Deri më sot mbi 80% Policët kaluan në menaxhimin elektronik të dokumenteve me Fondin e Pensionit Rus. Menaxhimi elektronik i dokumenteve është i përshtatshëm si për mbajtësin e policës ashtu edhe për fondin pensional. Ai kursen kohë, letër dhe ndihmon në identifikimin dhe korrigjimin e shpejtë të gabimeve në raporte.
- Një organizatë me një numër mesatar punonjësish prej 25 personash ose më shumë duhet të raportojë në Fondin e Pensionit vetëm në mënyrë elektronike.
- Nëse ka më pak se 25 punonjës, atëherë menaxheri ka të drejtë të zgjedhë nëse do të dorëzojë raporte në formë letre apo elektronike.
Fondi Pensional i Rusisë rekomandon që të gjitha organizatat të kalojnë në shkëmbimin elektronik të dokumenteve. Në këtë rast, raportet mund të dorëzohen në fondin e pensioneve në format elektronik me nënshkrim elektronik personalisht ose të dërgohen përmes kanaleve të telekomunikacionit.
Çfarë informacioni duhet t'i jap fondit pensional?
Siguruesit duhet të sigurojnë pension të detyrueshëm dhe sigurim mjekësor për Fondin e Pensionit të Rusisë, si dhe për të gjithë punonjësit, sipas një formulari të vetëm raportimi të miratuar nga Rezoluta e Bordit të Fondit të Pensionit të Federatës Ruse, e cila është regjistruar në Ministria e Drejtësisë e Federatës Ruse më 18 shkurt 2014. Raportimi në një formular të vetëm dorëzohet tremujore.
Me Dekret të Fondit Pensional të Federatës Ruse të datës 1 shkurt 2016 Nr. 83p, u prezantua formë e re raportimi në fondin pensional është informacion për personat e siguruar. Supozohet se nga prilli 2016, organizatave u kërkohet të japin informacionin e mëposhtëm në baza mujore për çdo punonjës:
- numri i sigurimit të një llogarie personale individuale;
- mbiemri, emri dhe patronimi;
- numrin e identifikimit të tatimpaguesit.
Softueri për plotësimin e formularëve të raportimit është i disponueshëm publikisht në burimet e Internetit të Fondit të Pensionit Rus. Këto programe ju lejojnë jo vetëm të krijoni raporte, por edhe t'i kontrolloni ato për gabime, gjë që lehtëson shumë procesin e përgatitjes dhe dorëzimit të raporteve për organizatat.
Informacion i personalizuar i kontabilitetit për personat e siguruar
Kontabiliteti individual (i personalizuar) është mbajtja e një regjistri informacioni për personat e siguruar për zbatimin e të drejtave të tyre pensionale në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse. Të gjithë të siguruarit duhet të jenë të regjistruar në sistemin OPS, pra të kenë një llogari personale dhe të marrin një certifikatë sigurimi.
Informacioni mbi pagat, primet e sigurimit të përllogaritur dhe të paguar për personat e siguruar, dhe përvojën e tyre të sigurimit dorëzohet në përputhje me të dhënat e kontabilitetit dhe dokumentet e personelit që konfirmojnë kushtet e punës së personit të siguruar.
Prezantojnë veten çdo tremujor organeve territoriale të fondit pensional në formularët e miratuar nga Bordi i Fondit të Pensionit.
Organizatat ofrojnë informacion për të gjithë personat e siguruar informacionin e mëposhtëm:
- numri i sigurimit të llogarisë personale (SNILS);
- mbiemri, emri, patronimi;
- data e lidhjes së kontratës;
- data e pushimit nga puna;
- periudhat e veprimtarisë që lidhen me kushte të caktuara të punës;
- shumën e të ardhurave mbi të cilat janë llogaritur primet e sigurimit;
- shumën e primeve të sigurimit të përllogaritur për sigurimin e detyrueshëm shëndetësor;
- informacione të tjera të nevojshme për llogaritjen e saktë të sigurimeve dhe pensioneve të financuara.
Raportimi i primeve të sigurimit
Punëdhënësit që paguajnë pagat për individët duhet të llogarisin dhe transferojnë kontributet e sigurimit në fondet ekstrabuxhetore të shtetit. Kontributet llogariten me akumulimin e pagave dhe kontributet duhet të transferohen muajin pasardhës deri në datën 15.
Në fund të periudhës raportuese, të siguruarit duhet të raportojnë në fondin pensional për kontributet e përllogaritura dhe të paguara, domethënë tremujore. Raporti 1 pranohet nga organet e fondit pensional të Federatës Ruse në vendndodhjen e organizatës.
Raporti RSV-1 në fondin e pensioneve dorëzohet nga ata sigurues që paguajnë paga dhe shpërblime të tjera në bazë të kontratave të punës ose kontratave civile.
Pra, raportimi për sigurimin e detyrueshëm shëndetësor dhe kontributet e sigurimit të detyrueshëm mjekësor në fondin pensional duhet të dorëzohet në:
- Të gjitha organizatat pavarësisht nga regjimi tatimor.
- Divizione të veçanta të organizatave, të cilat kanë një bilanc të veçantë, llogari bankare, llogaritin në mënyrë të pavarur pagat për individët dhe ndodhen në territorin e Federatës Ruse. Nëse njësia ndodhet jashtë vendit, raporti dorëzohet nga organizata kryesore në vendin e regjistrimit.
Është e rëndësishme të dini se organizatat dhe divizionet e tyre duhet të raportojnë në Fondin e Pensionit të Federatës Ruse, edhe nëse pagat dhe shpërblimet e tjera nuk janë grumbulluar gjatë periudhës raportuese.
- Sipërmarrësit individualë, nëse kanë lidhur llojet e mëposhtme të marrëveshjeve me individë:
- kontratat e punës;
- marrëveshja e porosisë së autorit;
- kontratat civile;
- marrëveshje për tjetërsimin e të drejtës së veprave të letërsisë, shkencës, artit;
- marrëveshjet e licencimit.
- Juristë, noterë të cilët janë të angazhuar në praktikë private dhe lidhin kontrata pune me punonjësit.
- Individët, jo të regjistruar si sipërmarrës individualë, por që kanë lidhur kontrata pune me persona të tjerë për të marrë ndihmë në shtëpi.
Forma e dokumenteve të dorëzuara
Me Rezolutën e Bordit të PFR të datës 4 qershor 2015 N 194p, u miratua RSV-1 PFR - një i ri formë e vetme e pagesës sipas përllogaritur dhe paguar. Organizatat filluan të dorëzojnë formularin e ri RSV-1 në Fondin e Pensionit të Rusisë, duke filluar me paraqitjen e raporteve për tremujorin e dytë të 2015. Një formular raportimi i unifikuar, RSV-1 PFR, u prezantua për të gjitha kategoritë e siguruesve që bëjnë pagesa dhe përfitime të tjera për individët. Raporti mbulon informacionin mbi sigurimin e detyrueshëm shëndetësor dhe kontributet e sigurimit të detyrueshëm mjekësor të grumbulluar dhe paguar gjatë periudhës raportuese. Në formular futen edhe të dhënat e personalizuara të kontabilitetit.
- Një formë e unifikuar e raportimit bëri të mundur zvogëlimin e vëllimit të informacionit raportues dhe parandalimin e mospërputhjeve midis informacionit të dhënë nga organizata për kontabilitetin e personalizuar dhe primet e sigurimit.
- Raportimi i unifikuar i paraqitet Fondit të Pensionit të Rusisë çdo tremujor jo më vonë se dita e 15-të e muajit të 2-të kalendarik, në formë letre dhe elektronike jo më vonë se dita e 20-të e muajit të 2-të kalendarik pas periudhës së raportimit.
Nëse dita e fundit e afatit bie në fundjavë ose festë, atëherë dita e fundit e dorëzimit konsiderohet dita tjetër e punës.
Shkëmbimi i dokumenteve elektronike me fondin pensional të Rusisë
Duke kaluar në menaxhimin elektronik të dokumenteve, mbajtësi i policës merr një sërë përparësish të mëposhtme:
- Garancia e konfidencialitetit të informacionit të transmetuar.
- Rritja e shpejtësisë së punës, pasi sistemi bën të mundur dërgimin e raporteve në çdo ditë dhe në çdo kohë.
- Kurseni kohën e kontabilistit, pasi nuk ka nevojë të vizitoni fondin pensional.
- Mundësia për të kontrolluar raportet përpara se t'i dërgoni ato në fond, gjë që ju lejon të paraqisni raporte herën e parë.
- Aftësia për të korrigjuar shpejt gabimet e gjetura nga Fondi Pensional i Rusisë në raporte.
- Gjatë dërgimit të dokumenteve, mbajtësi i policës merr në mënyrë elektronike informacion në lidhje me marrjen e raporteve dhe rezultatet e verifikimit të tij.
- Mundësia për të krijuar arkiva në organizatë në format elektronik për të gjithë rrjedhën e dokumenteve me autoritetet e fondit pensional.
Për të dorëzuar raportet në mënyrë elektronike, ju duhet nënshkrim elektronik(PE) të kreut të organizatës. Përdorimi i një nënshkrimi dixhital nga një person që nuk është pronar i tij është i papranueshëm.
Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike
Për të kaluar në menaxhimin elektronik të dokumenteve, një organizatë duhet të kontaktojë fondin pensional dhe të zyrtarizojë "Marrëveshja për shkëmbimin e dokumenteve elektronike në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve". Gjithashtu ju duhet të bëni sa më poshtë:
- Bleni softuer raportues.
- Bleni softuer kriptografik për enkriptim dhe punë me nënshkrime elektronike.
- Lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi që ofron shërbime për krijimin dhe mbështetjen e çelësave të nënshkrimit elektronik.
- Emëroni një person përgjegjës nga radhët e punonjësve të organizatës për përdorimin e çelësave të nënshkrimit elektronik.
- Siguroni mbrojtje kundër aksesit të paautorizuar në pajisjet në të cilat janë instaluar programet e mësipërme dhe në mediat kryesore magnetike.
Për të kontrolluar gatishmërinë tuaj për të filluar punën, duhet të kryeni një shkëmbim testimi të mesazheve me fondin pensional, pas së cilës mund të kaloni në aktivitete të përhershme të punës.
Raportimi në Fondin e Pensionit në formë elektronike
Procedura e shkëmbimit elektronik të dokumenteve nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit me fondin pensional është si më poshtë:
- Mbajtësi i policës, gjatë transferimit të dokumenteve elektronike, i nënshkruan ato me nënshkrim elektronik dhe i kodon duke përdorur një program të veçantë përpara se t'i dërgojë.
- Pastaj mbajtësi i policës i dërgon dokumentet në zyrën territoriale të Fondit të Pensionit të Rusisë.
- Njoftimi i dorëzimit konsiderohet konfirmim i dorëzimit të raportit elektronik.
- Punonjësit e fondit pensional kryejnë veprime për marrjen dhe dërgimin e dokumenteve elektronike gjatë gjithë ditës së punës.
- Punonjësit e fondit pensional duhet të kontrollojnë praninë e nënshkrimit elektronik në dosjet e marra dhe nënshkrimi të mos jetë i shtrembëruar. Më pas, personat e autorizuar kontrollojnë plotësinë dhe korrektësinë e informacionit të marrë, hartojnë një protokoll verifikimi të dokumentit dhe ia dërgojnë mbajtësit të policës me nënshkrim elektronik.
Nëse është e nevojshme, organet territoriale të fondit pensional dhe mbajtësi i policës kanë mundësinë të shkëmbejnë letra dhe kërkesa përmes kanaleve të telekomunikacionit. në çdo formë. Këto dokumente nënshkruhen edhe me nënshkrim elektronik dhe dorëzimi i tyre konfirmohet me faturë (njoftim).
Të gjitha dokumentet me nënshkrim elektronik, përfshirë njoftimet, mbeten në arkivin e menaxhimit elektronik të dokumenteve.
konkluzioni
Sot është e rëndësishme që çdo mbajtës i policës të dorëzohet në kohë dhe në mënyrë efikase, sepse mosdorëzimi i raporteve në kohë e kërcënon me të konsiderueshme gjobat.
Menaxhimi elektronik i dokumenteve është një mënyrë shumë e besueshme, e shpejtë dhe me kosto efektive për të komunikuar me fondin pensional, e cila lehtëson ndjeshëm procesin e paraqitjes së raporteve në fondin pensional.
Funksionimi i sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve me Fondin e Pensionit të Rusisë në vendin tonë është i vendosur mirë. Pavarësisht kësaj, Fondi Pensional Rus rekomandon që mbajtësit e policave të mos dërgojnë raporte në ditën e fundit, por t'i dorëzojnë ato paraprakisht, gjë që do të eliminojë gabimet, nëse ka.
Rreth shkëmbimit të dokumenteve në mënyrë elektronike
Menaxhimi elektronik i dokumenteve është një sistem modern, në zhvillim i shkëmbimit të të dhënave. Përparësitë e tij kryesore:
- Sigurohet saktësi dhe besueshmëri e lartë e kontabilitetit dhe kontrollit të rrjedhës së dokumentacionit. Konfidencialiteti është i garantuar gjatë transferimit të të dhënave.
- Raportimi mund të dërgohet në çdo kohë, pavarësisht nga ora e ditës, pushimet dhe fundjavat. Kushti i vetëm është që të dërgohet nga vendi i punës i të siguruarit.
- Sistemi ofron mundësinë për të korrigjuar në mënyrë të përsëritur shpejt gabimet që janë zbuluar nga Fondi Pensional i Rusisë në raportet e paraqitura.
- Nuk ka nevojë që një kontabilist i ndërmarrjes të vizitojë Fondin e Pensionit të Rusisë.
- Pas dërgimit të raportit, mbajtësit të policës i dërgohet informacion në lidhje me rezultatet e marrjes së tij në formë elektronike.
- Një ndërmarrje mund të krijojë një arkiv elektronik të të gjitha dokumenteve nga Fondi i Pensionit, i cili është shumë më i përshtatshëm se formatet në letër.
- Koha për dorëzimin e dokumenteve është reduktuar ndjeshëm.
Informacioni që transmetohet nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit dhe dorëzohet në Fondin e Pensionit është konfidencial. Ai përgatitet, transmetohet dhe përpunohet në përputhje me legjislacionin aktual për mbrojtjen e të dhënave personale. Për të dërguar një raport në fondin pensional, kërkohet një nënshkrim elektronik (ES) - ai i drejtuesit të ndërmarrjes. Vetëm pronari i nënshkrimit dixhital ka të drejtë ta përdorë atë.
Shkëmbimi i dokumenteve joformale
Përdorimi i kanaleve të telekomunikacionit ju lejon jo vetëm të paraqisni raporte, por edhe të shkëmbeni letra joformale në formën e bashkëngjitjeve me një nënshkrim elektronik. Shërbimi për rrjedhën joformale të dokumenteve me Fondin Pensional të Federatës Ruse quhet "Letra PFR". Kjo ju lejon të kryeni korrespondencë me rëndësi ligjore në format elektronik.
Procedura për lidhjen e një marrëveshjeje për menaxhimin e dokumenteve elektronike me Fondin e Pensionit të Rusisë
Për të nënshkruar një marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve në format elektronik me Fondin e Pensionit të Federatës Ruse, organizata duhet të përgatisë paketën e mëposhtme të dokumenteve:
Nuk i njihni të drejtat tuaja?
- Aplikim në fondin pensional për lidhje me raportimin në formë elektronike. Ky dokument duhet të hartohet në tre kopje.
- Marrëveshja për rrjedhën e e-dokumenteve në një formular të vitit 2018. Formulari mund të shkarkohet nga faqja zyrtare e fondit pensional. Marrëveshja duhet të hartohet në dy kopje. Njëra duhet të mbahet nga kompania aplikuese dhe e dyta mbetet në fondin pensional.
- Prokura në rast se dokumentet hartohen jo nga menaxheri, por nga një specialist tjetër (kryekontabilist, avokat). Ky dokument është hartuar në formë të lirë dhe duhet të jetë i vërtetuar me nënshkrimin e menaxhmentit dhe vulën e shoqërisë.
Dokumentet e specifikuara transferohen në njësinë PFR të vendosur në vendndodhjen e organizatës. Specialisti përgjegjës për organizimin e shkëmbimit të dokumenteve elektronike duhet të pranojë të gjithë paketën e dokumentacionit dhe ta regjistrojë atë. Përfaqësuesi i organizatës menjëherë merr informacion për datën dhe numrin e marrëveshjes, të cilat më pas mund të përdoren gjatë transmetimit të raporteve. Marrëveshja origjinale lëshohet më vonë - pasi të nënshkruhet nga pala e dytë (PFR).
Krahas dokumenteve të mësipërme, për të organizuar shkëmbimin e dokumenteve elektronike me fondin e pensioneve, është e nevojshme:
- instaloni softuer që korrespondon me organizimin optimal të menaxhimit të dokumenteve elektronike;
- të lidhë një marrëveshje me një qendër certifikimi për gjenerimin dhe mbështetjen e certifikatave të çelësave të nënshkrimit elektronik;
- cakton një përmbarues përgjegjës për nënshkrimin e marrëveshjes për shkëmbimin e dokumenteve elektronike me fondin pensional dhe për sigurimin e mëtejshëm të rrjedhës së saktë të dokumenteve.
Sot, punëdhënësit, numri mesatar i të punësuarve të të cilëve është më shumë se 25 persona, duhet të paraqesin raporte në format elektronik. Por fondi mirëpret nismën për lidhjen e menaxhimit elektronik të dokumenteve me fondin e pensioneve dhe nga kompani të tjera dhe sipërmarrës individualë, pavarësisht nga numri i punonjësve.
Plotësimi i një aplikacioni për lidhje me raportimin
Aplikimi për lidhje me raportimin elektronik me fondin pensional duhet të plotësohet vetëm pas zgjedhjes së përfaqësuesit ose qendrës së autorizuar për ofrimin e shërbimeve të shkëmbimit të të dhënave. Ky kusht është i detyrueshëm, pasi marrëveshja duhet të përmbajë informacione për këtë kompani. Përveç kësaj, ju duhet të jepni informacionin e mëposhtëm:
- emrin, INN dhe OGRN të ndërmarrjes, adresën e regjistrimit të saj dhe vendndodhjen aktuale;
- numrin e regjistrimit në fondin pensional;
- detajet e llogarisë bankare;
- numri mesatar i punonjësve;
- informacione për operatorin e telekomit, etj.
Ndonjëherë formulari i aplikimit plotësohet nga specialistë të operatorit të zgjedhur EDF pas nënshkrimit të një marrëveshjeje për ofrimin e shërbimeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Dokumenti përfshin dy seksione: për personat juridikë dhe për sipërmarrësit individualë.
Si të hartoni një marrëveshje për rrjedhën e e-dokumenteve
Formulari i marrëveshjes për menaxhimin elektronik të dokumenteve me fondin pensional mund të shkarkohet në faqen zyrtare të fondit pensional. Për më tepër, formulari mund të merret nga ndarja territoriale e fondit në vendndodhjen e organizatës. Kur plotësoni marrëveshjen, duhet të tregoni me kujdes të gjitha informacionet e kërkuara. Nëse zbulohen gabime, specialistët e fondit pensional do të detyrohen të kthejnë dokumentin për rishikim dhe të shtyjnë afatin e lidhjes.
***
Nëse punëdhënësi është i detyruar ose dëshiron të raportojë në fondin pensional në format elektronik, ai duhet të lidhë një marrëveshje për menaxhimin elektronik të dokumenteve me fondin. Për ta bërë këtë, ju duhet të zgjidhni një operator - një furnizues softuerësh dhe të paraqisni një paketë dokumentesh në fondin pensional. Formularët e marrëveshjeve dhe aplikacionet për lidhje me rrjedhën elektronike të dokumenteve të fondit pensional mund të shkarkohen në faqen zyrtare të fondit.
Çdo sipërmarrës, pavarësisht nga regjimi i aplikueshëm i taksave dhe numri i punonjësve, kërkohet të paraqesë informacione të ndryshme në Fondin e Pensionit Rus, duke filluar nga raportimi i përgjithshëm për kontributet e sigurimit deri te informacionet nga të dhënat e personalizuara për secilin punonjës. Në të njëjtën kohë, Fondi i Pensionit ka vendosur kufizimet e mëposhtme:
- Kompanitë me një staf mesatar deri në 25 persona mund të shkëmbejnë dokumente me Fondin Pensional të Rusisë në çdo formë (letër ose elektronike). Megjithatë, mbani parasysh një sqarim: nëse një sipërmarrës është përpjekur një herë të raportojë në Fond në mënyrë elektronike, ai nuk do të jetë më në gjendje të kalojë në shkëmbimin në letër të dokumenteve me fondin pensional;
- Organizatat me më shumë se 25 punonjës kërkohet të dorëzojnë raporte vetëm në mënyrë elektronike.
Statistikat tregojnë se për momentin pjesa më e madhe e kompanive (rreth 80 për qind) preferojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve me fondin e pensioneve.
Si të lidheni me rrjedhën elektronike të dokumenteve të Fondit të Pensionit të Rusisë?
Për të filluar shkëmbimin e informacionit me fondin pensional në formë elektronike dhe jo në formë letre, është e nevojshme, para së gjithash, të lidhet një marrëveshje me fondin pensional për menaxhimin elektronik të dokumenteve me këtë organ qeveritar. Ju mund të merrni një mostër të këtij dokumenti ose në departamentin territorial të fondit pensional të Federatës Ruse në vendin e regjistrimit të kompanisë, ose duke e shkarkuar atë nga faqja zyrtare e internetit. Pas kësaj, do t'ju duhet ta plotësoni me saktësi dhe saktësi, si dhe të hartoni një kërkesë për lidhje me rrjedhën elektronike të dokumenteve të Fondit të Pensionit të Rusisë, duke i kushtuar vëmendje futjes së saktë të të dhënave në lidhje me kompaninë (detajet). përndryshe punonjësit e agjencisë qeveritare nuk do të pranojnë marrëveshjen e Fondit të Pensionit të Rusisë për rrjedhën elektronike të dokumenteve. Nëse gjithçka shkon mirë, dokumentit tuaj do t'i caktohet menjëherë një numër unik dhe do t'ju njoftohet së bashku me datën e nënshkrimit të letrës. Vetë marrëveshja, e cila jep të drejtën e përdorimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve me Fondin e Pensionit, do të lëshohet pak më vonë.
Pas kësaj, do t'ju duhet të kaloni hapat e mëposhtëm në rrugën për t'u lidhur me sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të Fondit Pensional të Rusisë:
- Hapi 1. Zgjidhni dhe blini softuer të specializuar që ju lejon të gjeneroni raporte dhe t'i dërgoni ato në mënyrë elektronike në Fond;
- Hapi 2. Bleni softuerin kriptografik të nevojshëm për të enkriptuar të dhënat dhe për të punuar me nënshkrime dixhitale elektronike;
- Hapi 3. Zgjidhni një qendër certifikimi dhe lidhni një marrëveshje me të për ofrimin e shërbimeve të specializuara (krijimi dhe mbështetja e vazhdueshme e çelësave të nënshkrimit elektronik);
- Hapi 4. Vendosni se cilët punonjës në organizatën tuaj do të kenë të drejtën të përdorin një nënshkrim elektronik dixhital;
- Hapi 5. Kujdesuni për informacionin dhe masat e sigurisë fizike për pajisjet dhe softuerin.
Udhëzimet e lidhjes
në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve PFR:
Kur të përfundoni të gjithë hapat e mësipërm, gjithçka që duhet të bëni është të shkëmbeni të dhëna me Fondacionin në modalitetin e testimit. Nëse gjithçka shkon mirë, do të jeni në gjendje të filloni menjëherë funksionimin e plotë industrial të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve PFR.
Siç mund ta shihni, nuk ka asgjë të komplikuar në procesin e lidhjes me rrjedhën elektronike të dokumenteve të fondit pensional; ju duhet vetëm të zgjidhni softuerin dhe pajisjet e duhura për të filluar shkëmbimin elektronik të raporteve me Fondin.
Lidhja me Menaxhimin Elektronik të Dokumenteve të Fondit të Pensionit me VLSI
Çfarë përparësish i ofron fondit pensional menaxhimi i dokumenteve elektronike?
Zbatimi i sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve të Fondit të Pensionit të Rusisë do t'ju lejojë jo vetëm të pajtoheni me kërkesat e këtij organi qeveritar, por edhe të merrni shumë përfitime:
- Mundësia për të dërguar informacion në Fond në çdo kohë dhe nga kudo, gjë që do të jetë veçanërisht e rëndësishme për bizneset me kontabilistë të pavarur. Nuk do të keni më nevojë të vareni nga orët e funksionimit të fondit pensional dhe, gjatë periudhës raportuese, të jeni të lidhur me vendndodhjen territoriale të degëve të Fondit;
- Duke kursyer kohë, sepse as ju dhe as punonjësit tuaj nuk do të keni nevojë të shkoni në Fondin e Pensionit, sepse informacioni do të dërgohet atje paraprakisht përmes menaxhimit elektronik të dokumenteve të Fondit të Pensionit;
- Garancitë për autenticitetin, sigurinë dhe konfidencialitetin e të dhënave të transmetuara përmes sistemit;
- Ulja e gabimeve për shkak të faktorit njerëzor, sepse i gjithë procesi i përgatitjes dhe dërgimit të raporteve do të trajtohet nga sistemi i automatizuar i menaxhimit të dokumenteve elektronike të Fondit të Pensionit të Rusisë, dhe jo nga njerëzit;
- Procedurë e përshpejtuar për korrigjimin e informacionit në raporte direkt nga zyra. Për ta bërë këtë, nuk duhet të udhëtoni më në Fondacion;
- Garancia e regjistrimit të saktë të mesazheve hyrëse nga Fondi, mungesa e rreziqeve që lidhen me humbjen aksidentale të një pakete dokumentesh.
Përparësitë e sistemit PFR: menaxhimi elektronik i dokumenteve.
Ne ju sugjerojmë të vendosni rrjedhën e dokumenteve me fondin e pensioneve dhe organet e tjera qeveritare duke përdorur një produkt softuer
Për të lehtësuar punën e një llogaritari, në veçanti, për të lidhur rrjedhën e dokumenteve me fondin pensional të Rusisë, është e nevojshme të kryhen një sërë veprimesh: plotësoni një kërkesë për lidhje me rrjedhën elektronike të dokumenteve të Fondit të Pensionit dhe një marrëveshje me fondin pensional për rrjedhën elektronike të dokumenteve 2019. Lexoni më shumë rreth këtyre hollësive në material.
Për shkak të fluksit shumë intensiv të informacionit, është shumë e rëndësishme të optimizohet puna e një kontabilisti. Një nga mënyrat për të arritur këtë qëllim është lidhja me menaxhimin elektronik të dokumenteve me fondin pensional. Përparësitë e një ndërveprimi të tillë janë të dukshme - nuk ka nevojë të vizitoni fondin pensional dhe të paraqisni raporte, përveç kësaj, ekziston një mundësi për të identifikuar dhe korrigjuar shpejt gabimet.
Rrjedha e dokumenteve dixhitale me fondin pensional është e sigurt. Sipas ligjit, të gjitha informacionet e përfshira në rrjedhën e dokumenteve nuk mund t'u transferohen palëve të treta.
Çfarë nevojitet për të lidhur menaxhimin elektronik të dokumenteve
Për të filluar rrjedhën e dokumenteve me fondin pensional, një organizatë duhet të plotësojë dokumentet e mëposhtme:
- aplikacioni për lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike në 3 kopje;
- marrëveshje për lidhjen me menaxhimin e dokumenteve elektronike në 2 kopje.
Dokumentet e mësipërme duhet të dorëzohen në degën e fondit të pensioneve, me të cilën në fakt do të lidhet marrëveshja. Ato mund të sigurohen ose nga menaxheri ose nga një person tjetër në bazë të një autorizimi nga kjo organizatë. Prokura mund të hartohet në çdo formë, ajo duhet të përmbajë informacion se ky individ ka të drejtë të dorëzojë dhe të marrë dokumente që lidhen me regjistrimin e lidhjes së shkëmbimit elektronik të letrave me fondin pensional. Një prokurë e tillë duhet të nënshkruhet nga drejtori dhe në të duhet të vendoset edhe vula e organizatës së siguruar.
Përpara plotësimit të aplikacionit dhe marrëveshjes, është e nevojshme të vendosni për zgjedhjen e një qendre certifikimi të akredituar ose përfaqësuesve të saj të autorizuar, të cilët do të kujdesen për anën teknike të lidhjes nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit. Për sot, më se e mjaftueshme.
Sa i përket marrëveshjes për lidhjen me shkëmbimin elektronik të dokumenteve, formulari i saj mund të shkarkohet në faqen e internetit të Fondit Pensional.
Si të plotësoni një aplikim për menaxhimin e dokumenteve elektronike me fondin pensional të Rusisë
Thelbi i deklaratës është se siguruesi synon të krijojë një shkëmbim dokumentesh me fondin pensional. Në kokën e aplikacionit duhet të tregoni se në cilën degë po e dorëzoni aplikacionin, dhe më poshtë - datën nga e cila duhet të aktivizoni shërbimin. Pastaj plotësoni informacionin e mëposhtëm:
- emri i kompanisë;
- TIN, postblloku;
- numri i regjistrimit në fondin pensional të Rusisë;
- informacion në lidhje me bankën në të cilën kjo organizatë shërbehet;
- adresën ligjore dhe aktuale;
- numri mesatar i punonjësve.
Pasi të jetë plotësuar informacioni për personin juridik, është e nevojshme të futen informacione për qendrën e përzgjedhur të certifikimit ose përfaqësuesin e saj të autorizuar.
Së fundi, aplikanti nënshkruan dhe vulos dokumentin, duke konfirmuar kështu pranimin e kushteve.
Pas marrjes së aplikacionit, punonjësit e departamentit duhet të japin një Marrëveshje për lidhjen e menaxhimit të dokumenteve elektronike nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit. Ky dokument gjithashtu duhet të plotësohet. Fondi pensional mund të kalojë nga një javë në një muaj për të shqyrtuar kërkesën. Nëse ka gabime në të dhënat e mbajtësit të policës, aplikimi nuk do të pranohet.
Marrëveshja për lidhjen me menaxhimin elektronik të dokumenteve me Fondin e Pensionit të Rusisë
Punonjësit e fondit pensional do të kthejnë një formular të plotësuar gabimisht për korrigjim, ndaj bëni kujdes. Nëse keni marrë një formular nga Fondi i Pensionit, atëherë zakonisht detajet e departamentit të dëshiruar të departamentit tashmë janë plotësuar. Nëse e keni shkarkuar Marrëveshjen për lidhjen me rrjedhën elektronike të dokumenteve pa detajet e fondit pensional, atëherë duhet të shkruani emrin dhe të dhënat e kontaktit të degës së fondit ku keni aplikuar. Gjithashtu është e nevojshme të plotësohen të gjitha të dhënat e mbajtësit të policës. Pas kësaj, duhet të nënshkruani dokumentin dhe të vendosni një vulë. Një titull shembull për këtë dokument është paraqitur më poshtë.
Ju lutemi vini re: Marrëveshja për lidhjen me shkëmbimin elektronik të dokumenteve të fondit pensional thotë se mund të mbështeteni në shkëmbimin e informacionit me fondin pensional përmes Internetit, faksit dhe sistemeve të tjera moderne të komunikimit. Pas marrjes së të gjitha dokumenteve, departamenti mund t'i shqyrtojë ato nga dy javë në një muaj.
Kujdes! Kur kaloni në një operator tjetër të veçantë, kontrata duhet të ri-nënshkruhet. Ndodh që jo të gjitha UPFR-të kërkojnë rinovimin e marrëveshjes, por sipas rregulloreve kjo duhet bërë.
Pasi aplikanti të marrë kopjet e nënshkruara të aplikacionit dhe marrëveshjes, mund të filloni të konfiguroni programin që kodon dhe transmeton të dhënat në departamentin e sigurimit të pensionit. Pasi të përfundojë procedura, shkëmbimi mund të fillojë.
Shembull i plotësimit të Aplikacionit në fondin pensional për lidhjen e raportimit elektronik
Aplikimi i formularit standard
Aplikim në fondin pensional për lidhjen e raportimit elektronik— një kusht i domosdoshëm për paraqitjen e raporteve të TCS në Fondin e Pensionit. Ne do t'ju tregojmë se ku të merrni një formular aplikimi për fondin dhe çfarë informacioni duhet të jepni mbi të.
Llojet e raportimit elektronik në fondin pensional të Rusisë
Pas transferimit të administrimit të primeve të sigurimit tek organet tatimore, të siguruarit kanë ende detyrimin të paraqesin në Fondin e Pensionit raporte që përmbajnë informacione kontabël individuale (të personalizuara):
- SZV-M;
- SZV-STAGE;
- EDV-1;
- SZV-ISH;
- SZV-CORR.
Në të njëjtën kohë, të siguruarit kanë 2 mënyra për të paraqitur raporte në Fondin e Pensionit:
- në formën e dokumenteve në letër;
- formë elektronike.
Të dyja metodat e raportimit janë të disponueshme për të siguruarit me numër të personave të siguruar për periudhën e mëparshme raportuese deri në 25 persona (klauzola 2 e nenit 8 të ligjit “Për kontabilitetin individual (të personalizuar) në sistemin e sigurimit të pensionit të detyrueshëm” datë 01.04. 1996 Nr 27-FZ).
Nëse kjo shifër është 25 persona ose më shumë, nuk ka alternativë: mund të raportoni vetëm në mënyrë elektronike.
Procedura për lidhjen e mbajtësit të policës me rrjedhën elektronike të dokumenteve të Fondit të Pensionit të Rusisë
Përparësitë e menaxhimit të dokumenteve elektronike (ED) me Fondin e Pensionit të Rusisë janë të dukshme:
- nuk keni nevojë të vizitoni personalisht zyrën territoriale të fondit pensional;
- sistemi ED ju lejon të korrigjoni shpejt gabimet e identifikuara në raportim;
- avantazhe të tjera (sigurimi i konfidencialitetit të informacionit të transmetuar, aftësia për të krijuar një arkiv elektronik në ndërmarrje për të gjithë rrjedhën e dokumenteve me fondin pensional, etj.).
Për t'u lidhur me sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve, duhet të nënshkruani një Marrëveshje me fondin pensional për shkëmbimin e dokumenteve elektronike në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve.
Përveç kësaj, për të organizuar ED do t'ju duhet:
- instaloni softuerin e nevojshëm (për gjenerimin e raporteve sipas formularëve të vendosur, softuer kriptografik);
- përdorni shërbimet e një qendre certifikimi për të krijuar dhe mbajtur certifikatat kryesore të nënshkrimit elektronik për nënshkrimin elektronik të Fondit Pensional të Rusisë;
- caktoni një person përgjegjës për organizimin e ED me fondin pensional në ndërmarrjen tuaj.
Ju mund t'i dorëzoni raportet fondit pensional në mënyrë elektronike përmes një qendre të akredituar certifikimi ose përmes përfaqësuesve të autorizuar. Opsioni i fundit do të jetë më i lirë, por i pari do të jetë më i përshtatshëm. Qendrat e certifikimit ofrojnë absolutisht të gjithë softuerin e nevojshëm (përfshirë nënshkrimin e tyre dixhital) dhe ofrojnë mbështetje teknike - një kontabilist mund të shohë menjëherë në vendin e punës: nëse raporti është dërguar në fond, është kthyer për rishikim me komente ose është pranuar pa ankesa.
Shembull aplikimi në fondin pensional për lidhjen e raportimit elektronik
Pasi të keni zgjedhur një qendër certifikimi ose kompani - një përfaqësues i autorizuar, duhet të shkruani një kërkesë në fondin pensional. Një mostër e aplikacionit mund të shkarkohet nga faqja e internetit e fondit .
Aplikacioni përmban një kërkesë për fondin pensional për të lidhur mbajtësin e policës me sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve dhe përmban informacionin e mëposhtëm:
- OGRN;
- adresat ligjore dhe aktuale të mbajtësit të policës;
- numrin e tij të regjistrimit në fondin pensional të Rusisë;
- llogaria rrjedhëse dhe numri mesatar i të punësuarve;
- të dhëna të tjera.
Shpesh, menaxherët e një qendre certifikimi ose një përfaqësues i autorizuar ofrojnë një formular aplikimi për lidhjen e raportimit elektronik me Fondin e Pensionit të Rusisë menjëherë pas përfundimit të një marrëveshjeje për ofrimin e shërbimeve të raportimit elektronik.
Specialistët e fondit pensional, pasi të marrin një aplikim nga kompania, do të duhet të sigurojnë një Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve nëpërmjet TKS.
Rezultatet
Nëse kërkohet të dorëzoni raporte në Fondin e Pensionit në mënyrë elektronike, atëherë duhet të lidhni një marrëveshje për menaxhimin elektronik të dokumenteve me fondin. Për ta bërë këtë, duhet të shkruani një kërkesë në fondin pensional me një kërkesë për të lidhur kompaninë tuaj me sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Formulari për një aplikim të tillë mund të shkarkohet nga faqja e internetit të Fondit të Pensionit.
Po ngarkohet...
