Оформлення журналу ордера за рахунком 01. Заповнення журналів-ордерів (бланки та зразки). Формування відомості за рахунком за допомогою звіту "Обороти рахунку"

Щоб забезпечити виконання однієї з найважливіших та основних функцій бухгалтерського обліку, тобто контролю за ефективним використанням як виробничих, так і невиробничих засобів та ресурсів, необхідні певні системи, повноваження яких закріплені на законодавчому рівні.

Журнально-ордерна форма є найбільш прийнятноюдля організації з будь-якою сферою діяльності, саме тому вона має найбільш широке поширення.

На підтвердження цього факту можна сказати, що всі основні автоматизовані системи бухгалтерського обліку працюють за цим принципом, тобто ґрунтуються саме на журнально-ордерній формі.

У цій формі органічно поєднуються систематичний, хронологічний, аналітичний та синтетичний обліки. Навіщо бухгалтери користуються цією сукупністю?

Подібний взаємозв'язок можна наочно уявити в наступному вигляді:

1. Аналітичний облікпровадиться тільки тими підрозділами, які відповідальні за прийом та зберігання товарно-матеріальних цінностей, а також виплату зарплати та різних посібників співробітникам. здійснюють даний вид обліку у грошовому, а також кількісному значенні.
2. Синтетичний облікздійснюється лише у фінансовому відділі компанії. Його відмінною особливістю є те, що він набуває вигляду виключно грошового вираження.
3. Хронологічний облікнеобхідний оформлення виконаних господарських операцій як записів з додатком підтверджуючих документів.
4. Систематичний облікнеобхідний оформлення виконаних господарських операцій, які різняться за своїм економічним змістом.

Якщо введення даних було здійснено абсолютно коректно, то підсумкові цифри будь-якого виду записів повинні збігатися. Така рівність дозволяє керівнику компанії оцінити дійсну ситуацію з урахуванням усіх окремих рахунків організації.

Обліковими регістрами називають певні журнали-ордери, позначки в яких робляться виключно відповідно до хронологічних рамок. Дані записи оформляються як будь-яких господарських операцій, у своїй пов'язані і з синтетичними, і з аналітичним способом ведення обліку.

Дана форма передбачає заповнення спеціальних журналів-ордерів, які з'явилися в результаті реєстрації позначок, в основі яких лежить кредитово-дебетовий принцип, коли одночасно проводиться оформлення як кредиту за єдиним рахунком, так і дебету того самого рахунку.

Таким чином, підсумкову суму за господарськими операціями можна записувати лише один раз, причому жодні повторення не допускаються. Записи в журнально-ордерній формі робляться, ґрунтуючись лише на первинних прибуткових документах.

Будь-який журнал-ордер дозволено відкриватися лише на один місяць, тому для зручнішого їх ведення та заповнення бухгалтеру, якого призначили відповідальним за його заповнення, можна розділити всі облікові регістри за видами та категоріями кореспондуючих рахунків за допомогою кількох зошитів або відповідних книг для нотаток.

Позначки та записи можна вносити протягом звітного місяця, при цьому це дозволяється робити безпосередньо в обліковому регістрі, так і в певних допоміжних відомостях за допомогою підсумовування. Останнє виконується лише тоді, коли є дуже багато схожих один на одного рахунків на малі суми. У вигляді подібних допоміжних відомостей часто використовують такі документи для звітування в журнально-ордерній формі:

• спеціальні відомості, що становлять базу для журнально-ордерної системи;
• певні аркуші, що служать для розшифрування інформації;
• будь-які види з фінансової та виробничої частин;
• будь-яка таблична форма.

Переносити відомості з усіх відомостей можна без перешкод у будь-який момент, оскільки спеціальний час не встановлений, наприклад, щотижня, лише в останніх числах місяця тощо. Коли звітний місяць добігає кінця, всі підсумкові суми, відображені в журналі-ордері, переносяться на наступну звітну документацію, тобто в обліковий регістр, який прийнято називати Головною книгою.

Журнали-ордери ведуться для того, щоб правильно виводити сальдо, що заноситься до компанії.

Головною книгою називають узагальнюючий регістр, що є частиною журнально-ордерної форми. Вона триває протягом одного року. Її головним призначенням виступає контроль за всіма коштами, що знаходяться у звітних документах.

Крім того, важливо аналізувати шляхи їхнього звернення, наприклад, у різних кореспондентських рахунках. Для кожного окремого рахунку необхідно заводити певну сторінку, при цьому для кожного місяця виділяють відповідний рядок у розділах.

Книга ведеться для того, щоб здійснювати підрахунки за всіма підсумковими річними рядками з кожним окремим рахунком і для порівняння кредитово-дебетових оборотів. Коректне ведення необхідної документації у журнально-ордерній формі передбачає рівність підсумкових сум кредитових оборотів та підсумкових сум дебетових оборотів.

Якщо абсолютну рівність не досягнуто, то цілком очевидно, що якийсь обліковий регістр був заповнений неправильно. Тому перед бухгалтером стоїть завдання виявити цю помилку. Після проведення аналізу отриманої після перевірки інформації необхідно скласти оборотну відомість та .

Міністерство фінансів встановило та рекомендувало свій перелік певних типових звітних форм для будь-якого виду облікових регістрів у спеціальній постанові, проте, незважаючи на це, компанія має право на розробку власних форм для того, щоб здійснити більш широкий контроль та ретельний аналіз отриманої інформації. Звісно, ​​жодних значних змін не допускаються.

Головна і найбільш значуща перевага даної системи полягає в тому, що вона передбачає максимальну прозорість у відображенні всієї необхідної інформації, а також спосіб її ведення відрізняється зрозумілістю, що дозволяє робити точний та ретельний аналіз первинної документації.

Який наказ покладено в основу

У пункті 19 Положення, що регулює ведення бухгалтерського обліку, і навіть надання бухгалтерських звітностей Російської Федерації, сказано, що це форми для облікових регістрів затверджуються Міністерством фінансів. Це положення є частиною Наказу №34н, що набрав чинності 29 липня 1998 року.

Лист №59 було випущено 24 липня 1992 року. У ньому містяться рекомендації щодо ведення журнально-ордерного обліку, яка по праву вважається найбільш поширеною у Росії. Крім того, вона була реалізована у багатьох бухгалтерських програмах.

До ознак журнально-ордерної системи належать такі принципи, як:

• журнали-ордери заповнюються суворо у порядку, у якому було здійснено реєстрацію операцій на кредитному рахунку, а кореспонденції враховуються дебетуемые рахунки;
• синтетичний та аналітичний облік бухгалтерам необхідно поєднувати в єдиному регістрі;
• будь-яку господарську операцію відображають у бухобліку за показниками, необхідними для здійснення контролю, а також ведення звітів;
• фінансово та методологічно пов'язані рахунки мають бути об'єднані в один журнал-ордер;
• часто застосовують щомісячний журнал-ордер.

Переваги і недоліки

До головних та безперечних переваг журнально-ордерної системи для обліку відносять такі:

• можливість поєднання синтетичного, а також аналітичного обліків у єдине ціле; це означає, що рахунки в аналітичному обліку поєднуються з рахунками в синтетичному, тим самим виключається необхідність застосування різних проміжних регістрів;
• зменшення кількості та обсягів записів, тобто облікові регістри та Головна книга будуються максимально раціонально із застосуванням об'єднання синтетичного та аналітичного обліків у єдиному регістрі, що прискорює документообіг;
• регістри підпорядковуються певним вимогам до звітностей, а також контролю та аналізу; з цього випливає, що інформація, що накопичується в розрізах, які необхідні для ведення звітностей, виключає вибірку відомостей в останні дні звітного періоду;
• передбачено можливість для широкого впровадження в роботу обчислювальних машин;
• більш ефективно розподіляються обов'язки між відповідальними за це працівниками;
• дотримання певного графіка роботи;
• підвищення ефективності та техніки, що використовується для складання звіту.

Важливо враховувати, що журнально-ордерна система не має в своєму розпорядженні перспектив для подальшого свого розвитку, оскільки вона передбачає використання ручної праці співробітників.

Недоліками журнально-ордерної системи є можливі труднощі під час побудови певних облікових регістрів, які орієнтуються виключно ручне внесення інформації та цим ускладнюють механізацію обліку. Крім того, деякі регістри не пов'язані між собою.

Як відбувається складання журналів-ордерів та головної книги, можна дізнатися з цієї статті.

Журнально-ордерна система ведення бухобліку – класична форма обліку, коли він інформація первинних документів систематизується у спеціальних регістрах - журналах-ордерах, щомісячно фіксують всі операції, здійснювані фірмою.

Кожен журнал ордер призначається відображення вироблених операцій із кредиту однієї чи кількох економічно подібних, тому об'єднаних щодо одного регістрі, синтетичних рахунків. У формі відведено розділ чи окрема графа кожному за рахунки. Журнали-ордери за рахунками, які вимагають ведення аналітичного обліку разом із записами по кредиту рахунків, мають два розділи: основний (власне журнал-ордер) - для записів за кредитом рахунки, і додатковий (відомість до журналу-ордеру) - для фіксації необхідної аналітики. Дебетові обороти по рахунку записуються в інших журналах-ордерах поряд з рахунками, що кореспондуються, по кредиту, забезпечуючи основний принцип бухгалтерської науки - подвійний запис за рахунками. кореспондуються рахунків. У відомостях докладні аналітичні показники за рахунками групують, а потім переносять їх результати до журналів-ордерів. Після закінчення місяця та після внесення всіх проводок до журналів-ордерів проводиться підсумовування даних по горизонталі та вертикалі, підсумки яких мають збігатися.

Підсумкова інформація по рахунках з журналів-ордерів (початкові та кінцеві сальдо) переносяться до головної книги, яка є основою для складання балансу підприємства. Систематизація бухгалтерських відомостей та чітка хронологія записів – принципи побудови цих облікових регістрів. Використання журнально-ордерної системи суттєво спрощує трудомістку облікову роботу, полегшуючи формування фінансової звітності та контролюючи її грамотне складання. Розглянемо, які журнали-ордери застосовують у російських компаніях.

Журнал ордер 1

Журнал ордер номер 1 по к-ту рахунки 50 «Каса» заповнюється з урахуванням касових звітів із доданими до них первинними документами – ПКО і РКО . Журнал ордер 1, завантажити бланк (word) якого можна нижче – один із найпоширеніших документів та необхідний для контролю використання готівки. Кредитове сальдо за рахунком формують усі виплати з каси, дебетове – одержані кошти. Підсумковий рядок інформує про суми рахунків, на які були видані гроші з каси: у прикладі на виплату зарплати 108652 руб. (Д 70), підзвітних сум 72000 руб. (Д71) та ін. Часто в цьому регістрі для зручності виводять залишок грошей на звітну дату, звіряючи згодом із даними звіту касира.

Журнал-ордер №1 за кредитом рах. 50 "Каса" з 01.01.2016 по 31.01.2016 до дебету рах.
с-до на 01.01.2016 98300
					с-до на 01.02.2016

Дебетове сальдо, тобто прихід по касі фіксують у відомості з рах. 50 до ж/о 1. Журнал ордер 1 та відомість 1 , зразки заповнення яких представлені у статті, систематизують усі операції з каси компанії протягом місяця.

Відомість до ж/о № 1 за дебетом рах. 50
			Перш. док-т	Проведення	сума, руб.
		Отримано виторг за реалізовані ОС
		Отримано оплату за довгострокові цінні папери
		Отримано ДС на виплату з/плати
		Отримано оплату за надані послуги
		Отримано виторг за реалізовану продукцію

Журнал ордер 2

Журнал ордер 2 враховує операції, що відображаються у кредиті рах. 51. Записи заносять виходячи з виписок банку та додатків до них – платіжним дорученням, акредитивам та інших. На обороті ж/о 2 у відомості збирається інформація з дебету сч. 51, тобто за надходженнями на рахунок. Журнал ордер 2 (завантажити бланк можна нижче ) , Заповнюється за тим же принципом, що і журнал ордер 1.

Розглянемо приклад:

Журнал-ордер №1 за кредитом рах. 51 з 01.01.2016 по 31.01.2016 у дебет рахунків
Д с-до на 01.01.2016 100000
						с-до на 01.02.2016 158300

Журнали ордери 3, 4, 5

При веденні операцій із рахунками 54, 55, 56, які враховують капітальні витрати, спеціальні рахунки та інші кошти, передбачено ведення такого регістру, як журнал ордер 3.

Журнал ордер 4 передбачений для фіксації операцій із кредитів і позиках по сч. 66 та 67. Журнал ордер 5 рідко використовується російськими підприємствами, оскільки заліки взаємних вимог між дебіторами та кредиторами сьогодні вважають винятковою операцією. Проте регістр такий існує і застосовується за необхідності.

Журнал ордер 6

Розрахунки з поставлених МПЗ та наданих послуг відображаються в журналі ордері 6 – комбінованому регістрі, що фіксує надходження товарів та послуг та подальші розрахунки за них.

Журнал ордер 6 (зразок заповнення додається) ведеться за рах. 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» у розрізі кожного контрагента.

Постачальник	Рахунок	З К/та рах. 60 у Д/т рахунків				С-до початку м-ца		Оплачено		с-до на кінець м-ця
								К/т 51	К/т 91
ТОВ "Темп"	№100458 від 18.01.2016
	№000145 від 05.01.2016

Журнал ордер 7

Журнал ордер 7 здійснює облік виданих підзвітних сум у межах кожної відповідальної особи. Журнал ордер 7, бланк якого поєднує синтетичний облік з аналітичною інформацією, зручний для контролю своєчасної подання авансових звітів співробітників.

Представляємо журнал ордер 7: зразок заповнення

			Залишок початку м-ца		Видано під звіт			за авансовим звітом
								дата пред'явлення	затверджена сума видатків
		Іванов І.І.

З к/та рах. 71 у д/т рахунків			відшкодовано перевитрату співробітнику		утримані невикористані суми

Журнал ордер 7, завантажити бланк якого можна нижче, відображає всі підзвітні суми і перехідні залишки коштів.

Журнал ордер 8

Облік розрахунків із кредиторами та дебіторами здійснюється за рахунками 62, 68, 73, 75, у журналі ордері 8. Усі значення за цими рахунками узагальнюються у цьому регістрі, відзначаючи отримані аванси та оплату, що надходить від контрагентів.

Журнал ордер 10

Журнал ордер 10 (зразок заповнення трохи нижче) призначений для обліку витрат на виробництво. У регістр надходить вся інформація з рахунків 02, 04, 05, 10, 11, 15 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 68, 69, 70, 76, 94 97.

У Д/т рахунків	Обороти за кореспондуючими рахунками

Велика кількість відомостей, що відображаються в цьому регістрі, робить його найінформативнішим. Підставами для заповнення є безліч форм – виробничих звітів та зведених відомостей, що формують журнал ордер 10. Бланк завантажити можна нижче.

Журнал ордер 11

Цей обліковий регістр – журнал ордер 11, необхідний обліку відвантаження, реалізації продукції, і заповнюється з урахуванням допоміжних відомостей № 15 і 16, де відбиваються застосовувані відповідно до облікової політики ціни на МПЗ – фактичні чи облікові.

Журнал ордер 12

Систематизуючи відомості про зміни в резервному, додатковому чи статутному капіталі компанії, а також на рахунках цільових надходжень та нерозподіленого прибутку, цей обліковий регістр базується на даних бухгалтерських довідок, банківських виписок, касових звітів. Акумульовані в розшифровці з різних регістрів дебетові обороти вносяться до журналу ордер 12. Завантажити Бланк можна нижче.

Журнал ордер 13

Облік основних засобів та НМА відображає журнал ордер 13. Підставою для його заповнення є розрахунки зносу, довідки, акти вибуття. Журнал ордер 13 – зразок заповнення:

Журнал-ордер №13 за кредитом рах. 01 у дебет рахунків

Журнал ордер 15

Облік використання прибутків і доходів майбутніх періодів за рахунками 84, 91, , 99 ведеться у журналі ордері 15 (бланк завантажити можна нижче). Обороти до регістру заносяться за звітний місяць у розрізі статей аналітичного обліку та наростаючим підсумком з початку року. Після закінчення звітного періоду підсумкові значення журналу ордери стають основою складання річного фінансового звіту.

Журнал ордер 16

Облік капвкладень за рахунками 07, 08, 11 здійснюють у журналі ордері 16. Кредитові обороти цих рахунків записуються місячними підсумками за інформацією аналітичних відомостей та первинних документів, представляючи дані про кожен об'єкт, об'єднані в регістрі.

Зауважимо, що автоматизація бухобліку скасувала ведення самостійних форм журналів ордерів. При відповідних налаштуваннях програми цей регістр формується автоматично під час рознесення первинних документів.

Компанія повинна оформлювати операції з готівкою по касі первинними документами, відповідно до Порядку ведення операцій з каси. Раніше для їхнього обліку та угруповання застосовувалися ще й спеціальні регістри – журнали-ордери №1, а також відомість №1 до нього. В даний час дані документи використовуються в спеціалізованих програмах як один із видів звіту при вибірці.

Журнал ордер 1 застосовувався раніше при однойменній формі обліку. На основі її побудовані наразі програми з бухгалтерського обліку. Вони всі журнали ордера заповнюються автоматично, після оформлення первинної документації.

Тільки на малих підприємствах ще збереглася дана форма обліку, коли суми за первинними документами потрібно розносити у спеціальних таблицях. Однак, і тут досить рідко зараз можна зустріти заповнення журналу ордера вручну.

Головна його перевага полягає у можливості групувати документи одночасно в хронологічному порядку та за рахунками бухгалтерського обліку, тобто за напрямами витрачання коштів. А побудова її за принципом шахової відомості, значення підсумку по стовпцях дорівнює загальному підсумку рядків, надає можливість додатково здійснювати контроль за правильністю рознесення документів у Головній книзі.

Журналордер № 1 і відомість щодо нього нині є обов'язковими до заповнення. Їх складають як один з видів зведених звітів для контролю та отримання інформації в розрізі використання готівки.

Крім того, існують різновиди цього регістру підприємств різних галузей. У будівництві оформляється - журнал-ордер 1с, у збутових та постачальницьких фірмах - журнал-ордер 1сн.

Порядок застосування журналу

Журнал-ордер оформляється виходячи з даних із видаткових касових ордерів, платіжних відомостей чи звітів касира. Він може складатися нині за будь-який період - день, тиждень, декаду, місяць. На великих підприємствах із великою кількістю документів щодо каси його оформляють за один або кілька днів. Журнал-ордер №1 служить лише відображення операцій із кредиту сч. 50 Каса, для аналітики з дебету використовується відомість №1.

Касовий документ або звіт касира відображаються у шахівництві. Якщо регістр складається протягом дня, по горизонталі вказується номер у порядку, інакше дата оформлення первинних документів. Суми розподіляються у стовпцях відповідно до рахунків обліку, зазначених у них.

Під час закриття журналу-ордера підраховуються підсумки за кожним рядком та графою. Сума має зійтись «на кут». Після цього виводиться залишок по касі (сальдо) наприкінці періоду.

Даний регістр після оформлення (роздруківки) підшивається разом із первинними документами, які у ньому відображені.

Залишки певні дати у ньому мають збігатися з сальдо у звітах касира, а разом - з оборотом за кредитом сч. 50 у Головній книзі за відповідний період.

Зразок заповнення журналу-ордера №1

У правильній частині документа вказується назва фірми, її реєстраційні номери, адреса.

Нижче заповнюється «Журнал-ордер №1» і якщо він формується за кілька днів, то вказується дата початку та кінця періоду.

Назва граф таблиці містять коди рахунків бухобліку, дебет яких з кредиту сч. 50 відносяться суми. За Планом рахунків, що дає зразкову кореспонденцію з цього рахунку, можна перевірити правильність використовуваних кодів у первинних документах.

У першій графі відображається номер по порядку запису або дата операцій з каси, якщо розносяться звіти касира за кілька днів.

Останній рядок журналу-ордера також містить підсумки, але вже за різними рахунками (за напрямками витрачання коштів).

Звіт візується директором компанії та головним бухгалтером із розшифровкою їх особистих даних.

Нюанси

Якщо журнал-ордер №1 оформляється протягом дня, то він графа сальдо по дебету відсутня.

Журнал-ордер - облікова таблиця, побудована за шаховою формою, що дозволяє одним записом враховувати операцію на двох рахунках - дебетується та кредитується.

Записи до журналів - ордерів здійснюються на підставі даних з перевірених та належно оформлених первинних документів або звітів матеріально відповідальних осіб, виписок банку тощо. На документах, записаних у журнали - ордери, зазначаються: дата запису, N журналу - ордери, N рядки у журналі, якою зроблено запис.

Журнали-ордери побудовано за кредитною ознакою, тобто. реєстрація кредитових оборотів за кожним балансовим рахунком проводиться у кореспонденції з дебетуемыми рахунками. У журналах - ордерах відбиваються всі операції, які стосуються кредиту тієї чи іншої рахунки у кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.

Підрахунок проміжних підсумків рекомендується проводити протягом місяця подекадно або за п'ятиденками. Після закінчення записів за звітний місяць підраховуються підсумки протягом місяця. За тими рахунками, якими одночасно з журналом - ордером ведеться і відомість, підсумки цієї відомості з кожної графі звіряються з відповідними підсумками інших журналів - ордерів по взаємопов'язаних рахунках. На момент проведення інвентаризації товарно - матеріальних цінностей та коштів у журналах - ордерах та відомостях обов'язково підбиваються підсумки.

Після підрахунку та перевірки місячних підсумків журнали - ордери та відомості до них підписуються особою, яка їх склала, із зазначенням дати. Крім того, всі журнали – ордери підписуються головним бухгалтером торгу, тресту, контори (централізованої бухгалтерії) або його заступником.

Місячні підсумки журналів - ордерів записуються в Головну книгу за окремими рахунками, про що в журналі - ордері робиться відмітка за підписом особи, яка робила запис до Головної книги. У Головній книзі поточні обороти наводяться лише за рахунками першого порядку. Кредитові обороти (сума підсумків) переносяться одним записом з відповідного журналу – ордери; дебетові обороти - окремими сумами з різних журналів у кореспонденції з рахунками, що кредитуються.

За тими рахунками, якими одночасно з журналом - ордером ведеться і відомість, підсумки цієї відомості з кожної графі звіряються з Головною книгою. Перевірка правильності записів, зроблених у Головній книзі, здійснюється підрахунком сум оборотів та сальдо за всіма рахунками.

Виправлення помилок, виявлених у регістрах до результатів, здійснюється у такому порядку: помилковий запис закреслюється, а правильна сума наводиться над закресленою. Якщо помилку виявлено в журналі - ордері після проставлення в ньому підсумків, але до внесення їх до Головної книги, виправлення має бути зроблено після рядка підсумків.

Після запису до Головної книги підсумків журналів - ордерів жодних виправлень у них не допускаються.

Необхідні уточнення оборотів оформлюються спеціально складеною бухгалтерською довідкою, дані якої заносяться до Головної книги відокремлено.

Зміна оборотів у поточному місяці за операціями, що належать до минулих періодів, відображається в журналах – ордерах додатковим записом (зменшення оборотів – червоним).

Для ведення бухгалтерського обліку передбачено 10 типових форм бланків журналів – ордерів.

Допустимі зміни при друкуванні бланків типових форм журналів - ордерів

При друкуванні бланків форм журналів - ордерів виходячи з обсягу та змісту роботи, але не змінюючи основного принципу побудови типових форм, дозволяється:

• Використовувати зворотний бік бланка, але з продовжуючи форму з одного боку в іншу. На кожній стороні бланка має бути закінчена форма журналу – ордери.
• Збільшувати кількість граф у формах журналів – ордерів за рахунок додавання нових колонок для кореспондуючих рахунків.
• Друкувати друкарським способом номери, що кореспондують рахунки у відповідних графах форми у послідовності, зручній для користувача (бажано в порядку зростання номерів).
• Вписувати відповідний текст у графах, відведених для супутніх записів.
• При друкуванні форм журналів - ордерів дотримуватися таких розмірів полів: праве - 20 мм; верхнє – 18 мм; ліве – 8 мм; нижнє – 10 мм; а також виходити з таблиці розмірів основних реквізитів журналів – ордерів.

Усі зміни, що допускаються пунктом 9 загальних вказівок, повинні обов'язково узгоджуватися з управліннями (відділами) бухгалтерського обліку та звітності міністерств торгівлі союзних республік, про що робиться відмітка у заголовній частині журналу - ордера при його друкуванні друкарським способом.

При друкуванні друкарським способом бланків журналів - ордерів, призначених для ведення обліку за декількома рахунками, їх слід нумерувати у порядку послідовності рахунків.

Побудова журналів - ордерів та порядок їх ведення дозволяють контролювати правильність та повноту бухгалтерських записів як щодня, так і після закінчення звітного місяця.

Контроль здійснюється звіркою записів в облікових регістрах з виправдувальними та іншими документами (товарними та касовими звітами, виписками банку тощо). Наприклад, дебетовий та кредитовий оборот, а також сальдо за рахунком "Товари" обов'язково звіряються із сумами приходу, витрати та залишків товарів за товарними рахунками матеріально відповідальних осіб. Ця звірка проводиться у міру записів у журнал - ордер та відомість за рахунком "Товари". У такому порядку перевіряється правильність записів в облікових регістрах за рахунками "Каса", "Розрахунковий рахунок", "Спеціальний позичковий рахунок за товарообігом" та ін.

Правильність і повнота бухгалтерських записів контролюється також зіставленням взаємозалежних показників, які відбилися у різних журналах - ордерах. Так, сума товарів, отриманих від постачальників, у дебетовій відомості за рахунком "Товари" звіряється з журналом - ордером за кредитом рахунка "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Дані про оплату рахунків постачальників, що містяться в журналі - ордері за кредитом "Спеціальний позичковий рахунок за товарообігом" та відомості з дебету рахунку "Розрахунковий з постачальниками та підрядниками", мають бути рівними між собою.

Сума товарів, реалізованих за готівку за кредитом журналу - ордера "Реалізація", звіряється із сумою торгової виручки у відомості з дебету рахунки "Каса". Підсумок надходження грошей до каси з розрахункового рахунку, відображений за дебетом рахунка "Каса", повинен дорівнювати сумі, зазначеній у відповідній графі журналу - ордера по кредиту рахунку "Розрахунковий рахунок".

Дані про видачу коштів у підзвіт, які у журналі - ордері з кредиту рахунки " Каса " , звіряються з дебетової відомості по дебету рахунки " Розрахунки з підзвітними особами " . Таким же чином звіряються дані про виплату робітникам та службовцям заробітної плати, премій, пенсій та допомоги у журналі - ордері за кредитом рахунка "Каса", обороти та сальдо за рахунком "Інші кошти", субрахунок "Кошти в дорозі" з журналом - ордером за рахунком "Каса" та з відомістю за рахунком "Спеціальний позичковий рахунок за товарообігом" або "Розрахунковий рахунок" тощо.

Тільки після ретельної перевірки правильності та повноти відображення господарських операцій дані журналів – ордерів переносять до Головної книги. Потім контроль за бухгалтерськими записами здійснюється підрахунком сум оборотів та сальдо за всіма рахунками у Головній книзі.

Суми дебетових та кредитових оборотів, а також дебетових та кредитових сальдо повинні бути відповідно рівними між собою.

Усі журнали - ордери за звітний період необхідно переплітати (підшивати до папки) з дотриманням послідовності їх нумерації.

Журнали – ордери зберігаються окремо від первинних документів.

Документи також мають переплітатися (підшиватися до папок) за відповідними журналами - ордерами в порядку послідовності запису в них. Касові, авансові, товарні, матеріальні звіти та реєстри, виписки Держбанку, групувальні, аналітичні та контрольні відомості зберігаються разом із документами, що належать до них.

За наявності невеликої кількості документів, що стосуються операцій, згрупованих в одному журналі, допускається обкладинка (підшивка) їх в одну папку за декількома журналами - ордерами, але з обов'язковим поділом документів одного журналу від іншого твердою прокладкою.

ЖО відповідає у бухгалтерському обліку за систематизацію первинної документації. За допомогою журнально-ордерної системи ведення обліку фіксуються господарські операції, які виконує щомісяця кожна організація.

ЖО заповнюються на уніфікованих формах (код за ОКУД № 0504071), затверджених Мінфіном за допомогою Наказів № 123н від 23.09.2005 та № 25н від 10.02.2006. Однак за необхідності установа може скористатися самостійно розробленими бланками ЖО, попередньо затвердивши їх наказом та закріпивши в обліковій політиці.

Кожна форма ЖО використовується для відображення тієї чи іншої операції за кредитом, потім усі здійснені операції об'єднуються в єдиному регістрі синтетичних рахунків з виділенням підсумків по кожному окремому рахунку.

Кредитові ЖО складаються з двох розділів:

• основний - для записів по КТ;
• додатковий (відомість) – для ведення аналітичного обліку.

Оборот з ДП вноситься до спеціальних ЖО разом із кореспондуються рахунками КТ, що забезпечує виконання принципу подвійного запису в бухобліку. Сальдо початку і поклала край періоду з ЖО за кожним рахунком переносяться у головну книгу організації.

Кожна установа має право вибрати той тип форми, за допомогою якої вестиметься бухоблік:

• журнально-ордерна;
• меморіально-ордерна.

Проте застосування журнально-ордерної форми веде до спрощення роботи бухгалтерії, оскільки її основним принципом є систематизація бухгалтерських даних та автоматизація складання періодичної та підсумкової звітності.

Журнал ордер 1 та відомість 1

Журнал-ордер № 1 та відомість до нього заповнюються установою за рахунком 50 «Каса» відповідно до прибуткових та видаткових касових ордерів. Сальдо за КТ рахунки відображає всі здійснені виплати з каси, за ДП — ті кошти, які було отримано. Підсумковий рядок показує ті суми, на які було виплачено кошти. ЖО 1 повинен відображати залишки грошей на конкретні дати. Ці залишки в обов'язковому порядку мають збігатися з підсумковим сальдо на вказані дні у звіті касира. Підсумковий рядок ЖО має бути аналогічним обороту за КТ рахунку 50 у головній книзі за вибраний період.

Відомість до ЖО №1 заповнюється в аналогічному порядку. Підсумкові обороти повинні обов'язково збігатися із показниками ЖО "Каса". Після закінчення звітного місяця бухгалтеру необхідно зробити звірку кінцевого сальдо за ЖО №1, відомості №1 та показниками касової книги установи.

Журнал ордер 1: завантажити бланк у Word

Журнал-ордер 1: зразок заповнення

Журнал ордер 2: бланк

ЖО 2 відбиває всі операції, зафіксовані за КТ рахунки 51. Вся інформація вказується виходячи з виписок і додатків до виписок з банку, зокрема і платіжних доручень. Оборотна сторона ЖО № 2 служить для відображення відомостей про надходження за ДП рахунки 51. Алгоритм заповнення ЖО-2 аналогічний ЖО № 1.

Журнал ордер 2: завантажити бланк

Журнал-ордер 2: зразок заповнення

ЖО № 3-5

Операції з КТ рахунків 54-56, що фіксують капітальні витрати та спецрахунки в банках (акредитиви, чекові книжки, грошові документи), формуються у ЖО № 3.

Журнал-ордер 3: бланк

Журнал-ордер 3: зразок заповнення

Журнал-ордер 4: бланк

Рухи за короткостроковими та довгостроковими кредитами, позиками (рахунки 66 та 67) записуються в журнал-ордер 4.

Журнал ордер 4: зразок заповнення

Заліки взаємних вимог між дебіторами та кредиторами формує журнал ордер 5.

Журнал ордер 6: бланк

Всі операції з розрахунків за поставлені товари та послуги фіксуються у ЖО № 6. У ньому також відображається безпосереднє надходження товарів та надання послуг. Розрахунки з постачання товарів та послуг враховуються на рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». ЖО № 6 заповнюється за кожним контрагентом та договором.

Журнал-ордер 6: зразок заповнення

Журнал-ордер 7: завантажити бланк

Журнал-ордер 7 відповідає за систематизацію облікових даних за розрахунками з підзвітними особами на підставі операцій за рахунком 71. У ЖО № 7 зазначено інформацію в розрізі всіх авансових звітів співробітників, усі суми коштів, виданих підзвіт, а також перехідні залишки грошей за вибраний період . Рядки у ЖО № 7 не підлягають угрупованню та об'єднанню.

Журнал № 7: зразок заповнення

Журнал ордер 8: бланк

ЖО № 8 — це регістр обліку розрахунків з дебіторами та кредиторами відповідно до аналітичних даних за такими спецрахунками:

• 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;
• 62 «Облік розрахунків із покупцями»;
• 68 «Облік розрахунків із податків і зборів»;
• 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій»;
• 75 "Розрахунки з засновниками";
• 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами».

У ЖО № 8 вносяться узагальнені дані щодо взаєморозрахунків із вищезазначеними контрагентами, зазначаються кошти, що надійшли від таких контрагентів, у тому числі й авансові платежі.

Журнал-ордер 8: зразок заповнення

Журнал-ордер 10: завантажити бланк

ЖО № 10 використовується для бухобліку витрат за власне виробництво. У ЖО № 10 відображаються зведені дані з безлічі рахунків з кожної фінансово-господарської операції організації. Інформація вноситься до ЖО № 10 виходячи з низки бухгалтерських звітних регістрів і відомостей.

Журнал-ордер 10: зразок заповнення

Журнал ордер 11: бланк

ЖО № 11 призначений для реєстрації бухгалтерських даних про відвантаження та продаж готової продукції. Регістри, які є основою для формування ЖО 11 — відомості № 15,16. У цих бухгалтерських звітах зазначені фактичні чи облікові ціни на матеріально-виробничі запаси, закріплені облікової політики організації.