Personalitellimuste logi moodustamine toimub tavaliselt siis, kui ettevõttes on piisavalt palju töötajaid. Sellistel juhtudel allub kogu personalidokumentatsioon kohustuslikule registreerimisele ja kontrollile, mille kohta luuakse eraldi koonddokumendid ajakirjade kujul.
FAILID
Mõiste "personal" dekodeerimine
Iga organisatsiooni personal on kõik need inimesed, kes töötavad selles töölepingu alusel. Vahet pole, kas inimene töötab alaliselt või on tema töö ajutine, kiireloomuline või hooajaline.
Seega loetakse kõiki nende isikutega seoses antud korraldusi personalikorraldusteks. Need võivad olla tellimused
- tööhõive,
- lühend,
- puhkust,
- materiaalsed stiimulid,
- distsiplinaarkaristus,
- tööl,
- teisele ametikohale üleviimine jne.
Tänaseks on selliste tellimuste nimekiri avatud, mis tähendab, et iga organisatsiooni personaliosakonnal on õigus nendest iseseisvalt nimekiri koostada. Sel juhul tuleb kõigi nende tellimuste andmed sisestada vastavasse logiraamatusse.
Ainsaks erandiks on ettevõtte juhtkond - korraldused direktori ja pearaamatupidaja ning teiste hartas nimetatud töötajate ametisse nimetamise kohta on seotud juriidilise isiku põhitegevuse korraldustega. See tähendab, et neid ei pea kandma personalitellimuste logisse.
Miks sa ajakirja vajad?
Ajakirja tähendust pole raske mõista: see võimaldab süstematiseerida andmeid ettevõtte juhtimise tellimuste kohta alluvate suhtes ja optimeerida nendega tööd.
Selleks, et teave oleks täielik, tuleb päevikusse kronoloogilises järjekorras registreerida kõik eranditult ettevõtte personali puudutavad tellimused.
Ajakiri aitab vajadusel kiiresti leida vajaliku tellimuse, samuti võimaldab tööandja ja töötaja keeruliste vaidluste korral tööinspektsiooni või kohtusse jõudmise korral kinnitada või ümber lükata töösuhte kummagi poole teatud toimingute seaduslikkus.
Mida tuleb dokumenti fikseerida
Selleks, et dokument saaks oma funktsiooni täita, sisestatakse sinna hulk teatud andmeid, sealhulgas iga korralduse väljaandmise kuupäev, lühidalt sisu, töötaja täisnimi jne. Lisaks peab päevikul olema algus- ja lõppkuupäev.
Sel juhul on organisatsioonil õigus iseseisvalt otsustada, kas iga tellimusliigi kohta on vaja pidada eraldi päevikuid või piisab, kui kõik tellimused kantakse ühte ajakirja.
Hooldamise eest vastutav
Tavaliselt on tellimuste logi pidamise kohustus pandud personaliosakonna juhatajale/spetsialistile, õigusnõunikule või isegi sekretärile, s.o. töötaja, kes vastutab ettevõtte personali dokumentatsiooniga töötamise eest.
Igal juhul peaks see olema töötaja, kes kontrollib personali dokumentide liikumist ja omab ka ettekujutust, kuidas selliseid dokumente õigesti säilitada.
Koostamise põhireeglid
Ajakirjal puudub ühtne ühtne vorm, mistõttu ettevõtte töötajad saavad selle koostada mis tahes kujul või kui organisatsioonil on välja töötatud ja kinnitatud dokumendimall, siis selle näidise põhjal. Sellisel juhul peab dokument sisaldama mitmeid kohustuslikke andmeid. Need sisaldavad:
- Ärinimi;
- ajakirja avamise kuupäev, selle lõppemise kuupäev;
- selle juhtimise eest vastutava töötaja ametikoht, perekonnanimi, eesnimi ja isanimi;
- dokumentide säilitamise aeg.
Ajakirja põhiosa on kõige parem vormistada tabelina, mis tuleks jagada mitmeks veerguks. Peate neisse sisestama:
- tellimuse seerianumber, väljaandmise kuupäev;
- dokumendi number, selle liik, sisu;
- selle töötaja täisnimi ja personalinumber, keda see puudutab;
- korralduse andmise alus.
Vajadusel saab tabelit muu teabega täiendada või vastupidi vähendada.
Millele registreerimisel tähelepanu pöörata
Nagu ajakirja sisu, on ka selle kujundus täielikult jäetud toimetuse hooleks. Ajakirja saab koostada lihtsal käsitsi kirjutatud või elektroonilisel kujul. Pealegi, kui ajakirja peetakse arvutis, ei ole vaja seda trükitud kujul paljundada. Noh, kui ettevõtte juhtkond peab vajalikuks dokumenti "elus" vormis hoida, saate ajakirja jaoks kasutada nii lihtsaid tühje paberilehti kui ka ettevõtte kirjaplanke.
TÄHTIS! Tellimuses peab olema märgitud tellimuste registri pidamise eest vastutav isik.
Ajakirja on vaja templi panna ainult siis, kui selliste dokumentide templite abil kinnitamise norm on sätestatud ettevõtte kohalikes eeskirjades.
Tavaliselt on need ajakirjad mahult üsna muljetavaldavad ja neil on kümneid lehti. Sellisel juhul peavad kõik ajakirja lehed olema nummerdatud, tugeva niidiga kokku kinnitatud, välisküljele kirjutades dokumendi koostamise kuupäeva ja kinnitades vastutava isiku allkirja.
Kuidas ja kui kaua ajakirja säilitada
Personalitellimuste registreerimise päevik asub reeglina ettevõtte personaliosakonnas eraldi kohas, kuhu kõrvalised isikud ei pääse.
Dokumentide säilitamise aeg määratakse kindlaks kas Vene Föderatsiooni õigusaktide või ettevõtte sisemiste normatiivdokumentidega. Pärast seda, kui ajakiri kaotab oma tähtsuse, tuginetakse sellele.
Optimeeritud dokumendivoo süsteem on üks olulisemaid tegureid, mis on vajalik ettevõtte kvaliteetse personaliarvestuse tagamiseks. Selles artiklis räägime teile tellimuste arvestusest organisatsioonis: kas tellimusi on vaja registreerida, millisel kujul raamatupidamispäevikut koostada, samuti analüüsime peamisi vigu ja vastame selle teema kohta levinud küsimustele.
Miks on vaja tellimuste logi?
Ajakirja põhiülesanne on optimeerida teavet tellimuste kohta, et tagada dokumentidega töötamise maksimaalne mugavus. See eesmärk saavutatakse spetsiaalse ajakirja täitmise viisiga:
- Teave ajakirjas sisestatakse kronoloogilises järjekorras;
- Ajakiri järjestab tellimused liikide (info, haldus) ja ettevõtte tegevusvaldkondade (põhitegevused, personal) järgi.
Seega, kui teil on päevik, võtab vajaliku tellimuse leidmine väga vähe aega.
Kas päevikut on vaja pidada?
Kehtivad õigusaktid ei sisalda otseseid eeskirju Teataja pidamise kohustusliku korra kohta. Kuid mahuka dokumendivoo tõttu on ajakiri "eluline" vajadus. Lõppude lõpuks saab personaliametnik tema abiga dokumente optimaalselt süstematiseerida, et neid oleks edaspidises töös lihtne kasutada.
Teine ajakirja pidamise eelis on dokumendi avaldamise fakti täiendav kinnitus registreerimise kuupäevaks. Vastuoluliste küsimuste ilmnemisel, kui korralduse jõustumise kuupäev ei ühti dokumendi allkirjastamise kuupäevaga, on korralduse Teatajas registreerimise kuupäev täiendav kinnitus korralduses kirjeldatud korralduste seaduslikkuse kohta.
Dokumentatsiooni salvestamise õiguslik raamistik
Nagu eespool öeldud, ei nõua kehtivad seadused ettevõtetelt tellimuste ajakirjas registreerimist. Tellimuste arvestamine jääb sellega seoses ettevõtte juhtkonna otsustada, Teatajasse sisestamise korra, selle vormi ja säilitamise korra määrab iga ettevõte individuaalselt. Samal ajal on mitmeid kehtivaid määrusi, mis annavad soovitusi ajakirja pidamise korra kohta.
| Ei. | Normatiivakt | Kirjeldus |
| 1 | Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi korraldus nr 558, 08.25.10 | Dokument sisaldab personaliteenistuse hallatavate dokumentide täielikku loendit ning kirjeldab ka nende registreerimise mehhanismi, säilitamise tingimusi ning hävitamise korda. |
| 2 | Föderaalse Arhiivi Agentuuri 27. novembri 2000. a korraldus nr 68 | Korraldusega kinnitatakse kehtiv Juhend, mis kirjeldab korralduste ja muude ettevõtte dokumentide nummerdamise ja indekseerimise korda. Dokumendi järgi tuleb tellimused registreerida pideva nummerdamise reeglite järgi. |
| 3 | GOST R 6.30-2003 | Dokument sisaldab dokumentide (sealhulgas tellimuste) koostamise üldstandardeid ning annab ka süsteemi dokumendivoo ühtseks korraldamiseks. |
Tellimuste raamatupidamise korraldamine
Kuidas nummerdada tellimusi päevikus
Enne tellimuse kohta teabe sisestamist Teatajasse tuleb dokumendile määrata individuaalne number. Dokumentidega töötamise mugavuse huvides ja vastavalt kehtivatele juhistele kasutatakse järgmist tellimuste nummerdamise ja indekseerimise süsteemi:
- Kõik tellimused tuleks rühmitada põhiliikide järgi (põhitegevused, personal, haldus- ja majandustegevus).
- Vastavalt tellimuse liigile määratakse dokumendi numbrile indeks (OS - põhitegevus, LS - personal, AHD - haldus- ja majandustegevus).
- Dokumendid nummerdatakse digitaalselt vastavalt pideva nummerdamise reeglitele.
Suure personali ja suure hulga dokumentidega ettevõtted töötavad reeglina välja täiendavaid kodeerimis- ja indekseerimisreegleid. Näiteks personalitellimused jagatakse edasi tellimusteks töölevõtmiseks (Rr), vallandamiseks (Uv), teisele ametikohale üleviimiseks (Per) jne.
Dokumendivoo edasiseks optimeerimiseks nummerdavad mõned ettevõtted tellimusi vastavalt registreerimiskuupäevale (põhitegevuse tellimuse kuupäev on 14.07.17, tellimuse number on 140717 - OD).
Hoolimata asjaolust, et antud juhul rikutakse pideva nummerdamise põhimõtet, ei ole see numbrite määramise mehhanism vastuolus kehtivate õigusaktidega ja seda saab kasutada, kui see kord on kehtestatud ettevõtte sisemistes normatiivdokumentides.
Näide nr 1. Blank LLC-l on vähe töötajaid ja ta kasutab ühist tellimuste nummerdamis- ja indekseerimissüsteemi:
- pidev nummerdamine vastavalt korralduste väljaandmise kronoloogiale;
- indekseerimine dokumenditüüpide järgi (OD, LS, AHD).
2017. aasta teisel poolel andis Blank välja järgmised korraldused:
- 07.17 võeti vastavalt korraldusele Blank LLC töötajaks majandusteadlane. Tellimus kannab numbrit 14-LS.
- 07.17 anti korraldus uue jaemüügikoha avamiseks (nr 15-OD).
- 07.17 määrati korraldusega nr 16-AHD jaemüügipunkti linna soojusvõrguga ühendamise eest vastutavad töötajad.
Näide nr 2. JSC GlavStroy töötajad on suured ja ta kasutab tellimuste nummerdamiseks ja indekseerimiseks spetsiaalset süsteemi:
- tellimuse number omistatakse vastavalt dokumendi allkirjastamise kuupäevale;
- personali tellimused indekseeritakse erilisel viisil (värbamine - PR, vallandamine - Uv, üleviimine teisele ametikohale - Per).
Juulis 2017 andis JSC GlavStroy välja järgmised korraldused:
- 07.17 võeti tööle tootmistsehhi tehnoloog (tellimus nr 130717-PrR);
- 07.17 vallandati omal soovil planeerimisosakonna peaökonomist (korraldus nr 140717-Uv);
- 07.17 viidi osakonnajuhataja ametikohale üle müügiosakonna töötaja (korraldus nr 150717-Per).
Kuidas koostada tellimuste logi
Üldjuhul koostatakse Tellimuste päevikut üheks aastaks, st sinna kantakse andmed kalendriaasta jooksul allkirjastatud ja jõustunud tellimuste kohta. Kui me räägime suurest ettevõttest, kus on suur dokumendivoog, siis on sellistel organisatsioonidel soovitatav hakata uut Journalit pidama iga poole aasta või kord kvartalis.
Uuel ajakirjal peaks olema tiitelleht, mis näitab:
- ettevõtte nimi;
- dokumendi pealkiri;
- päeviku pidamise algus- ja lõppkuupäevad;
- Ajakirja pidamise eest vastutava isiku täisnimi ja ametikoht.
Tiitellehel märgitud perioodi lõpus tuleb dokument köita vastavalt üldnõuetele, nimelt märkida lehtede arv ja pitseerida.
Tellimislehte andmete sisestamise kord
Igal ettevõttel on õigus ajakirja vormi iseseisvalt välja töötada ja kasutada. Kuid reeglina täidetakse dokument tabeli kujul ja see sisaldab järgmisi andmeid:
- Seerianumber. Kuna ajakiri hõlmab teabe kronoloogilist sisestamist ja pidevat nummerdamist, peavad kõik ajakirjas kajastatavad tellimused olema oma järjekorranumbriga.
- Dokumendi kuupäev. Veergu kantakse juhataja korralduse allkirjastamise ja dokumendi jõustumise kuupäev. See kuupäev on kronoloogilise arvestuse pidamise kriteerium.
- Dokumendi number. Tellimused nummerdatakse vastavalt organisatsiooni poolt kinnitatud tellimusele. Täielik tellimuse number (koos indeksiga) kantakse Punkti.
- Dokumendi kirjeldus. Veerus on toodud tellimuse kokkuvõte (Finantsjärelevalve teenuse loomisest, Lähetusse saatmisest, Eririietuse väljastamisest).
- Vastutab täitmise eest. Tellimuse tekst sisaldab teavet isiku kohta, kes vastutab tellimuse täitmise eest. Vastutava isiku andmed (täisnimi, ametikoht) tuleks edastada Ajakirja.
- Tuttavad isikud. Veerus peab kajastuma teave isikute kohta, keda tuleb tellimusega kurssi viia (näiteks kõik töötajad, konkreetse osakonna töötajad, teatud ametikohtadel töötavad isikud, konkreetsed töötajad - täisnime järgi).
Tellimuste logi näidis
2017. aasta augustis andis Globus LLC välja järgmised korraldused:
- 08.17 – uue tootesarja loomisest;
- 08.17 – koosseisutabeli muudatustest;
- 08.17 – uude kontorisse kolimisega seotud korraldustöödest.
Tellimused on nummerdatud vastavalt sisekorrale. Tellimuste logi vormindatakse järgmiselt:
| Ei. | Dokumendi kuupäev | dokumendi number | Dokumendi sisu | Vastutab täitmise eest | Teabe saamiseks |
| 48 | 03.08.17 | 84-OD | Uue tootesarja väljalaskmisest | Tootmisosakonna juhataja Lubyanoy N.S. | Tootmis- ja müügiosakondade töötajad |
| 49 | 12.08.17 | 85-LS | Personalitabeli muudatustest | Personaliosakonna juhataja G.D. Kukushkina | Kõik töötajad |
| 50 | 22.08.17 | 86-AHD | Uude kontorisse kolimisega seotud korraldustööst. | Majandusosakonna juhataja V.D Polenov | Majapidamisosakonna töötajad |
Täitmise eest vastutavad isikud
Tellimusraamatu kasutamise korral määrab organisatsiooni juhtkond isiku, kes vastutab selle hooldamise, registreerimise, säilitamise ja esitamise eest. Üldiselt on see inimene personaliosakonna töötaja. Kui Päevikut peetakse väikeses ettevõttes, võib vastutavaks töötajaks olla raamatupidaja.
Dokumendi säilitamise eest vastutav isik tuleks märkida sisemisse normatiivdokumendisse (personaliarvestuse korras). Soovitav on märkida mitte konkreetse töötaja täisnimi, vaid ametikoht, sest sel juhul lähevad töötaja vallandamisel tema kohustused üle tema järeltulijale.
Levinud vead tellimuste päeviku loomisel
Allpool vaatame TOP 3 enamlevinud viga Tellimuste logi pidamisel.
Viga nr 1. Tellimuste logi pidamise kord ei ole sisekorraga fikseeritud.
Viga nr 2.Üksikettevõtjal on päeviku pidamine kohustuslik.
Tellimuste ajakirja pidamise kohustust ei ole kõigil ettevõtetel ja ettevõtjatel, sõltumata organisatsioonilisest ja juriidilisest struktuurist, tegevusalast, töötajate arvust jne. Seega jääb üksikettevõtjate ajakirja pidamise vajadus ettevõtja otsustada.
Viga nr 3. Ajakirja pidamise eest vastutavat isikut ei ole.
Ajakirja täitmise ja kujundamise üldreegleid reguleerivas sisedokumendis peab olema märgitud dokumendi pidamise eest vastutav isik. See isik on reeglina personaliteenistuse esindaja, kuid juhtkonna äranägemisel võib vastutuse määrata teistele töötajatele. Vastutavale töötajale pannakse kohustused Ajakirja kujundamisel, täitmisel, säilitamisel ja klammerdamisel.
Rubriik "Küsimus ja vastus"
Küsimus nr 1. Kas Ajakirja on võimalik pidada elektrooniliselt?
Ajakirja pidamise vorm, samuti selle täitmise kord ei ole seadusega fikseeritud. Seetõttu võib organisatsiooni äranägemisel ajakirja pidada elektroonilisel kujul. Elektroonilise faili vormi ja sellesse teabe sisestamise mehhanismi töötab välja ja kinnitab ettevõte individuaalselt. Üldjuhul on Ajakirja elektrooniline vorm kasutusel suurettevõtetes ja nendes organisatsioonides, kus on juurutatud elektrooniline dokumendihaldus. See vorm vähendab oluliselt Päeviku täitmisele ja hilisemale dokumentidega töötamisele kuluvat aega.
Küsimus nr 2. Kas personaliarvestuse pidamise korras on võimalik märkida Päeviku pidamise eest vastutava töötaja täisnimi?
Ajakirja pidamise eest vastutava isikuna konkreetse töötaja täisnime märkimine ei ole vastuolus kehtivate õigusaktidega. See vastutava isiku määramise viis pole aga kõige ratsionaalsem. Lõppude lõpuks, kui töötaja vallandatakse või teisele ametikohale üle viiakse, peab organisatsioon protseduuris muudatusi tegema. Sel juhul on soovitatav märkida konkreetne ametikoht, millele vastutus määratakse (näiteks personaliosakonna vanemspetsialist).
Küsimus nr 3. Kas tellimusi saab registreerida mitte allakirjutamise kronoloogilises järjekorras, vaid jõustumiskuupäeva järgi?
Selle meetodi kasutamine ei ole keelatud. Sel juhul tuleks Ajakirja lisada veerg “Dokumendi jõustumise kuupäev” ja rakendada kronoloogilist järjestust lähtuvalt sellest kuupäevast. Kuid praktika näitab, et selline registreerimismehhanism ei ole kõige mugavam ja raskendab oluliselt otsingut ja sellele järgnevat tööd dokumentidega.
Juhtimisteooria väidab, et kolmveerand ettevõtte efektiivsusest sõltub asjaajamise kvaliteedist, mis hõlmab tööd esiteks personaliga ja teiseks dokumentidega. Need nomenklatuuri tegevuse kaks poolt on suures osas läbi põimunud ja suhtlevad üksteisega. Need hõlmavad mitte ainult korralduste andmise võimalust, vaid ka võimalust nende täitmist kontrollida.
Hästi kirjutatud tellimus, nagu ka hea kirjandusteos, peaks koosnema kolmest põhipunktist:
- Korralduse esemeks on selle andmise alus ja teostatavate meetmete loetelu.
- Täitmise aeg - kogu tellimuse täitmise periood või iga kauba eraldi täitmise perioodid.
- Täitja on täitmise eest vastutav isik, kes teostab üldist kontrolli korralduse täitmise üle.
Ja kui vähemalt üks punktidest on puudu, siis kaob nii korralduse enda andmise mõte kui ka kontroll selle tulemuslikkuse ja tulemuslikkuse üle.
Milleks seda vaja on?
Kogu ettevõtte dokumendivoo igapäevases äri- ja majandustegevuses kontrolli all hoidmiseks kasutatakse registreerimisraamatuid. Nendest Peamised iga organisatsiooni jaoks on ajakirjad tellimuste ja juhiste salvestamiseks administreerimine:
- personali poolt;
- haldus- ja majandusküsimustes;
- põhitegevuse järgi.
Väikeettevõtete juhid arvavad sageli, et neil pole vaja koostada hunnikut dokumente, mis nende arvates on ebavajalikud. See võib kehtida vähem kui kolme töötajaga ettevõtete kohta. Kuid kõigil muudel juhtudel on maksuinspektsiooni esmasel kontrollimisel sotsiaaltööministeeriumi, siseministeeriumi, pensionifondi organid. inspektorid võivad nõuda dokumenteäritehingute teostamise ja neile tehtud kulutuste põhjendamine ja kinnitamine.
Ja sageli sõltuvad kontrollide tulemused otseselt ettevõtte sisedokumentatsiooni säilitamise täpsusest ja põhjalikkusest. Kui kontrolliasutused näevad ettevõtte asjaajamise õigus- ja majanduskultuuri, kvaliteetset ja õigeaegset dokumentatsiooni, suhtuvad nad tavaliselt teistesse kontrollitavatesse tegevuste küsimustesse leebemalt.
Lisaks on dokumentatsiooni säilitamise põhireeglid sätestatud seadustes ja määrustes ning need on kohustuslikud sõltumata ettevõtte omandivormist.
Millised tellimused registreeritakse?
Kui eelpool loetletud kahes esimeses raamatus on kõik enam-vähem selge, milliseid tellimusi registreerida, siis kolmas - “Põhitegevuste tellimuste registreerimise päevik” tekitab väikeettevõtete juhtide seas kõige rohkem küsimusi ja arusaamatusi: milliseid korraldusi tuleks kirja panna? Kuid selles registreeritud tellimused on kõigi kahes teises raamatus tehtud tellimuste jaoks olulised.
Muidugi nende tellimuste põhiteema selle määrab ettevõtte organisatsiooniline ja õiguslik vorm ning majandustegevuse laad, seetõttu on võimatu anda konkreetseid vastuseid ja soovitusi iga konkreetse juhtumi kohta. Kuid mis tahes organisatsioonile iseloomulike valitsevate tellimuste tüüpide järgi võib kõiki nende põhitegevuse tüüpe määratleda järgmiselt:
- Peadirektori, pearaamatupidaja ametisse nimetamine.
- Logo, brändiraamatu, reklaamlause jms kinnitamine.
- Ärisaladuse kaitse tagamine.
- Organisatsiooni struktuuri kinnitamine või muutmine, allüksuste loomine ja likvideerimine.
- Määruste, juhendite, reeglite ja muude sisemiste normatiivdokumentide kinnitamine.
- Personali koosseisu kinnitamine.
- Organisatsiooni töörežiimi ja sisereeglite kehtestamine.
- Siseauditite ja sertifikaatide läbiviimine.
- Põhitegevuste planeerimine ja jälgimine.
- Finantseerimisprobleemid.
- Materiaalne ja tehniline baas.
- Teave ja dokumentaalne tugi.
Aga kuidas on lood direktori ja pearaamatupidaja määramisega – need on personaliküsimused? Ettevõtte juhtkonna võtmeisikute määramised on aga samuti põhitegevuse subjektid ja need tuleb selles päevikus kajastada.
Miks on registreerimine vajalik?
Registreerimine on teatud dokumentide loomise, vastuvõtmise või saatmise faktide fikseerimise vorm kindlal ajal. Nagu seadus ütleb, jõustub igasugune haldusakt, sealhulgas korraldus, selle avaldamise või registreerimise hetkest.
Kahtlemata ei aita selle raamatupidamise korrastamine mitte ainult korralikult kontrollida dokumendivoogu, vaid on ka peamiseks teguriks organisatsiooni igapäevase tegevuse käigus tekkivate probleemide, vaidluste või erimeelsuste lahendamisel.
Suhtlemist osapooltega majandus- ja finantstegevuses reguleerivad suures osas ka administratsiooni korraldused ja määrused ning see võib olla aluseks asjade lahendamisel vahekohtus või kohtus. Loomulikult tuleb kõik korraldused anda rangelt seadusega kooskõlas ja sellega vastuolus olevad ei oma juriidilist jõudu.
Juhtorganite määramise korraldused annavad neile õiguse tegeleda majandus- ja õigustegevusega, allkirjastada juriidilisi ja raamatupidamisdokumente. Organisatsiooni struktuuri ja personali käsitlevad korraldused määravad kindlaks iga osakonna ja konkreetse töötaja kohustused.
Sisenormatiivdokumendid reguleerivad sisekorraeeskirja ja kontrolli põhireegleid. Korrektse raamatupidamise ja maksustamise pidamise aluseks on finantseerimis-, materiaalsete ja muude toetuste korraldused.
Isegi näiliselt ebaharilikud korraldused, nagu korraldused vormiriietuse, mittetulundustegevuse rahastamise, heategevuse ja muu selletaolise kohta, mis on kantud sellesse päevikusse, on tšekkide käigus põhjenduseks erinevate lisakulude põhjendamiseks. Ja näiteks hädaolukordades tegutsemise korraldus aitab vältida materiaalseid ja inimkaotusi tulekahjude, üleujutuste, maavärinate jms korral.
Vene Föderatsiooni arhiveerimist käsitlevad seadused määravad ettevõtte dokumentatsioonile erinevad säilitusajad. Ja see põhjus on üks neist, mis määravad erinevat tüüpi dokumentide jaotamise erinevatesse registreerimisraamatutesse.
Seega on haldus- ja majandustegevuse tellimustel kõige lühem säilivusaeg - 5 aastat. Ja personalitellimused on juba 75 aastat vanad. Põhitegevuse tellimusi tuleb hoida pidevalt kogu ettevõtte eksisteerimise aja.
Täitmise reeglid
Siiski on välja kujunenud teatud praktika vormi põhitegevuse tellimuste logi täitmiseks, kehtestades järgmise veergude järjekorra:
- Registreerimisnumber on jooksva kalendriaasta seerianumber.
- Tellimuse kuupäev on kalendrikuupäev, millal dokument allkirjastati.
- Tellimuse teemat määratlev nimi või lühike sisu.
- Täitmise eest vastutav - selle isiku täisnimi, kellele on usaldatud kontroll korralduse täitmise üle.
- Märkused - mitmesugune teave tellimuse teema ja täitmise kohta.
- Lisaks neile võib olla muid veerge, mis on administratsiooni hinnangul selles konkreetses organisatsioonis vajalikud.
Päevikut peetakse reeglina ühe kalendriaasta ja järgmise alguses avatakse uus ja nummerdamine algab uuesti. Juhataja sisekorraldusega võib aga määrata teistsuguse raamatupidamise korra. Soovitav on teha märkmeid ühevärvilise tindiga: sinine või must. Ajakiri peab olema nummerdatud ja õmmeldud.
Kaanele tuleb märkida periood, mille jooksul seda hooldatakse, ja andmed selle täitmise eest vastutava isiku kohta. Viimasel lehel on lehtede koguarv. Ajakirja pidamiseks tuleb määrata vastutav isik, tavaliselt sekretär-referent.
Kui ettevõtte iga töötaja teab kindlalt oma kohustuste ulatust, tal on selged ettekujutused osakondade ja töötajate sisemisest suhtlusest ning ta tegutseb igas prognoositavas ja ettenägematus olukorras kõhklemata vastavalt administratsiooni nõuetele, kehtestatakse selline töökord. organisatsiooni juhtkonna poolt teenib nii selle rahalist kui ka ärilist edu.
Videos kirjeldatakse, kuidas 1C programmis personalitellimuste logi luua.
Personalidokumentatsiooni pidamine eeldab eelkõige suurt vastutust. Koos sellega nõuab tellimuse iseloomuga dokumentatsiooni kogumine, analüüsimine ja registreerimine suuremat keskendumist ja seaduste ranget järgimist. Personalitööga seotud ajakirjad on sisuliselt kogu personalidokumentide haldamise vundament.
Kallid lugejad! Artiklis räägitakse tüüpilistest juriidiliste probleemide lahendamise viisidest, kuid iga juhtum on individuaalne. Kui soovite teada, kuidas lahendada täpselt oma probleem- võtke ühendust konsultandiga:
See on kiire ja TASUTA!
Sellega seoses võivad erinevad reguleerivad asutused määratud ajakirju süstemaatiliselt kontrollida. Lisaks mõjutab personalidokumentatsiooni korrektne täitmine otseselt selle õiguslikku tähendust ja mõjutab ka iga organisatsiooni töötajat isiklikult. Võib öelda, et kuni dokument pole korralikult registreeritud, pole seda tegelikult olemas.
Seadusesõna
Personalitöötajad koostavad reeglina mitu erinevat ajakirja, kuhu registreerivad erinevat tüüpi tellimusi. Näiteks võib üks päevik sisaldada tellimusi ainult personalile. Teises ajakirjas võidakse kuvada ettevõtte tegevuste tellimusi. Samuti on tava registreerida päevikuid ainult puhkuse või vallandamise kohta.
Tellimuste logi üldtunnustatud vorm sisaldab kõiki personalipraktika võtmeveerge. Reservveergudena võivad olla tühjad veerud, mida vajadusel täidavad vastutavad isikud oma äranägemise järgi
Tellimuste registreerimiseks pole ühtset vormi, mis oleks seadusega kinnitatud.
Sellega seoses kuvatakse allpool tekstis töötellimuste näidislogi. Lisaks saavad organisatsioonid välja töötada oma ajakirjavormi kujunduse.
Sõltuvalt hetkeolukorrast on tööandjatel õigus lisaks üldtunnustatud veergudele lisada täiendavaid veerge. Näiteks „F.I.O. või töötaja ametikoht, kelle kohta korraldus antakse”, „kes kinnitab korralduse”, „korralduse alus”, „töötaja personalinumber”, „korralduse täitja”, „kus korraldus edastatakse“, „positsioon ja täisnimi. vastava kande teinud isik."
Reguleerimispoliitika
Vastavalt Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010 korraldusele nr 558 kinnitati ettevõtte tegevuse käigus koostatud dokumentide loetelu. Üks selle õigustloova akti põhisätteid on säilitustähtaegade kehtestamine. Seega oli sõidupäevikutes, mis on seotud personali haldusdokumentatsiooniga, ette nähtud kaks erinevat perioodi, 5 ja 75 aastat.
Tellimuste nummerdamise järjekorda ei sätesta seadus ega Nimekiri. Kusjuures Bürootöö tüüpjuhiste kohaselt, mis on kinnitatud föderaalarhiivi 27. novembri 2000. a korraldusega nr 68, nummerdatakse tellimusi järjestikku, kuid kalendriaasta piires. Lisaks on juhistes märgitud vajadus põhitegevuse tellimuste ja ka tööpersonali tellimuste eraldi nummerdamise järele.
Kas on vaja juhtida?
Nagu eelnevalt mainitud, kinnitati Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 haldusdokumentatsiooniga seotud registreerimispäevikute säilitamise periood.
Sellest järeldub, et sõidupäeviku pidamine on kohustuslik.
Kuidas oleks elektroonilise vormiga?
Õigusaktid ei sisalda sätteid ajakirjade kohustusliku paberil pidamise kohta, sealhulgas selle registreerimise eritingimusi. Eritingimused hõlmavad nummerdamist, pitsatiga sertifitseerimist ja ajakirjade köitmist.
Sel põhjusel on lubatud pidada registreerimispäevikut elektroonilisel kujul.
Lisaks, kui vastavalt protseduurile määratakse tellimusnumbrid nende moodustamisel programmis 1C automaatselt, pole sellist ajakirja paberkandjal vaja pidada.
Tellimuste logide tüübid koos näidistega
Tänapäeval kasutavad erinevad personaliosakonnad järgmisi logiraamatute vorme:
- Personali vastuvõtul, üleviimisel, arvestusel.
- Puhkuse andmisest.
- Töötajate reisimisest.
- Preemiate ja distsiplinaarkaristuste kohta.
Töötamise tellimuste registreerimise näidispäevik:
Metoodika
Kontoritöö korraldamise peamised etapid on järgmised:
- Dokumendivoo korraldamine, st koostatud dokumentatsiooni optimaalne liikumine ettevõtte sees.
- Majandus- ja haldustegevuse dokumenteerimine.
- Dokumentatsiooni säilimise tagamine.
Dokumentide koostamise standardprotseduur hõlmab paljude ettevõtte töötajate osalemist. Bürootöö ja selle korraldamine on bürootööteenistuse vastutusel. Lisaks on see nimi tingimuslik ja olenevalt ettevõtte suurusest või sellele määratud funktsioonidest võib see olla kas üldosakond või kontor.
Väikestes organisatsioonides on see funktsioon tavaliselt määratud sekretärile. Algstaadiumis on vaja kehtestada ühtsed reeglid dokumentidega töötamiseks. Selle probleemi lahendamiseks oleks suurepärane lahendus lisada need juhistesse. Ei maksa unustada, et tänapäevase ametnikutöö määrab suuresti ettevõte ise, samas kui regulatsioonid on pigem soovitusliku iseloomuga.
Seetõttu on kontoritöö loomiseks vaja välja töötada kaks põhidokumenti:
- Juhised kontoritööks. Määratud kohalik akt peaks kajastama kõiki töö- ja dokumentatsiooni käsitlemise sisemisi korralduslikke eeskirju. Juhul, kui ettevõttel pole veel kirjaliku töö läbiviimiseks oma reegleid välja kujunenud või juhiste väljatöötamine selles etapis tundub sobimatu, saate ajutiselt kasutada vastavaid sätteid.
- Juhtumite nomenklatuur. Määratud süstemaatilises dokumentide loendis kuvatakse nende arvestus vastavalt säilitusaegadele ja seda kasutatakse hilisemaks arhiivi ülekandmiseks või hävitamiseks.
Vaata videost, kuidas luua kontoritöö juhiseid:
Tuleb märkida, et kõik personaliga seotud tellimused registreeritakse päevikusse. Ajakirja tiitellehte kasutatakse dokumendi täispealkirja kirjutamiseks. Tuleb märkida, et nimi kirjutatakse suurtähtedega. Pärast seda märgitakse ettevõtte nimi.
Suurtes organisatsioonides on eelistatav luua ajakirjade arv, mis on vastavuses asjakohaste teenuste või osakondade arvuga.
Tiitellehel on märgitud ka dokumendi tegeliku vormistamise kuupäev. Ajakiri on nummerdatud ja õmmeldud, misjärel pitseeritakse direktori allkirja ja ettevõtte pitseriga. Ideaalis pitseeritakse registreerimispäevik numbripitsatiga. Kuid sel juhul tuleb selle number päevikusse sisestada, vastasel juhul pole ilma selleta võimalik ajakirja pitseerituks lugeda.
Vastutavad isikud
Ettevõtte põhitegevusega seoses koostavad korraldusi direktori nimel allasutuste osakonnajuhatajad. Kui tekib küsimus keerulise probleemi lahendamise kohta, võib juht luua spetsiaalse komisjoni, mis koosneb multidistsiplinaarsetest spetsialistidest. Kuid kuna ülesanded pole mitte ainult põhilised, vaid ka operatiivsed, tuleb tellimused klassifitseerida.
Saate pakkuda seda võimalust:
- Tellimused põhitegevuseks. Sellised korraldused antakse välja organisatsiooniliste ülesannete täitmise osana.
- Korraldused haldustegevuse kohta.
Ülaltoodud piirkondade tellimused kuuluvad eraldi registreerimisele. Teisisõnu on vaja seda dokumentatsiooni eraldi hoida. See on tingitud asjaolust, et haldusülesannetega seotud dokumentatsiooni säilitusaeg on 5 aastat. Kusjuures põhitegevuse dokumente tuleb säilitada alaliselt. Registreerimispäevik kuulub eranditult asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentide kategooriasse.
Registreerimispäevikuga tutvumise protseduur toimub eranditult selle koostamise eest vastutava isiku juuresolekul. Lisaks tuleks logid regulaarselt osakonnajuhatajale edastada. See on vajalik tehtud otsuste ülevaatamiseks, samuti osakonna personali tulemuslikkuse hindamiseks.
Registreerimise perioodil peab registreerimispäevikut isik, kes vastutab selle pidamise eest. Kui ajakiri saab otsa, tehakse selle kohta märge pealkirja poole.
Kohustuslikud veerud
Nagu eelnevalt mainitud, puudub seaduslikult kinnitatud logiraamatu vorm, mis võimaldaks organisatsioonil seda iseseisvalt välja töötada. Seetõttu on lubatud kasutada ekspertide soovitatud graafikuid.
Eriti:
- nr (rekordinumber),
- tellimuse kuupäev;
- tellimuse number;
- tellimuse tüüp, selle lühike sisu;
- TÄISNIMI. töötaja;
- Personalinumber;
- korralduse andmise alus.
Täiendavad veerud hõlmavad eelkõige järgmist:
- kes tellimusele alla kirjutas,
- kes on korralduse täitja;
- kuhu tellimus saadeti;
- kviitungi kättesaamine (allkiri, kuupäev);
- märkus juhtumile suunamise kohta;
- ametikoht, täisnimi kande tegija (tellimuse registreerija);
- Märge.
Juhtub, et veergu “Märkus” ajakirjas ei kuvata. Sel juhul tuleb teha töövihikus kuvatavaga sarnane märge (“kanne nr ___ veerus nr ___ on kehtetu”) ja seejärel märkida uued andmed.
Täitmise näide
Vaatame näidist ajakirja põhiosa täitmiseks personalitellimuste näitel:
|
Ei. |
Tellimuse kuupäev |
Tellimuse number |
Tellimuse tüüp |
TÄISNIMI. töötaja |
Tab. number |
Alus |
|
Värbamine |
Polozova Tatjana Viktorovna |
Tööleping nr 14 13.07.2014 |
||||
|
16.07.2014 |
118 hj |
Vallandamine |
Kuzin Andrei Sergejevitš |
Lisama. 12.07.2014 leping nr 2 töölepingule nr 11 10.03.2012 |
||
|
18.07.2014 |
119 hj |
Üleminek teisele tööle |
Sorokina Maria Aleksandrovna |
Rakendus, lisa. 12.07.2014 leping nr 2 töölepingule nr 11 10.03.2012 |
Säilitusaeg
Tuletame meelde, et Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 on registreerimispäeviku säilitusajaks määratud 75 aastat.
Seda tüüpi ajakirjas kuvatakse tavaliselt järgmised järjekorrad:
- palkamise kohta;
- tõlkimise kohta;
- kohustusest;
- palkade kohta;
- ametite ühendamise kohta;
- töötaja vallandamise kohta;
- täiendõppe kohta;
- personali stiimulite kohta;
- igat tüüpi puhkuse kohta;
- töötaja perekonnanime muutmise kohta;
- pikkade ärireiside kohta.
Teises logiraamatus, mille säilitusaeg on 5 aastat, kuvatakse tavaliselt järgmised korraldused:
- distsiplinaarkaristuste kohta;
- aasta- ja õppepuhkusel;
- kohustusest;
- lühikeste ärireiside kohta.
Töölähetusel haigestunud inimene võib loota hüvitisele. Millegi kohta lugema
Millal käibemaks eelarvest tagastatakse? Kogu info
Kauba tarnimise kommertsettepaneku tekst peab olema peensusteni läbi mõeldud. Sellest leiate näite
Tagasiulatuvad tellimused: registreerimisviisid
Tulenevalt asjaolust, et registreerimispäevik on õmmeldud ja nummerdatud, mille järel allkirjastab direktor ja pitseeritakse ettevõtte pitseriga, on korralduse tagasiulatuv kandmine sellisesse päevikusse välistatud. Kuid nagu praktika näitab, tuleb ette erinevaid olukordi, mille lahendamine pakub sageli huvi mõlemale poolele ehk nii tööandjale kui ka ettevõtte töötajale. Selle põhjal rikutakse mõnikord registreerimisprotseduuri sunniviisiliselt.
Vaatleme mitut võimalikku varianti.
- Kui ettevõttes tellimusi enam ei registreerita, saab tellimust vormistada tagasiulatuvalt.
- Kui ettevõttel on täiendav registreerimine, saate teha juhile adresseeritud märgukirja, milles selgitatakse põhjuseid ja registreerida tellimus jooksva kuupäevaga. Teine võimalus on hea, sest kontrolli korral põhjendatakse seletuskirjas praegust olukorda reguleerivatele asutustele. Seega, kui on vaja esitada tellimus "möödunud perioodil", kasutavad nad praktikas korralduse väljastamist murdosa (11/1-P) või mõne muu indeksi alusel.
Tellimuse indeksi tähestiku tähel ei ole õiguslikku tähendust. Kuid selle kasutamine lihtsustab personaliametniku tööd. Lisaks on soovitav, et reguleerivate asutuste võimaliku nõudmise korral ettevõtte antud korralduste järele langeksid korralduste väljastamise kuupäevad kokku tegelike sündmustega. Selline lähenemine hoiab ära kontrolliametnike suurenenud huvi.
Mis puudutab vigade kunstlikku parandamist, siis siinkohal võib soovitada ainult neid dokumente, mis ei kattu teiste tellimustega, eriti neid, mida ei saa asendada.
Sündmuste kronoloogiat on eelkõige vaja tööandja enda jaoks. Näiteks juhul, kui õnnetus juhtub töötajaga, kes viibib väljaspool ettevõtte territooriumi. Sellistel juhtudel on „Järjekordne tellimus“ töötaja allkirjaga, mis näitab, et ta on korraldusega tuttav, peamine viis probleemide kõrvaldamiseks. Õnnetuse uurimise korral pole paremat ennetusmeedet, eriti kui see puudutab ohtlikke tegevusi.
AVALDUSID JA KÕNED VÕETAKSE 24/7 ja 7 päeva nädalas.
Juhtkonna korralduste ja juhiste registreerimine ühes ajakirjas on mugav viis ettevõttesisese dokumentatsiooni loendi pidamiseks. Käesoleva päeviku pidamise põhieesmärk on süstematiseerida infot väljastatud korralduste kohta, lihtsustada nende täitmise kontrolli ja vajadusel kiiresti leida vajalik dokument.
Personalitellimuste registreerimise vormi väljatöötamine toimub igas ettevõttes individuaalselt. Selle valmistamise näitena saate kasutada teistele ettevõtetele kasutamiseks pakutavaid proove.
Reeglina näeb organisatsioon ette mitte ainult tellimuste, vaid ka muude dokumentide registreerimise ja süstematiseerimise. Näiteks tööraamatute arvestus, reisitunnistuste ja maksekorralduste registreerimine toimub spetsiaalselt nende jaoks mõeldud päevikuvormidel.
Kuidas koostada personalitellimuste registreerimise päevikut
Tellimuse kohustuslik element on number, mis peab olema kordumatu ja registreeritud päevikusse. Number võib sisaldada mitte ainult numbreid, vaid ka tähti. Reeglina näitavad tähttähised tellimuse tüüpi või täpsustavad, kas tellimus kuulub mõnda ettevõtte struktuuriüksusesse. Iga ettevõte saab välja mõelda oma kodeeringu, mis aitab dokumentatsioonis kiiresti liikuda. Näiteks korralduste puhul, mis koostatakse töötajate puhkusele saatmisel, võib esikohal olla täht “O”, täht “B” võib tähendada distsiplinaarkaristust sisaldavaid korraldusi ja tähekombinatsioon “KM” võib näidata saatmiskorraldust. töölähetusel olevad töötajad.
Personaliosakonna või kontoritöö töötaja (büroojuht, sekretär) saab välja töötada ja pidada tellimuste logi.
Tööpäeviku vormis olevad standardsed veerud personalitellimuste registreerimiseks on järgmised:
- Tellimuse number ja kinnitamise kuupäev;
- Tellimuse olemus (selle sisu);
- Dokumendile alla kirjutanud isiku täisnimi;
- Esineja täisnimi;
- Isikute nimekiri, kes peavad tellimusega tutvuma;
- Vastutava isiku allkiri, mis kinnitab tellimuse kättesaamist;
- Märk, mis tõendab, et tellimus on toimikusse saadetud.
Personalitellimuste registreerimise logiraamatu väljatöötamisel aluseks võetud näidist saab muuta vastavalt ettevõtte vajadustele.
Laadimine...
