Įžanginis. Bendras tipinių procesų įmonėse aprašymas
Bet kuri įmonė susideda iš daugybės verslo procesų: nuo strateginio ir finansinio valdymo iki detalaus gamybos procesų planavimo ir gaminamų prekių/paslaugų kokybės valdymo.
Kiekviena įmonė turi savo procesų formalizavimo laipsnį.
Kai kuriose įmonėse procesai nėra formalizuoti ir veikia „pagal užgaidą“, o kai kuriose įforminami ir plėtojami griežti reglamentai, išryškinantys darbo etapus, darbo pareigas ir atsakomybės sritis.
Viskas priklauso nuo įmonės dydžio, darbų apimties ir reikalingos kontrolės laipsnio.
Norint pasiekti įmonės sėkmės, greitai prisitaikyti prie kintančios rinkos, užtikrinti darbų kokybę ir paslaugų teikimo greitį, būtina kontroliuoti įmonės veiklą tiek operatyviai, tiek ilgalaikėje perspektyvoje.
Bet kuris įmonės vadovas, o juo labiau įmonės savininkas, turi suprasti įmonės ir jos darbuotojų veiklą. Kartu reikia nepamiršti, kad šalia kasdienių „einamųjų“ užduočių būtina atlikti ir užduotis, nukreiptas į strateginius įmonės tikslus.
Įmonės strateginius tikslus galima apibūdinti tiek padidinta forma, tiek detalizuoti. Bet kokiu atveju bet kokie tikslai turi būti išmatuojami ir pasiekiami.
Strateginių tikslų pasiekimo finansiniams ir nefinansiniams rodikliams diegti ir sekti dažniausiai naudojama subalansuota rezultatų korta (BSC), kuri savo ruožtu naudoja KPI rodiklių rinkinį veiklos rezultatams ir užsibrėžtų tikslų pasiekimo laipsniui įvertinti.
KPI. Bendras aprašymas
Pagal kokybės vadybos sistemos standartą (ISO 9000:2008. Kokybės vadybos sistemos. Pagrindai ir žodynas) :
KPI (pagrindiniai veiklos rodikliai) – tai yra pagrindiniai efektyvumo ir efektyvumo rodikliai, kurių efektyvumas apibrėžiamas kaip panaudotų išteklių ir pasiektų rezultatų santykis, o efektyvumas – kaip planuotų rezultatų pasiekimo laipsnis.
KPI sistema yra taikoma bet kurioje veiklos srityje ir yra skirta įmonės vadovybei stebėti veiklos efektyvumą ir efektyvumą.
KPI sistemos įdiegimas įmonėje leis:
Valdykite visos įmonės veiklą ir stebėkite, kaip įgyvendinami įmonės strateginiai tikslai
Įvertinti įmonės, padalinių, konkrečių darbuotojų veiklą veiklos ir ilgalaikėje perspektyvoje
Nustatyti tiek viso verslo, tiek atskirų verslo procesų plėtros modelius
Užtikrinti darbuotojų motyvaciją siekiant įmonės strateginių tikslų
Padidinkite darbuotojų lojalumą ir sukurkite veiksmingą atlygio sistemą
Padidinti klientų lojalumą ir pasitenkinimą teikiamų prekių/paslaugų kokybe
Sumažinkite verslo procesų ir produktų kainą
Atsiliekantys rodikliai = rezultato rodikliai. Naudojamas veiklos rezultatams stebėti ir užsibrėžtiems tikslams pasiekti ataskaitinio laikotarpio pabaigoje. Jie nustato strateginę veiklos kryptį, ką įmonė nori pasiekti ataskaitinio laikotarpio pabaigoje.
Pagrindiniai rodikliai = veikiantis. Vadovaujantys rodikliai naudojami darbuotojų operatyvinei veiklai stebėti, kad toliau būtų pasiekti atsiliekantys rodikliai, t.y. rodiklius, kaip pasiekti užsibrėžtus tikslus ataskaitinio laikotarpio pabaigoje.
Rodikliai gali būti kuriami atsižvelgiant į organizacijos tikslus, su padalinių tikslais, su verslo procesais, su darbuotojų funkcijomis ir atsakomybės sritimis pagal jų pareigybių aprašymus.
Įvairiose verslo srityse veikiančioms įmonėms kiekviena verslo sritis kuria savo KPI rodiklių grupę. Pavyzdžiui, tokiu būdu galite stebėti filialų veiklą ir jos atitiktį visos įmonės tikslams.
Kuriant bet kurį rodiklį būtina nustatyti atsakingą asmenį, atsakingą už šio rodiklio įgyvendinimą. Jei rodiklis taikomas visai įmonei, atsakingu asmeniu gali būti paskirtas generalinis direktorius, kuris savo ruožtu detaliau apibūdins savo pavaldžių darbuotojų tikslus ir uždavinius. Panašiai ir dėl divizijų tikslų.
Pagrindiniai reikalavimai rodikliams:
Rodikliai turėtų skatinti darbuotojo darbą
Rodikliai turi būti aiškiai apibrėžti ir išmatuojami
Rodikliai turi būti realūs ir pasiekiami
Rodikliai turėtų būti paskirstomi pagal darbuotojų atsakomybės sritis
Kuriant KPI, rekomenduojama naudoti ne daugiau kaip 10 pagrindinių rodiklių, kurie padės išvengti valdymo perkrovimo planavimo ir sekimo rodikliais. Darbuotojams motyvuoti įprasta naudoti 3-5 KPI rodiklius.
KPI rodiklių sistemos kūrimas vykdomas visapusiškai visai įmonei ir susideda iš šių etapų:
Projekto inicijavimas
Metodikos kūrimas
KPI sistemos kūrimas
Projekto inicijavimas
Bet koks projektas prasideda nuo inicijavimo: išankstinės apklausos, galimybių įvertinimo, projekto derinimo ir patvirtinimo, atsakingų asmenų formavimo ir projekto komandos komplektavimo.
Metodikos kūrimas
Norint sukurti KPI, būtina parengti metodiką, užtikrinančią, kad KPI atitiktų įmonės tikslus ir organizacinę struktūrą.
Kuriant metodiką, atliekama:
Organizacinės struktūros formalizavimas ir optimizavimas
Pareigybių, kurioms bus naudojama KPI sistema, sąrašo nustatymas
Pagrindinių KPI rodiklių, jų skaičiavimo tvarkos ir svorių nustatymas, atsižvelgiant į įmonės strateginius tikslus ir patvirtintą motyvavimo modelį
Ataskaitų formų apibrėžimas
KPI planavimo, vykdymo ir kontrolės nuostatų formavimas
Motyvacinio modelio pasirinktoms pareigoms kūrimas, derinimas ir tvirtinimas, atsižvelgiant į KPI
Šio etapo rezultatas bus gerai išvystyta metodika su sukurtais KPI rodikliais ir norminiais dokumentais.
KPI sistemos kūrimas
Įmonės veiklai stebėti ir kontroliuoti būtina sukurti vieningą informacinę sistemą.
Pagrindiniai KPI sistemos kūrimo, konfigūravimo ir diegimo etapai:
Techninių specifikacijų rašymas
Sistemos kūrimas ir konfigūravimas
Sistemos testavimas
Vartotojo mokymas
KPI sistemos paleidimas
Šio etapo rezultatas bus vieningos KPI sistemos suformavimas, teikiantis vieningą valdymo rodiklių saugyklą, įmonės KPI rinkimas ir analizė.
Veiklos rodiklių pavyzdžiaiPriklausomai nuo įmonės tikslų, kuriant KPI rodiklius taikomi skirtingi požiūriai, tačiau galima išskirti bendrą rodiklių kūrimo principą: pirmiausia apibrėžiame verslo tikslą, o tada formuojame rodiklius.
Kaip pavyzdį apsvarstykite įmonės tikslą: Nuo 2014 m. sausio 1 d. iki 2014 m. gruodžio 31 d. kas mėnesį padidinti pardavimus 10 %. Taigi Pardavimų skyriaus darbuotojui iš karto generuojami rodikliai:
|
Indeksas |
Skaičiavimas |
Komentaras |
|
Planuojama einamojo mėnesio pardavimų apimtis |
Faktinė praėjusio mėnesio pardavimo apimtis + 0,1 (10%) * Faktinė praėjusio mėnesio pardavimų apimtis |
Jis taip pat naudojamas siekiant užtikrinti, kad darbuotojas matytų tikrąją laikotarpio pardavimo plano tikslinę vertę |
|
Faktinė pardavimo apimtis, pagrįsta ataskaitinio mėnesio rezultatais |
Skaičiuojama rankiniu būdu arba automatiškai |
|
|
Pardavimo apimties padidėjimo procentas (mėnesį) |
(Faktinė pardavimų apimtis pagal ataskaitinio mėnesio rezultatus * 100% / Planuojama einamojo mėnesio pardavimų apimtis) – 100% |
Gauname faktinį pardavimo apimties padidėjimo/sumažėjimo procentą |
|
Pardavimų plano įgyvendinimo mėnesinis įvertinimas |
Jei > arba = 10 % |
Tikslas įgyvendinamas pagal standartą, darbuotojui skiriama priemoka |
|
Jeigu Pardavimų apimties padidėjimo procentas < 10% |
Tikslas nepasiektas. Būtina išsiaiškinti ir pašalinti plano neįvykdymo priežastis. |
Galimų rodiklių pavyzdžiai:
| Atsakingas asmuo | Indeksas | Tikslas |
| Aukščiausi vadovai, vadovai | EBIT (pelnas prieš palūkanas ir mokesčius), Pelnas prieš palūkanas ir mokesčius | Įmonės pelno didinimas, verslo pelningumo vertinimas, valdymo motyvavimo sistema |
| Bendrasis pelnas, pelningumo lygis, bendrojo pelno ir visų pardavimų santykis | ||
| Vadovai | Naujų klientų skaičius per laikotarpį | Pardavimo plano įvykdymas, motyvavimas, premijų skaičiavimas |
| Vidutinė pardavimo apimtis | ||
| Vidutinė čekio suma | ||
| Jokių užsakymų atsisakymų | Klientų lojalumo didinimas, paslaugų kokybės gerinimas, pardavimų apimties didinimas, motyvacija, premijų skaičiavimas | |
| Personalo skyriaus darbuotojas (HR departamentas) | Darbuotojų atleidimo rodiklis, atleistų darbuotojų skaičiaus ir bendro vidutinio laikotarpio darbuotojų skaičiaus santykis | Personalo nutekėjimo mažinimas, motyvacija, priedų skaičiavimas |
| Įmonės darbuotojai | Darbuotojų veiklos rezultatai pagal operatyvinių ir ilgalaikių užduočių sąrašą | Kiekvieno įmonės darbuotojo darbo efektyvumo gerinimas |
Tolesniam rodiklių vertinimui naudojamas plano/faktinis santykis.
Siekdamos valdyti našumą, įmonės optimizuoja ir automatizuoja verslo procesus, diegia CRM, SCM, EAM, PLM ir ERP sprendimus, kurie taip pat leidžia skaičiuoti verslo KPI rodiklius.
Norėdami sukurti vieningą KPI sistemą, jie organizuoja bendrą visų įmonės informacinių sistemų integravimo sąveiką arba diegia specializuotą programinę įrangą.
Atkreiptinas dėmesys, kad įmonėje dažniausiai yra daug informacinių sistemų, o integracijos informacijos srautų tarp jų diegimas ir nustatymas yra vienas iš svarbiausių, bet kartu ir brangiausių užduočių.
Ekonomiškiausias pasirinkimas yra įdiegti papildomą specializuotą programinę įrangą su minimalia reikiamos integracijos sąveikos konfigūracija.
Kaip pavyzdį pažiūrėkime į specializuotą programinę įrangą „ELMA KPI“, ką ji veikia ir kam ji reikalinga.
Sistema skirta įmonės veiklos efektyvumui gerinti, įgyvendinant ir stebint iškeltų tikslų ir uždavinių įgyvendinimą.
Sistema palaiko klasikinį požiūrį į KPI sistemos kūrimą pagal Nortoną ir Kaplaną:
Kiekvienam rodikliui nustatomas atsakingas asmuo, skalė, numatytoji vertė, verčių rinkimo ir analizės metodai, darbo rezultatų derinimo, tvirtinimo ir kontrolės poreikis, darbo sąnaudų apskaita.
Naudojant vieningą valdymo sistemą
Visapusiškas tikslų ir uždavinių formavimas visai įmonei, susietas su veiklos rodikliais jų įgyvendinimui
Atsiliepimų apie kiekvieną užduotį ir kiekvieno rodiklio organizavimas
Vizualus strateginių tikslų ir uždavinių įgyvendinimo būklės vaizdavimas su galimybe įsigilinti iki konkretaus darbuotojo lygio
Naudojant paruoštus valdymo rodiklius, ataskaitas ir diagramas
Bendra darbo ELMA KPI sistemoje koncepcija yra tokia:
Panagrinėkime sistemos galimybes:
Įmonės strateginių tikslų valdymas
Renginio vadyba
SMART užduočių formavimas
KPI rodiklių valdymas
Našumo matricos valdymas
Operatyvinių užduočių valdymas
Komunikacijos tarp darbuotojų valdymas – Communicator
Klientų aptarnavimo valdymas
renginių kalendorius
Įvertinimas
Stebėjimas ir ataskaitų teikimas
Galimi duomenų šaltiniai KPI rodikliams skaičiuoti: duomenų bazės, OLAP, CRM ir BPM sistemos, įvairios 1C: įmonės konfigūracijos, specializuotos užklausos su papildoma verslo logika, el. paštas, paleistų ir įvykdytų užduočių rezultatai, rankinis įvedimas.
Įmonės strateginių tikslų valdymas
Sistema leidžia valdyti strateginius tikslus įvairiais rodiniais: lenteliniu ir grafiniu, kurį patogu naudoti įvairiose valdymo ataskaitose.
Sistema leidžia kurti ir stebėti strateginius žemėlapius tikslams pasiekti. Spalvota indikacija rodo tikslo įvykdymo būseną:
Renginio vadyba
Sistema leidžia sekti planuotų veiklų laiką, išlaidas ir būseną, kad pasiektumėte savo tikslus. Kiekvienam įvykiui galite priskirti SMART užduotį.
SMART užduočių formavimas
Sistema leidžia kurti SMART užduotis, susietas su strateginiais tikslais ir veikla. Sistema palaiko Work Flow darbui su užduotimis; kiekvienai užduočiai galite priskirti vykdytoją, patvirtinimą ir valdiklį.
KPI rodiklių valdymas
Yra keletas integruotų KPI rodiklių:
Sistema taip pat leidžia generuoti rodiklius organizacijos struktūros kontekste (atsižvelgiant į pavadavimus ir darbuotojo nebuvimą), konfigūruoti rodiklių formavimo logiką atsižvelgiant į įmonės strateginius tikslus ir uždavinius, sekti dinamiką. pokyčių ir priklausomybių su kitais rodikliais.
Prie kiekvieno rodiklio galima pridėti pastabų ir paaiškinimų apie rodiklį.
Suteikia galimybę visapusiškai peržiūrėti darbuotojo veiklą:
Našumo matricos valdymas
Sistema leidžia kurti ir naudoti veiklos matricos šablonus su galimybe priskirti rodiklių rinkinį ir SMART užduotis darbuotojų grupei.
Operatyvinių užduočių valdymas
Sistema leidžia priskirti užduotis, tiek pagal verslo procesus, tiek pagal konkrečius dokumentus, tiek konkrečiam atlikėjui, tiek atlikėjų grupei.
WorkFlow palaikomas dirbant su užduotimis (gebėjimas koordinuoti/patvirtinti, priskirti, vykdyti ir kontroliuoti užduočių vykdymą).
Sistema automatiškai skaičiuoja atliktas ir pavėluotas užduotis.
Komunikacijos tarp darbuotojų valdymas
Message Feed naudojamas kaip komunikatorius tarp sistemos darbuotojų.
Klientų aptarnavimo valdymas
Sistema palaiko kai kurias CRM funkcijas. Leidžia planuoti bendravimą su Klientais, sekti galimus kontaktus ir Klientus.
Įvertinimas
Sistema palaiko galimybę įvertinti darbuotojų veiklą naudojant KPI rodiklius.
Stebėjimas ir ataskaitų teikimas
Sistema palaiko įvairius integruotus stebėjimo, valdymo ir ataskaitų teikimo įrankius.
Kalbant apie funkcionalumą, valdymo skydeliai šiek tiek primena OLAP sistemas su galimybe peržiūrėti ataskaitas ir toliau gilintis naršant prie konkrečių diagramos elementų. remiantis 5 įvertinimais
Kartais įmonės direktorius nežino, kaip tiksliai palyginti ar pamatuoti kurio nors iš darbuotojo indėlį į veiklą, kad jo išvados ir pretenzijos nepasirodytų nepagrįstos. Paaiškėjo, kad yra panašus palyginimo būdas pagal tam tikrą schemą, vadinamą KPI.
Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) – kas tai yra?
KPI yra angliškos frazės (Key Performance Indicators) santrumpa, išversta kaip „pagrindiniai veiklos rodikliai“. Veiklos rodikliai nustato ir leidžia palyginti, kaip gerai įmonė sprendžia savo problemas, o tuo atveju, kai lyginamas ne užduočių pasiekimo lygis, tokios schemos naudojimas nebus efektyvus.
Kiekvienas įmonės darbuotojas atlieka kažkokias tarnybines funkcijas, idealiu atveju pareigybių aprašymais fiksuotas ne formaliai, o kuo artimiau faktiškai atliekamiems veiksmams. Daugelis pramonės šakų, ypač prekyba, kompiuterių verslas, inžinerinis darbas, neturi jokio bendruomenės nario įnešamos dalies apskaičiavimo algoritmo, o aukščiausiojo vadovo nuomonė lieka grynai subjektyvi.
Lengviausias būdas yra įvertinti mėlynųjų profesijų atstovų veiklos rezultatus už atlygį už vienetinį darbą. Be šališkumo, visų bendruomenės narių ir visų indėlio matavimas gali būti apibrėžtas KPI, neatsižvelgiant į pramonės šaką.
Kaip pasirinkti darbuotojų veiklos rodiklius?
Kuo aiškiau ir detaliau bus atsižvelgta į visų dalyvavimą, tuo geriau veikia KPI sistema, o premijų paskirstymas, tarkime, premijos pavidalu, bus pagrįstesnis ir teisingesnis.
Kiekvieno žmogaus veiklos apskaitinių įvertinimų pakanka iki penkių, kartais net 3-4, svarbiausia, kad pasirinkti darbuotojų veiklos rodikliai iš tikrųjų būtų pagrindiniai.
Atsižvelgta į rodiklių susiejimą ne tik kas mėnesį, bet ir kasmet, o tai įdomiausia esant nestabiliam ar kelių lygių darbui per ataskaitinius metus. Pagrindine užduotimi galima laikyti teisingą KPI pritaikymą atskiram komandos nariui.
Norint parašyti teisingiausius KPI, reikia labai gerai išmanyti kiekvienos vietos funkcijų ypatybes, su kuriomis KPI kūrimo specialistas, pakviestas iš trečiosios šalies organizacijos, ne visada gali susidoroti, net jei direktorius gali ir nesusidoroti. žinokite niuansus, o neteisingai pasirinkti kriterijai nepateisins lūkesčių.
KPI yra veiksmingas, jei:
- lyginant visų dalyvavimą atsižvelgiama į visus pagrindinius dalykus ir niuansus;
- sistema nėra suskaidyta į daugybę palyginimo faktorių, priimtiniausias charakteristikų skaičius yra apie 5;
- visos įmonės užduočių atlikimas tikrai atsispindi bet kurio komandos nario atlygyje už asmeninį užduočių atlikimą.
KPI veiklos rodikliu galima vadinti bet kurią iš pagrindinių užduočių, kurios yra kuo artimesnės tam tikros įmonės veiklai ir jos fokusui. Sėkmingiausias variantas yra naudoti sistemą su daugiapakope, šakine įmonės struktūra, kai valdymas koncentruojamas centrinėje būstinėje, kur visi puikiai žino atliekamo darbo esmę.
Paprastai pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) yra šie:
- pardavimo apimtis, matuojama vienetais, tonomis, komplektais, pinigine išraiška, proporcinga pasirinktam laikotarpiui;
- gamybos efektyvumo rodikliai;
- vartotojų pasitenkinimas įmonės produktu;
- naujų vartotojų skaičius;
- naujų technologijų lygis;
- darbuotojų kaita;
- pelno dydis;
- kapitalo investicijų efektyvumas;
- sumažinti produkto vartotojų trūkumą;
- terminai per laiko vienetą (pavedimo išdavimas, skolos grąžinimas ir kt.).
Svarbiausia, kad priimtus pagrindinius lyginamuosius rodiklius būtų galima realiai išmatuoti ir įvertinti, nes Tik teisingai parinktos proporcingos charakteristikos iš tikrųjų gali tapti darbuotojų motyvacija ir priemone spręsti tiek vietines, tiek pasaulines problemas.
Darbo efektyvumo rodiklių skaičiavimo pavyzdžiai
Jei reikia įvertinti personalo skyriaus veiklą ar specialistų pasiūlos stabilumo laipsnį, puikiu KPI charakteristikų pavyzdžiu galima laikyti personalo rotaciją, skaičiuojamą kaip per tam tikrą laikotarpį atleistų iš darbo žmonių skaičiaus ir darbuotojų skaičiaus santykį. vidutinis darbuotojų skaičius. Šis rodiklis tinka lyginamajam direktoriaus ar personalo vadovo padėjėjo, arba pagrindinio asmens bet kuriame įmonės padalinyje, turinčiame savo darbuotojus, veiklai ir yra efektyvus vertinant metų, pusės metų ar ketvirčio, taip pat darbą. kaip mėnesiui.
Šio rodiklio analizė padės nustatyti labiausiai pažeidžiamas sritis ir atkreipti dėmesį į šio sektoriaus komplektavimą su kompetentingesniais, bet ir daugiau apmokamais specialistais.
Kitas tipiškas kriterijaus pavyzdys yra vidutinė pardavimo apimtis, matuojama vienetais arba vertės vienetais. Rodiklis tinka lyginti skyriaus, skyriaus ar pardavimų vadovo darbą. Kiekvienos charakteristikos analizė gali atspindėti sezoninius vartotojų poreikius, skyriaus ar darbuotojo veiklą, taip pat teisingai orientuoti įmonę.
KPI sistemos kūrimas
Įdiegę KPI sistemą įmonėje aukščiausio lygio vadovai tikisi gauti tinkamą rezultatą, kurio lūkesčiai gali būti bergždi, jei į juos nebus atsižvelgta pagrindiniai statybos principai:
- darbuotojų, klientų, tiekėjų partnerystė;
- visų jėgų sutelkimas viename prioritetiniame vektoriuje;
- strategija ir veiklos rezultatai turi būti tarpusavyje susiję;
- lyginamosios analizės, veiklos augimo ir ataskaitų teikimo procesų integravimas.
Jei sistema sugenda, tai reiškia, kad laikomasi ne visų principų.
Prieš įvedant tokią sistemą, su proceso dalyviais reikėtų atlikti aiškinamąjį ir švietėjišką darbą – akistata su faktu bus neteisingas žingsnis.
Svarbiausia, kad priimtus pagrindinius kriterijus būtų galima adekvačiai išmatuoti ir įvertinti, juolab kad rodikliai, kaip matyti iš pavyzdžių, yra ir finansiniai, ir nefinansiniai, o tik teisingai parinkti proporcingi rodikliai tikrai gali tapti motyvacija darbuotojams ir valdymas siekiant tikslų.
Personalo veiklos rodiklių sistemos privalumai ir trūkumai
Sistemos privalumai – galimybė įvertinti įmonės, padalinio ar darbuotojo indėlį, taip pat motyvuoti aktyvesniam ir vaisingesniam darbui. Įvertinimas taikomas net aukščiausio ešelono atstovams. Tokius kriterijus svarbu pasirinkti atsižvelgiant į pramonės niuansus (pavyzdžiui, parduotuvės ir automobilių įmonės darbe mažai kas bendro).
Privalumai KPI pagrįstos motyvacijos sistemos įgyvendinimas yra toks:
- skaidrumas – visi žino, kodėl gaus premijas;
- sąžiningumas, kai kpi priedų sistemos (premijos dydžio) nediktuoja šališkas požiūris į darbuotoją;
- grįžtamojo ryšio buvimas, kai bet kuris darbuotojas žino apie kitų užduotis ir turi idėją apie jų sėkmę, o tai skatina aktyvesnę veiklą;
- perspektyvas, suteikiant darbuotojui teisę „stumti“ ir pasiekti bet kurio iš rodiklių padidėjimą.
Nespecifinės ar nepasiekiamos savybės, pasirinktos kaip pagrindinės, diskredituoja sistemą, jei darbuotojas supranta, kad atlikti užduotis yra nerealu. Pasirinkus 5 kriterijus, už vieno iš jų neįvykdymą jam bus išskaičiuota 1/5 dydžio skatinamoji premija. Nerealus nustatytų užduočių pobūdis yra pagrindinis sistemos trūkumas. Kiti trūkumai gali būti apibūdinti taip:
- universalaus algoritmo trūkumas, dėl kurio gali kilti tam tikrų sunkumų pasirenkant kriterijus, tiesiogiai susijusius su įmonės darbo rezultatais;
- konfliktas tarp bendrųjų ir individualių rodiklių, kai darbuotojai yra finansiškai nepalankioje padėtyje dėl blogo kolegų darbo skyriuje, skyriuje ar padalinyje;
- darbo efektyvumo sumažėjimas, siekiant geresnio rodiklio, kai darbuotojas gali iš karto baigti darbą, tačiau yra priverstas apie tai pranešti vadovams, kad jam būtų įskaityti priedai;
- didelis sistemos kūrimo resursų intensyvumas, nes kartais aprėpti visus padalinius ir komandos narius dėl kūrimo ir lyginamųjų rodiklių parinkimo trukmės bei duomenų integravimo į bendrą programą užtruks laiko, kurį galima apskaičiuoti metais.
Išvada
Teisingai parinkti KPI sistemos kriterijai iš tiesų padeda adekvačiai įvertinti visos įmonės darbą ir kiekvieno indėlį. Norint geriau motyvuoti darbuotojus ir užtikrinti, kad įmonė pasiektų savo tikslus, į kriterijų parinkimą reikėtų žiūrėti labai rimtai ir giliai, renkantis tikrą valdymo srities profesionalą – arba iš savų darbuotojų, arba atvestą iš išorės.
Patirtis rodo, kad KPI sistemos algoritmas, skirtas palyginti buhalterių, ekonomistų ir kt. vidaus įmonių veiklos sąlygomis tai ne visada efektyvu.
Iš šio straipsnio sužinosite:
- Kas yra KPI
- Į kokius įvairių specialybių atstovų KPI pavyzdžius galima atsižvelgti?
- Kaip apskaičiuoti KPI programoje EXCEL naudojant pavyzdį
Personalo vertinimo metodas naudojant pagrindinius veiklos rodiklius KPI (Key Performance Indicator) yra pagrįstas Peterio Druckerio „vadybos pagal tikslus“ metodika. Rusijoje jis buvo naudojamas nuo 2000-ųjų pradžios. Šiame straipsnyje apibūdinsime KPI esmę, pateiksime KPI pavyzdžių ir parodysime KPI metodo taikymo ir tobulinimo perspektyvas Rusijos įmonėse.
Kas yra KPI su pavyzdžiais
Nuo 2016 m. liepos 1 d. Rusijos įmonės įveda profesinius standartus kaip personalo politikos kūrimo pagrindą. Norint įvertinti, ar sėkmingai laikomasi standartų, reikalinga darbuotojų darbo kokybės vertinimo sistema.
Darbo kokybę apibūdinantys kriterijai pateikti 1 pav.
1 paveikslas. Įmonės darbuotojų darbo kokybės kriterijų struktūra.
I lygio kriterijai- tai iš tikrųjų yra dviejų pagrindinių kriterijų klasių pavadinimai.
II lygio kriterijai– apibendrinimai, tinkami teikti apdovanojimui (bet ne vertinimui).
III lygio kriterijai– vieningus rodiklius, leidžiančius apytiksliai įvertinti darbuotojo darbo efektyvumą ir patikimumą. Beveik visi žinomi personalo vertinimo metodai yra orientuoti į III lygio kriterijų vertinimą. Priklausomai nuo metodų autorių ir vartotojų išsilavinimo bei raštingumo, dažniausiai pasirenkami:
- Grynai ekonominiai KPI kriterijai. Taikoma vadovams ir specialistams, tiesiogiai susijusiems su finansų valdymu ir produktų pardavimu.
- Anketos ekspertų kompetencijoms įvertinti formų pavidalu.
- Psichologiniai kriterijai (Cattell testas ir kt.) – darant prielaidą, kad darbo kokybę pirmiausia lemia asmeninės savybės.
- Darbo profiliai, pagrįsti specializuotais (daugiausia psichologiniais) rodiklių rinkiniais.
Panagrinėkime populiariausią vertinimo technologiją, pagrįstą KPI.
Pagrindinė KPI idėja– įmonės strateginių tikslų detalizavimas iki darbuotojų lygmens. Paprastai finansiniai ir ekonominiai rodikliai veikia kaip strateginiai tikslai. Yra keletas KPI pogrupių, pagrįstų kiekybiniais veiklos rodikliais:
- Išlaidos– vertės požiūriu.
- Spektaklis– įrangos apkrovos procentas.
- Efektyvumas. Dažniausiai tai yra pajamų ir išlaidų santykis.
- Rezultatai. Pavyzdžiui, pagamintų produktų skaičius.
Pagrindiniai veiklos rodikliai gali būti veiklos arba strateginiai.
- Veiklos rodikliai apibūdinti esamus įmonės ir jos padalinių veiklos rezultatus. Jie leidžia greitai stebėti technologinius procesus, medžiagų palaikymą, gaminių kokybę bei koreguoti valdymo parametrus pagal besikeičiančias sąlygas.
- Strateginiai rodikliai leidžia stebėti apibendrintus mėnesio, ketvirčio, pusmečio įmonės rezultatus ir priimti sprendimus, kad šie rezultatai atitiktų numatytus. Skaičiuojamos trumpalaikės ateinančio laikotarpio skyrių efektyvumo ir pelningumo prognozės.
KPI yra skaitiniai rodikliai, rodantys sėkmės laipsnį siekiant konkrečių tikslų. Tai leidžia naudoti KPI sistemą kaip motyvuojančio darbuotojų veiklos valdymo pagrindą.
KPI pavyzdžiai įvairių specialybių atstovams
KPI patogiausia įvertinti administracinio ir vadovaujančio personalo (vadovų, ekonomistų, finansininkų ir kt.) darbo efektyvumą.
Pagrindiniai prekybos veiklos rodikliai apskaičiuojami remiantis šiais duomenimis:
Pagrindiniai gamybos našumo rodikliai apskaičiuojami remiantis:
Konkretūs pavyzdžiai pateikti šioje lentelėje:
| Darbo pavadinimas | Indeksas | Numatoma vertė, % |
| Rinkodaros skyriaus vadovas | Pardavimo plano įvykdymo procentas | 100, kur Q f – faktinė pardavimo apimtis, Q pl – planuojama pardavimo apimtis |
| Rinkodaros specialistas | Prekės rinkos dalis | Išorinių rinkodaros agentūrų duomenys |
| Vyriausiasis buhalteris | Mokesčių deklaracijų pateikimas laiku | Federalinės mokesčių tarnybos informacija |
| Buhalteris | Mokėjimų savalaikiškumas (procentais nuo bendros sumos) | 100, kur Op cp yra laiku atliktų mokėjimo operacijų skaičius; Op total – bendras mokėjimo operacijų skaičius |
| Teisės skyriaus vedėjas | Laimėtų bylų procentas (iš viso bylų skaičiaus) | 100, kur Q in yra laimėtų bylų skaičius, Q total yra bendras bylų skaičius |
| Teisininkas | Pinigų suma, kuri surenkama ir išlaikoma įmonei | Duomenys iš teisės skyriaus (procentais nuo plano) |
KPI skaičiavimo pavyzdys EXCEL
Kiekviena įmonė kuria savo KPI vertinimo sistemą. Pagrindiniai veiklos rodikliai nustatomi kiekvienai pareigybei atskirai. Bendras jų skaičius konkrečioje pozicijoje / darbovietėje yra ne daugiau kaip penki. Kiekvieno mėnesio pabaigoje (kai kurioms įmonėms – ketvirtį) kiekvieno darbuotojo galutiniai individualūs KPI skaičiuojami kaip privačių KPI svertinis vidurkis. Paprasčiausias individualių darbo vietos rodiklių derinimo algoritmas: 
kur yra privatūs veiklos rodikliai;
n –
privačių rodiklių skaičius ( n≤5)
;
– individualių (privačių) KPI svoriai. Paprastai
Svoriai skiriasi, nes atskirų rodiklių reikšmingumas (svarbumas) gali būti nepalyginamas. Svoriai normalizuojami: 
Premijų apskaičiavimo pagal vertes formulės K(sprendimo taisyklės) gali būti išreikšta paprasta tiesine arba žingsnine funkcija KAM.
Motyvacinių koeficientų reikšmės (ty perskaičiavimo koeficientai K premiją) galima nustatyti, pavyzdžiui, pagal šį algoritmą:
Toliau pateiktame paveikslėlyje parodytas aiškus skaičiavimų naudojant „Excel“ pavyzdys. 
2 pav. Veiklos sėkmės vertinimo pavyzdys.
Paaiškinimai:
- Atlyginimas– pastovioji atlyginimo dalis. Jis yra proporcingas dirbtų valandų skaičiui. Siekiant supaprastinti skaičiavimo pavyzdį, laikoma, kad pastovioji ir kintamoji atlyginimo dalys yra lygios.
- proc pardavimų plano ir darbo plano įvykdymas apskaičiuojamas pagal faktinių rodiklių ir planuojamų rodiklių santykį (kaip aukščiau esančioje skaičiuojamųjų dydžių lentelėje).
Formulės programoje „Excel“, skirtos KPI apskaičiuoti kiekvienam darbuotojui: =(50% × (IF(D3<80 %; 0; ЕСЛИ(D3<90 %; 0,5; ЕСЛИ (D3<100 %; 1; 1,5))))). Влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных считается одинаковым. Коэффициенты тоже равны. В связи с этим для расчета показателей 1 и 2 берутся одни и те же формулы.
- Sukauptos priemokos sumos apskaičiavimo formulė yra =C3 × (F3+G3). Kiekvienam darbuotojui numatytas priedas dauginamas iš 1 ir 2 rodiklių sumos.
- Atlyginimas – atlyginimas + priedas.
Siekiant įvertinti darbuotojų darbą pagal kelis pagrindinius veiklos rodiklius, sudaroma tokios formos matrica: 
3 pav. Darbo lapo forma.
- Pagrindiniai rodikliai A – privatūs KPI (.
- Svoriai B – .
- Bazė C yra mažiausia indikatoriaus reikšmė.
- Norma D – planinis lygis.
- E tikslas yra vertybė, kurios reikia siekti. Per didelis rodiklis.
- Faktas F – faktiniai darbo rezultatai.
- KPI G indeksas – rezultato lygis normos atžvilgiu.
KPI indekso apskaičiavimo formulė: 
Biuro vadovo matricos pildymo pavyzdys parodytas toliau pateiktame paveikslėlyje. 
4 pav. KPI skaičiavimo pavyzdys.
Našumo koeficientas yra apskaičiavimo pagal (1) formulę rezultatas.
Kaip įdiegti KPI sistemą organizacijoje
Kaip matyti iš aukščiau pateikto pavyzdžio, motyvuojančio personalo valdymo sistemos, pagrįstos pagrindiniais veiklos rodikliais, diegimas nereikalauja rimtų investicijų ir aukštos kvalifikacijos kūrėjų. HR specialistams nereikia specialaus mokymo – ideologija paprasta ir populiari. Yra daug įmonių, kurios naudoja pusiau automatizuotas Excel sistemas. Visas klausimas yra tai, kiek efektyvus yra personalo valdymas naudojant aptartą technologiją.
Kaip galima daryti iš pavyzdžio, KPI sistema geriausiai tinka įmonėms, turinčioms atskirą gamybą, pavyzdžiui, mechanikos inžinerijos įmonėms. Pramonės šakose, kuriose vyksta nuolatinis procesas (pavyzdžiui, atominės elektrinės, chemijos gamyklos), pagrindinis dėmesys turėtų būti skiriamas technologiniam valdymo komponentui, jo patikimumui ir saugai. Tokiu atveju, pavyzdžiui, darbų saugos inspektorius negali suformuluoti tinkamų vertinimo kriterijų, susijusių su įmonės finansine gerove.
Norėdami ištaisyti šį trūkumą, KPI vertinimo kompleksą galite papildyti kompetencijų vertinimo posistemiu. Gana sėkmingo sprendimo pavyzdys yra STP 001.089.010-2005 standartas, sukurtas OAO Irkutskenergo.
OAO Irkutskenergo kompetencijoms įvertinti naudojamos specialios formos, kurias pildo ekspertai – vertinamo asmens vadovas ir jo kolegos. Tokios formos pavyzdys pateiktas 1 lentelėje.
1 lentelė. Darbuotojų kompetencijų vertinimas.
| Vertinimo kriterijai (kompetencijos) |
Įvertinimas | Vidutinis kompetencijos balas | ||
| Prižiūrėtojas | Kolegos (balų vidurkis) | Savigarba | ||
| Iniciatyva(noras ir gebėjimas spręsti profesines problemas ir klausimus, rūpestingas požiūris į darbines situacijas, noras aktyviai dalyvauti darbe, daryti įtaką veiklos rezultatams) | ||||
| (gebėjimas nustatyti prioritetus, laikytis užduočių plano) | ||||
| Darbo išmanymas(profesinis raštingumas, praktinės žinios ir gebėjimai, darbo turinio supratimas, metodų, procedūrų, taisyklių išmanymas) | ||||
| Atsakomybė(užduočių atlikimo savalaikiškumas, vientisumas ir kokybė) | ||||
| Bendravimas su vadovu(vadovo informavimas apie darbo užduočių atlikimo laipsnį, konsultacija su vadovu dėl darbo atlikimo standartų) | ||||
| Bendravimas su kolegomis(komandinio darbo efektyvumas) | ||||
| Drausmė(požiūris į darbo laiką, jo panaudojimą, darbo laiko laikymasis) | X | |||
| Vidutinis kompetencijų balas (Gerai) | X | X | ||
Ekspertai įvertina darbuotojo atitiktį darbo reikalavimams balais. Šiuo atveju naudojamos kompetencijų žodyno skalės. Dviejų kompetencijų mastelio pavyzdžiai pateikti 2 lentelėje.
2 lentelė. Mastelio keitimo kompetencijos.
Iniciatyva
| Taškas | Charakteristika |
| 1 | Nerodo asmeninės iniciatyvos spręsdamas gamybos klausimus |
| 2 | Labai retai pateikia konstruktyvius pasiūlymus |
| 3 | Dažnai pateikia pasiūlymus, kurie retai įgyvendinami praktikoje |
| 4 | Spręsdamas gamybinius klausimus, pagal savo darbo pareigas nuolat teikia konstruktyvius pasiūlymus ir įgyvendina juos praktiškai. |
| 5 | Spręsdamas gamybinius klausimus, nuolat teikia konstruktyvius pasiūlymus ne tik darbo pareigų, bet ir viso skyriaus darbo atžvilgiu. Teikia pasiūlymus praktiškai įgyvendinti |
Gebėjimas efektyviai planuoti darbą
| Taškas | Charakteristika |
| 1 | Negali suplanuoti net paprasčiausių darbų ar nustatyti laiko sąnaudų. Nežino, kaip nustatyti darbo etapus |
| 2 | Prastai susidoroja su planavimu ir nesureikšmina užduoties atlikimo išlaidų. Nemoka suskirstyti užduoties į darbo etapus ir nustatyti įvykdymo prioritetą. Planai dažniausiai neįvykdomi |
| 3 | Nelabai susitvarko su planavimu. Klysta nustatydamas išlaidas, prioritetus ir pasiekimo metodus. Planai labai dažnai pasirodo neįvykdomi |
| 4 | Apskritai jis susidoroja su planavimu, rengdamas planus atsižvelgia į išlaidas, reikalingas savo tikslams pasiekti. Paprastai visos pavestos užduotys yra skirtos bendram veiklos tikslui pasiekti. |
| 5 | Gerai nustato plano įgyvendinimo išlaidas. Tikslas suskirstytas į pasiekimo etapus. Teisingai nustato prioritetus visuose plano įgyvendinimo etapuose. Visada siekia plano gyvybingumo ir tikroviškumo |
Šiandien praktiškai nėra įmonių vadovų, kurie niekada nebūtų naudoję KPI veiklos rodiklių. Santrumpa, kurią visi žino, reiškia „pagrindinius veiklos rodiklius“, o tai reiškia „pagrindinius veiklos rodiklius“. Rusijos aplinkoje KPI interpretuojami šiek tiek kitaip, matuojant įmonės efektyvumą, kuris iš esmės nesiskiria nuo pradinio aiškinimo.
Pagrindiniai straipsnio klausimai:
- Kas yra KPI indikatorius?
- Pagrindiniai KPI rodikliai
- KPI taikymas praktikoje
- KPI rodiklių pavyzdžiai
Kas yra KPI?
KPI – tai rodiklių visuma, pagal kurią vertinama įmonės, padalinio ar asmens veikla. Tokiais rodikliais, lyginant paskirtas užduotis su gautais rezultatais, įvertinama, kiek buvo pasiekti tam tikri tikslai.
Pagrindinės charakteristikos, įvertintos KPI rodikliais:
- produktyvus rezultatas yra tai, ko siekiama įmonės veikla, t.y. gautas grynasis pelnas, parduotos produkcijos apimtys, pardavimo pajamos, pagamintos produkcijos apimtys, įmonės užimama rinkos dalis, įgytų klientų skaičius, teigiami jų atsiliepimai, įvaizdis ir kt.;
- netiesioginis poveikis – įmonei nepalankūs rezultatai: skolos, per didelė darbuotojų kaita ir kt.;
- išteklių kaštai – visos gamybos sąnaudos;
- laiko sąnaudos – užduočių atlikimui skiriamas laikas;
- objektyvus produktyvaus efekto (naudingo) įvertinimas yra pagrindinis efektyvumą apibūdinantis KPI rodiklis, o visi kiti – efektyvumą. Šis rodiklis apskaičiuojamas susiejant produktyvų rezultatą (naudingą efektą) su visų išlaidų (resursų ir laiko) suma.
Vaizdo įrašas šia tema: kaip teisingai nustatyti KPI
Pagrindiniai KPI rodikliai
Dažniausiai KPI rodiklius naudoja dideli mažmeninės prekybos tinklai, kuriems priklauso daugybė filialų. Pagrindinės buveinės vadovų komandai lengviau įvertinti įmonės veiklą vienoje plotmėje, naudojant konkrečių rodiklių rinkinį. Tuo remiantis lengva atsekti tą ar kitą tendenciją. Vidutinėse ir mažose įmonėse KPI rodiklių sistemos naudojimas yra sudėtingesnis vertinimo požiūriu, tačiau vis dėlto naudojamas gana dažnai.
Kiekvienas vadovas turi teisę savarankiškai pasirinkti reikiamą KPI rodiklių skaičių. Pagrindinis kriterijus renkantis yra verčių skaičiavimo paprastumas. Taip pat svarbu atminti, kad pasirinktas rodiklis turi visapusiškai išanalizuoti veiklos rezultatą.
Tarp rodiklių, naudojamų našumui analizuoti, dažniausiai naudojami šie:
- pardavimų apimties rodiklis - analizuojami kasos įplaukos iš parduotų prekių;
- darbuotojų kaitos rodiklis – tam tikrą laikotarpį priimtų ir atleistų darbuotojų skaičiaus santykis procentais;
- paslaugų standartų rodiklis - paslaugų kokybės slapto įvertinimo išraiška %.
Priklausomai nuo analizės tikslų, veiklos apimties, įmonės darbo specifikos, rodikliai gali skirtis.
KPI taikymas praktikoje
Yra keli pagrindiniai optimaliausio KPI rodiklių sąrašo naudojimo būdai. Tačiau ilgametė praktika išvedė pagrindinę taisyklę „10/80/10“, kur:
- 10 – pagrindinių rodiklių, skirtų gautam rezultatui įvertinti, skaičius;
- 80 – gamybinę veiklą įvertinančių (operatyvinių) rodiklių skaičius;
- 10 yra rodiklių, pagal kuriuos vertinama veikla, skaičius.
Verta suprasti, kad pagrindinis KPI sistemos naudojimo principas yra galimybė valdyti ir kontroliuoti reikiamų rezultatų gavimą, t.y. įmonė, padalinys ar individualus darbuotojas, kuriam patikėta KPI analizės įgyvendinimas, turi turėti visus įgaliojimus daryti įtaką tolesnei KPI analizei būtinų rodiklių gavimo eigai.
Taip pat yra keletas kitų principų, kurie labai palengvina KPI analizės procesą:
- partnerystės principas – reikia suprasti, kad norint gauti kuo pozityviausią bet kokios veiklos rezultatą, būtinas darnus visos įmonės darbas nuo vadovybės iki aptarnaujančio personalo;
- tobulinimo principas – šio principo esmė ta, kad įmonės vadovybė turi būti pasirengusi apmokyti komandą, vykdyti kai kurių darbuotojų įgūdžių tobulinimo programą ir pan., kad būtų pasiektas norimas rezultatas;
- atsakomybės didinimo principas – šis principas reiškia, kad įdiegus KPI analizę galima padidinti darbuotojų savarankiškumą priimant valdymo sprendimus;
- atitikties analizės strategijai ir gautų rodiklių principas - principo tikslas yra gauti optimalius KPI analizės rezultatus, atitinkančius pagrindinius veiklos rodiklių analizės strategijos reikalavimus.
KPI rodiklių pavyzdžiai
Diegiant KPI veiklos rodiklių analizės sistemą vadovybei dažnai kyla klausimas, kaip tiksliai apskaičiuojamas KPI. Galite sudaryti visą rodiklių sąrašą, tačiau reikia atsiminti, kad kiekvienas rodiklis turi nustatyti konkretų analizės tikslą. Norint sukurti efektyvią KPI analizės sistemą darbuotojams, pirmiausia reikia pradėti nuo užduočių ir funkcijų, kurios yra jų darbo pareigos. Pavyzdžiui, pardavimų vadybininko efektyvumą galima įvertinti pagal užbaigtų sandorių skaičių, klientų atsiliepimus apie vadovo darbą ir pan.
Yra keletas KPI analizės sąlygų (taikoma bet kuriai verslo struktūrai):
- Tam tikras efektyvumo vertinimo kriterijų skaičius (ne daugiau 10 parametrų, optimaliausias – 5).
- Logika. Nė vienas iš kriterijų neturėtų prieštarauti kitam arba jį neutralizuoti.
- KPI analizės užduočių įgyvendinimo stebėjimas.
Įmonės vadovybės ir pavaldinių KPI
Iš esmės vadovybės ir pavaldžių darbuotojų KPI rodiklių sistema yra ta pati. Svarbiausia, kad pasirinkti rodikliai atitiktų šiuos reikalavimus:
- išmatuojamumas;
- specifika;
- realizmas;
- nuoseklumas;
- tikrumas laike.
Pagrindiniai KPI rodiklių naudojimo įmonės praktikoje „už“ ir „prieš“.
KPI veiklos rodiklių analizės atlikimas įmonėje turi ir teigiamų, ir neigiamų pusių.
KPI analizės pranašumai yra šie:
- KPI įgyvendinimo rezultatas, kaip taisyklė, yra didesnė darbuotojų motyvacija sąžiningai atlikti gamybines užduotis ir funkcijas;
- kiekvienas įmonės darbuotojas gauna konkretų reikiamų rezultatų sąrašą;
- darbuotojai gali aiškiai įvertinti savo indėlį siekiant įmonės tikslų;
- vadovybė visada turi naujausią informaciją apie kiekvieno darbuotojo darbą, o tai padidina darbuotojo tarnybinių pareigų atlikimo kokybės kontrolę.
Pagrindiniai trūkumai apima:
- kartais nutinka taip, kad mažas skyriaus produktyvumas palieka neigiamą pėdsaką aukštam konkretaus darbuotojo produktyvumui, dėl to darbuotojas gali išeiti iš darbo nesulaukęs tinkamo savo darbo įvertinimo;
- ne visi darbuotojai, siekdami savo tikslų, gauna finansines paskatas. Pavyzdžiui, administracijos darbuotojai liks be darbo, jei analizės tikslas buvo padidinti grynąjį pelną, jie tiesiog neturės galimybės savęs įrodyti;
- Kartais KPI analizės rezultatas yra vadinamoji atvirkštinė motyvacija. Tie. Vietoj atlygio už pasiektus rezultatus darbuotojai nieko negauna, o nepataisę užduoties yra baudžiami arba baudžiami.
KPI sistemą Rusijos įmonės pradėjo taikyti prieš keletą metų. Šiuo metu nėra sukurta vieninga Rusijos įmonių pagrindinių veiklos rodiklių vertinimo metodika, naudojamas užsienio rodiklių rinkinys.
Pagrindiniai veiklos rodikliai KPI – kas tai yra?
KPI (Key Performance Indicator) – pagrindiniai veiklos rodikliai – kiekybinių rodiklių sistema, atspindinti kiekvieno darbuotojo veiklos rezultatus.
KPI sistemos privalumas – aktyvi darbuotojų motyvacija ir palyginami rodikliai. Efektyvumas – santykinis rodiklis, apimantis visas darbuotojo veiklos sritis ir išreiškiantis rezultatus kiekybiškai. Optimalus vieno darbuotojo KPI skaičius yra ne daugiau kaip penki.
Yra keletas KPI pogrupių, susijusių su šiais našumo rezultatais:
- išlaidų straipsnis – išleistų išteklių kiekis (vertės išraiška);
- našumo straipsnis – pajėgumų panaudojimo procentas;
- efektyvumo punktas - rodikliai, apibūdinantys vieno rodiklio santykį su kitu (pavyzdžiui, pajamų ir išlaidų santykis);
- rezultatų straipsnis yra kiekybinė veiklos rezultato išraiška.
Egzistuoja keli KPI sistemos kūrimo principai: rodiklis turi būti kiekybiškai išmatuojamas, susijęs su įmonės veikla, rezultato matavimas neturėtų kainuoti (laiko ir išteklių panaudojimo požiūriu).
Daugelis pagrindinių veiklos rodiklių yra tarpusavyje susiję, todėl siekiant geresnių rezultatų rekomenduojama bendradarbiauti keliems padaliniams ir specialistams. Taip pat skirtingų lygių vadovai turi koordinuoti savo veiksmus darbuotojų atžvilgiu, kad padidintų veiklos efektyvumą ir veiklos rodiklius.
Rodiklių tipai
Pagrindinius veiklos rodiklius galima suskirstyti į du tipus – operatyvinius ir strateginius.
Veiklos rodikliai atspindi dabartinę įmonės ir jos padalinių veiklą, leidžiančią pritaikyti tikslus ir uždavinius pagal besikeičiančias sąlygas. Jie apibūdina gamybos organizavimo, žaliavų tiekimo, gaminamos produkcijos kokybę.
Strateginiai rodikliai atspindi to laikotarpio įmonės veiklos rezultatus ir leidžia koreguoti kito laikotarpio planus. Jie apibūdina pinigų srautus, jų pagrindu apskaičiuojami įmonės veiklos rodikliai (pvz.,).
Kam naudojami KPI?
KPI naudojami skaitiniam nustatytų užduočių ir tikslų matavimui. Sudarius rodiklių ataskaitą, galima įvertinti, kiek buvo pasiekti planuoti rezultatai, kiek tikslūs ir teisingi buvo numatyti rodikliai.
Vėliau pagrindiniai veiklos rodikliai padeda koreguoti taktinius ir strateginius tikslus.
Visa KPI sistema yra „pririšta“ prie rezultato, jei rodiklis niekaip neįtakoja tikslo įgyvendinimo, jis negali būti įtrauktas į šią sistemą.
Metodika remiasi dviem teorijomis – tikslų kontrolės ir peržiūros bei valdymo pagal tikslus idėja. Teorijų esmė slypi galimybe numatyti rezultatus prieš užsibrėžtus tikslus ir planuoti jų siekimą įgyvendinant KPI. Sistema naudojama tam, kad darbuotojai, eidami savo einamąsias pareigas, nepamirštų siekti savo tikslų. Kai bus įvykdyti KPI, darbuotojai bus apdovanoti, o tai yra stipri darbuotojų motyvacija.
Pagrindiniai veiklos rodikliai yra pripažinti viena efektyviausių skatinimo sistemų ir viena pažangiausių motyvavimo sistemų įmonėje.
Paprastai KPI naudojami administracinio ir vadovaujančio personalo (vadovų, direktorių, ekonomistų ir kt.) veiklai įvertinti.
Pardavimuose
Pagrindiniai pardavimų veiklos rodikliai apskaičiuojami remiantis šiais rodikliais:
- pajamos;
- pajamos iš pardavimo;
- gamybos savikaina;
- nekokybiškų gaminių procentas;
- trumpalaikio turto suma;
- inventoriaus savikaina.
Gamyboje
Pagrindiniai veiklos rodikliai gamyboje apskaičiuojami remiantis šiais rodikliais:
- vidutinis paros žaliavų suvartojimas;
- nebaigtų darbų apimtis ir atsargos;
- darbuotojo produktyvumas;
- kitos gamybos išlaidos;
- įrangos remontas;
- gatavų produktų sandėliavimas.
KPI pavyzdžiai įvairių specialybių atstovams
| Darbo pavadinimas | Indeksas | Formulė |
| Rinkodaros skyriaus vadovas | Pardavimo planas (plano įvykdymo procentas) | (Q f /Q pl)*100%, kur Q f yra faktinė pardavimo apimtis, Q pl yra planuojama pardavimo apimtis |
| Rinkodaros specialistas | Rinkos dalis pagal prekės ženklą (visų rinkoje esančių prekių ženklų procentas) | Išorinių rinkodaros agentūrų duomenys |
| Vyriausiasis buhalteris | Mokesčių deklaracijų pateikimas laiku | Mokesčių paslaugų duomenys |
| Buhalteris | Mokėjimo operacijų atlikimas laiku (procentais nuo bendro atliktų mokėjimo operacijų skaičiaus) | (Op av / Op total) * 100%, kur Op av yra laiku atliktų mokėjimo operacijų skaičius, Op tot yra bendras mokėjimo operacijų skaičius |
| Teisės skyriaus vedėjas | Laimėtų bylų skaičius (visų bylų procentas) | (Q in /Q iš viso)*100%, kur Q in yra laimėtų bylų skaičius, Q iš viso yra bendras bylų skaičius |
| Teisininkas | Įmonei surinkta ir pasilikta pinigų suma | Teisės skyriaus ataskaitos duomenys |
Vaizdo įrašas, paaiškinantis, kodėl kurdami verslo procesus turėtumėte įdiegti KPI sistemą:
Diskusija (10)
KPI diegimas įmonėje visada yra sudėtingas procesas, ypač kai visi priešinasi. Gali padėti išorės konsultantas ar įmonė, kuri sprendžia tokias problemas.
KPI įvedimas motyvuojamas visos organizacijos (įmonės) efektyvumo didinimu, atsižvelgiant į kiekvieno darbuotojo veiklos rezultatus. O jei darbo apmokėjimo ir priedų nuostatuose aptariamos visos sąlygos ir pagrindiniai kiekvienos pareigybės rodikliai, ar tai neprisideda prie visų ir visumos darbo rezultatų efektyvumo? KPI įvedimas nėra dviračio išradimas iš naujo?
Kai naudojate KPI, kai kuriais atvejais gali tekti naudoti specialius ataskaitų teikimo įrankius. Be to, vienas iš darbuotojų turės būti paskirtas surinkti reikiamus duomenis ir juos išanalizuoti, o jūs, savo ruožtu, turėsite atlikti patikrinimą. Jei įmonės darbo pokyčiai yra privatūs, turėsite stebėti dažnus KPI pokyčius ir ištirti tokių pokyčių priežastis. Todėl pirmiausia įvertinkite savo išteklius ir galimybes, vertinkite savo laiką. Turite aiškiai suprasti, kaip jūsų pastangos jums duos naudos diegiant KPI.
Pagrindiniai rodikliai yra viena iš svarbiausių verslo efektyvumo didinimo priemonių. Tai kaip sporte – rodiklių matavimas pats savaime padeda padidinti rezultatus. Žinoma, KPI diegimas yra ne be iššūkių – darbuotojai dažnai sabotuoja metodus, kurie verčia juos dirbti daugiau. Tačiau rezultatas pelningesnio ir valdomesnio verslo pavidalu yra daugiau nei vertas pastangų.
KPI yra vienas iš įrankių taupyti darbuotojų atlyginimus. Kuo geriau jie dirba, tuo daugiau jie kiekvieną mėnesį padidina planą dėl „nepriklausomų priežasčių“. Dėl to atlyginimas visada yra nuo 65 iki 80 procentų deklaruoto. Priklauso nuo to, koks buvo jūsų tvarkaraštis ir kaip kiti darbuotojai panaudojo produktyvius išteklius. Dėl to godumas, dalijimasis, konfliktai.
Jei tai yra stimuliavimas ir padidinta motyvacija, tai suprantama, bet jei tai tiesiog užmokesčio sumažinimas už intensyvesnį darbą, tai yra profanacija. Mano darbdavys paima rodiklius iš oro ir pririša mane prie šių „norų“ ir dėl to demotyvuoja, jei jų neįvykdysiu. Dėl to aš ieškau darbo. Nes suprantu, kas yra realūs pardavimai ir kiek pelno atnešu įmonei. Jei rodikliai imami tiesiog progresuojant, neatsižvelgiant į rinką, ekonominę situaciją ir kitus dalykus, tai tiesiog kelias į niekur. Visos Vakarų žinios, kaip taisyklė, turi analogų net praktikoje arba buvo sukurtos SSRS. Visas šis taupumas ir „Linux“ kyla iš ten. Tai, kad perimame pažangią patirtį, yra visiška iliuzija. Tiesiog tikrosios intelektinės veiklos lygis šalyje yra itin žemas. Aukščiau yra tai, kas turėtų būti žemiau. Laikas parodys, kad tai aklavietė. Mes nesame kinai.
Įkeliama...
