Ditari për regjistrimin e porosive përmes pm. Plotësimi i ditarit për regjistrimin e porosive për personelin. Vlen të merren parasysh karakteristika të tilla të ditarit:

Aktivitetet e një ekipi të madh pune duhet të rregullohen me dokumente administrative të autoriteteve në formë zyrtare. Me urdhra punëdhënësi rregullon të gjithë procesin e punës, lëvizjen, punësimin dhe shkarkimin e personelit.

E veçanta e dokumentit është se përmes tij është e mundur të formulohen qartë kërkesat dhe urdhrat e menaxhimit, falë pranisë së urdhrit, të gjitha marrëdhëniet e punës midis menaxherit dhe stafit janë të efektshme.

Të gjitha porositë bëhen në 3 kategori:

• Ruajtja afatgjatë;
• afatshkurtër;
• Porositë e përkohshme.

Ky dokument ka për qëllim komunikimin zyrtar ndërmjet ekipit dhe punëdhënësit me anë të një dekreti, ky i fundit ua komunikon punonjësve urdhrat, kërkesat dhe mendimet e tij.

Çfarë gabimesh mund të bëhen kur plotësoni porositë e burimeve njerëzore do të mësoni në këtë video:

Kush zhvillon dokumente të tilla

Dokumenti përgatitet nga sekretari, punonjësi i departamentit të burimeve njerëzore dhe punonjës të tjerë që mbajnë edhe pozicionin e nëpunësit.

E rëndësishme: dokumenti nënshkruhet ekskluzivisht nga drejtuesi i ndërmarrjes ose një person i autorizuar për të nënshkruar dokumente të tilla.

Llojet kryesore të urdhrave të personelit

Sipas rastit kur është lëshuar urdhri, ato mund të ndahen në 2 lloje:

• Nga personeli;
• Sipas aktiviteteve të ndërmarrjes.

Në të njëjtën kohë, punonjësit e personelit ose sekretarët janë të përfshirë në përgatitjen e çdo lloj dokumentacioni, njësoj si urdhrat në lidhje me aktivitetet e kontabilitetit.

Këto dokumente kanë rëndësi juridike për të dyja palët, kështu që përgatitja e tyre duhet të trajtohet me kujdes të veçantë.

Nga personeli

Në thelb, ky lloj urdhri rregullon marrëdhëniet juridike të palëve, tregon përgjegjësitë e punëdhënësit dhe funksionet e punonjësit mund të lëshohet në varësi të rastit;

• Rreth përkthimit. do të mësoni se si të lëshoni saktë një urdhër për transferimin e një punonjësi në një punë tjetër;
• Shkarkimi nga puna;
• Punësimi;
• shkuarja me pushime;
• Pagesa e shumave nxitëse ().

Shembuj të urdhrave për personelin.

Ky urdhër, në varësi të rastit të lëshimit të tij, duhet të përmbajë informacion të plotë:

• Emri i ndërmarrjes dhe detajet e saj;
• Emri i plotë i pjesëmarrësve në marrëdhënie;
• Datat – përgatitja dhe hyrja në fuqi e urdhrit;
• Është e nevojshme të thuhet thelbi i botimit të tij - ndryshime, shkarkime, etj.;
• Nënshkrimet e palëve.

E rëndësishme: duhet të pasqyrojë të gjitha aktivitetet e punonjësit për të cilin është lëshuar.

Dokumentet që kanë të bëjnë me aktivitetet e ndërmarrjes

Ky lloj i referohet gjithashtu një dokumenti përmes të cilit ndodh komunikimi me personelin, por në të njëjtën kohë rregullohen aktivitetet e tyre, për shembull:

• Urdhra pushimi me kuptime të ndryshme, natyrë, kohëzgjatje;
• Urdhër për trajnim të avancuar;
• Një urdhër për ndryshimin e regjimit të punës - ndryshimi i numrit të orëve, kohëzgjatja e ndërrimeve, etj. do të mësoni se cilat rregulla përdoren për të hartuar një urdhër për ndryshimin e orarit të punës;
• Për udhëzime shtesë për persona të caktuar;
• Për transferimin e pronës së luajtshme/të paluajtshme prodhuese në përdorim të përkohshëm të një punonjësi;
• Urdhër për futjen e rregullave të brendshme në ndërmarrje;
• Për emërimin e një personi përgjegjës për ekzekutimin e urdhrave, mbajtjen e të dhënave ushtarake, paraqitjen e raporteve në fondin pensional të Federatës Ruse, etj.;
• Llojet e tjera të dokumenteve që rregullojnë aktivitetet në ndërmarrje.

Forma dhe procedura për ruajtjen e porosive

Deri vonë, deri në vitin 2013, formulari i përdorur për çdo lloj dokumenti personeli duhej të unifikohej, por më pas ky detyrim u anulua dhe tani punëdhënësi ka të drejtë të krijojë formularin sipas veçorive të prodhimit të tij dhe akteve të brendshme vendore. i cili është mjaft i përshtatshëm.

Në të njëjtën kohë, struktura bazë e dokumentit duhet të ruhet, e njëjta gjë vlen edhe për informacionin dhe detajet bazë.

Sa i përket dokumenteve të prodhimit, formularët e unifikuar nuk kërkoheshin më parë, por sipas standardeve të pranuara përgjithësisht, ai përbëhet nga disa pjesë:

• Pjesa hyrëse - përshkruan thelbin e çështjes;
• Ekzekutiv – po flasim për udhëzimet e drejtorit;
• Përfundimtar - emërohet një person ekzekutiv, një datë për ekzekutimin e urdhrave.

Sipas periudhës së ruajtjes, dokumenti për personelin klasifikohet si letra me ruajtje afatgjatë - 75 vjet nga data e transferimit në arkiv.

Kur qepni në fund ose fillim të vitit, hartohet një inventar për dokumente të tilla që tregojnë:

• Të dhënat e regjistrimit;
• Data e publikimit;
• Zyrtarët që i kanë nënshkruar ato.

E rëndësishme: çdo dosje e qepur duhet të përmbajë porosi që janë identike në kuptim.

Porositë për aktivitetet e ndërmarrjes kanë një jetëgjatësi të pakufizuar, për pushime ato janë afatshkurtra dhe ruhen deri në 3 vjet, për tema të përgjithshme të prodhimit - nga 5 vjet.

Rregullat e përpilimit

Dokumentet në forma të ndryshme kanë dallime në formimin e tyre.

Nga personeli

Lejohet të formulohet një urdhër për personelin në letrën e kompanisë, duke marrë parasysh specifikat e prodhimit, por ai duhet të përmbajë informacionin e mëposhtëm:

• Detajet e kompanisë dhe emri;
• Emri i plotë i zyrtarit;
• Titulli dhe numri i serisë së dokumentit;
• Arsyet e publikimit;
• Lidhjet me aktet legjislative;
• Emri i plotë, pozicioni i personit në lidhje me të cilin është lëshuar dokumenti;
• Pjesa administrative - është e nevojshme të thuhet thelbi i urdhrit;
• Emëroni një ekzekutiv;
• Nënshkruani me një transkript nga menaxheri;
• Data e përpilimit;
• Nënshkrimi i të njohurit të punonjësit.

Sipas aktivitetit kryesor

Ky dokument është hartuar në një stil më të lirë, për shembull, urdhri për të vënë në fuqi një tabelë të re të personelit përmban:

• Emri i organizatës;
• emri i dokumentit;
• Subjekti i porosisë;
• Numri i regjistrimit dhe data e përpilimit;
• Pas fjalës komandoj, ka një listë ndryshimesh;
• Nënshkrimi i menaxherit me transkript.

Rregullat për regjistrimin e urdhrave të personelit

Efekti i urdhrit fillon ligjërisht nga momenti i nënshkrimit të tij nga pjesëmarrësit, pas së cilës personi përgjegjës e regjistron atë në ditarin e regjistrimit të porosive për ndërmarrjen, e depoziton në një dosje të veçantë dhe vendos një numër regjistrimi. Në këtë rast, dosja duhet të përmbajë dokumente të të njëjtit lloj për nga rëndësia dhe qëllimi.

Për momentin, një ditar nuk kërkohet për regjistrimin e porosive, por ai ende mbahet në shumicën e ndërmarrjeve, pasi është një opsion kontabël mjaft i përshtatshëm.

Numri i regjistrimit tregohet në rend rritës dhe indeksohet sipas temës së porosisë, por është më mirë nëse ka një ditar të veçantë për secilin version të porosisë.

Një dokument i tillë është i disponueshëm për t'u blerë, ose mund ta bëni vetë duke përdorur një fletore të madhe.

Shembull i porosisë në orarin e pushimeve.

Arkivimi

Porositë formohen në një grumbull të veçantë, sipër vendoset një inventar, i mbuluar me një faqe titulli me emrin e porosive dhe i qepur me fije të forta.

Për arkivin, përdoret një dhomë e thatë me raftet e instaluara, e cila gjithashtu indeksohet më mirë për lehtësinë e kërkimit. Kur përfundon periudha e caktuar për ruajtje, dokumentet asgjësohen.

Regjistrat e porosive të burimeve njerëzore

Ky dokument ka për qëllim regjistrimin e porosive me një jetëgjatësi deri në 75 vjet, ai është i vulosur me një vulë treguese të numëruar një herë, e cila është krijuar për të zbuluar aksesin e paautorizuar.

Para fillimit të përdorimit, duhet të plotësoni faqen e titullit me numrin e vulës të futur në një rresht të veçantë.

E rëndësishme: pa këtë veprim, revista konsiderohet e pavulosur. Kërkohet gjithashtu një nënshkrim vërtetimi.

Faqja e titullit përmban:

• Emri i ndërmarrjes;
• emri i dokumentit;
• Datat e fillimit dhe përfundimit të prerjeve;
• Emri i plotë i zyrtarit përgjegjës për mirëmbajtjen e dokumentit zakonisht ky person emërohet me urdhër dhe është punonjës i departamentit të burimeve njerëzore.

Kur plotësoni seksionet kryesore, duhet të vendosni informacionin e kërkuar në secilën kolonë:

• Numri serial i porosisë;
• Data e përpilimit;
• Numri i regjistrimit të porosisë – përmban indeksimin;
• Lloji i tij është pranimi, shkarkimi ose transferimi;
• Numri i personelit të dokumentit;
• Baza e publikimit është një deklaratë, një shtesë në marrëveshjen kryesore, etj.

Nga kjo rezulton se qëllimi kryesor i dokumentit është:

• Informacion kronologjik për renditjen dhe renditjen e porosive sipas llojit, i cili, nëse është e nevojshme, përshpejton ndjeshëm procesin e gjetjes së dokumentit të kërkuar;
• Për më tepër, shënimi i ditarit është konfirmim shtesë i ekzistencës së dokumentit të lëshuar nga menaxheri.

konkluzioni

Urdhrat e personelit janë përbërësi kryesor i punës së koordinuar të një organizmi të tërë të madh si ndërmarrje, aktivitetet e të cilit janë nën kontrollin e menaxherit.

Dokumentet kryesore të të dhënave të personelit diskutohen në detaje këtu:

Ditari për regjistrimin e porosive për personelin: një mostër e plotësimit të librit është e kërkuar në pothuajse çdo ndërmarrje. Mirëmbajtja korrekte e këtij dokumenti, i cili pasqyron me saktësi punësimin, ngjitjen në shkallët e karrierës dhe largimin nga puna, nuk është një trill burokratik. Ky dokument shërben si bazë për konfirmimin e përvojës së punës, si dhe është një nga ato themelore për llogaritjen e pensionit.

Një ditar i tillë krijohet në fazën fillestare të veprimtarisë së një ndërmarrje (organizate). Ajo kryhet gjatë gjithë ekzistencës së ndërmarrjes, pavarësisht nga forma e saj e pronësisë. Ndërprerja e parakohshme e mbajtjes së Ditarit me urdhër të LS-së nuk lejohet. Arsyeja e vetme për të filluar një ditar të ri është fundi i hapësirës së lirë për hyrjet e mëvonshme.

Kontabiliteti i personelit është i ndarë nga kontabiliteti kontabël, i cili merr parasysh aktivitetet kryesore në bazë të normave ligjore. Është e pamundur të regjistrohen urdhra për personelin e një ndërmarrje së bashku me urdhrat për aktivitetet kryesore, pasi urdhrat e parë kanë të bëjnë me subjektet e ligjit, domethënë qytetarët (pavarësisht nëse këta njerëz janë shtetas të Federatës Ruse apo të huaj) dhe ata garantohen si të drejtat ligjore ashtu edhe liria e shprehjes. E thënë thjesht, edhe pse në fazën aktuale të zhvillimit ekonomik, fuqia punëtore është një mall që e prodhon pronari i saj, punëtori, nuk mund të njihet në asnjë mënyrë si mall. Pasqyrat kontabël bazohen në raportimin mbi formimin dhe lëvizjen e mallrave. Prandaj, kombinimi i mallrave dhe jo mallrave në një raport në mënyrë të pashmangshme do të shkaktojë konfuzion në të ardhmen.

Afati i ruajtjes së një ditari të tillë është të paktën 75 vjet. Prandaj, disa kërkesa i imponohen formës së tij, si dhe cilësisë së materialeve nga të cilat është bërë. Duhet të ketë një mbulesë të bërë nga fletë të qëndrueshme dhe të forta, duhet të përdoret vetëm nga letra me cilësi të lartë. Ngjitësja në të cilën është shtypur emri i revistës duhet të jetë ngjitur mirë dhe nuk mund të hiqet.

Pse është e nevojshme të bëni ditar

Meqenëse, në përputhje me GOST P 51141-98, regjistrimi nënkupton një regjistrim në formën e vendosur të të dhënave për një dokument në përputhje me rregullat ekzistuese. Regjistrimi konfirmon vetë faktin e marrjes ose krijimit të një dokumenti në një kohë të caktuar duke futur informacione rreth tij në formularin përkatës të regjistrimit, shoqëruar me caktimin e një numri, si dhe duke regjistruar të dhënat bazë për dokumentin.

Kështu, është regjistrimi që i jep dokumentit fuqi ligjore, pasi me ndihmën e tij regjistrohet vetë fakti i krijimit të tij. Prandaj, urdhri për personel duket se nuk ekziston para se të regjistrohet në Ditar.

Baza ligjore për ekzistencën e një ditari të tillë, procedura e mbajtjes së tij, si dhe klasifikimit të tij si dokumente të ruajtjes afatgjatë është dekreti i Arkivit Federal të datës 6 shtator 2000. Neni nr. 358 i këtij dokumenti përcakton duhet të mbajnë shënime të urdhrave të personelit veçmas nga llojet e tjera të rrjedhës së dokumenteve. Sipas kërkesave të dokumentit rregullator, në secilën ndërmarrje mbahet një ditar (libër) për regjistrimin e urdhrave të emërimeve, transferimeve dhe shkarkimeve të personelit.

Sistematizimi i informacionit të futur bazohet në parimin e një katalogu kronologjik. Vetë urdhrat e personelit ruhen veçmas, të depozituara në dosjet personale përkatëse të punonjësve.

Porositë për personelin kryesor

Ditari shfaq urdhrin për personelin - vetëm ato dokumente të brendshme të ndërmarrjes që shërbejnë për të përcaktuar statusin zyrtar të punonjësve të punësuar dhe në të njëjtën kohë shërbejnë si bazë për të bërë regjistrime në dokumentet e kontabilitetit. Për shembull:

• karta personale;
• dokumente financiare;
• librat e punës.

Urdhrat për emërimin e zyrtarëve të lartë të ndërmarrjes në pozicione që tregohen në dokumentet statutore (për shembull, llogaritari kryesor, drejtori i përgjithshëm) konsiderohen urdhra të veprimtarisë kryesore dhe nuk shfaqen në këtë ditar.

Një regjistër i urdhrave të personelit duhet të jetë i disponueshëm në çdo ndërmarrje, pavarësisht nga forma e saj ligjore (firmë, kompani, etj.). Ai përmban informacione në lidhje me urdhrat për pranim, pushim nga puna, transferim, emërim në një pozicion të ri, si dhe të gjitha urdhrat e tjera në lidhje me punonjësit me një periudhë ruajtjeje prej 75 vjetësh.

Meqenëse rregulloret e Federatës Ruse parashikojnë kërkesat për mbajtjen e të dhënave të personelit, regjistrimin e informacionit për lëvizjet e brendshme të personelit veçmas nga dokumentacioni që regjistron rrjedhën e punës në lidhje me aktivitetet e kontabilitetit dhe menaxhimit, regjistrimi i urdhrave të personelit kryhet veçmas. Nuk ka rregulla strikte legjislative për ekzekutimin e një rrjedhe të tillë dokumentesh. Baza për krijimin dhe hartimin e revistës janë normat që përcaktohen nga praktika e zyrës.

Në përgjithësi, vetë ditari, në të cilin regjistrohen informacionet për emërimet e personelit, si dhe lëvizjet në rregullimin ligjor, konsiderohet si një dokument i krijuar në bazë të një akti rregullator vendor, domethënë, forma e tij mund të përcaktohet nga titullari. të ndërmarrjes në mënyrë të pavarur. Megjithatë, edhe pse nuk ka një formë standarde, sot në praktikën e punës në zyrë tashmë është zhvilluar një formë plotësisht e përcaktuar e një dokumenti të tillë dhe praktika e mbajtjes së tij.

Ky lloj regjistri është si një tabelë me disa rreshta dhe kolona:

• kolona një përdoret për të futur informacione rreth numrit të porosisë që po rregullohet;
• kolona e dytë ka për qëllim të regjistrojë datën e lëshimit të urdhrit;
• kolona tre përdoret për të futur informacione rreth numrit të porosisë;
• kolona katër përdoret për të regjistruar llojin e porosisë - regjistrimi në një vend pune, transferimi i brendshëm, largimi nga puna;
• kolona e pestë përmban informacione për emrin, patronimin dhe mbiemrin e punonjësit në lidhje me të cilin është lëshuar urdhri;
• kolona numër gjashtë përmban numrin e personelit të punonjësit për të cilin është lëshuar urdhri;
• kolona numër shtatë përmban informacione për bazën e nënshkrimit të urdhrit, domethënë për kontratën e punës, aplikimin e punonjësit, marrëveshjen shtesë, etj., duke treguar numrin, si dhe datën e regjistrimit;
• Kolona nr. 8 përdoret për të bërë shënime nëse është e nevojshme.

Disa nëpunës shtojnë një kolonë për futjen e informacionit në lidhje me përmbledhjen e porosisë, e cila regjistrohet në ditar.

Çfarë duhet të regjistrohet në ditar

Sipas Listës së dokumentacionit standard që gjenerohet gjatë punës së organizatave, duke treguar kohën e ruajtjes së përhershme, përcaktohen 2 periudha të ndryshme për ruajtjen e ditarve në të cilat regjistrohet dokumentacioni administrativ, i cili përfshin urdhra për emërimin, shkarkimin dhe të brendshëm. transferimi i punës së punonjësve.

Lejohet të futni informacione për të dhënat personale të punonjësve pa shkruar emrat e plotë dhe patronimet e tyre, por duke përdorur në vend të tyre inicialet. Nëse një organizatë punëson dy ose më shumë punonjës me mbiemra të njëjtë, atëherë patronimet e tyre, si dhe emrat e tyre, regjistrohen plotësisht.

Disa lloje të urdhrave në lidhje me personelin hartohen në përputhje me rregullat e dokumentit "Format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimet e personelit." unifikuar format e porosive:

• rreth punësimit (Formulari T-1, si dhe Formulari T-1a)
• në lidhje me transferimin e një punëtori në një punë tjetër (Formulari T-5, si dhe Formulari T-5a);
• për përfundimin (ndërprerjen) e kontratës së punës me një punonjës (ose largimin nga puna) (Formulari T-8, si dhe Formulari T-8a);
• urdhra për dërgimin e një punonjësi në një udhëtim pune (Formulari T-9, si dhe Formulari T-9a);
• urdhra për të inkurajuar punonjësit (Formulari T-11, si dhe Formulari T-11a).

Shkronja "a", e cila i shtohet numrit që ka një formë të unifikuar, do të thotë se përdoret për të dokumentuar urdhrat që lidhen me personelin, ndërsa urdhri vlen për disa punonjës njëherësh (për shembull, një urdhër për të punësuar disa persona në një herë, të cilat formojnë një brigadë).

E para është një jetëgjatësi prej pesë vjetësh (afatshkurtër). Ai regjistron:

• pushimet e dhëna për studime;
• pushimet e dhëna çdo vit në përputhje me dispozitat e kontratës së punës;
• sanksione disiplinore;
• lista e detyrave;
• udhëtime pune afatshkurtra.

E dyta ka një jetëgjatësi prej 75 vjetësh (afatgjatë). Ai regjistron:

• urdhra në lidhje me punësimin, shkarkimin dhe transferimet zyrtare;
• informacion mbi pagat dhe shpërblimet;
• informacion rreth stimujve, çmimeve;
• informacion mbi çështjet e trajnimit të avancuar, certifikimit, caktimit të gradave, kategorive, e kështu me radhë;
• për detyrat që lidhen me veprimtarinë kryesore;
• porosi për udhëtime të gjata pune;
• urdhra për dhënien e lejes pa pagesë.

Nuk ka nevojë të nxitoni për të plotësuar Regjistrin e PM. Vlen të siguroheni që menaxheri të mos ndryshojë mendjen për lëshimin e urdhrit, ose të ndryshojë llojin e dokumentit ose datën e tij.

Oficerët me përvojë të personelit rekomandojnë që ato urdhra për personelin që mund t'i atribuohen rrjedhës së dokumenteve për lëvizjen e jashtme të punonjësve të ndahen nga urdhrat që lidhen me lëvizjet e brendshme të punonjësve. Kjo ndarje e të dhënave në të ardhmen mund të lehtësojë shumë marrjen e të dhënave të nevojshme për analizë:

• qarkullimi i personelit të përgjithshëm;
• frekuenca dhe treguesit sasiorë të punësimit;
• statistikat e pushimeve nga puna;
• statistikat e transfertave, të cilat gjatë analizës konsiderohen si hyrje në një punë të re pas largimit nga e vjetra.

Për të njëjtin thjeshtësim, urdhrat për pushime, për regjistrimin e pushimeve mjekësore dhe urdhrat për udhëtime pune mund të merren parasysh edhe në revista të tjera.

Rregullat e dizajnit të revistave

Ekzistojnë disa kërkesa për ditarin e regjistrimit të barnave në lidhje me hartimin dhe mirëmbajtjen e tij.

• Revista duhet të ketë një faqe titulli. Ajo tregon:

1. Emri i organizatës;
2. emri i departamentit (departamenti i HR);
3. data e fillimit të ditarit, si dhe data e mbarimit (kolona plotësohet kur dokumenti dorëzohet në arkiv).

• Përgjegjësia për mirëmbajtjen e regjistrit i takon një personi specifik. Në anën e pasme të faqes së titullit tregohet emri, patronimi, mbiemri dhe pozita e tij.
• Të gjitha shënimet në ditar numërohen në mënyrë sekuenciale.
• Porositë futen në ditar sipas rendit kronologjik - hyrja pasuese duhet të ketë një datë më të vonshme se ajo e mëparshme.

Kur bëni hyrje, përdorni formate standarde për të shkruar datat - ditë, muaj, vit.

• Të dhënat për punonjësin (emri, patronimi, mbiemri) për të cilin është lëshuar urdhri futen pa shkurtesa ose ndryshime.
• Informacioni i futur në ditar duhet të korrespondojë me përmbajtjen specifike të porosive.

Oficerët me përvojë të personelit japin këshilla - mos i futni të gjitha urdhrat e lëshuara për punonjësit në një ditar, por ndajini ato në grupe, duke e bazuar ndarjen në llojin e veprimit në lidhje me urdhrin me shkrim. Për shembull - certifikim, një urdhër udhëtimi pune, një urdhër për të kaluar në një punë të re, e kështu me radhë. Këshillohet që secilit grup t'i caktoni indeksin e vet. Për shembull, urdhrat për lëvizjen e personelit marrin indeksin LS, urdhrat për pushime marrin indeksin O, të dhënat e pushimit mjekësor marrin indeksin B, urdhrat për udhëtime pune i caktohen indeksit KM, etj. Në organizatat që punësojnë një numër të madh punonjësish, një indeksim i tillë në të ardhmen do ta bëjë shumë më të lehtë gjetjen e rekordit përkatës. Kjo ndarje gjithashtu ndihmon në analizimin e punës së ndërmarrjes për të zhvilluar një formë të re të marrëveshjes kolektive, dhe analizimin e qarkullimit të stafit.

Udhëzimet standarde për punën në zyrë të kryera në organet federale, të miratuara me Urdhrin e Arkivit Federal (Nr. 68, datë 27 nëntor 2000), nuk vendosin rregulla strikte në lidhje me rendin e numërimit në Regjistrin e Urdhrave në lidhje me personelin. Vërehet vetëm nevoja për të numëruar urdhrat në formën e numërimit sekuencial brenda një viti kalendarik. Vihet re se udhëzimet, urdhrat për barnat, për aktivitetet kryesore janë të numëruara veçmas.

Mbrojtja e informacionit të futur në regjistër

Regjistrimet e ditarit mbrohen nga ndryshimet e paautorizuara në përputhje me kërkesat për dokumentet arkivore.

Ofron mbrojtje nga:

• bashkëngjitje fletësh;
• heqja e çarçafëve;
• rregullime të paligjshme;
• korrigjime të pahijshme.

Meqenëse si vetë urdhrat në lidhje me personelin ashtu edhe hyrjet e tyre në kuadrin ligjor klasifikohen si dokumente të rëndësishme juridike, për të shmangur gabimet, nuk rekomandohet përdorimi i shkurtesave që mund të lejojnë që hyrja të interpretohet në mënyrë të paqartë.

Për këtë qëllim:

• lidhja e revistës, duke përfshirë të gjitha fletët;
• numërimi i të gjitha faqeve;
• skajet e kordonit të firmuerit të revistës në fletën e fundit fiksohen me një ngjitës ngjitës me vulën e organizatës, si dhe nënshkrimin e një zyrtari ose duke përdorur një vulë dylli;
• në faqen e fundit përpara se të dorëzohet në arkiv, bëhet një procesverbal për numrin e fletëve, ky procesverbal vërtetohet me nënshkrimin e drejtuesit të departamentit, si dhe me vulën e organizatës.

Në revistat e shtypura të prodhuara në mënyrë industriale, të gjitha këto kushte sigurie tashmë janë përmbushur, dhe një ngjitëse me një hologram të aplikuar - mbishkrimi "Sealed" - ofrohet si vulë. Kur hapet, ai ndryshon automatikisht në mbishkrimin "Hapur".

Duhet të përjashtohet plotësisht mundësia e shkëputjes së elementit të kontrollit. Është mirë të laminoni mbulesën.

Nga korrigjimet e paautorizuara, si dhe rregullimet në regjistrime, vendosen rregulla për korrigjimet e bëra në shënimet në ditar, për shembull, në rastet e futjes së informacionit të gabuar.

Për korrigjimet e ligjshme, rregulli për të bërë ndryshime vendoset në rendin e mëposhtëm:

• Një hyrje që kërkon korrigjim kryqëzohet me një vijë. Më pas bëhet një hyrje e re dhe bëhet një shënim vërtetues për korrigjimin e bërë, duke treguar datën e veprimit të kryer me nënshkrimin e personit përgjegjës për korrigjimin e bërë;
• Ndalohet çdo fshirje, përdorimi i mjeteve korrigjuese ose kryqëzimi, si rezultat i të cilave bëhet e pamundur leximi i hyrjes së korrigjuar.

Kur bëni ndryshime në Ditarin e Barnave, ndryshimet duhet të bëhen me shumë kujdes, në përputhje të rreptë me rregullat e vendosura, me shkrim dore të qartë dhe të lehtë për t'u lexuar.

Mbajtja e një regjistri të porosive të barnave në formë elektronike

Aktet ligjore dhe rregullatore në lidhje me punën në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve lejojnë mbajtjen e një ditari mjekësor si në letër, në formë tradicionale dhe në formë elektronike. Një skedar kompjuteri, i cili në thelb është një tabelë regjistrimi, duhet të mbrohet nga modifikimet e paautorizuara dhe, në përgjithësi, nga aksesi. Rregullat për mbajtjen e një ditari të tillë elektronik janë të ngjashme me rregullat për mbajtjen e një ditari letre.

Një ditar elektronik ekzistues, ose forma e tij e veçantë, mund të printohet nëse është e nevojshme, duke respektuar të gjitha kërkesat e nevojshme për dizajnin e jashtëm:

• mbulesë;
• numërimi;
• Titulli i faqes.

Fletët e printuara më pas kapen me kapëse në përputhje me kërkesat për numërimin e faqeve, qepjen dhe kapjen e fletëve, certifikimin e nënshkrimit dhe vulosjen.

Urdhrat e personelit janë të nevojshëm për të zyrtarizuar veprimtarinë e punës të secilit punonjës në një organizatë me çdo status ligjor. Në përputhje me përmbajtjen e tyre, departamenti i kontabilitetit llogarit pagat, shpërblimet, kompensimet dhe llogaritjet e pushimeve. Nëse një punonjës dëshiron të marrë një kredi nga një bankë, së bashku me dokumentet e tjera, ai duhet të sigurojë dokumente për aktivitetet e tij të punës, duke përfshirë një kopje të urdhrit të punës.

Kështu, urdhrat e personelit pasqyrojnë zyrtarisht rrugën e karrierës së punonjësve të organizatës. Në procedurat ligjore në lidhje me mosmarrëveshjet e punës, ato kanë fuqi ligjore që konfirmon një ose një version tjetër të mosmarrëveshjes.

Llojet e urdhrave për lëvizjen e personelit

Porositë për personelin që kanë një jetëgjatësi të përhershme përfshijnë si më poshtë:

• Për punësimin në vendin kryesor, me kohë të pjesshme, me kohë të pjesshme, me rotacion, etj.
• Për lëvizjen e punonjësve, pra promovimin e tyre, transferimin në një departament tjetër ose për të punuar në një zonë tjetër, ndryshimet në paga, etj.
• Për shpërblimet e punonjësve për performancë të lartë në punë ose kryerje të mirë të detyrave të punës me rastin e festës profesionale.
• Për pushimin nga puna ose zgjidhjen e kontratës së punës me marrëveshje të palëve ose me kërkesë të vetë punonjësit, ose për arsye të tjera.
• Për të shkuar në një udhëtim të gjatë pune jashtë vendit.
• Për dhënien e lejes prindërore.
• Rreth udhëtimeve të biznesit ose pushimeve të lidhura me kushte të dëmshme dhe të rrezikshme të punës.

Një grup i veçantë përfshin porositë e personelit që kanë një jetëgjatësi deri në pesë vjet:

• në pushim vjetor të paguar;
• për udhëtimet afatshkurtra të biznesit;
• në lidhje me sanksionet disiplinore;
• për pushimet, etj.

Kështu, organizata grumbullon një grup të madh dokumentesh për përdorim të përditshëm. Ata gjithashtu kontaktohen në rast të një auditimi, inspektimi ose dhënies së një certifikate të caktuar për një punonjës. Për të sistemuar dhe optimizuar punën me dokumente, për t'i kërkuar shpejt ato dhe për të konfirmuar disponueshmërinë e tyre, organizata krijon regjistrat e dokumenteve, përfshirë ato për personelin.

Për çfarë është kjo revistë?

Nëse një dokument është i regjistruar në një organizatë, atëherë njihet ligjshmëria dhe fuqia e tij prodhuese. Regjistrimi kryhet duke i caktuar një numër unik dokumentit. Një ditar për regjistrimin e porosive për personelin ju lejon të organizoni këtë lloj dokumentacioni në një organizatë, të mbroni aktivitetet e kompanisë nga falsifikimi i urdhrave ose miratimi i urdhrave të parakohshëm ose lëshimi i urdhrave në mënyrë retroaktive.

Në mënyrë që revista të përmbushë funksionin e saj, ajo duhet të jetë e numëruar dhe e lidhur. Dokumentet e miratuara nga drejtuesi i organizatës duhet të regjistrohen me radhë në ditar.

Faqet e tij nuk mund të hiqen ose shtohen, ose zëvendësohen ose shkatërrohen në asnjë mënyrë. Për këtë qëllim, revista duhet të lidhet përpara se ta mbushë, duke numëruar fillimisht secilën faqe.

Lidhja sigurohet me një formular të veçantë, i cili tregon numrin e faqeve në emërtime numerike dhe alfabetike, vendoset nënshkrimi i personit përgjegjës - më shpesh, drejtuesi i kompanisë dhe një vulë e nivelit të duhur. Kjo do të thotë, nënshkrimi i personit përgjegjës sigurohet me një vulë për dokumentet, nënshkrimi i drejtorit të përgjithshëm ose drejtuesit të organizatës - me një vulë zyrtare.

Kur përpilohet regjistri dhe lëshohet në procesin e prodhimit?

Meqenëse urdhrat e kontabilitetit të personelit formohen që nga dita e parë e funksionimit të kompanisë, ato duhet të regjistrohen në një mënyrë të caktuar. Deri më sot nuk ka kërkesa uniforme për përgatitjen e këtij dokumenti të miratuar në nivel shtetëror Prandaj, ky format mund të miratohet nga një akt rregullator lokal i organizatës, për shembull, në "Rregulloret për punën e zyrës së kompanisë".

Ekzistojnë kërkesa për mirëmbajtjen e vetë porosive për personelin, por formati i regjistrit të tyre të regjistrimit mund të zhvillohet nga specialistë të ndërmarrjes në mënyrë të pavarur.

Nga ana tjetër, mund të blini një ditar të gatshëm për përdorim nga online ose librari. Konsulentët e burimeve njerëzore, bazuar në përvojën e tyre, kanë zhvilluar një format të përshtatshëm për këtë dokument menaxhimi dhe e shpërndajnë atë në mënyra të ndryshme. E gjitha varet nga nevojat dhe aftësitë e kompanisë.

Ju mund të blini një revistë të gatshme:

• lidhëse;
• i numëruar;
• vulosur;

Ju mund të njiheni me shembujt e rekomanduar të krijimit të një reviste në faqet e internetit të faqeve të internetit për menaxhimin e të dhënave të personelit dhe, bazuar në to, të zhvilloni formatin tuaj. Kërkesa kryesore është fakti që ajo duhet të fillojë me fillimin e aktiviteteve të organizatës.

Kush duhet ta mbajë këtë ditar?

Meqenëse ditari për regjistrimin e urdhrave të personelit është një nga dokumentet kryesore arkivore, organizata duhet të ketë një punonjës që është përgjegjës për plotësimin e tij. Punonjësi përgjegjës mund të emërohet me urdhër të veçantë për veprimtarinë kryesore, duke i caktuar përgjegjësinë për mbajtjen e këtij ditari. Por më shpesh, kjo përgjegjësi funksionale paraqitet në përshkrimin e punës Specialist i HR, me të cilin ai duhet të njihet me nënshkrimin kur aplikon për një vend pune.

Nëse një oficer personeli që mban një regjistër të dokumenteve të personelit në përputhje me përgjegjësitë funksionale shkon në pushim të gjatë për ndonjë arsye, është e nevojshme t'i caktohet kryerja e këtij funksioni pune një punonjësi tjetër duke përdorur një urdhër të duhur.

Kërkesat e regjistrimit

Siç u përmend më lart, nuk ka kërkesa uniforme legjislative për hartimin e një ditari për regjistrimin e dokumenteve të personelit, por është e nevojshme të mbështeteni në rregullat e përgjithshme për hartimin e revistave për regjistrimin e dokumenteve të ndryshme.

Faqja e titullit përmban detajet e organizatës, datat e fillimit dhe mbarimit të mbajtjes së ditarit, numrin e dokumentit në përputhje me nomenklaturën e punëve në kompani, informacione për punonjësin përgjegjës për mirëmbajtjen e ditarit dhe periudhën e ruajtjes (75 ose 5 vite). Është gjithashtu e nevojshme të tregohen shkronjat që u janë caktuar porosive që do të regjistrohen në këtë ditar:

• ky është një ilaç për dokumente që ruhen për 75 vjet;
• K - për dokumentet e tjera të personelit, nëse janë të regjistruar në të njëjtin libër.

Vetë ditari është i formatuar me kolonat e mëposhtme:

• Numri në rend. Çdo hyrje individuale i caktohet numri i vet.
• Data e lëshimit të urdhrit.
• Numri i porosisë së personelit.
• Lloji i porosisë (punësimi, largimi nga puna, zhvendosja, etj.). Përmbajtja e shkurtër e porosisë (data e dërgimit në një udhëtim pune, destinacioni, etj.).
• Emri i plotë i punonjësit ose punonjësve të cilëve u është lëshuar urdhri.
• Arsyet (nr. i kontratës së punës ose letrës, ose marrëveshjes shtesë, etj.).

Çdo faqe mund të ketë edhe nënshkrimin e personit përgjegjës që e ka plotësuar. Është e pamundur të hiqen fletët nga ditari nëse duhet bërë një korrigjim, ai bëhet nën numrin vijues dhe tregohet arsyeja pse është bërë.

Formulari i ditarit elektronik

Me një fluks të madh dokumentesh në kompani dhe me një qarkullim të lartë të personelit, është shumë e vështirë të gjurmosh lëvizjen e tyre duke përdorur një ditar të tillë letre.

Prandaj, këshillohet të keni një formular elektronik të këtij dokumenti, i cili përshpejton procesin e kërkimit të informacionit të nevojshëm për secilin punonjës individual: sa ditë pushimi ka marrë, çfarë ditë ka qenë në një udhëtim pune, kur ka marrë. largohen pa pagesë etj.

Duke përdorur një formular dokumenti elektronik, mbledhja e këtij informacioni do të jetë mjaft e thjeshtë. Versioni në letër do të duhet të rishikohet për një kohë të gjatë dhe me shumë kujdes, dhe nëse aktivitetet e punonjësit studiohen, për shembull, për tre vjet, ky proces do të marrë një kohë shumë të gjatë.

Nëse në menaxhimin e një organizate rrjedha e dokumenteve kryhet duke përdorur Programet 1C, atëherë të gjitha porositë regjistrohen automatikisht në të. Ju gjithashtu mund të krijoni një version elektronik në Excel për përdorim të brendshëm. Nëse në një organizatë ditari fillimisht mbahet në formë elektronike, e cila më pas shtypet, atëherë të gjitha fletët e shtypura numërohen, qepen dhe vulosen për tu depozituar në arkiv.

Urdhrat e personelit përdoren për të dokumentuar aktivitetet e punës së çdo punonjësi në një organizatë me çfarëdo statusi ligjor. Në varësi të përmbajtjes së tyre, departamenti i kontabilitetit llogarit shpërblimet, pagat, llogaritjet e pushimeve dhe kompensimet. Nëse një punonjës dëshiron të marrë një kredi nga një bankë, atëherë, përveç dokumenteve të tjera, do t'i kërkohet të sigurojë dokumente për aktivitetin e tij të punës, ku përfshihet një kopje e urdhrit të punës.

Urdhrat për personelin pasqyrojnë rrugën e punës së punonjësve të organizatës, dhe në procedura të ndryshme ligjore ato kanë fuqi ligjore, duke konfirmuar një nga versionet e mosmarrëveshjes.

Porositë me jetëgjatësi deri në shtatëdhjetë e pesë vjet përfshijnë sa vijon:

• Për punësimin në vendin kryesor, me kohë të pjesshme, me kohë të pjesshme, me rotacion, etj.
• Për shpërblimet e punonjësve për kryerje të mirë të detyrave ose performancë të lartë në punë, me rastin e festës profesionale.
• Për lëvizjen e punonjësve (transferimi i punonjësve në punë në një zonë tjetër, në një departament tjetër, ndryshime në pagat e punonjësve, promovimi i tyre, etj.).
• Për largimin nga puna të punonjësve, për zgjidhjen e kontratës me kërkesë të punonjësit ose me marrëveshje të palëve, ose për arsye të tjera.
• Për dërgimin e punonjësve në një udhëtim pune (të huaj, afatgjatë).
• Për pushimet ose udhëtimet e punës në lidhje me kushtet e punës që janë të dëmshme ose të rrezikshme për shëndetin ose jetën e punëtorëve.
• Për lejimin e punonjësve pa pagesë.
• Për dhënien e një punonjësi leje prindërore deri në një e gjysmë, tre vjet.
• Me largimin e parakohshëm të një punonjësi nga pushimi prindëror deri në një e gjysmë, tre vjet.
• Për ndryshimin e emrit, mbiemrit, patronimit të punonjësit.
• Për inkurajimin e një punonjësi (dhënia e një certifikate nderi, një dhuratë, një bonus, një njoftim mirënjohjeje, etj.).

Porositë e personelit me jetëgjatësi deri në pesë vjet mund të klasifikohen gjithashtu si një grup i veçantë:

• Rreth sanksioneve disiplinore.
• Rreth udhëtimeve afatshkurtra të biznesit.
• Rreth pushimeve vjetore me pagesë.
• Rreth pushimeve, etj.

Në çdo organizatë, me kalimin e kohës, grumbullohet një vëllim i madh dokumentesh të destinuara për përdorim të përditshëm. Ata kontaktohen në rast inspektimi, auditimi ose nëse është e nevojshme t'i jepet një punonjësi një certifikatë të caktuar.

Është gjithashtu e nevojshme të tregohen letrat e caktuara për porositë që janë subjekt i regjistrimit në ditar:

• Ky është një ilaç për dokumente me një jetëgjatësi prej shtatëdhjetë e pesë vjetësh.
• K – për dokumentet e tjera, nëse janë të regjistruara në libër.

Vetë regjistri përmban kolonat e mëposhtme:

• Numri i regjistrimit. Çdo hyrje i caktohet numri i vet.
• Data e porosisë.
• Numri i porosisë së personelit.
• Lloji i urdhrit (pritja e një punonjësi, zhvendosja e tij, shkarkimi, etj.). Përmbajtja e shkurtër e porosisë (destinacioni, afati i dërgimit në një udhëtim pune, etj.).
• Emri i plotë i punonjësit ose punonjësve të cilëve u është lëshuar urdhri.
• Arsyet (numri i letrës ose kontratës së punës, ose marrëveshjes shtesë, etj.).

Gjithashtu, çdo faqe e ditarit mund të ketë nënshkrimin e personit përgjegjës për plotësimin e tij. Fletët nuk mund të hiqen nga ditari; nëse kërkohet ndonjë korrigjim, ai duhet të bëhet nën numrin e radhës pasardhës dhe duhet të tregohet edhe arsyeja pse është bërë.

Ku mund të shkarkoj një formular mostër dhe formular dokumenti?

Shkarkoni mbushjen e mostrësregjistri i porosive për personelinJu mundeni Por këtu është formulari i dokumentit.​

Formulari elektronik i ditarit të regjistrimit të porosive për personelin

Me qarkullim të lartë të stafit në kompani dhe me fluks të madh dokumentesh Është shumë e vështirë të gjurmosh lëvizjen e të gjitha dokumenteve duke përdorur një ditar letre.

Prandaj, këshillohet që një kompani të ketë një formular ditar elektronik për regjistrimin e dokumenteve të personelit, i cili do të përshpejtojë ndjeshëm procesin e kërkimit të informacionit të kërkuar për secilin punonjës individual: kur ishte në një udhëtim pune, sa ditë ka kaluar. me pushime, nëse ka marrë leje pa pagesë etj.

Ditari për regjistrimin dhe mirëmbajtjen e pajisjeve mbrojtëse: mund të gjenden mbushja e mostrës dhe udhëzimet hap pas hapi

Me ndihmën e një formulari të dokumentit elektronik do të jetë mjaft e thjeshtë për të mbledhur këtë informacion. Versioni i letrës do të duhet të rishikohet për një kohë të gjatë dhe me kujdes, dhe nëse keni nevojë të studioni aktivitetet e punonjësit, për shembull, për katër vjet, atëherë procesi do të marrë një kohë shumë të gjatë.

Nëse rrjedha e dokumenteve të menaxhimit në një kompani kryhet duke përdorur programin 1C, atëherë të gjitha porositë regjistrohen në të automatikisht.

Është gjithashtu e mundur të krijohet një version elektronik i ditarit në Excel për përdorim të brendshëm. Nëse një kompani fillimisht mban një ditar në formë elektronike, atëherë të gjitha fletët që u shtypën më pas numërohen, qepen dhe më pas vulosen për tu depozituar në arkiv.

Shumë menaxherë biznesi po pyesin nëse është e nevojshme të mbash një regjistër të porosive për personelin.

Të nderuar lexues! Artikulli flet për mënyra tipike për të zgjidhur çështjet ligjore, por secili rast është individual. Nëse doni të dini se si zgjidhni saktësisht problemin tuaj- kontaktoni një konsulent:

APLIKACIONET DHE Thirrjet pranohen 24/7 dhe 7 ditë në javë.

Është i shpejtë dhe FALAS!

Le të shohim se çfarë thotë legjislacioni rus që është i rëndësishëm në 2019 për këtë. Ruajtja e dokumenteve të personelit është një komponent i rëndësishëm i aktiviteteve të çdo kompanie.

Në fund të fundit, në këtë mënyrë ju mund të regjistroni çdo ngjarje në jetën e punës së punonjësve. Kompanitë grumbullojnë shumë dokumente që përpilohen çdo ditë.

Ju duhet t'i kontaktoni ata kur kryhet një inspektim, ose duhet t'i jepni një punonjësi disa certifikata.

Për të sistemuar dhe optimizuar dokumentet, duhet të përdorni revista speciale.

Çfarë duhet të dini

Të gjitha porositë dhe dokumentet e tjera duhet të regjistrohen në ditarin dhe librin përkatës.

Një nga këto dokumente është regjistri i urdhrave të personelit. Cili është ky koncept, cila është përmbajtja e revistës dhe rregullat e dizajnit?

Le të themi menjëherë se nuk ka rregulla të qarta që duhet të ndiqen nëse vendosni të mbani një ditar.

Termat bazë

Ditari regjistron të gjitha urdhrat që janë lëshuar në kompani dhe kanë të bëjnë me veprime të ndryshme në lidhje me personelin.

Rruga e punës e punonjësve regjistrohet. Dhe nëse lind nevoja, mund të gjeni shpejt një urdhër specifik.

Një ditar i tillë përdoret në procedurat para një autoriteti gjyqësor. Ky është një dokument mbështetës, provë.

Regjistrimi është regjistrimi i informacionit kontabël rreth dokumentacionit sipas mostrave të rregulluara.

Regjistrimi mund t'i japë dokumenteve fuqi ligjore. Derisa dokumentit të regjistrohet dhe t'i caktohet një numër, ai nuk konsiderohet i ekzekutuar, që do të thotë se nuk ekziston në të vërtetë.

Qëllimi i dokumentit

Ky lloj regjistri përdoret nga shërbimet e personelit për të mbajtur gjurmët e dokumentacionit (urdhrat për personelin), i cili përcakton një sërë funksionesh zyrtare, zyrtare dhe të punës të vartësve.

Është e nevojshme të mbahet një regjistër i tillë për arsyet e mëposhtme:

Disa kompani kanë një rregull për regjistrimin e dokumenteve dhe vetëm kështu do të jetë e vlefshme. Regjistrimi në ditarin e porosive është i nevojshëm për legalizimin e dokumentit përkatës.

Kuadri legjislativ

Dokumentet legjislative nuk thonë asgjë për rendin e numërimit të urdhrave. Kjo do të thotë që ju mund t'i përmbaheni udhëzimeve që janë miratuar.

Mbajtja e shënimeve kryhet në përputhje me dokumentet e mëposhtme:

Si të mbani siç duhet një regjistër të porosive për personelin

Pothuajse të gjitha porositë për personelin janë të personalizuara. Llojet e porosive për personelin:

1. Për punësimin e një punonjësi në kompani.
2. Me përfundimin e një marrëveshjeje me një punonjës.
3. O per nje pune tjeter.
4. Rreth kombinimit të pozicioneve.
5. Në lidhje me dërgimin e një punonjësi në.
6. Oh, etj.

Ato urdhra në përputhje me të cilat personi i parë i shoqërisë emërohet në një pozicion janë urdhra për veprimtarinë kryesore, dhe jo për personelin.

Urdhrat e veçantë përgatiten në përputhje me formën e unifikuar të dokumenteve të kontabilitetit parësor për regjistrat e personelit.

Nëse përdoret shkronja "a", do të thotë se urdhri është lëshuar në lidhje me disa persona.

Kush e plotëson formularin

Ditari plotësohet nga momenti kur kompania fillon aktivitetin e saj deri në ditën kur fletët mbarojnë. Prandaj këshillohet të përdorni një fletore të trashë në mënyrë që të mos keni nevojë ta ndërroni shpesh.

Meqenëse regjistri i regjistrimit është një nga dokumentet kryesore që transferohen në arkiv, kompania duhet të ketë një punonjës që do të jetë përgjegjës për mirëmbajtjen e tij.

Një person i tillë emërohet me urdhër. Por ndodh që detyrimi përkatës u përshkruhet specialistëve të burimeve njerëzore.

Dokumenti mbahet nga personat e mëposhtëm:

• punonjës i departamentit të burimeve njerëzore;
• menaxher i burimeve njerëzore;
• sekretar
• nëpunës;
• udhëheqës.

Kush saktësisht do ta mbajë revistën do të varet nga madhësia e kompanisë dhe struktura e saj organizative.

Procedura e përpilimit

Është e nevojshme të merren parasysh kërkesat e mëposhtme gjatë hartimit të një reviste. Përdorni kapak të fortë, veçanërisht kur regjistroni porosi afatgjata.

Në fund të fundit, duhet pasur kujdes që revista të ruhet për një kohë të gjatë. Në kopertina janë shkruar titulli dhe indeksi.

Të gjitha faqet janë të numëruara (përdoret një metodë e vazhdueshme - jepen numrat serialë). Pastaj ato janë të qepura në përputhje me kërkesat e dokumenteve rregullatore. Ata vendosin një mbushje.

Revista është e qepur me fije dhe ato janë të lidhura në një nyjë në anët e përparme. Një copë letre me informacion në lidhje me datën e përfundimit të dokumentit dhe numrin e porosisë për përfundimin e tij është ngjitur në fijet.

Vula duhet të vendoset në atë mënyrë që një pjesë e saj të jetë në vetë magazinë, dhe një pjesë e saj në nyjet e fillit.

Faqja e fundit duhet të përmbajë informacionin e mëposhtëm:

• numri i faqeve;
• nënshkrimi i drejtuesit të kompanisë ose drejtuesit të departamentit të burimeve njerëzore;
• vulë.

Në këtë mënyrë mund të siguroheni që dokumenti të mbrohet nga korrigjimi. Para regjistrimit të një porosie në ditar, punonjësi i departamentit të personelit duhet të kontrollojë nëse dokumenti është i ligjshëm.

Kontrolluar:

• a ka lidhje me dokumentin mbi bazën e të cilit është lëshuar urdhri (marrëveshjet e punës, rregulloret ligjore, etj.);
• a ka datë, emër, numër, a është shënuar vendi ku është përgatitur porosia?
• a ka titull dhe tekst, nënshkrim;
• a ka një shenjë që konfirmon miratimin e porosisë me një specialist të autorizuar të kompanisë.

Meqenëse legjislacioni nuk përcakton një formë uniforme të ditarit, çdo ndërmarrje zhvillon mostrën e saj.

Zakonisht ai përmban:

• Titulli i faqes;
• një seksion që liston punonjësit që janë përgjegjës për mirëmbajtjen e dokumentit;
• seksioni ku regjistrohen urdhrat për personelin.

Në faqen e titullit ata shkruajnë:

• Emri i Kompanise;
• titulli i dokumenteve;
• data nga e cila filloi ditari;
• data kur mbushja ndalon.

Seksioni i dytë përmban:

• Emri i plotë, pozicionet e punonjësve që janë përgjegjës për mbajtjen e ditarit;
• informacion mbi dokumentacionin, i cili është baza për emërimin e punëtorëve;
• nënshkrimet e secilit person të tillë;
• informacion për periudhën gjatë së cilës personi mban shënime.

Seksioni kryesor pasqyron informacionin e mëposhtëm:

• numrin e regjistrimit të porosisë;
• data, numri i urdhrit që është miratuar;
• lloji i porosisë;
• Emri i plotë, numri i personelit të punonjësit;
• dokumentet që kanë shërbyer si bazë për lëshimin e urdhrit.

Një ditar i tillë është një dokument i rëndësishëm ligjor. Kjo do të thotë se ia vlen ta formatoni saktë. Çdo hyrje duhet të jetë e plotë.

Të dhënat nuk duhet të zvogëlohen nëse kjo çon në interpretim problematik. Gabimet dhe korrigjimet nuk lejohen dhe mjetet e korrigjimit nuk mund të përdoren për të redaktuar regjistrimet.

Nëse ka një gabim, ai kryqëzohet me vija të forta. Pranë tij janë shkruar të dhënat e sakta.

Rregullat për mbajtjen e një ditari përcaktohen nga menaxhmenti në rregullore të veçanta për veprimtarinë kryesore, të cilat duhet të hartohen në forma të lira dhe të përcaktojnë:

• kush do të jetë personi përgjegjës;
• i cili do të zëvendësojë personat përgjegjës në rast të mungesës së tyre;
• çfarë periudhe të mirëmbajtjes dhe ku do të ruhet dokumenti.

Vlen të merren parasysh veçoritë e mëposhtme të ditarit:

Çdo porosi kushton	Regjistrohu në ditën e publikimit
Regjistroni çdo porosi	Menaxheri në lidhje me punonjësin
Nëse porosia nuk është e regjistruar	Nuk do të ketë fuqi ligjore
Zakonisht ditari mbahet për vitin aktual	Nga fillimi i vitit të ardhshëm, numërimi fillon sërish
Të gjitha porositë kanë kode unike	Prandaj, nuk do të ketë vështirësi në gjetjen e tyre nëse është e nevojshme.
Ditari mund të mbahet në formë letre ose elektronike	Ditari për regjistrimin e porosive për personelin në formë elektronike kërkon vendosjen e sigurisë (fjalëkalim)

Vlen të merren parasysh nuancat e mëposhtme:

Informacioni i punonjësve	Ajo që është përgjegjëse për ditarin mund të shkruhet në kopertinat e dokumentit, në secilën ose në fletën e fundit
Çdo fletë duhet të mbrohet nga heqja dhe futja	Kjo është arsyeja pse revista është e qepur
Duhet të pasqyrohet emri i plotë,	Dhe emri i pozicionit, specialiteteve dhe profesioneve - sipas
Fshirja, korrigjimi, fshirja nuk lejohen (siç u diskutua më lart)	Nëse është e nevojshme të korrigjohet ajo që është shkruar, hyrja shënohet në mënyrë që të lexohet. Një hyrje e re bëhet në të njëjtën kolonë. Nëse ka një artikull "Shënim", shkruhet një korrigjim në të. Nëse nuk ka një artikull të tillë, atëherë mund të bëni një shenjë më poshtë, e ngjashme me mënyrën se si bëhet kjo në librat e punës (hyrja kështu dhe kështu në kolonën kështu dhe kështu është e pavlefshme). Pastaj shkruhen informacione të reja
Libri i ditarit – dokument i brendshëm	Nuk mund të ndahet me askënd tjetër përveç Burimeve Njerëzore. Transferimi është i mundur vetëm me një urdhër me shkrim nga menaxhmenti
Shefi i departamentit ose zyrtari tjetër i kompanisë	Mund të rishikojë ditarin vetëm në prani të personave përgjegjës për mirëmbajtjen e tij
Regjistri i dorëzohet rregullisht drejtuesit të departamentit që ai ta kontrollojë	A ishin marrë vendimet në kohë dhe në mënyrë korrekte, si dhe mund të përgatisin një raport, raport, analizojnë punën e personelit
Procedura e indeksimit është duke u zhvilluar në kompani	—

Mbushja e mostrës

Nëse krahasojmë revistat e mbajtura nga kompani të ndryshme, do të shohim dallime të konsiderueshme. Disa biznese heqin disa artikuj, ndërsa të tjerë shtojnë një numër fushash shtesë.

Video: cilat duhet të jenë regjistrat dhe si t'i ndezni ato

Menaxhmenti ka mundësinë jo vetëm të zhvillojë në mënyrë të pavarur një dokument, duke marrë parasysh nevojat e tyre, por edhe të blejë një revistë të gatshme.

Sa është afati i ruajtjes

Periudhat e ruajtjes për porositë ndryshojnë shumë:

Një kompani mund të mbajë revista të veçanta për porositë afatgjata dhe porositë afatshkurtra. Nëse ndërmarrja është e madhe, atëherë këshillohet ta ndani atë në disa grupe (një revistë e veçantë për secilin grup).

Periudha e ruajtjes për regjistrin e regjistrimit caktohet në përputhje me Rregullat themelore për punën me arkivimin e dokumenteve.

Urdhrat grupohen dhe formohen në raste të veçanta. Kur ata mbarojnë mbajtjen e ditarit, ai transferohet në arkiv. Atje do të ruhet për 5 ose 75 vjet.