Корпоративный портал – это автоматизированная система управления внутренними информационными ресурсами организации, а так же для коллективной работы над проектами, задачами, документами и общения между сотрудниками и клиентами компании.

Корпоративные порталы могут быть установлены как на корпоративных серверах, так и в облаке. Так как корпоративный портал является едиными ресурсом для агрегирования и работы с информацией, его смело можно назвать внутренней корпоративной социальной сетью со всем присущим ей набором функций.

Основные функции корпоративного портала

Корпоративные порталы получили широкое распространение благодаря своему богатому набору функций покрывающих практически все области необходимые для совместной работы сотрудников организации. Прежде всего, это:

• Внутренние и внешние коммуникации

Порталы позволяют ускорить процесс общения между сотрудниками и с клиентами благодаря привычным для нас мессенджерам и другим инструментам хорошо знакомым нам из социальных сетей. Таких как «живая лента», оповещения и т.д. Возможность создавать различные бизнес чаты по направлениям бизнеса или проектам ускоряет процесс общения и принятия нужных решений. Многие порталы позволяют совершать звонки на телефон, тем коллегам, которых нет онлайн. Так же современные корпоративные порталы позволяют вести общение в рабочих группах и с клиентами компании о реализуемых проектах и решать текущие вопросы.

• Управление задачами и проектами

Задачи и проекты неотъемлемая часть рабочего процесса любой организации. В корпоративных порталах, как правило, есть широкий набор удобных инструментов для работы с ними. Начиная от постановки задачи, управления календарными сроками, механизмов делегирования, чек-листов, готовых шаблонов, заканчивая различными конструкторами и фильтрами. Все это позволяет контролировать своевременное выполнение поставленных задач и оценивать работу сотрудников, получая от них соответствующие отчеты.

• Совместная работа с документами

Функционал многих корпоративных порталов позволяет очень удобно работать с документами. Создавать, редактировать, хранить, настраивать уровни доступа к документам и т.д. При этом очень часто для работы с документом не нужно его скачивать на компьютер, а после завершения выгружать обратно обновленную версию. Сторонние онлайн сервисы, такие как Google Docs и MS Office позволяют работать с документами прямо на портале. Корпоративный портал позволяет удобно делиться документами с коллегами, создавать документам внешние ссылки, как для доступа коллег, так и клиентов.

• Планирование и учет рабочего времени

Результативность работы организации во многом зависит от рабочей дисциплины. С помощью корпоративных порталов вы можете вести учет рабочего времени сотрудников. Они будут отмечать начало и конец рабочего дня, а так же всевозможные перерывы, отсутствия, командировки и т.д. Вся эта информация поможет оптимизировать временные затраты на выполнение проектов и задач. Многие порталы содержат хороший набор инструментов для работы с совещаниями. Массовая рассылка приглашений, планирование совещаний в календарях, а так же оповещение всех участников и итогах и задач проведенного совещания.

• CRM: Клиенты и продажи

Многие корпоративные порталы предлагают функции CRM систем , что позволяет вести базу контактов клиентов и партнеров, с которыми вы сотрудничаете. Возможность фиксации всех звонков и писем не позволит упустить самые важные моменты, а воронка продаж поможет отслеживать эффективность работы отдела продаж .

• HR: Управление персоналом

Корпоративные порталы позволяют легко представлять и управлять структурой компании. Вся необходимая информация о сотрудниках, такая как контактные телефоны, добавочные номера, email и так далее, будет всегда под рукой. Легко посмотреть кто на рабочем месте, кто отсутствует, кто в командировке и кто кого временно замещает, а у кого сегодня день рождения.

• Автоматизация бизнес-процессов

Ничего не ускоряет работу компании и не экономит время, так как это делают автоматизированные бизнес-процессы. Корпоративный портал предлагает автоматизировать ключевые бизнес-процессы, имеющиеся в компании. Рутинные операции, такие как оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов могут выполняться в разы быстрее.

Кому и зачем нужен корпоративный портал?

Корпоративный портал, прежде всего очень удобный инструмент для компаний с большим количеством удаленных сотрудников или филиальной структурой. Там где люди не находятся в пределах одного офиса или по роду своей деятельности много передвигаются. Корпоративный портал может служить для них мобильным рабочим местом. Но и для компаний с постоянным персоналом и единым местом локации корпоративный портал будет очень полезен по следующим причинам:

1. Экономия рабочего времени

Быстрее находить и обрабатывать необходимую информацию. Эффективнее общаться с коллегами и ускорять выполнение поставленных задач.

1. Повышайте эффективность работы сотрудников

С помощью корпоративного портала все всегда будут в курсе того, что им необходимо сделать и в какие именно сроки. Рабочие группы позволят делать это эффективнее, а все накопленные знания буду аккумулироваться, и передаваться внутри компании.

1. Оптимизируйте бизнес-процессы

Позвольте вашим документам и информации в буквальном смысле слова летать по вашей организации, а не переползать из кабинета в кабинет.

1. Получите контроль и управляемость

Вы всегда сможете быть в курсе того, кто, где находится, над чем работает и как долго. Обратная связь с сотрудниками станет гораздо быстрее и эффективнее.

1. Повысьте качество управленческих решений и эффективность бизнеса

Отчетность по факту выполнения задач, а анализ загруженности сотрудников поможет принимать вам более качественные решения. Как следствие повысится качество работы компании и ее конкурентоспособность.

Выбор и внедрение корпоративного портала

На данный момент существует, пожалуй, три варианта на выбор:

1. Покупка готового коробочного решения
2. Корпоративный портал как облачное решение
3. Разработка портала с нуля (заказное решение)

Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы, поэтому окончательное решение зависит от размера организации ее задач и целей внедрения.

Ищите инструменты для эффективной совместной работы вашей команды?

Отправьте запрос на бесплатную консультацию

Ваше имя*
Ваш телефон*
Название компании*
Сфера деятельности* --- Информационные технолгии Банковские и финансовые услуги Бытовые услуги, ремонт (сервис) Домашние питомцы Компьютерная техника Интернет Консалтинг Красота, здоровье Мебель, фурнитура Некоммерческая организация Образование Общепит Производство Развлечения, отдых, спорт Сельское хозяйство СМИ Страхование Строительство Телекоммуникации и связь Торговля Транспортные услуги и доставка Туризм Услуги для бизнеса Юридческие услуги Другое
Ваша должность*

Все

Задачи и определение Корпоративного портала

В статье "История корпоративных порталов и исторические определения" приведен далеко не полный ряд различных определений корпоративного портала. Но для системного изложения материалов по портальной тематике необходимо придерживаться только одного определения

Как велико число определений, так велико и число известных разновидностей корпоративного портала. Отметим два известных вида классификации.

1. По функциям.

• EIP (Enterprise Information Portal) - Корпоративный информационный портал
  Обеспечивает персонифицированный доступ к внутренним и внешним информационным ресурсам компании.
• EEP - (Enterprise Expertise Portals) – Корпоративный экспертный портал , обеспечивает подключение к экспертам (связь между пользователями) на основе их знаний (способностей)
• EAP (Enterprise Application Portal) - Корпоративный портал приложений
  Портал, который предоставляет пользователям различные корпоративные приложения компании.
• ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Корпоративный портал совместной работы . Портал, предоставляющий информацию и приложения, и обеспечивающий совместную работу группы сотрудников.
• EKP (Enterprise Knowledge Portal) - Корпоративный портал управления знаниями
  Интегрированный портал, предназначенный для обеспечения коллективной работы с максимальным информационным обеспечением и аккумулированием знаний в виде корпоративной информации.

Первые три типа порталов предназначены для индивидуальной работы и обеспечивают пользователя необходимой ему информацией, приложениями, экспертными заключения специалистов (которых он может найти и к которым пользователь может подключиться с помощью портала). Иногда все их объединяют под общим названием «Корпоративный информационный портал».

Вторые два типа порталов это порталы совместной работы (автоматизации бизнес-процессов). Они позволяют проводить определенный цикл работ в соответствии с алгоритмом бизнес-процессов, автоматически передавать промежуточные результаты по цепочке другим пользователям, отслеживать и координировать ход работ. При этом пользователи имеют максимальное информационное обеспечение, а компания аккумулирует корпоративную информацию, превращая ее в свой капитал.

2. По назначению.

• B2C (Business-to-Consumer) - Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве продавца выступает юридическое лицо (предприятие, организация), а покупателя - физическое лицо.
• B2B (Business-to-Business) - Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве субъектов процессов продажи и покупки выступают юридические лица (предприятия, организации).
• B2E (Business-to-Employee) - Внутрикорпоративные системы по организации работы персонала компании, отдельных структур или подразделений.

Корпоративные порталы B2C, B2B, B2E включают в себя корпоративные порталы EAP, EIP, EKP, однако на базе последних можно строить и другие самые различные системы.

Исходя из изложенного, корпоративный портал призван решать следующие основные задачи:

1. Создание информационной базы компании с системой классификации и извлечения информации.
2. Предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации и приложениям сотрудникам компании, а также уполномоченным клиентам, поставщикам и партнерам компании, вне зависимости от их территориального расположения.
3. Обеспечение коллективной работы в реальном времени сотрудников компании, а также уполномоченных клиентов, поставщиков и партнеров компании, вне зависимости от их территориального расположения.

Первый пункт решает вопрос с вводом, хранением и извлечением информации. Во многих компаниях число шкафов и папок с различной информацией, разбросанных по различным подразделения, превышает тот предел, когда вообще можно найти в отведенное время требуемую (и лежащую в одной из папок одного из шкафов в одном из подразделений) информацию. А то и еще хуже, когда можно найти устаревшую неактуальную информацию, принять ее за актуальную и использовать при выработке решений.

Второй пункт решает вопрос доступа к информации, доступа, не зависящего от территории и времени суток, но строго персонифицированного. Каждый пользователь может видеть и получать только ту информацию, к которой ему предоставлен доступ.

Третий пункт решает задачи совместной работы, те задачи, которые традиционные корпоративные системы, не могут решить без применения Интернет-технологий, т.е. без использования корпоративных порталов. Эти корпоративные порталы могут использоваться как отдельные подсистемы корпоративных систем, так и как самостоятельные автономные приложения.

Единственное ограничение корпоративного портала – наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый Интернет, практически снимают все территориальные ограничения. Кроме того, корпоративный информационный портал это кросс-платформенное решение, не зависящее также ни от оборудования, ни от приложений.

Приведенные выше определения и вытекающие задачи практически не имеют границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились бы лет на двадцать раньше.

Исходя из всех известных определений, видов порталов и задач, которые ставятся перед ними, дадим следующее общее и краткое определение.

Корпоративный портал - это web -портал компании содержащий корпоративную информацию и сервисы, и обеспечивающий персонифицированный доступ к ним сотрудникам компании и другим уполномоченным пользователям.

Фактически, это определение ставит только два обязательных критерия, по которым приложение может быть классифицировано как корпоративный портал:

1. Web- интерфейс
2. Персонифицированный доступ

Во всем остальном предоставляется полная свобода, что и объясняет многочисленность видов и масштабов корпоративных порталов.

Кроме этой статьи Вы можете посмотреть по тематеке текущего раздела:
6 статей в разделе "Энциклопедия"
в разделе "Статьи".
в разделе "История".
__________________

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal, EIP) - также известен как корпоративный портал. Информационная автоматизированная система, предоставляющая сотрудникам в едином порядке необходимые сервисы. Корпоративный портал имеет как ограниченный доступ для сотрудников так и (при желании самой компании) свободный доступ для всех желающих. В любом случае система EIP обеспечивает безопасный доступ к единому ресурсу (чаще всего через веб-интерфейс), и в целом корпоративный портал являетя средством агрегирования и персонализации информации.

О назначении первых порталов недвусмысленно говорит первое в истории определение термина: «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений» (Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998).

Порталы первого периода использовались как инструмент для публикации информации от руководства для сотрудников компании. Они представляли собой сайт с информацией о компании, на одной из страниц которого мог быть организован простой внутренний форум. На портале можно было получить информацию о последних организационных изменениях в компании, ознакомиться с новостями. Кроме того, портал выполнял функции простого файлового хранилища.

С развитием технологий функции порталов ширились. Начиная с 2000 года, сотрудники компаний начали использовать портал для поиска необходимой информации, для получения ответов на свои вопросы. Портальные технологии получили развитие в сторону структурирования и классификации данных, повышения скорости и эффективности поиска необходимой информации, а также обеспечения необходимого формата представления полученных результатов. В этот период корпоративные порталы начали выполнять функции баз знаний в различных предметных областях связанных с деятельностью компании.

Определения Gartner

EIP: Выбор и внедрение

Производители корпоративных порталов и решения

Производитель	Наименование продукта	Технология	Лицензия	API портала	Русифицирован
Apache Software Foundation (ASF)	Jetspeed 2.1.3	J2EE	Apache License v2.0	JSR-168	Неизвестно
ATG	ATG Portal	J2EE	Коммерческая	JSR-168	Неизвестно
Backbase	Rich Portal	RIA , J2EE , .NET	Коммерческая	Web Oriented Architecture	Неизвестно
Broadvision	Broadvision Portal 8.0	J2EE	Коммерческая	Неизвестно	Неизвестно
eXo Platform SAS	eXo Portal 2.5	J2EE	Affero General Public License	JSR-286	Неизвестно
Fasihi	Fasihi Enterprise Portal 2.0	J2EE	Коммерческая	JSR-286	Неизвестно
IBM	WebSphere Portal Server 6.1	J2EE	Коммерческая	JSR-286	Да

Интранет, внутрифирменная информационно-коммуникативная сеть, предоставляет уникальные возможности в работе с персоналом. Это эффективный инструмент формирования корпоративной культуры, транслирования корпоративных стандартов, управления информационными потоками и бизнес-процессами. В данной статье представлен реальной опыт создания корпоративного портала в крупной холдинговой компании.

Для чего нам понадобился корпоративный портал

Компания, в которую я пришел работать год назад, - это структура, имеющая филиальную сеть в ряде регионов страны, а также дочерние зависимые общества (в том числе и за рубежом). Организация молодая, с динамично развивающейся корпоративной культурой, формирующимися традициями и нуждающимися в систематизации бизнес-процессами.

Хорошо фирмам, где численность персонала невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда у вас много больше сотни сотрудников? Вот именно, каждому-то руку не пожмешь… Потому одним из приоритетов в моей работе стало развитие эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Разумеется, стояли цели сделать информационные потоки и процессы развития корпоративной культуры управляемыми, транслировать единые стандарты и принципы деятельности, повысить степень удовлетворенности работников трудом, развивать принципы социального партнерства между работниками и администрацией. И вот в качестве одного из инструментов для реализации этих задач решили использовать корпоративный портал.

По замыслу пользовательской основой портала должно было явиться… общение, а все остальные процессы могли бы на этом базироваться. Вы, наверное, удивлены, ведь обычно большинство компаний начинают формировать корпоративную «виртуальную среду» как раз с бизнес-процессов. Но если на первом этапе внедрять посредством портала, к примеру, документооборот или систему отчетности, то большинство работников сочтут это «обязаловкой» и «увеличением объема операций». (Не случайно так трудно проходит внедрение всевозможных «АСУПов» - автоматизированных систем управления персоналом.) Если же сначала предложить людям аналог социальной сети, пользование которым всемерно поощряется, то процесс пойдет совсем по-другому.

Само по себе общение - как деловое, так и неформальное - крайне важно для людей. В наших интересах сделать это общение структурированным и защищенным. Ведь если работники будут восполнять недостаток в коммуникации «трепом» на деловые темы на сайте «Одноклассники» (а мы не в силах запретить им посещать социальные сети в нерабочее время), то это огромный риск утечки коммерческой информации.

Тратить нельзя экономить

Убедившись в важности внедрения корпоративного портала, прежде чем выходить к руководству с предложениями о финансировании проекта, мы решили проанализировать варианты, которые предлагает нам рынок. Оказалось, их три. Первый - пригласить веб-разработчиков, чтобы они создали приемлемую оболочку «с нуля»; потом ввести в штат несколько программистов, чтобы они создавали новые разделы портала. Срок разработки внутреннего сайта в этом случае не короток. К тому же увеличение ФОТ, особенно в период кризиса, - затея сомнительная.

Второй вариант - купить платформу, куда уже заложены определенные основы для создания корпоративного портала. В своей практике в одной из организаций мне уже приходилось сталкиваться с подобным решением: установили платформу, руководство требовало ведения отчетности через этот ресурс, но популярностью он не пользовался, потому что не был социально-ориентированным.

Да, эта платформа будет функциональной (например в плане взаимодействия с различными офисными приложениями), но, чтобы она стала корпоративным порталом с «человеческим лицом», придется потрудиться. Потребуются специалисты - «узкие профи», а их днем с огнем… Сами они это понимают, и компания вынуждена им переплачивать. Стоимость внедрения подобных решений может составлять порядка 1,3 млн. руб.

Вариант третий - купить готовое портальное решение на базе своеобразного конструктора с интуитивно-понятным интерфейсом, который бы позволял управлять корпоративным порталом без специальных знаний программирования и html-верстки. Установить этот «конструктор» самостоятельно (или с помощью техподдержки поставщика), интегрировать пользователей и постепенно наполнять и модернизировать данное решение в соответствии со своими идеями и нуждами. Стоимость такой затеи обходится в сумму от 35 тыс. руб. и зависит от числа пользователей ресурса.

Мы пошли именно по такому пути - выбрали готовое портальное решение, разработанное на базе веб-технологий, от поставщика, хорошо зарекомендовавшего себя в этой сфере.

Техническая суть

Не буду «грузить» коллег терминологией и техническими подробностями. Скажу только, что приобретенный нами «web-конструктор» состоит из элементов, знакомых всем пользователям Интернета - таких как поиск, теги, блоги, социальные сервисы и т. п. Это простые и привычные уже практически любому человеку инструменты, а ведь никто никого никогда не учил работать с поисковыми сетями или в социальных сетях. Так вот оказалось, что эти же принципы с легкостью переносятся в корпоративную среду, помогая работать с информацией - накапливать ее, публиковать, искать, использовать.

Вообще технологии, применяемые в Интернете, сейчас активно проникают в сферу управления персоналом и управления корпоративными знаниями. Кстати, на Западе это направление получило даже отдельное название - Enterprise 2.0.

Экономическое обоснование

1. Экономия рабочего времени :
   • сократятся издержки на поиск нужной в конкретный момент информации;
   • минимизируются потери корпоративной информации;
   • значительно ускорятся бизнес-процессы компании;
   • исчезнут проблемы с коммуникациями между сотрудниками;
   • новый персонал будет быстрее адаптироваться.
2. Оптимизация бизнес-процессов :
   • сотрудники будут совместно работать над документами, задействовав систему документооборота;
   • компания серьезно сэкономит на скорости прохождения операций;
   • горизонтальные связи между подразделениями станут намного эффективнее;
   • минимизируется потребность в командировках при территориально-распределенной структуре компании.
3. Повышение качества управленческих решений :
   • в рабочих группах можно будет обсуждать и корректировать совместные планы;
   • результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность;
   • решения типовых бизнес-задач сотрудники смогут находить в корпоративной базе знаний.
4. Повышение эффективности сотрудников :
   • персонал будет в курсе того, что происходит в компании и подразделениях;
   • опыт работы станет накапливаться в корпоративной базе знаний;
   • знания будут использоваться многократно и передаваться внутри компании;
   • рабочие группы смогут работать сообща над проектами и документами;
   • кадры будут постоянно обучаться и проходить профпереподготовку.
5. Обеспечение контроля и управляемости :
   • процесс работы всех подразделений компании станет прозрачным;
   • внутренняя переписка сотрудников будет под контролем;
   • доступ к Интернету можно ограничить;
   • внутренняя система сообщений на портале заменит собой ICQ и другие интернет-пейджеры;
   • занятость и отсутствие сотрудников можно будет контролировать;
   • обратная связь с персоналом станет быстрее и эффективнее.
6. Эффективность бизнеса :
   • повысится качество работы и обслуживания клиентов компании;
   • вырастет конкурентоспособность компании на рынке;
   • имидж компании поднимется в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

В качестве союзников внедрения корпоративного портала в компании мы привлекли разработчиков приобретаемого продукта, а также их методики расчета эффективности.

Наши коллеги рассуждали так: корпоративный портал - это решение для экономии ресурсов, для повышения производительности работы сотрудников. В чем можно измерить экономию? В деньгах, естественно. Деньги сэкономленные есть деньги заработанные. Если говорить о работе сотрудников, то деньги - это их время. Когда люди меньше времени тратят на поиск информации, нужной для работы, а больше на саму работу, компания выигрывает. Когда каждый сотрудник за счет использования возможностей портала экономит хотя бы 5 минут времени в день… Считайте сами, сколько стоит 5 минут рабочего времени в зависимости от ФОТ.

Сравните, в какую сумму обойдется внедрение корпоративного портала с эффектом от экономии всего 5 минут рабочего времени всех сотрудников в год и вы сможете посчитать рентабельность от внедрения этого решения. Это, конечно, казуистика, но с руководством и экономистами нужно говорить языком фактов и цифр.

На стыке профессий

Насколько нужно кадровикам - инициаторам внедрения портала разбираться в технических вопросах? Отвечу так: необходимо, хотя бы поверхностно. Это поможет обойти возможные препятствия как со стороны собственных IT-служб, так и со стороны провайдеров. Надо же нам как-то противостоять их «шаманству». Представьте: приходит специалист, «бьет в бубен», произносит на непонятном для кадровика языке словосочетания, больше напоминающие заклинания, и требует за это приличных денег по принципу - «непонятно - значит, умно, а поэтому дорого».

Нет, дорогие мои, все гениальное - просто. Уважающие себя провайдеры предельно прозрачны. Больше того, грамотные разработчики стараются максимально упростить задачу для будущих пользователей, а особо профессиональные компании даже создают виртуальную лабораторию, которая позволяет «пощупать» их продукт. Но ведь нам надо понимать, что «пощупать», правда?

Еще один важный момент - система обновлений. Если вы приобретаете продукт и вам говорят, что сразу после интеграции все исправления и обновления будут платными, то от такого продукта лучше отказаться. Это заведомо повлечет за собой дополнительные траты и недовольство руководства. Надежный провайдер бесплатно предоставляет обновления в течение определенного периода - как правило, одного года.

* * * Что касается кадровика, то на период внедрения корпоративного портала ему лучше забыть о спокойной жизни (если она у него была). Процесс этот требует терпения, интереса к инновациям, креатива и готовности работать сверхурочно. Кстати, взамен можно приобрести новые полезные навыки и оживить интерес к работе.

Теперь поговорим о «начинке» корпоративной сети.

Хорошо тем компаниям, численность персонала которых невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда число сотрудников перевалило за сотню? Да и ни для кого не секрет, что, помимо исполнения трудовых обязанностей, для людей крайне важно общение - как неформальное, так и деловое. И тут на помощь приходит Интранет.

Разделы и функции корпоративного портала условно можно объединить в следующие блоки:

1. Представление компании :
   • общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;
   • официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);
   • календарь событий компании;
   • фото- и видеоотчеты о деятельности компании;
   • лента важных новостей отрасли;
   • внутренние вакансии компании;
   • контакты и реквизиты для быстрого доступа.
2. Представление сотрудников компании :
   • единый справочник сотрудников компании;
   • быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);
   • настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);
   • быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail);
   • контроль присутствия сотрудника на портале;
   • информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия;
   • списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска Почета, дни рождения;
   • личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото- и видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).
3. Управление корпоративной информацией :
   • библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и проводник;
   • работа с документами портала с помощью Microsoft Office;
   • система документооборота материалов портала;
   • контроль версий документов портала;
   • разграничение доступа к документам;
   • управление мультимедиаматериалами (фото, видео).
4. Корпоративный поиск :
   • полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке;
   • поиск по тегам и облако тегов;
   • поддержка русской и английской морфологии;
   • моментальная индексация обновленных и новых документов;
   • учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;
   • расширенный язык поисковых запросов;
   • федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т. п.).
5. Коллективная работа и социальные сети :
   • создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;
   • использование принципов социальной сети в организации совместной работы;
   • гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников;
   • календарь событий группы и ее участников;
   • организация совещаний группы;
   • обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);
   • задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения;
   • отчеты о выполнении задач от участников группы;
   • библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через проводник Windows и офисные приложения;
   • фотоматериалы группы.
6. Бизнес-процессы :
   • документооборот контента на портале;
   • настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников;
   • автоматизация обслуживания заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;
   • организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения;
   • организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;
   • бронирование переговорных комнат (и любых других помещений).
7. Внутрикорпоративные коммуникации :
   • обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ);
   • календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции;
   • совещания/оповещения;
   • открытые и закрытые тематические форумы;
   • фотогалереи личные и общественные;
   • опросы и анкетирование сотрудников;
   • интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS-ленты на портале;
   • автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.
8. Обучение и тестирование сотрудников :
   • создание неограниченного числа учебных курсов;
   • вопросы по итогам урока, тест для самопроверки;
   • журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;
   • автоматическое определение результатов;
   • гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Естественно, все это и сразу каждому сотруднику не нужно, поэтому наш корпоративный портал содержит функцию гибкой настройки - каждый пользователь может сформировать свой индивидуальный рабочий стол, просто перетаскивая или скрывая информационные блоки.

Если компания имеет вертикальноинтегрированную структуру, то на портале можно создать разделы для выше­стоящей и организационно-подчиненной структуры и разграничить доступ каждой из структур к разделам портала. Можно расположить систему формирования отчетности на портале, фиксировать сроки и качество подготовки отчетов. Кадровику, подавшему такую идею, цены не будет.

Для нормального функционирования портала необходимо принять меры по обеспечению безопасности и защиты каналов доступа к этому информационному ресурсу. Если кадровики этого не предусмотрят, то будут иметь противодействие со стороны службы безопасности, а если таковой нет, то просто рискуют нанести вред своей компании. Поэтому в случае привлечения внешних провайдеров к реализации этого проекта, для получения дистанционной технической поддержки, одновременно с подписанием договора следует подписать соглашение или обязательство о неразглашении персональных данных и сведений, размещаемых на вашем портале.

После одобрения этого проекта, выделения средств и приобретения всех необходимых составляющих, мы установили этот ресурс на сервер, а дальнейшую работу разбили на несколько этапов.

На первом этапе готовая структура, предложенная разработчиком, была нами модернизирована посредством заложенного в систему конструктора и наполнена контентом. После этого в систему портала были интегрированы пользователи головной организации.

На следующем этапе корпоративный портал работал в тестовом режиме. В процессе опытной эксплуатации функции портала адаптировались исходя из потребностей структурных подразделений компании в оптимизации бизнес-процессов. С участием ИТ-специалиста портал дополнялся новыми возможностями и решениями.

Третий этап - подключение удаленных пользователей из филиалов. Таким образом мы хотели постепенно формировать у всех сотрудников целостное восприятие протекающих бизнес-процессов и повысить у каждого работника ощущение сопричастности к задачам, реализуемым компанией.

Фактически сейчас создается виртуальный офис компании, куда сотрудники могут попадать из любой точки и в любое время.

Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!..

Если кто-то считает, что достаточно заполучить оборудование, развернуть на нем систему страниц, функций и сервисов и все завертится, закрутится, все станут счастливыми обладателями инструмента от кадровой службы, то он ошибается.

Помимо разных технических проблем, возможны сложности, связанные с изменением внутренней корпоративной культуры. Как и любое новшество, портал требует адаптации восприятия сотрудников к использованию его возможностей в работе. Работать «как раньше» всем привычнее, и потребуется время, чтобы все больше работников понимали преимущества внедряемой системы.

Поскольку процесс изменения корпоративной культуры - штука довольно длительная, то и сейчас мы стараемся использовать все формы и методы «встраивания» портала в жизнь компании. Методов «из-под палки» мы избегаем, а дополняем этот ресурс удобными сервисами и постепенно интегрируем использование портала в нормы и правила. Например, не так давно мы разослали с портала всем сотрудникам сообщение: «Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!..». Отчеты зафиксировали всплеск посещений. Сотрудники ринулись смотреть - неужели за опоздания на работу вводятся карательные меры? По ссылке они обнаружили новость о том, что на корпоративном портале добавился новый сервис - маршруты городского транспорта, который покажет им, как добраться из точки А в точку Б быстрее.

Мы пришли к мысли (как бы она нам ни претила), что работники с большей охотой пойдут на корпоративный портал изучать меню в столовой, чем «презентацию стратегических задач, экстраполированных на фоне конвергенции экономических базисов, и кластерно-фокусный анализ экзистенциальных символов современной экономики», например. Сотрудники - это люди, а людям хочется признания. Поэтому мы организовали возможность рассказать желающим о своих увлечениях, дали возможность всем и каждому высказать «свое авторитетное мнение» по ряду вопросов, разместили доску Почета с фотографиями.

Постепенно наряду со всеми этими внешними атрибутами портал наполняется составляющими, куда более важными для развития бизнеса. Вот уже и наши партнеры заинтересовались этим решением - привлекают нас для обмена опытом с целью внедрения такого же инструмента.

• Корпоративная культура

Ключевые слова:

1 -1