Oficiālā vēstule no organizācijas. Lietišķā sarakste - vēstuļu piemēri. Biznesa vēstule: rakstīšanas noteikumi un piegādes metodes

1. Vēstule tiek drukāta uz balta papīra vai gaišas krāsas papīra A4 (210 x 297 mm) vai A5 (148 x 210 mm) formātā.

2. Lapā ir jābūt vismaz:

20 mm - pa kreisi;

10 mm - pa labi;

20 mm - augšpusē;

20 mm - zemāks.

Vēstules datums ir tās parakstīšanas datums. Datums tiek rakstīts ar arābu cipariem secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša dienu un mēnesi raksta ar diviem arābu ciparu pāriem, kas atdalīti ar punktu; gads - četri arābu cipari.

4. Izejošais numurs.

Vēstules reģistrācijas (izejošā) numurs sastāv no tās kārtas numura, kuru pēc ieskatiem var papildināt ar indeksu (piemēram, virziena galvas iniciāļiem). Divu vai vairāku departamentu kopīgi sastādītas vēstules reģistrācijas numuru veido katras šīs nodaļas vēstules reģistrācijas numuri, kas atdalīti ar slīpsvītru.

6. Adresāts

Saņēmējs var būt organizācijas, to struktūrvienības, amatpersonas vai privātpersonas. Vēršot vēstuli amatpersonai, iniciāļus norāda PIRMS uzvārda. Organizācijas un tās struktūrvienības nosaukums ir norādīts nominatīvā gadījumā.

Piemēram:

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

Plānošanas nodaļa

Datu lietā norāda tās personas amatu, kurai vēstule adresēta, Piemēram:

izpilddirektoram

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

A.A. Ivanovs

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

Plānošanas nodaļa

B.B. Petrovs

Vēstulē nedrīkst būt vairāk par četriem adresātiem. Pirms otrā, trešā, ceturtā adresāta nav norādīts vārds “Kopija”. Ja adresātu skaits ir lielāks, tiek izveidots adresātu saraksts.

Atribūts “Adresāts” var ietvert pasta adresi. Pasta adreses elementus norāda pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumos noteiktajā secībā.

Sūtot vēstuli organizācijai, norādiet tās nosaukumu, pēc tam pasta adresi, Piemēram:

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

Jaroslavska pr-kt, 12, Jaroslavļa, 150001

Sūtot vēstuli privātpersonai, norādiet adresāta uzvārdu un iniciāļus, pēc tam pasta adresi, Piemēram:

Sidorovs V.V.

st. Svobody, 5, apt. 12,

Jaroslavļa, 150 000

7. Vēstules teksts

Vēstules teksts ir sastādīts tabulas, saskaņota teksta vai šo struktūru kombinācijas veidā.

Tabulas kolonnām un rindām jābūt virsrakstiem, kas izteikti ar lietvārdu nominatīvā gadījumā. Kolonnu un rindu apakšvirsrakstiem ir jāatbilst virsrakstiem. Ja tabula ir drukāta uz vairāk nekā vienas lapas, tabulas ailes ir jānumurē un nākamajās lapās jādrukā tikai šo sleju numuri.

Saistīts teksts parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā norādīti vēstules rakstīšanas iemesli, pamatojums, mērķi, otrajā (galīgā) - lēmumi, secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, ieteikumi. Tekstā var būt viena beigu daļa (piemēram, pieprasījums bez paskaidrojuma).

Vēstules tekstā, kas sagatavota, pamatojoties uz citu organizāciju dokumentiem, norāda to rekvizītus: dokumenta nosaukums, organizācijas nosaukums - dokumenta autors, dokumenta datums, dokumenta reģistrācijas numurs, nosaukums teksts.

Vēstulē tiek izmantotas šādas prezentācijas formas:

Daudzskaitļa pirmās personas ( “lūdzu sūti”, “nosūti izskatīšanai”);

Pirmā persona vienskaitlī ( “Es uzskatu par nepieciešamu”, “lūdzu, izceliet”);

Trešā persona vienskaitlī ( “sabiedrība neiebilst”, SIA “Nosaukums” to uzskata par iespējamu”).

8. Pieteikums

Tiek izdota piezīme, kas norāda uz vēstules tekstā nosauktā pielikuma esamību šādā veidā:

Pielietojums: uz 5l. 2 eksemplāros.

Ja vēstulei ir pielikums, kas tekstā nav nosaukts, tad norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu; ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti, Piemēram:

Pielikums: 1. Nomas līgums par 5l. 2 eksemplāros.

2. Nodošanas un pieņemšanas akts par 1 litru. 2 eksemplāros.

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts.

Ja vēstulei ir pievienots cits dokuments, kuram ir arī pielikums, tiek izsniegta atzīme, kas norāda uz pielikuma esamību šādā veidā:

Pielikums: Krievijas Federācijas Iekšlietu ministrijas 05.05.2007. N 02-6/172 vēstule un tās pielikums, tikai 3 lapas.

Ja pieteikums netiek nosūtīts uz visām dokumentā norādītajām adresēm, tiek izsniegta atzīme, kas norāda tā pieejamību šādā veidā:

Pielietojums: uz 3l. 5 eksemplāros. tikai uz pirmo adresi.

9. Paraksts

Detaļā “Paraksts” ietilpst: vēstuli parakstījušās personas amata nosaukums (pilns, ja vēstule nav noformēta uz veidlapas, un saīsināta vēstulei, kas noformēta uz veidlapas) un paraksta atšifrējums ( iniciāļi, uzvārds), Piemēram:

Ja vēstuli paraksta vairākas amatpersonas, to parakstus izvieto vienu zem otra ieņemamajam amatam atbilstošā secībā, Piemēram:

Parakstot dokumentu vairākām līdzvērtīgām personām, viņu paraksti tiek novietoti vienā līmenī, Piemēram:

10. Drukāt

Zīmoga nospiedums apliecina amatpersonas paraksta īstumu uz dokumentiem, kas apliecina ar FINANŠU līdzekļiem saistītus faktus fiksējošo personu tiesības, kā arī uz citiem dokumentiem, KAS NOdrošina paraksta autentiskuma apliecināšanu.

11.Izpildītājs

Atzīmē par izpildītāju ir iekļauti dokumenta izpildītāja iniciāļi un uzvārds un viņa tālruņa numurs. Atzīme par izpildītāju tiek novietota dokumenta pēdējās lapas priekšpusē vai aizmugurē kreisajā apakšējā stūrī, Piemēram:

Sveiki vēlreiz, mani dārgie abonenti un emuāra viesi. Kādas ir jūsu attieksmes pret oficiālajiem dokumentiem? Vai jums patīk tos aizpildīt? Es uzdrošinos apgalvot, ka lielākā daļa no jums atbildēs noliedzoši.

Vēstule ir jāizlasa

Ir skaidrs, ka oficiālas vēstules ir dokumenti, kas sastādīti, izmantojot noteiktu paraugu, dažreiz uz īpašas veidlapas. Katrs no jums vismaz reizi dzīvē ir noformējis šādus dokumentus. Tas varētu būt paskaidrojuma raksts, paziņojums, pateicības vēstule, garantijas vēstule, sūdzība utt. Tāpēc jūs esat iepazinies ar šāda veida ziņojumu aizpildīšanas procedūru.

galvenais mērķis biznesa vēstule – informācijas nodošana nemainītā veidā adresātam. Ja rakstāt pateicības vēstuli, noteikti norādiet iemeslu, kādēļ šī vai cita persona jums palīdzēja. Neaizmirstiet iekļaut viņa uzvārdu un iniciāļus. Tukšumā nosūtīta vēstule nekad netiks izlasīta, tāpēc neaizmirstiet norādīt adresāta un ideālā gadījumā sūtītāja adreses.

Lūdzu, ņemiet vērā, kā vēstules tiek nosūtītas pa e-pastu:

• nospiežat pogu “Rakstīt vēstuli”;
• sastādīt ziņojumu;
• aizpildiet adresāta adreses rindiņu;
• noklikšķiniet uz pogas "Iesniegt".

Protams, darbību secību var mainīt (vispirms aizpildiet adreses rindiņu, pēc tam izveidojiet vēstuli), taču pēdējā darbība vienmēr būs nosūtīšana. Vai tu piekrīti? Tagad sakiet man: "Vai ir iespējams nosūtīt ziņojumu, ja nav e-pasta adreses?" Dabiski, ka nē. Tāpēc noteikti noskaidro, atceries un pieraksti datus, lai jebkurā brīdī varētu sazināties ar kādu sev svarīgu personu.

Atcerieties iejusties ziņojuma saņēmēja vietā. Tādā veidā jūs varat pamanīt kļūdas, kuras pieļāvāt izveides laikā, labot pašu ziņojumu, noņemt vārdus, kuriem ir divējāda nozīme utt. Vai jūs domājat, ka adresāts ir priecīgs atvērt aploksni, izdrukāt vēstuli un redzēt, ka šī ziņa ir paredzēta viņam personīgi? Kā viņš to saprot? Pavisam vienkārši: jebkurai vēstulei jāsākas ar adresi un sveicienu (tas ļauj sūtītājam uzvarēt adresātu).

Ja kāda iemesla dēļ nevarējāt uzzināt personas vārdu un uzvārdu, nomainiet tos ar citiem: kungs, direktors, cienījamais utt. Šos vārdus nekādā gadījumā nedrīkst saīsināt. Pretējā gadījumā ziņojuma autors atklāj savu neapmierinātību, dusmas un citas negatīvās rakstura īpašības. Tāpēc nav vērts runāt par saņēmēja noslieci sazināties un uztvert informāciju.

Uzreiz teikšu, ka pat es pa e-pastu saņemu jūru apšaubāma rakstura vēstuļu, tāpēc rūpīgi sekoju līdzi to saturam. Atverot saņemto vēstuli, cenšos to ātri izlasīt, lai novērtētu tās nozīmi. Vai jūs darāt tāpat? Gaidot īpašu vēstuli, varat pavadīt stundas, pētot saņemtos ziņojumus, tad kāpēc gan neiemācīties tos ātri apskatīt?

Nosūtītajā ziņojumā ir jābūt nosaukumam (elektroniskajā versijā jānorāda tēma). Šāda vienkārša formalitāte ļauj adresātam novērtēt ziņojuma nozīmi. Un, ja tas nonāk lielas organizācijas izplatīšanas centrā, tad to var mierīgi, bez liekām problēmām nosūtīt adresātam. Jūs vēlaties, lai jūsu ziņojums sasniegtu adresātu pēc iespējas ātrāk, vai ne?

Vēstules formāts un saturs

Tagad jūs zināt, kā nodrošināt, lai jūsu vēstule adresātu sasniegtu pēc iespējas īsākā laikā:

• zināt viņa adresi;
• norādiet ziņojuma tēmu;
• Sāciet vēstuli, sveicot lasītāju.

Tomēr šīs nav visas biznesa vēstuļu izveides iespējas. Nozīmīgu lomu spēlē: pasniegšanas stils, informācijas pasniegšanas metode, šādu dokumentu noformēšana utt. Tālāk izdomāsim, kā pārliecināties, ka adresāts e-pasta plašumos nenosūta vēstuli uz Spam mapi un neizmet tavu vēstuli miskastē.

Pirmkārt kādam jābūt - sveicienam un uzrunai adresātam. Ņemiet vērā, ka būtu jauki atbrīvot lasītāju. Lai to izdarītu, vienkārši sāciet ar komplimentiem, ievērojiet, cik viņš ir aizņemts utt. Sastādi savu ziņu tā, lai adresāts piekrīt katram vārdam, jo ​​tādā gadījumā viņu būs diezgan viegli novest līdz darījuma noslēgšanai.

Pēdējais komentārs, iespējams, ir vissvarīgākais. Tas attiecas uz vārdu, frāžu un izteicienu lietošanu, kas pēc būtības ir neskaidri. Būtība ir tāda, ka sūtītājs nevar iekļūt adresāta galvā un uzzināt viņa apziņas līmeni. Tieši tāpēc pirms ziņojuma nosūtīšanas tas ir jāizlasa vairākas reizes un, ja nepieciešams, jālabo, noņemot dubultos uzrādītājus.

Oficiālās vēstules struktūra

Oficiālās vēstules raksta uz īpašām veidlapām, uz kurām jau ir daži marķējumi. Veidlapas augšpusē (labajā stūrī) vienmēr ir “virsraksts”, kurā ir pilna rekvizītu kopa (saņēmēja uzvārds un iniciāļi, uzņēmuma adrese, tālruņa numurs, nodaļas nosaukums, uzņēmuma ģerbonis vai simboli utt.). ). Lūdzu, ņemiet vērā: jo skaidrāk ir aizpildīti visi lauki, jo lielāka iespēja, ka ziņojums tiks piegādāts un izlasīts.

Ja ir vairāki saņēmēji, tad viņu vārdi jānorāda hierarhiskā secībā no augstākā amata līdz padotajiem. Šis ir noteikums, kuru nav ieteicams pārkāpt. Tā kā augšējā kreisajā daļā ir atlicis brīvas vietas, sūtītājs (viņu iniciāļi un datums) un saņēmējs (tas pats) ievieto atzīmi.

Kā jūs zināt, biznesa vēstulei, tāpat kā skolas esejai, vajadzētu būt 3 sadaļas: ievads, galvenā daļa un noslēgums. Tieši tā, pēc pirmās daļas izlasīšanas adresāts varēs secināt, vai šī ziņa ir steidzama, vai to var nedaudz izpētīt. Lūdzu, ņemiet vērā, ka ievads ir rakstīts elektroniskajai versijai, kā papildinājums pieteikumam. Tāpēc, lai to pareizi izveidotu, jums ir nepieciešams:

• atstāt ziņu un sveicienu;
• izcelt daļu komplimentu;
• Īsi paskaidrojiet sava pieprasījuma iemeslu.

Būtisks faktors, pasniedzot materiālu, ir pasniegšanas veids, pilnīgums un godīgums informācijas pasniegšanā (nekādā gadījumā nemaldiniet adresātu). Atcerieties, ka, izlasot jūsu apelāciju, adresātam ir jāsniedz aprakstītais, tāpēc sīkāka informācija būs nepieciešama, taču neaizmirstiet tos pamatot ar papildu faktiem, datumiem utt.

Pievērsiet uzmanību runai un materiāla pasniegšanas stilam. Ja tas ir oficiāls dokuments, tad vēstule ir rakstīta lietišķā stilā. Ir vērts uzminēt, ka adresāts saņem daudz šādu vēstuļu, un viņam nebūs pietiekami daudz laika, lai iepazītos ar katru sīkāk. Tāpēc materiāls ir jāparāda īsi, kompakti, bez liekas pārspīlēšanas un krāsas. Tikai šajā gadījumā jūs varat paļauties uz ātru adresāta atbildi.

Noslēgumā jānorāda savas vēlmes (dažreiz ar lūgumu), lai apkopotu visu teikto. Izrādās, ka pēc šīs oficiālās vēstules daļas izlasīšanas adresātam ir jāredz jūsu priekšlikums par izeju no esošās situācijas (problēmas). Viņš tam var tikai piekrist vai izvēlēties savu variantu.

Oficiāla vēstule beidzas ar obligātu parakstu un sagatavošanas datumu. To var redzēt, izpētot vairākus oficiālo vēstuļu paraugus.

Pirms nosūtīšanas noteikti vēlreiz izlasiet dokumentu, pārbaudiet, vai informācija atbilst un vai ziņojums ir pareizi formatēts. Neaizmirstiet novērtēt prezentācijas lasītprasmi, ar kādu fontu teksts ir drukāts (vai tas ir viegli lasāms) utt.

Tas ir viss. Izrādās, ka noformēt oficiālu dokumentu nav nemaz tik grūti. Lai to izdarītu, vienkārši aizpildiet nepieciešamo veidlapu, kurā jau ir piemērotas noteiktas īpašības, aizpildiet to saskaņā ar iepriekš aprakstītajiem noteikumiem un nosūtiet to adresātam. Ja jums joprojām ir jautājumi, varat saņemt atbildes uz tiem, ievietojot tos sadaļā “Komentāri”.

Vai draugiem un paziņām jau esi pastāstījis, kā pareizi noformēt oficiālos dokumentus? Ja nē, lūdzu, kopīgojiet ar viņiem saiti uz šo pārskatu. Lai to izdarītu, jums jānoklikšķina uz to sociālo tīklu pogām, kuros esat reģistrēts, un jāpiekrīt pievienot informāciju savai personīgajai lapai. Veicot šīs manipulācijas, jūs ļausiet cilvēkiem redzēt šo apskatu, iepazīties ar to un uzzināt, kā pareizi aizpildīt visu veidu dokumentus.

Es nesaku no jums, bet saku: "Ardievu." Priecāšos jūs atkal redzēt kā lasītājus saviem informācijas biznesa darbiem. Es ceru, ka mani pārskati iedvesmos jūs rīkoties un palīdzēs iegūt noderīgu informāciju.

Ar cieņu Jeļena Izotova.

Oficiāla vēstule ir dokuments, kas ir biznesa komunikācijas neatņemama sastāvdaļa. Visbiežāk tas tiek pārraidīts ar pasta starpniecību un kalpo kā īpašs informācijas apmaiņas veids.

Pamatjēdzieni

Lietišķā sarakste nepieciešama dažādu saimniecisku vai ražošanas jautājumu risināšanai. Ar tās palīdzību uzņēmumi un organizācijas sazinās ar ārējo vidi: partneriem, klientiem vai valsts iestādēm. Parasti šim nolūkam tiek izmantota servisa vēstule.

Šis ir vispārējs rakstiska dokumenta nosaukums, kas var būt:

• atbildēšana uz iepriekš saņemtajām ziņām vai pieprasījumiem;
• pavadpapīrs, kas nosūtīts adresātam kopā ar citiem dokumentiem vai materiāliem;
• iniciatīvas vēstuli, ja nav iespējams cits saziņas veids.

Katrai no uzskaitītajām iespējām ir savas īpašības. Tomēr ir vispārīgi noteikumi, saskaņā ar kuriem parasti tiek sastādīta jebkura oficiāla vēstule. Tas ir saprotams, jo tieši ar lietišķo saraksti, piemēram, visbiežāk sākas lielākās daļas darījumu slēgšana. Pareizi noformēts dokuments var radīt labvēlīgu iespaidu uz saņēmēju par nākotnes potenciālo partneri.

Biznesa vēstuļu veidi

Atkarībā no pakalpojuma vēstulē ietvertās informācijas tā var būt:

1. Pavadošais. Gadījumā, ja tajā ir ziņojums, ka tam ir lietojumprogrammas pakotne.
2. Pretenciozs. Tas ir, tas pauž neapmierinātību ar konkrētu situāciju (pretenziju).
3. Pamācoši. Teksts sniedz konkrētus norādījumus.
4. Garantēts. Sūtītājs apstiprina dokumentā noteikto saistību turpmāko izpildi.
5. Informatīvs. Vēstulē ir informācija, kas var interesēt adresātu.
6. Reklāma. Tiek sniegta informācija sadarbības piesaistei.
7. Paziņojuma vēstule. Informācija par publiskiem pasākumiem.
8. Apstiprinājuma vēstule. noteiktu dokumentu vai materiālu iegūšana.
9. Pieprasījuma vēstule. Tekstā ir ietverts aicinājums mudināt adresātu rīkoties.
10. Ar ziņojuma vēstuli. Tajā sūtītājs sniedz konkrētu informāciju, kas pusēm interesē.

Šo dokumentu mērķis ir uzturēt sakarus starp organizācijām vai to struktūrvienībām.

Prasības vēstules sastādīšana

Sadarbības jautājumos dažkārt rodas situācijas, kad viena no pusēm viena vai otra iemesla dēļ nepilda savas saistības. Šajā gadījumā partneris vispirms nosūta vēstuli savam darījuma partnerim. Tajā viņš parasti izklāsta savus priekšlikumus savu likumīgo tiesību aizskāruma novēršanai. Šī ir dienesta vēstule. Šāda dokumenta paraugu var sastādīt patvaļīgi. Jāņem vērā šādi punkti:

1. jābūt formālam un lietišķam ar partnerības domāšanu.
2. Sūdzības būtība ir jāizsaka ļoti skaidri.
3. Pasniedzot informāciju, pārliecinoši jāoperē ar konkrētiem faktiem.

Prasības vēstulē jāiekļauj:

• sūtītāja rekvizīti (nosaukums, atgriešanas adrese un kontakttālruņi);
• pilnīga informācija par adresātu;
• apstākļu apraksts, kādos notika konfliktsituācija;
• atsauce uz tiesību normām, kuras darījuma partneris ir pārkāpis no savas puses;
• konkrētas prasības pārkāpuma novēršanai, norādot to izpildes termiņus;
• sekas, kas var rasties, ja pretējā puse izvairās no to izpildes.

Īpaša uzmanība jāpievērš oficiālās vēstules sastādīšanai. Rakstam jābūt veidotam tā, lai iebrucējs to neuztvertu kā draudu. Jāatceras, ka tas ir tikai atgādinājums par likuma ievērošanu.

Dizaina noteikumi

Īpaša uzmanība jāpievērš oficiālo vēstuļu noformējumam. Tiesa, likums par to neparedz nekādus stingrus noteikumus un noteikumus.

Neskatoties uz to, sastādot šādus dokumentus, ir jāņem vērā šādi obligātie punkti:

1. Jebkura oficiāla vēstule ir jāraksta uz veidlapas. To iepriekš izstrādā biroja vadības speciālisti un apstiprina ar uzņēmuma vadītāja rīkojumu.

2. Dokumentā jāiekļauj noteikta informācija:

2.1. Informācija par saņēmēju un sūtītāju.

2.2. Šīs vēstules izejošais numurs un datums. Tas ir nepieciešams reģistrācijai.

2.4. Nosaukums.

2.5. Informācija par jebkuru lietojumprogrammu klātbūtni, norādot to nosaukumus un numurus.

2.6. Informācija par personu, kas parakstījusi šo dokumentu (amats un pilns vārds).

3. Vēstulē jāattiecas tikai uz vienu jautājumu. Ja ir vairākas tēmas, būs grūti izvēlēties mākslinieku.

4. Informācija jāsniedz pēc iespējas īsi, bet skaidri. Tekstam vēlams aizņemt ne vairāk kā divas lappuses.

5. Pareizi norādiet adresāta datus. Ja mēs runājam par organizāciju, ir jāievēro šāda secība:

5.1. Uzņēmuma nosaukums (nominatīva gadījumā).

5.2. Struktūrvienība (ja nepieciešams).

5.3. Adresāta pozīcija (datīva gadījumā).

5.4. Viņa iniciāļi.

5.5. Uzņēmuma pasta adrese.

6. Ja ir vairāki adresāti, tad vispirms tiek norādīts galvenais un pēc tam visi pārējie.

Ja ņemat vērā visus šos punktus, oficiālu vēstuļu sastādīšana principā nebūs grūta.

Prezentācijas secība

Lai dokuments būtu pareizi noformēts, ir jāņem vērā noteikta informācijas sniegšanas secība tajā. Piemēram, varat apsvērt iespēju uzrakstīt profesionālu atbildes vēstuli. Pirmkārt, jums jāatceras, ka saskaņā ar etiķetes noteikumiem jums ir jāatbild uz informāciju 24 stundu laikā no tās saņemšanas brīža. Ja mēs runājam par elektronisku ziņojumu, tad optimālais laiks būs ne vairāk kā divas stundas. Gadījumos, kad nav iespējams ievērot šādu noteikumu, labāk nosūtīt atbilstošu ziņu savam partnerim.

Pati vēstule būtībā sastāvēs no divām daļām:

1. Ievads. Sūtītājs norāda rakstīšanas tēmu, iemeslu un iemeslus. Šeit var atsaukties uz noteikumiem, kas pēc likuma kalpo par pamatu atbildes sniegšanai. Turklāt ir vērts pievērst uzmanību dažiem punktiem saistībā ar konkrēto situāciju. Tie palīdzēs atklāt problēmas būtību.
2. Galvenā. Šīs daļas mērķis ir precizēt un pārliecināt. Tekstam jābūt skaidram, kodolīgam un kodolīgam, un iesniegtajiem faktiem jābūt pārbaudītiem un objektīviem. Ja nepieciešams, tos var apstiprināt ar reāliem skaitļiem.

Šim tekstam parasti seko lietojumprogrammu saraksts. Dokuments beidzas ar sūtītāja parakstu. Turklāt jums ir jāzina, kā uzrakstīt pakalpojuma vēstuli, lai neaizvainotu adresātu. Pirmkārt, ir ieteicams sākt uzrunāt viņu ar frāzi “Dārgais”. Otrkārt, tekstā varat izmantot adverbiālas frāzes, piemēram, “uzmanīgi izpētījis savus priekšlikumus” vai “rūpīgi pārbaudījis savus komentārus”. Šāda etiķetes ievērošana nāks tikai par labu abām pusēm.

Procedūra

Par oficiālo vēstuļu sastādīšanu atbild ierēdņi, sekretāri vai citi darbinieki, kam uzticēti šie pienākumi. Uzsākot darbu, viņiem savā darbībā jāievēro noteikta secība. Šāda dokumenta sastādīšanas procesā parasti ir šādi posmi:

1. Rūpīga šī jautājuma apstākļu izpēte. Nepieciešams pilnībā apgūt situāciju, lai pareizi novērtētu iespējamos tās risināšanas veidus.
2. Vēstules sastādīšana. Šeit ir jāņem vērā visas iepriekš minētās prasības.
3. Sagatavotā teksta saskaņošana. Dažreiz tas ir jārediģē, ņemot vērā vadītāja komentārus. Viņš var sniegt dažus precizējumus vai precizējumus par tēmu.
4. Viņa vadītāja apstiprinājums.
5. Dokumenta galīgā noformēšana un parakstīšana.
6. Vēstules reģistrācija.
7. Korespondences nosūtīšana adresātam.

Tikai pēc visu šo posmu iziešanas vēstule, sasniegusi adresātu, varēs izpildīt tai uzticēto misiju.

Obligātie noteikumi

Lai izsniegtu dienesta vēstuli, jārēķinās, ka tās pirmajai lapai jābūt uzdrukātai uz speciālas veidlapas. Pārējā gadījumā varat izmantot parastās tukšas A4 lapas. Šeit jums jāatceras, ka pašam teksta laukam ir savas robežas: augšā un apakšā ir 2 centimetri, pa kreisi - 3,5 centimetri, labajā pusē - 1 centimetrs. Lai informācija ievietotu vienā lapā, nevajadzētu pārkāpt standarta izmērus. Labāk ir ievērot visus noteikumus un vienkārši pievienot papildu lapu.

Jums arī jāievada teksts saskaņā ar visiem noteikumiem:

1. Drukāšanai izmantojiet standarta Times New Roman fontu. Citas iespējas labāk neizmantot.

2. Tiek regulēti arī fontu izmēri:

• galvenajam tekstam - 14;
• lapu izkārtojums un izpildes atzīme - 12.

3. Detaļu izvietošana arī tiek veikta saskaņā ar noteikumiem:

• atstarpe starp rindām - 1;
• teksts ir līdzināts “platumā”;
• defises tiek ievietotas automātiski;
• attālums no reģistrācijas numura līdz virsrakstam ir 2 rindiņu atstarpes, un no tā līdz galvenajam tekstam - 3.

Atbilstība šiem standartiem ir obligāta pareizai burtu izpildei atbilstošam mērķim.

Detaļu atrašanās vieta

Lai pareizi sastādītu standarta biznesa vēstuli, jums skaidri jāzina, kur jāatrodas tās detaļām un sastāvdaļām. GOST R 6.30-2003 satur atbildes uz šiem jautājumiem. Tajā ir sīki aprakstīta pakalpojuma vēstules forma. Būtībā šis ir paraugs, kurā noteiktā veidā atrodas visu dokumenta detaļu kopums. Tas ir nepieciešams, lai:

1. Vienotu oficiālo (darba) vēstuļu izsniegšanas procesu.
2. Jāspēj iepriekš centralizēti sagatavot standarta veidlapas, vienlaikus samazinot nepieciešamību daļu darbu veikt manuāli.
3. Atvieglo un samazina laiku informācijas vizuālai meklēšanai.
4. Paplašināt iespējas apstrādāt vēstules, izmantojot datorus un citu aprīkojumu.

Tādējādi parastai biznesa vēstulei tiek izmantotas 30 standarta detaļas, kas atrodas vienpadsmit obligātajās zonās:

• emblēmas un ģerbonis;
• autors;
• avota dati;
• tituls;
• paziņojumi;
• adresāts;
• rezolūcijas;
• teksts;
• paraksti un pielikumi;
• apstiprinājumi un apliecinājumi;
• atzīmes.

Informācijas izvietošana noteiktos sektoros ļauj speciālistiem labāk orientēties dokumentā, bet parastajiem lietotājiem atvieglo tā sastādīšanu.

Primārās prasības

Daži vadītāji maldīgi uzskata, ka biznesa korespondenci var veikt patvaļīgi, neievērojot nekādus noteikumus un noteikumus. Bet speciālistiem, kas par to ir atbildīgi, jāzina pamatprasības oficiālajām vēstulēm:

1. Īpašas (uzņēmuma) formas pieejamība.
2. Pareiza detaļu izmantošana un izvietošana.
3. Tekstam jābūt salasāmam un labi rediģētam. Lai iepazīstinātu ar jautājuma būtību, labāk ir dot priekšroku vienkāršiem, izplatītiem teikumiem. Jums īsi jāizsakās, lai katrs vārds saturētu pēc iespējas vairāk informācijas.
4. Atkarībā no veida dokuments ir attiecīgi jāsagatavo. Vēstulē var būt arī vairāki aspekti. Šajā gadījumā, prezentējot, ir jāmēģina tos apvienot.
5. Pareizi izmantojiet mašīnrakstīšanai noteiktos standartus.
6. Centieties nodrošināt, lai vēstules saturs nesatur kategoriskus izteicienus. Saņēmējs šīs frāzes var uztvert kā draudus. Veidojot teikumus, labāk ir izmantot ievadvārdus, piemēram, “acīmredzot”, “kā zināms”, “iespējams” un “šādi”.

Šo prasību izpilde praksē palīdz pareizi vadīt dokumentu plūsmu uzņēmumā.

Kā uzrakstīt biznesa vēstuli, kas nepazudīs “informācijas miskastē” un tiks izlasīta? Noteikumi, ieteikumi, piemēri

Vārds ir pieejams biznesa rīks. Biznesa pasaulē nav iespējams atrast cilvēku, kurš savā darbā neizmanto vārdus.

Mūsdienu bizness pamazām pārvēršas par korespondences biznesu. Ar vēstuļu palīdzību – elektronisko vai tradicionālo – notiek saziņa ar klientiem, biznesa partneriem, darba devējiem. Vēstule pozicionē autoru vai nu kā profesionāli, vai kā cilvēku, ar kuru nevajadzētu turpināt attiecības.

Profesionālam jāprot rakstīt

• Tas ir skaidrs
• efektīvi
• nopietni
• Interesanti

Un nekad nav par vēlu to iemācīties. Sāksim ar pamatiem: izprotiet atšķirību starp uzņēmējdarbību un parasto rakstīšanu.

Kā dienesta vēstule atšķiras no parastas vēstules? Biznesa vēstules specifika

Vēstule ir īss vienas vai divu lappušu teksts, kura mērķis ir nodot informāciju par kaut ko adresātam.

Informācijas būtība un attiecības starp vēstules sūtītāju un saņēmēju sadala korespondenci

• bizness (formāls)
• personisks (neformāls)

Biznesa vēstuli raksturo:

• īsums
• precizitāte
• argumentācija un loģika
• informācijas saturs
• vērtējošā un emocionālā neitralitāte
• standartizācija:
• tiek izmantotas oficiālās veidlapas
• tiek lietotas stabilas runas figūras, speciāli rakstniecības termini un konstrukcijas
• tēmu skaits - 1-2
• mērķauditorijas atlase
• skaidri noteikta komandķēde (ja nepieciešams)

Kādi biznesa vēstuļu veidi pastāv?

Biznesa vēstules veids nosaka

1. Tā rakstīšanas mērķis

Komerciāliem mērķiem

• Vēlaties noslēgt darījumu un piedāvāt konkrētus tā nosacījumus - noformējiet piedāvājuma vēstuli (piedāvājumu) adresātam

• Ja neesat izlēmis par jums pieņemamiem darījuma nosacījumiem, nosūtiet pieprasījuma vēstuli
• Vai vēlaties informēt saņēmēju par līgumsaistību pārkāpumu no viņa puses? Uzrakstiet prasības vēstuli (sūdzību)

Bezpeļņas mērķi

• Pateicieties pateicības vēstulē
• Apstipriniet savas saistības ar garantijas vēstuli un savu piekrišanu ar apstiprinājuma vēstuli
• Rakstiet biļetenus, ja uzskatāt, ka jūsu informācija adresātu interesēs
• Atgādiniet par svarīgiem līgumiem, saistībām, līgumsodiem ar atgādinājuma vēstulēm
• Apsveicu apsveikuma vēstulēs, jautā lūguma vēstulēs, izsaki līdzjūtības vēstulēs
• Ja nepieciešams nosūtīt svarīgus dokumentus vai materiālās vērtības, noteikti sagatavojiet pavadvēstuli savai kravai

2. Saņēmējs

Ja vēstuli adresējat vairākiem adresātiem vienlaikus, tad rakstāt apļveida vēstuli

Jūsu vēstule var skart vairākas tēmas vienlaikus, kas automātiski padara to daudzpusīgu

4. Struktūra

Regulētie burti ietver vēstules teksta daļas sastādīšanu pēc noteikta parauga, savukārt neregulētajiem burtiem ir brīva noformējuma forma

5. Izbraukšanas forma

• aploksnē
• elektroniski
• pa faksu

Biznesa vēstules struktūra: ievads, pamatteksts, noslēgums

Standarta biznesa vēstules struktūra prasa rūpīgāku apsvērumu.

Pareizi formatētam burtam jāatbilst šādam kontūram:

Sīkāk apskatīsim dažus shēmas punktus:

1. Virsraksts

Parasti šis ir īss vēstules tēmas kopsavilkums.

Svarīgi! Uzrakstiet virsrakstu pareizi, ja vēlaties, lai adresāts izlasītu jūsu vēstuli.

Virsrakstu trūkums lietišķajā sarakstē ir raksturīgs iesācējiem, kuriem nav pamatprasmju lietišķās korespondences vadīšanā.

2. Apelācija

• ir tradicionālā forma "Dārgais"
• rakstīts ar lielo burtu rindas vidū

Svarīgi: saīsinājumu lietošana ir aizliegta!

3.Preambula

• iepazīstina adresātu ar vēstules galveno domu
• sagatavo adresātu turpmākās vēstulē ietvertās informācijas pareizai uztveršanai

4. Teksta galvenā daļa pamato preambulā izklāstīto galveno ideju

Šajā vēstules daļā

• jūs skaidri norādāt priekšlikuma/apelācijas būtību
• sniegt argumentus: faktus, skaitļus, citu specifiku par vēstules tēmu. eksperta viedoklis, paša pozitīva/negatīva pieredze

Lai atvieglotu pamatojumu, varat izmantot šādu diagrammu:

Svarīgi! Pēdējā rindkopā jāiekļauj frāze, kas norāda uz konkrētu darbību vai paredzamo rezultātu un mudina adresātu rīkoties

5. Nobeigumā:

6. Logā “Paraksts” jānorāda informācija par adresātu:

• amata nosaukums

Kā nepieļaut kļūdu rakstīšanas stila izvēlē?

Lietišķajā sarakstē pastāvīgi ir jāizdara izvēle attiecībā uz rakstīšanas stilu un saziņas toni ar adresātu. Cik sausam, formālam vai, gluži otrādi, dzīvam, siltam un cilvēciskam jābūt jūsu vēstījumam?

• Personīgais stils lietišķajā sarakstē uzsver vēstules rakstītāja individuālās īpašības
• Izmantojot formālu stilu, tiek izklāstīti fakti un, pamatojoties uz tiem, tiek izdarīti atbilstoši secinājumi.
• Personiskais stils ietver saziņu starp vēstules autoru un adresātu uz vienādiem noteikumiem
• Formālais stils demonstrē skaidru pavēles ķēdi un spēku, ar kuru vēstules lasītājs ir spiests rēķināties.

Lai izvēlētos pareizo saziņas stilu biznesa vēstulē, apsveriet:

• kādās svara kategorijās esat jūs un jūsu saņēmējs?
• Vai vēlaties vienoties draudzīgi vai izdarīt spiedienu no spēka pozīcijas?

Kā pieturēties pie izvēlētā stila?

Personīgais stils

• Personisko vietniekvārdu klātbūtne: es, mēs, jūs
  Piemēram: es jums atvainojos un patiesi ceru, ka līdzīgas kļūdas vairs neatkārtosies.
• Tiešas pārsūdzības un pieprasījumi
  Piemēram: Lūdzu, neatstājiet personīgās lietas bez uzraudzības
• Emocionālu vērtējošu izteicienu lietojums: zvaigžņu jaunība, apdullinoša neveiksme

Formāls stils

• Personisko vietniekvārdu aizstāšana ar abstraktiem lietvārdiem
  Piemēram: Kinoteātra administrācija no sirds atvainojas par vakara seansu grafika maiņu
• Personisku apelāciju un lūgumu aizstāšana ar paziņojumiem
  Piemēram: Lūdzu, neatstājiet personīgās lietas bez uzraudzības
• Parasta kleriālisma izmantošana: vēršu jūsu uzmanību sakarā ar to, ka

Formāls stils absolūti nav piemērots, ja rakstāt pateicības vēstuli vai līdzjūtības vēstuli, tas ir, tās biznesa vēstules, kurās jums jāpauž jūtas. Situācijā, kad rakstāt lūguma vēstuli vai piedāvājuma vēstuli, arī labāk pieturēties pie personiskā stila.

Kas ir sūdzības vēstule un kā to uzrakstīt? Kā tas atšķiras no citiem burtu veidiem?

Svarīgi: rakstot vēstuli, koncentrējiet adresāta uzmanību uz to, kādas darbības jūs no viņa sagaidāt. Norādiet arī konkrētus savu uzdevumu izpildes termiņus.

Sūdzības vēstules veidne palīdzēs to pareizi sastādīt:

Kas ir atbildes vēstule un kā to uzrakstīt?

Ir divu veidu padomu vēstules:

• atteikuma vēstule
• vēstule ar pozitīvu atbildi

Abu veidu vēstuļu sastādīšanai ir divi vispārīgi noteikumi (ja iniciatīvas vēstule ir sagatavota pareizi):
1. Atbildes vēstulē ir saglabāts iniciatīvas vēstules vārdu krājums un runas modeļi
2. Atbildes vēstules tekstā nedrīkst būt informācija par

• iniciatīvas vēstules sastādīšanas datums
• tā reģistrācijas numurs

Draudzīgas un pareizas atteikuma vēstules piemērs ir sniegts zemāk:

Tomēr atteikumam ne vienmēr ir jābūt maigam. Ir situācijas, kad nepieciešams skarbs un strikts komunikācijas stils. Tālāk ir sniegta noraidījuma vēstuļu veidne visiem gadījumiem, sākot no cieta līdz mīkstam:

Informācijas vēstule: tās atšķirība no atbildes vēstulēm un sūdzību vēstulēm

Informācijas vēstule ir daudzfunkcionāla:

• atskaites (piemēram, par cenu izmaiņām cenrāžos)
• paziņo (par valdes locekļu pārvēlēšanu)
• paziņo (par preču nosūtīšanu)
• paziņo (par nodomiem)
• apstiprina (preču saņemšanu)
• atgādina (par līgumā uzņemto saistību izpildi)
• reklamē un informē (par uzņēmumu kopumā, par precēm/pakalpojumiem konkrēti)

Iespējams, šodien aktuālākais jautājums ir jautājums par to, kā pareizi sastādīt reklāmas un informatīvo vēstuli.

1. Struktūras trūkums
2. Slenga vai neformālās valodas klātbūtne vēstules tekstā
3. Paviršs dizains
4. Pareizrakstības, sintaktisko, stilistisko kļūdu pārpilnība
5. Uzticamu faktu un objektīvas informācijas trūkums vēstulē
6. Pieklājības pamatnoteikumu pārkāpšana (īpaši sūdzību vēstulēs)
7. Apgrūtinošu un neskaidru teikumu lietošana tekstā
8. Loģikas trūkums materiāla izklāstā
9. Saīsinājumu skaidrojumu trūkums
10. Vispārējs teksta izplūdums, ja tas ir sastādīts bezmērķīgi

Kas vēl jums jāzina par biznesa vēstulēm?

1. Mūsdienu lietišķajai sarakstei tiek izmantota teksta sastādīšanas bloku struktūras metode.
Šī metode ietaupa laiku un saglabā visas biznesa dokumentācijas kopējo stilu. Metodes raksturīga iezīme ir atklātas pieturzīmes vai punktu/komatu trūkums (piemēram, veidojot sarakstus)

2. Vēstules virsrakstam var izmantot sans-serif fontu (piemēram, Arial). Šāds fonts zemapziņas līmenī tiek uztverts kā stabils un stabils.

3. Pamattekstā jāizmanto serifa fonti (Times News Roman). Serifi atvieglo jūsu acu pārvietošanos no burta uz burtu, padarot lasīšanu ātrāku.

Svarīgi: ir vēstules, kuras vienmēr raksta tikai ar roku!
Tās ir apsveikuma vēstules, līdzjūtības vēstules, pateicības vēstules

Lielu daudzumu noderīgas informācijas par biznesa vēstuļu sastādīšanu var atrast Sašas Karepiņas video.

Video: kā uzrakstīt motivācijas vēstules un CV

Video: “Mācīšanās no stāstniekiem”. Tekstu pārdošanas noslēpumi

Uzņēmējam ir jāveic aktīva sarakste gan ar amatpersonām (piemēram, valsts aģentūru pārstāvjiem), gan ar “pusoficiālām” - partneriem, darbuzņēmējiem, ārštata speciālistiem utt. Rakstiskas komunikācijas prasme tiek attīstīta diezgan ātri, taču sākumā var pieļaut daudz kļūdu un atstāt uz adresātiem ne to patīkamāko iespaidu. Šajā rakstā mēs runāsim par gan parasto biznesa vēstuļu (uz papīra), gan elektronisko ziņojumu rakstīšanas iespējām.

Burtu forma un noformējums

Noteikti izmantojiet sava uzņēmuma veidlapu. Tas vienmēr atstāj iespaidu un palielina “sarunu biedru” lojalitāti. Veidlapu veids, to aizpildīšanas standarti un dizaina elementi jānorāda organizācijas pasūtījumā (vai instrukcijās biroja darbam). Pamatprasības biznesa vēstuļu veidlapām ir atrodamas GOST 2003 “Prasības dokumentu sagatavošanai”.

Pamatinformāciju par uzņēmumu ieteicams “izspiest” formā:

• nosaukums (un saīsinātais nosaukums);
• faktiskās un pasta adreses;
• Epasta adrese;
• Kontakttālruņu numuri;
• Interneta adrese.

Šis nav nepieciešamo datu saraksts, bet tikai izlases saraksts. Ja vēlaties, varat kaut ko pievienot vai izslēgt.

Vispārējās prasības vēstules rakstīšanai ir šādas:

• minimālais ievilkums – 10 mm labajā pusē un 20 mm kreisajā, augšā un apakšā;
• ja burts ir uzrakstīts uz divām vai vairākām lapām, katra no tām augšpusē jānumurē vidū;
• Katrs pieteikums ir numurēts atsevišķi;
• augšējā kreisajā stūrī ir norādīts vēstules izejošais numurs (neaizmirstiet to ierakstīt dokumentu reģistrācijas žurnālā);
• augšējā labajā stūrī norādīts organizācijas nosaukums, adresāta amats un viņa uzvārds ar iniciāļiem;
• apakšējā kreisajā stūrī - jūsu amats, uzvārds ar iniciāļiem un parakstu;
• Apakšā noteikti norādiet vēstules uzrakstīšanas datumu.

Tomēr GOST 2003 ļauj izmantot formas ne tikai ar leņķisko, bet arī ar detaļu garenisko izvietojumu (kad tās ir norādītas centrā). Stūra izkārtojums izskatās pazīstamāks un ir vieglāk lasāms, tāpēc labāk izvēlēties šo iespēju.

Vispārīgi rakstīšanas noteikumi

Klasiskā biznesa vēstules teksta struktūra ietver trīs elementus:

• ievaddaļa (īss izklāsts par vēstules rakstīšanas iemesliem, tās mērķi);
• saturs (situācijas apraksts, risinājumu piedāvājums, secinājumu izklāsts un ieteikumi);
• kopsavilkuma daļa (īss kopsavilkums ar skaidru norādi, ko jūs sagaidāt no adresāta).

Jums vienmēr vajadzētu saprast, kādam nolūkam rakstāt vēstuli. Vai vēlaties piedāvāt sadarbību? Izsakiet savas sūdzības? Uzaicināt uz prezentāciju vai citu pasākumu? Rakstiet tikai par to un neļaujiet sevi novērst no ilgiem strīdiem un pieņēmumiem, kas nav saistīti ar šo lietu.

Katrai biznesa vēstulei ir jābūt vienam konkrētam mērķim. Ja tajā pieskaraties vairākiem jautājumiem, tiem jābūt cieši saistītiem. Ja jums ir jāsazinās ar vienu un to pašu organizāciju par vairākām dažādām tēmām, labāk par katru no tām rakstīt atsevišķu vēstuli.

Rakstīšanas valoda

Lietišķās korespondences stils ir “viegls” oficiālais bizness. Var un vajag standartizēt frāzes, izmantot dažas klišejas un klišejas, taču nav ieteicams to visu reducēt līdz sausai birokrātijai. “Dzīvā” valoda vienmēr tiek uztverta viegli un labvēlīgi. Protams, biznesa rakstīšanai ir jāatbilst etiķetes normām (par kurām tiks runāts tālāk), taču jautājuma būtība ir jāizklāsta skaidri un kodolīgi.

Daži praktiski padomi:

• lieto vienkāršus vārdus: “gudrie” termini tiek slikti uztverti un bieži vien izraisa aizkaitinājumu cilvēkam, kurš ir spiests tos lasīt un atšifrēt;
• biežāk lieto darbības vārdus un retāk īpašības vārdus;
• neizplatiet savas domas pa koku - tikai specifika un tikai dotās tēmas ietvaros, bez daudzām detaļām un nesvarīgām detaļām;
• izvairieties no gariem apgalvojumiem, ja iespējams, nelietojiet līdzdalības un līdzdalības frāzes;
• rakstīt konkrēti: dažādi “par šo”, “viņi/viņa” ir nepieņemami;
• izvairīties no loģiskām pretrunām un pēkšņām pārejām no viena semantiskā bloka uz citu;
• pārbaudiet visu, kas rakstīts ar ausi: gandrīz katrā nerediģētajā tekstā ir runas kļūdas.

Viens no galvenajiem lietišķo vēstuļu rakstīšanas noteikumiem ir: ziņai jābūt izglītotai un stilistiski pareizai.

Adresāta uzrunāšanas iezīmes

Parasti adresāts tiek uzrunāts vienu reizi, vēstules sākumā. To var izdarīt trīs veidos.

1. Ja jūs uzrunājat personu pirmo reizi (vai starp jums un adresātu ir nodibinātas tīri oficiālas attiecības), jums jāizmanto adrese, kas norāda uz noteiktu attālumu. Piemērs: "Cienījamais Ivanova kungs!"
2. Ja jūs uzrunājat personu, ar kuru jums jau sen ir izveidojušās uzticamas biznesa attiecības, labāk saukt viņu vārdā un patronimitātē. Piemērs: “Dārgā Jekaterina Leonidovna!”
3. Uzrunājot grupu, izmantojiet standarta frāzi "cienījamie kungi!"

Pēdējā daļā jums jāizmanto tā sauktā noslēguma frāze. Šeit ir vairāk iespēju:

• “Ar cieņu”, “Ar cieņu”;
• "Labākie vēlējumi";
• “Ar cerību uz turpmāku sadarbību”;
• “Mēs vienmēr esam priecīgi sniegt jums pakalpojumu”;
• utt.

Vārdu sakot, pēdējās frāzes izvēle ir gaumes jautājums.

Biznesa rakstīšanas ētika

Pat aizsegta nicināšana biznesa vēstulē nepaliek nepamanīta. Protams, šajā gadījumā vairs nevarēsi rēķināties ar pozitīvu vai pat līdzvērtīgu attieksmi pret sevi. Secinājums ir acīmredzams: neļaujies emocijām un turi sevi robežās pat tad, ja saņēmējs tevi patiešām kaitina. Vienmēr pievērsiet uzmanību ziņojuma tonim.

Īpaši uzmanīgiem jābūt, sastādot vēstuli ar atteikumu. Ir ārkārtīgi neprātīgi sākt šādu ziņojumu ar kategorisku “nē” vienā vai otrā veidā - tas cilvēkā radīs sajūtu, ka viņš vienkārši ir nosūtīts. Vispirms mēģiniet sniegt pārliecinošus (ne vājus) skaidrojumus. Īsi izklāstot atteikuma iemeslus, vajadzētu raiti pāriet pie tā paziņojuma. Šajā gadījumā varat izmantot šādus formulējumus:

• "Diemžēl mēs neredzam iespēju apmierināt jūsu pieprasījumu";
• “Jūsu pieprasījumu nevar apmierināt šādu iemeslu dēļ...”;
• "Mēs ļoti nožēlojam, bet esam spiesti noraidīt jūsu piedāvājumu."

Ideālā gadījumā pat pirms atteikuma attaisnošanas - pašā vēstules sākumā - jums vajadzētu īsi atkārtot adresāta lūgumu. Viņš sapratīs, ka esat rūpīgi izlasījis viņa lūgumu vai priekšlikumu, un, iespējams, viņš to novērtēs. Varbūt nākotnē jūs atkal strādāsiet kopā – kāpēc gan uzreiz raidīt negatīvo un aizbaidīt cilvēku ar pārmērīgu skarbumu?

Nekad nekrītiet otrā galējībā. Glaimi un daudzi apliecinājumi par patiesu pieķeršanos ir acīmredzamas nepatiesības pazīmes. Negodība vienmēr izraisa noraidījumu.

E-pasta ziņojumu rakstīšana

Ziņojumi uz papīra jau ir novecojuši. Protams, “papīra” sarakste pilnībā neizzudīs, taču pēc dažiem gadiem uz klasiskām veidlapām rakstītas vēstules kļūs par retumu. Sarunas arvien vairāk notiek elektroniski. Mūsdienu uzņēmējs tagad sūta daudz vairāk vēstuļu pa e-pastu nekā ar parasto pastu.

Lietišķās vēstules, kas nosūtītas pa e-pastu, tiek rakstītas saskaņā ar tiem pašiem vispārīgajiem noteikumiem. Prasības valodai, stilam un tonim, etiķetes standartu ievērošana – visi šie obligātie elementi nemainās. Tomēr arī elektroniskajiem ziņojumiem ir savas īpatnības.

1. Pārliecinieties, vai jūsu pieteikšanās ir stabila vai vismaz atbilstoša. [aizsargāts ar e-pastu]- Labi, [aizsargāts ar e-pastu]- Slikti.
2. Ir ļoti svarīgi vienmēr aizpildīt Tēmas lauku. Tieši šī līnija nosaka, vai persona atvērs ienākošo ziņojumu. Ja rakstāt kādam, ko nepazīstat, jums vajadzētu mēģināt izdomāt interesantu nosaukumu. Taču nepārcentieties – tādas tēmas kā “Steidzami!!! Unikāls piedāvājums, atvērts tūlīt!” Tie tikai liek jums ātri noklikšķināt uz miskastes ikonas augšpusē. Virsrakstam jāsastāv no 3-5 vārdiem un jāatspoguļo ziņojuma saturs.
3. Ja neesat pazīstams ar adresātu, īsi aprakstiet, kas jūs esat un kā par viņu uzzinājāt. Bez šī nepieciešamā ievada ziņojumu var uzskatīt par surogātpastu un nekavējoties izdzēst.
4. Neatspējojiet citēšanu iestatījumos - ļaujiet iepriekšējai sarakstei parādīties zemāk, zem griezuma.
5. Lasīt no ekrāna ir apšaubāms prieks. Papīra vēstuli var paņemt rokās, un šī iemesla dēļ tā neapzinātā līmenī tiek uztverta nopietnāk nekā elektroniskā. Ņemiet to vērā.
6. Jo īsāks e-pasta ziņojums, jo ātrāk uz to tiks atbildēts.
7. Izmantojiet tikai standarta fontus.
8. Neizmantojiet pārāk daudz teksta izcelšanas — svarīgākajiem punktiem varat izmantot “treknrakstu”, taču dažādu krāsu izmantošana ir nepieņemama.
9. Bez vāciņiem. Nekad. Pat apakšvirsrakstos. Tas pats attiecas uz pieturzīmju dublikātiem.
10. Sadaliet tekstu rindkopās ar atstarpi starp tām (vienkārši atstājiet tukšu rindiņu).
11. E-pastam varat pievienot attēlus vai teksta failus. Papildu materiāli un paskaidrojumi, komentāri, detalizēti apraksti - tam visam jābūt pievienotajos failos, bet ne vēstules pamattekstā.
12. Lietišķajā sarakstē ar cilvēkiem, ar kuriem esat nodibinājis uzticamas attiecības (runājam par uzticamiem partneriem, uzticamiem darbuzņēmējiem), laiku pa laikam varat izmantot emocijzīmes. Tas “atdzīvinās” komunikāciju – emocijzīmes uz ekrāna (arī biznesa vēstījumā) tiek uztvertas diezgan pozitīvi. Protams, tos nevar izmantot “papīra” burtos.
13. Noteikti parakstieties. E-pastos tas parasti sastāv no 3–6 rindiņām un ietver sūtītāja vārdu un uzvārdu, viņa amatu, uzņēmuma nosaukumu, vietnes adresi un kontakttālruņa numuru.

Paraksta piemērs:

Ar cieņu

Ivans Ivanovs

[aizsargāts ar e-pastu]

http://site.com.

Mēs piedāvājam jums biznesa vēstules paraugu.

Summējot

Lai gan viss ir pavisam vienkārši, pareizi uzrakstītu biznesa vēstuļu piemēru nav tik daudz. Uzņēmēji regulāri apjūk dizainā, izmanto ne visai pareizas adreses un aizmirst par būtiskām niansēm.

Uzskaitīsim galvenās labu biznesa ziņojumu iezīmes:

• objektivitāte;
• īsums (vēlams, lai vēstule aizņemtu ne vairāk kā vienu lapu);
• neitrāls prezentācijas tonis;
• argumentācijas trūkums, stāstījums, pārmērīga detalizācija;
• emocionālo novērtējumu trūkums;
• skaidras loģiskas attiecības starp teksta daļām un atsevišķām frāzēm.

Šis ir sava veida kontrolsaraksts, kuru vispirms varat pārbaudīt. Pēc simtiem biznesa ziņojumu apkopošanas un nosūtīšanas tas vairs nebūs vajadzīgs. Neignorējiet iepriekš minētos noteikumus un atcerieties: “uzpumpētas” lietišķās korespondences prasmes būtiski uzlabo Jūsu reputāciju un attiecīgi arī uzņēmuma tēlu.