Електронний документообіг – плюси та мінуси.

Перехід на електронний документообіг – не російська, а загальносвітова тенденція. У багатьох країнах на законодавчому рівні встановлено, що компанії зобов'язані у певних випадках застосовувати електронні документи. Так, в Австрії електронні документи використовуються при позикових та орендних операціях, у Бразилії – у роздрібній торгівлі, тютюновій та автомобільній промисловості. У Кореї відмова випустити електронний рахунок обернеться штрафом у розмірі 2% від суми операції, а відмова від передачі електронного документа – штрафом у розмірі 1% від суми операції.

У Росії електронний документообіг поки що носить добровільний характер. Але держава всіляко лобіює її застосування. За даними ФНП Росії, на території РФ щорічно циркулює близько 45 млрд паперових документів – договорів, актів, накладних тощо. З них понад 15 млрд – рахунки-фактури.

Тим часом, як свідчать міжнародні дослідження, запровадження електронного документообігу дозволяє скоротити час обробки документів на 70%, а загальна економія становить 2-3% валового обороту компанії.

Переваги електронного документообігу

Насамперед, це скорочення витрат підприємств. Відпадає потреба у витратах на придбання паперу, витратних матеріалів для друку (чорнил, картриджів тощо). Не треба виділяти величезні площі для зберігання паперових документів та нести витрати на здачу документів до архіву.

Оскільки передача електронного документа відбувається майже миттєво, причому незалежно від місцезнаходження контрагента, впровадження електронного документообігу сприяє прискоренню оплати рахунків, отже, збільшення оборотності грошових потоків, що зрештою збільшить доходи компанії.

Крім того, скорочується кількість суперечок між контрагентами, оскільки електронний документообіг між ними зазвичай здійснюється не безпосередньо, а через третіх осіб (операторів). І просто так звинуватити контрагента у його недобросовісності щодо передачі документів не вийде.

Нюанси застосування електронних рахунків-фактур

З 23 травня 2012 р. російські платники податків отримали можливість обмінюватись електронними рахунками-фактурами. З цієї дати набрав чинності наказ ФНП Росії від 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 «Про затвердження форматів рахунку-фактури, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книги покупок та книги продажів, додаткових листів книги покупок та книги продажів в електронному вигляді». Документ закрив останню пролом у законодавстві, яка не дозволяла застосовувати електронні рахунки-фактури у господарській практиці.

Організація, яка вирішила використовувати електронні рахунки-фактури, має зробити наступні кроки.

По-перше, укласти договір з оператором електронного документообігу, який забезпечує обмін відкритою та конфіденційною інформацією по телекомунікаційних каналах зв'язку в рамках електронного документообігу рахунків-фактур між продавцем та покупцем. Зазначимо, що оператор має входити до мережі довірених операторів електронного документообігу, організатором якої виступає ФНП Росії. Участь оператора в такій мережі означає, що він гарантує виконання вимог нормативних правових актів, що регулюють інформаційну взаємодію між учасниками юридично значущого документообігу рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку з використанням електронного підпису (п. 5.1 Тимчасового положення про Мережі довірених операторів , затвердженого наказом ФНП Росії від 20.04.2012 № ММВ-7-6/253). На сайті ФНП Росії можна знайти реєстр операторів, які забезпечують електронний документообіг рахунків-фактур між продавцем та покупцем. Станом на 8 червня 2012 р. до нього входить 13 операторів, 12 з яких уже подали документи на включення до мережі довірених операторів електронного документообігу.

По-друге, треба отримати електронний цифровий підпис в одному з центрів, що посвідчують, акредитованих у мережі довірених центрів Федеральної податкової служби (п. 1.8 Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку із застосуванням електронного цифрового підпису, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 25.04.2011 № 50н). Перелік таких центрів розміщено на офіційному сайті ФНП Росії.

Нарешті, по-третє, необхідно придбати необхідне програмне забезпечення. У функції довіреного оператора входить поширення та технічний супровід програмних засобів для суб'єктів господарювання, включаючи засоби криптографічного захисту інформації, що реалізують електронний документообіг відповідно до вимог нормативних актів. Тому необхідне програмне забезпечення краще придбати у нього. Програмне забезпечення може бути як окремою програмою, так і модулем, що вбудовується у популярні бухгалтерські програми.

Нагадаємо, що наразі встановлено три види електронного підпису (ст. 5 Закону № 63-ФЗ):

1)простий електронний підпис - це логіни, паролі, коди підтвердження та інші засоби ідентифікації, наприклад в електронному гаманці;

2) некваліфікований електронний підпис використовується у тих випадках, коли наявність на документі друку необов'язкова, наприклад при оформленні договору оренди. Цей підпис може бути отриманий із застосуванням ключа підпису та повинен забезпечувати виявлення змін, внесених до електронного документа після його підписання. Некваліфікований електронний підпис створюється за допомогою засобів криптошифрування (ст. 12 Закону № 63-ФЗ);

3) кваліфікований електронний підпис дозволяє прирівняти документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом, до документа, на якому є власноручний підпис та друк. Вона використовується при надсиланні звітності до податкових органів через Інтернет та роботи через клієнт-банк. Кваліфікований електронний підпис визнається дійсним доти, доки рішенням суду не встановлено інше.

Слід мати на увазі, що якщо в угоді між двома сторонами досягнуто домовленості щодо застосування некваліфікованого електронного підпису, то первинні документи з таким підписом можуть мати місце в бухгалтерському, але не в податковому обліку. Це з тим, що НК РФ містить вказівки лише застосування електронної цифрової підписи (тобто. кваліфікованої).

До того ж в електронному варіанті документів кількість підписів у два рази менша. Так, якщо у рахунку-фактурі організації передбачено підпис керівника та головного бухгалтера, то в електронному рахунку лише керівника (наказ Федеральної податкової служби від 5.03.12 р. N ММВ-7-6/138@ «Про затвердження форматів рахунку-фактури, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книги покупок та книги продажів, додаткових аркушів книги покупок та книги продажів в електронному вигляді»).

До мінусів застосування електронного документообігу можна віднести:

інші версії бухгалтерської програми «1С» для електронного документообігу поки що неможливо використовувати. До них, зокрема, належать більш ранні версії – 7 та 8;

постачальник і покупець повинні мати одного оператора (для користувачів «1С» поки що Такском), оскільки інші оператори поки що не готові надати послуги з електронного обміну документами;

«Дистанційний» обмін буде можливим далеко не з усіма контрагентами, а це означає, що доведеться здійснювати подвійний контроль за документами: окремо – за паперовими, окремо – за електронними документами.

Крім того, всюди є свої нюанси. Так, у паперових документах можливі друкарські помилки, зате вони «живі», перед очима. Сьогодні на невеликі помарок у податкових органах заплющують очі. Електронні документи, які в принципі передаються миттєво, можна очікувати протягом 5 днів, оскільки на дію кожної сторони відводиться по одному робочому дню. Це може бути пов'язано з різною тривалістю робочого дня, різницею в часових поясах і т.д.

Насамкінець зазначимо, що перехід до електронного документообігу – данина часу з метою гармонізації національних законодавства щодо електронних документів.

Здрастуйте, шановний колега! Розвиток інформаційних технологій не стоїть на місці, а разом з ними розвиваються і бізнес-процеси, а щось зовсім нанівець. Так, поступово різні компанії, зокрема й державні структури, переходять від паперового документообігу до електронного. Поняття "електронного документообігу", основних форм систематизації та впровадження ми розглянемо у цій статті. Залишайтеся з нами. Сподіваюся, що подана інформація дозволить значно скоротити тимчасові, трудові та фінансові витрати вашого бізнесу або, якщо ви тільки плануєте стати підприємцем, запобігти допуску помилок у цьому напрямку.

1. Що таке електронний документообіг і які види ЕДО бувають?

Ще буквально років 5 тому таке поняття як “система електронного документообігу” можна було дуже рідко зустріти. Поступово з впровадженням комп'ютерних технологій у наше життя і став впроваджуватись обмін даними, не використовуючи паперових носіїв.

Електронний документообіг у Росії є сучасну технологію, що дозволяє значно спростити процеси для підприємства, скоротити час пошуку та формування документів тощо.

Отже, розглянемо основні поняття, з якими нам доведеться зіткнутися в цій статті.

Діловодство - Це комплекс заходів щодо організації обороту документів на підприємстві. Воно має певний алгоритм, зведення правил та різні напрями. Так, у багатьох організаціях можна розрізняти такі види, як кадрове діловодство, виробниче тощо. По суті це документаційне забезпечення.

Електронний документ — це документ, створений за допомогою комп'ютерних технологій, який може бути підписаний електронним підписом та зберігатись у вигляді файлу спеціалізованого формату на комп'ютері або в мережі (локальному або на просторах Інтернету).

Документообіг - це велика система створення, інтерпретації, прийому, передачі, архівації документів, а також контролю за їх виконанням та захисту від несанкціонованого доступу. Документообіг може бути як простим (на паперових носіях), і електронним.

Ну і нарешті, електронний документооберт - Це сукупність автоматизованих процесів у роботі з документами, що здійснюється в електронному вигляді, що несе в собі концепцію "безпаперового діловодства".

Електронний документообіг може бути як в організації, так і між організаціями.

Давайте розглянемо, які види документообігу бувають:

1. Виробничий документообіг;
2. Управлінський документообіг;
3. Архівна справа (сукупність процедур архівації документів);
4. Кадрова справа (сукупність процедур кадрового документообігу);
5. Бухгалтерський документообіг;
6. Складський документообіг;
7. Секретне (конфіденційне) діловодство;
8. Технічний та/або технологічний документообіг та ін.

Очевидно, що систем документообігу може бути стільки, скільки процесів охоплює підприємство. Можливо, що, наприклад, кадрове та бухгалтерське діловодство буде відсутній у вашій організації, оскільки ви здійснюватимете даний облік, вдавшись до послуг і так далі.

Які завдання виконує ЕДО?

• забезпечує прозорість діяльності організації та ефективність управління, за рахунок автоматичного контролю виконання завдань на підприємстві;
• здійснює підтримку відповідності міжнародним стандартам якості;
• надає підтримку ефективному накопиченню, управлінню та доступу до інформації та знань. Забезпечує кадрову гнучкість за рахунок зберігання всієї історії діяльності працівника на підприємстві;
• здійснює протоколювання всіх процесів;
• оптимізує та автоматизує бізнес-процеси та механізми їх виконання та контролю на підприємстві;
• за рахунок вилучення паперових документів з обороту відбувається велика економія ресурсів шляхом скорочення витрат на папір, картриджі. Завдяки ЕДО підприємству легше контролювати рух документів каналами організації;
• спрощує та здешевлює зберігання документів за рахунок електронного архіву.

Таким чином ми розглянули з вами основні поняття та види ЕДО, а також завдання, які вирішує дана система.

2. Що таке автоматизація електронного документообігу. Електронний документообіг: плюси та мінуси

Електронний документообіг є інформаційну систему, що дозволяє більш раціонально і легко користуватися даними компанії. Вона включає спеціалізоване програмне забезпечення, електронну пошту, що дає можливість оперативного зв'язку, інтернет, локальну мережу і так далі. У різних організаціях такого роду комплекс може складатися із різних компонентів.

Головними перевагами електронного документообігу порівняно з паперовим є:

• можливість пошуку файлів у системі за безліччю фільтрів та параметрів;
• повний облік виробничої чи будь-якої іншої документації;
• оперативне складання звітів підприємства;
• оперативне управління підприємством та обмін інформацією по захищених каналах з будь-якої точки (не обов'язково бути всім разом на одній території, щоб взаємодіяти);
• уніфіковані шаблони для створення документів;
• спостереження та контроль над персоналом;
• розподіл прав доступу до корпоративної інформації за певними критеріями та параметрами;
• скорочення витрат на папір (а якщо більш глобально, то певною мірою вирішення проблем екології);
• можливе скорочення штату співробітників, які займаються роботою з паперами, а також скорочення приміщення, що орендується (займається) за рахунок відсутності паперових архівних документів.

Що ж до мінусів ЕДО (електронного документообігу), то їх не так вже й багато. Це досить дороге програмне забезпечення та тимчасові витрати, як на навчання співробітників, так і на оцифрування вже наявних документів. Але якщо ви тільки починаєте вести підприємницьку діяльність, то проблем із впровадженням електронного документообігу у вас не повинно виникнути, оскільки персонал вже на початковому етапі працюватиме в даній системі.

3. Що потрібне для переходу на електронний документообіг?

Отже, якщо з поняттям ЕДО та основними перевагами ми розібралися, то тепер пропоную розглянути основні системи автоматизації діловодства та електронного документообігу, а також впровадження зазначених систем.

Як вже стало ясно з інформації вище, недостатньо просто придбати та встановити програмне забезпечення, важливо навчити співробітників та повністю перебудувати весь виробничий процес вашого підприємства. Якщо ви починаєте вести підприємницьку діяльність, тоді вам буде трохи легше, оскільки бізнес-процеси ще не запущені.

Процес впровадження ЕДО у компанії, що вже функціонує, має відбуватися поступово. Поетапно підключаючи всі структурні підрозділи підприємства на роботу.

Найпершим етапом буде створення автоматизованого діловодства. На всіх етапах ви можете зіткнутися не тільки з технічними проблемами, але й з психологічними, тому що складно "ламати" правила, що вже стали.

Важливо купувати та встановлювати ПЗ для ЕДО в одного постачальника, тоді налаштування всієї системи буде набагато простіше і не дасть збоїв.

Давайте розглянемо основні вимоги реалізації процесу впровадження електронного документообігу у створенні.

По першенаявність комп'ютерної техніки для встановлення програмного забезпечення;

По-друге, всі співробітники підприємства, причетні до цього процесу повинні бути впевненими користувачами ПК та мати до нього доступ;

По-третєміж колективом повинні бути електронні засоби зв'язку, такі як електронна пошта, skype і так далі;

По-четверте, необхідно створити спеціалізований підрозділ або залучити як аутсорсингову компанію (докладніше про аутсорсинг можна почитати в ).

Ну і нарешті, адміністративний сектор компанії має бути готовим до того, що замість звичного “ручного” підпису використовуватиметься .

Таким чином, відповідно до всіх зазначених вимог, можна приступити до переходу на використання електронних документів та електронного документообігу.

4. Види систем електронного документообігу

У цьому пункті статті ми розглянемо системи електронного документообігу. Хочеться відзначити, що будь-яка система може містити елементи наведених нижче категорій, але в основному вони мають конкретну орієнтацію в кожній області, яка пов'язана з позиціонуванням продукту.

1. Електронні архіви

Електронні архіви (ЕА) — це системи електронного документообігу із досконало опрацьованими засобами зберігання та пошуку інформації. Завдяки досконалій системі ЕА пошук можна виконувати не лише за назвою документа, а й за ключовими параметрами.

2. Системи ЕДО з розвиненими засобами workflow (WF)

Досить складна категорія, у якій самі документи немає першорядного значення. Тут першому плані виходять роботи, а до них вже прив'язуються документи. Таким чином, вони рухаються по заданому маршруту (жорстка маршрутизація). За допомогою таких систем можна організовувати роботи з певних напрямів, для яких заздалегідь відомі та прописані всі алгоритми.

3. Системи ЕДО, орієнтовані на підтримку управління організацією та накопичення бази знань

Такі програми, як правило, є гібридними і можуть поєднувати в собі елементи двох попередніх. Причому базовим елементом може бути документ або завдання в залежності від вибору. Для здійснення функції управління організації потрібна як жорстка маршрутизація, так і вільна, коли маршрут документа прописує керівник (наприклад: після реєстрації вхідного документа, керівник "розписує" його відповідно до змісту та завдання), тому обидві зазначені технології мають місце бути в тій чи іншій ситуації . Такі системи активно використовують державні органи, великі компанії, у яких чітко розподілено ієрархію та є певні правила та процедури. Співробітники самі створюють документи, готують їх, приймають рішення та здійснюють контроль за їх виконанням.

4. Системи ЕДО типу collaboration (колаборація)

Такі системи орієнтовані спільну роботу і є новими у сфері електронного документообігу. Вони були створені завдяки зміні ринкових умов та необхідністю бути чітко орієнтованими на певні сфери без зайвого баласту. Вони є протилежністю зазначених вище систем, зважаючи на відсутність чіткої ієрархії в організації та формалізації потоку робіт. Їхнім головним завданням є забезпечення спільної роботи людей в організації, навіть якщо вони знаходяться в різних точках планети, а також зберігати результати виконаної роботи. Як правило, вони створені на кшталт порталів, що являють собою сервіси зберігання та публікації.

5. Системи із розвиненими додатковими сервісами

Я думаю, що ви не раз чули таке поняття як CRM (customer relation management) - це сервіс управління зв'язками з клієнтами, управління проектами, білінгу і таке інше. Такі послуги різноманітні і можуть включати різні набори послуг.

Перш ніж впроваджувати програми електронного документообігу на великих підприємствах, раджу вам провести глибокий аналіз представлених систем і вибрати оптимальну, з застосовним тільки для вашої організації переліком систем. Важливо, щоб СЕДО надавали можливість ефективного управління підприємством та прозорістю всіх його процесів, але водночас високим рівнем конфіденційності.

При виборі платформ раджу вам особливу увагу приділити організації архівів електронних документів, автоматизації документообігу з урахуванням індивідуальних особливостей вашого підприємства та залучення до вже діючої системи.

5. Проблеми впровадження систем електронного документообігу

Будь-яка компанія, яка прагне модернізації процесів і йде в ногу з часом, так чи інакше, стикається з проблемами впровадження нових систем. Це може торкнутися і організацію, яка бажає запровадити системи електронного документообігу.

Давайте розглянемо, з якими проблемами ви можете зіткнутися:

По першеЯк ми вже говорили, розглядаючи плюси та мінуси ЕДО, це психологічний бар'єр, але проблема не тільки в ньому. Також перешкодою може стати низька освіченість персоналу підприємства, небажання навчатися, страх прозорості процесів. Одним словом – консерватизм.

По-другеБагато підприємств, на жаль, ще не встигли далеко піти від радянського типу управління, а саме фактор директора радянського періоду, коли він сам не бажає працювати з комп'ютером, переглядати та редагувати документи.

По-третє, часті структурні зміни в організації та слабка формалізація бізнес-процесів

По-четвертеТак чи інакше доведеться взаємодіяти із зовнішнім світом, який ще не перейшов повністю на електронний документообіг, хоча й прагнути цього.

6. Електронний документообіг у державних закупівлях

У цьому пункті статті хочеться відобразити основні моменти нормативного регулювання електронного документообігу у держзакупівлях.

Відповідно до статті 5 Федерального закону від 05.04.2013 р. № 44-ФЗ "Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб":

“У рамках відносин, зазначених у частині 1 статті 1 цього Федерального закону, допускається обмін електронними документами, передбаченими законодавством Російської Федерації та іншими нормативними правовими актами про контрактну систему у сфері закупівель, між учасниками контрактної системи у сфері закупівель, у тому числі подання заявок на участь у визначенні постачальника (підрядника, виконавця), остаточних пропозицій. При цьому зазначені заявки, остаточні пропозиції та документи мають бути підписані посиленим електронним підписом та подані з використанням ”.

Також у цій статті йдеться і про те, що ключі посиленого електронного підпису та їх сертифікати перевірки можна отримати тільки у спеціалізованих центрах, що посвідчують, які отримали акредитацію у відповідність до Федерального закону від 06.04.2011 р. № 63-ФЗ.

Уповноважені органи розробляють порядок взаємодії зазначених центрів, що засвідчують, з єдиною інформаційною системою і , також розробляються вимоги безпеки.

Таким чином, за наявності у постачальника (учасника закупівель) електронного підпису, перешкод для участі у державних закупівлях немає.

Отже, у цій статті ми з вами розглянули основні засади електронного документообігу. З найбільш відомих корпорацій, що надають послуги з продажу та встановлення програмного забезпечення, можна виділити такі, як фірма 1С, 1С-Рарус, ABBY та інші.

На цьому сьогодні все. Сподіваюся, що цей матеріал був для вас корисним. Бажаю вам удачі та до зустрічі у наступних випусках.

", 2010, N 2

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ: ЗА І ПРОТИ. ПОРАДИ БУВАЛИХ

З якими технічними складностями вам довелося зіткнутися під час впровадження електронного документообігу?

Марина Тарасова, керівник організаційно-адміністративної служби, ЗАТ "НК" Руснафтохім":

Російський ринок системи електронного документообігу досить молодий, йому минуло 10 років. Його поява й настільки успішне, мабуть, навіть бурхливий розвиток обумовлені швидким зростанням потоків інформації, отже, і збільшенням потоку документообігу, неефективність функціонування якого з допомогою обміну документами на паперових носіях було доведено практикою.

Зростання IT-технологій, повсюдна комп'ютеризація, загальна комп'ютерна грамотність дозволили задуматися про перехід на нові методи управління. Незважаючи на суттєве відставання Росії від західних компаній у цьому питанні, щорічні темпи зростання російського ринку СЕД, на думку аналітиків, становлять щонайменше 30%. Проте ринок СЕД продовжує залишатися ненасиченим, очікується, що темпи зростання ринку СЕД у найближчі роки збережуться. Ухвалення закону про електронний цифровий підпис створило правову основу для поширення СЕД. Можна вважати, що основи ринку управління документообігом сформовані. Сьогодні найбільшим замовником СЕД та головним його споживачем є державні органи, нафтові компанії та банки.

Відставання російських компаній у частині поширення СЕД, на мою думку, пов'язане насамперед із вартістю, що становить від кількох десятків тисяч доларів до кількох сотень, обтяжливою для величезного ряду компаній малого та середнього бізнесу. При плануванні застосування СЕД необхідно враховувати витрати як на використання, а й у подальше супровід програмного продукту. Складність поставленого завдання йде врозріз із фінансовими можливостями компаній дрібного та середнього бізнесу, яким потрібні недорогі системи. Отже, першим незаперечним фактом, який створює певні складнощі на шляху впровадження системи електронного документообігу, є більш ніж серйозна матеріальна складова.

З іншого боку, домінанта паперового документообігу у Росії здебільшого пояснюється складнощами технічного характеру. Як таких технічних складнощів з боку розробників СЕД на етапі впровадження пілотного проекту в компаніях дрібного та середнього бізнесу не повинно виникати взагалі, тому що розробник завжди готовий до плідної взаємовигідної співпраці, запровадження удосконалень, задоволення побажань замовника. Можливі практично будь-які доопрацювання залежно від напрямів бізнесу, бачення замовником проблеми, пропозицій, які він вносить.

Виникають, скоріш, проблеми іншого порядку - питання організаційно-технічної підготовленості підприємств до застосування СЕД. Тут важливим моментом є наявність чи відсутність потужних функціонально придатних серверів, технічна оснащеність сучасними персональними комп'ютерами, додатковою технікою – сканерами, принтерами тощо, рівень побудови локальних та (або) корпоративних мереж; можливість організації нових робочих місць для нових ділянок; необхідність в атестації персоналу та підвищення кваліфікації співробітників. Зазвичай вирішення цих питань спричиняє чергові фінансові труднощі.

Серйозним каменем спотикання є людський чинник. Ефективність СЕД, яка безпосередньо залежить від ступеня "охоплення" всіх підрозділів, робочих місць, співробітників, може бути зведена нанівець консерватизмом деяких категорій працівників. Це стосується насамперед людей старшого покоління. Найчастіше цієї реакції схильні через складнощі, швидше, психологічного характеру, певного неприйняття нововведень, небажання вчитися чогось, освоювати нові комп'ютерні програми. Слід зазначити, що ці "фобії", зумовлені страхом не впоратися, не подужати, а в результаті опинитися за бортом, не мають жодних підстав.

Зрозуміло, що цю проблему не вирішити, потрібні певні, іноді вольові, зусилля, а головне - час. Велику допомогу в переконанні противників впровадження СЕД надають не тільки навчальні курси, що предметно доводять переваги електронного документообігу, а й новатори-ентузіасти, які усвідомлюють досить реальні перспективи. Дуже важливо ще на етапах підготовки до впровадження пілотного проекту виявити цих людей, зробити їх активними прихильниками, підключити до серйозної роботи.

Практика показує, що люди похилого віку, поставлені перед вибором підвищення кваліфікації або звільнення у зв'язку з невідповідністю займаної посади, дуже активно включаються в процес навчання. Більше того, незважаючи на те, що їх навчання характеризується більш тривалими тимчасовими та трудовими витратами, в результаті якість роботи даної категорії фахівців цілком задовільно.

З подібною проблемою мені доводилося стикатися неодноразово. Можу сказати, що професійна робота в СЕД співробітника, який через вікові особливості ще кілька місяців тому не мав уявлення про комп'ютери, не тільки піднімає його авторитет в очах колег, а й підвищує самооцінку, а як результат – і самовіддачу.

Крім того, існує ще одна грань людського фактора у вигляді окремих представників керівного складу. Якщо в першому випадку за потреби дуже дієвим може виявитися директивний метод впливу на співробітників, то у випадку з консервативно налаштованим керівництвом доводиться діяти з великою часткою обережності, застосовуючи методи переконання та індивідуального підходу. У цьому випадку на допомогу приходять секретарі та помічники, які зазвичай адекватно реагують на нововведення, що приймають на себе перший удар. Поступово та керівники включаються до кола користувачів СЕД. Починаючи з нескладних операцій, наприклад користування особистою поштовою скринькою, пізніше починають діяти з певною часткою активності, поступово розширюючи коло своїх навичок з освоєння та використання програмного продукту.

Ще однією проблемою на шляху становлення СЕД може стати низький рівень стандартизації бізнесу. Необхідно більш усвідомлене розуміння того, що, перш ніж розпочинати роботу з впровадження пілотного проекту, необхідно формалізувати всі бізнес-процеси, що існують у компанії. Чим чіткіше їх буде регламентовано, тим простіше буде розробникам, а в результаті і замовникам. Крім того, є ще один незаперечний факт - формалізація допомагає впорядкувати багато бізнес-процесів не тільки в рамках СЕД, що позитивно позначається на загальноорганізаційному порядку будь-якої компанії дрібного, середнього та великого бізнесу.

Щодо великих підприємств - державних структур, банків тощо, то їх технічні проблеми пов'язані насамперед: із серйозною регіональною мережевою розгалуженістю; територіальною віддаленістю та роз'єднаністю структурних підрозділів, дочірніх компаній один від одного; багатоступінчастими схемами управління та організаційних структур; великими обсягами документообігу; підвищеними вимогами щодо обмеження несанкціонованого доступу.

Наприклад можу навести недавню ситуацію, що склалася в одній із державних структур, коли однозначні плюси впровадження СЕД за своєчасною та адресною доставкою стали однією величезною загальною проблемою. На етапі впровадження пілотного проекту ні розробники, ні замовники не могли навіть припустити, скільки разів зросте кількість вхідної та вихідної документації.

Першою причиною виникнення проблеми стала можливість прямого обміну документами між усіма учасниками процесу. Потоки документів між рівноцінними ланками структури перенаправлялися в обидві сторони через головну організацію, яка у свою чергу працювала виключно як поштова скринька, ставши технічно нелогічним придатком у ланцюзі. Пов'язано це було насамперед із проблемами складних технологій застосування довірчих ключів-сертифікатів ЕЦП (електронно-цифрового підпису). Наявність кількох тисяч учасників обміну призвела до того, що обсяги документів, що входять, зросли не просто в сотні, а в тисячі разів, нараховуючи мільйони документів на рік. При цьому, зауважте, штатна чисельність відділу, на який було покладено функції прийому, відправлення та обробки кореспонденції, залишилася без змін.

Свою роль, як не дивно, мабуть, зіграв і той факт, що при поштовому пересиланні певний відсоток відправлень можна було списати за рахунок так званої усушки-утруски. Десь лист загубився, не дійшов до адресата, пошкодився тощо, що не дивно з огляду на розміри країни.

Можливості електронного документообігу як практично усунули фактичні втрати, а й дозволили отримувати кілька сотень документів одночасно за дуже короткий проміжок часу - 1 - 2 хвилини. Не лише люди, а й сервери не справлялися. База не витримувала, вона не просто "підвисала" на кожній операції, процес обробки документів перетворився на тортури через відсутність найголовнішого пріоритету СЕД - швидкості, що зводило нанівець усі переваги її впровадження.

Не рятував навіть той факт, що роботу з впровадження очолив керівник, одержимий ідеєю СЕД, який очолив цю роботу ще на нульовому циклі, що розуміється на всіх її тонкощах, складностях, функціональному різноманітті. Саме їй (керівнику) спала на думку ідея (як і безліч інших оперативних рішень) поділу бази спочатку на 2 піврічні частини, потім на 4 квартальні, пізніше - щомісячні. Ідея виникла не від хорошого життя, скоріше від безвиході. Поки розробники билися над глобальним розв'язанням проблеми, фахівці замовника знаходили власні конкретні рішення. Можна собі уявити, в якому авралі працювали люди, поки не було дозволено обмін документами безпосередньо, минаючи зайву ланку в цьому ланцюжку. Тільки після цього розпочався нормальний робітник, а не "авральний" процес.

Саме тому ще на етапі підготовки найпильнішу увагу необхідно приділити плануванню та прогнозуванню, а також питанням раціонального формування робочої групи, розподілу обов'язків та сфери відповідальності, взаємодії всіх служб, призначення керівника проекту. Безперечно, що проект із впровадження СЕД з боку замовника повинен очолити керівник IT-служби, але також однозначно те, що рівними з ним правами повинен мати керівник служби документування (загальний відділ, канцелярія тощо). Під час підготовки технічного завдання особливу увагу слід приділити логістиці маршрутизації, виключивши свідомо зайві відрізки по дорозі документа.

Тільки ті, хто безпосередньо має працювати з СЕД, можуть визначити ступінь ефективності тієї чи іншої її модифікації, рівень зручності використання, акцентувати увагу розробників на недоліках, внести раціональні пропозиції, провести роботу з аналізу та прогнозу документопотоків. У рамках цього хотілося б зазначити, що директивний метод впровадження СЕД є малоефективним, оскільки найчастіше рішення приймаються людьми, які мало знають у практичних питаннях. Пілотний проект впровадження СЕД має стати проблемою колегіальної, тільки так можна досягти успіху.

Ще однією проблемою може стати призначення усередині компанії ІТ-менеджера для супроводу проекту. Його переоцінка рівня своєї кваліфікації у галузі інформаційних технологій може дорого обійтися компанії. Недбайливий чи малокваліфікований фахівець не тільки не зможе самостійно вирішити проблему, але не розпишеться у власній профнепридатності, затягуючи зі зверненням до представників компанії-розробника. Іноді особливо просунуті користувачі роблять спроби несанкціонованого доступу до програмного продукту на правах адміністратора, самостійно вносячи життєво необхідні правки, а розробникам залишається потім ламати голову, як ці правки "підтягнути" те щоб не "злетіли" системні настройки. Думаю, що призначення системним адміністратором не тільки високопрофесійного фахівця, а й людини, яка "хворіє" за справу, допоможе уникнути багатьох труднощів.

Крім того, існує і проблема паперового "баласту". Компаніям та організаціям, які перейшли на безпаперовий документообіг, важко змиритися з тим, що величезна кількість компаній, організацій, підприємств, відомств, інститутів тощо, які не перейшли на СЕД, є постачальниками інформації "на папері". Для того, щоб впровадити ці документи у внутрішню систему електронного документообігу, необхідно отримати їх електронні образи.

Для простих рішень достатньо звичайної програми сканування або розпізнавання документів, спеціалізованих системах немає потреби. При більших обсягах необхідно вивчити можливості використання професійних систем, які призначені для отримання зображень документів. Чим більший обсяг вхідних документів, тим вище ціна питання, від покупки промислового сканера, що комплектують до нього до організації робочих місць, виділення та навчання співробітників. Ціни таких систем можуть становити від кількох тисяч до кількох десятків тисяч доларів. Важливим при впровадженні СЕД є і те, що необхідний вибір такого рішення, яке передбачало б її подальше розширення, наприклад, впровадження електронних архівів, ЕЦП, пошукових систем, систем сканування тощо.

Особливу увагу необхідно приділити принципам захисту даних, використання ЕЦП, антивірусним пакетам і т. д. Якщо цьому не приділяється належної уваги, з СЕД можна розпрощатися, тому що замовник ризикує безпекою, оскільки несанкціоноване вторгнення ставить хрест на комерційній таємниці, або поширенням вірусу, який може просто знищити всю наявну інформацію, що рівносильно краху. Крім того, надання юридичної сили електронним документам є ще однією проблемою.

Юлія Єрємєєва, завідувачка канцелярії, член Клубу професійних секретарів:

Нестача пам'яті, низька швидкість роботи системи, майже потокова система організації документів, багато часу на введення документа в систему. Навіть незважаючи на те, що СЕД забезпечує швидший пошук документів, обслуговування ДОП у системі СЕД вимагає більше людських ресурсів за рахунок сильного збільшення витрат на первинне введення документів у систему.

Анна Васильєва, менеджер з персоналу, ТОВ "ВП "Барклай":

Модернізація відділів не відповідала новим технологіям (несумісність програм та технології), відділ ІТ спільно з розробниками нових проектів дійшов успішного впровадження та забезпечив зручність у роботі персоналу.

Світлана Дьячкова, особистий помічник президента корпорації "Еконіка":

З погляду технічних проблем СЕД DocsVision охоплювала документообіг не всіх наших дочірніх компаній (мережа взуттєвих каскетів "Еконіка", компанія "СІТІ-XXI століття" та компанія "Еконіка-Техно"), тому вона була швидше експериментальною. Найбільш прийнятною системою для нашої компанії є програма Directum.

Ваші поради тим, хто думає про можливість впровадження інформаційних технологій на своєму підприємстві.

Марина Тарасова:

Ті, хто працював із СЕД, хто спостерігав її з нульового циклу, з моменту впровадження пілотного проекту, можуть багато і довго розповідати про етапи, складнощі, проблеми, успіхи тощо. У кожного вони свої. І все-таки, якщо спробувати акумулювати поради, вони виглядають приблизно так.

Поради для успішного впровадження СЕД.

2. Підійдіть до вибору розробника та конкретної версії СЕД із усією відповідальністю.

3. Запорука успішного впровадження СЕД – створення працездатної мобільної робочої групи, що включає фахівців усіх профілів, що взаємодіють на засадах колегіальності.

4. Колегіальність, а не директивність методів прийняття рішень щодо практичних питань допоможе уникнути помилок під час експлуатації СЕД.

5. На чолі робочої групи має стояти спеціаліст з IT-технологій.

6. Основним замовником має бути посадова особа, відповідальна за діловодство.

7. Підтримка новаторів-ентузіастів - запорука успішної боротьби з консервативністю та саботажем колективу.

8. Фінансовий та технічний стан компанії має відповідати поставленим завданням.

9. Аналіз технічного стану підприємства має бути своєчасним і передувати запровадження СЕД.

10. Аналіз потоку документообігу, визначення його маршрутів, обсягів тощо – першочергове завдання.

11. Формалізація бізнес-процесів - нагальна необхідність ще етапі попередньої стадії.

12. Технічне завдання має бути максимально повним, чітким та грамотним.

13. Особливу увагу приділити логістиці маршрутизації, виключивши свідомо зайві відрізки по дорозі документа.

14. Перехід до СЕД має бути плавним та поступальним.

15. Максимальний захист даних є принципово важливим.

16. ЕЦП – це вже сьогоднішній, а не завтрашній день.

17. Створення електронного архіву є нагальною потребою.

18. Врахуйте, повністю уникнути паперового документообігу не вдасться, однак можна організувати його перетворення в електронний вигляд.

19. Необхідно передбачити серверне розпізнавання текстів та встановлення програм розпізнавання.

20. Закладайте у програмний продукт як поточні, а й перспективні плани.

21. Запропонуйте якомога ширшому колу фахівців-практиків проаналізувати запропонований продукт та підготувати зауваження та пропозиції.

22. Навчання співробітників - не забаганка, а необхідність.

23. Використовуйте період дослідної експлуатації для виявлення "вузьких місць", проблемних ділянок, налагодження процедур роботи з документами, накопичення досвіду користувачів.

24. Не бійтеся висловлювати побажання та пропозиції розробнику, ніхто краще за вас не знає, що треба і як треба.

25. Не бійтеся вимагати виправлення помилок, коригування налаштувань відповідно до виявлених вимог.

26. Відповідально підходить до вибору IT-адміністратора для супроводу проекту на стадії експлуатації.

27. Отримайте як керівник, відповідальний за діловодство, права, аналогічні правам IT-адміністратора, це допоможе уникнути багатьох зволікань під час відсутності IT-менеджера та оперативно вирішити багато проблем.

28. На стадії експлуатації придивляйтеся до фахівців, які генерують цікаві перспективні ідеї, призначайте їх помічниками адміністратора.

29. Гарний контакт із розробниками допоможе уникнути багатьох проблем і на стадії експлуатації.

Юлія Єрємєєва:

Думаю, що система виправдовує себе, якщо в компанії є кілька віддалених офісів. У сучасних умовах СЕД залишаються дорогими незручними бізнес-іграшками. Тому завжди потрібно ставити запитання: "Чи є можливість обійтися традиційним методом?" Багато СЭД не передбачена система організації справ, аналогічна паперової. Вони існують ланцюжка документів (запит - резолюція - робота з документом - відповідь), але кілька ланцюжків не пов'язуються у справу. Приготуйтеся до того, що представники компаній-виробників оперують у мові іншими поняттями, це все одно що говорити різними мовами. Наприклад, "запит-відповідь" є одним бізнес-процесом, а в ДОП це два різні елементи діловодства. Ознайомтеся з MOREQ, підготуйтеся до того, що на початковій стадії переговорів, можливо, ви просто не розумітимете один одного, особливо якщо для вас це перший досвід впровадження СЕД.

Світлана Дьячкова:

Думаю, що потрібно вибирати найбільш просту систему ("однієї кнопки"), тому що складні програми часто викликають негативні емоції. Адже далеко не у всіх співробітників однакове володіння комп'ютерними програмами, та й для освоєння нової системи багато хто просто не готовий витрачати дорогоцінний час.

Розкажіть, будь ласка, як виникла ідея впровадження електронного документообігу у вашій компанії? Що стало вирішальним моментом у ухваленні цього рішення?

Юлія Єрємєєва:

Завжди це було вольове рішення керівництва компанії з метою посилення контролю виконання. Була ідея системи, куди керівник міг заходити і сам відстежувати будь-коли роботу з того чи іншого напрямку, поліпшення роботи з документами, поліпшення роботи компанії в цілому.

Ігор Жигунов, заступник голови правління Міського Іпотечного Банку:

Одним із основних завдань Банку є оптимізація бізнес-процесів та процедур. Впровадження такого роду документообігу ведеться Банком послідовно як із підготовки інфраструктурної бази, і з урахуванням регламентують документообіг, захист і збереження інформації нормативних актів РФ. Впровадження електронного документообігу з низки блоків операцій Банку дозволило значно скоротити як операційні витрати, і час обробки документів. Крім того, електронний документообіг ще в 2007 р. Банк як пілотний проект запровадив при роботі з партнерами.

Впровадженню чергового етапу електронного документообігу з бізнес-процесу передує робота як щодо нормативного забезпечення даних операцій, так і IT, а також тестовий період експлуатації системи, таким чином у процесі реалізації будь-яких технічних складностей не виникає.

Електронний оборот ведеться значною мірою як у рамках внутрішніх комунікацій та бізнес-процедур компанії, так і в деяких блоках партнерської роботи з дистрибутивною мережею Банку.

Ганна Васильєва:

Вирішальним стало те, що це мобільно та зручно, з'являється багато вільного часу на інші справи.

Світлана Дьячкова:

З розвитком корпорації поступово постало питання про систематизацію документообігу, скорочення термінів узгодження документів з метою оптимізації бізнес-процесів. Спочатку було впроваджено пробну програму електронного документообігу власної розробки, потім СЕД DocsVision, а сьогодні йде процес переходу на Directum.

Розкажіть про етапи впровадження, який термін реалізації проекту?

Юлія Єрємєєва:

У всіх компаніях, про які я знала, проект не можна було б назвати завершеним. Те, що в традиційному ДОП вирішується простою зміною регламенту і, грубо кажучи, зміною шляху руху документа, перенесенням папок з однієї шафи в іншу або додаванням нових папок, в СЕД потребує зміни допусків, удосконалення програми. І продовжуватися це може безкінечно, тому що компанія - живий організм, де відбуваються реструктуризації, ротації. Вона розвивається і програму доводиться переробляти під нові умови.

Ганна Васильєва:

3 етапи: узгодження проекту, затвердження з ціновою політикою з метою економії та використання на робочих місцях.

Світлана Дьячкова:

На даний момент з початку робіт з проекту СЕД Directum пройшов рік. Проект виконується у кілька етапів: спочатку було налагоджено та введено у промислову експлуатацію загальнокорпоративне сховище, потім розпочався етап розробки та введення в експлуатацію різних маршрутів руху та обробки документів. Цей етап триває до сьогодні.

Яка вартість цього проекту?

Юлія Єрємєєва:

Складно сказати. Просту систему можна написати самим. Верхній ціновий кордон я не можу визначити. Ціна залежить від кількості робочих місць, наявності ключів, цифрових підписів, версії системи, необхідності оновлення або внесення змін до системи.

Ганна Васильєва:

150 000 руб. на 15 робочих місць.

Світлана Дьячкова:

Вартість проекту – конфіденційна інформація. Можу лише сказати, що в кризовий період нам вдалося реалізувати цей проект завдяки вибору російської системи, однієї з найкращих на ринку. З іншого боку, реалізація більшості робіт велася силами внутрішніх ресурсів корпорації.

Озираючись назад: плюси та мінуси впровадження електронного документообігу.

Марина Тарасова:

Плюсів впровадження СЕД безліч, все й не перерахувати, але все-таки спробую, боюся тільки, що продовжувати цей перелік можна буде нескінченно, і щоразу хтось запропонує свої нові переваги. Безперечним є головне - використання системи електронного документообігу дає значний економічний ефект, проте кількісна його оцінка є складним процесом, оскільки доводиться враховувати безліч чинників.

Прямий ефект від впровадження системи дозволяє заощаджувати кошти, що витрачаються на робочий час співробітників, витратні матеріали, оплату служб поштової та кур'єрської доставки, ксерокопіювання матеріалів тощо; зменшує трудовитрати. Непрямим ефектом є переваги управління, які значимі функціонування організації: прозорість управління, контроль виконавчої дисципліни тощо.

Отже, впровадження систем електронного документообігу дозволяє:

1. Повністю автоматизувати процес роботи з документами.

2. Забезпечити організацію роботи з віддаленими користувачами та групами користувачів.

3. Забезпечити інтеграцію із зовнішніми системами електронної пошти та ін.

4. Нарощувати базові можливості СЕД за допомогою модульності та наявності вбудованих інструментальних засобів.

5. Забезпечити процес одночасної роботи у системі необмеженого числа користувачів.

6. Значно підвищити ефективність роботи із документами.

7. Значно підвищити корпоративну культуру роботи із документами.

8. Значно скоротити обсяги паперового документообігу.

9. Значно скоротити час пошуку документів.

10. Значно скоротити час узгодження та затвердження проектів документів.

11. Забезпечити всі документаційні процеси з одночасним використанням електронних та паперових версій документів.

12. Значно скоротити час на обробку та пересилання документів.

13. Упорядкувати процес реєстрації будь-яких видів документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, організаційно-розпорядчих, договорів тощо).

14. Забезпечити керування потоками робіт (передача документів між виконавцями).

15. Забезпечити роботу із взаємозалежними документами.

16. Забезпечити управління різними інформаційними матеріалами протягом усього життєвого циклу від створення до рецензування, затвердження, архівування.

17. Забезпечити прозорість всіх процесів з моменту створення документа до моменту його здавання до архіву.

18. Відстежити історію створення документа, всі взаємозв'язки, включаючи попередні версії, пізні, дочірні, материнські та інші документи.

19. Сортувати за будь-яким критеріям.

20. Забезпечити чіткий процес узгодження та затвердження документів.

21. Вибудувати налагоджену систему доручень.

22. Забезпечити пошук інформації з різних атрибутів та повнотекстовий пошук.

23. Забезпечити чіткий контроль виконавчої дисципліни.

24. Забезпечити автоматизацію збору та аналізу статистичних даних про рух документів.

25. Забезпечити архівне зберігання електронних образів документів.

26. Забезпечити регламентацію прав доступу.

27. Забезпечити миттєвий доступ до документів.

28. Зменшити кількісні втрати документів.

29. Збільшити продуктивність праці.

30. Скоротити витрати на підготовку документів до здачі в архів та архівне зберігання документів.

31. Скоротити витрати на кур'єрські та поштові послуги.

32. Надати юридичної чинності електронним документам.

33. Скоротити кількість внутрішніх та зовнішніх кур'єрів.

34. Забезпечити ведення інформаційно-довідкової бази.

Мінусів набагато менше, але вони суттєві.

1. Прогалини в інформаційній безпеці. Це загальна проблема. Не можна опускати руки, але не можна не думати про це. Ринок наповнений піратськими дисками з перекачаними базами даних серйозних державних структур, які мають гарний захист, що вже казати про підприємства дрібного та середнього ринку. Конкуренція – закон бізнесу. На жаль, все продається, купується.

Несумлінному конкуренту отримати інформацію, розміщену на паперових носіях, у чомусь навіть складніше, документи можуть зберігатися в різних приміщеннях, шафах (столах, сейфах), розрізнених папках. На це потрібен час. Це небезпечно. З електронними базами даних – простіше. Сучасні хакери за допомогою віддаленого доступу зламують найдосконаліші дорогі програми з високим ступенем захисту.

2. Різке збільшення, який завжди піддається стовідсотковому прогнозуванню, потоку документообігу і, як наслідок, сервери не справляються, падає продуктивність праці. За наявності паперового документообігу такий різкий ривок неможливий.

3. Як результат збільшення документообігу – збільшення трудовитрат.

4. Роботодавець не встигає адекватно реагувати на такі стрибки у прийнятті рішень з кадрових питань. Обсяги зростають, тоді як штатний склад залишається тим самим.

Наведена вище інформація не дозволяє сумніватися у перевагах впровадження СЕД. Якщо говорити про введення СЕД, то я – однозначно та беззастережно – за!

Юлія Єрємєєва:

СЕД полегшує роботу з пошуку документів і контролю виконання, але найбільш трудомістке введення документа в роботу, непродуманість горизонтальних зв'язків документів з різних справ, відсутність самих справ майже повністю зводить нанівець всі досягнення СЕД. На сьогоднішній день СЕД не є електронною копією традиційного ДОП, у ньому інша логіка організації роботи, яка, на жаль, не є більш оптимальною, а отже, і зручнішою.

Ганна Васильєва:

Озираючись назад: плюси – мобільність у роботі, зручно працювати з документообігом безпаперових носіїв, економія часу та мінуси – не знали про це раніше і стільки було витрат на паперові носії.

Світлана Дьячкова:

Серед мінусів - неможливість поки що охопити стовідсотково всі документи: поряд з електронними версіями є документи на паперових носіях, які поки що ніхто не скасовував (статути, накази, юридичні документи). Крім того, при СЕД живе спілкування між співробітниками знижується. Адже відтепер немає потреби підписувати один документ у кількох кабінетах офісу. Поступово люди переходять лише на спілкування за допомогою електронної пошти чи форумів. Думаю, віртуалізація може негативно позначитися на командному дусі та згуртованості колективу.

З іншого боку, швидкість руху комунікаційних потоків залежить від способу передачі. Зрозуміло, що за СЕД ця швидкість значно зростає. Крім того, згуртованість колективу багато в чому залежить від того, наскільки співробітники обізнані про справи компанії та відчувають свою причетність. У цьому плані система СЕД дуже ефективна. Адже в системі дещо знижується межа між керівництвом та підлеглими. Розвиваються як горизонтальні зв'язки, і зв'язку знизу вгору. Ну і найголовніше, що при злагодженій роботі всіх користувачів системи стає набагато зручніше та швидше реєструвати, погоджувати та розсилати документи.

Ігор Жигунов:

Безумовно, такі документообіги мають як позитивні сторони, так і свої складнощі. Зокрема, це наявність ресурсу для зберігання великої кількості матеріалу в електронному вигляді, забезпечення достатнього обсягу пропускної спроможності каналів зв'язку, особливо якщо йдеться про реалізацію такого документообігу у великій регіональній мережі Банку по всій країні, ну і, звичайно, врахування необхідності дотримання вимог щодо конфіденційності та зберігання інформації. Загалом впровадження електронного документообігу серйозно оптимізує бізнес компанії.

Ксенія Пруткова, секретар директора філії ВДТРК ДТРК "Перм":

За час моєї роботи у ДТРК "Перм" система електронного документообігу кілька разів модернізувалася. 1999 р. головний інженер нашого підприємства написав програму електронного документообігу "4D". У неї входили основні функції, необхідні лише реєстрації документів (вхідні, вихідні, контроль). За кілька років програма застаріла і секретар вів документообіг на паперових носіях (грубо кажучи, по-старому - у журналі обліку). У 2008 р. тим же головним інженером було написано нову програму "EIS-Dok". В даний час ця програма вдосконалюється, планується довести її до рівня інформаційної системи підприємства, до якої входитиме не лише звичайна реєстрація документації, а й інші бази даних, наприклад, база обліку договорів. Ця система буде інтелектуальною власністю підприємства. Може виникнути резонне питання: навіщо намагатися писати програму, коли можна купити готову? Відповім: мені як секретареві та людині, безпосередньо пов'язаній з роботою в даній програмі, дуже зручний безпосередній зв'язок з людиною, яка її створила. Якщо щось вилетіло з ладу або у мене з'явилися пропозиції щодо зміни програми, щоб вона стала ефективнішою, я можу до нього звернутися. По-друге, ми будуємо її так, як зручно нашому підприємству, під себе, під якісь особливості нашої роботи, будь-коли можемо внести зміни! Ну а якщо на підприємстві немає таких фахівців, які могли б написати свою унікальну програму, категорично рекомендую купувати готові!

Що стосується мінусів електронного документообігу, то тут можна відзначити наступний момент: у разі перебоїв з електроживленням можливі збої в нашій роботі і, як наслідок, невиконання будь-яких зобов'язань (припустимо, надсилання листа), проте на цей випадок мають бути енергозберігаючі пристрої. І взагалі, наука не стоїть на місці, я думаю, можливо, вже через пару років в умовах всесвітнього прогресу ми дивитимемося на нашу сьогоднішню програму (не дописану, щоправда, до кінця), як на Windows-95!

Яка роль секретаря та помічника керівника при впровадженні електронного документообігу?

Марина Тарасова:

Роль секретаря та помічника керівника при впровадженні електронного документообігу важко переоцінити. Найчастіше це молоді люди, що думають, тому вони першими підхоплюють ініціативу, із задоволенням стають новаторами, підтримують будь-які починання, генерують масу зустрічних пропозицій.

Введення СЕД в експлуатацію дозволяє майже повністю відмовитись від послуг внутрішніх кур'єрів. Потік документів перерозподіляється у підрозділі, відповідальному за діловодство, та спрямовується у відповідні приймальні. Секретар чи помічник керівника переглядають пошту та приймають рішення щодо подальшої долі отриманих документів. Особливо важливі документи, які потребують тієї чи іншої участі керівника, перенаправляються йому для ознайомлення, узгодження, затвердження, підписання. Частину документів (зазвичай це документи, що стоять на потоці), відповідно до делегованих повноважень, секретар чи помічник направляють до підвідомчих структурних підрозділів, попередньо внісши до реєстраційних карток шаблонні візи від імені керівника ("на виконання", "для відповіді", "для відомості" тощо. п.).

Секретарю або помічнику керівника можна делегувати також повноваження щодо аналізу виконавчої дисципліни, відстеження строків виконання документів; пошуку та збору необхідної інформації; підготовці довідкових та аналітичних матеріалів; створення, розсилання та контролю виконання доручень керівництва.

Крім того, на практиці багато керівників наділяють помічників чи секретарів правом електронного підпису.

Юлія Єрємєєва:

Якщо секретар/помічник керівника чудово розуміється на ДОП, він може взяти участь у написанні ТЗ. Загалом його роль невелика.

Ганна Васильєва:

Секретар мобільно готує всю цікаву інформацію для керівника, будучи при цьому не просто секретарем, а незамінним співробітником керівника.

Світлана Дьячкова:

При впровадженні електронного документообігу роль секретаря є радше консультаційною і не всім видно. Зазвичай співробітникам пояснюється, які документи закачати в шаблони, які терміни виконання документів призначити, які служби внести до бази тощо. буд. За безпосередньої експлуатації програми роль особистого помічника очевидніша: від складання документа до контролю над його виконанням.

Що ви змінили б, якби почали впроваджувати електронний документообіг завтра?

Марина Тарасова:

Серйозніше б поставилася до питань планування та прогнозування застосування СЕД. Намагалася б точніше розрахувати можливості збільшення обсягів документообігу з перспективою років на 10 уперед; довести нагальну необхідність придбання настільки потужного сервера, наскільки це можливо. Розрахувала б трудовитрати, людино-годинник тощо, спробувала б переконати керівництво у необхідності оперативно реагувати на необхідність кадрових змін у зв'язку зі змінами обсягів документообігу не лише у бік скорочення штатів, а й у бік збільшення. На жаль, якщо щодо першого на практиці реакції довго чекати не доводиться, то з другим – складніше.

Юлія Єрємєєва:

Якщо чесно, то я намагалася б відмовити керівництво від цієї ідеї. Сучасні системи СЕД ще дуже сирі. Їх розробки, схоже, проводяться без участі діловодів.

Ганна Васильєва:

Я прискорила б процес впровадження і провела навчання прямо на робочих місцях, що заощадило б час і кошти на навчання персоналу. Всім минулим видавався б сертифікат.

Світлана Дьячкова:

Якщо говорити про наш досвід, то хотілося б зробити не поетапне введення системи у всіх наших дочірніх компаніях, а одночасне розгортання системи по всій корпорації. Однак, враховуючи специфіку кожної нашої ДК і необхідність такого підходу великих одноразових вкладень сил і коштів, такий варіант був би неможливий.

Примітка. Анонімна думка щодо впровадження електронного документообігу:

"Проблема одна - бюрократія, документообіг йде паралельно із паперовими носіями..."

Підписано до друку

• Корпоративна культура

Ключові слова:

1 -1

інформаційний комп'ютерний мережу електронний документ

Хоч би як сперечалися оптимісти та скептики щодо електронних документів, проте ніхто вже не заперечує той факт, що переважна більшість офісних документів створюється в комп'ютерах. Причини такої беззаперечної перемоги інформаційних технологій цілком зрозумілі:

• - електронні документи легко створювати, редагувати, розмножувати, розповсюджувати та пересилати;
• - стало набагато легше шукати необхідну інформацію, а контекстний пошук дає можливості, про які при веденні паперового діловодства можна було лише мріяти;
• - простіше та з меншими зусиллями вирішуються питання резервування інформації та документів, створення страхових фондів тощо;
• - у діловій діяльності та в державному управлінні електронні документи, при грамотному їх використанні, дозволяють прискорити прийняття рішень та підвищити їхню якість.

Широке поширення електронних систем підготовки та управління паперовими документами поступово призводить до стирання межі між електронними та неелектронними документами. У ряді законів та стандартів різних країн світу роздруківка, наприклад, визначається як форма подання електронного документа на паперовому носії.

У нормативних документах наших органів державної влади також з'являються такі формулювання:

Положення про вимоги до здійснення діяльності учасників фінансових ринків при використанні електронних документів (утв. Наказом Федеральної служби з фінансових ринків від 08.12.2005 N 05-77/пз-н):

"...документ в електронній формі та (або) його копію на паперовому носії, засвідчену в установленому порядку...".

Положення про порядок визнання осіб кваліфікованими інвесторами (утв. наказом Федеральної служби з фінансових ринків від 18.03.2008 N 08-12/пз-н):

"4.7. Особа, яка здійснює визнання кваліфікованим інвестором, зобов'язана на вимогу ФСФР Росії та відповідно до зазначеної вимоги подати реєстр в електронній формі та (або) його копію на паперовому носії, завірену в установленому порядку".

Проте електронні документи, як і будь-яка технологія, мають свої недоліки, які доводиться брати до уваги:

• - швидке моральне старіння технологій, що змушує організації постійно вдосконалювати використовувані методи роботи, регулярно переміщати документи та інформацію з одних систем до інших, проводити їх міграцію зі застарілих носіїв та форматів на нові;
• - короткий термін служби носіїв інформації та їх різноманіття, що призводить до досить частого їхнього оновлення, що вимагає від організації постійного контролю за збереженням інформації;
• - невирішені юридичні проблеми та насамперед питання про законодавче визнання юридичної сили електронних документів, що реально використовуються;
• - складність як забезпечення безпеки, а й знищення електронних документів проти паперовими документами;
• - необхідність використання висококваліфікованого персоналу, зарплата якого автоматично збільшує витрати на управління документами та інформацією.

Крім того, абсолютно відмовитися від паперу та інших аналогових носіїв інформації зараз неможливо з цілого ряду причин:

• - насамперед це існуючі вимоги законодавства та нормативних актів щодо оформлення низки документів на папері. Це в першу чергу стосується найбільш значущих у діловій діяльності документів, таких як статутні документи, документи на власність, ліцензії тощо;
• - хоч би скільки ми говорили про переваги електронних документів, слід враховувати і те, що багатьом керівникам і фахівцям при прийнятті відповідальних рішень зручніше працювати з папером;
• - не менш важливим є те, що за кілька століть склалася налагоджена технологія створення, обробки, довготривалого зберігання та знищення документів на паперових носіях, існує як повноцінна законодавчо-нормативна база, так і методичні розробки та рекомендації, які можна використовувати в практичній роботі;
• - для роботи з папером та мікроплівкою не потрібно жодних спеціальних технічних засобів, що робить ці види носіїв кращими для зберігання дублікатів або копій тих документів, які можуть терміново знадобитися у разі різноманітних надзвичайних подій та катастроф, коли електронні документи можуть виявитися недоступними.

Незважаючи на те, що повністю відмовлятися від паперових документів світова спільнота поки не готова, все частіше дають про себе знати їхні недоліки, які посилюються внаслідок постійно зростаючих вимог до швидкості обробки інформації та прийняття рішень: - низька швидкість створення, обробки та передачі документів та інформації на паперові носії гірше несумісні з потребами ділової діяльності та державного управління, в яких все активніше використовуються інформаційні технології. Документувати "електронну" діяльність лише на папері практично неможливо;

• - набагато складніше та повільніше йде пошук інформації у паперових документах, що вкрай незручно під час оперативної роботи;
• - для зберігання паперових документів потрібні значні площі, що вимагає витрат, що постійно збільшуються, на оренду або придбання приміщень, їх обладнання та на збільшення чисельності персоналу, який обслуговує ці сховища;
• - Управління паперовими документами (включаючи управління доступом до них) зазвичай йде на рівні справ, що все частіше виявляється недостатнім як при вирішенні завдань основної ділової діяльності, так і при забезпеченні інформаційної безпеки.

Плюси та мінуси використання електронного документообігу

підписання договору шляхом застосування електронної пошти визнаватиметься нарівні зі звичайними листами, телеграмами, телексами, телефаксами та ін.

Зміни Цивільного кодексу РФ поки що перебуває у стадії розгляду, а податкові органи вже готові отримувати від електронні документи. Як бухгалтерське, і податкове законодавство не забороняє використання електронних первинних документів:

• чинний нині Федеральний закон від 21.11.96 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» немає обмежень відображення операцій з електронному документу;
• у новому законі з бухгалтерського обліку від 6.12.11 р. № 402-ФЗ, який набирає чинності з наступного року, міститься пряма вказівка ​​на можливість відображення господарських операцій на підставі паперових та електронних документів.

Однак практика, яка ще тільки почала формуватися, показує, що до «народного» обміну рахунками-фактурами та іншими первинними документами ще далеко.

Загалом, звісно, ​​тішить те, що нормативна правова база для юридично значущого електронного документообігу, включаючи обмін електронними рахунками-фактурами, сформована, успішно проведена. А тому в багатьох особливо великих підприємствах та організаціях починають серйозно замислюватися про перехід на безпаперовий документообіг.

Скрізь є свої плюси та мінуси. Наприклад, той, хто використовує програму «1С», може дозволити собі вже сьогодні надіслати електронний документ натисканням однієї кнопки за умови, що:

по-друге, на деякі первинні документи законодавець встановив свої жорсткі формати, наприклад, на формат рахунку-фактури (наказ Федеральної податкової служби від 5.03.12 р. № ММВ-7-6/138@ «Про затвердження форматів рахунку-фактури, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книги покупок та книги продажів, додаткових аркушів книги покупок та книги продажів в електронному вигляді»). На інші лише рекомендовані з метою надання платникам податків можливості реалізувати права на направлення на вимогу податкового органу первинних документів. Йдеться про рекомендовані формати накладної ТОРГ-12, акт приймання-здачі робіт (послуг) (наказ Федеральної податкової служби від 21.03.12 р. № ММВ-7-6/172@ «Про затвердження форматів первинних облікових документів»).

Таким чином, у списку рекомендованих форматів на документи, які податкова служба може приймати в електронному вигляді, відсутні форми акта приймання виконаних підрядних будівельно-монтажних робіт (КС-2), актів звірок взаємозаліків тощо. До того ж, багато організацій використовують перероблені форми документів. В результаті такого підходу кількість прихильників електронного документообігу буде мінімальною, тому що за формою КС-2 – дуже затребуваний документ. Вихід, звичайно, знайдеться і для будівельних організацій: у договорі можна вказати, що проміжні розрахунки здійснюються за актом довільної форми (у форматі, затвердженому як рекомендований ФНП Росії), а остаточний розрахунок – формою КС-2. Останній буде представлятися у паперовому вигляді доти, доки не буде затверджено його електронний формат.

Зважаючи на те, що документи зручніше передавати комплектом, ніж окремо по одному (наприклад, рахунок-фактуру електронним шляхом, акт у паперовому вигляді), то доречно використовувати форми, що рекомендуються податковими органами.

Винятки, звичайно ж, будуть. Так, наприклад, товарно-транспортну накладну ні сьогодні, ні завтра передати в електронному форматі не вийде, оскільки в ній мають бути підписи трьох сторін – замовника, перевізника та одержувача товарів.

Напевно, у багатьох виникне бажання про всяк випадок зробити паперові варіанти – дублікати електронних документів з підписами та печатками. Запасний варіант, звичайно, не зашкодить, аби одну й ту саму суму двічі не відобразити в обліку.

Розглянемо питання про дату отримання рахунку-фактури, від якої залежить момент застосування відрахування з ПДВ у покупця.

Щодо паперового варіанта основного документа з ПДВ – рахунки-фактури – можуть розглядатися такі дати:

• дата на рахунку-фактурі. Якщо рахунки надходять поштою, настав кінець кварталу і платнику податків відобразити відрахування у цьому кварталі, то конверт можна відправити до макулатури, а рахунок-фактури – до книги отриманих рахунків-фактур і відповідно до книги покупок. З іншими документами працювати простіше, оскільки їх не треба фіксувати у будь-яких контрольованих книгах та журналах;
• дата на поштовому штемпелі – цей варіант дуже зручний, коли відрахування з ПДВ може «зіпсувати» картину за звітний період, оскільки податкова служба часто заперечує можливість «грати» датами рахунків-фактур між податковими періодами;
• дата на розписці кур'єра – це простіше, і складніше одночасно. З одного боку, в межах одного-двох днів можна домовитися про фіксування зручної дати, наприклад, у разі доставки наприкінці або за межами робочого дня. З іншого боку, дату розписки в односторонньому порядку, як і у випадку з поштовою доставкою, не зміниш.

Стосовно електронного варіанта будь-яких первинних документів розглядається лише одна дата – отримання повідомлення від покупця. Це справді може виявитися проблематичним у зв'язку з тим, що на практиці нерідко виникає потреба з якихось причин замінити документ.

При паперовому документообігу на прохання покупця чи постачальника замінити документи можна майже завжди заднім числом. Що стосується виставлення електронного рахунки-фактури, що проходить через оператора, тобто. через третю особу, таке просто неможливо. Звичайно, можна рахунок-фактуру сформувати і навіть надіслати його електронною поштою клієнту, але оператор рахунок-фактуру від 27 червня не пропустить ні 5 липня, ні навіть 28 червня.

Це треба мати на увазі тим організаціям, які надають так звані послуги або постачання, і виставляють один документ на кілька поставок відразу. До таких відносяться послуги зв'язку, інтернету, відпустка хлібобулочних та молочних виробів. Навіть за електронного способу виписки документів з відвантаження виставити їх велику кількість контрагентів навряд чи вдасться. Тому одному покупцю надходження за місяць «закриються» останньою датою, іншому – через 3–5 днів після закінчення місяця, а ось попереднього закриття (за 3–5 днів до закінчення місяця), як це робиться при паперовому документообігу, оператор не повинен пропустити .

Іншими словами, якщо в електронному рахунку-фактурі організація напише, що рахунок виставляється за послуги, надані у червні поточного року, то рахунок-фактура має бути датований лише 29 червня (або 30 червня, якщо цей день в організації був робочим днем) або 2 -3 липня 2012 р.

На практиці можуть виникати такі ситуації:

• наприкінці кварталу покупець, швидше за все, не отримає рахунок-фактуру через вихідні дні, а він йому дуже потрібен. Щоб не втрачати добрих стосунків, постачальник готовий, звісно, ​​зробити для нього все. Тоді, незважаючи на наявність угоди про обмін документів електронним шляхом, постачальник має повне право виставити рахунок-фактуру у паперовому вигляді. І тут електронний дублікат не направляється;
• рахунок-фактура відправлено, але покупець помітив неточність, і рахунок повернули постачальнику на доопрацювання. У книзі продажів цей рахунок-фактура вже зареєстровано того дня, коли його було відправлено оператору.

До рахунків-фактур, складених починаючи з дати набрання чинності постановою Уряду Російської Федерації від 26.12.11 р. № 1137, виправлення вносяться продавцем (у тому числі за наявності повідомлень, складених покупцями про уточнення рахунку-фактури в електронному вигляді) шляхом формування нових екземплярів рахунків-фактур. У новому примірнику не допускається зміна показників, зазначених у рядку 1 рахунку-фактури (дата/номер), складеного до внесення до нього виправлень, та заповнюється рядок 1а, де вказується порядковий номер виправлення та дата виправлення. Таким чином, у книзі продаж фіксується і колишній, і новий екземпляри рахунка-фактури (п. 7 постанови № 1137).

Щодо книги покупок такі дії не передбачено. Іншими словами, у разі отримання повторного рахунку-фактури у покупця буде зареєстровано лише другий, останній екземпляр рахунка-фактури.

Для контролю за поточними діями (своїх оператора/контрагента) у програмі списку рахунків-фактур буде задіяно дві колонки, в яких відображається зведений стан електронного документообігу за документами інформаційної бази: у першій колонці – стан документообігу з боку організації (все виконано/ на підписі/ потрібні дії/очікувати), у другій – стан з боку контрагента та оператора електронного документообігу. Бухгалтер завжди побачить, що слід робити, або просто почекати.

У разі виставлення електронних рахунків-фактур книга покупок дублюватиме журнал обліку отриманих рахунків-фактур, які можуть надсилатися одночасно у паперовій та електронній формах (порядкові номери заповнюються автоматично). Стосовно книги продажів ситуація може бути іншою. Так, у журналі виставлених рахунків-фактур до відправки рахунку-фактури оператору-покупцю та отримання підтвердження від оператора або повідомлення від покупця може не бути записів, а в книзі продажів зазначена сума відповідно до бухгалтерського запису: Д-т 62, К-т 90, згідно з якою і формується рахунок-фактура на відвантаження.

У зв'язку з цим у декларації з ПДВ обороти за рахунком 68, субрахунок «ПДВ», слід зіставляти з книгою продажів, а дебетові – з журналом обліку отриманих рахунків-фактур;

3) первинні документи сформовані, відправлені, а завантажити показники у свою програму покупець не може: загальна сума поставки, сума ПДВ є, а асортимент, поданий у документах, не зчитується. Це можливо, оскільки у постачальника товар може бути названий картоплею, а покупець – картопля. Що робити?

У цьому випадку слід синхронізувати наведені найменування для вибору аналогічної позиції в документації постачальника, що повинно бути передбачено програмою.

Насамкінець зазначимо, що перехід до електронного документообігу – данина часу з метою гармонізації національних законодавства щодо електронних рахунків-фактур. Так, Євросоюз займався питаннями використання електронних рахунків-фактур майже десять років. Тому тим організаціям, які працюють на світових ринках, так чи інакше доведеться пристосуватися до нових умов і, сподіваємось, лише тимчасових незручностей.