Sekretär on kontoritöötaja, kellel on mitmesugused kohustused alates telefonikõnedele vastamisest (registratuuritöötaja) kuni abijuhini (isiklik sekretär).
Kaasaegselt sekretärilt eeldatakse enamasti personaalarvutiga töötamise oskusi, võõrkeelte oskust, suhtlemisoskust, suhtluskultuuri, täpsust ja täpsust.
Sekretärina töötamiseks ei pea olema eriteadmisi ega -võimeid, sekretärina võib töötada igaüks. Kindlasti mitte sel viisil. Sekretärina töötamiseks ei pea te ülikooli lõpetama, piisab erialakursuste lõpetamisest. Sekretärikursused hõlmavad üsna vähe: ärisuhtluse, eetika, kiirlugemise, praktilise psühholoogia, kontorijuhtimise, masinakirjakursused, kiirkirja, kontoriseadmete käsitsemise oskuse omandamine, mini-PBX, 1C-s töötamise oskused. Lisaks juhivad psühholoogid tähelepanu selliste omaduste olulisusele nagu: inimese võime peenelt tajuda teisi ja adekvaatselt reageerida teiste käitumisele ning vastupidavus stressile. Psühholoogid nimetavad seda omaduste kogumit "emotsionaalseks intelligentsuseks". Kõigil see ei õnnestu, nad ei õpeta seda kolledžis, see ei sõltu inimese vaimsest intelligentsusest.
Sekretär peab olema pikka kasvu pika jalaga kaunitar. Tema ülesanne on kontori kaunistamine. Kindlasti mitte sel viisil. Piisab meeldivast välimusest. Kuna sekretär on ettevõtte ärimees. Seetõttu peab teil olema stiilitunnetus ja hea maitse. Just oskus kaunilt riietuda, asjatundlikult rääkida ja ühiskonnas ärietiketi põhireeglite järgi käituda kujundab klientide seas esmamulje ettevõttest. Äripartnerid otsustavad esmalt sekretäriga suheldes intuitiivsel tasandil, kas nad teevad selle ettevõttega äri või mitte. Ettevõtlusstruktuuri juht, kes hoolib eelkõige oma ettevõtte prestiižist, ei pane kunagi vastuvõturuumi ilusat, kuid saamatut tüdrukut. Soovitav on korraldada ülemuse ja kontori töö - üks paljudest sekretäri kohustustest.
Sekretärina töötamine on lihtne. Tuleb lihtsalt kõnedele vastata, kohvi keeta, dokumendid allkirjastamiseks esitada. Ei, see pole tõsi. Selle elukutse esindajad seisavad sageli silmitsi ületundidega ja oma ajakava pideva ümberkorraldamisega vastavalt ülemuse ajakavale. Sekretärina töötamine on sageli emotsionaalselt kurnav. Kui teha pole palju, mida juhtub üliharva, koormatakse sageli lisatööga, näiteks kontorijuhi funktsioonid vms. Ja kui ülemusel on paha tuju, siis esimesena jääb kuuma käe alla sekretär. Lisaks on hea sekretär ettevõtte rahutegija, ta suudab ära hoida võimaliku “tormi”. Seda muidugi hooldusjuhendis ei ole. Kuid sekretäri ja juhi vahelise suhte aste sõltub võimest "löögile saada". Lisaks peab sekretär suutma leida meeskonnaga ühise keele, hoidma kõigi töötajatega sujuvaid, asjalikke suhteid, kedagi esile tõstmata. Lisaks sellele oskuslikule psühholoogilisele tööle kuuluvad sekretäri tööülesannete hulka ärikirjade pidamine, ülemuse tööpäeva planeerimine, kõikvõimalikele kõnedele vastamine, äripartnerite vastuvõtmine, vastuvõtuala ja vahel ka kogu kontori töö jälgimine.
Sekretär on firma "soove" täitma "toimetustüdruk" sekretäri kuju ettevõttes ei oma määravat tähtsust. Kindlasti mitte sel viisil. Sekretär, kellel on õnnestunud meeskonnalt ja ülemuselt autoriteeti võita, muutub omamoodi “halliks eminentsiks”, mis võib nähtamatult, kuid oluliselt mõjutada ettevõtte tööd tervikuna. Tihti pöördub juht nõu saamiseks sekretäri poole ja just assistent teeb ülemuse lõpliku otsuse. Sageli on ta ettevõtte asjadega paremini kursis kui juht ja tema asetäitjad ning oskab anda õigeaegset, korrektset ja tasakaalustatud nõu. Sekretär määrab iga tööpäeva tooni ja mõjutab kaudselt juhti. Näiteks teeb ülemuse töö lihtsamaks hästi korraldatud töökoht ja õigel ajal vajaliku info edastamine.
Sekretäril pole karjäärivõimalusi. Amet ei tähenda edutamist. Osaliselt nii. Juht hoiab hea sekretäri enda lähedal. Ülemus teeb kõik endast oleneva, et ignoreerida ülemuse taotlusi edutamiseks, kui ta on oma töötajas kindel ja teab, et tema peale võib igal juhul loota. Seega võib professionaalsus ja pühendumus töötajale julma nalja teha. Teisest küljest võivad need omadused saada karjääri kasvu aluseks. Valvetööl olev sekretär peab osalema kõigis ettevõtte protsessides ning see on väga oluline omandatud elukogemus ja suurepärane algus edaspidiseks. On palju näiteid, kui pärast sekretärina töötamist said inimesed ärimeesteks, kõrgeteks ametnikeks ja tippjuhtideks. Lisaks saab kvalifitseeritud sekretär meie ajal üsna hästi teenida, suure tippjuhi tasemel.
Sekretär on naissoost elukutse. Mehed sellistel ametikohtadel ei tööta. Peamiselt töötavad sekretäridena naised. Seda seletatakse asjaoluga, et naised on emotsionaalselt paindlikumad, neil on lihtsam kohaneda ülemuse meeleolu, harjumuste, iseloomuga, lahendada konflikte jne. Sekretäri ülesannetega saavad aga hakkama ka mehed. Paljud suured ettevõtted eelistavad tugevama soo esindajaid, nimetades ametikoha "sekretärist" ümber "juhiabiks".
Sekretäri eriala on tööturul üks nõutumaid. Jah see on. Iga ettevõte vajab lihtsalt inimest, kes jälgiks kogu dokumentatsiooni, kohtuks klientidega, pakuks kohvi ja kaitseks ülemuse kontorit soovimatute külastajate eest. Lisaks oli ta ettevõtte "visiitkaart".
Iga sekretär on selle juhi armuke, kelle heaks ta töötab. See on väljakujunenud müüt. Kõik tema ümber on temas kindlad, välja arvatud tema ülemus ja sekretär. Professionaali eristab see, et kui ta sellist tüüpi suhet ei soovi, siis seda ei juhtu. Kuigi kontoriromaanid pole sugugi haruldased. Juhtub nii, et ülemus ja sekretär veedavad tööl palju aega koos, tehes läbi kõik äriraskused, nii et nende vahel tekivad sageli mitteametlikud suhted. Kuid parem on mitte vähendada olemasolevat distantsi ülemuse ja sekretäri vahel ettevõtte huvides.
Sekretär peab pidevalt naeratama. Jah see on. Keegi ei taha ju näha kurba, agressiivset või häbeliku töötajat. Sekretäri ametikoht kohustab kohtlema kõiki, kes ülemuse lävele ilmuvad, kohtlema kõiki heatahtlikult, naeratades ning saatma viisakalt minema külalisi, keda ülemus ei soovi. On isegi spetsiaalseid koolitusi, mis õpetavad vajadusel naeratama.
Sekretäri kutsutakse ülemuse truuks abiliseks ja paremaks käeks ning seda mõjuval põhjusel, sest juhi sekretäri kohustuste hulka kuulub ka tõhusa juhtimise ja haldustegevuse tagamine. Juhataja sekretär tegeleb äripaberite ja dokumentide koostamise ja vormistamisega, abistab ülemust ettevõtluses ning lahendab paljusid korralduslikke küsimusi.
Esinduslikuks ametikohaks võib pidada ka sekretär-assistendi ametit, kuna ta on ettevõtte nägu - kohtub külalistega, vastab kõnedele ja kirjadele. Seda tüüpi töö nõuab suurt meelekindlust, suhtlemisoskust ja organiseeritust. Sel põhjusel võib sekretäri elukutse lubada suuri väljavaateid - tulevikus võib spetsialistist saada büroojuht ja seejärel üks direktoritest või tippjuhtidest.
Tegevsekretäri ametikoht on nõutav pea igas ettevõttes, kus on kontor klientidele ja külastajatele. Need võivad olla nii suurettevõtted kui ka väikeettevõtted.
Elukutse ajalugu
Aja jooksul on sekretäri volitused oluliselt laienenud ja tänapäeval saavad nad täita väga erinevaid ülesandeid. Nii tekkis vajadus kitsa spetsialiseerumisega spetsialistide järele, mille tulemusena tekkis sekretär-assistendi, sekretäri, sekretär-tõlgi ja büroojuhataja eriala.
Sekretäri kohustused
Sekretär-assistendi tööülesannete hulka kuuluvad:
- külastajate vastuvõtt;
- telefonikõnede vastuvõtmine;
- arvestuse pidamine;
- juhi tööpäeva planeerimine;
- koosolekute korraldamine;
- piletite ja hotellibroneeringute tellimine juhile ja teistele töötajatele töölähetuse ajal;
- kirjatarvete tellimine kontorisse;
- juhi soovide täitmine.
Mõnikord kuulub juhataja sekretäri ülesannete hulka ka ingliskeelne kirjavahetus.
Nõuded sekretärile
Nõuded sekretäri assistendile on järgmised:
- kesk- või kõrgharidus;
- PC omandiõigus;
- teadmised kontoritöö põhitõdedest;
- inglise keele oskus (mõnikord).
Samuti eeldab sekretäri ametikoht järgmisi oskusi:
- täpsus;
- oskus hea välja näha (esinduslik);
- organisatsioon.
Sekretäri CV näidis
Jätka proovi
Kuidas saada sekretäriks
Kuidas saada sekretäriks? See võib olla mis tahes kõrgharidusega inimene, kes on läbinud sekretäri-assistendi kursused või saanud koolituse otse töökohal. Reeglina ei sea tööandjad taotlejale omandatud erialale erinõudeid, vaid keskenduvad sellele, et taotlejal on vajalikud isikuomadused ja ta suudab tööülesandeid nõuetekohasel tasemel täita.
Sekretäri palk
Sekretäri palk võib varieeruda - 15-45 tuhat rubla. Sissetulekud sõltuvad töötaja tööülesannetest ja piirkonnast, kus ta töötab. Sekretär-assistendi keskmine palk on 30 tuhat rubla.
Naaske juhi kohustuste juurde
Sekretär täidab järgmisi ülesandeid:
— Teostab töid juhi haldus- ja haldustegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe alal.
— Võtab vastu juhile läbivaatamiseks saabunud kirjavahetust, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele teostajale tööprotsessis kasutamiseks või vastuste koostamiseks.
— võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi juhi allkirja andmiseks.
— Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab juhile ametlikku infot, korraldab telefonivestlusi juhatajaga.
— koostab juhataja nimel kirju, taotlusi ja muid dokumente.
— Teostab töid koosolekute ja juhataja poolt peetavate koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), koosolekute ja koosolekute protokollide pidamisel ja vormistamisel.
— Jälgib ettevõtte töötajate antud korralduste ja juhiste täitmist, samuti juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamist.
— Varustab juhi töökoha vajaliku organisatsioonilise varustuse, kontoritarvetega ning loob tingimused, mis soodustavad juhi tulemuslikku tööd.
— Korraldab külastajate vastuvõttu, soodustab töötajate soovide ja ettepanekute kiiret läbivaatamist.
— Vormistab toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need ettenähtud aja jooksul arhiivi.
— Korraldab juhatajale töölähetusi: tellib lennu- ja rongipileteid, broneerib hotelle.
— Täidab oma vahetu ülemuse individuaalseid ametlikke ülesandeid.
Sekretäril on õigus:
— saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, kui see on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
— Esitada juhtkonnale ettepanekuid nende ja ettevõtte töö parandamiseks.
— nõuda isiklikult või juhi nimel ettevõtte osakondadelt ja teistelt spetsialistidelt teavet ja dokumente, mis on vajalikud tema ametiülesannete täitmiseks.
— Nõua juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevuse tulemusena tekkinud dokumentide ohutuse tagamiseks.
— Tehke otsuseid oma pädevuse piires.
Sekretär vastutab:
— ametikohustuste täitmata jätmise ja/või mitteõigeaegse, hooletu täitmise eest.
— Ärisaladuste ja konfidentsiaalse teabe säilitamist käsitlevate kehtivate juhiste, korralduste ja eeskirjade eiramise eest.
— Töösisekorraeeskirjade, töödistsipliini, ohutus- ja tuleohutuseeskirjade rikkumise eest.
Direktori kohustused
Endine direktor
Väline kontroll
Operatiivjuhtimine
Kontrollsüsteem
Tagasi | | Üles
©2009-2018 Finantsjuhtimiskeskus. Kõik õigused kaitstud. Materjalide avaldamine
lubatud saidi lingi kohustusliku viitega.
Mida sekretär peab teadma ja oskama, on kirjas kvalifikatsioonikirjelduses.
Kvalifikatsiooni omadused- see on normdokument, mis määrab, mida konkreetne töötaja peaks oma töökohal tegema, mida ta peaks selleks teadma ja oskama ning milline peaks olema tema väljaõppe tase.
Töökohustused (sekretär peab suutma) Teostada tehnilisi funktsioone ettevõtte (või divisjoni) juhi töö toetamiseks ja hoidmiseks, aidata planeerida juhi tööpäeva. Hankige osakondadelt või esinejatelt juhile vajalikku teavet, helistage töötajatele tema korraldusel. Korraldada juhataja telefonivestlusi, võtta vastu ja edastada telefonisõnumeid, salvestada tema äraolekul saabunud sõnumeid ja juhtida nende sisu juhataja tähelepanu. Korraldada juhile väljasõite ja tööreise. Teostada töid koosolekute ja juhataja poolt peetavate koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, koosoleku või koosoleku toimumise ajast, kohast ja päevakorrast osalejatele teatamine, nende registreerimine), protokolli pidamisel ja vormistamisel. Varustage juhi töökoht kontoritarvete, organisatsiooniliste seadmetega ja looge tingimused, mis soodustavad tema tõhusat tööd. Edastage ja võtke vastu teavet sisetelefonide kaudu, printige kiiresti erinevaid materjale vastavalt juhi juhistele. Viia läbi dokumentatsioonitööd, võtta vastu juhile adresseeritud kirjavahetus, süstematiseerida see vastavalt ettevõttes vastuvõetud korrale ja pärast läbimõtlemist üle anda osakonnajuhatajatele või konkreetsetele teostajatele nende töö käigus kasutamiseks või vastuse koostamiseks. . Pakkuda infoteenuseid juhile ja töötajatele (suuline, dokumentaalfilm, koostada ajakirjanduse ülevaateid, pakkuda huvitavatest artiklitest koopiaid). Jälgige kodanike isiklikel avaldustel juhi juhiste täitmise tähtaegu. Korraldada külastajate vastuvõtt, näidates üles taktitunnet ja tähelepanu, hõlbustada töötajate taotluste ja ettepanekute kiiret läbivaatamist, vormistada toimikud vastavalt kinnitatud toimikute nomenklatuurile, tagada nende turvalisus ja esitada need ettenähtud aja jooksul arhiivi. . Loo ja kasuta andmebaase (sh Interneti-infot).
Sekretär peab teadma: ettevõtte tegevus ning töötajate töökohustused ja pädevused; dokumentatsiooni toetamise eeskirjad ja juhised; masinakiri; töö personaalarvutiga, kaasaegsed arvutiredaktorid (Word, Excel jne); õigekirja ja kirjavahemärkide reeglid; materjali paigutuse järjekord erinevate dokumentide printimisel; kontoriseadmete (faksid, miniautomaatsed telefonijaamad, koopiamasinad, diktofonid, magnetofonid) käitamise eeskirjad; sisetelefonide kasutamise reeglid; organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid; sisemised tööeeskirjad; sekretäritöö teadusliku korralduse põhialused; inimpsühholoogia ja tõhusa suhtlemise seadused; kontorietikett; töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse eeskirjad ja eeskirjad; klientide ja partnerite võõrkeel; Vene Föderatsiooni töökoodeks.
Ettevõtete (firmade) kvalifikatsioonitunnuste väljatöötamiseks ja täpsustamiseks töötatakse välja ametijuhendid.
Ametijuhend on peamine organisatsiooniline ja juriidiline dokument, mis reguleerib sekretäri tegevust, määratledes tema õigused, ametikoha organisatsioonis ja töö iseloomu. Sekretär tugineb sellele dokumendile oma suhetes töötajatega. Mis ametijuhendis kirjas, siis tekib küsimus, mis õigused seal on antud, need on sekretäril.
Sekretäri ametijuhend on individuaalne dokument, kuna sekretäri ametikohal on palju astmeid. Väikeses organisatsioonis (või ettevõttes) on ainult üks sekretär (referentssekretär). Suuremates organisatsioonides võivad juhil ja tema asetäitjatel olla igas struktuuriüksuses sekretärid. Seal on juhatuse sekretärid, teadusnõukogude teadussekretärid jne. Iga sekretär kujundab alati, lähtudes organisatsiooni tegevuse mahust ja spetsiifikast, juhi nõudmistest ja tema usaldusest sekretäri vastu, oma kohustuste ja õiguste ringi. , loominguliste, loogiliste ja tehniliste tööde erinevad kombinatsioonid. Samas on dokumendi- ja mittedokumenditeenuste jaoks olemas standardne haldustoimingute komplekt, mida teostavad kõik sekretärid. Lisaks on sekretäri ametijuhendi koostamise eripära ja keerukus tingitud tema tegevuse mitmekülgsusest. Seetõttu ei saa rääkida ühestki sekretäri (referentsisekretäri) ametijuhendi standardist.
Kuid nagu igale ametijuhendile, on ka sellele kehtestatud üldised nõuded. Esiteks on sellel juba väljakujunenud ühtne teksti struktuur, nimelt jaotised:
1. Üldsätted;
2) funktsioonid;
3) töökohustused;
5) vastutus;
6) suhted;
7) ühendused asendi järgi.
Võib lisanduda rubriik "Töö hindamine" ja viimastel aastatel on üha enam ilmunud rubriik "Töökorraldus (päevarutiin)".
Jaotises „Üldsätted“ on kirjas ametikoha täpne nimetus vastavalt koosseisutabelile, koht juhtimissüsteemis, s.o struktuuriüksuse ja alluvuse nimetus, ametisse nimetamise ja ametist vabastamise kord ning asendamise kord. Suurtes organisatsioonides, kus on koolieelse haridusasutuse teenus, on sekretäril kahekordne alluvus - otse oma juhendajale ja koolieelse õppeasutuse talituse juhatajale. Sekretärid määratakse ametisse ja vabastatakse ametist juhataja korraldusega (suures organisatsioonis - koolieelse lasteasutuse talituse juhataja ettepanekul).
See jaotis täpsustab ka nõudeid erialasele ettevalmistusele ja töökogemusele. Tänaseks on suhtumine sekretäri ja talle esitatavad nõuded kardinaalselt muutunud. Firmad otsivad kõrg- või keskeriharidusega sekretäri, kes oskab võõrkeelt ja valdab vabalt arvutit. Üha enam nõutakse sekretärilt, nagu ka välismaal, mitte ühe, vaid kahe või enama võõrkeele oskust, kuna ettevõtetel on palju kontakte välispartneritega ja nendega suhtleb sekretär. Samuti sisaldab see juhiseid peamiste seadusandlike, regulatiivsete, normatiivsete, metoodiliste, organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kohta, mis juhivad sekretäri oma töös.
Jaotises “Funktsioonid” on välja toodud sekretäri (sekretär-assistent) peamised tegevusvaldkonnad, näiteks: info- ja dokumentatsioonitugi juhile, organisatsiooniline tugi juhi tööks, osalemine näituste ja esitluste koostamisel jne.
Jaotises "Töökohustused" on loetletud kõik nende rakendamisel kasutatavad tööd, toimingud ja tehnoloogiad. See loetleb loogilises järjekorras sekretäri tehtud tööd. Kõik tööd on jagatud toiminguteks, mis näitavad täitmise tehnoloogiat. Näiteks funktsioon “teabe ja dokumentatsiooni tugi” on jagatud kaheks osaks: dokumentatsioon ja töö dokumentidega. Dokumentatsioon sisaldab omakorda kirjade (kutsekirjad, meeldetuletuskirjad jne), telegrammide jms vormistamist projektijuhi korraldusel; juhi dokumentide tippimine arvutisse; juhile allkirja andmiseks esitatavate dokumentide õigsuse kontrollimine (viisad, andmete olemasolu ja õigsus vastavalt standardi nõuetele jne); dokumentidest koopiate tegemine ja kinnitamine jne. Töö dokumentidega hõlmab sissetulevate dokumentide vastuvõtmist (tähistatakse kellaajad näiteks: kell 09 ja 16), fakside ja e-kirjade vastuvõtmist (päevasel ajal); saabunud dokumentide esmane töötlemine vastavalt büroo juhtimisjuhendi nõuetele; dokumentide eelkontroll (kui see on usaldatud sekretärile); dokumentide registreerimine vastavalt organisatsioonis kehtestatud reeglitele; dokumentide aruandlus juhatajale jne.
Jaotis "Õigused" on võib-olla kõige olulisem. Ta rõhutab sekretäri kohta juhtimissüsteemis, tema tähtsust ja positsiooni organisatsioonis. Just õiguste kaudu on näha juhi poolt sekretärile delegeeritud volitused ja tema sõltumatuse aste. See jaotis võimaldab sekretäril vabastada juhi aega põhiliste strateegiliste ja taktikaliste ülesannete lahendamiseks.
Just see ametijuhendi osa annab sekretärile (sekretär-referendile) suuremad või väiksemad volitused ja määrab tema võimekuse taseme.
Jaotis “Vastutus” on koostatud ranges kooskõlas seadusega.
Jaotis "Suhted (seosed ametikoha järgi)" on väga oluline ka juhtimisaparaadi mis tahes töötaja töö korraldamiseks ja see on peamiselt tingitud automatiseeritud süsteemide aktiivsest rakendamisest, mis nõuab üksikasjalikku teavet selle kohta, millise teabe ja millisel kujul, kellele see edastatakse ja kellelt see vastu võetakse .
Viimastel aastatel on ametijuhendites sageli ilmunud rubriik “Töö hindamine”. Tavaliselt täpsustatakse töö õigeaegsuse ja kvaliteedi kriteeriumid, näiteks: kaebuste, pretensioonide ja kriitika puudumine; dokumentides pole vigu; juhtkonna juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamine jne.
Reeglina lõpeb ametijuhend selle läbivaatamise korra viitega. Ametijuhendi läbivaatamise tingimusteks võivad olla muutused organisatsiooni struktuuris, mille tulemuseks on töötajate kohustuste ümberjagamine, sekretäri tööliikide muutumine või arvutitehnoloogia kasutuselevõtt. Kuid palju sagedamini näitavad nad juhiste kohustusliku läbivaatamise või uuesti kinnitamise perioodi (3 aastat või 5 aastat).
Valikuline jaotis on "Töökorraldus", kuid viimasel ajal on see olnud väga populaarne ja muutub üha tavalisemaks. See annab ligikaudse päevakava sekretäri tööks. See võib välja näha selline.
TÖÖPÄEVA ESIMENE POOL:
1) tulla tööle 10 minutit enne juhatajat, et kontrollida töökoha (teie ja juhi oma) seisukorda, end korda teha, koostada või täpsustada järgmise päeva plaan;
2) valib vastavalt plaanile välja vajalikud dokumendid ja toimikud;
3) võtta vastu kirjavahetust, tutvuda selle sisuga, panna kõrvale dokumendid, mis nõuavad juhilt prioriteetset otsust;
4) edastama telegrammid, kiireloomulised faksid ja telefoniteated viivitamata juhatajale;
5) ülejäänud dokumentidele valmistab ette võimalike vastuste või resolutsioonide variandid, jaotab need täitjate vahel;
6) vaadata saabunud arvustusi, aruandeid, kutseid jms.
d.; pane kalendripäevikusse kirja kõikide sündmuste kuupäevad ja kellaajad;
7) säilitama jooksva teabe ja teatmetööks vajalikke dokumente;
8) annab juhatajale aru saabunud kirjavahetusest;
9) selgitama koos juhatajaga jooksvaks päevaks kavandatavate ürituste sisu;
10) edastama telefoni teel ja isiklikult asjaomastele täitjatele juhataja korraldused ning tuletama meelde lõppevaid dokumentide vormistamise tähtaegu.
PÄEVA TEINE POOL:
1) vormistatud dokumentide kogumine ja allkirjastamiseks ettevalmistamine;
2) andma juhatajale aru vormistatud dokumentidest, võtma juhilt tema poolt menetletud dokumendid;
3) töödelda ja saata väljaminevaid dokumente;
4) planeerida tegevused järgmiseks päevaks.
Kogu tööpäeva jooksul toimub:
a) töö külastajatega, telefonivestlused;
b) vormistatud dokumentide failidesse viimine;
c) töö tegemine arvutis;
d) dokumentide paljundamise korraldamine vastavalt juhataja juhistele.
TÖÖPÄEVA LÕPP:
1) vaadata üle oma päevik ja teavitada vastavaid osakondi teatud sündmusteks valmistumise vajadusest;
2) kui juht jääb tööle pärast tööpäeva lõppu, on vaja talle anda kogu vajalik teave ja materjalid;
3) seada korda oma töökoht, eemaldada dokumendid, lukustada seif ja kõik kartoteegikapid, lülitada võrgust välja elektroonika- ja tehnikaseadmed.
Ametijuhend on kogu juhtimisaparaadi töö korraldamiseks vajalike dokumentide paketi lahutamatu osa.
NÕUANNE. Korralda oma tööpäev nii, et saaksid kõik tehtud ja oleksid kõigile kasulik. Pühenduge oma tööle, kuid ärge unustage, et on teemasid, mis jäävad teie pädevusest kaugemale. Nii et tehke ainult seda, mida peate tegema.
Kokkuvõtteks: Tuleb veel kord märkida, et sekretäri ametijuhend on individuaalne dokument, kuna sekretäri ametikohal on palju astmeid. Iga sekretär, lähtudes organisatsiooni tegevuse mahust ja spetsiifikast, juhi nõuetest ja tema usaldusest sekretäri vastu, arendab välja oma vastutusalad ja õigused, erinevad loomingulise, loogilise ja tehnilise töö tüüpi kombinatsioonid.
Ettevõtte peainseneri peetakse tavaliselt direktori paremaks käeks ja asetäitjaks kaubanduses vasakuks käeks, kuid sekretäri puudumisel pole direktoril üldse käsi.
Sekretäri mõiste ja sordid
Mõiste "sekretär"üsna lai. Ladina keelest tõlgitud sõna "secretarius" tähendab "usaldatavat".
Tavaliselt on suhe sekretäri ja juhi vahel üsna usalduslik ja nii see peabki olema, sest ametlike volitustega kohustatud.
Sekretäri kontseptsioon on tänapäeval üsna keeruline ja sellel on palju astmeid, toon neist mõne näite:
Tehniline sekretär– töötab kontoritehnikaga (faks, multifunktsionaalne seade, personaalarvuti), kasutab internetti, täidab juhtide ja töötajate juhiseid, helistab juhi nimel ettevõtetesse ja asutustesse, võtab vastu ja saadab side teel sõnumeid.
Vastuvõtu sekretär– võtab vastu saabuvaid kirju ja fakse, e-kirju, vastab telefonikõnedele, edastab need osakondadele või konkreetsetele töötajatele ning tervitab külastajaid.
Büroo sekretär– võtab vastu ja analüüsib kirjavahetust, täidab juhi ja tema asetäitjate juhiseid, sorteerib dokumente, hoiab dokumentatsiooni.
Sekretär-assistent- mitte ainult sekretär, vaid ka spetsialist, kes on hästi kursis ettevõtte tegevusega, mis mõnel juhul suudab teha iseseisvaid otsuseid. Sekretäri abi koostab juhi aruanded, otsib juhile vajalikku dokumentatsiooni, planeerib juhi tööpäeva, lahendab oma pädevuse piires haldusküsimusi.
Kontori juhataja– tagab kogu büroo toimimise: valmistab ette materjalid esitlusteks, tagab häireteta transporditeenuse, selge side, tagab kontoritehnika toimimise ja kirjatarvete olemasolu. Büroojuht vastutab väikeses asutuses büroo väljanägemise eest, ta saab samaaegselt täita personaliametniku ülesandeid.
Väikestes äriorganisatsioonides eristuvad sekretärid, ükskõik mis nimega neid nimetatakse, selle poolest, et nad peavad tegema universaalset tööd.
Sekretäri elukutse on ehk kõige lähedasem näitleja elukutsele. Sekretäri töö spetsiifilisus ja keerukus tuleneb sellest, et ta on alati silmapiiril, juhtkonna, kolleegide ja klientidega suhtlemise keskmes. Naeratus, meeldiv hääl, kena välimus, enesekindlad žestid ja heatahtlikkus sõltumata meeleolust loovad kontoris erilise õhkkonna.
Sekretäri ametijuhend
MA KINNITASIN
tegevdirektor
Perekonnanimi I.O. ________________
"________"_____________ ________ G.
1. Üldsätted
1.1. Sekretär kuulub tehniliste tegijate kategooriasse.
1.2. Sekretär nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellelt ettevõtte peadirektori korraldusega.
1.3. Sekretär allub otse ettevõtte peadirektorile/struktuuriüksuse juhile.
1.4. Sekretäri äraolekul lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule vastavalt organisatsiooni korraldusele.
1.5. Sekretäri ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgharidus, mittetäielik kõrg- või keskerieriala, samalaadse töö kogemus vähemalt kuus kuud, teadmised kontoritehnikast (faks, koopiamasin, skanner, printer), Microsoft Kontoriprogrammid (Word, Excel).
1.6. Sekretär juhindub oma tegevuses:
— Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
— ettevõtte põhikiri, sisemised tööeeskirjad ja muud ettevõtte eeskirjad;
— juhtkonna korraldused ja juhised;
- see ametijuhend.
2. Sekretäri tööülesanded
Sekretär täidab järgmisi ülesandeid:
2.1. Teostab töid juhi haldus- ja haldustegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe alal.
2.2. Võtab vastu juhile arutamiseks saabunud kirjavahetust, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele teostajale tööprotsessis kasutamiseks või vastuste koostamiseks.
2.3. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi juhataja allkirja andmiseks.
2.4. Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab juhile ametlikku teavet, korraldab telefonivestlusi juhatajaga.
2.5. Juhataja nimel koostab kirju, taotlusi ja muid dokumente.
2.6. Teostab töid juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
2.7. Jälgib ettevõtte töötajate antud korralduste ja juhiste täitmist, samuti juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamist.
2.8. Varustab juhi töökoha vajaliku organisatsioonilise varustuse, kontoritarvetega ning loob tingimused, mis soodustavad juhi tulemuslikku tööd.
2.9. Korraldab külastajate vastuvõttu, hõlbustab töötajate soovide ja ettepanekute kiiret läbivaatamist.
2.10. Vormib toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need ettenähtud aja jooksul arhiivi.
2.11. Korraldab juhatajale tööreise: tellib lennu- ja rongipileteid, broneerib hotelle.
2.12.
Täidab oma vahetu ülemuse individuaalseid ametlikke ülesandeid.
3. Sekretäri õigused
Sekretäril on õigus:
3.1. Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
3.2. Esitage juhtkonnale ettepanekuid enda ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.3. Nõuda isiklikult või juhi nimel ettevõtte osakondadelt ja teistelt spetsialistidelt teavet ja dokumente, mis on vajalikud tema ametiülesannete täitmiseks.
3.4. Nõua juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevuse tulemusena tekkinud dokumentide ohutuse tagamiseks.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.
4. Sekretäri vastutus
Sekretär vastutab:
4.1. Ametikohustuste täitmata jätmise ja/või mitteõigeaegse, hooletu täitmise eest.
4.2. Kehtivate ärisaladuste ja konfidentsiaalse teabe hoidmise juhiste, korralduste ja määruste mittejärgimise eest.
4.3. Töösiseste eeskirjade, töödistsipliini, ohutus- ja tuleohutuseeskirjade rikkumise eest.
Kui te pärast selle artikli lugemist selget vastust ei saa, otsige kiiret abi.
Kaasaegsed sekretäride kategooriad
Tänapäeval on erineva organisatsioonilise ja juriidilise vormiga organisatsioonides ja ettevõtetes mitut tüüpi sekretäri ametit. Peamised ametinimetused: tippjuhi (organisatsiooni juhi) assistent (või assistent), sekretäri abi, vastuvõtusekretär (või vastuvõtusekretär), büroojuhataja või kontoriadministraator. Ühest küljest täidab ametinimetus sageli psühholoogilist funktsiooni ja tõstab sekretäri tehtava töö prestiiži. Paljud inimesed on nõus maksma turu keskmisega võrreldes madalat palka, kui ametikohal on kõlav nimi. Teisalt on erinevate nimede taga sageli hoopis erinevad töökohustused.
Vastuvõtusekretäri (või vastuvõtusekretäri) ametikoht on teie karjääri esimene samm. Vastuvõtusekretäri nimesid on mitu: sekretär – registratuur; büroosekretär või vastuvõtusekretär; valvesekretär, registratuur või kontoriadministraator; sekretär – administraator. Kohustusi on vähe, kuid need on äärmiselt vastutustundlikud: külastajate vastuvõtu korraldamine (sh tee või kohvi pakkumine), telefonikõnedele vastamine ja nende jagamine, kirjavahetuse saatmine ja vastuvõtmine ning vajadusel dokumentatsiooni korrashoid ja dokumentide trükkimine. Iseseisvuse aste on madal. Vastuvõtusekretäri ametikohal töötava töötaja juures hinnatakse ennekõike oskust täpselt järgida juhi juhiseid ja juhiseid. Tavaliselt ei nõuta võõrkeele oskust. Kuna registratuurisekretär on esimene inimene, keda organisatsiooni külastajad näevad, siis just tema loob ettevõttest soodsa ja väärilise kuvandi, peab jätma endast hea mulje ning seetõttu omama meeldivat häält ja välimust, ärilise suhtluse oskust. , temalt nõutakse ka head suhtlemisoskust, tingimusteta töökust, heatahtlikkust, viisakust, emotsioonide ohjeldamise oskust, kannatlikkust.
Sekretäri ametikoht eeldab mõnevõrra suuremat sõltumatust. Mitteriiklike äriorganisatsioonide juhtkond on reeglina väga väike. Nende ettevõtete juhid tegelevad peamiselt põhiliste tootmisküsimuste, oma ettevõtete arengu strateegiliste probleemide lahendamisega ning usaldavad olulise osa juhtimis- (eelkõige administratiivsest) tööst oma sekretäridele. Kaasaegse ettevõtte juhi sekretär ei pea mitte ainult kiiresti trükkima ja korrektselt vormistama dokumente, vaid ka koostama erinevate dokumentide tekste, redigeerima projekte, mitte ainult ratsionaalselt korraldama külastajate vastuvõtmist ja telefoniteenindust, vaid lahendama ka paljusid probleeme iseseisvalt. vastavalt juhilt saadud juhistele.
Seda uut tüüpi sekretäri ametit nimetatakse sekretär-assistendiks. Nagu teate, on sekretär ja assistent üsna erinevad sekretäri ametitüübid. Organisatsiooni juhi sekretär on assistent, kes korraldab esimese juhi tegevust, vormistab talle dokumente, korraldab koosolekuid, läbirääkimisi, lähetusi, osutab telefoniteenust.
Assistent on spetsialist mitte ainult sekretäriküsimustes, vaid ka ettevõtte põhitegevuse valdkonnas; ta koostab otsuseid, aruandeid, aruandeid, juhtimiskõnesid, analüütilisi dokumente; analüüsib olukorda ning osaleb ettevõtte strateegia ja taktika väljatöötamises. Sekretär-referent on usaldusväärne juht, kellel on teatud info ja kes vabastab ülemuse jooksvast tööst, et anda talle võimalus keskenduda ettevõtte põhiprobleemide lahendamisele. Tänu sekretär-assistendi tööle saab juht võimalikult palju keskenduda oma ametiülesannete täitmisele. Sekretär - assistent ettevõttes - on spetsialist, kes demonstreerib intellektuaalseid ja loomingulisi võimeid.
Büroojuht on töötaja, ilma kelleta ükski organisatsioon hakkama ei saa. Sellel sõnal pole kummalisel kombel naiselikku vormi. See on elukutse, mis loob enda ümber müüte. Asjatundmatule inimesele võib kontorijuhi töö tunduda elementaarne: räägi telefoniga, too ülemusele kohvi ja naerata soojalt külastajatele. Kuid see pole nii lihtne: asjata ei peeta sekretäri ettevõtte “näoks” ning edasise koostöö edukus sõltub suuresti sellest, millise mulje ta kliendile jätab ja kuidas ta suhtleb. Bürookorralduspersonal tagab kontoritehnoloogia tegevuse kõigi komponentide ühistegevuse ja selle kooskõlastatuse ette nähtud juhtimisfunktsioonidega. Sinna kuuluvad büroo struktuuriüksuste juhid.
Reaalsetes olukordades on võimalik kombineerida erinevate kategooriate kontoritöötajate funktsioone konkreetsete kontoritöötajate tegevuses. Kuni viimase ajani täitsid sellised töötajad reeglina oma põhitegevuse kõrval ka koordineerimisfunktsioone, mis ei ole alati õigustatud. Bürootöö tõhus korraldamine eeldab erialast ettevalmistust ning sobiva ametikoha olemasolu koos vajalike õiguste ja kohustustega. Viimaste aastate praktika on seda vajadust büroojuhi ametikoha näol realiseerinud. Büroojuht on kutseline administraator, kes juhib ettevõtte (kuid mitte struktuuriüksuse) juhtimisaparaadi tegevust. Piltlikult öeldes on büroojuht “büroo omanik”, “staabiülem”, juhi esimene abiline ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) tegevuse lugematute haldus- ja majandusküsimuste lahendamisel. Büroojuht ei peaks mitte niivõrd aitama organisatsiooni juhti tema ülesannete täitmisel, vaid pigem vastutama kogu ettevõtte operatiivtöö läbiviimise eest, osalema aktiivselt selle strateegia väljatöötamises ja personalijuhtimise töös, ning juhtimisprotsesside, toimingute ja protseduuride kavandamisel.
Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. a resolutsiooniga nr 37 kinnitatud juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade loetelus on juhiabi sekretäri ametikoht klassifitseeritud tehniliseks täitjaks. Rahvusvaheline Sekretäride Assotsiatsioon annab juhi sekretärile järgmise definitsiooni: „See on juhi assistent, kes vastutab juhi, struktuuriüksuse või organisatsiooni kui terviku tegevuse dokumentide toetamise eest ja töötab iseseisvalt, ilma juhi otsese kontrollita.
Soovides olla kaasaegne, laenavad kodumaised tööandjad väga sageli ametinimetusi välismaistest praktikatest, enamasti venekeelsetest. Näiteks võite viimasel ajal kokku puutuda uute ametikohtadega nagu "büroojuht" või "registratuurisekretär", mida me kahjuks veel ei leia töötajate ametikohtade ühtsest kvalifikatsioonikataloogist (edaspidi - EVK).
Samal ajal on Venemaa kvalifikatsiooniteatmikud ja klassifikaatorid olnud pikka aega nõuandva iseloomuga. Kuigi Valgevene õigusaktid, nimelt klausli 3, osa 2, art. Valgevene Vabariigi tööseadustiku (edaspidi tööseadustik) artikkel 19 sisaldab ranget nõuet, et ametite, ametikohtade, erialade nimetused peavad vastama kvalifikatsioonikataloogidele, heaks kiidetud Valgevene Vabariigi valitsuse määratud viisil. Omakorda Valgevene Vabariigi töö- ja sotsiaalkaitseministeeriumi 2. jaanuari 2012. aasta otsusega nr 1 kinnitatud töötajate ametikohtade ühtse tariifi- ja kvalifikatsioonikataloogi üldsätete punkt 1 (edaspidi: ESDC üldsätted) sätestab, et EVK on kohustuslik kasutamiseks organisatsioonides, sõltumata nende organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist, milles töösuhted põhinevad töölepingul (lepingul).
Ebameeldivatest õiguslikest tagajärgedest, mis võivad tekkida seoses ülaltoodud juriidiliste nõuete rikkumisega, kirjutasime meie ajakirja eelmises numbris ja seda siin ei korrata. Siiski soovitame tungivalt: enne sekretäri ametikoha lisamist organisatsiooni personalitabelisse ja töötaja tööraamatusse töölevõtmise kirje tegemist tuleks esmalt tutvuda Valgevene Vabariigi riikliku klassifikaatoriga “Tööliste elukutsed ja töötajate ametikohad. ” (OKRB 006-2009), mis on heaks kiidetud Valgevene Vabariigi töö- ja sotsiaalkaitseministeeriumi 22. oktoobri 2009. aasta resolutsiooniga nr 125, ja veenduge, et selline seisukoht on käesolevas dokumendis ette nähtud, ning seejärel kontrollige EVK-s, kas teie sekretäri tööülesanded vastavad teie poolt valitud ametikohale.
OKRB 006-2009 näeb ette üle tosina ametikoha, mille nimes on sõna “sekretär”. Nende hulgas on näiteks “Presiidiumi sekretär”, “Õppenõukogu sekretär” või “Kohtuistungi sekretär”. Oleme huvitatud nendest sekretäridest, kelleta ei ole võimalik kontoris, kontoris, juhataja vastuvõtul jne. Selliste sekretäride tööülesanded ja nendele ametikohtadele esitatavad kvalifikatsiooninõuded on sätestatud Töö- ja sotsiaalkaitseministeeriumi määrusega kinnitatud EVK 1. numbris „Töötajate ametikohad igat liiki tegevusteks”. Valgevene Vabariik, 30. detsember 1999 nr 159 (koos paljude muudatuste ja täiendustega, millest viimane võeti kasutusele 09.03.2012 resolutsiooniga nr 95).
Juhataja vastuvõtu sekretär
TÄHELEPANU: Siin esitatud teave on mõnevõrra aegunud, vaadake muudatusi!
Juhataja vastuvõtusekretär (ametikohakood OKRB 006-2009-24690 järgi) on ehk kõige levinum sekretäri elukutse. Siiski ei saa märkimata jätta, et ametikoha nimest lähtuvalt on selle personalitabelisse toomiseks vaja organisatsioonis mitte ainult juhatajat, vaid ka vastuvõtuala. Tõsi, me ei oska öelda, kui vajalik see on.
See ametikoht on klassifitseeritud spetsialistiks ja seda ei klassifitseerita. EVK andmetel Juhataja vastuvõtusekretäri tööülesannete hulka kuulub organisatsiooni juhi haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe tööde teostamine; juhile tasumiseks saabunud kirjavahetuse vastuvõtmine, vastavalt tehtud otsusele üleandmine struktuuriüksustele või konkreetsetele teostajatele tööprotsessis kasutamiseks või vastuste koostamine; kontoritöö läbiviimine, erinevate toimingute tegemine arvutitehnoloogia abil, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks otsuste ettevalmistamisel ja tegemisel. Juhataja vastuvõtu sekretär täidab ka järgmisi funktsioone:
- võtab organisatsiooni juhi poolt allkirjastamiseks vastu dokumente ja isiklikke avaldusi;
- koostab juhi tööks vajalikud dokumendid ja materjalid;
- jälgib täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, kontrollib juhile allkirjastamiseks esitatavate koostatud eelnõude õigsust, tagab nende kvaliteetse toimetamise;
- korraldab juhataja telefonivestlusi, salvestab tema äraolekul saadud teabe ja juhib selle sisu tema tähelepanu, edastab ja võtab vastu vastuvõtu- ja sisesideseadmete (telefaks, teleks jne) kaudu teavet, samuti telefoniteateid, viib teabe viivitamatult tema tähelepanu, mis saadakse sidekanalite kaudu;
- vormistab juhataja nimel kirju, taotlusi, muid dokumente, koostab vastuseid kirjade autoritele;
- teostab töid juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), koosolekute ja koosolekute protokollide pidamisest ja vormistamisest;
- teostab kontrolli organisatsiooni töötajate poolt antud korralduste ja juhiste täitmise ning kontrolli alla võetud organisatsiooni juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle;
- peab kontroll- ja registreerimistoimikut;
- varustab juhi töökoha vajalike organisatsiooniliste vahendite, kontoritarvetega ning loob tingimused, mis soodustavad tema tulemuslikku tööd;
- prindib juhataja korraldusel oma tööks vajalikke ametlikke materjale või sisestab jooksvat infot andmepanka;
- korraldab külastajate vastuvõttu, soodustab töötajate soovide ja ettepanekute kiiret läbivaatamist;
- kopeerib dokumente isiklikule koopiamasinale;
Täitma kvaliteetselt talle pandud ülesandeid Juhataja vastuvõtusekretär peaks teadma: organisatsiooni tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud normatiivaktid, muud juhendid ja metoodilised materjalid; organisatsiooni ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine; kontoritöö korraldamine; dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid; arhiivitöö; masinakiri; sisetelefonide kasutamise reeglid; organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid; reeglid ärikirjade trükkimiseks standardvormide abil; eetika ja esteetika põhialused; ärisuhtluse reeglid; töökorralduse ja -juhtimise alused; arvutiseadmete käitamise eeskirjad; haldusõiguse ja tööseadusandluse alused; sisemised tööeeskirjad; töökaitse reeglid ja eeskirjad.
Vastavalt EVK kvalifikatsiooninõuetele võib vastuvõtusekretäri ametikohale määrata juhataja isik, kellel on kõrg- või keskeriharidus ilma töökogemuse nõudeid esitamata.
Sekretär-assistent
Spetsialistide kategooriasse kuulub ka sekretär-assistendi ametikoht (ametikood OKRB 006-2009-24692 järgi), kuid EVK esitab sellele kõrgemad nõudmised funktsionaalsete kohustuste keerukuse ja väljaõppe taseme osas.
Abisekretär korraldab vastavalt oma tööülesannetele tööd organisatsiooni (ettevõtte) juhile dokumentaal- ja mittedokumentaalteenuste osutamiseks; moodustab ratsionaalselt oma viite- ja teabefondi, korraldab juhile infoteenuseid; viib läbi kontoritööd; koostab ajakirjanduse ülevaateid, koostab teatmematerjale, liigitab ja süstematiseerib, peab temaatilist toimikut; pakub vastuvõtmist, registreerimist, operatiivotsingut, dokumentide kättetoimetamist, dokumentide kohta operatiivteabe väljastamist, samuti:
- kontrollib dokumentide õigeaegset täitmist;
- koostab analüütilisi materjale, aruannete kokkuvõtteid, kõnede kavandeid juhile organisatsiooni (ettevõtte) olulisemate tegevusvaldkondade kohta;
- teeb töid organisatsiooni (ettevõtte) (telefon, faks, arvuti jne) sidemete tagamiseks partnerorganisatsioonide, meediaga;
- korraldab koosolekuid, viib läbi ja koostab protokolle, jälgib nende otsuste täitmist;
- koostab ärikirjade, telegrammide, telefakside ja muude kolmandatele isikutele saadetavate dokumentide kavandid, osaleb läbirääkimistel välispartneritega ilma tõlgita, koostab vastuseid kirja kirjutajatele;
- tagab juhi töökorralduse lähetuste ja koosolekute ettevalmistamisel, külastajate vastuvõtmisel, samuti tööaja planeerimisel;
- peab arvestust ja jälgib juhi korralduste täitmist;
- vormib toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need kehtestatud tähtaja jooksul arhiivi.
Sekretär-referents vastavalt EVK nõuetele peab teadma: reguleerivad õigusaktid, muud juhised ja metoodilised materjalid juhtimistegevuse teabe- ja dokumentatsioonitoe kohta; valitsusasutuste süsteem vabariigis ja selle piirkonnas; organisatsiooni (ettevõtte), selle allüksuste juhtkonnad; organisatsiooni (ettevõtte) struktuur, funktsioonid, ülesanded, selle koostoime vertikaalselt ja horisontaalselt; ärikirjade kirjutamise reeglid; läbirääkimiste ja protokolli tehnikad ja meetodid; juhendmaterjalid teabe ja teatmematerjali koostamise, säilitamise, otsimise ja väljastamise reeglite kohta; abstraktsioonitehnikad, kontoritehnika, avalike suhete ja meediasuhete korraldamine; 1–2 võõrkeelt, vene ja valgevene keel; majanduse alused, tootmis-, töö- ja juhtimiskorraldus; üldise sotsiaalpsühholoogia alused, eetika, esteetika; tööseadusandluse alused; töökaitse ja tuleohutuse eeskirjad ja eeskirjad.
Sekretär-referendi ametikohale nõuab EVK järgmised kvalifikatsiooninõuded: kõrgharidus (erikeskharidus) ilma töökogemuse nõueteta. Selle ametikoha jaoks puudub ka kategoriseerimine.
Juhataja assistent
Selles kontekstis oleks loogiline nimetada sellist ametikohta "organisatsiooni juhi abi" (ametikohakood OKRB 006-2009-24347 järgi), mis oma funktsionaalsetes kohustustes on oluliselt sarnane sekretäri ametikohaga, kuid erineb viimasest oma funktsionaalsete kohustuste suurema keerukuse poolest. Kuigi seda ametikohta liigitatakse ka professionaalide hulka, peetakse seda sageli sekretärikarjääri tipuks.
EVK juhiabi sõnul teeb analüütilis-konstruktiivset ja infotehnilist laadi töid, samuti üldine töö juhi nimel ja otsesel alluvusel; teeb info- ja tehnilist tööd dokumentidega, mis on vastu võetud juhataja nimele ja tema poolt allkirjastatud; koostab juhatajale ettepanekud juhataja nimele laekunud dokumentide täitmise eest vastutavate isikute määramiseks, koordineerib nende täitmist; osaleb koos juhiga oma töö, lähetuste, koosolekute jms ajakava (planeerimise) koostamisel, rakendab abinõusid selle täitmiseks, samuti täidab järgmisi funktsioone:
- pakub tehnilist tuge juhi tegevuseks (piletite, transpordi jms tellimine; koosolekute, konverentside, läbirääkimiste jms korraldamine);
- saadab juhti töölähetustel, koosolekutel, erivastuvõttudel jms; võtab nendest vahetult osa juhi poolt tuvastatud küsimustes, annab juhile aru nende tegevuste tulemustest;
- peab protokolle ja muid dokumente, mis dokumenteerivad koosolekute, läbirääkimiste, konverentside jms kulgu ja tulemusi;
- suhtleb organisatsioonide, riigiorganite ja kohalike omavalitsuste, avalikkuse ja meediaga juhi tuvastatud ja juhi vahetut osalust mitte eeldavate probleemide lahendamiseks;
- kooskõlastab juhi ülesandel üksikküsimused struktuuriüksuste töötajatega, edastab neile juhi korraldused ja korraldused, jälgib nende täitmist;
- kogub materjale ja teavet, koostab analüütilisi, teabe-, teatme- ja muid materjale ning esitab need juhile;
- saab juhataja nimel riigiorganitelt ja kohalikelt omavalitsustelt juhile vajalikke dokumente ja teavet;
- kontrollib juhatajale suunatud ettepanekute, avalduste, kaebuste õigeaegset läbivaatamist;
- täidab juhi ühekordseid juhiseid personali töö korraldamiseks juhi määratud suunas;
- täidab muid juhipoolseid juhiseid ametisuhete raames.
Organisatsiooni juhi abi peab teadma: vastava majandussektori prioriteetseid arengusuundi reguleerivad normatiivaktid; organisatsiooni sise- ja välispoliitika; organisatsiooni organisatsioonilise ja juhtimisstruktuuri profiil, spetsialiseerumine ja tunnused; kaasaegse kontori struktuur ja varustus; esindamise põhimõtted valitsusorganites, kohalikes omavalitsustes, kolmandate isikute organisatsioonides; juhtimise põhimõtted ja meetodid; kontoritöö korraldamine, suhtekorraldus, meedia; eetika ja esteetika põhialused; ärisuhtlusprotseduurid; raamatupidamise süstematiseerimise ja dokumentatsiooni pidamise kord kaasaegsete infotehnoloogiate abil; majanduse, töökorralduse ja juhtimise alused; tööseadusandluse alused; töökaitse ja tuleohutuse eeskirjad ja eeskirjad.
Vastavalt EVK kvalifikatsiooninõuetele on organisatsiooni juhi assistendi ametikohale nimetatud isik, peab olema kõrgharidus ilma töökogemuse nõueteta. EVK ei anna sellele ametikohale ka kategooriat.
Sekretär. Lihtsalt sekretär...
Kuni viimase ajani oli teatmeteostes ja klassifikaatorites selline ametikoht nagu "sekretär-masinakirjutaja". Erinevalt ülalloetletutest kuulus ta teiste töötajate kategooriasse (tehnilised töötajad) ja seetõttu küsiti temalt oluliselt madalamat tasu.
Võib-olla pole vaja seletada, miks see ametikoht pole viimasel ajal populaarne ja seda oli peaaegu võimatu leida isegi kõige viletsamatest organisatsioonidest. Et mitte öelda kohe, kuid seadusandja reageeris sellegipoolest uutele suundumustele ja jagas selle ametikoha kaheks: sekretäriks ja masinakirjutajaks. Viimasest me ei räägi, kuna tema tööülesannete iseloomust lähtuvalt pole ta meie tänase teemaga kuidagi seotud.
Aga mis puutub positsiooni "sekretär"(OKRB kood 006-2009–24658), siis tuleb märkida, et selle ilmumine EVK-s on igati õigustatud. Muide, selle ametikoha kasutamine on igati asjakohane, kui organisatsioonil ei ole vastuvõtujuhti kui sellist ja tiitel “juhi vastuvõtulaua sekretär” tekitab kahtlusi, nagu eespool juttu. Või kuidas peaks näiteks nimetama inimest, kes istub organisatsiooni asejuhi vastuvõturuumis või struktuuriüksuse juhi vastuvõturuumis? See on koht, kus vajate lihtsalt sekretäri.
Sekretär, vastavalt EVK-s ettenähtud töökohustustele, täidab tehnilisi ülesandeid organisatsiooni juhi töö tagamiseks ja säilitamiseks(tema asetäitjad, struktuuriüksuste juhid), sealhulgas:
- kogub ja esitab osakondadelt või esinejatelt juhile vajalikku teavet;
- korraldab juhi telefonivestlusi, salvestab tema äraolekul saabunud teated ja juhib nende sisu juhataja tähelepanu;
- teostab töid juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute korralduslikul ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, koosoleku või koosoleku toimumise ajast, kohast, päevakorrast osalejate teavitamine, nende registreerimine), protokollide pidamise ja vormistamise;
- prindib juhi korraldusel oma tööks vajalikud ametlikud dokumendid ja materjalid, sisestab vajaliku teabe andmepanka;
- kui tal on stenograafiaoskused, teeb ta korralduste, juhendite, kirjade ja muude korralduslike ja asjaajamisdokumentide tekstide stenogrammi, millele järgneb nende dekodeerimine ja trükkimine või teabe andmepanka sisestamine;
- edastab ja võtab vastu teavet vastuvõtu- ja sisesideseadmete (teleks, faks, telefaks jne) kaudu;
- koostab arvutitehnoloogia abil erinevaid dokumente ja materjale;
- võtab dokumendid vastu juhi poolt allkirjastamiseks;
- korraldab külastajate vastuvõtmist, soodustab nende soovide ja ettepanekute kiiret läbivaatamist;
- teeb kantseleitööd, võtab vastu juhile adresseeritud kirjavahetust, süstematiseerib selle kehtestatud korras ja edastab pärast juhipoolset läbimõtlemist osakondadele või konkreetsetele teostajatele nende töö või vastuse koostamise protsessis kasutamiseks;
- peab kontroll- ja registreerimistoimikut, jälgib juhi kontrolli alla antud korralduste täitmise tähtaegu;
- vormib toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need kehtestatud tähtaegadel arhiivi;
- valmistab ette dokumendid paljundamiseks paljundusseadmetel, samuti paljundab dokumente;
- varustab juhi töökoha kontoritarvete ja organisatsiooniliste seadmetega;
- järgib töökaitse- ja tuleohutusnõudeid, tootmis- ja töödistsipliini ning töösiseseid eeskirju.
EVK leidis selle sekretär peab teadma: eeskirjad, juhised, muud juhendmaterjalid ja normatiivdokumendid arvestuse pidamise kohta; organisatsiooni ja selle allüksuste struktuur; masinakiri; õigekirja ja kirjavahemärkide reeglid; reeglid ärikirjade trükkimiseks standardvormide abil; arvutiseadmete, trükimaterjalide taasesitamise seadmete, diktofonide, magnetofonide ja muude kasutatavate tehniliste vahendite tööreeglid; sisetelefonide kasutamise reeglid; organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid; eetika ja esteetika põhialused; ärisuhtluse reeglid; töökorralduse alused; tööseadusandluse alused; sisemised tööeeskirjad; töökaitse- ja tuleohutusnõuded.
Võib määrata sekretäri ametikoha isik, kellel on üldkeskharidus ja eriväljaõpe kehtestatud programmi järgi.
Veel kord juhime lugejate tähelepanu, et see ametikoht kuulub kategooriasse 3 - "Muud töötajad" - ja see peaks olema madalam kui kõik varem loetletud, mis kuuluvad kategooriasse 2 - "Spetsialistid". Teisisõnu on "sekretär" ühe astme võrra madalam kui "juhi vastuvõtusekretär".
Võib-olla jäävad ametinimetuste küsimusi reguleerivad siseriiklikud normatiivaktid elu taha, mis on täiesti loomulik, kuna teatud suhteid reguleerivad õigusnormid ilmnevad alles pärast suhete endi ilmnemist. Võimalik, et eeltoodud ametite töökohustused ei näe ette kõiki kaasaegse sekretäri funktsioone või ei vasta loetletud funktsioonid hetkeolukorrale. Ametikohtade nimetamisel tuleks aga kinni pidada seaduse nõuetest nende nimede vastavuse kohta kvalifikatsioonikataloogidele ja klassifikaatoritele.
Laadimine...
