Необхідність наявності графіка відпочинку працівників встановлено ст. 123 ТК України. У ньому відображається інформація про порядок розподілу оплачуваних щорічних відпусток кожного працівника підприємства. Плануються такі дані весь календарний рік у помісячному розрізі. Складається документ із використанням уніфікованої форми Т-7, затвердженої Держкомстатом РФ. У ній зазначаються такі різновиди відпусток:
- оплачувані щорічні;
- оплачувані додаткові;
- невикористані.
Якщо було прийнято нового працівника
Тим не менш, не завжди складений документ залишається незмінним на протязі всього року. Можуть виникнути обставини, що вимагають внесення у форму Т-7 нових даних (наприклад, при прийомі на роботу нового працівника).
Що робити у цій ситуації? Як було зазначено вище, згідно із законом відпочинок трудящому надається на підставі графіка. І складається він за два тижні до кінця року. Проте часто роботодавці приймають працювати нових працівників після затвердження графіка. Тому людина, яка прийшла у фірму, наприклад, у січні, в документі не буде врахована (тому що її становили в грудні). Але через шість місяців прийнятий на роботу у січні співробітник може скористатися правом на відпочинок.
Співробітникам, які працевлаштувалися після затвердження графіка, відпочинок можна надати на підставі заяви без включення їх до плану. А можна оформити до-пов-не-ня до нього у вигляді від-дель-ного до-ку-мен-та, вказавши в ньому свідчення про від-пусках нових ра- бот-ні-ків. Щоправда, цей захід не є обов'язковим.
У цьому випадку, коли у новачка з'являється право на отримання відпочинку (як правило, після шести місяців праці), його можна внести в план.
Доповнення складається за тією самою формою, як і основний. Зразок доповнення до графіка відпусток на нових співробітників подано на початку статті.
Вище за реквізит «Стверджую» вносять додатковий реквізит: «Додатковий графік відпусток на ____ рік».
Т. до. доповнення - це додаток до основного документа, то його слід затвердити в тому самому порядку. Спершу його візує начальник відділу кадрів. Потім документ узгоджується із профспілковим органом (якщо він є). Після цього доповнення затверджує своєю візою керівник організації.
Внести час відпочинку нових співробітників у форму Т-7 бажано. Але ця процедура є актуальною лише щодо тих громадян, які працевлаштувалися в організацію у першому півріччі. Адже співробітники, прийняті працювати пізніше, зазвичай, використовують декларація про тривалий відпочинок лише за 6 місяців. А отже, будуть внесені до плану на наступний рік.
Зразок додаткового графіка відпусток на нових працівників
Зразок доповнення до графіка відпусток під час прийому нового співробітника
Відповідальність роботодавця
Відповідно до ч. 1 та 2 ст. 123 ТК РФ, кожна організація має становити план відпусток. При перевірці підприємства співробітники Трудінспекції, напевно, захочуть переконатися в його наявності. Тому його відсутність роботодавець то, можливо оштрафований у сумі від 30 000 до 50 000 крб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Заява про надання відпустки подається роботодавцю у таких випадках: під час першого року роботи на підприємстві, якщо працівник виявив бажання «піти» у відпустку у дати, які відрізняються від тих, що заплановані у раніше складеному графіку відпусток. А також, якщо відпустка розбиватиметься на дві частини. Заява має бути написана не пізніше ніж за 14 днів до початку відпустки та погоджена з керівництвом. На підставі заяви до графіка відпусток вносяться зміни.
При виході працівника у відпустку за графіком відпусток заява про надання відпустки не пишеться. Роботодавець зобов'язаний заздалегідь повідомити працівника час початку його відпустки. Це має бути зроблено за два тижні до його початку.
У порядку, передбаченому ст. 123 ТК РФ роботодавець затверджує графік відпусток і немає необхідності в оформленні заяв про надання відпустки з боку найманих працівників. Роботодавець на власний розсуд встановлює для працівників дату початку його відпустки, оскільки закон не зобов'язує його встановлювати дати відпустки, враховуючи побажання працівників. Насправді все відбувається інакше. Роботодавець, хоч би що порушити баланс інтересів учасників трудового договору, залучає працівників до складання графіка відпусток. Під час опитування роботодавців щодо того, як вони враховують побажання своїх працівників щодо дат надання відпустки, були отримані різні відповіді.
Так, у деякі підприємства за два місяці до дати затвердження графіка проводиться робота зі збору відомостей про дати початку відпусток у кожній структурній одиниці. На підприємстві складається «попередній графік». Особа, відповідальна за збір даних, вносить до неї дати початку відпустки, які вказують співробітники. Після чого керівники структурних одиниць вивчають графік щодо того, чи не вплине він на нормальну, безперебійну роботу підрозділу. Якщо все гаразд і графік відпусток влаштовує керівника, він ставить відмітку у тому, що графік відпусток узгоджено. При необхідності зміни дати початку відпустки, її коригують. При цьому враховують деякі нюанси, такі як взаємозамінність співробітників, навантаження на співробітників у певний час року. Після того, як усі зміни будуть зроблені, складається єдиний графік відпусток. Він затверджується керівництвом підприємства у порядку, передбаченому законодавством.
Уніфікована форма Т-7 – графік відпусток відображає розподіл щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік. У статті ми розповімо про особливості складання цього документа та наведемо зразок графіка відпусток.
Уніфікована форма Т-7 графіка відпусток (бланк)
Якщо організація використовує уніфіковані первинні документи, графік відпусток вона оформляє формою Т-7. Графік відпусток - бланк та вказівки щодо його заповнення затверджено постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1. Завантажити бланк, на якому складається графік відпусток форми Т-7, можна на нашому сайті.
Нагадаємо, що для більшості роботодавців використання уніфікованих форм по кадрах зараз необов'язкове, тому ви маєте право розробити і власну форму графіка відпусток.
Докладніше про це - «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення» .
Складання графіка відпусток
Упорядкування графіка відпусток передбачено ст. 123 ТК України. Цей документ визначає черговість надання працівникам оплачуваних відпусток, причому обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника. Графік відпусток забезпечує право працівників щорічний відпочинок. Складання графіка відпусток дозволяє роботодавцю:
- завчасно оформити відпустку та виплатити відпускні;
- знайти заміну працівникові, що йде у відпустку;
- контролювати своєчасність надання працівникам відпусток та не допускати накопичення невикористаних днів відпустки.
При складанні графіка відпусток слід враховувати, що деякі працівники мають право використовувати відпустку у зручний для них час. Якщо працівник має вибір, при складанні графіка рекомендується отримати від нього заяву про те, в який час він хотів би піти у відпустку. Якщо при складанні графіка відпусток було враховано побажання працівника, зазначене у його заяві, то змінити згодом час відпустки можна лише за взаємною згодою сторін.
Якщо графік відпусток затверджено, а працівника не влаштовує час відпустки, встановлений там, може попросити про зміну дат відпустки. Для цього працівник повинен написати заяву про надання йому відпустки у дати, відмінні від тих, що внесені до графіка відпусток. Якщо роботодавець не заперечує перенесення відпустки, то до графіка відпусток вносяться відповідні зміни.
Як внести зміни до графіка відпусток, читайте
За відсутність графіка відпусток роботодавця може бути притягнуто до адміністративної відповідальності за п. 1 ст. 5.27 КпАП РФ, яка передбачає за вперше допущене порушення штраф:
- для посадових осіб - від 1000 до 5000 руб.;
- для ІП - від 1 000 до 5 000 руб.;
- для юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 руб.
При повторному порушенні штрафи значно виростають, складаючи (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для посадових осіб - від 10 000 до 20 000 руб. (також можлива їх дискваліфікація терміном 1-3 року);
- для ІП - від 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридичних осіб - від 50 000 до 70 000 руб.
Наявність графіка відпусток та її дотримання перевіряє трудова інспекція.
Чию думку враховувати при складанні графіка
Як правило, при складанні графіка відпусток враховують думку кожного із працівників. Причому інформацію про те, хто і коли хотів би піти у відпустку, краще збирати письмово, щоб виключити згодом можливі конфліктні ситуації.
Водночас роботодавець беззастережно враховувати всі побажання не зобов'язаний (за винятком окремих категорій працівників). Тут важливо лише поєднати інтереси персоналу та бізнесу та вибудувати таку черговість відпусток, яка не завадить діяльності організації.
Якщо організації є профспілка, графік відпусток узгоджується також із нею (п. 1 ст. 123 ТК РФ).
Що відображати у графіку відпусток
У графік відпусток включають:
- щорічні основні оплачувані відпустки;
- додаткові відпустки;
- відомості про перенесення відпусток.
Відпустки без збереження заробітної плати у графіку відпусток не вказуються.
Графік відпусток: правила оформлення та внесення змін
Графік відпусток - правила оформлення та внесення змін до нього регулюються як ТК РФ, так і постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" (у частині заповнення графіка за уніфікованою формою) .
Затвердити графік відпусток роботодавець зобов'язаний не пізніше ніж за 2 тижні до календарного року, тобто не пізніше 17 грудня. Якщо крайня дата випадає на вихідний, вона зрушується на наступну найближчу робочу дату. Правомірність такого перенесення підтвердило Мінпраці (листом від 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). 2018 року ця дата припала на робочий день - понеділок.
Як скласти графік відпусток
Графік відпусток форми Т-7 оформляється так:
- у графі 1 зазначається найменування структурного підрозділу;
- у графі 2 відображається посада (спеціальність, професія) працівника згідно зі штатним розписом;
- у графах 1 та 2 відомості зазначаються відповідно до штатного розкладу;
- у графі 3 вказується Ф. І. О. працівника;
- у графі 4 проставляється табельний номер (дана графа заповнюється, якщо в організації працівникам надаються табельні номери);
- у графі 5 вказується кількість календарних днів належної працівникові відпустки;
- у графі 6 зазначається запланована дата відпустки.
На момент затвердження графіка відпусток графи 1-6 форми Т-7 мають бути заповнені.
Зміни до графіка відпусток вносяться при перенесенні відпустки за згодою працівника та у разі відкликання з відпустки (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1). У цих випадках до граф 8 і 9 вносяться коригувальні відомості:
- у графі 8 зазначається документ, на підставі якого провадиться перенесення відпустки;
- у графі 9 наводиться дата початку використання відпустки (або її частини);
- у графі 10 можна вказати додаткові відомості (наприклад, причину перенесення відпустки, відкликання з відпустки та інші відомості).
У графі 7 наводяться дати фактичного відходу працівника у відпустку.
У разі заміни частини відпустки грошовою компенсацією ця інформація має бути відображена у графіку відпусток. Для цього у графі 10 «Примітка» графіка відпусток необхідно зробити запис про те, що частину щорічної відпустки (зазначити кількість днів) замінено грошовою компенсацією та відобразити реквізити наказу про заміну відпустки грошовою компенсацією.
Ще один момент, що стосується внесення змін до графіка відпусток, пов'язаний із відпустками працівників-сумісників. Запланована відпустка такого працівника відображається у графіку відпусток за основним місцем роботи та за сумісництвом. При цьому якщо у працівника-сумісника переноситься відпустка за основним місцем роботи, то таке перенесення має знайти своє відображення не тільки у графіку відпусток за основним місцем роботи, а й у графіку відпусток за сумісництвом. Це тим, що відповідно до ст. 286 ТК РФ щорічна оплачувана відпустка суміснику надається одночасно з щорічною оплачуваною відпусткою за його основним місцем роботи.
Графік відпусток затверджується наприкінці попереднього року, а нові працівники приймаються працювати протягом усього року. Виникає питання: чи потрібно в цьому випадку вносити зміни до графіка відпусток? Внесення зміни до графіка відпусток для новоприйнятих працівників нормативними документами не врегульовано. На практиці застосовується один із 2 варіантів:
- До чинного графіку відпусток оформлюють додаток за формою Т-7, у якому відображається інформація про відпустки нових працівників. При цьому якщо в організації є профспілка, то графік відпусток нових співробітників попередньо з ним узгоджують (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
- Графік відпусток, затверджений до прийому нового працівника, не коригуються. Відхід нового працівника у відпустку здійснюється за погодженням з керівником.
При складанні графіка відпусток зразок заповнення краще мати перед очима.
Однак доцільно все ж таки знайомити персонал з цим документом. І тому можна оформити окрему відомість, де розпишеться кожен працівник, чи доповнити уніфіковану форму Т-7 - графік відпусток рядками, у яких ставитимуться підписи про ознайомлення.
Нерідко виникає питання: чи потрібно працівникові писати заяву на відпустку, передбачену графіком відпусток? Для відповіді звернемося до ч. 3 ст. 123 ТК РФ, згідно з якою про час початку відпустки працівник повинен бути сповіщений під розписку не пізніше ніж за 2 тижні до початку. З цього випливає, що для відходу працівника у відпустку відповідно до графіка відпусток потрібно повідомити працівника, а не роботодавця. Додаткова заява від працівника не потрібна.
Зберігання графіка відпусток
Графік відпусток - форма Т-7 має зберігатися у створенні протягом 1 року по закінченні його дії (п. 1.4 ст. 693 наказу Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558). Наприклад, графік відпусток на 2019 рік, затверджений у грудні 2018 року, закінчує свою дію 31.12.2019, а отже, зберігати графік відпусток на 2019 рік потрібно протягом усього 2020 року.
Графік відпусток із терміном зберігання, що минув, та інші аналогічні документи знищуються відповідно до актів про знищення документів (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002).
Підсумки
Графік відпусток – документ, обов'язковий для складання та затвердження роботодавцем перед початком кожного чергового календарного року. При його оформленні може бути використано уніфіковану форму Т-7, затверджену Держкомстатом. У графіку допускаються уточнення та доповнення. Його наявність не вимагає від працівника подання заяви на відпустку. Відсутність графіка призведе до адміністративного покарання у вигляді штрафу.
Форма Т-7 – це стандартна затверджена форма оформлення графіка відпусток. Перш ніж розпочати інструкцію щодо її заповнення, слід нагадати, що графік відпусток повинен формуватися заздалегідь — не пізніше середини грудня поточного року на рік наступний. Головне негласне правило — врахування інтересів усіх сторін, тобто як побажань співробітників, і керівництва організації. Відхід у відпустку того чи іншого працівника жодним чином не повинен вплинути на ефективність виробничого процесу.
Завантажити зразок заповнення та порожній бланк графіка відпусток за формою Т-7
ФАЙЛИ
Хто складає графік відпусток
Упорядкування відпускного графіка займається спеціаліст кадрового відділу. Але без підпису керівника організації та друку він не вважатиметься дійсним.
Що потрібно для заповнення форми Т-7
Насамперед, для грамотного складання графіка відпусток потрібно скористатися існуючим штатним розкладом. Воно дозволить точно вказати ПІБ кожного працівника, його посаду та табельний номер, а також той структурний підрозділ, до якого він належить. Цей штатний розклад дозволить розробнику графіка відпусток не забути нікого зі співробітників.
Відповідальні обличчя
- У першій частині графіка відпусток необхідно обов'язково прописати реквізити організації, зокрема повне її найменування із зазначенням організаційно-правової форми.
- Далі, за наявності на підприємстві профспілки, потрібно врахувати його думку щодо графіка відпусток із зазначенням дати, коли ця думка була висловлена і зафіксована.
- Потім поставити дату заповнення документа.
- Підпис директора з розшифровкою необхідно поставити після того, як графік відпусток буде остаточно оформлений та погоджений із співробітниками.
Складання графіка
Другий пункт є основним. Саме він включає ті відомості, заради яких і складається даний документ. Тут необхідно у відповідні графи вписати структурний підрозділ, ПІБ співробітників, їх посаду, табельний номер, а також період відпустки кожного працівника.
Важлива умова: згідно із законом, відпустка загалом не може бути меншою за 28 календарних днів, але її можна розбивати на будь-яку кількість частин, за умови, що одна з них складе не менше 14 днів.
Після того, як графік відпусток складено, його потрібно показати співробітникам для ознайомлення та підпису. Потім його необхідно підписати у керівників структурних підрозділів і лише потім подати на підпис головній особі організації.
Коли графік буде оформлено та затверджено, його не варто прибирати на полицю – протягом року його необхідно заповнювати за рядками фактичних днів відпустки та всіляких змін.
Увага!Не менше ніж за два тижні перед початком відпустки відповідно до цього графіка кожному співробітнику потрібно буде надіслати повідомлення із зазначенням початкової та кінцевої дати відпустки. Без цього повідомлення співробітник може цілком законних підставах відмовитися йти у відпустку у встановлені раніше терміни.
Важливо!Якщо працівник вирішив змінити дату своєї відпустки, він зобов'язаний повідомити про це керівництво через заяву, оформлену письмово. При цьому зміна дати відпустки можлива лише за взаємної згоди сторін та за умови, що це не зашкодить виробничим процесам в організації. Тому добре, якщо співробітник надасть керівництву документи, що свідчать про поважні причини та реальну необхідність перенесення відпустки.
У графік відпусток потрібно обов'язково вносити інформацію, що вказує на підстави, за якими перенесення відпустки стало можливим, а також фактичну дату відпустки. Всі ці відомості слід підкріплювати посиланнями на внутрішні документи (накази, лікарняні листи тощо).
Що робити, якщо працівник влаштувався після складання графіка відпусток
Така ситуація аж ніяк не рідкість. Як правило, у подібних випадках застосовується один із двох варіантів:
- Внесення зміни до вже існуючого графіку відпусток;
- Складання додаткового графіка відпусток, який буде додатком до основного.
Решта робиться за загальною схемою: обов'язковий підпис працівника, завірення змін або додаткового відпускного графіка у начальника структурного підрозділу та керівництва підприємства.
Хто може йти у відпустку поза графіком
Закон окремо виділяє осіб, яким відпустка має надаватися за їх бажанням, незалежно від стажу роботи та затвердженого графіка. Це:
- зовнішні сумісники, які йдуть у відпустку за основним місцем роботи;
- жінки, які чекають на дитину за наявності довідки з медичного закладу;
- неповнолітні працівники;
- працівники-чоловіки, чиє подружжя перебуває у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (за наявності свідоцтва про шлюб та довідки з медустанови);
- подружжя військовослужбовців - одночасно з відпусткою військовослужбовців (за бажанням);
- громадяни, які постраждали від чорнобильської катастрофи.
Всі інші працівники мають право йти у відпустку тільки після роботи в організації не менше 6 місяців та відповідно до складеного заздалегідь графіка відпусток.
На підставі ст. 123 ТК РФ роботодавці регулярно затверджують план майбутнього відпочинку співробітників та затверджують його не пізніше, ніж за 2 тижні до закінчення поточного року. Наприклад, графік відпусток на 2019 рік (excel завантажити безкоштовно можна нижче) мав з'явитися в організації не пізніше 15.12.2017, а графік відпусток 2019 року в excel потрібно затвердити до 17.12.2018. Таке невелике перенесення пов'язане з тим, що 15 грудня випадає на суботу, вихідний день. Тому останній термін можна перенести на найближчий робочий день, уточнює Мінпраця у Листі від 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.
Компанія має право розробити власний шаблон-зразок, графік відпусток затверджувати за цим документом. Але його реквізити повинні обов'язково збігатися з тими, що включає уніфікована форма Т-7 графіку відпусток, бланк якої затверджено Постановою Держкомстату 05.01.2004 № 1.
Шаблонний графік відпусток на 2019 рік (бланк)
Уніфікована форма Т-7 графік відпусток: зразок заповнення
Заповнення та роботу з цим документом можна поділити на кілька етапів. На прикладі зразок заповнення графіка відпусток на 2019 рік. Запропонований варіант актуальний для оформлення форми Т-7 на майбутній період у паперовому варіанті та допоможе, якщо вам необхідно дізнатися, графік відпусток на 2019 рік як скласти, заповнити та затвердити у 1С. Правила заповнення аналогічні.
Зазначимо, що у деяких компаніях насамперед випускають наказ про затвердження графіка відпусток на 2019 рік. Приклад такого документа організації розробляють самостійно. Але ми його у статті не розглядаємо, оскільки вона не є обов'язковим розпорядженням.
Етап перший. Заповнення
1. У перший стовпець вноситься найменування структурного підрозділу.
2. У другій — найменування посади особи на підставі цього підрозділу, згідно з .
3. У третій стовпець заноситься П.І.Б. особи із зазначеного підрозділу, який обіймає цю посаду.
4. У четвертий стовпець записуємо табельний номер особи - його можна подивитися або в , або в .
5. У п'ятий стовпець заносимо загальну кількість днів відпочинку, які покладено співробітнику за відпрацьований час. Якщо працівник не використав якісь дні відпочинку в попередні періоди, тут вони всі підсумовуються — вийде такий розумний графік відпусток на 2019 рік у excel (завантажити безкоштовно бланк можна на початку статті).
6. У шостий стовпець вносимо відомості про плановані дати відпустки.
Етап другий. Погодження (за наявності профспілки)
Етап шостий. Вибуття у відпустку
Після того як графік відпусток (форма Т-7 скачати безкоштовно 2019) затверджений, відпочинок відповідно до цього плану є обов'язковим для всіх. Скасувати цей документ неможливо. Подальші дії такі:
3. Співробітник знайомиться із наказом під підпис.
4. У стовпець 7 вносяться дати відпустки із наказу.
5. До особистої картки працівника (форма Т-2) до розділу VIII вносяться відомості про дати відпочинку відповідно до наказу.
Етап сьомий. Перенесення відпустки
За всієї простоти роботи з формою Т-7 життя вносить свої корективи. Наприклад, ви можете підготувати та завантажити графік відпусток на 2019 рік excel з урахуванням свят, затверджених на федеральному та регіональному рівнях. Крім того, треба враховувати, що іноді працівнику необхідно перенести запланований відпочинок залежно від обставин. У такому разі алгоритм роботи наступний:
1. Співробітник заздалегідь пише заяву у вільному вигляді.
2. Заяву працівника погоджує безпосередній начальник (у разі це буде керівник підприємства).
Керівник ухвалює відповідне рішення. При внесенні змін до форми Т-7 необхідно пам'ятати, що вони вносяться тим самим порядком, яким форма була затверджена (наказ чи віза керівника).
3. Особа, відповідальна за роботу з Т-7, вносить необхідні відомості до стовпців 8, 9 та 10. Відомості беруться або із заяви працівника, або з наказу про внесення змін до графіка відпусток.
Якщо за згодою сторін між працівником та роботодавцем було прийнято рішення, що перша не йде у відпустку у 2019-му, він пише заяву на перенесення своєї відпустки, заява погоджується, у графіку заповнюються стовпці 8, 9 та 10, стовпець 7 не заповнюється.
Завантаження...
