Të gjitha proceset, konceptet ose objektet fillojnë diku. Ky moment i fillimit ndodhi disa ditë ose vite më parë, dhe gjithçka dukej ndryshe - jo si tani. Duke parë, për shembull, një makinë, kuptojmë se në fillim nuk ishte kështu: fillimisht u shfaq një ide, pastaj kjo ide u përcoll te të tjerë, gjë që shkaktoi diskutime; Projektuesit u përfshinë në punë, filloi procesi i montimit dhe shumë më tepër.
Sa më sipër është një shembull i vogël. Por ai e shpjegon thelbin në mënyrë të përsosur - gjithçka ka një fillim.
Menaxhimi i projektit nuk bën përjashtim. Si një zinxhir kompleks detyrash dhe procesesh, ai gjithashtu fillon diku. Ky hap i parë është plani i projektit.
Në këtë artikull, ne do të flasim për planin dhe procesin e planifikimit, si dhe do të shpjegojmë pikat që lidhen me pyetjen "Si të krijoni një plan të tillë". Ne kemi identifikuar 7 hapa.
Çfarë është një plan projekti?
Ju mund të keni vënë re se përveç plani përmendur dhe Procesi i planifikimit. Cili është ndryshimi mes tyre? Gjithçka është shumë e thjeshtë.
Planifikimi është një proces, një diskutim. Gjatë saj sqarohet fusha e punës, qëllimet dhe mënyrat e nevojshme për arritjen e tyre.
Një plan është një dokument zyrtar që përmban të gjitha vendimet e planifikimit, vëllimin e miratuar dhe kostot. Funksionet e tij kryesore janë kontrolli, lehtësimi i komunikimit ndërmjet pjesëmarrësve dhe planifikimi.
Kur krijoni një plan projekti, menaxheri duhet të ketë tashmë njohuri dhe aftësi kyçe. Kjo rrit shanset për zbatimin e tij të suksesshëm. Përveç kësaj, një plan i përgatitur do t'ju ndihmojë të parashikoni dhe shmangni gabimet e panevojshme dhe vendimet e këqija, si dhe do t'ju ndihmojë të kurseni kohë dhe të reduktoni kostot.
Qëllimet e planit të projektit
Një plan i përgatitur mirë duhet t'u përgjigjet pyetjeve të mëposhtme.
Pse?
Duhet të sqarohen arsyet se përse janë ndarë fondet për projektin; çfarë problemi duhet zgjidhur.
Pyetja ka të bëjë me punën që duhet bërë për të arritur rezultatin dhe qëllimet përfundimtare.
Pyetje për personat e përfshirë, rolet dhe përgjegjësitë e tyre; se si duhet të organizohen.
Kur?
Bëhet fjalë për orarin/kohëzgjatjen e projektit.
Si të krijoni një plan projekti?
Para fillimit të hartimit, menaxheri duhet të jetë i vetëdijshëm për numrin e madh të pyetjeve që do të lindin gjatë gjithë projektit dhe përgjigjet e tyre. Çdo pyetje mund të theksohet veçmas. Por është akoma më mirë të identifikohen modelet dhe modelet karakteristike të zakonshme. Pra, çfarë duhet të bëjë një menaxher për të hartuar një plan projekti?
1. Komunikoni
Hapi i parë drejt suksesit është komunikimi me ekipin për qëllimet, anëtarët, detyrat, etj. Menaxheri duhet të dijë se kush është përgjegjës për çfarë detyre, afatet dhe thjesht gjithçka që ndodh në projekt.
Vlen të shtohet se komunikimi nuk është vetëm hapi i parë. Komunikimi gjatë gjithë projektit është çelësi i suksesit.
2. Identifikoni pjesëmarrësit dhe qëllimet
Përcaktimi i të gjithë pjesëmarrësve të projektit ndonjëherë është i vështirë: mund të ketë shumë prej tyre. Për më tepër, ato mund të ndikojnë drejtpërdrejt ose tërthorazi, në një masë më të madhe ose më të vogël, në projekt. Kjo është arsyeja pse është e rëndësishme të identifikohen të gjithë ata që ndikojnë drejtpërdrejt në përgatitjen e planit dhe të merren seriozisht dëshirat e tyre.
Kush mund të jetë pjesëmarrës në projekt:
- Klienti– personi që financon dhe miraton drejtpërdrejt punën;
- Menaxher i Projektit– një person i përfshirë në planifikim, i ndjekur nga krijimi, ekzekutimi dhe kontrolli i projektit;
- Ekipi i projektit, e cila krijon produktin përfundimtar. Anëtarët e ekipit janë të përfshirë në shumë procese të rëndësishme, duke përfshirë zhvillimin, sigurimin e cilësisë, punën e projektimit, etj. Në mënyrë tipike, ata nuk e miratojnë projektin;
- Përdoruesi përfundimtar;
- Të tjera. Kjo listë mund të përfshijë një shumëllojshmëri të gjerë njerëzish: analistët e rrezikut, specialistët e prokurimeve, etj.
Çfarë mund të bëhet në këtë fazë? Kryeni intervista me pjesëmarrësit kryesorë. Në këtë mënyrë do të kuptoni se cilat kërkesa janë vendosur dhe cilat synime duhet të arrihen. Mënyra më efektive për të arritur qëllimet është teknika e përcaktimit të qëllimeve SMART.
Kryerja e intervistave gjithashtu i lejon menaxherit të kuptojë se çfarë problemi po zgjidh projekti dhe pse po financohet në radhë të parë.
Kjo është e jona Pse pyetje.
3. Përcaktoni të gjithë fushën e punës
Padyshim pjesa më e rëndësishme e çdo planifikimi. Të gjitha pikat kryesore janë theksuar dhe diskutuar këtu: arsyetimi, përshkrimi i produktit, kriteret e pajtueshmërisë, qëllimet dhe rezultatet, kufizimet, supozimet, vlerësimi i kostos dhe disa të tjerë. Të gjithë pjesëmarrësit e projektit duhet të arrijnë mirëkuptim dhe marrëveshje të plotë në këtë fazë. Pasi të përfundojë diskutimi, gjithçka e rëndësishme regjistrohet në një dokument që përshkruan përmbajtjen dhe qëllimin e projektit.
Kjo fazë gjithashtu zvogëlon rreziqet e keqkuptimeve që mund të çojnë në qëllimin e projektit.
Kjo është e jona Çfarë pyetje.
4. Përcaktoni rolet dhe përgjegjësitë
Një nga detyrat më të rëndësishme të një menaxheri është shpërndarja e detyrave midis anëtarëve të ekipit. Ata duhet të dinë rolet dhe përgjegjësitë e tyre. Dhe, natyrisht, nuk duhet të harrojmë se ekipet janë njësi të formuara me një numër të caktuar pjesëmarrësish.
Kjo është e jona OBSH pyetje.
5. Krijoni një plan projekti
Kjo pikë është një vazhdim i drejtpërdrejtë i pikës së mëparshme. Pasi të jenë caktuar rolet dhe përgjegjësitë, hapi tjetër është të vendosni kohëzgjatjen e punës për çdo burim me datat e fillimit/mbarimit.
Kjo është e jona Kur pyetje.
Në të njëjtën fazë, menaxheri vendos ngjarjet kryesore, rruga kritike - në përgjithësi, merret me orarin e punës.
Cilin mjet të zgjidhni për të punuar me projektin?
6. Vizualizoni planin tuaj të projektit me një grafik Gantt
Vini re se kur disa njerëz flasin për grafikë, ata nënkuptojnë të gjithë projektin. Kjo nuk është plotësisht e vërtetë. Një orar i vizualizuar është vetëm pjesë e vetë planifikimit dhe planit. I gjithë projekti është një strukturë më komplekse.
Përdorni GanttPRO - një mjet në internet për . Me ndihmën e tij, një menaxher mund:
- Krijoni dhe shpërndani detyra;
- Vendosni kohëzgjatjen e tyre me datat e fillimit dhe mbarimit.
- Vendosni varësi midis detyrave. Menaxheri monitoron të gjitha ngjarjet dhe e di kur një detyrë e përfunduar krijon një detyrë tjetër;
- Monitoroni ecurinë e ngjarjeve individuale dhe të projektit në tërësi;
- Përcaktoni burimet e nevojshme për të përfunduar detyrat;
- Përcaktoni koston e burimeve;
- Ndërveproni me anëtarët e ekipit dhe rishikoni të gjitha ndryshimet që ata kanë bërë;
- Mbani gjurmët e ngjarjeve kryesore;
- Vizualizoni rrugën kritike - periudha më e shkurtër kohore e nevojshme për të përfunduar projektin.
Me grafikët GanttPRO Gantt është e lehtë të menaxhosh proceset e planifikimit dhe të krijosh një projekt.
7. Menaxhoni rreziqet
Të gjitha fazat e një projekti mund të jenë subjekt i rreziqeve. Prandaj, menaxhimi i tyre është një nga aspektet më të rëndësishme në planifikim.
Një menaxher me përvojë është në gjendje jo vetëm të vlerësojë dhe parashikojë situata të tilla, por edhe të krijojë një plan me mënyra për t'i zgjidhur ato. Ekipi, nga ana tjetër, duhet të dijë gjithashtu se si t'i përgjigjet çdo ndryshimi.
Çfarë rreziqesh mund të lindin?
- Pritshmëri optimiste për kohën dhe kostot;
- Kërkesat dhe dëshirat e përcaktuara dobët;
- Rolet dhe përgjegjësitë e përcaktuara keq;
- Ndryshimet në kërkesat;
- Kërkesa të reja;
- shkurtimet buxhetore;
- Komunikimi i dobët.
Le të përmbledhim
Nuk ka projekte të njëjta. Mund të zbatohet në mënyrë perfekte pa rreziqe dhe afate të shtyra. Një tjetër mund të dështojë edhe nëse ka të njëjtët pjesëmarrës, kosto, orar dhe qëllime. Rreziqet dhe ndryshimet në projekt janë të pashmangshme. Por prapëseprapë, një fushë pune e planifikuar mirë, orari, rreziqet e vlerësuara dhe puna e shkëlqyer ekipore do të ndihmojnë për të lehtësuar vetë planifikimin dhe për të hartuar një plan. Në këtë rast, edhe projektet e vështira mund të jenë argëtuese.
A keni përvojë në planifikimin e projekteve?
Planifikimi është një komponent integral i zbatimit të projektit. Pika kryesore në planifikim është krijimi i një plani kalendarik ose, siç thonë ndonjëherë, një orar kalendarik. Një plan orar ju ndihmon të përmbushni kërkesat e punës së projektit dhe të kuptoni qartë se cilat aktivitete do të kryhen dhe për sa kohë.
Artikulli paraqet parametrat e orarit, teknologjitë dhe metodat e krijimit, programet dhe ekzekutuesit e projektit. Ofrohet një listë e dokumenteve që ofrojnë planifikim.
Për të filluar, ia vlen të përcaktohet planifikimi i projektit. Planifikimi është një kombinim i vendimeve të dokumentuara që i përgjigjen pyetjeve: pse, si, kur dhe nga kush do të zbatohet projekti. Plani kalendarik është rezultat i planifikimit, konfirmimi material i tij, i paraqitur në formën e një diagrami gjithëpërfshirës. Skema kontrollohet dhe miratohet nga menaxhmenti i kompanisë.
Kur krijohet një plan kalendarik, detyrat e detyrueshme dhe të aplikuara zgjidhen. Gjatë planifikimit është e nevojshme:
- Sqaroni qëllimin dhe audiencën e synuar të projektit. Kuptoni detajet.
- Shpjegoni detajet për klientin.
- me ata të përfshirë në projekt dhe me klientin.
- Përcaktoni sasinë e punës dhe përbërjen e saj.
- Tërhiqni dhe shpërndani në mënyrë racionale burimet, si njerëzore ashtu edhe materiale dhe teknike.
- Krijo një buxhet.
- Caktoni përgjegjësinë për zbatimin e planit dhe ndani përgjegjësitë.
- Vendosni afate për përfundimin e projektit dhe pikave individuale të planit.
Orari paraqitet ose si një diagram kompleks ose si një listë e thjeshtë e punës dhe datave.
Për mënyrën se si po ecën projekti, menaxheri i projektit. Ai emërohet edhe si drejtues sipas planit kalendar. Menaxheri është në varësi të interpretuesve të cilët janë përgjegjës për pikat individuale të planit dhe japin raporte për punën. Nëse lindin mospërputhje gjatë punës, menaxheri është i detyruar të zbulojë arsyet e tyre dhe të rregullojë planin. Për të zgjidhur problemet e planifikimit global, mbahen takime në të cilat vendoset fati i fazave individuale dhe i gjithë projekti.
Të gjithë pjesëmarrësit duhet të jenë të vetëdijshëm për rolin që kryejnë. Ata duhet të pajisen me dokumentet e kërkuara, një vend pune, mjete dhe materiale cilësore për kryerjen e aktiviteteve.
Planifikimi përdoret për të organizuar aktivitete dhe për të përmirësuar produktivitetin. Plani ju ndihmon të shihni një plan të zgjeruar dhe të saktë të projektit.
Opsionet e orarit
Parametrat kryesorë të orarit të kalendarit:
- fillimi dhe mbarimi i punës
- kohëzgjatja e punës
- bazë burimore
Fillimi dhe përfundimi i punës. Fillimi i hershëm - fillimi zyrtar i punës. Përfundimi i vonë - data në të cilën është planifikuar të përfundojë puna. Përveç kësaj, ka një fillim edhe më vonë dhe përfundim të hershëm. Periudha midis datave fillestare dhe datave të mbylljes quhet e ngadaltë. Zakonisht mbetet i njëjtë, kështu që vonesa kohore midis fillimeve të hershme dhe të vona dhe përfundimeve të hershme dhe të vona do të jetë e njëjtë.
Kohëzgjatja e punës. Varet nga numri i interpretuesve dhe kostot e tyre të punës, vëllimi i punës, kërkesat e klientëve dhe faktorë të tjerë. Kohëzgjatja kritike është minimumi brenda të cilit duhet të përfundojë pjesa më e madhe e punës apo edhe i gjithë projekti.
Nëse mbledhim fillimin e hershëm/fillimin e vonë dhe kohëzgjatjen e punës, marrim përfundimin e hershëm/mbarimin e vonshëm.
Burimet. Kufizimet e burimeve merren parasysh kur caktohen datat e zhvillimit të projektit. Pas identifikimit të nevojave për të gjitha llojet e punës së projektit, llogaritet sasia e nevojshme e burimeve për secilën prej tyre. Bazuar në këtë, ndërtohet një grafik i niveleve të burimeve, të dhënat e të cilit krahasohen me sasinë ekzistuese të burimeve. Nëse nevojat tejkalojnë bazën e burimeve, atëherë është e mundur të ndryshohet koha në kalendar për t'i mbuluar ato.
Bazat e krijimit të një plani
Për të zbatuar një plan kalendar, duhet të kuptoni metodat dhe teknologjinë e krijimit të tij, si dhe të studioni mjetet për planifikim të përshtatshëm.
Teknologjia
Projekti është një tërësi e vetme. Për lehtësi, ajo ndahet në blloqe të mëdha të ndërlidhura. Këto blloqe më pas ndahen në njësi më të vogla dhe hapa për të thjeshtuar projektin. Kjo qasje ndihmon aktivitetet dhe shmang gabimet që mund të anashkalohen nëse nuk filloni të punoni në mënyrë gjithëpërfshirëse dhe në detaje.
Fazat e zbatimit të projektit lidhen me parametrat e punës dhe përfshijnë:
- Përpilimi i listës së punimeve që duhen kryer për të realizuar projektin.
- Llogaritja e kohëzgjatjes, sekuenca e punës dhe shkalla e zbatimit të projektit.
- Identifikimi i disponueshmërisë së burimeve njerëzore, materiale, informacione dhe burime të tjera.
- Identifikimi i kufizimeve të jashtme. Ato mund të jenë sezonale, të bazuara në burime, të lidhura me kohën, etj. Kufizimi kryesor është afati i fundit për përfundimin e projektit.
- Kërkoni për rreziqe. Ekziston një formulë e veçantë për këtë: një rrezik (i cili është i mundur) mund të ndodhë sepse (arsyeja) do të çojë në pasoja.
- Zhvillimi i një plani për t'iu përgjigjur rreziqeve dhe kërcënimeve. Kjo bëhet përmes strategjive të reagimit. Ka dy prej tyre: pasive dhe aktive. E para përfshin krijimin e një rezerve monetare për rreziqet e identifikuara, dhe e dyta synon minimizimin e rreziqeve duke përfshirë punë të reja në plan.
Është e rëndësishme të mbani mend se orari është një model për zbatimin e projektit, i cili zbatohet gradualisht. Puna në një fazë të re fillon vetëm kur të përfundojë zbatimi i asaj të mëparshme. Ky model nuk është plotësisht statik sepse planifikimi mund të rregullohet dhe rishikohet.
Metodat
Metoda të ndryshme përdoren për të krijuar lloje të ndryshme planesh ose për të zhvilluar pjesë individuale të një plani. Këtu janë më të njohurat:
- Një grafik Gantt është një grafik me shtylla i krijuar për të ilustruar një orar pune.
- Një diagram rrjeti është një model gjithëpërfshirës për të shfaqur sekuencën e punës së një projekti.
- Orari i vëllimit-kalendar është një metodë që ju lejon të paraqisni vëllimin dhe sasinë e punës në pritje të përfundimit.
- Një plan cikli është një metodë me të cilën matet kohëzgjatja e fazave individuale dhe i gjithë projektit.
Metoda zgjidhet nga menaxheri në varësi të komponentëve ekonomikë. Ndikohet faza e punës, burimet në dispozicion etj. Këto metoda mund të përdoren gjithashtu në mënyrë gjithëpërfshirëse, gjë që mundëson shikueshmëri dhe saktësi më të madhe të orarit.
Të gjitha metodat e paraqitura më sipër mund të krijohen lehtësisht në Microsoft Office, Excel ose programe të tjera moderne planifikuese dhe organizuese.
Programuesit
Programet e planifikuesit do të ndihmojnë për të thjeshtuar ndjeshëm përgatitjen e një plani dhe llogaritjen e parametrave të tij. Ato janë efektive dhe relativisht të lehta për t'u përdorur. Ka shumë prej tyre në tregun e produkteve elektronike. Këtu janë vetëm disa:
Mjetet e paraqitura përdoren në menaxhim për të krijuar dhe zbatuar projekte. Ato janë me shumë detyra, funksionale, të lëvizshme dhe punojnë në platforma të ndryshme.
Baza rregullative e orarit kalendarik
Dokumenti kryesor për planifikim është vetë orari Me ndihmën e tij, të gjitha proceset e projektimit kontrollohen. Orari bëhet bazë për masterplanin. Masterplani përfshin:
- Oraret e pjesëve individuale të punës. Çdo interpretues duhet t'i ketë ato në dorë.
- Oraret e paketave të punës.
- Raportet mbi financat e ndara për zbatimin e projektit.
- Të dhëna për kërkesat për burime.
- Plani i masave organizative për zbatimin e projektit.
- Aktet për mbrojtjen e punës.
- Raporte mbi konsumin e burimeve dhe materialeve.
- Raportet e progresit të ofruara nga secili punonjës.
- Rregulloret për përdorimin e pajisjeve.
- Kur krijoni lloje të caktuara të projekteve, për shembull, kërkohen dokumente sigurie.
Një plan kalendar është një mjet i shkëlqyer planifikimi. Duke përdorur metoda grafike dhe programe moderne në përpilimin e tij, mund të arrini efikasitet të lartë. Kjo është e rëndësishme kur punoni në një projekt. Që aktiviteti të rregullohet dhe të mos ketë ankesa, gjithçka është e nevojshme. Njohja e ndërlikimeve të menaxhimit të planifikimit është një shenjë e menaxhimit të cilësisë.
Shkruani pyetjen tuaj në formularin e mëposhtëm
Planifikimi i projektit është një proces i vazhdueshëm, i rafinuar gjatë gjithë ciklit jetësor, gjatë të cilit përcaktohet mënyra më e mirë për të arritur qëllimet dhe objektivat e vendosura, duke marrë parasysh situatën aktuale dhe në ndryshim. Një plan kompetent i projektit, duke marrë parasysh specifikat e produktit, tiparet dhe tendencat e tregut, preferencat e konsumatorëve, rreziqet dhe faktorë të tjerë, ju lejon të shmangni shpenzimet joefektive edhe në fazën e konceptit dhe zhvillimit. Një planifikim i tillë jo gjithmonë jep rezultate pozitive, por edhe përfundimet negative sjellin përfitime të mëdha.
Detyra e parë e shkrimit të një plani është t'i japë një shtysë të menjëhershme nisjes së procesit të projektit. Plani i projektit duhet të bindë vendimmarrësit se ideja është me kosto efektive, se zbatimi i saj do të përmbushë pritshmëritë, afatet kohore, buxhetin, etj. Nëse zhvillimi nuk është bindës as në nivel plani, projekti mund të mos e bëjë atë përtej fazës fillestare. . Dhe anasjelltas - një plan i suksesshëm formon menjëherë reputacionin e menaxherit të projektit dhe siguron baza të forta për fillimin e zbatimit të procesit.
Plani i projektit është hartuar sipas një skeme standarde të përgjithshme, por përmbajtja e dokumentit është gjithmonë unike, pasi kombinimi i karakteristikave të produktit dhe kushteve për zbatimin e tij është unik. Plani i ekzekutimit të projektit ofron udhëzime për të gjithë ekipin e projektit dhe jep udhëzime:
- sipas vëllimit të punës,
- sipas prioritetit,
- në zgjedhjen e teknikave të menaxhimit,
- sipas standardeve të cilësisë,
- në formën e mbajtjes së komunikimit me palët e interesuara,
- sipas kritereve të matjes së performancës etj.
- Sfondi i projektit.
- Detyrat dhe qëllimet.
- Shkalla.
- Kufijtë (kufizimet).
- Supozime (supozime).
- Ndikimet dhe varësitë.
- Rreziqet dhe problemet.
- Strategjitë dhe teknikat.
- Mjetet dhe metodat e kontrollit të kohës, burimeve, cilësisë, shkallës.
- Komunikimet.
- Orari i dorëzimit.
- Produktiviteti dhe matja e tij.
- Realizimi i përfitimeve.
Një plan urbanistik i standardizuar thjeshton lëvizjen përmes një dokumenti, i cili, kur zbaton plane të mëdha, mund të marrë qindra fletë. Një renditje logjike, e koordinuar dhe e strukturuar e fazave të planifikimit të projektit mund të thjeshtojë gjithashtu procesin e punës me një plan. Nëse, për shembull, nuk i dokumentoni elementet që përfshihen në fushëveprim, mund të zbuloni se nuk ka një kuptim të përbashkët midis pjesëmarrësve të projektit se kush po publikon çfarë. Dhe nëse nuk përcaktoni nivelin e cilësisë, mund të rezultojë 
që cilësia që është e mjaftueshme për prodhuesin mund të mos jetë e mjaftueshme për klientin.
Mungesa e detajeve të duhura çon në gabime, por një tepricë e detajeve me përsëritje të shumta pengon të kuptuarit e përmbajtjes së projektit. Prandaj, plani i mbrojtjes së projektit zakonisht testohet tek studentët që nuk kanë njohuri paraprake për projektin, me përfshirjen e përfaqësuesve të një auditori të përgjithshëm. Sfondi i shtuar në planin e projektit do të ndihmojë në përshtatjen e programit të zbatimit në kontekstin e përgjithshëm dhe një fjalor, deshifrimi i shkurtesave dhe shkurtesave teknike do ta bëjë të lehtë për këdo që të kuptojë thelbin e projektit pa përfshirë burime informacioni të palëve të treta.
Planifikimi i domenit
Fusha lëndore këtu është grupi i produkteve dhe shërbimeve që duhet të prodhohen si rezultat i përfundimit të projektit. Planifikimi i projektit në fushën lëndore përfshin procedurat e mëposhtme:
- Analiza e gjendjes aktuale.
- Sqarimi i karakteristikave themelore të projektit.
- Konfirmimi i kritereve dhe problemeve të suksesit të projektit.
- Analiza e supozimeve dhe kufizimeve që u pranuan në fazën fillestare të projektit.
- Përcaktimi i kritereve të rezultateve të projektit në fazat e ndërmjetme dhe përfundimtare.
- Ndërtimi i një dekompozimi strukturor të kësaj zone.
Në procesin e jetës së projektit, elementët që përbëjnë këtë zonë mund të pësojnë ndryshime. Qëllimet dhe karakteristikat e punës mund të qartësohen si kur arrihen rezultate të ndërmjetme, ashtu edhe në fazën e zhvillimit të projektit.
Planifikimi i kohës së projektit
Konceptet bazë të këtij parametri: afatet, kohëzgjatja e punës, datat kyçe, etj. Puna e koordinuar e pjesëmarrësve organizohet në bazë të planeve kalendarike - projektimit dhe dokumenteve teknike që përcaktojnë listën e punimeve të projektit, marrëdhëniet ndërmjet tyre. sekuenca, afatet, interpretuesit dhe burimet. Gjatë punës në një projekt, hartohet një orar pune për fazat dhe nivelet e menaxhimit për të gjithë ciklin e jetës. 
Struktura e ndarjes së punës (WBS)
WBS është një paraqitje grafike e hierarkisë së punës së projektit - faza e parë e planifikimit të projektit. Në thelb, WBS është ndarja e një projekti në pjesë të tilla që janë të nevojshme dhe të mjaftueshme për planifikim dhe kontroll efektiv. Hartimi i një strukture hierarkike kërkon respektimin e rregullave të mëposhtme:
- Kryerja e punës në nivelin e sipërm arrihet përmes kryerjes së punës në nivelin më të ulët.
- Një proces prind mund të ketë disa punë fëmijësh, ekzekutimi i të cilave përfundon automatikisht procesin prind. Por për një punë për fëmijë, ka vetëm një punë prindi.
- Zbërthimi i procesit të prindërve në aktivitetet e fëmijëve kryhet sipas një kriteri të vetëm: ose nga burimet e përfshira, ose nga lloji i aktivitetit, ose nga fazat e ciklit jetësor, etj.
- Në çdo nivel, duhet të mblidhen vepra ekuivalente për fëmijë. Kriteret për identifikimin e homogjenitetit të tyre mund të jenë, për shembull, vëllimi dhe koha e punës së kryer.
- Gjatë ndërtimit të strukturës në tërësi, është e nevojshme të aplikohen kritere të ndryshme dekompozimi në nivele të ndryshme hierarkike.
- Sekuenca për kriteret e zbërthimit zgjidhet në mënyrë që pjesa më e madhe e mundshme e ndërveprimeve dhe varësive ndërmjet aktiviteteve të jetë në nivelet më të ulëta të strukturës hierarkike. Punimet në nivelet më të larta janë autonome.
- Ndarja e punës konsiderohet e plotë nëse puna e nivelit më të ulët është e qartë për menaxherin dhe pjesëmarrësit e projektit, mënyrat për të arritur rezultatin përfundimtar dhe treguesit e tij janë të qarta, dhe përgjegjësia për punën është e shpërndarë qartë.
Bazuar në WBS, krijohet një listë e punimeve të projektit. Dhe më pas përcaktohet sekuenca e zbatimit të tyre, marrëdhëniet duke përdorur modele organizative dhe teknologjike dhe kohëzgjatja e punës.
Kohëzgjatja e punës
Kohëzgjatja e punës përcaktohet në bazë të standardeve, në bazë të përvojës personale (kur ka një shembull të një pune të ngjashme), në bazë të metodave të llogaritjes për planifikimin e projektit. Metoda të tilla përfshijnë, për shembull, metodën e analizës së ngjarjeve PERT, e përdorur kur ka pasiguri në vlerësimin e kohëzgjatjes së operacioneve. Megjithatë, ka mënyra të ndryshme për të menaxhuar kohën e projektit.
- PERT. Metoda konsiderohet si një mesatare e ponderuar e tre llojeve të parashikimeve: optimiste, të pritshme dhe pesimiste. Pas përcaktimit të kohëzgjatjes për çdo parashikim (duke përdorur një formulë dhe/ose duke përfshirë ekspertë), llogaritet probabiliteti i secilit parashikim. Dhe pastaj vlerat e secilit prej parashikimeve dhe probabilitetet e tyre shumëzohen, dhe vlerat shtohen.
- Diagrami i rrjetit. Një diagram rrjeti është një paraqitje grafike e aktiviteteve dhe varësive ndërmjet tyre. Më shpesh paraqitet në formën e një grafiku, kulmet e të cilit janë puna e projektimit, dhe sekuenca dhe ndërlidhja e tyre demonstrohet me shigjeta lidhëse.
- Grafikët Gantt. Ky është një grafik horizontal që tregon punën e projektit në formë segmentesh, të orientuara sipas kalendarit. Gjatësia e segmentit korrespondon me kohëzgjatjen e punës, dhe shigjetat midis segmenteve tregojnë marrëdhënien dhe sekuencën e punës.
Gjithashtu, në çdo projekt, puna optimizohet sipas kritereve kohore dhe miratohen oraret. Qëllimi i përgjithshëm i metodave gjatë planifikimit të kohës së projektit është zvogëlimi i kohëzgjatjes së projektit pa humbur cilësinë e përbërësve të tij.
Fuqia punëtore e projektit
Në këtë pjesë të planifikimit, fillimisht përcaktohet sasia e burimeve në dispozicion. Kjo bëhet duke përpiluar një listë të interpretuesve, disponueshmërinë e tyre dhe mundësinë e pjesëmarrjes së tyre në projekt.
Pastaj interpretuesit caktohen për secilën punë të projektit, duke përcaktuar fushën e tyre të përgjegjësisë. Shpesh, lindin kontradikta në planin kalendar në nivelin e shpërndarjes së burimeve të punës. Më pas analizohen dhe eliminohen kontradiktat.
Kostoja e projektit
Ka disa faza në planifikimin e kostos së projektit:
- Në fazën e parë, përcaktohet kostoja e përdorimit të burimeve, çdo punë projekti dhe projekti në tërësi. Kostoja e projektit këtu bëhet kostoja totale e burimeve dhe performanca e punës. Faktorët e marrë në konsideratë përfshijnë koston e pajisjeve (përfshirë pajisjet e dhëna me qira), punën e punonjësve me kohë të plotë dhe atyre të punësuar me kontratë, materialet, transportin, seminaret, konferencat, kostot e trajnimit, etj.
- Faza e dytë përfshin hartimin, miratimin dhe miratimin e vlerësimit të projektit. Vlerësimi i projektit këtu është një dokument që përmban justifikimin dhe llogaritjen e kostos totale të projektit. Prodhohet, si rregull, në bazë të sasisë së burimeve të nevojshme, vëllimit të punës, etj.
- Faza e tretë përfshin hartimin e një buxheti, koordinimin dhe miratimin e tij. Buxheti vendos kufizime në burime dhe hartohet si më poshtë:
- grafikët me shtylla të kostove dhe kostot kumulative,
- diagramet lineare të kostove kumulative të shpërndara me kalimin e kohës,
- grafikët e shpenzimeve,
- oraret dhe planet kalendarike,
- matricat e shpërndarjes së kostos.
Në të njëjtën kohë, menaxhimi i rrezikut të buxhetit konsiderohet në një seksion të veçantë të planifikimit të projektit.
Planifikimi i riskut
Ky seksion përshkruan proceset e përfshira në identifikimin, analizimin, vlerësimin dhe zhvillimin e përgjigjeve ndaj rrezikut. Rreziqet karakterizohen nga 3 parametra:
- ngjarje e rrezikshme
- probabiliteti i ndodhjes së një ngjarjeje rreziku,
- shuma e humbjeve nëse faktori i rrezikut materializohet.
Një metodë e thjeshtë e planifikimit të rrezikut zbatohet duke ndjekur sekuencën e mëposhtme të veprimeve:
- Identifikimi i rrezikut. Për këtë qëllim nuk janë të përfshirë vetëm ekspertët, por edhe të gjithë ata që do të ndihmojnë në zbulimin e dobësive të mundshme të projektit.
- Përcaktimi i probabilitetit të realizimit të rrezikut. Matja bëhet në përqindje, aksione, pikë dhe njësi të tjera.
- Klasifikimi i rreziqeve bazuar në rëndësinë e secilit rrezik specifik për projektin dhe vendin e tij në hierarki. Ato që kanë një probabilitet dhe rëndësi të lartë për projektin në tërësi konsiderohen prioritare.
- Planifikimi i masave për të zvogëluar gjasat e çdo rreziku individual, duke treguar punonjësit përgjegjës për këtë.
- Planifikimi i masave për eliminimin e pasojave negative në rast të shfaqjes së një rreziku, me caktimin e personave përgjegjës.
Kur krijoni një projekt, duhet të shkruhet një plan pavarësisht nga zona në të cilën operon ndërmarrja: nga projektet e prodhimit dhe fusha e teknologjive të TI-së deri te peizazhi dhe puna për përmirësimin e qytetit. Sidoqoftë, vetë planifikimi i projektit nuk është "i pezulluar në ajër", pasi paraprihet nga fillimi i projektit, por përfundon me kalimin në ekzekutimin e drejtpërdrejtë të projektit.
Planifikimi i projektit është një nga proceset kryesore në menaxhimin e projektit. Le të shohim pse procesi i planifikimit është kaq i rëndësishëm dhe çfarë varet prej tij. Pse është e rëndësishme të investoni kohë dhe burime në këtë fazë?
Së pari, faza e planifikimit është e lidhur fort me fazat e tjera kryesore të menaxhimit të projektit.
Në fazën e planifikimit, është e nevojshme të merren parasysh rezultatet e fazës - statuti i projektit, regjistri i pjesëmarrësve të projektit, strategjia për menaxhimin e pjesëmarrësve të projektit.
Në fazën e planifikimit, ajo zhvillohet, në fillim mund të jetë një sekuencë e aktiviteteve kryesore, detajet e mëvonshme do të shtohen.
Së dyti, plani i menaxhimit të projektit është një mjet monitorimi dhe kontrolli dhe duhet të përditësohet rregullisht kur informacioni ose ndryshimet e reja (për shembull, afatet kohore) bëhen të disponueshme. Falë monitorimit dhe kontrollit, është e qartë se sa korrespondojnë aktivitetet e projektit me ato të përcaktuara në plan për të arritur një rezultat të caktuar.
Kështu, është e qartë se procesi i planifikimit ndikon në të gjitha kyçet.
Në këtë drejtim, ne do të shqyrtojmë më në detaje disa aspekte të planifikimit.
Është e vështirë të imagjinohet procesi i menaxhimit të ndonjë gjëje pa një sekuencë të planifikuar veprimesh.
Nëse kjo është një makinë që do ta drejtoni në zyrë, atëherë së pari duhet të hapni derën e shoferit, më pas të hipni pas timonit, pastaj të futni çelësin në ndezës dhe të ndizni motorin.
Monitorimi dhe kontrolli ju lejon të kuptoni qartë se duke ndjekur sekuencën e planifikuar të veprimeve, do të arrini rezultatin e pritur (makina do të lëvizë dhe ju do të shkoni në zyrë).
Kjo do të thotë, nëse diçka shkoi keq (për shembull, ju përplasët skajin e xhaketës tuaj me një derë makine), duhet të rregulloni sekuencën e veprimeve - në vend që të futni çelësin në ndezës dhe të filloni motorin, është më mirë të lëshojeni fillimisht xhaketën.
Procesi i planifikimit është shumë aktiv në fazën fillestare të ciklit jetësor të projektit. Kjo është përgjithësisht e kuptueshme - është e vështirë të fillojmë proceset e ekzekutimit nëse nuk kemi vendosur ende (për sa i përket) asaj që duam të arrijmë (ose në çfarë mënyrash).
Pra, ky është një dokument i miratuar zyrtarisht për ekzekutimin e projektit (plani bazë).
Plani i punës (aktual) i projektit është një dokument ose grup dokumentesh që mund të ndryshohen ndërsa projekti përparon, duke marrë parasysh shfaqjen e informacionit shtesë. Plani i punës zakonisht ndryshon nga baza dhe përditësohet nga menaxheri i projektit.
Vija bazë ndryshohet vetëm në raste ekstreme dhe nuk mund të ndryshohet nga menaxheri i projektit. Ai ndryshohet nga Komiteti ose zëvendësuesi i tij (Sponsor, Klient). Vetëm nëse miratohet ndryshimi.
Krijimi i një plani projekti është një proces përsëritës dhe integrues. Kjo do të thotë, gjatë zhvillimit të një plani projekti, përdoren rezultatet e proceseve të tjera të planifikimit (për shembull, strategjik).
Shtrirja dhe përbërja e planit duhet të korrespondojnë me shkallën e projektit. Mos harroni se planifikimi i duhur është çelësi i suksesit të projektit.
Kur hartoni një plan të menaxhimit të projektit, mund të përdorni metodën "valë rrotulluese", thelbi i së cilës është se është e pamundur dhe e paarsyeshme të hartoni një plan të detajuar për të gjithë projektin në fillim të projektit.
Kjo metodë ju lejon të planifikoni aktivitetet në mënyrë më efektive kur informacioni merret tashmë gjatë projektit, domethënë, vala e detajeve lëviz nëpër projekt.
Figura më poshtë tregon një paraqitje skematike të detajimit duke përdorur metodën e valës së incidentit.
Planifikimi i punës së projektit është një plan i qartë veprimi për të gjithë kompaninë dhe çdo punonjës individual për një periudhë të caktuar, i cili vendos zhvillimin dhe zgjerimin e biznesit si qëllim. Dizajni është një seri aktivitetesh dhe dokumentacioni shoqërues që jep përkufizime të qarta për çdo segment të industrisë në shqyrtim: rezervat kohore, kostot materiale, efikasitetin dhe likuiditetin e të gjithë zonës së biznesit.
Qëllimet, thelbi dhe përkufizimi
Zbatimi i projektit në fjalë për fjalë në të gjitha fazat do të kërkojë veprime të qarta, një plan të koordinuar dhe të qëndrueshëm. Sistemi i planifikimit të menaxhimit të projektit në fazat e para zhvillohet (në kuptimin konceptual) nga menaxheri, pronari i kompanisë/biznesit. Në fazën e zhvillimit të konceptit të zhvillimit, menaxheri i projektit (ose departamenti i planeve të zhvillimit) merr parasysh konceptet dhe qëllimet themelore të drejtimit:
- kohëzgjatja e të gjithë planit të zbatimit të projektit;
- gjatësia e secilit element;
- sasia e burimeve të nevojshme për të arritur qëllimet: aftësitë financiare, rezervat e punës, rezerva kohore;
- vëllimet e organizatave të përfshira të ndërtimit ose projektimit;
- koha e dorëzimit të materialeve, komponentëve, pajisjeve;
- likuiditeti i aktiviteteve në vazhdim.
Detyra kryesore dhe qëllimi themelor i dizajnimit të procesit të planifikimit në menaxhim është përpilimi i një modeli për zbatimin e një ideje biznesi në konceptin e dëshiruar.
Çdo procedurë në aktivitetin që kryhet ka personin e vet përgjegjës, i cili është përgjegjës për kryerjen e detyrave të ngarkuara në harkun kohor të kërkuar. Në shumicën e rasteve, janë standardet e përkohshme dhe pajtueshmëria e tyre që luajnë një rol themelor në zbatimin e të gjitha ideve më fitimprurëse në një periudhë të caktuar kohore. Prandaj, roli kryesor i jepet studimit të kornizës kohore për zbatimin dhe parashikimit të likuiditetit të industrisë në të ardhmen.
Fazat kryesore të zbatimit të planifikimit të aktivitetit të projektit
Çdo aktivitet projekti është projektuar për t'u zbatuar brenda një periudhe të caktuar kohore. Kështu, faktori më i rëndësishëm për zbatimin e planit është marrja në konsideratë e likuiditetit të drejtimit në të ardhmen, përfitimi i tij dhe madje edhe joprofitabiliteti.
Qëllimet dhe objektivat e planifikimit duhet të jenë të qarta, pasi vetëm në këtë rast mund të kalojmë në fazën tjetër - formimin e karakteristikave të projektit.
Sidoqoftë, i gjithë procesi i zbatimit të planit mund të ndahet në disa faza për lehtësi:
- ndërtimi i një koncepti dhe qëllimet e tij;
- përcaktohet sekuenca e punës;
- përcaktohen burimet që do të duhet të përdoren;
- përshkrimi i projektit, përbërja e tij;
- përcaktimi i sekuencës së punës;
- është hartuar baza e buxhetit të projektit (vlerësimi);
- rregullimi i të gjitha rezultateve në një dokument (biznes/plan);
- zbatimi, zbatimi i planit;
- llogaritja e rentabilitetit bazuar në rezultatet e planit të zbatuar.
Rezultatet e planifikimit paraqiten në formën e grafikëve dhe analizave krahasuese që kanë një strukturë piramidale me veprime të qarta në çdo fazë të zbatimit të tij.
7 parime për planifikimin e aktiviteteve të projektit
Në mënyrë që rezultati të jetë efektiv, është e rëndësishme të merren parasysh 7 parime bazë gjatë zhvillimit dhe planifikimit të aktiviteteve të projektit.
Parimi #1: Fokusimi
Planifikimi i një plani specifik duhet të bazohet në qëllimin kryesor: pse është e nevojshme të zbatohet secila prej fazave të planifikimit, cila është detyra, thelbi dhe domosdoshmëria e tij.
Parimi nr. 2: Sistematiciteti
Kovarësia sistemike e secilit segment të fazës së zbatuar. Meqenëse planifikimi është një koleksion i fazave individuale, është e rëndësishme të përcaktohen jo vetëm detyrat për secilën prej tyre, por edhe të sigurohet ndërveprimi sistematik efektiv i secilit element. Është e rëndësishme të kuptohet se dështimi në një element sjell "probleme" në të gjithë organizatën e planifikimit.
Parimi #3: Gjithëpërfshirja
Përdorimi i metodave të ndryshme të projektimit nuk duhet të ndikojë në lidhjen e secilit prej elementeve. Kur merret parasysh një parim i tillë, është e rëndësishme të merren parasysh karakteristikat individuale të secilit drejtim, duke e prezantuar atë gjatë periudhës së kërkuar kohore.
Parimi #4: Siguria
Sigurisht, parimi themelor për zbatimin e çdo ideje është disponueshmëria e burimeve të nevojshme materiale. Pa financim nuk do të jetë e mundur të realizohet asnjë projekt, qoftë edhe më modest. Prandaj, para se të vendosni të zbatoni plane të caktuara, ia vlen fillimisht të llogaritni mbështetjen materiale dhe, nëse është e nevojshme, të tërheqni një investitor.
Parimi #5: Prioriteti
Si rregull, një parim i tillë konsiderohet në rastin kur ekziston mundësia e zbatimit të disa drejtimeve të ndryshme specifike. Kështu, qëllimet prioritare përcaktojnë pikat më të rëndësishme që korrespondojnë me parimet e konceptit të zhvillimit të një industrie ose një biznesi të tërë.
Parimi #6: Siguria
Para së gjithash, ky parim bazohet në sigurinë materiale, domethënë në llogaritjen e rreziqeve që nuk do të bëjnë të mundur realizimin e të gjitha ideve. Nuk merren parasysh vetëm studimet analitike financiare, por edhe parashikimet e tregut dhe analizat e efektivitetit të departamentit të ekspertëve.
Parimi #7: Koha
Zbatimi i ideve specifike është më fitimprurës nëse ka kërkesë për furnizim. Për të zbatuar planin, vlen të merret parasysh koha e përafërt që mund të kërkohet për zbatimin e parimeve të planifikimit.
Planifikimi i procesit të menaxhimit: Struktura
Struktura për zbatimin e ideve të planifikimit është një zinxhir hierarkik i disiplinave të këmbyeshme që lejojnë zgjidhjen e çështjeve të ndryshme organizative. Qëllimi i strukturimit të proceseve të planifikimit të projektit është:
- formimi i fazave të punës që po zbatohet (orari);
- tregojnë rezultatet e fazave të zbatuara (efektive, joefektive);
- vendosjen e pikave të kontrollit për zhvillimin dhe zbatimin e projektit;
- duke u ofruar të gjithë punonjësve dhe menaxhmentit të projektit një kuptim objektiv të asaj që duhet bërë tani;
- shpërndarja e fushave të përgjegjësisë;
- duke krijuar një kuptim të të gjitha burimeve të përdorura: të punës, materiale, financiare.
Struktura e projektimit përcaktohet kryesisht nga qëllimi. Për shembull, qëllimet mund të kenë kërkesa krejtësisht të ndryshme: një kompani vendos një qëllim për të ndërtuar 10 shtëpi me 15 kate secila, ndërsa një kompani tjetër vendos një qëllim për të ndërtuar 10 shtëpi me 10 kate secila në 5 vjet. Qëllimet e të dyja kompanive janë të ndryshme, dhe për këtë arsye struktura do të jetë e ndryshme dhe dukshëm e ndryshme nga njëra-tjetra.
Një tjetër skemë Një fjalor i shkurtër i koncepteve që karakterizojnë procesin e planifikimit të projektit:
- ZSHS – diagrami strukturor i organizatës;
- SPP – struktura e ndarjes së punës (shpërndarjes);
- WBS – struktura e ndarjes së punës.
Struktura në formatin standard të projektit të punës së planifikuar:
- vendosje qellimi;
- planifikimi;
- Krijim;
- kontrolli dhe korrigjimi i mundshëm i veprimit në faza të ndryshme;
- prezantimi;
- reflektimi.
Rezultati i planifikuar i aktivitetit të projektit mund të jetë i natyrës personale, rregullatore, njohëse, komunikuese ose materiale.
Llojet e planifikimit të aktiviteteve të projektit
Aktiviteti i projektit, teknologjia e planifikimit dhe strukturimi i tij përcaktohen gjithashtu nga lloji i aktivitetit. Pra, sipas shkallës ata dallojnë:
- mikroprojektet (një formë e ngushtë e zbatimit të një projekti iniciativë individuale, fushëveprimi i të cilit mund të ndryshojë);
- projektet e vogla (mjetet e zbatimit me fuqi të vogël punë dhe burime financiare, nuk kërkojnë financim të madh);
- megaprojekte (programe të synuara që janë thelbësisht të ndërlidhura me disa projekte të vogla ose të mesme).
Llojet e aktiviteteve të projektit sipas kohës së zbatimit:
- afatshkurtër;
- afatmesme;
- afatgjatë.
Kohëzgjatja e një projekti afatshkurtër mund të jetë nga gjashtë muaj deri në dy vjet, ndërsa planet afatgjata zbatohen deri në 15 vjet. Një projekt që ka arritur qëllimin e tij konsiderohet i zbatuar deri në këtë pikë, plani i projektit mund të rregullohet dhe koncepti i zbatimit të rishikohet.
Llojet e planifikimit të projektit sipas llojit të financimit (baza e buxhetit):
- sponsorizimi;
- kredi ose investim;
- buxhetore;
- bamirëse.
konkluzionet
Planifikimi dhe kontrolli i menaxhimit të projektit në cilindo prej këtyre llojeve kryhet nga zyrtarët përgjegjës. Në kuptimin e tij të përgjithshëm, planifikimi i aktiviteteve të projektit është një komponent i detyrueshëm si për një kompani në zhvillim, ashtu edhe për një biznes nga e para. Pa këtë paketë dokumentacioni nuk është e mundur të zbatohet biznesi në nivelin e duhur.
Po ngarkohet...
