रिपोर्ट कार्ड डिकोडिंग में आर.वी. टाइम शीट में पदनाम और कोड। वेतन गणना हेतु सूचना

इस तथ्य के कारण कि मजदूरी की गणना कार्य समय पत्रक में निहित जानकारी के आधार पर की जाती है, इस दस्तावेज़ को भरने पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। आइए उन मुख्य प्रश्नों पर विचार करें जो टाइम शीट को बनाए रखने और भरने के दौरान उठते हैं।

रिपोर्ट कार्ड किसी विशेष घटना को इंगित करने के लिए वर्णमाला या संख्यात्मक कोड का उपयोग कर सकता है, उदाहरण के लिए, काम पर उपस्थिति में डिजिटल अभिव्यक्ति में अक्षर I या 01, अनुपस्थिति पीआर या 24, बिना वेतन के अतिरिक्त दिन एनवी या 28 है।

वर्णमाला और संख्यात्मक वर्णों की पूरी सूची टी-12 फॉर्म के पहले पृष्ठ पर मौजूद है:

	वर्णानुक्रमक	डिजिटल
दिन के दौरान काम की अवधि
रात में काम की अवधि
सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम की अवधि
ओवरटाइम अवधि
चक्रीय आधार पर कार्य की अवधि
व्यापार यात्रा
बिना काम के उन्नत प्रशिक्षण
दूसरे क्षेत्र में काम से ब्रेक के साथ उन्नत प्रशिक्षण
वार्षिक मूल भुगतान अवकाश
वार्षिक अतिरिक्त सवैतनिक अवकाश
प्रशिक्षण के साथ काम को जोड़ने वाले कर्मचारियों के लिए औसत कमाई बनाए रखते हुए प्रशिक्षण के संबंध में अतिरिक्त छुट्टी
आंशिक वेतन प्रतिधारण के साथ ऑन-द-जॉब प्रशिक्षुओं के लिए काम के घंटे कम किए गए
बिना वेतन प्रशिक्षण के संबंध में अतिरिक्त छुट्टी
मातृत्व अवकाश (नवजात शिशु को गोद लेने के संबंध में अवकाश)
बच्चे के तीन वर्ष की आयु तक पहुंचने तक माता-पिता की छुट्टी
नियोक्ता की अनुमति से किसी कर्मचारी को दी गई अवैतनिक छुट्टी
रूसी संघ के वर्तमान कानून द्वारा प्रदान की गई शर्तों के तहत बिना वेतन के छुट्टी
बिना वेतन के अतिरिक्त वार्षिक अवकाश
कानून के अनुसार लाभ के असाइनमेंट के साथ अस्थायी विकलांगता (कोड "टी" द्वारा प्रदान किए गए मामलों को छोड़कर)।
कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में लाभ के बिना अस्थायी विकलांगता
कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में सामान्य कामकाजी घंटों की तुलना में काम के घंटों में कमी
बर्खास्तगी, दूसरी नौकरी में स्थानांतरण या काम से निलंबन के मामले में जबरन अनुपस्थिति का समय पिछली नौकरी पर बहाली के साथ अवैध घोषित किया जाता है
कानून के अनुसार राज्य या सार्वजनिक कर्तव्यों का पालन करते समय अनुपस्थिति
अनुपस्थिति (क़ानून द्वारा स्थापित समय के लिए उचित कारण के बिना कार्यस्थल से अनुपस्थिति)
कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में नियोक्ता की पहल पर अंशकालिक कार्य की अवधि
सप्ताहांत (साप्ताहिक अवकाश) और गैर-कार्यकारी छुट्टियाँ
अतिरिक्त दिनों की छुट्टी (भुगतान)
अतिरिक्त दिनों की छुट्टी (बिना वेतन के)
हड़ताल (शर्तों के तहत और कानून द्वारा निर्धारित तरीके से)
अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति (परिस्थिति स्पष्ट होने तक)
नियोक्ता के कारण डाउनटाइम
नियोक्ता और कर्मचारी के नियंत्रण से परे कारणों से डाउनटाइम
कर्मचारी की गलती के कारण डाउनटाइम
कानून के अनुसार भुगतान (लाभ) के साथ काम से निलंबन (काम से रोकना)।
मजदूरी अर्जित किए बिना, कानून द्वारा प्रदान किए गए कारणों से काम से निलंबन (काम से रोकना)।
वेतन भुगतान में देरी की स्थिति में कार्य को निलंबित करने का समय

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एकीकृत फॉर्म टी-12 का उपयोग बजटीय संस्थानों को छोड़कर, स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना किसी भी संगठन में किया जा सकता है।

बजटीय संस्थान रूस के वित्त मंत्रालय संख्या 52एन के आदेश द्वारा अनुमोदित लेखांकन फॉर्म का उपयोग करते हैं, जो अन्य वर्णमाला और संख्यात्मक पदनामों का उपयोग करता है।

2. एनएन कोड का उपयोग किन मामलों में किया जाता है?

एनएन कोड, या अज्ञात कारणों से किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति, हर बार दर्ज किया जाता है और जब तक कर्मचारी काम से अनुपस्थित रहता है, और जिम्मेदार व्यक्ति के पास उसकी अनुपस्थिति के कारणों के बारे में दस्तावेज नहीं होते हैं। यहां तक ​​कि अगर अनुपस्थित व्यक्ति का प्रबंधक शपथ लेता है कि कर्मचारी अनुपस्थित है (पीआर कोड), तो इस कोड को प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में डालने में जल्दबाजी न करें, तब तक प्रतीक्षा करें जब तक कर्मचारी अपनी अनुपस्थिति को स्पष्ट करने वाला दस्तावेज नहीं लाता है, अन्यथा ऐसा हो सकता है कि रिपोर्ट एनएन कोड वाला कार्ड लेखा विभाग को जमा किया जाएगा, और बाद में पता चलेगा कि कर्मचारी किसी अच्छे कारण से अनुपस्थित था, और फिर प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में बदलाव करना होगा।

3. व्यावसायिक यात्राओं पर छुट्टी के दिन कैसे निर्दिष्ट किए जाते हैं?

व्यवसाय पर यात्रा करते समय छुट्टी के दिनों के कोड पदनाम के मुद्दे पर दो दृष्टिकोण हैं: कुछ का मानना ​​​​है कि कोड K (व्यापार यात्रा) दर्ज करना आवश्यक है, अन्य का तर्क है कि कोड बी (छुट्टी का दिन) दर्ज करना आवश्यक है। दोनों के पास अपने-अपने उचित और कानूनी रूप से उचित तर्क हैं, लेकिन कोई एक दृष्टिकोण नहीं है, इसलिए अपने स्वयं के स्थापित अभ्यास से आगे बढ़ें।

4. जब कोई कर्मचारी बीमार होता है तो क्या टाइमशीट पर छुट्टी के दिन अंकित होते हैं?

जब कोई कर्मचारी बीमार छुट्टी पर होता है, तो सप्ताहांत और छुट्टियों सहित अस्थायी विकलांगता की पूरी अवधि के लिए कोड बी (अस्थायी विकलांगता) सौंपा जाता है। एक समान पूर्ण पंजीकरण तब किया जाता है जब कर्मचारी मातृत्व अवकाश (पी), माता-पिता की छुट्टी पर होते हैं जब वे तीन वर्ष की आयु (ओजेड) और अवैतनिक अवकाश (यूपी) तक पहुंचते हैं।

5. छुट्टी के दिनों को कैसे निर्दिष्ट किया जाता है?

यदि, जब कोई कर्मचारी वार्षिक मूल भुगतान अवकाश (पीए) या वार्षिक अतिरिक्त भुगतान अवकाश (एपी) पर होता है, तो उसकी बाकी अवधि के दौरान एक दिन की छुट्टी आती है, तो रिपोर्ट कार्ड में ओटी या ओडी कोड को बी (सप्ताहांत और सप्ताहांत) से बदला जाना चाहिए। गैर-कामकाजी छुट्टियां), क्योंकि, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 120 के अनुसार, भुगतान छुट्टी की अवधि के दौरान पड़ने वाली गैर-कामकाजी छुट्टियां छुट्टी के कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल नहीं हैं।

6. रिपोर्ट कार्ड पर कौन से पदनाम अंकित होने चाहिए, डिजिटल या अल्फाबेटिक?

इस मामले पर कोई स्पष्ट निर्देश नहीं हैं, इसलिए, प्रत्येक संगठन में, स्थापित अभ्यास और उपयोग में आसानी के आधार पर जानकारी को टाइमशीट में दर्ज किया जाता है।

7. रिपोर्ट कार्ड का कौन सा रूप भरने के लिए उपयोग करना अधिक सुविधाजनक है?

रिपोर्ट कार्ड का फॉर्म कोई मायने नहीं रखता, आप रूस की राज्य सांख्यिकी समिति नंबर 1 (फॉर्म टी-12, फॉर्म टी-13) के डिक्री द्वारा अनुमोदित फॉर्म का चयन कर सकते हैं, आप के आदेश द्वारा अनुमोदित फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। रूस के वित्त मंत्रालय संख्या 52एन।

सामान्य तौर पर, यदि आप किसी व्यावसायिक संगठन में काम करते हैं, तो आप स्वतंत्र रूप से अपने स्वयं के वर्णमाला या संख्यात्मक पदनामों के साथ अपना स्वयं का फॉर्म विकसित और स्वीकृत कर सकते हैं, कोई भी इसे प्रतिबंधित नहीं करता है, मुख्य बात यह है कि यह वास्तव में है।

8. काम के घंटों का हिसाब किसे रखना चाहिए और इसके लिए कौन जिम्मेदार होना चाहिए?

यदि संगठन छोटा है, तो एक व्यक्ति रिकॉर्ड रख सकता है।

यदि उद्यम की संरचना महत्वपूर्ण है, तो प्रत्येक प्रभाग में एक जिम्मेदार व्यक्ति नियुक्त करने की सलाह दी जाती है।

विभिन्न प्रकार की गलतफहमियों से बचने के लिए सभी जिम्मेदार व्यक्तियों को, उनकी संख्या की परवाह किए बिना, मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है।

टाइमशीट भरने की पूर्णता और शुद्धता की जिम्मेदारी आदेश द्वारा अधिकृत व्यक्ति की है।

विभाग का प्रमुख लेखा विभाग को टाइमशीट समय पर प्रस्तुत करने के लिए जिम्मेदार है।

नियोक्ता सैद्धांतिक रूप से सभी के लिए जिम्मेदार है।

9. यदि उद्यम छोटा है और काम के घंटे सप्ताह में पाँच दिन हैं तो काम के घंटों का ठीक से हिसाब कैसे रखें?

रिकॉर्ड रखने का कोई एक तरीका नहीं है; आप निरंतर रिकॉर्ड रख सकते हैं (सभी तथ्यों को रिकॉर्ड करें), या आप केवल विचलन (अस्थायी विकलांगता, अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति आदि) रिकॉर्ड कर सकते हैं। मुख्य मानदंड कागज पर काम किए गए वास्तविक समय को रिकॉर्ड करने की शुद्धता है, क्योंकि यह दस्तावेज़ मजदूरी की गणना के लिए प्राथमिक है।

रोज़मर्रा के काम में, कुल कार्य अवधियों का हिसाब लगाते समय पहला विकल्प अधिक सुविधाजनक होता है; दूसरा विकल्प तब बेहतर होता है जब कार्य घंटों की अवधि स्थिर होती है, जैसा कि पाँच-दिवसीय अवधि के मामले में होता है।

किसी भी स्थिति में, काम के घंटे प्रतिदिन दर्ज किए जाते हैं और मासिक रूप से लेखा विभाग को जमा किए जाते हैं।

यह समझने के लिए कि कार्य समय पत्रक में किस प्रकार का समय (काम, छुट्टी का दिन, छुट्टी, आदि) परिलक्षित होता है, कुछ कोड का उपयोग किया जाता है - वर्णमाला या डिजिटल। पत्र वाले अधिक बार उपयोग किए जाते हैं क्योंकि वे दृष्टिगत रूप से अधिक जानकारीपूर्ण होते हैं।

टाइम शीट: 2018 में पदनाम

एकीकृत सशर्त कोड टी-12 रिपोर्ट कार्ड फॉर्म में पाए जा सकते हैं।

तालिका में सभी पदनामों को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• कोड जो कार्य समय के प्रकार को इंगित करते हैं जब कर्मचारी ने अपने कार्य कर्तव्यों का पालन किया;
• कोड जो कार्यस्थल से कर्मचारी की अनुपस्थिति की अवधि दर्शाते हैं।

चूँकि वर्तमान में एकीकृत रिपोर्ट प्रपत्रों का उपयोग करना आवश्यक नहीं है, उद्यम स्वतंत्र रूप से कोड सेट कर सकता है। आप एकीकृत सूची को अपने कोड के साथ भी पूरक कर सकते हैं।

टिप्पणी! यदि कोई उद्यम अपने स्वयं के कुछ कोड स्थापित करता है, तो इसे स्थानीय नियामक दस्तावेजों में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।

समय पत्रक में प्रतीक

अधिकांश उद्यम अभी भी रिपोर्ट कार्ड में एकीकृत अक्षर पदनामों का उपयोग करते हैं, क्योंकि वे उपयोग करने के लिए सबसे सुविधाजनक हैं और लगभग सभी स्थितियों को कवर करते हैं।

काम के घंटों के लिए कोड

कार्य के घंटे दर्शाने के लिए निम्नलिखित कोड का उपयोग किया जाता है:

• "मैं" - सामान्य कामकाजी मोड में कर्मचारी के कार्य कर्तव्यों के प्रदर्शन को दर्शाता है;
• "एन" - 22-00 से 6-00 तक काम के घंटे, यानी रात में काम;
• "आरवी" - सप्ताहांत और छुट्टियों पर काम पर जाना;
• "के" - कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर है, चाहे वह कार्य दिवस हो या छुट्टी;
• "सी" - ओवरटाइम काम के घंटे, ऐसे मामलों में जहां ओवरटाइम केवल महीने के परिणामों के आधार पर निर्धारित किया जा सकता है, इसे केवल टाइमशीट के अंतिम कॉलम में दर्ज किया जाता है;
• "आरपी", "वीपी" और "एनपी" - कार्य समय पत्रक में डाउनटाइम को दर्शाते हैं: क्रमशः नियोक्ता, कर्मचारी की गलती के कारण और पार्टियों की इच्छा से स्वतंत्र परिस्थितियों के कारण।

ये सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कोड हैं।

कर्मचारी की अनुपस्थिति दर्शाने के लिए कोड

उस समय को इंगित करने के लिए जब कोई व्यक्ति अपने आधिकारिक कर्तव्यों का पालन नहीं करता है, निम्नलिखित अक्षर पदनामों का उपयोग किया जाता है:

• "बी" - सप्ताहांत और छुट्टियां जब कर्मचारी आराम करता है;
• "बी" और "टी" - रिपोर्ट कार्ड में क्रमशः अस्थायी विकलांगता, भुगतान और अवैतनिक संकेत मिलता है;
• "ओटी" - वार्षिक भुगतान आराम (छुट्टी) की अवधि;
• रिपोर्ट कार्ड में "ओडी" अतिरिक्त छुट्टी को इंगित करता है, जिसका भुगतान किया जाता है;
• "पी" - यह कोड बीमारी की छुट्टी को दर्शाता है, जो एक महिला को गर्भावस्था और प्रसव के संबंध में दी जाती है;
• रिपोर्ट कार्ड में "OZH" - इस कोड के डिकोडिंग का मतलब है बच्चे की देखभाल के लिए दी गई छुट्टी;
• "यू" और "यूडी" - अध्ययन अवकाश, क्रमशः भुगतान और आपके स्वयं के खर्च पर;
• "पहले" - का अर्थ है आपके स्वयं के खर्च पर छुट्टी, यानी बिना भुगतान के;
• "पीआर" - आंतरिक जांच के दौरान स्थापित अनुपस्थिति;
• रिपोर्ट कार्ड में "एनएन" - इस कोड का डिकोडिंग अज्ञात कारणों से किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति को इंगित करता है। एक नियम के रूप में, इसे बाद में काम से अनुपस्थिति के उपरोक्त कारणों में से एक द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है।

आपको इस प्रकार के समय पर अधिक विस्तार से विचार करने की आवश्यकता है जब कोई व्यक्ति कार्यस्थल से अनुपस्थित रहता है। रिपोर्ट कार्ड में इसके लिए कोई पदनाम नहीं है. यह इस बात पर निर्भर करेगा कि अवकाश का दस्तावेजीकरण कैसे किया जाता है।

तथ्य यह है कि रूसी संघ के श्रम संहिता में डिफ़ॉल्ट रूप से छुट्टी जैसी कोई अवधारणा नहीं है, यह शब्द निम्नलिखित प्रकार के आराम को संदर्भित करता है:

• कर्मचारी के लिए सुविधाजनक समय पर एक दिन का आराम प्रदान करना, उस स्थिति में जब उसने अपने अवकाश के दिनों में काम किया हो (कोड "बी" द्वारा दर्शाया गया हो);
• कर्मचारी को उसके स्वयं के खर्च पर एक दिन प्रदान किया जाता है (ओडी कोड द्वारा दर्शाया गया);
• नियोक्ता के साथ समझौते से किसी कर्मचारी की काम से अनुपस्थिति, केवल आवेदन पर, रिपोर्ट कार्ड में प्रतिबिंबित किए बिना ("आई" अक्षर के साथ प्रतिबिंबित होगी)। हालांकि ये मामला श्रम कानूनों के खिलाफ जाता है.

यह स्थापित करने के लिए कि टाइमशीट में किस प्रकार का समय परिलक्षित होता है, अक्षर कोड का उपयोग किया जाता है। उन्हें एकीकृत रिपोर्ट कार्ड टी-12 में पाया जा सकता है। नियोक्ता उनका उपयोग करने के लिए बाध्य नहीं है, लेकिन अपने स्वयं के प्रतीकों को मंजूरी दे सकता है।

टाइम शीट मुख्य दस्तावेज है जिसमें कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी की काम के लिए उपस्थिति और अनुपस्थिति की संख्या के बारे में जानकारी होती है। इसे लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दिया जाता है। और डेटा के आधार पर मजदूरी की गणना और गणना की जाती है।

कानून 2 एकीकृत रिपोर्ट फॉर्म प्रदान करता है: टी-12 - मैन्युअल रूप से भरने के लिए; टी-13 - वास्तव में काम किए गए समय के स्वचालित नियंत्रण के लिए (एक टर्नस्टाइल के माध्यम से)।

प्रत्येक कार्य दिवस पर डेटा दर्ज किया जाता है। महीने के अंत में, प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति की कुल गणना की जाती है। एक्सेल का उपयोग करके कुछ कोशिकाओं को भरने को स्वचालित करके रिपोर्ट निर्माण को सरल बनाया जा सकता है। आइए देखें कैसे.

एक्सेल फ़ंक्शंस के साथ इनपुट डेटा भरना

प्रपत्र टी-12 और टी-13 में विवरणों की संरचना लगभग समान है।

टाइम शीट डाउनलोड करें:

प्रपत्र के पृष्ठ 2 के शीर्षलेख में (उदाहरण के रूप में टी-13 का उपयोग करके), संगठन और संरचनात्मक इकाई का नाम भरें। ठीक वैसे ही जैसे घटक दस्तावेजों में होता है।

हम दस्तावेज़ संख्या मैन्युअल रूप से दर्ज करते हैं। "संकलन की तिथि" कॉलम में, TODAY फ़ंक्शन सेट करें। ऐसा करने के लिए, एक सेल का चयन करें. फ़ंक्शन की सूची में आपको जो चाहिए उसे ढूंढें और दो बार ओके पर क्लिक करें।

"रिपोर्टिंग अवधि" कॉलम में, रिपोर्टिंग माह के पहले और आखिरी दिन इंगित करें।

हम टाइमशीट के बाहर एक फ़ील्ड आवंटित करते हैं। यहीं हम काम करेंगे. यह ऑपरेटर फ़ील्ड है. सबसे पहले, आइए रिपोर्टिंग माह के लिए अपना स्वयं का कैलेंडर बनाएं।

लाल क्षेत्र - तिथियाँ. यदि छुट्टी का दिन हो तो हरे मैदान पर वह नीचे रख देता है। यदि टाइमशीट पूरे एक महीने के लिए संकलित की गई है तो सेल टी2 में हम एक डालते हैं।

अब आइए यह निर्धारित करें कि एक महीने में कितने कार्य दिवस होते हैं। हम इसे परिचालन क्षेत्र पर करते हैं। वांछित सेल में सूत्र =COUNTIF(D3:R4;"") डालें। COUNTIF फ़ंक्शन कोष्ठकों में निर्दिष्ट सीमा में गैर-रिक्त कोशिकाओं की संख्या की गणना करता है।

हम संगठन के कर्मचारियों का क्रमांक, पूरा नाम और विशेषता मैन्युअल रूप से दर्ज करते हैं। साथ ही एक कार्मिक संख्या। हम कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड से जानकारी लेते हैं।



सूत्रों का उपयोग करके टाइमशीट स्वचालन

फॉर्म की पहली शीट में कार्य समय, डिजिटल और वर्णमाला रिकॉर्डिंग के लिए प्रतीक शामिल हैं। एक्सेल का उपयोग करके स्वचालन का मुद्दा यह है कि पदनाम दर्ज करते समय, घंटों की संख्या प्रदर्शित होती है।

उदाहरण के लिए, आइए निम्नलिखित विकल्प लें:

• सप्ताहांत पर;
• मैं - उपस्थिति (कार्य दिवस);
• ओटी - छुट्टी;
• के - व्यापार यात्रा;
• बी - बीमार छुट्टी.

सबसे पहले, आइए चयन फ़ंक्शन का उपयोग करें। यह आपको सेल में वांछित मान सेट करने की अनुमति देगा। इस स्तर पर, हमें उस कैलेंडर की आवश्यकता होगी जिसे ऑपरेटर फ़ील्ड में संकलित किया गया था। यदि किसी दिन छुट्टी का दिन पड़ता है, तो टाइमशीट पर "बी" दिखाई देता है। कार्यकर्ता - "मैं"। उदाहरण: =CHOICE(D$3+1,"I","B"). यह एक कक्ष में सूत्र दर्ज करने के लिए पर्याप्त है। फिर इसे निचले दाएं कोने पर "हुक" करें और इसे पूरी लाइन के साथ घुमाएं। यह इस प्रकार निकला:

अब हम यह सुनिश्चित करेंगे कि मतदान के दिन लोगों के पास "आठ" हों। आइए "यदि" फ़ंक्शन का उपयोग करें। लेजेंड के अंतर्गत पंक्ति में पहला सेल चुनें। "फ़ंक्शन सम्मिलित करें" - "यदि"। फ़ंक्शन तर्क: तार्किक अभिव्यक्ति - परिवर्तित की जा रही सेल का पता (ऊपर सेल) = "बी"। "यदि सत्य है" - "" या "0"। यदि यह दिन वास्तव में एक छुट्टी का दिन है - 0 कार्य घंटे। "यदि गलत है" - 8 (बिना उद्धरण के)। उदाहरण: =IF(AW24='B';'';8). सूत्र के साथ सेल के निचले दाएं कोने को "पकड़ें" और इसे पूरी पंक्ति में गुणा करें। यह इस प्रकार निकला:

महीने के दूसरे भाग में भी आपको यही काम करने की जरूरत है। यह सूत्रों की प्रतिलिपि बनाने और उनके द्वारा संदर्भित कक्षों को बदलने के लिए पर्याप्त है। परिणाम:

आइए अब संक्षेप में बताएं: प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति की संख्या गिनें। "COUNTIF" सूत्र मदद करेगा. विश्लेषण की सीमा पूरी श्रृंखला है जिसके लिए हम परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं। मानदंड "I" (उपस्थिति) या "K" (व्यापार यात्रा) अक्षर की कोशिकाओं में उपस्थिति है। उदाहरण: . परिणामस्वरूप, हमें किसी विशेष कर्मचारी के लिए कार्य दिवसों की संख्या मिलती है।

आइए काम के घंटों की संख्या की गणना करें। दो तरीके हैं. "सम" फ़ंक्शन का उपयोग करना - सरल, लेकिन पर्याप्त प्रभावी नहीं। अधिक जटिल, लेकिन अधिक विश्वसनीय - "COUNTIF" फ़ंक्शन का उपयोग करके। उदाहरण सूत्र: . जहां AW25:DA25 रेंज है, घंटों की संख्या के साथ पंक्ति की पहली और आखिरी सेल। कार्य दिवस ("I") का मानदंड "=8" है। व्यावसायिक यात्रा के लिए - "=K" (हमारे उदाहरण में, 10 घंटे का भुगतान किया जाता है)। सूत्र प्रस्तुत करने के बाद परिणाम.

श्रम कानून नियोक्ताओं को कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। कानूनी स्थिति की परवाह किए बिना संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों को काम के घंटों को ध्यान में रखना चाहिए। विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए, राज्य सांख्यिकी समिति ने टाइम शीट एन टी-12 और एन टी-13 के फॉर्म विकसित और अनुमोदित किए हैं।

हम भरने के लिए निर्देश प्रदान करेंगे, जो आपको डेटा को सही ढंग से प्रतिबिंबित करने और टाइमशीट का तर्कसंगत रूप से उपयोग करने में मदद करेगा।

आपको टाइम शीट की आवश्यकता क्यों है?

5 जनवरी 2004 नंबर 1 के राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित कार्य समय पत्रक, उद्यम के कार्मिक सेवा और लेखा विभाग को मदद करता है:

• कर्मचारी द्वारा काम किए गए या न किए गए समय को ध्यान में रखें;
• कार्य अनुसूची (उपस्थिति, अनुपस्थिति, विलंबता) के अनुपालन की निगरानी करें;
• वेतन की गणना करने या सांख्यिकीय रिपोर्ट तैयार करने के लिए प्रत्येक कर्मचारी द्वारा लगाए गए समय के बारे में आधिकारिक जानकारी है।

यह अकाउंटेंट को प्रत्येक कर्मचारी के लिए वेतन और मुआवजे की राशि के संचय या गैर-उपार्जन की वैधता की पुष्टि करने में मदद करेगा। मानव संसाधन अधिकारी को उपस्थिति पर नज़र रखनी चाहिए और यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारी पर लगाए गए जुर्माने को उचित ठहराना चाहिए।

टाइम शीट उन दस्तावेजों के रूपों को संदर्भित करती है जो किसी कर्मचारी को उसके अनुरोध पर कार्यपुस्तिका के साथ बर्खास्तगी पर जारी किए जाते हैं (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 84.1)।

यह ध्यान देने योग्य है कि टाइमशीट एन टी-12 और एन टी-13 के एकीकृत रूपों को 1 जनवरी 2013 से उपयोग के लिए आवश्यक नहीं है। हालाँकि, नियोक्ताओं को रिकॉर्ड रखना आवश्यक है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के भाग 4)। संगठन और व्यक्तिगत उद्यमी कर्मचारियों द्वारा काम पर बिताए जाने वाले समय को नियंत्रित करने के लिए अन्य तरीकों का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन वास्तव में, गोस्टकोमस्टैट द्वारा विकसित फॉर्म प्रारूप काफी सुविधाजनक है और हर जगह इसका उपयोग जारी है।

संगठन में टाइम शीट कौन रखता है

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के प्रपत्रों के उपयोग और उन्हें पूरा करने के निर्देशों के अनुसार:

• 2019 के लिए कार्य समय पत्रक एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा संकलित और बनाए रखा गया है;
• दस्तावेज़ पर विभाग के प्रमुख और मानव संसाधन कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं;
• जिसके बाद इसे लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दिया जाता है।

जैसा कि हम देख सकते हैं, नियम टाइम शीट रखने वाले कर्मचारी की स्थिति स्थापित नहीं करते हैं। प्रबंधन को इस कार्य के लिए किसी को भी नियुक्त करने का अधिकार है। इस प्रयोजन के लिए, जिम्मेदार व्यक्ति के पद और नाम को दर्शाते हुए एक आदेश जारी किया जाता है। यदि ऐसे कर्मचारी को नियुक्त करने का आदेश जारी नहीं किया गया है, तो रिकॉर्ड रखने की बाध्यता को रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। अन्यथा, किसी कर्मचारी से रिकॉर्ड रखने की अपेक्षा करना गैरकानूनी है। बड़े संगठनों में प्रत्येक विभाग में ऐसे कर्मचारी की नियुक्ति की जाती है। वह एक महीने के भीतर फॉर्म भरता है, इसे हस्ताक्षर के लिए विभाग के प्रमुख को देता है, जो बदले में डेटा की जांच करने के बाद फॉर्म को कार्मिक अधिकारी को भेज देता है। मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी जानकारी का सत्यापन करता है, उसके आधार पर अपने काम के लिए आवश्यक दस्तावेज भरता है, टाइम शीट पर हस्ताक्षर करता है और उसे अकाउंटेंट को भेज देता है।

छोटी कंपनियों में, इतनी लंबी श्रृंखला का पालन नहीं किया जाता है - लेखांकन पत्रक एक कार्मिक कर्मचारी द्वारा रखा जाता है, और फिर तुरंत लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दिया जाता है।

फॉर्म एन टी-12 और एन टी-13 टाइमशीट के बीच क्या अंतर है?

विषयों के दो स्वीकृत रूप भिन्न हैं; उनमें से एक (टी-13) का उपयोग उन संस्थानों और कंपनियों में किया जाता है जहां एक विशेष टर्नस्टाइल स्थापित किया जाता है - एक स्वचालित प्रणाली जो कर्मचारियों की उपस्थिति को नियंत्रित करती है। और टी-12 फॉर्म को सार्वभौमिक माना जाता है और इसमें एक अतिरिक्त धारा 2 भी शामिल है। यह वेतन के संबंध में कर्मचारियों के साथ समझौते को प्रतिबिंबित कर सकता है। लेकिन अगर कंपनी एक अलग प्रकार के लेखांकन के रूप में कर्मियों के साथ समझौता करती है, तो धारा 2 बस खाली रहती है।

टाइम शीट भरना

टाइमशीट भरने के दो तरीके हैं:

• निरंतर भरना - सभी उपस्थिति और अनुपस्थिति हर दिन दर्ज की जाती हैं;
• विचलन द्वारा भरना - केवल विलंबता और नो-शो नोट किया जाता है।

आइए हम उदाहरण के तौर पर निरंतर भरने की विधि का उपयोग करके टी-13 फॉर्म भरने के निर्देश दें।

चरण 1 - संगठन और संरचनात्मक इकाई का नाम

शीर्ष पर, कंपनी का नाम (व्यक्तिगत उद्यमी का पूरा नाम) और संरचनात्मक इकाई का नाम दर्ज करें। यह एक बिक्री विभाग, एक विपणन विभाग, एक उत्पादन विभाग, आदि हो सकता है।

चरण 2 - ओकेपीओ कोड

ओकेपीओ उद्यमों और संगठनों का एक अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता है। रोसस्टैट डेटाबेस में शामिल, इसमें निम्न शामिल हैं:

• कानूनी संस्थाओं के लिए 8 अंक;
• व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए 10 अंक।

चरण 3 - दस्तावेज़ संख्या और तैयारी की तारीख

• दस्तावेज़ संख्या क्रम में निर्दिष्ट है।
• संकलन की तारीख आमतौर पर रिपोर्टिंग माह का आखिरी दिन होता है।

चरण 4 - रिपोर्टिंग अवधि

टाइम शीट प्रति माह जमा की जाती है - हमारे मामले में अगस्त के पहले से आखिरी दिन तक की अवधि।

चरण 5 - कर्मचारी जानकारी

प्रत्येक विभाग के कर्मचारी के लिए एक अलग लाइन भरी जाती है।

• रिपोर्ट कार्ड में क्रमांक.
• कर्मचारी का अंतिम नाम और पद.

• प्रत्येक कर्मचारी को एक कार्मिक संख्या सौंपी जाती है और इसका उपयोग सभी आंतरिक लेखांकन दस्तावेजों में किया जाता है। इसे संगठन में काम की पूरी अवधि के लिए कर्मचारी द्वारा रखा जाता है और बर्खास्तगी के बाद कई वर्षों तक किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित नहीं किया जाता है।

चरण 6 - उपस्थिति और घंटों की संख्या के बारे में जानकारी

कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी भरने के लिए संक्षिप्त प्रतीकों का उपयोग किया जाता है। आपको उनकी एक सूची लेख के अंत में एक अलग पैराग्राफ में मिलेगी। कर्मचारी पेत्रोव ए.ए. के लिए हमारे उदाहरण में। 4 संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया गया:

• मैं - उपस्थिति (उपस्थिति के मामले में, काम किए गए घंटों की संख्या नीचे की सेल में दर्ज की जाती है);
• सप्ताहांत पर;
• के - व्यापार यात्रा;
• ओटी - छुट्टी.

चरण 7 - महीने के लिए दिनों और घंटों की कुल संख्या

• 5वें कॉलम में प्रत्येक आधे महीने में काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या दर्शाएं।

• छठे कॉलम में - महीने के दिनों और घंटों की कुल संख्या।

चरण 8 - पेरोल के लिए जानकारी

भुगतान प्रकार कोड विशिष्ट प्रकार के नकद भुगतान को निर्धारित करता है, जो संख्याओं में एन्क्रिप्ट किया गया है। कोड की पूरी सूची के लिए, लेख का अंत देखें। उदाहरण का उपयोग करता है:

• 2000 - वेतन (मजदूरी);
• 2012 - अवकाश वेतन।

• संगत खाता एक लेखा खाता है जिसमें से एक निर्दिष्ट प्रकार के पारिश्रमिक की लागत को बट्टे खाते में डाल दिया जाता है। हमारे मामले में, वेतन, यात्रा भत्ते और अवकाश वेतन को बट्टे खाते में डालने का खाता एक ही है।

• कॉलम 9 प्रत्येक प्रकार के पारिश्रमिक के लिए काम किए गए दिनों या घंटों की संख्या को इंगित करता है। हमारे मामले में, उपस्थिति और व्यावसायिक यात्राओं के दिन शीर्ष सेल में दर्ज किए जाते हैं, और छुट्टी के दिन निचले सेल में दर्ज किए जाते हैं।

यदि महीने के दौरान सभी कर्मचारियों पर एक प्रकार का पारिश्रमिक (वेतन) लागू होता है, तो भुगतान के प्रकार का कोड और खाता संख्या शीर्ष पर लिखी जाती है, कॉलम 7 और 8 खाली छोड़ दिए जाते हैं, जो केवल काम किए गए दिनों या घंटों को दर्शाते हैं। कॉलम 9 में। इस तरह:

चरण 9 - न आने के कारण और समय की जानकारी

कॉलम 10-12 में अनुपस्थिति का कारण और अनुपस्थिति के घंटों की संख्या का कोड होता है। हमारे उदाहरण में, कर्मचारी 13 दिनों के लिए अनुपस्थित था:

• 3 दिन - एक व्यावसायिक यात्रा के कारण;
• मैं 10 दिन की छुट्टी पर था.

चरण 10 - जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर

लेखांकन पत्रक पर माह के अंत में हस्ताक्षर किये जाते हैं:

• रखरखाव के लिए जिम्मेदार कर्मचारी;
• विभाग के प्रमुख;
• कार्मिक कार्यकर्ता.

टाइम शीट पर अवकाश कैसे अंकित करें

अपनी समय-पत्रिका पर अवकाश अंकित करने से पहले, निम्नलिखित बातें जानना महत्वपूर्ण है:

• किस प्रकार की छुट्टी बतानी है;
• अवकाश अवधि - कर्मचारी किस तारीख से किस तारीख तक आराम करता है;
• टाइमशीट भरने के लिए किस विधि का उपयोग किया जाता है - निरंतर या केवल विचलन दर्ज किए जाते हैं?

रिपोर्ट कार्ड में विभिन्न प्रकार की छुट्टियों को निम्नलिखित संक्षिप्ताक्षरों द्वारा दर्शाया गया है:

	नियमित भुगतान वाली छुट्टियाँ
	अतिरिक्त भुगतान किया गया
	प्रशासनिक (वेतन बचत के बिना)
	वेतन बरकरार रखते हुए शैक्षिक
	नौकरी पर प्रशिक्षण (छोटा दिन)
	वेतन बचत के बिना शिक्षा
	गर्भावस्था और प्रसव के लिए
	3 वर्ष तक के बच्चे की देखभाल
	कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में वेतन की बचत किए बिना
	वेतन की बचत के बिना अतिरिक्त

टाइमशीट भरने के दोनों तरीकों का उपयोग करते समय, कर्मचारी के अनुपस्थित रहने वाले प्रत्येक दिन के लिए एक छुट्टी का प्रतीक चिपका दिया जाता है। यह सिर्फ इतना है कि निरंतर विधि का उपयोग करते समय, शेष दिन टर्नआउट (सशर्त कोड "I") से भरे होते हैं, और विचलन को ध्यान में रखने की विधि का उपयोग करते समय, वे खाली रहते हैं।

तालिका में अन्य पदनाम और कोड

हम टाइम शीट में प्रयुक्त अक्षर पदनामों को तालिकाओं के रूप में प्रस्तुत करते हैं।

कार्यस्थल पर उपस्थिति:

काम से अनुपस्थित:

	लाभ के भुगतान के साथ अस्थायी विकलांगता (बीमार छुट्टी)।
	लाभ भुगतान के बिना अस्थायी विकलांगता
	कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में काम के घंटे कम कर दिए गए
	अवैध निष्कासन (बर्खास्तगी) के कारण जबरन अनुपस्थिति
	राज्य (सार्वजनिक) कर्तव्यों के प्रदर्शन के संबंध में उपस्थित होने में विफलता
	बिना उचित कारण के अनुपस्थिति
	अंशकालिक मोड
	सप्ताहांत और सार्वजनिक छुट्टियाँ
	अतिरिक्त भुगतान वाला दिन बंद
	अतिरिक्त अवैतनिक दिन की छुट्टी
	हड़ताल
	अनुपस्थिति का अज्ञात कारण
	नियोक्ता की गलती के कारण डाउनटाइम
	किसी के नियंत्रण से परे कारणों से डाउनटाइम
	कर्मचारी की गलती के कारण डाउनटाइम
	काम से निलंबन (भुगतान किया गया)
	वेतन रोके बिना बर्खास्तगी
	वेतन में देरी के मामले में काम का निलंबन

हम तो देंगे ही पारिश्रमिक के प्रकारों के बुनियादी डिजिटल कोड(पूरी सूची रूस की संघीय कर सेवा के आदेश दिनांक 13 अक्टूबर 2006 एन SAE-3-04/706@ में है):

पूर्ण नमूना समय पत्रक

टाइम ट्रैकिंग का बहुत महत्व है। इसे सटीक रूप से रिकॉर्ड किए बिना, किसी कर्मचारी को काम की अवधि के लिए पारिश्रमिक की राशि निर्धारित करना असंभव है, खासकर अगर काम रात में या छुट्टियों पर किया गया हो। काम की अवधि और आराम के बीच अंतर करने के लिए, गोस्कोमस्टैट ने विशेष कोड विकसित किए हैं, जिनके अर्थ और प्लेसमेंट नियम हम आगे समझने की कोशिश करेंगे।

टाइम शीट बनाए रखने के सामान्य नियम

विधायी स्तर पर, सभी प्रकार के स्वामित्व वाले उद्यमों के लिए समय रिकॉर्ड रखना अनिवार्य है। संगठन के कर्मचारियों में कम से कम एक किराए के कर्मचारी की उपस्थिति समय पत्रक बनाए रखने की आवश्यकता पैदा करता है.

रिपोर्ट कार्ड राज्य स्तर पर अनुमोदित एक प्रपत्र है जो काम पर कर्मचारी की उपस्थिति और उसकी अनुपस्थिति के कारणों के डेटा को दर्शाता है।

समय रिकॉर्ड रखने से आप निम्नलिखित कार्यों को शीघ्रता से हल कर सकते हैं:

• प्रत्येक कर्मचारी इकाई के लिए कामकाजी और गैर-कामकाजी घंटों को स्पष्ट रूप से नियंत्रित करें;
• श्रम अनुशासन के अनुपालन की जाँच करें। ऐसा विभिन्न कारणों से देरी, लंबे ब्रेक और नो-शो की सावधानीपूर्वक रिकॉर्डिंग के कारण होता है;
• एक कैलेंडर अवधि के लिए मजदूरी की राशि की गणना करें। दस्तावेज़ आपको इसकी गणना की शुद्धता साबित करने की अनुमति देता है;
• ये कथन आपको रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक सभी जानकारी शीघ्रता से प्राप्त करने की अनुमति देते हैं;
• कार्यस्थल पर रिपोर्ट करने के शेड्यूल का उल्लंघन करने पर किसी कर्मचारी पर लगाए गए जुर्माने को उचित ठहराना आसान है।

2004 में, गोस्कोमस्टैट ने कार्य समय की रिकॉर्डिंग के लिए एकीकृत प्रपत्र प्रस्तावित किए:

2013 से उनका उपयोग वैकल्पिक है. एकीकृत रूप बहुत सुविधाजनक हैं, इसलिए आज भी इनका व्यापक रूप से उपयोग किया जा रहा है।

फॉर्म भरना दो तरीकों से किया जा सकता है:

• पूर्ण पंजीकरण. एचआर कर्मचारी हर दिन एक टाइमशीट भरता है। यह वर्णमाला या संख्यात्मक कोड का उपयोग करके किया जाता है, जो घंटों की संख्या दर्शाता है;
• विचलन रिकार्ड करना। यह विधि आपको केवल उन दिनों को चिह्नित करने की अनुमति देती है जिन पर स्थापित कार्यक्रम से विचलन हुआ था। इस मामले में, केवल अक्षर एन्कोडिंग का उपयोग किया जाता है। केवल विलंबता, छुट्टियाँ, बीमारी की छुट्टी, रात का काम, और बहुत कुछ नोट किया जाता है।

उद्यम की लेखांकन और कार्मिक नीतियों को परिभाषित करने वाले दस्तावेजों में टाइमशीट बनाए रखने के तरीकों, साथ ही उपयोग किए गए कोड और उनके डिकोडिंग को स्पष्ट रूप से दर्ज किया जाना चाहिए।

टाइमशीट तैयार करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को एक अलग आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है। यदि आदेश जारी नहीं किया गया है, तो दायित्व रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट है। अपॉइंटमेंट के बिना, किसी कर्मचारी से समय रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता अनधिकृत है। इस कार्य को करने के लिए उद्यम प्रशासन किसी भी कर्मचारी को नियुक्त कर सकता है।

पूरा दस्तावेज़ अनुमोदन के लिए संगठन के निदेशक को प्रस्तुत किया जाता है। प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर करने के बाद टाइम शीट लेखा विभाग को भेज दी जाती है। यदि बड़ी संख्या में संरचनात्मक इकाइयाँ हैं, तो बयान पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों का दायरा बढ़ाया जा सकता है।

कार्य समय पत्रक निम्नलिखित तरीकों से भरा जा सकता है:

1. मैन्युअल रूप से। टाइमकीपर प्रतिदिन निर्धारित प्रपत्र में उचित नोट्स बनाता है।
2. स्वचालित. जानकारी को एक विशेष कार्यक्रम में दर्ज किया जाता है, और टाइम शीट महीने के अंत में मुद्रित की जाती है।

रिपोर्ट कार्ड भरना पूरी ज़िम्मेदारी के साथ लिया जाना चाहिए, क्योंकि यह पहला दस्तावेज़ है जो श्रम निरीक्षणालय निरीक्षण के दौरान अनुरोध करेगा।

फॉर्म भरते समय निम्नलिखित नियमों का पालन करना चाहिए:

• कर्मियों से संबंधित सभी परिवर्तन (कर्मचारी जोड़ना, उपनाम बदलना, आदि) एक आदेश के साथ होने चाहिए;
• दस्तावेज़ एक ही प्रति में तैयार किया गया है;
• यदि दस्तावेज़ मैन्युअल रूप से भरा गया है, तो आप केवल काली और नीली स्याही का उपयोग कर सकते हैं;
• टाइमशीट चालू माह के दूसरे या तीसरे दिन से पहले नहीं खुलती है;
• रिपोर्टिंग माह के अंतिम दिन टाइमशीट बंद कर दी जाती है;
• प्रत्येक स्टाफिंग इकाई के लिए एक अलग कॉलम प्रदान किया गया है। नामनामों के बीच भ्रम से बचने के लिए कर्मचारी का पहला और मध्य नाम पूरा दर्ज किया जाना चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि कर्मचारी का कार्मिक नंबर विवरण पर दर्शाया जाए;
• उपस्थिति, अनुपस्थिति और काम के घंटों के बारे में जानकारी नामों के विपरीत क्षैतिज कोशिकाओं में दर्ज की गई है;
• टाइमशीट का प्रत्येक कॉलम महीने के एक विशिष्ट दिन के बराबर है;
• टाइमशीट हर दिन भरी जाती है। कक्षों को भरने का आधार आदेश, मेमो और अन्य आधिकारिक जानकारी हैं;
• यदि टाइमशीट बंद करने के बाद कोई त्रुटि पाई जाती है, तो आपको एक सुधार फॉर्म भरना होगा। यह केवल किये गये परिवर्तनों को दर्शाता है।

टाइमकीपर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर के बिना, टाइमशीट को अमान्य माना जाता है।

प्रतीक चिन्ह लगाने के नियम

टाइमशीट तैयार करने वाले कर्मचारी पर बड़ी जिम्मेदारी होती है। अंतिम परिणाम - कंपनी के कर्मचारियों को उनके काम के लिए मासिक पारिश्रमिक - उसकी क्षमता और चौकसता पर निर्भर करता है। यदि टाइमकीपर किसी का अंतिम नाम भूल जाता है, अक्षर पदनाम को भ्रमित करता है या काम के घंटे गलत तरीके से लिखता है, तो महीने के अंत में आप श्रमिकों के साथ संघर्ष की स्थिति में आ सकते हैं।

आपको निम्नलिखित चरण-दर-चरण निर्देशों का पालन करते हुए टाइमशीट को चरण-दर-चरण भरना होगा:

दस्तावेज़ को पूरी तरह से जांचने से पहले, ताकि उसे बार-बार दोबारा न लिखना पड़े। जानकारी को पेंसिल में दर्ज करना बेहतर हैताकि सुधार आसानी से किया जा सके।

कार्य समय के कॉलम प्रतीकों का उपयोग करके भरे जाते हैं। श्रम कानून एन्कोडिंग के अनिवार्य उपयोग की आवश्यकता नहीं है. प्रत्येक कोड सहायक दस्तावेज़ों के अनुसार दर्ज किया गया है।

बहुत बार यह विवाद उठता है कि सप्ताहांत के दौरान किसी कर्मचारी द्वारा व्यावसायिक यात्रा पर बिताए गए समय को कैसे रिकॉर्ड किया जाए। ऐसा कुछ विशेषज्ञों का दावा है संपूर्ण अवधि को "K" अक्षर द्वारा निर्दिष्ट किया गया है, अन्य लोग यह तर्क देते हैं सप्ताहांत के समय को "बी" कोडित किया जाना चाहिए.

दोनों कथनों में जीवन का अधिकार है। टाइम शीट डेटा के प्रसंस्करण में विसंगतियों से बचने के लिए, इन सभी बिंदुओं को कार्मिक विभाग के आदेश में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

बीमारी के कारण किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति की पूरी अवधि, जब बीमार छुट्टी प्रदान की जाती है, को छुट्टी के दिनों का संकेत दिए बिना, "बी" अक्षर से चिह्नित किया जाता है। मातृत्व अवकाश निर्दिष्ट करते समय भी यही नियम लागू होता है।

अगली या अतिरिक्त छुट्टी चिह्नित करते समय, आपको टाइमशीट में छुट्टियां और सप्ताहांत दर्ज करना होगा।

यदि किसी कर्मचारी को एक महीने के भीतर बर्खास्त कर दिया जाता है, तो उसके काम की समाप्ति तिथि के बाद डैश जोड़े जाते हैं।

तालिका में प्रत्येक प्रतीक का एक विशिष्ट अर्थ है। अंतिम संकेतकों के आधार पर, वेतन की गणना की जाती है, कार्य समय के उपयोग की गुणवत्ता का विश्लेषण किया जाता है, और सांख्यिकीय अधिकारियों को रिपोर्ट संकलित की जाती है।

पूर्ण टाइमशीट का उदाहरण:

सबसे आम डिकोडिंग

कार्य घटनाओं को इंगित करने के लिए वर्णमाला और संख्यात्मक एन्कोडिंग का उपयोग किया जाता है। उनका डिकोडिंग फॉर्म टी-12 के विवरण के शीर्षक पृष्ठ पर पाया जा सकता है। उद्यम स्वतंत्र रूप से चुनता है कि कौन सा एन्कोडिंग उपयोग के लिए अधिक सुविधाजनक है - वर्णमाला या संख्यात्मक।

टाइमशीट भरने के लिए हमेशा सभी कोड की आवश्यकता नहीं होती है। लेकिन कॉलम भरने में त्रुटियों से बचने के लिए टाइमकीपर को सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कुछ को याद रखना चाहिए:

डिजिटल सिफर	पत्र सिफर	अर्थ	टिप्पणी
01	मैं	दिन के समय उपस्थिति	कर्मचारी की वास्तविक उपस्थिति को इंगित करने के लिए उपयोग किया जाता है
02	एन	रात में मतदान	शासकीय कार्य रात्रि 22:00 बजे से प्रातः 6:00 बजे तक सम्पादित करें
03	आर.वी	छुट्टियों के दौरान मतदान प्रतिशत	स्वीकृत कार्यक्रम के अनुसार जिन दिनों छुट्टियाँ हैं, उन दिनों में कर्तव्य का पालन करना
04	साथ	अधिक समय तक	पांच दिवसीय साप्ताहिक कार्यक्रम के साथ, कार्यसप्ताह 40 घंटे का होता है। इस सूचक से अधिक होने पर ओवरटाइम अवधि मानी जाती है
06	को	व्यापारिक यात्रा अवधि	संगठन की व्यावसायिक यात्रा पर कर्मचारी द्वारा बिताया गया समय दर्ज किया जाता है।
09	से	अवकाश अवधि	उस समय को इंगित करता है जब कर्मचारी छुट्टी पर है
10	आयुध डिपो	अतिरिक्त अवकाश अवधि	नागरिकों की कुछ श्रेणियों (उदाहरण के लिए, 14 वर्ष से कम उम्र के बच्चों वाली महिलाएं) को अतिरिक्त छुट्टी प्राप्त करने का अधिकार है। इसका भुगतान कानून के अनुसार किया जाता है
14	आर	मातृत्व अवकाश पर बिताया गया समय	यदि कोई बीमार छुट्टी प्रमाण पत्र है, जो महिला को प्रसवपूर्व और प्रसवोत्तर अवधि के लिए प्रदान किया जाता है
15	शीतलक	मातृत्व अवकाश का समय	यह उन महिलाओं को दिया जाता है जिन्होंने तीन साल तक के मातृत्व अवकाश पर जाने की इच्छा व्यक्त की है।
18	डाटाबेस	अवकाश अवधि आपके स्वयं के व्यय पर	पदनाम का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां कोई कर्मचारी बिना वेतन के अतिरिक्त छुट्टी पर है।
19	बी	बीमारी की अवधि	बीमार छुट्टी का भुगतान। सबसे पहले, इसे कर्मचारी के आवेदन के आधार पर दर्ज किया जाता है। अंतिम निर्धारण बीमार अवकाश प्रमाणपत्र प्रस्तुत करने के बाद ही संभव है
20	टी	बिना वेतन के काम से छुट्टी	बीमारी के तथ्य की पुष्टि एक चिकित्सा संस्थान के प्रमाण पत्र से होती है। काम से अनुपस्थिति बीमार छुट्टी प्रदान किए बिना किसी बीमार रिश्तेदार की देखभाल करने की आवश्यकता के कारण है
26	में	छुट्टी के दिन या छुट्टियाँ	ऐसे दिन नोट किए जाते हैं जब उद्यम निर्धारित समय के अनुसार संचालित नहीं होता है
30	एनएन	बिना कारण बताए काम पर न आना	आमतौर पर एक अस्थायी पदनाम तब होता है जब कर्मचारी की गैर-उपस्थिति का कारण स्पष्ट नहीं होता है। कारण बताने के बाद पत्र का पदनाम बदल सकता है

किसी भी डेटा की पुष्टि प्राथमिक दस्तावेजों द्वारा की जानी चाहिए: बीमारी की छुट्टी, छुट्टी का आदेश या व्यावसायिक यात्रा, आदि।

टाइम शीट भरने के लिए उपयोग किए गए सभी प्रतीकों का स्पष्टीकरण:

बहुत कम प्रयुक्त

कुछ संख्यात्मक या वर्णमाला वर्णों का प्रयोग बहुत ही कम किया जाता है। एक योग्य एकाउंटेंट को उन्हें स्पष्ट रूप से नेविगेट करना चाहिए और जानना चाहिए कि किन मामलों में उपयोग करना है:

डिजिटल सिफर	पत्र सिफर	अर्थ	टिप्पणी
05	वीएम	घड़ी	कर्मचारी द्वारा शिफ्ट में बिताया गया समय रिकॉर्ड किया जाता है
07	पीसी	पाठ्यक्रम, साइट पर
08	बजे	पाठ्यक्रम, दूसरे क्षेत्र में
11	यू	वेतन सहित अध्ययन अवकाश की अवधि	कर्मचारी द्वारा प्रशिक्षण से संबंधित अतिरिक्त छुट्टी पर बिताया गया समय नोट किया जाता है।
13	उद	बिना वेतन अध्ययन अवकाश
16	पहले	बिना वेतन के बाकी अवधि	कर्मचारी के छुट्टी पर रहने का समय प्रबंधक की सहमति से नोट किया जाता है
17	आउंस	अवैतनिक अवकाश के घंटे	कुछ शर्तों के तहत छुट्टी दी जाती है जो श्रम कानूनों का खंडन नहीं करती है
21	चैंपियंस लीग	समय कम हो गया	उदाहरण के लिए, उन कर्मचारियों के लिए सेट करें जिनकी आयु 16 वर्ष से कम है
23	जी	वेतन बरकरार रखते हुए काम से अनुपस्थिति के घंटे	सार्वजनिक या राज्य कर्तव्यों को पूरा करने का समय दर्ज किया जाता है
24	वगैरह	लगातार चार घंटे से अधिक समय तक अनुपस्थिति	वह समय नोट किया जाता है जिसके दौरान कर्मचारी विभिन्न कारणों से लगातार चार घंटे या उससे अधिक समय तक कार्यस्थल से अनुपस्थित था।
29	जेडबी	हड़ताल के घंटे	हड़ताल का समय, जिसके प्रारम्भ होने पर कर्मचारी को चेतावनी देनी पड़ी
31	आर एन	कर्मचारी के नियंत्रण से परे कारणों से घंटों का डाउनटाइम	कार्य प्रक्रिया को पूरा किए बिना काम पर बिताया गया समय विभिन्न कारणों से दर्ज किया जाता है।
32	एनपी	कर्मचारी के कारण घंटों का डाउनटाइम

कथन में कोई भी पदनाम एक निश्चित अर्थ रखता है। इसलिए, इस या उस प्रतीक का उपयोग करने से पहले, इसका अर्थ स्पष्ट रूप से समझना आवश्यक है।

क्या मैं अपने स्वयं के पदनामों का उपयोग कर सकता हूँ?

श्रम कानून अपनी स्वयं की और डिजिटल वर्णमाला एन्कोडिंग का उपयोग करना निषिद्ध नहीं है. यह प्रावधान रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के दिनांक 30 मार्च 2015 संख्या 52एन के आदेश में उल्लिखित है।

मानकीकृत कामकाजी घंटों वाले कई उद्यम एक सरलीकृत टाइम शीट का उपयोग करते हैं, जिसमें उपस्थिति की एक अक्षर परिभाषा के बजाय, संख्या "8" रखी जाती है। इससे पता चलता है कि कर्मचारी ने पूरा दिन काम किया।

साइट पर किसी कर्मचारी की उपस्थिति को "एफ" अक्षर से दर्शाया जा सकता है, जो वास्तविक उपस्थिति को इंगित करेगा। अगली छुट्टी को "OO" और अतिरिक्त को "TO" नामित किया जा सकता है। मुख्य बात यह है कि प्रत्येक नवाचार को लेखांकन नीतियों पर एक आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए।

टाइमशीट रखना है प्रत्येक उद्यम के लिए अनिवार्य कानूनी मानदंड. एक संगठन स्वतंत्र रूप से अपने लिए सबसे सुविधाजनक फॉर्म विकसित कर सकता है और किसी भी अक्षर कोडिंग को दर्ज कर सकता है, या यह गोस्कोमस्टैट द्वारा विकसित एकीकृत फॉर्म का उपयोग कर सकता है। ये फॉर्म समय की कसौटी पर खरे उतरे हैं और खुद को सर्वश्रेष्ठ साबित किया है।

इस वीडियो में आपको टाइम शीट को बनाए रखने और भरने के नियमों पर उपयोगी जानकारी मिलेगी।