Įmonės tiekimo skyriaus darbo vidaus auditas. Tiekimo (pirkimo) paslauga organizacijoje Ką galima patikrinti materialinės paramos skyriuje

1.1. Šie nuostatai apibrėžia pirkimų skyriaus veiklos pagrindus, tikslus ir uždavinius, funkcijas, teises ir pareigas.

1.2. Pirkimų skyrius yra savarankiškas organizacijos struktūrinis padalinys ir tiesiogiai pavaldus organizacijos vadovui.

1.3. Pirkimų skyrius savo veikloje vadovaujasi galiojančiais logistikos teisės aktais, reglamentais ir metodine medžiaga, vietiniais reglamentais, organizacijos valdymo organų sprendimais ir šiais nuostatais.

1.4. Pirkimų skyriaus veikla vykdoma remiantis einamuoju ir ilgalaikiu planavimu, vadovavimo vienybei sprendžiant tarnybinės veiklos klausimus ir kolegialumo juos aptariant, asmenine darbuotojų atsakomybe už tinkamą tarnybinių pareigų atlikimą. ir individualūs skyriaus vedėjo nurodymai.

1.5. Pirkimų skyriaus vadovas ir kiti skyriaus darbuotojai skiriami į pareigas ir atleidžiami iš jų organizacijos vadovo įsakymu pagal galiojančius Rusijos Federacijos teisės aktus.

1.6. Skyriaus vedėjo ir kitų darbuotojų kvalifikacinius reikalavimus, funkcines pareigas, teises, pareigas reglamentuoja organizacijos vadovo patvirtinti pareigybių aprašymai.

1.7. Skyrius savo veiklą vykdo bendradarbiaudamas su kitomis tarnybos ir organizacijos struktūriniais padaliniais, taip pat pagal kompetenciją su trečiųjų šalių organizacijomis.

2. Pagrindiniai pirkimų skyriaus uždaviniai

2.1. Visų organizacijos padalinių aprūpinimas reikiamomis reikiamos kokybės medžiagomis per nurodytą terminą.

2.2. Organizacijos struktūrinių padalinių organizacinis ir metodinis valdymas, veiklos koordinavimas ir kontrolė materialinio techninio aprūpinimo ir racionalaus materialinių išteklių naudojimo klausimais.

2.3. Tobulinti ir diegti naujus darbo organizavimo metodus, įskaitant šiuolaikinių informacinių technologijų naudojimą.

2.4. Dalyvavimas pagal savo kompetenciją rengiant ir vykdant organizacijos vadovybės valdymo sprendimus.

2.5. Kitų problemų sprendimas pagal organizacijos tikslus.

3. Pagrindinės pirkimo skyriaus funkcijos

3.1. Organizacijos aprūpinimas visais jos veiklai reikalingais reikiamos kokybės materialiniais ištekliais.

3.2. Racionalaus materialinių išteklių naudojimo pasiūlymų rengimas, siekiant sumažinti gamybos kaštus ir gauti maksimalų pelną.

3.3. Ilgalaikių ir einamųjų planų projektų rengimas, materialinės techninės paramos balansai organizacijos ir jos padalinių gamybos, remonto ir priežiūros reikmėms, būtinų gamybinių rezervų sukūrimas, remiantis materialinių išteklių (žaliavų, medžiagų, pusinių) poreikio nustatymu. -pagaminta produkcija, įranga, komponentai, kuras, energija ir kt.), naudojant progresines vartojimo normas.

3.4. Ieškoti galimybių ir šaltinių, kaip padengti organizacijos materialinius ir techninius poreikius, naudojant vidinius išteklius.

3.5. Sutarčių su tiekėjais rengimas, tiekimo sąlygų derinimas, tiesioginių ilgalaikių materialinių techninių išteklių tiekimo ekonominių ryšių užmezgimo galimybių ir galimybių tyrimas.

3.6. Operatyvinės rinkodaros informacijos ir reklaminės medžiagos studijavimas apie mažų didmeninių parduotuvių pasiūlymus ir didmenines muges, siekiant nustatyti galimybę įsigyti materialinių ir techninių išteklių per didmeninę prekybą.

3.7. Užtikrinti materialinių išteklių pristatymą sutartyse numatytais terminais, stebėti jų kiekį, kokybę ir komplektiškumą, organizuoti jų saugojimą organizacijos sandėliuose.

3.8. Pretenzijų tiekėjams, pažeidus sutartinius įsipareigojimus, rengimas, atsiskaitymų už šias pretenzijas rengimo stebėjimas, susitarimas su tiekėjais dėl sudarytų sutarčių sąlygų pakeitimų.

3.9. Logistikos organizacinių standartų, ekonomiškai pagrįstų materialinių išteklių gamybos (sandėlio) atsargų standartų kūrimas.

3.10. Medžiagų ir komponentų atsargų būklės stebėjimas, gamybos atsargų eksploatacinis reguliavimas, materialinių išteklių tiekimo limitų ir jų išlaidų laikymasis organizacijos padaliniuose pagal paskirtį.

3.11. Kurti ir dalyvauti juos įgyvendinant priemones, skirtas materialinių išteklių naudojimo efektyvumui gerinti, su jų transportavimu ir laikymu, antrinių išteklių ir gamybos atliekų naudojimu susijusių sąnaudų mažinimui, jų vartojimo, vietinių išteklių naudojimo kontrolės, identifikavimo ir identifikavimo bei gamybos atliekų naudojimo kontrolės sistemai tobulinti. perteklinių žaliavų, medžiagų, įrangos ir kitų rūšių materialinių išteklių pardavimas.

3.12. Sandėlio operacijų organizavimas, būtinų sandėliavimo sąlygų laikymosi kontrolė.

3.13. Transporto ir sandėlio operacijų mechanizavimas ir automatizavimas.

3.14. Materialinių išteklių judėjimo organizacijos sandėliuose apskaita, dalyvavimas inventorizuojant materialines vertybes.

3.15. Organizacijos veiklos logistikos nustatytų ataskaitų rengimas.

3.16. Vykdyti kitas savo kompetencijai priklausančias funkcijas pagal šių nuostatų nustatytus tikslus ir uždavinius.

4. Pirkimų skyriaus teisės

Pirkimo skyrius turi teisę:

4.1. Gaukite organizacijos gautus dokumentus ir kitą informacinę medžiagą savo veiklos profilyje supažindinti, sistemingai fiksuoti ir panaudoti savo darbe.

4.2. Prašyti ir gauti iš organizacijos vadovo ir organizacijos struktūrinių padalinių vadovų informaciją, reikalingą jam pavestoms funkcijoms ir užduotims atlikti.

4.3. Pagal savo kompetenciją tikrina ir koordinuoja organizacijos struktūrinių padalinių veiklą logistikos ir racionalaus materialinių išteklių naudojimo klausimais.

4.4. Teikti siūlymus tobulinti skyriaus ir visos organizacijos darbo formas ir metodus.

4.5. Dalyvaukite personalo atrankoje ir paskyrime pagal savo profilį.

4.6. Teikti pasiūlymus organizacijos vadovybei dėl savo veiklos srities skyriaus ir kitų organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojų kvalifikacijos kėlimo, skatinimo ir nuobaudų skyrimo.

4.7. Dalyvauti susirinkimuose svarstant organizacijos veiklos materialinės ir techninės paramos klausimus.

5. Pirkimų skyriaus atsakomybė

5.1. Skyriaus vadovas prisiima visą atsakomybę už pirkimų skyriui pavestų užduočių atlikimo kokybę ir savalaikiškumą.

5.2. Pirkimų skyriaus vadovas yra asmeniškai atsakingas už:

galiojančių Rusijos Federacijos įstatymų laikymasis;

Pirkimų skyriaus veiklos organizavimas;

Pirkimų skyriaus darbuotojų gamybos ir darbo drausmės laikymasis;

Savalaikis ir kokybiškas organizacijos vadovybės užsakymų įgyvendinimas;

Organizacijoje galiojančios kokybės vadybos sistemos reikalavimų ir nuostatų laikymasis bei jos funkcionavimo pirkimų skyriuje efektyvumas;

Savalaikiai atliekami patikrinimai, inventorizacijos ir dokumentų auditai organizacijos struktūriniuose padaliniuose;

Kiti pirkimo skyriaus veiklos pažeidimai.

5.3. Kitų pirkimų skyriaus darbuotojų atsakomybės laipsnis nustatomas jų pareigybių aprašymuose.

Logistikos uždavinius įmonėje sprendžia pirkimo ir pirkimo logistikos skyriai.

Pirkimų skyriaus uždaviniai – laiku ir visapusiškai aprūpinti įmonę reikiamais materialiniais ištekliais planavimo laikotarpiu su minimaliomis sąnaudomis ir reikiamu kokybės lygiu. Šių problemų sprendimas priklauso nuo pirkimo ir logistikos skyriaus sąveikos su materialinių išteklių tiekėjais.

Bendrasis pirkimo algoritmas apima šiuos etapus:

1) materialinių išteklių rinkos tyrimas;
2) tiekėjų pasiūlymų analizė;
3) geriausių tiekėjų atranka;
4) derybos ir tiekimo sutarties sudarymas;
5) medžiagų pirkimas.
Sprendžiant šias problemas, būtina atsižvelgti į:

1. Įmonės materialinių išteklių poreikiai planavimo laikotarpiu.
2. Tiekėjų galimybės prekių asortimento, apimties ir kokybės požiūriu.
3. Materialinių išteklių kainų lygiai rinkoje.
4. Materialinių išteklių tiekėjų antkainių ir nuolaidų dydžiai.
5. Pasiūlos ir paklausos santykis materialinių išteklių rinkoje.
6. Efektyviausios produktų paskirstymo formos.

Pirkimų skyriaus funkcijos yra šios:

1. Materialinių išteklių rinkos tyrimas, įsk. analizė:

Materialinių išteklių spektras rinkoje;
- tiekėjai ir jų pasiūlymai;
- tiekėjų prekių asortimentas ir kokybė;
- tiekėjų kainos ir nuolaidos;
- išteklių pardavimo ir tiekimo sąlygos;
- pelningiausių tiekėjų atranka.

2. Pirkimų planavimas apima:

Įmonės materialinių išteklių poreikio planavimo laikotarpiu nustatymas;
- pirkimų apimčių ir laiko nustatymas planavimo laikotarpiu;
- užmegzti ekonominius ryšius su tiekėjais;
- išteklių užsakymų rengimas;
- derybų vedimas ir sutarčių dėl išteklių tiekimo sudarymas;
- reikalingo materialinių išteklių rezervų kiekio apskaičiavimas;
- reikalingo išlaidų dydžio materialiniams ištekliams apskaičiavimas;
- tiekėjų sąskaitų apmokėjimo derinimas su finansinių paslaugų ir apskaitos skyriumi.

Pirkimų logistikos skyriaus tikslai:

1) optimalus išteklių tiekimo įmonei planavimas;
2) savalaikis materialinių išteklių pristatymas įmonei minimaliomis sąnaudomis ir reikiama kokybe;
3) materialinių išteklių sandėliavimas ir saugojimas;
4) materialinių išteklių atsargų tvarkymas.

Šių problemų sprendimą užtikrina efektyvi logistikos skyriaus sąveika su ekspeditoriais ir vežėjais.

Pirkimų logistikos skyriaus funkcijos yra šios:

1. Operatyviniai pirkimų darbai, į kuriuos įeina:

Vežėjų ir ekspeditorių parinkimas ir pelninga materialinių išteklių pristatymo įmonei forma;
- optimalaus plano parengimas ir medžiagų pristatymo į įmonę organizavimas;
- transporto priemonių poreikio nustatymas ir jų užsakymų pateikimas;
- medžiagų gavimo apskaita ir tiekimo plano įgyvendinimo stebėsena;
- faktinio produkcijos aprūpinimo materialiniais ištekliais nustatymas;
- krovinių gabenimo procesų kontrolė.

2. Medžiagų priėmimo ir saugojimo organizavimas numato:

Medžiagų priėmimo paruošimas ir iškrovimo organizavimas;
- į sandėlį atvežamų medžiagų kiekio ir kokybės kontrolė;
- medžiagų išdėstymas sandėliavimo vietose;
- medžiagų paruošimas gamybiniam vartojimui;
- dirbtuvių užsakymų vykdymas;
- medžiagų išleidimas iš sandėlio;
- resursų judėjimo sandėlyje apskaita.

3. Įmonės padalinių aprūpinimas medžiagomis apima:

Įmonės padalinių materialinių išteklių poreikių planavimas;
- medžiagų tiekimo dirbtuvėms limito nustatymas;
- dokumentų ruošimas medžiagų išdavimui;
- organizuoti medžiagų pristatymą į darbo vietas;
- gamybos atsargų kontrolė cechuose.

4. Materialinių išteklių atsargų valdymas:

Optimalus planavimas ir atsargų normavimas;
- saugos atsargų lygių nustatymas;
- užsakymo taško nustatymas;
- atsargų lygio kontrolė;
- užsakymų dėl kitos medžiagų partijos tiekimo formavimas;
- atsargų panaudojimo įmonėje efektyvumo analizė.

Pirkimo ir pirkimo logistikos skyrių ekonominis darbas apima:

Skyrių darbo apimtį ir kokybę atspindintys planavimo rodikliai;
- padalinių darbo ir materialinių išteklių poreikių planavimas;
- pirkimų ir pirkimų logistikos išlaidų planavimas;
- padalinių veiklos rodiklių derinimas su įmonės planavimo ir finansų skyriais;
- organizuoti sąveiką tarp pirkimo ir logistikos padalinių bei kitų įmonės padalinių;
- padalinių efektyvumo ekonominė analizė.

Remiantis šiais uždaviniais ir funkcijomis formuojama pirkimo ir pirkimo logistikos skyrių organizacinė struktūra; kuriami jų skyriai, kuriems priskiriamos atitinkamos funkcijos. Tuo remiantis rengiami skyrių nuostatai, specialistų pareigybių aprašymai ir nustatomos jų funkcinės pareigos.

Logistikos skyrius – tai skyrius, kurio veikla nukreipta į gamybai reikalingų išteklių aprūpinimą. Be to, ši veikla turi būti vykdoma nuo pat pradžių nuo tokio išteklių poreikio atsiradimo iki jų panaudojimo gaminant produktus.

Pagrindinių terminų apibrėžimas

Tiekimo skyrius veikia pagal verslo subjekto komercinę veiklą, kuri apima įvairias prekybos operacijas, susijusias su reikalingų išteklių įsigijimu ir pagamintos produkcijos realizavimu. Optimalų to organizavimą tam tikru mastu lemia lėšų panaudojimo gamyboje lygis, darbo našumo augimas, gamybos kaštų mažėjimas, įmonės pelningumo ir pelno didėjimas. Medžiagų tiekimo skyrius atlieka tą patį vaidmenį gamybos valdyme.

Pagrindinis šio padalinio tikslas – laiku ir minimaliomis sąnaudomis pristatyti gamybos dalyviams konkrečius išteklius reikiamu kiekiu ir apimtimi.

Tiekimo skyrius turi kryptingą pobūdį, kurį lemia jo kryptingumas ir tikslas užtikrinti gamybinės įmonės funkcionavimą. Pirmiausia kalbame apie įvairių tam tikro verslo subjekto produktų, paslaugų ar darbų vartotojų poreikius.

Pirkimų skyrius: jo vaidmuo ir reikšmė

Jos vaidmuo ir reikšmė yra tokia:

Šio padalinio veikla vyksta prieš gamybą ir ne tik palaiko procesą, bet ir tam tikra prasme savarankiškai sukuria jo kainą ir kainą;

Nustato ir formuoja tiek verslo subjekto ekonominius rezultatus, tiek pačių vartotojų išteklių ir gatavos produkcijos poreikius;

Gamybos įmonės finansinių rezultatų įvardijimas;

Kaip įmonės veiklos rūšis, ji yra pagrindinis jos konkurencingumo šaltinis.

Didelę materialinio ir techninio aprūpinimo svarbą patvirtina ir reikšminga medžiagų sąnaudų dalis bendruose kaštuose (apie 60%).

Pagrindinės tiekimo skyriaus užduotys ir funkcijos

1. Užtikrinti ir vėliau palaikyti optimalų išteklių rezervų lygį, kuris padės sumažinti su jų įsigijimu susijusias išlaidas.

2. Tikslaus, operatyvaus, visapusiško ir pakankamai patikimo išteklių pristatymo vartotojams (kartais net į darbo vietą) užtikrinimas.

Pirkimų skyrius atlieka šias funkcijas: komercinę ir technologinę, taip pat pagalbinę ir bazinę. Pagrindinės funkcijos apima išteklių įsigijimą, o pagalbinės funkcijos apima rinkodarą ir teisinę pagalbą.

Tiekėjų kategorijos

Šiuolaikinėse didelėse įmonėse tiekimo skyriaus darbuotojai skirstomi į kelias kategorijas. Taip yra dėl nuolat didėjančių apimčių įmonėse, dėl ko atskiriamos prekių planavimo, tiekimo ir sandėliavimo funkcijos. Su šia struktūra kiekvienas skyrius atlieka savo funkcijas ir turi tam tikrą kryptį. Darbo koordinavimą šiuose struktūriniuose padaliniuose atlieka tiekimai.

Tiekimo sistemos struktūra

Kaip šio darbo organizavimo dalis, kiekvienas atskiras padalinys turi būti atsakingas už tam tikrą prekių grupę, visiškai kontroliuojant išteklių tiekimą ir jų saugojimą sandėliuose.

Pažymėtina, kad tiekimo sistemos struktūra yra pagrindinis įrankis bet kurio verslo subjekto, veikiančio, pavyzdžiui, prekybos srityje, tikslams pasiekti. Todėl didelį dėmesį reikia skirti logistikos skyriaus struktūrizavimo procesui.

Pirkimų skyrius taip pat žinomas kitu pavadinimu - „pirkimų skyrius“. Šis padalinys formuojamas priklausomai nuo tiekėjų skaičiaus ir importuojamų prekių asortimento. Taip pat reikia atsižvelgti į produktų apyvartą. Dažnai įmonėse tokiuose padaliniuose vienam darbuotojui tenka per dešimt tiekėjų. Iš esmės darbo sritys priskiriamos priklausomai nuo prekių rūšių ar prekių grupių. Paprasti darbuotojai stebi prekių tiekimą, laiku atsiskaito už jų pristatymą, taip pat planuoja tolesnius pirkimus. tiekimas kontroliuoja patvirtintų įgyvendinimą, stebi prekių apyvartą, stebi vadovų darbą ir, žinoma, užtikrina bendrą valdymą. Jo pareigos apima tęstinumo užtikrinimą ir suplanuotą pristatymą.

Prekybos asortimento ir prekių srautų valdymą patikėjusi specialistams, vadovybė nustato reikiamus įgaliojimus ir jų atsakomybės sritis, kurios turi būti užfiksuotos pareigybių aprašymuose bei pirkėjų motyvavimo sistemoje.

Pirkimų skyriaus darbas turi įtakos visai įmonės veiklai: pardavimui, efektyviam apyvartinių lėšų panaudojimui, vartotojų pasitenkinimui kainomis ir asortimentu, sandėlio pilnumui bei vidinės tiekimo grandinės efektyvumui. Tai siejama su beveik visų skyrių darbuotojų darbu – nuo ​​buhalterinės apskaitos iki transporto paslaugų. Šiuo atžvilgiu būtina atidžiai apsvarstyti organizacinius pirkimų logistikos aspektus.

Sudėtingiausi pirkimo veiklos organizavimo modeliai būdingi didelėms prekybos tinklo parduotuvėms. Vidaus ir užsienio patirties analizė leidžia nustatyti šiuos mažmeninės prekybos tinklų pirkimo logistikos modelius.

Modelis 1. Tiesiogiai iš tiekėjo

Tiekėjai tiesiogiai aprūpina prekėmis visas tinklo parduotuves. Akivaizdu, kad tai pati neefektyviausia schema transporto logistikos požiūriu, kuriai būdingas ir didelis kaštų lygis.

2 modelis. Per paskirstymo centrą

Prekybos tinklas sukuria savo platinimo centrą. Atkreipkime dėmesį į teigiamus šio pasirinkimo aspektus: atsargų mažinimas parduotuvių sandėliuose, atsargų apyvartos ir valdomumo didinimas, prekių prieinamumo užtikrinimas išpardavimų piko metu, prekių kokybės užtikrinimas organizuojant centralizuotą kokybišką paslaugą, supaprastinta sąveika su tiekėjų.

Nepaisant akivaizdžių antrojo modelio pranašumų, ekspertai rekomenduoja mažiesiems prekybos tinklams visų pirma atlikti išsamią paskirstymo centro kūrimo pelningumo analizę.

Naudojant platinimo centrą mažame prekybos tinkle, gali kilti šių sunkumų:

• Įmonė turi investuoti dideles pinigų sumas į paskirstymo centro statybas (atsižvelgiant į tinklo plėtrą), o tai ne visada yra pelninga.
• Ilgas paskirstymo centro atsipirkimo laikotarpis.
• Paskirstymo centras gali būti nevisiškai apkrautas, o jo išlaikymo kaštai turi būti padengti visiškai.
• Šiuolaikinės ir gana sudėtingos sandėlio informacinės sistemos priežiūra ir modifikavimas.
• Nuomojant distribucijos sandėlį, jis gali būti nepritaikytas prie prekybos tinklo profilio (pavyzdžiui, gali neatitikti temperatūros, drėgmės, priešgaisrinės saugos reikalavimų).
• Būtinybė įsigyti ir naudotis nuosavu transportu, kuris ne visada ekonomiškai pagrįstas.

Jei platinimo tinklas mažas ir nėra numatyta didinti parduotuvių skaičių, tuomet galite apsvarstyti galimybę dirbti su gera didmeninės prekybos įmone (platintoju). Remdamasis efektyvia platintojų logistika, tinklas gali ženkliai sumažinti savo logistikos išteklių pirkimo ir išlaikymo išlaidas.

Taigi sprendimą, kokį pirkimo logistikos organizavimo modelį pasirinkti, prekybos įmonė priima pirmiausia remdamasi savo plėtros strategija ir ekonominiu pagrįstumu.

Šiuolaikiniai prekybos tinklai vystosi dviem kryptimis: didina prekybos tinklo valdymo efektyvumą ir didina tinklo parduotuvių skaičių (pasinaudojant masto ekonomija).

Mažmeninės prekybos tinklo valdymo modeliai

Ekspertai nustato šiuos mažmeninės prekybos tinklo valdymo ir jo pirkimo logistikos modelius:

Investavimo modelis

Tai reiškia, kad yra investavimo ir konsolidavimo centras su nepriklausoma mažmenine prekyba. Šį modelį dažniau naudoja prekybos įmonės, kurios nėra tinklo įmonės visa to žodžio prasme. Juos vienija arba bendri investuotojai, arba bendras prekės ženklas.

Šio modelio privalumai: valdymo užduotys centriniame biure yra supaprastintos, iniciatyva gali būti imama vietoje.

Trūkumai: nesugebėjimas pasinaudoti tinklo struktūros privalumais, priklausomybė nuo parduotuvių vadovų kvalifikacijos, pirkimų konsolidacijos stoka.

Laikymo modelis

Centras nustato pirkimo politiką (tiekėjus, prekių asortimentą ir pirkimo kainas), tačiau parduotuvės yra nepriklausomos veiklos valdyme. Didelis informacijos apie prekybinių patalpų būklę efektyvumas centrui nėra labai svarbus. Šį modelį naudoja nemaža dalis Rusijos mažmeninės prekybos įmonių ir juo sėkmingai įgyvendinama viena pagrindinių mažmeninės prekybos tinklo užduočių – pirkimo politikos konsolidavimas. Dažniausiai tokį valdymo modelį renkasi mažmeninės prekybos operatoriai, kurie operatyvinės sąveikos su tiekėjais funkcijas perduoda parduotuvių vadovams.

Šio modelio privalumai: lankstumas vietiniams vadovams valdant konkrečią parduotuvę.

Trūkumai: per didelis valdymo aparato augimas ir dėl to didelės išlaidos.

Centralizuotas modelis

Tai pati efektyviausia tinklinės prekybos įmonės organizacija. Vieningas valdymo centras į parduotuves deleguoja funkcijas, kurios minimaliai reikalingos norint dalyvauti logistikos operacijose (prekių užsakymas, inventorius, perkainojimas). Tuo pačiu metu tinkle gali būti to paties formato arba skirtingų parduotuvių.

Šio modelio privalumai: išlaidų mažinimas, efektyvus valdymo aparato panaudojimas, sutelkiant jį į vieną centrą. Tiesą sakant, tai yra nuotolinis mažmeninės prekybos objektų valdymas, leidžiantis suaktyvinti visus prekybos įmonės verslo procesus ir taip įgyti didelį konkurencinį pranašumą.

Trūkumai: priklausomybė nuo nepertraukiamo ir efektyvaus informacinės ir kompiuterinės sistemos veikimo.

Padėklo modelis

Šis modelis numato visišką valdymo sutelkimą centre ir valdymo funkcijų sumažinimą parduotuvėje (išskyrus prekių pardavimą klientams). Centriniame biure yra informacinė sistema ir fiksuojamas prekių judėjimas, ten sutelktas visas tinklo valdymo aparatas.

Šio modelio privalumai: didelis techninių ir darbo išteklių taupymas.

Trūkumai: neįtraukiamas tiesioginis prekių pristatymas į parduotuvę, menkai atsižvelgiama į vietos parduotuvių veiklos ypatybes.

Hibridinis modelis

Kai kurios tinklo mažmeninės prekybos patalpos valdomos centralizuotai, o kai kurios parduotuvės gali veikti laikymo arba, pavyzdžiui, padėklų principu. Panašus valdymo metodas yra mažmeninės prekybos įmonėse, kuriančiose didelius nacionalinius tinklus. Tuo pačiu metu regioniniai krūmai gali veikti kaip padaliniai, veikiantys pagal centralizuoto valdymo modelį. Šiose struktūrose naudojamas centralizuotas arba mišrus valdymo modelis.

Šio modelio privalumai: praktiškai vienintelis galimas nacionalinių ir tarptautinių prekybos tinklų valdymo būdas, užtikrinantis vieningą produktų politiką.

Trūkumai panašūs į valdų valdymo modelio, tačiau juos galima gerokai sumažinti, jei teritoriniai krūmai tvarkomi centralizuotu arba dėklų metodu.

Pirkimų skyriaus funkcijos

Pirkimų skyrius – tai skyrius, kuriame priimami sprendimai dėl prekių pirkimo, sudaromos produkcijos tiekimo sutartys, sprendžiami tiekėjų pasirinkimo klausimai, nustatomi prekių kokybės reikalavimai ir kt. Vidiniai įmonės veiklos rezultatų vartotojai pirkimo paslauga yra kiti funkciniai įmonės padaliniai, kuriems reikia perkamų produktų.

Šio padalinio svarbą prekybos įmonės struktūroje sunku pervertinti, kaip ir tinkamai organizuotos pirkimų logistikos svarbą visos įmonės veiklai.

Iš esmės įmonėje išteklių pirkimas gali būti struktūrizuotas centralizuotai arba decentralizuotas. Jei įmonė į procesą žiūri iš decentralizuotos pozicijos, skirtingų struktūrinių padalinių darbuotojai pirks savarankiškai, kiekvienas savo padaliniui. Šio požiūrio pranašumas yra tai, kad vartotojas geriau nei bet kas kitas žino savo poreikius. Taikant šį metodą, pirkimo procesas gali būti greitesnis.

Tačiau centralizuotas pirkimas turi daug daugiau privalumų, todėl beveik visos įmonės, išskyrus mažiausias, taiko šį pirkimo būdą. Perkant centralizuotai, visų prekybos įmonės padalinių interesais paskiriamas konkretus asmuo arba sukuriamas pirkimų skyrius, turintis teisę įsigyti išteklių.

Įmonės pirkimų skyriaus specialistai yra atsakingi už produktų pirkimą pagal vidinių vartotojų užklausas arba savarankiškai stebi išteklių poreikį. Pačiame pirkimų skyriuje veiklos, sudarančios Pirkimų verslo procesą, dažnai yra toliau specializuojamos, siekiant ugdyti pirkimų vadybininkų profesionalumą.

Didžiųjų mažmeninės prekybos tinklų pirkimo centrus paprastai sudaro skyriai, atsakingi už tam tikros asortimento dalies pirkimą. Asortimento paskirstymas tarp padalinių dažnai vyksta prekių charakteristikų panašumo principu. Toks darbo paskirstymas leidžia pirkėjams sukaupti maksimalias žinias apie savo prekę. Kuo didesnė mažmeninės prekybos įmonė, tuo siauresnė darbuotojų specializacija jos pirkimo centre.

Mažoje įmonėje, kur pirkimų skyriui atstovauja vienas žmogus, natūralu, kad nebus skirstomos funkcijos.

Pirkimų skyriaus tikslai

Bet kurios gamybos ar prekybos įmonės pirkimų skyriaus (paslaugos) tikslai:

• Įsigykite prekes ir paslaugas už geriausią kainą.
• Išlaikyti didelę atsargų apyvartą.
• Užtikrinti prekių pristatymą laiku.
• Pirkite prekes su garantuota aukšta kokybe.
• Palaikykite draugiškus santykius su patikimais tiekėjais.
• Gaukite maksimalią naudą įmonei.
• Bendradarbiauti ir efektyviai bendrauti su kitais įmonės padaliniais.
• Prisidėti prie įmonės strateginių tikslų įgyvendinimo, įskaitant logistikos strategijos įgyvendinimą.
• Sumažinti pirkimo išlaidų dalį visose logistikos sąnaudose.
• Tvarkyti efektyvią automatizuotą įsigytų prekių apskaitą ir palaikyti kitus informacijos srautus, kylančius vykdant pirkimų veiklą.
• Plėtoti ir skatinti veiklą, kelti prekių pirkimo vadybininkų kvalifikaciją.

Kiekvieno tikslo siekimo prioritetus nustato konkreti įmonė, atsižvelgdama į priimtą verslo strategiją. Pavyzdžiui, įmonei, kuri siekia sumažinti sąnaudų strategiją, pirmenybė bus teikiama pirmojo tikslo iš aukščiau pateikto sąrašo pasiekimui. Trūkstant tam tikros rūšies išteklių, prioritetas bus užtikrinti nenutrūkstamą jų tiekimą, kad nebūtų sutrikdyta normali gamybos ar prekybos proceso eiga, o prekių rinkos perpildymo laikotarpiais tai ypač svarbu.
Prekybos įmonės apyvartą reikia išlaikyti reikiamame lygyje, kuo labiau sumažinant investicijas į atsargas.

Išsamiau panagrinėkime pagrindinius veiklos tikslus organizavimo ir pirkimų valdymo srityje.

Pristatymo laikas

Pavėluoti pirkimai gali sutrikdyti gamybos grafiką, o tai pareikalaus didelių pridėtinių išlaidų, o anksčiau nei planuota įsigytos prekės papildomai apkrauna įmonės apyvartines lėšas ir sandėliavimo patalpas.

Partijos dydis

Optimalus pristatymo partijos dydis, t.y. tikslios atsargų apimties ir jų poreikių atitikimo palaikymas. Perteklinis arba nepakankamas tiekiamų išteklių kiekis neigiamai veikia apyvartinių lėšų balansą, produkcijos gamybos tvarumą ar prekybos įmonės pardavimų stabilumą.

Produkto kokybė

Perkamų produktų kokybės palaikymas ir gerinimas. Perkami ištekliai turi būti tiekiami reikiamos kokybės, kitaip įmonės pagamintas galutinis produktas neatitiks priimtų standartų. Perkamų prekių ir paslaugų konkurencingumui užtikrinti būtina nuolat gerinti pirkimų kokybę.

Ieškokite minimalių kainų

Prekių ir paslaugų paieška ir pirkimas minimaliomis kainomis. Ši užduotis ypač aktuali prekybos įmonėms, nes pirkimo veiklai reikia daug apyvartinių lėšų, o apyvartinių lėšų trūkumas, kaip rodo patirtis, yra viena iš pagrindinių Rusijos verslo problemų. Pelnas, gautas perkant mažesnėmis kainomis ir ypač sumažinus bendrąsias logistikos išlaidas, gali būti labai didelis.

Rinkos tyrimai

Pirkimų rinkos tyrimas. Pirkimų skyrius turėtų reguliariai rinkti ir vertinti informaciją, kad nustatytų geriausius pirkimo šaltinius ir optimizuotų perkamų prekių asortimentą.

Organizuojant pirkimų skyriaus darbą reikėtų atsižvelgti į pirkimo logistikos išsivystymo lygį įmonėje. Ekspertai išskiria keturis pagrindinius pirkimo logistikos raidos etapus, kurių charakteristikos pateiktos žemiau esančioje lentelėje:

Pirkimų skyrius (tarnyba) yra funkciškai atskiras įmonės padalinys, turintis glaudžius ryšius su kitomis struktūromis. Taigi pirkimų skyriaus darbuotojai pirkimus vykdo užsakinėdami prekes iš tiekėjų ir perduodant informaciją apie užsakymus transporto skyriui. Transporto skyrius perima fizinio krovinio pervežimo iš tiekėjo į įmonės sandėlius funkciją, kur atvykęs perduoda krovinį sandėlio darbuotojams. Sandėlyje laikomos prekės. Operacijų skyrius
buhalterija užsiima informacijos logistika. Ryšium su tokiais glaudžiais ryšiais, norint racionaliai organizuoti pirkimo logistiką, būtina nuolat atkreipti dėmesį į efektyvių darbo santykių tarp pirkimų skyriaus ir kitų įmonės struktūrinių padalinių palaikymą.

Atsižvelgiant į efektyvaus pirkimų organizavimo svarbą bet kuriai įmonei, būtina sistemingai stebėti ir analizuoti pirkimų logistiką.

Pirkimų skyriaus veiklos rodikliai

Vadovaujantis pirkimų skyriaus funkcijomis, jo darbo efektyvumas dažniausiai vertinamas šiais rodikliais:

• pirkimo kaštų mažinimas bendrųjų logistikos kaštų struktūroje;
• įsigytų gaminių defektų lygis;
• laiku įvykdytų pirkinių dalis;
• situacijų, kai sandėlyje nebuvo reikiamų resursų, dėl kurių sutriko gamybos grafikas ar kliento užsakymo vykdymas, skaičius;
• užsakymų pakeitimų dėl pirkimų tarnybos kaltės skaičius ir priežastys;
• gautų ir užpildytų paraiškų skaičius;
• transporto išlaidų dalis visų pirkimų išlaidų struktūroje ir kt.

Pirkimų vadybininko funkcijos

Kiekvienas pirkimo proceso etapas yra galimybė įmonei generuoti didesnį pelną. Tai apima geriausio tiekėjo pasirinkimą, optimalių kainų gavimą, teisingo prekių kiekio užsakymą, efektyvų transportavimo būdą, nuostolių dėl nekokybiškų prekių mažinimą – žodžiu, viską, kur įmonė gali sumažinti logistikos pirkimo kaštus ir taip pasiekti didesnį pelną. . O visi įrankiai, kuriuos pirkimų vadybininkas naudoja savo darbe, egzistuoja būtent tam, kad padėtų jam priimti teisingus sprendimus ir kontroliuoti prekių judėjimo procesą.

Pirkimų vadybininko pareigos ir pareigos įvairiose įmonėse gali skirtis. Tyrėjai nustato šiuos pirkimo modelius (Klimenko A. Motyvacija ar imitacija? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Atlikėjo modelis

Kai labai patikimai žinomos kiekvienos prekės gamybos apimtys arba būsimos pardavimo apimties, pagrindinė pirkimo vadybininko užduotis apsiriboja tik griežtu pirkimo plano įgyvendinimu.

Eksperto modelis

Eksperto užduotis – surasti prekes, kurios bus parduotos per trumpą laiką.

Modelis "genijus"

„Genijaus“ užduotis yra surasti pardavėją, kuris būtų pasiruošęs pateikti aukščiausios kokybės prekes žemiausiomis kainomis ir pasiūlyti didžiulius atidėtus mokėjimus, o geriausia – atsiskaitymą iki
pardavimo faktą ir su teise grąžinti neparduotas kopijas.

Logistikos modelis

Kartais dėl kai kurių rinkų ypatybių, taip pat dėl ​​įmonės dydžio ir amžiaus tiekėjų paieškos ir mažiausių kainų užduotys skyriui nėra pagrindinės.
pirkimas Visi tiekėjai žinomi, sąlygos sutartos ir didelių pokyčių netaikomos. Esant tokiai situacijai, pagrindine pirkimo vadybininko užduotimi tampa optimizavimas, t.y., išteklių gavimo užtikrinimas pagal „Seven H“ logistikos taisyklę.

Prieš diegdama pirkimo vadybininkų motyvavimo sistemą, įmonė turi parengti aiškią pirkimo politiką. Priklausomai nuo pasirinkto pirkimo modelio šiai politikai įgyvendinti („ekspertas“, „atlikėjas“ ir kt.), būtina pasirinkti personalą, sukurti jų kontrolės sistemą ir naudoti motyvavimo sistemos rodiklius.

Pagrindinis pirkimo vadybininko tikslas susideda iš įmonės gamybos ar prekybos proceso aprūpinimo ištekliais (prekėmis ir paslaugomis).

Siekdamas šio tikslo, pirkimo vadybininkas atlieka šias funkcijas:

• Užtikrina optimalų prekių kiekį ir asortimentą.
• Pateikiami planuojami prekių grupių apyvartos rodikliai.
• Teikia užsakymus tiekėjams.
• Stebi užsakymų įvykdymą.
• Reguliariai stebi didelės paklausos produktų prieinamumą ir pardavimą, kad išvengtų trūkumo.
• Naujų tiekėjų pasiūlymų ir rinkos sąlygų studijavimas.
• Gautą informaciją apibendrina ir perduoda vadovybei.

Laiku informuoja įmonės padalinius apie naujus pasiūlymus ir prekių gavimą, užtikrina reikiamos informacijos apie prekes prieinamumą įmonės informacinėje ir apskaitos sistemoje.

Priklausomai nuo atliekamų užduočių, nustatomos profesinių žinių ir įgūdžių sritys.

Pirkimo vadybininkas turi žinoti:

• finansinių srautų valdymo logistikoje metodai;
• visos tiekimo sutarties dalys;
• veiksniai, į kuriuos atsižvelgiama renkantis tiekėją ir vežėją;
• būdus, kaip pagerinti pirkimų valdymo efektyvumą naudojant informacines technologijas;
• elektroninių duomenų mainų naudojimas bendraujant su tiekėjais;
• pirkimo būdai;
• operacijos, kurios sudaro „Pirkimo“ verslo procesą;
• įvairių tarpininkų atliekamos funkcijos užsakymo vykdymo procese;
• sutarties sudarymo tvarka;
• sankcijos, taikomos nesilaikant sutarties sąlygų;
• verslo komunikacijos etika.

Pirkimų vadybininkas turi sugebėti:

• pagrįstai pasirinkti geriausias pristatymo sąlygas;
• teisingai užpildyti reikiamus dokumentus;
• užmegzti sąveiką tarp pirkimo skyriaus ir kitų padalinių;
• įvertinti ir pasirinkti tiekėją;
• gauti ir analizuoti informaciją apie tiekėjų siūlomų prekių asortimentą;
• peržiūrėti tiekėjų rinką;
• analizuoti tiekėjo patikimumą;
• analizuoti tiekėjų siūlomas pristatymo sąlygas;
• derėtis su tiekėjais (dėl kainų nustatymo, pristatymo sąlygų ir pan.);
• palyginti iš skirtingų tiekėjų gautus pasiūlymus;
• analizuoti ir sudaryti sutartis;
• užmegzti tvirtus verslo ryšius su tiekėjais, kurie stiprina Jūsų įmonės įvaizdį ir reputaciją;
• laiku vykdyti visus susitarimus su tiekėjais ir nepalikti neišspręsto klausimo;
• imtis priemonių skoloms grąžinti atsiskaitant su tiekėjais.

Norint sėkmingai atlikti profesines pareigas, pirkėjui svarbu analitinis protas, sistemingas mąstymas, dėmesingas, gebantis efektyviai veikti stresinėse situacijose, kontroliuoti savo veiklą, mokėti planuoti ir nustatyti prioritetus, turėti didelį aktyvų žodyną ir gebėti aiškiai perteikti savo mintis įvairaus išsilavinimo žmonėms.

Ypatingą vietą užima bendravimo įgūdžiai, tokie kaip įtikinėjimas, derybos, pagrindinių bendravimo technikų įvaldymas, gebėjimas eiti į kompromisus (su tiekėjais ir kitais įmonės padaliniais), aktyvumas, užsispyrimas, gebėjimas siekti užsibrėžto tikslo, atsakingumas ir padorumas, atsparumas stresui, ištvermė ir kantrybė konfliktinėse situacijose.

Pirkimų vadybininkas dirba su dideliais informacijos kiekiais. Tai informacija apie tiekėjus, pristatymo, transportavimo ir apmokėjimo tvarką. Pirkimų vadybininko analitinė veikla susideda iš kainos, kokybės, pristatymo laiko palyginimo ir optimalaus varianto parinkimo; produktų rinkos analizėje. Tuo pačiu metu ypatingą vietą užima sprendimų priėmimo procesas per trumpą laiką.

Biure dirba pirkimo vadybininkas. Iš esmės jo veikla vykdoma naudojant tokias priemones kaip telefonas, faksas, internetas, kompiuteris (darbas su profesionaliomis programomis, duomenų bazėmis, internetu; ataskaitų rašymas ir kt.).

Daugumai pirkimo logistikos srities profesionalų sudėtingi konfliktai su pardavimo skyriumi (gamybos skyriumi), sąveikos su sunkiais tiekėjais (pavyzdžiui, su monopolistais rinkoje) problemos.

Pirkimų vadybininko kvalifikacijos kėlimo sritys yra šios: profesinės komunikacijos metodų tobulinimas; derybinių įgūdžių mokymas; įvaldyti darbo dienos planavimo ir pirkimo proceso organizavimo įgūdžius; komandinio darbo ugdymas; tobulinti žinias gamybos srityje, tiriant gaminių rūšis ir rūšis, pirkėjų paklausą ir pardavimo technologijas, pirkimo veiklos teisinius aspektus.

Pirkimų vadybininko įvertinimas ir motyvavimas

Svarbus pirkimų vadybininko darbo organizavimo aspektas yra jo darbo motyvavimo sistemos sukūrimas ir įdiegimas. Plėtros metu įmonė nustato, kokie rodikliai turės įtakos pirkimų vadybininkų atlyginimams, nustato kiekybinius rodiklius ir darbo užmokesčio apskaičiavimo mechanizmus pagal priimtus rodiklius. Po to įmonė turi pranešti apie savo darbo užmokesčio politiką pirkėjams ir įdiegti skatinimo sistemą.

Pirkėjo motyvacija turėtų kilti iš jo funkcinių pareigų ir galių. Pirkimų vadybininko motyvavimo sistema dažniausiai grindžiama šiais rodikliais:

• pirkimų plano įgyvendinimas;
• perkamų prekių kainų lygio dinamika;
• perkamų prekių apyvarta;
• prekių pirkimo užsakymų įvykdymo procentas.

Priklausomai nuo verslo specifikos, prie išvardintų galima pridėti šiuos rodiklius: tiekiamos produkcijos defektų procentas, nepilnai įvykdytų išteklių užklausų procentas, nusiskundimų procentas ir kt.

Visi pirkėjo motyvavimo sistemos rodikliai turi būti susiję su tais pirkimo veiklos rezultatais, kuriuos jis gali realiai paveikti (t.y. kurie priklauso konkrečiai nuo jo darbo).

Be to, šie rodikliai turi būti svarbūs konkrečiai įmonei (pavyzdžiui, sumažėjęs broko gavimas, išaugusi atsargų apyvarta). Kaip rodo praktika, pirkimų vadybininko atlyginimas yra ne mažesnis kaip 50% viso atlyginimo. Premijos dalis apskaičiuojama pagal iš anksto nustatytus veiklos vertinimo rodiklius.
Žemiau esančioje lentelėje pateikti mažmeninės prekybos įmonės pirkimų vadovo vertinimo rodikliai (44 - Buzukova E. Pirkimai ir tiekėjai. Asortimento valdymo kursas mažmeninėje prekyboje. P. 218–219).

Svarbus rodiklis vertinant pirkimo vadybininką yra jo atitikimas profesinės etikos standartams.

Pirkėjų profesinė etika apima tokius santykių su tiekėjais aspektus kaip:

• gerbti savo įmonės interesus;
• informacijos konfidencialumas;
• sąžininga konkurencija;
• požiūris į verslo dovanas iš tiekėjų.

Egzistuoja šios nuomonės dėl dovanų iš tiekėjų leistinumo:

1. Pirkėjai neturi teisės priimti dovanų, gautos dovanos turi būti grąžintos.
2. Pirkėjai gali pasilikti reklamines dovanas, pvz., rašiklius, kalendorius, bloknotus ir kt.
3. Pirkėjai turi patys nuspręsti, ar dovana yra dėmesio, geros valios ženklas, ar bandymas papirkti komerciškai.

Pasirinkus bet kurį iš pasirinktų variantų, įmonei patartina surengti pokalbius su pirkėjais, kurių metu priminsite apie įmonėje egzistuojančius etikos standartus ir paaiškinsite, kad reikia jų laikytis.

Norėdami iliustruoti etinės pirkimo logistikos pusės svarbą, pateikiame tiekimo valdymo instituto (JAV) suformuluotus pirkimo veiklos standartus (Lysons K., Gillingham M. Purchasing and Supply Chain Management. P. 797):

1. Visų pirma gerbkite savo įmonės interesus.
2. Būkite atviri kolegų patarimams ir konsultacijoms.
3. Pirkite atsižvelgdami į savo įmonės interesus ir kiekvieną protingai išleistą dolerį.
4. Aktyviai įgyti žinių apie perkamas medžiagas ir gamybos procesus.
5. Dirbkite sąžiningai ir atvirai, atsisakydami bet kokios formos kyšininkavimo.
   Parodykite draugišką požiūrį į visus, kurie to nusipelnė.
6. Gerbkite ir reikalaukite pagarbos iš kitų už savo pareigas.
7. Venkite konfliktų.
8. Esant poreikiui padėti ir patarti kolegoms.
9. Bendradarbiaukite su visomis organizacijomis ir konkrečiais žmonėmis, kurie yra skirti pagerinti šios profesijos statusą.

Informacinė pagalba pirkimo skyriui

Norėdama valdyti pirkimo logistiką, įmonė turi turėti informacines sistemas veiklos rodikliams valdyti. Jie turi suteikti galimybę nuodugniai analizuoti ir stebėti Pirkimo verslo proceso vykdymą.

Reikšmingą pagalbą analizuojant įmonės aprūpinimo ištekliais procesą ir generuojant užsakymus tiekėjams galima gauti naudojant tinkamą programinę įrangą. Tokiu atveju būtina atkreipti dėmesį į programos gebėjimą generuoti analitines ataskaitas. Kiekviena įmonė, naudodama kompiuterinę informacinę sistemą, generuoja savo pirkimų ataskaitų rinkinį pagal aukščiausios vadovybės suformuluotus tikslus ir uždavinius.

Kaip rodo praktika, ataskaitos ir rodikliai yra įprasti, atspindintys šiuos pirkimų veiklos aspektus:

1. Pirkimo rinkoje sąlygos:
   • įsigytų prekių kainų pokyčiai;
   • pasiūlos ir paklausos santykio pokyčiai rinkoje;
   • perkamų prekių rinkos dinamikos prognozės.
2. Atsargų kaštų analizė:
   • investicijos į inventorių;
   • pagrindinių prekių grupių dienos (dešimties dienų, mėnesio) pristatymai ir užsakytas prekių kiekis;
   • apyvarta pagal perkamų prekių grupes;
   • gautų nuolaidų analizė;
   • perteklinių atsargų analizė.
3. Pirkimo operacijų efektyvumas:
   • perkamų prekių kokybės analizė;
   • laiku įvykdytų pristatymų dalis;
   • reikalingų prekių trūkumo sandėlyje atvejų analizė;
   • užsakymų pakeitimų skaičius;
   • įsigytų prekių pristatymo laikas;
   • pirkimo skyriaus darbuotojų darbo našumas;
   • kainų pokyčiai, atsiradę dėl derybų, analitinio darbo, patobulintos pakuotės, racionalizuojant transportavimą ir kt.;
   • transporto išlaidas.
4. Tiekėjo patikimumas:
   • vėluojančių pristatymų ir pristatymo atsisakymų dalis;
   • nuostoliai dėl prarastų pardavimų;
   • nebaigtų pristatymų dalis;
   • tiekėjų ir vežėjų teikiamų transporto paslaugų kokybė.

Minėti pirkimo logistikos stebėjimo ir vertinimo rodikliai yra būtina tiekimo grandinės valdymo informacinės paramos dalis.

Informacinių ir kompiuterinių sistemų analitinės galimybės turėtų suteikti pirkimo vadybininkams išsamų ir aiškų visų su pirkimo veikla susijusių rodiklių vaizdą. Taigi, minimalūs atsargų standartai naudojami atsargų lygiui kontroliuoti ir yra pagrindas generuoti automatinius užsakymus tiekėjams. Naudodamas automatinius užsakymus, pirkimų vadybininkas skiria laiko tik sugeneruotų užsakymų koregavimui, o tai žymiai sumažina laiko sąnaudas, nes jam nereikia peržiūrėti likusių prekių.

Pirkimų logistikos procesų programinės įrangos pagalba atliekama sisteminė rinkos sąlygų ir prekių tiekėjų darbo analizė. Tai perkančiajai įmonei suteikia išsamią informaciją apie reikalingų prekių įsigijimo sąlygas ir leidžia priimti optimalius pirkimo sprendimus.

Kompiuterinės sistemos turi suteikti galimybę numatyti galimą prekių trūkumą, dėl kurio gali sutrikti prekybos procesas, sumažėti pardavimai, o dėl to padidėti kaštai ir sumažėti pelnas. Iš tiekėjų iš anksto gauta informacija apie galimus tiekimo sutrikimus leidžia jiems pasiruošti iš anksto ir sumažinti galimus nuostolius.

Šiuolaikinės kompiuterinės sistemos turėtų sustiprinti įmonės informacijos integraciją su tiekėjais, padidinti bendradarbiavimo lygį tarp šalių, įtrauktų į produktų tiekimo grandinę, sumažinti sandorių kaštus.

Dauguma programinės įrangos produktų, kurie automatizuoja pirkimų valdymą ir paprastai įtraukiami į kompiuterinę informacinę sistemą, turi „Pirkimo“ modulį, kuris atlieka šias pagrindines funkcijas:

• Sutartinių santykių su tiekėjais ir vežėjais stebėjimas. Įsipareigojimų apmokėti už prekes vykdymo kontrolė.
• Pristatymo grafiko vykdymo stebėjimas numatant prekių gavimo į sandėlį laiką.
• Prekių priėmimui į sandėlį reikalingų dokumentų generavimas su automatiniu paskirstymu finansiškai atsakingiems asmenims.
• Pretenzijų teikimas tiekėjui (vežėjui, ekspeditoriui) dėl tiekiamų prekių asortimento, kiekio ir kokybės.
• Visų operacijų, susijusių su materialinių vertybių priėmimu, suvartojimu ir judėjimu sandėliuose, automatizavimas.
• Visų operacijų apskaita naudojant sandėlio korteles pildoma automatiškai pagal pirminius dokumentus.
• Materialinių vertybių apskaita įvairiais matavimo vienetais.
• Sandėlio operacijų vykdymas pagal galiojančias apskaitos taisykles.
• Finansiškai atsakingų asmenų sąrašo tvarkymas su priskyrimu sandėliams ir materialinių vertybių grupėms.
• Inventorizacijos aktų apskaita ir inventorizacijos sąrašo sudarymas.
• Išsami informacija apie kiekvienos įsigytos prekės kiekį, kokybę, galiojimo datą, saugojimo adresą, tiekėją ir vežėją (ekspeditorių) bet kuriuo metu.
• Informacijos apie atsargų perteklių ir deficitą teikimas.

Kompiuterinės informacinės sistemos užtikrina informacijos apie esamas sutartis su tiekėjais, pagal kurias atliekami užsakymai, perkamų prekių ženklų prekių klasifikaciją, tiekėjų registrą, saugojimą ir naudojimą.

Norint suformuoti prekių tiekėjų bazę, būtina sąlyga – nuolatinis jų veiklos rodiklių stebėjimas. Įmonės informacinė sistema turėtų leisti saugoti kiekvieno tiekėjo istoriją ir duomenis, atspindinčius veiklos rodiklių dinamiką. Šioje duomenų bazėje kaupiama informacija apie galimus tiekėjus, kad būtų galima įgyvendinti atrankos procedūrą ir pereiti prie darbo su kitu tiekėju.

Be kiekvieno tiekėjo pavadinimo, tiekėjų duomenų bazėje turėtų būti:

• konkrečių tiekėjos įmonės darbuotojų kontaktiniai duomenys;
• Banko duomenis;
• darbo sąlygas, nuolaidas, priedus ir kitus susitarimus, nurodant jų kūrimo istoriją;
• perkant naudojami kainoraščiai;
• visų tiekėjo užsakymų istorija su bet kokiais grąžinimais, defektais, vėlavimais ir trumpais pristatymais;
• einamieji ir maksimalūs prekybos kreditai, mokėjimo sąlygos;
• tiekiamų prekių pavadinimai;
• kaina arba kainų intervalas, priklausomai nuo nuolaidų, taikomų pirkinių kiekiui, mokėjimo terminų ir pan.;
• pakuotės ar kiti kroviniams gabenti svarbūs duomenys.

Išsiuntus pirkimo užsakymą tiekėjui, pirkimo vadybininkas turi turėti galimybę per informacinę sistemą stebėti jo eigą. Kartu fiksuojami visi tiekėjų įsipareigojimų vykdymo nukrypimai, kad vadovas galėtų įvertinti jų darbo kokybę. Įmonei gavus užsakytas prekes, nauja informacija įvedama į pirkimo skyriaus informacinę sistemą. Ši operacija apima dokumentų duomenų bazės tvarkymą:

• užsakymų žurnalas, kuriame fiksuojami visi užsakymai pagal numerius ir rodoma kiekvieno užsakymo būsena (atlikta, iš dalies įvykdyta, nebaigta);
• pirkimo užsakymų registrą, kuriame yra visų pirkimo užsakymų kopijos;
• prekių registrą, kuriame rodomi visi kiekvienos prekės pirkimai (data, tiekėjas, kiekis, kaina, pirkimo užsakymo numeris);
• tiekėjų registrą, kuriame rodomi visi iš jo įsigyti pirkimai.

Ne mažiau svarbus informacinės paramos perkant logistiką aspektas yra vidinių informacijos srautų, cirkuliuojančių tarp įmonės padalinių, valdymas.

Kaip pavyzdį žemiau esančioje lentelėje pateikti informacijos srautai, kurie egzistuoja tarp pirkimo skyriaus ir sandėlio (priėmimo skyriaus) (Buzukova E. Pirkimas ir tiekėjai. Asortimento valdymo kursas mažmeninėje prekyboje. P. 386.)

Atkreipkite dėmesį, kad prekybos įmonėse apsikeitimas informacija tampa sudėtingesnis dėl plataus prekių asortimento, greito jų atnaujinimo ir sudėtingos kiekvienos prekės aprašymo struktūros. Šiuo atžvilgiu pagrindiniai prekių priėmimo ypatumai prekybos įmonėse yra šie:

• didelio tiekėjų skaičiaus buvimas;
• skirtingos pakavimo sąlygos;
• transporto priemonių krovimas urmu (dėžėse, nenaudojant mechanizuotų iškrovimo priemonių) ir ant padėklų;
• prekių priėmimas perskaičiuojant ne tik vietų skaičių, bet ir prekių vienetus pakuotėse;
• įvairių transporto priemonių, pristatančių prekes;
• pristatymo terminų nesilaikymas;
• skirtingi tiekėjų reikalavimai gaminių gavimo, nekokybiškų gaminių nustatymo ir skundų pateikimo tvarkai;
• skirtinga prekę lydinčių dokumentų paketo sudėtis.

Šios savybės vis dar neleidžia sukurti vieningos technologijos darbui su visais tiekėjais, sukurti vieningą informacinę erdvę ir pasiekti vieningą dokumentų srautą, o tai mažina pirkimų logistikos kokybę.

Taigi svarbi kryptis – gerinti pirkimo logistikos informacinį palaikymą, kuris leis įmonėms sukurti integruotas tiekimo grandines, kurios sumažins kaštus, sukurs vieningą informacinę erdvę ir vieningą dokumentų srauto tvarką.

Prekybos asortimento ir prekių srautų valdymą patikėjusi specialistams, vadovybė nustato reikiamus įgaliojimus ir jų atsakomybės sritis, kurios turi būti užfiksuotos pareigybių aprašymuose bei pirkėjų motyvavimo sistemoje.

Pirkimų skyriaus darbas turi įtakos visai įmonės veiklai: pardavimui, efektyviam apyvartinių lėšų panaudojimui, vartotojų pasitenkinimui kainomis ir asortimentu, sandėlio pilnumui bei vidinės tiekimo grandinės efektyvumui. Tai siejama su beveik visų skyrių darbuotojų darbu – nuo ​​buhalterinės apskaitos iki transporto paslaugų. Šiuo atžvilgiu būtina atidžiai apsvarstyti organizacinius pirkimų logistikos aspektus.

Sudėtingiausi pirkimo veiklos organizavimo modeliai būdingi didelėms prekybos tinklo parduotuvėms. Vidaus ir užsienio patirties analizė leidžia nustatyti šiuos mažmeninės prekybos tinklų pirkimo logistikos modelius.

Modelis 1. Tiesiogiai iš tiekėjo

Tiekėjai tiesiogiai aprūpina prekėmis visas tinklo parduotuves. Akivaizdu, kad tai pati neefektyviausia schema transporto logistikos požiūriu, kuriai būdingas ir didelis kaštų lygis.

2 modelis. Per paskirstymo centrą

Prekybos tinklas sukuria savo platinimo centrą. Atkreipkime dėmesį į teigiamus šio pasirinkimo aspektus: atsargų mažinimas parduotuvių sandėliuose, atsargų apyvartos ir valdomumo didinimas, prekių prieinamumo užtikrinimas išpardavimų piko metu, prekių kokybės užtikrinimas organizuojant centralizuotą kokybišką paslaugą, supaprastinta sąveika su tiekėjų.

Taigi sprendimą, kokį pirkimo logistikos organizavimo modelį pasirinkti, prekybos įmonė priima pirmiausia remdamasi savo plėtros strategija ir ekonominiu pagrįstumu.

Šiuolaikiniai prekybos tinklai vystosi dviem kryptimis: didina prekybos tinklo valdymo efektyvumą ir didina tinklo parduotuvių skaičių (pasinaudojant masto ekonomija).

Mažmeninės prekybos tinklo valdymo modeliai

Ekspertai nustato šiuos mažmeninės prekybos tinklo valdymo ir jo pirkimo logistikos modelius (Kaip pereiti iš parduotuvės į mažmeninės prekybos tinklą. - www.fit.ru/press_centre/publications/):

Investavimo modelis

Tai reiškia, kad yra investavimo ir konsolidavimo centras su nepriklausoma mažmenine prekyba. Šį modelį dažniau naudoja prekybos įmonės, kurios nėra tinklo įmonės visa to žodžio prasme. Juos vienija arba bendri investuotojai, arba bendras prekės ženklas.

Šio modelio privalumai: valdymo užduotys centriniame biure yra supaprastintos, iniciatyva gali būti imama vietoje.

Trūkumai: nesugebėjimas pasinaudoti tinklo struktūros privalumais, priklausomybė nuo parduotuvių vadovų kvalifikacijos, pirkimų konsolidacijos stoka.

Laikymo modelis

Centras nustato pirkimo politiką (tiekėjus, prekių asortimentą ir pirkimo kainas), tačiau parduotuvės yra nepriklausomos veiklos valdyme. Didelis informacijos apie prekybinių patalpų būklę efektyvumas centrui nėra labai svarbus. Šį modelį naudoja nemaža dalis Rusijos mažmeninės prekybos įmonių ir juo sėkmingai įgyvendinama viena pagrindinių mažmeninės prekybos tinklo užduočių – pirkimo politikos konsolidavimas. Dažniausiai tokį valdymo modelį renkasi mažmeninės prekybos operatoriai, kurie operatyvinės sąveikos su tiekėjais funkcijas perduoda parduotuvių vadovams.

Šio modelio privalumai: lankstumas vietiniams vadovams valdant konkrečią parduotuvę.

Trūkumai: per didelis valdymo aparato augimas ir dėl to didelės išlaidos.

Centralizuotas modelis

Tai pati efektyviausia tinklinės prekybos įmonės organizacija. Vieningas valdymo centras į parduotuves deleguoja funkcijas, kurios minimaliai reikalingos norint dalyvauti logistikos operacijose (prekių užsakymas, inventorius, perkainojimas). Tuo pačiu metu tinkle gali būti to paties formato arba skirtingų parduotuvių.

Šio modelio privalumai: išlaidų mažinimas, efektyvus valdymo aparato panaudojimas, sutelkiant jį į vieną centrą. Tiesą sakant, tai yra nuotolinis mažmeninės prekybos objektų valdymas, leidžiantis suaktyvinti visus prekybos įmonės verslo procesus ir taip įgyti didelį konkurencinį pranašumą.

Trūkumai: priklausomybė nuo nepertraukiamo ir efektyvaus informacinės ir kompiuterinės sistemos veikimo.

Padėklo modelis

Šis modelis numato visišką valdymo sutelkimą centre ir valdymo funkcijų sumažinimą parduotuvėje (išskyrus prekių pardavimą klientams). Centriniame biure yra informacinė sistema ir fiksuojamas prekių judėjimas, ten sutelktas visas tinklo valdymo aparatas.

Šio modelio privalumai: didelis techninių ir darbo išteklių taupymas.

Trūkumai: neįtraukiamas tiesioginis prekių pristatymas į parduotuvę, menkai atsižvelgiama į vietos parduotuvių veiklos ypatybes.

Hibridinis modelis

Kai kurios tinklo mažmeninės prekybos patalpos valdomos centralizuotai, o kai kurios parduotuvės gali veikti laikymo arba, pavyzdžiui, padėklų principu. Panašus valdymo metodas yra mažmeninės prekybos įmonėse, kuriančiose didelius nacionalinius tinklus. Tuo pačiu metu regioniniai krūmai gali veikti kaip padaliniai, veikiantys pagal centralizuoto valdymo modelį. Šiose struktūrose naudojamas centralizuotas arba mišrus valdymo modelis.

Šio modelio privalumai: praktiškai vienintelis galimas nacionalinių ir tarptautinių prekybos tinklų valdymo būdas, užtikrinantis vieningą produktų politiką.

Trūkumai panašūs į valdų valdymo modelio, tačiau juos galima gerokai sumažinti, jei teritoriniai krūmai tvarkomi centralizuotu arba dėklų metodu.

Pirkimų skyriaus funkcijos

Pirkimų skyrius – tai skyrius, kuriame priimami sprendimai dėl prekių pirkimo, sudaromos produkcijos tiekimo sutartys, sprendžiami tiekėjų pasirinkimo klausimai, nustatomi prekių kokybės reikalavimai ir kt. Vidiniai įmonės veiklos rezultatų vartotojai pirkimo paslauga yra kiti funkciniai įmonės padaliniai, kuriems reikia perkamų produktų.

Šio padalinio svarbą prekybos įmonės struktūroje sunku pervertinti, kaip ir tinkamai organizuotos pirkimų logistikos svarbą visos įmonės veiklai.

Iš esmės įmonėje išteklių pirkimas gali būti struktūrizuotas centralizuotai arba decentralizuotas. Jei įmonė į procesą žiūri iš decentralizuotos pozicijos, skirtingų struktūrinių padalinių darbuotojai pirks savarankiškai, kiekvienas savo padaliniui. Šio požiūrio pranašumas yra tai, kad vartotojas geriau nei bet kas kitas žino savo poreikius. Taikant šį metodą, pirkimo procesas gali būti greitesnis.

Tačiau centralizuotas pirkimas turi daug daugiau privalumų, todėl beveik visos įmonės, išskyrus mažiausias, taiko šį pirkimo būdą. Perkant centralizuotai, visų prekybos įmonės padalinių interesais paskiriamas konkretus asmuo arba sukuriamas pirkimų skyrius, turintis teisę įsigyti išteklių.

Įmonės pirkimų skyriaus specialistai yra atsakingi už produktų pirkimą pagal vidinių vartotojų užklausas arba savarankiškai stebi išteklių poreikį. Pačiame pirkimų skyriuje veiklos, sudarančios Pirkimų verslo procesą, dažnai yra toliau specializuojamos, siekiant ugdyti pirkimų vadybininkų profesionalumą.

Didžiųjų mažmeninės prekybos tinklų pirkimo centrus paprastai sudaro skyriai, atsakingi už tam tikros asortimento dalies pirkimą. Asortimento paskirstymas tarp padalinių dažnai vyksta prekių charakteristikų panašumo principu. Toks darbo paskirstymas leidžia pirkėjams sukaupti maksimalias žinias apie savo prekę. Kuo didesnė mažmeninės prekybos įmonė, tuo siauresnė darbuotojų specializacija jos pirkimo centre.

Mažoje įmonėje, kur pirkimų skyriui atstovauja vienas žmogus, natūralu, kad nebus skirstomos funkcijos.

Pirkimų skyriaus tikslai

Bet kurios gamybos ar prekybos įmonės pirkimų skyriaus (paslaugos) tikslai:

• Įsigykite prekes ir paslaugas už geriausią kainą.
• Išlaikyti didelę atsargų apyvartą.
• Užtikrinti prekių pristatymą laiku.
• Pirkite prekes su garantuota aukšta kokybe.
• Palaikykite draugiškus santykius su patikimais tiekėjais.
• Gaukite maksimalią naudą įmonei.
• Bendradarbiauti ir efektyviai bendrauti su kitais įmonės padaliniais.
• Prisidėti prie įmonės strateginių tikslų įgyvendinimo, įskaitant logistikos strategijos įgyvendinimą.
• Sumažinti pirkimo išlaidų dalį visose logistikos sąnaudose.
• Tvarkyti efektyvią automatizuotą įsigytų prekių apskaitą ir palaikyti kitus informacijos srautus, kylančius vykdant pirkimų veiklą.
• Plėtoti ir skatinti veiklą, kelti prekių pirkimo vadybininkų kvalifikaciją.

Kiekvieno tikslo siekimo prioritetus nustato konkreti įmonė, atsižvelgdama į priimtą verslo strategiją. Pavyzdžiui, įmonei, kuri siekia sumažinti sąnaudų strategiją, pirmenybė bus teikiama pirmojo tikslo iš aukščiau pateikto sąrašo pasiekimui. Trūkstant tam tikros rūšies išteklių, prioritetas bus užtikrinti nenutrūkstamą jų tiekimą, kad nebūtų sutrikdyta normali gamybos ar prekybos proceso eiga, o prekių rinkos perpildymo laikotarpiais tai ypač svarbu.
Prekybos įmonės apyvartą reikia išlaikyti reikiamame lygyje, kuo labiau sumažinant investicijas į atsargas.

Išsamiau panagrinėkime pagrindinius veiklos tikslus organizavimo ir pirkimų valdymo srityje.

Pristatymo laikas

Pavėluoti pirkimai gali sutrikdyti gamybos grafiką, o tai pareikalaus didelių pridėtinių išlaidų, o anksčiau nei planuota įsigytos prekės papildomai apkrauna įmonės apyvartines lėšas ir sandėliavimo patalpas.

Partijos dydis

Optimalus pristatymo partijos dydis, t.y. tikslios atsargų apimties ir jų poreikių atitikimo palaikymas. Perteklinis arba nepakankamas tiekiamų išteklių kiekis neigiamai veikia apyvartinių lėšų balansą, produkcijos gamybos tvarumą ar prekybos įmonės pardavimų stabilumą.

Produkto kokybė

Perkamų produktų kokybės palaikymas ir gerinimas. Perkami ištekliai turi būti tiekiami reikiamos kokybės, kitaip įmonės pagamintas galutinis produktas neatitiks priimtų standartų. Perkamų prekių ir paslaugų konkurencingumui užtikrinti būtina nuolat gerinti pirkimų kokybę.

Ieškokite minimalių kainų

Prekių ir paslaugų paieška ir pirkimas minimaliomis kainomis. Ši užduotis ypač aktuali prekybos įmonėms, nes pirkimo veiklai reikia daug apyvartinių lėšų, o apyvartinių lėšų trūkumas, kaip rodo patirtis, yra viena iš pagrindinių Rusijos verslo problemų. Pelnas, gautas perkant mažesnėmis kainomis ir ypač sumažinus bendrąsias logistikos išlaidas, gali būti labai didelis.

Rinkos tyrimai

Pirkimų rinkos tyrimas. Pirkimų skyrius turėtų reguliariai rinkti ir vertinti informaciją, kad nustatytų geriausius pirkimo šaltinius ir optimizuotų perkamų prekių asortimentą.

Organizuojant pirkimų skyriaus darbą reikėtų atsižvelgti į pirkimo logistikos išsivystymo lygį įmonėje. Ekspertai išskiria keturis pagrindinius pirkimo logistikos raidos etapus, kurių charakteristikos pateiktos žemiau esančioje lentelėje:

42 — Logistika: vadovėlis / red. Į IR. Sergejeva. 254–255 p.

Pirkimų skyrius (tarnyba) yra funkciškai atskiras įmonės padalinys, turintis glaudžius ryšius su kitomis struktūromis. Taigi pirkimų skyriaus darbuotojai pirkimus vykdo užsakinėdami prekes iš tiekėjų ir perduodant informaciją apie užsakymus transporto skyriui. Transporto skyrius perima fizinio krovinio pervežimo iš tiekėjo į įmonės sandėlius funkciją, kur atvykęs perduoda krovinį sandėlio darbuotojams. Sandėlyje laikomos prekės. Operacijų skyrius
buhalterija užsiima informacijos logistika. Ryšium su tokiais glaudžiais ryšiais, norint racionaliai organizuoti pirkimo logistiką, būtina nuolat atkreipti dėmesį į efektyvių darbo santykių tarp pirkimų skyriaus ir kitų įmonės struktūrinių padalinių palaikymą.

Atsižvelgiant į efektyvaus pirkimų organizavimo svarbą bet kuriai įmonei, būtina sistemingai stebėti ir analizuoti pirkimų logistiką.

Pirkimų skyriaus veiklos rodikliai

Vadovaujantis pirkimų skyriaus funkcijomis, jo darbo efektyvumas dažniausiai vertinamas šiais rodikliais:

• pirkimo kaštų mažinimas bendrųjų logistikos kaštų struktūroje;
• įsigytų gaminių defektų lygis;
• laiku įvykdytų pirkinių dalis;
• situacijų, kai sandėlyje nebuvo reikiamų resursų, dėl kurių sutriko gamybos grafikas ar kliento užsakymo vykdymas, skaičius;
• užsakymų pakeitimų dėl pirkimų tarnybos kaltės skaičius ir priežastys;
• gautų ir užpildytų paraiškų skaičius;
• transporto išlaidų dalis visų pirkimų išlaidų struktūroje ir kt.

Pirkimų vadybininko funkcijos

Kiekvienas pirkimo proceso etapas yra galimybė įmonei generuoti didesnį pelną. Tai apima geriausio tiekėjo pasirinkimą, optimalių kainų gavimą, teisingo prekių kiekio užsakymą, efektyvų transportavimo būdą, nuostolių dėl nekokybiškų prekių mažinimą – žodžiu, viską, kur įmonė gali sumažinti logistikos pirkimo kaštus ir taip pasiekti didesnį pelną. . O visi įrankiai, kuriuos pirkimų vadybininkas naudoja savo darbe, egzistuoja būtent tam, kad padėtų jam priimti teisingus sprendimus ir kontroliuoti prekių judėjimo procesą.

Pirkimų vadybininko pareigos ir pareigos įvairiose įmonėse gali skirtis. Tyrėjai nustato šiuos pirkimo modelius (Klimenko A. Motyvacija ar imitacija? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Atlikėjo modelis

Kai labai patikimai žinomos kiekvienos prekės gamybos apimtys arba būsimos pardavimo apimties, pagrindinė pirkimo vadybininko užduotis apsiriboja tik griežtu pirkimo plano įgyvendinimu.

Eksperto modelis

Eksperto užduotis – surasti prekes, kurios bus parduotos per trumpą laiką.

Modelis "genijus"

„Genijaus“ užduotis yra surasti pardavėją, kuris būtų pasiruošęs pateikti aukščiausios kokybės prekes žemiausiomis kainomis ir pasiūlyti didžiulius atidėtus mokėjimus, o geriausia – atsiskaitymą iki
pardavimo faktą ir su teise grąžinti neparduotas kopijas.

Logistikos modelis

Kartais dėl kai kurių rinkų ypatybių, taip pat dėl ​​įmonės dydžio ir amžiaus tiekėjų paieškos ir mažiausių kainų užduotys skyriui nėra pagrindinės.
pirkimas Visi tiekėjai žinomi, sąlygos sutartos ir didelių pokyčių netaikomos. Esant tokiai situacijai, pagrindine pirkimo vadybininko užduotimi tampa optimizavimas, t.y., išteklių gavimo užtikrinimas pagal „Seven H“ logistikos taisyklę.

Prieš diegdama pirkimo vadybininkų motyvavimo sistemą, įmonė turi parengti aiškią pirkimo politiką. Priklausomai nuo pasirinkto pirkimo modelio šiai politikai įgyvendinti („ekspertas“, „atlikėjas“ ir kt.), būtina pasirinkti personalą, sukurti jų kontrolės sistemą ir naudoti motyvavimo sistemos rodiklius.

Pagrindinis pirkimo vadybininko tikslas susideda iš įmonės gamybos ar prekybos proceso aprūpinimo ištekliais (prekėmis ir paslaugomis).

Siekdamas šio tikslo, pirkimo vadybininkas atlieka šias funkcijas:

• Užtikrina optimalų prekių kiekį ir asortimentą.
• Pateikiami planuojami prekių grupių apyvartos rodikliai.
• Teikia užsakymus tiekėjams.
• Stebi užsakymų įvykdymą.
• Reguliariai stebi didelės paklausos produktų prieinamumą ir pardavimą, kad išvengtų trūkumo.
• Naujų tiekėjų pasiūlymų ir rinkos sąlygų studijavimas.
• Gautą informaciją apibendrina ir perduoda vadovybei.

Laiku informuoja įmonės padalinius apie naujus pasiūlymus ir prekių gavimą, užtikrina reikiamos informacijos apie prekes prieinamumą įmonės informacinėje ir apskaitos sistemoje.

Priklausomai nuo atliekamų užduočių, nustatomos profesinių žinių ir įgūdžių sritys.

Pirkimo vadybininkas turi žinoti:

• finansinių srautų valdymo logistikoje metodai;
• visos tiekimo sutarties dalys;
• veiksniai, į kuriuos atsižvelgiama renkantis tiekėją ir vežėją;
• būdus, kaip pagerinti pirkimų valdymo efektyvumą naudojant informacines technologijas;
• elektroninių duomenų mainų naudojimas bendraujant su tiekėjais;
• pirkimo būdai;
• operacijos, kurios sudaro „Pirkimo“ verslo procesą;
• įvairių tarpininkų atliekamos funkcijos užsakymo vykdymo procese;
• sutarties sudarymo tvarka;
• sankcijos, taikomos nesilaikant sutarties sąlygų;
• verslo komunikacijos etika.

Pirkimų vadybininkas turi sugebėti:

• pagrįstai pasirinkti geriausias pristatymo sąlygas;
• teisingai užpildyti reikiamus dokumentus;
• užmegzti sąveiką tarp pirkimo skyriaus ir kitų padalinių;
• įvertinti ir pasirinkti tiekėją;
• gauti ir analizuoti informaciją apie tiekėjų siūlomų prekių asortimentą;
• peržiūrėti tiekėjų rinką;
• analizuoti tiekėjo patikimumą;
• analizuoti tiekėjų siūlomas pristatymo sąlygas;
• derėtis su tiekėjais (dėl kainų nustatymo, pristatymo sąlygų ir pan.);
• palyginti iš skirtingų tiekėjų gautus pasiūlymus;
• analizuoti ir sudaryti sutartis;
• užmegzti tvirtus verslo ryšius su tiekėjais, kurie stiprina Jūsų įmonės įvaizdį ir reputaciją;
• laiku vykdyti visus susitarimus su tiekėjais ir nepalikti neišspręsto klausimo;
• imtis priemonių skoloms grąžinti atsiskaitant su tiekėjais.

Norint sėkmingai atlikti profesines pareigas, pirkėjui svarbu analitinis protas, sistemingas mąstymas, dėmesingas, gebantis efektyviai veikti stresinėse situacijose, kontroliuoti savo veiklą, mokėti planuoti ir nustatyti prioritetus, turėti didelį aktyvų žodyną ir gebėti aiškiai perteikti savo mintis įvairaus išsilavinimo žmonėms.

Ypatingą vietą užima bendravimo įgūdžiai, tokie kaip įtikinėjimas, derybos, pagrindinių bendravimo technikų įvaldymas, gebėjimas eiti į kompromisus (su tiekėjais ir kitais įmonės padaliniais), aktyvumas, užsispyrimas, gebėjimas siekti užsibrėžto tikslo, atsakingumas ir padorumas, atsparumas stresui, ištvermė ir kantrybė konfliktinėse situacijose.

Pirkimų vadybininkas dirba su dideliais informacijos kiekiais. Tai informacija apie tiekėjus, pristatymo, transportavimo ir apmokėjimo tvarką. Pirkimų vadybininko analitinė veikla susideda iš kainos, kokybės, pristatymo laiko palyginimo ir optimalaus varianto parinkimo; produktų rinkos analizėje. Tuo pačiu metu ypatingą vietą užima sprendimų priėmimo procesas per trumpą laiką.

Biure dirba pirkimo vadybininkas. Iš esmės jo veikla vykdoma naudojant tokias priemones kaip telefonas, faksas, internetas, kompiuteris (darbas su profesionaliomis programomis, duomenų bazėmis, internetu; ataskaitų rašymas ir kt.).

Daugumai pirkimo logistikos srities profesionalų sudėtingi konfliktai su pardavimo skyriumi (gamybos skyriumi), sąveikos su sunkiais tiekėjais (pavyzdžiui, su monopolistais rinkoje) problemos.

Pirkimų vadybininko kvalifikacijos kėlimo sritys yra šios: profesinės komunikacijos metodų tobulinimas; derybinių įgūdžių mokymas; įvaldyti darbo dienos planavimo ir pirkimo proceso organizavimo įgūdžius; komandinio darbo ugdymas; tobulinti žinias gamybos srityje, tiriant gaminių rūšis ir rūšis, pirkėjų paklausą ir pardavimo technologijas, pirkimo veiklos teisinius aspektus.

Pirkimų vadybininko įvertinimas ir motyvavimas

Svarbus pirkimų vadybininko darbo organizavimo aspektas yra jo darbo motyvavimo sistemos sukūrimas ir įdiegimas. Plėtros metu įmonė nustato, kokie rodikliai turės įtakos pirkimų vadybininkų atlyginimams, nustato kiekybinius rodiklius ir darbo užmokesčio apskaičiavimo mechanizmus pagal priimtus rodiklius. Po to įmonė turi pranešti apie savo darbo užmokesčio politiką pirkėjams ir įdiegti skatinimo sistemą.

Pirkėjo motyvacija turėtų kilti iš jo funkcinių pareigų ir galių. Pirkimų vadybininko motyvavimo sistema dažniausiai grindžiama šiais rodikliais:

• pirkimų plano įgyvendinimas;
• perkamų prekių kainų lygio dinamika;
• perkamų prekių apyvarta;
• prekių pirkimo užsakymų įvykdymo procentas.

Priklausomai nuo verslo specifikos, prie išvardintų galima pridėti šiuos rodiklius: tiekiamos produkcijos defektų procentas, nepilnai įvykdytų išteklių užklausų procentas, nusiskundimų procentas ir kt.

Visi pirkėjo motyvavimo sistemos rodikliai turi būti susiję su tais pirkimo veiklos rezultatais, kuriuos jis gali realiai paveikti (t.y. kurie priklauso konkrečiai nuo jo darbo).

Be to, šie rodikliai turi būti svarbūs konkrečiai įmonei (pavyzdžiui, sumažėjęs broko gavimas, išaugusi atsargų apyvarta). Kaip rodo praktika, pirkimų vadybininko atlyginimas yra ne mažesnis kaip 50% viso atlyginimo. Premijos dalis apskaičiuojama pagal iš anksto nustatytus veiklos vertinimo rodiklius.
Žemiau esančioje lentelėje pateikti mažmeninės prekybos įmonės pirkimų vadovo vertinimo rodikliai (44 - Buzukova E. Pirkimai ir tiekėjai. Asortimento valdymo kursas mažmeninėje prekyboje. P. 218–219).

Svarbus rodiklis vertinant pirkimo vadybininką yra jo atitikimas profesinės etikos standartams.

Pirkėjų profesinė etika apima tokius santykių su tiekėjais aspektus kaip:

• gerbti savo įmonės interesus;
• informacijos konfidencialumas;
• sąžininga konkurencija;
• požiūris į verslo dovanas iš tiekėjų.

Egzistuoja šios nuomonės dėl dovanų iš tiekėjų leistinumo:

1. Pirkėjai neturi teisės priimti dovanų, gautos dovanos turi būti grąžintos.
2. Pirkėjai gali pasilikti reklamines dovanas, pvz., rašiklius, kalendorius, bloknotus ir kt.
3. Pirkėjai turi patys nuspręsti, ar dovana yra dėmesio, geros valios ženklas, ar bandymas papirkti komerciškai.

Pasirinkus bet kurį iš pasirinktų variantų, įmonei patartina surengti pokalbius su pirkėjais, kurių metu priminsite apie įmonėje egzistuojančius etikos standartus ir paaiškinsite, kad reikia jų laikytis.

Norėdami iliustruoti etinės pirkimo logistikos pusės svarbą, pateikiame tiekimo valdymo instituto (JAV) suformuluotus pirkimo veiklos standartus (Lysons K., Gillingham M. Purchasing and Supply Chain Management. P. 797):

1. Visų pirma gerbkite savo įmonės interesus.
2. Būkite atviri kolegų patarimams ir konsultacijoms.
3. Pirkite atsižvelgdami į savo įmonės interesus ir kiekvieną protingai išleistą dolerį.
4. Aktyviai įgyti žinių apie perkamas medžiagas ir gamybos procesus.
5. Dirbkite sąžiningai ir atvirai, atsisakydami bet kokios formos kyšininkavimo.
   Parodykite draugišką požiūrį į visus, kurie to nusipelnė.
6. Gerbkite ir reikalaukite pagarbos iš kitų už savo pareigas.
7. Venkite konfliktų.
8. Esant poreikiui padėti ir patarti kolegoms.
9. Bendradarbiaukite su visomis organizacijomis ir konkrečiais žmonėmis, kurie yra skirti pagerinti šios profesijos statusą.

Nevertink savo vietos

Jūsų padėtis pati savaime nėra vertinga – jūsų indėlis į reikalą yra vertingas, kol esate šioje pozicijoje. Prisirišimas prie vietos, kad ir kokią naudą ji atneštų, naikina jūsų asmenybę ir karjerą.

Gali atrodyti, kad jums labai pasisekė, kad tapote lyderiu. Sėkmė prilygsta laimėjimui loterijoje, sėkmė, kurią reikia kuo greičiau sugriebti ir laikytis. Tai klaidinga pozicija: jūsų viršininkas nėra idiotas, jis pasirinko jus į šias pareigas dėl jūsų savybių, o ne mokslinio pokšto. (Jei jūsų viršininkas yra idiotas, tai taip pat gana sunku laikyti sėkme – greitai išeik). Jūsų savybės yra nepastovios, kaip ir aplinkybės lauke, o viršininkas taip pat gali nuspręsti jus pašalinti iš šių pareigų.

Palikti vadovaujančias pareigas nėra katastrofa, jei esate įsitikinęs, kad viską padarėte teisingai. Jei esate toks pat vertas specialistas, koks buvote, nepasiklysite ir nesuklysite.

Pasakyk man, kaip tai padaryti, nedaryk.

Vadovaudamas skyriui, žinoma, esi atsakingas už efektyvų jo veikimą. Tačiau būtų didelė klaida sistemingai užtikrinti šį efektyvumą asmeninėmis pastangomis.

Taip, greičiausiai buvote pasirinktas vadovaujančiam vaidmeniui dėl didžiulės patirties ir įgūdžių. Ir dabar jūsų užduotis yra ne pritaikyti šiuos įgūdžius asmeniškai, o užtikrinti, kad kuo daugiau jūsų darbuotojų turėtų juos vienodai.

Transporto skyriaus vedėjas asmeniškai klientų į išpilstymo kambarį tiesiai į droselį nepristato. Jis rūpinasi, kad vairuotojai Larionovas ir Kutko nepamirštų savo darbo.

Žmonės nėra mašinos

IT žmonės ypač linkę su kitais elgtis kaip su mėsiniais kompiuteriais. Kompiuteris sukurtas taip, kad davus tą pačią programą, jis duoda tą patį rezultatą. Vaikinai su megztiniais linkę to paties tikėtis iš žmonių, bet žmogus yra gyva būtybė, gyvenanti savo nepastovumu (o jei mes šios savybės neturėtume, jūs asmeniškai vis tiek terliotumėte sauskelnes ir neskaitytumėte šio straipsnio).

Jūsų darbuotojai neteisingai interpretuos jūsų nurodymus, parodys skirtingą gebėjimą dirbti įvairiomis dienomis, sirgs, ginčysis, tingins, keis užsiėmimą, netvarkos ir nemiegos. Tai yra gyvi žmonės, ir tai yra elementari bazė, su kuria artimiausiu metu turėsite dirbti. Nepaisyti šių žmonių supergalių nepavyks – turėsite tiesiogiai dirbti su kiekvienu tokių pasireiškimų faktu, kitaip jūsų padaliniui gresia pavojus. Stenkitės priimti ir, jei įmanoma, pamilkite šį naują savo darbo aspektą.

Norėdami sumažinti žmogiškojo faktoriaus įtaką savo skyriaus darbui, reguliariai galvokite apie įprastų operacijų automatizavimą.

Jūsų viršininkui bus įdomu, kaip viskas vyksta, ir jūs taip pat. Dirbant vadovaujančioje pozicijoje, jūsų atmintis bus labai išbandyta – net jei esate tikri, kad anksčiau tai jūsų nenuvylė, dabar pats metas rasti atsarginių faktų saugojimo galimybių.

Žodinio susitarimo neužtenka. Net jei su kuo nors kalbėjote ir tiksliai susitarėte, ir abu tiksliai prisimena, dėl ko susitarė, vis tiek atsiųskite el. laišką su tikslia formuluote, dėl kurios pavyko susitarti. Būkite įkyriai nuoseklūs su šia technika, ypač kalbėdami su savo viršininkais. Pasikalbėjome – supratome – el.

Taip, nemalonu, bet biurokratija dabar yra tavo darbo dalis, tavo asmeninė atsakomybė. Vėlgi, tai gali būti palikta automatikai, jei jūs pats gerai žinote, ką ir kaip įrašyti ir skaičiuoti. Skirkite kelias valandas automatizavimui, kad sutaupytumėte dienų. Kai kurios iš šių pareigų gali būti priskirtos jūsų darbuotojams, tačiau tiesiog pagalvokite, kiek biurokratijos jūs, kaip darbuotojas, išgyventumėte – ir stenkitės neperžengti šios ribos.

„Nebandyk pataikyti, bet pataikyk“.

Nesvarbu, kokiu geru lyderiu norėtumėte būti, esate tik toks geras, kokį jus vertina jūsų skyrius. Veiksmai yra svarbūs, o ne ketinimai. Niekam visiškai neįdomu, ką ten norėjai veikti, ką galvoji per bemieges naktis, kokiuose mokymuose ir seminaruose lankei, kokią knygą skaitėte ir kokį vaizdo įrašą žiūrėjote. Skaitykite viską pasaulyje, bet tol, kol nieko nedarote su savo skyriumi arba darote ką nors blogo, jūsų darbas su savimi yra tolygus minuso šaknims.

Informacinė pagalba pirkimo skyriui

Norėdama valdyti pirkimo logistiką, įmonė turi turėti informacines sistemas veiklos rodikliams valdyti. Jie turi suteikti galimybę nuodugniai analizuoti ir stebėti Pirkimo verslo proceso vykdymą.

Reikšmingą pagalbą analizuojant įmonės aprūpinimo ištekliais procesą ir generuojant užsakymus tiekėjams galima gauti naudojant tinkamą programinę įrangą. Tokiu atveju būtina atkreipti dėmesį į programos gebėjimą generuoti analitines ataskaitas. Kiekviena įmonė, naudodama kompiuterinę informacinę sistemą, generuoja savo pirkimų ataskaitų rinkinį pagal aukščiausios vadovybės suformuluotus tikslus ir uždavinius.

Kaip rodo praktika, ataskaitos ir rodikliai yra įprasti, atspindintys šiuos pirkimų veiklos aspektus:

1. Pirkimo rinkoje sąlygos:
   • įsigytų prekių kainų pokyčiai;
   • pasiūlos ir paklausos santykio pokyčiai rinkoje;
   • perkamų prekių rinkos dinamikos prognozės.
2. Atsargų kaštų analizė:
   • investicijos į inventorių;
   • pagrindinių prekių grupių dienos (dešimties dienų, mėnesio) pristatymai ir užsakytas prekių kiekis;
   • apyvarta pagal perkamų prekių grupes;
   • gautų nuolaidų analizė;
   • perteklinių atsargų analizė.
3. Pirkimo operacijų efektyvumas:
   • perkamų prekių kokybės analizė;
   • laiku įvykdytų pristatymų dalis;
   • reikalingų prekių trūkumo sandėlyje atvejų analizė;
   • užsakymų pakeitimų skaičius;
   • įsigytų prekių pristatymo laikas;
   • pirkimo skyriaus darbuotojų darbo našumas;
   • kainų pokyčiai, atsiradę dėl derybų, analitinio darbo, patobulintos pakuotės, racionalizuojant transportavimą ir kt.;
   • transporto išlaidas.
4. Tiekėjo patikimumas:
   • vėluojančių pristatymų ir pristatymo atsisakymų dalis;
   • nuostoliai dėl prarastų pardavimų;
   • nebaigtų pristatymų dalis;
   • tiekėjų ir vežėjų teikiamų transporto paslaugų kokybė.

Minėti pirkimo logistikos stebėjimo ir vertinimo rodikliai yra būtina tiekimo grandinės valdymo informacinės paramos dalis.

Informacinių ir kompiuterinių sistemų analitinės galimybės turėtų suteikti pirkimo vadybininkams išsamų ir aiškų visų su pirkimo veikla susijusių rodiklių vaizdą. Taigi, minimalūs atsargų standartai naudojami atsargų lygiui kontroliuoti ir yra pagrindas generuoti automatinius užsakymus tiekėjams. Naudodamas automatinius užsakymus, pirkimų vadybininkas skiria laiko tik sugeneruotų užsakymų koregavimui, o tai žymiai sumažina laiko sąnaudas, nes jam nereikia peržiūrėti likusių prekių.

Pirkimų logistikos procesų programinės įrangos pagalba atliekama sisteminė rinkos sąlygų ir prekių tiekėjų darbo analizė. Tai perkančiajai įmonei suteikia išsamią informaciją apie reikalingų prekių įsigijimo sąlygas ir leidžia priimti optimalius pirkimo sprendimus.

Kompiuterinės sistemos turi suteikti galimybę numatyti galimą prekių trūkumą, dėl kurio gali sutrikti prekybos procesas, sumažėti pardavimai, o dėl to padidėti kaštai ir sumažėti pelnas. Iš tiekėjų iš anksto gauta informacija apie galimus tiekimo sutrikimus leidžia jiems pasiruošti iš anksto ir sumažinti galimus nuostolius.

Šiuolaikinės kompiuterinės sistemos turėtų sustiprinti įmonės informacijos integraciją su tiekėjais, padidinti bendradarbiavimo lygį tarp šalių, įtrauktų į produktų tiekimo grandinę, sumažinti sandorių kaštus.

Dauguma programinės įrangos produktų, kurie automatizuoja pirkimų valdymą ir paprastai įtraukiami į kompiuterinę informacinę sistemą, turi „Pirkimo“ modulį, kuris atlieka šias pagrindines funkcijas:

• Sutartinių santykių su tiekėjais ir vežėjais stebėjimas. Įsipareigojimų apmokėti už prekes vykdymo kontrolė.
• Pristatymo grafiko vykdymo stebėjimas numatant prekių gavimo į sandėlį laiką.
• Prekių priėmimui į sandėlį reikalingų dokumentų generavimas su automatiniu paskirstymu finansiškai atsakingiems asmenims.
• Pretenzijų teikimas tiekėjui (vežėjui, ekspeditoriui) dėl tiekiamų prekių asortimento, kiekio ir kokybės.
• Visų operacijų, susijusių su materialinių vertybių priėmimu, suvartojimu ir judėjimu sandėliuose, automatizavimas.
• Visų operacijų apskaita naudojant sandėlio korteles pildoma automatiškai pagal pirminius dokumentus.
• Materialinių vertybių apskaita įvairiais matavimo vienetais.
• Sandėlio operacijų vykdymas pagal galiojančias apskaitos taisykles.
• Finansiškai atsakingų asmenų sąrašo tvarkymas su priskyrimu sandėliams ir materialinių vertybių grupėms.
• Inventorizacijos aktų apskaita ir inventorizacijos sąrašo sudarymas.
• Išsami informacija apie kiekvienos įsigytos prekės kiekį, kokybę, galiojimo datą, saugojimo adresą, tiekėją ir vežėją (ekspeditorių) bet kuriuo metu.
• Informacijos apie atsargų perteklių ir deficitą teikimas.

Kompiuterinės informacinės sistemos užtikrina informacijos apie esamas sutartis su tiekėjais, pagal kurias atliekami užsakymai, perkamų prekių ženklų prekių klasifikaciją, tiekėjų registrą, saugojimą ir naudojimą.

Norint suformuoti prekių tiekėjų bazę, būtina sąlyga – nuolatinis jų veiklos rodiklių stebėjimas. Įmonės informacinė sistema turėtų leisti saugoti kiekvieno tiekėjo istoriją ir duomenis, atspindinčius veiklos rodiklių dinamiką. Šioje duomenų bazėje kaupiama informacija apie galimus tiekėjus, kad būtų galima įgyvendinti atrankos procedūrą ir pereiti prie darbo su kitu tiekėju.

Be kiekvieno tiekėjo pavadinimo, tiekėjų duomenų bazėje turėtų būti:

• konkrečių tiekėjos įmonės darbuotojų kontaktiniai duomenys;
• Banko duomenis;
• darbo sąlygas, nuolaidas, priedus ir kitus susitarimus, nurodant jų kūrimo istoriją;
• perkant naudojami kainoraščiai;
• visų tiekėjo užsakymų istorija su bet kokiais grąžinimais, defektais, vėlavimais ir trumpais pristatymais;
• einamieji ir maksimalūs prekybos kreditai, mokėjimo sąlygos;
• tiekiamų prekių pavadinimai;
• kaina arba kainų intervalas, priklausomai nuo nuolaidų, taikomų pirkinių kiekiui, mokėjimo terminų ir pan.;
• pakuotės ar kiti kroviniams gabenti svarbūs duomenys.

Išsiuntus pirkimo užsakymą tiekėjui, pirkimo vadybininkas turi turėti galimybę per informacinę sistemą stebėti jo eigą. Kartu fiksuojami visi tiekėjų įsipareigojimų vykdymo nukrypimai, kad vadovas galėtų įvertinti jų darbo kokybę. Įmonei gavus užsakytas prekes, nauja informacija įvedama į pirkimo skyriaus informacinę sistemą. Ši operacija apima dokumentų duomenų bazės tvarkymą:

• užsakymų žurnalas, kuriame fiksuojami visi užsakymai pagal numerius ir rodoma kiekvieno užsakymo būsena (atlikta, iš dalies įvykdyta, nebaigta);
• pirkimo užsakymų registrą, kuriame yra visų pirkimo užsakymų kopijos;
• prekių registrą, kuriame rodomi visi kiekvienos prekės pirkimai (data, tiekėjas, kiekis, kaina, pirkimo užsakymo numeris);
• tiekėjų registrą, kuriame rodomi visi iš jo įsigyti pirkimai.

Ne mažiau svarbus informacinės paramos perkant logistiką aspektas yra vidinių informacijos srautų, cirkuliuojančių tarp įmonės padalinių, valdymas.

Kaip pavyzdį žemiau esančioje lentelėje pateikti informacijos srautai, kurie egzistuoja tarp pirkimo skyriaus ir sandėlio (priėmimo skyriaus) (Buzukova E. Pirkimas ir tiekėjai. Asortimento valdymo kursas mažmeninėje prekyboje. P. 386.)

Atkreipkite dėmesį, kad prekybos įmonėse apsikeitimas informacija tampa sudėtingesnis dėl plataus prekių asortimento, greito jų atnaujinimo ir sudėtingos kiekvienos prekės aprašymo struktūros. Šiuo atžvilgiu pagrindiniai prekių priėmimo ypatumai prekybos įmonėse yra šie:

• didelio tiekėjų skaičiaus buvimas;
• skirtingos pakavimo sąlygos;
• transporto priemonių krovimas urmu (dėžėse, nenaudojant mechanizuotų iškrovimo priemonių) ir ant padėklų;
• prekių priėmimas perskaičiuojant ne tik vietų skaičių, bet ir prekių vienetus pakuotėse;
• įvairių transporto priemonių, pristatančių prekes;
• pristatymo terminų nesilaikymas;
• skirtingi tiekėjų reikalavimai gaminių gavimo, nekokybiškų gaminių nustatymo ir skundų pateikimo tvarkai;
• skirtinga prekę lydinčių dokumentų paketo sudėtis.

Šios savybės vis dar neleidžia sukurti vieningos technologijos darbui su visais tiekėjais, sukurti vieningą informacinę erdvę ir pasiekti vieningą dokumentų srautą, o tai mažina pirkimų logistikos kokybę.

Taigi svarbi kryptis – gerinti pirkimo logistikos informacinį palaikymą, kuris leis įmonėms sukurti integruotas tiekimo grandines, kurios sumažins kaštus, sukurs vieningą informacinę erdvę ir vieningą dokumentų srauto tvarką.

Pridėsiu porą pastraipų iš knygos E.S. Burdaeva „Komerciniai pirkimai. Žvilgsnis iš vidaus“ (p.: 44-48; Petras; Sankt Peterburgas; 2008 m.)

Įvairios pirkimų sistemos

Įvairiose įmonėse pirkimų sistema yra nevienoda. Pagrindinės sistemos, apibūdinančios Rusijos pirkimo skyrius, gali būti apibūdintos kaip stumti ir traukti.

Išmetimo sistema būdingas prekybos ir pirkimo įmonėms arba gamybinėse įmonėse egzistuojantiems prekybos padaliniams ir yra orientuotas į pirkimų skyriaus darbą arba į turimas atsargas, kurių papildymas mažai ką bendro turi su išorinių veiksnių įtaka.

Traukimo sistema būdinga į klientus orientuotoms įmonėms. Pagrindinį vaidmenį atlieka galutinių vartotojų (klientų) poreikiai, kuriais remiantis grindžiami visi pirkimai. Pagrindiniai pirkimų skyriaus uždaviniai – užtikrinti, kad klientui reikalingos prekės būtų pristatytos laiku.

Apskritai stūmimo sistemą galima laikyti anachronizmu, nes dauguma pirkimo struktūrų jau seniai egzistuoja, kad patenkintų galutinio vartotojo (kliento) poreikius.

Manoma, kad yra tarpinis variantas, kuriame atsižvelgiama į visų komercinio proceso dalyvių interesus – nuo ​​gamybos iki klientų. Patogumo dėlei šią sistemą pavadinsime subalansuota.

Push pirkimų sistema

Kodėl išstūmimo sistemą pavadinau anachronizmu? Spręskite patys – jam būdingi šie požymiai:

• gamybos plano „iš viršaus į apačią“ arba pardavimo plano buvimas, dažnai silpnai arba beveik nesusijęs su rinkos situacija ir realia konkurencija;
• Atskirų tiekėjų įtaka pirkimo rezultatams yra itin didelė. Iš esmės tokios įmonės asortimento politika beveik visiškai priklauso nuo jos strateginių tiekėjų asortimento;
• pirkime aiškiai pirmenybę teikia konsignacijos būdui, kai tiekėjas savo prekėmis kaupia pirkėjo sandėlius, tarsi atiduodamas jas saugoti iki tol, kol jų prireiks. Viena vertus, tai patogu, nes leidžia išvengti skubių pirkinių: reikiama prekė yra sandėlyje ir nereikia planuoti jos suvartojimo, užsakyti, mokėti iš anksto ir laukti, kol ji atkeliaus į sandėlį žiūrint laikrodis. Kita vertus, perkančioji įmonė šiuo atveju patiria papildomų prekių saugojimo išlaidų, kurias labai retai tiekėjas savo noru kompensuoja;
• klientams suteikiamas atidėjimas beveik tiesiogiai priklauso nuo tiekėjų pateikto atidėto mokėjimo;
• žemas perkančiosios įmonės konkurencingumas, nulemtas tai, kad įmonės pardavimo galimybes riboja turimos atsargos;
• santykinai žemą pirkėjų profesinį lygį, nes vangi veikla, vykstanti pagal planą, nesuteikia jiems galimybės išsiugdyti gebėjimo žaibiškai reaguoti į klientų poreikių ar rinkos situacijų pokyčius. Apskritai pirkėjų gebėjimas greitai reaguoti į tai, kas vyksta ir priimti optimalius sprendimus per trumpiausią įmanomą laiką, tiesiog atrofuojasi.
  „planinių“ ir „lėtų“ pirkimų sąlygomis;
• tokios įmonės rinkodaros skyrius dažniausiai yra orientuotas į turimų prekių pardavimą, o ne į realius rinkos poreikius šiuo metu;
• daug nelikvidžių prekių likučių;
• kainų politika nėra pakankamai lanksti, nes nustatydama pardavimo kainas vadovybė pirmiausia atsižvelgia ne į prekių rinkos vertę, o į pirkimo kainas, atsižvelgdama į jos gamybos kaštus arba pristatymo ir sandėliavimo išlaidas.

Tiksliausiai tokią sistemą apibūdinantis veiksmažodis yra stumti.

„Push“ pirkimų sistemos schema

Sistemos veiksmų algoritmas atrodo taip:

1. Sudarėme gamybos planą (pardavimo planą).
2. Pirkome žaliavas – gaminome prekes arba į sandėlį aprūpinome prekėmis iš strateginio tiekėjo.
3. Visais įmanomais būdais stengiamės išstumti sandėlyje esančias prekes.

Manau, sutiksite, kad daugumai komercinių organizacijų ši sistema jau yra istorija ir kad jos yra daug geriau susipažinusios su traukimo sistema, kuriai tinka veiksmažodis traukti. Juk komercinės įmonės dažniausiai yra orientuotos į klientą.

Ištraukite pirkimo sistemą

Traukimo sistema pasižymi šiomis išskirtinėmis savybėmis:

• vietoj pardavimo plano formuojama pardavimų prognozė, kuri naudojama ne kaip veiksmų vadovas, o kaip gairės planuojant pirkimus artimiausiai ateičiai;
• Pirkimui daug daugiau įtakos turi strateginiai klientai nei strateginiai tiekėjai. Kliento interesai iškeliami į pirmą vietą, o labai dažnai beveik neatsižvelgiama į papildomas su jų aptarnavimu susijusias išlaidas;
• santykiai su tiekėjais yra dviprasmiški, atsižvelgiant į kliento interesus, jų rankos yra nuolat „susuktos“, todėl reikia visiškai ir besąlygiškai prisitaikyti prie pirkėjo reikalavimų, atsižvelgiant į kliento poreikius;
• Prekių ar žaliavų poreikiai yra nepastovūs ir sunkiai prognozuojami, o tai labai dažnai lemia tiekimo sutrikimus, užsakymų nenuoseklumą, nerealius pristatymo terminus ir pan. ” pirkinių, kai reikiamos prekės reikia „vakar“, bet jos gauti net „rytoj“ beveik neįmanoma;
• mokėjimai tiekėjams priklauso nuo klientams suteikiamų mokėjimo atidėjimų;
• kainodaros politika grindžiama rinkos situacija ir santykiais su tiekėju, tai yra lemiamas veiksnys nustatant maksimalias leistinas pirkimo kainas, taip pat atrenkant tiekėjus, priklausančius priimtino kainų lygio grupei;
• noras maksimaliai aprėpti klientus ir bet kokia kaina laimėti jų lojalumą, išreikštą senuoju principu „klientas visada teisus“;
• Marketingo skyrius įmonėje dažniausiai užima vadovaujančias ir net diktatoriškas pozicijas ir yra orientuotas į rinkos poreikių tyrimą bei maksimalaus klientų skaičiaus pritraukimą;
• smulkūs nelikvidūs daiktai, kartais peraugantys į ūmų trūkumą ir reikalingų prekių trūkumą ar net nebuvimą sandėlyje;
• Pirkėjai pagal tokią sistemą daugeliu atvejų primena įspraustus į kampą arklius, nes yra priversti dirbti nenuspėjamomis sąlygomis su visomis iš to išplaukiančiomis pasekmėmis: skubotais darbais, nesibaigiančia kaltų paieška, nesėkmingais bandymais kažkaip planuoti pirkinius ir pan.

Traukimo pirkimų sistemos schema

Kaip matome, kiekviena iš aprašytų sistemų turi ir privalumų, ir trūkumų. Todėl negalima vienareikšmiškai teigti, kad traukimo sistema yra geriau nei stūmimo sistema.

Apskritai manau, kad nėra prasmės jų lyginti, nes idealiu atveju pirkimų sistemos turėtų būti subalansuotos ir pagrįstos abiejų privalumais. Tai įmanoma, tačiau, kad sistema būtų tikrai subalansuota ir gyvybinga, vien pirkimo skyriaus pastangų neužtenka. Norint sukurti sėkmingą traukimo ir stūmimo sistemų simbiozę, reikalingos bent trijų įmonės padalinių – pirkimo, rinkodaros ir logistikos – bendrų pastangų. Ir, žinoma, būtina aukščiausios vadovybės administracinė parama.

Subalansuota pirkimų sistema

Į ką reikėtų atkreipti dėmesį kuriant subalansuotą viešųjų pirkimų sistemą? Norėčiau pabrėžti šias svarbias sritis:

• tarpusavyje susiję pardavimų prognozavimas, pirkimų planavimas ir atsargų valdymas (skaitykite: koordinuotas marketingo, pardavimų, pirkimų ir logistikos skyrių darbas);
• būtinybė išanalizuoti visus galimus veiksnius, turinčius įtakos tinkamam planavimui;
• verslo procesų automatizavimas, pirmiausia automatizuoto valdymo ir kitų sistemų, kurios galėtų sujungti skirtingus įmonės padalinius į vieną visumą, įdiegimas;
• sukurti darnią komandą ir palaikyti korporatyvinę dvasią ne tik padaliniuose, bet ir visoje įmonėje, ypač tarpusavyje susijusiuose ir tarpusavyje priklausomuose padaliniuose;
• sklandus perėjimas nuo verslo procesų laipsnio pagal svarbą (arba nuo vieno verslo proceso valdymo sistemos pagal kitą) prie lygiavertės procesų sąveikos (pavyzdžiui, klientui suteiktas delsimas neturėtų priklausyti nuo tiekėjas ir atvirkščiai).

Sunkumai pereinant prie subalansuotos sistemos yra ta, kad ji atrodo sklandžiai tik popieriuje – kaip ir kitos idealistinės sistemos. Tiesą sakant, kiekvienas skyrius dažniausiai traukia antklodę ant savęs ir gana sunku rasti sąveikos variantą, kuris užmegstų tvirtus horizontalius ryšius tarp jų ir atsižvelgtų į kiekvieno interesus. Tačiau mes turime to siekti.

Pirkimų skyriaus ir kitų skyrių sąveika

Kaip subalansuota sistema atrodo veikiant?

1. Rinkodaros skyrius formuoja pirkimo politiką.
2. Pirkimų skyrius tai įgyvendina.
3. Logistikos skyriuje kiekvienai prekių (žaliavų) rūšiai paskaičiuojamas optimalus pirkimo apimčių, atsargų dydžių, aptarnavimo ir priimtiniausių pristatymo būdų santykis.

Tuo pačiu visi trys skyriai turi veikti kaip nuoseklus mechanizmas, o tai gana sunku dėl nuolatinio interesų skirtumo. Tačiau jei pasakiškasis Tyanitolkai gali nesunkiai koordinuoti savo kūno veiksmus, turėdamas dvi galvas, žiūrinčias į priešingas puses, tai kodėl to negali padaryti keli protingi, į sėkmę orientuoti žmonės?

Žinoma, jie gali. Norėdami tai padaryti, jums reikia labai nedaug – atlikite aukščiau išvardintus veiksmus, atsižvelgdami į kitų skyrių nuomones.

Pažvelkime į tai konkrečiu pavyzdžiu.

Vieną dieną Stažavau didelėje elektronikos kompanijoje, kuri turėjo labai agresyvų ir pažangų rinkodaros skyrių, kuris reguliariai skelbdavo įvairias akcijas, skirtas pardavimams skatinti. Ar galite įsivaizduoti tokios akcijos esmę: nusipirk televizorių ir nemokamai gauk kavos virimo aparatą, nusipirk šaldytuvą ir skalbimo mašiną ir gauk dulkių siurblį nemokamai ir t.t.. Tuo pat metu pirkėjų kažkodėl buvo paskutiniai sužinojo apie planuojamas akcijas.

Ir pirkimai iš šios įmonės buvo vykdomi pagal tokį algoritmą:

• rinkodaros skyrius nustatė asortimento pardavimo politiką ateinančiam mėnesiui ir informavo pirkimo skyrių apie apytikslę prognozę;
• pirkimo skyrius tiekėjams suformavo užsakymą, kuriame buvo nurodytas maksimalus reikalingų prekių kiekis plius arba atėmus paklaidos procentą;
• Logistikai kasdien stebėjo prekių atsargas sandėliuose ir du kartus per savaitę organizavo reikiamo prekių kiekio pristatymą.

Sistema gana sėkmingai veikė visur, išskyrus akcijas.

Jie buvo vykdomi chaotiškai, veikiant kai kuriems veiksniams, kurių nebuvo galima planuoti ir analizuoti. Pavyzdžiui, rinkodaros skyriaus vadovas trečiadienį galėtų ateiti į darbą labai susijaudinęs ir pasakyti savo darbuotojams: „Mūsų konkurentai paskelbė įvaizdžio kampaniją, kuri prasidės kitą pirmadienį! Nemokama spalvota muzika savaitei visiems, įsigijusiems „XXX“ stereosistemas! Turime skubiai ką nors sugalvoti!

Po poros dienų pirkėjai nustebo iš tinklo parduotuvėse kabančių plakatų sužinoję, kad po savaitės kiekvienas jų įmonės klientas, įsigijęs kompiuterį, monitorių ir spausdintuvą, gaus nemokamą internetinę kamerą. Įgyvendinti projektą per savaitę ir pristatyti reikiamą skaičių internetinių kamerų į visas parduotuves dažniausiai nepavykdavo. Be to, rinkodaros skyrius negalėjo net daugiau ar mažiau tiksliai numatyti akcijos rezultatų, todėl niekas tiksliai nežinojo, kiek prekės reikia.

Dėl to pirkimo skyrius nespėjo įsigyti reikiamų prekių, logistikos skyrius, atitinkamai, nespėjo pristatyti į visas akcijoje dalyvavusias prekybos vietas, pastarųjų efektyvumas pasirodė toks menkas kad kartais tai sukeldavo neigiamų rezultatų ir nemalonių situacijų su klientais, kurie jausdavosi apgauti.

Tokios situacijos, kaip taisyklė, baigdavosi vidiniais „kivirčais“, kaltų paieška ir padidėjusiu padalinių tarpusavio nesusipratimu bei nepasitenkinimu.

Toks nenuoseklumas yra dažnas didelėse įmonėse. To išvengti galima tik vienu būdu: diegiant ir puoselėjant bendrų tikslų politiką. Jei visi vienaip ar kitaip pirkimų procese dalyvaujantys padaliniai (padaliniai) turės bendrų tikslų, jei darbo rezultatų vertinimo tarpusavio priklausomybė nuo padalinių sąveikos efektyvumo, bus galima sukurti ir plėtoti subalansuotą pirkimą. sistema. Kitaip tariant, 90% sėkmės priklauso nuo teisingos proceso dalyvių motyvacijos. Na, o likę 10% priklauso nuo to, ar buvo sukurtos optimalios sąlygos efektyviausiai tų pačių dalyvių sąveikai.

Sprendimas „Pirkimo asistentas“ skirtas 1C

Automatinis atsargų papildymas. Prekės visada reikiamo kiekio ir tinkamoje vietoje. Taupykite savo biudžetą. Kontroliuokite prekių pertekliaus nebuvimą Automatiškai užsisakykite prekes iš tiekėjų vienu paspaudimu

Svetainės svetainė

Bendrovė

Pirmoji sistema. Prekybos automatizavimo centras