згідно з Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 08.11.2005 № 536, - письмовий документ, який приймається в тому випадку, якщо в ньому встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції органів виконавчої влади та організацій, їх структурних підрозділів. Положення застосовуються як самостійні правові акти, що підписуються керівником, або як акти, що затверджуються органом виконавчої влади чи організацією. Затвердження положення оформляється у формі грифа затвердження або видання розпорядчого документа про їх затвердження. Рішення про порядок прийняття положень перебуває у віданні органу виконавчої влади чи організації. Порядок підготовки проекту положення відповідає загальному порядку підготовки проектів нормативних актів, визначеному Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Міністерства культури та масових комунікацій Російської Федерації від 08.11.2005. № 536. Положення про організації можуть бути типовими, зразковими та індивідуальними. Структура типового положення про організацію, підрозділ (відділ, сектор тощо) включає такі розділи: 1) загальні положення, що включають статусний стан і правові основи діяльності; 2) цілі та завдання; 3) структура служб та підрозділів; 4) функції; 5) компетенція; 6) права керівника, його заступників; 7) відповідальність.
Адміністративно-організаційні документипризначені для забезпечення вирішення широкого кола завдань управління людьми та економічними об'єктами як глобального (міждержавного та державного) рівня, так і локального – підприємствами, організаціями, виробничими колективами тощо.
До адміністративно-організаційних документів належать: положення, плани, статути, правила, звіти, контракти, договори, інструкції та ін.
ПОЛОЖЕННЯ, ПРАВИЛО, ІНСТРУКЦІЯ
Становище - нормативний акт, що має зведений характер та визначає структуру, функції, компетенцію органу або системи органів (Положення про відділ головного конструктора, Положення про гімназію), або порядок їх дій у певних випадках (Положення про порядок скликання та проведення загальних зборів акціонерів закритого акціонерного товариства), або що регулює сукупність організаційних, майнових, трудових відносин з конкретного питання (Положення про порядок укладання та виконання договорів, Положення про порядок акредитації журналістів).
Правила - нормативний акт, яким регулюється організація та порядок діяльності у будь-якій певній сфері відносин. Зокрема, правилами встановлюється організація та порядок діяльності державного чи іншого органу, підприємства, установи (наприклад, Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства). У правилах встановлюються норми та вимоги, обов'язкові для виконання.
Інструкція (від латів. instructio - пристрій, настанова):
1. Акт управління, що містить норми та правила, що регулюють порядок та умови провадження будь-якої діяльності, а також норми, що визначають порядок та умови реалізації нормативних актів, виданих даним або вищим органом (наприклад, Інструкція про порядок санаторно-курортного забезпечення у федеральних органах урядового зв'язку та інформації).
2. Нормативний акт, що визначає порядок та способи здійснення будь-якої діяльності (наприклад, Посадова інструкція завідувача складу).
Правила оформлення
Текст проекту положення (правил, інструкції) друкується загальному бланку.
Загальна структура документа:
1. Найменування органу, організації, установи, який випустив цей документ.
2. Гриф затвердження.
3. Заголовок.
4. Констатуюча частина.
5. Основний текст.
6. Підпис особи, яка підготувала проект документа, дата.
Обов'язковими є пункти 2 - 5. У низці документів найменування організації входить у пункт 2 і дублюється у пункті 1.
Пункт 6 зазвичай використовується, якщо документ готується та підписується керівником підрозділу, а затверджується вищою організацією.
Основні правила оформлення грифа затвердження, заголовка та підписи розглянуті у розділі "Вимоги до оформлення реквізитів документа". Тут ми зупинимося тільки на особливостях оформлення, властивих документам, що розглядаються.
Заголовок до тексту положення(Правил, інструкції) відповідає питанням " про що? " , наприклад: Положення про порядок укладання та виконання договорів; Положення про персонал; Інструкція про порядок підготовки проектів наказу.
Заголовок до інструкції, що містить посадові вимоги та порядок проведення робіт (посадова інструкція), відповідає на запитання "кого?, чия?", наприклад: Посадова інструкція головного спеціаліста; Посадова інструкція завідувача складу.
У констатуючій частиніположення (правил, інструкції) зазначаються підстави розроблення, основне призначення нормативного акта та сфера його поширення, відповідальність за порушення встановлених правил та технологій тощо.
Констатуюча частина оформляється у вигляді окремого абзацу перед основним текстом документа, або як розділ "Загальні положення" документа (див. приклади).
Основний текст положення (правил, інструкції) має такі мовні особливості:
- вживання спеціальних термінів, відмінних прийменників, слів, що належать канцелярському мовленню;
- переважне використання пасивних конструкцій;
- трафаретність у викладі тексту;
- застосування рубрикування, необхідного при перерахуванні положень статуту, пунктів плану та звіту, зобов'язань та прав договору та контракту. Текст документа може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Розділи повинні мати назви. Глави нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів та підпунктів проводиться арабськими цифрами;
- виклад у стиснутій формі від третьої особи однини чи множини. Типові дієслова, що використовуються в тексті: "повинен", "слід", "необхідно", "забороняється", "не допускається", "встановлює", "розроблено", "визнається", "покладається" тощо.
Положення передбачає нормативний акт, що дозволяє визначити порядок формування, внутрішню структуру, права, компетенцію, обов'язки, і навіть основні функції підприємства, її окремих служб, комісій (колегіальних органів).
Положення бувають:
- типовими (створюються керуючими органами (галузевими/державними) для компаній, виробничих та інших підприємств, комісій, які займаються однотипною діяльністю (зокрема, для господарської служби, бухгалтерського відділу)).
- індивідуальними (створюються певної підприємства з урахуванням специфіки її функціонування).
Окремо можна також виділити положення про проведення певних заходів (положення УЗ «МКДЦ» щодо участі в огляді-конкурсі на звання «Кращого медпрацівника»).
Положення про організацію
З представленого документа функціонують все державні підприємства бюджетного типу. Зокрема, у ньому встановлюється статус підприємства, порядок його формування, структура, основна компетенція, обов'язки, місце, яке займає система управління, схема проведення процедури реорганізації.
Структура розглянутого документа часто включає частину, де прописуються питання щодо проведення контролю, перевірки діяльності, ревізії підприємства.
При оформленні компанією положення обов'язково потрібно вказувати повну назву вищестоящої компанії, назву самого підприємства, вид документації, № реєстрації, дату, гриф затвердження.
Якщо адміністративна практика підприємства передбачає наявність розгалуженої структури, застосовується дещо інший тип становища. У подібного роду ситуації основне його призначення – визначення/розпорядження компетенції, функцій окремих служб.
Положення про структурні підрозділи (служби)
Подані документи служать для:
- пояснення працівникам підприємства їх прав, обов'язків, компетентності;
- оцінки роботи персоналу, прийняття у майбутньому рішення про направлення його на навчання, а також про його переміщення, заохочення чи стягнення;
- визначення дій, які мають здійснюватись персоналом;
- контролю поточної діяльності підприємства;
- відбору кандидатів на вищу посаду;
- захисту працівників компанії, роботодавця, підприємства;
- забезпечення позитивної корпоративної культури
Що стосується структури тексту положення, його формуляра, то вони є уніфікованими (регламентуються УСОРД).
Нагадаємо, що поданий нормативний акт оформляється на фірмовому банку компанії та містить таку інформацію:
Назва підрозділу;
Назва виду документації;
Дата реєстрації;
Гриф затвердження.
Положення про структурні підрозділи підписуються особою, яка є їх розробником. Потім папір візується юрисконсультом, затверджується керівництвом компанії. Документ набуває чинності з дати, зазначеної у грифі (засвідчується печаткою підприємства). Як правило, він містить низку розділів, а саме:
"Загальні положення"
Тут прописується ступінь підпорядкованості, рівень самостійності та служби, керуючий орган, якому вона підпорядковується. Тут же наводяться документи, якими має керуватися підрозділ у ході своєї роботи.
"Цілі і завдання"
У поданому розділі формулюється мета, перелік завдань цієї служби.
«Функції»
Тут всебічно характеризується робота служби, наводиться докладний перелік функцій, що забезпечують врегулювання питань, вирішення всіх поставлених завдань.
«Права, обов'язки»
Зазначений розділ включає перелік прав, якими наділено підрозділ (при цьому підкреслюється їх відповідність сучасним законам, нормативній, правовій документації, розробленій урядом, керуючими органами, паперами, що регламентують діяльність підприємства).
«Керівництво»
У поданому розділі прописується назва посади керівника служби, вимоги до його рівня освіти, стажу безперервної роботи в області, що розглядається. Водночас тут-таки визначаються його обов'язки, компетенція, права. Зокрема, керівник повинен координувати роботу персоналу, займатися плануванням діяльності служби, здійснювати контроль за роботою співробітників, брати участь у створенні методичних та інших матеріалів. При цьому він встановлює ступінь відповідальності заступників, затверджує певні папери, видає розпорядження щодо призначення/звільнення з посади та ін.
«Взаємини з іншими службами»
У поданому розділі прописуються взаємозв'язки, що виникають між окремими підрозділами під час управлінської, господарську діяльність, взаємні права, обов'язки сторін, періодичність обміну даними.
Загальні правила написання положень:
1) Текст положеньНеобхідно писати від третьої особи (в однині чи множині). При цьому він повинен включати слова типу "слід", "повинен", "потрібний", "необхідно", "не допускається", "забороняється".
2) Заголовок положення повинен відповідати питанням «що?».
3) Розділи документа потрібно нумерувати (з допомогою римських чи арабських цифр). Пункти можуть поділятися на підпункти, які, як правило, мають літерну/цифрову нумерацію.
Типовий шаблон положення про структурний підрозділ
Типовий шаблон положення про структурний підрозділ
Вимоги до змісту положень може бути визначено внутрішніми документами організації (наприклад, стандартом підприємства). Якщо таких документів у компанії немає, то при розробці положення можна використовувати типовий шаблон положення структурного підрозділу (див. Таблицю 1).
У будь-якому випадку при розробці положення необхідно виходити з того, що в ньому мають бути зазначені:
Місце у структурі організації (самостійний підрозділ або входить до складу департаменту, управління тощо),
- якими документами у своїй діяльності керується (федеральними законами, Статутом, іншими документами підприємства),
- Структура підрозділу,
- безпосередній керівник підрозділу,
- основні завдання підрозділу,
- Функції, права, відповідальність підрозділу.
Положення візується керівником підрозділу та затверджується керівником організації.
Приклад 1
Розглянемо етапи розробки положення про структурний підрозділ на прикладі розробки положення про кадрову службу (див. приклад 2).
Положення про кадрову службу регламентує порядок побудови та функціонування системи кадрового менеджменту компанії. Положення про кадрову службу встановлює:
Статус кадрової служби у ієрархічній структурі компанії;
- цілі та завдання кадрової служби;
- Функції кадрової служби компанії;
- Взаємини кадрової служби з іншими підрозділами компанії;
- права та відповідальність співробітників кадрової служби.
Етапи розробки Положення про кадрову службу
1. Насамперед необхідно вивчити типові та приблизні положення, а також організаційно-правові документи, що діяли раніше. Особливо корисно вивчити типові зразки тим фахівцям, які працюють у новостворених фірмах, у яких немає документів, що діяли раніше, і спиратися в роботі нема на що. 2. Слід також вивчити організаційну та розпорядчу документацію компанії: установчі документи, штатний розпис та ін. Мета цього етапу полягає у визначенні місця кадрової служби в компанії, зон відповідальності та повноважень. 3. Упорядкування проекту Положення, визначення його структури та змісту розділів (див. Таблицю 2). Таблиця 1
4. Обговорення з керівництвом компанії проекту Положення.
Мета цього етапу полягає у з'ясуванні думки керівництва з приводу документа, що розробляється, його призначення та принципових положень. Найважливіша умова розвитку кадрової служби компанії - позиція вищого керівництва, оскільки неможливо розраховувати на успіх, якщо вище керівництво не відносить проблему управління людьми до ключових пріоритетів роботи компанії. До обговорення слід залучити і керівників провідних структурних підрозділів.
Часто в компаніях виникає ситуація нерозуміння менеджерами середньої ланки кола завдань та функцій кадрової служби, оскільки вони бачать у ній лише підрозділ, основне завдання якого – ведення кадрового діловодства. Тому їх участь в обговоренні змісту Положення про кадрову службу допоможе змінити стереотипи та уявлення, що склалися.
5. Погодження та підписання документа.
Положення має містити візи узгодження керівників структурних підрозділів, які брали участь в обговоренні документа на стадії розробки. Положення підписує керівник кадрової служби та затверджує керівник компанії. Співробітники кадрової служби мають бути ознайомлені з Положенням під розписку.
Становище– правовий акт, визначальний порядок освіти, правове становище, правничий та обов'язки, організацію діяльності державні органи, організацій, установ, структурних підрозділів. Види положень:
Положення про організацію (було розглянуто у попередньому питанні);
Положення про структурні підрозділи організації,
Положення про колегіальні (дорадчі) органи,
Положення про персонал.
Положення про організацію- Правовий акт, що визначає статус організації, її завдання та функції, права, відповідальність, порядок діяльності.
У випадках, передбачених законом, юридична особа, яка не є комерційною організацією, може діяти на підставі загального положення про організації цього виду.
Положення про організацію належить до установчих документів. В установчих документах некомерційної організації повинні визначатися найменування некомерційної організації, що містить вказівку на характер її діяльності та організаційно-правову форму, місце знаходження некомерційної організації, порядок управління діяльністю, предмет та мету діяльності, відомості про філії та представництва, права та обов'язки членів, умови та порядок прийому до членів некомерційної організації та виходу з неї (у разі, якщо некомерційна організація має членство), джерела формування майна некомерційної організації, порядок внесення змін до установчих документів некомерційної організації, порядок використання майна у разі ліквідації некомерційної організації та інші положення, передбачені Федеральним законом від 12 січня 1996 р. № 7-ФЗ "Про некомерційні організації".
Положення про структурний підрозділ- Це правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки та відповідальність структурних підрозділів.
Представництва та філії є відокремленими підрозділами юридичної особи, розташованими поза місцем її знаходження. Вони наділяються майном юридичною особою, що їх створила, і діють на підставі затверджених ним положень.
Положення про підрозділи можуть бути типовими та індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій та структурних підрозділів. За наявності типового становища індивідуальні розробляються з його основі.
Структура становища:
Не існує нормативно встановлених вимог щодо змісту положення про підрозділ. Текст положення про підрозділ може включати такі розділи:
В розділі "Загальні положення"зазначаються повне офіційне найменування підрозділу, дата, номер та найменування правового акта, на підставі якого створено та діє підрозділ, чим керується підрозділ у своїй діяльності, ким очолюється та кому підпорядковується, порядок призначення та звільнення з посади керівника підрозділу, наявність у підрозділу печатки.
Розділ "Основні завдання"- Це перелік проблем, що вирішуються підрозділом та визначальних характер та напрямки діяльності підрозділу.
В розділі "Функції"перераховуються дії чи види робіт, які має виконувати підрозділ для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції мають повністю відбивати специфіку діяльності підрозділу.
В розділі "Права та обов'язки"перераховуються дії, які має здійснювати підрозділ від імені його керівника до виконання покладених нею функцій.
Розділ "Відповідальність"встановлює види дисциплінарної, адміністративної та (за потреби) кримінальної відповідальності, яку може нести керівник підрозділу у разі невиконання підрозділом своїх обов'язків.
В розділі "Взаємини"регламентуються інформаційні та документаційні потоки підрозділу; основні документи, які він створює; вказується, з якими підрозділами та організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує та подає підрозділ; встановлюються періодичність та строки подання; в якому порядку і ким розглядаються розбіжності, що виникають.
Положення про структурні підрозділи візуються керівником служби кадрів, юристом, заступником керівника організації, який займається цим підрозділом, а також керівником інших структурних підрозділів, з якими цей підрозділ взаємодіє в роботі.
Положення про підрозділи підписуються керівником підрозділу та затверджуються керівником організації. Положення про підрозділи можуть затверджуватись розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням), якщо одночасно із затвердженням документа необхідно дати доручення, пов'язані з його застосуванням.
Положення про колегіальний (або дорадчий) орган- Це правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки та відповідальність колегіальних (або дорадчих) органів.
Положення про колегіальний (або дорадчий) орган можуть бути типовими та індивідуальними. За наявності типового становища індивідуальні розробляються з його основі.
Не існує нормативно встановлених вимог щодо змісту положення про колегіальний (або дорадчий) орган. Текст положення може включати такі розділи:
В розділі "Загальні положення"зазначаються повне офіційне найменування колегіального (або дорадчого) органу, дата, номер та найменування правового акта, на підставі якого створено та діє орган, чим він керується у своїй діяльності, ким очолюється.
Розділ "Основні завдання"– це перелік проблем, що вирішуються колегіальним (або дорадчим) органом та визначальних характер та напрямки його діяльності.
В розділі "Функції"перераховуються дії чи види робіт, які має виконувати колегіальний (або дорадчий) орган для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції мають повністю відбивати специфіку своєї діяльності.
В розділі "Права та обов'язки"перераховуються дії, які зобов'язаний здійснювати колегіальний (або дорадчий) орган від імені його голови до виконання покладених нею функцій.
Розділ "Відповідальність"встановлює види відповідальності, яку може нести голова колегіального (або дорадчого) органу у разі невиконання органом своїх обов'язків.
В розділі "Взаємини"регламентуються основні документи, що створюються колегіальним (або дорадчим) органом; вказується, з якими підрозділами та організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує та подає; встановлюються періодичність та терміни подання.
Положення про колегіальний (або дорадчий) орган підписуються головою та затверджуються керівником організації. Положення про колегіальний орган можуть затверджуватись розпорядчим документом, якщо одночасно із затвердженням документа необхідно дати доручення, пов'язані з його застосуванням.
Положення про персонал- правовий акт, в якому відображаються питання професійного та соціального розвитку трудового колективу, взаємини з адміністрацією, права та відповідальність адміністрації та персоналу, правила ділової поведінки (ділової етики) та ін.
Подібна інформація.
Завантаження...
