Запитання 5. Класифікація документів

Класифікація документів- розподіл документів за групами (видами) на основі ознак змісту, форми складання та ін. з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.

Класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити в інструкціях, організувати документи у діловодстві. 2. Умовно документи можна поділити на такі групи: за способом документування: рукописні; електронні;

графічні;

кіно-, фото-, фонодокументи;

по сфері використання: організаційно-розпорядчі; фінансово-бухгалтерські; науково-технічні; з праці; звітно-статистичні;

за місцем складання:

Вхідні (що надійшли до організації);

Вихідні (що надсилаються з організації);

Внутрішні (складені та використовувані в самій організації);

по грифу обмеження доступу:

відкриті (несекретні);

з грифом обмеження доступу. Документи можуть мати такі грифи:

"Для службового користування" (службова інформація, призначена лише для працівників конкретної організації чи галузі); "Секретно", "Цілком таємно", "Особливої ​​важливості" (інформація, що містить державну таємницю); "Конфіденційно" (інформація, доступ до якої обмежений законодавством РФ);

«Комерційна таємниця» (інформація, яка має комерційну цінність через невідомість її третім особам, до якої немає вільного доступу на законній підставі та щодо якої власником такої інформації запроваджено режим захисту);

за походженням:

офіційні (службові) (що стосуються інтересів організації, складені юридичною або фізичною особою, оформлені в установленому порядку); особисті (що стосуються інтересів конкретної особи і є іменними);

по ю ридичної значимості:

оригінали або оригінали (перші або поодинокі екземпляри офіційних документів, які власноручно підписані автором);

копії (документи, що повністю відтворюють інформацію справжнього документа та всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не мають юридичної сили);

засвідчені копії (копії документів, на яких відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їм юридичної сили);

дублікати (повторні екземпляри оригіналу документа, що мають юридичну силу);

за формою викладу:

індивідуальні (зміст яких викладається у вільній формі);

трафаретні (коли структура, частина документа, стандартні фрази підготовлені заздалегідь, а інша частина заповнюється при складанні, наприклад, довідка з місця роботи);

типові (створені для документування стандартних ситуацій, наприклад, відрядження та використовуються у всіх організаціях);

за термінами зберігання:

постійного зберігання;

довготривалого зберігання (понад 10 років); тимчасове зберігання (до 10 років).

1 . Електронний документ- документ, у якому інформацію подано в електронній формі, з реквізитами, необхідними для визнання його дійсним.

Електронний документ має відповідати наступним вимогам:

створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися та прийматися за допомогою програмних та технічних засобів;

бути відображеним (відтвореним) у формі, зрозумілій для сприйняття.

Електронний документможе бути відтворений у вигляді та формі, зрозумілі для сприйняття: на екрані дисплея; паперовому носії;

іншому відокремленому від машинного носія матеріальному об'єкті у доступному візуального огляду вигляді. З використанням електронного документа не потрібно надання його копії на паперовому носії, крім випадків, передбачених нормативними правовими актами РФ чи угодою сторін. Перевагивикористання електронних документів:

комп'ютерний набір документів зводиться до мінімуму під час використання готових зразків, які у пам'яті ПК; комп'ютерне оброблення електронних документів (наприклад, заявок на товари) виконується значно швидше, ніж обробка паперових документів;

прискорюється та спрощується збір, систематизація та пошук будь-якого документа чи інформації з документів; за допомогою електронної пошти здійснюється оперативна передача документів на будь-які відстані; зберігання електронних документів дозволяє зберегти на малих носіях велику кількість інформації і тому не потрібні великі площі для архівів; зменшується обсяг рутинних технічних операцій із документами, звільняється час на вирішення змістовних завдань управління;

зменшується кількість втрат документів, місцезнаходження яких невідоме;

з'являється можливість використання отриманої інформації для підготовки іншого документа (звіту, зведення, огляду тощо), тим самим підвищується оперативність і якість документа, що складається.

Узгодження проекту електронного документамає такі переваги:

прочитання документа на екрані ПК без виведення паперу; виправлення вносяться до проекту документа;

До недоліківелектронних документів можна віднести: недовговічність зберігання у порівнянні з паперовими документами;

необхідність наявності технічних засобів для прочитання; можливість внесення несанкціонованих змін (за відсутності електронного цифрового підпису (ЕЦП) чи інших засобів захисту).

3. Електронний документообіг- процес руху, обробки, зберігання та обміну електронними документами. Учасники обміну електронними документами - фізичні та юридичні особи, органи державної влади РФ, органи місцевого самоврядування, які беруть участь в обміні електронними документами.

Відправник електронного документа- учасник обміну електронними документами, який складає електронний документ, підписує його своєю ЕЦП та надсилає його на адресу одержувача безпосередньо або через інформаційного посередника.

Одержувач електронного документа- учасник обміну електронними документами, на адресу якого надійшов електронний документ.

Посередник у обміні електронними документами (інформаційний посередник)- юридична особа чи індивідуальний підприємець, який виконує послуги, пов'язані з обміном електронними документами між відправниками та одержувачами електронних документів.

При обміні електронними документами повинні використовуватися засоби захисту у відповідності до вимог нормативних правових актів РФ.

Електронний документ підлягає перевірці для підтвердження справжності засобами перевірки ЕЦП. Підтвердження справжності електронного документа здійснюється одержувачем електронного документа з використанням засобів перевірки ЕЦП, наданих йому відправником або розповсюджувачем засобів перевірки ЕЦП. Справжність електронного документавважається підтвердженою, якщо результаті виконання одержувачем електронного документа процедур, передбачених засобами перевірки ЕЦП, встановлюється незмінність всіх його реквізитів. Електронний документообертрегулюється нормативними актами:

державними;

міжгалузевими;

галузевими;

локальними (підприємства).

Правове регулюванняу сфері обігу електронних документів спрямовано:

на реалізацію єдиної державної політики у сфері обігу електронних документів;

забезпечення безпеки та захисту інформації при її створенні, обробці, зберіганні, передачі та прийомі;

забезпечення прав та законних інтересів користувачів електронних документів;

правове забезпечення технології створення, обробки, зберігання, передачі та прийому електронних документів. Робота з електронними документами, що надсилаються електронною поштою, проводиться аналогічно роботи з документами на паперових носіях Тому електронний документообіг називають також автоматизованим діловодством.Кожному абоненту в електронній пошті виділяється індивідуальна поштова скринька, якій надається код користувача, та обмін електронними повідомленнями здійснюється через ці поштові скриньки.

Відправник електронного документа створює файл повідомлення, вказує його ім'я, дату, час відправлення та запускає програму надсилання електронної пошти.

Електронні документи передаються адресатам відповідно до вказівки на розсилку.

Адресат отримує документ на екран ПК, який за потреби можна перенести на паперовий носій. За допомогою ПК відбувається реєстрація електронних документів.

Керівник, отримавши електронний документ, проставляє у ньому резолюцію, і з внутрішньої мережі документ пересилається на ПК виконавцю (виконавцям).

Процес виконання електронних документів аналогічнийвиконання документів на паперових носіях. Електронний документообіг постійно зростає, особливо у зв'язку з розвитком Інтернет-торгівлі. Термін зберігання електронних документів такий же,як і в паперових (наприклад, сповіщення банків та переказні вимоги - 5 років). Зберігання файлів протягом такого терміну може призвести до втрати, тому рекомендується формувати спеціальні архіви електронних документів на компакт-дисках.

При зберігання електронних документів в електронному архіві повинні забезпечуватись:

захист електронних документів від несанкціонованого доступу та спотворень;

можливість надання заінтересованим особам доступу до електронних документів, що зберігаються, у порядку, передбаченому нормативними актами;

можливість підтвердження справжності електронних документів протягом усього терміну їх зберігання;

можливість подання електронних документів, що зберігаються, у вигляді копії на паперовому носії.

У перспективі розвиток електронного документообігу орієнтований на максимальне використання електронних документів, що передбачає зміну існуючих вітчизняних традицій діловодства та поступову відмову від паперових носіїв інформації.

Поняття «електронний документ»

З розвитком інформаційних технологій стали широко застосовуватися так звані електронні документи, використання яких дає безліч переваг для користувачів:

• 1. Прискорення процесів документообігу;
• 2. Здатність передавати документ цифровими каналами зв'язку;
• 3. Зміна, що легко змінюється (редагування);
• 4. Теоретична можливість вічного зберігання;
• 5. Необмеженість примірників, що мають юридичну силу та ін.

Однак поняття «електронний документ» не завжди було однозначним і викликає суперечки досі.

Термін «Електронний документ» з'явився приблизно на початку 1990-х рр., але у вітчизняному документознавстві він почав активно використовуватися лише наприкінці 1990-х рр. До цього у вітчизняній та зарубіжній літературі загальноприйнятими були терміни «машиночитаний документ», «Документ на машинному носії». та способів запису, що забезпечують обробку його інформації електронно-обчислювальною машиною»

Слід зазначити, що електронний документ є машиночитаним, але далеко не кожен документ, що машиночитається, є електронним. Розвиток комп'ютерних технологій зробив у 1990-х роках термін «машинозчитуваний документ» та його основну характеристику – придатність для машинного зчитування – нежиттєздатними: у сучасних умовах інформацію можна зчитувати за допомогою машини з будь-якого паперового документа. З'явилася потреба в новому понятті, що стосується документів, що проходять усі стадії свого життєвого циклу - від створення до знищення або передачі на вічне архівне зберігання - в електронному вигляді. Таким стало поняття «електронний документ».

Більшість існуючих термінів терміну «електронний документ» підкреслюють подібність понять «документ» і «електронний документ». При цьому акцент робиться на інформаційну складову поняття: електронний документ визначається насамперед як інформація. У конкретних випадках до категорії електронних документів можуть бути віднесені бази даних (реєстри, кадастри, списки тощо) та оцифровані копії паперових документів.

У російському законодавстві нормативне визначення електронного документа з'явилося вперше у Федеральному законі від 10 січня 2002 р. №1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис»: «електронний документ - це документ, інформація якого представлена ​​в електронно-цифровій формі». Також дається поняття і у Федеральному законі від 27 липня 2006 р. №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації»: «електронний документ - відомості, подані у формі набору станів елементів електронної обчислювальної техніки (ЕВТ), інших електронних засобів обробки, зберігання та передачі інформації, яка може бути перетвореною на форму, придатну для однозначного сприйняття людиною, яка має атрибути для ідентифікації документа».

«Особливість електронних документів полягає в тому, що їхня інформація представлена ​​в електронно-цифровому вигляді і, як наслідок, може бути сприйнята людиною лише за допомогою відповідних технічних та програмних засобів. Тим не менш, електронні документи виконують ті ж функції і мають ту ж значущість, що і традиційні документи. Саме тому в архівному законодавстві деяких розвинених країн у визначенні понять «документ» та «електронний документ» акцент зроблено не на формі документів, а на їхніх функціях».

Відповідно до цього закону, до електронного документа пред'являються такі вимоги: він повинен створюватися, оброблятися, передаватися та зберігатися за допомогою програмних та технічних засобів; мати структуру, встановлену законом, та містити реквізити, що дозволяють її ідентифікувати; бути представленим у формі, зрозумілій для сприйняття людиною.

Відповідно до закону, електронний документ на машинному носії прирівнюватиметься до документа на паперовому носії та має однакову з ним юридичну силу. Таким чином, закон усуває будь-яку невизначеність, ставлячи електронні документи до інших технотронних документів і роблячи акцент на родовому понятті - документ.

Так, за визначенням Національного архіву США електронні документи - це документи, що містять цифрову, графічну та текстову інформацію, яка може бути записана на будь-якому комп'ютерному носії (тобто містять будь-яку інформацію, записану у формі, доступній для обробки лише за допомогою комп'ютера) і яка відповідає визначенню поняття «документ»: «усі книжкові, паперові, картографічні, фотографічні, машиночитані та інші письмові матеріали, незалежно від їхньої фізичної форми або властивостей, створені або отримані федеральною установою США відповідно до федерального законодавства або у зв'язку із провадженням державної діяльності та що зберігаються або підлягають збереженню цією федеральною установою або її правонаступником як свідчення діяльності (організація, функції, правил, рішень, процедур, дій або ін) федеральної влади або через інформаційну цінність даних, що містяться в них».

Проте електронні документи, на відміну традиційних документів, не фізичної, а логічної цілісністю. Електронний документ не може вважатися дискетою або файлом. Електронний запис визнається електронним документом, лише якщо він є результатом та доказом діяльності.

Специфіка електронних документів полягає також у тому, що вони мають свою фізичну та логічну структуру, яка не збігається з нашими колишніми традиційними уявленнями про документ. Вона залежить від способу розміщення даних на машинних носіях і від програмних та технічних засобів, що використовуються. Логічна структура електронних документів визначає смислові взаємозв'язки між частинами документів як даних різних типів: тексту, таблиць, графіки, анімації, мультимедіа записів тощо. Зображення та відтворення документа здійснюється за допомогою відповідних інформаційних технологій за модульним принципом.

Електронні документи знаходяться у прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію старіти (змінюватися) у міру науково-технічного прогресу в галузі техніки та програмного забезпечення. Специфіка електронних документів, а також масове застосування нових інформаційних технологій, вторгнення у сферу управління документацією та архівної справи фахівців у галузі комп'ютерних технологій породило певну термінологічну плутанину та змішання понять «електронний запис», «документ», «відеограма» тощо.

В одному випадку під електронним документом розуміється машинний носій інформації, в іншому окремий - файл на цьому носії, в третьому роздруківка на папері, в четвертому - якась «матриця в пам'яті комп'ютера». Іноді за документ приймається зображення на екрані, в тому числі, отримане по електронною поштою, з Інтернету та інших мереж (віртуальний документ). І.Л. Бачило пише з цього приводу, що можна класифікувати електронні документи на види за їхньою цільовою ознакою:

«Електронний документ – спосіб зберігання традиційного документа в електронній формі за ідентифікації ідентичності первинного документа;

Електронний документ - як первинний документ, створений в електронній системі, що включається в інформаційно-комунікаційну систему без паперової форми (програми для ЕОМ, дані по лінії північ-північ, ЕОМ-ЕОМ)

Електронний документ – спосіб безпосереднього інформування користувача; дисплей, файл, телевізійні картотеки, електронні видання – CDROM тощо;

Електронний документ - як вираження волі учасника електронної форми правовідносин - юридично значимий факт, правової акт (засіб транспортування волевиявлення) при угодах, обміну наукової інформації тощо.».

«Науковий документознавчий аналіз цієї ситуації в історичному аспекті вимагає насамперед звернутися до дослідження наявних у літературі визначень електронних документів. Тим самим вдалося виявити понад сорок таких визначень, сформульованих фахівцями, так і представленими в офіційних документах». Їх аналіз показує, що при всій різноманітності підходів, можна виділити три основні групи визначень:

• 1. Електронний документ – це машиночитаний документ, документ на машинному носії;
• 2. Електронний документ – це особливий тип документа;
• 3. Електронний документ – це електронна форма;

Незважаючи на масове використання в літературі та практичній діяльності терміна «електронний документ», а також закріплення його законодавчо, визначення ще не встоялося. Прикладом цього можуть бути дані анкетування практичних архівістів, проведені у межах теми НДР ВНИИДАД «Документознавчі і архівознавчі проблеми електронних документів». Ці дані мають великий самостійний інтерес для дослідження. Разом з тим, вони свідчать про відсутність в архівних установах загальних уявлень про предмет анкетування, що є показником нестійкості, термінологічної невизначеності поняття «електронний документ». У нещодавно опублікованій роботі фахівців з корпоративних інформаційних систем також зазначається, що електронний документ-це «документ, носієм якого є електронне середовище - магнітний диск, магнітна стрічка, компакт-диск і т.д.».

На думку А.П. Курило, електронний документ представляється, як «певним чином організаційний ансамбль відповідних один одному спеціальних символів, кодів та електричних сигналів, який існує лише у обчислювальному телекомунікаційному середовищі, фізично нематеріальний і людині, якщо вона не користується спеціальним обладнанням, недоступна». У електронного документа, на думку А.П. Курило, на відміну від паперового, відсутня його друга найважливіша складова - матеріальний носій, що знаходиться у жорсткій відповідності до інформації, що міститься на ньому.

Таке розуміння відображає лише фізико-технічну характеристику електронного документа, залишаючи за її межами те, що цікавить документознавця і будь-якого практичного працівника діловодства - цілі, завдання та функції документа.

Можна також розглянути ще одне визначення електронного документа. С.І. Семилетов розуміє його як «письмовий документ, виконаний або у вигляді об'єктивної форми запису цифрового машинного коду на матеріальному носії, що входить до складу електронних технічних засобів, або у вигляді фізичного поля різного роду сигналів (електромагнітних, електричних, оптичних та акустичних), що передаються по телекомунікаційному каналу зв'язку в часі та просторі». У цьому вся визначенні позитивним і те, що автор не виводить за рамки дефініції власний документ, лише модернізує визначення матеріального носія інформації.

Остання точка зору визначення електронного документа належить М.Н. Костомарову, який вважає, що найточніше сутність цього нового явища відбиває термін «електронна форма документа», а «електронний документ» - лише проміжний стан, тимчасова форма зберігання складових документ елементів у пам'яті комп'ютера.

Отже, у тексті проведено аналіз поняття «електронний документ». Він показує, що в них можна виділити такі складові: це інформація, у певний спосіб зафіксована на носії з можливістю її ідентифікації; електронні документи виконують самі функції і мають таку ж значимістю, як і традиційні документи; електронні документи мають свою фізичну та логічну структуру.

Зі сказаного також випливає, що досі не існує точного поняття «електронний документ». Поряд із традиційним документом, «електронний документ» має низку особливостей: масове застосування нових інформаційних технологій; електронний цифровий підпис; відсутність жорсткої прив'язки до носія; направлення документів до електронного архіву відразу після завершення роботи з ними у діловодстві.

29 червня 2017 р. 12:55

Колись діловоди чинили опір переходу з паперових журналів реєстрації в системи електронного документообігу. Наразі у більшості організацій внутрішнє узгодження документів уже проводиться у ВЕД і не викликає побоювань. Тепер перед нами з'явились нові можливості, які дають ще більше перспектив для переходу на повністю «безпаперову» роботу. Однак, разом з тим, нас починають долати і нові страхи.

У деяких може виникнути неприємне почуття невпевненості та сумніву під час читання словосполучення «електронний документ». Відразу на думку лізе стільки запитань: Чи надійно це? Як зберігати? А суди ухвалять?

Але чомусь ніхто не задається такими ж питаннями при роботі з папером, та просто тому, що це звично і здається надійним. Хоча і «паперове» законодавство не зовсім і можна визначити недоліки. Так, нормативна база з електронного документообігу теж далека від досконалості і є білі плями, але вона розвивається і постійно покращується, тоді як «паперове» законодавство поступово зживає себе.

Але що робити із нашими питаннями? Потрібно шукати на них відповіді. Електронний документ - зберігати його і судами він.

Зараз саме час, щоби піти в ногу з електронними документами, а не доживати з папером її вік. Настав час отримати відповіді на ваші запитання та побоювання, щоб потім не бути в ролі наздоганяючого.

Юридична значимість електронного документа

Для того, щоб зрозуміти, які документи можуть обходитися без паперу, необхідно в першу чергу дізнатися, як з юридичної точки зору розцінюється електронний документ.

Але електронні документи завойовують і цю консервативну сферу. Навіть таку здавалося б непорушно паперову річ, як трудова книжка, незабаром законодавці планують перевести в електронний вигляд.

Однак є документи кадрового обліку, які вже можна повністю перевести в електронний вигляд:

• журнал реєстрацій трудових договорів та змін до них;
• журнал обліку наказів прийому працювати;
• форма Т-60 (записка-розрахунок про надання відпустки працівникові);
• форма Т-61 (записка-розрахунок під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення));
• табель обліку робочого дня і т.д.

Що ж до зберігання даних документів, то згідно із законодавством електронні документи зберігаються та ж кількість часу, яка обумовлена ​​для їх паперових аналогів. Однак у зв'язку з тим, що це не просто документ, який як паперовий можна просто взяти з полиці, накладається додаткова вимога для зберігання коштів, що забезпечують відтворення електронних документів, а також засобів автентифікації електронного підпису. Термін зберігання цих коштів дорівнює терміну зберігання документа.

При використанні електронних документів необхідно пам'ятати, що вони мають бути готовими до передачі контрагентами, контролюючим органам і, за необхідності, судовим. Зокрема ФНП пред'являє суворі вимоги до формату та способу обміну. З контрагентами обмін простіше.

У таблиці нижче представлені всі можливі документи, які на момент написання статті приймаються ФНП (згідно з наказом ФНП від 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документи розбиті на ті, які потрібно надсилати строго у певному форматі (xml) і ті, які можна надіслати у скан-образах.

Електронні документи, сформовані за затвердженими форматами, які можуть бути передані до інспекції у XML-файлі (формалізовані документи)

Вид документа	Призначення документа	додаткова інформація
Рахунок-фактура		Електронний рахунок-фактура є юридично значущим оригіналом, як та його паперовий аналог. Він містить ті ж реквізити та дані, повинен бути підписаний керівником або довіреною особою та виставлений протягом п'яти днів. Електронний рахунок-фактура також має бути зареєстрований у журналі обліку та книгах купівель та продажів, та зберігається в електронному вигляді не менше 4 років. Його можна подати як підставу для отримання відрахування ПДВ. Відповідно до наказу ФНП Росії від 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ має містити ідентифікатор оператора електронного документообігу. У продавця та покупці повинні бути однакові рахунок-фактури (або тільки електронні, або паперові). Використовується до 30 червня 2017 року, створені до 1 липня 2017 року рахунок-фактури приймаються до 31 грудня 2020 року.
Книга покупок	Призначена для реєстрації документів, що підтверджують оплату ПДВ при купівлі товарів, виконаних робіт, наданих послуг з метою визначення суми податку, що підлягає відрахуванню (відшкодуванню) у порядку, встановленому НК РФ.	Заповнюється строго за уніфікованою формою. Довільні форми заборонені для застосування та відхиляються фахівцями податкових органів. Форму книги покупок і продажів затверджено Постановою Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137 . Зберігати необхідно щонайменше 4 років (з моменту внесення останнього запису). Формат електронних книг покупок та продажів, затверджений наказом ФНП Росії від 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
Книга продажу	Призначена для реєстрації рахунків-фактур, а іноді й інших документів, при реалізації товарів (виконанні робіт, надання послуг) організаціями та підприємцями у всіх випадках, коли виникає обов'язок
Журнал отриманих та виставлених рахунків-фактур	Звітний документ з податку на додану вартість (ПДВ), в якому відображаються отримані та виставлені рахунки-фактури.	Незалежно від первісного оформлення (на папері або в електронному вигляді) до контролюючих органів надається виключно в електронному вигляді. Слід зазначити, що у законодавстві не прописано необхідності подання виправленого Журналу, якщо у ньому після відправки до контролюючого органу виявилася помилка. Проте більшість експертів рекомендують це зробити, попередньо анулювавши помилкові записи. Журнал приписано зберігати щонайменше 4 років разом із усіма первинними документами.
Додатковий лист Книги		Аналогічно книгам покупок та продажів.
Додатковий лист Книги продажів	Використовується для реєстрації виправлених рахунків-фактур після закінчення того податкового періоду, коли було допущено помилку
		З 1 липня 2017 року не застосовується.
		Використовується до 30 червня 2017 року, створені до 1 липня 2017 року коригувальні рахунки-фактури приймаються до 31 грудня 2020 року. З першого липня формуються згідно з наказом ФНП від 13.04.2016 № ММВ-7-15/189.
Документ про передачу товару під час торгових операцій	Документ оформляє приймання-передачу товарів у виконанні договорів у межах відносин купівлі-продажу.	Діє згідно з наказом ФНР РФ від 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ про передачу результатів робіт (надання послуг)	Документ, що оформляє приймання-передачу результатів виконаних робіт (наданих послуг)	Діє згідно з наказом ФНР РФ від 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Рахунок-фактура та документ про відвантаження товарів (виконання робіт), передачі майнових прав (документ про надання послуг), що включає рахунок-фактуру	Універсальний передавальний документ, який замінює первинний документ або комплект документів, що закривають, за угодою. УПД замінює: Рахунок-фактуру; Первинний документ: накладна/акт; Комплект документів: рахунок-фактура + накладна/акт.	Залежно від того, як складник використовує формат, xml-файл міститиме набір тих чи інших обов'язкових реквізитів. Є обов'язковим з 1 липня 2017 року. Якщо УПД застосовується як первинний документ, то його можна передавати без участі оператора електронного документообігу. Якщо ж УПД використовується як рахунок-фактура та первинний документ, то без оператора ЕДО не обійтися.
Коригувальний рахунок-фактура та документ про зміну вартості відвантажених товарів (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав, що включає коригувальний рахунок-фактуру	Універсальним коригувальним документом, можна використовувати відразу в кількох цілях: для коригувальних рахунків-фактур; під час коригування первинних документів; при коригуванні первинних документів, що включають рахунок-фактуру (універсальних передавальних документів).	Залежно від того, як складник використовує формат, xml-файл міститиме набір тих чи інших обов'язкових реквізитів. Є обов'язковим з 1 липня 2017 року. Якщо новий формат використовується тільки з функцією документа про зміну вартості відвантажених товарів (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав (УКД зі статусом "2"), то він включає також файл обміну для подання інформації продавця та файл обміну для подання інформації покупця, якого (залежно від положень ЦК України) може і не бути. При цьому у файлі обміну інформацією продавця не буде коригувального рахунку-фактури і, відповідно, такий файл підписуватиметься лише електронним підписом особи, відповідальної за оформлення факту господарського життя.
Відповідь на вимогу про подання пояснень	Відповідь надається на передбачене Статтею 88 Податкового кодексу РФ право податкової інспекції за результатами камеральної перевірки декларації та інших документів, в яких міститься інформація про податок на додану вартість та відрахування платника податків за звітний період, зажадати пояснення до декларації з ПДВ.	З 1 січня 2017 року відповідь на вимогу про пояснення з ПДВ доведеться подавати лише в електронному вигляді телекомунікаційними каналами зв'язку (ТКС). Відповідь на вимогу, направлену до інспекції у паперовому вигляді, вважається не представленою. Це прямо передбачено статтею 88 Федерального закону від 01.05.2016 № 130-ФЗ. За неподання (або несвоєчасне подання) пояснень передбачено штраф у розмірі 5000 рублів.

Електронні документи у довільному форматі (або документи на папері), які можуть бути передані до інспекції через інтернет у графічному форматі jpg, tif, pdf або pgn (неформалізовані документи)

Вид документа	Призначення документа	додаткова інформація
Рахунок-фактура	Документ, що засвідчує фактичне відвантаження товарів чи надання послуг та його вартість.	Описано вище
Товарно-транспортна накладна	Підстава на підтвердження витрат на перевезення товару. Оформляється в деяких випадках, у тому числі якщо доставка товарів здійснюється сторонньою організацією.	Оформляється спільно з УПД під час перевезення вантажів та заповнюється у 4 ідентичних примірниках: по одному — для вантажоодержувача та вантажовідправника та 2 — для транспортної компанії. З 1 липня 2017 року жодних змін не зазнає. На даний момент наявність паперового екземпляра є обов'язковою. Однак подавати до контролюючих органів можна за коштами ТКС. Необхідно відзначити, що переведення в електронний вигляд цього документа є важливим питанням для транспортних компаній. На даний момент є навіть пропозиції щодо покращення процесу обміну ТТН, з ними Ви можете ознайомитись у статті
Акт приймання-здачі робіт (послуг)	Підтверджує факт виконання робіт (послуг).	Описано вище
Вантажна митна декларація/транзитна декларація	Основний документ, який оформляється під час переміщення товарів через митний кордон держави (експорт, імпорт). Служить основою пропуску через кордон.	Помилки, помарок, підчистки виключені. Якщо при заповненні декларації ви припустилися помилки, можна закреслити неправильні дані, а над ними вказати вірні. Кожна поправка засвідчується підписом, печаткою декларанта. Рекомендується оформляти в електронному вигляді, щоб уникнути ситуацій, описаних вище (які можуть спричинити повернення декларації на доопрацювання, у тому числі через нерозбірливий почерк). При використанні електронної форми декларування особа, яка декларує товари, заявляє в електронній формі відомості, що підлягають зазначенню у митній декларації, а також подає відомості з документів, необхідних для митного оформлення товарів відповідно до обраного митного режиму, митному органу за допомогою електронного способу обміну інформацією. Застосовується згідно з наказом ГТК РФ від 30.03.2004 № 395
Додатковий лист до вантажної митної декларації/транзитної декларації	Використовується для вивезення товарів з митної території.	Аналогічно вантажна митна декларація/транзитна декларація.
Специфікація (калькуляція, розрахунок) ціни (вартості)	Документ, який точно, повністю і в формі, що піддається перевірці, визначає вимоги, пристрій, поведінку або інші особливості системи, компонента, продукту, результату або послуги, а також процедури, здатні визначити, чи були виконані ці умови. Використовується для визначення витрат у вартісній (грошової) ) формі виробництва одиниці чи групи одиниць виробів, чи окремі види виробництв.	Особливостей не виявлено.
Товарна накладна (ТОРГ-12)	Оформлення відпустки ТМЦ стороннім організаціям та ведення обліку відповідних операцій.	Описано вище
Доповнення до договору	Складає невід'ємну частину договору доповнення чи додатки щодо нього. Доповнення до договору, як правило, змінюють суттєві умови договору та підписується або одночасно з договором, або пізніше, у процесі виконання правочину.	Насамперед сторонам необхідно укласти між собою дві додаткові угоди. У першому з них буде описано спосіб обміну документами, який оберуть сторони (на сьогоднішній день одним із найбільш безпечних варіантів можна назвати обмін через послуги операторів електронного документообігу). У другій угоді необхідно вказати вид ЕП, яку домовилися використати сторони та прирівнюють її до власноручного підпису. Якщо сторони домовилися про використання посиленого кваліфікованого підпису, друга угода укладати не потрібно, т.к. даний вид ЕП прирівнюється до власноручного підпису та печатки організації. Договори можуть укладатися або в електронній або паперовій формі. Так, відповідно до законодавства та практики роботи електронних торгових майданчиків, при оформленні держзамовлення за результатами відкритого аукціону може укладатися виключно електронний договір. Але якщо замовлення було розміщено в інший спосіб, можливе оформлення паперового варіанту.
Договір (угода, контракт)	Угода двох або більше осіб про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків
Коригувальний рахунок-фактура	Документ, який є підставою для прийняття покупцем пред'явлених продавцем сум ПДВ до відрахування, що складається при зміні вартості відвантажених товарів (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав, у тому числі у разі зміни ціни (тарифу) та (або) уточнення кількості ( обсягу) відвантажених товарів (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав.	Описано вище
Звіт НДДКР	Звіт про проведення робіт, спрямованих на отримання нових знань та практичне застосування під час створення нового виробу чи технології.	У листі № ЄД-4-3/5206@ від 26.03.2013 ФНП нагадала, що якщо платник податків має право врахувати витрати на НДДКР із застосуванням коефіцієнта 1,5, то декларацію з податку на прибуток він має супроводжувати звітом про НДДКР. Звіт про виконані НДР подається платником податків щодо кожного наукового дослідження та дослідно-конструкторської розробки (окремого етапу роботи) та має відповідати загальним вимогам, встановленим національним стандартам до структури оформлення наукових та технічних звітів (зокрема, ГОСТ 7.32-2001). Для подання її до податкових органів необхідно скористатися документообігом щодо здійснення письмових звернень абонентів (додаток № 5 до наказу ФНП Росії від 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@). ФНП також рекомендує подавати звіт про НДР після отримання від податкового органу квитанції про прийняття декларації з податку на прибуток.

Після набрання чинності Наказом ФНП Росії від 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, який затвердив новий формат xml-файлу опису документів, з'явилася можливість подати по ТКС і xml-файли, та паперові документи у вигляді скан-образів (у форматах jpg, tif, pdf). Новий опис діє з 01.06.17. Таким чином, по ТКС можна надсилати не лише електронні документи, а й документи, які спочатку складені на папері.

При цьому необхідно пам'ятати, що в контейнері, що передається в податковий орган, можуть міститися одночасно як файли з розширенням xml, так і відскановані файли у відповідних форматах.

Наведений у таблиці перелік документів є вичерпним (на даний момент) і якщо у платника податків запитують інші дані, то для їх передачі не вийде скористатися ні особистим кабінетом платника податків, ні системою електронного документообігу. У разі необхідно скористатися будь-яким іншим способом, зазначеним у статті 93 НК РФ.

Замість виведення

Щоб встигати в ногу з часом необхідно завжди йти, а часом і бігти, пліч-о-пліч з новинками. І щоб цей біг був легкою прогулянкою, потрібно використовувати всі доступні інструменти. У разі найважливішим інструментом є система електронного документообігу (внутрішній) і послуги юридично значимого електронного обміну (зовнішній). Вендори та оператори тримають руку на пульсі законодавства та технологій, можуть проконсультувати та допомогти вам правильно вибудувати роботу з електронними документами.

Розуміння терміна " електронний документ " пов'язані з визначенням поняття звичайного документа.

У різних нормативних правових актах даються не зовсім однозначні визначення поняття "документ". Найбільш правильне визначення міститься у законі "Про інформацію": документована інформація(документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або у встановлених законодавством України випадках її матеріальний носій.

Дещо інакше поняття "документ" визначає Національний стандарт Російської Федерації ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги". Документ- зафіксована на матеріальному носії інформація, що ідентифікується, створена, отримана і зберігається організацією або фізичною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності (24).

Основними ознаками документа є реквізити і пов'язаність інформації, що міститься (в т.ч. реквізитів) з матеріальним носієм, на якому фіксується інформація.

Реквізити документа дозволяють визначити (ідентифікувати) інформацію, що міститься в тексті документа.

Державний стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлення документів до складу реквізитів як обов'язкових елементів оформлення документа відносить всього 30 найменувань (25).

Під час підготовки та оформлення документів використовують такі основні реквізити: Державний герб Російської Федерації; емблема організації чи товарний знак (знак обслуговування); найменування організації; найменування виду документа; дата документа; реєстраційний номер документа; адресат; резолюція; заголовок до тексту; текст документа; підпис; гриф та візи погодження документа; відбиток печатки; відмітка про виконавця; відмітка про надходження документа до організації; ідентифікатор електронної копії документа та ін.

У текстах державних стандартів матеріальний носійдокументована інформація визначається як матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді (26).

Матеріальний носій може бути паперовим, магнітним, електронним або оптичним, комп'ютерним диском, фотографією або еталонним зразком або їх комбінацією (27).

Різновидом матеріального носія документа є машиночитаний носій, На якому здійснюється запис документованої інформації способами, що забезпечують обробку такої інформації електронно-обчислювальною машиною (28).

Таким чином, матеріальний носій документованої інформації може бути як паперовим (традиційним), так і електронним (машиночитаним).

Традиційний матеріальний носій фіксує документ, створений папері. Такий документ має основні реквізити (підпис; гриф та візи погодження документа; відбиток печатки та ін.), створені механічними (власноручними) способами, хоча інші обов'язкові елементи оформлення документа (реквізити) можуть бути створені і за допомогою ЕОМ.

Електронний (машиночитаний) матеріальний носій фіксує документ, створений за допомогою ЕОМ.

Характеристика документа

Документ повинен об'єктивно відображати обставини життя та управління суспільством: що саме вжито або вирішено, яка вжита у зв'язку з цим дія, що має юридичне значення.

Документ має відповідати потребам ділової діяльності, до якої він належить. Не менш важливою вимогою до документа є його використання з метою звітності.

Національний стандарт Російської Федерації ДСТУ ISO 15489-1-2007 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги" (24) визначає загальні вимоги, що характеризують документ:

1. Автентичність.

Щоб забезпечувати автентичність документів, необхідно встановлювати принципи та процедури контролю за створенням, отриманням, передачею, зберіганням та відбором (вилученням) документів, тим самим гарантувати, що творці документів можуть бути ідентифіковані, а документи захищені від несанкціонованого доповнення, видалення, зміни, використання та приховування (засекречування).

2. Достовірність.

Достовірним є документ, зміст якого вважатимуться повним і точним відображенням операцій чи фактів, якому можна довіряти у наступних операціях чи наступної діяльності. Документи слід створювати під час або відразу після операції або ситуації, до яких вони належать. Документи створюються особами, які достовірно знають операції чи факти.

3. Цілісність.

Цілісність документа визначається його повнотою та незмінністю.

Політика та процедури управління документами повинні зазначати, які доповнення чи зміни можуть бути застосовані до документа після його створення, за яких обставин доповнення чи зміни можуть бути дозволені та хто уповноважений зробити це. Будь-які санкціоновані зміни, додавання або видалення документа слід чітко позначати і контролювати.

4. Придатність до використання.

Придатним для використання є документ, який можна локалізувати, знайти, відтворити та інтерпретувати. Під час відтворення він повинен відображати зв'язок з діловою діяльністю чи операцією, внаслідок якої він був створений. Контекстні посилання документів мають нести інформацію, необхідну розуміння операцій ділової діяльності, у яких ці документи було створено і застосовувалися.

5. Системність.

Документи повинні створюватися в умовах упорядкованої системи управління документами, у тому числі їх використання та збереження. Системність робіт у сфері управління документами досягається шляхом проектування та застосування системи управління документами, так і інших систем управління діловою діяльністю.

Названі характеристики документа визначають також можливості їх управління та використання. Система керування документами має бути здатною тривало та ефективно функціонувати відповідно до необхідних процедур роботи з документами.

Тому стандарт запроваджує поняття "Системи керування документами"- інформаційна система, що забезпечує збирання документів (включення документів до системи), управління документами та доступ до них.

Концепція "управління документами"(records management) визначається як сукупність планомірних та ефективних дій щодо створення, використання, зберігання та знищення документів в організаціях з метою доказу проведення ділових (управлінських) операцій.

Система управління документами має:

• включати всі документи в рамках ділової діяльності, що охоплюється нею, відповідно до встановленого порядку;
• організовувати документи в такий спосіб, щоб відбивати процеси ділової діяльності творця (виконавця) документів;
• захищати документи від несанкціонованого доступу (зміни, вилучення чи знищення);
• виступати як основне джерело інформації про дії, зафіксовані в документах;
• забезпечувати доступ до всіх документів, що відносяться до певного питання, і пов'язаних з ними метаданих.

Усі організації повинні розробляти та застосовувати інструкції, що регламентують питання доступ до документів.

Обмеження доступу можуть поширюватися як на співробітників організації, так і на сторонніх користувачів. Доступ до документів слід обмежувати, якщо це вимагає ділова діяльність. Обмеження доступу повинні діяти протягом обґрунтовано встановленого періоду часу, після якого підлягають скасуванню або зміні.

Забезпечення відповідного контролю доступу здійснюється шляхом надання певного статусу доступу як документам, так і окремим особам.

Управління процесом доступу передбачає такі умови:

• документи розподіляються за категоріями відповідно до їх статусу доступу у певний час;
• документи можуть бути доступні лише особам, які мають статус доступу до них;
• засекречені документи чи документи з обмеженим доступом може бути прочитані лише за наявності відповідного дозволу;
• процеси та операції з документами здійснюють лише ті, кому дозволено їх виконувати;
• підрозділи організації, відповідальні певні функції ділову діяльність, встановлюють ступінь доступності документів, які стосуються області їх відповідальності.

Дуже важливою обставиною, що уточнює зміст документованої інформації, є визначення поняття "метадані" (metadata) - дані, що описують контекст, зміст, структуру документів та управління ними (24).

Правила стандарту визначають вимоги до метаданих:

• структура документа, його формат та взаємозв'язки між складовими документами елементами повинні залишатися незмінними, не спотвореними метаданими;
• у метаданих про документ має бути відображено контекст його створення, отримання та використання (у тому числі процес ділової діяльності, частиною якого є дана операція, дата та час цієї операції та її учасники);
• у метаданих про документ мають бути подані зв'язки між окремими документами, що становлять у сукупності єдиний комплекс документів.

Інакше висловлюючись, поняття "метадані" визначає зміст, структуру та використання будь-якого документа в умовах масового застосування інформаційно-телекомунікаційних технологій. Тому поняття "методані" насамперед відноситься до електронної форми документа.

Закон "Про інформацію" дає визначення поняття "електронний документ"- документована інформація, подана в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі інформаційно-телекомунікаційними мережами або обробки в інформаційних системах.

У наведеному визначенні виділено головну ознаку електронного документа - його електронна форма, тобто. особливий вид інформації, що створюється за допомогою унікальних можливостей ЕОМ: використання спеціальної штучної мови (двійкової системи символів) формування облікових записів, обчислювальних можливостей та пам'ять комп'ютера, які мають фізико-технічні (електронні) характеристики.

Тому першою ознакою поняття "електронний документ" є його електронна форма, яка надається йому внаслідок створення та обробки на ЕОМ.

Другим ознакою є спеціальні правила документування, тобто. правила створення (оформлення), подання та передачі електронного документа заінтересованим особам.

Третьою ознакою поняття "електронний документ" є наділення його обов'язковими елементами (реквізитами).

Створена на комп'ютері документована інформація та "оформлена" необхідними реквізитами за правилами - це ще не повноцінний електронний документ, а лише оригінал документа на паперовому матеріальному носії.

Коли такий документ вводиться в систему електронної взаємодії, він стає вразливим від внесення до нього спотворень та підробок. У цьому випадку електронний документ потребує спеціальних засобів захисту. З іншого боку, такі кошти необхідні встановлення справжності власноручного підпису, тобто. для ідентифікації особи. Ці функції виконує електронний підпис, який стає основним реквізитом електронного документа.

Таким чином, електронний документ наділяється спеціальним реквізитом – електронним підписом.

Спеціальні правила роботи з електронними документами встановлено "Правилами діловодства у федеральних органах виконавчої" (29).

У федеральному органі виконавчої електронні документи створюються, обробляються і зберігаються у системі електронного документообігу- рух електронних документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, приміщення у справу та (або) відправлення до електронного архіву.

Для підписання електронних документів федерального органу виконавчої використовуються електронні підписи. Засоби електронного підпису, що використовуються, повинні бути сертифіковані в установленому порядку.

При розгляді та погодженні електронних документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, у яких електронний підпис немає.

Прийом та надсилання електронних документів здійснюються службою діловодства- структурним підрозділом федерального органу виконавчої, яким покладено функції з ведення діловодства, і навіть особи, відповідальні ведення діловодства інших структурних підрозділах федерального органу виконавчої.

При отриманні електронних документів служба діловодства здійснює перевірку автентичності електронного підпису.

При передачі електронних документів, що надійшли на розгляд керівника федерального органу виконавчої влади, направлення електронних документів до структурних підрозділів і відповідальним виконавцям федерального органу виконавчої влади, відправлення електронних документів і зберігання електронних документів разом з електронними документами передаються їх реєстраційні дані.

Виконані електронні документи систематизуються у справи, які є спеціальною папкою. Справає сукупність документів чи окремий документ, які стосуються одному питанню чи ділянці діяльності федерального органу виконавчої відповідно до номенклатурою справ федерального органу виконавчої.

Номенклатуроюсправ є систематизований перелік найменувань справ, які у федеральному органі виконавчої, із зазначенням термінів їх зберігання.

При складанні номенклатури вказується, що ведеться в електронному вигляді.

p align="justify"> Електронні документи після їх виконання підлягають зберіганню в установленому порядку в федеральному органі виконавчої протягом строків, передбачених для аналогічних документів на паперовому носії. Зберігання електронних документів має особливості, відмінні від способів зберігання документів на паперовому носії. Вони пояснюються технічними та технологічними особливостями створення електронної форми інформації та тривалого зберігання. Для зберігання матеріальних носіїв електронної інформації потрібне особливе середовище зберігання (вологість, температурний режим тощо). Крім того, за час зберігання можуть змінитись як технічні характеристики комп'ютера, так і програмне забезпечення використання електронних документів.

Після закінчення терміну, встановленого зберігання електронних справ (електронних документів), виходячи з акта виділення їх до знищення, затверджуваного керівником федерального органу виконавчої, зазначені електронні справи (електронні документи) підлягають знищенню.

Створення інформаційного ресурсу будь-якого виду починається з надання відомостей форми документа. Документована інформація, у свою чергу, можебути включена до складу будь-якої інформаційної бази.

Нормативне забезпечення

Відповідно до положень ФЗ № 149, документована інформація – це зафіксованіна матеріальному носії відомості. Для ідентифікації даних або їхнього джерела використовуються певні реквізити.

Слово "документ" має латинське коріння. У перекладі воно означає "доказ". У термінологічному словнику теорії та практики від 1964 р. слово "документ" визначається як матеріальний об'єкт, у якому міститься інформація у зафіксованому вигляді.

Теоретична база

У будь-якому документі є 3 елементи: зміст відомостей, форми їх надання та носій документованої інформації.

Вивчення способів фіксації даних та ознак їх носіїв здійснюється у рамках такої дисципліни, як документознавство. Цей науковий напрямок досліджує процеси архівування, діловодства, документообігу. Основна увага при цьому приділяється регулюванню форми традиційних документів, закріпленню їх реквізитів.

Особливості фіксації відомостей

Документована інформація – це інформація, що міститься на якомусь матеріальному носії, за реквізитами якого можна ідентифікувати відомості. Нині існує безліч способів закріплення відомостей. Умовно вони поділені на кілька класів.

Паперові документи є носіями відомостей, доступних для сприйняття без використання додаткових технічних засобів. Цей спосіб документування вважається найпоширенішим.

Останнім часом, однак, все більшого поширення набувають носії, інформацію з яких можна отримати лише за допомогою технічних засобів. Це можуть бути електронні документи, відео-, аудіозаписи (файли), закодовані відомості та ін.

Ідентифікація

Обов'язковою умовою роботи з даними є наявність реквізитів, за якими ідентифікується документована інформація.

Визначення джерела даних необхідне зіставлення початкового змісту носія із змістом документа, отриманого користувачем. За потреби у процесі вивчення відомостей встановлюється факт тотожності, збігу даних.

Нормативне регулювання

Правовий режим документованої інформації, порядок фіксації відомостей федеральними виконавчими структурами встановлюється Урядом. Правила документообігу, діловодства, затверджені іншими держорганами, органами територіального самоврядування у межах їхньої компетенції, не повинні суперечити положенням урядових постанов.

Державна структура, яка здійснює нормативно-методичне регулювання документованої інформації, - цеФедеральне агентство з техрегулювання та метрології. Раніше ці функції виконував Держстандарт. У ході реформ він був перетворений на Агентство.

Питання щодо стандартизації документів регламентуються положеннями ФЗ № 184 "Про техрегулювання". Міжгалузеве керівництво організаціях віднесено до компетенції Федерального архівного агентства. Галузеве управління документаційним забезпеченням здійснюється відповідними міністерствами з урахуванням рекомендацій Архівного агентства.

Специфіка ідентифікації

Існує кілька способів зберігання документованої інформації. Визначенняконкретного варіанта залежить від специфіки галузі, де використовуються відомості.

Дані можуть бути представлені в електронній формі та зберігатися у спеціалізованих базах. У такій ситуації ідентифікація має певні особливості. Вони полягають у тому, що достовірність відомостей має підтверджуватись власником бази даних або уповноваженою посадовою особою.

Існують інші способи підтвердження достовірності документованої інформації. Ця інформаціяможе бути, зокрема, засвідчена цифровим підписом. Електронний документ, підтверджений електронним підписом або аналогом власноручного розпису, визнається рівнозначним паперовому. Винятки можуть встановлюватися у федеральних законах чи інших нормативних актах.

Інформаційні ресурси

Вони вважаються об'єктами відносин юридичних осіб, громадян та держави. Існуючий забезпечує захист даних.

Нормативне регулювання здійснюється правовими положеннями, що закріплюють:

• Правила документування відомостей.
• Право власності на документи та їх масиви, у тому числі в інформ-системах.
• Категорію даних щодо рівня доступу до них.
• порядок забезпечення захисту інформації.

Інформресурси створюються держорганами будь-якого рівня, суб'єктами господарювання, громадськими об'єднаннями, установами, фізособами. Кожен суб'єкт формує той чи інший ресурс для своїх цілей та використовує документовану інформацію. Цеможуть бути виробничі, управлінські, просвітницькі, наукові цілі.

Інформресурси суттєво відрізняються один від одного за обсягом. Одні представлені кількома довідниками, інші – великими бібліотечними фондами. Крім того, існує класифікація за способом організації та порядком надання даних.

Державні інформресурси

РФ, регіони та муніципалітети є власниками використовуваної в таких ресурсах документованої інформації. Цівідомості накопичуються, утворюються, купуються переважно за рахунок бюджетних коштів.

Державними інформресурсами управляють держоргани та структури територіального самоврядування у межах наданих їм повноважень.

Держава має право використання, викупу документованої інформації. Цяможливість реалізується у випадках, коли відомості, що належать іншим суб'єктам (юрособам чи громадянам), належать до держтаємниці, а також в інших випадках, передбачених законом.

Обов'язковий екземпляр як вид документованої інформації

Обов'язковим називають екземпляр тиражованого документа, що підлягає передачі виробником до відповідної організації. Документом у разі визнається матеріальний носій, містить інформацію. Вона може бути представлені у вигляді тексту, фонограми, ілюстрації чи його поєднання. Примірником виступає зразок документа, ідентичний оригіналу.

Для цього різновиду документованої інформації правовий режимзакріплюється у ФЗ № 77. Нормативний акт визначає державну політику щодо створення обов'язкових екземплярів як ресурсної бази для комплектування національного бібліотечного фонду та розвитку системи бібліографії. У Законі передбачені правила забезпечення безпеки носіїв відомостей, особливості їх громадського використання.

Одержувачі

Обов'язкові екземпляри розподіляються між юрособами, які мають право зберігання, отримання, надання інформації у користування безоплатно або платно. Як одержувачів виступають:

• Книжкова палата, Державна, Науково-технічна та Національна РАН, Сибірського відділення РАН, Далекосхідна наукова бібліотека. Ці установи одержують видання.
• Російська бібліотека для сліпих До цієї установи надходять видання для людей, які мають проблеми із зором.
• Федеральний інститут промисловості. Цей орган одержує патентні електронні документи.
• Парламентська бібліотека До неї надходять офіційні документи.
• Федеральний фонд держстандартів, загальноросійського класифікатора техніко-економічних даних та регіональних/міжнародних правил, рекомендацій та норм стандартизації іноземних держав.

Це не весь перелік одержувачів. Існують також спеціальні установи, в які надходять відео-, аудіоінформація, програми для ЕОМ та ін. Для зберігання документів в електронній формі в РФ створено науково-технічні центри. Вони отримують інформацію за напрямами, що відповідають їх специфікації.

Всі ці організації регулярно публікують інформацію про безкоштовні обов'язкові примірники, що надійшли до них. Установи формують Національний бібліотечний фонд документів.

Доставка матеріалів, централізований їх розподіл, повідомлення споживачів провадиться у строки, встановлені законодавством та регламентами відповідних організацій. Порушення встановлених розпоряджень авторами документів тягне за собою адміністративну відповідальність.