СУТЬ ПРОБЛЕМИ:
Працівником та роботодавцем загублено обидва примірники укладеного у 2005 р. у письмовій формі трудового договору. В наявності є лише додаткові угоди до трудового договору.
ВИНИКАЄ ПИТАННЯ:
Як можна відновити втрачений трудовий договір і чи потрібно це робити?
ВІДПОВІДЬ: (матеріал підготовлений АКГ "Панацея ПРОФ" експертом Л.В.Поповим)
Сторони (роботодавець та працівник) повинні вжити можливих заходів для відновлення втрачених екземплярів трудового договору.
Порядок відновлення втраченого обома сторонами трудового договору чинним законодавством не врегульовано. У разі втрати сторонами оригіналів трудового договору роботодавець має право оформити його дублікат.
Обґрунтування: Трудовий договір - це угода між роботодавцем та працівником, відповідно до якої роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудовою функцією, забезпечити умови праці, передбачені трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними. нормативними актами та цією угодою, своєчасно та в повному розмірі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник - особисто виконувати визначену цією угодою трудову функцію, дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють у даного роботодавця (ст. 56 Трудового кодексу РФ).
Основні вимоги до форми трудового договору зафіксовано у ч. 1 ст. 67 ТК РФ: це укладання трудового договору в письмовій формі у кількості не менше двох примірників документа, підписаного обома сторонами трудових відносин.
Обов'язковість наявності трудового договору передбачена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Як випливає з питання, обидва екземпляри трудового договору загублені, є лише додаткові угоди до нього. У зв'язку з чим вважаємо: сторони (роботодавець та працівник) повинні вжити можливих заходів щодо відновлення втрачених екземплярів трудового договору.
Порядок відновлення втраченого обома сторонами трудового договору чинним законодавством не врегульовано.
Якщо спочатку справжній екземпляр трудового договору відсутня (втрачено), його замінюють дублікатом. Тобто другим екземпляром документа, що володіє тією ж юридичною силою, що і оригінал (п. 28 розд. 2.1 "Стандартизовані терміни з визначеннями. Загальні поняття" Державного стандарту Російської Федерації ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа". Терміни та визначення , затвердженого Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 р. N 28).
Нормативно встановленого порядку видачі дублікатів трудового договору немає, на відміну, наприклад, від встановленого порядку видачі дубліката втраченої трудової книжки (п. п. 31, 33, 34 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряди РФ від 16.04.2003 N 225).
Як правило, дублікат виготовляється та видається тією організацією, яка видала оригінал, або її правонаступником. При цьому дублікат документа має відповідати всім вимогам, що пред'являються до оформлення трудового договору, та бути ідентичним втраченим екземплярам трудового договору.
Трудовий договір, втрачений обома сторонами, може відновлюватися виходячи з наказу прийому працювати з урахуванням наявних додаткових угод щодо нього, також враховуються записи у трудовий книжці, в особистій картці працівника та інших документах.
Отже, у разі втрати сторонами оригіналів трудового договору роботодавець має право оформити його дублікат.
Цю та інші консультації з актуальних питань ви знайдете в інформаційному банку "Питання-Відповіді" системи "КонсультантПлюс".
Нюанси та тонкощі кадрових питань організації: як роботодавцю правильно оформити відновлення кадрових документів при втраті – читайте у статті.
Запитання:Співробітник у нашій компанії працює з 2004 року. На даний момент виявлено, що в нашому архіві відсутній Трудовий договір та наказ про прийом на роботу цього співробітника (можливо втрачено). Підкажіть, як бути у такій ситуації? Відновити документи чи оформляти нові?
Відповідь:ст. 8 ТК РФ).
Відповідає Олександр Сорокін,
рекомендації».
У разі втрати трудового договору можна оформити його дублікат – повторний екземпляр оригіналу документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При цьому обов'язково слід прописати, на підставі яких документів він складається, як і в які терміни оформляється. Наприклад, роботодавець може встановити, що втрачені екземпляри його трудових договорів відновлюються на підставі екземплярів працівників. Якщо у співробітника також немає екземпляра трудового договору, то ви маєте право скласти та укласти новий трудовий договір із співробітником, а не виготовляти дублікат. У текст нового договору рекомендуємо включити інформацію про те, що його укладено замість втраченого.
Якщо працівники отримують зарплату, значить, у програмі оформлюються, як мінімум, накази про прийом. Вам необхідно роздрукувати їх, підписати у керівника, а потім у самих співробітників (ст. 84.1 ТК РФ). Правильніше ставити реальну дату ознайомлення із документом.
Обґрунтування
Що робити при втраті трудового договору? Як оформити його копію, дублікат?
Як роботодавцю відновити трудові договори за їх масової втрати?
Наша організація переїхала до іншого офісу. Під час переїзду було втрачено багато кадрових документів, зокрема всі трудові договори. Як їх можна відновити?
Трудове законодавство не встановлює порядок поновлення трудових договорів. У зв'язку з цим роботодавцю слід розробити його самостійно, наприклад, внести відповідний розділ до Правил внутрішнього трудового розпорядку або Інструкцію з кадрового діловодства або скласти окремий локальний нормативний акт, присвячений цьому питанню (ст. 8 ТК РФ).
Так, можна передбачити, що у разі втрати трудового договору оформляється його дублікат – повторний екземпляр оригіналу документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При цьому обов'язково слід прописати, на підставі яких документів він складається, як і в які терміни оформляється.
Наприклад, роботодавець може встановити, що втрачені екземпляри його трудових договорів відновлюються на підставі екземплярів працівників. Для цього він має право зажадати у співробітників їх трудові договори протягом трьох робочих днів з моменту виявлення втрати.* На підставі цих договорів роботодавець повинен скласти паперові дублікати та повернути екземпляри працівників назад. Для виконання подібних дій він може визначити термін, наприклад тривалістю п'ять робочих днів.
Якщо ж роботодавець додатково переводить свої екземпляри трудових договорів в електронний вигляд, він може прописати в локальному нормативному акті, що саме на підставі цих електронних документів складаються паперові дублікати договорів. У цьому випадку зажадати екземпляри договорів, що знаходяться у співробітників, не знадобиться, а отже, вдасться уникнути підвищених обсягів документообігу.
Як оформити дублікат трудового договору?
Обидва екземпляри трудового договору були втрачені. У зв'язку з цим було вирішено оформити його дублікати. Як це правильно зробити?
Увага!
Термін для складання дубліката трудового договору не прописаний у трудовому законодавстві, тож може бути будь-яким. Головне, щоб він був розумним та не затягувався на кілька місяців
Порядок оформлення дублікатів трудового договору не прописано законодавчо. Отже, роботодавець вправі сам встановити цей порядок, наприклад, закріпивши їх у локальному нормативному акті (ст. 8 ТК РФ).
Встановлюючи порядок оформлення дублікатів, слід звернути увагу на наступні моменти. Оскільки трудовий договір укладається у письмовій формі у двох примірниках, кожен із яких підписується сторонами (год. перша ст. 67 ТК РФ), те й дублікати загублених примірників мають бути виконані у тому вигляді. Тобто роботодавцю слід скласти два дублікати у паперовій формі, у кожному з яких вказати свої реквізити та реквізити працівника. Обидва екземпляри дублікатів мають бути підписані обома сторонами. Крім цього, співробітник повинен буде поставити додатковий підпис на дублікаті роботодавця, тим самим підтвердивши отримання свого екземпляра.
Крім того, необхідно пам'ятати, що зміст дублікатів має бути ідентичним змісту загубленого трудового договору. Тобто в них мають бути прописані ті ж самі відомості та умови, що й у першотворі. Нагадаємо, що відомості та умови, які мають бути зазначені у трудовому договорі, перераховані у статті 57 Трудового кодексу.
Але звідки ж роботодавцю взяти ці відомості та умови? Відновити їх роботодавець може на підставі наказів про прийом на роботу та перекази, додаткові угоди до трудового договору, трудової книжки, особистої картки працівника та інших наявних документів.
Чи можна укласти трудовий договір наново?
У кадрах не знайшли екземпляр трудового договору із співробітником. У працівника також не виявилося його екземпляра. Чи можна не оформлювати дублікат трудового договору, а укласти його наново?
Так можна. Це з тим, що законодавством встановлено порядок відновлення трудових договорів, отже, роботодавець вправі самостійно вибрати, як вчинити за її втрати. Так, при зникненні обох екземплярів роботодавець вправі скласти і укласти новий трудовий договір зі співробітником, а не виготовляти дублікат.
Щодо дати укладання договору, то варто вказати фактичну дату його підписання, а дату прийому на роботу співробітника прописати додатково окремим пунктом. Крім цього, до тексту нового договору рекомендуємо включити інформацію про те, що він укладений замість втраченого*.
Як відновити кадрове діловодство після попередників
Як відновити відсутні документи
Якщо ви не знайшли документи на паперовому носії, не виключено, що вони є в комп'ютерах. В іншому випадку справи, що бракують, доведеться відновлювати з нуля. Можливо, папери, виведені з кадрового обороту, було знищено. У цьому випадку складіть акти знищення документів зі строком зберігання, що минув. Так, у перевіряючих органів буде менше приводів, щоб притягнути організацію до відповідальності. Інформацію про конкретні способи відновлення окремих документів наведено нижче.
Трудові договори.Якщо вони були укладено письмово, необхідно скласти договори у двох примірниках, один із яких видати на руки працівникові (ст. 67 ТК РФ). Дату укладання вказуйте поточну на момент підписання договору, при цьому до тексту документа внесіть реальну дату початку роботи.
Якщо трудовий договір був укладений при прийомі на роботу, а потім його умови змінювалися, але це ніде не фіксувалося, необхідно відобразити зміни в додатковій угоді. Вкажіть, коли почали діяти нові умови.
Накази про прийом та звільнення.Якщо працівники отримують зарплату, значить, у програмі оформляються, як мінімум, накази про прийом та звільнення. Вам необхідно роздрукувати їх, підписати у керівника, а потім у самих співробітників (ст. 84.1 ТК РФ). Правильніше ставити реальну дату ознайомлення з документом. Якщо працівник встиг звільнитися або відмовляється підписати наказ, відобразіть це у відповідному акті. Також зробіть відмітку на наказі про неможливість отримати підпис працівника.
Відповідає Олександр Сорокін,
заступник начальника Управління оперативного контролю ФНП Росії
«ККТ потрібно застосовувати лише у випадках, якщо продавець надає покупцеві, у тому числі своїм співробітникам, відстрочку чи розстрочку щодо оплати своїх товарів, робіт, послуг. Саме ці випадки, на думку ФНП, належать до надання та погашення позики для оплати товарів, робіт, послуг. Якщо організація видає грошову позику, отримує повернення такої позики або сама отримує та повертає позику, касу не застосовуйте. Коли саме потрібно пробивати чек, дивіться
Розглянувши ваше запитання, можна сказати, що законодавство не містить будь-якого порядку дій у разі втрати трудового договору однієї із сторін.
Трудовий договір укладають у письмовій формі та складають у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один екземпляр трудового договору роботодавець передає співробітнику, інший зберігає у себе. Отримання працівником екземпляра трудового договору має бути підтверджено підписом працівника на екземплярі трудового договору, що зберігається у роботодавця.
Відповідно, якщо екземпляр трудового договору втрачено лише однією зі сторін, то відновити його можна, оформивши дублікат із екземпляра, що зберігається в іншої сторони.
Докладніше про ситуацію втрати трудового договору читайте тут:
- Як вчинити, якщо роботодавець втратив свій екземпляр трудового договору
- Як вчинити, якщо працівник втратив свій екземпляр трудового договору
Якщо трудового договору немає в обох сторін, тобто. як у працівника, так і у роботодавця:
наявність трудових відносин, які не підкріплені трудовим договором у письмовій формі, не скасовує самого факту трудових відносин. Але оскільки чинне законодавство все ж таки вимагає наявності письмово оформленого трудового договору, то у разі втрати його двома сторонами необхідно укласти новий трудовий договір. У цьому випадку його можна відновити на підставі наказу про прийом на роботу, записів у трудовій книжці та особистій картці працівника. При цьому датою оформлення договору буде поточна дата, а датою прийому працівника на роботу – фактична дата його виходу на роботу (згідно з записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До оформленого договору рекомендується додати документи, що підтверджують трудові відносини зі співробітником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з прийому працювати до дня укладання трудового договору.
Якщо ж раптом ви не зможете відновити трудовий договір працівника через відсутність інших підтверджуючих документів (наприклад, наказ про прийом тощо), то оформіть з працівником новий трудовий договір, відобразивши в ньому фактичні умови роботи (заробітну плату, режим праці і т. п.) та гарантії, що надаються співробітнику, що діють на поточну дату, а не на дату прийому на роботу. Датою оформлення договору також буде поточна дата, а ось датою прийому працівника на роботу (дата початку роботи) – фактична дата його виходу на роботу (згідно з записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До договору рекомендується також додати документи, що підтверджують трудові відносини зі співробітником (копії наказів про прийом, переклад, переміщення тощо) починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладання трудового договору.
Якщо збережено ксерокопію трудового договору, можна на її основі скласти дублікат трудового договору.
Щодо питання про те, якими ще документами працівник може підтвердити роботу в організації:
Насамперед працівник може підтвердити свою роботу трудовою книжкою, так само за необхідності працівник може запитати довідку з місця роботи про періоди роботи в організації.
Подробиці у матеріалах Системи Кадри:
Трудовий договір укладають у письмовій формі та складають у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один екземпляр трудового договору роботодавець передає співробітнику, інший зберігає у себе. Отримання працівником екземпляра трудового договору має бути підтверджено підписом працівника на екземплярі трудового договору, що зберігається у роботодавця. Про це йдеться у статті 67 Трудового кодексу РФ.
Якщо працівник втратив свій екземпляр трудового договору, то роботодавець може відновити його, оформивши дублікат із екземпляра, що зберігається у нього. Дублікат – це другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Дублікат видається при втраті справжнього документа.
Для оформлення дубліката трудового договору необхідно зробити звичайну копію з екземпляра трудового договору роботодавця, а потім на титульному листі написати слово «Дублікат». Далі у дублікаті мають поставити свої підписи роботодавець та співробітник. Після цього дублікат трудового договору слід видати співробітнику.
Ситуація:Як вчинити, якщо роботодавець втратив свій екземпляр трудового договору
Однозначної відповіді це питання законодавство не містить.
Трудовий договір укладають у письмовій формі та складають у двох примірниках за підписом обох сторін. Один екземпляр трудового договору передають співробітнику, інший зберігають у роботодавця. Отримання працівником екземпляра трудового договору має бути підтверджено його підписом на екземплярі трудового договору, що зберігається у роботодавця. Про це йдеться у статті 67 Трудового кодексу РФ.
Якщо роботодавець втратив свій екземпляр трудового договору, він може відновити його, оформивши дублікат з екземпляра, що зберігається у співробітника. Дублікат – це другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Дублікат видається при втраті справжнього документа.
Для оформлення дубліката трудового договору необхідно зробити звичайну копію з екземпляра трудового договору співробітника, потім на титульному листі написати слово «Дублікат». Далі у дублікаті мають поставити свої підписи роботодавець та співробітник. Після цього дублікат трудового договору зберігається у роботодавця і має таку ж юридичну силу, як і оригінал.
Імовірна ситуація, коли у співробітника також не буде його екземпляр трудового договору. Наявність трудових відносин, не підкріплених трудовим договором у письмовій формі, не скасовує самого факту трудових відносин. Але оскільки чинне законодавство все ж таки вимагає наявності письмово оформленого трудового договору, то у разі втрати його двома сторонами необхідно укласти новий трудовий договір. У цьому випадку його можна відновити на підставі наказу про прийом на роботу, записів у трудовій книжці та особистій картці працівника. При цьому датою оформлення договору буде поточна дата, а датою прийому працівника на роботу – фактична дата його виходу на роботу (згідно з записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До оформленого договору рекомендується додати документи, що підтверджують трудові відносини зі співробітником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з прийому працювати до дня укладання трудового договору.
Іван Шкловець,
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
- Ситуація:Як вчинити, якщо співробітник втратив свій екземпляр трудового договору
- Чи потрібно укладати письмовий трудовий договір зі співробітником, який прийнятий на роботу до 1992 року і продовжує працювати в організації. При прийомі працювати трудовий договір було укладено в усній формі
Згідно з чинним порядком трудові відносини між співробітником і роботодавцем виникають на підставі трудового договору, укладеного в письмовій формі (ст. 16, 67 ТК РФ).
Таким чином, із співробітниками, прийнятим на роботу починаючи з 6 жовтня 1992 року, трудові договори укладаються виключно у письмовій формі. А стосовно працівників, які прийняті на роботу до зазначеної дати, склався наступний підхід.
Якщо співробітник погоджується на пропозицію роботодавця оформити відносини письмово, то останній складає трудовий договір у загальному порядку. У договорі, що укладається, відобразіть фактичні умови роботи (заробітну плату, режим праці тощо) і гарантії, що надаються співробітнику, що діють на поточну дату, а не на дату прийому на роботу. Датою оформлення договору також буде поточна дата, а ось датою прийому працівника на роботу – фактична дата його виходу на роботу (згідно з записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До договору рекомендується додати документи, що підтверджують трудові відносини із співробітником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладання трудового договору.
Якщо співробітник відмовляється оформляти письмовий трудовий договір, потрібно отримати від нього письмову відмову. Наявність такої відмови дозволить роботодавцю підтвердити фахівцям контролюючих відомств той факт, що їм було вжито належних заходів щодо оформлення трудового договору письмово.
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти та кадрових ресурсів МОЗ Росії
Подивитися ще:
Матеріали Проведення по приходу ГОЛОВНА СТОРІНКА ПОДАТКОВІ НОВИНИ БУХГАЛТЕРСЬКІ НОВИНИ БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК РІЧНИЙ ЗВІТ І…
Чи часто карають за п. 1 ст. 126 НК РФ? 1 ст. 126 НК РФ ...
Операції з нерухомим майном за винагороду або на договірній основі Підклас 68.3 містить дві групи кодів:
Подвійне оподаткування Подвійне оподаткування - одночасне оподаткування різних країнах однаковими податками доходів. Подвійне оподаткування викликане…
Зразок трудового договору менеджера по продажамТрудовий договір менеджера з продажу - це документ, що створюється в управлінні.
Відновлення трудового договору, який було втрачено і співробітником, і роботодавцем
Підкажіть, будь ласка, співробітник працює в компанії з 2012 року. У січні 2020 року його перевели до іншого відділу на іншу посаду (звісно за його згодою) і тут при оформленні документів виявилося, що втрачено трудовий договір у обох сторін (ні у роботодавця, ні у співробітника немає) є лише додаткові угоди щодо нього. Тут постало питання, як оформляти додаткову угоду, якщо самого трудового договору немає. Почитавши в інтернеті статті (адже у трудовому кодексі немає жодного слова про відновлення втраченого трудового договору) дійшла висновку: роблю новий трудовий договір (вірніше у новій редакції, адже з 2012 року редакція трудового договору змінилася), дату договору роблю фактичну (тобто 1 лютого), дату прийому в трудовому договорі прописую, коли співробітник приступив на роботу (на підставі запису в трудовій книжці та наказу про прийом на роботу), номер трудового договору (як і був у попереднього) та всі умови, тобто посада, заробітна плата прописую поточні.і роблю додатковий пункт про те, що трудовий договір виданий замість втраченого договору обома сторонами та що умови цього трудового договору набирають чинності з моменту його підписання.
зробила, пройшла до юриста радитися, і він то мені каже, мовляв, це не правильно. Роби трудовий договір у новій редакції, але дату договору та прийом на роботу, усі будуть від 2012 року та умови теж від 2012 року.
і тепер не знаю як бути і як правильно.
Тобто. те, що ви зараз зробили, це ви для організації свого роботодавці створили ситуацію, коли він може бути притягнутий до адміністративної відповідальності:
За порушення трудового законодавства роботодавець несе адміністративну відповідальність за ст.5.27 КоАП РФ.
Трудовий договір, не оформлений у письмовій формі, вважається укладеним, якщо працівник розпочав роботу з відома або за дорученням роботодавця або його уповноваженого цього представника. При фактичному допущенні працівника до роботи роботодавець зобов'язаний оформити з ним трудовий договір у письмовій формі не пізніше трьох робочих днів з дня фактичного допущення працівника до роботи, а якщо відносини, пов'язані з використанням особистої праці, виникли на підставі цивільно-правового договору, але згодом були визнані трудовими відносинами, — пізніше трьох робочих днів із дня визнання цих відносин трудовими відносинами, якщо інше встановлено судом ст.67 ТК РФ.
Так,у ТК РФ не передбачено варіант, що ТД буде втрачено, як перший, так і другий екземпляр, т.к. такого не може і не повинно. Якщо брати до уваги, що втрачено документ, який містить персональні дані, то за це для роботодавця відповідальність.
Так, як ви зробили, це варіант, т.к. результат – оформлення трудового договору, а й результат – притягнення до адміністративної відповідальності роботодавця, т.к. дати будуть вказані ті, що ви описали.
І звичайно,якщо ви дату ставите поточну, то номер ТД не буде той самий, що був присвоєний в 2012 році, т.к. нумерація документів йде кожний календарний рік нова нумерація, наприклад, 1, 2, 3.
Тож юрист вам сказав правильно, якщо уникати того, щоб роботодавця залучили порушення ТК РФ, краще не афішувати цю ситуацію, т.к. це просто відновлення ТД, а тому дату 2012 року, дата прийому 2012 року, всі умови, як були прописані у 2012 році, ці умови легко відновити за Зразками ТД за однойменною посадою, або з програми 1С.
А те, що ви зробили, Так можна було б - дата поточна укладання ТД, дата прийому 2012, номер реєстрації, т.к. дата укладання ТД поточна 2020, то реєструвати його треба в Журналі реєстрації 2020, а умови не 2020 року, а ті, що були у 2012 (оплата праці, режим праці та відпочинку тощо).
Але, якби ви зробили так, то це б не означало, що ТД втрачено, а це означало б, що ТД не був оформлений у письмовій формі, порушення ст.67 ТК РФ.
І якби робити саме,як ви, але з моїми коригуваннями за датами, за умовами та номером реєстрації, то спочатку б я оформила Акт про втрату трудового договору, щоб якось пом'якшити ситуацію, для перевіряючих інстанцій.
Ви думали у правильному напрямку, майже.
Але завдання кадровика ще й бути буфером, який між Роботодавцем-Працівником, Роботодавцем-Перевірними інстанціями.
Тож зробіть так, як вам сказав юрист — оформіть ТД 2012 року, начебто він нікуди не зникав.
Вікторія Кохеткова, експерт
Так-так-так - юридична допомога онлайн © 2020 .
© Фонд Так-так-так.
Для листів: [email protected]
Фонд «Так-так-так» є членом
Глобальної мережі журналістських розслідувань
Відповідальність роботодавця за втрату трудової книжки працівника
Втрата трудової книжки роботодавцем може принести безліч неприємних наслідків, тому наймачеві необхідно знати, як розумно діяти у цій неприємній ситуації.
Особливої інструкції та порядку відновлення цього документа у Трудовому Кодексі чи будь-якому іншому нормативному акті немає, є лише значні вказівки та статті, яким варто неодмінно слідувати при відновленні трудової книжки.
Які закони регулюють порядок зберігання трудового?
Трудова книжка – це офіційний документ, який включає у собі всі записи роботи у тих чи інших місцях громадянина РФ. Трудова книжка здатна розповісти наймачеві про свого господаря досить багато: важливу інформацію про досвід та кваліфікацію співробітника, тривалість його роботи. Запис про звільнення може розповісти про порядність та відповідальність працівника.
Основними нормативними документами, що встановлюють порядок ведення, зберігання та відновлення трудових книжок, є:
- Трудовий кодекс (ст. 66 "Трудова книжка"). У ньому йдеться, що наймач зобов'язаний обзавестися трудовою книжкою для будь-кого, хто пропрацював у нього більше 5 днів, і повинен заносити всю інформацію про прийом, переведення чи звільнення свого працівника. Але про те, як поновити чи що робити при зникненні документа, у Кодексі повної інформації немає.
- Постанова Уряду № 225 від 16.04.2003 (остан. ред. від 25.03.2013) «Про трудові книжки» із «Правилами ведення та зберігання трудових книжок…».
- Постанова Мінпраці Росії № 69 від 10.10.2003 (остан. ред. від 31.10.2016) «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок». У ньому є важливі розпорядження, як грамотно занести всі відомості в дублікат.
А чи губилася книжка?
Бувають ситуації, коли співробітник відділу кадрів довго шукає трудову книжку і переживає із цього приводу, але вона перебуває через деякий час.
У цьому не завжди є провина кадровика чи іншого працівника компанії. Книга цілком здатна опинитися у співробітника будинку, а у кадрового працівника може не виникнути думки перевірити особисту справу працівника, де знаходиться розписка про те, що він тимчасово забрав її, наприклад, щоб оформити пенсію.
- Потрібно зібрати якнайбільше відомостей про книжку. У книзі обліку та рухів трудових книжок можна переглянути дату та її номер під час вступу, розглянути книжки інших співробітників, які влаштувалися на роботу цього дня.
- Рекомендується також заглянути в особисту справу співробітника, можливо, там лежить його розписка про те, що він тимчасово забрав документ або у нього не було його на руках у момент прийому на роботу (при втраті або першому пристрої кадровик міг просто забути оформити документ) і т.д. .
- Потрібно з'ясувати, чи не змінював співробітник прізвище до прийому в компанію або вже під час роботи в ній, і перевірити, чи не лежить трудова книжка у сейфі під старим прізвищем.
Оформляємо дублікат
Якщо через кілька днів книжка все ж таки не знаходиться, краще відразу ж приступити до оформлення її дубліката.
Увага! Відповідно до ст. 31 глави 3 Постанови «Про трудові книжки», наймач зобов'язаний оформити протягом 15-ти днів із моменту вступа.
Можливо кілька варіантів розвитку подій:
- Ситуація, якщо співробітник до цього моменту ніде не працював чи працював неофіційно, - Найпростіша. Кадровик оформляє дублікат виходячи з даних наказу прийому працювати та інших документів своєї організації. Почитати, як грамотно внести всі записи, можна у ст. 7 «Особливості заповнення дубліката трудової книжки» Постанови Мінпраці. Не забудьте надати підтверджуючі довідки працівникові, вони йому знадобляться при оформленні пенсії.
- Якщо співробітник раніше працював у різних компаніях- Більш складна ситуація. Тут важливо не втрачати дружніх взаємин з колегою, адже для того, щоб оформити дублікат, знадобляться відомості з усіх попередніх місць його роботи. Багато компаній можуть відмовити надіслати такі довідки поштою, наполягаючи на тому, щоб працівник до них приїхав особисто або організація зробила офіційний запит до їхньої компанії (оформлення дубліката може сильно затягтися).
- Найбільш неприємний варіант, якщо старого підприємства вже не існує. Але ситуація не така і трагічна, хоча відновлення трудової займе набагато більше часу, ніж у двох попередніх випадках. При реорганізації чи приєднанні підприємства до іншої всі документи повинні зберігатися у новій компанії. Будь-яка організація у процесі своєї ліквідації зобов'язана здати всі кадрові та бухгалтерські документи на зберігання до державного архіву. Можна скласти запит до державного архіву за місцем існування компанії. Якщо відповіді не було або папери не збереглися, можна звернутися до Пенсійного фонду з таким же запитом. Щоправда, цей варіант підходить лише якщо співробітник працював на цьому підприємстві відносно недавно, оскільки облік застрахованих у системі обов'язкового пенсійного страхування введений не так давно.
Відповідальність роботодавця за втрату трудового
VIII глава постанови Уряду № 225 «Про трудові книжки» свідчить, що правова обов'язковість зберігати трудову книжку під час роботи повністю лежить на работодателе. За недотримання цієї ухвали він несе правову відповідальність.
Задля відновлення справедливості працівник може вдатися до допомоги Трудової інспекції або звернутися до суду:
- Якщо наймач з різних причин зволікає з видачею трудової книжки (за законом він зобов'язаний її віддати у день звільнення) і потерпілий немає можливості працювати у новій організації, відповідно до ст. 234 ТК РФ колишній роботодавець повинен профінансувати йому всі пропущені через цю ситуацію години роботи.
- Якщо працівник був змушений самостійно відновлювати втрачену книжку з вини роботодавця, він має підстави претендувати на повну компенсацію всіх грошових витрат (проїзд в інше місто, витрати на купівлю бланків, ксерокопію паперів, консультацію юриста або адвоката, збір довідок тощо). .
- У випадку, коли працівнику було завдано ще й моральної шкоди, то згідно зі ст. 237 ТК РФ він може отримати грошову компенсацію, якщо зможе підтвердити факт цих епізодів.
Законом передбачено досить ефективні заходи відповідальності – адміністративні:
Важливо!Порушення норм зберігання трудових книжок відповідно до ст. 13.20. «Порушення правил зберігання архівних документів» тягне у себе стягнення у вигляді - від 300 до 500 рублів.
Звичайно, за втрату трудової книжки роботодавець або його уповноважена особа навряд чи вирушить до в'язниці, але при грубих та кричучих порушеннях його можна притягнути до кримінальної відповідальності:
- якщо наймач має намір порвати, викинув чи зіпсував трудову книжку (КК РФ ст. 325 «Викрадення чи пошкодження документів…»);
- роботодавець не постарався запобігти ситуації, яка спричинила масову втрату документів чи створив невідповідні умови їхньої безпеки (ст. 293 «Халатність» КК РФ);
- наймач заявив у грубій формі, що не думає віддавати працівникові його документ (ст. 140 «Відмова у наданні громадянину інформації»).
Втрачені всі трудові договори. Як роботодавцю їх можна відновити? Як правильно оформити дублікат трудового договору? Чи укладається трудовий договір наново? Працівник звернувся із проханням завірити йому копію трудового договору. Як правильно завірити цю копію? Яких санкцій чекати на роботодавця, який не видав на руки працівнику примірника його трудового договору?
Втрачено всі трудові договори. Як роботодавцю їх можна відновити?
У трудовому законодавстві безпосередньо не прописано порядок відновлення трудових договорів. Тому роботодавець може самотужки його розробити індивідуально для своєї компанії. Наприклад, скласти окремий локальний нормативний акт, присвячений цьому питанню, внести відповідну графу до Інструкції з кадрового діловодства ().
Заздалегідь можна зазначити, що якщо через будь-які причини відбудеться втрата оригіналу трудового договору, оформляється його дублікат (ГОСТ Р 7.0.8-2013). Одночасно необхідно вказати, на підставі яких документів відбувається оформлення і в які терміни.
До речі, роботодавець може визначити такий порядок: загублені оригінали трудових договорів можна відновити на підставі екземплярів, що є на руках працівників. Таким чином, якщо це право роботодавця буде прописано у внутрішніх нормативних актах компанії, законним буде протягом трьох робочих днів з моменту виявлення втрати зажадати у працівників їхніх трудових договорів. Роботодавець, керуючись ними, складе дублікати та поверне екземпляри працівникам. Подібні дії мають бути обмежені певними часовими рамками. Наприклад, роботодавець чи кадровик як його представник зобов'язується все зробити протягом робочого тижня.
Увага!
У трудовому законодавстві не прописано терміни для складання дубліката трудового договору. Термін, отже, може бути будь-яким, але в межах розумного, а не розтягнутим на довгі місяці.
Роботодавець може додатково занести свої екземпляри трудових договорів до електронної бази. Тоді у локальному нормативному акті можна прописати, що паперові дублікати договорів складатимуться на підставі електронних документів. Значить, не доведеться вимагати у співробітників їхні екземпляри, що допоможе помітно знизити паперову тяганину.
Як правильно оформити дублікат трудового договору?
Якщо обидва екземпляри трудового договору втрачені, як правильно оформити його дублікати?
Повторимося, що у законодавстві немає встановленого порядку оформлення дубліката трудового договору. Роботодавець залишає за собою право самостійно його створити, прописавши в локальному нормативному акті.
При створенні порядку оформлення дублікатів кадровик не повинен забувати про такі обставини:
За правилами, оригінал трудового договору у письмовій формі полягає у двох примірниках, у яких кожна зі сторін ставить свій підпис (). Значить, і дублікати загублених документів теж мають бути оформлені та скріплені таким чином. Крім того, працівник обов'язково має розписатися на дублікаті роботодавця, завіривши цим підписом отримання свого примірника документа.
Увага!
Відомості, зазначені у дублікаті, повинні відповідати змісту загубленого оригіналу трудового договору. Необхідні для складання трудового договору відомості та умови, прописані у Трудовому кодексі.
Роботодавець може також відтворити ці відомості та умови, керуючись наказами про прийом на роботу, почерпнувши їх з трудової книжки, особистої картки або інших документів співробітника, що є в наявності.
Чи укладається трудовий договір наново?
У відділі кадрів заводу втрачено трудовий договір із працівником, співробітник також не знайшов свого примірника. Чи можна укласти трудовий договір наново, не оформлюючи його дублікат?
Відповідь ствердна. За відсутності у законодавстві норм щодо відновлення втрачених трудових договорів, роботодавець вільний у своїх діях під час вирішення подібної проблеми. Навіть якщо зникли обидва екземпляри, керівник цілком може створити і оформити новий трудовий договір з працівником, не вдаючись до виготовлення дубліката, проте не забуваючи при цьому про відомості та умови, які були прописані в загубленому першому документі (ст.57 ТК РФ).
Дату ставимо фактичну, на момент укладання та підписання договору, а окремим пунктом виносимо дату прийому співробітника на роботу. Настійно рекомендується включити до тексту нового договору позначку про те, що укладено та підписано він замість втраченого.
Працівник, який втратив свій екземпляр, просить роботодавця видати йому копію трудового договору. Чи зобов'язана компанія задовольнити прохання працівника?
Законодавчо встановлено, що у документи, пов'язані з роботою, роботодавець зобов'язаний видати працівникові копії за його письмовою заявою (). Оскільки перелік цих паперів відкритий, працівник має право зажадати копію трудового договору. Роботодавець зобов'язаний абсолютно безкоштовно протягом трьох робочих днів надати працівникові таку копію після подання заяви.
Порада
Може так вийти, що у відділі кадрів випадково, за непорозумінням, взяли у працівника гроші за виготовлення копії трудового договору. Негайно поверніть йому суму з вибаченнями.
Працівник звернувся із проханням завірити йому копію трудового договору. Як це правильно зробити?
Законодавчо встановлено порядок засвідчення копій (), отже видана співробітнику копія трудового договору має бути засвідчена належним чином ().
Для правильного закріплення паперової копії необхідно в нижній частині аркуша після всіх внесених відомостей написати слово «Вірно» (без лапок та інших розділових знаків), вказати посаду уповноваженої особи, яка завірила копію, попросити її поставити підпис і розшифровку, проставити дату завірення документа ().
Чи варто проставляти на копії договору печатку, вирішує роботодавець, але для надання документу юридичної значущості копія скріплюється печаткою.
На вимогу співробітника видати йому нотаріально засвідчену копію трудового договору роботодавець має право відповісти відмовою. По трудовому законодавству (ст. 62 ТК РФ) він не зобов'язаний видавати такі документи, якщо, звісно, подібне не прописано в локальному нормативному акті. За наявності такого запису роботодавець має виконати вимогу співробітника, у своїй оплатити послуги нотаріуса зі своєї кишені (ст. 62 ТК РФ).
Яких санкцій чекати на роботодавця, який не видав на руки працівнику примірник трудового договору?
Співробітника прийняли на роботу, він підписав два екземпляри трудового договору, після чого документи були передані керівнику на погодження. Минув деякий час, але співробітник так і не отримав назад свій екземпляр договору. Чи загрожує це покаранням роботодавцю?
Трудовий договір оформляється у двох примірниках. І якщо один документ перебуває на зберіганні у роботодавця, то другий неодмінно передається на руки працівникові.
Норми трудового законодавства є обов'язковими до виконання. Якщо роботодавець порушує існуюче правило, мимоволі чи мимоволі, він може зазнати адміністративного покарання (ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення).
За таке правопорушення загрожує штраф, посадових осіб - у вигляді від 1 тис. до 5 тис. крб., організація, крім штрафу від 30 тис. до 50 тис. крб., може бути піддана адміністративному призупиненню діяльності терміном до 90 діб.
Посадова особа, яка не передала співробітнику його екземпляр трудового договору і раніше чинила аналогічне правопорушення за цією статтею, може бути піддана дискваліфікації терміном від року до трьох років.
Увага!
Під скоєнням аналогічного правопорушення розуміється як повторна невидача працівникові його екземпляра договору, а й скоєння іншого порушення трудового законодавства.
Якщо працівник втратив свій екземпляр трудового договору та дод. угод, у нього залишилися лише скановані версії, що робити? Навіщо працівникові може знадобитися оригінал трудового договору? Якими документами (крім трудового договору) він може підтвердити свій стаж роботи в компанії?
Відповідь
Відповідь на запитання:
Розглянувши ваше запитання, можна сказати, що законодавство не містить будь-якого порядку дій у разі втрати трудового договору однієї із сторін.
Трудовий договір укладають у письмовій формі та складають у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один екземпляр трудового договору роботодавець передає співробітнику, інший зберігає у себе. Отримання працівником екземпляра трудового договору має бути підтверджено підписом працівника на екземплярі трудового договору, що зберігається у роботодавця.
Відповідно, якщо екземпляр трудового договору втрачено лише однією зі сторін, то відновити його можна, оформивши дублікат із екземпляра, що зберігається в іншої сторони.
Якщо трудового договору немає в обох сторін, тобто. як у працівника, так і у роботодавця:
наявність трудових відносин, які не підкріплені трудовим договором у письмовій формі, не скасовує самого факту трудових відносин. Але оскільки чинне законодавство все ж таки вимагає наявності письмово оформленого трудового договору, то у разі втрати його двома сторонами необхідно укласти новий трудовий договір. У цьому випадку його можна відновити на підставі наказу про прийом на роботу, записів у трудовій книжці та особистій картці працівника. При цьому датою оформлення договору буде поточна дата, а датою прийому працівника на роботу - фактична дата його виходу на роботу (згідно з записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До оформленого договору рекомендується додати документи, що підтверджують трудові відносини зі співробітником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з прийому працювати до дня укладання трудового договору.
Якщо ж раптом ви не зможете відновити трудовий договір працівника через відсутність інших підтверджуючих документів (наприклад, наказ про прийом тощо), то оформіть з працівником новий трудовий договір, відобразивши в ньому фактичні умови роботи (заробітну плату, режим праці тощо) та гарантії, що надаються співробітнику, що діють на поточну дату, а не на дату прийому на роботу. Датою оформлення договору також буде Поточна дата, а ось датою прийому співробітника на роботу (дата початку роботи) – фактична дата його виходу на роботу(відповідно до запису про прийом на роботу в трудовій книжці). До договору рекомендується також додати документи, що підтверджують трудові відносини зі співробітником (копії наказів про прийом, переклад, переміщення тощо) починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладання трудового договору.
Примітка:
Якщо збережено ксерокопію трудового договору, можна на її основі скласти дублікат трудового договору.
Щодо питання про те, якими ще документами працівник може підтвердити роботу в організації:
Насамперед працівник може підтвердити свою роботу трудовою книжкою, так само за необхідності працівник може запитати довідку з місця роботи про періоди роботи в організації.
Подробиці у матеріалах Системи Кадри:
Трудовий договір укладають у письмовій формі та складають у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один екземпляр трудового договору роботодавець передає співробітнику, інший зберігає у себе. Отримання працівником екземпляра трудового договору має бути підтверджено підписом працівника на екземплярі трудового договору, що зберігається у роботодавця. Про це йдеться у Трудовому кодексі РФ.
Якщо працівник втратив свій екземпляр трудового договору, то роботодавець може відновити його, оформивши дублікат із екземпляра, що зберігається у нього. Дублікат - це другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Дублікат видається при втраті справжнього документа.
Для оформлення дубліката трудового договору необхідно зробити звичайну копію з екземпляра трудового договору роботодавця, а потім на титульному листі написати слово «Дублікат». Далі у дублікаті мають поставити свої підписи роботодавець та співробітник. Після цього дублікат трудового договору слід видати співробітнику.
Ситуація:Як вчинити, якщо роботодавець втратив свій екземпляр трудового договору
Однозначної відповіді це питання законодавство не містить.
Трудовий договір укладають у письмовій формі та складають у двох примірниках за підписом обох сторін. Один екземпляр трудового договору передають співробітнику, інший зберігають у роботодавця. Отримання працівником екземпляра трудового договору має бути підтверджено його підписом на екземплярі трудового договору, що зберігається у роботодавця. Про це йдеться у Трудовому кодексі РФ.
Якщо роботодавець втратив свій екземпляр трудового договору, він може відновити його, оформивши дублікат з екземпляра, що зберігається у співробітника. Дублікат - це другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Дублікат видається при втраті справжнього документа.
Для оформлення дубліката трудового договору необхідно зробити звичайну копію з екземпляра трудового договору співробітника, потім на титульному листі написати слово «Дублікат». Далі у дублікаті мають поставити свої підписи роботодавець та співробітник. Після цього дублікат трудового договору зберігається у роботодавця і має таку ж юридичну силу, як і оригінал.
Імовірна ситуація, коли у співробітника також не буде його екземпляр трудового договору. Наявність трудових відносин, не підкріплених трудовим договором у письмовій формі, не скасовує самого факту трудових відносин. Але оскільки чинне законодавство все ж таки вимагає наявності письмово оформленого трудового договору, то у разі втрати його двома сторонами необхідно укласти новий трудовий договір. У цьому випадку його можна відновити на підставі наказу про прийом на роботу, записів у трудовій книжці та особистій картці працівника. При цьому датою оформлення договору буде поточна дата, а датою прийому працівника на роботу - фактична дата його виходу на роботу (згідно з записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До оформленого договору рекомендується додати документи, що підтверджують трудові відносини зі співробітником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з прийому працювати до дня укладання трудового договору.
Іван Шкловець,
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
- Ситуація:Як вчинити, якщо працівник втратив свій екземпляр трудового договору
- Ситуація:Чи потрібно укладати письмовий трудовий договір із співробітником, який прийнятий на роботу до 1992 року і продовжує працювати в організації. При прийомі працювати трудовий договір було укладено в усній формі
Так потрібно.
Згідно з чинним порядком трудові відносини між співробітником і роботодавцем виникають на підставі (ст. , ТК РФ).
Таким чином, із співробітниками, прийнятим на роботу починаючи з 6 жовтня 1992 року, трудові договори укладаються виключно у письмовій формі. А стосовно працівників, які прийняті на роботу до зазначеної дати, склався наступний підхід.
Якщо співробітник погоджується на пропозицію роботодавця оформити відносини письмово, то останній складає трудовий договір у загальному порядку. У договорі, що укладається, відобразіть фактичні умови роботи (заробітну плату, режим праці тощо) і гарантії, що надаються співробітнику, що діють на поточну дату, а не на дату прийому на роботу. Датою оформлення договору також буде поточна дата, а ось датою прийому працівника на роботу - фактична дата його виходу на роботу (згідно з записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До договору рекомендується додати документи, що підтверджують трудові відносини із співробітником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладання трудового договору.
Якщо співробітник відмовляється оформляти письмовий трудовий договір, потрібно отримати від нього письмову відмову. Наявність такої відмови дозволить роботодавцю підтвердити фахівцям контролюючих відомств той факт, що їм було вжито належних заходів щодо оформлення трудового договору письмово. Посадова інструкція кадровика – 2020: актуальні вимоги та функціонал
У Трудовому кодексі про посадову інструкцію немає жодної згадки. Але кадровикам цей необов'язковий документ просто необхідний. У журналі "Кадрова справа" ви знайдете актуальну посадову інструкцію для кадровика з урахуванням вимог профстандарту.
Перевірте ваші ПВТР на актуальність. Через зміни у 2019 році положення вашого документа можуть порушувати закон. Якщо ГІТ знайде застарілі формулювання, оштрафує. Які правила прибрати з ПВТР, а що додати – читайте у журналі «Кадрова справа».
У журналі "Кадрова справа" ви знайдете актуальний план, як скласти безпечний графік відпусток на 2020 рік. У статті всі нововведення у законах та практиці, які тепер треба враховувати. Для вас – готові рішення ситуацій, з якими при підготовці графіка стикаються чотири компанії з п'яти.
Готуйтеся, Мінпраця знову змінює Трудовий кодекс. Усього поправок шість. Дізнайтеся, як поправки відіб'ються на вашій роботі і що зробити вже зараз, щоб зміни не застали зненацька, дізнаєтесь зі статті.
Завантаження...
