Формат: 210 x 288 (вертикален)
64 страници, номерирани
Завързана запечатан
Корица: златист картон
Подвижен прозрачен PVC капак
Продуктът е представен на Портала за доставчици.
За да получите оферта, свържете се с мениджъра.
350 търкайте.
Позволява ви да регистрирате лични досиета на служители.
Съгласно Указ на президента на Руската федерация от 30 май 2006 г. № 609 задължение управлението на лични досиета на служители се прилага само за държавни и общински органи, но много търговски организации също работят с лични досиета на служители, тъй като това впоследствие значително опростява работата: цялата информация е систематизирана и търсенето й отнема минимум време.
Изглед на основния раздел на списанието:
Как да регистрирам лично досие на служител?
Регистрацията на личното досие на служител започва с правилното попълване на заглавната страница. Този лист посочва фамилията, собственото име, бащиното име на служителя, началната дата на работа в организацията (съвпада с датата на регистрация на делото) и присвоения номер. Записите се правят с чист почерк, със синьо, черно или лилаво мастило. Препоръчително е да избягвате изтривания и корекции при въвеждане на информация.
Документите в личното дело могат да включват:
- заявление на служител за работа;
- трудов договор и допълнителни споразумения към този договор;
- личен лист за досиета на персонала и допълнения към него;
- въпросник, попълнен от самия служител или автобиография, написана от него;
- копие от документи за образование;
- извлечения от заповеди, потвърждаващи позицията;
- описание на работата;
- характеристики на служителя, препоръчителни писма, ако има такива;
- фотокопия на паспорт, акт за брак, акт за раждане на деца и др.;
- копия или извлечения от заповеди за персонал (прехвърляне на всяка позиция, представителства и др.);
- документи за награди и поощрения;
- информация за нарушения, наказания;
- други документи, свързани с конкретен служител.
В личното ви досие трябва да има складова наличност. Това е списък на цялата документация, подадена в личното досие. Той отразява следната информация за всеки документ:
- име на документа;
- дата на подаване на документа;
- брой листове на въведения документ;
- при изваждане на документ от лично досие се отбелязва датата на изтегляне, от кого и по каква причина е изтеглена топката;
- извършената инвентаризация се заверява от оторизиран специалист.
Срок на годностдокументи в кадровата служба е: 10 години за държавни служители и 3 години за всички останали.
При предаване на делото в архива, то се зашива, номерира и описва. Коректно попълненото лично дело се предава в архива, където съхранявани 75 години .
След този срок личните досиета на служителите се унищожават. Изключение правят документите на граждани, които са заемали ръководни длъжности, имали са правителствени награди и различни звания и др. Такива файлове се съхраняват постоянно и не могат да бъдат унищожени.
Регистрацията и по-нататъшното поддържане на личните досиета на служителите изисква допълнително време и кадрови ресурси. Но правилно формираната база с лични данни е добър помощник в работата на служител по персонала и мениджър на фирма.
Съгласно GOST 31282-2004 контролен печат- уникално индикаторно устройство за еднократна употреба, предназначено за откриване на неоторизиран достъп.
Преди да започнете да работите със списанието, трябва да попълните заглавната страница и заверката. Не забравяйте да въведете номера на печата в съответния ред, без това дневникът не се счита за запечатан.
Полезна информация:
Какви са изискванията за дневниците на персонала и как трябва да бъде проектиран дневникът в съответствие с тези изисквания, вижте нашето видео.
Няма одобрени законово изисквани формуляри, така че институциите имат право да ги разработват самостоятелно в свободен формат. Освен това те могат да използват формуляри, одобрени от различни министерства.
Защо е необходимо и за какво е предвидено?
Всяка институция, която управлява личните дела на служителите, може, за удобство на записването на документи, да изготви дневник. Това ще улесни работата с личните данни на служителите на организацията, защото:
- цялата информация е систематизирана;
- търсенето на информация отнема по-малко време;
- този формат е лесен за използване;
- Защитата на личните данни на служителите е на необходимото ниво.
По принцип личните данни на служители, използващи фиксиране, се използват в държавната служба и изискванията за съхранение на данни са строги:
- документите за уволнените държавни служители и назначените се съхраняват отделно;
- място за съхранение - отделно помещение;
- книжата да се поставят в метални шкафове;
- достъпът на трети страни е изключен;
- В офиса могат да влизат само специално упълномощени служители.
Процедурата за записване и съхраняване на личните досиета на държавните служители е строго регламентирана от Федерален закон № 79-FZ от 27 юли 2004 г. „За държавната държавна служба на Руската федерация“ и Указ на президента на Руската федерация от 30 май , 2005 г., бр. 609 относно личните данни на държавните служители.
Счетоводната книга ви позволява да установите действителното запознаване на държавния служител с материалите по делото, както и тяхната цел. Въпреки факта, че личните файлове съдържат карта за запознаване, воденето на дневник на личните файлове ви позволява да оптимизирате процеса, включително за контролните органи.
Кой води и къде се съхранява?
Тъй като личните досиета на служителите в институциите се формират и поддържат от служители на кадровата служба или специално упълномощени служители (със заповед на работодателя), въпросният счетоводен дневник е под юрисдикцията на тези лица. Те носят отговорност за правилността и навременността на неговото изпълнение. По време на периода на поддръжка се съхранява от отговорното лице.
Такъв дневник е вътрешен документ. Не може да се прехвърля на служители на отдели, различни от отделите по персонала, без заповедта на ръководителя на отдела по персонала. Служителите могат да бъдат запознати с него само в присъствието на лицето, отговорно за поддръжката му. Дневник на делата на служителите трябва редовно да се предоставя на ръководителя на отдела по човешки ресурси, за да се провери правилността на вземането на решения, да се генерират отчети и да се анализират дейностите.
Форма за дневник
Формулярът може да бъде разработен от специалисти от отдел „Човешки ресурси“ и одобрен с местен административен акт на работодателя.
Преди да направите дневника, трябва да определите как ще бъдат подредени страниците - вертикално или хоризонтално. Първият вариант е оптимален за малък брой графики. Ако е необходимо да се отрази голямо количество информация, вторият вариант е приемлив.
По-добре е да направите корицата от дебела хартия А4, като посочите върху нея името на институцията, информация за началото на управлението и неговия край.
Информацията за служителя, отговорен за поддържането на документа, може да бъде отразена на корицата (от двете страни) или на всяка страница. Информация може да бъде поставена и на последната страница.
Формата за представяне на информация може да бъде следната:
Страниците на личната книга трябва да бъдат защитени от изземване и допълнителни инвестиции. За да направите това, можете да използвате следните опции:
- Страниците са номерирани, зашнуровани, запечатани с печат (восъчен восък, мастика), самият счетоводен дневник е заверен от ръководителя на службата по персонала или заместник-ръководителя на институцията, отговарящ за въпросите на персонала, или директно от ръководителя.
- Листовете трябва да бъдат номерирани по ред и завързани. Поставете стикер върху възела за връзки на последната страница с отпечатъка на печата на службата за персонал или организацията. Направете удостоверение:
Записите трябва да бъдат направени със синьо, лилаво или черно мастило. Корекции или изтривания на информация с помощта на коригиращи средства не са разрешени.
Ако е необходимо да се направят корекции, грешните вписвания трябва да бъдат задраскани с един ред, така че въведената преди това информация да е ясно четлива. Трябва да се направи нов запис в същата колона. Ако има колона „Забележка“, се прави запис в нея.
Ако няма такава колона, грешните данни не се задраскват: под нея трябва да направите бележка „запис N ___ в колона N ___ е невалиден“ и да въведете текущата информация.
Примерен пълнеж
Дневникът на личните досиета на служителите, чийто образец е даден по-долу, може да бъде попълнен чрез включване на информация за:
- дата на формиране на личното досие на служителя;
- ПЪЛНО ИМЕ. служител;
- номер по график;
- длъжности в съответствие с щатното разписание;
- наименование на структурната единица;
- информация за заповедта за наемане на работа;
- информация за реда за освобождаване от работа.
Ако трябва да оптимизирате търсенето на информация, документът може да бъде проектиран като книга по азбучен ред, като на буквите се присвояват отделни страници.
2.3. Дневник за лични дела, лични картони, трудови договори
Процедурата за съставяне на дневник за лични дела, лични карти и трудови договори, разработена от специалисти от отдела по човешки ресурси, е подобна на процедурата за съставяне на дневник за приемане, преместване и освобождаване на служители.
Например корицата на списанието може да изглежда така:
Списъкът на стандартните документи за управление, генерирани в дейностите на организациите, посочващ периода на съхранение, одобрен със заповедта на Федералния архив от 6 октомври 2000 г., установява следните периоди на съхранение на дневници на лични записи, лични карти и трудови договори:
Дневник на личните записи
Дневник на лични карти
Дневник на трудовите договори
2.4. Лична карта на служителя
Отдел "Човешки ресурси" издава лична карта за всеки служител на организацията в първия му работен ден.
Въз основа на заповедта (инструкцията) за наемане на работа служителят на HR службата попълва личната карта на служителя (формуляр № T-2), одобрена с Решение на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.
В допълнение към заповедта (инструкцията) за работа, следните документи са основа за попълване на лична карта:
– документи за образование, квалификация или специални знания при кандидатстване за работа, за която се изискват специални знания или специална подготовка;
Нека ви напомним, че в някои случаи, като се вземат предвид спецификите на работата на организацията, в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация може да се наложи представянето на допълнителни документи.
Записите се извършват в раздела „Наемане, преместване на друга работа“ на личната карта въз основа на съответните заповеди (инструкции), администрацията е длъжна да запознае служителя с всеки запис срещу подпис.
След като служителят прочете записа в трудовата книжка, той трябва да подпише личната карта в раздел III „Наемане и преместване на друга работа“, в колона 6 „Личен подпис на собственика на трудовата книжка“. Службата за персонал е длъжна да запознае служителя с всеки запис, направен в раздел III „Наемане, преместване на друга работа“ срещу подпис в колона 6 на раздела.
Ако информацията за служител се промени, тогава съответните данни се въвеждат и в неговата лична карта, която се заверява от служител на службата за персонал.
Раздел II „Информация за военна регистрация“ на личната карта се попълва:
- за запасни граждани - въз основа на военна книжка;
- за граждани, подлежащи на наборна военна служба - въз основа на удостоверение на гражданин, подлежащ на наборна военна служба.
Информация за резултатите от сертифициране, повишаване на квалификацията, професионална преквалификация е посочена в раздели IV „Сертифициране“, V „Повишено обучение“, VI „Професионална преквалификация“ въз основа на документите за образование на служителя.
Почетните звания на служителите се отразяват в раздел VII на личната карта заедно с награди и стимули.
Въз основа на заповедта (инструкцията) за предоставяне на отпуск се правят бележки в личната карта в раздел VIII „Ваканция“, в който се записват всички видове отпуск, предоставени на служителя по време на работа в организацията. Ако по някаква причина служител бъде отзован от ваканция, тогава въз основа на заповедта се прави съответен запис в раздел VIII „Ваканция“ на личната карта на служителя, т.е. запис на всички ваканции, предоставени на служителя по време на периодът на работа в организацията се съхранява в раздел „Ваканция“ » лична карта.
Ако служител, в съответствие с действащото законодателство, има право на социални обезщетения, тогава раздел IX съдържа вписвания за обезщетението, на което служителят има право, както и номера и датата на издаване на документа, удостоверяващ правото на служителя на полза.
Раздел X „Допълнителна информация“ се попълва за пълно записване на информация за служителите, които учат в образователни институции и др.
Ще посочим спецификата на попълване на отделни елементи от този формуляр.
При попълване на точка 5 „Владеене на чужд език” от раздел I на формуляра се посочва степента на владеене на езика: „говоря свободно”, „чета и мога да се обяснявам”, „чета и превеждам с речник".
Клауза 7 от раздел I посочва основната и друга професия на служителя.
В точка 8 от раздел I се отразява общият стаж, както и непрекъснатият стаж за надбавката за прослужено време и за добавката към пенсията. Трудов стаж (общ, непрекъснат, даващ право на бонус за трудов стаж, даващ право на други обезщетения, установени в организацията и т.н.) се изчислява въз основа на записи в трудовата книжка и (или) други документи, потвърждаващи съответния трудов стаж.
Когато информацията за служител се промени, съответните данни се въвеждат в личната му карта като държавен (общински) служител, което се удостоверява с подписа на служител на службата за персонал.
Основните документи, въз основа на които се попълва раздел II „Информация за военна регистрация“, са:
– военна книжка (или временно удостоверение, издадено вместо военна книжка) – за граждани в запаса;
- удостоверение на гражданин, подлежащ на набор на военна служба - за граждани, подлежащи на наборна военна служба.
За гражданите в резерва информацията в раздел II „Информация за военна регистрация“ е посочена, както следва:
клауза 3 „Състав (профил)“ - попълва се без съкращение (например „команда“, „медицински“ или „войници“, „моряци“ и др.);
клауза 4 „Пълно кодово обозначение VUS“ – записва се пълното обозначение (6 цифри, например „021101“ или 6 цифри и буква, например „113194A“);
клауза 5 „Категория годност за военна служба“ - написана с букви: A (годен за военна служба), B (годен за военна служба с незначителни ограничения), C (ограничено годен за военна служба) или D (временно негоден за военна служба ). Ако няма записи в съответните параграфи на военната лична карта, се посочва категория „А“;
в параграф 7 „Регистриран във военните“ – попълнено (с молив):
ред а) - в случаите, когато има заповед за мобилизация и (или) печат за издаване и отнемане на заповеди за мобилизация;
ред б) - за граждани, резервирани в организацията за периода на мобилизация и по време на война.
За гражданите, подлежащи на военна служба, информацията е посочена, както следва:
клауза 2 „Военно звание“ - прави се вписването „подлежи на военна служба“;
клауза 5 „Категория на годност за военна служба“ - написана с букви: A (годен за военна служба), B (годен за военна служба с незначителни ограничения), C (ограничено годен за военна служба), D (временно негоден за военна служба ) или D (не е годен за военна служба). Попълва се въз основа на вписването в удостоверението на гражданин, подлежащ на набор за военна служба;
В клауза 8 от раздел II гражданин, който е навършил пределната възраст за резервиране, или гражданин, обявен за негоден за военна служба по здравословни причини, има бележка в свободния ред „снет от военна регистрация поради възраст“ или „отстранен от военна регистрация поради здравословно състояние“.
Ако служител е уволнен въз основа на заповед, службата за персонал прави запис в личната карта и служителят поставя своя подпис там.
Личните досиета трябва да се съхраняват в архива 75 години.
Пример
Гражданинът Ковальов Д.П. Заявление от 14 юли 2010 г. е написано до директора на OJSC Mirage с искане да го наеме от 17 юли 2010 г. на длъжността шофьор със заплата според щатното разписание. Между Ковальов Д.П. и OJSC "Мираж" сключили безсрочен трудов договор от 15 юли 2010 г. № 65, въз основа на който е издадена заповед от 16 юли 2010 г. № 244к за наемане на работа на Д.П. от 17 юли 2010 г
Нека разгледаме процедурата за попълване на лична карта за нает служител въз основа на предоставените документи.
2.5. Лична карта на държавен (общински) служител
За записване на лица, заемащи държавни (общински) длъжности, въз основа на заповед (инструкция) за наемане, служител на службата по персонала попълва лична карта на държавен (общински) служител, формуляр № T-2GS (MS), одобрен с резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1. Нека разгледаме някои характеристики на попълването на този формуляр.
В допълнение към заповедта (инструкцията) за наемане, следните документи се признават като основа за попълване на формуляр № T-2GS (MS):
– паспорт или друг документ за самоличност;
– трудова книжка или документ, потвърждаващ трудов стаж;
– удостоверение за държавно пенсионно осигуряване;
– документи за военна отчетност – за военнослужещите и подлежащите на наборна военна служба;
– документи за образование, квалификация или специални знания при кандидатстване за работа, за която се изискват специални знания или специална подготовка;
– друга информация за служителя.
Нека ви напомним, че в някои случаи, като се вземат предвид спецификите на работата на организацията, в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация може да се наложи представянето на допълнителни документи.
Ще посочим някои характеристики на попълването на този формуляр в сравнение с формуляр № Т-2.
Клауза 7 от раздел I „Обща информация“ посочва академичната степен на служителя: кандидат на науките, доктор на науките, както и кода съгласно Общоруския класификатор на информацията за населението ОК 018-95, одобрен с Указ на Държавен стандарт на Руската федерация от 31 юли 1995 г. № 412.
Клауза 8 от картата на формуляр № T-2GS (MS) отразява общия трудов стаж, както и непрекъснат трудов стаж в държавната служба за надбавката за прослужено време и за добавката към пенсията. Трудов стаж (общ, непрекъснат, даващ право на бонус за трудов стаж, даващ право на други обезщетения, установени в организацията и т.н.) се изчислява въз основа на записи в трудовата книжка и (или) други документи, потвърждаващи съответния трудов стаж.
Нека разгледаме процедурата за попълване на лична карта на държавен (общински) служител (формуляр № T-2GS (MS)).
2.6. Регистрационна карта на научен, научен и педагогически работник
В научни, изследователски, научно-производствени, образователни и други институции и организации, работещи в областта на образованието, науката и технологиите, се използва утвърдената регистрационна карта на научен, научен и педагогически работник (формуляр № Т-4). за регистриране на научни работници Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.
Този формуляр се попълва от служител на службата за персонал въз основа на диплома за доктор на науките и кандидат на науките, удостоверение за доцент и професор, други документи, както и информация, предоставена от служителя. Той отразява информацията, която е необходима за изчисляване на продължителността на учителския стаж, бонуси, обезщетения и др.
Нека разгледаме процедурата за попълване на картата (формуляр № Т-4).
В регистрационните карти на научни, научни и педагогически работници служителят на службата за персонал поставя номера и датата на съставяне.
Въз основа на заповедта за наемане се извършва запис в следните колони: „Структурно звено“, „Длъжност“, „Вид работа“. За да се рационализира търсенето на данни за конкретен служител сред много други, първата буква от фамилията на служителя е посочена в колоната „Азбука“.
В клауза 1 „Фамилия, собствено име, бащино име“ и клауза 2 „Дата на раждане“ въведете паспортните данни на служителя. Освен това датата на раждане се записва с цифри и с думи. В цифрово отношение датата на раждане се посочва отделно в специална колона.
Информация за висшето професионално образование и следдипломното професионално образование е дадена съответно в точка 3 „Висше професионално образование“ и точка 4 „Следдипломно професионално образование“. Записът за висше професионално образование се прави въз основа на диплома, в която се посочва името на учебното заведение и датата на неговото завършване. В параграф 4 запишете вида на полученото образование: висше училище, следдипломно обучение или докторантура. В таблицата се посочват наименованието на учебното заведение, датата на завършване, номер, серия и дата на издаване на документа за образование и придобитата специалност.
В параграф 5, въз основа на документи за образование, посочете академичната степен (кандидат на науките, доктор на науките), в коя област е присъдена, датата на присъждането й, данни за дипломата (номер, серия, дата, име на организация, издала дипломата).
Въз основа на удостоверението се прави запис в точка 6, в която се посочва академичната титла на служителя (професор, старши научен сътрудник по специалността, доцент, професор в катедрата). Тук се отразяват и номерът на свидетелството, датата на присъждане на научното звание и името на организацията, присвоила научното звание.
На обратната страна на формуляр № T-4 в точка 7, въз основа на записи в трудовата книжка и (или) други документи, потвърждаващи трудовия стаж, се прави запис за общия научен и педагогически трудов стаж, включително преподаване. Тук също са посочени научните трудове и изобретения на служителя, а към картата е приложен списък с научни трудове.
Моля, имайте предвид, че кодовете, предоставени във формуляра в зоните за кодиране, са зададени в съответствие с общоруските класификатори:
– информация за населението (ОКИН) ОК 018-95, одобрена с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 31 юли 1995 г. № 412;
– специалности в образованието (OKSO), одобрени с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 септември 2003 г. № 276-st.
Регистрационната карта на научен, научен и педагогически работник се подписва от самия служител и служителя на персонала.
Формуляр № T-4 предоставя таблица „Присъждане на научна степен, присвояване на академична титла и промяна на научна специалност след попълване на регистрационна карта“, в която се правят бележки, ако на служител са присъдени нови степени или звания след попълване на регистрационен талон.
Пример
На 21 август 2010 г. Ирина Алексеевна Ерофеева е назначена в Омския държавен институт за обслужване на длъжността ръководител на отдела по счетоводство, анализ и одит. Въз основа на предоставените документи началник отдел „Човешки ресурси“ В.Е. попълни регистрационна карта за новоназначения служител (формуляр № Т-4).
Нека да разгледаме процедурата за попълване на карта за сметка.
2.7. Файл с лични досиета на служители
Личните досиета се отнасят до група случаи, избрани от отдела по човешки ресурси в организацията. Личните досиета се формират през целия период на работа на това лице в организацията. Изключение може да бъде случаят, когато служител напусне организацията през същата година, в която се е присъединил към организацията.
Лично досие е съвкупност от документи за служител, съдържащи, наред с други неща, неговите лични данни.
Личните досиета обединяват документи, предоставени от служителите при постъпване, както и документи, генерирани по време на тяхната професионална дейност в тази организация.
По правило личното досие включва:
– вътрешен опис на документи;
– въпросник, личен лист за кадрови досиета;
– резюме (или автобиография);
– копия на документи за образование (включително всички свидетелства за квалификация), лични карти;
– удостоверения и други документи, потвърждаващи промените в личните данни на служителя (копия от свидетелство за брак, идентификационен номер на данъкоплатеца, удостоверение за застраховка, акт за раждане на деца);
– копия от всички заповеди за назначаване, преместване, поощрения, командировки, отпуски и др.;
- трудов договор;
– данни за удостоверяване;
- характеристики;
– план за кариерно развитие.
През периода на работа на служител в организацията службата за персонал взема предвид всеки документ в личното досие във вътрешния инвентар.
Във вътрешния опис са изброени всички документи, които се завеждат в личното дело. Изваждането на документи от лично дело и замяната на оригинали с копия се отразяват във вътрешния опис в графа „Забележка”. По време на работа на служителя в организацията всеки документ в личното досие се взема предвид във вътрешния инвентар. Освен това служителите на отдела по човешки ресурси водят запис на допълнителна информация за служителя и го поставят в началото на случая заедно с личен лист за досие на персонала. При закриване на лично досие към него се прилага заявлението на служителя за напускане по негово желание или други документи, които служат като основание за уволнение, и копие от заповедта.
Вътрешният опис се подписва от съставителя, като се посочва длъжността, препис от подписа и дата на съставяне.
За бързо и точно намиране на лични досиета в дадена организация се препоръчва съставянето на досие с лични досиета на служителите.
Картотеката е справочник, в който информацията за съдържанието на документите се отразява на карти, подредени в съответствие с номенклатурата на делата и специално разработена схема за изграждане на картотека.
Необходимостта от създаване на картотека се определя от нуждите на организацията от информация за състава и съдържанието на документите.
Създава се картотека с лични досиета на служителите за търсене на необходимите документи, съдържащи информация за служителя и неговата трудова дейност.
Картите са систематизирани по азбучен ред по фамилно име, в рамките на същите фамилни имена - по име и бащино име.
В картотеката картите се подреждат в съответствие с приетата схема за систематизация. Разделите и подразделите са разделени един от друг с разделителни карти и обозначени върху кутиите на картотеката.
Условията за съхранение на файловете на личните досиета на служителите трябва да гарантират надеждната безопасност на личните файлове и документите (информацията), поставени в тях, от кражба (разкриване). За тази цел досиетата на служителите трябва да се съхраняват в сейфове или плътно затворени метални шкафове.
2.8. Журнал за лични изявления на служители
Процедурата за съставяне на дневник на личните отчети на служителите, разработен от специалисти от отдела по човешки ресурси, е подобна на процедурата за съставяне на дневник за приемане, прехвърляне и освобождаване на служители.
Корицата на дневника за записване на лични изявления на служителите може да изглежда например така:
Такъв дневник е предназначен за записване на лични изявления на служителите и е вътрешен документ.
Личните изявления на служителите включват изявления:
относно наемането на работа;
относно превода;
относно уволнението;
относно предоставянето на учебни и други отпуски;
за участие в конкурс за заемане на вакантни длъжности и др.
Личните изявления на служителите са във всякаква форма, но трябва да съдържат следните подробности:
1) заглавие на документа (заявление);
2) адресат (до когото се изпраща заявлението, като се посочва длъжността в конкретна организация и пълното име на длъжностното лице);
3) инициатор (от когото се изпраща заявлението с посочване на длъжността и пълното име на служителя);
4) текст на заявлението;
5) подпис на автора на заявлението;
6) дата на съставяне на заявлението.
Ето пример как да попълните лично заявление за отпуск на служител.
Понастоящем няма законово одобрена унифицирана форма за регистриране на лични изявления на служители, така че организациите имат право да я разработват независимо под всякаква форма.
Нека дадем пример за регистрационна форма за записване на лични изявления на служители.
Журналът за записване на лични отчети на служителите може да има 8 колони:
2.9. Дневници на заповеди за предоставяне на отпуски и документи за командировки на служители
Записите на заповедите за предоставяне на отпуски и командироване на служители се водят в специален дневник.
Организациите могат да използват формата на дневника, одобрена от министерства и ведомства или разработена от специалисти от отдела по човешки ресурси.
Понастоящем няма законово одобрен унифициран формуляр за регистриране на заповеди за отпускане на ваканции и изпращане на служители, така че организациите имат право да го разработват независимо под всякаква форма.
Почивките се издават в съответствие със закона, колективния договор, местните разпоредби на организацията и трудовите договори заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служител (формуляр № Т-6) и заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служители (формуляр № Т-6а).
Тези заповеди (инструкции) се издават въз основа на графика на отпуските. Ако на служител е предоставен отпуск, който не съответства на графика за отпуск, служителят трябва да напише заявление с искане за отпуск.
Заповедите за предоставяне на отпуск се изготвят от служител на службата за персонал или упълномощено лице, подписват се от ръководителя на организацията или упълномощено лице и се съобщават на служителя срещу подпис.
Работодателят по искане на работника или служителя съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация е длъжен да му предостави заверено копие от заповедта (инструкцията).
Ето примерна форма на дневник за записване на заповеди за предоставяне на отпуски на служители.
Дневник на заповедите за предоставяне на отпуск на служителите:
Командировъчните се издават за един или повече служители заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка (Формуляр № Т-9) или заповед (инструкция) за изпращане на служители в командировка (Формуляр № Т-9а).
Тези формуляри се попълват от служител човешки ресурси и се подписват от ръководителя или упълномощено от него лице. Основата за попълване е официалното задание (формуляр № Т-10а).
Заповедта трябва да посочи:
– фамилия и инициали на командирования работник;
- структурно подразделение;
– длъжност (специалност или професия) на изпращащия;
– място, време на командировката и нейната цел.
Ето приблизителна форма на дневник за записване на заповеди за командироване на работници.
Журнал на заповедите за изпращане на работници
Всяка компания периодично се подлага на одити относно вида на съхранение и обработка на личните данни на всеки нает служител. Ако има някакви несъответствия, е необходимо да се запознаете с условията на законодателството и да се подготвите колкото е възможно повече за всички видове проверки.
През последните 6 години законодателят често се фокусира върху защитата на личните данни в предприятието. През това време беше приет Законът за личните данни и бяха направени допълнителни изменения в Кодекса на труда на Руската федерация. Именно той вече регламентира защитата на личните данни на служителите и е въведен под формата на допълнителни разпоредби. Това трябва да ръководи всеки човек, който се занимава с такава информация.
Правила за съхранение и обработка на лични досиета на служители
Когато създавате лично досие на служител, трябва да вземете предвид някои нюанси:
- Временните документи не трябва да бъдат в личния архив. Тоест временните документи трябва да се съхраняват отделно от постоянните;
- Внимавайте да изключите оригиналните документи от вашето лично досие за постоянно съхранение;
- Всеки документ трябва да бъде представен в един единствен вариант;
- Един файл в архива не трябва да надвишава повече от 40 милиметра (4 см);
- Основната папка трябва да съдържа както документи, така и обяснителни приложения към тях.
Моля, обърнете внимание, че федералният закон забранява обработването и включването на информация за служителите. Става въпрос за религиозни и политически отношения, данни за личен живот - без писмено разрешение. Личните данни могат да се използват под формата на работа или като се вземе предвид повишението на служител, като се гарантира безопасността и сигурността на имуществото на служителя.
Как правилно да подадете личното досие на служител?
Личните досиета трябва да се подготвят еднакво и точно. Това елиминира загубата на изключително важна документация.
Личното досие на служителя се съставя в следната форма:
- Основният лист съдържа всички данни на служителя: фамилия, собствено име и бащино име, както и датата на отваряне на личното досие;
- Ако се съхраняват в една и съща папка, сортирайте ги по азбучен ред, за да улесните по-нататъшната работа;
- Проследявайте общия брой страници на един случай. Количеството не трябва да надвишава повече от 250 единици.
Необходимостта от дневник на личните досиета на служителите
Необходимостта от това списание съществува за всяко предприятие. Няма единна форма на дневник. Но можете да го създадете сами или да го закупите в магазин. Съдържанието може да варира в зависимост от дейностите на организацията.
Журналът съдържа данни за лични досиета, които някога са били отворени в конкретна организация. В такава колона се въвежда допълнителна лична информация, дата, фамилия, име и бащино име на служителя и т.н. Приключването на делото се придружава от бележка в дневника под формата на причината и датата на приключването. Ако въведете незадължителни данни във формуляра на случая на служителя, можете да използвате допълнителна колона, наречена Бележка.
Необходимо ли е да се води дневник на напусналите служители в командировка?
Днес има заповед, според която се съставя дневник на хората, които са били в командировка.
Според новите правила всеки ръководител трябва да води досиета на своите служители, които са изпратени в командировки както на територията на Руската федерация, така и в чужбина. За да се извърши това отчитане, са необходими две форми на регистрация на работниците, които са отишли в командировка:
- Бордови дневник за служители, заминали в командировка;
- Дневник за служители, пристигнали от командировка.
За да организира счетоводството на пътническите работници, ръководителят на компанията трябва да назначи упълномощено лице, което да отговаря за регистриране на заминаване и пристигане. Освен това работодателят трябва да води дневник за заминавания и пристигания в продължение на пет години от датата на регистрация.
Колко дълго се съхранява личното досие на служителя?
Законът задължава всеки управител на фирма да съхранява данни, които се създават във времето. За това отговаря отделът по човешки ресурси. В допълнение, законът за акционерните дружества и LLC въвежда задължение за съхраняване на такива документи. Те включват:
- Поръчки;
- Регламенти;
- Документи за персонала и други подобни.
Днес личните дела в архива трябва да се пазят 75 години. Държавните власти обаче планират да намалят този период четири пъти, спестявайки бюджетни средства. В края на краищата, съхраняването на един файл струва около 40 рубли на година.
Мениджър, който иска да контролира качеството на работа и промените в персонала в организацията, трябва да създаде система за записване на данни за персонала. Той има право да издаде заповед, съдържаща инструкции за съставяне на лични досиета на служители, както и списък на лицата, отговорни за кадровите записи.
Какво представлява личното досие на служителя?
Това е набор от документи за служител на компанията. Съдържа и неговите лични данни, информация за трудов стаж и кариерни постижения. Отделите по персонала в държавните и ведомствените структури (член 42 № 79-FZ от 27 юли 2004 г.) са длъжни да създават и съхраняват досиета на служителите. В търговските и гражданските организации въпросите с човешките ресурси се решават по преценка на мениджъра.
Как трябва да се форматира дневник?
Ако политиката на компанията предвижда наличието на досиета на персонала, специалистът по човешки ресурси изготвя досие и поддържа дневник. Случаи могат да бъдат открити за всеки служител или за ключови служители на компанията:
- ръководство и заместници;
- фирмени експерти;
- служители на длъжности с високо ниво на материална и финансова отговорност;
- служители с перспективи за кариера.
Базата данни на служителите, организирана по азбучен и хронологичен ред, е удобна и необходима за бърз подбор на информация.
Процедурата за обработка и регистриране на лични досиета се определя от вътрешните документи на дружеството - инструкции за управление на досиета на персонала или инструкции за досиета на персонала. Инструкции за правене като тази:
- Изберете и посочете позиции, за които се изисква лично досие.
- Запишете кои документи трябва да се представят в оригинал и за кои са достатъчни копия.
- Разработване на механизъм за обучение и правила за съхранение на лични досиета.
- Създаване на регистър на лицата, отговорни за базата данни.
При наемане на непълен работен ден управителят има право да създаде досие за всеки нает служител. Делото се съставя по общия начин, към трудовия договор се прилага фотокопие от паспорта на работника на непълно работно време и документи, доказващи неговата квалификация.
Как да създадете документи за дело
При изготвяне на споразумение с нов служител специалистът по човешки ресурси създава папка с лично досие. Той съхранява в папката договора и допълнителните споразумения, автобиографията, фотокопията на документите и личната карта на служителя.
Забранено е включването в досието на информация за убежденията на персонала на компанията по отношение на политиката и религията, както и участие в работата на обществени организации. Изключение е писменото съгласие на служителя.
Попълване на титулна страница - образец
Документите от личното дело се поставят в хронологичен ред в класьор. На заглавната страница посочете в съответствие с GOST 17914–72:
- ПЪЛНО ИМЕ. служител;
- дата на сключване на договора;
- дата на завеждане на делото;
- сериен номер.
Серийният номер на папката трябва да съответства на номера на досието в счетоводната книга. Съставен е съгласно буква „б” на чл. 695 Списък на стандартните управленски документи. Данните по страниците на делото се въвеждат ръчно, четливо със син или черен химикал.
Правила за създаване на досие
Съставът на личното досие се определя лично от администрацията на дружеството. Типичен набор от документи:
- попълнен формуляр за кандидатстване за работа;
- кандидатстване за работа;
- фотокопие на заповедта;
- копия на страниците на паспорта с регистрация и снимка;
- копия на TIN и SNILS;
- документ за образование;
- лична карта и снимка;
- препоръки от предишни работодатели;
- копие от трудовия договор;
- описание на съдържанието на папката.
Допълнителни документи:
- брак/развод/удостоверения за раждане;
- удостоверения, преводни нареждания;
- документи за бонуси и глоби;
- удостоверения за доходи;
- сертификати, дипломи;
- други.
Вътре в папката документите се подреждат според хронологията на получаване, докато документите за временно съхранение трябва да бъдат разположени отделно от тези, които ще се съхраняват постоянно. Заявленията трябва да се съхраняват заедно с документите, за които се отнасят.
Не всички служители на персонала знаят колко листа може да има във файла. Правилата за деловодство гласят, че дебелината на папката не може да надвишава 4 см - по-дебелите файлове трябва да бъдат разделени на два тома.
Личното досие е документ, затворен за външни лица. Достъп до данните на служителите имат само мениджърът и специалистът по човешки ресурси.
Как се прави вътрешен опис - примерен
Специалистът по човешки ресурси попълва вътрешен опис на съдържанието под формата на таблица. Описът се увеличава с попълване на папката и съдържа информация за всички приложени документи, техните номера, имена и брой листове. Страниците от описа не са включени в непрекъсната номерация.
В описа се прави запис с посочване на общия брой на приложените документи и листове по делото. Отговорният специалист се подписва и посочва длъжността и текущата дата.
Имена на колони за вътрешен инвентар:
- номер според личния регистър;
- индекс на документа - съгласно номенклатурата;
- дата на изготвяне на документа;
- дата на приемане на документа в делото;
- Забележка.
Регистрация след уволнение на служител
При изпращане на досието в архива специалистът по персонала съставя заверителен лист, в който се посочват броят на листовете на делото, броят на инвентарните листове и се посочват номерата на липсващите страници. Оставя и бележка, в която отбелязва особеностите на техническото състояние на делото – нечетлив текст, залепени листове, скъсани страници. В края на описа служителят се подписва и записва датата на предаване на делото в архива.
Формулярът за вътрешен инвентар се намира.
Процедурата за записване и съхраняване на документи в организацията
За да се регистрирате, в отдела за персонал се създава дневник или книга, където номерата на всяко досие се въвеждат по ред.
Дневник за лични досиета - образец
Счетоводната книга се попълва по образец. Ключови колони:
- сериен номер;
- номер на делото;
- Трите имена и длъжността на служителя;
- дата на образуване на делото;
- дата на предаване на делото в архива.
Отговорният служител, след записване на информация за новия случай, поставя своя подпис. Форма за счетоводен дневник.
Как да промените досието си
Право да въвежда корекции в лично досие има само специалист от отдел „Човешки ресурси“, определен със заповед на директора, а по време на ваканция - действащ специалист. Корекциите се извършват в съответствие с изискванията за попълване на първичната документация - неправилният надпис се зачертава с хоризонтална линия, а до него се поставят подпис и дата. Към делото са приложени копия на документи, показващи необходимостта от корекции.
Характеристики на съхранение на лични файлове
Досиетата на служителите трябва да се съхраняват по такъв начин, че да се предотврати достъп до тях от трети страни. Калъфите се съхраняват в желязна каса, подредени по номера. Ключът от сейфа е достъпен само за управителя и служителя, отговорен за досиетата на персонала.
Продължителността на съхранение на файла в отдел "Човешки ресурси" е докато служителят работи. От момента на уволнението досието се предава в архива и се определя нов срок за съхранение - 75 години. В държавната служба, след уволнение на служител, досието с досието остава в отдела за персонал в продължение на 10 години и едва след това се изпраща в архива.
Запознаване с личното досие
Лично досие не се дава на служителя, освен ако няма заповед от ръководителя на фирмата. Всяка година специалист от отдел „Човешки ресурси” в присъствието на комисията предоставя досието на служителя за преглед. Той няма право да прави корекции, да добавя или премахва документация от папката. Ако се открият неточности, той е длъжен да докладва за това на лицето, отговарящо за персонала, като приложи копия на оправдателни документи към заявлението.
При получаване на досието по заповед на ръководителя служителят се подписва в счетоводния дневник.
Държавните структури и частните предприятия са длъжни да третират счетоводството еднакво отговорно и при формирането на база от досиета да спазват изискванията на наредбите и GOST по отношение на изготвянето на вътрешнофирмена документация. При работа със случаи специалистът по персонала е длъжен да спазва изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация в областта на защитата на личните данни на служителите.
Зареждане...
