Формування журналу реєстрації наказів з особового складу відбувається зазвичай тоді, коли підприємство має чималий штат працівників. У разі вся кадрова документація підлягає обов'язковому обліку і контролю, навіщо створюються окремі узагальнюючі документи як журналів.
ФАЙЛИ
Розшифровка поняття «особовий склад»
Особовий склад будь-якої організації – це ті люди, які працюють у ній на умовах трудового договору. При цьому не має значення, чи людина працює на постійній основі, чи її робота носить тимчасовий, терміновий або сезонний характер.
Отже, всі накази, випущені щодо цих осіб, вважаються наказами з особового складу. Це можуть бути накази про
- працевлаштування,
- скорочення,
- відпустку,
- матеріальне заохочення,
- дисциплінарне стягнення,
- чергуваннях,
- переведення на іншу посаду і т.д.
На сьогоднішній день список таких наказів є відкритим, що передбачає те, що кадрова служба кожної організації має право самостійно формувати їх перелік. При цьому відомості про всі ці розпорядження повинні заноситись до відповідного журналу реєстрації.
Єдиний виняток становить керівна «верхівка» фірми – накази про призначення директора та головного бухгалтера, а також інших працівників, згаданих у статуті, належать до наказів про основну діяльність юридичної особи. А це означає, що їх вносити до журналу реєстрації наказів за особовим складом не потрібно.
Навіщо потрібний журнал
Значення журналу зрозуміти не складно: він дає змогу систематизувати дані про розпорядження керівництва підприємств щодо підлеглих, а також оптимізувати роботу з ними.
Для того, щоб відомості були повними, у журналі мають реєструватися всі без винятку накази щодо кадрового складу підприємства у хронологічному порядку.
При необхідності журнал допомагає швидко знайти потрібний наказ, і навіть, у разі складних спірних ситуацій між роботодавцем і працівником і доведення справи до інспекції з праці чи суду, дає можливість підтвердити чи спростувати правомірність тих чи інших дій кожної із сторін трудових взаємин.
Що необхідно фіксувати у документі
Щоб документ виконував свою функцію, до нього вноситься ряд певних відомостей, зокрема дата випуску кожного наказу, коротко – суть, ПІБ працівника тощо. Крім того, журнал повинен мати початкову дату його формування та дату закриття.
При цьому організація має право самостійно вирішити, чи потрібно вести окремі журнали щодо кожного типу наказів або достатньо того, що всі накази вноситимуться в один журнал.
Відповідальний за ведення
Зазвичай обов'язок ведення журналу реєстрації наказів доручається керівника/фахівця кадрового відділу, юрисконсульта і навіть секретаря, тобто. того працівника, який відповідає за роботу з документацією з особового складу підприємства.
У будь-якому випадку, це має бути співробітник, який контролює кадровий документообіг, а також має уявлення про те, як правильно вести такі документи.
Основні правила складання
Уніфікованої єдиної форми журналу немає, тому працівники компаній можуть формувати його у довільному вигляді або, якщо в організації є розроблений та затверджений шаблон документа, на його зразок. При цьому документ повинен включати ряд обов'язкових відомостей. До них відносяться:
- Назва підприємства;
- дата відкриття журналу, дата його закінчення;
- посада, прізвище-ім'я-по-батькові відповідального за його ведення співробітника;
- термін зберігання документа.
Основну частину журналу найкраще оформити як таблиці, яку слід розділити кілька стовпців. У них треба вписати:
- порядковий номер наказу, дату його випуску;
- номер документа, його вид, зміст;
- ПІБ та табельний номер працівника, якого він стосується;
- основу випуску розпорядження.
За потреби таблицю можна доповнити і іншою інформацією, або, навпаки, скоротити.
На що звернути увагу під час оформлення
Як і зміст журналу, його оформлення повністю віддано на відкуп упорядникам. Журнал допустимо формувати у простій рукописній чи електронній формі. При цьому якщо журнал ведеться на комп'ютері, дублювати його в роздрукованому вигляді необов'язково. Ну а якщо керівництво компанії вважає за необхідне ведення документа у «живому» вигляді, то використовувати для журналу можна як прості чисті аркуші паперу, так і фірмові бланки підприємства.
ВАЖЛИВО! У наказі має бути зазначена відповідальна за ведення журналу реєстрації наказів особа.
Проштампувати журнал необхідно тільки в тому випадку, якщо норма візування таких документів за допомогою штемпельних виробів закріплена в локальних актах фірми.
Зазвичай дані журнали досить великі за обсягом і мають не один десяток сторінок. У разі всі аркуші журналу необхідно пронумеровувати, скріплювати між собою з допомогою міцної нитки, прописуючи із зовнішнього боку дату створення документа і проставляючи підпис відповідальної особи.
Як і скільки часу зберігати журнал
Як правило, журнал реєстрації наказів з особового складу лежить у кадровому відділі компанії в окремому місці, куди немає доступу стороннім особам.
Термін зберігання документа визначається чи законодавством РФ, чи внутрішніми нормативно-правовими документами підприємства. Після того, як журнал втрачає свою актуальність, його належить.
Оптимізована система документообігу – один із найважливіших факторів, необхідний для забезпечення якісного кадрового обліку підприємства. У статті розповімо про облік наказів в організації: чи обов'язково реєструвати накази, в якій формі необхідно складати Журнал обліку, а також розберемо основні помилки та відповімо на поширені запитання на тему.
Для чого потрібний журнал наказів
Основне завдання Журналу – оптимізувати інформацію про накази для максимальної зручності роботи з документами. Ця мета забезпечується особливим способом заповнення Журналу:
- інформація до Журналу вноситься в хронологічному порядку;
- Журнал ранжує накази за видами (інформаційні, розпорядчі) та сферами діяльності компанії (основна діяльність, особовий склад).
Таким чином, за наявності Журналу процес пошуку необхідного наказу займе зовсім небагато часу.
Чи обов'язково вести Журнал
Чинне законодавство не містить прямих норм щодо обов'язкового порядку ведення Журналу. Проте за об'ємного документообігу Журнал є «життєвою» необхідністю. Адже з його допомогою кадровик може оптимально систематизувати документи з метою зручності їх використання у подальшій роботі.
Ще однією перевагою ведення Журналу є додаткове підтвердження факту видання документа датою реєстрації. У разі виникнення спірних питань, коли дата набрання чинності не відповідає даті підписання документа, дата реєстрації наказу в Журналі є додатковим підтвердженням правомірності розпоряджень, описаних у наказі.
Законодавча база для обліку документації
Як зазначено вище, чинний закон не вимагає від компаній обов'язкової реєстрації наказів у журналі. Облік наказів залишається на розсуд керівництва компанії, у зв'язку з цим порядок внесення інформації до Журналу, його форма та порядок зберігання визначається кожною фірмою в індивідуальному порядку. При цьому існує низка чинних нормативних актів, що надають рекомендації щодо процедури ведення Журналу.
| № п/п | Нормативний акт | Опис |
| 1 | Наказ Мінкультури РФ №558 від 25.08.10 | Документ містить повний список документів, які веде кадрова служба, а також описує механізм їх реєстрації, терміни та умови зберігання, порядок знищення. |
| 2 | Наказ Федеральної архівної агенції №68 від 27.11.2000 | Наказ затверджує діючу Інструкцію, яка описує порядок нумерації та індексації наказів та інших документів підприємства. Згідно з документом, накази мають реєструватися за правилами наскрізної нумерації. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ містить загальні стандарти оформлення документів (у тому числі наказів), а також наводить систему уніфікованої організації документообігу. |
Організація обліку наказів
Як нумерувати накази у журналі
Перш ніж внести дані про наказ до Журналу, документу слід надати індивідуальний номер. Для зручності роботи з документами та відповідно до чинних інструкцій застосовується наступна система нумерації та індексації наказів:
- Усі накази слід групувати за основними видами (основна діяльність, особовий склад, адміністративна та господарська діяльність).
- Виходячи з виду наказу, до номера документа надається індекс (ОС – основна діяльність, ЛЗ – особовий склад, АГД – адміністративно-господарська діяльність).
- Документи нумеруються у цифровому виразі за правилами наскрізної нумерації.
Підприємства з великим штатом та великим масивом документів, як правило, розробляють додаткові правила кодування та індексації. Наприклад, накази з особового складу додатково розбиваються на накази прийому працювати (ПрР), звільнення (Ув), перекладу іншу посаду (Пер) тощо.
Для додаткової оптимізації документообігу деякі підприємства нумерують накази відповідно до дати реєстрації (дата наказу з основної діяльності – 14.07.17, наказ пронумерований 140717 – ОД).
Незважаючи на те, що в цьому випадку порушується принцип наскрізної нумерації, цей механізм присвоєння номерів не суперечить чинному законодавству і може бути використаний у разі, якщо порядок закріплений у внутрішніх нормативних документах компанії.
Приклад №1.ТОВ «Бланк» має невеликий штат співробітників та використовує загальну систему нумерації та індексації наказів:
- наскрізна нумерація відповідно до хронології видання наказів;
- індексація за видами документів (ОД, ЛЗ, АГД).
У 2-му півріччі 2017 року «Бланком» видано наступні накази:
- 07.17 згідно з наказом до штату ТОВ «Бланк» прийнято економіста. Наказ пронумеровано 14-ЛЗ.
- 07.17 видано наказ про відкриття нової торгової точки (№15-ОД).
- 07.17 за наказом №16-АХД призначено співробітників, відповідальних за підключення торгової точки до міської тепломережі.
Приклад №2.АТ «ГоловСтрой» має великий штат співробітників та використовує спеціальну систему нумерації та індексації наказів:
- номер наказу надається відповідно до дати підписання документа;
- накази з особового складу індексуються спеціальним способом (прийому працювати – ПрР, звільнення – Ув, перекладу іншу посаду – Пер).
У липні 2017 року АТ «ГоловСтрой» видано наступні накази:
- 07.17 прийнято працювати технолог виробничого цеху (наказ №130717-ПрР);
- 07.17 звільнено за власним бажанням головного економіста планового відділу (наказ №140717-Ув);
- 07.17 співробітника відділу продажів переведено на посаду начальника відділу (наказ №150717-Пер).
Як оформити Журнал обліку наказів
У загальному порядку Журнал обліку наказів складається строком на один рік, тобто до нього вноситься інформація про накази, які підписані та набули чинності протягом календарного року. Якщо йдеться про велику компанію з об'ємним документообігом, то таким організаціям доцільно починати вести новий Журнал кожне півріччя або щоквартально.
Новий Журнал слід оформити титульним листом із зазначенням:
- найменування підприємства;
- назви документа;
- дати початку та закінчення ведення Журналу;
- ПІБ та посада особи, відповідальної за ведення Журналу.
Після закінчення терміну, зазначеного на титульному аркуші, документ слід прошити відповідно до загальних вимог, а саме вказати кількість аркушів, скріпити печаткою.
Порядок внесення даних до Журналу наказів
Кожне підприємство має право самостійно розробляти та використовувати форму Журналу. Проте, як правило, документ заповнюється у вигляді таблиці та містить такі дані:
- Порядковий номер. Оскільки Журнал передбачає хронологічне внесення інформації та наскрізну нумерацію, всі накази, відображені у Журналі, повинні мати порядковий номер.
- Дата документу. У графу вносять дату підписання наказу керівника та набрання чинності документом. Саме ця дата є критерієм для ведення хронологічного запису.
- Номер документа. Накази нумеруються згідно з порядком, затвердженим в організації. До Журналу вноситься повний номер наказу (у тому числі індекс).
- Опис документа. У графі наводиться короткий зміст наказу (Про створення служби фінансового моніторингу, Про направлення у відрядження, Про видачу спецодягу).
- Відповідальний за виконання. У тексті наказу міститься інформація про особу, на яку покладено обов'язок виконання розпорядження. Дані про відповідальне (ПІБ, посада) слід перенести до Журналу.
- Ознайомлені особи. У графі необхідно відобразити дані про осіб, яких потрібно ознайомити з наказом (наприклад, усі співробітники, співробітники того чи іншого відділу, особи, які обіймають певні посади, конкретні співробітники – ПІБ).
Зразок журналу обліку наказів
У серпні 2017 року ТОВ «Глобус» видано наступні накази:
- 08.17 – про створення нової лінійки продукції;
- 08.17 – про внесення змін до штатного розкладу;
- 08.17 – про організаційні роботи, пов'язані з переїздом до нового офісу.
Накази пронумеровані відповідно до внутрішнього порядку. Журнал наказів оформлений так:
| № п/п | Дата документу | Номер документа | Зміст документа | Відповідальні за виконання | До ознайомлення |
| 48 | 03.08.17 | 84-ОД | Про випуск нової лінійки продукції | Начальник виробничого відділу Луб'яної Н.С. | Співробітники виробничого відділу та департаменту продажів |
| 49 | 12.08.17 | 85-ЛС | Про внесення змін до штатного розкладу | Начальник департаменту кадрового обліку Кукушкіна Г.Д. | Усі співробітники |
| 50 | 22.08.17 | 86-АХД | Про організаційні роботи, пов'язані з переїздом до нового офісу. | Начальник господарського відділу Поленов В.Д. | Співробітники господарського відділу |
Відповідальні особи за виконання
У разі використання Журналу наказів, керівництвом організації призначається особа, відповідальна за її відання, оформлення, зберігання та зшивання. Загалом такою особою виступає співробітник відділу кадрів. Якщо Журнал ведеться на невеликій фірмі, то відповідальним співробітником може бути бухгалтер.
Особу, відповідальну за ведення документа, слід зазначити у внутрішньому нормативному документі (у Порядку кадрового обліку). Доцільно вказувати не ПІБ конкретного співробітника, а посаду, адже у такому разі при звільненні працівника його обов'язки перейдуть до наступника.
Поширені помилки під час оформлення журналу наказів
Нижче ми розглянемо ТОП-3 поширених помилок, які допускаються під час ведення Журналу наказів.
Помилка №1.Порядок ведення Журналу наказів не закріплено внутрішніми нормативними документами.
Помилка №2.ІП веде Журнал обов'язково.
Зобов'язання з ведення Журналу наказів відсутні всім підприємств і підприємців, незалежності від організаційно-правової структури, сфери діяльності, кількості співробітників, т.п. Таким чином, необхідність ведення Журналу для ІП залишається на розсуд підприємця.
Помилка №3.Відсутня особа, відповідальна за ведення Журналу.
У внутрішньому документі, який регламентує загальні правила заповнення та оформлення Журналу, має бути закріплена особа, відповідальна за ведення документа. Такою особою, як правило, виступає представник кадрової служби, але на розсуд керівництва, відповідальність може покладатися і на інших співробітників. За відповідальним співробітником закріплюються зобов'язання щодо оформлення, заповнення, зберігання та зшиву Журналу.
Рубрика “Питання – відповідь”
Запитання №1.Чи можна вести журнал в електронному вигляді?
Форми ведення Журналу, як і порядок його заповнення, законодавством не закріплені. Тому на розсуд організації журнал можна вести в електронному вигляді. Форма електронного файлу та механізм внесення до нього інформації розробляється та затверджується компанією індивідуально. Як правило, електронна форма Журналу використовується у великих компаніях та тих організаціях, у яких впроваджено електронний документообіг. Ця форма значно зменшує витрати часу під час заповнення Журналу та подальшої роботи з документами.
Запитання №2.Чи можна в Порядку ведення кадрового обліку вказувати ПІБ співробітника, відповідального за ведення Журналу?
Вказівка ПІБ конкретного співробітника як особи, відповідальної за ведення Журналу, не суперечить чинному законодавству. При цьому такий спосіб призначення відповідального є не раціональним. Адже при звільненні працівника або переведенні його на іншу посаду організації потрібно буде вносити зміни до Порядку. У разі доцільно вказувати конкретну посаду, яку закріплюється відповідальність (наприклад, старший спеціаліст відділу кадрового обліку).
Запитання №3.Чи можна реєструвати накази не в хронологічному порядку підписання, а за датою набрання чинності?
Застосування цього способу не заборонено. У такому разі до Журналу слід додати графу «Дата набрання чинності документом» і за цією датою застосовувати хронологічний порядок. Однак практика показує, що такий механізм реєстрації є не найзручнішим і значною мірою ускладнює пошук та подальшу роботу з документами.
Теорія менеджменту стверджує, що ефективність діяльності підприємства на три чверті залежить від якості адміністрування, яке включає роботу, по-перше: з кадрами, а по-друге - з документами. Ці дві сторони номенклатурної діяльності багато в чому переплітаються та взаємодіють один з одним. Вони включають не лише вміння віддавати накази, а й здатність перевіряти їх виконання.
Грамотно складений наказ повинен, як і гарний літературний твір, складатися з трьох основних пунктів:
- Предмет наказу - підстава для його видання та перелік заходів для виконання.
- Час виконання - термін виконання всього наказу чи періоди виконання кожного пункту окремо.
- Виконавець - відповідальний виконання і той, хто здійснює загальний контролю над втіленням наказу у життя.
І якщо хоч один із пунктів відсутній, то втрачається як сенс віддачі самого наказу, так і контроль за його дієвістю та ефективністю.
Навіщо необхідний?
Для того, щоб тримати весь документообіг підприємства під контролем у його повсякденній господарській та економічній діяльності, служать реєстраційні книги. З них основними для будь-якої організації є журнали реєстрації наказів та розпорядженьадміністрації:
- з особового складу;
- з адміністративно-господарських питань;
- з основної діяльності.
Керівники малих підприємств часто вважають, що для них необов'язковим є оформлення купи непотрібних, на їх погляд, документів. Можливо, це й так для підприємств із кадровим складом менше трьох осіб. Але в будь-яких інших випадках за першої ж перевірки податковою інспекцією, органами Мінсоцпраці, МВС, Пенсійного фонду перевіряльники можуть вимагати документи,обґрунтовують та підтверджують виконання господарських операцій та витрати на них.
І найчастіше результати перевірок залежать від правильності і ретельності ведення внутрішньої документації підприємства. Коли перевіряючі органи бачать правову і господарську культуру адміністрації підприємства, якісне і своєчасне ведення документації, вони зазвичай більш поблажливо підходять і до інших питань діяльності, з яких проводиться перевірка.
Тим більше, що основні правила ведення документації закріплені в законах та підзаконних актах та обов'язкові до виконання незалежно від форми власності підприємства.
Які накази реєструються?
Якщо з тим, які розпорядження повинні реєструватися в перших двох книгах із зазначених вище, більш-менш усе зрозуміло, то третя - «Журнал реєстрації наказів з основної діяльності» викликає у керівників малих підприємств найбільше запитань і нерозуміння: що за накази мають її заноситися? Адже розпорядження, які в ній реєструються, є основоположними для всіх наказів, які поміщаються в дві інші книги.
Звісно, основна тематика цих розпоряджень визначається організаційно-правовою формою підприємства та характером його господарської діяльності,тому дати конкретні відповіді та рекомендації для кожного окремого випадку неможливо. Але з переважним видам розпоряджень, притаманних будь-якої організації, їх типи з основний діяльності можна визначити, как:
- Призначення генерального директора, головного бухгалтера.
- Твердження логотипу, брендбука, рекламного слогану тощо.
- Забезпечення охорони комерційної таємниці.
- Твердження чи зміна структури організації, створення та ліквідація підрозділів.
- Твердження положень, інструкцій, правил та інших внутрішніх нормативних документів.
- Твердження штатного розкладу.
- Встановлення режиму роботи та внутрішнього розпорядку організації.
- Проведення внутрішніх перевірок та атестацій.
- Планування основної діяльності та контроль за нею.
- Запитання фінансування.
- Матеріально-технічна база.
- Інформаційно-документальне забезпечення.
А як призначення директора і головбуха - це ж кадрові питання? Проте призначення головних керівних осіб підприємства також є суб'єктами основної діяльності та мають реєструватися у цьому журналі.
Навіщо потрібна реєстрація?
Реєстрація - це форма обліку фактів створення, отримання чи надсилання певних документів у конкретний час.Як каже закон, будь-який розпорядчий акт, зокрема і наказ, набирає чинності з його опублікування чи реєстрації.
Безсумнівно, впорядкування цього обліку допомагає у правильному контролю над документообігом, а й є основним чинником у вирішенні будь-яких питань, суперечок чи розбіжностей, що виникають у ході повсякденної діяльності організації.
Взаємодія з контрагентами з господарсько-фінансової діяльності також багато в чому регулюється наказами та розпорядженнями адміністрації і може бути підставою для ведення справ в арбітражі або суді. Звичайно, всі розпорядження повинні віддаватися у суворій відповідності до закону, а ті, хто суперечить йому, не матимуть юридичної сили.
Накази про призначення керівних органів дають їм право займатися господарською та правовою діяльністю, підписувати юридичні та бухгалтерські документи. Розпорядження по структурі організації та штатному розкладу визначають коло обов'язків кожного підрозділу та конкретного працівника.
Внутрішні нормативні документи регулюють основні правила внутрішнього розпорядку та контролю. Розпорядження про фінансування, матеріальне та інше забезпечення є підставою для ведення правильного бухгалтерського обліку та оподаткування.
Навіть, здавалося б, такі незвичайні розпорядження, як Накази про єдину уніформу, про фінансування некомерційної діяльності, про благодійність та інші подібні до них, занесені до цього журналу виправдання при перевірках для обґрунтування різних додаткових витрат. А Наказ про дії у надзвичайних ситуаціях, наприклад, допоможе уникнути матеріальних та людських втрат у випадках пожежі, повені, землетрусу тощо.
Закони про архівну справу РФ визначають різні терміни зберігання документації підприємств. І ця причина - одна з тих, що визначають поділ різних видів документів за різними реєстраційними книгами.
Так, розпорядження щодо адміністративно-господарської діяльності мають найкоротший термін зберігання – 5 років. А накази з особового складу – вже 75 років. Розпорядження ж щодо основної діяльності повинні зберігатися постійно протягом усього існування підприємства.
Правила заповнення
Проте склалася певна практика заповнення журналу реєстрації наказів з основної діяльності бланка, яка встановлює такий порядок граф:
- Реєстраційний номер – порядковий номер у межах поточного календарного року.
- Дата наказу – календарна дата, коли було підписано документ.
- Найменування чи короткий зміст, що визначають предмет видання наказу.
- Відповідальний за виконання - ПІБ особи, на яку покладено контроль за виконанням наказу.
- Примітки - різна інформація щодо теми та виконання розпорядження.
- На додаток до них можуть бути й інші графи, необхідні, на думку адміністрації, у цій конкретній організації.
Як правило, журнал ведеться протягом одного календарного року, а на початку наступного відкривається новий та нумерація починається спочатку. Проте внутрішнім розпорядженням керівника може бути визначено й інший порядок обліку. Бажано, щоб записи робилися чорнилом одного кольору: синього чи чорного. Журнал має бути пронумерований і прошитий.
На обкладинці необхідно вказати термін, протягом якого він ведеться і відомості про особу, відповідальну за її заповнення. На останній сторінці – загальна кількість аркушів. Для ведення журналу має бути призначений відповідальний, зазвичай це секретар-референт.
Якщо кожен працівник підприємства твердо знає коло своїх обов'язків, має чіткі уявлення про внутрішню взаємодію підрозділів та співробітників, не роздумуючи чи діє відповідно до вимог адміністрації у будь-якій передбачуваній та непередбаченій ситуації, такий порядок роботи, встановлений керівництвом організації, послужить і фінансовій, і комерційній її. успіху.
Як створити журнал реєстрації наказів кадрів у програмі 1С розповідається у відеоролику.
Ведення кадрової документації передусім має на увазі велику відповідальність. Поряд із цим збір, аналіз та реєстрація документації наказного характеру, потребує підвищеної концентрації та суворого дотримання закону. Журнали, які стосуються кадрової роботі, є за своєю суттю фундаментом всього кадрового діловодства.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
У зв'язку з цим зазначені журнали можуть бути предметом системних перевірок з боку різних органів контролю. З іншого боку, правильне оформлення кадрової документації, прямо впливає на її юридичну значимість, і навіть персонально стосується кожного співробітника організації. Можна сказати, що доти, доки документ не пройде належної реєстрації, він фактично не існує.
Слово законодавства
Зазвичай, кадрові працівники оформляють кілька різних журналів, у яких проводять реєстрацію наказів різних видів. Наприклад, один журнал може містити розпорядження виключно з персоналу. Інший журнал може відображати накази діяльності підприємства. Існує також практика оформлення журналів лише за відпустками чи звільненнями.
Загальновизнана форма журналу реєстрації наказів містить у собі ключові у кадровій практиці колонки. Як резервні колонки можуть бути порожні стовпці, які при необхідності будуть заповнюватися відповідальними особами на їх розсуд
Єдиної форми журналу реєстрації розпоряджень, яка була б затверджена законом, немає.
У зв'язку з цим зразок журналу реєстрації наказів про прийом на роботу буде показаний нижче за текстом. З іншого боку, організації може розробляти власний проект форми журналу.
Залежно від ситуації, що склалася, роботодавці крім загальноприйнятих стовпців, вправі додавати додаткові колонки. Наприклад, «П.І.Б. або посаду співробітника, яким видається розпорядження», «ким засвідчується розпорядження», «підстава наказу», «табельний номер співробітника», «виконавець розпорядження», «куди передається наказ», «посада та П.І.Б. особи, яка внесла відповідний запис».
Регуляторна політика
Відповідно до наказу Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 було затверджено Перелік документів, що утворюються у процесі діяльності підприємства. Одним із ключових положень цього нормативного акта є встановлення термінів їх зберігання. Таким чином, щодо журналів реєстрації, які пов'язані з розпорядчою документацією щодо особового складу, було передбачено два різні терміни, у 5 та 75 років.
Порядку нумерації розпоряджень законом або Переліком не передбачено.Тоді як, згідно з Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом Росархіву від 27.11.00 № 68, розпорядження нумеруються порядковою нумерацією, але в рамках календарного року. Додатково в інструкції вказується необхідність окремої нумерації розпоряджень щодо основної діяльності, а також наказів щодо робочого персоналу.
Чи обов'язково вести?
Як раніше говорилося, наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 було затверджено термін збереження журналів реєстрації, пов'язані з розпорядчою документацією.
Звідси випливає, що ведення реєстраційних журналів є обов'язковим.
Як щодо електронної форми?
У законодавстві немає положень щодо обов'язкового ведення журналів на паперовому носії, зокрема з особливими умовами його оформлення. Під особливими умовами мається на увазі нумерація, посвідчення печаткою, прошивання журналів.
Тому допускається ведення журналу реєстрації в електронному вигляді.
Крім того, якщо згідно з процедурою номери розпоряджень присвоюються автоматично під час їх формування у програмі 1С, тоді ведення такого журналу у паперовому варіанті необов'язкове.
Види журналів реєстрації наказів із зразками
Сьогодні різними відділами кадрів використовуються такі форми журналів реєстрації:
- Про прийом, переклад, розрахунок персоналу.
- Про надання відпусток.
- Про відрядження персоналу.
- Про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень.
Приклад журналу реєстрації розпоряджень про прийом на роботу:
Методика ведення
Основними етапами з організації діловодства є:
- Організація документообігу, тобто. оптимального руху підготовленої документації всередині підприємства.
- Документування господарсько-розпорядчої діяльності.
- Забезпечення збереження документації.
Стандартна процедура оформлення документів передбачає участь багатьох працівників підприємства. Діловодство та його організація перебуває у зоні відповідальності служби діловодства. До того ж ця назва має умовний характер, і залежно від розміру підприємства або покладених на неї функцій може бути як загальним відділом, так і канцелярією.
У невеликих організаціях ця функція зазвичай покладається на секретаря.На початковому етапі необхідно встановити єдині правила роботи з документацією. Для вирішення цього завдання відмінним рішенням буде їхнє закріплення в інструкції. Не слід забувати, що сучасна канцелярська робота більшою мірою визначається самим підприємством, тоді як нормативні акти мають більше рекомендаційний характер.
Тому для становлення діловодства необхідно розробити два базові документи:
- Інструкція з діловодства.У зазначеному локальному акті мають бути відображені усі організаційні правила роботи та поводження з документацією. На той випадок, якщо підприємство ще не сформувало своїх правил щодо ведення канцелярської роботи або розробка інструкції на цьому етапі здається недоцільною, тоді можна тимчасово використати відповідні положення.
- Номенклатура справ.Зазначений систематизований перелік документів відображає їх облік за термінами зберігання та використовується з метою подальшої передачі до архіву або для знищення.
Дивіться відео, як скласти інструкцію з діловодства:
Слід зазначити, що у журналі фіксуються всі розпорядження пов'язані з особовим складом.Титульний аркуш журналу використовується для написання повного найменування документа. Слід зазначити, що найменування пишеться великими літерами. Після цього вказується назва підприємства.
У великих організаціях краще заводити кількість журналів пропорційне кількості відповідних служб або відділів.
На титульному листі також зазначається дата фактичного оформлення документа.Журнал нумерується та прошивається, після чого скріплюється підписом директора та печаткою підприємства. Ідеально, якщо журнал реєстрації буде опломбований номерною пломбою. Але в такому разі її номер необхідно вписати до журналу, інакше без цього неможливо вважати журнал опломбованим.
Відповідальні обличчя
Щодо основної діяльності підприємства, розпорядження готуються за дорученням директора керівниками відділів підрозділів. Якщо стоїть питання щодо вирішення комплексного завдання, тоді керівник може створити спеціальну комісію, яка складатиметься з різнопрофільних фахівців. Але, оскільки завдання бувають як основними, а й оперативними, то розпорядження необхідно класифікувати.
Можна запропонувати такий варіант:
- Розпорядження щодо основної діяльності. Такі накази видаються рамках реалізації організаційних завдань.
- Розпорядження з адміністративної діяльності.
Розпорядження з вищевказаних напрямів підлягають роздільній реєстрації.Іншими словами, необхідно робити окреме зберігання цієї документації. Це пов'язано з тим, що період зберігання документації, пов'язаної з адміністративними завданнями, — 5 років. Тоді як документи щодо основної діяльності повинні зберігатися постійно. Журнал реєстрації відноситься до категорії документів, призначених виключно для внутрішнього користування.
Процедура ознайомлення з журналом реєстрації відбувається виключно у присутності особи, яка відповідає за її оформлення. До того ж журнали регулярно повинні надаватися керівнику відділу. Це необхідно щодо перевірки прийнятих рішень, і навіть для оцінки кадрової роботи відділу.
У період оформлення журнал реєстрації зберігається у особи, яка відповідає за її ведення.Якщо журнал закінчується, то на титульній стороні про це робиться позначка.
Обов'язкові графи
Як раніше говорилося, затвердженої законом форми журналу реєстрації немає, що дозволяє організації розробляти її самостійно. Тому допускається використання граф, рекомендованих фахівцями.
Зокрема:
- № п/п (номер запису),
- дата розпорядження;
- номер наказу;
- вид розпорядження, короткий його зміст;
- П.І.Б. співробітника;
- табельний номер;
- основу видачі наказу.
До додаткових колонок можна віднести, зокрема:
- ким підписано наказ,
- хто виконавець розпорядження;
- куди передано розпорядження;
- розписка в отриманні (підпис, дата);
- відмітка про направлення у справу;
- посада, П.І.Б. особи, яка вносить запис (що реєструє наказ);
- Примітка.
Буває так, що колонка "Примітка" в журналі не передбачена.У цьому випадку потрібно зробити позначку, подібну до тієї, що відображається в трудовій книжці («запис № ___ в стовпці №___ недійсна»), після чого вказати нові дані.
Приклад заповнення
Розглянемо зразок із заповнення основного розділу журналу на прикладі наказів з особового складу:
|
№ п/п |
Дата розпорядження |
Номер наказу |
Вид розпорядження |
П.І.Б. співробітника |
Таб. номер |
Заснування |
|
Прийом на роботу |
Полозова Тетяна Вікторівна |
Трудова угода №14 від 13.07.2014 |
||||
|
16.07.2014 |
118-лс |
Звільнення |
Кузін Андрій Сергійович |
Дод. угода №2 від 12.07.2014 до трудового договору №11 від 10.03.2012 |
||
|
18.07.2014 |
119-лс |
Переклад на іншу роботу |
Сорокіна Марія Олександрівна |
Заява, дод. угода №2 від 12.07.2014 до трудового договору №11 від 10.03.2012 |
Термін зберігання
Слід нагадати, що з наказу Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 визначено період збереження журналу реєстрації, що становить 75 років.
Цей вид журналу, як правило, відображає наступні розпорядження:
- про прийом на роботу;
- про переведення;
- про чергування;
- про оплату праці;
- про суміщення професій;
- про звільнення працівника;
- підвищення кваліфікації;
- про заохочення персоналу;
- про всі види відпусток;
- про зміну прізвища співробітника;
- про тривалі відрядження.
Інший журнал реєстрації, у якого період зберігання 5 років, як правило, відображає наступні розпорядження:
- про дисциплінарні стягнення;
- про щорічні та навчальні відпустки;
- про чергування;
- про нетривалі відрядження.
Захворілий у відрядженні може розраховувати на компенсацію. Читайте про
У які терміни відбувається відшкодування ПДВ із бюджету? Вся інформація
Текст комерційної пропозиції на постачання товару має бути продуманий до дрібниць. Зразковий зразок знайдете у цій
Накази заднім числом: способи реєстрації
Через те, що журнал реєстрації прошивається та нумерується, після чого підписується директором, скріплюється печаткою підприємства, то внесення наказу заднім числом до такого журналу виключено. Але, як показує практика, виникають різні ситуації, у вирішенні яких нерідко зацікавлені обидві сторони, тобто роботодавець та працівник підприємства. На цьому ґрунті іноді відбувається вимушене порушення реєстраційного порядку.
Розглянемо кілька можливих варіантів.
- Якщо підприємстві немає подальшої реєстрації наказів, то розпорядження можна зробити заднім числом.
- Якщо підприємстві є подальша реєстрація, можна зробити службову записку з ім'ям керівника з поясненням причин і зареєструвати наказ поточним числом. Другий варіант хороший тим, що у разі перевірки пояснювальна записка буде виправданням ситуації, що склалася перед контролюючими органами. Тому за необхідності помістити наказ у «минулий період» практично застосовують видання наказу під дробом (11/1-П) чи будь-яким іншим індексом.
Юридичного значення буква алфавіту індексу розпорядження не має.Проте її використання спрощує роботу кадровика. До того ж на випадок можливого витребування контролюючими органами виданих підприємством розпоряджень бажано, щоб дати видачі розпоряджень збігалися з реальними подіями. Подібний підхід дозволить уникнути підвищеного інтересу з боку посадових осіб, які перевіряють.
Щодо штучного виправлення помилок, то єдине, що тут можна порекомендувати, це робити заміну лише тих документів, які не перетинаються з іншими розпорядженнями, особливо тими, які не можна замінити.
Хронологія подій насамперед потрібна для самого роботодавця. Наприклад, на той випадок, якщо із співробітником, який перебуває за межами території підприємства, станеться нещасний випадок. За подібних обставин «Послідовне розпорядження» за підписом співробітника про те, що він ознайомлений із наказом, є фундаментальним способом усунення проблем. На випадок розслідування нещасного випадку кращого превентивного заходу не вигадаєш, особливо коли це стосується небезпечних видів діяльності.
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Реєстрація наказів та розпоряджень керівництва в єдиному журналі є зручним способом ведення переліку внутрішньої документації підприємства. Головна мета ведення даного журналу полягає в тому, щоб систематизувати інформацію про накази, що видаються, спростити контроль їх виконання і швидко знайти потрібний документ у разі потреби.
Розробка бланку журналу реєстрації наказів з особового складу проводиться кожному підприємстві індивідуально. Як приклад його складання можна скористатися зразками, запропонованими до використання іншими компаніями.
Як правило, в організації передбачена реєстрація та систематизація не лише наказів, а й інших документів. Наприклад, облік трудових книжок, реєстрація посвідчень про відрядження і платіжних доручень проводиться в спеціально розроблених для них формах журналів.
Як оформити журнал реєстрації наказів з особового складу
Обов'язковим елементом наказу є номер, який має бути унікальним та реєструватися у журналі. Номер може містити не лише цифри, а й літерні позначення. Як правило, літерними позначеннями вказують на тип наказу або уточнюють належність наказу до одного із структурних підрозділів компанії. Кожне підприємство може вигадати своє власне кодування, яке допоможе швидко орієнтуватися в документації. Наприклад, для наказів, які складені під час відправлення працівників у відпустку, спочатку може стояти буква «О», буква «В» може означати накази, що містять дисциплінарне стягнення, а поєднання букв «КМ» вказувати на накази по відправленню працівників у відрядження.
Розробкою та веденням журналу реєстрації наказів може займатися співробітник кадрового відділу чи діловодства (офіс-менеджер, секретар).
Стандартними графами у бланку журналу реєстрації наказів за особовим складом є:
- № наказу та дата його затвердження;
- Суть наказу (його зміст);
- ПІБ того, хто підписував документ;
- ПІБ того, хто є виконавцем;
- Список осіб, які мають ознайомитись із розпорядженням;
- Підпис відповідальної особи, що засвідчує отримання наказу;
- Позначка, що засвідчує направлення наказу у справу.
Будь-який зразок, взятий за основу в розробці журналу реєстрації наказів з особового складу, може бути доопрацьований відповідно до потреб підприємства.
Завантаження...
