Visi procesai, sąvokos ar objektai kažkur prasideda. Šis pradžios momentas įvyko prieš kelias dienas ar metus, ir viskas atrodė kitaip – ne taip, kaip dabar. Žvelgdami, pavyzdžiui, į automobilį, suprantame, kad pačioje pradžioje taip nebuvo: iš pradžių atsirado idėja, vėliau ši idėja buvo perduota kitiems žmonėms, dėl ko kilo diskusijų; Į darbą įsitraukė dizaineriai, pradėtas surinkimo procesas ir dar daugiau.
Aukščiau pateiktas nedidelis pavyzdys. Bet jis puikiai paaiškina esmę – viskas turi pradžią.
Ne išimtis ir projektų valdymas. Kaip sudėtinga užduočių ir procesų grandinė, ji taip pat kažkur prasideda. Šis pirmasis žingsnis yra projekto planas.
Šiame straipsnyje kalbėsime apie planą ir planavimo procesą, taip pat paaiškinsime punktus, susijusius su klausimu „Kaip sukurti tokį planą“. Mes nustatėme 7 žingsnius.
Kas yra projekto planas?
Galbūt pastebėjote, kad be planą minėjo ir Planavimo procesas. Kuo jie skiriasi? Viskas labai paprasta.
Planavimas yra procesas, diskusija. Jos metu išsiaiškinami darbų apimtys, tikslai ir būdai, būtini jiems pasiekti.
Planas yra oficialus dokumentas, kuriame yra visi planavimo sprendimai, patvirtintas kiekis ir išlaidos. Pagrindinės jo funkcijos yra kontrolė, palengvinti dalyvių bendravimą ir planuoti.
Kurdamas projekto planą vadovas jau turėtų turėti pagrindinių žinių ir įgūdžių. Tai padidina sėkmingo jo įgyvendinimo tikimybę. Be to, parengtas planas padės numatyti ir išvengti nereikalingų klaidų bei blogų sprendimų, taip pat padės sutaupyti laiko ir sumažinti išlaidas.
Projekto plano tikslai
Gerai parengtas planas turėtų atsakyti į šiuos klausimus.
Kodėl?
Turi būti išaiškintos priežastys, kodėl projektui skiriamos lėšos; kokią problemą reikia išspręsti.
Klausimas susijęs su darbu, kurį reikia atlikti norint pasiekti rezultatą ir galutinius tikslus.
Klausimas apie dalyvaujančius žmones, jų vaidmenis ir atsakomybę; apie tai, kaip jie turėtų būti organizuojami.
Kada?
Tai yra apie projekto grafiką / trukmę.
Kaip susikurti projekto planą?
Prieš pradėdamas rengti projektą, vadovas turi žinoti apie daugybę klausimų, kurie kils projekto metu, ir atsakymus į juos. Kiekvienas klausimas gali būti paryškintas atskirai. Tačiau vis tiek geriau nustatyti bendrus būdingus modelius ir modelius. Taigi, ką vadovas turi padaryti, kad sudarytų projekto planą?
1. Bendraukite
Pirmas žingsnis į sėkmę – bendravimas su komanda apie tikslus, narius, užduotis ir pan. Vadovas turi žinoti, kas už kokią užduotį atsakingas, terminus ir tiesiog viską, kas vyksta projekte.
Verta pridurti, kad bendravimas – ne tik pirmas žingsnis. Bendrauti verta viso projekto metu – tai raktas į sėkmę.
2. Nustatyti dalyvius ir tikslus
Nustatyti visus projekto dalyvius kartais būna sunku: jų gali būti daug. Be to, jie gali tiesiogiai arba netiesiogiai, didesniu ar mažesniu mastu daryti įtaką projektui. Būtent todėl svarbu nustatyti visus, kurie tiesiogiai įtakoja plano rengimą ir rimtai žiūri į jų norus.
Kas gali dalyvauti projekte:
- Klientas– darbą tiesiogiai finansuojantis ir tvirtinantis asmuo;
- Projekto vadovas– asmuo, dalyvaujantis planavime, po kurio vyksta projekto kūrimas, vykdymas ir kontrolė;
- Projekto komanda, kuri sukuria galutinį produktą. Komandos nariai dalyvauja daugelyje svarbių procesų, įskaitant kūrimą, kokybės užtikrinimą, projektavimo darbus ir kt. Paprastai jie nepatvirtina projekto;
- Galutinis vartotojas;
- Kita. Į šį sąrašą gali būti įtraukti patys įvairiausi žmonės: rizikos analitikai, pirkimų specialistai ir kt.
Ką galima padaryti šiame etape? Atlikite interviu su pagrindiniais dalyviais. Taip suprasite, kokie reikalavimai keliami ir kokių tikslų reikėtų siekti. Veiksmingiausias būdas pasiekti tikslus yra SMART tikslų nustatymo technika.
Interviu vedimas taip pat leidžia vadovui suprasti, kokią problemą sprendžia projektas ir kodėl jis iš pradžių finansuojamas.
Tai mūsų Kodėl klausimas.
3. Nustatykite visą darbo apimtį
Neabejotinai svarbiausia bet kokio planavimo dalis. Visi pagrindiniai punktai yra paryškinti ir aptarti čia: pagrindimas, produkto aprašymas, atitikties kriterijai, tikslai ir rezultatai, apribojimai, prielaidos, išlaidų sąmata ir kai kurie kiti. Šiame etape visi projekto dalyviai turi visiškai suprasti ir susitarti. Pasibaigus diskusijai, viskas, kas svarbu, įrašoma į dokumentą, kuriame aprašomas projekto turinys ir apimtis.
Šis etapas taip pat sumažina nesusipratimų, galinčių sukelti projekto apimtį, riziką.
Tai mūsų Ką klausimas.
4. Apibrėžkite vaidmenis ir pareigas
Viena iš svarbiausių vadovo užduočių – užduočių paskirstymas tarp komandos narių. Jie turi žinoti savo vaidmenis ir pareigas. Ir, žinoma, nereikia pamiršti, kad komandos yra suformuotos vienetais, kuriuose dalyvauja tam tikras dalyvių skaičius.
Tai mūsų PSO klausimas.
5. Sudarykite projekto tvarkaraštį
Šis punktas yra tiesioginis ankstesnio tęsinys. Paskyrus vaidmenis ir pareigas, kitas žingsnis – nustatyti kiekvieno ištekliaus darbo trukmę su pradžios / pabaigos datomis.
Tai mūsų Kada klausimas.
Tame pačiame etape vadovas nustato pagrindinius įvykius, kritinį kelią - apskritai susitvarko su darbo grafiku.
Kurį įrankį pasirinkti darbui su projektu?
6. Vizualizuokite savo projekto planą naudodami Ganto diagramą
Atminkite, kad kai kurie žmonės kalba apie grafiką, jie turi omenyje visą projektą. Tai nėra visiškai tiesa. Vizualizuotas tvarkaraštis yra tik paties planavimo ir plano dalis. Visas projektas yra sudėtingesnė struktūra.
Naudokite GanttPRO – internetinį įrankį, skirtą . Su jo pagalba vadovas gali:
- Kurti ir platinti užduotis;
- Nustatykite jų trukmę su pradžios ir pabaigos datomis.
- Nustatykite užduočių priklausomybes. Vadovas stebi visus įvykius ir žino, kada atlikta užduotis sukelia kitą;
- Stebėti atskirų renginių ir viso projekto eigą;
- Nustatyti išteklius, reikalingus užduotims atlikti;
- Nustatyti išteklių kainą;
- Bendraukite su komandos nariais ir peržiūrėkite visus jų atliktus pakeitimus;
- Sekite svarbiausius įvykius;
- Įsivaizduokite kritinį kelią – trumpiausią laiko tarpą, reikalingą projektui užbaigti.
Su GanttPRO Gantt diagramomis lengva valdyti planavimo procesus ir kurti projektą.
7. Valdykite riziką
Visuose projekto etapuose gali kilti rizika. Todėl jų valdymas yra vienas svarbiausių planavimo aspektų.
Patyręs vadovas geba ne tik įvertinti ir numatyti tokias situacijas, bet ir sudaryti planą su jų sprendimo būdais. Savo ruožtu komanda taip pat turi žinoti, kaip reaguoti į bet kokius pokyčius.
Kokios rizikos gali kilti?
- Optimistiški lūkesčiai dėl laiko ir sąnaudų;
- Blogai apibrėžti reikalavimai ir pageidavimai;
- Prastai apibrėžti vaidmenys ir pareigos;
- Reikalavimų pasikeitimai;
- Nauji reikalavimai;
- Biudžeto mažinimas;
- Prastas bendravimas.
Apibendrinkime
Identiškų projektų nėra. Galima puikiai įgyvendinti be rizikos ir atidėti terminai. Kitas gali nepavykti, net jei jo dalyviai, išlaidos, tvarkaraštis ir tikslai yra tokie patys. Rizika ir pokyčiai projekte yra neišvengiami. Vis dėlto gerai suplanuota darbų apimtis, grafikas, įvertintos rizikos ir puikus komandinis darbas padės lengviau planuoti ir sudaryti planą. Tokiu atveju net sunkūs projektai gali būti įdomūs.
Ar turite projektų planavimo patirties?
Planavimas yra neatsiejama projekto įgyvendinimo dalis. Pagrindinis planavimo momentas yra kalendoriaus plano arba, kaip kartais sakoma, kalendoriaus grafiko sukūrimas. Grafiko planas padeda įvykdyti projektinio darbo reikalavimus ir aiškiai suprasti, kokia veikla ir kiek laiko bus vykdoma.
Straipsnyje pateikiami grafiko parametrai, kūrimo technologijos ir būdai, programos ir projektų vykdytojai. Pateikiamas planavimą teikiančių dokumentų sąrašas.
Pirmiausia verta apibrėžti projekto tvarkaraštį. Planavimas – tai dokumentais pagrįstų sprendimų derinys, atsakantis į klausimus: kodėl, kaip, kada ir kas įgyvendins projektą. Kalendorinis planas yra planavimo rezultatas, jo materialinis patvirtinimas, pateiktas išsamios diagramos pavidalu. Schema yra patikrinta ir patvirtinta įmonės vadovybės.
Sukūrus kalendorinį planą, sprendžiami privalomi ir taikomieji uždaviniai. Planuojant būtina:
- Išsiaiškinkite projekto tikslą ir tikslinę auditoriją. Suprasti detales.
- Paaiškinkite klientui detales.
- su dalyvaujančiais projekte ir su užsakovu.
- Nustatykite darbo kiekį ir jo sudėtį.
- Pritraukti ir racionaliai paskirstyti išteklius – tiek žmogiškuosius, tiek materialinius ir techninius.
- Sukurkite biudžetą.
- Paskirkite atsakomybę už plano įgyvendinimą ir paskirstykite atsakomybę.
- Nustatyti projekto ir atskirų plano punktų užbaigimo terminus.
Grafikas pateikiamas kaip sudėtinga diagrama arba kaip paprastas darbų ir terminų sąrašas.
Apie tai, kaip vyksta projektas, projekto vadovas. Vadovu jis taip pat skiriamas pagal kalendorinį planą. Vadovas pavaldus atlikėjams, atsakingiems už atskirus plano punktus ir teikiantiems darbų ataskaitas. Jeigu darbo metu atsiranda neatitikimų, vadovas privalo išsiaiškinti jų priežastis ir koreguoti planą. Globalioms planavimo problemoms spręsti rengiami susirinkimai, kuriuose sprendžiamas atskirų etapų ir viso projekto likimas.
Visi dalyviai turi žinoti, kokį vaidmenį atlieka. Jie turi būti aprūpinti reikalingais dokumentais, darbo vieta, kokybiškomis priemonėmis ir medžiagomis veiklai vykdyti.
Planavimas naudojamas veiklai organizuoti ir produktyvumui gerinti. Planas padeda matyti išplėstą ir tikslų projekto tvarkaraštį.
Tvarkaraščio parinktys
Pagrindiniai kalendoriaus grafiko parametrai:
- darbo pradžia ir pabaiga
- darbo trukmė
- išteklių bazė
Darbo pradžia ir pabaiga. Ankstyva pradžia – oficiali darbo pradžia. Pavėluota pabaiga – data, kurią numatoma užbaigti darbus. Be to, yra dar vėlesnis startas ir ankstyvas finišas. Laikotarpis tarp pradinių datų ir uždarymo datų vadinamas „slack“. Paprastai išlieka toks pat, todėl atotrūkis tarp ankstyvo ir vėlyvojo starto bei ankstyvo ir vėlyvojo finišo bus toks pat.
Darbo trukmė. Priklauso nuo atlikėjų skaičiaus ir jų darbo sąnaudų, darbų apimties, užsakovo reikalavimų ir kitų faktorių. Kritinė trukmė yra minimali trukmė, per kurią turi būti atlikta didžioji darbų dalis ar net visas projektas.
Jei susumuojame ankstyvą pradžią / vėlyvą pradžią ir darbo trukmę, gauname ankstyvą pabaigą / vėlyvą pabaigą.
Ištekliai. Nustatant projekto kūrimo datas atsižvelgiama į išteklių apribojimus. Nustačius visų rūšių projektinių darbų poreikius, apskaičiuojamas kiekvienam iš jų reikalingas išteklių kiekis. Remiantis tuo, sudaromas išteklių lygių grafikas, kurio duomenys lyginami su esamu išteklių kiekiu. Jei poreikiai viršija resursų bazę, tuomet kalendoriuje galima keisti laiką, kad juos būtų galima padengti.
Tvarkaraščio sudarymo pagrindai
Norėdami įgyvendinti kalendoriaus planą, turite suprasti jo kūrimo būdus ir technologiją, taip pat išstudijuoti patogaus planavimo įrankius.
Technologijos
Projektas yra viena visuma. Patogumui jis padalintas į tarpusavyje sujungtus didelius blokus. Tada šie blokai suskirstomi į mažesnius vienetus ir žingsnius, siekiant supaprastinti projektą. Toks požiūris padeda veiklai ir išvengia klaidų, kurių galima nepastebėti, jei nepradedate dirbti visapusiškai ir detaliai.
Projekto įgyvendinimo etapai yra susiję su darbo parametrais ir apima:
- Darbų, kuriuos reikia atlikti norint įgyvendinti projektą, sąrašo sudarymas.
- Projekto trukmės, darbų sekos ir įgyvendinimo laipsnio skaičiavimas.
- Žmogiškųjų, materialinių, informacijos ir kitų išteklių prieinamumo nustatymas.
- Išorinių suvaržymų nustatymas. Jie gali būti sezoniniai, pagrįsti ištekliais, su laiku ir pan. Pagrindinis apribojimas yra projekto užbaigimo terminas.
- Ieškokite rizikos. Tam yra speciali formulė: rizika (kuri yra įmanoma) gali kilti, nes (priežastis) ji sukels pasekmes.
- Reagavimo į riziką ir grėsmes plano kūrimas. Tai daroma taikant reagavimo strategijas. Yra du iš jų: pasyvus ir aktyvus. Pirmasis apima grynųjų pinigų rezervo sukūrimą nustatytai rizikai, o antrasis skirtas rizikai sumažinti, įtraukiant į planą naujus darbus.
Svarbu atsiminti, kad grafikas yra projekto įgyvendinimo modelis, kuris įgyvendinamas palaipsniui. Darbas prie naujo etapo pradedamas tik tada, kai baigiamas įgyvendinti ankstesnis. Šis modelis nėra visiškai statiškas, nes planavimą galima koreguoti ir peržiūrėti.
Metodai
Įvairių tipų planams kurti arba atskiroms plano dalims parengti naudojami įvairūs metodai. Čia yra populiariausi:
- Ganto diagrama yra juostinė diagrama, sukurta iliustruoti darbo grafiką.
- Tinklo diagrama yra išsamus modelis, rodantis projekto darbų seką.
- Apimties kalendorinis grafikas – tai metodas, leidžiantis pateikti darbų, kurių laukiama, apimtį ir kiekį.
- Ciklo grafikas – tai metodas, kuriuo matuojama atskirų etapų ir viso projekto trukmė.
Metodą pasirenka vadovas, atsižvelgdamas į ekonominius komponentus. Įtakoja darbo etapas, turimi ištekliai ir pan. Šiuos metodus taip pat galima naudoti visapusiškai, o tai leidžia geriau matyti ir tiksliau sudaryti tvarkaraštį.
Visus aukščiau pateiktus metodus galima nesunkiai sukurti Microsoft Office, Excel ar kitose moderniose planavimo ir tvarkyklės programose.
Tvarkaraščiai
Planner programos padės gerokai supaprastinti plano rengimą ir jo parametrų skaičiavimą. Jie yra veiksmingi ir palyginti paprasti naudoti. Elektroninių gaminių rinkoje jų yra daug. Štai tik keletas:
Pateiktos priemonės naudojamos vadyboje kuriant ir įgyvendinant projektus. Jie yra daugiafunkciniai, funkcionalūs, mobilūs ir veikia skirtingose platformose.
Kalendoriaus tvarkaraščio reguliavimo bazė
Pagrindinis planavimo dokumentas yra pats grafikas. Jo pagalba yra kontroliuojami visi projektavimo procesai. Grafikas tampa pagrindinio plano pagrindu. Į pagrindinį planą įeina:
- Atskirų darbo dalių grafikai. Kiekvienas atlikėjas turėtų juos turėti po ranka.
- Darbo paketų grafikai.
- Projektui įgyvendinti skirtų lėšų ataskaitos.
- Duomenys apie išteklių poreikius.
- Projekto įgyvendinimo organizacinių priemonių planas.
- Darbo apsaugos aktai.
- Išteklių ir medžiagų sunaudojimo ataskaitos.
- Kiekvieno darbuotojo teikiamos pažangos ataskaitos.
- Įrangos naudojimo taisyklės.
- Kuriant tam tikro tipo projektus, pavyzdžiui, reikalingi saugos dokumentai.
Kalendoriaus planas yra puiki planavimo priemonė. Naudodamiesi grafiniais metodais ir šiuolaikinėmis programomis, galite pasiekti aukštą efektyvumą. Tai svarbu dirbant su projektu. Kad veikla būtų reglamentuota ir nekeltų skundų, reikia visko. Planavimo valdymo subtilybių išmanymas yra kokybės vadybos požymis.
Parašykite savo klausimą žemiau esančioje formoje
Projekto planavimas – tai nenutrūkstamas, per visą gyvavimo ciklą išgryninamas procesas, kurio metu, atsižvelgiant į esamą ir besikeičiančią situaciją, nustatomas geriausias būdas pasiekti užsibrėžtus tikslus ir uždavinius. Kompetentingas projekto planas, atsižvelgiant į produkto specifiką, rinkos ypatybes ir tendencijas, vartotojų pageidavimus, rizikas ir kitus veiksnius, leidžia išvengti neefektyvių išlaidų net koncepcijos ir kūrimo stadijoje. Toks planavimas ne visada duoda teigiamų rezultatų, tačiau net ir neigiamos išvados duoda didelę naudą.
Pirmoji plano rašymo užduotis – nedelsiant paskatinti projekto eigą. Projekto planas turi įtikinti sprendimus priimančius asmenis, kad idėja yra ekonomiška, kad jos įgyvendinimas atitiks lūkesčius, terminus, biudžetą ir pan. Jei plėtra neįtikinama net plano lygmeniu, projektas gali nepasiekti pradinio etapo. . Ir atvirkščiai – sėkmingas planas iš karto formuoja projekto vadovo reputaciją ir suteikia tvirtą pagrindą pradėti proceso įgyvendinimą.
Projekto planas sudaromas pagal standartinę bendrą schemą, tačiau dokumento turinys visada yra unikalus, nes produkto savybių ir jo įgyvendinimo sąlygų derinys yra unikalus. Projekto vykdymo plane pateikiamos gairės visai projekto komandai ir pateikiamos instrukcijos:
- pagal darbo apimtį,
- pagal prioritetą,
- apie valdymo metodų pasirinkimą,
- pagal kokybės standartus,
- palaikant ryšį su suinteresuotosiomis šalimis,
- pagal veiklos vertinimo kriterijus ir kt.
- Projekto fonas.
- Užduotys ir tikslai.
- Skalė.
- Ribos (apribojimai).
- Prielaidos (prielaidos).
- Įtakos ir priklausomybės.
- Rizika ir problemos.
- Strategijos ir technikos.
- Laiko, išteklių, kokybės, masto kontrolės priemonės ir metodai.
- Ryšiai.
- Pristatymo tvarkaraštis.
- Produktyvumas ir jo matavimas.
- Privalumų realizavimas.
Standartizuotas maketas supaprastina judėjimą per dokumentą, kuris, įgyvendinant didelius planus, gali užimti šimtus lapų. Logiška, nuosekli, struktūrizuota projekto planavimo etapų tvarka taip pat gali supaprastinti darbo su planu procesą. Jei, pavyzdžiui, neįtrauksite į apimtį įtrauktų elementų, galite pastebėti, kad projekto dalyviai nesutaria, kas ką išleidžia. Ir jei nenustatysi kokybės lygio, gali pasirodyti 
kad gamintojui pakankamos kokybės klientui gali nepakakti.
Tinkamų detalių trūkumas sukelia klaidų, tačiau detalių perteklius su daugybe pasikartojimų trukdo suprasti projekto turinį. Todėl projekto gynimo planas dažniausiai išbandomas su studentais, kurie neturi išankstinių žinių apie projektą, įtraukiant plačiosios auditorijos atstovus. Prie projekto plano pridėtas fonas padės pritaikyti įgyvendinimo programą į bendrą kontekstą, o žodynėlis, santrumpų ir techninių santrumpų iššifravimas leis bet kam lengvai suprasti projekto esmę, neįtraukiant trečiųjų šalių informacijos šaltinių.
Domeno planavimas
Temos sritis yra produktų ir paslaugų, kurios turėtų būti pagamintos užbaigus projektą, rinkinys. Projekto planavimas dalykinėje srityje apima šias procedūras:
- Dabartinės būklės analizė.
- Pagrindinių projekto ypatybių paaiškinimas.
- Projekto sėkmės kriterijų ir problemų patvirtinimas.
- Prielaidų ir apribojimų, priimtų pradiniame projekto etape, analizė.
- Projekto rezultatų kriterijų nustatymas tarpiniame ir baigiamajame etapuose.
- Šios srities struktūrinio skaidymo kūrimas.
Projekto gyvavimo procese šią sritį sudarantys elementai gali keistis. Darbo tikslai ir charakteristikos gali būti išaiškintos tiek pasiekus tarpinius rezultatus, tiek projekto rengimo stadijoje.
Projekto laiko planavimas
Pagrindinės šio parametro sąvokos: terminai, darbų trukmė, pagrindinės datos ir tt Koordinuotas dalyvių darbas organizuojamas remiantis kalendoriniais planais – projektiniais ir techniniais dokumentais, kurie nustato projekto darbų sąrašą, jų tarpusavio ryšį, t. seka, terminai, atlikėjai ir ištekliai. Dirbant su projektu, sudaromas darbo grafikas valdymo etapams ir lygiams visam gyvavimo ciklui. 
Darbo suskirstymo struktūra (WBS)
WBS yra grafinis projekto darbų hierarchijos atvaizdavimas – pirmasis projekto planavimo etapas. Iš esmės WBS yra projekto padalijimas į tokias dalis, kurios yra būtinos ir pakankamos planavimui ir efektyviai kontrolei. Sudarant hierarchinę struktūrą reikia laikytis šių taisyklių:
- Darbų atlikimas aukštesniame lygyje pasiekiamas atliekant darbus žemesniame lygyje.
- Pirminis procesas gali turėti keletą antrinių užduočių, kurių vykdymas automatiškai nutraukia pirminį procesą. Tačiau vaiko darbui yra tik vienas tėvų darbas.
- Tėvų procesas suskaidomas į vaiko veiklą pagal vieną kriterijų: arba pagal susijusius išteklius, arba pagal veiklos rūšį, arba pagal gyvenimo ciklo etapus ir pan.
- Kiekviename lygyje turi būti renkami lygiaverčiai vaikų darbai. Jų homogeniškumo nustatymo kriterijai gali būti, pavyzdžiui, atlikto darbo apimtis ir laikas.
- Konstruojant struktūrą kaip visumą, skirtinguose hierarchijos lygiuose būtina taikyti skirtingus dekompozicijos kriterijus.
- Dekompozicijos kriterijų seka parenkama taip, kad kuo didesnė sąveikų ir priklausomybių tarp veiklų dalis būtų žemesniuose hierarchinės struktūros lygiuose. Darbai aukštesniuose lygmenyse yra savarankiški.
- Darbų suskirstymas laikomas baigtu, jeigu vadovui ir projekto dalyviams aiškūs žemesnio lygio darbai, aiškūs galutinio rezultato pasiekimo būdai ir jo rodikliai, aiškiai paskirstyta atsakomybė už darbą.
Remiantis WBS, sudaromas projekto darbų sąrašas. O tada nustatoma jų įgyvendinimo seka, ryšiai naudojant organizacinius ir technologinius modelius bei darbų trukmė.
Darbo trukmė
Darbų trukmė nustatoma pagal standartus, pagal asmeninę patirtį (kai yra panašaus darbo pavyzdys), pagal skaičiavimo metodus projektų planavimui. Tokie metodai apima, pavyzdžiui, PERT įvykių analizės metodą, kuris naudojamas, kai yra neapibrėžtumas vertinant operacijų trukmę. Tačiau yra įvairių būdų valdyti projekto laiką.
- PERT. Metodas vertinamas kaip trijų tipų prognozių svertinis vidurkis: optimistinis, laukiamas ir pesimistinis. Nustačius kiekvienos prognozės trukmę (naudojant formulę ir/ar įtraukus ekspertus), apskaičiuojama kiekvienos prognozės tikimybė. Tada kiekvienos prognozės reikšmės ir jų tikimybės padauginamos ir vertės pridedamos.
- Tinklo schema. Tinklo diagrama yra grafinis veiklos ir priklausomybių tarp jų vaizdas. Dažniau jis pateikiamas grafiko pavidalu, kurio viršūnės yra projektavimo darbas, o jų seka ir tarpusavio ryšys parodomas jungiamomis rodyklėmis.
- Ganto diagramos. Tai horizontali diagrama, rodanti projekto darbus segmentų forma, orientuota pagal kalendorių. Segmento ilgis atitinka darbo trukmę, o rodyklės tarp segmentų nurodo darbų santykį ir seką.
Be to, kiekviename projekte darbai optimizuojami pagal laiko kriterijus, tvirtinami grafikai. Bendras metodų tikslas planuojant projekto laiką – sutrumpinti projekto trukmę neprarandant jo komponentų kokybės.
Projekto darbo jėga
Šioje planavimo dalyje pirmiausia nustatomas turimų išteklių kiekis. Tai daroma sudarant atlikėjų sąrašą, jų prieinamumą ir galimybę dalyvauti projekte.
Tada kiekvienam projekto darbui paskiriami atlikėjai, apibrėžiant jų atsakomybės sritį. Dažnai kalendoriniame plane iškyla prieštaravimų darbo išteklių paskirstymo lygmenyje. Tada prieštaravimai analizuojami ir pašalinami.
Projekto kaina
Yra keli projekto išlaidų planavimo etapai:
- Pirmajame etape nustatomos išteklių, kiekvieno projekto darbo ir viso projekto naudojimo išlaidos. Projekto kaina čia tampa bendra išteklių ir darbų atlikimo kaina. Atsižvelgiama į įrangos (įskaitant nuomojamą įrangą), visą darbo dieną dirbančių ir pagal sutartį samdomų darbuotojų darbo sąnaudas, medžiagas, transportavimą, seminarus, konferencijas, mokymo išlaidas ir kt.
- Antrasis etapas apima projekto sąmatos sudarymą, suderinimą ir tvirtinimą. Projekto sąmata čia yra dokumentas, kuriame yra pagrindimas ir bendros projekto kainos apskaičiavimas. Paprastai jis gaminamas atsižvelgiant į būtinų išteklių kiekį, darbo apimtį ir kt.
- Trečiasis etapas apima biudžeto sudarymą, jo derinimą ir tvirtinimą. Biudžetas nustato išteklių apribojimus ir sudaromas taip:
- kaštų ir sukauptų išlaidų stulpelių diagramos,
- linijinės kaupiamųjų išlaidų diagramos, paskirstytos per laiką,
- išlaidų diagramos,
- kalendoriniai tvarkaraščiai ir planai,
- išlaidų paskirstymo matricos.
Tuo pat metu biudžeto rizikos valdymas nagrinėjamas atskirame projekto planavimo skyriuje.
Rizikos planavimas
Šiame skyriuje aprašomi procesai, susiję su rizikos atsakų nustatymu, analize, vertinimu ir vystymu. Rizika apibūdinama 3 parametrais:
- rizikingas įvykis
- rizikos įvykio tikimybė,
- nuostolių dydis, jei rizikos veiksnys materializuojasi.
Paprastas rizikos planavimo metodas įgyvendinamas pagal šią veiksmų seką:
- Rizikos nustatymas. Tam pasitelkiami ne tik ekspertai, bet ir visi, kurie padės aptikti galimas projekto spragas.
- Rizikos realizavimo tikimybės nustatymas. Matuojama procentais, dalimis, taškais ir kitais vienetais.
- Rizikų klasifikavimas pagal kiekvienos konkrečios rizikos reikšmę projektui ir jos vietą hierarchijoje. Pirmenybė teikiama tiems, kurie turi didelę tikimybę ir reikšmingumą visam projektui.
- Suplanuoti priemones, mažinančias kiekvienos individualios rizikos tikimybę, nurodant už tai atsakingus darbuotojus.
- Neigiamų padarinių pašalinimo priemonių planavimas iškilus rizikai, paskiriant atsakingus asmenis.
Kuriant projektą, planas turi būti parašytas nepriklausomai nuo to, kokioje srityje įmonė veikia: nuo gamybinių projektų ir IT technologijų srities iki apželdinimo ir miesto gerinimo darbų. Tačiau pats projekto planavimas nėra „sustabdomas ore“, nes prieš jį inicijuojamas projektas, o užbaigiamas perėjimas prie tiesioginio projekto vykdymo.
Projektų planavimas yra vienas pagrindinių projektų valdymo procesų. Pažiūrėkime, kodėl planavimo procesas toks svarbus ir kas nuo jo priklauso. Kodėl į šį etapą svarbu investuoti laiką ir išteklius?
Pirma, planavimo etapas yra tvirtai susietas su kitais pagrindiniais projekto valdymo etapais.
Planavimo etape būtina atsižvelgti į etapo rezultatus – projekto chartiją, projekto dalyvių registrą, projekto dalyvių valdymo strategiją.
Planavimo etape jis yra kuriamas, iš pradžių tai gali būti pagrindinių veiklų seka, vėliau bus papildyta detalėmis.
Antra, projekto valdymo planas yra stebėjimo ir kontrolės priemonė ir turėtų būti reguliariai atnaujinamas, kai atsiranda naujos informacijos ar pasikeitimų (pavyzdžiui, terminai). Stebėjimo ir kontrolės dėka aiškiai matoma, kiek projekto veiklos atitinka numatytas plane tam tikram rezultatui pasiekti.
Taigi akivaizdu, kad planavimo procesas įtakoja visus pagrindinius .
Šiuo atžvilgiu mes išsamiau apsvarstysime kai kuriuos planavimo aspektus.
Sunku įsivaizduoti ko nors valdymo procesą be suplanuotos veiksmų sekos.
Jei tai automobilis, kuriuo ketinate važiuoti į biurą, pirmiausia turite atidaryti vairuotojo dureles, tada sėsti už vairo, tada įkišti raktelį į uždegimo spynelę ir užvesti variklį.
Stebėjimas ir kontrolė leidžia aiškiai suprasti, kad laikydamiesi suplanuotos veiksmų sekos, pasieksite laukiamą rezultatą (automobilis pajudės, o jūs važiuosite į ofisą).
Tai yra, jei kažkas nepavyko (pavyzdžiui, užtrenkėte striukės kraštą automobilio durelėmis), turite pakoreguoti veiksmų seką – užuot įkišus raktelį į uždegimą ir užvedus variklį, geriau pirmiausia atleiskite striukę.
Planavimo procesas yra labai aktyvus pradiniame projekto gyvavimo ciklo etape. Tai paprastai suprantama – sunku pradėti vykdymo procesus, jei dar neapsisprendėme (pagal), ko norime pasiekti (ar kokiais būdais).
Taigi, tai yra oficialiai patvirtintas projekto vykdymo dokumentas (pagrindinis planas).
Darbo (einamojo) projekto planas – tai dokumentas ar dokumentų rinkinys, kuris gali būti keičiamas projekto eigoje, atsižvelgiant į papildomos informacijos atsiradimą. Darbo planas paprastai skiriasi nuo pradinio ir jį atnaujina projekto vadovas.
Bazinė linija keičiama tik kraštutiniais atvejais ir projekto vadovas jos pakeisti negali. Jį keičia Komitetas arba jį pavaduojantis asmuo (Rėmėjas, Klientas). Tik jei pakeitimas bus patvirtintas.
Projekto plano kūrimas yra kartotinis ir integracinis procesas. Tai yra, rengiant projekto planą, naudojami kitų planavimo procesų (pavyzdžiui, strateginio) rezultatai.
Plano apimtis ir sudėtis turi atitikti projekto mastą. Nepamirškite, kad tinkamas planavimas yra raktas į projekto sėkmę.
Kuriant projekto valdymo planą galima naudoti „riedančios bangos“ metodą, kurio esmė ta, kad projekto pradžioje neįmanoma ir neprotinga sudaryti viso projekto detalųjį planą.
Šis metodas leidžia efektyviau planuoti veiklą, kai informacija gaunama jau projekto metu, tai yra detalumo banga juda per projektą.
Žemiau esančiame paveikslėlyje parodytas schematiškas detalių, naudojant krintančios bangos metodą, vaizdas.
Projektinio darbo planavimas – tai aiškus veiksmų planas visai įmonei ir kiekvienam darbuotojui tam tikram laikotarpiui, kurio tikslu iškeliama verslo plėtra ir plėtra. Dizainas – tai veikla ir lydimoji dokumentacija, kurioje aiškiai apibrėžiamas kiekvienas nagrinėjamas pramonės segmentas: laiko rezervas, medžiagų sąnaudos, efektyvumas ir visos verslo srities likvidumas.
Tikslai, esmė ir apibrėžimas
Projekto įgyvendinimas pažodžiui visuose etapuose pareikalaus aiškių veiksmų, suderinto ir nuoseklaus plano. Projektų valdymo planavimo sistemą pirmaisiais etapais kuria (konceptualiąja prasme) vadovas, įmonės/verslo savininkas. Plėtros koncepcijos rengimo etape projekto vadovas (arba plėtros planų skyrius) atsižvelgia į pagrindines krypties koncepcijas ir tikslus:
- viso projekto įgyvendinimo plano trukmė;
- kiekvieno elemento ilgis;
- tikslams pasiekti reikalingų išteklių kiekis: finansinės galimybės, darbo jėgos rezervai, laiko rezervas;
- dalyvaujančių statybos ar projektavimo organizacijų apimtys;
- medžiagų, komponentų, įrangos pristatymo terminai;
- vykdomos veiklos likvidumas.
Pagrindinis planavimo proceso projektavimo valdyme uždavinys ir esminis tikslas – sudaryti verslo idėjos įgyvendinimo modelį norimoje koncepcijoje.
Kiekviena procedūra vykdomoje veikloje turi savo atsakingą asmenį, kuris yra atsakingas už pavestų užduočių atlikimą per reikiamą laiką. Daugeliu atvejų laiko standartai ir jų laikymasis atlieka esminį vaidmenį įgyvendinant visas pelningiausias idėjas per tam tikrą laikotarpį. Todėl pagrindinis vaidmuo skiriamas įgyvendinimo terminų tyrimui ir pramonės likvidumo prognozavimui ateityje.
Pagrindiniai projekto veiklos planavimo įgyvendinimo etapai
Bet kuri projekto veikla yra skirta įgyvendinti per tam tikrą laikotarpį. Taigi svarbiausias veiksnys įgyvendinant planą yra atsižvelgimas į krypties likvidumą ateityje, jos pelningumą ir net nuostolingumą.
Planavimo tikslai ir uždaviniai turi būti aiškūs, nes tik tokiu atveju galime pereiti į kitą etapą – projekto charakteristikų formavimą.
Tačiau patogumo dėlei visą plano įgyvendinimo procesą galima suskirstyti į kelis etapus:
- koncepcijos ir jos tikslų kūrimas;
- nustatoma darbų seka;
- nustatomi ištekliai, kuriuos reikės panaudoti;
- projekto aprašymas, jo sudėtis;
- darbų sekos nustatymas;
- sudaromas projekto biudžeto (sąmatos) pagrindas;
- visų rezultatų išdėstymas į vieną dokumentą (verslas/planas);
- plano įgyvendinimas, įgyvendinimas;
- pelningumo apskaičiavimas pagal įgyvendinto plano rezultatus.
Planavimo rezultatai pateikiami grafikų ir lyginamųjų analizių pavidalu, turinčių piramidinę struktūrą su aiškiais veiksmais kiekviename jo įgyvendinimo etape.
7 projekto veiklos planavimo principai
Kad rezultatas būtų efektyvus, kuriant ir planuojant projekto veiklą svarbu atsižvelgti į 7 pagrindinius principus.
1 principas: sutelkite dėmesį
Planuojant konkretų planą reikia vadovautis pagrindiniu tikslu: kodėl būtina įgyvendinti kiekvieną iš planavimo etapų, kokia jo užduotis, esmė ir būtinybė.
Principas Nr. 2: Sistemingumas
Sisteminė kiekvieno įgyvendinto etapo segmento priklausomybė. Kadangi planavimas yra atskirų etapų rinkinys, svarbu kiekvienam iš jų nustatyti ne tik užduotis, bet ir užtikrinti sistemingą efektyvią kiekvieno elemento sąveiką. Svarbu suprasti, kad vieno elemento nesėkmė sukelia „problemų“ visoje planavimo organizacijoje.
3 principas: visapusiškumas
Skirtingų projektavimo metodų naudojimas neturėtų turėti įtakos kiekvieno elemento sujungimui. Svarstant tokį principą, svarbu atsižvelgti į individualias kiekvienos krypties ypatybes, įvedant ją per reikiamą laikotarpį.
4 principas: saugumas
Žinoma, pagrindinis bet kokių idėjų įgyvendinimo principas yra būtinų materialinių išteklių prieinamumas. Be finansavimo nepavyks įgyvendinti nė vieno, net ir kukliausio projekto. Todėl prieš nusprendžiant įgyvendinti tam tikrus planus, verta iš pradžių paskaičiuoti materialinę paramą ir prireikus pritraukti investuotoją.
5 principas: pirmenybė
Paprastai toks principas laikomas tuo atveju, kai yra galimybė įgyvendinti kelias skirtingas konkrečias kryptis. Taigi prioritetiniai tikslai lemia svarbiausius taškus, atitinkančius pramonės ar viso verslo plėtros koncepcijos principus.
6 principas: sauga
Visų pirma, šis principas grindžiamas materialiniu saugumu, tai yra rizikos, kuri neleis įgyvendinti visų idėjų, apskaičiavimu. Atsižvelgiama ne tik į finansines analitines studijas, bet ir į rinkos prognozes bei ekspertinio skyriaus efektyvumo analizę.
7 principas: laikas
Konkrečių idėjų įgyvendinimas yra pelningiausias, jei yra pasiūlos paklausa. Norint įgyvendinti planą, verta įvertinti apytikslį laiką, kurio gali prireikti planavimo principų įgyvendinimui.
Valdymo procesų planavimas: struktūra
Planavimo idėjų įgyvendinimo struktūra – tai hierarchinė keičiamų disciplinų grandinė, leidžianti spręsti įvairius organizacinius klausimus. Projekto planavimo procesų struktūrizavimo tikslas yra:
- vykdomų darbų etapų formavimas (grafikas);
- parodyti įgyvendintų etapų rezultatus (efektyvus, neefektyvus);
- projekto rengimo ir įgyvendinimo kontrolės punktų steigimas;
- suteikti visiems darbuotojams ir projektų vadovybei objektyvų supratimą, ką reikia padaryti dabar;
- atsakomybės sričių paskirstymas;
- sudaryti supratimą apie visus naudojamus išteklius: darbo, materialinius, finansinius.
Dizaino struktūrą daugiausia lemia tikslas. Pavyzdžiui, tikslams gali būti keliami visiškai skirtingi reikalavimai: viena įmonė užsibrėžia tikslą pastatyti 10 namų po 15 aukštų, o kita įmonė – per 5 metus pastatyti 10 namų po 10 aukštų. Abiejų įmonių tikslai yra skirtingi, todėl ir struktūra skirsis ir gerokai skirsis viena nuo kitos.
Kita schema Trumpas sąvokų žodynas, apibūdinantis projekto planavimo procesą:
- SSO – organizacijos struktūrinė schema;
- SPP – darbų pasiskirstymo (paskirstymo) struktūra;
- WBS – darbų suskirstymo struktūra.
Planuojamų darbų projekto standartinio formato struktūra:
- tikslų nustatymas;
- planavimas;
- Kūrimas;
- skirtingų etapų veiksmų kontrolė ir galimas koregavimas;
- pristatymas;
- atspindys.
Planuojamas projekto veiklos rezultatas gali būti asmeninio, reguliavimo, pažinimo, komunikacinio ar materialinio pobūdžio.
Planavimo projektinės veiklos rūšys
Projekto veiklą, planavimo technologiją ir jos struktūrizavimą taip pat lemia šios veiklos rūšis. Taigi pagal mastelį jie išskiria:
- mikroprojektai (siaura individualios iniciatyvos projekto įgyvendinimo forma, kurios apimtis gali skirtis);
- smulkūs projektai (įgyvendinimo priemonės su mažais darbo ir finansiniais ištekliais, nereikalauja didelio finansavimo);
- megaprojektai (tikslinės programos, kurios iš esmės yra tarpusavyje susijusios su keliais mažais ar vidutiniais projektais).
Projekto veiklų rūšys pagal įgyvendinimo laiką:
- trumpalaikis;
- vidutinio laikotarpio;
- ilgas terminas.
Trumpalaikio projekto trukmė gali būti nuo šešių mėnesių iki dvejų metų, o ilgalaikiai planai įgyvendinami iki 15 metų. Tikslą pasiekęs projektas laikomas įgyvendintu iki šio momento, projekto planas gali būti koreguojamas ir įgyvendinimo koncepcija tikslinama.
Projektų planavimo rūšys pagal finansavimo rūšis (biudžetinis pagrindas):
- rėmimas;
- kreditas ar investicija;
- biudžetinis;
- labdaringa.
išvadas
Bet kurio iš šių tipų projektų valdymo planavimą ir kontrolę vykdo atsakingi pareigūnai. Bendruoju supratimu, projektinės veiklos planavimas yra privalomas tiek besivystančios įmonės, tiek verslo nuo nulio komponentas. Be šio dokumentų paketo neįmanoma įgyvendinti verslo tinkamu lygiu.
Įkeliama...
