Журнал реєстрації касових документів - це обліковий журнал, в якому реєструються до передачі в касу всі прибуткові та видаткові касові документи, такі як:
Документи, що замінюють ПКО та РКО (розрахунково-платіжні відомості, заяви на видачу грошей та ін.)
Інструкція із заповнення форми КО-3
ТИТУЛЬНА СТОРІНКА:
Рядок «Організація».Вказується найменування організації (наприклад, ТОВ «Морква»). Якщо книгу заповнює ІП, то так і вказуємо (наприклад, ІП Сергєєв П.П.)
У рядку нижче вказується найменування та код структурного підрозділу в організації. Якщо структурних підрозділів немає – ставиться прочерк.
Рядок «Код по ОКПО».Вказується код ОКПО згідно з даними в повідомленні з Росстату.
У середині листавказується період, на який розрахована форма КО-3, та ПІБ особи, відповідальної за ведення журналу. Зазвичай, з початку нового року заводиться новий журнал.
ВКЛАДНЕ ЛИСТподілено на 2 частини: зліва вказуються прибуткові касові документи (графи 1-4), а праворуч - видаткові (графи 5-8).
Графа "Примітка".Вказується зміст операції: від кого отримано гроші, кому видано, підставу для отримання/видачі. Решта по заповненню інтуїтивно зрозуміло.
Прибуткові та видаткові касові документи, на підставі яких відбувається отримання та видача готівки з каси, потрібно фіксувати у спеціально для цього створеному журналі, який називається журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Завантажити цей бланк можна нижче. Уніфікована форма журналу – КО-3. Незважаючи на те, що заповнення журналу КО-3 не повинно викликати жодних труднощів, все-таки в цій статті докладніше зупинимося на особливостях оформлення.
Ця типова форма має бути присутня на кожному підприємстві, яке здійснює . Усі касові документи, що надходять і вибувають з підприємства, повинні бути зареєстровані в журналі. Сюди можна віднести прибуткові касові ордери (зразок ордера КО-1 можна завантажити), видаткові ордери (зразок ордера КО-2 можна завантажити), платіжні відомості.
Реєструються документи в момент їх складання, при цьому їм надається порядковий номер згідно з журналом реєстрації.
Зразок заповнення журналу КО-3
Титульний лист форми КО-3 містить такі реквізити:
- найменування організації;
- ОКПО;
- структурний підрозділ, якщо у журналі ведеться облік лише конкретного подразделения;
- рік – журнал КО-3 заводиться на початку року та діє протягом календарного року, тому тут зазначаємо поточний рік обліку касових документів;
- відповідальна особа – посада та ПІБ особи, відповідальної за ведення журналу, наприклад, бухгалтер.
Зразок заповнення обкладинки журналу КО-3 див.
Сам журнал складається з безлічі однотипних листів, що містять таблицю. У цій таблиці слід реєструвати вхідні та вихідні касові документи протягом року.
Бухгалтерський облік для підприємства неможливо вести без затверджених бланків документів. До цього переліку відноситься книга реєстрації, її затверджена форма називається КО-3. Цей журнал призначений для реєстрації всього документообігу, пов'язаного з витратами та приходами до каси підприємства. За допомогою цієї книги вести бухгалтерський облік значно простіше. Вона регулює порядок у документообігу та спрощує обчислення кінцевого сальдо на будь-який період.
Перед оформленням будь-якої операції посадова особа фіксує кожен папір, оформлений для руху активів у журналі. Сюди заносять дані про та , відомості на заробітну плату, документи на видачу касових коштів, оплату поточних рахунків, приходи коштів ззовні. Ведення журналу можливе в електронному та друкованому вигляді або написаному від руки.
Усі листи мають бути пронумерованими та закріплені печаткою підприємства. Журнал заводять на певний період: на рік, квартал чи місяць. Ці параметри встановлюють самі організації.
Хто має право його заповнювати
Журнал заповнює касир або призначений співробітник бухгалтерії,знайомий із порядком заповнення. Відповідального за ведення обліку коштів призначає керівник підприємства, із співробітником укладається договір про матеріальну відповідальність.
Неправильне заповнення звітності державного зразка, виявлене під час зовнішніх та внутрішніх аудиторських перевірок, призводить до значних штрафів та адміністративної відповідальності. Виправлення та відсутність обов'язкових записів вважається неприпустимим.
Яку звітність у ньому реєструють
Занесення до книги підлягають усі акти, що підтверджують рух грошей:
- Видатковий касовий ордер (РКО)- Документ, що оформляється при видачі коштів з каси. Ордер повинен мати підпис головного бухгалтера та керівника підрозділу.
- Прибутковий касовий ордер (ВКО)- Документ, що підтверджує надходження коштів на баланс. Цей документ виписують в одному примірнику, а відривну квитанцію віддають особі, яка здала гроші до каси.
- Відомість на видачу заробітної плативідбиває фактичну виплату зарплати співробітникам організації. Вона має бути підписана головним бухгалтером та директором підприємства. Такий документ фіксують як видаткові кошти, а у разі депонування заробітної плати реєструють як надходження коштів і на цю суму створюють прибутковий касовий документ.
Перед реєстрацією акта відповідальна особа зобов'язана перевірити правильність заповнення та наявність підпису та печатки уповноваженої особи.
Про те, як сформувати цей журнал у програмі 1С, ви можете подивитися на відео:
Порядок заповнення
Основа облікової книги – це її титульний лист. Крім назви самого документа на нього заносять такі реквізити:
- назву підприємства, на якому здійснюється облік;
- (загальний класифікатор підприємств та організацій);
- дата початку ведення документа та період, на який його заводять;
- ПІБ відповідального за заповнення із зазначенням посади.
Наступні аркуші книги містять однакові таблиці заповнення. Вони містяться вісім пунктів, 4 з них відносяться до статті видатків і ще 4 — до парафій:
- 1 стовпець – дата оформлення прибуткового ордера;
- 2 стовпець – порядковий номер документа;
- 3 стовпець – сума оприбуткованих коштів;
- 4 стовпець – примітка, у якому фіксують джерело фінансових надходжень;
- 5 стовпець – дата оформлення видаткового ордера;
- 6 стовпець – порядковий номер документа;
- 7 стовпець – сума видаткових коштів;
- 8 стовпець - примітка, в якій вказують, на що витрачають кошти або для кого вони призначені.
Усі документи, які свідчать про ті чи інші операції, які проходять через касу компанії, повинні реєструватися у спеціальному журналі обліку прибуткових та видаткових касових документів – це одна з основних норм касової дисципліни.
ФАЙЛИ
Роль журналу
Основне завдання журналу полягає в тому, щоб упорядкувати рух первинних видаткових і прибуткових документів, тому реєструвати їх необхідно відразу після створення. І лише потім вони можуть бути передані касиру для подальшої роботи (винятки становлять ордери на отримання заробітної плати, які складаються на один день, але не завжди можуть бути вчасно реалізовані).
Крім того, наявність журналу дозволяє керівництву підприємства уникнути ситуацій, пов'язаних із неправомірним використанням платіжних документів. Для цієї мети наприкінці кожного робочого дня бухгалтер компанії повинен звірити всі записи, внесені до журналу з корінцями «приходників» і «витратників».
Також правильно заповнений журнал у випадках податкових перевірок дозволяє швидко проконтролювати залишок у касі (тут не зайвим буде нагадати, що при використанні каси слід суворо дотримуватися готівки).
Які документи мають бути зареєстровані у журналі
У журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів мають бути:
- всі документи, що свідчать про прихід та витрату коштів, незалежно від того, з яких джерел вони надійшли або на які цілі були витрачені;
- інформація про , що супроводжують видачу заробітної плати працівникам підприємства (але після проведення процедури виплати);
- заяви на отримання коштів тощо.
Чи можна обходитися без журналу реєстрації
За законом підприємства, які працюють з контрольно-касовою технікою, повинні дотримуватися касової дисципліни. Одне з основних її правил свідчить, що всі документи мають бути зареєстровані у спеціальному журналі. При цьому якщо організація порушує цю норму, у разі їй загрожує адміністративне покарання у вигляді великого штрафу (при цьому покаранню підлягає як юридична особа, так і її керівник).
Хто має вести журнал
Функція з ведення журналу зазвичай лежить на матеріально-відповідальній особі — фахівця бухгалтерського відділу, якою може бути або рядовий бухгалтер, або касир підприємства. Контроль за правильність оформлення та ведення з певною періодичністю повинен здійснювати головний бухгалтер.
Як часто треба міняти журнал
Точних термінів за періодом ведення журналу закон не встановлює, тому вони визначаються внутрішніми нормативними актами компанії, залежно від її потреб.
Досить часто це буває якийсь податковий період: квартал, півріччя чи рік.
Чи можна припускатися в журналі помилок
Жодні помилки та виправлення в журналі допускати вкрай небажано. Але якщо якась неточність все ж таки закралася в документ, слід акуратно закреслити невірні відомості, написати зверху правильні та поставити поруч підпис відповідальної особи та дату виправлення.
Правила щодо складання журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів
На сьогоднішній день існує кілька способів ведення журналу, оскільки єдиного уніфікованого зразка, обов'язкового до застосування немає. Підприємства можуть вести документ у довільному вигляді або за шаблоном, розробленим та затвердженим в обліковій політиці компанії або ж використовувати раніше загальноприйнятну форму.
При цьому журнал повинен містити низку обов'язкових відомостей:
- найменування підприємства та структурного підрозділу, власністю якого є документ;
- код організації по (Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій);
- рік чи інший період, протягом якого він ведеться;
- персональні дані співробітника, що має пряме відношення до його заповнення: його посада, ПІБ.
Основна інформація оформляється у вигляді таблиці, в яку в хронологічному порядку вносяться дані про всі касові документи: з лівого боку про прибуткові, з правого боку про видаткові. По кожному з них у відповідні осередки вписуються:
- дата,
- номер (за внутрішнім документообігом компанії),
- сума, яка по ньому проходить,
- Примітка.
Всі рядки обов'язкові до заповнення, у тому числі примітка – воно дає роз'яснення до того чи іншого платіжного паперу.
Правила оформлення журналу
Журнал можна вести як в електронному, так і паперовому вигляді. При цьому якщо на підприємстві він ведеться «живцем», то всі його сторінки потрібно пронумеровувати, скріплювати спеціальною ниткою і завіряти підписом. Друкуванням візувати журнал не обов'язково, т.к. він належить до внутрішнього документообігу компанії, до того ж починаючи з 2016 року юридичних осіб законодавчо звільнено від вимоги застосовувати у роботі штампи та печатки.
У період ведення журнал повинен лежати у певному місці, доступ до якого потрібно строго обмежити. Після втрати актуальності його слід передати на зберігання до архіву підприємства, де він повинен утримуватися протягом встановленого законом часу.
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів вести не обов'язково. Організації можуть завести його для реєстрації документів, що передаються до каси. Розглянемо у яких випадках зручно використовувати дану уніфіковану форму №КО-3, як її правильно оформляти, а також наведемо зразок заповнення.
Навіщо потрібен журнал реєстрації касових документів?
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів призначений для реєстрації:
- прибуткових касових ордерів;
- видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють: платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків тощо.
Ведеться журнал бухгалтерією. Реєстрація в ньому документів відбувається перед їхньою передачею до каси організації для виконання.
Увага!Застосування уніфікованої форми №КО-3 перестав бути обов'язковим, т.к. не встановлено Вказівкою про порядок ведення касових операцій.
Структура журналу реєстрації касових документів
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів оформляється за уніфікованою формою № КО-3, утв. постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).
Він складається з обкладинки та власне журналу.
Обкладинка журналу містить такі відомості, як:
- найменування організації та її структурного підрозділу, код за ОКПО;
- період, протягом якого ведеться журнал;
- посаду та ПІБ особи, відповідальної за ведення журналу.
- номер та дата прибуткового чи видаткового документа;
- сума, яку складено документ;
- примітка, тобто запис про зміст господарської операції.
Термін, на який заводиться журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, нормативно не визначено. Цей термін встановіть самостійно з урахуванням кількості касових операцій, що проводяться організацією.
Зразок заповнення журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів
Підсумки
Уніфікована форма КО-3 ведеться організаціями для реєстрації касових документів, що передаються до каси. Застосування даного формуляру не є загальнообов'язковим і використовується господарчими суб'єктами за власним бажанням.
Завантаження...
