Didelio darbo kolektyvo veiklą turėtų reglamentuoti oficialios formos institucijų administraciniai dokumentai. Būtent įsakymais darbdavys reguliuoja visą darbo procesą, personalo judėjimą, priėmimą ir atleidimą.
Dokumento ypatumas yra tas, kad per jį galima aiškiai suformuluoti vadovybės reikalavimus ir įsakymus, supaprastinami visi darbo santykiai tarp vadovo ir personalo.
Visi užsakymai atliekami į 3 kategorijas:
- Ilgalaikis saugojimas;
- Trumpalaikis;
- Laikini užsakymai.
Šis dokumentas skirtas oficialiam kolektyvo ir darbdavio bendravimui dekretu, pastarasis perduoda darbuotojams savo įsakymus, reikalavimus ir mintis.
Kokias klaidas galima padaryti pildant HR užsakymus, sužinosite šiame vaizdo įraše:
Kas rengia tokius dokumentus
Dokumentą rengia sekretorė, personalo skyriaus darbuotojas ir kiti darbuotojai, kurie taip pat eina tarnautojos pareigas.
Svarbu: dokumentą pasirašo tik įmonės vadovas arba asmuo, įgaliotas pasirašyti tokius dokumentus.
Pagrindinės personalo užsakymų rūšys
Pagal užsakymo išdavimo progą juos galima suskirstyti į 2 tipus:
- Pagal personalą;
- Pagal įmonės veiklą.
Tuo pačiu metu personalo pareigūnai ar sekretoriai dalyvauja rengiant bet kokios rūšies dokumentaciją, kaip ir įsakymus dėl buhalterinės veiklos.
Šie dokumentai turi juridinę reikšmę abiem šalims, todėl juos rengiant reikia žiūrėti ypač atsargiai, pasirašyti dokumentą yra darbdavio ir darbuotojo suderintų veiksmų įrodymas;
Pagal personalą
Iš esmės tokio pobūdžio įsakymas reguliuoja šalių teisinius santykius, nurodo darbdavio pareigas ir darbuotojo funkcijas, popierius gali būti išduodamas priklausomai nuo atvejo:
- Apie vertimą. išmoksite teisingai išduoti įsakymą perkelti darbuotoją į kitą darbą;
- Atleidimas iš darbo;
- Įdarbinimas;
- Išvyksta atostogauti;
- Skatinamųjų sumų mokėjimas ().
Užsakymų pavyzdžiai personalui. Šiame įsakyme, atsižvelgiant į jo išdavimo atvejį, turi būti visa informacija:
- Įmonės pavadinimas ir jos rekvizitai;
- Visas santykių dalyvių pavardės ir pavardės;
- Datos – užsakymo parengimas ir įsigaliojimas;
- Būtina nurodyti jo paskelbimo esmę – pakeitimai, atleidimai ir pan.;
- Šalių parašai.
Svarbu: turi atsispindėti visa darbuotojo, kuriam jis išduotas, veikla.
Su įmonės veikla susiję dokumentai
Šis tipas taip pat reiškia dokumentą, per kurį vyksta bendravimas su personalu, tačiau tuo pat metu jų veikla yra reguliuojama, pavyzdžiui:
- Įvairių reikšmių, pobūdžio, trukmės atostogų įsakymai;
- Užsakymas išplėstiniams mokymams;
- Įsakymas pakeisti darbo režimą – keisti valandų skaičių, pamainų trukmę ir kt. sužinosite, kokiomis taisyklėmis vadovaujamasi surašant įsakymą pakeisti darbo grafiką;
- Dėl papildomų nurodymų tam tikriems asmenims;
- Dėl kilnojamojo/nekilnojamojo gamybinio turto perdavimo darbuotojui laikinai naudotis;
- Įsakymas dėl vidaus taisyklių įvedimo įmonėje;
- Dėl atsakingo asmens paskyrimo už įsakymų vykdymą, karinės apskaitos tvarkymą, ataskaitų teikimą Rusijos Federacijos pensijų fondui ir kt.;
- Kitų rūšių dokumentus, reglamentuojančius veiklą įmonėje.
Užsakymų saugojimo forma ir tvarka
Dar visai neseniai, iki 2013 m., kiekvienai personalo dokumentų rūšiai naudota forma turėjo būti suvienodinta, tačiau tuomet ši prievolė buvo panaikinta ir dabar darbdavys turi teisę susikurti formą pagal savo gamybos ypatumus ir vidinius lokalinius aktus, kas yra gana patogu.
Kartu turi būti išsaugota pagrindinė dokumento struktūra, tas pats pasakytina ir apie pagrindinę informaciją bei detales.
Kalbant apie gamybos dokumentus, vieningos formos anksčiau nebuvo tokios reikalingos, tačiau pagal visuotinai priimtus standartus susideda iš kelių dalių:
- Įvadinė dalis – aprašoma reikalo esmė;
- Vykdomasis – kalbame apie direktoriaus nurodymus;
- Galutinis – paskiriamas vykdomasis asmuo, pavedimų įvykdymo data.
Pagal saugojimo terminą dokumentas apie personalą priskiriamas ilgalaikio saugojimo popieriams – 75 metai nuo perdavimo į archyvą dienos.
Siuvinėjant metų pabaigoje ar pradžioje, tokiems dokumentams surašoma inventorizacija, kurioje nurodoma:
- Registracijos duomenys;
- Paskelbimo data;
- Juos pasirašę pareigūnai.
Svarbu: kiekviename susiūtame aplanke turi būti užsakymai, kurių reikšmė yra identiška.
Užsakymai įmonės veiklai turi neribotą galiojimo laiką, atostogoms jie yra trumpalaikiai ir saugomi iki 3 metų, bendroms gamybos temoms - nuo 5 metų.
Kompiliavimo taisyklės
Įvairių formų dokumentai skiriasi savo formavimu.
Pagal personalą
Leidžiama personalo užsakymą suformuluoti įmonės firminiame blanke, atsižvelgiant į gamybos specifiką, tačiau jame turi būti ši informacija:
- Įmonės rekvizitai ir pavadinimas;
- Visas pareigūno vardas ir pavardė;
- dokumento pavadinimas ir serijos numeris;
- Paskelbimo priežastys;
- Nuorodos į teisės aktus;
- Asmens, kuriam išduotas dokumentas, vardas, pavardė, pareigos;
- Administracinė dalis – būtina nurodyti įsakymo esmę;
- Paskirti vykdomąjį asmenį;
- Pasirašyti su stenograma iš vadovo;
- Surinkimo data;
- Darbuotojo pažįstamo asmens parašas.
Pagal pagrindinę veiklą
Šis dokumentas yra sudarytas laisvesniu stiliumi, pavyzdžiui, įsakyme dėl naujos personalo lentelės galiojimo yra:
- organizacijos pavadinimas;
- dokumento pavadinimas;
- Užsakymo objektas;
- Registracijos numeris ir sudarymo data;
- Po žodžio I komandą yra pakeitimų sąrašas;
- Vadovo parašas su stenograma.
Personalo įsakymų registravimo taisyklės
Įsakymo galiojimas teisėtai prasideda nuo to momento, kai jį pasirašo dalyviai, o po to atsakingas asmuo įregistruoja jį įmonės užsakymų registravimo žurnale, surašo į specialų aplanką ir įdeda registracijos numerį. Šiuo atveju aplanke turi būti tos pačios rūšies dokumentai pagal reikšmę ir paskirtį.
Šiuo metu užsakymams registruoti žurnalas nereikalingas, tačiau daugumoje įmonių vis tiek tvarkomas, nes tai gana patogus apskaitos būdas.
Registracijos numeris nurodomas didėjančia tvarka ir indeksuojamas pagal užsakymo temą, tačiau geriau, jei kiekvienai užsakymo versijai būtų atskiras žurnalas.
Tokį dokumentą galima įsigyti arba galite pasidaryti patys naudodami didelį užrašų knygelę.
Užsakymo pavyzdys pagal atostogų grafiką. Archyvavimas
Užsakymai formuojami į atskirą krūvą, ant viršaus dedamas inventorius, uždengiamas tituliniu lapu su užsakymų pavadinimais ir susiuvamas tvirtais siūlais.
Archyvei naudojama sausa patalpa su sumontuotomis lentynomis, kuri taip pat geriau indeksuojama, kad būtų lengviau ieškoti. Pasibaigus saugojimo terminui, dokumentai sunaikinami.
HR užsakymų žurnalai
Šis dokumentas skirtas užsakymams, kurių galiojimo laikas yra iki 75 metų, užantspauduotas vienkartiniu numeruotu indikatoriniu antspaudu, kuris skirtas neleistinai patekimui aptikti.
Prieš naudodami antraštinį puslapį turite užpildyti specialioje eilutėje įrašytu antspaudo numeriu.
Svarbu: neatlikus šio veiksmo, žurnalas laikomas neužklijuotu. Taip pat būtinas sertifikavimo parašas.
Tituliniame puslapyje yra:
- Įmonės pavadinimas;
- dokumento pavadinimas;
- kirtimo pradžios ir pabaigos datos;
- Pilnas pareigūno, atsakingo už dokumento tvarkymą, vardas ir pavardė, paprastai šis asmuo taip pat skiriamas įsakymu ir yra žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojas.
Pildydami pagrindinius skyrius, kiekviename stulpelyje turite įvesti reikiamą informaciją:
- užsakymo serijos numeris;
- Surinkimo data;
- Užsakymo registracijos numeris – yra indeksavimas;
- Jo tipas yra priėmimas, atleidimas ar perkėlimas;
- Dokumento personalo numeris;
- Skelbimo pagrindas yra pareiškimas, pagrindinės sutarties priedas ir kt.
Iš to matyti, kad pagrindinis dokumento tikslas yra:
- Chronologinė informacija apie užsakymų eiliškumą ir eiliškumą pagal rūšis, o tai esant reikalui ženkliai pagreitina reikiamo dokumento suradimo procesą;
- Be to, žurnalo įrašas yra papildomas vadovo išduoto dokumento egzistavimo patvirtinimas.
Išvada
Personalo įsakymai yra pagrindinė viso didelio organizmo, kaip įmonės, kurios veiklą kontroliuoja vadovas, koordinuoto darbo komponentas.
Pagrindiniai personalo apskaitos dokumentai išsamiai aptariami čia:
Darbuotojų užsakymų registravimo žurnalas: knygos pildymo pavyzdys yra paklausus beveik kiekvienoje įmonėje. Teisingas šio dokumento tvarkymas, tiksliai atspindintis priėmimą į darbą, kilimą karjeros laiptais ir atleidimą, nėra biurokratinė užgaida. Šis dokumentas yra darbo stažo patvirtinimo pagrindas, taip pat vienas iš pagrindinių skaičiuojant pensiją.
Toks žurnalas kuriamas pačioje pradinėje įmonės (organizacijos) veiklos stadijoje. Jis vykdomas per visą įmonės gyvavimo laikotarpį, neatsižvelgiant į jos nuosavybės formą. Ankstyvas Žurnalo tvarkymo nutraukimas LS įsakymu neleidžiamas. Vienintelė priežastis pradėti naują žurnalą yra laisvos vietos vėlesniems įrašams pabaiga.
Personalo apskaita yra atskirta nuo buhalterinės apskaitos, kurioje atsižvelgiama į pagrindinę veiklą teisės normų pagrindu. Neįmanoma registruoti įsakymų apie įmonės personalą kartu su įsakymais dėl pagrindinės veiklos, nes pirmieji įsakymai yra susiję su teisės subjektais, tai yra su piliečiais (nepriklausomai nuo to, ar jie yra Rusijos Federacijos piliečiai, ar užsieniečiai) ir jie yra garantuojamos ir įstatyminės teisės, ir saviraiškos laisvė. Paprasčiau tariant, nors dabartinėje ekonominės raidos stadijoje darbo jėga yra prekė, kurią gamina jos savininkas – darbuotojas, tačiau jokiu būdu negalima pripažinti preke. Apskaitos ataskaitos yra pagrįstos ataskaitomis apie prekių susidarymą ir judėjimą. Todėl prekių ir ne prekių sujungimas į vieną ataskaitą neišvengiamai sukels painiavą ateityje.
Tokio žurnalo galiojimo laikas yra mažiausiai 75 metai. Todėl jo formai, taip pat medžiagų, iš kurių jis pagamintas, kokybei keliami tam tikri reikalavimai. Jis turėtų būti padengtas iš patvaraus, kieto popieriaus lapų, turėtų būti naudojamas tik iš aukštos kokybės popieriaus. Lipdukas, ant kurio atspausdintas žurnalo pavadinimas, turi būti gerai priklijuotas ir nenuplėšiamas.
Kodėl reikia kirsti?
Kadangi pagal GOST P 51141-98 registracija reiškia nustatytos formos duomenų apie dokumentą įrašą pagal galiojančias taisykles. Registracija patvirtina patį dokumento gavimo ar sukūrimo konkrečiu metu faktą, į atitinkamą registracijos formą įvedant informaciją apie jį, priskiriant numerį, taip pat įrašant pagrindinius duomenis apie dokumentą.
Taigi būtent registracija suteikia dokumentui teisinę galią, nes būtent jos pagalba fiksuojamas pats jo sukūrimo faktas. Todėl neatrodo, kad įsakymas dėl personalo egzistuotų, kol jis neįregistruotas Žurnale.
Teisinis tokio žurnalo egzistavimo pagrindas, jo tvarkymo tvarka, taip pat priskyrimas ilgalaikio saugojimo dokumentams yra Federalinio archyvo 2000 m. rugsėjo 6 d. nutarimas. personalo užsakymų apskaitą reikia vesti atskirai nuo kitų dokumentų srautų rūšių. Pagal norminio dokumento reikalavimus kiekvienoje įmonėje tvarkomas personalo priėmimo, perkėlimo ir atleidimo įsakymų registravimo žurnalas (knyga).
Įvestos informacijos sisteminimas grindžiamas chronologinio katalogo principu. Patys personalo įsakymai saugomi atskirai, surašomi atitinkamose darbuotojų asmens bylose.
Užsakymai pagrindiniam personalui
Žurnale rodomas personalo įsakymas - tik tie įmonės vidaus dokumentai, kurie padeda nustatyti samdomų darbuotojų oficialų statusą ir tuo pačiu yra pagrindas daryti įrašus apskaitos dokumentuose. Pavyzdžiui:
- asmeninės kortelės;
- finansiniai dokumentai;
- darbo knygos.
Įsakymai dėl įmonės aukščiausių pareigūnų skyrimo į pareigas, nurodytas statutiniuose dokumentuose (pavyzdžiui, vyriausiasis buhalteris, generalinis direktorius), yra laikomi pagrindinės veiklos įsakymais ir šiame žurnale nerodomi.
Personalo užsakymų žurnalas turi būti prieinamas kiekvienoje įmonėje, nepriklausomai nuo jos teisinės formos (firmos, įmonės ir kt.). Jame pateikiama informacija apie įsakymus dėl priėmimo, atleidimo, perkėlimo, paskyrimo į naujas pareigas, taip pat visus kitus įsakymus dėl darbuotojų, kurių saugojimo laikotarpis yra 75 metai.
Kadangi Rusijos Federacijos norminiai aktai numato personalo apskaitos tvarkymo, informacijos apie personalo vidaus judėjimą registravimo atskirai nuo dokumentų, fiksuojančių darbo eigą, susijusią su apskaitos ir valdymo veikla, reikalavimus, personalo įsakymų registravimas vykdomas atskirai. Griežtų įstatyminių taisyklių tokiam dokumentų srautui vykdyti nėra. Žurnalo kūrimo ir dizaino pagrindas yra normos, kurias lemia biuro praktika.
Apskritai pats žurnalas, kuriame įrašoma informacija apie personalo paskyrimus, taip pat judesiai teisiniame reguliavime, yra laikomas dokumentu, sukurtu remiantis vietiniu norminiu aktu, tai yra, jo formą gali nustatyti vadovas. savarankiškai. Tačiau nors standartinės formos nėra, šiandien biuro darbo praktikoje jau susiformavo visiškai apibrėžta tokio dokumento forma ir jo tvarkymo praktika.
Šio tipo žurnalas yra tarsi lentelė su keliomis eilėmis ir stulpeliais:
- pirmasis stulpelis naudojamas informacijai apie registruojamo pavedimo numerį įvesti;
- antroje skiltyje įrašyta įsakymo išdavimo data;
- trečias stulpelis naudojamas informacijai apie užsakymo numerį įvesti;
- ketvirtoje skiltyje įrašomas užsakymo tipas – priėmimas į darbą, vidinis perkėlimas, atleidimas iš darbo;
- penktoje skiltyje pateikiama informacija apie darbuotojo, dėl kurio buvo išduotas įsakymas, vardą, patronimą ir pavardę;
- šeštoje skiltyje nurodomas darbuotojo, kuriam buvo išduotas įsakymas, personalo numeris;
- 7 stulpelyje yra informacija apie įsakymo pasirašymo pagrindą, tai yra apie darbo sutartį, darbuotojo prašymą, papildomą susitarimą ir pan., nurodant numerį, taip pat registracijos datą;
- Stulpelis Nr. 8 naudojamas užrašams, jei reikia.
Kai kurie tarnautojai prideda stulpelį, kuriame įrašoma informacija apie užsakymo suvestinę, kuri įrašoma į žurnalą.
Ką reikia įrašyti į žurnalą
Pagal standartinės dokumentacijos sąrašą, kuris susidaro organizacijų darbo metu, nurodant nuolatinio saugojimo laiką, nustatomi 2 skirtingi žurnalų, kuriuose registruojama administracinė dokumentacija, įsakymai dėl paskyrimo, atleidimo ir vidinio saugojimo laikotarpiai. darbuotojų perkėlimas į darbo vietą.
Informaciją apie darbuotojų asmens duomenis leidžiama įvesti neįrašant jų vardų ir patronimų, o vietoj jų naudojant inicialus. Jei organizacijoje dirba du ar daugiau darbuotojų tomis pačiomis pavardėmis, tada jų patronimai, taip pat vardai įrašomi visi.
Tam tikros rūšies įsakymai dėl personalo rengiami vadovaujantis dokumento „Vieningos personalo apskaitos pirminės apskaitos dokumentacijos formos“ 2004 m. sausio 5 d. Rusijos valstybinis statistikos komitetas priėmė nutarimą Nr. suvienodino užsakymų formas:
- apie įdarbinimą (forma T-1, taip pat forma T-1a)
- apie darbuotojo perkėlimą į kitą darbą (forma T-5, taip pat forma T-5a);
- apie Darbo sutarties su darbuotoju nutraukimą (nutraukimą) (ar atleidimą) (forma T-8, taip pat forma T-8a);
- įsakymai dėl darbuotojo siuntimo į komandiruotę (forma T-9, taip pat forma T-9a);
- įsakymus skatinti darbuotojus (forma T-11, taip pat forma T-11a).
Raidė „a“, pridedama prie numerio, turinčio vieningą formą, reiškia, kad ji naudojama su personalu susijusiems užsakymams dokumentuoti, o įsakymas taikomas keliems darbuotojams vienu metu (pavyzdžiui, įsakymas įdarbinti kelis žmones vieną kartą, kurios sudaro vieną brigadą).
Pirmasis yra penkerių metų galiojimo laikas (trumpalaikis). Jame įrašoma:
- Studijoms suteikiamos atostogos;
- kasmet suteikiamos atostogos pagal darbo sutarties nuostatas;
- drausminės nuobaudos;
- darbo grafikas;
- trumpalaikės komandiruotės.
Antrojo tinkamumo laikas yra 75 metai (ilgalaikis). Jame įrašoma:
- įsakymai dėl priėmimo į darbą, atleidimo iš darbo ir tarnybinių perkėlimo;
- informacija apie darbo užmokestį ir priedus;
- informacija apie paskatinimus, apdovanojimus;
- informacija kvalifikacijos kėlimo, atestavimo, rangų, kategorijų skyrimo ir pan. klausimais;
- apie pareigas, susijusias su pagrindine veikla;
- užsakymai ilgoms komandiruotėms;
- įsakymai dėl atostogų suteikimo neatlygintinai.
Nereikia skubėti pildyti PM žurnalo. Verta pasirūpinti, kad vadovas neapsigalvotų dėl įsakymo išdavimo, nepakeistų dokumento rūšies ar jo datos.
Patyrę personalo pareigūnai rekomenduoja tuos įsakymus dėl personalo, kurie gali būti priskirti dokumentų srautui apie darbuotojų judėjimą iš išorės, atskirti nuo įsakymų, susijusių su darbuotojų vidaus judėjimu. Toks duomenų skirstymas ateityje gali labai palengvinti analizei reikalingų duomenų gavimą:
- bendra personalo kaita;
- užimtumo dažnumą ir kiekybinius rodiklius;
- atleidimo iš darbo statistika;
- perkėlimų, kurie analizės metu vertinami kaip įėjimas į naują darbo vietą išėjus iš senosios, statistika.
Dėl to paties supaprastinimo įsakymus dėl atostogų, dėl nedarbingumo atostogų ir į komandiruotes taip pat galima atsiskaityti kituose žurnaluose.
Žurnalo dizaino taisyklės
Vaistų registracijos žurnalui keliami keli reikalavimai, susiję su jo dizainu ir priežiūra.
- Žurnalas turi turėti titulinį puslapį. Tai nurodo:
- organizacijos pavadinimas;
- skyriaus pavadinimas (HR departamentas);
- žurnalo vedimo pradžios data, taip pat pabaigos data (stulpelis pildomas pateikiant dokumentą archyvui).
- Atsakomybė už žurnalo priežiūrą tenka konkrečiam asmeniui. Antraštinio lapo kitoje pusėje nurodomas jo vardas, patronimas, pavardė ir pareigos.
- Visi žurnalo įrašai numeruojami paeiliui.
- Užsakymai į žurnalą įrašomi chronologine tvarka – paskesnis įrašas turi turėti vėlesnę įrašymo datą nei ankstesnis.
Darydami įrašus naudokite standartinius datų rašymo formatus – diena, mėnuo, metai.
- Duomenys apie darbuotoją (vardas, tėvavardis, pavardė), dėl kurio buvo išduotas įsakymas, įrašomi be santrumpų ir pakeitimų.
- Į žurnalą įrašyta informacija turi atitikti konkretų užsakymų turinį.
Patyrę personalo pareigūnai pataria – visų išduotų įsakymų darbuotojams nesuvesti į vieną žurnalą, o suskirstyti į grupes, skirstant pagal veiksmų pobūdį dėl rašytinio įsakymo. Pavyzdžiui – atestavimas, komandiruotės įsakymas, įsakymas pereiti į naują darbą ir pan. Patartina kiekvienai grupei priskirti savo indeksą. Pavyzdžiui, užsakymai dėl personalo judėjimo gauna indeksą LS, užsakymai dėl atostogų gauna indeksą O, nedarbingumo įrašai gauna indeksą B, komandiruočių užsakymai priskiriami indeksui KM ir pan. Organizacijose, kuriose dirba daug darbuotojų, toks indeksavimas ateityje leis daug lengviau rasti atitinkamą įrašą. Šis padalinys taip pat padeda analizuoti įmonės darbą kuriant naują kolektyvinės sutarties formą, analizuojant darbuotojų kaitą.
Federalinio archyvo įsakymu (2000 m. lapkričio 27 d. Nr. 68) patvirtintose standartinėse instrukcijose dėl kanceliarinio darbo federalinėse įstaigose nenustatyta griežtų taisyklių dėl numeracijos tvarkos įsakymų, susijusių su personalu, registre. Pažymimas tik poreikis numeruoti užsakymus nuoseklios numeracijos forma per vienerius kalendorinius metus. Pažymima, kad instrukcijos, įsakymai dėl narkotikų, pagrindinės veiklos yra sunumeruoti atskirai.
Į žurnalą įvestos informacijos apsauga
Žurnalo įrašai saugomi nuo neleistinų pakeitimų pagal archyviniams dokumentams keliamus reikalavimus.
Suteikia apsaugą nuo:
- lapų priedai;
- lakštų pašalinimas;
- neteisėti koregavimai;
- netinkami pataisymai.
Kadangi tiek patys įsakymai dėl personalo, tiek jų įrašai teisinėje bazėje yra priskiriami juridinę reikšmę turintiems dokumentams, todėl siekiant išvengti klaidų, nerekomenduojama naudoti santrumpas, kurios gali leisti įrašą interpretuoti nevienareikšmiškai.
Šiam tikslui:
- žurnalo perrišimas, įskaitant visus lapus;
- visų puslapių numeracija;
- žurnalo programinės aparatinės įrangos laido galai paskutiniame lape tvirtinami lipniu lipduku su organizacijos antspaudu, taip pat pareigūno parašu arba naudojant vaško antspaudą;
- paskutiniame puslapyje prieš pateikiant archyvui daromas įrašas apie lapų skaičių, šis įrašas patvirtinamas skyriaus vedėjo parašu, taip pat organizacijos antspaudu.
Pramoniniu būdu gaminamuose, spausdintuose žurnaluose visos šios saugumo sąlygos jau įvykdytos, o antspaudu siūlomas lipdukas su holograma - užrašu „Sealed“. Atidarius jis automatiškai pasikeičia į užrašą „Atidaryta“.
Valdymo elemento nulupimo galimybė turi būti visiškai atmesta. Geriausia dangą laminuoti.
Nuo neteisėtų taisymų, taip pat įrašų koregavimo, nustatomos žurnalo įrašų taisymo taisyklės, pavyzdžiui, įvedant klaidingą informaciją.
Dėl teisėtų pataisymų pakeitimų taisyklė nustatoma tokia tvarka:
- Taisytinas įrašas perbraukiamas linija. Tada daromas naujas įrašas ir apie padarytą taisymą patvirtinantis įrašas, nurodant atlikto veiksmo datą su atsakingo už taisymą asmens parašu;
- draudžiami bet kokie trynimai, korekcinių priemonių naudojimas ar perbraukimas, dėl kurių pataisyto įrašo tampa neįmanoma perskaityti.
Atliekant pakeitimus Vaistų žurnale, pakeitimai turi būti atliekami itin atidžiai, griežtai laikantis nustatytų taisyklių, aiškia, lengvai įskaitoma rašysena.
Vaistų užsakymų žurnalo tvarkymas elektronine forma
Teisės ir norminiai aktai, reglamentuojantys biuro darbą ir dokumentų srautą, leidžia vesti medicinos žurnalą tiek popierine, tiek tradicine, tiek elektronine forma. Kompiuterio failas, kuris iš esmės yra registracijos lentelė, turi būti apsaugotas nuo neteisėto redagavimo ir apskritai prieigos. Tokio elektroninio žurnalo tvarkymo taisyklės yra panašios į popierinio žurnalo tvarkymo taisykles.
Esamas elektroninis žurnalas arba atskira jo forma, esant reikalui, gali būti atsispausdinta, laikantis visų būtinų išorinio dizaino reikalavimų:
- viršelis;
- numeracija;
- Titulinis puslapis.
Tada atspausdinti lapai susegiami pagal puslapių numeravimo, lapų susiuvimo ir susegimo, parašo patvirtinimo ir antspaudavimo reikalavimus.
Personalo įsakymai būtini norint įforminti kiekvieno darbuotojo darbo veiklą bet kokio teisinio statuso organizacijoje. Pagal jų turinį buhalterija apskaičiuoja darbo užmokestį, priedus, kompensacijas, atostogas. Jei darbuotojas nori pasiimti paskolą iš banko, kartu su kitais dokumentais jis privalo pateikti dokumentus apie savo darbinę veiklą, įskaitant įsakymo į darbą kopiją.
Taigi personalo įsakymai formaliai atspindi organizacijos darbuotojų karjeros kelią. Teisminiuose procesuose dėl darbo ginčų jie turi juridinę galią, patvirtinančią vieną ar kitą ginčo versiją.
Personalo judėjimo užsakymų rūšys
Užsakymai darbuotojams, kurių galiojimo laikas yra nuolatinis, yra šie:
- Apie įdarbinimą pagrindinėje darbo vietoje, ne visą darbo dieną, ne visą darbo dieną, rotacijos principu ir kt.
- Apie darbuotojų judėjimą, tai yra jų paaukštinimą, perkėlimą į kitą skyrių ar dirbti į kitą sritį, darbo užmokesčio pokyčius ir kt.
- Dėl priedų darbuotojams už aukštus darbo rezultatus ar gerą darbo pareigų atlikimą profesinės šventės proga.
- Dėl atleidimo iš darbo ar darbo sutarties nutraukimo šalių susitarimu ar paties darbuotojo prašymu arba dėl kitų priežasčių.
- Apie išvykimą į ilgą komandiruotę į užsienį.
- Dėl vaiko priežiūros atostogų suteikimo.
- Apie verslo keliones ar atostogas, susijusias su kenksmingomis, pavojingomis darbo sąlygomis.
Atskirai grupei priklauso personalo užsakymai, kurių galiojimo laikas yra iki penkerių metų:
- kasmetinių mokamų atostogų;
- apie trumpalaikes komandiruotes;
- apie drausmines nuobaudas;
- apie atostogas ir pan.
Taigi, organizacija sukaupia didelį kasdieniniam naudojimui skirtų dokumentų masyvą. Į juos kreipiamasi ir audito, patikrinimo ar tam tikros pažymos darbuotojui pateikimo atveju. Norėdama susisteminti ir optimizuoti darbą su dokumentais, greitai juose ieškoti ir patvirtinti jų prieinamumą, organizacija sukuria dokumentų žurnalus, įskaitant ir personalui skirtus. 
Kam skirtas šis žurnalas?
Jei dokumentas įregistruotas organizacijoje, pripažįstamas jo teisėtumas ir gamybinė galia. Registracija atliekama priskiriant dokumentui unikalų numerį. Personalo užsakymų registravimo žurnalas leidžia tvarkyti tokio tipo dokumentaciją organizacijoje, apsaugoti įmonės veiklą nuo užsakymų klastojimo ar nesavalaikių užsakymų patvirtinimo ar įsakymų išdavimo atgaline data.
Kad žurnalas atliktų savo funkciją, jis turi būti sunumeruotas ir suvarstytas. Organizacijos vadovo patvirtinti dokumentai turi būti eilės tvarka įrašomi į žurnalą.
Jo puslapių jokiu būdu negalima pašalinti, pridėti, pakeisti ar sunaikinti. Šiuo tikslu prieš pildant žurnalą reikia jį suvarstyti, prieš tai sunumeravus kiekvieną puslapį.
Suvarstymas tvirtinamas specialia forma, kurioje skaitiniais ir abėcėliniais ženklais nurodomas puslapių skaičius, dedamas atsakingo asmens parašas - dažniausiai įmonės vadovas ir atitinkamo lygio antspaudas. Tai yra, atsakingo asmens parašas tvirtinamas dokumentų antspaudu, generalinio direktoriaus ar organizacijos vadovo parašas - oficialiu antspaudu. 
Kada žurnalas sudaromas ir paleidžiamas į gamybos procesą?
Kadangi personalo apskaitos pavedimai formuojami nuo pirmos įmonės veiklos dienos, jie turi būti registruojami tam tikra tvarka. Iki šiol valstybiniu lygiu patvirtintų vienodų šio dokumento rengimo reikalavimų nėra, todėl šis formatas gali būti patvirtintas vietiniu organizacijos norminiu aktu, pavyzdžiui, „Įmonės biuro darbo nuostatuose“.
Patiems personalo užsakymams tvarkyti keliami reikalavimai, tačiau jų registravimo žurnalo formatą įmonės specialistai gali sukurti savarankiškai.
Kita vertus, paruoštą naudoti žurnalą galite nusipirkti internetu arba knygynuose. Personalo konsultantai, remdamiesi savo patirtimi, sukūrė patogų šio valdymo dokumento formatą ir platina jį įvairiais būdais. Viskas priklauso nuo įmonės poreikių ir galimybių.
Galite nusipirkti paruoštą žurnalą:
- suvarstyti;
- sunumeruoti;
- sandariai uždarytas;
Su rekomenduojamais žurnalo kūrimo pavyzdžiais galite susipažinti personalo įrašų tvarkymo svetainių interneto puslapiuose ir pagal juos susikurti savo formatą. Pagrindinis reikalavimas yra tai, kad ji turi būti pradėta nuo organizacijos veiklos pradžios.
Kas turėtų vesti šį žurnalą?
Kadangi personalo įsakymų registravimo žurnalas yra vienas pagrindinių archyvinių dokumentų, organizacijoje turi būti darbuotojas, atsakingas už jo pildymą. Atsakingas darbuotojas gali būti paskirtas atskiru įsakymu pagrindinei veiklai, paskiriant jam atsakomybę už šio žurnalo tvarkymą. Tačiau dažniausiai ši funkcinė atsakomybė pateikiama pareigybės aprašyme HR specialistas, su kuriuo jis privalo susipažinti pasirašydamas, kreipiantis dėl darbo.
Personalo pareigūnui, tvarkančiam personalo dokumentų žurnalą pagal funkcines pareigas, dėl kokių nors priežasčių išėjus ilgoms atostogoms, šią darbo funkciją būtina atitinkamu įsakymu pavesti atlikti kitam darbuotojui.
Registracijos reikalavimai
Kaip pažymėta aukščiau, personalo dokumentų registravimo žurnalo dizainui vieningų teisės aktų reikalavimų nėra, tačiau būtina remtis bendromis įvairių dokumentų registravimo žurnalų projektavimo taisyklėmis.
Tituliniame puslapyje pateikiami organizacijos rekvizitai, žurnalo tvarkymo pradžios ir pabaigos datos, dokumento numeris pagal reikalų įmonėje nomenklatūrą, informacija apie darbuotoją, atsakingą už žurnalo tvarkymą ir saugojimo terminą (75 arba 5 metai). Taip pat būtina nurodyti raides, kurios yra priskirtos šiame žurnale įrašytiems įsakymams:
- tai vaistas, skirtas dokumentams, kurie saugomi 75 metus;
- K – kitiems personalo dokumentams, jeigu jie įregistruoti toje pačioje knygoje.
Pats žurnalas suformatuotas tokiais stulpeliais:
- Skaičius eilės tvarka. Kiekvienam atskiram įrašui priskiriamas atskiras numeris.
- Įsakymo išdavimo data.
- Personalo užsakymo numeris.
- Užsakymo tipas (įdarbinimas, atleidimas, perkėlimas ir kt.). Trumpas užsakymo turinys (siuntimo į komandiruotę data, paskirties vieta ir kt.).
- Visas darbuotojo ar darbuotojų, kuriems buvo išduotas įsakymas, pavardė.
- Pagrindas (darbo sutarties ar rašto Nr., arba papildomo susitarimo ir pan.).
Kiekviename puslapyje taip pat gali būti jį užpildžiusio atsakingo asmens parašas. Neįmanoma pašalinti lapų iš žurnalo, jei reikia atlikti tam tikrą pataisymą, tai daroma kitu eilės numeriu ir nurodoma priežastis, kodėl tai buvo padaryta. 
Elektroninio žurnalo forma
Esant dideliam dokumentų srautui įmonėje ir esant didelei personalo kaitai, naudojant tokį popierinį žurnalą labai sunku sekti jų judėjimą.
Todėl patartina turėti elektroninę šio dokumento formą, kuri pagreitintų kiekvienam darbuotojui reikalingos informacijos paiešką: kiek dienų atostogavo, kokias dienas buvo komandiruotėje, kada pasiėmė. išeiti be užmokesčio ir pan.
Naudojant elektroninę dokumento formą, surinkti šią informaciją bus gana paprasta. Popierinį variantą teks peržiūrėti ilgai ir labai atidžiai, o jei darbuotojo veikla tiriama, pavyzdžiui, trejus metus, šis procesas užtruks labai ilgai.
Jei organizacijoje valdymo dokumentų srautas vykdomas naudojant 1C programos, tada visi užsakymai automatiškai registruojami joje. Taip pat galite sukurti elektroninę versiją Excel vidiniam naudojimui. Jei organizacijoje žurnalas iš pradžių laikomas elektroniniu formatu, kuris vėliau spausdinamas, tada visi atspausdinti lapai sunumeruojami, susiuvami ir užantspauduojami padavimui archyve.
Personalo įsakymai naudojami dokumentuoti kiekvieno darbuotojo darbo veiklą bet kokį teisinį statusą turinčioje organizacijoje. Atsižvelgdamas į jų turinį, buhalterija apskaičiuoja priedus, darbo užmokestį, atostogas, kompensacijas. Jei darbuotojas norės paimti paskolą iš banko, tada, be kitų dokumentų, jis turės pateikti dokumentus apie savo darbinę veiklą, įskaitant įdarbinimo įsakymo kopiją.
Įsakymai dėl personalo atspindi organizacijos darbuotojų darbo kelią ir įvairiuose teisminiuose procesuose turi juridinę galią, patvirtinančią vieną iš ginčo versijų.
Užsakymai, kurių galiojimo laikas yra iki septyniasdešimt penkerių metų, apima:
- Apie įdarbinimą pagrindinėje darbo vietoje, ne visą darbo dieną, ne visą darbo dieną, rotacijos principu ir kt.
- Dėl priedų darbuotojams už gerą pareigų atlikimą ar aukštus darbo rezultatus, profesinės šventės proga.
- Dėl darbuotojų judėjimo (darbuotojų perkėlimo dirbti į kitą sritį, į kitą skyrių, darbuotojų atlyginimų pasikeitimų, jų skatinimo ir kt.).
- Dėl darbuotojų atleidimo iš darbo, sutarties nutraukimo darbuotojo prašymu ar šalių susitarimu ar dėl kitų priežasčių.
- Dėl darbuotojų siuntimo į komandiruotę (užsienio, ilgalaikė).
- Apie atostogas ar komandiruotes, susijusias su kenksmingomis ar pavojingomis darbuotojų sveikatai ar gyvybei darbo sąlygomis.
- Dėl darbuotojų neatlyginimo atostogų suteikimo.
- Dėl darbuotojo vaiko priežiūros atostogų suteikimo iki pusantrų, trejų metų.
- Dėl darbuotojo ankstyvo išvykimo iš vaiko priežiūros atostogų iki pusantrų, trejų metų.
- Dėl darbuotojo vardo, pavardės, patronimo pakeitimo.
- Dėl darbuotojo skatinimo (garbės rašto įteikimas, dovana, premija, padėkos skelbimas ir kt.).
Personalo užsakymai, kurių galiojimo laikas iki penkerių metų, taip pat gali būti klasifikuojami kaip atskira grupė:
- Apie drausmines nuobaudas.
- Apie trumpalaikes komandiruotes.
- Apie kasmetines mokamas atostogas.
- Apie atostogas ir pan.
Bet kurioje organizacijoje laikui bėgant susikaupia didelis kiekis kasdieniniam naudojimui skirtų dokumentų. Į juos kreipiamasi, kai atliekama apžiūra, auditas, ar reikia darbuotojui pateikti tam tikrą pažymą.
Taip pat būtina nurodyti raides, priskirtas užsakymams, kurie turi būti įrašomi į žurnalą:
- Tai vaistas, skirtas dokumentams, kurių galiojimo laikas yra septyniasdešimt penkeri metai.
- K – kitiems dokumentams, jeigu jie įregistruoti knygoje.
Pačiame žurnale yra šie stulpeliai:
- Rekordinis numeris. Kiekvienam įrašui priskiriamas atskiras numeris.
- Užsakymo data.
- Personalo užsakymo numeris.
- Užsakymo tipas (darbuotojo priėmimas, jo perkėlimas, atleidimas ir kt.). Trumpas užsakymo turinys (paskirties vieta, siuntimo į komandiruotę terminas ir kt.).
- Visas darbuotojo ar darbuotojų, kuriems buvo išduotas įsakymas, pavardė.
- Pagrindas (laiško ar darbo sutarties numeris, ar papildomas susitarimas ir pan.).
Taip pat ant kiekvieno žurnalo puslapio gali būti už jo pildymą atsakingo asmens parašas. Lakštų negalima išimti iš žurnalo; jei reikia pataisyti, tai turi būti padaryta kitu serijos numeriu, taip pat turi būti nurodyta priežastis, kodėl tai buvo padaryta.
Kur galiu atsisiųsti formos ir dokumento formos pavyzdžius?
Atsisiųsti užpildymo pavyzdįpersonalo užsakymų žurnalasGalite Bet čia yra dokumento forma.
Elektroninė personalo užsakymų žurnalo forma
Su didele darbuotojų kaita įmonėje ir dideliu dokumentų srautu Labai sunku stebėti visų dokumentų judėjimą naudojant popierinį žurnalą.
Todėl įmonėje patartina turėti elektroninę personalo dokumentų registravimo žurnalo formą, kuri ženkliai paspartins kiekvienam darbuotojui reikalingos informacijos paiešką: kada jis buvo komandiruotėje, kiek dienų praleido. atostogaudamas, ar pasiėmė atostogas be užmokesčio ir pan.
Apsaugos priemonių registravimo ir priežiūros žurnalas: galima rasti mėginių pildymo ir nuoseklias instrukcijas
Su elektroninės dokumento formos pagalba šią informaciją surinkti bus gana paprasta. Popierinį variantą teks peržiūrėti ilgai ir atidžiai, o jei darbuotojo veiklą reikia studijuoti, pavyzdžiui, ketverius metus, tai procesas užtruks labai ilgai.
Jei valdymo dokumentų srautas įmonėje vykdomas naudojant 1C programą, tada visi užsakymai joje registruojami automatiškai.
Taip pat galima sukurti elektroninę žurnalo versiją Excel programoje vidiniam naudojimui. Jei įmonė iš pradžių žurnalą veda elektronine forma, tada visi vėliau atspausdinti lapai sunumeruojami, susiuvami, o po to užantspauduojami, kad būtų galima pateikti archyvą.
Daugeliui verslo vadovų kyla klausimas, ar būtina vesti personalo užsakymų žurnalą.
Mieli skaitytojai! Straipsnyje kalbama apie tipinius teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra individualus. Jei norite sužinoti, kaip tiksliai išspręskite savo problemą- Susisiekite su konsultantu:
PARAIŠKOS IR SKAMBUČIAI PRIIMAMI 24/7 ir 7 dienas per savaitę.
Tai greita ir NEMOKAMAI!
Pažiūrėkime, ką apie tai sako Rusijos teisės aktai, kurie yra aktualūs 2019 m. Personalo dokumentų tvarkymas yra svarbus kiekvienos įmonės veiklos komponentas.
Juk taip galima užfiksuoti bet kokį įvykį darbuotojų darbiniame gyvenime. Įmonės sukaupia daug dokumentų, kurie surašomi kiekvieną dieną.
Į juos reikia kreiptis, kai atliekama patikra, arba darbuotojui reikia pateikti tam tikras pažymas.
Norint sisteminti ir optimizuoti dokumentus, reikia naudoti specialius žurnalus.
Ką tu turi žinoti
Visi užsakymai ir kiti dokumentai turi būti įrašyti į atitinkamą žurnalą ir knygą.
Vienas iš šių dokumentų yra personalo įsakymų žurnalas. Kas tai per koncepcija, koks žurnalo turinys ir dizaino taisyklės?
Iš karto pasakykime, kad nėra aiškių taisyklių, kurių reikėtų laikytis nusprendus vesti žurnalą.
Pagrindiniai terminai
Žurnale registruojami visi įmonėje išduoti įsakymai, susiję su įvairiais veiksmais, susijusiais su personalu.
Užfiksuojamas darbuotojų darbo kelias. O iškilus poreikiui galima greitai rasti konkretų užsakymą.
Toks žurnalas naudojamas teisminėje institucijoje vykstančiuose procesuose. Tai yra patvirtinantis dokumentas, įrodymas.
Registracija – tai buhalterinės informacijos apie dokumentaciją fiksavimas pagal reglamentuotus pavyzdžius.
Registracija gali suteikti dokumentams juridinę galią. Kol dokumentas nėra užregistruotas ir jam nesuteikiamas numeris, jis nelaikomas įvykdytu, vadinasi, jo realiai nėra.
Dokumento paskirtis
Tokį registrą personalo tarnybos naudoja dokumentacijai (personalo įsakymams) sekti, kuri nustato eilę pavaldinių tarnybinių, tarnybinių ir darbo funkcijų.
Tokį žurnalą būtina tvarkyti dėl šių priežasčių:
Kai kurios įmonės turi taisyklę registruoti dokumentus ir tik taip ji galios. Norint įteisinti atitinkamą dokumentą, būtina registracija užsakymų žurnale.
Teisinė bazė
Teisės aktų dokumentuose nieko nesakoma apie įsakymų numeravimo tvarką. Tai reiškia, kad galite laikytis patvirtintų Instrukcijų.
Apskaita vykdoma pagal šiuos dokumentus:
Kaip tinkamai vesti personalo užsakymų žurnalą
Beveik visi personalo užsakymai yra individualizuoti. Užsakymų personalui tipai:
- Dėl darbuotojo įdarbinimo įmonėje.
- Dėl sutarties su darbuotoju nutraukimo.
- O kitam darbui.
- Apie pozicijų derinimą.
- Apie darbuotojo siuntimą į.
- O ir t.t.
Tie įsakymai, pagal kuriuos į pareigas skiriamas pirmasis įmonės asmuo, yra įsakymai pagrindinei veiklai, o ne personalui.
Atskiri įsakymai rengiami pagal vieningą personalo apskaitos pirminių apskaitos dokumentų formą.
Jei naudojama raidė „a“, tai reiškia, kad įsakymas išduotas keliems asmenims.
Kas užpildo formą
Žurnalas pildomas nuo įmonės veiklos pradžios iki tos dienos, kai baigiasi lapai. Todėl patartina naudoti storą sąsiuvinį, kad nereikėtų dažnai jo keisti.
Kadangi registracijos žurnalas yra vienas pagrindinių dokumentų, kurie perduodami į archyvą, įmonėje turi būti darbuotojas, kuris bus atsakingas už jo priežiūrą.
Toks asmuo paskiriamas išduodant įsakymą. Tačiau pasitaiko, kad personalo specialistams yra nustatyta atitinkama pareiga.
Dokumentą saugo šie asmenys:
- Personalo skyriaus darbuotojas;
- Žmogiškųjų išteklių vadybininkas;
- sekretorė
- klerkai;
- lyderis.
Kas tiksliai laikys žurnalą, priklausys nuo įmonės dydžio ir jos organizacinės struktūros.
Surašymo tvarka
Kuriant žurnalą būtina atsižvelgti į šiuos reikalavimus. Naudokite kietą viršelį, ypač įrašydami ilgalaikius užsakymus.
Juk reikėtų pasirūpinti, kad žurnalas būtų saugomas ilgą laiką. Pavadinimas ir rodyklė užrašyti ant viršelių.
Visi puslapiai sunumeruoti (naudojamas ištisinis metodas – pateikiami eilės numeriai). Tada jie susiuvami pagal norminių dokumentų reikalavimus. Jie deda įdarą.
Žurnalas susiūtas siūlais, o priekinėse pusėse jie surišti į mazgą. Ant siūlų priklijuojamas lapelis su informacija apie dokumento užpildymo datą ir jo užpildymo užsakymo numerį.
Antspaudas turi būti dedamas taip, kad dalis jo būtų ant paties žurnalo, o dalis – ant sriegio mazgų.
Paskutiniame puslapyje turi būti ši informacija:
- puslapių skaičius;
- įmonės vadovo arba žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovo parašas;
- antspaudas.
Taip galite užtikrinti, kad dokumentas būtų apsaugotas nuo pataisymų. Prieš registruodamas užsakymą žurnale, personalo skyriaus darbuotojas turi patikrinti, ar dokumentas yra teisėtas.
Patikrinta:
- ar yra nuoroda į dokumentą, kurio pagrindu buvo išduotas įsakymas (darbo sutartys, teisės aktai ir kt.);
- ar yra data, vardas, numeris, ar nurodyta vieta, kur buvo parengtas užsakymas?
- ar yra pavadinimas ir tekstas, parašas;
- ar yra užsakymo patvirtinimą su įmonės įgaliotu specialistu patvirtinantis ženklas.
Kadangi teisės aktai nenustato vienodos žurnalo formos, kiekviena įmonė kuria savo pavyzdį.
Paprastai jame yra:
- Titulinis puslapis;
- skyrius, kuriame išvardijami darbuotojai, atsakingi už dokumento tvarkymą;
- skyrių, kuriame registruojami užsakymai personalui.
Tituliniame puslapyje jie rašo:
- Įmonės pavadinimas;
- dokumentų pavadinimas;
- žurnalo pradžios data;
- data, kada pildymas sustabdomas.
Antrame skyriuje yra:
- Vardai, pavardės, darbuotojų, atsakingų už žurnalo tvarkymą, pareigos;
- informacija apie dokumentus, kurie yra darbuotojų paskyrimo pagrindas;
- kiekvieno tokio asmens parašai;
- informacija apie laikotarpį, per kurį asmuo tvarko apskaitą.
Pagrindiniame skyriuje pateikiama ši informacija:
- užsakymo registravimo įrašo numeris;
- patvirtinto įsakymo data, numeris;
- užsakymo tipas;
- Visas darbuotojo vardas, pavardė, personalo numeris;
- dokumentus, kurie buvo įsakymo išdavimo pagrindas.
Toks žurnalas yra svarbus teisinis dokumentas. Tai reiškia, kad verta tinkamai suformatuoti. Kiekvienas įrašas turi būti užpildytas.
Duomenys neturėtų būti mažinami, jei dėl to kyla problemų aiškinant. Klaidos ir taisymai neleidžiami, o taisymo įrankiai negali būti naudojami įrašams redaguoti.
Jei yra klaida, ji perbraukiama ištisinėmis linijomis. Šalia užrašomi teisingi duomenys.
Žurnalo vedimo taisykles vadovybė nustato atskiruose pagrindinės veiklos nuostatuose, kurie turėtų būti sudaromi laisvomis formomis ir nustato:
- kas bus atsakingas asmuo;
- kas pavaduos atsakingus asmenis jiems nesant;
- koks priežiūros laikotarpis ir kur bus saugomas dokumentas.
Verta atsižvelgti į šias žurnalo ypatybes:
| Kiekvienas užsakymas kainuoja | Registruokitės paskelbimo dieną |
| Užregistruokite bet kokį užsakymą | Vadovas dėl darbuotojo |
| Jei užsakymas neregistruotas | Tai neturės teisinės galios |
| Paprastai žurnalas saugomas einamiesiems metams | Nuo kitų metų pradžios vėl pradedama numeruoti |
| Visi užsakymai turi unikalius kodus | Todėl prireikus juos surasti nebus sunku. |
| Žurnalas gali būti laikomas popieriniu arba elektroniniu formatu | Personalo užsakymų registravimo žurnale elektronine forma būtina nustatyti saugumą (slaptažodį) |
Verta atsižvelgti į šiuos niuansus:
| Informacija apie darbuotojus | Kas atsakingas už žurnalų rašymą, galima užrašyti ant dokumento viršelių, kiekviename arba paskutiniame lape |
| Kiekvienas lapas turi būti apsaugotas nuo pašalinimo ir įdėjimo | Štai kodėl žurnalas yra susiūtas |
| Turi būti nurodytas visas vardas, | O pareigų pavadinimas, specialybės ir profesijos – pagal |
| Trinti, taisyti, ištrinti neleidžiama (kaip aptarta aukščiau) | Jei reikia taisyti tai, kas parašyta, įrašas perbraukiamas, kad būtų galima perskaityti. Tame pačiame stulpelyje daromas naujas įrašas. Jei yra punktas „Pastaba“, jame rašomas pataisymas. Jei tokio elemento nėra, galite pažymėti žemiau, panašiai kaip tai daroma darbo knygelėse (stulpelyje toks ir toks įrašas negalioja). Tada rašoma nauja informacija |
| Žurnalas – vidinis dokumentas | Ji negali būti bendrinama su niekuo, išskyrus žmogiškuosius išteklius. Perkėlimas galimas tik gavus raštišką vadovybės nurodymą |
| Skyriaus vadovas ar kitas įmonės pareigūnas | Žurnalą gali skaityti tik dalyvaujant asmenims, atsakingiems už jo priežiūrą |
| Žurnalas reguliariai pateikiamas skyriaus vedėjui patikrinti | Ar sprendimai buvo priimti laiku ir teisingai, taip pat galėjo rengti ataskaitą, ataskaitą, analizuoti personalo darbą |
| Įmonėje kuriama indeksavimo tvarka | — |
Mėginio užpildymas
Jei palygintume skirtingų įmonių išlaikomus žurnalus, pamatytume didelius skirtumus. Kai kurios įmonės pašalina tam tikrus elementus, o kitos prideda keletą papildomų laukų.
Vaizdo įrašas: kokie žurnalai turėtų būti ir kaip juos suaktyvinti
Vadovybė turi galimybę ne tik savarankiškai parengti dokumentą, atsižvelgdama į savo poreikius, bet ir nusipirkti jau paruoštą žurnalą.
Koks galiojimo laikas
Užsakymų saugojimo terminai labai skiriasi:
Įmonė gali vesti atskirus žurnalus ilgalaikiams ir trumpalaikiams užsakymams. Jei įmonė didelė, patartina ją suskirstyti į kelias grupes (kiekvienai grupei atskiras žurnalas).
Registracijos žurnalo saugojimo laikotarpis nustatomas vadovaujantis Pagrindinėmis darbo su dokumentų archyvavimu taisyklėmis.
Užsakymai grupuojami ir formuojami į atskirus atvejus. Kai baigia vesti žurnalą, jis perduodamas archyvui. Ten jis bus saugomas 5 arba 75 metus.
Įkeliama...
