Oficialus organizacijos laiškas. Verslo korespondencija – laiškų pavyzdžiai. Verslo laiškas: rašymo taisyklės ir pristatymo būdai

1. Laiškas spausdinamas ant balto arba šviesaus A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm) formato popieriaus.

2. Lapas turi turėti bent šiuos laukus:

20 mm - kairėje;

10 mm - dešinė;

20 mm - viršuje;

20 mm - žemesnė.

Laiško data yra jo pasirašymo data. Data rašoma arabiškais skaitmenimis tokia seka: mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio ir mėnesio diena rašoma dviem arabiškų skaičių poromis, atskirtomis tašku; metai – keturi arabiški skaitmenys.

4. Išeinantis numeris.

Laiško registracijos (siunčiamo) numerį sudaro jo eilės numeris, kuris savo nuožiūra gali būti papildytas rodykle (pavyzdžiui, krypties pavadinimo inicialai). Dviejų ar daugiau skyrių bendrai sudaryto laiško registracijos numerį sudaro kiekvieno iš šių skyrių laiško registracijos numeriai, atskirti pasviruoju brūkšniu.

6. Adresatas

Gavėjas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Siunčiant laišką pareigūnui, inicialai nurodomi PRIEŠ pavardę. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardininku.

Pavyzdžiui:

LLC „Įmonės pavadinimas“

Planavimo skyrius

Duomenų byloje nurodoma asmens, kuriam skirtas laiškas, pareigos, Pavyzdžiui:

generaliniam direktoriui

LLC „Įmonės pavadinimas“

A.A. Ivanovas

LLC "Įmonės pavadinimas"

Planavimo skyrius

B.B. Petrovas

Laiške turi būti ne daugiau kaip keturi adresatai. Žodis „Kopija“ nenurodomas prieš antrąjį, trečiąjį, ketvirtąjį adresatą. Jei yra daugiau gavėjų, sukuriamas adresatų sąrašas.

Atributas „Adresatas“ gali apimti pašto adresą. Pašto adreso elementai nurodomi pašto paslaugų teikimo taisyklių nustatyta tvarka.

Siųsdami laišką organizacijai, nurodykite jos pavadinimą, tada pašto adresą, Pavyzdžiui:

LLC "Įmonės pavadinimas"

Jaroslavskio pr., 12, Jaroslavlis, 150001

Siųsdami laišką asmeniui, nurodykite gavėjo pavardę ir inicialus, tada pašto adresą, Pavyzdžiui:

Sidorovas V.V.

Šv. Svobody, 5, apt. 12,

Jaroslavlis, 150 000

7. Laiško tekstas

Laiško tekstas sudaromas lentelės, nuoseklaus teksto arba šių struktūrų derinio pavidalu.

Lentelės stulpeliuose ir eilutėse turi būti antraštės, išreikštos daiktavardžiu vardininko linksniu. Stulpelių ir eilučių paantraštės turi atitikti antraštes. Jei lentelė spausdinama daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai turi būti sunumeruoti, o tolesniuose puslapiuose spausdinami tik šių stulpelių numeriai.

Susietas tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodomos laiško rašymo priežastys, pagrindai, tikslai, antroje (galutinė) – sprendimai, išvados, prašymai, pasiūlymai, rekomendacijos. Tekste gali būti viena baigiamoji dalis (pavyzdžiui, prašymas be paaiškinimo).

Kitų organizacijų dokumentų pagrindu parengtame rašto tekste nurodomi jų rekvizitai: dokumento pavadinimas, organizacijos pavadinimas - dokumento autorius, dokumento data, dokumento registracijos numeris, pavadinimas tekstas.

Laiške naudojamos šios pateikimo formos:

Daugiskaitos pirmasis asmuo ( „Prašome siųsti“, „siųsti svarstyti“);

Pirmas asmuo vienaskaita ( „Manau, kad tai būtina“, „prašau pabrėžti“);

Trečiasis asmuo vienaskaita ( „Visuomenė neprieštarauja“, „Name“ LLC mano, kad tai įmanoma“).

8. Taikymas

Išduodama pastaba, nurodanti laiško tekste įvardyto priedo buvimą tokiu būdu:

Paraiška: už 5 l. 2 egzemplioriais.

Jei laiške yra priedas, kurio tekstas neįvardytas, tada nurodykite jo pavadinimą, lapų skaičių ir kopijų skaičių; jei yra kelios paraiškos, jos numeruojamos, Pavyzdžiui:

Priedas: 1. Nuomos sutartis 5 l. 2 egzemplioriais.

2. 1 litro perdavimo-priėmimo aktas. 2 egzemplioriais.

Jei paraiškos yra įrištos, lapų skaičius nenurodomas.

Jei prie laiško pridedamas kitas dokumentas, kuris taip pat turi priedą, išrašoma pažyma apie priedo buvimą tokiu būdu:

Priedas: Rusijos Federacijos vidaus reikalų ministerijos 2007-05-05 raštas N 02-6/172 ir jo priedas, tik 3 puslapiai.

Jei paraiška siunčiama ne visais dokumente nurodytais adresais, išduodama pastaba, nurodanti jos prieinamumą tokiu būdu:

Paraiška: už 3 l. 5 egzemplioriais. tik pirmuoju adresu.

9. Parašas

„Parašo“ rekvizitai apima: laišką pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą (pilnas, jei laiškas surašytas ne ant firminio blanko, ir sutrumpintas, jei raštas surašytas ant firminio blanko) ir parašo nuorašas ( inicialai, pavardė), Pavyzdžiui:

Kai raštą pasirašo keli pareigūnai, jų parašai dedami vienas po kito eilės tvarka, atitinkančia užimamas pareigas, Pavyzdžiui:

Kai dokumentą pasirašo keli lygias pareigas užimantys asmenys, jų parašai dedami tame pačiame lygyje, Pavyzdžiui:

10. Spausdinti

Antspaudo atspaudas patvirtina pareigūno parašo dokumentuose, patvirtinančiuose su FINANSINĖMIS lėšomis susijusius faktus, taip pat kituose parašo autentiškumą patvirtinančius dokumentus, patvirtinančių asmenų teises.

11. Atlikėjas

Ženkloje apie vykdytoją įrašomi dokumento vykdytojo inicialai ir pavardė bei jo telefono numeris. Ženklas apie atlikėją dedamas paskutinio dokumento lapo priekinėje arba galinėje pusėje apatiniame kairiajame kampe, Pavyzdžiui:

Sveiki dar kartą mano brangūs prenumeratoriai ir tinklaraščio svečiai. Kaip vertinate oficialius dokumentus? Ar jums patinka juos pildyti? Drįstu manyti, kad dauguma jūsų atsakys neigiamai.

Laiškas turi būti perskaitytas

Akivaizdu, kad oficialūs laiškai yra dokumentai, surašyti naudojant tam tikrą pavyzdį, kartais specialioje formoje. Kiekvienas iš jūsų bent kartą gyvenime yra sudaręs tokius dokumentus. Tai gali būti aiškinamasis raštas, pareiškimas, padėkos raštas, garantinis raštas, skundas ir kt. Todėl esate susipažinę su šio tipo pranešimų užpildymo procedūra.

pagrindinis tikslas verslo laiškas – nepakeistos informacijos perdavimas adresatui. Jei rašote padėkos laišką, būtinai nurodykite priežastį, dėl kurios tas ar kitas asmuo jums padėjo. Nepamirškite įtraukti jo pavardės ir inicialų. Į tuštumą išsiųstas laiškas niekada nebus perskaitytas, todėl nepamirškite nurodyti gavėjo, o geriausia – siuntėjo adresų.

Atkreipkite dėmesį, kaip laiškai siunčiami el. paštu:

• spaudžiate mygtuką „Rašyti laišką“;
• parašyti žinutę;
• užpildykite gavėjo adreso eilutę;
• spustelėkite mygtuką „Pateikti“.

Žinoma, veiksmų seką galima keisti (pirmiausia užpildykite adreso eilutę, tada sukurkite laišką), tačiau paskutinis veiksmas visada bus siuntimas. Ar sutinki? Dabar pasakykite man: „Ar galima išsiųsti pranešimą, jei nėra el. pašto adreso? Natūralu, kad ne. Todėl būtinai išsiaiškinkite, prisiminkite ir užsirašykite duomenis, kad bet kada galėtumėte susisiekti su jums svarbiu asmeniu.

Nepamirškite įsijausti į žinutės gavėjo vietą. Taip galite pastebėti kūrimo metu padarytas klaidas, pataisyti pačią žinutę, pašalinti dvejopą reikšmę turinčius žodžius ir pan. Ar manote, kad gavėjui malonu atidaryti voką, atspausdinti laišką ir pamatyti, kad ši žinutė skirta jam asmeniškai? Kaip jis tai supranta? Labai paprastai: bet koks laiškas turi prasidėti adresu ir sveikinimu (tai leidžia siuntėjui laimėti gavėją).

Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyko sužinoti asmens vardo ir pavardės, pakeiskite juos kitais: pone, direktoriumi, gerbiamasis ir kt. Šių žodžių jokiu būdu negalima trumpinti. Priešingu atveju žinutės autorius atskleidžia savo nepasitenkinimą, pyktį ir kitas neigiamas charakterio savybes. Todėl neverta kalbėti apie gavėjo polinkį bendrauti ir suvokti informaciją.

Iš karto pasakysiu, kad net aš el. paštu gaunu jūrą abejotino pobūdžio laiškų, todėl atidžiai stebiu jų turinį. Atsivertęs gautą laišką stengiuosi jį greitai perskaityti, kad įvertinčiau jo svarbą. Ar jūs darote tą patį? Laukdami specialaus laiško galite valandų valandas tyrinėti gautus pranešimus, o kodėl gi neišmokus jų greitai peržiūrėti?

Siunčiamoje žinutėje turi būti pavadinimas (elektroninėje versijoje reikia nurodyti temą). Toks paprastas formalumas leidžia gavėjui įvertinti pranešimo svarbą. Ir jei jis atsiduria didelės organizacijos paskirstymo centre, tada jį galima ramiai, be nereikalingų problemų, išsiųsti gavėjui. Norite, kad jūsų žinutė kuo greičiau pasiektų gavėją, tiesa?

Laiško formatas ir turinys

Dabar žinote, kaip užtikrinti, kad jūsų laiškas gavėją pasiektų per trumpiausią įmanomą laiką:

• žinoti jo adresą;
• nurodyti pranešimo temą;
• Laišką pradėkite sveikindami skaitytoją.

Tačiau tai dar ne visos verslo laiškų kūrimo ypatybės. Didelį vaidmenį atlieka: pateikimo stilius, informacijos pateikimo būdas, tokių dokumentų įforminimas ir kt. Toliau išsiaiškinkime, kaip užtikrinti, kad gavėjas elektroninio pašto platybėse neišsiųstų laiško į aplanką „Šlamštas“ ir neišmestų jūsų žinutės į šiukšliadėžę.

Pirmas koks turi būti – pasisveikinimas ir kreipimasis į adresatą. Atkreipkite dėmesį, kad būtų malonu išlaisvinti skaitytoją. Norėdami tai padaryti, tiesiog pradėkite nuo komplimentų, pastebėkite, koks jis užsiėmęs ir pan. Sudarykite savo žinutę taip, kad gavėjas sutiktų su kiekvienu žodžiu, nes tokiu atveju jį bus gana lengva priversti užbaigti sandorį.

Paskutinis komentaras turbūt pats svarbiausias. Tai reiškia žodžių, frazių ir posakių, kurie yra dviprasmiški, vartojimą. Esmė ta, kad siuntėjas negali patekti į gavėjo galvą ir sužinoti jo sąmoningumo lygio. Būtent todėl prieš siunčiant žinutę ją reikia perskaityti kelis kartus ir, jei reikia, pataisyti pašalinant dvigubus dėmenis.

Oficialaus laiško struktūra

Oficialūs laiškai rašomi ant specialių blankų, kurie jau turi tam tikrą žymėjimą. Formos viršuje (dešiniajame kampe) visada yra „antraštė“, kurioje yra visas rekvizitas (gavėjo pavardė ir inicialai, įmonės adresas, telefono numeris, padalinio pavadinimas, įmonės herbas ar simboliai ir kt.). ). Atkreipkite dėmesį, kad kuo aiškiau bus užpildyti visi laukai, tuo didesnė tikimybė, kad pranešimas bus pristatytas ir perskaitytas.

Jei yra keli gavėjai, jų vardai turėtų būti išvardyti hierarchine tvarka nuo aukščiausios pareigos iki pavaldinių. Tai taisyklė, kurios nepatartina laužyti. Kadangi kairėje viršutinėje dalyje liko vietos, ten pažymima siuntėjas (jų inicialai ir data) ir gavėjas (tas pats).

Kaip žinote, verslo laiškas, kaip ir mokyklinis rašinys, turėtų būti 3 skyriai: įvadas, pagrindinė dalis ir išvada. Tiesa, perskaitęs pirmąją dalį adresatas galės nuspręsti, ar ši žinutė skubi, ar galima ją šiek tiek pastudijuoti. Atkreipkite dėmesį, kad įvadas yra parašytas elektroninei versijai, kaip priedas prie programos. Taigi, norint teisingai sudaryti, jums reikia:

• palikti žinutę ir sveikinimą;
• pabrėžti dalį komplimentų;
• Trumpai paaiškinkite savo prašymo priežastį.

Svarbus veiksnys pateikiant medžiagą yra pateikimo būdas, išsamumas ir sąžiningumas pateikiant informaciją (jokiu būdu neapgaudinėti adresato). Atminkite, kad skaitydamas jūsų kreipimąsi gavėjas turi pateikti tai, kas aprašyta, todėl detalės bus reikalingos, tačiau nepamirškite jų pagrįsti papildomais faktais, datomis ir pan.

Atkreipkite dėmesį į kalbos ir medžiagos pateikimo stilių. Jei tai oficialus dokumentas, tada laiškas parašytas dalykiniu stiliumi. Verta spėti, kad tokių laiškų adresatas sulaukia labai daug, o su kiekvienu išsamiai susipažinti jam neužteks laiko. Todėl medžiaga turi būti pateikta trumpai, kompaktiškai, be nereikalingo perdėjimo ir spalvų. Tik tokiu atveju galite tikėtis greito gavėjo atsakymo.

Pabaigoje reikia nurodyti savo norus (kartais su prašymu), apibendrinti visa tai, kas buvo pasakyta. Pasirodo, kad perskaičius šią oficialaus laiško dalį adresatas turėtų pamatyti Jūsų pasiūlymą dėl išeities iš esamos situacijos (problemos). Jis gali tik su tuo sutikti arba pasirinkti savo variantą.

Oficialus laiškas baigiamas privalomu parašu ir parengimo data. Tai galite pamatyti išnagrinėję kelis oficialių laiškų pavyzdžius.

Prieš siųsdami būtinai dar kartą perskaitykite dokumentą, patikrinkite, ar sutampa informacija ir ar žinutė tinkamai suformatuota. Nepamirškite įvertinti pristatymo raštingumo, kokiu šriftu atspausdintas tekstas (ar lengvai skaitomas) ir kt.

Tai viskas. Pasirodo, surašyti oficialų dokumentą nėra taip sunku. Norėdami tai padaryti, tiesiog užpildykite reikiamą formą, kurioje tam tikros charakteristikos jau buvo pritaikytos, pagal aukščiau aprašytas taisykles ir išsiųskite ją adresatui. Jei vis dar turite klausimų, atsakymus į juos galite gauti paskelbę juos „komentarų“ skiltyje.

Ar jau pasakojote savo draugams ir pažįstamiems, kaip tinkamai parengti oficialius dokumentus? Jei ne, pasidalinkite su jais šios apžvalgos nuoroda. Norėdami tai padaryti, turite spustelėti socialinių tinklų, kuriuose esate užsiregistravę, mygtukus ir sutikti įtraukti informaciją į savo asmeninį puslapį. Atlikdami šias manipuliacijas leisite žmonėms pamatyti šią apžvalgą, susipažinti su ja ir išmokti teisingai užpildyti visų rūšių dokumentus.

Aš neatsisveikinu su tavimi, o sakau: „Sudie“. Man bus malonu vėl matyti jus kaip mano kūrybos informacijos verslo skaitytojus. Tikiuosi, kad mano atsiliepimai paskatins jus imtis veiksmų ir padės gauti naudingos informacijos.

Pagarbiai Elena Izotova.

Oficialus laiškas – tai dokumentas, kuris yra neatsiejama dalykinės komunikacijos dalis. Dažniausiai ji perduodama paštu ir yra ypatingas informacijos mainų būdas.

Pagrindinės sąvokos

Verslo korespondencija reikalinga sprendžiant įvairius ūkinius ar gamybinius klausimus. Jos pagalba įmonės ir organizacijos bendrauja su išorine aplinka: partneriais, klientais ar valstybinėmis įstaigomis. Paprastai tam naudojamas aptarnavimo laiškas.

Tai yra bendras rašytinio dokumento pavadinimas, kuris gali būti:

• atsakymas į anksčiau gautas žinutes ar užklausas;
• kartu su kitais dokumentais ar medžiaga adresatui siunčiamą lydimąjį popierių;
• iniciatyvinį laišką, tais atvejais, kai neįmanomas kitas susisiekimo būdas.

Kiekviena iš išvardytų variantų turi savo ypatybes. Nepaisant to, yra bendrų taisyklių, pagal kurias paprastai surašomas bet koks oficialus raštas. Tai suprantama, nes būtent, pavyzdžiui, verslo korespondencija dažniausiai prasideda daugumos sandorių sudarymas. Tinkamai įformintas dokumentas gali sukurti palankų įspūdį gavėjui apie būsimą galimą partnerį.

Verslo laiškų rūšys

Atsižvelgiant į paslaugų laiške pateiktą informaciją, ji gali būti:

1. Palyda. Tuo atveju, kai jame yra pranešimas, nurodantis, kad jam yra programos paketas.
2. Pretenzingas. Tai reiškia, kad išreiškiamas nepasitenkinimas tam tikra situacija (pretenzija).
3. Pamokos. Tekste pateikiamos konkrečios instrukcijos.
4. Garantuotas. Siuntėjas patvirtina būsimą dokumente nustatytų įsipareigojimų vykdymą.
5. Informacinis. Laiške yra informacijos, kuri gali būti įdomi gavėjui.
6. Reklama. Informacija teikiama siekiant pritraukti bendradarbiavimą.
7. Pranešimo laiškas. Informacija apie viešus renginius.
8. Patvirtinimo laiškas. tam tikrų dokumentų ar medžiagų gavimas.
9. Prašymo laiškas. Tekste yra raginimas paskatinti adresatą imtis veiksmų.
10. Žinutės laišku. Joje siuntėjas pateikia konkrečią abiem šalims svarbią informaciją.

Šių dokumentų paskirtis – palaikyti ryšius tarp organizacijų ar jų struktūrinių padalinių.

Ieškinio rašto surašymas

Bendradarbiavimo klausimais kartais susiklosto situacijos, kai viena iš šalių dėl vienokių ar kitokių priežasčių nevykdo savo įsipareigojimų. Tokiu atveju partneris pirmiausia išsiunčia laišką savo sandorio šaliai. Jame jis dažniausiai išdėsto savo siūlymus dėl jo įstatyminių teisių pažeidimo pašalinimo. Tai tarnybinis laiškas. Tokio dokumento pavyzdys gali būti sudarytas savavališkai. Reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:

1. turi būti formalus ir dalykiškas su partneryste.
2. Skundo esmė turi būti išreikšta labai aiškiai.
3. Pateikiant informaciją reikia įtikinamai operuoti konkrečiais faktais.

Pretenzijos laiške turi būti:

• siuntėjo rekvizitai (vardas, pavardė, grąžinimo adresas ir kontaktiniai numeriai);
• išsami informacija apie adresatą;
• aplinkybių, kurioms esant kilo konfliktinė situacija, aprašymas;
• nuoroda į teisės normas, kurias sandorio šalis pažeidė iš savo pusės;
• konkretūs reikalavimai pažeidimui pašalinti, nurodant jų įgyvendinimo terminus;
• pasekmės, kurios gali kilti, jei priešinga šalis vengs jų vykdyti.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas oficialaus laiško sudarymui. Raštas turi būti suprojektuotas taip, kad įsibrovėlis jo nesuvoktų kaip grėsmės. Reikia atsiminti, kad tai tik priminimas laikytis įstatymų.

Dizaino taisyklės

Ypatingas dėmesys turi būti skiriamas oficialių laiškų dizainui. Tiesa, įstatymai tam nenumato jokių griežtų taisyklių ir nuostatų.

Nepaisant to, rengiant tokius dokumentus, reikia atsižvelgti į šiuos privalomus dalykus:

1. Bet koks oficialus laiškas turi būti parašytas ant firminio blanko. Jį iš anksto parengia biuro valdymo specialistai ir patvirtina įmonės vadovo įsakymu.

2. Dokumente turi būti tam tikri duomenys:

2.1. Informacija apie gavėją ir siuntėją.

2.2. Šio laiško siuntimo numeris ir data. Tai reikalinga registracijai.

2.4. Pavadinimas.

2.5. Informacija apie bet kokių programų buvimą, nurodant jų pavadinimus ir numerius.

2.6. Informacija apie šį dokumentą pasirašiusį asmenį (pareigos ir vardas, pavardė).

3. Laiške turėtų būti aptariamas tik vienas klausimas. Dėl kelių temų bus sunku pasirinkti menininką.

4. Informacija turi būti pateikta kuo trumpiau, bet aiškiai. Patartina, kad tekstas užimtų ne daugiau kaip du puslapius.

5. Teisingai nurodykite gavėjo duomenis. Jei kalbame apie organizaciją, būtina laikytis šios sekos:

5.1. Įmonės pavadinimas (vardine kalba).

5.2. Struktūrinis vienetas (jei reikia).

5.3. Adresato padėtis (datyviniu atveju).

5.4. Jo inicialai.

5.5. Įmonės pašto adresas.

6. Jei yra keli gavėjai, pirmiausia nurodomas pagrindinis, o po to visi kiti.

Jei atsižvelgsite į visus šiuos punktus, oficialių laiškų sudarymas iš esmės nebus sunkus.

Pristatymo tvarka

Norint, kad dokumentas būtų surašytas teisingai, būtina atsižvelgti į tam tikrą informacijos pateikimo jame tvarką. Pavyzdžiui, galite apsvarstyti galimybę parašyti profesionalų atsakymo laišką. Pirmiausia turite atsiminti, kad pagal etiketo taisykles į informaciją turite atsakyti per 24 valandas nuo jos gavimo momento. Jei kalbame apie elektroninį pranešimą, optimalus laikas bus ne daugiau kaip dvi valandos. Tais atvejais, kai tokios taisyklės laikytis neįmanoma, geriau nusiųsti atitinkamą žinutę savo partneriui.

Pats laiškas iš esmės susideda iš dviejų dalių:

1. Įžanginis. Siuntėjas nurodo savo rašymo temą, priežastį ir priežastis. Čia galite remtis taisyklėmis, kurios pagal įstatymą yra atsakymo pagrindas. Be to, verta atkreipti dėmesį į kai kuriuos dalykus, susijusius su nagrinėjama situacija. Jie padės atskleisti problemos esmę.
2. Pagrindinis. Šia dalimi siekiama išsiaiškinti ir įtikinti. Tekstas turi būti aiškus, glaustas ir glaustas, o pateikti faktai – patikrinti ir objektyvūs. Jei reikia, juos galima patvirtinti tikraisiais skaičiais.

Po šio teksto paprastai pateikiamas programų sąrašas. Dokumentas baigiamas siuntėjo parašu. Be to, jūs turite žinoti, kaip parašyti paslaugų laišką, kad neįžeistumėte gavėjo. Pirmiausia patartina pradėti į jį kreiptis fraze „Brangusis“. Antra, tekste galite naudoti prieveiksmines frazes, pvz., „atidžiai išstudijavę savo pasiūlymus“ arba „rūpestingai patikrinę komentarus“. Toks etiketo laikymasis bus tik naudingas abiem pusėms.

Procedūra

Už oficialių raštų rengimą atsako tarnautojai, sekretoriai ar kiti darbuotojai, kuriems pavesta šias pareigas. Pradėdami darbą, jie turi laikytis tam tikros savo veiksmų sekos. Tokio dokumento rengimo procesas paprastai vyksta šiais etapais:

1. Išsamus šio klausimo aplinkybių tyrimas. Būtina visiškai įsisavinti situaciją, kad būtų galima teisingai įvertinti galimus jos sprendimo būdus.
2. Laiško rengimas. Čia būtina atsižvelgti į visus aukščiau išvardintus reikalavimus.
3. Parengto teksto derinimas. Kartais jį tenka redaguoti atsižvelgiant į vadovo pastabas. Jis gali pateikti kai kuriuos paaiškinimus ar paaiškinimus šia tema.
4. Jo vadovo patvirtinimas.
5. Galutinis dokumento įforminimas ir pasirašymas.
6. Laiško registravimas.
7. Korespondencijos siuntimas gavėjui.

Tik perėjęs visus šiuos etapus, laiškas, pasiekęs adresatą, galės atlikti jam pavestą misiją.

Privalomi nuostatai

Norėdami išduoti paslaugų raštą, turite atsižvelgti į tai, kad jo pirmasis puslapis turi būti atspausdintas specialioje formoje. Likusiai galite naudoti įprastus tuščius A4 formato lapus. Čia reikia atsiminti, kad pats teksto laukas turi savo ribas: viršuje ir apačioje yra 2 centimetrai, kairėje - 3,5 centimetro, dešinėje - 1 centimetro. Nepažeiskite standartinių dydžių, kad informacija tilptų viename lape. Geriau laikytis visų taisyklių ir tiesiog pridėti papildomą puslapį.

Taip pat turite įvesti tekstą pagal visas taisykles:

1. Spausdinti naudokite standartinį Times New Roman šriftą. Geriau nenaudoti kitų variantų.

2. Šrifto dydžiai taip pat reguliuojami:

• pagrindiniam tekstui - 14;
• puslapių išdėstymas ir vykdymo žyma - 12.

3. Detalių išdėstymas taip pat atliekamas pagal taisykles:

• Tarpai tarp eilučių - 1;
• tekstas lygiuojamas „pločiai“;
• brūkšneliai dedami automatiškai;
• atstumas nuo registracijos numerio iki antraštės yra 2 eilučių, o nuo jo iki pagrindinio teksto - 3.

Šių standartų laikymasis yra privalomas norint teisingai įvykdyti atitinkamam tikslui skirtas raides.

Detalių vieta

Norėdami teisingai sudaryti standartinį verslo laišką, turite aiškiai žinoti, kur turėtų būti jo detalės ir komponentai. Atsakymai į šiuos klausimus pateikiami GOST R 6.30-2003. Jame išsamiai aprašoma tarnybinio laiško forma. Iš esmės tai yra pavyzdys, kuriame tam tikru būdu yra išdėstyta visų dokumento detalių visuma. Jis reikalingas norint:

1. Suvienodinti oficialių (verslo) laiškų išdavimo procesą.
2. Gebėti centralizuotai iš anksto parengti standartines formas, tuo pačiu sumažinant poreikį dalį darbų atlikti rankiniu būdu.
3. Palengvinti ir sumažinti vizualinės informacijos paieškos laiką.
4. Išplėsti laiškų apdorojimo galimybes naudojant kompiuterius ir kitą įrangą.

Taigi įprastam verslo laiškui naudojama 30 standartinių detalių, kurios yra vienuolikoje privalomų zonų:

• emblemos ir herbas;
• autorius;
• šaltinio duomenys;
• titulas;
• pareiškimai;
• adresatas;
• rezoliucijos;
• tekstas;
• parašai ir priedai;
• patvirtinimai ir patikinimai;
• ženklų.

Informacijos talpinimas tam tikruose sektoriuose leidžia specialistams geriau naršyti dokumente, o paprastiems vartotojams lengviau jį sudaryti.

Pirminiai reikalavimai

Kai kurie vadovai klaidingai mano, kad verslo korespondencija gali būti vedama savavališkai, nesilaikant jokių taisyklių ir nuostatų. Tačiau už tai atsakingi specialistai turi žinoti pagrindinius oficialių laiškų reikalavimus:

1. Specialios (įmonės) formos prieinamumas.
2. Tinkamas detalių naudojimas ir išdėstymas.
3. Tekstas turi būti skaitomas ir gerai suredaguotas. Norint pateikti klausimo esmę, geriau teikti pirmenybę paprastiems, bendriems sakiniams. Turite trumpai išreikšti save, kad kiekvienas žodis perneštų kuo daugiau informacijos.
4. Priklausomai nuo tipo, dokumentas turi būti atitinkamai parengtas. Laiške taip pat gali būti keletas aspektų. Tokiu atveju pristatant reikia stengtis juos derinti.
5. Teisingai naudokite nustatytus spausdinimo standartus.
6. Stenkitės, kad laiško turinyje nebūtų kategoriškų posakių. Gavėjas šias frazes gali suvokti kaip grasinimus. Kuriant sakinius geriau naudoti įvadinius žodžius, pvz., „matyt“, „kaip žinoma“, „galbūt“ ir „kaip nurodyta toliau“.

Šių reikalavimų įvykdymas praktiškai padeda tinkamai valdyti dokumentų srautus įmonėje.

Kaip parašyti verslo laišką, kuris nepasiklys „informacijos šiukšlynuose“ ir bus perskaitytas? Taisyklės, rekomendacijos, pavyzdžiai

Žodis yra prieinamas verslo įrankis. Verslo pasaulyje neįmanoma rasti žmogaus, kuris savo darbe nevartotų žodžių.

Šiuolaikinis verslas pamažu virsta korespondencijos verslu. Laiškų pagalba – elektroniniu ar tradiciniu – bendraujama su klientais, verslo partneriais, darbdaviais. Laiškas autorius pozicionuoja arba kaip profesionalą, arba kaip asmenį, su kuriuo neturėtumėte tęsti santykių.

Profesionalas turi mokėti rašyti

• Tai aišku
• efektyviai
• nuoširdžiai
• Įdomus

Ir to išmokti niekada nevėlu. Pradėkime nuo pagrindų: supraskite skirtumą tarp verslo ir įprasto rašymo.

Kuo tarnybinis raštas skiriasi nuo įprasto laiško? Verslo laiško specifika

Laiškas – tai trumpas vieno ar dviejų puslapių tekstas, kurio tikslas – perduoti informaciją apie ką nors adresatui.

Informacijos pobūdis ir santykiai tarp laiško siuntėjo ir gavėjo korespondenciją skirsto į

• verslas (oficialus)
• asmeninis (neformalus)

Verslo laiškui būdinga:

• trumpumas
• tikslumu
• samprotavimai ir logika
• informacijos turinys
• vertinamasis ir emocinis neutralumas
• standartizavimas:
• naudojamos oficialios formos
• vartojamos stabilios kalbos figūros, specialūs kanceliariniai terminai ir konstrukcijos
• temų skaičius - 1-2
• taikymas
• aiškiai apibrėžta pavaldumo grandinė (jei reikia)

Kokie yra verslo laiškų tipai?

Verslo laiško tipas lemia

1. Jo parašymo tikslas

Komerciniais tikslais

• Norite sudaryti sandorį ir pasiūlyti konkrečias jo sąlygas – surašykite pasiūlymo (pasiūlymo) laišką adresatui

• Jei neapsisprendėte dėl jums priimtinų sandorio sąlygų, atsiųskite prašymo laišką
• Ar norite informuoti gavėją apie jo sutartinių įsipareigojimų pažeidimą? Parašykite pretenziją (skundą)

Ne pelno tikslais

• Padėkokite padėkos laiške
• Savo įsipareigojimus patvirtinkite garantiniu raštu, o sutikimą – patvirtinimo raštu
• Rašykite naujienlaiškius, jei manote, kad jūsų informacija bus įdomi gavėjui
• Priminimo laiškais priminkite apie svarbius susitarimus, įsipareigojimus, netesybas
• Pasveikink sveikinimo laiškuose, prašyk prašymo laiškuose, užjauti užuojautos laiškuose
• Jei jums reikia išsiųsti svarbius dokumentus ar materialines vertybes, būtinai paruoškite savo krovinio motyvacinį laišką

2. Gavėjas

Jei laišką adresuojate keliems gavėjams vienu metu, vadinasi, rašote apskritą laišką

Jūsų laiškas vienu metu gali liesti kelias temas, todėl jis automatiškai tampa daugialypis

4. Struktūra

Reguliuojamos raidės apima laiško tekstinės dalies sudarymą pagal tam tikrą modelį, o nereguliuojamos raidės turi laisvą pateikimo formą

5. Išvykimo forma

• voke
• elektroninis
• faksu

Verslo laiško struktūra: įvadas, turinys, išvada

Standartinio verslo laiško struktūra reikalauja atidžiau apsvarstyti.

Teisingai suformatuota raidė turi atitikti šį kontūrą:

Pažvelkime atidžiau į kai kuriuos schemos punktus:

1. Antraštė

Paprastai tai yra trumpa laiško temos santrauka.

Svarbu: teisingai parašykite pavadinimą, jei norite, kad gavėjas perskaitytų jūsų laišką.

Antraštės nebuvimas verslo korespondencijoje būdingas pradedantiesiems, kurie neturi pagrindinių verslo korespondencijos įgūdžių.

2. Apeliacija

• turi tradicinę formą „Brangusis“
• didžiosiomis raidėmis eilutės viduryje

Svarbu: naudoti santrumpas draudžiama!

3.Preambulė

• supažindina adresatą su pagrindine laiško mintimi
• parengia adresatą teisingai suvokti vėlesnę laiške esančią informaciją

4. Pagrindinė teksto dalis pagrindžia pagrindinę preambulėje išdėstytą mintį

Šioje laiško dalyje

• aiškiai nurodote pasiūlymo/kreipimosi esmę
• pateikti argumentus: faktus, skaičius, kitą specifiką laiško tema. specialisto išvada, savo teigiama/neigiama patirtis

Kad būtų lengviau pagrįsti, galite naudoti šią diagramą:

Svarbu: paskutinėje pastraipoje turi būti frazė, nurodanti konkretų veiksmą arba laukiamą rezultatą ir skatinanti adresatą imtis veiksmų

5. Pabaigoje:

6. Lange „Parašas“ turi būti nurodyta informacija apie adresatą:

• darbo pavadinimas

Kaip nesuklysti renkantis rašymo stilių?

Verslo susirašinėjime nuolat tenka rinktis rašymo stilių ir bendravimo su adresatu toną. Koks sausas, formalus ar, atvirkščiai, gyvas, šiltas ir žmogiškas turėtų būti jūsų pranešimas?

• Asmeninis verslo susirašinėjimo stilius pabrėžia individualias laišką rašančio žmogaus savybes
• Naudojant formalųjį stilių, pateikiami faktai ir remiantis jais daromos atitinkamos išvados.
• Asmeninis stilius apima laiško autoriaus ir adresato bendravimą vienodomis sąlygomis
• Oficialus stilius demonstruoja aiškią komandų grandinę ir jėgą, su kuria laiško skaitytojas yra priverstas atsižvelgti.

Norėdami pasirinkti tinkamą bendravimo stilių verslo laiške, apsvarstykite:

• kokioms svorio kategorijoms priklausote jūs ir jūsų gavėjas?
• norite draugiškai derėtis arba daryti spaudimą iš jėgos pozicijos

Kaip laikytis pasirinkto stiliaus?

Asmeninis stilius

• Asmeninių įvardžių buvimas: aš, mes, tu
  Pavyzdžiui: atsiprašau jūsų ir nuoširdžiai tikiuosi, kad panašios klaidos nepasikartos.
• Tiesioginiai kreipimaisi ir prašymai
  Pavyzdžiui: Nepalikite asmeninių daiktų be priežiūros
• Emocinių vertinamųjų posakių vartojimas: žvaigždžių jaunystė, kurtinantis nesėkmė

Oficialus stilius

• Asmeninių įvardžių keitimas abstrakčiais daiktavardžiais
  Pvz.: Kino administracija nuoširdžiai atsiprašo, kad pasikeitė vakaro pasirodymų tvarkaraštis
• Asmeninių kreipimųsi ir prašymų pakeitimas pareiškimais
  Pavyzdžiui: Nepalikite asmeninių daiktų be priežiūros
• Įprasto klerikalizmo vartojimas: atkreipiu jūsų dėmesį dėl to, kad

Oficialus stilius visiškai netinka, jei rašote padėkos ar užuojautos laišką, tai yra tuos verslo laiškus, kuriuose reikia išreikšti jausmus. Esant situacijai, kai rašote prašymo ar pasiūlymo laišką, taip pat geriau laikytis asmeninio stiliaus.

Kas yra skundo laiškas ir kaip jį parašyti? Kuo jis skiriasi nuo kitų raidžių tipų?

Svarbu: kurdami laišką sutelkite adresato dėmesį į tai, kokių veiksmų iš jo tikitės. Taip pat nurodykite konkrečius jūsų nustatytų užduočių įgyvendinimo terminus.

Skundo laiško šablonas padės teisingai jį sudaryti:

Kas yra atsakymo laiškas ir kaip jį parašyti?

Yra dviejų tipų patarimo laiškai:

• atsisakymo raštas
• laišką su teigiamu atsakymu

Abiejų tipų laiškų rengimas turi dvi bendrąsias taisykles (jei iniciatyvinis raštas buvo surašytas teisingai):
1. Atsakomajame laiške išsaugomas iniciatyvinio laiško žodynas ir kalbėjimo modeliai
2. Atsakymo laiško tekste neturi būti informacijos apie

• iniciatyvinio rašto surašymo data
• jo registracijos numeris

Žemiau pateikiamas draugiško ir teisingo atsisakymo laiško pavyzdys:

Tačiau atsisakymas ne visada turi būti švelnus. Būna situacijų, kai būtinas griežtas ir griežtas bendravimo stilius. Žemiau yra atmetimo laiškų šablonas visoms progoms, nuo kietų iki minkštų:

Informacinis laiškas: jo skirtumas nuo atsakymo ir skundo laiškų

Informacinis laiškas yra daugiafunkcis:

• ataskaitos (pavyzdžiui, apie kainų pokyčius kainoraščiuose)
• praneša (apie valdybos narių perrinkimą)
• praneša (apie prekių išsiuntimą)
• pareiškia (ketinimus)
• patvirtina (prekių gavimą)
• primena (apie sutartimi prisiimtų įsipareigojimų įvykdymą)
• reklamuoja ir informuoja (apie įmonę apskritai, apie prekes/paslaugas konkrečiai)

Bene aktualiausias šiandienos klausimas – kaip teisingai sudaryti reklaminį ir informacinį laišką.

1. Struktūros trūkumas
2. Žargono ar neformalios kalbos buvimas laiško tekste
3. Aplaidus dizainas
4. Rašybos, sintaksės, stiliaus klaidų gausa
5. Patikimų faktų ir objektyvios informacijos trūkumas laiške
6. Pagrindinių mandagumo taisyklių pažeidimas (ypač skundo laiškuose)
7. Vartoti sudėtingus ir neaiškius sakinius tekste
8. Logikos trūkumas pateikiant medžiagą
9. Santrumpų paaiškinimų trūkumas
10. Bendras teksto neryškumas, jei jis sudarytas be tikslo

Ką dar reikia žinoti apie verslo laiškus?

1. Šiuolaikinei dalykinei korespondencijai taikomas blokinės struktūros teksto komponavimo metodas.
Šis metodas taupo laiką ir palaiko bendrą visos verslo dokumentacijos stilių. Būdingas metodo bruožas yra atviri skyrybos ženklai arba taškų / kablelių nebuvimas (pavyzdžiui, kuriant sąrašus)

2. Laiško pavadinimui gali būti naudojamas sans-serif šriftas (pavyzdžiui, Arial). Toks šriftas pasąmonės lygmenyje suvokiamas kaip stabilus ir tvirtas.

3. Pagrindiniame tekste turėtų būti naudojami serifiniai šriftai (Times News Roman). Serifai palengvina jūsų akių judėjimą nuo raidės prie kito, todėl skaitymas yra greitesnis.

Svarbu: yra raidžių, kurios visada rašomos tik ranka!
Tai sveikinimo laiškai, užuojautos laiškai, padėkos laiškai

Daug naudingos informacijos apie verslo laiškų sudarymą galite rasti Sasha Karepina vaizdo įraše.

Vaizdo įrašas: kaip parašyti motyvacinius laiškus ir gyvenimo aprašymus

Vaizdo įrašas: „Mokymasis iš pasakotojų“. Tekstų pardavimo paslaptys

Verslininkas turi aktyviai susirašinėti tiek su pareigūnais (pavyzdžiui, valstybinių įstaigų atstovais), tiek su „pusiau oficialiais“ - partneriais, rangovais, laisvai samdomais specialistais ir pan. Bendravimo raštu įgūdžiai lavinami gana greitai, tačiau iš pradžių galite padaryti daug klaidų ir padaryti ne patį maloniausią įspūdį savo gavėjams. Šiame straipsnyje kalbėsime apie įprastų verslo laiškų (popierinių) ir elektroninių pranešimų rašymo ypatybes.

Laiško forma ir dizainas

Būtinai naudokite įmonės firminį blanką. Tai visada daro įspūdį ir padidina „pašnekovų“ lojalumą. Formų tipas, jų pildymo standartai ir dizaino elementai turi būti nurodyti organizacijos užsakyme (arba raštinės darbo instrukcijose). Pagrindinius verslo laiškų formų reikalavimus galima rasti GOST 2003 „Reikalavimai dokumentų rengimui“.

Patartina „išspausti“ pagrindinę informaciją apie įmonę į formą:

• vardas (ir sutrumpintas pavadinimas);
• faktiniai ir pašto adresai;
• Elektroninio pašto adresas;
• Kontaktiniai telefono numeriai;
• Tinklalapio adresas.

Tai nėra būtinų duomenų sąrašas, o tik pavyzdinis sąrašas. Jei norite, galite ką nors pridėti arba neįtraukti.

Bendrieji laiško rašymo reikalavimai yra šie:

• minimalus įdubimas – 10 mm dešinėje ir 20 mm kairėje, viršuje ir apačioje;
• jei raidė parašyta ant dviejų ar daugiau lapų, kiekvienas iš jų turi būti sunumeruotas per vidurį viršuje;
• Kiekviena paraiška numeruojama atskirai;
• viršutiniame kairiajame kampe nurodomas išsiunčiamas laiško numeris (nepamirškite jo įrašyti į dokumentų registravimo žurnalą);
• viršutiniame dešiniajame kampe nurodomas organizacijos pavadinimas, adresato pareigos ir jo pavardė su inicialais;
• apatiniame kairiajame kampe - jūsų pareigos, pavardė su inicialais ir parašu;
• Apačioje būtinai nurodykite laiško parašymo datą.

Tačiau GOST 2003 leidžia naudoti formas ne tik su kampiniu, bet ir su išilginiu detalių išdėstymu (kai jos nurodytos centre). Kampinis išdėstymas atrodo labiau pažįstamas ir lengviau skaitomas, todėl geriau pasirinkti šią parinktį.

Bendrosios rašymo taisyklės

Klasikinę verslo laiško teksto struktūrą sudaro trys elementai:

• įžanginė dalis (trumpai išdėstomos priežastys, kodėl rašomas laiškas, jo tikslas);
• turinys (situacijos aprašymas, sprendimų pasiūlymas, išvadų ir rekomendacijų išdėstymas);
• santrauka (trumpa santrauka su aiškiai nurodyta, ko tikitės iš adresato).

Visada turėtumėte suprasti, kokiu tikslu rašote laišką. Ar norite pasiūlyti bendradarbiavimą? Išsakykite savo nusiskundimus? Pakviesti į pristatymą ar kitą renginį? Rašykite tik apie tai ir nesiblaškykite dėl ilgų ginčų ir prielaidų, kurios nėra susijusios su šiuo klausimu.

Kiekvienas verslo laiškas turi turėti vieną konkretų tikslą. Jei joje sprendžiate keletą klausimų, jie turėtų būti glaudžiai tarpusavyje susiję. Jei reikia susisiekti su ta pačia organizacija keliomis skirtingomis temomis, geriau kiekvienai iš jų parašyti po atskirą laišką.

Rašymo kalba

Verslo korespondencijos stilius yra „lengvas“ oficialus reikalas. Galima ir reikia standartizuoti frazes, naudoti kai kurias klišes ir klišes, bet nerekomenduojama viso to redukuoti į sausą biurokratiją. „Gyvoji“ kalba visada suvokiama lengvai ir palankiai. Žinoma, verslo rašymas turi atitikti etiketo normas (tai bus aptarta toliau), tačiau klausimo esmė turėtų būti išdėstyta aiškiai ir glaustai.

Keletas praktinių patarimų:

• vartokite paprastus žodžius: „protingi“ terminai yra prastai suvokiami ir dažnai erzina asmenį, kuris yra priverstas juos skaityti ir iššifruoti;
• dažniau vartoti veiksmažodžius ir rečiau būdvardžius;
• neskleiskite minčių per medį - tik specifika ir tik tam tikros temos rėmuose, be daugybės smulkmenų ir nesvarbių smulkmenų;
• vengti ilgų teiginių, jei įmanoma, nevartoti dalyvio ir dalyvio frazių;
• rašyti konkrečiai: įvairūs „apie tai“, „jie/ji“ yra nepriimtini;
• vengti loginių neatitikimų ir staigių perėjimų iš vieno semantinio bloko į kitą;
• patikrinkite viską, kas parašyta iš ausies: kalbos klaidų pasitaiko beveik kiekviename neredaguotame tekste.

Viena pagrindinių verslo laiškų rašymo taisyklių: žinutė turi būti raštinga ir stilistiškai teisinga.

Kreipimosi į adresatą ypatumai

Paprastai į adresatą kreipiamasi vieną kartą, laiško pradžioje. Tai galima padaryti trimis būdais.

1. Jei į asmenį kreipiatės pirmą kartą (arba tarp jūsų ir adresato užsimezgė grynai oficialūs santykiai), naudokite adresą, nurodantį tam tikrą atstumą. Pavyzdys: „Gerbiamas pone Ivanova!
2. Jei kreipiatės į asmenį, su kuriuo jau seniai užmezgėte pasitikėjimo kupinus verslo santykius, geriau vadinkite jį vardu ir patronimu. Pavyzdys: „Brangioji Jekaterina Leonidovna!
3. Kreipdamiesi į grupę, naudokite standartinę frazę „gerbiami ponai!

Paskutinėje dalyje turite naudoti vadinamąją baigiamąją frazę. Čia yra daugiau parinkčių:

• „Su pagarba“, „Pagarbiai jūsų“;
• "Geriausi linkėjimai";
• „Su viltimi tęsti bendradarbiavimą“;
• „Visada džiaugiamės galėdami suteikti jums paslaugą“;
• ir tt

Žodžiu, paskutinės frazės pasirinkimas – skonio reikalas.

Verslo rašymo etika

Net ir užmaskuota panieka verslo laiške nelieka nepastebėta. Žinoma, tokiu atveju jau nebegalėsite tikėtis teigiamo ar net lygiaverčio požiūrio į save. Išvada akivaizdi: nepasiduokite emocijoms ir išlaikykite save ribose, net jei gavėjas jus tikrai erzina. Visada atkreipkite dėmesį į pranešimo toną.

Turėtumėte būti ypač atsargūs rengdami laišką su atsisakymu. Labai neprotinga pradėti tokią žinią viena ar kita forma kategorišku „ne“ - tai sukels žmoguje jausmą, kad jis buvo tiesiog išsiųstas. Pirmiausia pabandykite pateikti įtikinamus (ne niūrius) paaiškinimus. Trumpai apibūdinus atsisakymo priežastis, reikėtų sklandžiai pereiti prie jo teiginio. Tokiu atveju galite naudoti šias formules:

• „Deja, mes nematome būdo patenkinti jūsų prašymą“;
• „Jūsų prašymas negali būti patenkintas dėl šių priežasčių...“;
• „Labai apgailestaujame, bet esame priversti atmesti jūsų pasiūlymą“.

Idealiu atveju net prieš pateisindami atsisakymą – pačioje laiško pradžioje – turėtumėte trumpai pakartoti adresato prašymą. Jis supras, kad atidžiai perskaitėte jo prašymą ar pasiūlymą, ir tikriausiai tai įvertins. Galbūt ateityje vėl dirbsite kartu – kam iš karto transliuoti negatyvą ir atbaidyti žmogų perdėtu šiurkštumu?

Niekada neikite į kitą kraštutinumą. Glostymas ir daugybė nuoširdžios meilės patikinimų yra akivaizdūs nenuoširdumo požymiai. Nenuoširdumas visada sukelia atstūmimą.

Laiškų rašymas

Popieriniai pranešimai jau paseno. Žinoma, „popierinė“ korespondencija visiškai neišnyks, tačiau po kelerių metų klasikiniais firminiais blankais parašyti laiškai taps retenybe. Derybos vis dažniau vedamos elektroniniu būdu. Šiuolaikinis verslininkas dabar elektroniniu paštu siunčia daug daugiau laiškų nei paprastu paštu.

Verslo laiškai, siunčiami elektroniniu paštu, rašomi pagal tas pačias bendrąsias taisykles. Reikalavimai kalbai, stiliui ir tonui, etiketo standartų laikymasis – visi šie privalomi elementai nesikeičia. Tačiau elektroniniai pranešimai turi ir savo specifinių savybių.

1. Įsitikinkite, kad jūsų prisijungimas atrodo tvirtas arba bent jau tinkamas. [apsaugotas el. paštas]-Gerai, [apsaugotas el. paštas]- Blogai.
2. Labai svarbu visada užpildyti temos laukelį. Būtent ši eilutė lemia, ar asmuo atidarys gaunamą žinutę. Jei rašote nepažįstamam asmeniui, turėtumėte pabandyti sugalvoti įdomų pavadinimą. Tačiau nepersistenkite – tokios temos kaip „Skubi!!! Unikalus pasiūlymas, atidarykite dabar! Jie tik verčia greitai spustelėti šiukšliadėžės piktogramą viršuje. Pavadinimas turi būti sudarytas iš 3–5 žodžių ir atspindėti pranešimo turinį.
3. Jei nesate susipažinę su adresatu, trumpai apibūdinkite, kas esate ir kaip apie jį sužinojote. Be šios būtinos įžangos pranešimas gali būti laikomas brukalu ir nedelsiant ištrintas.
4. Neišjunkite citavimo nustatymuose – tegul ankstesnė korespondencija bus rodoma žemiau, po pjūviu.
5. Skaitymas iš ekrano yra abejotinas malonumas. Popierinį laišką galima pasiimti ir vien dėl šios priežasties nesąmoningame lygmenyje jis suvokiamas rimčiau nei elektroninis. Atsižvelkite į tai.
6. Kuo trumpesnis el. pašto pranešimas, tuo greičiau į jį bus atsakyta.
7. Naudokite tik standartinius šriftus.
8. Nenaudokite per daug teksto paryškinimo – svarbiausiems dalykams galite naudoti „paryškintą“, tačiau skirtingų spalvų naudojimas yra nepriimtinas.
9. Be dangtelių. Niekada. Net paantraštėse. Tas pats pasakytina ir apie pasikartojančius skyrybos ženklus.
10. Padalinkite tekstą į pastraipas, palikdami tarpus tarp jų (tiesiog palikite tuščią eilutę).
11. Prie el. laiško galite pridėti paveikslėlių ar tekstinių failų. Papildoma medžiaga ir paaiškinimai, komentarai, išsamūs aprašymai – visa tai turėtų būti pridedamuose failuose, bet ne laiško tekste.
12. Verslo susirašinėjime su žmonėmis, su kuriais užmezgėte pasitikėjimo santykius (kalbame apie patikimus partnerius, patikimus rangovus), retkarčiais galite naudoti jaustukus. Tai „atgaivins“ bendravimą – jaustukai ekrane (net verslo žinutėje) suvokiami gana teigiamai. Žinoma, jie negali būti naudojami „popierinėse“ raidėse.
13. Būtinai pasirašykite. El. laiškuose jis paprastai susideda iš 3–6 eilučių ir apima siuntėjo vardą ir pavardę, pareigas, įmonės pavadinimą, svetainės adresą ir kontaktinį telefono numerį.

Parašo pavyzdys:

Pagarbiai

Ivanas Ivanovas

[apsaugotas el. paštas]

http://site.com.

Siūlome verslo laiško pavyzdį.

Apibendrinant

Nors viskas gana paprasta, teisingai parašytų dalykinių laiškų pavyzdžių nėra tiek daug. Verslininkai nuolat susipainioja projektuodami, naudoja ne visai teisingus adresus ir pamiršta svarbius niuansus.

Išvardinkime pagrindines gerų verslo žinučių ypatybes:

• objektyvumas;
• trumpumas (pageidautina, kad laiškas užimtų ne daugiau kaip vieną puslapį);
• neutralus pristatymo tonas;
• samprotavimo, pasakojimo trūkumas, perdėtas detalumas;
• emocinių vertinimų trūkumas;
• aiškus loginis ryšys tarp teksto dalių ir atskirų frazių.

Tai yra tam tikras kontrolinis sąrašas, kurį galite patikrinti iš pradžių. Surinkus ir išsiuntus šimtus verslo žinučių, to nebereikės. Neignoruokite aukščiau išdėstytų taisyklių ir atminkite: „išpumpuoti“ dalykinio susirašinėjimo įgūdžiai žymiai pagerina jūsų reputaciją ir atitinkamai įmonės įvaizdį.