Iki šiol daugiau nei 80 proc. draudėjų perėjo prie elektroninio dokumentų valdymo su Rusijos pensijų fondu. Elektroninis dokumentų valdymas patogus ir draudėjui, ir Pensijų fondui. Tai taupo laiką, popierių ir padeda greitai nustatyti bei ištaisyti ataskaitų klaidas.
- Organizacija, kurioje vidutiniškai dirba 25 ir daugiau žmonių, turi atsiskaityti Pensijų fondui tik elektroniniu būdu.
- Jeigu darbuotojų mažiau nei 25, tuomet vadovas turi teisę pasirinkti, ar ataskaitas teikti popierine ar elektronine forma.
Rusijos pensijų fondas rekomenduoja visoms organizacijoms pereiti prie elektroninių dokumentų mainų. Tokiu atveju ataskaitas Pensijų fondui galima pateikti elektroniniu formatu su elektroniniu parašu asmeniškai arba išsiųsti telekomunikacijų kanalais.
Kokią informaciją turėčiau pateikti Pensijų fondui?
Draudikai privalo apdrausti Rusijos pensijų fondą ir visus darbuotojus privalomuoju pensijų ir sveikatos draudimu pagal vieną ataskaitos formą, patvirtintą Rusijos Federacijos pensijų fondo valdybos nutarimu, kuris yra įregistruotas Rusijos Federacijos teisingumo ministerija 2014 m. vasario 18 d. Ataskaita pateikiama viena forma kas ketvirtį.
2016 m. vasario 1 d. Rusijos Federacijos pensijų fondo dekretu Nr. 83p jis buvo įvestas. nauja forma atsiskaitymas Pensijų fondui yra informacija apie apdraustuosius. Daroma prielaida, kad nuo 2016 m. balandžio mėn. organizacijos privalo kas mėnesį pateikti šią informaciją apie kiekvieną darbuotoją:
- asmeninės asmeninės sąskaitos draudimo numeris;
- pavardė, vardas ir patronimas;
- mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris.
Programinė įranga, skirta užpildyti ataskaitų formas, yra viešai prieinama Rusijos pensijų fondo interneto šaltiniuose. Šios programos leidžia ne tik kurti ataskaitas, bet ir patikrinti, ar jose nėra klaidų, o tai labai palengvina ataskaitų organizacijoms rengimo ir pateikimo procesą.
Personalizuota apskaitos informacija apie apdraustuosius
Individuali (asmeninė) apskaita yra informacijos apie apdraustus asmenis registro tvarkymas jų teisėms į pensiją įgyvendinti pagal Rusijos Federacijos įstatymus. Visi apdraustieji turi būti užsiregistravę OPS sistemoje, tai yra turėti asmeninę sąskaitą ir gauti draudimo liudijimą.
Informacija apie apdraustųjų darbo užmokestį, priskaičiuotas ir sumokėtas draudimo įmokas, jų draudimo stažą pateikiama pagal apdraustojo asmens darbo sąlygas patvirtinančius apskaitos duomenis ir personalo dokumentus.
Prisistatykite kas ketvirtį Pensijų fondo teritorinėms įstaigoms pagal Pensijų fondo valdybos patvirtintas formas.
Organizacijos teikia informaciją apie visus apdraustuosius sekančią informaciją:
- asmeninės sąskaitos draudimo numeris (SNILS);
- pavardė, vardas, patronimas;
- sutarties sudarymo data;
- atleidimo data;
- veiklos laikotarpiai, susiję su tam tikromis darbo sąlygomis;
- pajamų suma, nuo kurios buvo skaičiuojamos draudimo įmokos;
- sukauptų privalomojo sveikatos draudimo įmokų suma;
- kita informacija, reikalinga teisingam draudimo ir kaupiamųjų pensijų apskaičiavimui.
Draudimo įmokų ataskaitų teikimas
Darbdaviai, mokantys darbo užmokestį asmenims, privalo apskaičiuoti ir pervesti draudimo įmokas į valstybės nebiudžetinius fondus. Įmokos skaičiuojamos sukaupus darbo užmokestį, o įmokas reikia pervesti kitą mėnesį iki 15 d.
Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje draudėjai privalo teikti ataskaitas Pensijų fondui apie sukauptas ir sumokėtas įmokas, tai yra kas ketvirtį. 1 ataskaitą priima Rusijos Federacijos pensijų fondo organai organizacijos vietoje.
RSV-1 ataskaitą Pensijų fondui teikia tie draudikai, kurie atlyginimus ir kitus atlyginimus moka darbo ar civilinių sutarčių pagrindu.
Taigi ataskaitas apie privalomojo sveikatos draudimo ir privalomojo sveikatos draudimo įmokas į Pensijų fondą reikia pateikti:
- Visos organizacijos nepriklausomai nuo mokesčių režimo.
- Atskiri organizacijų padaliniai, kurie turi atskirą balansą, banko sąskaitą, savarankiškai apskaičiuoja darbo užmokestį asmenims ir yra Rusijos Federacijos teritorijoje. Jei padalinys yra už šalies ribų, ataskaitą pateikia pagrindinė organizacija registracijos vietoje.
Svarbu žinoti, kad organizacijos ir jų padaliniai privalo atsiskaityti Rusijos Federacijos pensijų fondui, net jei atlyginimai ir kiti atlyginimai per ataskaitinį laikotarpį nebuvo sukaupti.
- Individualūs verslininkai, jeigu jie su fiziniais asmenimis yra sudarę šių rūšių sutartis:
- darbo sutartys;
- autorinio užsakymo sutartis;
- civilinės sutartys;
- sutartis dėl teisės į literatūros, mokslo, meno kūrinius perėmimo;
- licencijavimo sutartis.
- Advokatai, notarai kurie verčiasi privačia praktika ir sudaro darbo sutartis su darbuotojais.
- Asmenys, neregistruoti kaip individualūs verslininkai, bet sudarę darbo sutartis su kitais asmenimis, norėdami gauti pagalbą namuose.
Pateiktų dokumentų forma
PFR valdybos 2015 m. birželio 4 d. nutarimu N 194p patvirtintas RSV-1 PFR – naujas viena mokėjimo forma pagal sukauptą ir sumokėtą. Organizacijos pradėjo teikti naują RSV-1 formą Rusijos pensijų fondui, pradedant nuo 2015 m. antrojo ketvirčio ataskaitų pateikimo. Visų kategorijų draudikams, atliekantiems mokėjimus ir kitas išmokas fiziniams asmenims, įdiegta vieninga ataskaitų forma RSV-1 PFR. Ataskaitoje pateikiama informacija apie per ataskaitinį laikotarpį sukauptas ir sumokėtas privalomojo sveikatos draudimo ir privalomojo sveikatos draudimo įmokas. Taip pat į formą įvedami personalizuoti apskaitos duomenys.
- Vieninga ataskaitų forma leido sumažinti ataskaitų teikimo informacijos apimtį ir išvengti neatitikimų tarp organizacijos pateiktos informacijos apie personalizuotą apskaitą ir draudimo įmokas.
- Vieninga ataskaita Rusijos pensijų fondui pateikiama kiekvieną ketvirtį ne vėliau kaip antrojo kalendorinio mėnesio 15 dieną popierine forma ir elektroniniu būdu ne vėliau kaip antrojo kalendorinio mėnesio, einančio po ataskaitinio laikotarpio, 20 dienos.
Jei paskutinė termino diena patenka į savaitgalį ar šventinę dieną, paskutinė pristatymo diena laikoma kita darbo diena.
Keitimasis elektroniniais dokumentais su Rusijos pensijų fondu
Perėjęs prie elektroninio dokumentų valdymo, draudėjas gauna keletas toliau nurodytų pranašumų:
- Perduotos informacijos konfidencialumo garantija.
- Padidėjęs darbo greitis, nes sistema leidžia siųsti ataskaitas bet kurią dieną ir bet kuriuo metu.
- Taupomas buhalterio laikas, nes nereikia lankytis Pensijų fonde.
- Galimybė patikrinti ataskaitas prieš siunčiant jas į fondą, kuri leidžia ataskaitas pateikti pirmą kartą.
- Galimybė greitai ištaisyti Rusijos pensijų fondo ataskaitose nustatytas klaidas.
- Draudėjas siųsdamas dokumentus elektroniniu būdu gauna informaciją apie ataskaitų gavimą ir jos patikrinimo rezultatus.
- Galimybė kurti organizacijoje archyvus elektroniniu formatu visam dokumentų srautui su Pensijų fondo institucijomis.
Norint pateikti ataskaitas elektroniniu būdu, reikia Elektroninis parašas(EP) organizacijos vadovo. Nepriimtina, kad skaitmeninį parašą naudotų asmuo, kuris nėra jo savininkas.
Sutartis dėl keitimosi elektroniniais dokumentais
Norėdama pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo, organizacija turi susisiekti su Pensijų fondu ir įforminti „Sutartis dėl keitimosi elektroniniais dokumentais elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje“. Taip pat turite atlikti šiuos veiksmus:
- Įsigykite ataskaitų teikimo programinę įrangą.
- Įsigykite kriptografinę programinę įrangą, skirtą šifravimui ir darbui su elektroniniais parašais.
- Sudarykite sutartį su sertifikavimo centru, teikiančiu elektroninio parašo raktų kūrimo ir palaikymo paslaugas.
- Paskirti atsakingą asmenį iš organizacijos darbuotojų už elektroninio parašo raktų naudojimą.
- Užtikrinkite apsaugą nuo neteisėtos prieigos prie įrangos, kurioje įdiegtos aukščiau nurodytos programos, ir prie magnetinių raktų laikmenų.
Norėdami patikrinti savo pasirengimą pradėti darbą, turite atlikti bandomąjį apsikeitimą žinutėmis su Pensijų fondu, po kurio galėsite pereiti prie nuolatinės darbo veiklos.
Ataskaitų teikimas Pensijų fondui elektronine forma
Keitimosi elektroniniais dokumentais tvarka telekomunikacijų kanalais su Pensijų fondu yra taip:
- Draudėjas, perduodamas elektroninius dokumentus, prieš išsiųsdamas juos pasirašo elektroniniu parašu ir specialia programine įranga užšifruoja.
- Tada draudėjas siunčia dokumentus į Rusijos pensijų fondo teritorinį skyrių.
- Pranešimas apie pristatymą laikomas elektroninės ataskaitos pristatymo patvirtinimu.
- Pensijų fondo darbuotojai elektroninių dokumentų gavimo ir siuntimo veiksmus atlieka visą darbo dieną.
- Pensijų fondo darbuotojai turi patikrinti, ar gautuose failuose yra elektroninis parašas, parašas neturi būti iškraipytas. Po to įgalioti asmenys patikrina gautos informacijos išsamumą ir teisingumą, surašo dokumentų patikrinimo protokolą ir elektroniniu parašu išsiunčia draudėjui.
Esant poreikiui, Pensijų fondo teritorinės įstaigos ir draudėjas turi galimybę keistis laiškais ir prašymais telekomunikacijų kanalais. bet kokia forma. Šie dokumentai taip pat pasirašomi elektroniniu parašu, o jų pristatymas patvirtinamas kvitu (pranešimu).
Visi dokumentai su elektroniniu parašu, įskaitant pranešimus, lieka elektroniniame dokumentų valdymo archyve.
Išvada
Šiandien kiekvienam draudėjui svarbu pateikti laiku ir efektyviai, nes ataskaitų nepateikimas laiku grasina jam nemaža baudos.
Elektroninis dokumentų valdymas yra labai patikimas, greitas ir ekonomiškas būdas bendrauti su Pensijų fondu, o tai žymiai palengvina ataskaitų teikimo Pensijų fondui procesą.
Elektroninės dokumentų valdymo sistemos su Rusijos pensijų fondu veikimas mūsų šalyje yra nusistovėjęs. Nepaisant to, Rusijos pensijų fondas rekomenduoja draudėjams nesiųsti ataskaitų paskutinę dieną, o pateikti jas iš anksto, o tai pašalins klaidas, jei tokių bus.
Apie keitimąsi dokumentais elektroniniu būdu
Elektroninis dokumentų valdymas – moderni, besivystanti duomenų mainų sistema. Pagrindiniai jo privalumai:
- Užtikrinamas didelis apskaitos tikslumas ir patikimumas bei dokumentacijos srauto kontrolė. Konfidencialumas garantuojamas perduodant duomenis.
- Ataskaitos gali būti siunčiamos bet kuriuo metu, nepriklausomai nuo paros laiko, švenčių ir savaitgalių. Vienintelė sąlyga, kad jis būtų atsiųstas iš apdraustojo darbovietės.
- Sistema suteikia galimybę pakartotinai greitai ištaisyti klaidas, kurias Rusijos pensijų fondas aptiko pateiktose ataskaitose.
- Nereikia įmonės buhalterio apsilankyti Rusijos pensijų fonde.
- Išsiuntus ataskaitą draudėjui elektronine forma išsiunčiama informacija apie jos gavimo rezultatus.
- Įmonė gali sukurti visų Pensijų fondo dokumentų elektroninį archyvą, kuris yra daug patogiau nei popieriniai formatai.
- Dokumentų pateikimo laikas gerokai sutrumpėja.
Informacija, kuri perduodama telekomunikacijų kanalais ir pateikiama Pensijų fondui, yra konfidenciali. Ji rengiama, perduodama ir tvarkoma pagal galiojančius asmens duomenų apsaugos teisės aktus. Norint išsiųsti ataskaitą Pensijų fondui, reikalingas vienas elektroninis parašas (ES) – įmonės vadovo. Tik skaitmeninio parašo savininkas turi teisę jį naudoti.
Keitimasis neoficialiais dokumentais
Telekomunikacijų kanalų naudojimas leidžia ne tik teikti ataskaitas, bet ir keistis neoficialiais laiškais priedų forma su elektroniniu parašu. Neoficialaus dokumentų srauto su Rusijos Federacijos pensijų fondu paslauga vadinama „PFR laiškais“. Tai leidžia vesti juridinę reikšmę turinčią korespondenciją elektroniniu formatu.
Sutarties dėl elektroninių dokumentų valdymo sudarymo su Rusijos pensijų fondu tvarka
Norėdami pasirašyti susitarimą dėl keitimosi dokumentais elektroniniu formatu su Rusijos Federacijos pensijų fondu, organizacija turi parengti šį dokumentų paketą:
Nežinote savo teisių?
- Prašymas Pensijų fondui dėl prisijungimo prie ataskaitų teikimo elektronine forma. Šis dokumentas turi būti sudarytas trimis egzemplioriais.
- Susitarimas dėl elektroninių dokumentų srauto 2018 m. Formą galima atsisiųsti iš oficialios Pensijų fondo svetainės. Sutartis turi būti sudaryta dviem egzemplioriais. Vieną turėtų pasilikti pareiškėja įmonė, o antrasis lieka Pensijų fonde.
- Įgaliojimas tuo atveju, kai dokumentus surašo ne vadovas, o kitas specialistas (vyriausiasis buhalteris, teisininkas). Šis dokumentas yra surašytas laisva forma ir turi būti patvirtintas vadovybės parašu ir įmonės antspaudu.
Nurodyti dokumentai perduodami į PFR padalinį, esantį organizacijos vietoje. Specialistas, atsakingas už keitimosi elektroniniais dokumentais organizavimą, turi priimti visą dokumentų paketą ir jį užregistruoti. Organizacijos atstovas iš karto gauna informaciją apie sutarties datą ir numerį, kurią vėliau galima panaudoti perduodant ataskaitas. Pradinė sutartis išduodama vėliau – ją pasirašius antrajai šaliai (PFR).
Be minėtų dokumentų, norint organizuoti keitimąsi elektroniniais dokumentais su Rusijos Federacijos pensijų fondu, būtina:
- įdiegti programinę įrangą, atitinkančią optimalų elektroninių dokumentų valdymo organizavimą;
- sudaryti sutartį su sertifikavimo centru dėl elektroninio parašo raktų sertifikatų generavimo ir palaikymo;
- paskirti atsakingą vykdytoją elektroninių dokumentų keitimosi sutarties su Pensijų fondu pasirašymui ir tolesniam teisingo dokumentų srauto užtikrinimui.
Šiandien darbdaviai, kurių vidutinis darbuotojų skaičius yra daugiau nei 25 žmonės, ataskaitas privalo teikti elektroniniu formatu. Tačiau fondas sveikina iniciatyvą elektroninį dokumentų valdymą prijungti prie Pensijų fondo ir kitų įmonių bei individualių verslininkų, nepaisant darbuotojų skaičiaus.
Prisijungimo prie ataskaitų teikimo paraiškos užpildymas
Prašymas prisijungti prie elektroninės atskaitomybės su Pensijų fondu turi būti pildomas tik pasirinkus įgaliotą atstovą ar duomenų mainų paslaugų teikimo centrą. Ši sąlyga yra privaloma, nes sutartyje turi būti informacija apie šią įmonę. Be to, turite pateikti šią informaciją:
- įmonės pavadinimas, INN ir OGRN, registracijos adresas ir faktinė vieta;
- registracijos numeris Pensijų fonde;
- banko sąskaitos duomenys;
- vidutinis darbuotojų skaičius;
- informacija apie telekomunikacijų operatorių ir kt.
Kartais paraiškos formą užpildo pasirinkto EDF operatoriaus specialistai, pasirašę elektroninių dokumentų valdymo paslaugų teikimo sutartį. Dokumentą sudaro du skyriai: juridiniams asmenims ir individualiems verslininkams.
Kaip sudaryti sutartį dėl e. dokumentų srauto
Sutarties dėl elektroninių dokumentų tvarkymo su Pensijų fondu formą galima atsisiųsti iš oficialios Pensijų fondo svetainės. Be to, formą galima gauti fondo teritoriniame padalinyje organizacijos buveinėje. Pildydami sutartį, turite atidžiai nurodyti visą reikiamą informaciją. Jei bus aptikta klaidų, Pensijų fondo specialistai bus priversti grąžinti dokumentą patikslinti ir atidėti prisijungimo terminą.
***
Jei darbdavys privalo arba nori atsiskaityti Pensijų fondui elektronine forma, jis turėtų su fondu sudaryti elektroninių dokumentų tvarkymo sutartį. Norėdami tai padaryti, turite pasirinkti operatorių - programinės įrangos tiekėją ir pateikti dokumentų paketą Pensijų fondui. Sutarčių formas ir prašymus prisijungti prie elektroninio Pensijų fondo dokumentų srauto galima atsisiųsti iš oficialios fondo svetainės.
Kiekvienas verslininkas, neatsižvelgiant į taikomą apmokestinimo režimą ir darbuotojų skaičių, Rusijos pensijų fondui turi pateikti įvairią informaciją, pradedant nuo bendrų ataskaitų apie draudimo įmokas iki informacijos iš kiekvieno darbuotojo asmeninių įrašų. Tuo pačiu metu Pensijų fondas nustatė šiuos apribojimus:
- Įmonės, kuriose vidutiniškai dirba iki 25 žmonių, gali keistis dokumentais su Rusijos pensijų fondu bet kokia forma (popieriniais ar elektroniniais). Tačiau atminkite paaiškinimą: jei verslininkas kartą bandė atsiskaityti Fondui elektroniniu būdu, jis nebegalės pereiti prie popierinio dokumentų keitimo su Pensijų fondu;
- Organizacijos, kuriose dirba daugiau nei 25 darbuotojai, ataskaitas privalo teikti tik elektroniniu būdu.
Kaip rodo statistika, šiuo metu liūto dalis įmonių (apie 80 proc.) teikia pirmenybę elektroniniam dokumentų tvarkymui su Pensijų fondu.
Kaip prisijungti prie Rusijos pensijų fondo elektroninio dokumentų srauto?
Norint pradėti keistis informacija su Pensijų fondu elektronine, o ne popierine forma, pirmiausia reikia su šia valdžios institucija sudaryti sutartį su Pensijų fondu dėl elektroninių dokumentų tvarkymo. Šio dokumento pavyzdį galite gauti Rusijos Federacijos pensijų fondo teritoriniame skyriuje įmonės registracijos vietoje arba atsisiųsdami jį iš oficialios svetainės. Po to turėsite jį tiksliai ir tiksliai užpildyti, taip pat surašyti prašymą prisijungti prie Rusijos pensijų fondo elektroninio dokumentų srauto, atkreipdami dėmesį į teisingą duomenų apie įmonę įvedimą (detaliau), kitu atveju valstybinės įstaigos darbuotojai nepriims jūsų Rusijos pensijų fondo sutarties dėl elektroninių dokumentų srauto. Jei viskas klostysis gerai, jūsų dokumentui iš karto bus suteiktas unikalus numeris ir jums bus pranešta kartu su popieriaus pasirašymo data. Pati sutartis, suteikianti teisę naudotis elektroniniu dokumentų tvarkymu su Pensijų fondu, bus išleista kiek vėliau.
Po to, norėdami prisijungti prie Rusijos pensijų fondo elektroninės dokumentų valdymo sistemos, turėsite atlikti šiuos veiksmus:
- 1 žingsnis. Pasirinkite ir įsigykite specializuotą programinę įrangą, leidžiančią generuoti ataskaitas ir elektroniniu būdu siųsti jas į Fondą;
- 2 žingsnis.Įsigyti kriptografinę programinę įrangą, reikalingą duomenų šifravimui ir darbui su elektroniniais skaitmeniniais parašais;
- 3 veiksmas. Pasirinkite sertifikavimo centrą ir su juo sudarykite sutartį dėl specializuotų paslaugų teikimo (elektroninio parašo raktų kūrimo ir nuolatinio palaikymo);
- 4 veiksmas. Nuspręskite, kurie darbuotojai jūsų organizacijoje turės teisę naudoti elektroninį skaitmeninį parašą;
- 5 veiksmas. Pasirūpinkite informacijos ir fizinės įrangos ir programinės įrangos saugumo priemonėmis.
Prijungimo instrukcijos
į PFR elektroninę dokumentų valdymo sistemą:
Kai atliksite visus aukščiau nurodytus veiksmus, tereikia keistis duomenimis su Foundation testavimo režimu. Jei viskas klostysis gerai, galėsite iš karto pradėti pilną pramoninį PFR elektroninių dokumentų valdymo sistemos eksploatavimą.
Kaip matote, prisijungimo prie Pensijų fondo elektroninio dokumentų srauto procese nėra nieko sudėtingo, tereikia pasirinkti tinkamą programinę įrangą ir įrangą, kad pradėtumėte keistis ataskaitomis su Fondu elektronine forma.
Prisijungimas prie Pensijų fondo Elektroninių dokumentų valdymo su VLSI
Kokius privalumus Pensijų fondui suteikia elektroninis dokumentų valdymas?
Rusijos pensijų fondo elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas leis ne tik laikytis šios valdžios institucijos reikalavimų, bet ir gauti daug naudos:
- Galimybė siųsti informaciją į Fondą bet kuriuo metu ir iš bet kurios vietos, o tai bus ypač svarbu įmonėms, kuriose dirba laisvai samdomi buhalteriai. Jums nebereikės priklausyti nuo Pensijų fondo darbo valandų ir ataskaitiniu laikotarpiu būti susietam su Fondo filialų teritorine vieta;
- Sutaupysite laiko, nes nei Jums, nei Jūsų darbuotojams nereikės vykti į Pensijų fondą, nes ten informacija bus išsiųsta iš anksto per Pensijų fondo elektroninį dokumentų valdymą;
- Sistema perduodamų duomenų autentiškumo, saugumo ir konfidencialumo garantijos;
- Sumažinti klaidų dėl žmogiškojo faktoriaus, nes visą ataskaitų rengimo ir siuntimo procesą tvarkys Rusijos pensijų fondo automatizuota elektroninių dokumentų valdymo sistema, o ne žmonės;
- Pagreitinta informacijos taisymo ataskaitose tiesiai iš biuro procedūra. Norėdami tai padaryti, jums nebereikia keliauti į Fondą;
- Teisingo gaunamų pranešimų iš Fondo registravimo garantija, rizikos, susijusios su atsitiktiniu dokumentų paketo praradimu, nebuvimas.
PFR sistemos privalumai: elektroninis dokumentų valdymas.
Siūlome nustatyti dokumentų srautą su Pensijų fondu ir kitomis valdžios institucijomis naudojant programinės įrangos produktą
Siekiant palengvinti buhalterio darbą, ypač susieti dokumentų srautą su Rusijos pensijų fondu, būtina atlikti keletą veiksmų: užpildyti prašymą prisijungti prie Pensijų fondo elektroninio dokumentų srauto ir sutartis su Pensijų fondu dėl elektroninių dokumentų srauto 2019. Plačiau apie šias subtilybes skaitykite medžiagoje.
Dėl itin intensyvaus informacijos srauto labai svarbu optimizuoti buhalterio darbą. Vienas iš būdų šiam tikslui pasiekti – prisijungimas prie elektroninio dokumentų valdymo su Pensijų fondu. Tokios sąveikos privalumai akivaizdūs – nereikia lankytis Pensijų fonde ir teikti ataskaitų, be to, atsiranda galimybė greitai nustatyti ir ištaisyti klaidas.
Skaitmeninis dokumentų srautas su Pensijų fondu yra saugus. Pagal įstatymą visa su dokumentų srautu susijusi informacija negali būti perduota tretiesiems asmenims.
Ko reikia norint prijungti elektroninį dokumentų valdymą
Norėdami pradėti dokumentų tvarkymą su Pensijų fondu, organizacija turi užpildyti šiuos dokumentus:
- prašymas prisijungti prie elektroninių dokumentų valdymo 3 egzemplioriais;
- prisijungimo prie elektroninių dokumentų valdymo sutartis 2 egz.
Minėti dokumentai turi būti pateikti Pensijų fondo skyriui, su kuriuo iš tikrųjų bus sudaryta sutartis. Juos gali suteikti vadovas arba kitas asmuo pagal šios organizacijos įgaliojimą. Įgaliojimas gali būti surašytas bet kokia forma, jame turi būti nurodyta, kad asmuo turi teisę pristatyti ir gauti dokumentus, susijusius su elektroninių dokumentų keitimosi prisijungimu prie Pensijų fondo. Tokį įgaliojimą turi pasirašyti direktorius, taip pat ant jo turi būti uždėtas apdraustos organizacijos antspaudas.
Prieš pildant paraišką ir sutartį, būtina apsispręsti dėl akredituoto sertifikavimo centro ar jo įgaliotų atstovų, kurie pasirūpins technine prisijungimo telekomunikacijų kanalais puse, pasirinkimo. Šiandienai daugiau nei pakankamai.
Kalbant apie prisijungimo prie elektroninio keitimosi dokumentais sutartį, jos formą galima atsisiųsti iš Pensijų fondo svetainės.
Kaip užpildyti prašymą dėl elektroninių dokumentų tvarkymo Rusijos pensijų fonde
Pareiškimo esmė ta, kad draudikas ketina nustatyti dokumentų keitimąsi su Pensijų fondu. Prašymo antraštėje turite nurodyti, kuriam padaliniui teikiate prašymą, o žemiau – datą, nuo kurios reikia aktyvuoti paslaugą. Tada užpildykite šią informaciją:
- įmonės pavadinimas;
- TIN, patikros punktas;
- registracijos numeris Rusijos pensijų fonde;
- informacija apie organizaciją aptarnaujantį banką;
- juridinis ir faktinis adresas;
- vidutinis darbuotojų skaičius.
Užpildžius informaciją apie juridinį asmenį, būtina įvesti informaciją apie pasirinktą sertifikavimo centrą arba jo įgaliotą atstovą.
Galiausiai pareiškėjas pasirašo ir uždeda antspaudą dokumente, taip patvirtindamas, kad sutinka su sąlygomis.
Skyriaus darbuotojai, gavę prašymą, turi pateikti Elektroninio dokumentų valdymo prijungimo telekomunikacijų kanalais Sutartį. Šis dokumentas taip pat turi būti užpildytas. Pensijų fondas prašymui peržiūrėti gali skirti nuo vienos savaitės iki mėnesio. Jei draudėjo duomenyse yra klaidų, prašymas nepriimamas.
Susitarimas dėl prisijungimo prie elektroninių dokumentų valdymo su Rusijos pensijų fondu
Pensijų fondo darbuotojai neteisingai užpildytą formą grąžins pataisyti, todėl būkite atsargūs. Jei gavote formą iš Pensijų fondo, tada dažniausiai norimo skyriaus duomenys jau buvo užpildyti. Jei Prisijungimo prie elektroninių dokumentų srauto sutartį atsisiuntėte be Pensijų fondo duomenų, tuomet turite užsirašyti fondo filialo, į kurį kreipėtės, pavadinimą ir kontaktinę informaciją. Taip pat būtina užpildyti visą draudėjo informaciją. Po to turite pasirašyti dokumentą ir uždėti antspaudą. Žemiau parodyta šio dokumento antraštės pavyzdys.
Atkreipkite dėmesį: Prisijungimo prie Pensijų fondo dokumentų elektroninio apsikeitimo sutartyje nurodyta, kad su Pensijų fondu galite keistis informacija internetu, faksu ir kitomis šiuolaikinėmis ryšių sistemomis. Gavęs visus dokumentus, skyrius gali juos svarstyti nuo dviejų savaičių iki mėnesio.
Dėmesio! Perėjus pas kitą specialų operatorių, sutartis turi būti pasirašyta iš naujo. Pasitaiko, kad ne visi UPFR reikalauja iš naujo pasirašyti sutartį, tačiau pagal reglamentus tai turi būti padaryta.
Kai pareiškėjas vėl gaus pasirašytas prašymo ir sutarties kopijas, galite pradėti kurti programą, kuri šifruoja ir perduoda duomenis pensijų draudimo skyriui. Kai procedūra bus baigta, mainai gali prasidėti.
Prašymo į Pensijų fondą prijungti elektronines ataskaitas pildymo pavyzdys
Standartinės formos paraiška
Prašymas Pensijų fondui dėl elektroninių ataskaitų teikimo prijungimo— būtina sąlyga teikiant ataskaitas apie TKS Pensijų fondui. Mes jums pasakysime, kur gauti paraiškos formą fondui ir kokią informaciją joje turite pateikti.
Elektroninių ataskaitų teikimo Rusijos pensijų fondui rūšys
Draudimo įmokų administravimą perdavus mokesčių administratoriui, draudėjai ir toliau turi pareigą pateikti Pensijų fondui ataskaitas, kuriose būtų nurodyta individuali (asmeninė) apskaitos informacija:
- SZV-M;
- SZV-STADŽAS;
- EDV-1;
- SZV-ISH;
- SZV-CORR.
Tuo pačiu metu draudėjai turi 2 būdus teikti ataskaitas Pensijų fondui:
- popierinių dokumentų pavidalu;
- elektronine forma.
Abu atskaitomybės būdai yra prieinami draudėjams, kurių apdraustųjų skaičius už praėjusį ataskaitinį laikotarpį iki 25 asmenų (2001-04-04 Įstatymo „Dėl individualios (asmeninės) apskaitos privalomojo pensijų draudimo sistemoje“ 8 straipsnio 2 punktas. 1996 Nr. 27-FZ).
Jei šis skaičius yra 25 ir daugiau žmonių, alternatyvos nėra: pranešti galite tik elektroniniu būdu.
Draudėjo prijungimo prie Rusijos pensijų fondo elektroninių dokumentų srauto tvarka
Elektroninio dokumentų valdymo (ED) su Rusijos pensijų fondu pranašumai yra akivaizdūs:
- jums nereikia asmeniškai lankytis Pensijų fondo teritoriniame padalinyje;
- ED sistema leidžia greitai ištaisyti pranešimuose nustatytas klaidas;
- kiti privalumai (perduodamos informacijos konfidencialumo užtikrinimas, galimybė įmonėje sukurti elektroninį visų dokumentų srautų su Pensijų fondu archyvą ir kt.).
Norėdami prisijungti prie elektroninės dokumentų valdymo sistemos, turite pasirašyti Su Pensijų fondu Sutartį dėl keitimosi elektroniniais dokumentais elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.
Be to, norint organizuoti ED, jums reikės:
- įdiegti reikiamą programinę įrangą (ataskaitoms generuoti pagal nustatytas formas, kriptografinę programinę įrangą);
- naudotis sertifikavimo centro paslaugomis, kad sukurtumėte ir prižiūrėtumėte Rusijos pensijų fondo elektroninio parašo elektroninio parašo rakto sertifikatus;
- paskirkite asmenį, atsakingą už ED organizavimą su Pensijų fondu jūsų įmonėje.
Ataskaitas Pensijų fondui galite teikti elektroniniu būdu per akredituotą sertifikavimo centrą arba per įgaliotus atstovus. Paskutinis variantas bus pigesnis, bet pirmasis – patogesnis. Sertifikavimo centrai aprūpina absoliučiai visą reikiamą programinę įrangą (taip pat ir savo skaitmeninį parašą) ir teikia techninę pagalbą – buhalteris gali matyti tiesiai savo darbo vietoje: ar ataskaita išsiųsta į fondą, ar grąžinta patikslinti su pastabomis, ar priimta be priekaištų.
Prašymo į Pensijų fondą dėl elektroninės atskaitomybės prijungimo pavyzdys
Pasirinkę sertifikavimo centrą ar įmonę – įgaliotąjį atstovą, turite parašyti prašymą Pensijų fondui. Paraiškos pavyzdį galima atsisiųsti iš fondo svetainės .
Prašyme pateikiamas prašymas Pensijų fondui prijungti draudėją prie elektroninės dokumentų valdymo sistemos ir ši informacija:
- OGRN;
- teisiniai ir faktiniai draudėjo adresai;
- jo registracijos numeris Rusijos pensijų fonde;
- einamoji sąskaita ir vidutinis darbuotojų skaičius;
- kiti duomenys.
Dažnai sertifikavimo centro vadovai arba įgaliotasis atstovas pateikia paraiškos formą elektroninių ataskaitų teikimui prijungti prie Rusijos pensijų fondo iškart po to, kai sudaroma sutartis dėl elektroninių ataskaitų teikimo paslaugų teikimo.
Pensijų fondo specialistai, gavę įmonės prašymą, per TKS turės pateikti Sutartį dėl keitimosi elektroniniais dokumentais elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.
Rezultatai
Jei ataskaitas Pensijų fondui privalote teikti elektroniniu būdu, tuomet turėtumėte su fondu sudaryti elektroninių dokumentų tvarkymo sutartį. Norėdami tai padaryti, turite parašyti prašymą Pensijų fondui su prašymu prijungti jūsų įmonę prie elektroninės dokumentų valdymo sistemos. Tokio prašymo formą galima atsisiųsti iš Pensijų fondo svetainės.
Įkeliama...
