22.08.2017 на портале официального опубликования появилось Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981, которым скорректированы правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС. Постановление № 981 вступает в силу по истечении месяца со дня опубликования и не ранее первого числа очередного налогового периода по НДС, иными словами – с октября текущего года. Ознакомиться с основными моментами новых правил вам помогут материалы «Счета-фактуры: новые правила» и «Новые правила заполнения книг покупок и продаж».

Изучим новые правила вместе. Предлагаем начать (в продолжение предыдущей темы) с журнала ведения счетов-фактур и порядка его заполнения (приложение 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Форма журнала учета счетов-фактур: изменения незначительные

С октября форма журнала учета примет несколько иной вид. Количество граф, их расположение будут те же, а вот названия некоторых из них меняются. В частности, графы 10 – 12 части 1 будут именоваться «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов», а графа 12 будет содержать упоминание о корректировочных счетах-фактурах.

В журнале также уточнено место для подписи уполномоченного лица, который расписывается в журнале учета счетов-фактур за индивидуального предпринимателя.

Кто журнал ведет?

В первую очередь обращает на себя внимание то, что теперь правила четко определяют круг лиц, обязанных вести журнал учета. Как и сейчас, журнал ведется на бумаге или в электронном виде и только в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – ТРУИП) от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), на основе договоров транспортной экспедиции, при выполнении функций застройщика (п. 1 правил).

Журнал (в перечисленных выше ситуациях) нужно заполнять как налогоплательщикам, в том числе исполняющим обязанности налоговых агентов, так и освобожденным от обязанностей плательщика НДС по исчислению и уплате налога, а также лицам, не являющимся плательщиками НДС.

Для экспедиторов в правила введен «свой» пункт (1.1), уточняющий, при каких обстоятельствах им вменено в обязанности вести журнал:

при осуществлении предпринимательской деятельности на основе договоров транспортной экспедиции;

в случае приобретения ТРУ от своего имени, стоимость которых не включается в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (то есть при определении налоговой базы в порядке, установленном гл. 23, 25, 26.1 и 26.2 НК РФ);

если в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении указанных договоров.

Кстати, о вознаграждении при исполнении посреднических договоров (транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика, комиссии (субкомиссии), агенстких (субагентских), предусматривающих реализацию и (или) приобретение ТРУИП от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента)), а точнее сказать, о счетах-фактурах на такие доходы: уточнено, что в журнале они не регистрируются (п. 1.2 Правил ведения журнала учета).

Кто журнал не ведет?

Правила дополнены нормой (п. 1.3), определяющей случаи, при которых вести журнал учета не требуется. Они касаются комиссионеров (агентов):

при реализации ТРУИП неплательщикам НДС или покупателям, освобожденным от обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, которым счета-фактуры (при наличии письменного согласия сторон сделки) не составляются (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);

при реализации ТРУИП иностранного лица, не состоящего на налоговом учете в РФ (п. 5 ст. 161 НК РФ).

Сюда можно добавить и другой случай (следует из анализа п. 1.1 и 1.3): экспедитор, включающий в расходы стоимость ТРУ, приобретенных от своего имени, также не обязан вести журналы учета счетов-фактур.

Как заполнять журнал?

Общие положения

Журнал учета заполняется сплошным методом: единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде. В части 1 («Выставленные счета-фактуры») журнала при этом регистрируются счета-фактуры, составленные за истекший ; в части 2 («Полученные счета-фактуры») – счета-фактуры, полученные среди прочего после завершения истекшего налогового периода, в котором документ был составлен покупателю, но до установленного срока представления налоговой декларации за этот период (25-е число следующего за кварталом месяца) или срока представления журнала учета в случаях, предусмотренных п. 5.2 ст. 174 НК РФ (20-е число следующего за кварталом месяца).

Если комитент (принципал), покупатель (клиент, инвестор) (далее названную группу лиц будем именовать покупателем ) не получили от комиссионера (агента), экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика (далее – посредник ), счет-фактуру в электронном виде, допускается составление посредником такого счета-фактуры на бумажном носителе. В этот документ переносятся все показатели (без изменений) из составленного в электронном виде счета-фактуры. Но нужно дополнить реквизиты бумажного счета-фактуры подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица.

В части 1 журнала учета в этом случае посредник регистрирует только выставленный счет-фактуру на бумажном носителе.

Обратите внимание: после выставления посредником счета-фактуры на бумаге перевыставление документа в электронном виде не допускается.

А при возникновении необходимости внести изменения в ранее составленный в электронном виде счет-фактуру (в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру) покупателю направляется на бумаге с реквизитами, исправленными в соответствии с правилами составления счетов-фактур, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если посредник выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в части 1 журнала учета посредник регистрирует только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

Заполняем блок о полученных счетах-фактурах

В части 1 журнала в графах 10 – 12 (см. пп. «к» п. 7 правил) посредник отражает сведения:

из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных посредником от поставщика;

из счетов-фактур, составленных при исполнении обязанностей налогового агента при приобретении ТРУ у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Графа 11 при этом заполняется не всегда. Так, здесь не отражаются данные по счету-фактуре, составленному налоговым агентом при приобретении ТРУ у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе; по таможенной декларации в отношении товаров, ввозимых на территорию РФ; по заявлению о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

Заполняем «стоимостной» блок

В правила вносятся уточнения, как в той или иной ситуации заполнить графы 14 и 15 журнала учета выставленных счетов-фактур (пп. «о» и «п» п. 7).

Ситуация	Документ, на основании которого отражаются соответствующие данные	Журнал учета выставленных счетов-фактур (фрагмент)
		Графа 14 «Стоимость ТРУИП по счету-фактуре –­ всего»	Графа 15 «В том числе сумма НДС по счету-фактуре»
Ввоз товаров на территорию РФ	Таможенная декларация*	Стоимость товаров, отраженная в учете	Сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного и (или) добавочных листов таможенной декларации
	Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов**	Налоговая база, указанная в графе 15 заявления	Сумма НДС, отраженная в графе 20 заявления
Реализация комиссионером (агентом) ТРУИП: – собственных и по договору с одним комитентом (принципалом)	Счет-фактура, составленный от имени комиссионера (агента)	Стоимость ТРУИП из графы 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры	Сумма НДС в отношении ТРУИП, реализуемых по договору комиссии (агентскому договору)
– по договору с двумя и более комитентами (принципалами)		Стоимость ТРУИП из графы 9 по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)	Сумма НДС из графы 8 по строке «Всего к оплате» по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)
Приобретение посредником*** от своего имени ТРУИП для двух и более покупателей****	Счет-фактура, составленный посредником	Стоимость ТРУИП из графы 9 каждого счета-фактуры, выставленного продавцами в доле, предъявленной каждому покупателю	Сумма НДС из графы 8 каждого счета-фактуры, выставленного поставщиками в доле, предъявленной каждому покупателю

* В графе 4 журнала отражается регистрационный номер таможенной декларации. Если таких деклараций несколько – регистрационные номера указываются через разделительный знак (точка с запятой).

** В графе 4 журнала отражаются номер и дата заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (если таких заявлений несколько, соответствующие данные разделяются точкой с запятой).

*** Напомним, речь идет о комиссионерах (агентах), экспедиторах, застройщиках или заказчиках, выполняющих функции застройщика.

**** Под покупателями в данном случае подразумеваются комитенты (принципалы), покупатели (клиенты, инвесторы).

Обратите внимание: аналогичный подход прописан в правилах для заполнения графы 4 «Номер и дата счета-фактуры», а также «стоимостного» блока (граф 14, 15) части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала учета.

Заострим внимание еще раз на ситуации, когда посредник фиксирует в одном счете-фактуре и свои ТРУИП, и те, что он реализует по договору как посредник (пп. «о» п. 11 правил). В журнале учета (полученных и выставленных счетов-фактур) следует закреплять только сведения о тех ТРУИП, которые относятся к посреднической деятельности. (До 01.10.2017 было не ясно, как действовать в таких ситуациях.)

Если посредник приобретает ТРУИП у нескольких поставщиков

В правилах появился новый пункт – 7.1, объясняющий, как заполнять графы 10 – 15 в случае приобретения посредником от своего имени ТРУИП у двух и более поставщиков. При регистрации счета-фактуры в указанных графах отражаются в отдельных позициях соответствующие данные из счетов-фактур, выставленных поставщиками (в том числе при предоплате предстоящих поставок). Эти графы 15 части 1 журнала учета по каждому покупателю в сумме должны соответствовать итоговым данным, отраженным в графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, составленного посредником.

Вносим исправления в журнал

С октября появится четкий алгоритм, как действовать в случае, если нужно внести изменения или исправления в журнал учета счетов-фактур. Суть сводится к тому, что корректировать журнал нужно в том периоде, в котором был зарегистрирован счет-фактура (корректировочный счет-фактура) до внесения в него исправлений (п. 12 правил). План действий таков:

в новой строке нужно записать данные счета-фактуры (в том числе корректировочного), который нужно исключить из журнала (с отрицательными числами);

в следующей строке нужно записать данные счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) с внесенными в него изменениями (с положительными числами).

Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями за тот налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован указанный счет-фактура (в том числе корректировочный).

В случае если регистрация документа попросту забыта, записи данных по подобному счету-фактуре (в том числе корректировочному) производятся в новой строке журнала учета за тот налоговый период, в котором счет-фактура (в том числе корректировочный) составлен.

Уточненные данные журнала учета используются для внесения изменений в налоговую декларацию при обнаружении в текущем налоговом периоде ошибок (искажений), допущенных в истекшем налоговом периоде.

Фирмы и ИП, применяющие во время работы НДС, должны непременно выставлять контрагентам счета-фактуры, которые позволяют грамотно определить, какой НДС может использоваться для вычета. Эти документы должны правильно составляться и своевременно учитываться, для чего сведения о них заносятся в специальный журнал.

Важно! Счета-фактуры выступают основанием, чтобы предъявить НДС к вычетам, поэтому непременно они постоянно требуются для отправки в ФНС, на основании чего осуществляются проверки.

Если выявляются работниками ФНС какие-либо ошибки или недочеты, то не получится для налогоплательщика возместить НДС.

Документы, которые были выданы или получены компаниями или ИП, непременно фиксируются в специальном журнале учета, а также в . Журнал учета выступает в качестве специального регистра, поэтому не допускается, чтобы в нем были какие-либо ошибки или недочеты.

В ПП №1137 прописывается дата и основания введения данного журнала, причем он предназначается для фиксации счетов-фактур, которые выдаются покупателям и иным контрагентам, а также документов, которые были получены компанией от разных партнеров.

Структура данного документа представлена двумя частями, причем первая предназначается для счетов-фактур, которые были выставлены другим лицам, а вторая фиксирует полученные документы.

Какие предусмотрены правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – смотрите в этом видео:

Кем и когда заполняется журнал, когда сдается

Все фирмы, которые являются плательщиками НДС, обладают обязанностью вести данный журнал. При этом неважно, применяются ли во время их работы налогооблагаемые операции или нет.

В 2017 году было введено особое изменение, по которому не все плательщики НДС обязаны вести этот специфический журнал. Отменяется эта надобность для многих компаний и частников, но исключением выступают застройщики, посреднические организации и экспедиторы.

Важно! Не требуется регистрировать за вознаграждения, которые перечисляются при исполнении агентских договоров, контрактов комиссии и актов, составляемых в отношении транспортных экспедиций.

Правильно составленный журнал со всеми зарегистрированными счетами, должен сдаваться в отделение ФНС до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, что указывается в ст. 174 НК. Сдавать его допускается как в письменном виде, так и в электронном.

Какие документы подлежат обязательной регистрации

Регистрируются как поступающие, так и выдающиеся счета. При этом учитываются особенности:

• Первая часть журнала предназначается для выставленных документов. Они непременно вносятся в хронологическом порядке, а ориентироваться надо на ту дату, когда был сделан или выставлен счет.
• Вторая часть содержит все полученные бланки. Они так же фиксируются в хронологическом порядке, для чего учитываются даты их получения компанией.

Непременно прописываются в документе счета, которые формируются застройщиками, разными посредническими компаниями или фирмами, занимающимися экспедиторской работой.

Форма, структура и бланки журнала учета

Для ведения журнала применяется специальная форма, которая была создана на основании ПП №1137. Его структура считается достаточно простой, так как он состоит из двух частей:

• 1 часть, в которой учитываются выданные документы;
• 2 часть, предназначенная для учета всех полученных документов.

Некоторые организации обязаны вписывать в этот журнал исключительно выставленные счета-фактуры. К ним относятся:

• налоговые агенты, которым не требуется уплачивать НДС. вы узнаете, какие права и обязанности у налоговых агентов и налогоплательщиков;
• банковские и страховые компании;
• многочисленные НПФ;
• разные биржи или фирмы, занимающиеся организацией торговой деятельности;
• профессиональные трейдеры, работающие на рынках ценных бумаг. Что такое именная ценная бумага и в чем ее ключевые особенности – узнайте ;
• компании, занимающиеся клирингом;
• ПИФы.

Образец заполнения учетного журнала. Фото: www.glavbukh.ru

Важно! Допускается не заполнять вышеуказанным компаниям журнал, если за квартал не было выставлено ни одного счета-фактуры.

В ПП №1137 четко прописывается, что заполнять документ надо за каждый квартал. Взять образец можно на разных сайтах в интернете, а также допускается запросить его в отделении ФНС.

Правила составления журнала

К основным правилам формирования данного документа относится:

• первая часть предназначается для выставленных документов;
• вторая применяется для фиксации полученных актов;
• непременно в первой части надо прописывать счета, выставленные за продажу продукции или передачу ее безвозмездно, за авансовые платежи, поступившие от покупателей и связанные с продажей товаров, например штрафы;
• в первую часть вносятся счета, выставляемые за возврат товаров, которые уже были поставлены на учет, на СМР на продукцию или для личного применения;
• дополнительно в первый раздел входят счета, сделанные налоговыми агентами или появляющиеся во время приобретения товаров у иностранных организаций, а также образующихся при аренде разных объектов, принадлежащих государству или муниципальным властям;
• во второй раздел вносятся сведения о счетах-фактурах, которые были получены во время возврата товаров и по купленным товарам и продукции;
• во время заполнения второго раздела не надо указывать счета, выписанные самой компанией или представленные корректировочными бланками, которые формируются во время предоставления различных скидок;
• дополнительно не надо заносить во вторую часть журнала счета, выписываемые налоговым агентом или являющиеся авансовыми счетами продавцов;
• не требуется отражать данные в журнале о разных таможенных декларациях, платежках при возврате товаров или о БСО, а также о бухгалтерских справках.

Во время заполнения документа учитывается правильная последовательность действий:

• когда производится выставление счета-фактуры, присваивается этому документу определенный номер в зависимости от очередности, имеющейся в журнале;
• в шапке документа вносятся данные о счете-фактуре;
• экземпляр данной бумаги подшивается в журнале;
• если надо начислить определенную сумму, то непременно информация дополнительно заносится в Книгу продаж.

Важно! Во время ведения данного документа надо придерживаться конкретной хронологии, а также сведения у контрагентов должны совпадать.

Как не допустить ошибок в процессе ведения документа

Чтобы не допустить ошибки в этом важном документе, учитываются особенности его ведения:

• он требуется только в случае, если компания выступает посредником, обладающим обязанностью работать с НДС;
• ежеквартально оформляются и передаются данные журналы в ФНС;
• желательно вести журнал в электронном виде;
• записи делаются в хронологическом порядке;
• во время процесса надо учитывать правила, которые прописываются в ПП №1137;
• проверке должны подвергаться прописывающиеся коды операций;
• после каждого квартала журнал заверяется руководителем фирмы.

Бланк журнала учета счетов-фактур.

При выявлении нестыковок работниками ФНС велика вероятность, что к фирме будут применены разные меры наказания, а также не будет возвращен ранее уплаченный НДС.

Сколько хранится журнал

Правильно составленный документ должен храниться на предприятии не меньше 4 лет. Начинается этот срок с того дня, когда в него была внесена последняя запись.

Заключение

Таким образом, каждая компания, которая работает с созданием счетов-фактур, непременно должна вести журнал учета данных документов. Он состоит из двух крупных разделов, а также формируется по специальной форме, установленной законодательно.

От правильности ведения и заполнения документа зависит возможность возвращения НДС, уплаченного ранее.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур – смотрите в этом видео:

Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.

Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:

• наличие согласия от каждого участника сделки;
• составление документа происходит по утвержденному формату;
• подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
• техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.

Порядок выставления электронного счета-фактуры

Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:

• составляются в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015;
• имеют квалифицированную электронную подпись;
• передаются через оператора ЭДО, фиксирующего даты выставления документа и его получение.

Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.

Электронный учет счетов-фактур

Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.

Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.

Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.

Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:

• составления;
• выставления;
• получения.

В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж

С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:

• код вида операции;
• ИНН, КПП и наименование компании покупателя;
• номер и дата документа об оплате;
• валюта и ее код;
• сумма сделки, а также налог к уплате.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок

С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:

• код вида операции;
• номер документа и дата его составления;
• дата принятия к учету товаров (работ, услуг);
• ИНН, КПП наименование компании продавца;
• ИНН, КПП и наименование компании посредника;
• реквизиты таможенной декларации;
• валюта, ее код;
• сумма сделки, а также налог, который может быть предъявлен к вычету.

Возникновение права на вычет

Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:

• куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
• приобретенные товары приняты к учету;
• от продавца получен счет-фактура.

Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.

Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.

Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.

Регистрация счетов-фактур в журнале учета

В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.

Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.

В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.

По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?

Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.

Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?

Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.

Подробнее о том, для чего нужен счет-фактура и продавцам, и покупателям, читайте .

Порядок регистрации полученных и выставленных СФ

Журнал учета

Журнал учета СФ ведется исключительно организациями-посредниками, например, экспедиторами, агентами, комиссионерами и т.д. Журнал в данном случае позволяет налоговой службе отслеживать оплату НДС организациями, использующими фирмы-посредники.

Организации, обязанные уплачивать НДС, освобождены от ведения журнала учета, так как он дублирует информацию из книг покупок и продаж.

Подробнее о том, кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, читайте .

Книга покупок

Книга продаж

1. Продавец ведет книгу продаж, в которую заносятся данные о выписанных СФ (более детально о том, кто выписывает счет-фактуру, в том числе с выделенной в ней суммой НДС, читайте ).
2. При частичной оплате счет-фактура регистрируется на каждую выплачиваемую покупателем сумму.
3. Срок хранения 5 лет.
4. Документ обязательно должен быть прошнурован, страницы пронумерованы.
5. Данные о выставленных СФ вносятся в хронологическом порядке.
6. СФ, заполненные с нарушением правил оформления, к регистрации в книге не допускаются.

Как фиксируется документ — правила и инструкция

Факт поступления

При получении

Юридические лица могут получить налоговый вычет по «входящему» НДС, то есть по тому налогу, который они выплатили при покупке товара для реализации. В таком случае начисление идет по двум счетам:

1. Дебет счета 19 – Кредит счета 60 отражает НДС при покупке основных средств, проводка делается на основании входной СФ.
2. Дебет счета 68 НДС – Кредит счета 19 отражает НДС к вычету.

При продаже

По СФ, который выставлен от вас, делаются следующие проводки:

• Дебет 90 Кредит 68 – начисление налога от продаж, документ для проводки – исходящий СФ.
• Дебет 76 Кредит 68 – начисление налога с поступивших , проводка делается на основании авансового СФ (подробнее о том, как отражать в книге покупок и продаж счет-фактуру на аванс и другую «первичку», читайте ).
• Дебет 68 Кредит 76 – регистрация НДС с авансового платежа при совершенной отгрузке. Основание для проводки – исходящий счет-фактура (более детально о том, если нет счет-фактуры, а НДС в чеке выделен, то как провести авансовый отчет, читайте в ).
• Дебет 91 Кредит 68 – начисление НДС при безвозмездной передаче материальных ценностей (предоставлении услуг, работ). Основание для проводки – исходящий .

Заключение

Ведение учета входящих и исходящих СФ в организации должно быть основано на принципе максимального раскрытия информации для налоговых органов, которая впоследствии будет внесена в декларацию по НДС. При оформлении документации стоит придерживаться действующего законодательства, стараться узнавать обо всех изменениях в нем. Это поможет избежать проблем с расчетом размера и получением вычета от государства.

Правительства Российской Федерации
от 26 декабря 2011 г. № 1137

Правила ведения журнала учета
полученных и выставленных счетов-фактур

1. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее соответственно - счета-фактуры, журнал учета), ведется налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде. Журнал состоит из двух частей - части 1 "Выставленные счета-фактуры" (далее - часть 1 журнала учета) и части 2 "Полученные счета-фактуры" (далее - часть 2 журнала учета).

2. Налогоплательщики налога на добавленную стоимость, предусмотренные пунктом 5 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, и налоговые агенты, не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут только часть 1 журнала учета в тех налоговых периодах, в которых регистрируют соответствующие счета-фактуры.

3. Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате их выставления, а также составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются.

Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения.

4. В случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе организацией реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В частях 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в частях 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

5. В журнале учета указываются:

а) полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;

б) идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика;

в) налоговый период, за который составлен журнал учета.

6. В части 1 журнала учета не подлежат регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) при наличии у продавца подтверждения организации, обеспечивающей обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее - оператор электронного документооборота) с указанием даты и времени поступления файла оператору электронного документооборота от продавца.

9. В части 2 журнала учета не подлежат регистрации:

а) счета-фактуры (в том числе исправленные), составленные:

• продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, являющимся налогоплательщиком налога на добавленную стоимость;
• налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации;
• продавцом при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации;

б) корректировочные счета-фактуры (в том числе исправленные), выставленные продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

10. В части 2 журнала учета подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате получения полученные счета-фактуры (в том числе корректировочные) и исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные).

13. Организация, реализующая (приобретающая) товары (работы, услуги), имущественные права через свои обособленные подразделения, если эти подразделения от имени организации выставляют покупателям (получают от продавцов) счета-фактуры (в том числе корректировочные), исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные), ведет журнал учета по организации в соответствии с настоящим документом.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации.

Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.

Контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель этой организации (уполномоченное им лицо), журнала учета, составленного индивидуальным предпринимателем, - индивидуальный предприниматель.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

14. Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

15. Хранению в течение срока, предусмотренного пунктом 13 настоящего документа, подлежат следующие документы, не регистрируемые в журнале учета:

а) полученные документы:

• заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом), копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав и переданных комиссионером (агентом) комитенту (принципалу). В случае выставления продавцом счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных) в электронном виде комитент (принципал) должен хранить счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), выставленные продавцом указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту), полученные комиссионером (агентом) и переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);
• таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации;
• заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории государства - члена Таможенного союза;
• заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
• документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, или их нотариально заверенные копии;
• первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

б) переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

в) иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, - бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, - в книге покупок.