanë të bëjnë me individë që kanë qenë drejtues, kanë marrë njohuri të ndryshme dhe kanë marrë çmime shtetërore. Nuk lejohet shkatërrimi për dosjet e tyre, ato ruhen përgjithmonë.

Kjo video përmban informacione për çështjet personale të punonjësve.

Të nderuar kolegë, ne kemi nxjerrë një revistë "bosh" - me tituj bosh kolonash.

Nëse vendosni të mbani një ditar të kontabilitetit/regjistrimit të ndonjë dokumenti ose ngjarjeje që është e vështirë të gjendet në shitje, mund të blini ditarin tonë "bosh" dhe të plotësoni "titujt" e kolonës së tij në mënyrën tuaj.

Ne ofrojmë shembuj të plotësimit të përmbajtjes së revistave më poshtë:

• Ditari i regjistrimit të certifikatave të lëshuara për punonjësit
• Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të dokumenteve të lëshuara për punonjësit
• Regjistri i detyrave të punës
• Regjistri i akteve
• Ditari i regjistrimit të shënimeve zyrtare (memorandume, shënime shpjeguese, etj.)
• Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të kartave personale

Revista është "bosh" - me tituj bosh, grafiku botohet në një format të përshtatshëm (A4, libër).

Mbulesa është e trashë dhe e qëndrueshme (karton i trashë me shkëlqim 300 g + PVC).

Letër e bardhë me cilësi të lartë 80 g 72 faqe

Linjat janë të qarta. Në këtë rast, linjat përputhen. Më shumë se 2100 rreshta për hyrje. Gjerësia e kolonave është e përshtatshme.

Faqja e titullit të një reviste "boshe" - me tituj bosh, grafiku duket si ky:

Kështu, në faqen e titullit të një ditari "bosh" - me tituj bosh, kolona plotësohet në mënyrë të pavarur me emrin e punëdhënësit dhe gjithashtu shkruhet se është regjistruar/llogaritur në ditar. Le të japim shembuj.

Shembulli 2

Kolona "Filloi: "___"_________20___." plotësuar gjatë hapjes së ditarit. Kolona "E plotësuar: "___"_________20___." plotësohet kur mbyllet ditari.

Në faqen e dytë dhe të tretë të revistës ka një seksion "Punonjësit përgjegjës për mirëmbajtjen e revistës".

Faqet e mbetura të ditarit përmbajnë kolona boshe - 5 kolona në secilën faqe. Kolona e parë është pak më e ngushtë, pjesa tjetër kanë të njëjtën gjerësi. Përveç linjës së kokës, çdo faqe ka 30 rreshta për të plotësuar.

Nëse dëshironi të mbani një ditar me pak kolona (1-5), atëherë mund të bëni shënime në secilën faqe. Nëse planifikoni të mbani një ditar me më shumë kolona (6-10), atëherë mund ta mbani atë "të përhapur" rreshtat në faqet majtas dhe djathtas janë pikërisht përballë njëra-tjetrës.

Shembuj të plotësimit të përmbajtjes së një ditari "bosh" - me tituj bosh kolonash

Shembull 1. Ditari i regjistrimit të certifikatave të lëshuara për punonjësit

Shembulli 2. Ditari i detyrave të punës

Shembull 3. Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të dokumenteve të lëshuara për punonjësit

Shembull 4. Ditari i regjistrimit të akteve

Shembulli 5. Ditari i regjistrimit të shënimeve zyrtare (memorandume, shënime shpjeguese, etj.)

Shembulli 6. Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të punëve personale

Shembull 7. Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të kartave personale

Ditari "bosh" - me tituj bosh, kolona numërohet në mënyrë të pavarur. Për më tepër, regjistri është i qepur, i vulosur dhe i certifikuar nga drejtuesi i organizatës (ose personi tjetër i autorizuar), nëse kjo përcaktohet nga punëdhënësi në nivel lokal (për shembull, nga udhëzimet për menaxhimin e të dhënave të personelit). Në këtë rast, shënimet e duhura mund të bëhen për këtë në faqen e fundit të ditarit.

Formati: 210 x 288 (vertikal)
64 faqe, të numëruara
I lidhur lart e vulosur
Kopertina: karton i artë
Mbulesa PVC transparente e lëvizshme

Produkti është paraqitur në Portalin e Furnizuesit.
Për të marrë një ofertë, kontaktoni menaxherin.

350 fshij.

Ju lejon të regjistroni dosjet personale të punonjësve.

Sipas Dekretit të Presidentit të Federatës Ruse të datës 30 maj 2006 Nr. 609 detyrë menaxhimi i dosjeve personale të punonjësve vlen vetëm për autoritetet shtetërore dhe komunale, megjithatë, shumë organizata tregtare gjithashtu punojnë me dosje personale të punonjësve, pasi kjo më pas thjeshton shumë punën: të gjitha informacionet janë të sistemuara, dhe kërkimi i tij kërkon një kohë minimale.

Pamje e rubrikës kryesore të revistës:

Si të regjistroni dosjen personale të një punonjësi?

Regjistrimi i dosjes personale të një punonjësi fillon me plotësimin e saktë të faqes së titullit. Kjo fletë tregon mbiemrin, emrin, patronimin e punonjësit, datën e fillimit të punës në organizatë (ajo përkon me datën e regjistrimit të çështjes) dhe numrin e caktuar. Regjistrimet bëhen me shkrim dore të pastër, me bojë blu, të zezë ose vjollcë. Këshillohet të shmangni fshirjet dhe korrigjimet gjatë futjes së informacionit.

Dokumentet e dosjes personale mund të përfshijnë:

• aplikimi i punonjësit për punësim;
• kontrata e punës dhe marrëveshjet shtesë të kësaj kontrate;
• fletën personale për të dhënat e personelit dhe shtesat në të;
• një pyetësor i plotësuar nga vetë punonjësi ose një autobiografi e shkruar prej tij;
• një kopje të dokumenteve të arsimit;
• ekstrakte nga urdhrat që konfirmojnë pozicionin;
• Përshkrimi i punës;
• karakteristikat e punonjësit, letrat e rekomandimit, nëse ka;
• fotokopje të pasaportës, certifikatës së martesës, certifikatës së lindjes së fëmijëve, etj.;
• kopje ose ekstrakte të urdhrave të personelit (transferim në çdo pozicion, përfaqësi, etj.);
• dokumente për shpërblime dhe stimuj;
• informacion për shkeljet, dënimet;
• dokumente të tjera që lidhen me një punonjës të caktuar.

Në dosjen tuaj personale duhet të ketë inventari. Kjo është një listë e të gjithë dokumentacionit të paraqitur në dosjen personale. Ai pasqyron informacionin e mëposhtëm për çdo dokument:

• emri i dokumentit;
• data e paraqitjes së dokumentit;
• numri i fletëve të dokumentit të futur;
• gjatë heqjes së një dokumenti nga një dosje personale, shënohet data e tërheqjes, nga kush dhe për çfarë arsyeje është tërhequr topi;
• inventari i përfunduar vërtetohet nga një specialist i autorizuar.

Afati i ruajtjes dokumentet në shërbimin e personelit janë: 10 vjet për nëpunësin civil dhe 3 vjet për të gjithë të tjerët.

Kur një skedar transferohet në arkiv, ai qepet, numërohet dhe përshkruhet. Një dosje personale e plotësuar saktë transferohet në arkiv, ku ruhet për 75 vjet .

Pas kësaj periudhe, dosjet personale të punonjësve shkatërrohen. Përjashtim bëjnë dokumentet e qytetarëve që kanë mbajtur poste drejtuese, kanë pasur çmime qeveritare dhe tituj të ndryshëm etj. Skedarë të tillë ruhen përgjithmonë dhe nuk mund të shkatërrohen.

Regjistrimi dhe mirëmbajtja e mëtejshme e dosjeve personale të punonjësve kërkon kohë dhe burime personeli shtesë. Por një bazë e të dhënave personale e formuar siç duhet është një ndihmës i mirë në punën e një oficeri të personelit dhe menaxherit të kompanisë.

Sipas GOST 31282-2004 vula e kontrollit- një pajisje unike treguese me përdorim të vetëm, e krijuar për të zbuluar aksesin e paautorizuar.

Para se të filloni të punoni me Ditarin, duhet të plotësoni faqen e titullit dhe certifikimin. Sigurohuni që të vendosni numrin e vulës në rreshtin e duhur, pa këtë, Ditari nuk konsiderohet i vulosur.

Informacion i dobishëm:

Cilat janë kërkesat për regjistrat e personelit dhe si duhet të hartohet ditari në përputhje me këto kërkesa, shihni videon tonë.

Dhe 20 e Udhëzimeve për procedurën e krijimit, mbajtjes dhe ruajtjes së dosjeve personale të punonjësve, miratuar me Rezolutën nr. 2 të Belkomarchiv të 26 marsit 2004 (në tekstin e mëtejmë: Udhëzimet), përcaktohet se dosjet personale ruhen në shërbimin e personelit veçmas nga dosjet e tjera.

Për të regjistruar dhe garantuar sigurinë e punëve personale, mbahet një ditar (libër) i çështjeve personale, forma e të cilit përcaktohet në Shtojcën 5 të Udhëzimeve. Me rastin e regjistrimit të dosjes personale në një ditar (libër) plotësohen këto kolona: Numri i dosjes personale; mbiemri, emri, patronimi i punonjësit; data e regjistrimit të çështjes; një shënim për çregjistrimin e çështjes.

Numri i dosjes personale është numri i tij i regjistrimit serial që i është caktuar dosjes personale gjatë regjistrimit, d.m.th. kur regjistroheni në një ditar (libër).

Data e regjistrimit të dosjes personale është data e regjistrimit të dosjes personale në ditarin (librin) e të dhënave personale. Regjistrimi i një dosjeje personale duhet të bëhet në ditën kur një kopje e urdhrit (udhëzim, vendim, rezolutë) për punësimin (emërimin në një pozicion) përfshihet në të.

Urdhri për punësimin e Iosif Pavlovich Yanushevich u nënshkrua më 26 mars 2007. Një kopje e këtij urdhri u hartua dhe u vërtetua në mënyrën e përcaktuar më 28 mars, dhe u transferua në departamentin e personelit më 31 mars dhe u përfshi në listën e punonjësit. dosjen personale në të njëjtën ditë. Rrjedhimisht, dosja personale e Iosif Pavlovich Yanushevich do të konsiderohet e formuar më 31 mars 2007 dhe në të njëjtën ditë duhet të regjistrohet në ditarin e të dhënave personale (libër).

Nëse organizata nuk mbante një ditar (libër) të dosjeve personale, atëherë pas krijimit të ditarit (librit) përkatës, të gjitha dosjet personale të punonjësve të disponueshëm në shërbimin e personelit duhet të regjistrohen njëkohësisht.

Në kolonën "Shënim për çregjistrimin" tregohet data e transferimit të dosjes personale nga shërbimi i personelit në arkivin e organizatës dhe vendoset nënshkrimi i personit që ka lëshuar markën përkatëse. Kjo datë korrespondon me datën nga lista e punëve të njësisë strukturore, e përpiluar nga shërbimi i personelit gjatë transferimit të dokumenteve në arkivin e organizatës. Data në përfundim të inventarit vendoset nga punonjësi i departamentit të personelit dhe drejtuesi i arkivit të organizatës (personi përgjegjës për arkivin) pas përfundimit të procedurës për marrjen dhe transferimin e dosjeve personale. Përpara se të transferohen në arkiv, dosjet personale të punonjësve të larguar nga puna vazhdojnë të regjistrohen në shërbimin e personelit.

Një shembull i dizajnit të një ditari (libri) për regjistrimin e çështjeve personale është dhënë në shtojcë.

Për të siguruar kërkimin e shpejtë të skedarëve personalë, përveç ditarit (librit), këshillohet që të mbahet edhe një indeks ndihmës alfabetik i kartës ( shënim 1). Është racionale të ruhet një kabinet skedarësh alfabetik nëse dosjet personale sistemohen në shërbimin e personelit jo sipas alfabetit të mbiemrave të punonjësve, por sipas renditjes së numrave të regjistrimit të dosjeve personale (klauzola 19 e Udhëzimeve lejon të dy procedurat e sistemimit dosjet personale në punë në zyrë). Aktet rregullatore ligjore nuk e përcaktojnë formën e kartës së regjistrimit personal, prandaj ajo hartohet në mënyrë arbitrare. Struktura e detyrueshme e një kabineti të tillë dosjesh gjithashtu nuk është krijuar. Në të njëjtën kohë, duket e këshillueshme që kabineti i dosjeve alfabetike të ndahet në dy blloqe: dosjet personale të punonjësve dhe dosjet personale të punonjësve të shkarkuar. Ndërsa punonjësit largohen, kartat do të lëvizin nga blloku i parë në të dytin. Nga blloku i fundit, kartat alfabetike do të transferohen në arkivin e organizatës njëkohësisht me dosjet personale, ku do të përpilohen në dosjen e referencës së arkivit.

Shërbimi i personelit mund të mbajë edhe kabinete të tjera ndihmëse të dosjeve, të formuara sipas kritereve të ndryshme, për shembull: një kabinet dosjesh sipas karakteristikave strukturore dhe alfabetike ( shënimi 2), dosje të veçanta për dosjet personale të pensionistëve që punojnë në organizatë, punonjësve me grada akademike (tituj) etj. Dosjet ndihmëse ofrojnë ndihmë të madhe për gjetjen e shpejtë të informacionit të nevojshëm gjatë përgatitjes së raporteve të burimeve njerëzore dhe plotësimit të formularëve statistikorë.

Shënim 1. Përveç indeksit të posaçëm alfabetik të kartelave, numrat e dosjeve personale mund të regjistrohen edhe në kartelat e regjistrimit personal të punonjësve f.T-2.

Shënim 2. Në një kabinet të tillë dosjesh, kartat për punët personale shpërndahen sipas ndarjeve strukturore, kurse brenda ndarjeve strukturore - sipas alfabetit të mbiemrave. Kjo ju lejon të zgjidhni shpejt dosjet personale të të gjithë punonjësve të njësisë strukturore të kërkuar.

Nuk ka formularë të aprovuar ligjërisht, kështu që institucionet kanë të drejtë t'i zhvillojnë ato në mënyrë të pavarur në një format të lirë. Për më tepër, ata mund të përdorin formularë të miratuar nga ministri të ndryshme.

Pse është i nevojshëm dhe për çfarë parashikohet?

Çdo institucion që menaxhon punët personale të punonjësve, për lehtësinë e regjistrimit të dokumenteve, mund të hartojë një ditar. Do ta bëjë më të lehtë punën me të dhënat personale të punonjësve të organizatës, sepse:

• i gjithë informacioni është i sistemuar;
• kërkimi i informacionit kërkon më pak kohë;
• ky format është i lehtë për t'u përdorur;
• Mbrojtja e të dhënave personale të punonjësve është në nivelin e kërkuar.

Në thelb, të dhënat personale të punonjësve që përdorin fiksim përdoren në shërbimin civil, dhe kërkesat për ruajtjen e të dhënave janë strikte:

• dokumentet për nëpunësit civilë të shkarkuar dhe të punësuarit ruhen veçmas;
• vendndodhja e ruajtjes - dhomë e veçantë;
• letrat duhet të vendosen në kabinete metalike;
• qasja nga palët e treta është e përjashtuar;
• Në zyrë mund të hyjnë vetëm punonjës të autorizuar posaçërisht.

Procedura për regjistrimin dhe ruajtjen e dosjeve personale të nëpunësve civilë rregullohet rreptësisht me Ligjin Federal Nr. 79-FZ, datë 27 korrik 2004 "Për Shërbimin Civil Shtetëror të Federatës Ruse" dhe Dekretin e Presidentit të Federatës Ruse të datës 30 maj. , 2005 Nr. 609 për të dhënat personale të nëpunësve civilë.

Libri i kontabilitetit ju lejon të përcaktoni njohjen aktuale të nëpunësit civil me materialet e çështjes, si dhe qëllimin e tyre. Përkundër faktit se skedarët personalë përmbajnë një kartë prezantimi, mbajtja e një ditari të dosjeve personale ju lejon të optimizoni procesin, duke përfshirë autoritetet e inspektimit.

Kush drejton dhe ku ruhet?

Duke qenë se dosjet personale të punonjësve në institucione formohen dhe mirëmbahen nga punonjës të shërbimit të personelit ose punonjës të autorizuar posaçërisht (me urdhër të punëdhënësit), ditari kontabël në fjalë është nën juridiksionin e këtyre personave. Ata janë përgjegjës për korrektësinë dhe afatin kohor të ekzekutimit të tij. Gjatë periudhës së mirëmbajtjes, ai mbahet nga personi përgjegjës.

Një ditar i tillë është një dokument i brendshëm. Nuk mund t'u transferohet punonjësve të departamenteve të tjera përveç departamenteve të personelit pa urdhër të drejtuesit të departamentit të personelit. Punonjësit mund të njihen me të vetëm në prani të personit përgjegjës për mirëmbajtjen e tij. Një regjistër i punëve të punonjësve duhet t'i sigurohet rregullisht shefit të departamentit të burimeve njerëzore për të verifikuar korrektësinë e vendimmarrjes, për të gjeneruar raporte dhe për të analizuar aktivitetet.

Formulari i ditarit

Formulari mund të hartohet nga specialistët e departamentit të burimeve njerëzore dhe të miratohet nga akti administrativ vendor i punëdhënësit.

Para se të bëni ditarin e ditarit, duhet të përcaktoni se si do të rregullohen faqet - vertikalisht ose horizontalisht. Opsioni i parë është optimal për një numër të vogël grafikësh. Nëse është e nevojshme të pasqyrohet një sasi e madhe informacioni, opsioni i dytë është i pranueshëm.

Është më mirë të bëni mbulesën nga letra të trasha A4, duke treguar mbi të emrin e institucionit, informacione për fillimin e menaxhimit dhe fundin e tij.

Informacioni për punonjësin përgjegjës për mirëmbajtjen e dokumentit mund të pasqyrohet në kopertinë (në të dyja anët) ose në çdo faqe. Informacioni mund të vendoset edhe në faqen e fundit.

Formulari për paraqitjen e informacionit mund të jetë si më poshtë:

Faqet e librit të të dhënave personale duhet të mbrohen nga sekuestrimi dhe investimet shtesë. Për ta bërë këtë, mund të përdorni opsionet e mëposhtme:

1. Faqet janë të numëruara, të lidhura, të vulosura me vulë (dyllë depilimi, mastikë), vetë ditari i kontabilitetit vërtetohet nga titullari i shërbimit të personelit ose nëndrejtuesi i institucionit përgjegjës për çështjet e personelit, ose drejtpërdrejt nga titullari.
2. Fletët duhet të jenë të numëruara dhe të lidhura së bashku. Vendosni një ngjitëse në nyjën e lidhëses në faqen e fundit me gjurmën e vulës së shërbimit ose organizatës së personelit. Bëni një certifikatë:

Regjistrimet duhet të bëhen me bojë blu, vjollcë ose të zezë. Korrigjimet ose fshirjet e informacionit duke përdorur mjete korrigjuese nuk lejohen.

Nëse është e nevojshme të bëhen korrigjime, shënimet e gabuara duhet të kryqëzohen me një rresht në mënyrë që informacioni i futur më parë të jetë i lexueshëm. Një hyrje e re duhet të bëhet në të njëjtën kolonë. Nëse ka një kolonë "Shënim", bëhet një hyrje në të.

Nëse nuk ka një kolonë të tillë, të dhënat e gabuara nuk kryqëzohen: nën të duhet të bëni një shënim "hyrja N ___ në kolonën N ___ është e pavlefshme" dhe futni informacionin aktual.

Mbushja e mostrës

Regjistri i të dhënave personale të punonjësve, një mostër e të cilit është dhënë më poshtë, mund të plotësohet duke përfshirë informacione rreth:

• data e formimit të dosjes personale të punonjësit;
• EMRI I PLOTË. punonjës;
• numri sipas fletës kohore;
• pozitat në përputhje me tabelën e personelit;
• emri i njësisë strukturore;
• informacion në lidhje me urdhrin e punës;
• informacion në lidhje me urdhrin e largimit nga puna.

Nëse keni nevojë të optimizoni kërkimin e informacionit, dokumenti mund të dizajnohet si një libër alfabetik, duke caktuar faqe të veçanta për shkronjat.